Ruang Lingkup Audit Majamen Fungsi Pembelian

A. Prosedur Audit Manajemen Fungsi Pembelian

Audit manajemen fungsi pembelian merupakan proses audit internal yang berfokus pada
pencarian dan penemuan fakta dan informasi yang berkaitan dengan risiko pengendalian
dalam kegiatan fungsi pembelian. Audit manajemen fungsi pembelian merupakan kegiatan
yang tak terpisahkan untuk memastikan bahwa dukungan terhadap kegiatan operasional
perusahaan. Prosedur audit manajemen terhadap fungsi pembelian mencangkup 2 elemen
dasar, yaitu :
1. Prosedur audit kendali keuangan
Prosedur audit kendali keuangan yang terkait dengan fungsi pembelian bertujuan untuk
mengendalikan :
 Pengeluaran dana untuk pembelian barang dan jasa harus melewqati otorasi pihak
yang berwenang
 Bentuk hubungan antara fungsi pembelian perusahaan dengan pihak pemasok
Beberapa prosedur audit kendali keuangan yang dapat digunakan auditor manajemen
untuk mereviu anggaran dan pengeluaran fungsi pembelian adalah sebagai berikut :
a. Memahami tentang bagaimana proses anggaran yang berjalan dalam fungsi
pembelian dan menentukannya apakah proses itu konsisten atau tidak
b. Menentukan apakah aktivitas yang pembelian diidentifikasikan secara jelas dan
sesuai dengan akun pembelian
c. Membandingkan saldo biaya pembelian tahun berjalan dengan tahun sebelumnya
d. Mendapatkan daftar laporan buku besar yang mencakup operasi pembelian dan
menelusuri beban pembelian yang direviu ke ayat jurnal di buku besar
e. Mengikhtisarkan dan mendokumentasikan setiap kekhwatiran manajemen terhadap
manajemen fungsi pembelian

2. Prosedur Audit Operasional

Beberapa prosedur audit untuk reviu operasional fungsi pembelian adalah berikut ini :
a. Mereviu prosedur pembelian yang ditetapkan oleh perusahaan
b. Memilih sampel transaksi pembelian dan menentukan beberapa hal yang terkait
c. Mereviu prosedur untuk memilih pemasok dan memastikan hanya pemasok terpilih
yang tercantum di dalam daftar pemasok perusahaan.
d. Memastikan terdapat prosedur untuk menilai kinerja pemasok
e. Mereviu prosedur untuk memilih dan memberhentikan pemasok
f. Memastikan prosedur pembelian dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan
yang relevan
B. Sasaran Audit Manajemen Fungsi Pembelian
Audit manajemen fungsi pembelian memiliki 4 sasaran audit, yaitu:
1. Sasaran strategik fungsi pembelian
Sasaran strategik fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan
untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan
2. Perencanaan Operasional/Induk
Rencana operasional pembelian harus dipadukan dengan rencana operasional dari fungsi
lain, seperti fungsi produksi dan pemasaran, yang secara bersama-sama menjadi rencana
induk perusahaan
3. Tipe dan Struktur Organisasi Pembelian
fungsi pembelian perlu menunjukkan perlunya dilakukan koordinasi dan kerja sama
dengan fungsi lain dan fungsi pembelian harus mampu melakukan tugasnya dalam
memberikan pelayanan pembelian dengan efektif dan efisien
4. Mekanisme Pengendalian Pembelian

C. Pendekatan Dalam Pelaksanan Audit Manajemen Funngsi Pembelian

Dalam pelaksanaan audit manajemen fungsi pembelian, audit manajemen dilakukan
terhadap strategi dasar dan rencana operasional fungsi pembelian. . Rencana operasional
setidaknya memuat dan memperhatikan hal-hal berikut:
a. Langkah-langkah untuk memastikan kesinambungan dan kelancaran pasokan barang
dan jasa yang dibutuhkan
b. Standar kualitas dan spesifikasi yang dibutuhkan telah disesuaikan dengan sasaran
kualitas yang ingin diraih dan sarana produksi yang dimiliki.
c. Pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan tingkat harga yang paling rendah, tetapi
dengan kualitas yang terjamin
d. pemantauan dan pengawasan harus dijalankan untuk menjamin bahwa proses pembelian
menghasilkan pengadaan barang yang diinginkan
e. Tanggung jawab fungsi pembelian dan hubungan dengan fungsi-fungsi lain dalam
perusahaan yang terkait dengan kegiatan pembelian

D. Langkah-langkah Audit Manajemen Fungsi Pembelian

Langkah-langkah yang harus dilakukan auditor manajemen dalam melakukan audit
manajemen fungsi pembelian adalah sebagai berikut :
1. Memperoleh pemahaman mengenai fungsi pembelian
2. Mendokumentasikan alur proses pembelian yang masih berbasis kertas
 3. Mendokumentasikan alur proses pembelian yang dilakukan secara otomatis melalui
jaringan komputer dan internet
4. Menentukan apakah pesanan pembelian standar telah berisi termin dan persyaratan yang
sesuai
5. Memahami proses pemilihan pemasok, baik pemasok yang sudah lama berhubungan
bisnis dengan perusahaan maupun calon pemasok baru
6. Menentukan apakah prosedur pembelian dilakukan untuk menentukan pemasok yang
paling kompetitif, baik dalam harga maupun kualitas.
7. Menganalisis batasan wewenang pembelian yang dimiliki oleh pihakpihak yang
menjalankan fungsi pembelian.
8. Memahami sistem penyimpanan file untuk seluruh dokumen pembelian, termasuk formulir
dan lembar yang digunakan.
9. Menentukan apakah fungsi pembelian telah memiliki prosedur untuk menghindarkan
konflik kepentingan antara karyawan dengan pemasok.
10. Memeriksa kontrak atau perjanjian pembelian, seperti adanya persyaratan pembelian
tertentu, dan penetapan harga.

E. Hasil Audit Manajemen Fungsi Pembelian

Hasil audit manajemen fungsi pembelian adalah laporan yang menjelaskan temuan-temuan
berupa ketidaksesuaian dengan prosedur, penyalahgunaan wewenang, penyimpangan
sistem, dan sebagainya yang perlu diperbaiki oleh perusahaan. Laporan ini juga berisi
rekomendasi yang perlu dilaksanakan manajemen untuk memperbaiki temuan-temuan
tersebut