Formulario de Auto-Evaluacién de la Organizacién Aplicante Este formulario deberd ser presentado junto con la aplicacién. Se utilizaré como parte del proceso de evaluacién del Programa Riqueza Natural, verificando el cumplimiento de los requisitos de elegibilidad, asi como de la capacidad administrativa y financiera de la organizacién aplicante. Todas las aplicaciones deberén incluir este formulario completo, indistintamente del monto solicitado y/o tipo de aplicacién, La aceptacién de un convenio del Programa Riqueza Natural crea la obligacién legal que el beneficiario use los fondos conforme esté estipulado en el convenio y segtin las regulaciones del financiador (USAID). Previa entrega del convenio, el Programa Riqueza Natural deberd evaluar la idoneidad de los sistemas financieros y contables de los posibles beneficiarios a fin de garantizar la responsabilidad de éstos en caso de que se otorgue un convenio. Responde a cada pregunta de la forma més completa, correcta y precisa posible. En caso de ser necesario, se puede utilizar paginas adicionales. INFORMACION DE LA ORGANIZACION SOLICITANTE Nombre completo de la organizacién: CORPORACION PARA EL DESARROLLO DE LAS MICROEMPRESAS - PROPAIS. Titulo de la actividad: PROPAIS BUSCA EL DESARROLLO DE LAS MICRO Y PEQUENAS EMPRESAS MEDIANTE UN TRABAJO ESTRATEGICO, REALIZADO EN CONJUNTO ENTRE ACTORES PUBLICOS Y PRIVADOS. SU ACTUACION SE CENTRA PREFERENTEMENTE EN PROMOVER POLITICAS, GENERAR INFORMACION Y EL DESARROLLO DE PROGRAMAS PERTINENTES PARA ESTE SECTOR. Nombre, cargo e informacion de la persona de contacto (contacto principal) que Ilene el cuestionario: MARIA LUCIA CASTRILLON SIMMONDS GERENTE PROPAIS gerencia@propais.or.co 457 (1) 7437496 Carrera 4 # 73 ~ 71 Piso 2 BOGOTA - COLOMBIA SECCION A: CONTROLES INTERNOS Los controles interns son procedimientos que garantizan que: a. las transacciones financieras sean aprobadas por una persona autorizada y se cifian a leyes y regulaciones y a las politicas de la organizacién, b._ 0s activos permanezcan seguros, €. los registros contables sean completos, exactos y se mantengan con regularidad, Por favor responda a las siguientes preguntas respecto a los controles internos de su organizacién: 1. Listar Nombre(s), cargo‘titulo y nimero telefénico de responsable(s) de Contabilidad, verificando y garantizando que los gastos sean admisibles: CLAUDIA PATRICIA NEIRAENCARGADA DE CONTABILIDAD ntabilidad@propais.org.co +57 (1) 7437496 2. Nombre(s) de Responsable(s) de registros contables: CLAUDIA PATRICIA NEIRA 3, Nombre(s) de Responsable(s) de preparar Informes Financieros: CLAUDIA PATRICIA NEIRA. 4, Responsables de preparar informes narrativos: SONIA CAMELO VIRVIESCAS 5, {Se elaboran hojas de tiempo para cada empleado remunerado? Si: __ No: _x_ En caso que la respuesta sea “No”, especificar método que utiliza para controlar, registrar el tiempo trabajado del personal. El personal dedicado a los proyectos en Propais es vinculado por medio de contratos de prestacién de servicios, por esto sus alcances y funciones van de acuerdo a un manual de productos ¢ indic ir. mayoria estos contratos estan si élizas de cumplimiento de los mismos no. \ingin momento el correcto desarrollo de 6. {Su organizacién conoce las regulaciones del gobiemo de los EE.UU. respecto a costos que se pueden cargar a convenios de los EE.UU. (2 CFR 200 (Cédigo Federal de Regulaciones) “Requisitos ‘Administrativos, principios de costo y requisitos de auditoria para acuerdos federales. Esta parte del CFR, cemitida por la Oficina de Administracién y Presupuesto - OMB en diciembre 26 de 2014). Sis No: SECCION B: SISTEMA CONTABLE El propésito de un sistema contable es 1) registrar exactamente todas las transacciones financieras y 2) garantizar que todas estas transacciones estén respaldadas con la respectiva documentacién (¢j. recibos, hojas de tiempo, etc.). El tipo de sistema contable generalmente depende del tamafio de la organizacién. ‘Algunas organizaciones podrén contar con sistemas contables computarizados, mientras que otras usarin sistemas manuales para registrar cada transaccién en un libro. En ambos casos, los fondos del convenio del Programa Riqueza Natural deberin estar debidamente autorizados, deberdn usarse para el propésito que les corresponda y deberdn registrarse de forma organizada y regular. 1. Describa brevemente el sistema contable de su organizacién, incluidos: a) cualquier libro que se use para registrar transacciones (libro general, libro de egresos en efectivo, libro de proveedores, etc.); b) cualquier sistema contable computarizado que se utilice (por favor indicar el nombre) y ¢) zde qué manera se resumen las transacciones en los informes financieros (por periodo, proyecto, categorias de costo)? Libro auxiliar de bancos, libro auxiliar por terceros, estados financieros, libro de cuentas por pagar, libro de baneos, libro de cuentas por cobrar, libro de ingresos y egresos. Se utiliza el programa HELISA bajo Windows. Se resumen por periods, por proyectos, por cuentas. 2. Su organizacién cuenta con Manuales de politicas y procedimientos contables? Six ‘No: __ 3. Sus informes financieros se elaboran en base a: efectivo:__acumulativo: _x__ (acumulativo — los costos se cargan antes de incurrirse): otro, especificar. 4. zSus registros contables pueden separar ingresos y egresos del eonvenio del Programa Riqueza Natural del resto de los ingresos y egresos de las actividades de su organizacién? Si5. Sus registros contables pueden resumir gastos del convenio del Programa Riqueza Natural conforme a diferentes categorias presupuestarias tales como salarios, alquiler, suministros y equipo? Si:_x_ No: __ 6. {De qué manera se asignan los costos que son “compartidos” por diferentes fuentes de financiamiento, tales como alquileres, servicios piblicos, etc.? Se tiene un esti valor por. trabajo dentro de la entidad que se acomoda a las necesidades de cada proyecto sin que estos incurran en gastos adicionales al desarrollo normal de cada uno, 7. Con qué frecuencia se preparan los informes financieros? Mensual:_x_Trimestral:__Anual:__Nose preparan: __(explicar) 8. «Con qué frecuencia se hacen las entradas en su sistema financiero? adiariamente_ x b.semanalmente____¢. mensualmente __d. ad hocisegiin sea necesario 9. ;Con qué frecuencia se hacen las reconciliaciones de caja? ‘a. diariamente_x_b.semanalmente __¢. mensualmente _d. por decisién del contador _ 10. ¢Se mantienen recibos, comprobantes y hojas de tiempo de todos los pagos realizados con fondos del eonvenio? Si x_ No: __ SECCION C: CONTROL DE FONDOS Los beneficiarios del Programa Riqueza Natural que reciban anticipos bajo convenios deberan mantener una cuenta bancaria separada a nombre de la organizacién. A fin de mantener en ésta sélo fondos del convenio. La cuenta bancaria deberé ser en moneda nacional. El acceso a dicha cuenta deberé estar limitado ‘a personas autorizadas y/o la persona de contacto de la organizacién. Todos los meses, se deberin comparar los extractos bancarios con los registros contables. Para caja chica, es muy importante mantener el dinero en efectivo en una caja fuerte y tener un control estricto respecto al manejo de efectivo. 1, ¢Tiene una cuenta bancaria a nombre de su organizacién? —Siz_x No: 2. El banco cobra interés?:Si:__ No:_x 3. gTodas las cuentas bancarias y signatarios de cheques estén autorizados por la Direccién o Gerencia de la organizacién w otras personas autorizadas, especificar? Si:_x No:_ Otros 4, {Se mantendri dinero en efectivo de los fondos del conver cuenta bancaria (fondos para caja chica, etc.)? Si: __ No: del Programa Riqueza Natural fuera de la 4.2, Sila respuesta anterior fuese afirmativa, explicar el monto que se mantendra y el nombre y cargotitulo de la persona responsable del dinero. SECCION D: AUDITORIA Es posible que el Programa Riqueza Natural y/o USAID solicite una auditoria de su organizacién. Una auditoria consiste en una revisién de los registros contables por parte de un contador independiente que trabaje en una empresa contable. Los informes de auditoria contienen los estados financieros, asi como lacopinién del contador en cuanto a dichos estados. Por favor suministre la siguiente informacién acerca de auditorias previas realizadas en su organizacién, 1. gSu organizacién contrata y paga por la realizacin de auditorias rutinarias? Sis_x_(por favor suminisire la copia més reciente) No se efectian auditorias: __ 2. Si la respuesta anterior fuese afirmativa, .quién efectué las auditorias? BBP Asociados 3. «Con qué frecuencia se Hevan a cabo las auditorias?” Trimestralmente:_x__Anualment Cada 2 afios:___ Otro: _(especificar) 4, Si su organizacién no cuenta con una auditoria actualizada de estados financieros, por favor suministre copia de la siguiente informaci 4, "Balance General” del anterior afio fiscal o calendario y b, "Estado de Ingresos y Egresos” del anterior afio fiscal 0 calendario . Otros documentos Financieros que considere necesarios. ‘5. gHay alguna razén (condiciones locales, leyes o circunstancias institucionales) que puedan evitar que tun contador independiente realice una auditoria de su organizacién? Si: _ No: x_ Si la respuesta fuese afirmativa, por favor explicar: LISTA DE CONTROL DEL FORMULARIO El Programa Riqueza Natural solicitard que su organizacién presente una serie de documentos junto con este cuestionario. Llene esta pagina para asegurarse de que toda la informacién solicitada haya sido incluida. Por favor complete la siguiente lista de control, luego firme y entregue al Programa Riqueza Natural el cuestionario y los documentos solicitados. __ Se entregé al Programa Riqueza Natural el organigrama de la organizacién. — Se entregé al Programa Riqueza Natural copia de los documentos que respalden la situacién legal de la organizacién. __ Se entregé al Programa Riqueza Natural una copia de la auditoria mas reciente (si no se dispone de ‘auditoria reciente, la documentacién financiera del anterior ato fiscal 0 calendario. Especificar: Seer Sr esgeeeey __ Todas las preguntas se respondieron completamente. cho formulario deberd ser firmado y fechado por el contacto principal (representante) de la organizaci6n. icaciones entre el Programa Riqueza Natural y el solicitante. 18/3 (2014 Fecha