FAIL MEJA

MOHD HAIROL AZHAR BIN MARZUKI

PEMBANTU TADBIR (KEW) GRED W17
PT(KEW)(KP)W3

UNIT KEWANGAN
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

KEMENTERIAN PERUMAHAN
DAN KERAJAAN TEMPATAN
 LATAR BELAKANG

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan telah ditubuhkan

pada 24hb Mei 1964 dengan nama Kementerian Kerajaan Tempatan
dan Perumahan.

Pada 18hb Julai 1978, berikutan dengan penyusunan semula

Kabinet, organisasi Kementerian telah diubah dan disusun semula
dengan nama Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan.
Penubuhan ini adalah hasil cantuman di antara Kementerian
Perumahan dan Kemajuan Perkampungan dengan Bahagian
Kerajaan Tempatan yang sebelum ini terletak di bawah
Kementerian Kerajaan Tempatan dan Wilayah Persekutuan.
 VISI

KE ARAH MEWUJUDKAN PERSEKITARAN HIDUP YANG

BERKUALITI DAN MAPAN BAGI SEMUA LAPISAN MASYARAKAT
MALAYSIA SELARAS DENGAN DASAR
WAWASAN NEGARA

MISI

MISI
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

MERANCANG, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AGENDA

SOSIAL DAN PENEMPATAN MANUSIA MELALUI PROGRAM
PERUMAHAN, PERANCANGAN DAN KAWALAN PEMBANGUNAN,
PERKHIDMATAN PERBANDARAN DAN LANDSKAP SERTA
PERKHIDMATAN KEBOMBAAN DAN PENYELAMATAN YANG
CEKAP DAN BERKESAN
 DASAR Q

KAMI KOMITED TERHADAP MEMANGKIN KECEMERLANGAN

PERANCANGAN PEMBANGUNAN DAN PERKHIDMATAN KE ARAH
MEWUJUDKAN PETEMPATAN MANUSIA YANG BERKUALITI

MATLAMAT

BAGI MEREALISASIKAN SUASANA KEHIDUPAN YANG SELESA

DAN SEJAHTERA MELALUI PEMBANGUNAN SOSIO-EKONOMI
YANG SEIMBANG BAGI MELAHIRKAN MASYARAKAT YANG
MAJU, BERDISIPLIN DAN BERDAYA SAING
 OBJEKTIF

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan mempunyai lima (5) objektif untuk
mencapai matlamat di atas :

1. MEWUJUDKAN dan melaksanakan perancangan yang

setara untuk seluruh negara dengan memperkukuhkan dan
mempergiatkan sistem fizikal, sosial, ekonomi dan alam
sekitar di kawasan-kawasan bandar dan luar bandar.

2. MENGGALAK, memaju dan membimbing Pihakberkuasa

Tempatan menyediakan perkhidmatan bandaran yang
bermutu tinggi dan juga kemudahan-kemudahan sosial,
rekreasi serta peluang-peluang ekonomi yang seimbang.

3. MEMASTIKAN kemajuan perumahan yang sempurna,

selesa dan seimbang, lengkap dengan segala kemudahan
sosial dan rekreasi.

4. MEMASTIKAN keselamatan nyawa dan harta benda melalui

perkhidmatan pencegahan dan pengawalan kebakaran dan
ancaman dari bahan-bahan berbahaya, penyelamatan
semasa kecemasan yang cekap dan berkesan serta
peningkatan pengetahuan orang awam terhadap bahaya
kebakaran dan pencegahannya.

5. MEWUJUDKAN pembangunan landskap, taman dan

rekreasi yang berkualiti secara menyeluruh di seluruh
negara bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia
Negara Taman.
 AGENSI

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan mempunyai

Sepuluh Bahagian dan Dua Unit di bawahnya seperti berikut : -

Bahagian:-

1.Bahagian Undang-undang
2.Bahagian Inspektorat
3.Bahagian Korporat
4.Bahagian Kewangan dan Perolehan
5.Bahagian Sumber Manusia
6.Bahagian Teknologi Maklumat
7.Bahagian Khidmat Pengurusan
8.Bahagian Pembangunan dan Pelaksanaan Projek
9.Bahagian Dasar
10.Bahagian Pemberi Pinjam Wang dan Pemegang Pajak
Gadai
 AGENSI (Samb.)

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan juga

bertanggungjawab ke atas Tujuh Jabatan, Satu Institut Latihan dan
Satu Perbadanan iaitu :

1.Jabatan Kerajaan Tempatan

2.Jabatan Perumahan Negara
3.Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia
4.Jabatan Perancangan Bandar dan desa
5.Jabatan Landskap Negara
6.Jabatan Pegurusan Sisa Pepejal Negara
7.Tribunal Tuntutan Pembeli Rumah
8.Institut Latihan Perumahan dan Kerajaan Tempatan
9.Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal Negara
CARTA ORGANISASI
JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
 PENGENALAN

Jabatan Kerajaan Tempatan (JKT) adalah salah satu daripada Jabatan-

jabatan dibawah Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan
Malaysia (KPKT). Jabatan ini terbahagi kepada sepuluh (10) bahagian
dengan diketuai oleh seorang Ketua Pengarah dan dibantu oleh dua
(2) orang Timbalan Ketua Pengarah dan sepuluh (10) orang Pengarah
Bahagian.
 VISI

KE ARAH MEWUJUDKAN PBT YANG BERDAYA SAING, DINAMIK DAN

MAPAN DALAM MEMBERIKAN PERKHIDMATAN PERBANDARAN
YANG BERKUALITI

MISI

MENYEDIAKAN KEPERLUAN DAN KHIDMAT SOKONGAN BAGI PBT

MENINGKATKAN KUALITI PENGURUSAN SERTA MEMBUDAYAKAN
TADBIR URUS YANG BAIK
 DASAR Q

KAMI KOMITED UNTUK MEMBUAT PENAMBAHBAIKAN YANG

BERTERUSAN KE ATAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI BAGI
MEMASTIKAN IA SESUAI DAN BERKESAN PADA SETIAP MASA
SELARAS DENGAN VISI DAN MISI JABATAN KERAJAAN TEMPATAN.

KAMI JUGA KOMITED UNTUK MEMENUHI SEMUA OBJEKTIF

KUALITI BAGI MEMASTIKAN IANYA SENTIASA SESUAI DENGAN
VISI, MISI DAN OBJEKTIF JABATAN.
 OBJEKTIF AM

1. Membantu membimbing dan menggalakkan PBT dalam

merancang, mengawal dan melaksanakan program-program
pembangunan sosio-ekonomi dan perkhidmatan perbandaran ke
arah pembentukan masyarakat makmu, sejahtera dan berdaya
maju selaras dengan matlamat pembangunan negara.

2. Untuk menentukan PBT wujud sebagai Unit-unit Kerajaan

Tempatan yang cekap dan berupaya dari segi pentadbiran dan
kewangan agar mereka dapat menyedia dan memberi
perkhidmatan-perkhidmatan yang moden dan bermutu untuk
faedah dan kesejahteraan masyarakat tempatan yang ditadbirkan.

3. Untuk menentukan PBT dapat memainkan peranan yang aktif dan

berkesan dalam pembangunan kawasan bandar dan luar bandar
melalui projek-projek prasarana, perniagaan dan separuh
perniagaan dan menentukan aktiviti-aktiviti pembangunan di
peringkat PBT dijalankan mengikut kehendak-kehandak Dasar
Ekonomi Baru dari segi matlamat penghapusan kemiskinan dan
penyusunan semula masyarakat.

4. Untuk menentukan PBT dapat memainkan peranan sebagai Unit

Pentadbiran Kerajaan yang berkesan dari segi mendapatkan
penyertaan serta penglibatan rakyat tempatan dalam hal-ehwal
tempatan.

5. Untuk membentuk dan menjadikan PBT sebagai Pihak Berkuasa

perancangan yang berkesan, berkebolehan dan cekap dalam
menjalankan tugas dengan sempurna di peringkat tempatan
dengan mengikut perancangan yang baik dan sistematik bagi
mengawal aktiviti-aktiviti pembangunan di kawasan Bandar dan
Luar Bandar melalui kaedah-kaedah yang telah ditetapkan.

6. Untuk mewujudkan dan mengekalkan hubungan kerjasama yang

baik di antara Kerajaan Pusat dan Kerajaan Negeri dan juga
agensi-agensi Kerajaan yang lain di semua peringkat dalam segala
hal berkaitan dengan dasar dan pentadbiran Kerajaan Tempatan.
 OBJEKTIF KUALITI / PIAGAM
PELANGGAN

Bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai objektif-objektif kualiti ditetapkan

bagi setiap peringkat yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti
berikut :-

Penggubalan Dasar dan Peruntukan Perundangan

1. Tempoh masa dari terima arahan sehingga draf awal disediakan:

a) Akta – 6 BULAN;
b) Dasar – 6 BULAN;
c) Undang-undang Kecil – 6 BULAN;
d) Peraturan- 6 BULAN;
e) Garis Panduan – 3 BULAN;
f) Pekeliling – 1 MINGGU;

2. Tempoh masa menyediakan Nota Jemaah Menteri sehingga

dikemukakan kepada Bahagian Korporat, KPKT - 7 HARI
BEKERJA.

3. Tempoh masa menyediakan Memorandum Jemaah Menteri

sehingga dikemukakan kepada Bahagian Korporat, KPKT - 14 HARI
BEKERJA.

4. Tempoh masa menghantar semua keputusan mesyuarat kepada

Jabatan dan agensi-agensi berkaitan – 3 HARI BEKERJA selepas
tarikh mesyuarat tersebut.

5. Tempoh masa dari terima arahan untuk buat pemantauan

sehingga laporan akhir disediakan – 1 BULAN.
CARTA FUNGSI
CARTA ORGANISASI
 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN KHIDMAT
PENGURUSAN
/
 SENARAI TUGAS / KUASA DAN
HUBUNGAN

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DAN PEGAWAI

LAIN UNIT KEWANGAN JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
JAWATAN : PEMBANTU TADBIR KEWANGAN W17

Tugas Pegawai Tugas Dan Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-Pegawai

Atasan Yang Ada Tanggungjawab Yang Lain Yang Ada
Hubungan Hubungan Serta Jenis
Hubungan

Ketua Penolong 1.Menyediakan Pembantu Tadbir

Pengarah penyata perubahan Perkeranian/
gaji bagi anggota baru Operasi
Penolong lantikan tetap dan - Urusan fail persendirian
Pengarah kontrak bagi dan mengambil tindakan
kakitangan JKT. yang perlu
Semua perkara 1.Mengambil cek
mengenai gaji 2. Menyediakan di Jabatan
anggota Penyata Sijil Gaji Akhir Akauntan Negara Pembantu Tadbir(KEW)
tetap,lantikan dan jurnal pelarasan - Merekod semua
baru,kemasukan emolumen bagi 2.Memproses perbelanjaan berkaitan
ke dalam jawatan kakitangan yang baucer dalam gaji, menyemak Flimsi
berpencen, bertukar keluar. sistem Bayaran Gaji (Laporan R2)
pemangkuan e-SPKB
jawatan,penanggu 3.Menyediakan baucer Pembantu Am Rendah
ngan jawatan dan untuk lantikan baru -Menghantar dan
pembayaran balik kemasukan ke dalam mengambil fail serta
gaji kerana bercuti jawatan berpencen, menghantar surat
tanpa gaji pemangkuan jawatan, berkaitan gaji
penanggungan kerja
Penolong dan pembayaran balik Pembantu Tadbir
Akauntan gaji kerana bercuti Jabatan Akautan Negara
tanpa gaji - Menerima semua baucer-
Menyemak dan baucer yg dihantar,
menyelia kerja – 4.Menyediakan surat menyemak semua penyata
kerja berkaitan gaji menyurat pertanyaan gaji serta menguruskan
atau pemotongan semua potongan
berkaitan gaji.
5. Memproses dan
menghantar potongan
KWSP , Lembaga
Tabung Haji,
Pinjaman Pelajaran,
Lembaga Hasil Dalam
Negeri, Koperasi,
Zakat dan Insuran
kepada agensi
terbabit.
 SENARAI TUGAS

NAMA : MOHD HAIROL AZHAR BIN MARZUKI

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR (KEW) GRED W17
GELARAN JAWATAN : PT(KEW)(KP)W3
BERTANGGUNGJAWAB : PA(KP)W2
KEPADA

TUGAS-TUGAS

1. Menyemak dan menyediakan SG20 untuk gaji lantikan baru, pergerakan

gaji, pemotongan kuarters, pelarasan elaun, pencen, kenaikan pangkat,
tanggung kerja dan bertukar keluar bagi pegawai dan kakitangan bagi Kumpulan
Sokongan 1 dan Kumpulan Sokongan 11 Jabatan Kerajaan Tempatan.

2. Mengendalikan potongan-potongan yang perlu dilakukan melalui bayaran

gaji (payroll) seperti Tabung Haji, ASB, Zakat, Insurans, Cukai Pendapatan dan
Pinjaman Pelajaran.

3. Menyediakan surat atau memo kutipan balik pelarasan elaun dan

pemotongan kuarters kepada pegawai dan kakitangan Kumpulan Sokongan 1
dan Sokongan 11 Jabatan Kerajaan Tempatan.

4. Menyediakan borang potongan menduduki kuarters (BPH9/2003 Pindaan

2009) untuk dihantar ke BPH sebagai rujukan pegawai dan kakitangan KPKT
yang menduduki kuarters.

5. Menyediakan pelarasan emolumen dan surat Sijil Gaji Akhir untuk dihantar
ke kementerian baru.

6. Lain-lain tugas yang diarah dari semasa ke semasa.

 SENARAI PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

1. PERINTAH AM

2. ARAHAN PERBENDAHARAAN

3. TATACARA PENGURUSAN STOR

4. PEKELILING DAN SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN

5. PEKELILING DAN SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN

6. PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM (PKPA)

7. ARAHAN YANG DIKELUARKAN DARI MASA KE SEMASA

8. SURAT PEKELILING JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (JANM)

 PROSES KERJA

PROSES KERJA BAGI AKTIVITI PERUBAHAN GAJI

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Meluluskan Undang / Peraturan
Dirujuk

1 Terima fail peribadi dan Kew.8 dari Pembantu Tabdir Arahan Perkhidmatan
Bahagian Sumber Manusia Kewangan
Arahan
2 Semak permohonan Perbendaharaan
11.Nama
12.No.Kad Pengenalan Surat Pekeliling
13.No.Gaji Perkhidmatan
14.Perihal Kew. 8
15.Dokumen sokongan Surat Pekeliling
Perbendaharaan
3 Buat salinan kedua bagi setiap
dokumen yang diperlukan sebanyak 2 Surat Pekeliling JANM
salinan.
Akta Acara Kewangan
4 Sedia borang gaji (SG 20).

5 Tandatangan Pegawai Penyedia

Penolong Akauntan
6 Tandatangan Pegawai Penyemak

Pembantu Tabdir
7 Susun dokumen mengikut nombor Kewangan
gaji

8 Sedia kelompok

9 Hantar ke Jabatan Akauntan

Negara,Putrajaya mengikut tarikh
yang telah ditetapkan

10 Tindakan diambil di Jabatan Akauntan

Negara

11 Terima Penyata Gaji,Flimsi Bayaran

Gaji(Laporan R2) dan Master Listing
Payrol dari Jabatan Akauntan Negara

12 Tandatangan Flimsi oleh penyedia

 PROSES KERJA BAGI AKTIVITI PERUBAHAN GAJI

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Meluluskan Undang /
Dirujuk Peraturan

13 Hantar Flimsi Bayaran Gaji(R2) ke Penolong

Unit Akaun untuk rekod dalam buku Akauntan
vot

Ketua Penolong
14 Tandatangan Flimsi oleh penyemak Pengarah /
Penolong
Pengarah

15 Semak tindakan yang telah diambil di

dalam master listing

16 Simpan dalam fail untuk rujukan

17 Hantar Flimsi (R2) ke Jabatan

Akauntan Negara
PROSES KERJA BAGI AKTIVITI BAYARAN BAUCER GAJI
eSPKB

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Meluluskan Undang / Peraturan
Dirujuk

1 Terima fail peribadi dan Kew.8 dari Pembantu Tabdir

Bahagian Sumber Manusia Kewangan

2 Semak permohonan
16.Nama
17.No.Gaji
18.Perihal Kew. 8
19.Dokumen sokongan

3 Sedia Daftar Bayaran melalui sistem.

4 Sah Daftar Bayaran (Perakuan I). Penolong Akauntan

Penolong
5 Lulus Daftar Bayaran (Perakuan II). Pengarah

Pembantu Tadbir
6 Sedia baucer Bayaran. Kewangan

Penolong Akauntan
7 Sah Baucer Bayaran (Perakuan I)

Penolong
Pengarah
8 Lulus Baucer Bayaran (Perakuan II).

Pembantu Tabdir
Kewangan
9 Semak status bayaran sehingga di
peringkat 4.

10 Cetak Baucer Bayaran.

11 Rekod dan kemaskini.

PROSES KERJA BAGI AKTIVITI PENGELUARAN SIJIL GAJI
AKHIR DAN JURNAL EMOLUMEN

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Meluluskan Undang /
Dirujuk Peraturan
1 Terima fail peribadi dan Kew.8 dari Pembantu Tabdir Arahan
Bahagian Sumber Manusia Kewangan Perkhidmatan

2 Semak permohonan Arahan

20.Nama Perbendaharaan
21.No.Kad Pengenalan
22.No.Gaji Surat Pekeliling
23.Perihal Kew. 8 Perkhidmatan
24.Dokumen sokongan
Surat Pekeliling
3 Buat salinan kedua bagi setiap Perbendaharaan
dokumen yang diperlukan sebanyak 3
salinan. Surat Pekeliling
4 JANM
Sedia borang gaji (SG 20).
5 Penolong Akta Acara
Tandatangan Pegawai Penyedia Akauntan Kewangan
6
Tandatangan Pegawai Penyemak
Pembantu Tabdir
7 Kewangan
Susun dokumen mengikut nombor gaji

8
Sedia kelompok
9
Hantar ke Jabatan Akauntan
Negara,Putrajaya mengikut tarikh yang
telah ditetapkan
10
Tindakan diambil di Jabatan Akauntan
Negara
11
Terima dua salinan sijil gaji dari
Jabatan Akauntan Negara
12
Buat jurnal pengiraan emolumen bagi
kakitangan terbabit
13 Penolong
Buat surat akuan penerimaan Akauntan
14
Tandatangan pegawai penyemak
15
Hantar surat mengikut alamat terkini
kakitangan terbabit
 PROSES KERJA BAGI AKTIVITI SURAT/MEMO PENYATAAN
PEMOTONGAN BERKAITAN GAJI

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen

Meluluskan Undang-Undang
Dirujuk / Peraturan

1 Terima fail peribadi dan Kew.8 dari Pembantu Arahan

Bahagian Sumber Manusia Tabdir Perkhidmatan
Kewangan
2 Semak permohonan Arahan
25.Nama Perbendaharaan
26.No.Kad Pengenalan
27.No.Gaji Surat Pekeliling
28.Perihal Kew. 8 Perkhidmatan
29.Dokumen sokongan
Surat Pekeliling
3 Buat salinan kedua bagi setiap dokumen Perbendaharaan
yang diperlukan sebanyak 3 salinan.
Surat Pekeliling
4 Sedia borang gaji (SG 20) dan surat/memo JANM

Akta Acara
5 Tandatangan Pegawai Penyedia Kewangan
Penolong
6 Tandatangan Pegawai Penyemak Akauntan

7 Susun dokumen mengikut nombor gaji Pembantu

Tabdir
8 Sedia kelompok Kewangan

9 SG 20 Hantar ke Jabatan Akauntan

Negara,Putrajaya mengikut tarikh yang
telah ditetapkan Penolong
Akauntan
10 Tindakan diambil di Jabatan Akauntan
Negara
11
Trima Penyata Gaji, Master Listing Payrol
dari Jabatan Akauntan Negara Pembantu
12 Tabdir
Semak tindakan yang telah diambil di Kewangan
dalam master listing
13
Surat/Memo yang telah lengkap dihantar
kepada Kakitangan yang terlibat
14
Salinan surat/memo simpan dalam fail
untuk rujukan
 PROSES KERJA BAGI AKTIVITI BAYARAN GAJI PEGAWAI
KHIDMAT SINGKAT (PRE ESPKB)

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen

Meluluskan Dirujuk Undang-
Undang /
Peraturan

1 Terima fail peribadi dan Kew.8 dari Pembantu Tabdir

Bahagian Sumber Manusia Kewangan

2 Semak permohonan
30.Nama
31.No.Gaji
32.Perihal Kew. 8
33.Dokumen sokongan

3 Sedia Daftar Bayaran melalui sistem. Penolong Akauntan

4 Sah Daftar Bayaran (Perakuan I). Penolong

Pengarah
5 Lulus Daftar Bayaran (Perakuan II).

Pembantu Tabdir
Kewangan
6 Sedia Baucer Bayaran.

Penolong Akauntan

7 Sah Baucer Bayaran (Perakuan I) Penolong Pengarah

Pembantu Tabdir
8 Lulus Baucer Bayaran (Perakuan II). Kewangan

9 Semak status bayaran sehingga di

peringkat 4.

10 Cetak Baucer Bayaran.

11 Rekod dan kemaskini.

 CARTA ALIRAN KERJA

CARTA ALIRAN BAGI URUSAN PERUBAHAN GAJI

MULA

TERIMA FAIL PERIBADI/KEW.8

DARI UNIT PERKHIDMATAN

SEMAK

TIDAK
KEMBALIKAN FAIL/ KEW
8 UTK PEMBETULAN LENGKAP?
ATAU DILENGKAPKAN
YA
BUAT SALINAN KEDUA BAGI SETIAP
DOKUMEN YANG DIPERLUKAN
SEBANYAK 2 SALINAN

SEDIA BORANG PERUBAHAN GAJI

SG 20

TANDATANGAN PEGAWAI PENYEDIA

TANDATANGAN PEGAWAI
PENYEMAK

KEMBALIKAN FAIL/
KEW 8 UTK
PEMBETULAN ATAU TIDAK LULUS ?
DILENGKAPKAN

YA

SUSUN DOKUMEN MENGIKUT NO

GAJI

A1 A
 AA
A1

SEDIA KELOMPOK

HANTAR KE JABATAN AKAUNTAN

KEMBALIKAN FAIL/ NEGARA,PUTRAJAYA MENGIKUT TARIKH YANG
TELAH DITETAPKAN UNTUK SEMAKAN
KEW 8 UTK
PEMBETULAN ATAU TIDAK
DILENGKAPKAN LENGKAP ?

YA

TERIMA PENYATA GAJI, FLIMSI BAYARAN GAJI

& MASTER LISTING PAYROL DARI JANM

TANDATANGAN FLIMSI OLEH

PENYEDIA

HANTAR FLIMSI BAYARAN GAJI KE UNIT

AKAUN UNTUK REKOD DALAM BUKU VOT

TANDATANGAN FLIMSI OLEH PENYEMAK

SEMAK TINDAKAN YANG TELAH DI AMBIL

OLEH JANM DI DALAM MASTER LISTING
BERDASARKAN ARAHAN PERUBAHAN
TIDAK GAJI
BETUL ?

KEMASKINI PERUBAHAN GAJI

UNTUK BULAN BERIKUTNYA YA
SIMPAN DALAM FAIL

HANTAR FLIMSI R2 KE JAN

PUTRAJAYA

TAMAT
 CARTA ALIRAN BAGI AKTIVITI BAYARAN MELALUI SISTEM
eSPKB

MULA

TERIMA FAIL PERIBADI/KEW.8

DARI UNIT PERKHIDMATAN

SEMAK

TIDAK
KEMBALIKAN FAIL/ KEW
8 UTK PEMBETULAN LENGKAP?
ATAU DILENGKAPKAN
YA

SEDIA DAFTAR BAYARAN

SAH DAFTAR BAYARAN

(PERAKUAN I)

DIKEMBALIKAN KEPADA TIDAK

PENYEDIA UNTUK SAH?
PEMBETULAN

YA
SEMAK DAFTAR BAYARAN
(PERAKUAN II)

DIKEMBALIKAN KEPADA
PENYEDIA UNTUK
LULUS?
PEMBETULAN

YA

A1
A

A1
SEDIA BAUCER BAYARAN
 SAH BAUCER BAYARAN
(PERAKUAN I)

TIDAK
SAH?

YA
SEMAK BAUCER BAYARAN
(PERAKUAN II)

DIKEMBALIKAN KEPADA TIDAK

LULUS?
PENYEDIA UNTUK
PEMBETULAN

YA
SEMAK STATUS BAYARAN
SEHINGGA PERINGKAT 4
( DILULUS OLEH JANM )
TIDAK
DIKEMBALIKAN KEPADA
PENYEDIA UNTUK LULUS?
PEMBETULAN
YA

CETAK BAUCER BAYARAN

REKOD DAN KEMASKINI

TAMAT
 CARTA ALIRAN BAGI PENGELUARAN SIJIL GAJI
AKHIR DAN JURNAL EMOLUMEN

MULA

TERIMA FAIL PERIBADI/KEW.8

DARI UNIT PERKHIDMATAN

SEMAK

TIDAK
KEMBALIKAN FAIL/ KEW
8 UTK PEMBETULAN LENGKAP?
ATAU DILENGKAPKAN
YA
BUAT SALINAN KEDUA BAGI SETIAP
DOKUMEN YANG DIPERLUKAN
SEBANYAK 3 SALINAN

SEDIA BORANG GAJI SG 20

TANDATANGAN PEGAWAI PENYEDIA

TANDATANGAN PEGAWAI
PENYEMAK

SUSUN DOKUMEN MENGIKUT NO

GAJI

SEDIA KELOMPOK

HANTAR KE JABATAN AKAUNTAN

NEGARA,PUTRAJAYA MENGIKUT TARIKH
YANG TELAH DITETAPKAN

A
 A

TINDAKAN DIAMBIL DI JABATAN

AKAUNTAN NEGARA

TERIMA DUA SALINAN SIJIL GAJI AKHIR

DARI JANM

BUAT JURNAL PENGIRAAN EMOLUMEN

BAGI KAKITANGAN TERBABIT

BUAT SURAT AKUAN PENERIMAAN

TANDATANGAN PEGAWAI
PENYEMAK

HANTAR SURAT MENGIKUT ALAMAT

TERKINI KAKITANGAN TERBABIT

TAMAT
 SENARAI SEMAK

Unit Kewangan
Jabatan Kerajaan Tempatan

SENARAI SEMAK GAJI (LANTIKAN BARU)

Bil. Perkara Catatan

1. Fail Peribadi

2. Kew.8

3. Surat Lantikan dari JPA/SPA/AG

4. Surat Setuju Terima Lantikan

5. Surat Penempatan dari JPA/AG

6. Surat Penempatan Dalaman dari BHR

7. Salinan Penyata KWSP

8. Salinan Buku Bank

9. Salinan Kad Pengenalan

10. Elaun Penempatan Wilayah (bagi lantikan

Sabah & Sarawak)
 Unit Kewangan
Jabatan Kerajaan Tempatan

SENARAI SEMAK GAJI (PERTUKARAN MASUK)

Bil. Perkara Catatan

1. Fail Peribadi

2. Kew.8

3. Sijil Gaji Akhir (LPC)

4. Surat Arahan Pertukaran

5. Surat Penempatan Dalaman dari BHR

6. Salinan Penyata KWSP

7. Salinan Buku Bank

8. Salinan Kad Pengenalan

 Unit Kewangan
Jabatan Kerajaan Tempatan

SENARAI SEMAK PEMBAYARAN EMOLUMEN (KAKITANGAN

BERTUKAR KELUAR)

Bil. Perkara Catatan

1. Kew.8

2. Surat Permohonan Bayaran Balik Pelarasan

Emolumen oleh Jabatan

3. Sijil Gaji Akhir (LPC)

4. Lampiran Pengiraan Emolumen

 Unit Kewangan
Jabatan Kerajaan Tempatan

SENARAI SEMAK GAJI (PERTUKARAN KELUAR – BAGI

PENYEDIAAN LPC)

Bil. Perkara Catatan

1. Fail Peribadi

2. Kew.8

3. Surat Arahan Pertukaran

 Unit Kewangan
Jabatan Kerajaan Tempatan

SENARAI SEMAK TUNTUTAN ELAUN TANGGUNG KERJA

Bil. Perkara Catatan

1. Fail Peribadi

2. Kew.8

3. Surat Arahan Pertukaran Menanggung Kerja

(surat kelulusan daripada KSU)

4. Surat Arahan Menanggung Kerja dari Ketua

Jabatan

5. Rekod Cuti (28 hari dari tarikh menanggung

kerja bagi kali pertama)
 Unit Kewangan
Jabatan Kerajaan Tempatan

SENARAI SEMAK TUNTUTAN ELAUN MEMANGKU

Bil. Perkara Catatan

1. Fail Peribadi

2. Kew.8

3. Surat Arahan Memangku

 Unit Kewangan
Jabatan Kerajaan Tempatan

SENARAI SEMAK BAYARAN BONUS LANTIKAN BARU

Bil. Perkara Catatan

1. Fail Peribadi

2. Kew.8

3. Surat Lantikan
 SENARAI UNDANG-UNDANG
PERATURAN

1. PERLEMBAGAAN MALAYSIA

2. AKTA ACARA KEWANGAN 1957

3. ARAHAN PERBENDAHARAAN

4. ARAHAN PERKHIDMATAN

5. PERINTAH AM

6. PEKELILING / SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN / PEKELILING

KONTARK PERBENDAHARAAN YANG BERKUATKUASA

7. PEKELILING / SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN

8. SURAT PEKELILING JABATAN AKAUNTAN NEGARA

9. SURAT PEKELILING JABATAN

10. AKTA KONTRAK DAN PERBEKALAN

11. AKTA RAHSIA RASMI

 SENARAI JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI

1. AHLI KUMPULAN INOVASI KREATIF (KIK) JKT

SENARAI BORANG-BORANG YANG
DIGUNAKAN
1. BORANG PERUBAHAN GAJI
2. BORANG PENYATA PERUBAHAN MENGENAI PENDAPATAN
SESEORANG PEGAWAI ( KEW.8-Pin.10/96)
3. BORANG POTONGAN TABUNG HAJI (Salinan Tabung Haji)
4. BORANG POTONGAN TABUNG HAJI (Salinan Majikan)
5. BORANG NOTIS PERGERAKAN DOKUMEN e-SPKB
6. BORANG BAUCAR BAYARAN
7. BORANG POTONGAN CUKAI BERJADUAL (PCB)
8.BORANG POTONGAN PUSAT ZAKAT
9.BORANG POTONGAN KWSP
NORMA KERJA
 NORMA TUGAS PEMBANTU TADBIR KEWANGAN
NORMA MASA BAGI MENGURUSKAN PERUBAHAN GAJI

Proses Kerja Norma Masa

Bil. (Jumlah Minit bagi 1 m.s. )

1 Terima fail peribadi dan Kew.8 dari Bahagian Sumber 2

Manusia

2 Semak permohonan 10
1.Nama
2.No.Kad Pengenalan
3.No.Gaji
4.Perihal Kew. 8
5.Dokumen sokongan
20
3 Buat salinan kedua bagi setiap dokumen yang
diperlukan sebanyak 2 salinan.
10
4 Sedia borang gaji (SG 20).
10
5 Tandatangan Pegawai Penyedia
10
6 Tandatangan Pegawai Penyemak
30
7 Susun dokumen mengikut nombor gaji
10
8 Sedia kelompok

9 Hantar ke Jabatan Akauntan Negara,Putrajaya -

mengikut tarikh yang telah ditetapkan
-
10 Tindakan diambil di Jabatan Akauntan Negara

11 Terima Penyata Gaji,Flimsi Bayaran Gaji(Laporan R2) -

dan Master Listing Payrol dari Jabatan Akauntan
Negara
5
12 Tandatangan Flimsi oleh penyedia

13 Hantar Flimsi Bayaran Gaji(R2) ke Unit Akaun untuk 5

rekod dalam buku vot

14 Tandatangan Flimsi oleh penyemak 10

15 Semak tindakan yang telah diambil di dalam master

listing 60

16 Simpan dalam fail untuk rujukan -

17 Hantar Flimsi (R2) ke Jabatan Akauntan Negara

-
JUMLAH MASA 182

•Masa yang diambil akan berubah mengikut keadaan dan permintaan dari masa ke
semasa.
 NORMA MASA BAGI MENGURUSKAN PENGELUARAN SIJIL
GAJI AKHIR & JURNAL EMOLUMEN

Proses Kerja Norma Masa

Bil. (Jumlah Minit bagi 1 m.s. )

1 Terima fail peribadi dan Kew.8 dari Bahagian 2

Sumber Manusia

2 Semak permohonan 10
1.Nama
2.No.Kad Pengenalan
3.No.Gaji
4.Perihal Kew. 8
5.Dokumen sokongan
3 20
Buat salinan kedua bagi setiap dokumen yang
diperlukan sebanyak 3 salinan.
4 10
Sedia borang gaji (SG 20).
5 10
Tandatangan Pegawai Penyedia
6 10
Tandatangan Pegawai Penyemak
7 30
Susun dokumen mengikut nombor gaji
8 10
Sedia kelompok
9 -
Hantar ke Jabatan Akauntan Negara,Putrajaya
mengikut tarikh yang telah ditetapkan -

10 Tindakan diambil di Jabatan Akauntan Negara -

Terima dua salinan sijil gaji dari Jabatan Akauntan

11 Negara 30

Buat jurnal pengiraan emolumen bagi kakitangan

12 terbabit 15

Buat surat akuan penerimaan 10

13
Tandatangan pegawai penyemak -
14
Hantar surat mengikut alamat terkini kakitangan
terbabit
JUMLAH MASA 157

* Masa yang diambil akan berubah mengikut keadaan dan permintaan dari masa ke
semasa.
NORMA MASA BAGI MENGURUSKAN BAYARAN BAUCER ESPKB

Proses Kerja Norma Masa

Bil. (Jumlah Minit bagi 1 m.s. )

1 Terima fail peribadi dan Kew.8 dari Bahagian 2

Sumber Manusia

2 Semak permohonan 10
6.Nama
7.No.Gaji
8.Perihal Kew. 8
9.Dokumen sokongan
5
3 Sedia Daftar Bayaran melalui sistem.
10
4 Sah Daftar Bayaran (Perakuan I).
10
5 Lulus Daftar Bayaran (Perakuan II).
10
6 Sedia baucer Bayaran.
5
7 Sah Baucer Bayaran (Perakuan I)
10
8 Lulus Baucer Bayaran (Perakuan II).

9 Semak status bayaran sehingga di peringkat 4. 10

10 Cetak Baucer Bayaran. 5

11 Rekod dan kemaskini. 3

80
JUMLAH MASA

* Masa yang diambil akan berubah mengikut keadaan dan permintaan dari masa ke
semasa.
 NORMA MASA BAGI MENGURUSKANSURAT/MEMO PENYATAAN
PEMOTONGAN BERKAITAN GAJI
Proses Kerja Norma Masa
Bil. (Jumlah Minit bagi 1 m.s. )
Terima fail peribadi dan Kew.8 dari Bahagian
1 Sumber Manusia 2

Semak permohonan
2 10.Nama 10
11.No.Kad Pengenalan
12.No.Gaji
13.Perihal Kew. 8
14.Dokumen sokongan

3 Buat salinan kedua bagi setiap dokumen yang 5

diperlukan sebanyak 3 salinan.

4 Sedia borang gaji (SG 20) dan surat/memo 10

5 Tandatangan Pegawai Penyedia 10

6 Tandatangan Pegawai Penyemak 10

7 Susun dokumen mengikut nombor gaji 30

8 Sedia kelompok 10

9 SG 20 Hantar ke Jabatan Akauntan -

Negara,Putrajaya mengikut tarikh yang telah
ditetapkan
-
10 Tindakan diambil di Jabatan Akauntan Negara
-
11 Terima Penyata Gaji, Master Listing Payrol dari
Jabatan Akauntan Negara

12 Semak tindakan yang telah diambil di dalam master 30

listing

13 Surat/Memo yang telah lengkap dihantar kepada 5

Kakitangan yang terlibat

14 Salinan surat/memo simpan dalam fail untuk rujukan 5

JUMLAH MASA 127

* Masa yang diambil akan berubah mengikut keadaan dan permintaan dari masa ke semasa.
 SENARAI TUGAS HARIAN

SENARAI TUGAS
NAMA : MOHD HAIROL AZHAR BIN MARZUKI
JAWATAN : PEMBANTU TADBIR (KEW) GRED W17
GELARAN JAWATAN : PT(KEW)(KP)W3
BERTANGGUNGJAWAB : PA(KP)W2
KEPADA

TUGAS-TUGAS

1. Menyemak dan menyediakan SG20 untuk gaji lantikan baru, pergerakan gaji,
pemotongan kuarters, pelarasan elaun, pencen, kenaikan pangkat, tanggung
kerja dan bertukar keluar bagi pegawai dan kakitangan bagi Kumpulan
Sokongan 1 dan Kumpulan Sokongan 11 Jabatan Kerajaan Tempatan.

2. Mengendalikan potongan-potongan yang perlu dilakukan melalui bayaran gaji

(payroll) seperti Tabung Haji, ASB, Zakat, Insurans, Cukai Pendapatan dan
Pinjaman Pelajaran.

3. Menyediakan surat atau memo kutipan balik pelarasan elaun dan pemotongan
kuarters kepada pegawai dan kakitangan Kumpulan Sokongan 1 dan
Sokongan 11 Jabatan Kerajaan Tempatan.

4. Menyediakan borang potongan menduduki kuarters (BPH9/2003 Pindaan

2009) untuk dihantar ke BPH sebagai rujukan pegawai dan kakitangan KPKT
yang menduduki kuarters.

5. Menyediakan pelarasan emolumen dan surat Sijil Gaji Akhir untuk dihantar ke
kementerian baru.

6. Lain-lain tugas yang diarah dari semasa ke semasa.