Guia de Manejo de Rjesgos Administrativos y Operativos Instituto de Investigaciones Marinas -y Costeras - INVEMAR, 2006Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras - INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” Elaborado por: ANDREA CAROLINA VILLAR AYALA Profesional de Calidad Revisado por: CARLOS AUGUSTO PINILLA GONZALEZ Subdirector Recursos y Apoyo a la Investigacion JESUS ANTONIO GARAY TINOCO Subdirector Coordinacién de Investigacion Aprobado por: FRANCISCO ARMANDO ARIAS ISAZA Director General Santa Marta DTCH, 2006 Administracién de Riesgos 8sInstituto de Investigaciones Marinas y Costeras — INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION. OBJETIVOS MARCO CONCEPTUAL. APLICACION DE LA ADMINISTRACION DEL RIESGO EN INVEMAR .. DIRECTRICES GENERALES.... PROCESO A SEGUIR PARA LA ADMINISTRACION DE RIESGOS IDENTIFICACION DE RIESGOS...... ANALISIS Y EVALUACION DE RIESGOS... AScnem 1 1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA ELABORACION DEL MAPA DE RIESGOS . 13 VALORACION DEL RIESGO EN INVEMAR 14 Identificacién del riesgo foo Analisis del riesgo Determinacién del nivel de riesgo: MAPA DE RIESGOS DE INVEMAR.... TECNICAS PARA MANEJAR EL RIESGO... Acciones para Reducir o Controlar la Probabilida - - Procedimientos para Reducir o Controlar las Consecuencias: 17 MONITOREO, REVISION Y AUTOEVALUACION.... DEFINICION DE TERMINOS .. BIBLIOGRAFIA. ANEXOS. cose Directriz estratégica de manejo de riesgos administrativos y operativos Identificacién de riesgos — consolidado Identificacién de riesgos — consolidado por factores Mapa de riesgos — Plan de manejo de riesgos administrativos y operativos 2006 Administracién de Resgos 3Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras - INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” INTRODUCCION El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vinculo con todo el quehacer, casi se podria afirmar que no hay actividad de la vida, los negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que la humanidad desde sus inicios buscé maneras de protegerse contra las contingencias y desarrollé - al igual que la mayoria de las especies animales ~ maneras de evitar, minimizar 0 asumir riesgos a través de acciones preventivas.' Actualmente la direccin modema concibié una disciplina denominada / “Administracion de riesgos’ que es una funcién de muy alto nivel dentro de la organizacién para definir un conjunto de estrategias que a partir de los recursos (fisicos, humanos y financieros) busca, en el corto plazo mantener la estabilidad financiera de la empresa, protegiendo los activos e ingresos y, en el largo plazo, minimizar las pérdidas ocasionadas por la ocurrencia de dichos riesgos. Por esta razén el Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras - INVEMAR ha desarrollado el presente Plan de Administracién de Riesgos, cuyo propésito fundamental es el de servir de herramienta gerencial para la toma de decisiones, encontrando la forma evitar riegos del que hacer diario, y establecer politicas y directrices que conlleven una correcta gestién del riesgo que pudiera llegar a afectar las estructuras de nuestros clientes asi como la propia nuestra. Estas directrices se encuentran plasmadas en el presente Plan de Administracion de Riesgo y estén encaminadas a administrar de una manera eficiente aquellos riesgos que estén implicitos al giro normal de nuestro Instituto, * ESTUPINAN GAITAN, Rodrigo, La gerencia de riesgo y el nuevo enfoque de control interno planteado por el ‘COSO" ‘Aaministracién de Riesgos 4Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras - INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” OBJETIVOS Objetivo General Identificar y evaluar los riesgos a los que el INVEMAR esta expuesto, para reducirlos a niveles aceptables mediante el disefio e implementacién de controles efectivos y adecuados procedimientos de seguimiento. Objetivos especificos * Optimizar las labores del personal y mejorar la calidad de los resultados y productos institucionales. * Brindar una herramienta que facilite una adecuada administracién del riesgo. Proteger los recursos institucionales Introducir dentro de los procesos y procedimientos la administracién del riesgo. ‘+ Hacer participes a todos los trabajadores en la busqueda de acciones encaminadas a prevenir los riesgos. + Asegurar el cumplimiento de normas y regulaciones internas y externas. Administracion de Riesgos 5Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras — INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” MARCO CONCEPTUAL La administracién de riesgos es reconocida como una parte integral de las buenas practicas gerenciales. Es un proceso iterative que consta de pasos, los cuales, cuando son ejecutados en secuencia, posibilitan una mejora continua en el proceso de toma de decisiones. Administracién de riesgos es el término aplicado a un método légico y sistematico de establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad, funcién o proceso de una forma que permita a las organizaciones minimizar pérdidas y maximizar oportunidades. Administracion de riesgos es tanto identificar oportunidades como evitar o mitigar pérdidas. Los elementos principales de! proceso de administracién de riesgos, son los siguientes”: a) Establecer el contexto Establecer el contexto estratégico, organizacional y de administracion de riesgos en el cual tendré lugar el resto del proceso. Deberian establecerse criterios contra los cuales se evaluaran los riesgos y definirse la estructura del analisis. b) Identificar riesgos Identificar qué, por qué y cémo pueden surgir las cosas como base para andlisis, posterior. ©) Analizar riesgos Determinar los controles existentes y analizar riesgos en téminos de consecuencias y probabilidades en el contexto de esos controles. El andlisis deberia considerar el rango de consecuencias potenciales y cudn probable es que ocurran esas consecuencias. Consecuencias y probabilidades pueden ser combinadas para producir un nivel estimado de riesgo. d) Evaluar riesgos Comparar niveles estimados de riesgos contra los criterios preestablecidos, Esto posibilita que los riesgos sean ordenados como para identificar las prioridades de administracién. Si los niveles de riesgo establecidos son bajos, los riesgos podrian caer en una categoria aceptable y no se requeriria un tratamiento. ) Tratar riesgos Aceptar y monitorear los riesgos de baja prioridad. Para otros riesgos, desarrollar e implementar un plan de administracién especifico que incluya consideraciones de fondeo ) Monitorear y revisar Monitorear y revisar el desempefio del sistema de administracién de riesgos y los cambios que podrian afectarlo. 9) Comunicar y consultar * Estandar Australiano. Administracién de Riesgos. AS/NZS 4360:1999. “Adiministracion de Riesgos 6 NNen ccc cccccccee eeInstituto de Investigaciones Marinas y Costeras - INVEMAR “José Benito Vives de Andréis" Comunicar y consultar con interesados intemos y externos segiin corresponda en cada etapa del proceso de administracién de riesgos y concerniendo al proceso como un todo. La administracién de riesgos se puede aplicar en una organizacién a muchos niveles. Se lo puede aplicar a nivel estratégico y a niveles operativos. Se lo puede aplicar a proyectos especificos, para asistir con decisiones especificas 0 para administrar areas especificas reconocidas de riesgo. La administracién de riesgos es un proceso iterativo que puede contribuir a la mejora organizacional. Con cada ciclo, los criterios de riesgos se pueden fortalecer para alcanzar progresivamente mejores niveles de administracién de riesgos, Administracién de Riesgos 7 NNN esInstituto de Investigaciones Marinas y Costeras ~ INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” APLICACION DE LA ADMINISTRACION DEL RIESGO EN INVEMAR DIRECTRICES GENERALES Compromiso de la Direccién: Para el éxito en la implementacion de una adecuada administracién del riesgo, es indispensable el compromiso de Direccién como encargada, en primera instancia, de definir las politicas y en segunda instancia de estimular la cultura de la identificacion y prevencién del riesgo. Para lograrlo es necesario que exista claridad sobre las politicas definidas y la concientizacion sobre la importancia del tema para el logro de los objetivos; asi mismo es importante la definicion de canales directos de comunicacién y brindar apoyo a las diferentes areas del Instituto. Conformacién de un equipo de trabajo: E1 equipo encargado de liderar los procesos asociados al Manejo de Riesgo, es el Comité de Planeacién, Evaluacién y Calidad. Administracién de Riesgos 8Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras - INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA ADMINISTRACION DE RIESGOS a it06) ESTABLECER EL CONTEXTO jeneral - Establecer la Directriz de Administracién de Evalectony riesgos institucional | Sst Pe) Personal IDENTIFICACION DE RIESGOS INVEMAR - Qué puede pasar? PEC - Como puede pasar? ANALISIS DE RIESGOS - Determinar controles existentes. Porson Doierminar | [ Determiner INVEMAR frecuencias consecuencias vec |, gs Estimar valor de riesgo g é 1 Z 8 7 EVALUAR RIESGOS 2 + lar priordades de os rlesgos g ec & g 5 ‘copa resgos No MANEJO DE RIESGOS iad - \dentificar opciones de tratamiento won so 1 Bvalar epeones de ratamionte ‘eae {Saleccioner optones do watamiento +} ~ Prepara planes de tratamiento PEC = Poner en marcha los planes Adminsracon de Resgos 9Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras — INVEMAR “José Benito Vives de Andréis" IDENTIFICACION DE RIESGOS Existen factores extemnos e internos que pueden incidir en la aparicién de los riesgos que afecten el desarrollo normal de las actividades del Instituto. Entre los factores externos se consideran factores econdmicos, sociales, de orden Publico, politicos, legales y cambios tecnolégicos entre otros. Entre los factores internos se encuentran, la naturaleza de las actividades del INVEMAR, el recurso humano, los sistemas de informacién, los procesos y procedimientos y los recursos econdmicos. Una manera de realizar la identificacién del riesgo es a través de la elaboracién de un mapa de riesgos, el cual como herramienta metodolégica permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sisteméticamente, definiendo en ' primera instancia los riesgos, posteriormente presentando una descripcién de cada uno de estos y finalmente definiendo las posibles consecuencias Para este proceso es conveniente tener en cuenta la mayor cantidad de datos disponibles y contar con la participacién de las personas que ejecutan los procesos para lograr que las acciones determinadas alcancen los niveles de efectividad esperados. Para adelantar la identificacién de riesgos, se utilizaran diferentes fuentes de informacién como registros histéricos, observaciones, entrevistas, encuestas, reuniones con directivos y con personas de todos los niveles. Inicialmente se aplicaré un formato disefiado para la recoleccion de informacion e identificacion de riesgos, el cual consta de los siguientes campos: RIESGO DESCRIPCION | conseeweneias | _ FRECUENCIA impacto con as | Posiidad de | Se referea [Es el resultado | Es una medida | Grado de “Acciones | ecurrencia de | las deunevento | dela afectacién que | concretas que aquella caracteristicas | expresado proporciéno | produce una | una vez situacion que | generales 0 cualitaivamente | tasa de ‘consecuencia | implementadas pueda las formas en | 0 ‘ocurrencia de | sobre un conducen a entorpecer el | que se | cuantitatvamen | un evento objetivo, corregir, rormal observao | te, siondo.una | expresada ‘controlar, desarrollo y | manifesta el_| pérdida, como et mitigar 0 cumplimiento | riesgo desventsjao | numero de ‘liminar et de los identificado. | ganancia. ‘ocurrencias de riesgo objetivos y un evento identificado, funciones dado. | institucionales oa 1 Para las variables FRECUENCIA e IMPACTO, se ha determinado una tabla de valores que define los diferentes niveles contemplados en este ejercicio para la calificacién de estas variables. Las tablas son las siguientes: Administracién de Riesgos 10Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras — INVEMAR “José Benito Vives de Andréis" TABLA DE VALORES DE FRECUENCIA TVEL | DESCRIBCION ——DESCRIBCION DETALLADA A | Casi siempre ocurre | Se espera que oourra en la mayoria de las circunstancias “B__| Es muy probable Probablemente ocurre en la mayoria de las circunstancias C | Es medianamente | Ocurre con cierta frecuencia probable D__| Es raro que ccurra | Ocurre excepeionaimente - TABLA DE VALORES DE IMPACTO. EL] DESCRIPCION DESCRIPCION DETALLADA ~~] insignifiante No hay consecuencias graves para el cumplimiento de fos _ | compromisos y objetivos institucionales _ 2 | Menor Hay consecuencias que dificultan el cumplimiento de los - ‘compromisos y objetivos institucionales. _ 3 | Moderado Hay consecuencias graves que dificultan el cumplimiento | _ de los compromisos y objetivos institucionales _ 4 | Desastroso Hay consecuencias graves que impiden ei cumplimiento de los compromisos y objetivos institucionales ANALISIS Y EVALUACION DE RIESGOS: El objetivo del andlisis es el de establecer una valoracién_y priorizacién de los riesgos con base en la informacién ofrecida en el formato disefiado para la identificacion de riesgos, con el fin de clasificar los riesgos y proveer informacién para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. El andlisis del riesgo dependera de la informacion sobre el mismo, de su origen, de la disponibilidad de los datos y de sus consecuencias. Una vez realizado el andlisis de los riesgos con base en los aspectos de frecuencia e impacto, se dispondra la informacién recogida, en la siguiente matriz de priorizacién, la cual permitira determinar cuales riesgos requieren tratamiento inmediato (Los que se ubiquen en la zona de Riesgo Alto) —WwPACTO [4 2 | 3 4 MEDIO [ALTO | ALTO | ALTO BAJO. MEDIO | ALTO ALTO BALO [BAJO | MEDIO | ALTO BAJO. BAJO. BAJO. MEDIO | FRECUENCIA Esta matriz determina los riesgos a los cuales se les debe aplicar tratamiento inmediato, a mediano y a largo plazo. En este momento, se revisaran las posibles acciones o medidas para controlar, mitigar o eliminar los riesgos, y se elaboraré un informe para la Direccién General. Administracién de Riesgos uNInstituto de Investigaciones Marinas y Costeras ~ INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” MANEJO DE RIESGOS La administracién de riesgos se aplica de acuerdo con las disposiciones de la Direccién General. Es un proceso continuo que aplicado de manera secuencial, permite el mejoramiento continuo de! INVEMAR. Con los criterios y prioridades de la Direccién General, se revisaran los riesgos identificados y la calificacién que a cada uno de ellos se le ha dado. Esta informacién constituira el Mapa de Riesgos del INVEMAR, y sera una herramienta de la Direccién General, a través de la cual se observaran los factores que ponen en riesgo el cumplimiento de metas, politicas y objetivos institucionales. Esta herramienta permitird valorar la situacién existente en cada programa, dependencia y/o grupo de manera tal, que sera posible mantener bajo control los riesgos y actuar oportunamente de manera proactiva, estableciendo medidas, métodos y mecanismos de prevencién para el tratamiento de los riesgos identificados. Con estos elementos, la Direccién General dispondra y determinara los frentes de accién del Instituto en manejo de riesgo, asi como las actividades y responsables para llevar a cabo un manejo apropiado del mismo. Estas acciones conformaran el Plan de Manejo del Riesgos del INVEMAR, que sera monitoreado para la presentacién de informes periddicos a la Direccién General. Administracién de Riesgos 12Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras ~ INVEMAR “Yosé Benito Vives de Andréis” CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA ELABORACION DEL MAPA DE RIESGOS Para proceder con la elaboracién del Mapa de Riesgos Administrativos y operacionales en INVEMAR, se elaboré un cronograma de actividades designando responsables y fechas de realizacién; descritas a continuacion como se dio la implementacion. ‘Actividad Responsable ha Documentacién de la directriz Profesional de Calidad | Abril de 2005 institucional para la Administracién de Riesgos | Presentacién de la direciriza CD__| Profesional de Calidad | Mayo 12 de 2005 _(firmar Directriz por DG) ___| Director General Divulgar Directriz al personal Profesional de Calidad | En cada reunién de Taller de identificacion de riesgos - Publicacién en pagina Web Taller de Identificacion de Riesgos. BEM: 6 May 05 CSC: 11 May 05 CAM: 24 May 05 VAR: 25 May 05 DID: 26 May 05 SRAI: 1 Jun 05 GEZ: 8 Jun 05 L _ GEO: 8 Jun 05 ‘Analisis de riesgos (Establecer nivel | Profesional de Calidad | Junio 13 - 24 de 2005 de riesgos de acuerdo con impacto y probabilidad, hacer consolidado de | esgos para el Instituto) Elaboracién del documento Profesional de Calidad | Junio 27 - Julio 22 de preliminar de Administracién de 2005 riesgo. Presentacion en Comité PEC Profesional de Calidad | Agosto 31 de 2005 (Evaluacién y escogencia de los, | Fiegos a tratar) Reunién con involucrados en riesgos | Profesional de Calidad | Marzo 10 de 2006 identificados para acordarfechase | informarles las actividades a realizar | segiin Direccion. —| Establecer Acciones, responsables y | Profesional de Calidad | Marzo 10 de 2006 fechas. ‘Seguimiento alas acciones Profesional de Calidad | Afio 2008 segin propuestas para su implementacion cronograma Administracién de Riesgos 1BInstituto de Investigaciones Marinas y Costeras ~ INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” VALORACION DEL RIESGO EN INVEMAR La valoracién del riesgo consta de tres etapas: la identificacion, el andlisis y la determinacién del nivel del riesgo. Identificacién del riesgo: Para este paso se desarrollaron talleres con todos los grupos del Instituto por separado, identificando en cada sesién los riesgos de cada area, para lo cual se utilizé un formato donde se explicaba brevemente las definiciones claves para diligenciar el formato tales como: Riesgo, descripcién del riesgo, consecuencia, frecuencia, impacto y medidas preventivas; de la siguiente manera como ejemplo: fe Descripcion Posibies |; ‘enc Medidas No. | Riesgo del riesgo: consecuencias | Frecuencia | Impacto preventivas: ~ — Flogirun sacrotano |besdectiones |. Rerao on ia chads reunion co |ylstemos Sectaad las |e encoguo elo etnias | Secs Simson dea | . Bae meee « | 2 james | rite co ‘clamandowe acon” |comunicadosa | Core co Weocos | lords | Stone [ipsa odomss | Senta |S [sesacrone Analisis del riesgo: El objetivo del andlisis fue el de establecer una valoracion y priorizacién de los tiesgos con base en la informacion obtenida en el formato de identificacién de riesgos elaborados en la etapa de identificacién, con el fin de obtener informacién para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. Para llevar a cabo este paso se tuvo en cuenta la tabla de valores de frecuencia e impacto. Determinacién del nivel de riesgo: La determinacién del nivel de riesgo es el resultado de confrontar el impacto y la probabilidad de cada uno de los riesgos identificados. Para adelantar esta etapa se deben tener muy claros los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener informacion para efectos de tomar decisiones. Estos niveles de riesgo se han clasificado en Alto, Medio y Bajo segin la matriz de priorizacién. De esta manera se unieron todos los riesgos identificados por cada grupo y se priorizaron a nivel de Instituto. (Anexo Consolidado) “Administracion de Riesgos 14Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras ~ INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” MAPA DE RIESGOS DE INVEMAR El mapa de riesgos es la representacién o descripcién de los distintos aspectos tenidos en cuenta en la valoracién de los riesgos que permite visualizar todo el proceso de la Valoracién del Riesgo y el Plan de manejo de estos. Asi mismo en el Mapa de Riesgos se deben identificar los controles existentes, las areas 0 dependencias responsables de llevar a cabo las acciones, definir un cronograma y unos indicadores que permitan verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario. Descripcién del Mapa de riesgos*: Nivel | Accion No. |Riesgo| impacto |Probabiiad| Contoles | "Go" | “Je” | Responsable | Cronograma | indicador | riesgo | control Riesgo: posibilidad de ocurrencia de aquella situacién que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organizacién la materializacién del riesgo. Probabilidad: entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo aunque este no se haya presentado nunca Control existente: especificar cudl es el control que la entidad tiene implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo Nivel de riesgo: El resultado de la aplicacién de la escala escogida para determinar el nivel de riesgo de acuerdo con la posibilidad de ocurrencia, teniendo en cuenta los controles existentes. Acciones de control: es la aplicacién concreta de las opciones del manejo del riesgo que entraran a prevenir 0 a reducir el riesgo y haran parte del plan de manejo del riesgo. Responsables: Son las dependencias o areas encargadas de adelantar las acciones propuestas. Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte del grupo de trabajo. Indicadores: se consignan los indicadores disefiados para evaluar el desarrollo de las acciones implementadas. ® Departamento Administrativo de la Funcién publica. Republica de Colombia, Guia ‘Administracién del Riesgo. Segunda Edicién. Bogota, D.C., junio de 2004, Administracién de Riesgos 15Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras ~ INVEMAR ‘José Benito Vives de Andréis” Ademés de los items anteriores, también se incluye los recursos estimados par el control del riesgo, los cuales se dardn en forma general o por separado ‘segun la conveniencia. Finalmente, partiendo de que el fin ultimo de la administracion del riesgo es propender por el cumplimiento de la misién y objetivos institucionales, los cuales estan consignados en la planeacién anual de la entidad, se sugiere articular el mapa de riesgos con la planeacién de manera que no sean planes aislados sino complementarios, Administracién de Riesgos 16 aInstituto de Investigaciones Marinas y Costeras ~ INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” TECNICAS PARA MANEJAR EL RIESGO Acciones para Reducir o Controlar la Probabilidad: i) programas de auditoria y cumplimiento; ii) condiciones contractuales; il) revisiones formales de requerimientos, especificaciones, disefio, ingenieria y operaciones; iv) inspecciones y controles de procesos; v) administracion de inversiones y cartera; vi) administracion de proyectos vii) mantenimiento preventivo; viii) aseguramiento de calidad, administracién y estandares; ix) investigacién y desarrollo, desarrollo tecnolégico; x) capacitacién estructurada y otros programas; xi) supervision; xii) comprobaciones; xii!) acuerdos organizacionales; y xiv) controles técnicos. Procedimientos para Reducir o Controlar las Consecuencias: i) planeamiento de contingenci ii) arreglos contractuales; it) condiciones contractuales; ; iv) caracteristicas de disefio; v) planes de recupero de desastres; vi) barreras de ingenieria y estructurales; vii) planeamiento de control de fraudes; viii) minimizar la exposicién a fuentes de riesgo; ix) planeamiento de cartera; x) politica y controles de precios; xi) separacién o reubicacién de una actividad y recursos; xii) relaciones publicas; y xiii) pagos ex gratia. Administracién de Riesgos 7Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras - INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” MONITOREO, REVISION Y AUTOEVALUACION Es necesario monitorear los riesgos, la efectividad del plan de tratamiento de los riesgos, las estrategias y el sistema de administracién que se establece para controlar la implementacién. Los riesgos y la efectividad de las medidas de control _necesitan ser monitoreadas para asegurar que las circunstancias cambiantes no alteren las prioridades de los riesgos. Es esencial una revisién sobre la marcha para asegurar que el plan de administracién se mantiene relevante. Pueden cambiar los factores que podrian afectar las probabilidades y consecuencias de un resultado, como también los factores que afectan la conveniencia o costos de las distintas opciones de tratamiento. De acuerdo con lo anterior se establece que la evaluacién del plan de manejo de riesgos se debe realizar con base en los indicadores disefiados para tal fin y los resultados de los monitoreos aplicados en los diferentes periodos. Esta evaluacién se haré anual especificando el porcentaje de cumplimiento segun cada indicador por riesgo, liderado por el Grupo de Planeacién, Evaluacién y Calidad. ‘Administracién de Riesgos 18Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras - INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” DEFINICION DE TERMINOS + Administracién de riesgos: Una rama de administracién que aborda las consecuencias del riesgo. Consta de dos etapas: i El diagnéstico 0 valoracion, mediante Identificacién, Analisis y determinacién del Nivel, y ii El manejo o la administracion propiamente dicha, en que se elabora, ejecuta y hace seguimiento al Plan de manejo que contiene las Técnicas de Administracién del Riesgo propuestas por el grupo de trabajo, evaluadas y aceptadas por la alta direccion + Analisis de riesgos: Determinar el Impacto y la Probabilidad del riesgo. Dependiendo de la informacién disponible pueden emplearse desde modelos de simulacién, hasta técnicas colaborativas. + Causa: son los medios, circunstancias y agentes que generan los riesgos. + Control: Es toda accién que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempefio de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopcién de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los. objetivos. + Factores de riesgo: Manifestaciones o caracteristicas medibles u observables de un proceso que indican la presencia de Riesgo o tienden a aumentar la exposicion, pueden ser internos o externos a la entidad. + Identificacién de riesgos: Establecer la estructura del riesgo; fuentes o factores, intemos 0 externos, generadores de riesgos; puede hacerse a cualquier nivel: total entidad, por dreas, por procesos, incluso, bajo el viejo paradigma, por funciones; desde el nivel estratégico hasta el mas humilde operativo + Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organizacién la materializacién del riesgo. + Indicador: es la valoracién de una o més variables que informa sobre una situacién y soporta la toma de decisiones, es un criterio de medicién y de evaluacién cuantitativa 0 cualitativa. + Mapas de riesgos: herramienta metodolégica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistematicamente, definiéndolos, haciendo la descripcién de cada uno de estos y las posibles consecuencias. + Nivel de riesgo (determinacién del): Es el resultado de confrontar el impacto y la probabilidad, con los controles existentes. ‘Administracién de Riesgos 19Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras ~ INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” + Plan de manejo de riesgos: Plan de accién propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluacién de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la Direcci6n + Probabilidad: Una medida (expresada como porcentaje o raz6n) para estimar la posibilidad de que ocurra un incidente o evento. Contando con registros, puede estimarse a partir de su Frecuencia histérica mediante modelos estadisticos de mayor o menor complejidad. + Responsables: Son las dependencias 0 areas encargadas de adelantar las. acciones propuestas. + Retroalimentacién: Informacién sistematica sobre los resultados alcanzados en la ejecucién de un plan, que sirven para actualizar y mejorar la planeacion futura, + Riesgo: posibilidad de ocurrencia de toda aquella situacién que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. + Técnicas para manejar el riesgo: Evitar 0 prevenir, reducir, dispersar, transferir y asumir riesgos. + Valoracién del riesgo: Primera fase en la administracién de riesgos, diagnéstico que consta de la identificacién, andlisis y determinacién del nivel de riesgo. Administracion de Riesgos 20Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras ~ INVEMAR ‘José Benito Vives de Andréis” BIBLIOGRAFIA = Departamento Administrative de la Funcién publica. Republica de Colombia, Guia Administracién del Riesgo. Segunda Edicion. Bogotd, D.C., junio de 2004. = Estandar Australiano. Administracién de Riesgos. AS/NZS 4360:1999. Administracién dle Riesgos 21Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras - INVEMAR “José Benito Vives de Andréis” ANEXOS Administracién de Riesgos 22DIRECTRIZ ESTRATEGICA DE MANEJO DE RIESGOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DE INVEMAR INVEMAR pbrindaré los mecanismos y recursos necesarios para mantener el control adecuado sobre todos los procesos del Instituto. Incorporara gradualmente los principios, conceptos y criterios de las mejores practicas internacionales aplicables a la administracién de riesgos administrativos y operativos, adaptandolos a su realidad Se haré especial énfasis en el mejoramiento continuo de procesos, buscando la eliminacién sistematica de riesgos mediante el establecimiento de controles que mitiguen o eliminen los riesgos gestionables. Dicho mejoramiento se hara alineado con el plan estratégico del Instituto. i Ss FRANCISCO ARMANDO ARIAS ISAZA x Director General g Fecha de firma: 7 de abril de 2006(rar scosmuompemeg sutra ant ec eft sap se euaoes sen | crs op eve2 49 Sopa sos mmm wig oso. s7RRRba sponte sas g : ie ope dy compen an snob snore ' r i ~ i ono ow]e |e maps cacao we mata mammpl 22 |mmmsaisoatooeses| ov | + | Testatep enon comune anes i soon op ase 08 nes st semen rnb eS seuns] oxo ‘sounand tugonsa] = _soayeunoys sosmas soRamU 9p BXIWOD veroeunons 90} 3 mo Pintnariessapsoereopseomery| ory |» v z 728 | spupceroms9 ung so tnceumaaur| g 9002 2p o¢ o2seW ‘opepiiosuod - SODSAIY 3d NOIDWOISILNAGI| onc ep cons ssnot ose ras | eaisoread sausage so Sel ow |e e songs sre] oawasun ap upnesent aun pepaseoans - I ms ole] v sansa irae ments a ate = = : = same g w [Le] aeiemoann| eamonaaacnwrmmmcen| meen f “asup Eppes ie i co wel ow le |v ena nacsintouromael wena] semua mi semen espa nae Seek _ “ 2» ovonnsire on| vais | sta emir ocean «| a | rnc cme sven soe cn stcoas, seme me sees meena i S somnommrwen| ox |, | y t : vmncous | svumnssesomn | S88 lev one com ymsoononn come | soi> | _saumenmeninee ow [>] s ee a nowieearnomamecess| al £ i n i = ately ; ie i : . ‘ae g 229 |ueeayiedsa orioedes m vos evesied veo] oy | ¥ & Se See See i i wrmeous | emunnanone |g aoe] ommmeoerms | coamrnenm en en(a) stom eoeeg etna von | wtepmmemecemmme! | |, romance] pamawermaremcanm| «tae emma aust imeegcemey ta enantio ae a z v pee eee “upeetiysanun e096 © aaa] UPDEMAUTEOG| t oe wrong, ee] emtomenuceammsmienG| gO] FL onan ate sal | H room penton i 2 weds . | | ms soruerberciecusundes) My |Z v “Sau ov eons | sor ou soo npn soustanonne ae - sowreniomeed| ony |g | y | seonarn] seen | manors mej emdemcenartoy Koumue! a6 seo Acounes sao rom enh ae See mal | = © |v | sean ste ego ap ucexae een meta i sorep uous | opm. oun coca sap voseumuy : eopiesaunae scumuaos ep cumaine ons |_sosa2%-ro cow Soumpelomroponioawpvgers | open | 9 © | comese een * onserumonoes ome srmoa so sp cumuoetaa | ea ws eoesanh ° Soave eomg | 8 0 | seni vpeetinnpa| pesondod seemenss sepa! nd] e7g0e-P6)| 4g ZARB secooerd |opan | 2 |eeamenmn so eee “ ‘cepewnaoy son codecs voreensa ape09 | sect en 008 smpauper 27 $6000" oa vo} 99 oo cs sooaae-re seems | owen] 9 © ocewon a ahe og ‘pu ap ona tg sesondon op 4s ssn scvevtonepvppminn ed scat coeasreaere sented 4 exon eee coumeraoinses|oooq] 9 . sree noeraa| * ‘senenu woo sopegaide sorsato.d | SP eHeNDOHOD A UPDENAUER! oars; uo uoeIoede nea sauna] umresaanemmnos| & Ooi. s86eue0M FER ge ee z | “ebtonvencass ence . sen aspecson os open wanna supe pune | um a ewnueien * " reno mua | aging oon op te tpn pay sou op ouoqunduns 0 ra0¢ onqunBes keau2o0}y) 200499] oon sepeene sp ojaurtap eed] o 1d 90 On °P %| BoRIa0E. 108 4 | ued 9p sewonieway| PP ° © uojoeoyiued &| us eravarayou| Sree Sc JouNGD aa NOON Sawvaisaasmoune> [SE orarvevaow | o12vaw oan wavs [ow50 tes ny 5 - (com> eseu nap mood mn fetta ol eu ena weary dese mune} : snuci soon « sped aumenunrnn op | SOP re tw S2-| “tedsopetaopumen) 98 | 2 cueunenes 98 aie] ousane| evqaon op eames me | | ar T cused t 334 | xn] | oye omen ves] RPM us sponses wane.) 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