MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, POLICIA NACIONAL &) DIRECCION GENERAL Bogota.d.c. 17 MAYO 2012 instRUCTIVO No,_ 9.0 8 ——ipon-oiran-70 CRITERIOS PARA LA CANCELACION DE VIATICOS, EXPEDICION DE PASAJES, PUBLICACION DE COMISIONES, ENCARGOS DE UNIDADES DEL PAIS Y SOLICITUD DE LICENCIAS REMUNERADAS, NO REMUNERADAS, POR MATERNIDAD Y PATERNIDAD PARA EL PERSONAL ACTIVO DE LA POLICIA NACIONAL” Con el propésito de unificar criterios para la cancelacion de vidticos, expedicion de pasajes (terrestres, aereos 0 maritimos), encargos de unidades del pais y solicitud de licencias remuneradas, no remuneradas, por maternidad y paternidad del personal activo de la Policia Nacional, la Direccion General, imparte instrucciones y recomendaciones para evitar gastos excesivos ocasionados por la falta de planeacion en las comisiones de personal y/o ‘modificaciones, como el cambio de reserva, cancelaci6n de vuelos comerciales y solicitud de pasajes extemporaneos, De acuerdo con lo anterior, las unidades en el ambito nacional, deben dar estricto cumplimiento a las siguientes instrucciones: 1. Suministro de pasajes terrestres, aéreos, fluviales o maritimos: 1.1, Para el suministro de pasajes, las comisiones deben ser planeadas comprometiendo Unicamente el personal necesario, de acuerdo con un cronograma de trabajo. La Programacion de viajes en el ambito nacional, debe realizarse en un termino minimo de quince (15) dias de antelacion, teniendo en cuenta las necesidades del servicio. Se excepitian, las comisiones que por razones del servicio, deban realizarse con caracter de urgencia 1.2. La contratacién de pasajes aéreos y terrestres, solamente debera hacerse por parte de la Direccion de Talento Humano de la Policia Nacional, por tanto, ninguna unidad a nivel pals, podra efectuar procesos de contratacién con cargo @ su presupuesto, por el referido concepto. 1.3. El requerimiento de pasajes debera efectuarse ante el sefior Director de Talento Humano u Ordenadores del Gasto respectivos, a través de solicitud firmada por los sefiores ditectores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de Regién, metropolitanas, departamentos, distitos, estaciones y directores de escuelas de Policia. 0 en su defecto, los jefes de Talento Humano de la unidad a la que pertenece el solicitante, para la autorizacion de acuerdo con el formato establecido en la SUITE VISION EMPRESARIAL. Pagina t de 14 1Ds.1N.0001 ‘Aprobacion: 05-12-2008 VER 014 18. 16 47. 18 19 Los pasajes se entregaran confirmados y en clase econémica, por ia aerolinea o empresa transportadora que offezca las mejores tarifas debiendo jusiificar plena y excepcionalmente el cambio de reserva 0 itinerario, toda vez, que ésta representa para la Policia Nacional, una sancién economica que debera asumir el funcionario que efectud el cambio sin justa causa, ya que una reserva oportuna disminuye costos para la Institucién La justificacion se hara mediante comunicacion oficial dirigida al seftor Director de Talento Humano u Ordenador del Gasto respectivo, para el aval correspondiente En aras de garantizar la eficiencia en el uso de los recursos, el suministro de pasajes se hard por via terrestre. Cuando se trate de situaciones de orden publico. geografico 0 lugares que por su distancia lo ameriten, se hara por via aérea a criterio del Ordenador del Gasto respectivo, Los tiquetes entregados al funcionario y no utilizados, deberan ser devuettos de manera inmediata mediante comunicacion oficial dingida al sefior Director de Talento Humano © jefaturas de Talento Humano de la unidad correspondiente, indicando las razones por las cuales no se hizo uso de los mismos. Lo anterior con el fin de efectuar la cancelacion, modificacién y/o reasignacion del tiquete No informar la no utilizacion de los tiquetes dara lugar a las acciones legales correspondientes, Las jefaturas de Talento Humano de las unidades de policia en el Ambito nacional, seri responsables de la supervision de los pasajes terrestres y aéreos que sean contratados a nivel central, por tal motivo deberdn ejercer un estricto y permanente control al respecto, El suministro de pasajes por comisiones de personal en razon a citaciones judiciales, disciplinarias 0 administrativas, por parte de autoridades competentes en ejercicio de sus funciones, estara a cargo de la unidad de nominacién del funcionario, siempre y cuando la diligencia tienda a coadyuvar en la correcta administracion de justicia. No tendra derecho a pasajes si es parte procesal. En el caso del personal que se encuentre privado de su libertad por orden de autoridad judicial competente, el suministro de pasajes estara 2 cargo de la Coordinacion de Centros de Reclusion de la Policia Nacional, EI personal que sea enviedo en comision de estudios, tendra derecho al suministro de asajes al inicio y término de la comision, excepto cuando éstos sean asumidos por quien promueve la capacitacion El personal becado para los programas de estudios superiores por parte de la Policia Nacional o que los gastos sean sufragados por los funcionarios, no daran lugar al suministro de pasajes, Previo al suministro de pasajes terrestres 0 aéreos para las comisiones de personal, se efectuaré un analisis de conveniencia y costo por parte del Ordenador del Gasto respective, en cuanto al transporte de funcionarios en vehiculos de la Institucion (Articulo 15 del Decreto 26 del 16 de enero de 1998, “Por ef cual se dictan Normas de Austeridad en el Gasto Publico). Solo en casos excepcionales y de interés institucional 0 nacional, el Ordenador del Gasto respectivo, cuando se trate de comisiones individuales dentro del pais, inferiores 2 oventa (90) dias, sera potestativo para autorizar pasajes para el conyuge € hijos menores de veintiin (21) afios, que dependan econdmicamente del oficial, suboficial o miembro del nivel ejecutivo y los invalidas absolutos y los estudiantes hasta la edad de veinticuatro (24) aos, cuando sean solicitados por situaciones de caracter especial que Fequieran su presencia. (Decreto 1212 de 1990, Art. 93, Decreto 1213 de 1990, Art. 57, Decreto 1214 de 1990, Art.74, y Decreto 1091 de 1995, Art. 24) Pagina 2 do 14 1DS.4N-0001 Aprobacién: 05-12-2008 VER: 0El suministro de pasajes para el trasiado del personal con excusa parcial 0 permanente, Para tratamientos médicos a sus lugares de origen o a sitios que faciliten su recuperacion dentro del pais, estara a cargo de la Direccién de Sanidad a través de sus seccionales, siempre y cuando este desplazamiento este autorizado, por el Jefe de la Seccional fespectiva de la unidad De ser necesario se podra expedir un pasaje para un (1) acompariante si el funcionario no puede desplazarse por si mismo El suministro de pasajes por traslados y comisiones al interior del pais, ordenados por la Direccién General de la Policia Nacional y Ordenadores del Gasto, se haran con cargo al Fubro de pasajes y viaticos de la unidad de nominacién del funcionario. En caso de no contar con los recursos se deberan solicitar las respectivas adiciones o trasiados de acuerdo a la disponibilidad presupuestal, ante la Oficina de Planeacion de la Direccién General, para atender los requerimientos, Las jefaturas de Talento Humano de las unidades en el ambito nacional, deberan informar al personal trasladado 0 en comisien del servicio de su unidad. sobre el derecho que tienen para la asignacion de pasajes, de acuerdo a lo establecido en los decretos 41212, 1213 y 1214 de 1990 y 1091 de 1995. Los trasiados que se causen por solicitud propia, no tendran derecho al suministro de pasajes. Cuando el personal por razones del servicio o circunstancia del traslado no pueda llevar {a familia a la nueva jurisdiccidn o reparticién, podra situarla en otro lugar dentro del pais, con deracho a los respectivos pasajes. El derecho al reciamo de pasajes prescribe en un termino de cuatro (4) aflos, contados a Partir de la fecha en que se hicieron exigibles, de conformidad con lo dispuesto en el art. 155 del Decroto 1212 de 1990, art. 113 del Decroto 1213 de 1990, art. 129 del Decreto 1214 de 1990 y art. 60 del Decreto 1091 de 1995. El personal que sale en comision de estudios para ascenso o curso de capacitacion para ‘ascenso dentro del territorio nacional, tendré derecho al reconocimiento de pasajes de ida y regreso, por parte de la unidad de nominacion. Si durante la comision de estudios para ‘ascenso 0 curso de capacitacion para ascenso, se causa traslado a otra unidad los Pasajes para el funcionario y sus beneficiarios, los suministrara la Escuela de Policia espectiva y en el evento de no contar con los recursos necesarios, lo hara la Direccion de Talento Humano, El suministro de pasajes 0 coordinaciones de transporte en las comisiones de servicio realizadas durante el curso de capacitacion para ascenso o comisién de estudios para ascenso, seran asumidos por la Escuela de Policia respectiva, Los funcionarios que sean requeridos por el Area de Medicina Laboral, tendran derecho al reconocimiento de pasajes, en aras de garantizar el bienestar del personal, consolidar la Politica del Direccionamiento Policial Basado en el Humanismo y la correcta adiinistracion del Talento Humano Los Ordenadores de! Gasto en el ambito nacional, podran autorizar en casos especiales, el suministro de pasajes al funcionario y nucleo familiar en caso de calamidad familiar © doméstica, En el evento de fallecimiento del funcionario policial, se le podrd suministrar pasajes para su nucleo familiar (cényuge, comparera (0) petmanente € hijos), y padres. ara el personal soltero, en aras de garantizar el reconocimiento, gestiones y traslado del cuerpo, en cumplimiento a la Politica del Direccionamiento Policial Basado en el Humanismo, Pagina 3 de 14 10$.1N-0001 ‘Aprobacion: 05-12-2008 VER 01.20. De conformidad con lo establecido en la Ley 48 de 1993, el personal de auxiliares de policia, una vez terminado su servicio militar obligatorio, tendra derecho al suministro de pasajes con destino a su ciudad de origen, a cargo de la unidad nominadora, 1.21. En cumplimiento al articulo 76 de! Decreto 1791 de 2000, los cadetes y alféreces que sean destinados en comision dentro del pais, tendran derecho a pasajes y a la bonificacion diaria, Cuando la comisi6n sea al exterior, igualmente tendran derecho a los pasajes y a la bonificacion en dolares, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. 1.22. El personal asignado en comision a la Administracion Publica 0 a otras entidades del pais mediante Resolucion Presidencial, Ministerial 0 de la Direccién General de la Policia Nacional, no tendran derecho a los pasajes cublertos par el presupuesto de la Policia Nacional, tal como lo disponen los decretos 1212, 1213, 1214 de 1990 y Decreto 1091 de 1995, toda vez que los organismos y entidades nacionales y territoriales, deben con cargo a Sus corespondientes presupuestos, atender los gastos de desplazamiento del citado personal. 2. Reconocimiento y pago de viaticos: Los viaticos son sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para cubrir los gastos en que éstos incurren para el cumplimiento de sus funciones, fuera de su sede habitual de trabajo, reconociendo principalmente, gastos de transporte, manutencién y alojamiento de! trabajador, 2.1. Para el reconocimiento y pago de viaticos, solo sera necesario presentar el formato de solicitud de pago de vidticos, anexando la constancia de permanencia expedida al termino de la comisién, la cual seré presentada dentro de la vigencia fiscal respectiva 2.2, En caso de ser necesario, la unidad ejecutora podra solicitar copia de Ia certificacion ‘bancaria actualizada (no superior a 90 dias), para incluir los datos en el Sistema SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Pablico 2.3. Las constancias de permanencia deberan ser entregadas en las jefaturas de Talento Humano de las unidades respectivas, dentro de los treinta (30) dias siguientes a la fecha de término de la comisién, y seran firmadas tinicamente por > Directores, subdirectores 0 jefes de Oficina Asesora del Nivel Central > Comandantes 0 subcomandantes de Region, Metropolitana 0 Departamento de Policia > Directores 0 subdirectores de las escuelas de policia, centros de instruccién y centros vacacionales Jefes de Regional, jefes de Seccional, comandantes de Distrito o Estacion det lugar donde se reali26 la comision 2.4. Al personal que le sea suministrado transporte, alojamiento y alimentacion durante el tiempo de la comisién 0 actividad operativa, no tendra derecho al reconocimiento de pago de vidticos, por cuanto no puede recibir un doble beneficio, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Presupuesto General de la Nacién. Lo anterior, deberé quedar descrito en la constancia de permanencia. La falta en el suministro de al menos uno de los anteriores beneficios, dara lugar al pago de viaticos por el valor total, 2.5. Para el reconocimiento y pago de viaticos se deben cumplir los siguientes requisitos > Que la comisién del servicio esté debidamente autorizada Pagina 4 de 14 1Ds.N-0001 ‘Aptobacion 05-12-2008 VER'026. 2.8. 29. 2.10. Que la comision sea fuera del jugar habitual de trabajo. la cual se entendera como la permanencia del personal de la Institucién, en un sitio diferente al habitual de trabajo, telacionado con la division geografica del pals > Que la comisién no exceda los noventa (90) dias. El Ultimo dia de fa comision se reconocerd el cincuenta por ciento (50%) del valor diario a pagar, teniendo en cuenta que no pemocta en el lugar de la comision, independientemente del dia en que se expide la constancia de permanencia. Lo anterior {eniendo en cuenta jo establecido en el articulo 2 de! Decreto 0832 de 2012, articulo 1, paragrafo 2 de! Decreto 1155 de 2011 y articulo 19 del Decreto 0842 de 2012, Igualmente cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera ernoctar en el lugar de la comisién, se cancelara el cincuenta por ciento (50%) del valor or cada dia Los proyectos de actos administrativos para reconacimiento y pago de vialicos, deberan ser elaborados por las jefaturas de Talento Humano de cada unidad, debiendo incluir la espectiva novedad en el Sistema de Informacion para la Administracion del Talento Humano (SIATH), dentro de los treinta (30) dias siguientes a la radicacion de los documentos por el funcionario solicitante. Los porcentajes para el reconocimiento y pago de viaticas, se hardin de conformidad con {o establecido en la Resolucién 01217 del 25 de abril de 2011, proferida por el sefior Director General de la Policia Nacional de Colombia, o aquella que la modifique, derogue osustituya Las comisiones de estudio no daran lugar al reconocimiento y pago de viaticos, en cumplimiento a lo establecido en Jos decretos 1212, 1213, 1214 de 1990 y Decreto 1091 de 1996, en concordancia con el articulo 2 del Decreto 1050 de 1997 y articulo 1 del Decreto 2004 de 1997, La comisién de estudios debera reunir los siguientes requisites: @. El objeto de la misma debera guardar relacion con los fines de la entidad 0 con las unciones inherentas al cargo que desempefia el servidor piblico 'b. La capacitacion no podra ser inferior a un (1) mes. En ningun caso y sin importar su duracién, la realizacién de cursos de ascenso, Giplomados, cursos tecnicos, tecnoldgicos, pregrados, posgrados, maestrias, presentacion a convocatorias y concursos, asi como las practicas o similares que se desarrollen en razén a las mismas, daran lugar al pago de viaticos, Los gastos por reconocimiento y pago de viaticos de comisiones en el ambito nacional, ordenadas por la Direccion General de la Policia Nacional y Ordenadores del Gasto, se arn con cargo al rubro de pasajes y viaticos de la unidad de nominacién del funcionario. En caso de no contar con los recursos, se deberan solicitar las adiciones 0 traslados presupuestales necesarios ante la Oficina de Planeacion de la Direccion General de la Policia Nacional, para atender los requerimientos de acuerdo a la disponibilidad presupuestal El reconocimiento y pago de vidticos por comisiones de personal, en razén a citaciones Judiciales, disciplinarias 0 administrativas, por parte de autoridades competentes en ejercicio de sus funciones, estara a cargo de la unidad de nominacién del funcionario, siempre y cuando la diligencia tienda a coadyuvar en la correcta administracion de justicia como deciarante 0 testigo de los hechos motivo de la investigacion. No tendra derecho si es parte procesal, Pagina § de 14 1Ds.1N-0001, ‘Aprobadion: 05-12-2008 VER 02.12 2.13. 2.14. 2.16 2.16. El reconocimiento y pago de viaticos se hard por el total de dias acreditados en la constancia de permanencia, exceptuando el ultimo dia el cual se pagara como lo establece el numeral 2.6 del presente instructivo. Las unidades en el Ambito nacional deberdn evitar en Io posible, las comisiones del servicio durante los tltimos quince (15) dias del aio y primeros quince (15) dias de ta siguiente vigencia fiscal, en razén al cierre presupuestal ordenado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. En caso de ser necesarias las comisiones de personal, se deberd suministrar alojamiento, alimentacion y transporte, con el fin de no causar el reconocimiento de viaticos, El reconocimiento y pago de vidticos del personal que se encuentre adelantando comisién de estudios para ascenso 0 curso de capacitacién para ascenso y sea enviado ‘en comision del servicio dentro del pais, correra a cargo del presupuesto de la unidad de nominacién Las jefaturas de Talento Humano, deberan solicitar a la Jefatura Administrativa de sus unidades. el primer dia habil del ao, el certificado de disponibilidad presupuestal que ampare los gastos por concepto de vidticos para esa vigencia, conforme a lo contemplado en el plan de compras de la unidad, para efectos de evitar el pago de hechos cumplides. Lo anterior de acuerdo a lo establecido en el articulo 74 del Decreto 111 del 15 de enero de 1996, “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995, que conforman el Estatuto Organico de Presupuesto” que a la letra dice: (...) “todos os actos adiministrativos que afectan Jas apropiaciones presupuestales deben contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiacién suficiente para atender estos gastos" (...). Lo anterior en concordancia con la Ley de Presupuesto, que prohibe tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no rednan los requisitos legales 0 se configuren como hechos cumplidos. El representante legal (Ordenador del Gasto 0 en quienes estos hayan delegado, responderan disciplinaria, fiscal y penaimente por inoumolir lo establecido en esta norma’ Asi las cosas, el certificado de disponibilidad presupuestal ampara las comisiones posteriores a la fecha de su expedicién, por lo que deben ser tramitadas dentro de la vigencia, de acuerdo con Io establecido en el concepto emitido por 1a Direccién Administrativa y Financiera de la Policia Nacional, mediante comunicacion oficial 0835 DIRAF-ARFIN del 18-02-2009, 0 solicitar el pago con cargo al rubro de Vigencias Expiradas a través de la Oficina de Planeacién de la Direccion General, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecides para ello y consagrados en la Ley de Presupuesto, para ser autorizados por el Ministerio de Hacienda y Credito Publice Las comisiones colectivas en cumplimiento de érdenes de operaciones, segiin tas misiones encomendadas a los grupos operatives, tales como, (COPES, FUCUR EMCAR, ESMAD, COMANDOS JUNGLA, GOES-HIDROCARBUROS), entre otros, no tendran derecho al reconocimiento y pago de viaticos, toda vez, que es responsabilidad de la Direccién General de la Policia Nacional o unidades ejecutoras correspondientes, prever los recursos necesarios para su desarrollo, por ser su misién institucional. Tendran derecho al pago de viaticos si la labor a realizar, es para impartir instruccién. Lo anterior teniendo en cuenta lo establecido en la Ley de Presupuesto, 2.17. En situaciones de comisiones colectivas transitorias dentro del pais de caracter especial tales como comicios electorales, tomas a ciudades, intervenciones a unidades de Policia, Pagina 6 de 14 1DS1N-0001 Aovobacion: 05-12-2008 VER 0Mmanifestaciones, paros huelgas, cobertura de eventos de impacto nacional o internacional, entre otros, el reconocimiento de vidticos se hara por la mitad del tiempo de Permanencia de la comisibn. Dicho reconocimiento debera quedar establecido mediante acta firmada y debidamente justificada por el Ordenador del Gasto respectivo, enunciando el personal que cobija y la justiicacién respectiva, para ser elaborado el espectivo acto administrative, Lo anterior en cumplimiento a lo establecido en los decrotos 1212, 1213, 1214 de 1990 y Decreto 1091 de 1995, que a la letra dicen: “En las comisiones colectivas de cualquier género, of Director General de Ia Policia Nacional fijara la partida global para ios gastos de viaje, lo mismo que los correspondientes viaticos y gastos de representacion, si fuere el caso”. 2.18. En cumplimiento al articulo 76 del Decreto Ley 1791 de 2000, el Director General de la Policia Nacional de Colombia, fijara la partida global para los gastos de viaje del personal de cadetes y alféreces en las comisiones colectivas de cualquier género, lo mismo que os correspondientes viaticos y gastos de representacion, si fuere el caso. Si la comisién colectiva se realiza fuera del pais, estas partidas seran fijadas de acuerdo con las disposiciones legales vigentes 2.19. Las citaciones para atender requerimientos de Medicina Laboral, no tendran derecho al Feconocimiento y pago de viaticos. El personal asignado en comision a la Administracion Publica o a otras entidades del pais mediante Resolucion Presidencial, Ministerial o de la Direccion General de la Policia Nacional, no tendran derecho a viaticos cubiertos por el presupuesto de la Policia Nacional, de acuerdo con lo dispuesto en los decretos 1212, 1213, 1214 de 1990 y 1091 de 1995. Lo anterior, en virtud a que los organismos y entidades nacionales y territoriales, deben con cargo a sus correspondientes presupuestos, atender los gastos de vidticos de desplazamiento del citado personal 3. Comisiones al interior del pais: Comision es el acto de autoridad competente por el cual se designa a un funcionario a una dependencia policial, militar, oficial o privada para cumplir misiones especiales del servicio. Se da iguaimente cuando un funcionario ejerce en forma temporal las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo. 31. En cumplimiento al Decreto Ley 1791 de 2000, articulo 42, numerales 2 y 3 y Decreto 1792 de 2000 articulos 16, 18 y 37, el personal de oficiales superiores y personal no Uuniformado, cualquiera que sea el tiempo de su comisién, asi como oficiales subalternos, miembros de! Nivel Ejecutivo, suboficiales y agentes, por comisiones superiores a diez (10) dias dentro del terrtorio nacional, debera elevar solicitud de publicacién en la Orden Administrativa de Personal, al sefior Director de Talento Humano de la Policia Nacional, a través de la Jefatura de Talento Humano de la unidad respectiva, con plazo maximo la fecha de inicio de la misma 3.2, En cumplimiento al Decreto Ley 1791 de 2000, articulo 42, numeral 4, el personal de oficiales subalternos, miembros del Nivel Ejecutivo suboficiales y agentes, por comisiones. inferiores 0 iguales a diez (10) dias, deberé solicitar a la Jefatura de Talento Humano la publicacion de la comision en la Orden del Dia de la unidad de nominacién, con plazo ‘maximo la fecha de inicio de la misma, 3.3. Las solicitudes de publicacion de comisiones del servicio al interior del pais, se deben diligenciar de acuerdo al formato sefialado en el presente instructivo, Pagina 7 do 14 1Ds.N-0001 ‘Aprobacién: 05-12-2008 VERO3.4. La solicitud de publicacion de comisiones del servicio al interior del pais en la Orden Administrativa de Personal (O.A.P.), Unica y exclusivamente se recibira firmada por el Jefe de Talento Humano de la unidad u Ordenador del Gasto. 3.5. Las jefaturas de Talento Humano en el ambito nacional, deberan allegar al responsable de pasajes, viatics, icencias y comisiones de la Direccion de Talento Humano, al correo Ubi-pasa|@polic's gou co, los proyectos (documento en Word generado por el SIATH), debidamente firmados y escaneados para la publicacién de comisiones del servicio al interior del pais, en la Orden Administrativa de Personal (0.A.P), a mas tardar el dia en que inicia la comision. Se entendera que los datos grabados corresponden a los soportes que reposan en la unidad respectiva, 3.6, La Solicitud de publicacion en la Orden del Dia y Orden Administratva de Personal (O.AP,), se realizard cuando la comision sea por un tétmino inferior a noventa (90) dias para oficiales, suboficiales, miembros del Nivel Ejecutivo y agentes (art. 42 Decreto Ley 1791 de 2000). 3.7. Al personal no uniformado, la comision de servicio le podra ser otorgada, hasta por sesenta (60) dias, prorrogables hasta por treinta (30) dias mas (art. 18 del Decreto 1792 de 2000). La comision de servicio sera dispuesta mediante Orden Administrativa de Personal, proferida por el sefior Director General de la Policia Nacional de Colombia. 3.8, El personal que se encuentte en la modalidad de contrato de prestacion de servicios, de las diferentes unidades ejecutoras de Presupuesto de la Policia Nacional, se le podra autorizar comision al interior del pais en la orden intema de la respectiva unidad nominadora, hasta por sesenta (60) dias, prorrogables hasta por treinta (30) dias mas, siempre y cuando no exceda la fecha de tetminacion del contrato y haya quedado establecido en alguna de sus clausulas. Dicha comision se confiere para ejercer las funciones propias del cargo en dependencias o lugares fuera de la sede habitual de trabajo, también para cumplir misiones oficiales, asistir a reuniones, seminarios conferencias © realizar visitas de observacion que interesen a la entidad y que se relacionen con el ramo en que se prestan los servicios. La comision de servicio hace parte de los deberes de todo empleado y podra dar lugar al pago de viaticos y gastos de transporte, siempre y cuando esté establecido dentro de! contrato, El valor @ pagar por dia de viaticos quedara expresamente establecido en el cuerpo del contrato de acuerdo a la normatividad vigente. No se podran expedir decrelos 0 resoluciones para autorizar comisiones sin el ccumplimiento total de los requisitos legales sefalados. 4, Comisiones al exterior del pais: 41, De la competencia para otorgar comisiones: Las comisiones al exterior de los servidores publicos del sector central y de las entidades descentralizadas que reciban 0 no aportes de! Presupuesto Nacional, serén conferidas mediante resolucion motivada suscrita por el Ministro 0 Jefe del Departamento Administrativo al cual pertenezca el servidor 0 al cual se halle adscrito 0 vinculado el respectivo organismo (Decreto 1050 de 1997). 4.2. Los actos que autoricen comisiones sefialaran claramente el objeto de la misma y los Vidticos aprobados, de conformidad con las disposiciones legales e indicaran el termino. de duracion de las mismas, asi como la persona o entidad que sufragara los pasajes, cuando a ello hubiere lugar, previa expedicion del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente. Este ultimo requisito no se exigira cuando la comision no demande erogaciones del Tesoro Pagina 8 de 14 30-1N-0001 ‘Aprobacion: 05-12-2008 VERO43. 44 45 46 48. 49. 410 4.12 4.13. Del término de la comisién: Las comisiones al exterior se conferiran por el témino estrictamente necesario, para el cumplimiento de su objeto, mas uno de ida y otro de Tegreso, salvo en los casos en que quien autoriza la comision, considere que estos no son suficientes para el desplazamiento al sitio donde deba cumplirse y su regreso al pais, en cuyo caso podra autorizar el termino minimo que considere necesario, Del suministro de los pasajes: A los comisionados al exterior se les podra suministrar Pasajes aéreos, maritimos 0 terrestres, s6lo en clase economica De la comisién de estudios: Se podra conferir comisién de estudios en el exterior, al servidor piiblico que tenga por lo menos un (1) afio continua de servicio en la respectiva entidad Obligatoriedad de la prestacion de servicios: Quienes sean destinados en comision de studios en institutos diferentes a los de la Policia Nacional, estan obligados a prestar sus servicios a la Institucion por un tiempo minimo equivalente al doble del que hubieren permanecido en comisién. Quienes sean seleccionados por la Policia Nacional para adelantar curso de piloto o tecnico de aeronaves, estan obligados a prestar sus servicios dentro de la especialidad, Por un tiempo equivalente al triple de la duracion del curso realizado, Tal prestacién en hingun caso sera inferior a tres (3) afios, Péliza de cumplimiento: Para garantizar e! cumplimiento de la obligacion de Permanencia, el personal comisionado constituird una péliza por conducte de compafia de seguros legalmente establecida en el pais, hasta por el cien por ciento (100%) del valor de los gastos que ocasione la comision, segin lo determine el Ministerio de Defensa Nacional, para el caso de los oficiales 0 la Direccion General de la Policia Nacional, para el Nivel Ejecutivo, suboficiales y agentes. El cumplimiento a la péliza mencionada en el numeral anterior, sera de responsabilidad de la unidad evaluadora a la que pertenezca el funcionario enviado en comision. Agregados y adjuntos de policia: E| Gobiemo Nacional, previa propuesta del Director General de la Policia Nacional, podra destinar como Agregado de Policia a los oficiales en el grado de Teniente Coronel o Coronel, Los oficiales adjuntos de Policia seran auniliares de los agregados de Policia y escogidos libremente por la Direccion General (Decreto Ley 1791 de 2000, art. 48). Cargos en agregadurias: Los integrantes del Nivel Ejecutivo, suboficiales y agentes, podran ser destinados como secretarios 0 auxiliares de las agregadurias policiales (Decreto Ley 1791 de 2000, Art. 49). En cumplimiento a la Circular 258 del 11-10-2005, emanada del Ministerio de Defensa Nacional, no se debe dar tramite a solicitudes de comisién al exterior para personal civil 0 militar proveniente de invitacion formulada por la empresa privada nacional o extranjera, excepto cuando su origen es una relacién contractual existente con una unidad ejecutora © entidad del sector defensa De acuerdo con lo establecido en la Circular 01 del 01-07-2011, emanada del Departamento Administrative de la Presidencia de la Republica, cuando el personal propuesto en comisién de estudios o de servicio al exterior se encuentre en curso de Investigaciones de Derechos Humanos, se recomienda aguardar las decisiones de autoridades competentes antes de enviarlos en comision, Cuando el personal propuesto presente sanciones ejecutoriadas y figuren en los Pagina 9 ae 14 10s.1N-0001 Aprobacion: 05-12-2008 VEROantecedentes disciplinarios, el Director General de la Policia Nacional, decidira previa evaluacion general de la hoja de vida del interesado, su comportamiento posterior a la sancion, como la necesidad del servicio, si es procedente conceder la comision de estudios 0 de servicios al exterior, sin perjuicio de la valoracion efectuada por el Departamento Administrativo de la Presidencia, en los términos de la Directiva Presidencial 011 de 2002. 5. Pasajes aéreos internacionales: 64 52 53. 54. 55. 56. 87. 58. A los comisionados al exterior se les podré suministrar pasajes aéreos solo en clase econémica (Decreto 1050 de 1994, articulo 6, modificado por el Decreto 26 de 1998, articulo 18 y articulo 1 de! Decreto 476 de 2000). Los pasajes al exterior solo podran ser suministrados una vez se obtenga el acto administrative autorizado por Presidencia de la Repiblica y el Ministerio de Defensa Nacional, solicitando Ios tiquetes ante el Director de Talento Humano, a través de solicitud fimada por la Jefatura de Talento Humano de la unidad respectiva Las comisiones al exterior deben ser planeadas comprometiendo tnicamente el personal necesario, de acuerdo con un cronograma de trabajo. La programacion de viajes debe realizarse con un minimo de quince (15) dias de antelacion Los tiquetes entregados al funcionario y no utiizados deberdn ser devueltos de manera inmediata mediante comunicacion oficial dirigida al seftor Director de Talento Humano de la Policia Nacional, indicando las razones por las cuales no se hizo uso de los mismos Lo anterior, con el fin de efectuar la cancelacién, modificacién ylo reasignacion del liquete. No informar a no utlizacién de los tiquetes dara lugar a las acciones legales cotrespondientes. En caso de prorroga o suspension de la comisién se podran modificar, expedir 0 generar los cambios en itinerario a que haya lugar, asumiendo los costos generados en el tiquete y amparados en el respectivo acto administrative que modificé la comision, En las comisiones al exterior debidamente autorizadas, la carta de exoneracién del impuesto de salida del pais, sera elaborada por parte de la Direccion de Talento Humano, a traves de la Venianilla Unica de Comisiones al Exterior. EI suministro de pasajes por comisiones al exterior, solo podra ser tramitado a través del responsable de pasajes, viaticos, licencias y comisiones de la Direccién de Talento Humano y se entregaran con base en las fechas establecidas en la comisién. Ninguna Unidad podré contratar ni suministrar con cargo a su presupuesto, pasajes por comisiones al exterior. Las penalidades por cambios en los itinerarios de los tiquetes expedidos al exterior, seran asumidos por el funcionario si por parte de éste no se previd con antelacion dicha situacion, Dichos costos seran asumidos por la Policia Nacional mediante acto administrative que amplie 0 recorte el tiempo de la comisién. Solo en casos excepcionales y de interés institucional o nacional, el Director General de la Policia Nacional de Colombia, podra autorizar la expedicion de pasajes al exterior sin que madie acto administrativo que autorice la comision. Cuando se trate de comisiones individuales inferiores 2 noventa (90) dias, para el funcionario y para el conyuge, compafero (a) permanente e hijos menores de veintiin (21) aflos que dependan econdmicamente del Oficial, Nivel Ejecutivo 0 Suboficial, los invalidos absolutos y los estudiantes hasta la edad’ de veinticuatro (24) afos, cuando sean solicitados por situaciones de caracter especial que requieran su presencia, (Decreto 1212 de 1990, Pagina 10.60 14 1D54N-0001 Aprobacién. 05-12-2008 VER 0Art. 93, Decreto 1213 de 1990, Art. 57, Decreto 1214 de 1990, Art.74, y Decreto 1091 dle 1995, Art. 24), 6. Licencias: Definicion establecida en el Decreto 1791, articulo 40, numeral 7, que a la letra dice: Es la cesacion transitoria en el desempefio del cargo a solicitud propia, sin derecho a sueldo y concedida por autoridad competente 61. Licencia sin derecho a sueldo: En cumplimiento al Decreto Ley 1791, articulo 45, el Ministro de Defensa Nacional o el Director General de la Policia Nacional cuando en él se delegue, podra conceder licencias con justa causa y sin derecho a sueldo, hasta por Aoventa (90) dias en el afio, al personal que asi lo solicite, para atender situaciones especiales que requieren su presencia, calamidades domésticas, familiares. gestiones administrativas 0 personales que no puede postergar Esta licencia podra prorrogarse hasta por treinta (30) dias mas y en este caso, el tiempo de la prorroga no se computara para efectos de la actividad policial ni para el reconocimiento de prestaciones sociales Para tal fin, el funcionario debera elevar solicitud dirigida al seftor Director General de la Policia Nacional de Colombia, debidamente justilicada y apoyada por el Jefe de la Unidad Fespectiva, con una antelacion minima de veinte (20) dias calendario, para efectos del tramite administrative correspondiente. La licencia solo se podra autorizar cuando el funcionario no cuente con periodos: vacacionales pendientes por disfrutar 62. Licencia especial: En cumplimiento al Decreto Ley 1791, articulo 46, el Ministro de Defensa Nacional o el Director General de la Policia Nacional cuando en él se delegue, odra conceder licencia sin derecho a sueldo ni prestaciones sociales, al policia cuyo cOnyuge 0 compariero (a) permanente, sea destinado en comision al exterior y ostente la Calidad de servidor publico, hasta por un término igual al de la duracion de la comisién Este tiempo no se computara para efectos de la actividad policial ni para el reconocimiento de prestaciones sociales. Para tal fin, el funcionario debera elevar solicitud dirigida al sefior Director General de la Policia Nacional de Colombia, debidamente justificada y apoyada por el Jefe de la Unidad espectiva, con una antelacién minima de veinte (20) dias calendario, para efectos del tramite administrative correspondiente 6.3. Licencia remunerada: En cumplimiento al Decreto Ley 1791, articulo 47, a solicitud de! interesado, el Ministro de Defensa Nacional o el Director General de la Policia Nacional. cuando en él se delegue, podra conceder licencia remunerada hasta por des (2) anos con derecho a sueldo y prestaciones. para realizar cursos en el pais o en el exterior o para asistir a eventos, que en ambos casos resulten de interés para la Institucién, cuando los costos de la totalidad del curso 0 evento sean sufragados por entidades nacionales 0 extranjeras 0 por el interesado, Para tal fin, e funcionario debera elevar solicitud dirigida al sefior Director General de la Policia Nacional de Colombia, debidamente justiicada y apoyada por el Jefe de la Unidad fespectiva, con una antelacion minima de veinte (20) dias calendario, para efectos del tramite administrative correspondiente. 6.311, El personal que haga uso de esia licencia estard obligado a lo establecido en el articulo 44 del Decreto Ley 1791 de 2000, es decir, a constituir pdliza de Pagna 11 de 14 10s.1N-0001 ‘Aprobacién 05-12-2008 VERO64 cumplimiente por conducto de compafia de seguros legalmente establecida en el pals, hasta por el cien por ciento (100%) del valor de los gastos que ocasione la comisién, seguin lo determine el Ministerio de Defensa Nacional, para el caso de los oficiales 0 la Direccién General de la Policia Nacional, para el Nivel Ejecutivo, suboficiales y agentes. 6.3.2. El cumplimiento a la péliza mencionada en el numeral anterior, sera de responsabilidad de la unidad evaluadora a la que pertenezca el funcionano enviado en licencia remunerada 63.3. Los sueldos y prestaciones se pagaran como si se encontrase prestando sus servicios en la Direccion General de la Policia Nacional, 6.3.4. La licencia remunerada no da derecho a pasajes ni a viaticos para el funcionario ni su familia. 6.3.8. En cumplimiento de! Decreto 1950 de 1973, modificado por el Decreto 2197 de 1996, las comisiones para atender invitaciones de gobiernos extranjeros organismos internacionales o entidades particulares, solo podran ser acepladas previa autorizacion del Gobierno Nacional, para lo cual si se va a hacer uso de la figura de licencia remunerada ya que todos los gastos van a ser sufragados por el gobierno, organismo 0 entidad, se debe tener el acto administrative de autorizaciin Tespectivo, para aceptar la invitacion y los gastos sufragados. 6.36. Para tal fin, la entidad remitira con una antelacion de quince (15) dias a la fecha de iniciacion de la comision, a la Secretaria General de la Presidencia de la Republica, el proyecto del acto de autorizacion acompafiado de la correspondiente: invitacion, la discriminacion de los gastos que seran sufragados como consecuencia de la invitacion y el beneficio que reporta para la entidad la asistencia al evento, Licencias remuneradas por paternidad: 6.4.4. En cumplimiento a la Ley 755 de 2002 y Ley 1468 de 2011, articulo 1, numeral 7 paragrafo 1, e| esposo 0 compatiero permanente de la trabajadora que haga wso de descanso remunerado por parto, tendré derecho @ ocho (8) dias habiles de licencia remunerada de paternidad. Dicha licencia tambien se autorizara en el evento de nifios prematuros 0 adoptivos. 6.4.2. Esta licencia remunerada es incompatible con la licencia de calamidad domestica, y en caso de haberse solicitado esta ultima por el nacimiento del hijo, estos dias eran descontados de la licencia remunerada de paternidad. 6.4.3. El unico soporte valido para el otorgamiento de licencia remunerada de paterniciad es el Registro Civil de Nacimiento, el cual debera presentarse a mas tardar dentro de los 30 dias siguientes a la fecha del nacimiento del menor. 6.4.4 Los sefiores directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de Reaidn, metropolitanas y departamentos de Policia, a través de las jefaturas de Talento Humano, recepcionaran las solicitudes de los funcionarios verificando el Ccumplimiento de los requisitos. Con estos documentos se hard el tramite de forma inmediata insertando la informacion en el campo dispuesto por la Oficina de Telematica en el Sistema de Informacion para la Administracion del Talento Humano (SIATH), Pagina 12.46 14 10S.1N.0001 Aprobacion: 08-12-2008 VER 0Efectuada la grabacién del proyecto de licencia remunerada por paternidad, se enviara a la Direccion de Talento Humano para realizar la publicacion en la Orden Administrativa de Personal (Q.AP.), momento a partir del cual se entendera ‘concedida la licencia remunerada al funcionario. 6.5. Licencias remuneradas por maternidad: 651 652 1DSN-0001 VERO De acuerdo a la Ley 1468 de 2011, art. 1, toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de catorce (14) semanas en la época de parto, remunerada con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso, Para los efectos de la licencia de que trata este articulo, la funcionaria de policia debe gestionar ante la Seccional de Sanidad respectiva, un certificado médico en el cual debe constar lo siguiente a) El estado de embarazo de la trabajadora b) Laindicacion del dia probable del parto ) La indicacion del dia desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta que, por lo menos, ha de iniciarse dos (2) semanas antes del parto. Con fundamento en el certificado médico, la Seccional de Sanidad expedira la excusa médica, la cual sera presentada por la funcionaria de policia ante la Jefatura de Talento Humano respectiva, para salir a disfrutar de la licencia de maternidad equivalente a catorce (14) semanas de licencia, de la siguiente manera fa. Licencia de maternidad proparto: Esta sera de dos (2) semanas con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razon médica la futura madre no puede optar por estas dos (2) semanas previas, podra disfrutar las calorce (14) semanas en el postparto inmediato. b. Asi mismo, fa futura madre podré trasladar una de las dos (2) semanas de licencia previa, para disfrutarla con posterioridad al parto, en este caso gozaria de trece (13) semanas posparto y una semana preparto, . Licencia de maternidad posparto: Esta licencia tendra una duracion de doce (12) semanas, contadas desde la fecha del parto, o de trece (13) semanas por decisién de la madre, de acuerdo a lo previsto en el literal anterior. d. La trabajadora que haga uso del descanso remunerado en la época del parto, tomara las catorce (14) semanas de licencia a que tiene derecho de acuerdo a laLey. Las catorce (14) semanas se entenderan como noventa y ocho (98) dias calendario. La sistematizacion y actualizacién de a licencia de matemnidad en el Sistema de Informacion para la Administracion del Talento Humano (SIATH), estara a cargo de las seccionales de sanidad, con base en la excusa medica. En caso de fallecimiento de la madre antes de terminar la licencia por maternidad, la Jefatura de Talento Humano respectiva, le concedera al funcionario de policia padre del nifio 0 nifia, una licencia equivalente al tiempo que falta para expirar el eriodo de la licencia posterior al parto concedida a la madre, mediante solicitud que deberé ser radicada por el funcionario de policia, para que sea publicada en la (Orden Interna de la unidad, debiendo ser concedida de manera inmediata Pagina 13 do 14 ‘Aprobacion: 05-12-20087 8 6.5.3. Todas las provisiones y garantias establecidas en la Licencias remuneradas por maternidad para la madre biologica se hacen extensivas, en los mismos términos y en cuanto fuere procedente, para la madre adoptante asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se adopta. La licencia se extiende al padre adoptante sin conyuge © compafera permanente. Estos beneficios no fexcluyen al trabajador del sector public. Las madres adoptantes solamente deben remit a la Jefatura de Talento Humano respectiva, el formato de solicitud de licencia por maternidad, junto con el documento de entrega oficial del menor, para que sea publicada en la Orden Interna de la unidad. Asi mismo, los padres adoptantes sin conyuge o compafiera permanente, para la citada licencia realizaran el mismo tramite administrativo, Encargos de unidades det pais: Eneargo: Es la situaci6n administrativa mediante la cual se ejercen, total 0 parcialmente, las funciones de cargos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados 0 destinados, por ausencia temporal o definitiva del titular, por termino no mayor de ciento veinte (120) dias. 7.1. Encumplimiento al articulo 42, numeral 3 del Decreto Ley 1791 de 2000, la solicitud de publicacién de encargo de una unidad policial en la Orden Administrativa de Personal, debera realizarse de acuerdo al formato establecido, a traves de las jefaturas de Talento Humano y remitido a la Direccion General de la Policia Nacional, de los siguientes cargos: Encargos de direcciones, comandos de region, comandantes de metropolitanas, comandos de departamentos y directores de escuelas de policia. En cumplimiento al articulo 42, numeral 4, literal A, por Orden del Dia de las direcciones, comandos de region, comandos de metropolitanas, comandos de departamento 0 de las escuelas de policia, se publicaran los encargos del personal de la respectiva unidad Los formatos establecidos para el desarrollo del presente Instructivo y que se encuentran en la Suite Vision Empresarial, son los siguientes: 7 Solicitud Publicacion y Autorizacion Comisiones, Encargos, Licencias 0 pago de Viaticos ‘Codigo 2PP-FR-0008" Constancia de Permanencia "Cédigo 2PP-FR-0007) > Solicitud de Pasajes “Cédigo 2PP-FR-0008- El presente instructivo deja sin efecto lo establecido en el Instructivo No. 039 DIPON-DITAH del 03-10-2011 y las demas disposiciones que le sean conttarias, Diregtor General Policia Nacional de Colombia Cantera $9 No 25-21 CAN Bogota Sétano Telefonos: 3159057-3159419 Prosperidad Email: apgrubipasai@policiagov.co Paraigodos Pagina 14 de 14 10SN.0001 Aprobacion 05-12-2008 VER 0