‫زلفى لالستشارات اإلدارية‬

www.zulfadev.com

+966 59 084 2622 support@zulfadev.com

@zulfateam @zulfateam ...‫لتكون أقرب‬

(Lean)

hussain@zulfadev.com ‫ساعده‬ ‫اعداد‬

@hyahmed ‫عصام عبدهللا الجبيلي‬ ‫حسين ياسين األحمد‬
‫مستشار ومدرب إداري‬
@hussain_alahmed

www.zulfadev.com
© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.
‫تخيل رجال اطفاء يخمدون النار‬
‫بخرطوم اطفاء معطوب!‬
‫أو جراحا بأدوات جراحية‬
‫ملوثة !!‬
 ‫أو رائد فضاء‬
‫نسي معداته على‬
‫سطح األرض !!!‬
 ‫‪ 5‬خطوات‬
‫نظرة عامة و فوائد‬

‫• طريقة لتطوير و تعزيز بيئة العمل‬

‫• أحد الركائز األساسية في منهجية التحسين المستمر (‪)Lean‬‬
‫• قابلة للتطبيق في أي صناعة و أي وظيفة‪ ,‬بل حتى في المنزل‬

‫الوقت‬ ‫الصحة والسالمة‬

‫تحفظ الكثير من الوقت الثمين المهدر في‬ ‫بيئة العمل النظيفة و المنظمة تعتبر بيئة‬
‫البحث عن المواد واألدوات و المعدات و‬ ‫صحية و آمنة للموظفين و الزوار‬
‫المعلومات و كذلك تحسن من الكفاءة‬
‫بشكل عام‬

‫االنطباع العام‬
‫الفخر‬
‫تجعل المكان مرتبا دائما و جاهزا‬
‫تجعل الموظفين فخوربن بمكان عملهم‬
‫الستقبال العمالء و المسؤولين في أي‬
‫و مستعدين ألن يظهروه لآلخرين‬
‫وقت‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪5‬‬
 ‫‪ 5‬خطوات‬
‫تنظيم بيئة العمل‬

‫اإلستدامة‬ ‫المقياس الموحد‬ ‫البريق‬ ‫التنسيق‬ ‫التصنيف‬

‫اخلق عادات النجاح و التي‬ ‫طور مقاييسا موحدة للتصنيف‬ ‫نظف مكانك و معداتك‬ ‫بحيث تكون األشياء‬ ‫بحيث نفرق بشكل واضح‬
‫تكون عادة من خالل التقييم و‬ ‫و التنسيق و التنظيف بحيث‬ ‫بانتظام‪ .‬قم بفحص معداتك‬ ‫الضرورية في متناول اليد‬ ‫بين ما نحن في حاجة إليه و‬
‫التشجيع‬ ‫يكون متبعا في بيئة العمل‬ ‫أثناء التنظيف و إعادة طالئها‬ ‫عند الحاجة إليها‬ ‫ما ينبغي أن نحتفظ به وما‬
‫في حال الحاجة إلى ذلك‬ ‫يجب التخلص منه‬

‫الدوافع هي النتائج التي‬

‫تحصل عليها عندما تبدأ‬ ‫سر النجاح يكمن في‬ ‫المكان النظيف هو مكان أكثر‬ ‫دائما هناك مكان لكل شيء و‬ ‫في حال الشك‬
‫بعادة جديدة و تجعلك مستمرا‬ ‫الخطوات المدروسة و‬ ‫أمنا و إنتاجية‬ ‫كل شيء في مكانه‬ ‫ضعه بعيدا‬
‫معها‬ ‫المنتظمة‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪6‬‬
 ‫التصنيف‬
‫البطاقات الحمراء‬

‫البطاقات الحمراء‬
‫قم بتعيين فريق البطاقات الحمراء و قائدهم و دربهم على‬ ‫‪1‬‬
‫الخمس خطوات‬

‫صنف األدوات الغير ضرورية من األدوات الضرورية‬ ‫‪2‬‬

‫لتأدية المهام‬

‫الصق البطاقات الحمراء إلى األدوات الغير ضرورية‬ ‫‪3‬‬

‫حرك تلك األدوات إلى منطقة البطاقات الحمراء المؤقتة‬ ‫‪4‬‬

‫خصص وقتا لالحتفاظ بتلك األدوات في منطقة البطاقات‬ ‫‪5‬‬

‫المؤقتة‬

‫أعد تقييم تلك األدوات بعد تلك الفترة المحددة‬ ‫‪6‬‬

‫تبرع او بع أو تخلص من بقية األدوات‬ ‫‪7‬‬

‫منطقة البطاقات الحمراء المؤقتة‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪7‬‬
 ‫التصنيف‬
‫في حال الشك ‪ ,‬تخلص منها‬

‫ماذا نصنع بها ؟‬ ‫كم مرة نستخدمها عادة ؟‬

‫تبرع او بع أو تخلص منها‬ ‫وال مرة‬

‫خزنها في مكان بعيد‬ ‫مرة بالسنة‬

‫اجعلها قريبة من منطقة عملك‬ ‫مرة بالشهر‬

‫خزنها بالقرب من محطة عملك‬ ‫مرة باألسبوع‬

‫احتفظ بها في محطة عملك‬ ‫مرة باليوم أو أكثر‬

‫ال‬ ‫ال‬ ‫ال‬

‫!‬
‫ال‬
‫لغير المستخدم‬ ‫لغير الضروري‬ ‫للمكرر‬ ‫لحال االحتياج‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪8‬‬
 ‫التنسيق‬
‫تمرين بسيط‬

‫ركز‬
‫ ثواني‬5 ‫على الشريحة التالية لمدة‬

www.zulfadev.com
© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved. 9
5
4
3
2
1
 ‫التنسيق‬
‫تمرين بسيط‬

‫اآلن‬
‫ركز على الشريحة التالية‬

‫وأخبرنا ما اللذي تمت إزالته ؟‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪11‬‬
12
 ‫التنسيق‬
‫مكان لكل شيء ‪ ,‬وكل شيء في مكانه‬

‫ما هو الشيء المفقود في صندوق األدوات هذه ؟‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪13‬‬
 ‫التنسيق‬
‫إذا كانت متحركة ‪ ,‬تحتاج إلى أماكن محددة‬

‫نظم ما تبقى من خطوة التصنيف‬

‫قم بإعادة تهيئة المنطقة كليا‬

‫اجعل المكان بصريا يشرح نفسه بنفسه‬

‫أن يكون ايجاد االشياء سهال وكذلك ارجاعها الى مكانها‬

‫اصنع ارفف أو خزانات أو ادراج‬

‫ضع عالمات و مسميات ألماكن األشياء المتحركة‬

‫اجعل لكل شيء رمزا لونيا بناء للمكان أو اإلستخدام‬

‫جرب شيئا جديدا و كن مبتكرا‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪14‬‬
 ‫البريق‬
‫المكان النظيف هو مكان أكثر أمانا و إنتاجا‬

‫الجودة و الفحص‬ ‫تحسن مستوى السالمة‬

‫تساعد في الفحص عن األوضاع‬ ‫يساهم التنظيف في مالحظة مصادر‬
‫الغير طبيعية مثل التسريبات‪,‬‬ ‫الخطر و العمل على إزالتها مثل السوائل‬
‫التشققات واألعطال‬ ‫المنسكبة على األرض و مسببات السقوط‬
‫واألمراض‬

‫السمعة‬ ‫تحسين المعنويات‬

‫تعطي البيئة النظيفة ثقة كبيرة و‬ ‫يصبح الموظفون في حالة معنوية أفضل‬
‫انطباعا جيدا لدى الزبائن والجهات‬ ‫عندما يعملون في بيئة نظيفة وتتقلص‬
‫الرسمية والمجتمع‬ ‫الفجوة بين االدارة والعاملين عند‬
‫مشاركة المدراء في تطبيق الخمس‬
‫‪.‬خطوات‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪15‬‬
‫قبل تطبيق الخمس خطوات‬
Photo Credit: Hussain Al-Ahmed
16
‫بعد ذلك‬
Photo Credit: Hussain Al-Ahmed
17
 ‫البريق‬
‫خطوط عامة‬

‫نبحث عن أفكار تقلل‬

‫من اتساخ المكان‬ ‫نتخلص من النفايات‬ ‫معا ننظف كامل‬
‫بطريقة صحيحة‬ ‫المنطقة‬

‫نزود الفريق بأدوات‬

‫التنظيف المالئمة‬ ‫نخطط لتجميع النفايات‬
‫بطريقة مناسبة‬
‫نحدد األدوار و المسؤوليات‬

‫نصلح التسريبات‬

‫نعيد الطالء أو‬

‫نلمع المكان‬
‫والمعدات‬ ‫نميز ما اليمكنك‬
‫إصالحه بعالمة‬
‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪18‬‬
 ‫المقياس الموحد‬
‫الثبات على األهداف من مفاتيح النجاح‬

‫الممارسات الفضلى‬
‫بالتقدير و مشاركة الخبرات والتجارب فإننا نستطيع الوصول إلى أفضل الممارسات و تطويرها‬

‫التحسين مستمر‬
‫جعل عجلة التحسين والتغيير مستمرة في التقدم نحو األفضل‬
‫التصنيف‬
‫التحكم البصري‬
‫المكان يشرح نفسه ذاتيا من خالل األلوان و البطاقات و اإلشارات دون الحاجة إلى مساعدة‬
‫اآلخرين‬

‫استثمار القدرات‬
‫عندما يكون هناك مقياس يكون من السهل علينا أن نركز على المهام الضرورية بدل تضييع‬ ‫التنسيق‬
‫الوقت في اختيار األلوان والمواد ‪ ,‬وغيرها من األمور الفرعية‬

‫اإلستدامة‬
‫بتعليمات واضحة و بسيطة تسهل على األعضاء المحافظة على المكان منظما و مرتبا‬

‫التدريب‬
‫البريق‬
‫األعضاء الجدد يتعلمون بسرعة و يمكن دمجهم في النشاط بالحال ‪.‬‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪19‬‬
 ‫المقياس الموحد‬
‫كن ناميا مستقرا كالشجر و ال تكن جامدا ثابتا كالحجر‬

‫قائمة الفحص‬ ‫ماذا ينبغي أن نفعل و لماذا ؟‬

‫افحص هذه‪...‬‬
‫متى ينبغي لنا أن نفعله و كم مرة؟‬
‫ثم هذا ‪...‬‬
‫تلك ‪.......‬‬ ‫كيف ننفذ المهام و من المسؤول عن تنفيذها؟‬

‫األلوان ‪ ,‬الخطوط ‪ ,‬األحجام ‪ ,‬القوالب و غيرها ‪...‬‬

‫اإلجراءات‬
‫المواد المصنعة ‪ ,‬النموذج ‪ ,‬سنة الصنع و غيرها ‪...‬‬
‫افعل هذا ‪...‬‬ ‫‪1‬‬
‫يا ترى‬
‫ثم هذا ‪...‬‬ ‫‪2‬‬ ‫أي لون نختار؟‬ ‫طور قائمة الفحص ‪ ,‬اإلجراءات والعمليات‬
‫وبعد ذلك هذا ‪...‬‬ ‫‪3‬‬
‫جد أفضل الممارسات و اجعلها مقياسك الموحد‬

‫تذكر دائما‪ ,‬قد ال تكون أول فكرة أفضل فكرة دائما‬

‫العمليات‬
‫حاول ‪ ,‬جرب ‪ ,‬استكشف و اخترع‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬
‫‪20‬‬
 ‫‪Photo Credit: Hussain Al-Ahmed‬‬

‫كن ناميا مستقرا كالشجر ال جامدا ثابتا كالحجر‬

 ‫اإلستدامة‬
‫كيف تجعل عجلة اإلستدامة دائرة ؟‬

‫التركيز‬
‫الفريق اإلداري يجب عليه أن يقود الجهود المبذولة في الخمس خطوات ‪ ,‬من خالل تعلم التقنيات و المشاركة في كافة‬
‫األنشطة المتعلقة بها‬
‫تطوير الخمس خطوات‬
‫اجمع األعضاء من حولك وادمجهم في عملية الخمس خطوات و تشكيلها و قدر المجهودات الفردية في سبيل دعم الفريق‬

‫شاهد وتحدث‬
‫بذهابك إلى منطقة العمل يمكنك أن تقف على ما يجري هناك و المساعدة قبل إعطاء التوجيهات و التعليمات‪.‬‬

‫طور مقاييس‬
‫قم بوضع نقاط لقياس األداء بحيث تشعرنا بالفخر من خالل المنافسة الشريفة و اإلحساس باإلنجاز‪.‬‬

‫القيام بالفحص و التدقيق‬

‫بانتظام قم بإعادة تقييم السلوكيات و الممارسات مع وضع خطة تطويرية كل مرة‬

‫الفوز و النجاح‬
‫احتفل باإلنجازات البسيطة و تجنب المقارنات بين األفراد و الفرق‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪22‬‬
‫‪Photo Credit: Hussain Al-Ahmed‬‬

‫اإلستدامة‬
‫المقاييس‬

‫ركز على األهداف المهمة فقط ‪ ,‬والحظ أن األهداف‬

‫ليست كلها مهمة‬

‫ضع مقاييس أساسية (مؤشرات األداء الرئيسية ) لألداء‬

‫المقاييس األساسية ينبغى أن تكون مرتبطة مباشرة‬

‫بأعضاء الفريق‬

‫ليكن لديك مجموعة من األفراد الذين طوروا مقاييسهم‬

‫الخاصة لخلق المسؤولية‬

‫بسط عملية وضع المقاييس و جمع المعلومات بحيث تتم‬

‫بشكل تلقائي‬

‫لن تستطيع إدارة شيء ال تستطيع أن‬ ‫اعرض المقاييس و مقدار التقدم بشكل مرئي وبسيط‬

‫تقيسه !!!‬
‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬
‫‪23‬‬
 ‫كلنا مسؤول‬
‫اإلستدامة‬
‫توزيع المناطق وتحديد المهام‬

‫قسم الورشة او المكاتب إلى عدة مناطق و أسند كل منطقة‬

‫إلى شخص معين أو عدة أشخاص‬

‫ضع في مكان بارز صور األشخاص المسندة إلىهم هذه‬

‫المنطقة‬

‫ينبغي لألعضاء أن يتفحصوا مناطقهم بشكل منتظم وأن‬

‫يسمحوا لآلخرين بذلك أيضا‪.‬‬

‫يستحسن لمديري األقسام أن يخططوا لزيارات عشوائية‬

‫لمناطق مختلفة و إبداء الرأي بناء على ما يروا‬

‫كافئ المحسن في منطقته و ال تعاقب المقصر حسب‬

‫المقاييس (انظر بعين الفراشة ال بعين الذبابة )‬

‫اظهار الجميل حيث توضع إبداعات الموظفين في مكان‬

‫ظاهر للعيان‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬

‫‪Photo Credit: Hussain Al-Ahmed‬‬

‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬
‫‪24‬‬
 ‫اإلستدامة‬
‫الشكر والتقدير والعرفان‬

‫كافيء الفريق بخطواته الصغيرة و المستمرة للتحسين‬

‫التقدير العفوي و المستمر من شأنه أن يزيد من مستوى‬

‫التحفيز و الدافعية‬

‫لن تحتاج إلى أن اظهار امتنانك بالمال دائما!!!‬

‫بطاقة شكر أو رسالة قصيرة تفي بالغرض‬

‫من أحد طرق الشكر دعم األفكار الجديدة والسماح‬

‫للعاملين بالتجريب والخطأ‬

‫شجع المنافسة الودية واجعل هناك تحديات ماتعة‬

‫اصقل مهارات الموظفين بتعليمهم مهارات جديدة و‬

‫تزويدهم بالمصادر الالزمة‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬

‫‪25‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬
‫‪25‬‬
 ‫الخمس خطوات‬
‫هل بإمكانك تذكرهم؟‬

‫اإلستدامة‬ ‫التصنيف‬

‫المقياس الموحد‬ ‫البريق‬ ‫التنسيق‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬
‫‪© 2015 Zulfa Managment Consulting. All Rights Reserved.‬‬ ‫‪26‬‬
 ‫“ أن نلتقي معا تلك هي البداية ‪..‬‬
‫و أن نظل معا فذلك تقدم ‪...‬‬
‫و أن نعمل معا فهذا هو النجاح ‪“ ...‬‬
‫‪ -‬هنري فورد‬

‫‪Photo Credit: Hussain Al-Ahmed‬‬

‫‪.‬‬

‫هدفنا ‪...‬هو النهوض بك لتحقيق أهدافك‬

‫نحن في زلفى نسعى جاهدين لخدمة المجتمع ما أمكننا ‪ ...‬و نحن‬

‫ملتزمون بتقديم المساعدة بأي شكل و بأي طريقة نستطيع القيام بها‬

‫‪...‬‬

‫لنكن دائما على اتصال‪...‬‬

‫زلفى لالستشارات اإلدارية‬

‫‪www.zulfadev.com‬‬

‫‪+966 59 084 2622‬‬ ‫‪support@zulfadev.com‬‬

‫‪@zulfateam‬‬ ‫‪@zulfateam‬‬