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RESOLUCION No, _049
(28 ENE 2019)
“Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nacion cobraré por
concepto de venta de bienes, servicios y alquiler de espacios".
EL DIRECTOR GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
JORGE PALACIOS PRECIADO
En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por las
Leyes 80 de 1989, 489 de 1998, 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, el Decreto 1091
de 2016 y el Acuerdo 09 de 2012 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General
de la Nacién Jorge Palacios Preciado y demas normas concordantes y,
CONSIDERANDO:
Que el Articulo 70 de la Ley 489 de 1998, “Establecimientos ptiblicos. Los
establecimientos piblicos son organismos encargados principalmente de atender
funciones administrativas y de prestar servicios pUblicos conforme a las reglas del
Derecho Publico, que retinen las siguientes caracteristicas: a. Personeria juridica; b
Autonomia Administrativa y financiera; c. Patrimonio independiente, constituido con
bienes o fondos ptiblicos comunes, el producto de impuestos, rentas contractuales,
ingresos propios, tasas 0 contribuciones de destinacién especial, en los casos
autorizados por la Constitucién y en las disposiciones legales pertinentes.
El Articulo 71 de la Ley 489 de 1998 “Autonomia administrativa y financiera. La
autonomia administrativa y financiera de los establecimientos publicos se ejercera
conforme a los actos que los rigen y en el cumplimiento de sus funciones, se cefiiran
a la ley 0 norma que los cre6 0 autoriz6 y a sus estatutos interios; y no podran
desarrollar actividades 0 ejecutar actos distintos de los alli previstos ni destinar
cualquier parte de sus bienes 0 recursos para fines diferentes de los contemplados
en ellos.
Que el Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994" y se actualiza el Reglamento General de Archivos, en su Articulo 67 y en lo
correspondiente al uso del Glosario.
Que mediante Decreto No. 2126 del 16 de octubre de 2012, "Se aprueba la
modificacién de la estructura del Archivo General de la Nacién Jorge Palacios
Preciado - AGN, y se determinan las funciones de sus dependencias'
Que el numeral 7 del articulo 16 del Acuerdo 09 de fecha 30 de noviembre de 2012,
le asigna al Director General entre otras funciones la de "Establecer las tarifas a
cobrar por concepto de bienes y servicios prestados por la Entidad", asi mismo, el
numeral 12 del Articulo 16 establece que es competencia del Director General expedir
los actos administrativos necesarios para la gestién administrativa (...).
Teniendo en cuenta el indice de Precios al Consumidor -IPC para la vigencia, las
tarifas establecidas mediante este acto administrativo fueron ajustadas en la vigencia
fiscal acorde a los resultados de este indicador.
Que, en mérito de lo anterior,
RESUELVE
ARTICULO PRIMERO: Establecer las tarifas que el Archivo General de la Nacién cobrara por
ncepto de venta de bienes y servicios archivisticos.
Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado, establecimiento piiblico adscrito al Ministerio de Cultura
www.archivogeneral.gov.co / informacion al ciudadano / sistema de peticiones, quejas y reclamos
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019 - Bogotd D.C,, Colombi 0
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COLOMBIA.
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“Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nacién cobraré por
concepto de venta de bienes, servicios y alquiler de espacios"
ARTICULO SEGUNDO: SERVICIOS DE REPROGRAFIA: Conjunto de técnicas, como la
fotografia, el fotocopiado, la microfilmacion y la digitalizaci6n, que permiten copiar o
duplicar documentos originalmente consignados en papel.
1. Fotocopia en escala de grises -Servicios del Grupo de Investigacion y Fondos
Documentales Histéricos adscritos a la Subdireccion de Gestion de Patrimonio.
DESCRIPCION ‘SUBTOTAL VA VALOR TOTAL
Fotocopia simple por cara Tt 462 8 550,
Tmpresion de plano a partir del documento | 8.042 958 6.000
‘orginal y / digital en % pliego a
Impresion de plano a partir del documento 6067 1533 3600
original y/o digital en 1 pliego
2. Fotocopiado de protocolos notariales con autenticacién- Servicios del Grupo de
Investigacién y Fondos Documentales Hist6ricos adscritos a la Subdireccién de Gestion de
Patrimonio.
DESCRIPCION — ‘SUBTOTAL IVA VALOR TOTAL
Fotocopia por folio (dos caras) S08 591 ~ 3700
3. Imagen Digital- Servicios del Grupo de Investigacion y Fondos Documentales
Historicos adscritos a la Subdireccién de Gestion de Patrimonio.
DESCRIPCION ‘SUBTOTAL WA VALOR TOTAL
Una Imagen digital a partir de documento 7815 1.485 9.300
original (UNPLANO)
Una Imagen digital a partir de documento 546 104 0
digitalizado (UN
PLANO) _
Una Imagen digital a partir de documento 252 % 300
original (tamario inferior A3)
Una imagen dial a pari do un feiograma 25 B 360
datrollo de microfilm
PARAGRAFO: Las imagenes digitales se entregarén en CD, DVD 0 via correo electrénico,
dependiendo de la necesidad del cliente; adicionalmente podran ser entregadas en otro tipo de
dispositivo suministrado por el cliente. Cuando el CD 0 DVD sea suministrado por el AGN, el
solicitante deberé consignar la suma de Ochocientos Pesos Moneda Corriente ($800)
4. Microfilm - Reproduccién del patrimonio documental de la Nacién que custodia el
AGN (Duplicacién de rollo de microfilm de 35 y 16 mm sales de plata)
5. Revelado de Rollos de Microfilm (Revelado de rollo de microfilm de 16 y 35 mm),
PARAGRAFO: Cuando las entidades soliciten microfilmacién de documentos que no
pertenezcan al acervo documental que custodia el AGN, la tarifa se establecerd de acuerdo al
‘diagnéstico del estado de ladocumentacién. Este servicio se prestara de acuerdo a la oferta de
js Nsumos para realizar la microfilmacién o la reproduccién en el mercado,
Arclivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado, establecimiento piiblico adscrito al Ministerio de Cultura
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concepto de venta de bienes, servicios y alquiler de espacios’.
6. Custodia de Rollos de Microfilm
DESCRIPCION ‘SUBTOTAL WA VALOR TOTAL
Servicio de depésito para custodia de un rollo 72 a8 00
de microfim mensual
Servicio de depbsito para medio magnélico u ares 1277 8.000
ita @ industrial y comercial del Estado] CURSOS: Sin conatahole: ook
ntidages sin dnimo de lucto, Investigadores| VIRTUALES ‘ean
\GN. (arcu? ley 80193), Estudiantes a - Ceseotinds cu)
smpresas prvadas y paricuares
auter —_| 860.000 {700.000} 820.000 [350.000] 175.000
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concepto de venta de bienes, servicios y alquiler de espacios".
Cuadro No 2
/ALOR POR PERSONA PARA BOGOTA, FUERA DEL AGN, NO INCLUYE REFRIGERIO NI
LOCACIONES (IVA INCLUIDO)
DESCRIPCION Ino evento pe |4oHoRAs| a2 | 26 16 8 HORAS
‘CAPACITACION woras | HORAS | HORAS
[TALLER CURSO. | 7
lenidad Publica, Empresas privadas que| CURSO 620,000 | 510.000] 380.000 | 260.000 | 130.000
umplen funciones pias, de ecanomia mata
Jeindustialy comercial de Estado, endades sin
rim de lero, Investigadores AGN. (articulo2
jey 80793), Estudiantes y empresas privades y| TALLER | 10.000 | 650,000 490,000 | 325.000 | 162.000
pariculares
PARAGRAFO PRIMERO: Para las capacitaciones fuera de Bogota, se adicionaran a los valores
del cuadro 2 (valor por persona IVA incluido, para Bogota, fuera del AGN, 10 incluye refrigerio ni
logistica), los costos asociados a transportes aéreos con un promedio de $700,000 o terrestres
dependiendo el destino y viaticos con un promedio de $240.00 diarios por capacitador. Este
valor se dividira entre el numero de participantes presupuestados para el evento
PARAGRAFO SEGUNDO: Cuando se realice la solicitud de una copia de la constancia de
asistencia a los eventos que requiera ser enviada por correo electrénico, tendra un valor de Siete
mil pesos M/CTE ($7.000.00). En caso de que esta constancia sea fisica impresa) y entregada
en as instalaciones de Archivo General de la Nacién, debera cancelar la suma de Ocho mil pesos
MICTE ($8.000.00).
PARAGRAFO TERCERO: Los eventos de capacitacién se realizaran si se cuenta con el numero
minimo de participantes y la garantia de pago efectivo (Registro Presupuestal y/o consignacién),
PARAGRAFO CUARTO: Las tarifas establecidas para eventos de capacitacion que se
desarrollen fuera de Bogota, podran variar de acuerdo con las condiciones de la contratacién
establecidas para cada caso.
PARAGRAFO QUINTO: Los integrantes de los Comités Técnicos del Sistema Nacional de
Archivos, podran acceder a los beneficios a que hace alusién articulo vigésmo segundo, siempre
y cuando hayan asistido por lo menos al ochenta por ciento de las reuniones convocadas durante
el afio inmediatamente anterior a la solicitud,
PARAGRAFO SEXTO: Los integrantes de los Consejos Tertitoriales de Archivos, podran
acceder a los beneficios a que hace alusién al articulo vigésimo primero, para lo cual el AGN
tendra en cuenta su participacién activa en los mismos y que la solicitud de exoneracién de pago
seé realizada por el presidente del respectivo Consejo.
ARTICULO OCTAVO: PROCESO DE ORGANIZACION DOCUMENTAL: Es un proceso
mediante el cual se desarrollan actividades de clasificacién, ordenacién y descripcién de los
fondos documentales de las entidades, respetando el principio de procedencia y orden original.
Las tarifas establecidas para el proceso de Organizacién Documental dependen del nivel de
mplejidad de las unidades documentales a intervenir y son las siguientes:
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ARCHIVO
GENERAL
DELANACION
COLOMBIA
“Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nacién cobraré por
concepto de venta de bienes, servicios y alquiler de espacios".
NIVEL DE DESCRIPCION (POR ML)* | SUBTOTAL
COMPLEJIDAD
Wa
VALOR TOTAL
Se aplica para unidades | 1.199.664
Baja documentales simples (un
solo tipo documental) tales
| como actas, resoluciones,
acuerdos, decretos etc |
227.936
7.427.600
‘Se aplica para _unidades
documentales — complejas,
pero que estén compuestas
por tipos.documentales
Media homogeneos y de facil| 1.442.269
identificacion 0 para series
documentales complejas con
documentacion posterior a
1990.
274,031
1.716.300
‘Se aplica para _unidades
documentales _complejas,
heterogéneos tales como
Alta expedientes personales,
historias laborales, historias
clinicas, expedientes | 1.922.689
contractuales, documentacién
histérica o anterior a 1989 0
documentos que se
encuentran en un fondo
acumulado.
365.311
2.288.000
“La sigia ML, se debe entender como la abreviatura de Metro Lineal, Aclardndose que todo servicio de
‘organizacién documental genera un cobro basico por cada metro lineal
PARAGRAFO PRIMERO: La complejidad de las unidades documentales a intervenir se
determinara previa visita técnica realizada por personal especializado del Grupo de Proyectos
del Archivo General de la Nacién,
PARAGRAFO SEGUNDO: Si la entidad contratante requiere conjuntamente los servicios de
organizacién y digitalizacién documental, para el costeo del proceso de organizacion se aplicaran
las tarifas establecidas en el articulo noveno de la presente Resolucién y para el proceso de
digitalizacién el costo se establecera por la mano de obra profesional y técnica, equipos, insumos
y tiempo de intervencion, independientemente del volumen a digitalizar.
ARTICULO NOVENO. SERVICIO DE DIGITALIZACION: Proceso técnico que permite convertir
un documento en soporte analdgico (papel, microfilm) en uno o varios archivos digitales que
contienen la imagen codificada, fiel ¢ integra del documento. La tarifa establecida para este
roceso es la siguiente:
" Arthivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, establecimiento piiblico adscrito al
isterio de Cultura
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“Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nacion cobraré por
concepto de venta de bienes, servicios y alquiler de espacios".
PROCESO DESCRIPCION | SUBTOTAL _[ WA [VALOR TOTAL
De soporte papel, mato [252 a 300
Diatatizaciin | crt oo por imagen
De ralle de Wot con cc # 300
edicion por imagen
De Microfim a digital sin 128 cry 180
edicion por imag
PARAGRAFO PRIMERO: Para tamafios superiores a A3, Ia tarifa a aplicar por imagen se
establecera por la mano de obra profesional y técnica, equipos, insumos y tiempo de intervencién
PARAGRAFO SEGUNDO: Los contratos que requieran el servicio de digitalizacion con cantidad
superior a 600.000 imagenes, el costeo se llevara a cabo conforme con los parémetros técnicos y
el informe técnico, resultado de la visita que se haga el AGN a la entidad que solicita este servicio.
ARTICULO DECIMO: SERVICIO DE MICROFILMACION: Proceso técnico que permite tener una
reproduccién exacta de un documento sobre un soporte fotografico normalizado, para preservacién
a largo plazo. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:
| PROCESO DESCRIPCION
[ ‘SUBTOTAL, vA VALOR TOTAL
ReproduesiénMicrofim 35 mm.| 420 % 300
Microfilmacion | Camara Planetaria/Fotoqrama_
Reproduccién Microfim 16 mn, 252 8 | 300 |
Camara Planetaria/Fotograma |
_ i
PARAGRAFO PRIMERO: Este servicio se prestard de acuerdo a la oferta de los insumos para
realizar la microfilmacion o la reproduccién en el mercado.
ARTICULO DECIMO PRIMERO: SERVICIO DE DEPOSITO: El servicio mediante el cual se pone
a disposicién de las entidades depésitos con estanteria para el almacenamiento de documentacién,
cumpliendo con los protocolos establecidos en cuanto a seguridad y cumplimiento normativo. La
tatifa establecida para este proceso es la siguiente:
SUBTOTAL| — IVA VALOR TOTAL
PROCESO DESCRIPCION
Servicios de Depésito - Sede Funza con 6B S542 53.500
Senicio | estanteria por metro cuadrado mes
le 7 = —|
deposito | Servicios de Deposito - AGN Centro con 30.504 3596 60.100 |
estanteria por metro cuadrado mes
‘Servicio de depésito para custodia de un | 672 128 800
rollo de microfilm mensual
PARAGRAFO PRIMERO: Los contratos que se suscriban para servicio de depésito deben
ntemplar en la cléusula de forma de pago, el pago del periodo anticipado.
Archivd General de la Nacién Jorge Palacios Preciado, establecimiento piblico adscrito al Ministerio de Cultura
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( 28 ENE 2019
“Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nacién cobraré por
concepto de venta de bienes, servicios y alquiler de espacios"
PARAGRAFO SEGUNDO: Las tarifas establecidas para el servicio de depésito incluye dos
monitoreos ambientales por afio, los cuales se realizarén semestralmente.
PARAGRAFO TERCERO: Para la custodia de rollo, se cobraré el mes completo
independientemente del plazo contractual
ARTICULO DECIMO SEGUNDO: SERVICIO DE DIAGNOSTICO INTEGRAL: Proceso de
verificacion del estado actual de la gestion documental en aspectos administrativos, archivisticos,
conservacién, infraestructura y tecnologia; asi, como la validacién de su cumplimiento normativo,
identificacién de aspectos criticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad
entorno al cumplimiento de la funcién archivistica. El costo para este servicio se determinara seguin
los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demas gastos que
demanden actividades tales como: identificacién de la entidad, levantamiento de fichas diagnéstico
Por procesos archivisticos y de conservacién, evaluacién de los planes que integran el Sistema
integrado de Conservacién, monitoreo 0 seguimientos, horas de asistencia técnica, etc.
ARTICULO DECIMO TERCERO: CONSTRUCCION DE HISTORIA INSTITUCIONAL:
Proceso mediante el cual se elabora el documento que permite el analisis retrospective de una
entidad con la cual se identifican los momentos de cambio, en cuanto a su evolucion organico
funcional conforme a los aspectos normativos que determinen las diferentes estructuras y su
desarrollo en el tiempo, facilitando la organizacién documental, gestién de archivos de informacion,
Tecuperacién de patrimonio documental y memoria institucional, asi como la identificacion de
documentacién de valor historico y patrimonial. El costo para el desarrollo de las actividades que
enmarcan el proceso de construccién de la Historia Institucional se determinara seguin los valores
estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demas gastos que demanden las
actividades pertinentes para el desarrollo de este servicio.
ARTICULO DECIMO CUARTO: ASEGURAMIENTO DE CALIDAD: Proceso en el cual se realiza
la verificacién, seguimiento y validacién; en el cumplimiento de los aspectos y especificaciones
técnicas de los procesos y productos terminados entregados por un tercero (contratista) a una
entidad contratante; es de aclarar que este proceso, por lo general se aplica a los procesos de
gestion documental. Para -determinar el costo del servicio Aseguramiento de Calidad, se estimara
el valor de la mano de obra requerida, insumos, tiempo de ejecucién y demas gastos adicionales
que demande la verificacién de una muestra documental 0 productos entregados por terceros, a fin
de realizar procesos de control de calidad y certificar el cumplimiento de procesos archivisticos.
Dicha muestra se establece en un 10% sobre el volumen total de intervencién, no obstante, el
Porcentaje puede variar, segun anélisis previo con el cliente, con el fin de garantizar el cumplimiento
normativo y la calidad en la entrega de los productos finales.
ARTICULO DECIMO QUINTO: INVENTARIO DOCUMENTAL: Proceso de descripcién de la
informacién contenida en los archivos y fondos documentales, con el fin de garantizar de forma
precisa la recuperacién y el acceso a ia informacion y su consulta. Para determinar el costo del
proceso de levantamiento de inventario, se estimara el valor de la mano de obra requerida, insumos,
tiempo de ejecucién y demas gastos adicionales que demande el desarrollo de las actividades
Propias del levantamiento de inventario documental, en concordancia con el volumen ainventariar.
ARTICULO DECIMO SEXTO: ADMINISTRACION INTEGRAL: En el servicio de administracién
integral de fondos documentales se desarrollan actividades enfocadas a garantizar la seguridad e
integridad de los soportes documentales y su informacién, que consisten: Recepcién de la
Jocumentacién (punteo y almacenamiento, recepcién de la documentacién (punteo y
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“Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nacién cobrara por
concepto de venta de bienes, servicios y alquiler de espacios”.
almacenamiento de unidades), mantenimiento de instalaciones, limpieza general de la
documentacién, atencién de consultas (aplicativos), implementacion del SIC (monitoreo de
condiciones ambientales), almacenamiento de la documentacion. El costo se determinard segin
los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demas gastos que
demanden las actividades pertinentes para el desarrollo de este servicio.
ARTICULO DECIMO SEPTIMO: Todos los proyectos archivisticos deben contemplar el costo de la
Fase de Planeacién, la cual se estimara con base en el tiempo requerido para la elaboracién de!
Plan de Direccién del Proyecto y sus planes subsidiarios (comunicaciones, calidad, riesgos,
metodologia y cronograma), los cuales son desarrollados por el lider del proyecto y profesionales
de diversas disciplinas, con el fin de garantizar que todas las condiciones estén dadas para iniciar,
en forma efectiva, con la ejecucién del contrato. De requerirse actividades adicionales, la tarifa se
estableceré de acuerdo con el diagnéstico del estado de conservacién de la documentacién.
ARTICULO DECIMO OCTAVO: Cuando la entidad contratante, en el marco del desarrollo:de un
Proyecto requiera actividades de transferencia de conocimiento en tematicas relacionadas
exclusivamente con el objeto contractual, esta actividad se costeard por mano de obra profesional
y tecnica, insumos y demas gastos que demanden las actividades inherentes al desarrollo de esta.
ARTICULO DECIMO NOVENO: Sobre los valores citados para cada uno de los servicios y
una vez calculado el costo total del servicio solicitado, se aplicé e cobro de la tarifa del
Impuesto al Valor Agregado - IVA, que se encuentra vigente.
ARTICULO VIGECIMO: Las tarifas establecidas mediante este acto administrativo, fueron
ajustadas en la vigencia fiscal acorde a los resultados del indice de Precics al Consumidor-IPC.
PARAGRAFO: El ajuste a las tarifas establecidas podra ser menor 0 mayor a los resultados del
Indice de Precios al Consumidor-IPC con fundamento en el estudio de costos que se realicen para
los respectivos servicios,
ARTICULO VIGECIMO PRIMERO: APROXIMACION AL MULTIPLO MAS CERCANO. Para
faciitar el recaudo y contabilizacién de los valores resultantes de la liquidacion de los bienes y
servicios del Archivo General de la Nacién, se redondearon a la decena, centena o millar superior
mas cercano.
ARTICULO VIGECIMO SEGUNDO: E! Director General podra conceder descuentos o exonerar de!
ago de las tarifas por los servicios relacionados anteriormente, a las enfidades publicas y a las
entidades privadas sin dnimo de lucro, previo la presentacién de la justificacién respectiva
ARTICULO VIGECIMO TERCERO: El servicio de Visita Guiada, solicitado por entidades publicas
ylo particulares no tendré costo alguno
ARTICULO VIGECIMO CUARTO: Derogar las Resoluciones 085 del 5 de febrero y 539 del 31 de
julio de 2018 “Por las cuales se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nacién cobrara
Por venta de bienes, servicios y alquiler de espacios” para la vigencia 2018.
ARTICULO VIGECIMO QUINTO: Ordenar a los responsables de las comunicaciones del Archivo
General de la Nacién Jorge Palacios Preciado, publicar la presente Resolucién, en la Pagina Web
la entidad.
" Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado, establecimiento piiblico adscrito al Ministerio de Cultura
www.archivogeneral.gov.co / informacién al ciudadano / sistema de peticiores, quejas y reclamos
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. § No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019 - Bogotd D.C., Colombi
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RESOLUCION No._°4
(26 ENE 2019)
“Por a cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nacién cobrara por
concepto de venta de bienes, servicios y alquiler de espacios".
PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogota D.C., el
28 ENE 2019
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ARMANDO MAR’
Director General
ProyectReviso: Profesional Eepeciaizado OAPIEdgar Ramo Seana ‘nose
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‘Ana Maria Chaves Chaux- Subdirectora de Asistencia Técnida y Proyectos Arehivstcas (i