Version. 09 — 22/Jul/2019 | Pagina 1 de 21 4. OBJETO El presente manual tiene por objeto integrar el sistema de normas que reglamenta la adquisicion de productos y servicios por parte de la Camara de Comercio de Ibagué y desarrolla los procedimientos para la adquisicion de los mismos, con lo cual se garantice que se definan adecuadamente las especificaciones de compra y que las adquisiciones cumplen con los requerimientos exigidos, 2. ALCANCE. Este Manual aplica a la solicitud, evaluacién, seleccion y reevaluacién de proveedores y contratistas de la Camara de Comercio de Ibagué, asi como la implementacién del procedimiento de compras de productos y/o servicios, lo anterior tiene aplicabilidad unicamente por funcionarios de la Camara de Comercio de Ibagueé y los contratistas que dentro de sus funciones y/o entregables incluye alguna actividad de supervision 3. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES + CCI: Cémara de comercio de Ibagué + Contrato: Acuerdo de voluntades escrito entre dos o mas partes que se comprometen reciprocamente a cumplir con las condiciones pactadas + Evaluacién y Seleccién: Proceso mediante el cual la organizacién define el proveedor que ha de suministrar un producto y/o un servicio, + Invitacién a cotizar: Comunicacién realizada de manera escrita a un proveedor atendiendo las ‘especificaciones de la solicitud de compras de productos yio servicios * Lista de Proveedores: Lista en la cual se relacionan los proveedores con los que se ha tenido algiin tipo de relacién contractual, indicando los datos basicos del proveedor + Orden de compra de productos yio servicios: Formato utiizado para formalizar la contratacién con los proveedores de productos y/o servicios. Proveedor: Organizacién 0 persona que proporciona un producto y/o servicio. Responsabilidad Legal: Institucion juridica generada por los hechos generados por las Personas, que causan dafo 0 perjuicio a otra persona, bienes, medio ambiente, y que genera ara quien lo propicia dario o la obligacién de repararios + Responsabilidad Administrativa: Aquella que surge de una contravencién administrativa propia de quien ejerce cargos directivos en una organizacién publica o privada + Responsabilidad Civil: Obligacién de asumir las consecuencias de los dafios que se generan a otras personas, + Responsabilidad Penal: aquella que implica intencién o voluntad de causer dafio a una persona specifica. + Responsabilidad en Riesgos Laborales: Obligacién econémica mediante el cual los trabajadores estan protegidos por las contingencias que se ocasionen con causa u ocasion al trabajo + Seguridad y Salud en el Trabajo: Discipiina que trata de la prevencién de las lesiones y enfermedades causadas por Ja condicion del trabajo, de la prevencién y proteccién de los trabajadores. ‘ | INTRANET / SGC / || ADMINSTRATIVO Y FINANCIERO Profesional de Calidad | Presidente Ejecutivo (E) |“ / COMPRAS Y SUMINISTROS — 1 /uBicAcion DEL ELABORO APROBO Beene jada y fa CCI no se hace cargo de au actualzacion™wuans,| MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | Cédigo: C: cea sts be —— PRODUCTOS Y/O SERVI SGC: Sistema de Gestién de Calidad ‘SGD: Sistema de Gestion Documental SGSST: Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo Solicitud de Compras de Productos ylo Servicios: Formato a través del cual las areas solicitan al area de Compras los productos y/o servicios que requieran para su funcionamiento, Trabajador independiente: persona natural que presta sus servicios de manera personal, mediante contratos de caracter civil, comercial 0 administrativo. 4, CONDICIONES GENERALES 4.1 MARCO NORMATIVO DE LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE La Camara de Comercio de Ibagué, fue creada mediante Decreto 830 del 26 de mayo de 1923; es una entidad de derecho privado, sin animo de lucro, de caracter corporativo y gremial, en la forma prevista en el Cédigo de Comercio y Decretos regiamentarios, que cumple funciones delegadas y asignadas por el estado, la cual se halla sometida a su control y vigilancia en la forma establecida por la ley. Los contratos u érdenes de compra que celebre la CCl en cumplimiento de sus funciones y servicios se someteran en todas sus etapas a lo dispuesto en el presente Manual, las disposiciones del Derecho Privado y sus efectos se sujetaran a las normas del Derecho Civil y Comercial En cumplimiento a los requisitos normativos exigidos en Colombia se tendra en cuenta la Normativa relacionada a continuacién la cual hace referencia a las disposiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo y Sistema General de Riesgos Laborales: Resolucién 723 de 2013 - Decreto 1072 de 2015 y Resolucién 1111 de 2017 4.2 PRINCIPIOS Las actuaciones de los funcionarios que intervengan en la contratacién 0 compra de productos y/o servicios de la CCI se desarrollaran con sujecién a los siguientes principios: SS a > eae Ss Grafica No. 1 Principios de la contratacion ‘Una vez impreso este documenta se considera como copia no cortrlada y la CCI no se hace cargo de su actualizacion— MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION - Codigo: CS-M-001 Qe sey DE Version. 08 — 22/Ju/2018 emt ene PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 3 de 21 4.2.1. Planeacién: Trabajamos con la determinacién clara de metas, con base es un direccionamiento estratégico establecido por la alta direccion de la entidad y la planeacién dia a dia de cada una de nuestras actividades para el cumplimiento de los objetivos institucionales. 4.2.2. Transparencia: Garantizamos la honestidad, moralidad e imparcialidad de la CCI al establecer reglas ciaras, completas y objetivas en las decisiones que se adopten en cada una de las etapas contractuales. Los funcionarios vinculados con alguna de las etapas de la contrataci6n tendrén la obligacién de mantener la confidencialidad en el manejo de la informacién relacionada con ia seleccién del! proveedor y la ejecucién del contrato; tendran el deber de atender con diligencia, Prontitud y fidelidad los principios éticos en todas las actuaciones y reclamaciones ‘que se presenten durante el desarrollo de las diferentes etapas del proceso. 4.2.3. Efectividad: Llevamos a cabo todas las etapas contractuales con eficiencia y eficacia; realizando s6lo los procedimientos estrictamente indispensables en pro de optimizar costos y tiempo. 4.2.4 Imparcialidad: Estamos libres de prejuicios, es decir, nos abstenemos de consideraciones subjetivas y nos centramos en la objetividad de la compra, al realizar un juicio sobre algin particular. 4.2.5 Responsabilidad: Hacemos producto las cosas, prestamos un excelente servicio, hacemos las actividades con eficiencia y eficacia, asumimos lo que hacemos, lo que no y lo que dejamos de hacer dando cumplimiento a las normas. 4.2.6 Respeto: Respetamos la dignidad del ser humano, sus valores y creencias y Feconocemos nuestras diferencias. Escuchamos a todos con atencién y valoramos sus aportes. 4.3 POLITICA DE COMPRAS: El objetivo de la Politica de Compras de la CCI es entregar a sus funcionarios ios lineamientos bajo los cuales se debe ejecutar una accién de compra (de productos y/o Servicios), de modo de establecer un estilo de gestién que garantice el cumplimiento de los principios contemplados en el Manual de Compras para la adquisicién de productos y/o servicios, el cual debe ser aplicado en la CCI, por todos los funcionarios que intervengan directa 0 indirectamente en los procesos de contratacién en los cuales la Entidad actia como contratante. La politica de compra debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: a) Considerar primero el interés de la CCl en todas las decisiones de compra de productos y/o servicios, por sobre el interés particular de las partes interesadas. b) El personal encargado de interactuar en la adquisicién de productos y/o servicios para la CCI, debe siempre actuar sin incurrir en favoritismos de ninguna indole, privilegiando Unicamente el interés de la entidad ©) Toda compra 0 acuerdo con proveedores debe estar previamente autorizada por el funcionario con las facultades o atribuciones de compra necesarias. No se debe ee fz impreso este documento se considera como copia no contolaca y la CC! no se hace cargo de su actualizacén’MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | Cédigo: CS-M-007 O@ sie Version: 09 — 22/JuV2019 Pagina 4 de 21 ‘comprometer recursos de la CCI, ni celebrar contratos o generar ordenes de compras, sin atribuciones para ello. 4) Toda solicitud de compra debe estar fundamentada sobre el presupuesto, la necesidad y disponibilidad econémica y debe ser realizada en los tiempos determinados. ) La entrega de anticipos seré soportada con las garantias exigidas en el Manual de Compras para la adquisicién de productos y/o servicios. f) Promover una sana competencia entre proveedores para obtener el maximo valor agregado, sin perder de vista la misién de la CCI, relaciones de mutuo beneficio, de largo plazo, con altos estandares de calidad, cumplimiento y transparencia 9) Participar de manera activa denunciando situaciones o practicas indebidas o donde se detecten presunciones de fraude. h) En el proceso de invitacion a cotizar se debera tener en cuenta a los Afiliados de la CC! y proveedores 0 contratistas de origen jurisdiccional. Las empresas deben ser iegalmente constituidas cuando aplique por el ejercicio de la profesion o actividad a contratar. ’) Cada vez que se generen contratos u érdenes de compra de productos y/o servicios se debera verificar que el contratista o proveedor no se encuentre sancionado teniendo en cuenta los Certificados de Policia Nacional, Contraloria y Procuraduria. Para el caso de personas juridicas aplicara también para el Representante Legal y/o Suplente cuando este firme el contrato con CCI }) La Entidad efectuara sus compras en condiciones de pago y precios justos acordes con las Leyes de oferta y demanda imperantes en el mercado k) Guardar confidencialidad sobre la informacion y no emplearla en beneficio propio o de terceros, |) Para el pago a los proveedores se deberd realizar la entrega a satisfaccién del producto ylo servicio prestado previo VoBo del supervisor asignado, posteriormente el pago se realizaré quince (15) dias habiles después de radicada la factura y/o cuenta de cobro en la ventanilla Unica de correspondencia de la entidad. m)Cumplir con los procedimientos de compras, politicas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Calidad, definidos en el SGC y SG-SST. 4.4 EXCLUSIONES ‘Se excluyen del proceso de solicitud, evaluacién y seleccién y reevaluacion los siguientes acuerdos: a) Apoyo y contribuciones en dinero aprobadas por la Presidencia Ejecutiva, debidamente aprobado por el mismo en GG-F-003 Solicitud de Apoyo y/o Contribuciones b) Ferias, misiones, congresos 0 capacitaciones ofrecidas por un solo proveedor. ) La contratacién de servicios profesionales con personas naturales y/o juridicas cuyo objeto sea el desarrollo de actividades administrativas, estratégicas o vinculadas a proyectos en particular o convenios, siempre y cuando; se pueda validar su experiencia en el objeto a contratar 0 quienes integren el convenio Io justifiquen 0 autoricen por escrito mediante acta de reunion 4) Contrataciones laborales. e) Proveedores de servicios publicos cuando no exista mas de un oferente. ) Afiiaciones de la entidad y suscripcién a eventos de los funcionarios (congresos y olimpiacas entre otros). 9) Impuestos y contribuciones de cardcter legal y gremiales h) Pagos a clubes en los que haga parte la Camara. |) Pagos entidades publicas o los generados en el cumplimiento de obligaciones legales. “Una vez imprese este documento se considera como copa no contolacay a CCI no se hace cargo de su acualzacién™MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION [Codigo CS-M-001 DE Version. 09 ~ 22/Jul/20 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 5 de 21 |@wany |). Suscripciones a revistas, periddicos 0 cualquier tipo de publicacién. k) Pagos que tengan reglamentacién especial, tales como viaticos, auxilios a trabajadores, gastos de viaje (incluidos pasajes aéreos y hospedaje), los gastos reembolsables y los honorarios de los conciliadores del Centro de Conciliacién Arbitraje y Amigable composicién I) Pagos que correspondan a operaciones realizadas a través de caja menor, de conformidad a lo establecido en el Manual de caja menor m)Gastos de representacion y pagos de restaurante y refrigerios generados en las reuniones de Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y funcionarios de Ia entidad en el ejercicio de sus funciones. 1) Para los proveedores de medios de comunicacién se tendra en cuenta el plan de medios institucional. ©) Pago de capacitaciones a funcionarios, (aplica el formato de TH-F-008 solicitud de formacién y/o entrenamiento) P) Honorarios ocasionados por consultorias, asesorias y/o auditorias realizadas al SGC oa cualquiera de los sistemas (SGC, SGD, SGSST). NOTA 1: Para los literales a) b) c) y p) se requerird orden de compra o contrato segun cuantia establecida, NOTA 2; Para el literal a), cuando el apoyo sea en especie se debe realizar el proceso de compras conforme & este Manual 4.5 EXCEPCIONES Y COMPRAS ESPECIALES Para las excepciones y compras especiales sin importar la clase de contratacién, la CCI podrd contratar directamente en los siguientes casos’ 4.5.1. EXCEPCIONES a)Por necesidad inminente 0 urgencia motivada: Se podra contratar directamente cuando la necesidad inminente o urgencia motivada del producto y/o servicio no Permita solicitar ofertas 0 cotizaciones, siempre y cuando el Presidente Ejecutivo autorice dicha contratacién mediante un correo electrénico b)Por Proveedor unico: Los que tengan por objeto el suministro de un producto o prestacién de un servicio, que sdlo puedan ser proporcionados por un solo proveedor c)Por experiencia satisfactoria: Se tendran en cuenta las siguientes: Contratacion con persona natural y/o juridica, que haya prestado servicios y/o suministrado productos a la CCI y que presente una reevaluacién satisfactoria Contratacion con persona juridica en las que quien va a desarrollar el trabajo sean Personas naturales que han tenido un proceso de vinculacién con la camara y su experiencia es satisfactoria Contratacién con persona natural y/o juridica con reconocimiento en el mercado por Sus productos suministrados y/o servicios prestados con experiencia comprobada, soportada con certificaciones que sean acorde con el objeto que se va a contratar y de empresas reconocidas a nivel regional y/o nacional. r “Una ver impreso este documento se considera como copia no contolagay a CCI no se hace cargo de su actualizacén? 3MANUAL DE COMPRAS LAADQUISICION [Cédigo: CS-M-001 DE [Version 09 = 22/Jul2019) PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 6 de 21 4.5.2. COMPRAS ESPECIALES a) Para compra de bienes inmuebles: Para el caso de compras especiales relacionadas con la adquisicién de bienes inmuebles se debera dejar incorporados dentro del texto de la escritura publica el origen de los recursos con los cuales se adquirié el mencionado bien y en el certificado de tradicién y libertad debera constar la naturaleza de los ecursos puiblicos o privados con los cuales fueron adquiridos los inmuebles Para justificar las excepciones y compras especiales se debera dejar registro por escrito mediante una certficacion en el formato CS-F-011 Justificacién para contratar excepciones y compras especiales, donde se detalle la excepcion y la razon de la compra especial ‘debidamente firmada por el Solicitante y/o Supervisor de la compra y/o servicio, director del rea que solicita y aprobada posteriormente por el Presidente Ejecutivo. 4.6 REPRESENTACION LEGAL Y AUTORIZACIONES: Hasta 6 SMLMV hasta 100 SMLMV Junta Directiva — Superior a 100 SMLMV _ No. 1 Gargos y monte de autorzacion 4,7 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 4.7.1 Inhabilidades e incompatibilidades por Estatutos: La Camara de Comercio de Ibagué, seguird en todas sus contrataciones, las reglas sobre inhabilidades e incompatibilidades definidas en los estatutos de la entidad. Para lo anterior, en cada Orden de Compra de Productos y/o Servicios 0 Contrato se incluira la Declaracién de Inhabilidades e Incompatibilidades, solo en caso de realizar compras que no requieran de Orden o Contrato se debera diligenciar el formato CS-F-004 Deciaracion de Inhabilidades e Incompatibilidades el cual tendra una vigencia de un afio a partir de la fecha de su suscripcion NOTA 3: Es oblgacion de cualquier contratista, proveedor o parte interesada informar a la CCI inmediatamente cuando estén incursos en alguna causal de inhablidad e incompatibiidad, 4.7.2. Inhabilidades e incompatibilidades sobreviniente: En el contrato se sefialar que, si liegase a sobrevenir inhabilidad e incompatibilidad en el contratista, éste cedera el contrato previa autorizacién escrita de la CCI, y si ello no fuere posible, la CCI lo dara por terminado En todo caso, la inhabilidad e incompatibilidad sobreviniente sera justa causa de terminacién unilateral del contrato por parte de la CCI y ésta podra tomar las medidas que considere convenientes para evitar perjuicios econémicos. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente es a uno de los miembros de un consorcio o unién temporal, la CCI podra aceptar que éste ceda su participacién a un tercero, previa autorizacién por escrito. Una vez imprese este documento se considera come copia no controada y la CC! no se hace cargo de su actuaizacién’= MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | Cédigo: CS-M-001 OG Bes DE Version. 09 ~ 22/Ju/2018 ————— PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 7 de 21 5. EVALUACION, SELECCION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES Todo proveedor debe ser evaluado, seleccionado y reevaluado y registrarse en el formato correspondiente, La evaluacién y seleccién del proveedor se hace al momento de realizar el andlisis de cotizacién en el formato CS-F-002 Evaluacién y Seleccién de Proveedores. La validacién y evaluacién de la compra de productos o servicios se realizara una vez facturado el mismo y se realizara por parte del solicitante y/o supervisor en el formato CS-F-009 Validacion y Evaluacién de la compra 0 servicio con los criterios establecidos y la reevaluacién sera anualmente en el formato CS-F-003 Reevaluacion de Proveedores. S.ACRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 5.1.1 Evaluacién y Seleccién de proveedores: Para realizar la evaluacién y seleccién de proveedores se realizara por medio del formato CS-F-002 Evaluacién y seleccién de proveedores, teniendo en cuenta los criterios establecidos por ia entidad dentro de este. En caso de empate: Se detallaran a los proveedores empatados en el campo de analisis de la compra con los criterios que resaltan a cada uno, Io anterior sirve de base para la toma de decision por parte del responsable de Ia seleccién del proveedor. 5.1.2 Reevaluacién de Proveedores: Con el fin de llevar la trazabilidad del cumplimiento de los proveedores de productos y/o servicios, se llevara un control ara el visto bueno de la factura o documento equivalente, mediante registro CS-F- 009 Validacién y Evaluacién de a compra o servicio con los criterios establecidos en la Reevaluacién de proveedores, donde la calificacién estara a cargo de la Persona solicitante y/o supervisor. No se aplicaré el formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra o servicio para las cuantias menores a medio SMMLV. Los anticipos no requieren de evaluacién, se realizara al finalizar la labor contratada mediante el formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra o servicio. Asi mismo, anualmente e! area de Compras realizaré la consolidacién de las validaciones y evaluaciones de las compras y/o servicios y aplica el formato CS-F-003 Reevaluacién de Proveedores, la cual sera verificada por la Direccién a cargo del proceso de compras. Cuando se reevaliian los proveedores se tienen en cuenta los siguientes criterios: ‘Cumplimiento de obligaciones Cumpiimiento tiempo de entrega Calidad del producto/servicio ‘Atencién oportuna @ requerimientos alo)y]- = Jesfesles ‘Si cumple se da e! valor tolal de la calificacion de lo contrario cero 0 “Tabla No 2 cileros de reevaluacion x “Una vez impreso este documerte se considera como copia ne cortrolada y la CCI no se hace cargo desu actualzacién* yMANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION [Codigo: CS-M-001 = Oe sey DE Version. 09 ~ 22/Ju/2018 eee PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 8 de 21 1. Cumplimiento de obligaciones: Son las requeridas en cuanto a cantidades, espectficaciones técnicas, entregables pactados, competencia del personal, garantias, entre otras y las relacionadas en la Solicitud de Compras de Productos y/o Servicios, Orden de Compra y Contratos. 2. Cumplimiento tiempo de entrega: Son los tiempos pactados en la solicitud de Compras de Productos y/o Servicios, Orden de Compra y Contratos, si no estan definidos en dichos documentos son validas los pactados de forma verbal o por correos electronicos, 3. Calidad del producto/servicio: Se refiere a la calidad del producto entregado o servicio prestado, 4. Atencién oportuna a requerimientos: Son las solicitudes adicionales realizadas de forma verbal, escritos como correos electrénicos 0 cartas relacionadas con la prestacién del servicio 0 del producto. Asi mismo los tiempos de respuesta a los requerimientos realizados cuando se presenten inconformidades del producto o servicio. De acuerdo al puntaje de la consolidacién del afio se le dard el siguiente tratamiento: [Range eeicaificasien | tratamiento 0-4 Descartar totalmente 5- ‘Se suspenden compras 0 servicios por 3 meses. ‘Se le hace llamado de atencién para mejoramiento @-10 | Aprobado para continuar con el proveedor Tabla No. 3 rangos caliicacion proveedores NOTA 4: Se dederé informar al proveedor, contratista 0 capacitador, en caso de suspension o de ser descartado de la lista de proveedores el motivo que género dicha decision. 5.2CRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION Y REEVALUACION DE CAPACITADORES, ASESORES 0 CONSULTORES 5.2.1 Evaluacién y Seleccién de capacitadores, asesores 0 consultores: Para realizar la evaluacién y seleccién de capacitadores, asesores o consultores los. cuales se consideran prestacién de servicios en ejercicio de su profesién liberal y por lo cual; no tienen la obligacién de inscribirse en las Camaras de Comercio, salvo que sea persona juridica la que este ofreciendo el servicio, el responsable de Capacitacién Empresarial sera el responsable de hacer la Evaluacion y seleccion a los capacitadores y para los asesores y consultores sera realizada por el area de compras por medio del formato CS-F-008 Evaluacion y seleccién de capacitadores, asesores o consultores, teniendo en cuenta los criterios establecidos por la entidad dentro de este, En caso de empate: Se detallaran a los Capacitadores, Asesores 0 Consultores empatados en el campo de andlisis de la seleccién con los criterios que resaltan a cada uno, lo anterior sirve de base para la toma de decisién por parte del responsable de la seleccién del proveedor. 5.2.2. Reevaluacién de Capacitadores, Asesores o Consultores: Para e| caso de capacitadores, e| responsable de Capacitacin Empresarial entregara el formato CS-F-010 Evaluacién de! Capacitador a los participantes de la capacitacion, para que estos evaluen al contratista. El encargado de capacitaciones deberd consolidar las evaluaciones y teniendo en cuenta los resultados de estas, realizara la reevaluacién anual mediante el formato CS-F-005 Reevaluacion de Proveedores “Una vez impreso este documento 8e considera como copie no contoiaday la CCI no se hace cargo de su actualzacion"— MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION ig¢ Oje wey DE Version: 09 - 22/Jui/2019 oR PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 9 de 21 — Capacitadores, \a cual sera verificada por la Direccién a cargo de Capacitacin Empresarial. Los criterios a tener en cuenta seran los siguientes: ‘Dominio conceptual del tema Uso de ejemplos para explicar la teoria Excelente (4), Metodologia utilizada Bueno (3), Ayudas audiovisuales utilizadas Aceptable (2) y Asistencia adecuada para resolver dudas Malo (1) Manejo de publico Si su promedio de calificacion supera tres (3) continua en la lista de wveedores. “Tabla No, 4 cfilerios reevaluacion proveedores - Capacitadores Para reevaluar a los Asesores 0 Consultores y con el fin de llevar la trazabilidad del cumplimiento de los mismos, se dard acatamiento al numeral 5.1.2. Dejando registro en CS-F-003 Reevaluacién de Proveedores. 6. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 6.1ESTABLECER LA NECESIDAD DE LA ADQUISICION DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO 1a) El drea que establezca la necesidad de compra de productos y/o servicios, realizara la solicitud de compras de productos y/o servicios CS-F-001. b) Aquellas compras que no superen 1/2 SMLMV deberan ser realizadas por el responsable que asigne cada Director de area y no requerirén de solicitud de compras de productos y/o servicios, sin embargo, es responsabilidad cumplir la verificacion y validacién de la factura correspondiente o del documento equivalente, registrando en la misma el recibido a satisfaccién del producto y/o servicio y la autorizaci6n del Director de Area, el nombre del evento, el centro de costos a aplicar y el origen de los recursos. ) Los funcionarios solicitantes que requieran una compra de productos y/o servicios que supere 1/2 SMLMV deberan diligenciar a través del Aplicativo DocXFlow el formato CS- F-001 Solicitud de compras de productos y/o servicios, acompafiado de la firma del supervisor asignado y del director de rea donde se requiera la compra, lo anterior dara inicio al proceso de compras y se tramitaré siguiendo el flujograma del Procedimiento de Compras contemplado en el numeral 7 del presente Manual Las solicitudes deben estar diligenciadas en su totalidad, la descripcién y especificaciones deberan ser establecidas por quien requiera la compra, aquellas solicitudes que no tengan debidamente registradas la descripcion y las especificaciones del producto y/o servicio y demas condiciones requeridas en el formato, seran devueltas al solicitante. i “Una vez impreso este documento se considera como copia no contolada y a CCI no se hace cargo de su acualizacisn* 3MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | CSdigo: CS-M-004 Oe sites DE Worst: 09-22 UkiZ018 eee PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 10 de 21 4) Los tiempos establecidos para la realizacién de una compra se determina a partir del dia siguiente habil a la radicacién de la solicitud de compras de productos y/o servicios y hasta la seleccién del proveedor o contratista. ‘Compra Superior a % hasta 3 SMMLV Maximo 7 dias habiles. Compra Superior a 3 hasta_6 SMMLV 10 dias habiles. Compras superiores a 6 SMMLV 30 dias calendario. Tabla No. tiempos para contratar Los tiempos de entrega no son tenidos en cuenta en ia anterior tabla, debido a que son presentados por el proveedor o contratista en las cotizaciones y dependen de la naturaleza del producto ylo servicio a contratar como son: Impresiones, disefios, embalaje de productos de otras ciudades, montajes, trasformaciones de productos y elaboracién, entre otros. Los tiempos para las contrataciones de servicios, capacitadores, asesores y/o consultores estara determinada segiin la urgencia requerida de los mismos y la planeacion establecida en los procesos que se involucren estos profesionales. 6.2 IDENTIFICAR POSIBLES PROVEEDORES Para identificar posibles proveedores se utiliza la base de datos de los comerciantes afiliados y matriculados, la lista de proveedores CS-F-007, los directorios telefénicos, por internet, referidos, y el procurando que las cotizaciones sean solicitadas al mayor numero de proveedores. 6.3 SOLICITAR, RECIBIR Y ANALIZAR COTIZACIONES EI Presidente Ejecutivo faculta a los Directores de area para autorizar compras de productos y/o servicios hasta el monto de (6 SMLMV), en todo caso el Presidente Ejecutivo serd el Unico responsable como el ordenador del gasto conforme a los estatutos de la CCI. Hasta % SMLMV NA N/A NA ‘Superior a ¥ hasta 3 Directores de SMLMV 2 ad wa |_NA te Superior a3 hasta 6 . SMLMV SuperioraGhasta50 | SMLMV Ne? # A | A | presidente ‘Superior a 60 hasta Ejecutvo 100 SMLMV Min. 3 A ‘ ff ‘Superior a 100 Tanta SMLMV fs A A | directive "Tabla No. 6 consoldado de Requisitos y niveles de autorizacién para compras. ‘A:Aplica N/A: No Aplica “Una vez imprese este documento se considera como copia no contolada y a CCI no se hace cargo Ge su actualzacién®== MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISIGION | Cédigo: CS-¥-001 Oe Sey DE ‘Version. 09 ~ 22/Ju/2018 a PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 11 de 21 6.3.4. Realizar Invitacién a cotizar: Luego de recibir la solictud de compra de productos y/o servicios, el responsable de la compra deberd determinar la clase de invitacion a realizar, escogiendo entre invitacion a cotizar simple o invitacion a cotizar mediante términos de referencia. a) Invitacién a cotizar simple: El responsable de compras y/o el responsable de la capacitacién realizara invitacién a cotizar de acuerdo a la tabla No.6, la cual se divulgaré mediante correo electronico, dirigido a los proveedores que se encuentren habilitados y aquellos a quienes les interese, quedando soporte de la invitacion. La invitacién a cotizar debera contener como minimo los siguientes requisites: '* Descripcién detallada del producto y/o servicio indicando las caracteristicas, cantidades y calidad exigida. ‘+ Tiempo de entrega del producto y/o servicio Valor del producto y/o servicio (incluidos impuestos) Forma de Pago (Contra entrega, mensualizado y/o con anticipo el cual no puede superar el 50% del valor del contrato y se exige péliza de garantia). Garantias que ofrece ‘+ Criterios de evaluacién ‘+ Para los capacitadores, asesores y/o consultores se requiere hoja de vida con los soportes para validar la experiencia y la formacién académica, b) Invitacién a cotizar mediante términos de referencia: Para aquellas invitaciones a cotizar de temas especializados, el funcionario solicitante de la compra de productos ylo servicios y los profesionales especialistas en el area a contratar, son los Tesponsables de colocar toda la informacion requerida para la contratacién en la Solicitud de compras de productos y/o servicios CS-F-001, para que el area de compras realice los términos de referencia de la invitacion, en caso de que no exista un profesional competente en el tema a contratar, se podré vinoular un tercero para apoyar el proceso de redaccién de los términos de referencia. Tratandose de compras especializadas, cuando se requiera, se solicitaré al Asistente de Contratacion y Convenios, para que convoque a reunién del Comité de Contratos y Convenios de la entidad, para tratar el estudio de temas financieros, juridicos y tecnicos de la compra especializada La invitacion a cotizar mediante términos de referencia debera contener como minimo los siguientes requisitos: Antecedentes (si es el caso) Otjeto a contratar Actividades, metodologia y entregables objeto de la contratacion Cronograma de la invitacién a cotizar Experiencia del contratista y del equipo de trabajo de éste (si es el caso) Para los capacitadores, asesores y/o consultores se requiere hoja de vida con los soportes para validar la experiencia y la formacién académica Plazo (en dias habiles 0 calendario) Presupuesto estimado cuando aplique Valor del producto y/o servicio (incluidos impuestos) "Univ roen ot Soman ats cpm mera sn i aOS Hey MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ‘Cédigo: CS-M-007 Version, 09 ~ 22/Ju/2019 Pagina 12 de 21 Forma de pago (Contra entrega, mensualizado y/o con anticipo el cual no puede superar el 50% del valor del contrato y se exige péliza de garantia), Criterios de evaluaci6n Garantias exigidas de acuerdo al producto y/o servicio, cuando aplique Veracidad de la Informacién suministrada Confidencialidad de Ia Informacion Documentacién requerida en caso de ser contratado, Inhabilidades e Incompatibilidades Suscripcién del contrato EI Coordinador de Compras y/o responsable de capacitaciones sera quien gestione ante el area de comunicaciones de la entidad la revision y aprobacién para la divulgacién de la invitacion a cotizar mediante términos de referencia, una vez aprobada, se deberd publicar en pagina web de la entidad por el area de sistemas y en redes sociales de la entidad por el area de comunicaciones y/o por publicacién en un medio de comunicacién, previa autorizacién del gasto de este ultimo. En toda invitacién a cotizar se debera incluir una nota, en la cual se mencione que en caso de incurrir en la falta u omisién de algun producto y/o servicio a cotizar requerido en. la invitacion a cotizar y/o se encuentre incurso en inhabilidades e incompatibilidades de acuerdo con los Estatutos de la Camara de Comercio de Ibagué en su Capitulo Vill Articulo 46 Incompatibilidades e Inhabilidades, no sera tenido en cuenta en el proceso de evaluacién y seleccién de proveedores. 6.3.2 Recibir Cotizaciones: Las cotizaciones deberén ser presentadas de manera escrita (oficio, fax, correo electrénico, publicaciones por internet, etc.), el Area de Compras debera relacionar la informacién sobre la cotizacién recibida en el formato CS-F-002 Evaluaci6n y Seleccién de Proveedores y para las capacitaciones en el formato CS-F- 008 Evaluacién y Seleccién de capacitadores, asesores y/o consultores. 6.3.3. La Evaluacién y Seleccién de Proveedores CS-F-002 y la Evaluacion y Seleccion de capacitadores, asesores y/o consuitores CS-F-008 sera la prueba fehaciente de! numero de proveedores / capacitadores / asesores y/o consultores que se invitaron a cotizar, en el evento en el cual no exista respuesta por parte de ellos, se dejard la observacién correspondiente en el andlisis de la compra, por tal razon se podra hacer el proceso de evaluacién y seleccién con el nmero de proveedores presentados. 6.3.4 Analisis de la Compra: Recibidas las cotizaciones, el responsable de la compra procedera a registrarlas en los formatos Evaluacion y Seleccién de Proveedores CS- F-002, Evaluaci6n y Seleccién de capacitadores, asesores y/o consultores CS-F-008 en la plantilla de Docxfiow Proveedor autorizado segin corresponda, la informacion requerida en la solicitud y la relevante que pueda ser de interés para la toma de la decisién. EI diligenciamiento de las evaluaciones de proveedores de productos y/o servicios, capacitadores, asesores y consultores es realizado por el responsable asignado, segiin cuadro abajo relacionado: “Una ver impreso este documento 8 considera como copia no contoiad y la CCI no se nace cargo e su actualzacon”= MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISIGION | Césigo: CS:¥-007 Oeeey 7 ae a PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 13 de 21 eld RESPONSABLE DE LA EVALUAGION FORMATO A UTILIZAR | PROVEEDOR: De Plantila de Docxflow productos _| Coordinador de compras proveedor autorizado 0 Asistente Il Desarrollo de Proveedores | CS-F-002 Evaluacin y De servicios selacci6n de proveedores ‘Asesor 7 | Coordinador de compras CS-F-008 Evaluacién y consultor | Asistente li Desarrollo de Proveedores __| soleccién de capacitadores, Capacitador | Responsable de Capacitacion Empresarial | asesores yo consultores “Tabla No. 7 cuadro de responsables de Evaluacion para seleccion Las evaluaciones se deberdn realizar teniendo en cuenta los criterios, principios y las politicas de compras del presente Manual Para el caso de compra de productos y/o servicios relacionados con el érea de sistemas (hardware y software), y el 4rea de infraestructura, los responsables de cada rea seran los encargados de realizar acompafiamiento en todo el proceso de evaluacién, seleccién y reevaluacién de los proveedores © contratistas que le competen. 6.3.5. Seleccién del proveedor: El érea de Compras presenta la Evaluacién y Seleccion de Proveedores CS-F-002, Evaluacién y Seleccin de Capacitadores, Asesores y/o Consultores CS-F-008 0 plantilla de Docxfiow Proveedor autorizado, segun el caso, al director del area solicitante o Presidente Ejecutivo para su revision y aprobacién, conforme a la Tabla No. 1 cargos y monto de autorizacién. Una vez seleccionado el proveedor en la Evaluacién y Seleccién se procederd a realizar por parte del area de compras, la Orden de Compra de productos y/o servicios 0 por el Asistente de Contratacién y Convenios el contrato segun corresponda, con el fin de gestionar las firmas o autorizaciones pertinentes (ver Tabla 1y tabla 6), En caso de negativa u omisién del contratista suscribir el contrato en el plazo previsto, 0 cualquier otra causa o circunstancia por la cual el contratista no esté en condiciones de firmar, la Camara de Comercio de Ibagué podra contratar con el proveedor siguiente en el orden de calificacién de mayor a menor y asi sucesivamente. Los vistos buenos estaran clasificados de la siguiente manera: Elaboro: Responsable de compras *_| N/A A A ‘Que lo solicitado este en el | Reviso: Supervisor asignado Gus beoe = A Revise: Director de Area ‘Avala y autoriza la contratacion | A A Reviso: Director Administrative y Parte financiera, presupuestal y | yp he financlero corigen de los recursos Reviso. Director de Asurtos legales_| Parte Juridica WA A “Tabla No. 6 revision de ordenes 6 Contratos i “Una voz impress este document se coridera come copia no controle ye CCI no we hace cargo de su sctunizaeén® §— __—SMANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | Cédigo: CS-M-007 = Oe sites DE Version: 09 — 22/JuW/2018 | PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 14 de 21 *RESPONSABLE DE COMPRA Orden de compra de productos y/o servicios: Coordinador de compras ylo Asistente Il Desarrollo de proveedores. Contratos: Asistente de contratacién y convenios. Una vez realizada y aprobada la Orden de Compra de Productos y/o Servicios 0 Contrato, se debe digitalizar y cargar al trémite electrénico en el Aplicativo DocXFlow, como anexo a la solicitud de compra de productos y/o servicios y posteriormente es remitido a Gestion Documental tanto fisico como virtual para su seguimiento y aimacenamiento, en espera de la entrega del producto ylo servicio y facturacion por parte del proveedor, para ser autorizada su causacién y el pago del mismo, 6.4 DOCUMENTACION REQUERIDA DEL PROVEEDOR O CONTRATISTA Para la celebracién de érdenes de compra de productos y/o servicios o contratos se solicitarén los documentos legales previstos dentro del formato CS-F-014 Documentacién requerida del proveedor o contratista, 6.5 ELABORACION Y REVISION DE ORDENES DE COMPRA O CONTRATOS Las érdenes de compra o contratos seran elaboradas por el responsable de la compra segun corresponda, deberan ser revisados de acuerdo con la Tabla No. 8 revision de 6rdenes o Contratos antes de ser firmado por la Presidencia Ejecutiva o quien corresponda. Para determinar si se requiere la elaboracién de un contrato, se tendran en cuenta las siguientes variables a) Requiera anticipo b) Exijan pago anticipado ¢) La duracién del servicio sea superior a un mes 6.5.1 Contenido minimo para elaboracion de contratos: Se incluiran las cléusulas que ‘sean necesarias 0 convenientes para regular las relaciones contractuales y que permitan el cumpiimiento de sus propésitos institucionales, protegiendo los legitimos derechos de la entidad y salvaguardando los intereses del contratista, cuando ellos, sean igualmente legitimos conforme a la siguiente relacién: Identificacién de las partes Consideraciones cuando aplique Objeto Obligaciones del contratante Obligaciones de! contratista Duracion Valor y forma de pago Origen de los recursos Lugar de cumplimiento del contrato. Supervision Relacién contractual “Una vez impreso este documento se considera como copia no contolada y a CCI no se nace cargo de su actualzacion®MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION [Cédigo: CS-M-001 a 4 a Bias DE Version: 09 - 22/Ju/2018 Se ee PRODUCTOS Y/O SERVICIOS _ Pagina 15 ce 21 Clausula de confidencialidad cuando aplique Ciausula penal pecuniaria Cesién del contrato Terminacién del contrato Garantias Inhabilidades e incompatibilidades ‘Aportes a seguridad social Cumplimiento del SG-SST Ley de transparencia Habeas data Autorizacién para el tratamiento de datos personales Autorizacién para él envié de informacién mediante correo electrénico Propiedad intelectual cuando aplique Derechos de autor cuando aplique Solucién de controversias 6.5.2 Actas de modificacién: Durante su ejecucién, previo acuerdo entre el contratista y la CCl, se podrén modificar los contratos respectivos, mediante actas que se suscriban para el efecto con el contratista. Las modificaciones 0 aclaraciones seran revisadas y aprobadas por quienes intervinieron en la revisién inicial del contrato. La adicién, suspension, reinicio o modificacién requeriré la extension y aprobacin de las garantias otorgadas para el contrato inicial, en caso de que se requieran. 6.5.3 Anticipos: La CCI entregard anticipos al contratista cuando sea necesario para el adecuado cumplimiento del contrato. EI monto del anticipo no podré superar el 50% del valor total de! contrato y se garantizara el manejo adecuado del anticipo con la respectiva pdliza, 6.5.4 Garantias: De conformidad con lo establecido por la Ley y con la naturaleza del contrato se estipularan las respectivas garantias a solicitar, las cuales deben ser otorgadas a través de una compafiia aseguradora cuya poliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia. El Contratista deberd firmar la péliza y adjuntar fotocopia del recibo de caja donde se verifique el pago de la prima. Para los contratos de obra civil se requerira efectuar el 10% de retencién a titulo de retegarantia, el cual seré devuelto al contratista 6 meses después del acta de liquidacion del contrato y una vez sea recibido a satisfaccién. De acuerdo con la practica comercial que desarrolla la Camara y la naturaleza del contrato las pélizas que se podran exigir son las siguientes y deberén ser pagadas por el contratista De buen manejo del anticipo: Por el 100% del valor del mismo, con una vigencia igual a la el contrato y un mas més. De cumplimiento: Por el 30% del valor del contrat, con una vigencia igual a la del contrato y dos meses més. De calidad y estabilidad: Por el 25% del valor del contrato, con una vigencia igual ala del contrato y un afio més. Solo se exigiré para contratos de obra civil De salarios y prestaciones sociales: Por el 15% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y tres afios mas. ia 8448 “Una vez impreso este documento se considera como copia no contoladay la CCI no se hace cargo de su actualzacién’ §— ___>_MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | Cédigo. CS-M-007 & ca Sis DE ‘Version: 09 - 22/2018 ee PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 16 de 21 Y De Responsabilidad Civil Extracontractu vigencia igual a la del contrato y un mes més. Por el 20% del valor del contrato, con una NOTA 5: Casos en los que no se requerirén pélizas: 6.1) Cuando un producto tenga garantia de fabricante esta ‘seré suficiente para su respaldo. 6 2) Cuando se requiera efectuar el pago anticipado de arrendamiento, montaje y ‘desmontajes de un stand para participar en una feria y el proveedor sea el organizar del event. 6.5.5 Cesién del contrato: En toda Orden de Compra o Contrato de la CCl se pactara que toda cesién por parte del proveedor o contratista requiere previa aceptacién por escrito por parte de la CCI. El delegar esta obligacién facultara a la CCI para terminar autorndticamente la Orden de Compra 0 Contrato, sin que este hecho genere alguna indemnizacién por parte de |a CC! a favor del proveedor o contratista. 6.5.6 Informe de supervisor de Ordenes de Compras 0 Contratos: Dando cumplimiento a lo establecido en el reporte al SECOP el supervisor diligenciara el formato CS-F- 013 Informe de Supervisor, con el fin de colgaria en la pagina del SECOP y dar por terminada la contratacién de la Orden de Compra o Contrato, 6.5.7 Acta de liquidacién: Se harén actas de liquidacion para contratos de obra civil, administracién delegada y los que impliquen entregas parciales de cualquier tipo de entregabies. NOTA 6: Las Ordenes de Compra de Productos ylo servicios CS-F-012 o Contratos pibicos suscritos con la CC, se deben reportar en la pagina de Colombia Compra Eficiente - SECOP, por parte del rea de compras y de acuerdo a lo exigido por el SECOP. NOTA 7: Los responsables de la contratacién informaran mediante correo electrénico al responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo la legada de nuevos contratistas con el fin de que este realice seguimiento al cumplimiento de Seguridad y Salud en el Trabajo y ala reaizacién de inducciones. 6,6 SUPERVISION DE LA ORDEN DE COMPRA O CONTRATO. Toda Orden de Compra de Productos y/o Servicios 0 Contrato deberé contar con un Supervisor asignado de acuerdo con la naturaleza del producto y/o servicio, sus deberes como supervisor nacen a partir de la suscripcién del Contrato u Orden de Compra de productos y/o servicios. A continuacién, se describe metodolagia y los deberes del supervisor: 4. Poner visto bueno en las Ordenes de Compra de Productos y/o Servicios 0 Contratos suscritos entre las partes como supervisor asignado. 2. Ejercer el seguimiento y control integral del cumplimiento del objeto y de todas las obligaciones contractuales inherentes a la Orden de Compra de Productos y/o Servicios © Contrato. 3. Generar informe en el formato CS-F-013 Informe de Supervisor, para las Ordenes de ‘Compra de Productos y/o Servicios o Contratos cuando: ¥ Se requiera informar alguna novedad (faltas de ética, incumplimiento de obligaciones contractuales entre otras) en cualquier momento de la ejecucién (Informe parcial) ¥ Contratos con prorroga automatica se deberé hacer informe parcial un mes antes de la fecha de terminacién del contrato 0 lo estipulado dentro del contrato para la prérroga del mismo ¥ Informe de cierre para ser cargado en la pagina del SECOP para finalizar la contratacién (Informe final), “Una vez impreso este documento se consdera como copia no controlada y a CCI no se hace cargo de su actalizacién’a MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | Cédigo: CS-M-001 Oe sites DE Br 08 2000207 eee PRODUCTOS Y/O SERVICIOS [Pagina 17 de 21 4, Conceptuar oportunamente sobre las necesidades de suspensién, reinicio, prorrogas, modificaciones, adiciones y liquidaciones de la Orden de Compra de Productos y/o Servicios 0 Contrato, verificando a su vez la existencia y la firma de las actas anteriormente mencionadas. 5. Exigir al contratista la entrega de los informes seguin se estipule en el contrato, cuando se requiera. 6. Revisar y dar visto bueno a las facturas, durante la ejecucién contractual, mediante el formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra ylo servicio, con los criterios establecidos para dicha validacién, el cual se encuentra anexo a las facturas en el Aplicativo DocXFiow. NOTA B: Se entendera que, al momento de visar una factura o documento equivalente por parte del supervisor, este ‘asume total responsabilidad sobre el cumplimiento de lo pactado contractualmente. NOTA 8: E! supervisor sera un funcionario de la CCI si las caracteristicas del producto 0 servicio lo hacen posible, ‘cuando por la complejdad del contrato, no exista en la CC! personal idéneo para cumplir con esta funcién, la entidad ppodré contratar una interventoria externa, o “na ver mpreso este ocumerto se considers coe copia no cota la CCI nose hace cag desu acualzacon’ =>as MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE Codigo: CS-M-001 es PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Version: 09 ~ 22/JuV2019 Ss Tiana Te det 7 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES rec Gel faa Ga ic al proceso ce compas Apsobantoo ormaie CF (001 Sauemd ge compres de produces wo sanicos. Teaiza sucta a avis plans en ac. ‘a toma CS F00t ‘ecbe cotzacones y uit fomaw 6S Fo020coF a Sinosuperaios6SMLMV firma Decora roa Cn cso conan Tana IM (sagen see et aso) aprets> President Ejcuto YeacuerdoalmanuaiCSAe ‘or eaten toma CS FaN2 “Una ver imprese este documento se considera come copia no cantolada y la CCI no se hace cargo de su actuaizacién®2 cea Bees MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ‘Cédigo: CS-W-00% Version: 09 ~ 22/Jul2019, Panna To 02 1 DIRECTOR DEL AREA O SovioraNTE SUPERVISOR PRESIDENTE (SE OUN compras PROVEEDORES CONTABIADAD VIO CuANTiA) ; : | fc ior 3 | Ge recberaacadoaola fara, iganciaformato ‘sgunto C5008 Uatsesinyevauacinde Iacomprao seioy tna broveedores partcpares) Solctan documentos. Se ‘ize formato “CS-F.012 Gren ae compre oe | | producosy osencosy gears. pares si es piblico 20 BECOP, TE Decor de Arearevin ‘eturay apruebs pao, all ‘Coniesresukaoooge Evalisionee de compra Tealaadasene sto 56 ‘pleaelcs F003 "Reevaheciinde Ccapactacoreecegin cea Tela acura sagun condiciones forage p00 YrasieaenVUC de a al “Una vez impreso este documento #8 considera como copia no controlada y la CC! no se hace cargo de su actualizacén” ‘Contabnasareaiza causaedn gota acturao ‘ocument eaunaents eS “ecoreria geaionay ‘ramertereate! 9390 ‘al roreedor Li. | =)MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION Cédigo. CS-M-004 B ca Bie DE Version: 09 - 22/Ju/2019 ee PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 20 de 21 8 INFORMACION DOCUMENTADA REFERENCIADA CS-F-001 Solicitud de compras de productos y/o servicios CS-F-002 Evaluacion y Seleccién de Proveedores CS-F-003 Reevaluacién de proveedores CS-F-004 Declaracién de Inhabilidades e Incompatibilidades CS-F-005 Reevaluacién de proveedores capacitadores CS-F-006 Acta de Entrega CS-F-007 Lista de Proveedores CS-F-008 Evaluacién y Seleccién de capacitadores, asesores y/o consultores CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra y/o servicio CS-F-010 Evaluacién de! capacitador CS-F-011 Justificacién para contratar excepciones y compras especiales CS-F-012 Orden de Compras de productos y/o servicios CS-F-013 Informe de supervision CS-F-014 Documentacién requerida del proveedor o contratista GD-F-012 Autorizacién para envié de informacion mediante correo electrénico - PN GD-F-013 Autorizacién para envié de informacién mediante correo electrénico - Pl Contrato ‘© CE-F-005 Evaluacién del Conferencista y logistica de la capacitacién Una vez impreso este documento se considera como copia no contrlada y la CC! no se nace cargo de su actualizacon”MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | __Cddigo: CS-M-001 @ ca Biees DE | Version: 09 - 22/Jul2019 Sod PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina21de2t | 9 TABLA DE CONTENIDO OBJETO, ALCANCE. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES CONDICIONES GENERALES: 4.1. MARCO NORMATIVO DE LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE, 42 PRINCIPIOS jError! Marcador no definid 43, POLITICA DE COMPRAS : . 44, EXCLUSIONES 45. _EXCEPCIONES Y COMPRAS ESPECIALES. 4.6 REPRESENTACION LEGAL Y AUTORIZACIONES: 47. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. 5. EVALUACION, SELECCION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES: 5.1. _ CRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES Noomraimnass DE PRODUGTO Y/O SERVICIOS 7 52, CRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION Y REEVALUACION DE CAPACITADORES, ASESORES O CONSULTORES 8 6. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/0 SERVICIOS......... Error! Marcador no definido. 61, ESTABLECER LA NECESIDAD DE LA ADQUISICION DEL PRODUCTO YiO SERVICIO 8 62. _IDENTIFICAR POSIBLES PROVEEDORES iError! Marcador no definido. 6.3. SOLICITAR, RECIBIR Y ANALIZAR COTIZACIONES ......jError! Marcador no definido. 64, _DOCUMENTACION REQUERIDA DEL PROVEEDOR O CONTRATISTA........JERrOr! Marcador no definido. 85. ELABORACION Y REVISION DE ORDENES DE COMPRA O CONTRATOS.... 14 66. _ SUPERVISION DE LA ORDEN DE COMPRA 0 CONTRATO. 16 7. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES : 18 & INFORMACION DOCUMENTADA REFERENCIADA, 20 Gréfica No. 1 Principios de la contratacién “Una vez impreso este documento ve considera come copia no contolade y la CC! ne se hace cargo de su actualizacién™ ¢ zt