¥ UNIVERSIDAD DEGUADALAJARA tl UBGVIRTUAL | Bibliotecas Sistema de Universidad Virtual3 Manejar la informacién como apoyo para la investigacion «Quisiera que me dejaras poner en orden tus papeles, tio» dijo Dorotea, «Le pondria una letra a cada uno, y luego harta una lis- ta de temas basada en esas letras.» George Eliot, Middlemarch, 1871, capitulo 2 E] tio de Dorotea estaba sufriendo un problema que afecta a muchos investigadores; tenia «documentos» que habia recolec- tado cada vez que un interrogante lo acosaba (como le sucedia a intervalos frecuentes), pero, como él mismo confesaba, «necesita- ban un ordenamiento». A menudo he tratado de visualizar qué era lo que su sobrina estaba tratando de hacer (aunque no tenia ninguna posibilidad de lograrlo), y he Ilegado a la conclusién de que estaba tratando de abrirse camino hacia el disefio de un in- dice tematico. Y el camino que habia elegido era bastante sen- sato, excepto que cuando llegara al 26 se le acabarfan las letras; ahora que, si los hubiera numerado... Pero me estoy adelantan- do al tema de este capitulo. Mi experiencia como especialista en comunicacién, ayudan- do a los estudiantes a manejar la informacién que recolectan y crean mientras estan investigando, demuestra que rapidamen- te toman conciencia de preguntas tales como: * Como hago para obtener algo titil de una fuente que sé que tiene algo importante en alguna parte? | uopeBnsanut ap sofeqen ua uomeUosu! e] 4esn OWOD la] -~ofode ows uoldewuojui ej sefauey *¢ |3. Manejar la informacién como apoyo... S e Como usar Ia informacién en trabajos de investigacion * ,Cémo utilizo mi tiempo en forma econémicamente rentable cuando tomo apuntes y selecciono citas de autores? A medida que crecen los archivos de apuntes, y se acumu- lan los articulos, caen en nuevos interrogantes: * {Como almaceno todo esto para que después pueda saber dén- de puse cada cosa? * Cuando quiera evaluar una seccién de un tema especifico, gc6mo hago para encontrar todo lo que sea relevante para el tema, entre todo el material que he recolectado? En otras palabras, quieren saber cémo obtener una retribu- cién adecuada al tiempo que han invertido en recoger informacion. til, buscan tener acceso a los datos, moverse libremente por el archivo para encontrar lo importante y no perder nada que pue- da ser potencialmente utilizable. Este no sera un capitulo acerca de cémo utilizar catalogos bibliograficos ni bases de datos en linea; la mayoria de las insti- tuciones de educacién superior proporcionan hoy instruccién so- bre estas especialidades esenciales y, en caso de que no sea asi, muchos bibliotecarios y libreros —si se los aborda cortésmente- suelen estar dispuestos a encaminar a los estudiantes por la direccién correcta y ayudarlos en su busqueda. Lo que voy a de- fender, y tratar de dar un dictamen, es sobre la forma de pensar en la informacion, y las técnicas practicas para aplicar el razo- namiento, de las disciplinas conocidas por diversas denomina- ciones, tales como «ciencias de la informacién», «organizacién de bibliotecas», «gerenciamiento de la informacién» o «estudio de la informacién». (Si da la casualidad de que este es precisamente su propio campo de especializacién, siéntase en libertad de seguir adelante si lo desea, aunque confio en que permanezca conmigo, y le otorgue a lo que tengo que decir el beneficio de una atencién. critica y me haga saber si tiene ideas 0 comentarios diferentes.) El dominio de las ciencias de la informacién Los profesionales en esas disciplinas —a menudo menciona- dos como «profesionales de la informacién»— estan particularmen- te orientados hacia actividades tales como:* Definir la informacién que se requiere para lograr determi- nados propésitos * Encontrarla mediante el uso del conocimiento de un amplio espectro de fuentes potenciales ¢ Transformarlas, de la forma en que se encuentran cuando las descubrimos en el «mundo exterior», al conocimiento dentro de la mente del individuo ¢ Almacenar la informacién fuera de la mente en una memoria externa * Ayudar a la gente a obtener la informacién almacenada cuan- do la necesitan ¢ Valorizar la informacién, presentandola de forma que se adap- te a las necesidades de aquéllos que desean usarla * Aplicar tecnologia de la informacién como apoyo de todos esos procesos Esta lista de actividades exige una repeticién enriquecida de las definiciones de conocimiento e informacién adelantadas en forma abreviada en el capitulo 1 (pag. 24), dado que son esencia- les para comprender la mayor parte del resto de este libro. DEFINICIONES Conocimiento e informaci6n Conocimiento es lo que adquirimos mediante nuestra interaccion con el mundo; es el resultado de la experiencia organizada y almacenada en la mente del individuo, de una forma que es tinica para cada persona (aunque existan ras- gos comunes respecto de la manera en que todos lo hacemos. El conocimiento se divide en dos clases pincipales: saber acerca de las cosas, y el saber cémo hacer. Adquirimos nues- tro propio conocimiento transformando la experiencia que nos Hega desde el exterior; nos pertenece, con toda seguridad, mds que la mayoria de nuestras posesiones y es, ciertamen- te, la mas preciosa y esencial de ellas. El conocimiento depende también de la memoria, la cual también puede dividirse en dos categorias: la memoria interna, circunscrita a nuestra mente, y la externa, consti- tuida por conocimiento acumulado en archivos externos, ta- les como bibliotecas, bases de datos o libros de referencia, de UOJUI Be] JefaUeW “E | *-ofode ow? ugie! 2 Qu uopeBnsanu ap sofeqen ua upixewsojur ef 4esn oW19D| Como usar la informacion en trabajos de investigacion |$| 3. Manejar la informacion como apoyo... | modo que no tengamos que cargar en nuestra propia cabe- za con todo lo que necesitamos. Informacién es nuestra forma de transformar el conoci- miento cuando queremos comunicarlo a otras personas. Es el conocimiento hecho visible o audible, en palabras escritas 0 impresas, 0 en lenguaje hablado. También podemos pensar en la informacion como el alimento del conocimiento, ya que ne- cesitamos informacion y comunicacién para nutrirlo y soste- nerlo, manteniéndolo en buena forma para que pueda cumplir las funciones para las que lo necesitamos en este mundo. Sin el alimento de la informacién, el conocimiento se debilita. La transformacién de informacién en conocimiento y vice- versa, de conocimiento en informacién, conforma las bases de todo el aprendizaje y la comunicacién humanos; permite que las ideas se difundan a través del espacio y del tiempo, y vincula el pasado y el presente en una cadena que abarca generaciones y cultura a lo largo de muchos milenios. La figura 3.1 muestra una representacién simplificada del proceso de transformacién. Un paralelo entre el dominio de las ciencias de la informacién y lo que los investigadores deben hacer En el capitulo 1 se definié la tarea de los investigadores como: formular preguntas con la intencién de definir el rango de su investigacién y la informacién que necesitan; organizar y ma- nejar la informacién que obtienen, y transformarla en conoci- miento. De modo que existe un marcado paralelismo entre lo que los profesionales de la informacién hacen, y lo que los investiga- dores tienen que hacer: * Definir sus necesidades informativas ¢ Localizar las fuentes de informacién potencialmente adecua- das para cubrir esas necesidades ¢ Transformar la informacién util en conocimiento ¢ Archivar los objetos fisicos libros, fotocopias de articulos, resul- tados de experimentos— que contengan informacién convenientefa DY ‘Tansformacién de la informacién del conocimiento alos demas, mismo cco \ Obtencién de la informacion Transformacién, de la informacion ‘en conocimient® Transformacién del conocimiento fen informacion quienes, a su fl mismo ciclo Figura 3.1 Transformacién de la informacién en conocimiento y del cono- cimiento en informacién. Cadena de la comunicacién humana. -ofode owod uonmewsojul e] sefauew “¢ 2 3S ugise6asaau! ap sofeqen ua ugieutosul P| esn CWO3. Manejar la informacién como apoyo... w 3 Cémo usar Ia informacién en trabajos de investigacién * Organizar su archivo de informacion utilizable de modo que puedan acceder facilmente a él, manipularlo rapidamente y localizar lo que necesitan, en el momento en que lo necesitan Hacia el manejo de la de informacién El resto de este capitulo trata algunas ideas (extraidas de la teorfa y la practica de la ciencia de la informaci6n) acerca de los modos practicos de ocuparse de aquellas actividades de investi- gacion que estén dedicadas especialmente a la informacién. An- tes de continuar debo recalcar que no existe un tinico «modo co- rrecto» de hacerlo, y que los investigadores exitosos utilizan una amplia variedad de estrategias. Lo tnico que sostengo en rela- cién con lo que sefalo es que se basa en lo que he descubierto que me resulté util en mi investigaci6n, y que parece actuar como un punto de partida ttil para estudiantes de diversas disciplinas y en etapas diferentes de sus estudios, a partir del cual pueden continuar desarrollando estrategias que se adecuen a su propio modo de trabajar. Espero que el lector trabaje segun los proce- dimientos que presento a continuacién, utilizando material del tema elegido para su proyecto de investigacién. En cuanto a equi- pamiento sdlo necesitara fichas, papel y algo con que escribir. Preparandose para la «pesca» de informacién Una vez que usted ha trazado un «mapa» del area de bus- queda (véase cap. 2, pag. 40), puede hacer algo muy simple, que le proporcionara una herramienta para ser utilizada de varias formas durante el proceso de investigacién. Si quiere empezar a probar ahora, tomese cinco minutos para garrapatear algunos apuntes sobre una hoja de papel un pufia- do de palabras y frases que resuman los temas clave de su in- vestigacién; pueden ser temas, nombres de autores, organizacio- nes, lugares, periodos histéricos, etc. Luego escriba cada palabra o frase, por separado, en la parte superior de una tarjeta, por ejemplo, de tamafio A6 (148 x 105 mm), que suele ser un tama- fio apropiado para la mayoria de los propésitos. El ejemplo en la figura 3.2 esta basado en un proyecto real sobre sistemas, recientemente llevado a cabo por estudiantes deFigura 3.2 Almacenamiento de los temas clave en un fichero de tarjetas. Productos de Disefio del segundo afio de BA. La intencién prima- ria era familiarizarse con las consideraciones a tener en cuenta en la presentacién sobre pantallas de un producto al publico, di- senar los elementos esenciales de un sistema para proporcionar informacién local a los turistas que visitaban Londres y produ- cir los dibujos para las presentaciones. La figura 3.2 muestra un conjunto tipico de términos generados durante el proceso descri- to mas arriba. El mero hecho de identificar los temas importantes con sus propias palabras, y ponerlos por escrito, hace que esas palabras se ubiquen en el primer plano de su mente, donde pueden actuar como un grupo de «anzuelos» que usted puede arrastrar por la su- perficie mientras explora libros, articulos, etc. Paralelamente, la --ofode owo2 uoimewuojul e| sefauey “E | | E ugpeBnsanur ap sofeqen ua ug!xeuLOjU! e} 4esn OWIOD3. Manejar la informacién como apoyo... w N ‘Como usar Ia informacién en trabajos de Investigacion interaccién entre las ideas que cada uno de ellos contiene co- mienzan a formar una red que lo ayudard a reconocer otras ideas relacionadas a medida que lee, asf como también a localizar otros vinculos, de modo que la cadena se haga cada vez ms rica, a me- dida que avanza en la lectura. El enfoque de Paul Klee sobre todo lo que hacia se encontraba en un re- conocimiento coniciente del conocimiento que el inconsciente ya po- sefa. Sus incursiones y buisquedas exploratorias podrian describirse como «expediciones de pesca»... Quizés el signo de interrogacién original, fijo en el foco consciente es, por si mismo, capaz de actuar como una red de arrastre que, presenta una marcha lineal de razonamiento. Chasseaud, 1993 La figura 3.3 muestra los términos de la figura anterior, re- presentandolos en forma de anzuelos suspendidos de una red. Localizar las fuentes de informacién La coleccién propia He descubierto que, cuando se pone en marcha un proyec- to, es conveniente comenzar con lo que ya se tiene en mano: las propias colecciones de articulos, recortes de prensa, libros, etcé- tera; es un volumen manejable, y menos intimidatorio que mar- char directamente a una biblioteca. Al revisar un conjunto fami- liar de datos manteniendo en mi mente los temas a buscar, por lo general me revela cosas que me habia olvidado que poseia, o que no habia pensado que fueran importantes para ese proyecto en particular; y releerlas me proporciona pistas hacia otros li- bros y articulos que merecen ser revisados en un biblioteca. De esta forma tengo un panorama definido de lo que debo buscar cuando voy alli, en lugar de comenzar desde cero, y sentirme de- sorientado. Localizar bibliotecas adecuadas y las colecciones de informacién Su tema de investigacin quizds requiera algin tipo de in- formacién que no esté en la biblioteca de su colegio o su univer-Sistemas, interactives, Diseho del sisterna ’ Interfase Diseno de .humano/ pantalla, ordenador tnformacién al turista Glasgow en linea Figura 3.3 Salir «a la pesca» de informacién. ‘ofode ow? ugiseuuojur e] sefeueW “€ | | uopeBasaau! ap sofeqes; ua ugiseuojur e| ssn OWOD [gl =3. Manejar Ia informacién como apoyo... w S Cémo usar la informacién en trabajos de investigacién sidad. Veamos cuales son los primeros pasos mas efectivos en su propia biblioteca: 1. Observe qué tiene su biblioteca en las areas que ha identificado en su «mapa de la investigacién», prestando especial atencion a las publicaciones periddicas, ya que alli es donde aparece la informacién mas reciente sobre descubrimientos relevantes, nuevas ideas, avances en ciertos campos especificos, como asi también informes de importancia notoria y directorios (un punto de partida muy conveniente suele ser la Willings Press Guide, que proporciona detalles de diarios, revistas y otras publicaciones de aparicién periédica), como asi también refe- rencias importantes de trabajos cientificos y directorios. 2. Revise los trabajos de referencia que puedan guiarlo a bi- bliotecas y colecciones especializadas en sus temas, en par- ticular estas dos: © Asib Directory of Information Sources in the United King- dom (Directorio Aslib de fuentes de informacién en el Rei- no Unido). Este trabajo en dos tomos es la fuente general de referencia més comprensible del Reino Unido (y también comprende una seccién referida a las fuentes de informa- cién de la Unién Europea). Guide to Libraries and Information Units in Government Departments and Other Organizations (Guia de bibliotecas y unidades de informacion en el Departamento de Gobier- no y otras organizaciones). Una valiosa fuente de colecciones especializadas, ordenadas por instituciones y por materias. 3. Recorra los directorios que incluyan listas de asociaciones espe- cializadas en areas especificas, a fin de localizar a cualquiera de ellas que opere en los campos de su interés. Las més titiles son: © Directory of British Associations (Directorio de asociacio- nes britdnicas). Lista las asociaciones, institutos y organi- zaciones nacionales britanicos, incluyendo aquéllos dedica- dos a industrias particulares, tecnologias, etcétera. * Councils, Committees and Boards (Consejos, Comités y Juntas). De la misma procedencia y equipo de produccién, es un directorio de asesores, consultantes y otros cuerpos de la vida publica del Reino Unido.4, Analice directorios en fuentes de informacién electrénicas; dos de las guias generales mas completas son: * The CD-ROM Directory. Publicado por TFLP. * Gale Directory of Online Databases (Directorio de bases de datos enlinea). Publicado por Gale Research. Las personas como fuentes de informacién La investigacién no es s6lo una cuestién de lecturas en bi- bliotecas; parte de la informacién més valiosa proviene de es- cuchar a la gente que posee conocimientos especializados. Los primeros a consultar son los profesionales que trabajan en las bibliotecas y en otras colecciones particulares. Si bien, cuando se lleva a cabo una investigacién a cualquier nivel, constituye una medida de auto-defensa saber cémo ingresar a un catélogo y abrirse camino a través de los estantes de referencias y las pi- las de periddicos, los bibliotecarios; como grupo profesional sue- len estar dispuestos a compartir su conocimiento especializado sobre sus colecciones con aquellos investigadores que saben lo que buscan y pueden formular sus preguntas claramente. Cier- tamente, usted también puede necesitar su ayuda si planea efec- tuar algunas biisquedas en bases de datos enlinea. Luego esta la gente que trabaja en los campos en que usted esta interesado, y posee el conocimiento y el saber-cémo-hacer re- lacionado con lo que usted esta tratando de encontrar. Los tuto- res académicos y algunos compajieros estudiantes con frecuencia sugieren personas a las que consultar, y cuando usted encuentra a esas personas, muchas veces pueden orientarlo hacia otros pro- fesionales que también pueden resultar de mucha ayuda. Las lec- turas sobre el tema constituyen otra fuente interesante; algu- nos de los contactos mas interesantes que he hecho durante la redaccién de algunos de mis libros, por ejemplo, han sido auto- res en cuyos trabajos he encontrado coincidencias y extensiones de mis propias ideas. Sin embargo, cualquiera sea la forma en que se contacte con ellos, encdrelos con prudencia y cortesfa. Ellos tienen otras cosas en qué pensar aparte de preocuparse por usted, y cuanto mas potencialmente utiles pueden ser, es cuando probablemen- te mds ocupados estén. Asi que presénteles una explicacién, cla- ra y breve, sobre su proyecto de investigacién, digales en qué le parece que pueden serle uitiles, y qué es exactamente lo que les jojur ey sefeueW *¢ | *ofode owo> uginew | uopebysaau ap sofeqeyy ua uoMeuUojUI e| Asn OWOD | a ]3. Manejar la informacién como apoyo... wv o Cémo usar la informacién en trabajos de investigacion esta solicitando. Una carta introductoria es, posiblemente, la me- jor presentacién, ya que les proporciona tiempo para la refle- xién. También el teléfono es una buena primera aproximacién si usted quiere descubrir cual es la persona indicada para con- tactar dentro de una institucién. Y nunca olvide agradecer a las personas que respondieron a su requisitoria, incluso en aque- Tlos casos en que sus respuestas no fueran titiles para sus pro- pésitos. Qué hacer cuando las fuentes proporcionan informacién util y aprovechable Cuando encontramos una fuente que contiene material re- levante para nuestros fines es, en ocasiones, el momento en que nuestros problemas comienzan realmente. El mero volumen fi- sico, y la forma en que los datos, con demasiada frecuencia, son presentados al lector, puede ser abrumadora. (Podemos apren- der muchas cosas titiles sobre nuestra propia redaccién anali- zando la raz6n por la que los textos de otras personas se hacen dificiles de comprender, véase el capitulo 8). Extraer informacién de fuentes escritas y en pantalla suele ser un proceso exhaustivo; no obstante, existen diversas formas de hacerlo manejable y productivo. Aqui es donde los «anzuelos» de pescar informacién comienzan a demostrar su utilidad. El «an- zuelo» es valioso, en primer lugar, para analizar los indices, es- pecialmente de libros y para las tareas de resumen e indexaci6n, y para revisar trabajos de biblioteca y catalogos de autor. Cuando usted comienza a explorar el verdadero texto, que puede contener informacion importante, si conserva en mente un pequeiio numero de palabras o frases clave, podra ver que ellas practicamente saltan de las paginas a medida que avanza rapidamente sobre el texto. Y cuando lo hacen, ése es el momen- to de comenzar a leer con atencién. También es el momento de empezar a pensar si necesitara una fotocopia del texto, o si sera suficiente con tomar sus propias notas. Por lo general, traducir los hechos e ideas clave de otras per- sonas a sus propias palabras suele ser una buena forma de trans- formarlos en conocimiento. Podria escribirse un capitulo entero sobre las téenicas de tomar apuntes, pero aqui voy a decir sélo cuatro cosas practicas al respecto:1. Si usted decide que las notas seran suficientes, lo primero que debe hacer es anotar exactamente los detalles bibliogrdficos del item que esta analizando: para los articulos de publicacio- nes periodicas, autor, titulo del articulo, nombre de la publi- cacién, numero del ejemplar y del apartado, fecha y paginas en que aparece el articulo; para los libros, autor, titulo, editor, lugar y fecha de publicacién e ISBN (International Standard Book Number, un sistema identificador universal). 2. En la parte superior de las anotaciones coloque, en color 0 le- tras destacadas, el tema clave de su propia lista, en el cual ése material tiene informacion valiosa (usualmente vera que cualquier articulo o libro tiene material util para mas de un tema; véase la figura 3.4). 3. Resistase a la tentacién de copiar grandes trozos de texto en forma mecdnica; es menos agotador y mas Util copiar, para eventuales citas, s6lo aquellas oraciones y parrafos que digan algo verdaderamente importante, en una forma que no pueda ser literariamente mejorada. Y una vez que lo haya hecho, anote la pagina de la cual proviene la cita, de modo que cual- quiera que la lea en su informe o tesis final, pueda remitirse facilmente a la fuente. 4, Existen varios «vehiculos» para tomar apuntes: agendas, cua- dernos, carpetas con hojas sueltas, blocks, tarjetas, ete. Sea cual fuere el que use, lo primero que debe hacer es, como di mos antes, consignar cuidadosamente los detalles bibliogra- ficos. Si utiliza cuadernos 0 agendas numere las pdginas (véa- se figura 3.5), y numere también los cuadernos o agendas a medida que su ntimero aumenta. Cuando utilice hojas sueltas encarpetadas o tarjetas, escriba cada conjunto de notas so- bre un informe en particular en una hoja o tarjeta separada; si necesita mas de una, abrochelas 0 sujételas con clips. Hay mucho para decir en favor de utilizar juegos separados de hojas o tarjetas para cada grupo de anotaciones, en lugar de amon- tonarlas todas en un cuaderno o agenda; si las mantiene en juegos separados, puede tratar sus propias notas como si fue- ran fotocopias de articulos, etc. Volveremos sobre esto mas ade- lante, cuando veamos la forma de crear «claves» para el al- macenamiento de informacién (véase pag. 63). Si saca fotocopias de articulos 0 paginas de libros, consigne los temas clave en la primera de ellas (véase figura 3.6 en pag. 60). uopebnsaaut ap sofeqe.n ua ugpeuuosuy e] 4esn oWOD iy] -~ofode owod ugisewsojui e] sefaueW “¢ |3. Manejar la informacién como apoyo. w 3 ‘Cémo usar Ia informacion en trabajos de investigacién Figura 3.4 Utilizacién de tarjetas para anotaciones. Este sistema proporcina al operador dos ventajas simultaneas: reunir los puntos clave en un solo con- junto, y asegurarle que posee todos los detalles bibliogréficos correctos y completos de cada item sobre los cuales efectda alguna anotacién. También permite que el investigador recuerde otros temas sobre los cuales cada punto tiene alguna informacién citi. Ya sea que tome sus propios apuntes o saque fotocopias, utilice un resaltador para destacar las frases clave (véase figu- ra 3.5 en pag. 59). Eso lo ayudar a absorber la informacién im- portante, y cuando regrese mas tarde al material, las partes re- saltadas Ilamardn su atencién sobre los pasajes relevantes y Je ahorrara tiempo cuando los relea. Todos los detalles que he estado describiendo constituyen una ayuda para transformar informacién externa en conocimien- to estructurado de nuestra exclusiva propiedad. Sin embargo,a Aig, M. 18820.) inprtani on snd, reconeiniatos sb-nseaious tn biota enn de informacion she ro vas guid, lia 19-240 artic nn int Farid = tence de aati de bg ‘prada po AE wii, Canadas empresas secomparan a tems de etas medio, gue tan A rod cavactoican po © Yaa mayor pediocin para adgaiie © poets oat esis eons pore connie fi ue tte ane tin agua oe leaaon wind dn ace pa agen Malan po tate © Biwanat neonate Ah flint 4 bmi, tt ko sis infra ono de pecoot © Eats pres dticamete pio hans nkiadoes Ao ids wens vx los tos de imtigin g dear informa proce dl tein. Citas de ts ets de sane por sean © Meso tuna «ate formes de fornia vious csto/ouefl datas © Mayor empuio etd dear de stoma informatics, Figura 3.5 En caso de utilizar cuadernos, numere las paginas, destaque los puntos clave con resaltador e ingrese los detalles bibliograficos completos de los temas sobre los cuales tomé notas. no podemos confiar en que vayamos a recordar todo lo que he- mos encontrado, de modo que debemos volver a la informacién original en cada ocasi6n en que sea necesario. Para ello, necesitamos métodos de almacenamiento de los soportes fisicos de la informacién —libros, articulos ilustraciones, nuestras propias notas, ete. y necesitamos claves para acceder a ese almacenamiento, de modo que podamos manejar los datos en nuestro propio beneficio. En los parrafos siguientes analiza- ré, en primer lugar, el proceso de organizacién «manual», porque es el mejor método para comprender claramente los pasos y los conceptos que subyacen tras el sistema. Una vez mas, espero que consideren provechoso tomarse su tiempo para probar por si mismos lo que les estoy sugiriendo, utilizando temas reales de su propio proyecto de investigacién. Después de eso, sera mas facil explicar cémo los ordenadores pueden agilizar el proceso y hacerlo mas eficiente. | uoebasaaui ap sofeqey ua ugewoyU! B] 4esN CWO 3| “-ofode ows ugiseuuojul e] sefauew “¢ |‘Como usar Ia informacién en trabajos de investigacion |S Figura 3.6 En caso de guardar fotocopias o articulos, anote en ellos los te- mas clave que tengan informacién importante, jy asegtirese de que figuren todos los detalles bibliograficos! Guardar informacién Requiere de cierta disciplina tener un lugar para cada cosa, y colocar cada cosa en su lugar, pero el esfuerzo vale la pena. Reco- lectar datos demanda un gran inversién de tiempo y dedicacién, a tal punto que es una pena crearse un problema doble por guar- darlos en un montén desorganizado, donde sélo podremos encon-trarlos con un esfuerzo doble, y, lo que es peor, que una vez que nos hayamos tomado el trabajo, no podamos estar seguros de que hemos encontrado algo significativo. Para evitarlo, elija contene- dores adecuados para el material que vaya recolectando 0 crean- do, por ejemplo, cajas plegables para los informes, juegos de apun- tes, fotocopias de articulos, etc.: cajas de zapatos para tarjetas con anotaciones; sobres plasticos anillados para fotografias, etcétera. DEFINICION Dos definiciones importantes para guardar la informaci6n: informes y registros 1. Para los propésitos de nuestro trabajo, un informe es un ob- Jeto fisico que aporta informacién, por ejemplo: un libro, un articulo, una ilustracién, un juego de apuntes, un mapa. 2. Un registro, en cambio, es algo que surge de un informe y que puede ser utilizado para representarlo cuando esta- mos elaborando la informacién que el informe contiene. Un registro puede ser un objeto material, tal como los ar- chivos de tarjetas de una biblioteca, o conservarse digita- lizado electrénicamente en un ordenador. b Luego, usted debe decidir cémo ordenar los informes en sus contenedores. Existen dos opciones: agrupandolos por alguna ca- racteristica, o olvidarlos a medida que Ilegan, los nuevos sobre los anteriores. (De hecho, usted puede considerar conveniente almacenar algunas cosas por el primer método y otras por el se- gundo. En mi actual proyecto de investigacion estoy realizando algunos estudios de casos puntuales en cierto numero de empre- sas, y mantengo una caja para cada una de ellas, y voy guardan- do las publicaciones que me proporcionan en la caja que le co- rresponde a la organizacién que me la brind6. Al mismo tiempo, trato otros informes que recojo, como articulos significativos, por el segundo de los métodos mencionados.) Si opta por el primer método, entonces necesitara rotular cada contenedor y cada informe que coloca en él con un nombre representativo del tipo de seleccién que considere apropiada (la lista de palabras/frases clave que ha elaborado, véase pag. 50, puede ayudarlo en este sentido). Si elige el segundo método, en- | uopeBnsanul ap sofeqes ua Ug|2eUUOJU! e} Jesn CWIOD [2] --ofode owo2 ugisewuojul ej sefauew “¢ || ‘Cémo usar Ia informacién en trabajos de investigacion |&| 3. Manejar la informacion como apoyo... | tonces tendré que numerar secuencialmente cada informe (y si lo hace asi, es buena idea llevar una lista aparte, ordenada nu- méricamente, de modo de determinar rapidamente el siguiente numero, y también identificar que no falte ninguno). Cualquiera sea el método que elija, tendra problemas; pro- blemas que, de hecho, han preocupado a los bibliotecarios du- rante todo este siglo, o antes atin. En la siguiente seccién les explicaré cuales son, y trataré de sugerir algunas formas de mi- nimizarlos, bajo el subtitulo «Claves para el almacenamiento». {Necesita registros de los informes que recolecta? La primera pregunta a considerar en relacién con el almace- namiento de los informes es la siguiente: {Necesita usted crear registros (véase definicién) para sus informes? Por ejemplo, cuan- do encuentra un articulo o un libro, ges necesario que llene una tarjeta para él, con sus detalles bibliograficos, y quizds una nota sobre los principales temas que cubre, como una tarjeta de cata- logo de una biblioteca? Seguin mi propio punto de vista, si usted esté manejando una coleccién que se asemeje a una biblioteca —al menos una pequefia— por medios manuales, entonces seguramen- te necesita registros para cubrir las necesidades de los usuarios en busca de informacién. Pero si usted esta simplemente operan- do su propia coleccién para su uso exclusivo, entonces podra evi- tarse el trabajo de catalogar por tarjetas, siempre y cuando adop- te dos precauciones: 1. Asegtirese de que cada informe esté claramente rotulado con todos sus detalles bibliogrdficos, y con los temas clave sobre los cuales tiene informacion valiosa para usted (véase pag. 60). 2, Lleve un indice de su coleccién de informes. En la préxima sec- cién voy a explicar por qué es necesario hacerlo, y como debe hacerse. Por el momento, veamos una definicién. DEFINICION Un indice es una herramienta (generalmente en forma de una lista de términos ordenada alfabéticamente) que in- cluye las diferentes partes de un tinico informe (como un li- bro, por ejemplo), donde se puede encontrar informacion so- bre un tema dado, una persona, un lugar, etcétera.us Namero 0915 Fecha | 1991 Autor Orna, E. & Stevens, G. Titulo ¢Disefio y ciencias de la informacién: una nueva alianza? Fuente Boletin de Ciencias de la Informacién 17 (4) 197-208 Palabras iseno de la informacién clave notas Ciencias de la informacion o Almacenamiento externo de informacién Contenedores de informaciin Sipogratia, Diseno grafico Cognicion Memoria Educacién en Diseso Tecnologia dela informacion & | Joc 29] Tac Figura 3.7. Si esto fuera almacenado solamente bajo el concepto de Dise- fio de la Informacién, no habria podido localizarlo cuando buscara informa- ci6n sobre Cognicién 0 Memoria, a pesar de que tenia material itil para am- bos temas Puntos clave para el almacenamiento El rasgo mas delicado de cualquier tipo de ordenamiento, y el que generalmente ocasiona los problemas mencionados ante- riormente, es que, por el simple hecho de reunir los informes por una caracteristica (por autor, por tema principal o por fecha de adicién al archivo, por ejemplo), separa los informes que tienen otras caracteristicas en comin. Un mismo autor puede haber es- crito articulos sobre un gran ntimero de temas diferentes, de modo que un ordenamiento por autor puede facilitar la biisqueda por ese rubro, por otro lado dificulta la localizacién por temas. Asi- mismo, un articulo que cubre principalmente un tema principal puede, a su vez contener cierta cantidad de material sobre otros temas, de modo que un ordenamiento por tema principal significa que cabe la posibilidad de perder los secundarios cuando busca- mos informacién sobre ellos (como ejemplo, véase figura 3.7). Algo parecido sucede con una clasificacién por fecha en que anexé el *~ofode owio2 ugimewsojul e| wefauew ‘¢ o a uoDeBnsanut ap sofeqes; ua uoeUOJU e| Zesn OWIOD3. Manejar la informacién como apoyo... | Cémo usar Ia informacién en trabajos de investigacion | material al archivo, en la cual podemos ver répidamente los tilti- mos y los primeros informes, pero los del medio requieren mu- cho mas esfuerzo; por otra parte, los informes recaudados en esos dos periodos pueden pertenecer a varios autores, y cubrir diver- sos temas principales y secundarios. Antonio Crestadoro (1856) hizo una sabia observacién acer- ca de las consecuencias sufridas por los lectores de la Biblioteca del Museo Britanico, hace mas de un siglo atras: La libertad es, por sobre todas las cosas, una condicién esencial para el crecimiento y la capacitaci6n. Los propésitos de los lectores en busca de un libro son tan diversos como los titulos, los temas y otros encabeza- mientos bajo los cuales el libro pueda ser rastreado. Ingresar el libro bajo una sola entrada es proporcionarle al lector una sola de las referencias y suprimir las restantes. Su solucién era incluir una versién taquigrafica de los deta- lles del libro bajo todos sus rasgos sobresalientes, en una especie de enorme indice maestro de todo lo existente en la biblioteca, de manera de que pudiera ser encontrado en cualquier momento que se lo requiriera para todo tipo de propésito. Era una buena solucién, pero con la tecnologia de mediados del siglo diecinueve hubiera tomado mucho més tiempo que el que Crestadoro soste- nia que Ilevaria aplicar sus sistema al contenido de la Bibliote- ca del Museo Britanico. (Sin embargo, es agradable pensar que las ideas de Crestadoro estan hoy aplicandose, aunque en una forma mucho més moderna, en el Catalogo On-line de acceso pu- blico de la nueva Biblioteca Britanica.) No obstante, ésta es una solucién que puede trabajar per- fectamente bien para los materiales que los investigadores reco- lectan individualmente, utilizando nada mas que los medios dis- ponibles hace 150 afios atras. 1. Tome el juego de tarjetas en el cual inscribié los temas clave de su investigacion (véase figura 3.2 en pag. 51). 2. Tome los informes que ha recopilado. 3. Si esta clasificando su archivo agregando los informes a medi- da que ingresan y numerandolos en secuencia: escriba sus nu- meros en las tarjetas correspondientes (véase la figura 3.8).Figura 3.8 Algunos de los temas de la figura 3.7 utilizados como encabeza- miento en otras tarjetas, con los niimeros de items que contienen informa- cidn sobre esos temas. Si los esta ordenando por grupos tematicos: anote sus de- talles bibliogrdficos principales y el nombre del grupo tema- tico en el cual los ha incluido en la tarjeta principal (véase fi- gura 3.9 en pag. 66). En estas condiciones, si usted desea encontrar toda la infor- macién que posee acerca de uno de sus temas principales, puede localizarla a partir de las tarjetas con sus informes mas impor- tantes, y luego buscarla directamente en el contenedor corres- pondiente (véase figura 3.10 en pags. 67-68). Una vez que acce- de a los informes, sus propias frases resaltadas (véase pag. 59) le permitirén explorar rapidamente y encontrar las partes mas re- levantes del contenido. | ugpebnsaau! ap sofeqen us uopeuuojut e| sesn owo> | {| *“oKode owo> ugimeuuoyul ey JefeuRW *E || ‘Cémo usar la informacién en trabajos de investigacién_|&| 3, Manejar la informacion como apoyo... | Figura 3.9 Uno de los temas de la figura 3.7, con detalles de los items rele- vantes. En esta ocasién los items no estén almacenados en orden numérico, sino agrupados en contenedores de acuerdo con el tema principal, de modo que se puedan almacenar algunos detalles bibliograficos, como también asi su localizacién en la tarjeta-indice. Como puede ver, numerar los informes ahorra tiempo, tan- to para catalogarlos como para acceder a ellos y le asegura que, cuando lo busque, encontrara todo lo que sea significativo sobre un tema. Un ordenamiento por grupos requiere mas tiempo para ca- talogarlo acabadamente. Por otra parte, si no se preocupa por hacerlo, puede tomar un atajo y buscar los informes mas impor- tantes directamente en el contenedor con la etiqueta del tema buscado; pero esto quizds le haga perder otros informes significa- tivos que estan almacenados bajo otros temas. En esto, al igual que en muchos otros aspectos de la vida, no hay atajos que no deban compensarse con otros inconvenientes. Si, como mucha gente, usted prefiere utilizar cuadernos 0 agendas con hojas fijas, quizés seria conveniente que generara un «indice de contratapa» para cada uno de ellos. Escriba su lis-{Qué tengo Sobre la ‘memoria? yen Disenio Ge Informaci6n? Seleccione el item mostrado cen las tarjetas indice en el indice | | | GTengo algo Ira las tarjetas de Tipogratia ———® El item 915 aparece en fen Tipografia ¥ Disefio de Informacién Ira la tarjeta Memoria. —————+ Pasar de allf a los contenedores con os items numerados 4 t ‘0200- 0299 ate. ambas tarjetas de modo que se deben manejar ‘ambos temas, asf que se debe recurrir al contenedor con el item 0915 | ‘0900- 0999 Seleccione el {tem mostrado ———_______+. en las tarjetas indice oss Figura 3.10(a) _Encontrar informacién en un indice cuyos items estan orde- nados alfabéticamente. --ofode owo2 ugiewuoyur ej sefauey “¢ o S aesn owo> | ugiseBnsonul ap sofecen us ugIewiosUt| Cémo usar la informacién en trabajos de investigacisn |$| 3. Manejar la informacion como apoyo... | e Aceder a) tea de —— Vaya de as cas {Qué tengo sobre Memoria (probablemente Jos recuadros con esta la memoria? haya mas de una, ya que se designacién, asi como debe escribir en ellas todo al recuadro llamado irish fe ey INFORMACION Seleccione el item mostrado —————» en las tarjetas indice Pasar de las rajetas indice a los contenedores Identiticados con estas etiquetas, como también asf al registrado como Memory Figura 3.10(b) _Rescatar informacién de un indice ordenado en funcién de un tema principal. ta de temas en orden alfabético, dejando bastante espacio entre cada uno de ellos, en las ultimas paginas de cada cuaderno. Lue- go agregue a cada tema los nimeros de pagina que tenga que ver con él (véase figura 3.11). El trabajo extra de crear un indi- ce separado es uno de los precios que se deben pagar por utilizar cuadernos 0 agendas, en lugar de hojas de apuntes separados que pueden ser manejados como informes impresos. Manejo de los archivos con ayuda de la tecnologia de la informacion Todo lo que he descrito hasta el momento puede llevarse a cabo sin otro elemento mas que una pluma, tinta, papel y algu- nas tarjetas, y espero que hayan seguido mis sugerencias de pro- bar el método por ustedes mismos, porque es la mejor forma deHegex, J. 37-34 Hipermedla paca mustos 48-51. Extrevistas BReading 16-4 R. Somerville 5-9 V.Ringnoo 58-6 3D. Wood BLAS Koenig, M. 28-29 UTTER Figura 3.11 Notas extractadas del indice de contratapa de una libreta de apuntes. observar cémo trabaja. El] elemento esencial del sistema es el razonamiento humano efectivo sobre los temas que estamos ma- nejando, las preguntas que necesitamos formular y qué quere- mos hacer con los resultados. Sin embargo, una vez que hemos puesto en orden nuestras ideas, podemos acelerar y simplifi- car el proceso de manejar la informacion y enriquecer la calidad de nuestros razonamientos, mediante un uso sensato de la tec- nologia informativa. Para mayores antecedentes sobre una buis- queda basada en el sentido comun, pero atin asi académica, de lo que puede hacerse con un sistema informatico apoyado por un ordenador personal, lea los articulos de Cawkell (1991a y 1991b), que proporcionan consejos basados en ajfios de experiencia, so- bre cémo lograr un método que reduzca al minimo el tiempo de catalogacién, y sin embargo «proporciona un nivel de recupe- racién que, si bien es sélo aceptablemente rendidor», aun asi sera mejor que lo que se pueda obtener de «una pila sin clasi- ficar de... periddicos, libros, catdlogos, reportes, etc.» (Cawkell, 1991a). | uopeBnsaau ap sofeqesa ua ugirewuoju! ej 4esn OWED [s] --ofode owo2 uoiewsojul e| sefauey “¢ |3. Manejar la informacion como apoyo... | Cémo usar Ia informacién en trabajos de investigacion | 3 En la actualidad existe una gran variedad de software con- fiable para manejo de informacién en ordenadores personales, genéricamente denominados «paquetes de bases de datos» 0 «pro- cesadores de textos». Las siguientes son las funciones principa- les que deben cumplir para ayudarnos en nuestras actividades: Simplificar el ingreso de detalles de los informes, incluyendo palabras clave, sus propias anotaciones y citas sobre ellos Encontrar y mostrar los informes que traten temas especifi- cos, que estén escritos por determinados autores, etcétera Permitir buisquedas «combinadas» de informes que posean una combinacién especifica de caracteristicas, por ejemplo, créticas de la producciones de un determinada obra, interpretada por un actor dado, entre los aiios 1870, 1873 en Glasgow y Edimburgo Imprimir listas de informes sobre temas particulares, etcétera Disponer de estas ventajas, todo lo que usted debe hacer es el disefio de un registro (es preciso disponer de uno si se quiere manejar informacién mediante una computadora) que tenga en cuenta el tipo de informes que usted necesita recopilar durante su busqueda, como asi también las preguntas que desea respon- der a partir de la recoleccién. La figura 3.12, en la pagina 71, muestra ejemplos de dos bases de datos tipicas. Estos ejemplos han sido tomados de un software para orde- nadores McIntosh, denominado Hypercard, pero los principios son muy similares a muchas aplicaciones para otros tipos y mar- cas de ordenadores. También es posible vincular estas bases de datos 0 procesadores de texto con otros software que puedan ma- nejar fotografias, graficos y material de audio. Si su universidad 0 colegio le proporciona la oportunidad de utilizar un ordenador para manejar la informacién que surge du- rante un proyecto de investigacién, estos son los pasos que debe seguir: 1. Haga una lista del tipo de informes que va a almacenar en el ordenador, por ejemplo: * Registros de articulos, libros, ete. * Nombres y direcciones de organizaciones, proveedores, in- dividuos, etc. que puedan ser utiles para la investigacién. * Material grafico o de audio.us Fecha Namero Autor Fuente Clave/ notas a & Jean >] Seleccionar Naimero de ftem © locacién en el almacenamiento BA Base de datos para productos de Disefio Kalo>| Libros 0 articulos Nombre del autor *-ofode owo? ugisewoju! e| sefauey “¢ Libros 0 articulos Titulo Organizaciones: nombre Libros: editor ‘Antculos: nombre {el periéico Organiaciones: direccién Libros: Fecha de publiacion Astcuos: ndmero y parte el ejemplr, paginas y tech Organizaciones: nimero de telefono Claves y notas KP] A] Oa] Of a] Ola] pra vo > aa > Click para Pra obtener una informacion | adelantar nueva tareta Ca Fk pare volver 2] Click para Presione la tecla al comienzo eas iralfinal Apple y N Figura 3.12 (a) y (b) a) Registro de una base de datos para manipular items bibliograficos (utilizando Hypercard). b) Registro de otra base de datos Hy- percard; ésta fue disefiada para ser utilizada por un grupo de estudiantes, para permitirles ingresar detalles de libros, articulos y organizaciones. | uopeBnsaau! ap sofeqes ua UgIeWOJUI Be] 4esN OWI3. Manejar la informaci6n como apoyo... | N N Como usar la informacion en trabajos de investigacién Decidir cuales son los puntos clave e & Registrelos ef entajetas ‘ an Utiicelos como anzuelos para la pesca Ge informacion > & se Ingrese los temas principales en las fotas que agrega Senlositems ——aue fotocopia gS " Se Decida la forma g& de almacenar ae la informacién: por namero de @ secuenciao por tema principal” od Establezca un indice; utilice las tarjetas diseniadas por usted en la etapa 2), 0 cree un indice de contratapa para cuademmosy gy fbetasde” apuntes oe x ©) < Revise las tarjetas s ‘en busca de las x tarjetas que - ss $ —— Conesa guia, dirjase alalmacsnarento de informacién y cextraiga los items é 3 P____relevantes gh oS s we Figura 3.13 Proceso de indexacién y basqueda: visualizacién resumida del proceso manual. Si se utiliza un ordenador para almacenar los registros, los pasos 1 a 5 se siguen aplicando; para las etapas 6 a 8, ver paginas 68 a 73.2. Identifique las preguntas tipicas que necesita responder de su archivo de informacién. 3. Sobre un papel, diserie un boceto de formulario de registro que cubra las caracteristicas que va a necesitar incluir en sus re- gistros, a fin de poder responder a las preguntas tipicas an- tes mencionadas. 4. Consulte a los asesores del centro de cémputos sobre qué soft- ware resultard mas apropiado para sus propésitos. Si se le ga- rantiza el acceso a los ordenadores en el momento en que los necesita (en caso contrario no vale la pena tomarse la moles- tia) aprenda cémo usar el software disponible para establecer su base de datos, ingresar registros, buscar informaci6n e im- primir los resultados. 5. Una vez que haya establecido su base de datos, manténgala con regularidad, y nunca olvide conservar un backup actua- lizado de su trabajo. El proceso completo de indexacién y de uso del indice para lo- calizar informes esta resumido en forma grdfica en la figura 3.13. Bibliografia Cawkell, A. E. (1991a) Ideal personal information systems, The Inte- Uigent Enterprise, 1 (8): 14-18. Cawkell, A. E. (1991b) Managing personal information systems (Ma- nejo de sistemas personales de informacién), Critique, 3 (8): 1-12. Chasseaud, A (1993), «Transformations and the Hate Object» Tesis de licenciatura inédita. Londres, Central St. Martins College of Art and Design. Crestadoro, A. (1856) The art of making catalogues of libraries, or a method to obtain in a short time a most perfect, complete and sa- tisfactory printed catalogue of the British Museum Library by a reader therein. Londres, The Literary, Scientific & Artistic Refe- rence Office. | uopebysanut ap sofeqes ua ugi2eWu0jU! ej 4esN CWO [a] --ofode owo> uoisewsoju! e| sefauey *¢ |