W e l c o m e t o t h i s S p e c i a l E d i t i o n

C o n t e n t s

o f H i n t s & T i p s , w h i c h f o c u s e s o n

h e l p i n g y o u m a k e t h e m o s t o f E P S .
E P S n o m i n a t i o n – p a t i e n t s h a v e a 3
c h o i c e
T h o u s a n d s o f p h a r m a c ie s u s e t h e E le c t r o n ic
P r e s c r ip t io n S e r v ic e (E P S ) R e le a s e 2 e v e r y d ay E P S t o k e n s 3
t o p r o v id e a b e t t e r, s a f e r s e r v ic e f o r p a t ie n ts. D A 2 0 d i s a l l o w e d c o d e 4
T h is s p e c ia l e d it io n o f H in t s & T ip s p r o v id e s
5
h e lp f u l in f o r m a t io n o n h o w y o u r p h a r m a c y
E x e m p t i o n / c h a r g e p a i d s t a t u s

c a n m a k e t h e m o s t o f E P S , w it h s o m e t o p t ip s E l e c t r o n i c d i s p e n s e n o t i  c a t i o n s

f o r m a k in g E P S w o r k b e t t e r f o r y o u a n d t h e
a n d r e i m b u r s e m e n t e n d o r s e m e n t

c l a i m m e s s a g e s 6
a n s w e r s t o f r e q u e n t ly a s k e d q u e s t io n s .
D o y o u k n o w t h e d i f f e r e n c e

b e t w e e n ‘ m a r k a s n o t d i s p e n s e d ’

A s o f 1 7 A u g u s t 2 0 1 5 t h e f o llo w in g a r e liv e a n d ‘ r e t u r n t o S p i n e ’ ?
8
w it h E P S R e le a s e 2 : E l e c t r o n i c r e p e a t d i s p e n s i n g

g u i d a n c e 8
• 6 3 % o f G P p r a c t ic e s (5 ,0 3 0 p r a c t ic e s ) E n d o r s e m e n t s 9
• 9 8 % o f p h a r m a c ie s (1 1 ,5 0 2 )
• 8 4 % o f d is p e n s in g a p p lia n c e S p

m e d
e c i a l s

i c i n e s
a n

w i t h
d i m p

i n
o

s c o
r t e d

p e
u n

f o
l i c e n

r E P S
s e d

1 1
c o n tra c to rs (9 4 )
N H S d m + d , V M P s , V M P P S , A M P s

& A M P P s – w h a t a r e t h e y ? 1 2
J u s t u n d e r 1 5 m illio n p a t ie n t s h a v e s e t a
C o m m u n it y P h a r m a c y N o m in a t io n . D i s p e n s i n g a s s o r t e d  a v o u r s 1 3

P r e s c r i b e r e n d o r s e m e n t s 1 3
T h e a v e ra g e EPS R e le a s e 2 G P s it e is n o w
‘ C h a n g e s ’ t o p r e s c r i b e d p r o d u c t s 1 4
p r o d u c in g h a l f o f t h e ir p r e s c r ip t io n s b y EPS
R e le a s e 2 a n d ap p r o x im a t e ly 3 0 % o f a ll T h e e n d o f m o n t h s u b m i s s i o n

p r o c e s s 1 5
p r e s c r ip t io n it e m s r e c e iv e d b y th e NHSB SA
a r e E P S R e le ase 2 . H o w t o  n d a n E P S

p r e s c r i p t i o n 1 7

A r e y o u b u y i n g o r s e l l i n g a
I f y o u h a v e a n y s u g g e s t i o n s f o r t o p i c s
p h a r m a c y ?
1 8
y o u ’ d l i k e s e e i n c l u d e d i n a f u t u r e

O n e - o f f d i s p e n s i n g a t a n o t h e r
e d i t i o n , p l e a s e c o n t a c t u s a t :
p h a r m a c y
1 8

n h s b s a . c o m m u n i c a t i o n s t e a m @ n h s . n e t M o r e t o p t i p s 1 9

B a c k t o t o p 2
D o I n e e d t o s o r t t o k e n s i n t o p a i d / e x e m p t o r b y d o c t o r o r d e r ?

N o . T o k e n s d o n o t n e e d t o b e s o r t e d i n t o p a i d / e x e m p t o r b y d o c t o r . S u b m i t a l l ‘ n o n - a g e e x e m p t ’

a n d c h a r g e a b l e E P S R e l e a s e 2 t o k e n s ( p r e s c r i b i n g a n d d i s p e n s i n g ) a s o n e s e p a r a t e b u n d l e

s e c u r e l y t i e d w i t h e l a s t i c b a n d s o r s t r i n g w i t h y o u r b a t c h f o r t h e s a m e m o n t h t h a t t h e c l a i m w a s

s u b m i t t e d .

I ’ v e b e e n t o l d I s h o u l d n o t s e n d i n ‘ a g e - e x e m p t ’ t o k e n s . I s t h i s c o r r e c t ?

Y e s . T o k e n s a r e u s e d t o c a p t u r e a p a t i e n t o r t h e i r r e p r e s e n t a t i v e ’ s d e c l a r a t i o n t h a t t h e y a r e e i t h e r

e x e m p t f r o m p r e s c r i p t i o n c h a r g e s o r h a v e p a i d t h e a p p r o p r i a t e p r e s c r i p t i o n c h a r g e . P a t i e n t s

w h o a r e e x e m p t b e c a u s e o f t h e i r a g e a n d w h o s e d a t e o f b i r t h i s a u t o m a t i c a l l y i n s e r t e d i n t o a n

e l e c t r o n i c p r e s c r i p t i o n b y a c o m p u t e r s y s t e m t h a t s t o r e s t h e p a t i e n t ’ s N H S c a r e r e c o r d d o n o t

n e e d t o c o m p l e t e a d e c l a r a t i o n o f e x e m p t i o n , a n d s o y o u s h o u l d n o t s e n d i n ‘ a g e - e x e m p t ’ t o k e n s

( e x e m p t i o n s A a n d C ) . O n l y n o n - a g e e x e m p t a n d c h a r g e p a i d t o k e n s m u s t b e s u b m i t t e d w i t h y o u r

b a t c h f o r t h e s a m e m o n t h t h a t t h e c l a i m w a s s u b m i t t e d .

D A 2 0 d i s a l l o w e d c o d e

D i d
T o k e n s m u s t b e s u b m i t t e d a s a s e p a r a t e s e c u r e b u n d l e . I f y o u s u b m i t

a n E P S t o k e n a s p a r t o f y o u r F P 1 0 b a t c h o f p a p e r p r e s c r i p t i o n s f o r

y o u
p r o c e s s i n g a n d r e i m b u r s e m e n t , i t w i l l b e d i s a l l o w e d a n d a n i m a g e o f

t h e t o k e n w i l l b e r e t u r n e d t o y o u m a r k e d ‘ D A 2 0 - A s i t i s a n o m i n a t e d

k n o w . . . ?
E P S t o k e n s u b m i t t e d f o r p r o c e s s i n g a n d r e i m b u r s e m e n t ’ .

4
B a c k t o t o p
 E x e m p t i o n / c h a r g e p a i d s t a t u s

• M a k e s u r e a l l p a t i e n t i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g e x e m p t i o n o r p r e s c r i p t i o n c h a r g e i s s e t u p

b e f o r e y o u s e n d t h e d i s p e n s e n o t i  c a t i o n a n d c l a i m .

• R e m e m b e r - s o m e s y s t e m s m a y d e f a u l t t o c h a r g e a b l e s t a t u s .

• F i n d o u t t h e m o s t e f  c i e n t w a y t o d e a l w i t h n o n - a g e e x e m p t p a t i e n t s f r o m y o u r s u p p l i e r .

F o l l o w i n g t h e m o v e t o S p i n e 2 i n A u g u s t 2 0 1 4 t h e f a c i l i t y t o a m e n d a c l a i m w i t h i n t h e

r e i m b u r s e m e n t p e r i o d w a s m a d e a v a i l a b l e , h o w e v e r t h i s f u n c t i o n a l i t y d o e s n e e d t o b e d e v e l o p e d

a n d t e s t e d b y y o u r s y s t e m s u p p l i e r . S o m e s y s t e m s u p p l i e r s a r e c u r r e n t l y u n d e r g o i n g t e s t i n g a n d

i t i s a n t i c i p a t e d t h a t a t l e a s t o n e s y s t e m s u p p l i e r w i l l b e p i l o t i n g c l a i m a m e n d f u n c t i o n a l i t y i n

 v e l i v e p i l o t s i t e s d u r i n g S e p t e m b e r 2 0 1 5 . B o t h H S C I C a n d N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s a r e r e a d y t o

a c c e p t a n d p r o c e s s ‘ a m e n d e d c l a i m s ’ .

W h e n y o u r s y s t e m s u p p l i e r h a s ‘ c l a i m a m e n d f u n c t i o n a l i t y ’ a p p r o v e d t h e n y o u w i l l b e a b l e t o

‘ c o r r e c t ’ a c l a i m t h a t h a s a c c i d e n t l y b e e n s u b m i t t e d a s p a i d i n s t e a d o f e x e m p t o r v i c e v e r s a , a s l o n g

a s i t i s w i t h i n t h e ‘ r e i m b u r s e m e n t p e r i o d ’ i . e . b e f o r e t h e e n d o f t h e 5 t h d a y o f t h e m o n t h a f t e r i t

w a s d i s p e n s e d ( d i s p e n s e n o t i  c a t i o n s e n t ) . Y o u w i l l a l s o b e a b l e t o c o r r e c t y o u r c l a i m b y a d d i n g o r

r e m o v i n g d i s p e n s e r e n d o r s e m e n t s a n d / o r a m e n d i n g t h e p r o d u c t o r q u a n t i t y .

H o w e v e r , u n t i l y o u r s y s t e m s u p p l i e r p r o v i d e s y o u w i t h ‘ c l a i m a m e n d ’ w h e n a n e l e c t r o n i c

r e i m b u r s e m e n t c l a i m m e s s a g e h a s b e e n s u b m i t t e d t h e n i t c a n ’ t b e c h a n g e d . F o r e x a m p l e , i f y o u

h a v e i n a d v e r t e n t l y s u b m i t t e d a c l a i m i n d i c a t i n g t h a t t h e p a t i e n t w a s e x e m p t w h e n t h e y h a v e p a i d

t h e p r e s c r i p t i o n c h a r g e ( s ) y o u s h o u l d e n s u r e t h e c o r r e c t l y c o m p l e t e d t o k e n d e c l a r i n g t h a t a c h a r g e

h a s b e e n p a i d i s s u b m i t t e d i n t h e s e p a r a t e E P S t o k e n s b u n d l e a l o n g w i t h y o u r b a t c h . Y o u s h o u l d

c o n t a c t N H S E n g l a n d e x p l a i n i n g t h e m i s t a k e a n d o f f e r i n g t o r e p a y t h e m o n e y . F i n a l l y y o u s h o u l d

c o n t a c t t h e p a t i e n t ( s ) e x p l a i n i n g t h e e r r o r s o t h e y k n o w w h a t t o d o i f t h e y l a t e r r e c e i v e a p e n a l t y

c h a r g e n o t i c e .

H o w s h o u l d I s u b m i t a n E P S R e l e a s e 2 p r e s c r i p t i o n f o r a n o r a l

c o n t r a c e p t i v e a n d a ‘ c h a r g e a b l e ’ i t e m w h e n t h e p a t i e n t p a y s f o r

t h e i r p r e s c r i p t i o n s ?

W h e r e a n E P S R e l e a s e 2 p r e s c r i p t i o n c o n t a i n s a ‘ c h a r g e a b l e ’ i t e m

a n d a ‘ n o - c h a r g e c o n t r a c e p t i v e ’ t h e n t h e p r e s c r i p t i o n s h o u l d b e

s u b m i t t e d a s ‘ P a i d ’ . d m + d i d e n t i  e s o r a l c o n t r a c e p t i v e s a s h a v i n g

n o p r e s c r i p t i o n c h a r g e a p p l i e d t o t h e m a n d s o N H S P r e s c r i p t i o n

S e r v i c e s w i l l n o t d e d u c t a c h a r g e . Y o u d o n ’ t n e e d t o e n d o r s e

t h e s e i t e m s .

I f a n E P S R e l e a s e 2 p r e s c r i p t i o n o n l y c o n t a i n s a n o r a l

c o n t r a c e p t i v e t h e n t h i s m a y b e s u b m i t t e d w i t h t h e e x e m p t i o n X :

‘ w a s p r e s c r i b e d f r e e - o f - c h a r g e c o n t r a c e p t i v e s ’ .

5
B a c k t o t o p
 d i s p e n s e d o n e i t e m b u t a n o t h e r i t e m i n t h e s a m e p r e s c r i p t i o n m e s s a g e i s o w i n g

o r p a r t i a l l y d i s p e n s e d t h e n y o u c a n ’ t s e n d y o u r c l a i m u n t i l t h e o w i n g i t e m h a s b e e n

c o m p l e t e d – t h i s w i l l u s u a l l y b e t h e d i s p e n s i n g o f t h e i t e m o r b a l a n c e . I f t h e p a t i e n t n o

l o n g e r r e q u i r e s t h e b a l a n c e o r i f y o u h a v e b e e n u n a b l e t o a c q u i r e i t a n d y o u a r e

n o t g o i n g t o d i s p e n s e t h e b a l a n c e , y o u c a n c o n v e r t a p a r t i a l l y d i s p e n s e d t o ‘ d i s p e n s e d ’

o r a n o w i n g t o ‘ n o t d i s p e n s e d ’ a n d s u b m i t y o u r c l a i m f o r w h a t y o u h a v e d i s p e n s e d .

4 . Y o u r c l a i m m u s t b e s e n t w i t h i n 1 8 0 d a y s . W h e n a p r e s c r i p t i o n h a s b e e n d i s p e n s e d y o u

m u s t s u b m i t y o u r c l a i m b y t h e 5 t h w o r k i n g d a y o f t h e m o n t h a f t e r t h e m o n t h i n w h i c h

i t w a s d i s p e n s e d . T h i s i s t h e s a m e f o r b o t h p a p e r F P 1 0 p r e s c r i p t i o n s a n d E P S R e l e a s e 2

p r e s c r i p t i o n s . W h e r e y o u h a v e a n o w i n g y o u c a n n o t s u b m i t y o u r c l a i m u n t i l i t i s

c o m p l e t e . R e m e m b e r t o r e g u l a r l y m o n i t o r y o u r o w i n g s b e c a u s e a f t e r 1 8 0 d a y s t h e

S p i n e w i l l r e m o v e t h e p r e s c r i p t i o n a n d y o u w i l l b e u n a b l e t o c l a i m . Y o u r s y s t e m

s u p p l i e r s h o u l d w a r n y o u b y h i g h l i g h t i n g o r b y r e p o r t i n g t h o s e p r e s c r i p t i o n s t h a t a r e

n e a r i n g t h e 1 8 0 d a y e x p i r y .

5 . A m e n d i n g a c l a i m . A f t e r a n e l e c t r o n i c r e i m b u r s e m e n t e n d o r s e m e n t c l a i m m e s s a g e h a s

b e e n s e n t t o N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s , i t c a n ’ t c u r r e n t l y b e a m e n d e d o r c a n c e l l e d –

u n l e s s y o u r s y s t e m s u p p l i e r h a s d e v e l o p e d t h e ‘ c l a i m a m e n d f u n c t i o n a l i t y ’ .

7
B a c k t o t o p
 D o y o u k n o w t h e d i f f e r e n c e b e t w e e n ‘ m a r k a s n o t

d i s p e n s e d ’ a n d ‘ r e t u r n t o S p i n e ’ ?

P r e s c r i p t i o n s c a n o n l y b e c a n c e l l e d b y t h e p r e s c r i b i n g s i t e t h a t h a s i s s u e d t h e m . H o w e v e r ,

d i s p e n s i n g c o n t r a c t o r s c a n m a r k i t e m ( s ) a s ‘ n o t d i s p e n s e d ’ o r s e n d t h e m b a c k t o t h e S p i n e .

M a r k i n g i t e m ( s ) a s ‘ n o t d i s p e n s e d ’ m e a n s t h a t t h e y c a n ’ t b e d i s p e n s e d b y t h a t c o n t r a c t o r o r

a n y o t h e r c o n t r a c t o r . T h e i t e m ( s ) w i l l n o t b e r e m o v e d f r o m t h e p a t i e n t ’ s r e c o r d a n d w i l l s t i l l

s h o w i n t h e p r e s c r i b i n g s y s t e m .

R e t u r n i n g a p r e s c r i p t i o n t o t h e S p i n e i s d i f f e r e n t a n d i s t h e e q u i v a l e n t o f h a n d i n g a p a p e r

p r e s c r i p t i o n b a c k t o t h e p a t i e n t t o b e d i s p e n s e d e l s e w h e r e . F o r m o r e i n f o r m a t i o n v i s i t :

h t t p : / / s y s t e m s . h s c i c . g o v . u k / e p s / l i b r a r y / f a q s / d i s p e n s i n g

E l e c t r o n i c r e p e a t d i s p e n s i n g g u i d a n c e

Y o u c a n  n d g u i d a n c e f r o m N H S E n g l a n d o n e l e c t r o n i c r e p e a t d i s p e n s i n g a t

h t t p : / / w w w . e n g l a n d . n h s . u k / d i g i t a l t e c h n o l o g y / i n f o - r e v o l u t i o n / e r d - g u i d a n c e / . D i s p e n s e r s c a n

o n l y u s e e l e c t r o n i c r e p e a t d i s p e n s i n g w h e n b o t h t h e p r e s c r i b i n g a n d t h e d i s p e n s i n g s y s t e m s

a r e u s i n g E P S R e l e a s e 2 ; i t ’ s n o t p o s s i b l e t o u s e e l e c t r o n i c r e p e a t d i s p e n s i n g w i t h

E P S R e l e a s e 1 .

W h e n i s s u i n g a r e p e a t a b l e p r e s c r i p t i o n ( r e p e a t d i s p e n s i n g ) , a p r e s c r i b e r w i l l a u t h o r i s e a

p r e s c r i p t i o n w i t h a s p e c i  e d n u m b e r o f i s s u e s ; e a c h i s s u e c o n t a i n s t h e s a m e p r e s c r i b e d i t e m s .

T h e S p i n e w i l l t h e n m a n a g e t h e r e l e a s e o f e a c h i n d i v i d u a l p r e s c r i p t i o n i s s u e . T h e  r s t i s s u e

o f t h e p r e s c r i p t i o n w i l l b e a v a i l a b l e a s s o o n a s t h e p r e s c r i p t i o n i s r e c e i v e d b y t h e S p i n e , a n d

s u b s e q u e n t i s s u e s w i l l b e c r e a t e d o n t h e S p i n e r e a d y t o b e p u l l e d d o w n w h e n a p r e v i o u s i s s u e

i s d e e m e d c o m p l e t e ( i . e . e i t h e r d i s p e n s e d o r m a r k e d a s n o t d i s p e n s e d ) .

T o a l l o w p h a r m a c i s t s t o p r e p a r e m e d i c i n e s f o r d i s p e n s i n g i n a d v a n c e o f a p a t i e n t v i s i t i n g t h e

p h a r m a c y , t h e S p i n e w i l l a u t o m a t i c a l l y s e n d t h e n o m i n a t e d d i s p e n s i n g s i t e a r e p e a t

d i s p e n s i n g p r e s c r i p t i o n s e v e n d a y s b e f o r e t h e e x p e c t e d e n d d a t e o f t h e p r e v i o u s i s s u e o f t h e

p r e s c r i p t i o n . F o r a 2 8 d a y r e p e a t d i s p e n s i n g p r e s c r i p t i o n , t h e S p i n e w i l l c a l c u l a t e t h e e x p e c t e d

d a t e o f s u p p l y a s 2 8 d a y s a f t e r t h e d a t e t h a t t h e p r e v i o u s i s s u e w a s m a r k e d a s d i s p e n s e d a n d

s e n d t h e n e x t i s s u e 7 d a y s b e f o r e o n d a y 2 1 a f t e r t h e d i s p e n s e n o t i  c a t i o n h a s b e e n s e n t .

W h e r e a p h a r m a c i s t b e l i e v e s t h a t a n i n s t a l m e n t s h o u l d b e d i s p e n s e d a t a n e a r l i e r t i m e o r i f

t h e p h a r m a c y f o r g o t a n d s e n t t h e d i s p e n s e n o t i  c a t i o n l a t e t h e n t h e n e x t i n s t a l m e n t c a n b e

p u l l e d d o w n u s i n g t h e p r e s c r i p t i o n I D ; e a c h i s s u e o f a r e p e a t d i s p e n s i n g p r e s c r i p t i o n h a s t h e

s a m e p r e s c r i p t i o n I D . S p e a k t o y o u r s y s t e m s u p p l i e r t o  n d o u t h o w y o u c a n r e q u e s t t h e n e x t

i n s t a l m e n t u s i n g t h e p r e s c r i p t i o n I D t h a t i s i n y o u r s y s t e m .

8
B a c k t o t o p
 E n d o r s e m e n t s

A l l e n d o r s e m e n t s f o r e l e c t r o n i c p r e s c r i p t i o n s m u s t b e s u b m i t t e d e l e c t r o n i c a l l y t o N H S

P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s w i t h i n t h e ‘ d i s p e n s e r e n d o r s e m e n t  e l d ’ i n t h e r e i m b u r s e m e n t

e n d o r s e m e n t c l a i m m e s s a g e . Y o u r s y s t e m s u p p l i e r c a n a d v i s e y o u h o w t o a p p l y e a c h

e n d o r s e m e n t e l e c t r o n i c a l l y t o a n E P S R e l e a s e 2 p r e s c r i p t i o n . R e m e m b e r , d o n o t h a n d w r i t e o r

p r i n t e n d o r s e m e n t s o n a d i s p e n s i n g o r p r e s c r i p t i o n t o k e n ; t h e t o k e n s a r e n o t u s e d f o r

r e i m b u r s e m e n t p u r p o s e s a n d a n y e n d o r s e m e n t s w r i t t e n o n t h e m w i l l n o t b e t a k e n i n t o

a c c o u n t .

T h e D r u g T a r i f f h a s n o t c h a n g e d f o r E P S , s o t h e s a m e r u l e s a p p l y t o b o t h p a p e r F P 1 0 a n d E P S

p r e s c r i p t i o n s . Y o u w i l l t h e r e f o r e n e e d t o e n d o r s e E P S m e s s a g e s t o m a k e c l a i m s s u c h a s

b r o k e n b u l k , o u t o f p o c k e t e x p e n s e s , m e a s u r e d a n d  t t e d f e e o r a n u n l i c e n s e d m e d i c i n e s f e e .

U s i n g t h e s e e n d o r s e m e n t s w h e r e n e c e s s a r y w i l l e n s u r e y o u r e c e i v e c o r r e c t

r e i m b u r s e m e n t f o r t h e p r o d u c t s y o u d i s p e n s e a n d c o r r e c t r e m u n e r a t i o n f o r t h e s e r v i c e s y o u

p r o v i d e .

T a b l e s h o w i n g t h e e n d o r s e m e n t c o d e s a n d a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n r e q u i r e d

E n d o r s e m e n t

A d d i t i o n a l I n f o R e q u i r e d

C o d e

B B ( n o n e )

M F ( n o n e )

N C S O
[ i n i t i a l s , d a t e , s u p p l i e r , p a c k s i z e , ]

e . g . [ K F , 2 0 1 5 0 8 2 0 , A B C L t d , 3 0 t a b l e t ]

W h e r e t h e p r o d u c t b e i n g s u p p l i e d d o e s n o t h a v e a p r i c e i n d m + d

t h e n a n I P e n d o r s e m e n t s h o u l d a l s o b e s u p p l i e d

X P
[ f u l l p a r t i c u l a r s o f c l a i m , t o t a l v a l u e £ p ]

e . g . [ p o s t a g e & p a c k i n g , £ 2 . 5 0 ]

I P
[ P r i c e £ p , p a c k s i z e , S u p p l i e r , M a n u f a c t u r e r ’ s / I m p o r t e r ’ s L i c e n c e

n u m b e r * , B a t c h N u m b e r * ]

e . g . [ £ 1 2 . 3 4 , 5 0 g r a m , A B C L t d ]

[ £ 2 3 4 . 0 0 , 2 0 0 m l , S p e c i a l s L a b , M L 1 2 3 4 , B N 9 8 7 6 5 ]

* R e q u i r e d f o r s p e c i a l s a n d i m p o r t s n o t l i s t e d i n P a r t V I I I B

R C ( n o n e )

S P ( n o n e )

E D ( n o n e )

N D E C * * ( n o n e )

* * T h i s e n d o r s e m e n t d o e s n o t a p p l y t o p a p e r - b a s e d p r e s c r i p t i o n e n d o r s i n g . I n E P S w i t h i n t h e d i s p e n s e c l a i m

m e s s a g e f o r d i s p e n s e d i t e m s t h e e n d o r s e m e n t c o d e  e l d i s m a n d a t o r y . W h e r e n o n e o f t h e a b o v e

e n d o r s e m e n t c o d e s a r e r e q u i r e d t h i s  e l d m u s t b e p o p u l a t e d w i t h N D E C a s p o s i t i v e c o n  r m a t i o n t h a t t h e

a b s e n c e o f o t h e r e n d o r s e m e n t s i s i n t e n t i o n a l .

9
B a c k t o t o p
T h e r e i s n o e l e c t r o n i c e n d o r s e m e n t c o d e N D f o r n o t d i s p e n s e d i t e m s . A n i t e m s t a t u s c o d e o f

0 0 0 2 ( N o t D i s p e n s e d ) i s a p p l i e d t o t h e l i n e i t e m i n s t e a d . Y o u r s y s t e m w i l l d o t h i s f o r y o u w h e n

y o u ‘ n o t d i s p e n s e ’ a n i t e m .

W h e r e y o u n e e d t o e n d o r s e a p a c k s i z e i n E P S y o u c a n r e t u r n e i t h e r a v i r t u a l m e d i c i n a l p r o d u c t

p a c k ( V M P P ) o r a n a c t u a l m e d i c i n a l p r o d u c t p a c k ( A M P P ) . I f t h e p a c k y o u a r e d i s p e n s i n g f r o m

i s n o t l i s t e d o n d m + d , y o u w i l l n e e d t o r e t u r n t h e p r e s c r i b e d c o n c e p t a l o n g w i t h a n i n v o i c e

p r i c e e n d o r s e m e n t [ I P ] , w h i c h a l l o w s y o u t o e n t e r t h e p r i c e , p a c k s i z e a n d s u p p l i e r . T h e a r t i c l e

‘ N H S d m + d V M P s , A M P S , V M P P s a n d A M P P s – w h a t a r e t h e y ? ’ w i l l e x p l a i n m o r e a b o u t t h e s e

c o n c e p t s .

S o m e d i s p e n s e r e n d o r s e m e n t s r e q u i r e d b y N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s a r e b a s e d o n t h e d i s p e n s e r

s u b m i t t i n g d i s p e n s e d m e d i c a t i o n i t e m i n f o r m a t i o n t o N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s u s i n g t h e N H S

d m + d S N O M E D c o n c e p t s i n t h e f o l l o w i n g c i r c u m s t a n c e s .

P r e s c r i b e d D i s p e n s e d

N H S d m + d S N O M E D c o d e N H S d m + d S N O M E D c o d e r e q u i r e d

V M P
1

V M P P o r ‘ n o t h i n g ’

( P a r t V I I I g e n e r i c m e d i c i n a l p r o d u c t )

V M P
2

A M P P o r A M P

( N o n - P a r t V I I I g e n e r i c m e d i c i n a l p r o d u c t )

A M P
1

A M P P o r ‘ n o t h i n g ’

( P r o p r i e t a r y / B r a n d e d m e d i c i n a l p r o d u c t )

V M P

( P a r t I X g e n e r i c m e d i c a l d e v i c e )

P r o d u c t l i s t e d o n l y g e n e r i c a l l y i n t h e D r u g V M P P o r ‘ n o t h i n g ’

T a r i f f P a r t I X w i t h n o a c t u a l p r o d u c t s l i s t e d

e . g . A b s o r b e n t L i n t B P C

V M P ( P a r t I X g e n e r i c m e d i c a l d e v i c e – w h e r e

A M P P o r A M P

t h e V M P i s a n o f  c i a l t i t l e i . e . B . P . o r D r u g
1

V M P P o r ‘ n o t h i n g ’ o n l y i f t h e V M P h a s a

T a r i f f S p e c i  c a t i o n )

D r u g T a r i f f p r i c e

P r o p r i e t a r y / b r a n d e d m e d i c a l d e v i c e s a r e

l i s t e d i n t h e D r u g T a r i f f P a r t I X

A M P
1

A M P P , A M P o r ‘ n o t h i n g ’

( P a r t I X P r o p r i e t a r y / B r a n d e d m e d i c a l d e v i c e )

D i s p e n s e d m e d i c a t i o n i t e m i n f o r m a t i o n o n l y n e e d s t o b e s u b m i t t e d t o N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s f o r s o m e i t e m s .

I f n o d i s p e n s e d m e d i c a t i o n i t e m i n f o r m a t i o n i s s u b m i t t e d , t h e E P S D i s p e n s e C l a i m m e s s a g e m u s t b e d e f a u l t e d t o

t h e p r e s c r i b e d d m + d S N O M E D c o d e a n d d e s c r i p t i o n .

I f a n o n - P a r t V I I I g e n e r i c V M P i s p r e s c r i b e d a n d t h e A M P t h a t y o u w i s h t o d i s p e n s e i s n o t l i s t e d o n d m + d , y o u

s h o u l d r e t u r n t h e V M P p l u s a n i n v o i c e p r i c e e n d o r s e m e n t .

I f a n o n - P a r t V I I I g e n e r i c V M P i s p r e s c r i b e d a n d t h e A M P P t h a t y o u w i s h t o s u p p l y h a s n o p r i c e l i s t e d o n d m + d ,

y o u s h o u l d r e t u r n a n i n v o i c e p r i c e e n d o r s e m e n t .

A g u i d e t o e n d o r s i n g i n E P S c a n b e f o u n d a t

h t t p : / / w w w . n h s b s a . n h s . u k / P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s / 1 9 7 2 . a s p x

1 0
B a c k t o t o p
N H S d m + d , V M P s , V M P P S , A M P s & A M P P s – w h a t

a r e t h e y ?

T h e N H S D i c t i o n a r y o f M e d i c i n e s a n d D e v i c e s ( d m + d ) i s t h e s t a n d a r d f o r t r a n s f e r r i n g m e d i c i n e

a n d m e d i c a l d e v i c e i n f o r m a t i o n b e t w e e n c l i n i c a l s y s t e m s . I t i s a m a n d a t o r y r e q u i r e m e n t f o r a l l

E P S R e l e a s e 2 p r e s c r i b i n g a n d d i s p e n s i n g .

P r e s c r i b e r s w i l l e i t h e r p r e s c r i b e a v i r t u a l m e d i c i n a l p r o d u c t ( V M P ) o r a n a c t u a l m e d i c i n a l

p r o d u c t ( A M P ) .

A V M P i s a g e n e r i c p r o d u c t . P a r t V I I I o f t h e D r u g T a r i f f c o n t a i n s V M P s . W h e n a V M P i s

p r e s c r i b e d a d i s p e n s e r c a n s u p p l y a n y b r a n d t o m e e t t h e o r d e r . F o r e x a m p l e :

• P a r a c e t a m o l 5 0 0 m g t a b l e t s

A n A M P i s a p r o d u c t t h a t h a s b e e n s u p p l i e d f r o m a s u p p l i e r , w h o l e s a l e r o r i s a b r a n d e d

p r o d u c t . A M P s a l w a y s h a v e t h e s u p p l i e r i n b r a c k e t s a f t e r t h e n a m e . W h e n a n A M P i s

p r e s c r i b e d t h e d i s p e n s e r m u s t d i s p e n s e t h e b r a n d / s u p p l i e r r e q u e s t e d .

E x a m p l e s :

• P a n a d o l A d v a n c e 5 0 0 m g t a b l e t s ( G l a x o S m i t h K l i n e H e a l t h c a r e )

• P a r a c e t a m o l 5 0 0 m g t a b l e t s ( T e v a U K L t d )

• P a r a c e t a m o l 5 0 0 m g t a b l e t s ( A A H P h a r m a c e u t i c a l s L t d )

D i s p e n s e r s w i l l d i s p e n s e a n a c t u a l m e d i c i n a l p r o d u c t p a c k ( A M P P ) .

I f y o u r e c e i v e a p r e s c r i p t i o n f o r ‘ P a r a c e t a m o l 5 0 0 m g t a b l e t s x 5 0 t a b l e t ’ , w h i c h i s l i s t e d i n

P a r t V I I I A o f t h e D r u g T a r i f f w i t h t w o p a c k s i z e s ( 3 2 t a b l e t s a n d 1 0 0 t a b l e t s ) , y o u w i l l n e e d t o

e n d o r s e w h i c h p a c k s i z e y o u h a v e d i s p e n s e d t h e 5 0 t a b l e t s f r o m . T h e o n l y e n d o r s e m e n t y o u

n e e d t o r e t u r n i s t h e a p p r o p r i a t e v i r t u a l m e d i c i n a l p r o d u c t p a c k ( V M P P ) :

• P a r a c e t a m o l 5 0 0 m g t a b l e t s x 3 2 t a b l e t

o r

• P a r a c e t a m o l 5 0 0 m g t a b l e t s x 1 0 0 t a b l e t

I f a n o n - P a r t V I I I g e n e r i c p r o d u c t h a d b e e n p r e s c r i b e d t h e n y o u w o u l d n e e d t o r e t u r n t h e

b r a n d n a m e , m a n u f a c t u r e r o r w h o l e s a l e r a s w e l l a s t h e p a c k s i z e – i n t h i s s c e n a r i o y o u w o u l d

r e t u r n t h e A M P P a s t h e A M P P c o n t a i n s t h e ‘ s u p p l i e r ’ a n d t h e p a c k s i z e .

W h a t i f t h e a c t u a l p r o d u c t I a m d i s p e n s i n g i n n o t l i s t e d o n d m + d ?

I f a n o n - P a r t V I I I g e n e r i c ( v i r t u a l m e d i c i n a l p r o d u c t o r V M P ) i s p r e s c r i b e d a n d t h e a c t u a l

m e d i c i n a l p r o d u c t ( A M P ) t h a t y o u w i s h t o d i s p e n s e i s n o t l i s t e d o n d m + d , y o u s h o u l d r e t u r n

1 2
B a c k t o t o p
t h e ‘ p r e s c r i b e d V M P ’ p l u s a n i n v o i c e p r i c e ( I P – P r i c e , p a c k s i z e ,

b r a n d / m a n u f a c t u r e r / w h o l e s a l e r ) .

H o w d o y o u k n o w i f a p r o d u c t h a s a d m + d p r i c e o r n o t ?

Y o u w i l l n e e d t o s p e a k t o y o u r s y s t e m s u p p l i e r t o  n d o u t h o w t h e i r s y s t e m i d e n t i  e s A M P P s

l i s t e d o n d m + d w i t h o u t a p r i c e . I f a n o n - P a r t V I I I g e n e r i c V M P i s p r e s c r i b e d a n d t h e A M P P y o u

c h o o s e t o s u p p l y h a s n o p r i c e l i s t e d o n d m + d , y o u w i l l n e e d t o r e t u r n a n i n v o i c e p r i c e ( I P ) e n -

d o r s e m e n t .

D i s p e n s i n g a s s o r t e d ¤ a v o u r s

W h e r e a p r e s c r i b e r d o e s n o t s p e c i f y t h e  a v o u r t o a l l o w t h e p a t i e n t o r p h a r m a c i s t t o c h o o s e

i n s t e a d , t h e y s h o u l d p r e s c r i b e t h e ‘ F l a v o u r N o t S p e c i  e d ’ a c t u a l m e d i c i n a l p r o d u c t ( A M P ) .

W h e r e t h e p r e s c r i b e r a d d s a n A F e n d o r s e m e n t i n t h e p r e s c r i b e r e n d o r s e m e n t  e l d y o u w i l l

r e c e i v e a d i s p e n s i n g f e e f o r e a c h  a v o u r s u p p l i e d . I f t h e p r e s c r i b e r d o e s n o t e n d o r s e A F , y o u

c a n s t i l l d i s p e n s e d i f f e r e n t  a v o u r s b u t w i l l o n l y r e c e i v e o n e f e e .

I n E P S R e l e a s e 2 a d i s p e n s i n g c o n t r a c t o r s h o u l d r e t u r n t h e a c t u a l m e d i c i n a l p r o d u c t p a c k

( A M P P ) f o r e a c h s p e c i  c  a v o u r d i s p e n s e d a l o n g w i t h t h e q u a n t i t y d i s p e n s e d f o r t h a t  a v o u r .

S o f o r t h e f o l l o w i n g E P S R e l e a s e 2 p r e s c r i p t i o n :

• F o r t i s i p B o t t l e ( F l a v o u r N o t S p e c i  e d )

• A C B S , A F

• 2 0 0 0 m l

• T a k e a s d i r e c t e d

I f t h e p h a r m a c y d i s p e n s e s s i x d i f f e r e n t  a v o u r s , t h e y w o u l d r e t u r n :

• F o r t i s i p B o t t l e v a n i l l a ( N u t r i c i a L t d ) x 2 0 0 m l . Q u a n t i t y d i s p e n s e d : 6 0 0 m l

• F o r t i s i p B o t t l e c h o c o l a t e ( N u t r i c i a L t d ) x 2 0 0 m l . Q u a n t i t y d i s p e n s e d : 4 0 0 m l

• F o r t i s i p B o t t l e o r a n g e ( N u t r i c i a L t d ) x 2 0 0 m l . Q u a n t i t y d i s p e n s e d : 2 0 0 m l

• F o r t i s i p B o t t l e s t r a w b e r r y ( N u t r i c i a L t d ) x 2 0 0 m l . Q u a n t i t y d i s p e n s e d : 2 0 0 m l

• F o r t i s i p B o t t l e n e u t r a l ( N u t r i c i a L t d ) x 2 0 0 m l . Q u a n t i t y d i s p e n s e d : 4 0 0 m l

• F o r t i s i p B o t t l e t r o p i c a l f r u i t ( N u t r i c i a L t d ) x 2 0 0 m l . Q u a n t i t y d i s p e n s e d : 2 0 0 m l

P r e s c r i b e r e n d o r s e m e n t s

I f a p r e s c r i b e r p u t s e n d o r s e m e n t s s u c h a s ‘ S L S ’ , ‘ a s s o r t e d ¤ a v o u r s ’ o r ‘ f o r c o n t r a c e p t i v e u s e ’ i n

t h e d o s a g e i n s t r u c t i o n s a r e t h e s e v a l i d ?

N o . N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s o n l y e x t r a c t s p r e s c r i b e r e n d o r s e m e n t s f r o m t h e p r e s c r i b e r

e n d o r s e m e n t  e l d o f t h e E P S p r e s c r i p t i o n m e s s a g e . A l l p r e s c r i b i n g s y s t e m s h a v e b e e n t e s t e d

a n d t h e y c a n a l l p o p u l a t e a n E P S R e l e a s e 2 p r e s c r i p t i o n w i t h t h e a p p r o p r i a t e p r e s c r i b e r

e n d o r s e m e n t c o d e s , i . e . S L S , A F , A C B S o r C C .

1 3
B a c k t o t o p
‘ C h a n g e s ’ t o p r e s c r i b e d p r o d u c t s

O n c e a n e l e c t r o n i c p r e s c r i p t i o n h a s b e e n s e n t t o t h e E P S i t c a n ’ t b e a m e n d e d .

If a n a m e n d m e n t is r e q u ir e d t h e p r e s c r ib e r m u s t c a n c e l t h e o r ig in a l it e m o r p r e s c r ip t io n a n d
g e n e r a t e a n e w E P S p r e s c r ip t io n . R e m e m b e r, t h e e le c t r o n ic p r e s c r ip t io n m e s s a g e is t h e le g a l
p r e s c r ip t io n a n d t h e t o k e n is ju s t a c o p y o f t h e m e s s a g e – a n y h a n d w r it t e n a m e n d m e n t s m a d e
b y t h e p r e s c r ib e r o n a p r e s c r ip t io n t o k e n a r e n o t v a lid e v e n if t h e p r e s c r ib e r h a s s ig n e d t h e m .

S u p p l e m e n t a r y i n f o r m a t i o n a d d e d b y t h e p r e s c r i b e r

E P S h a s b e e n d e s ig n e d t o p r e v e n t a m b ig u it y o v e r w h a t h a s b e e n p r e s c r ib e d . T h is is a c h ie v e d
t h r o u g h t h e p r e s c r ib in g o f ‘a c o d i e d e n t it y ’, i.e . a n a m e /d e s c r ip t io n a n d a n a s s o c ia t e d
S N O M E D c o d e p r e s e n t in t h e ‘P r e s c r ib e d m e d ic a t io n  e ld ’. N H S P r e s c r ip t io n S e r v ic e s w ill o n ly
t a k e t h e  e ld s r e q u ir e d f o r r e im b u r s e m e n t p u r p o s e s in t o a c c o u n t , a n d r e im b u r s e m e n t is b a s e d
o n t h e p r e s c r ib e d p r o d u c t a n d it s a s s o c ia t e d S N O M E D c o d e . If a p r e s c r ib e r a d d s s u p p le m e n t a r y
in f o r m a t io n s u c h a s ‘s u g a r - f r e e ’ o r a b r a n d n a m e in t o a n o t h e r  e ld ( f o r e x a m p le t h e d o s a g e
in s t r u c t io n s ) t h a t ‘c h a n g e s t h e p r e s c r ib e d p r o d u c t ’, t h is w ill n o t b e t a k e n in t o a c c o u n t f o r
r e im b u r s e m e n t p u r p o s e s .

R e i m b u r s e m e n t i s b a s e d o n t h e p r e s c r i b e d S N O M E D c o d e a n d i t s a s s o c i a t e d

n a m e / d e s c r i p t i o n .

T o b e r e im b u r s e d f o r a p r o d u c t r e  e c t in g t h e s u p p le m e n t a r y in f o r m a t io n a d d e d b y t h e
p r e s c r ib e r, y o u w ill n e e d t o r e t u r n t h e E P S R e le a s e 2 p r e s c r ip t io n t o t h e S p in e a n d a s k t h e
p r e s c r ib e r t o c a n c e l t h is p r e s c r ip t io n a n d g e n e r a t e a n e w E P S R e le a s e 2 p r e s c r ip t io n f o r t h e
c o r r e c t p r o d u c t .

I h a v e r e c e i v e d a n E P S R e l e a s e 2 p r e s c r i p t i o n f o r H y p r o m e l l o s e 0 . 3 % e y e d r o p s b u t t h e

p r e s c r i b e r h a s a d d e d p r e s e r v a t i v e - f r e e i n t h e d o s a g e i n s t r u c t i o n s . W i l l I b e p a i d f o r t h e m o r e

e x p e n s i v e p r e s e r v a t i v e - f r e e e y e d r o p s ?

N o . In t h is e x a m p le t h e p r e s c r ib e r h a s p r e s c r ib e d t h e S N O M E D c o d e a n d n a m e H y p r o m e llo s e
0 .3 % e y e d r o p s a n d t h is p r o d u c t is lis t e d in P a r t V IIIA o f t h e D r u g T a r if f . R e im b u r s e m e n t w o u ld
t h e r e f o r e b e m a d e f o r t h e P a r t V IIIA p r o d u c t . If t h e p r e s c r ib e r w a n t s t h e p a t ie n t t o h a v e
H y p r o m e llo s e 0 .3 % p r e s e r v a t iv e - f r e e e y e d r o p s , t h e y w o u ld n e e d t o c a n c e l t h e E P S
p r e s c r ip t io n f o r t h e h y p r o m e llo s e e y e d r o p s a n d g e n e r a t e a n e w E P S p r e s c r ip t io n f o r t h e
p r e s e r v a t iv e - f r e e h y p r o m e llo s e e y e d r o p s .

B a c k t o t o p 1 4
 T h e e n d o f m o n t h s u b m i s s i o n p r o c e s s

A t t h e e n d o f e a c h m o n t h y o u n e e d t o c o m p l e t e o n e F P 3 4 C f o r m t o c o v e r b o t h y o u r p a p e r a n d

e l e c t r o n i c p r e s c r i p t i o n s a n d s u b m i t i t t o N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s . O n t h e f o r m , i n d i c a t e t h e

t o t a l n u m b e r o f p r e s c r i p t i o n s a n d i t e m s y o u ’ r e s u b m i t t i n g ( i . e . n u m b e r o f e l e c t r o n i c a n d p a p e r

p r e s c r i p t i o n s a n d i t e m s c o m b i n e d ) .

A l t h o u g h t h e r e a r e n o s e p a r a t e b o x e s f o r E P S m e s s a g e s , y o u m a y a l s o  n d i t u s e f u l t o n o t e o n

t h e s u b m i s s i o n d o c u m e n t t h e n u m b e r o f E P S c l a i m s y o u a r e i n c l u d i n g i n y o u r t o t a l s . T h i s w i l l

a l s o h e l p N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s t o d e t e r m i n e a t t h e s c a n n i n g s t a g e w h e t h e r a n y

d i s c r e p a n c y b e t w e e n t h e t o t a l s d e c l a r e d a n d a c t u a l n u m b e r o f p a p e r f o r m s s c a n n e d i s d u e t o

E P S c l a i m s ; r e m e m b e r , N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s d o n o t s c a n a n y E P S t o k e n s . T h i s w i l l p r e v e n t

t h e n e e d f o r t e l e p h o n e c a l l s t o d e t e r m i n e t h e r e a s o n f o r a n y d i s c r e p a n c y .

E n d o r s e a n d s u b m i t y o u r p a p e r p r e s c r i p t i o n s i n t h e u s u a l w a y a n d a t t h e u s u a l t i m e , a l o n g

w i t h t h e F P 3 4 C f o r m :

• R e m e m b e r t o i n c l u d e r e l e v a n t E P S t o k e n s a n d R e p e a t A u t h o r i s a t i o n ( R A ) f o r m s .

• O n l y s u b m i t E P S t o k e n s f o r p a t i e n t s w h o a r e n o t a u t o m a t i c a l l y a g e e x e m p t .

• M a k e s u r e y o u d o n ’ t i n c l u d e R e p e a t D i s p e n s i n g ( R D ) f o r m s w i t h i n t h e R A f o r m b u n d l e ,

a s R D f o r m s n e e d t o b e s c a n n e d t o e n a b l e p a y m e n t t o b e m a d e t o y o u . I f y o u i n c l u d e

t h e m i n t h e R A b u n d l e , w h i c h i s n o t s c a n n e d , t h e y m a y b e m i s s e d a n d y o u m a y n o t

r e c e i v e p a y m e n t f o r t h e m .

• S e c u r e y o u r E P S t o k e n s a n d R A f o r m s s e p a r a t e l y f r o m t h e m a i n p r e s c r i p t i o n b u n d l e a t

t h e t o p o f t h e e x e m p t a n d c h a r g e a b l e g r o u p s , a n d t i c k t h e r e l e v a n t b o x e s o n y o u r

s u b m i s s i o n d o c u m e n t . Y o u d o n ’ t n e e d t o s o r t t h e m i n t o p r e s c r i b e r o r d e r , t h o u g h .

• Y o u w i l l h a v e i n c l u d e d t h e n u m b e r o f p r e s c r i p t i o n s a n d i t e m s f o r E P S R e l e a s e 2 m e s s a g e s

a n d R D f o r m s i n t h e d e c l a r a t i o n t o t a l s o n y o u r s u b m i s s i o n d o c u m e n t s o d o n ’ t ‘ d o u b l e

B a c k t o t o p 1 5
 c o u n t ’ a n d i n c l u d e t h e n u m b e r o f E P S t o k e n s a n d / o r R A f o r m s a s w e l l . T h e y a r e o n l y u s e d

f o r i n f o r m a t i o n p u r p o s e s a n d a r e n ’ t s c a n n e d , s o i n c l u d i n g t h e s e i n y o u r d e c l a r a t i o n t o t a l s

w i l l f a l s e l y i n  a t e t h e s e  g u r e s w h i c h w i l l i n t u r n a f f e c t y o u r a d v a n c e p a y m e n t . A

p r o p o r t i o n o f t h e a d v a n c e p a y m e n t m a y t h e n n e e d t o b e r e c o v e r e d a f t e r p r o c e s s i n g

i s c o m p l e t e d .

E l e c t r o n i c c l a i m m e s s a g e s d o n ’ t n e e d t o b e s e n t a l l t o g e t h e r a t t h e e n d o f t h e m o n t h , a n d y o u

w i l l n e e d t o c o n s i d e r w h e n t o s e n d y o u r s . F o r e x a m p l e , y o u c a n s e n d t h e m i n r e a l t i m e , a t t h e

e n d o f e a c h d a y , i n b a t c h e s o r w e e k l y . T h e y m u s t b e r e c e i v e d b y N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s b e -

f o r e m i d n i g h t o n t h e 5 t h o f t h e m o n t h f o l l o w i n g t h a t o f d i s p e n s i n g ( s e n d i n g t h e d i s p e n s e n o -

t i  c a t i o n ) t o s e c u r e p a y m e n t f o r t h a t m o n t h ’ s s u b m i s s i o n . F o r e x a m p l e , i f a n i t e m i s d i s p e n s e d

i n A u g u s t a n d t h e e l e c t r o n i c c l a i m m e s s a g e i s r e c e i v e d o n 5 S e p t e m b e r , p a y m e n t w i l l b e m a d e

f o r A u g u s t . H o w e v e r , i f a n i t e m i s d i s p e n s e d i n A u g u s t b u t t h e e l e c t r o n i c c l a i m m e s s a g e i s n o t

r e c e i v e d u n t i l 6 S e p t e m b e r , p a y m e n t w i l l b e m a d e f o r S e p t e m b e r .

I t e m s d i s p e n s e d a t t h e b e g i n n i n g o f a m o n t h f o r w h i c h t h e e l e c t r o n i c c l a i m m e s s a g e i s s e n t

o n o r b e f o r e t h e 5 t h o f t h a t s a m e m o n t h w i l l n o t r e s u l t i n e a r l i e r p a y m e n t . F o r e x a m p l e , i f a n

i t e m i s d i s p e n s e d o n 1 S e p t e m b e r t h e

d i s p e n s e n o t i  c a t i o n m u s t a l s o b e s e n t

o n 1 S e p t e m b e r . H o w e v e r , e v e n i f t h e

c o r r e s p o n d i n g e l e c t r o n i c c l a i m m e s s a g e

i s s e n t t o N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s o n

o r b e f o r e 5 S e p t e m b e r , p a y m e n t w i l l b e

m a d e f o r S e p t e m b e r a n d n o t f o r

A u g u s t .

E l e c t r o n i c c l a i m m e s s a g e s m u s t b e

s e n t n o l a t e r t h a n 1 8 0 d a y s a f t e r t h e

d i s p e n s e n o t i  c a t i o n . A s k y o u r s y s t e m

s u p p l i e r h o w y o u r s y s t e m a l e r t s y o u t o

a n y u n c l a i m e d p r e s c r i p t i o n s t h a t a r e

n e a r i n g t h e e n d o f t h i s p e r i o d .

B a c k to to p 1 6
H o w t o  n d a n E P S p r e s c r i p t i o n

I f y o u c a n ’ t  n d a n E P S p r e s c r i p t i o n b y d o i n g a r o u t i n e p r e s c r i p t i o n r e q u e s t ( f o l l o w i n g y o u r

d i s p e n s e r s y s t e m u s e r g u i d e ) , u s e t h e p r e s c r i p t i o n t r a c k e r :

w w w . h s c i c . g o v . u k / e p s / t r a c k e r t h e n f o l l o w t h e s t e p s b e l o w :

• I f t h e p r e s c r i p t i o n i s l i s t e d i n t h e s e a r c h r e s u l t s a s ‘ T o B e D i s p e n s e d ’ , y o u c a n h i g h l i g h t

t h e P r e s c r i p t i o n I D b y s e l e c t i n g t h e t e x t w i t h y o u r m o u s e , a n d c o p y ( ‘ c t r l ’ + ‘ C ’ ) f r o m t h e

t r a c k e r a n d p a s t e ( ‘ c t r l ’ + ‘ V ’ ) i n t o y o u r P M R s y s t e m t o f o r c e t h e p r e s c r i p t i o n d o w n l o a d

f r o m t h e S p i n e .

• I f t h e p r e s c r i p t i o n i s l i s t e d i n t h e s e a r c h r e s u l t s a s ‘ W i t h D i s p e n s e r ’ , t h e n t h e t r a c k e r

a l l o w s y o u t o c l i c k o n t h e P r e s c r i p t i o n I D t o v i e w d e t a i l s o f w h i c h d i s p e n s i n g s i t e h a s

d o w n l o a d e d i t . T h e r e a r e t h e n t w o s c e n a r i o s :

• T h e D i s p e n s i n g S i t e I n f o r m a t i o n s h o w s a s y o u r s i t e o n t h e P r e s c r i p t i o n T r a c k e r , b u t

y o u d o n o t h a v e t h e p r e s c r i p t i o n i n y o u r P M R s y s t e m . T h i s i n d i c a t e s t h a t t h e p r e s c r i p t i o n

i s ‘ s t u c k ’ i n y o u r P M R s y s t e m s o m e w h e r e a n d y o u m u s t c o n t a c t y o u r s y s t e m s u p p l i e r

h e l p d e s k t o r e s o l v e t h i s . I n t h e m e a n t i m e , t h e G P p r a c t i c e m a y i s s u e a t o k e n s o t h a t y o u

c a n s e e w h a t ’ s o n t h e p r e s c r i p t i o n .

• T h e D i s p e n s i n g S i t e I n f o r m a t i o n s h o w s a s a n o t h e r s i t e o n t h e P r e s c r i p t i o n T r a c k e r . I f t h e

p a t i e n t w a n t s t o h a v e t h e i r m e d i c a t i o n d i s p e n s e d b y y o u , y o u c a n c o n t a c t t h e

p h a r m a c y u s i n g t h e d e t a i l s f r o m t h e P r e s c r i p t i o n T r a c k e r a n d a s k t h e m t o r e t u r n t h e

p r e s c r i p t i o n t o t h e S p i n e . O n c e t h e y h a v e d o n e t h a t , t h e s t a t u s o n t h e T r a c k e r w i l l s h o w

a s ‘ T o B e D i s p e n s e d ’ . Y o u w i l l n e e d t o h i g h l i g h t t h e P r e s c r i p t i o n I D b y s e l e c t i n g t h e t e x t

w i t h y o u r m o u s e , a n d c o p y ( ‘ c t r l ’ + ‘ C ’ ) f r o m t h e t r a c k e r a n d p a s t e ( ‘ c t r l ’ + ‘ V ’ ) i n t o y o u r

P M R s y s t e m t o f o r c e t h e p r e s c r i p t i o n d o w n l o a d f r o m t h e S p i n e .

• Y o u s h o u l d t h e n d i s c u s s n o m i n a t i o n w i t h t h e p a t i e n t , a n d i f t h e y w a n t t o n o m i n a t e y o u

a s t h e i r r e g u l a r p h a r m a c y , s e t t h e i r n o m i n a t i o n i m m e d i a t e l y o n y o u r P M R s y s t e m .

A f a c t s h e e t i n c l u d i n g t h i s i n f o r m a t i o n c a n a l s o b e f o u n d o n t h e H S C I C w e b s i t e :

h t t p : / / s y s t e m s . h s c i c . g o v . u k / e p s / d i s p e n s i n g /  n d p r e s c r i p t . p d f

1 7
B a c k t o t o p
A r e y o u b u y i n g o r s e l l i n g a p h a r m a c y ?

W h e n b u y i n g a p h a r m a c y r e m e m b e r t h a t y o u r S y s t e m S u p p l i e r , H S C I C a n d N H S P r e s c r i p t i o n

S e r v i c e s n e e d a t l e a s t 1 8 w o r k i n g d a y s ’ n o t i c e t o e n s u r e t h a t y o u r E P S R e l e a s e 2 S y s t e m w i l l

w o r k o n y o u r n e w c o n t r a c t o r c o d e ( i . e . ‘ F ’ C o d e / O D S C o d e ) f r o m d a y o n e . I n o r d e r t o u p d a t e

N H S C h o i c e s a n d t h e G P s y s t e m s w i t h t h e n e w i n f o r m a t i o n , a t l e a s t o n e c l a i m m e s s a g e m u s t b e

s e n t o n t h e  r s t d a y o f t h e i n c o m i n g c o d e . M a k e s u r e y o u c l a i m a f t e r a c h a n g e o f c o d e , o r n o

G P s w i l l b e a b l e t o n o m i n a t e y o u . I f t h e c l a i m i s s e n t b y c l o s e o f b u s i n e s s o n a T u e s d a y o f a n y

g i v e n w e e k , t h e i n f o r m a t i o n w i l l a p p e a r o n N H S C h o i c e s a n d t h e G P s y s t e m s o n t h e

f o l l o w i n g M o n d a y . I f t h e c l a i m i s s e n t o n a W e d n e s d a y , f o r e x a m p l e , t h e i n f o r m a t i o n w i l l n o t

a p p e a r u n t i l t h e M o n d a y o f t h e f o l l o w i n g w e e k .

O n e - o f f d i s p e n s i n g a t a n o t h e r p h a r m a c y

I f a p a t i e n t h a s a n E P S R e l e a s e 2 r e p e a t d i s p e n s i n g p r e s c r i p t i o n f o r s i x i s s u e s o f 2 8 d a y s a n d h a s

h a d i s s u e s o n e a n d t w o d i s p e n s e d a t t h e i r r e g u l a r p h a r m a c y , b u t n e e d s i s s u e t h r e e t o b e

d i s p e n s e d a t t h e d u e t i m e a t a p h a r m a c y w h e r e t h e y w i l l b e o n h o l i d a y i n E n g l a n d t h e n :

• I f i s s u e t h r e e h a s n o t b e e n d o w n l o a d e d ( i . e . i t i s l e s s t h a n 2 1 d a y s s i n c e i s s u e 2 w a s

d i s p e n s e d ) t h e r e g u l a r p h a r m a c y c a n c h a n g e t h e n o m i n a t i o n , a t t h e r e q u e s t o f t h e

p a t i e n t , t o a n E P S R e l e a s e 2 e n a b l e d p h a r m a c y i n t h e a r e a t h e p a t i e n t w i l l b e o n

h o l i d a y . ( F o r a 2 8 d a y i s s u e r e p e a t d i s p e n s i n g p r e s c r i p t i o n t h e S p i n e w i l l a u t o m a t i c a l l y

s e n d t h e n e x t i n s t a l m e n t 7 d a y s b e f o r e t h e e x p e c t e d d a t e , i . e . o n t h e 2 1 s t d a y a f t e r t h e

d i s p e n s e n o t i  c a t i o n w a s s e n t ) . I s s u e t h r e e w i l l a u t o m a t i c a l l y b e s e n t t o t h e h o l i d a y

p h a r m a c y o n d a y 2 1 w h e r e t h e p a t i e n t c a n c o l l e c t t h e m e d i c a t i o n .

• I f i s s u e t h r e e h a s b e e n d o w n l o a d e d t h e n t h e r e g u l a r p h a r m a c y c a n p r i n t a d i s p e n s i n g

t o k e n a n d g i v e i t t o t h e p a t i e n t . T h e r e g u l a r p h a r m a c y c a n t h e n r e t u r n i s s u e t h r e e t o t h e

S p i n e a n d t h e h o l i d a y p h a r m a c y c a n u s e t h e d i s p e n s i n g t o k e n t o p u l l d o w n i s s u e t h r e e .

I n t h i s e x a m p l e 2 1 d a y s a f t e r t h e h o l i d a y p h a r m a c y h a s d i s p e n s e d i s s u e t h r e e t h e n i s s u e

f o u r w i l l a u t o m a t i c a l l y b e s e n t t o t h e r e g u l a r p h a r m a c y .

F o r a r e p e a t p r e s c r i b i n g p r e s c r i p t i o n t h e n t h e r e g u l a r p h a r m a c y c a n p r i n t o f f a d i s p e n s i n g

t o k e n a n d r e t u r n t h e p r e s c r i p t i o n t o t h e S p i n e w h e r e t h e h o l i d a y p h a r m a c y c a n p u l l i t d o w n

u s i n g t h e t o k e n .

1 8
B a c k t o t o p
M o r e t o p t i p s

U n d e r s t a n d t h e e s c a l a t i o n r o u t e f o r y o u r s y s t e m s u p p l i e r

Y o u s h o u l d a l w a y s o b t a i n a r e f e r e n c e n u m b e r s o y o u c a n t r a c k t h e i s s u e s a n d g e t

u p d a t e s . K e e p a l o g o f i s s u e s r a i s e d . Y o u c a n  n d m o r e i n f o r m a t i o n o n t h i s i n t h e

t r o u b l e s h o o t i n g g u i d e a v a i l a b l e a t

h t t p : / / s y s t e m s . h s c i c . g o v . u k / e p s / l i b r a r y / d i s p t s g u i d e . p d f

D o w n l o a d p r e s c r i p t i o n s r e g u l a r l y t h r o u g h o u t t h e d a y

T h i s w i l l g i v e y o u t h e o p p o r t u n i t y t o p r e p a r e t h e p r e s c r i p t i o n i n a d v a n c e o f t h e p a t i e n t ’ s

a r r i v a l a n d o r d e r o u t o f s t o c k i t e m s w h e r e r e q u i r e d . T h i s w i l l m e a n y o u ’ l l b e m o r e l i k e l y

t o b e a b l e t o d i s p e n s e t h e i t e m / s i n f u l l w h e n t h e p a t i e n t a r r i v e s t o c o l l e c t t h e m .

R e g i s t e r t o r e c e i v e t h e E P S b u l l e t i n

F o r g u i d a n c e , t i p s , c a s e s t u d i e s a n d n e w s , s i g n u p f o r y o u r c o p y o f t h e E P S b u l l e t i n a t :

h t t p : / / s y s t e m s . h s c i c . g o v . u k / e p s / c o n t a c t s / s i g n u p

G e t a l e r t s i f E P S i s e v e r u n a v a i l a b l e

I f E P S i s u n a v a i l a b l e f o r a n y r e a s o n y o u w i l l g e t a n a l e r t s t r a i g h t t o y o u r e m a i l a d d r e s s o r

m o b i l e , a n d t h e n a n o t h e r w h e n n o r m a l s e r v i c e h a s r e s u m e d . C o m p l e t e t h e f o r m a t :

h t t p : / / s y s t e m s . h s c i c . g o v . u k / e p s / d i s p e n s i n g / h e l p / i n d e x _ h t m l a n d s e n d i t t o :

s e r v i c e b r i d g e @ h s c i c . g o v . u k

T h i n k a b o u t h o w y o u c a n e x p l a i n E P S t o p a t i e n t s

T h e r e a r e p l e n t y o f r e s o u r c e s a v a i l a b l e a t

h t t p : / / s y s t e m s . h s c i c . g o v . u k / e p s / l i b r a r y / s u m m a r y . p d f t o h e l p y o u t e l l p a t i e n t s a b o u t

n o m i n a t i o n a n d w h a t i t m e a n s f o r t h e m , a s w e l l a s h o w t o c o m p l a i n i f t h e y h a v e a n

i s s u e .

R e m e m b e r t o u s e p r e s c r i p t i o n t r a c k e r t o  n d t h e s t a t u s o f a p r e s c r i p t i o n

I t a l l o w s u s e r s t o e n t e r a p r e s c r i p t i o n I D a n d  n d o u t w h e r e a p r e s c r i p t i o n i s i n t h e

p r o c e s s . Y o u c a n n o w a l s o s e a r c h b y N H S n u m b e r a n d d a t e r a n g e . T h e t r a c k e r w i l l

c o n  r m i f t h e p r e s c r i p t i o n h a s l e f t t h e p r e s c r i b i n g s i t e , r e a c h e d t h e S p i n e o r b e e n

d e l i v e r e d t o a n a l t e r n a t i v e d i s p e n s i n g s i t e .

1 9
B a c k t o t o p
 U s e f u l l i n k s o n o u r w e b s i t e

N H S E n g l a n d a n d W a l e s D r u g T a r i f f

w w w . n h s b s a . n h s . u k / p r e s c r i p t i o n s /

d r u g t a r i f f

N C S O p r o d u c t s

h t t p : / / w w w . n h s b s a . n h s . u k / P r e s c r i p t i o n -

S e r v i c e s / 9 3 5 . a s p x

I n f o r m a t i o n a b o u t s e n d i n g i n y o u r

r e i m b u r s e m e n t a n d r e m u n e r a t i o n

c l a i m s

h t t p : / / w w w . n h s b s a . n h s . u k / 2 4 7 3 . a s p x

N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s o p e n d a y s

w w w . n h s b s a . n h s . u k / p r e s c r i p t i o n s /

o p e n d a y s

Y o u r d e d i c a t e d h e l p l i n e

F o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n

p l e a s e c o n t a c t t h e

N H S P r e s c r i p t i o n S e r v i c e s

h e l p d e s k :

0 3 0 0 3 3 0 1 3 4 9

o r e m a i l :

n h s b s a . p r e s c r i p t i o n s e r v i c e s @ n h s . n e t

2 0
B a c k t o t o p