RESOLUCION DE SECRETARIA GENERAL N°O|G -2016-SERFOR/SG Lima, 0.2 JUN. 2016 CONSIDERANDO: Que, mediante Ley N° 29763, Ley Forestal y de Fauna Silvestre, se cred el Servicio Nacional Forestal y de Fauna Silvestre ~ SERFOR, como organismo del Poder Ejecutivo con personeria juridica de derecho publico adscrito al Ministerio de Agricultura y Riego, constituyendo un pliego presupuestal del Estado: Que, el numeral 1.2.1 del articulo 1 de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, establece que los actos de administracién interna de las entidades, destinados a organizer 0 hacer funcionar sus propias actividades 0 servicios, son regulados por cada entidad, con sujecién a las disposiciones del Titulo Preliminar de dicha Ley, y de aquellas ormas que expresamente asi lo establezcan; Que, mediante Decreto Supremo N° 007-2013-MINAGRI, modificado por el Decreto Supremo N° 016-2014-MINAGRI, se aprobé el Reglamento de Organizacién y Funciones del SERFOR; Que, con Resolucién Ministerial N° 0545-2014-MINAGRI se aprobé Ia Directiva Sectorial N° 003-2014-MINAGRI denominada “Normas para la Formulacién, Aprobacién y Actualizacion de Directivas’ la misma que es de aplicacién obligatoria en los 6rganos, unidades orgénicas, programas y proyectos especiales del Ministerio de Agricultura y Riego, asi como en sus organismos publicos adscritos; Que, a través del Informe Técnico N° 004-2016-SERFOR-SG(OSUTD) de fecha 6 de abril de 2016, Ia Oficina de Servicios al Usuario y Trémite Documentario remite a la Secretaria General el proyecto de “Directiva para el Tratamiento Técnico del Acervo Documentario del Servicio Nacional Forestal y de Fauna Silvestre — SERFOR’, el mismo que establece los procedimientos tecnicos en materia archivistica, relativos a la organizacion, descripcion, seleccion y conservaci6n del acervo documentario de los érganos y unidades organicas del SERFOR; \Que, mediante los Informes N° 65-2016-SERFOR-OGPPIOPR y N° 116-2016-SERFOR-OGAJ, ide fechas 13 de abril y 13 de mayo de 2016, de la Oficina de Pianeamiento y Racionalizacién y Oficina General de Asesoria Juridica, respectivamente, se sustenta la viabilidad técnica y juridica del proyecto de Directiva Que, en este sentido, corresponde aprobar la “Directiva para el Tratamiento Técnico del Acervo Documentario del Servicio Nacional Forestal y de Fauna Silvestre - SERFOR’, que sera de aplicacién y obligatorio cumplimiento por todos los érganos y unidades organicas del SERFOR; Con el visado de la Directora de la Oficina de Servicios al Usuario y Tramite Documentario, de la Directora General de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, y de la Directora General de la Oficina General de Asesoria Juridica: y, De conformidad con la Resolucién Ministerial N° 0545-2014-MINAGRI que aprobé la Directiva Sectorial N° 003-2014-MINAGRI; la Ley N° 29763, Ley Forestal y de Fauna Silvestre, y el Reglamento de Organizacién y Funciones del SERFOR, aprobado por Decreto Supremo N° 007-2013-MINAGRI, modificado por el Decreto Supremo N° 016-2014-MINAGRI.SE RESUELVE: Articulo 1.- Aprobar la Directiva General N° 004-2016-SERFORISG "“Directiva para el Tratamiento Técnico del Acervo Documentario del Servicio Nacional Forestal y de Fauna Silvestre - SERFOR’, la misma que en anexo forma parte de la presente Resolucién. Articulo 2.- Disponer se publique la presente Resolucion y su anexo en el Portal institucional del Servicio Nacional Forestal y de Fauna Silvestre - SERFOR (www.serfor.gob.pe) Registrese y comuniquese.SERFOR: DIRECTIVA GENERAL Fecha de ‘égo eDocument Normativo | Versén Resolucion de aprobacion eS, | Pasina 004-2016-SERFORIOSUTD | vot Tesolin de Serna Genera woreaneserronse | 9? JUN. 20 DIRECTIVA PARA EL TRATAMIENTO TECNICO DEL ACERVO DOCUMENTARIO DEL SERVICIO NACIONAL FORESTAL Y DE FAUNA SIVESTRE - SERFORDIRECTIVA PARA EL TRATAMIENTO TECNICO DEL ACERVO DOCUMENTARIO DEL ‘SERVICIO NACIONAL FORESTAL Y DE FAUNA SILVESTRE Directiva General N° 004-2016-SERFOR-SG Formulada por: Oficina de Servicios al Usuario y Tramite Documentario 1. OBJETIVO Establecer los procedimientos técnicos en materia archivistica, relatives a la organizacién, descripcién, seleccién y conservacién del acervo documentario de los 6rganos y unidades orgénicas del Servicio Nacional Forestal y de Fauna Silvestre - SERFOR, I. FINALIDAD. Garantizar la integridad del acervo documentario del SERFOR en el tratamiento técnico de sus diversos procesos, M, BASE LEGAL Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos Ley N* 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Naci6n. Ley N° 29763, Ley Forestal y de Fauna Silvestre. Decreto Ley N° 19414, que declara de utlidad publica la defensa, conservacién e incremento del Patrimonio Documental de la Nacién Decreto Supremo N° 022-75-ED, Reglamento de la Ley N° 19414 Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323. + Decteto Supremo N° 007-2013-MINAGRI, que aprueba el Reglamento de Organizacién y Funciones del Servicio Nacional Forestal y de Fauna Sivestr. + Resolucién Jefatural 073-85-AGN/J, Nomas Generales del Sistema Nacional de Archivos, + Resolucién Jefatural N’ 173-86-AGNJ, Normas para la Formulaci6n del Programa de Control, Transferencia, Eliminacién y Conservacién de Documentos. + Resolucién Jefetural N° 346-2008-AGNJ, Normas para la formulacién y aprobacién del Plan Anual de Trabajo del Organo de Administracion de Archivos de las Entidades de la Administracion Public. eS | IV. ALCANCE Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de aplicacién y obligatorio Ccumplimiento por todos los érganos y unidades organicas del SERFOR. \ V. DISPOSICIONES GENERALES 5.4 Niveles de Archivos Archivo Central: Primer Nivel La Oficina de Servicios al Usuario y Tramite Documentario - OSUTD, hace las veces de Organo de Administracién de Archivos, y se encuentra a cargo del Archivo Central, cuyas funciones son’ + Ser el administrador de archivos, teniendo a su cargo las funciones de plianificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas de la entidad - Ser el responsable de la conservacién y uso de la documentacién proveniente de los Archivos Periféricos y de Gestion Pagina 2 de 20+ Ser el mediador en la ejecucion de los procesos técnicos archivisticos de transferencia y eliminacion de documentos, en coordinacién con el Archivo General de la Nacién Estas funciones son privativas y no se pueden delegar. Archivo Periférico: Segundo nivel Este nivel es de competencia de los organos de Alta Direccién, Control institucional, ‘Administracién Interna, y de Linea; cuando se configure la necesidad de su conformacion por razones de volumen del acervo documentario y de mantenerlo ara su quehacer. Cumplen las mismas funciones del Archivo Central, en su ambito, y responden a las mismas exigencias formales para su conservacién y uso. Archivo de Gestion o Secretarial: Tercer nivel Esté constituido por el acervo documentario producido 0 recibido por los érganos 0 Unidades organicas. En este nivel las secretarias 0 el personal a cargo de los ‘Archivos de Gestion o Secretarial, serén responsables de la organizaci6n, conservacién, uso y/o transferencia de la documentacién al Archivo Periférico 0 al Archivo Central Los tres niveles de archivo referidos son los pilares para el desarrollo de los procesos tecnicos archivisticos de: (i) Organizacién de Documentos; (ii) Descripcién Documental; (Ill) Seleccién Documental; y (iv) Conservacién de Documentos. VI. MECANICA OPERATIVA 6.1 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS Proceso archivistico que consiste en clasificar, ordenar y signar los documentos a cargo de los Organos 0 unidades organicas de la entidad. 6.1.1 Clasificacion y Ordenamiento a) Clasificacién y Ordenamiento en el Archivo Central Se aplican Principios de Procedencia y de Orden Original; en consecuencia, la clasificacion se configura respetando el criterio organico de la entidad y el ordenamiento realizado por el érgano o unidad organica de origen. Las unidades 0 componentes de archivamiento, provenientes de los archivos periféricos y de gestion, se ordenaran en forma numérica y correlativa b) Clasificacién y Ordenamiento en los Archivos Periféricos Se observaran los mismos principios archivisticos que rigen para el Archivo Central; en tal sentido, se respetard el criterio organico de la entidad para la Clasificacion y el ordenamiento, organizandose en forma numérica y correlativa sus unidades 0 componentes de archivamiento ¢) Clasificacién y Ordenamiento en los Archivos de Gestion o Secretarial La clasificacion de los documentos sera organico funcional. En tal sentido, se consideraran las funciones y actividades de cada organo; las que por su naturaleza originaran las series documentales. Los documentos una vez clasificados seran colocados en unidades 0 componentes de archivamiento, rotulados para que faciliten su ubicacién e identificacion Pagina 3 de 20El ordenamiento de cada unidad 0 componente de archivamiento se realizaré utiiizando el sistema alfabético, numérico o una combinacion de ambos, de acuerdo a su naturaleza y necesidades. El orden de los documentos en el interior de las unidades 0 componentes de archivamiento se armonizara con el sistema elegido. 6.1.2 Signatura Es una codificacién que permite la identificacion de los érganos y unidades organicas, asi como las series documentales de la entidad, la misma que debe armonizar con el Manual de Siglas de Identificacion del SERFOR 6.2 DESCRIPCION DOCUMENTAL Esta mecdnica involucra a los tres niveles archivisticos (Central, Periférico y de Gestion 0 Secretarial) y consiste en el proceso de descripcién del fondo documental del SERFOR que significa la identificacién, analisis y determinacién de las caracteristicas de los instrumentos que lo constituyen, con la finalidad de facilitar su localizacion, brindar un eficaz y eficiente servicio de informacién y garantizar su control, a través de los auxiliares descriptivos. 6.2.1 Auxiliares Descriptivos Se denominan de esa forma los siguientes instrumentos: a) Inventario de Transferencia Interna de Documentos: Genéricos y Especificos b) Inventario de Series Documentales. c) Tabla General de Retencién de Documentos. d) Indice Alfabético de Series Documentales. Permiten conocer la informacion contenida en ios componentes fisicos documentales, a cargo de los archivos del SERFOR. Su concepto, responsabilidad de aplicacion e instrucciones son: RESPONSABLE DE NOMBRES — | “suapucacion | ANEXOS Enel anexo 2, Inventario de Orientado a identificar tas, Srna) a Pane Transferencia Intema | series documentales: | O05 nveles de ce asteraness ers de Documentos | - Correspondencia os nveles unarioe Ganddiaoe; ¥ Genéricos: Trasiado | - Comprobantes de pago | "Dt og psiloc de dichos documentos | - Grdenes de compra | & Peni pare wi Rec de los archivos de ~~ Otros que por su ‘Soak ee taborad« t Gestion y Peritericos, a! | naturaleza se ajusten a | Secretarial ee ge Central este formato ee ital a Archivo Central Orientado a wenificar las Enel ano 4, series documentales. corresponde: (i) el formato rattan de | Eepelenes de de transterenda inten de prsecencls itet postulantes Dos niveles de documentos Especificos, fe Documentes | _ Expedientes archivo y en el anexo 3 el rreeabecifices: | |” saminisiratves del | a Periferico instructvo para su llenado Traslado de dichos | Tribunal Gestion o NOTA: El formato sera afgaumentos de'0s | | - Legajos de personal. | Secretarial claborado en tes. archivos ce Gestion y | ” ows que por su tjemplares , naturaleza se austen a Corespondiendo dos at este formato, ‘Archivo Central Pagina 4 de 20Orientado a describir tas series documentales que ‘conservan los Organos y Unidades _Orgaiicas, sitviendo para establecer los periodos de retencion de las mismas. Inventario de series documentales El comité evaluador de documentos, con la participacion de los tres niveles de archivo: a. Central b. Periférico . Gestion 0 secretarial En al ano «6, corresponde: (j) el formato de Inventario de Series Documentales; y en el anexo § el instructive para su lenado. NOTA: El formato sera elaborado © en—tres ejemplares orrespondiendo uno al Archivo Central y dos al Archivo General de la Nacién Orientado a registrar ‘esquematicamente los nombres de las Unidades Tabla General de | Organicas y los litulos de Retencion de las series documentales Documentos, que las integran, asi ‘como sus. ‘correspondientes periodos de retencion EI Comité Evaluador de Documentos, con la participacion de los tres niveles de archivo a. Central b. Periferico ©. Gestion o secretarial En el anexo 8, corresponde: (j) el formato de Tabla General de Retencién de Documentos; yen el anexo 7 el instructivo para su llenado. NOTA: El formato sera elaborado entre ejemplares correspondiendo uno al Archivo Central y dos al Archivo General de la Nacion Orientado al registro. en ‘orden alfabético de los Indice Altabético de | nombres de: () series Series Documentales | documentales, (i) del Organo; y (ii) el cédigo respectivo El Comité Evaluador de Documentos, con {a participacion de los tres niveles de archivo: a.Central b.Periférico ©. Gestion 0 secretarial En el anexo 10, corresponde: (i) el formato de Indice Alfabético de Series Documentales; y en el anexo 9 el instructive ppara su llenado, NOTA: El formato sera elaborado entre ejemplares corespondiendo uno al Archivo Central y dos al Archivo General de la Nacion 6.3. SELECCION DOCUMENTAL Proceso archivistico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales de la entidad, para determinar diversas variables, en base al Programa de Control de Documentos, de conformidad con la Directiva N° 004-86- AGN-DGAI, aprobada con Resolucion Jefatural N° 173-86-AGN-J. 6.3.1 Del Programa de Control de Documentos Instrumento de gestion archivistica que contiene los plazos de retencin de las series documientales que produce o recibe el SERFOR como resultado de Sus actividades, precisando el numero de afios que deben conservarse y los Periodos de retencion en los diferentes niveles de archivo hasta su transferencia o eliminacién segin corresponda. El Programa de Control de Documentos ~ PCD, esta conformado por: a) El inventario de Series Documentales Sirve para describir las series documentales que conserva la entidad y para establecer sus periodos de retencién (Anexos N° 5 y 6). b) La Tabla General de Retencién de Documentos Pagina 5 de 206.3.2 6.3.3 6.3.4 Sirve para registrar esquematicamente el tema esencial correspondiente a cada unidad organica, sin mencionar el nivel jerérquico (Anexos N° 7 y 8). Se asienta, asimismo, los titulos de las series documentales que las integran y sus periodos de retencién, en los diferentes niveles de archivo de la entidad ©) Elindice Alfabético de las Series Documentales Sirve para anotar en orden alfabético los nombres de las series documentales, el asunto principal y el codigo respectivo (Anexos N° 9 y 10) Parametros para establecer el valor de las series documentales y sus tiempos de retencién Se deben considerar, en lo que respecta al valor a) Valores: Las series documentales podrén ser permanentes (P) 0 temporales (T) dependiendo del andlisis que corresponda: administrativo, juridico, econdmico, cientifico, historico, cultural, informativo u otros, el mismo que estard a cargo del Comité Evaluador de Documentos. Algunos valores referenciales que pueden ser aplicados a los diferentes grupos de series documentales del SERFOR ‘+ Temporal: para los relativos a los asuntos de planeamiento, correspondencia y consultivos; ‘+ Permanente: para ios vinculados a los contenidos de logistica, legales, gestion, personal, contabilidad, tesoreria y presupuesto b) Tiempo de retencién: Esta sujeto a la necesidad de uso de los documentos por la gestién, teniendo en cuenta, la disposicién de los ‘espacios necesarios para su custodia, en los diferentes niveles de archivo existentes: Central, Periférico y Gestion. Para la documentacién del valor temporal, es prerrogativa de cada organo estimar el periodo de custodia en su ambito, el mismo que, sumado al periodo de retencién en el Archivo Central, luego de la transferencia a éste, no debe ser inferior a 10 aftos. Del Comité Evaluador de Documentos El Comité Evaluador de Documentos ~ CED es el encargado de conducir el proceso de formulacién y ejecucién del PCD, asi como de aprobar la eliminacién de los documentos y transferencias del acervo documental al Archivo General de la Nacién, conforme a las normas del Sistema Nacional de Archivos. La conformacion del CED se realiza por Resolucién de Direccién Ejecutiva. De los Organos y Unidades Organicas Los organos y unidades organicas identificaran las series documentales a su cargo, lo que servira para el establecimiento de los valores y los periodos de retencion. Es obligacion de la unidad garantizar su conservacién bajo responsabilidad, correspondiéndole adoptar todas las acciones necesarias para este propésito. En el caso de documentacion de valor temporal, se Procedera a su eliminacion, luego de que ésta cumpla su ciclo vital en la entidad Pagina 6 de 206.3.5 Del Archivo Central El Archivo Central propondra al CED del SERFOR, en coordinacion con los organos y unidades orgénicas: (i) el Inventario de Series Documentales: (ii) a Tabla General de Retencién de Documentos; y, (ili) el indice Alfabético de Series Documentales, Corresponde al CED el proceso de andlisis y evaluacién final, lo que se hard de conocimiento del Titular de la entidad para su aprobacion a través de la resolucién respectiva, previo dictamen favorable del Archivo General de la Nacién. 6.3.6 Transferencia de Documentos Proceso que consiste en el trasiado de los documentos de un archivo a otro de nivel superior al vencimiento de los periodos de retencion establecidos en el PCD. La secuencia de éste proceso tendrd el siguiente orden: ~ Del Archivo Central al Archivo General de la Nacion - De los Archivos Periféricos al Archivo Central y, - De los Archivos de Gestién/Secretariales, a los Archivos Periféricos 0 Central, segtin sea el caso, Para los procesos de transferencia de las series documentales, el Archivo Central formulara anualmente el Cronograma respectivo, determinandose la siguiente formalidad: a. La documentaci6n a transferirse serd dirigida directamente al Archivo Central. Para este objeto, se adjuntaran los inventarios respectivos (Anexos N° 1, 2, 3 y 4), en tres ejemplares, de los cuales dos (02) quedarén en poder del referido organo; y un archivo digital sobre el particular (CD-R) b. Para el trasiado de los documentos se utilizaran unidades fisicas denominadas de archivamiento, las mismas que deben constituir paquetes de tamafio uniforme (20 a 25 cm), c. Las unidades de archivamiento seran rotuladas en su lado frontal, de acuerdo a lo indicado en el Anexo N° 11, precisando la siguiente informacion: Nombre del érgano. Cédigo del documento con el cual se realiza la transferencia, Nombre de la Serie Documental o agrupacion documental, Numero de paquete indicando su secuencia d. La documentacién que se transfiere, sera entregada en los ambientes del Archivo Central . Excepcionalmente, se otorgarén dos semanas adicionales después de que haya culminado la transferencia de la ultima unidad organica, de acuerdo al cronograma, para que, en caso no se haya transferido los documentos, lo puedan hacer cumpliendo los mismos requisitos antes mencionados La recepoién del acervo documental por el Archivo Central no significara la conformidad del contenido de los inventarios; ésta se otorgard una vez realizada la verificacion, dentro del piazo de 15 dias habiles @ partir de la Pagina 7 de 20fecha de recepcion, enviandose a la unidad organica de origen el cargo debidamente recibido, de acuerdo al Anexo N° 4 6.3.7 Eliminacion de Documentos Procedimiento archivistico que consiste en la destruccién de los documentos innecesarios del SERFOR, autorizado expresamente por el Archivo General de la Nacién, y que se encuentra regulado por la Directiva N° 006/86-AGN- DGA\, aprobada con Resolucién Jefatural N° 173-86-AGN, Para tal efecto, el Archivo Central del SERFOR formulara anualmente el cronograma de eliminacion de documentos y lo remitira al Archivo General de la Nacién antes del 31 de marzo de cada afio, para proceder posteriormente a su instrumentalizacion. 6.4 CONSERVACION DE DOCUMENTOS Proceso archivistico destinado a mantener Ia integridad fisica del soporte y del texto de los documentos de los diferentes niveles de archivo del SERFOR, a través de la implementacién de medidas de conservacién o preservacién, relativas a 6.4.1 Local de Archivos ‘a. Deberé estar ubicado a distancia prudente de lugares que potencialmente constituyan un riesgo, estando a la naturaleza de la funcién de éstos, ‘como son servicios higiénicos, tableros de control eléctrico, etc b. Deberé evitarse que se revistan sus paredes y pisos con materiales Infiamables como tapizones, alfombras, ete ¢. Deberd poseer basicamente dos ambientes: un area de trabajo y unos repositorios, 4. Las instalaciones eléctricas y sanitarias deberdn conservarse en perfecto estado. e. El mobiliario debera ser de metal: Estantes fos y corredizos, archivadores verticales, etc. 6.4.2 Control de Factores Externos Limpiar diariamente el local, el mobiliaro y la documentacién Fumigar el local de acuerdo a las necesidades. Ventilar los archivos por medios naturales 0 mecanicos. Evitar la incidencia directa 0 indirecta de la luz natural o artificial, sobre los documentos. Prevenir la accion de la contaminacion ambiental. Evitar la oscuridad completa en los ambientes de archivo. eoce 0 6.4.3 Manejo de los Documentos a. No usar cintas adhesivas, b. Servir mediante copias los documentos originales mas consultados. c. Proteger los documentos con cajas de cartén u otro elemento de conservacién, verificando que la acidez del material utilizado, no sea perjudicial para la documentacion 4. Evitar cualquier tipo de restauracion experimental. e. No usar producto quimico alguno directamente sobre los documentos como insecticidas, bactericidas, fungicidas, ete. 1. Restringir el servicio de consulta de los documentos en proceso de deterioro. g. Los documentos deteriorados por agentes biolégicos como insectos, hongos, bacterias, etc., deberan separarse de los que se encuentran en buen estado Pagina & de 20vil. vil, at 6.4.4 h. Evitar el uso de micas plasticas para la conservacién de documentos de valor permanente, Medidas de Seguridad ‘a. Prohibir el ingreso de personas no autorizadas en los ambientes de los archivos del SERFOR. b. No fumar, comer o beber en dichos ambientes. ¢. Desconectar los servicios eléctricos y sanitarios al término de la jornada laboral, disponiéndose su revision periédica 4d. Disponer de extintores de polvo quimico seco, con carga vigente y cuyo manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de los archivos, e. No mantener en el espacio de los archivos del SERFOR, materiales inflamables. f Adoptar medidas convenientes a fin de evitar la sustraccion de los documentos. RESPONSABILIDAD Todos los ‘cumplimient ‘rganos y unidades organicas del SERFOR son responsables por el to de la presente Directiva, lo cual sera supervisado por el Archivo Central de acuerdo a sus planes y programas. DISPOsICI IONES COMPLEMENTARIAS La presente Directiva entrar en vigencia al dia siguiente de su aprobacién, para lo cual deberd ser En todo lo Sectorial N Ministerio d ANEXOS. ‘Anexo N° 1 ‘Anexo N° 2 ‘Anexo N° 3 Anexo N° 4 ‘Anexo N° 5 ‘Anexo N° 6 ‘Anexo N° 7 Anexo N° 8 ‘Anexo N° 8 ‘Anexo N° 1 ‘Anexo N° 1 publicada en el Portal Institucional del SERFOR. ‘no previsto por la presente Directiva, se aplicara supletoriamente la Directiva 1" 005-2005-AG-DM “Normas de Organizacién del Sistema de Archivos del fe Agricultura’ Instructivo para el llenado del Inventario de Transferencia Interna de Documentos Genéricos, Inventario de Transferencia Interna de Documentos Genéricos. Instructivo para el llenado del Inventario de Transferencia Interna de Documentos Especificos. Inventario de Transferencia Interna de Documentos Especificos. Instructivo para el llenado del Inventario de Series Documentales. Inventario de Series Documentales Instructivo para el llenado de la Tabla General de Retencién de Documentos. Tabla General de Retencién de Documentos. Instructivo para el llenado del Indice Alfabético de Series Documentales 0: Indice Alfabético de Series Documentales. 1: Etiquetas para las unidades de conservacién de documentos a Transferencia. Pagina 9 de 20® spRror ATTRANSFERIRSE ANEXO N° 1 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA INTERNA DE DOCUMENTOS GENERICOS w RUBROS INDICACIONES PARA EL LENADO 1 | ORGANO [SE COLOCA EL NOMBRE DEL ORGANO ‘SE REGISTRA EL NOMBRE DE LA UNIDAD O AREA DEPENDIENTE DE LA 2. |unipaD o AREA DE TRABLIO COFICINA QUE TRANSFIERE, POR EJEMPLO OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION '5E CONSIGNA EL CODIGO DE LA DEPENDENCIA QUE APARECE EN EL MANUAL 3 | cO0ico Det OxGaNo nea @ [ano ‘SECITAEL ANDO EN QUE SE REALIZA LA TRANSFERENCIA SE DESCRIBE LOS NOMBRES DE LAS SERIES VTIPOS DOCUMENTALES; ASI POR DESCRIPCION GENERAL DELA e 7 EXPEL 5 |pocuweacowaTransrennse | BMPLO:"CORRESPONDENCI,"COMPRORANTEDE PAGO, "HPEDENTES METROS LINEALES DE DOCUMENTACION | we ara EL VOLUMEN DE LA DOCUMENTACION EN METROS UINEALES NUMERO DE PAQUETE ‘SE INDICAN EN FORMA NUMERICA CORRELATIVA, LOS PAQUETES DE DOCUMENTOS A TRANSFERIR ‘SERIE DOCUMENTAL SE PRECISA EL NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL QUE CORRESPONDE TIPO DOCUMENTAL SE DETERMINA EL NOMBRE DEL TIPO DOCUMENTAL QUE CORRESPONDE ‘SE ANOTAN EL NUMERO INICIAL ¥ FINAL DE LOS DOCUMENTOS QUE 8s | MIMERAGON: CONFORMAN CADA PAQUETE A TRANSFERIR SE REGISTRA EL TEMA ESCENCIAL DEL DOCUMENTO, EN EL CASO QUE NO ee ‘TUVIERA NUMERACION 12 [Afio SE SERALA EL ANO DE LA DOCUMENTACION A TRANSFERIRSE SE CONSIGNA [A CANTIDAD DE PAGINAS QUE CONTIENE CADA PAQUETE; 13 | Fouos POR EJEMPLO SI ENCIERRA 10 EXPEDIENTES, SE DEBE REGISTRAR LA CANTIDAD DE FOJAS EN TOTAL ‘SE ANOTAN LAS ACLARACIONES QUE SEAN NECESARIAS PARA LA MEJOR aL DRSERYACIONE COMPRENSION DE LA DOCUMENTACION A TRANSFERIRSE 15y | LUGARY FECHA, RESPONSABLE DEL _| SE INSCRIBEN EN ESOS ESPACIOS EL AMBITO, DIA, MES Y ANO, Y EL NOMBRE 16 | ARCHIVO REMITENTE Y APELLIDOS DEL RESPONSABLE QUE REMITE LA DOCUMENTACION 17 | LUGARY FECHA, RESPONSABLE DEL —_| SE INSCRIBEN EN ESOS ESPACIOS EL AMBITO, DIA, MES Y ANO, Y EL NOMBRE 18 | anchivo ecerror YY APELLIOOS DEL RESPONSABLE QUE RECIBE LA DOCUMENTACION Pagina 10 de 2002 ap TT euldeg woussow oMHoUy Bo eyONOSNNE- aisle cceoriicienmecianl canomvnceao _|[eonos | ow a ae cuvimucow | awinannoocom+ | winawnoooanas | 2%, "SSwIUSESNVL V STIVINSANDOO S31¥IE 30 VOW TIVIGO NODVISE -35unu34SNYAL V NOIOWN3NNDOG 30 S3VaNN SOUL'S '38UINBSNYUL V NOIOVINSMNOG V1 30 TV¥IN3O NOLodOSIG S conve ‘onvoug 130 091099 | ‘orvavan 30 aay z ‘ONvOHO “WHEBNID NOLOWHRHOAN ‘SO9183N3D SOLN3WN200 30 VNUBLNI VIINSU3ISNVUL 3G OLNVLNANI Z.NOX3NY TORTS 1)eS Be SEREOR ANEXO N° 3 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA INTERNA DE DOCUMENTOS ESPECIFICOS N RUBROS INDICACIONES PARA EL LLENADO 1 [Grcano SE COLOCA EL NOMBRE DEL GRGANO SE REGISTRA EL NOMBRE DE LA UNIDAD © AREA DEPENDIENTE DE LA 2 | UNIDAD 0 AREA DE TABI OFICINA QUE TRANSFIERE, POR EJEMPLO UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION SE CONSIGNA EL CODIGO DE LA DEPENDENCIA QUE APARECE ENEL wh Sora Det Crean MANUAL DE SIGLAS DE SERFOR 4_[afio SE CITA EL ANO EN QUE SE REALIZA LA TRANSFERENCIA DDESCRIPCION GENERAL DE LA ce ee ee aee a etainse | S€ DECRIBELOS NOMBRES DE LAS SERIES DOCUMENTALES | METROS LINEALES DE DOCUMENTACION | Se RELATA & VOLUMEN DE LA DOCUMENTACION EN METROS ATRANSFERIRSE UNEALES NUMERO DE PAQUETE ‘SEINDICAN EN FORMA NUMERICA CORRELATIVA, LOS PAQUETES DE DOCUMENTOS A TRANSFERIR NUMERO DE ORDEN ‘SE PRECISA DE MANERA CORRELATIVA EL NUMERO DE EXPEDIENTES A TRANSFERIRSE NUMERO DE EXPEDIENTE ‘SE REGISTRA EL NUMERO ESPECIFICO DEL EXPEDIENTE EN CUESTION, ASI COMO LAS SIGLAS QUE LE CORRESPONDAN. RAZON SOCIAL SE SERIALA FL NOMBRE DE LA EMPRESA ene ‘SE ANOTA, DE CORRESPONDER, EL NOMBRE DE LA PERSONA | VINCULADA AL TRAMITE ASUNTO SE SERALA EL TEMA ESENCIAL DEL DOCUMENTO. Anio SE SERALA EL ARO DE LA DOCUMENTACION TRANSFERIDA rags ‘SE CONSIGNA EL NUMERO TOTAL DE PAGINAS QUE CONTIENE CADA EXPEDIENTE A TRANSFERIRSE OBSERVACIONES. ‘SE ANOTAN LAS ACLARACIONES QUE SEAN NECESARIAS PARA LA MEJOR COMPRENSION NDE TRANSFERENCIA LUGAR Y FECHA; RESPONSABLE DEL ARCHIVO REMITENTE ‘SE INSCRIBEN EN ESOS ESPACIOS EL AMBITO, DIA, MES V ANDO, Y EL NOMBRE ¥ APELLIDOS DEL RESPONSABLE QUE REMITE LA DOCUMENTACION LUGAR Y FECHA; RESPONSABLE DEL ‘ARCHIVO RECEPTOR ‘SE INSCRIBEN EN ESOS ESPACIOS EL AMBITO, DIA, MES VARIO, ¥ EL NOMBRE ¥ APELLIDOS DEL RESPONSABLE QUE RECIBE LA DOCUMENTACION Pagina 12 de 20ozap er euses ‘voLdID2y ONHOWY 12a TevSNOdSRY st :yyo3d A von er |UNALINGA OnIKOWY 139 BIevsNOdSHM “Zt wrons Auvon 9t sawonwmaseo'st | sonos vt ouy er ounnsy zt WuOstaa TT ‘veauaned OF NG "ISUTEEISNVUL W STW NATO SINGS 9413 WTI NODWW SEURISN VEL V NODWINIWTDOO W130 STANT SOULS :aSUnNBESWYUL V NOIOVANSWNNDOG V1 30 TREND NODERDSIa'S Cg ‘ONYDUD 130 051000 E ‘OrvavL 30 Wauy % ‘NYSED T “TNS NODWANOINT '$0914}23dS3 SOLN3INIOG 3G VNALNI VIONaYIISNVYL 3G OVLN3ANI v.NOXINV Oo: 4 RLS @a &) SEREOR: ANEXON®S, INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES. El presente instructivo cuenta con 15 items, los mismos que responden al numero de espacios del formato respectivo, © DATOS CONES TOIERCONES PARA ELENA £1 ee ANOTAR EL NOMBRE DEL SECTOR (AGRICULTURA Y RIEGO); LA 2 [ENT ENMIOAD [SERVICIO NACIONAL FORESTALY DE FAUNA SLVESTRE) VLR UNIDAD ORGANICA CUYA COCUMENTACION SE EVAIUA 3 LoGaN: Ne 'RESPONSABLE DE LA ELABORACION DEL INVENTARIO_ INDICACIONES PARA EL LLENADO 1 RONRES¥APEUDOS > anes ANOTAR 10S NOMBRES¥APELIDOS EL.CARGO VTELEFONO ACTUAL OELTTULAR DEL ORGANG © UNIDAD ORGANEA TELORE 6 © TDERTCATION DEA SERIE DOCUMENTA THOKERCONES PARA EL LENADO 7 | SUNTO PRINCIPAL ‘SE PRECISARA EL TEMA ESENCIALSIN MENCIONAR EL NIVEL JERARQUICO, @ | MUKODELASERE ‘ANOTAR EL NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTA EL WISMO GUE DEE SER CONGO eee AE: ‘SE CONFECCIONA REGISTRANDO LA SIGLA DEL ORGANO MAS LOS NUMERO NATURALES QUE IDENTIFIQUEN LAS eRES DOCUMENTALES ESCRIPGON DE A SERIE DOCUMENTA ‘DESCRIBIR EL CONTENIDO SUSTANCIAL DEL CONJUNTO DE OOCUMENTOS QUE CONFORMAN LA SERIE, INDICANDO LAS NORMAS LEGALES VLA FINALIDAD DE LAS ACTIVIDADES QUE HAN ORIGINADO SU PRODUCCION, [REGIA DE CONTROL "VALOR DE LA SERIE DOCUMENTAL™ INDICAR EL VALOR DE LA SERIE CON LAS LETRAS "TI ES TEMPORAL “P” SES PERMANENTE ‘REGIA DE CONTROL "PERIODOS DE RETENCION" INDICAR EL NOMERO DE AROS QUE LA SERIE DOCUMENTAL DEBE SER RETENIDA EN CADA UNO DE LOS NIVELES DE ARCHIVO DE LA ENTIOAD: ARCHIVO DE GESTION, ARCHIVO PERIFERICO, ARCHIVO CENTRAL EL NUMERO TOTAL DE ANOS DE RETENCION. ‘COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS: TNDICAR NOMBRES ¥ APELLIDOS DE LOS MIEMIBROS DEL CED TUGARY FECHA INDICA EL LUGAR FECHA DE REVISION DEL INVENTARIO ‘VB DEL ARCHIVO CENTRAL ‘BEARER BLANCO Pagina 14 de 20oz ap st eulseq V¥O ap a7 EpeRIeAT 30 3p 997 opegaidy \efo1 euosasy ey 190 -NOW130.8.0°SE wxoaiAwom vt] SO1NaANDOG 30 No‘DWMYAA 30 aLINOD “ET Yo. ay] 3¥ NOIDN313Y 30 SONY TVL¢ ieee ete eee NODNSLSU30 OOS ZT 31435 ¥1 30 HOIWA TE ‘TORINOD 30 SVIOR -yiN3ANI00 NO;DAHISI0 OF TW VIO OBITS TRSVTIO OWL B WaRDNTBA OINTSY [WINSWNDOO ANS V1 30 NODWOTTNGOI Onougial 2 oon 9 ‘YOINYOUO GVGINN O ONVDLO Ss Soamdy AS34aNON avauna z wo1nas ‘t ‘ORVINAANI 730 NODWHORWIS W130 S1SVSNOSTU ‘SHTMANGO SOLVE STIVINAWND04 $3143 30 OLNVLN3ANI 9.NOXaNY TORTS &® SeRrOR ‘ANEXO N*7, INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS El presente instructivo cuenta con siete items, los mismos que responden al numero de espacios del formato respective ° RUBRO INDICACIONES PARA EL LLENADO 1_[SECTOR ‘SE INDICA: AGRICULTURA Y RIEGO NOMBRE DE LA ENTIDAD ‘SE REGISTRA: SERVICIO NACIONAL FORESTAL ¥ DE FAUNA SILVESTRE ‘ASUNTO PRINCIPAL DE LA SERIE DOCUMENTAL SE PRECISARA EL TEMA ESENCIAL SIN MENCIONAR EL NIVEL JERARQUICO. ‘CODIGO ‘SE CONFECCIONA REGISTRANDO LA SIGLA DEL ORGANO MAS LOS NUMEROS NATURALES QUE IDENTIFIQUEN LAS SERIES DOCUMENTALES. TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL ‘SE CONSIGNA EL NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL, EL MISMO QUE DEBE SER CONCISO; VALOR DE LA SERIE DOCUMENTAL INDICAR EL VALOR DE LA SERIE: CON LETRA *T” SI ES TEMPORAL, O CON LA LETRA "P” SIES PERMANENTE ony 7 | PERIODO DE RETENCION INDICAR EL NUMERO DE ANOS QUE LA SERIE DOCUMENTAL DEBE SER RETENIDA EN CADA UNO DE LOS NIVELES DE ARCHIVO DE LA. ENTIDAD: ARCHIVO DE GESTION (A.G.) ARCHIVO PERIFERICO (A.P.) ARCHIVO CENTRAL (AC) Y EL NUMERO TOTAL DE ARIOS DE RETENCION. Pagina 16 de 20SEREOR: ANEXO N° 8 ‘TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS SECTOR 72. NOMBRE DE LA ENTIOAD "3 ASUNTO PRINCIPAL DE LA SERIE DOCUMENTAL 7. PERIODO DE RETENCION aicoed 5. TITULO DE LA SERIE 6. VALOR DE LA SERIE TOTAL ATIOS } DOCUMENTAL DOCUMENTAL as. | ae. | ona OE RETENCION Pagina 47 de20SEREOR ‘ANEXO N° 9 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL INDICE ALFABETICO DE SERIES DOCUMENTALES N RUBRO INDICACIONES PARA EL LLENADO_ ‘SE CONSIGNA EL NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL, EL MISMO QUE DEBE SER CONCISO 1 | Tiruto be La serie DOCUMENTAL (POR EJEMPLO, PLANILLAS, ORDENES DE PAGO, COMPROBANTES DE PAGO, CORRESPONDENCIA, ETC) SE PRECISA EL TEMA ESENCIAL SIN MENCIONAR EL NIVELJERARQUICO. 2. | ASUNTO PRINCIPAL ‘SE CONFECCIONA REGISTRANDO LA SIGLA DEL 3 |cODIGo ORGANO MAS LOS NUMEROS NATURALES QUE IDENTIFIQUEN LA SERIE DOCUMENTAL. Pagina 18 de 20,® spor ‘ANEXO N* 10 INDICE ALFABETCO DE SERIES DOCUMENTALES. 1. TITULO DE LA SERIE GGCIRAETTAL: 2. ASUNTO PRINCIPAL 3. CODIGO Pagina 19 de20® servor an [TQUETAS PAA AS unDAoes De CONSEIACION DE DOCUMENTOS ATRASEERNCI @ Ee Paina COFICINA DE SERVICIOS AL USUARIO Y TRAMITE DOCUMENTARIO Nombre del Organo que transfiere documentos Memoréndum N* 007-2015-SERFOR-SG/OSUTD uJ CCidigo del documento con el cual se reallza la transferencia ‘CORRESPONDENCIA OFICIOS GENERADOS WI Nombre de la Serie o agrupacién documental PAQUETE 1 DE 20 LIL. ,— Namero de paquete, indicando su secuencia ANo 2015 _—__,__ ‘Afio de produccion de los documentos a transferirse Pagina 20 de 20