Instituto Sersoft Curso de Capacitacién Asistente Juri: Correia de Prpiedades GUIA T Adm, de Funciones del Administrador de Edificios y Condominios Identificar las funciones de! administrador de Edificios y Condominios es fundamental para el desarrollo de una gestion administrativa eficiente. Dentro de sus funciones el administrador debe cuidar los bienes de espacio comin y velar para que todo funcione bien en la comunidad, en materia de personal mantenciones y reparaciones, estas ultimas, por ejemplo, de maquinarias, porton. iluminacién, etc las principales funciones del administrador son: 1. Conocer la Ley de Copropiedad y la legislacion laboral para poder ejercer su cargo en la forma mas correcta posible o al menos tener quien lo asesore en estas materias. 2. Hacerse cargo de la parte administrativa de la comunidad. Esto implica ser el responsable de los sueldos y el cobro de los gastos comunes, por ejemplo. 3. El Administrador es responsable de la seguridad de la comunidad. Significa que debe actuar con ciertos protocolos que se estan haciendo las funciones correctamente dando mayor seguridad al condominio 4. Velar porque los trabajadores del condominio realicen correctamente sus funciones y cumplan con sus responsabilidades 5. La mantencién del condominio. Generar todos los contratos y todas las labores de mantencion necesarias para que en el condominio no deje de funcionar ninguna de sus dependencias o instalaciones. Para eso se requieren mantenciones preventivas. Adicionalmente a esto, el administrador debe saber reaccionar ante las eventualidades, por ejemplo, rotura de cafierias, desagiles, incendios, terremotos, etc. Esto implica tener un contingente de personal al cual llamar y solicitar los arreglos correspondientes. 6. Mantener una buena coordinacion y comunicacién con el comité de administracion y los copropietarios, de manera que se puedan recogerdeja una expresion es londe cualquiera de las partes le puede poner término sin Comunidades qu y en cualquier momento. Pero perfectamente puede haber trabajo donde © i optan por un contrato de trabajo regulado por el codigo del problorn sa ,Ct administrador es un trabajador més. Entonces ahi se tendria el lel cumplimiento de horario, de las funciones 0 de la exclusividad En qué a ‘qué temas no debiese involucrarse el administrador: + Firma de cheques o transferencias EI administrador puede aconsejar al comité en sus decisiones, pero NO debe intervenir usando ningun mecanismo de presi6n. Las principales dificultades de los administradores + Falta de recursos econdmicos + La falta de conocimiento 0 falta de compromiso del comité de administracion que entorpecen la labor de administracién. + Los propietarios y residentes que no comprenden las implicancias de vivir en un condominio donde deben respetar las normas establecidas en el reglamento de copropiedad. + La falta de experiencia 0 de conocimientos del mismo administrador ante algunas situaciones. Otras dificultades para ejercer sus funciones aparecen cuando el Comité comienza a ejecutar acciones que debiese hacer el administrador. “Pero lejos, lo mas importante es la comunicacion que el administrador establezca con el comité. Entonces a funcién mas importante y la més dificil es mantener una buena coordinacién y comunicacién con el Comité, pero también con todo el condominio”, sefiala el administrador Gerardo Sfeir. Las equivocaciones mas frecuentes de los administradores Dentro de los errores mas comunes que recaen los administradores, segun Sfeir es que “los administradores creen transformarse en el duefio del edificio y que pueden hacer lo que se les antoja, sin embargo, un administrador hace lo que se le indica en Comité. Otros errores comunes son: «No llevar en forma ordenada las cuentas de la comunidad y el libro de banco. «Falta de gestion en la cobranza de los gastos comunes. + Poca supervision en terreno. 2 Lejania con los propietarios y residentes, cuando estos necesitan algo no tienen como comunicarse con el administrador. “€1 administrador es el brazo ejecutor de lo que el Comité necesita que se haga. Entonces no deberia haber ninguna actividad que el administrador no sepa. Gran parte de los errores que se cometen es cuando el Comité toma decisiones encorrectamente las inquietudes y prioridades que tiene el comité y poder desarrollar su funcién de acuerdo a esas prioridades. Ademas, entregar la informacién lo mas completa y clara posible. 7. Rendir cuenta a la comunidad en los tiempos acordados y al término de su relacién con la comunidad. 8. Debe tener un manejo culdadoso de los recursos de la comunidad, debe acerlo en forma transparente para que todos puedan saber en que se gastan los recursos La_Ley de Copropiedad en su articulo 23° identifica en especifico las tareas que por ley debe cumplir el administrador, sin embargo se puede desprender de la misma ley que el detalle de tareas que debe cumplir el administrador sera definido por el comité de administracién y podra ser 0 no aceptado por el administrador como parte de la negociacién de sus servicios. {Qué se debe hacer si el administrador no cumple sus funciones? “Cuando nosotros asumimos, como Comité de mi condominio tuvimos que despedir al administrador que estaba en ese momento. Esta persona no tenia experiencia en administracién. Habia sido conserje del edificio y habia hecho un curso de administracién, pero no tenia las competencias para hacerlo. No es una tarea facil, porque hay que tener manejo en contabilidad, habilidades blandas con el personal, y conocimiento de normas basicas de derecho laboral de seguridad social, ya que es el responsable de cancelar las cotizaciones previsionales del personal. Nosotros, en el Comité, nos dimos cuenta que esta persona no sabia hacer esas cosas. El estaba con un contrato de trabajo, porque era mayordomo, y como mayordomo ademas se encargaba de la administracion del edificio. EI nos estaba generando problemas, habiamos tenido dos juicios laborales por culpa a su desempefio y estaba generandole gastos a la comunidad que se podian evitar, Fue asi que optamos en el Comité por cambiar’, relata el abogado e integrante de unas de las comunidades . Una opcién, es desvincularlo de sus funciones por incumplimiento de la ley de copropiedad, establecido en el art. 23 del titulo Il de la ley de copropledad en donde se sefiala las funciones del administrador. También por no hacer lo establecido en el reglamento de la comunidad o aquello que encomiende el comité de administracion, quienes son los representantes de la asamblea. Se puede desvincular al administrador de acuerdo a lo sefialado en el Art 22 del titulo II de la ley de copropiedad, cuando pierde la confianza del comité. En este caso, el administrador puede ser removido en cualquier momento. El abogado Enrique Sanhueza agrega que “si un administrador no cumple sus funciones legalmente, hay que cambiarlo”. A su vez hay que tener cuidado con el tipo de contrato que el administrador tenga con la comunidad. Lo comun es que se le realice un contrato de prestacion de servicio, y a este se le puede poner fin en cualquier momento. Puede estar sujeto a plazo, pero normalmente también seizacion del forma directa. La funcion del Comité es llevar el mando de paca reser condominio, y el administrador es ser ejecutante de las inquiel Sata Entonces el administrador debe estar involucrado en todos Comunidad”