PERANCANGAN

STRATEGIK
AGENSI SEKTOR AWAM
 KANDUNGAN
Perantaian Ke
Penyediaan Perancangan Strategik Hadapan
Pelan Strategik Bagi Agensi Sektor Awam

Konsep Model Pengurusan Overview Modul

Strategik Sektor Pelan Strategik
Pengurusan Strategik
Awam
KONSEP
PENGURUSAN
STRATEGIK
PENGURUSAN STRATEGIK
“ Pengurusan strategik pada asasnya adalah
proses berterusan yang diambil oleh
sesebuah organisasi dan ia merangkumi 3
elemen penting iaitu memahami
kedudukan strategik organisasi; mengenal
pasti dan membangunkan pilihan-pilihan
strategik; dan melaksanakan strategi-
”
strategi yang dipilih
(Johnson et al. 2005)
“ People should not be unfamiliar with strategy,
Those who understand it will survive, Those who
do not understand it will perish
Sun Tzu’s the Art of War
“ Proses di mana pemimpin sesuatu organisasi
mengimpikan masa hadapan yang baik dengan
membangunkan prosedur dan operasi yang
bersesuaian untuk merealisasinya di samping
mengenal pasti kaedah untuk menilai kejayaan
tersebut
” (Goodstein et al. 1992)
“ Organisation has facing
challenges due to complexity
and complicatedness ”
”
( Yves Morieux and Peter Tollman, 2014 )
DEFINISI :
PENGURUSAN STRATEGIK MENURUT PERSPEKTIF MAMPU

Pengurusan strategik merupakan proses

Pengurusan strategik merupakan
berterusan yang perlu dilaksanakan oleh
sesebuah agensi merangkumi beberapa satu proses perancangan, penyusunan,
elemen penting seperti : pengarahan dan pengawalan
dalam sesebuah organisasi
 memahami kedudukan strategik agensi;
 mengenalpasti dan membangunkan
bagi mencapai misi serta visi
pilihan-pilihan strategi dan program; yang telah ditetapkan.
 melaksanakan strategi-strategi dan
program yang dipilih;
 menilai pencapaian pelaksanaan yang
ditetapkan; dan seterusnya
 membuat penambahbaikan yang
bersesuaian.
 ISU-ISU STRATEGIK
Pembudayaan Nilai Murni Dan
Integriti

Keperluan Kepada Lebih Ramai Pemimpin 4

Transformasi Penggunaan sumber secara
optima dan cekap
3
Meningkatkan Dan Mengekalkan 5
Daya Saing Negara Mengurus persepsi rakyat
terhadap perkhidmatan
2 awam
6
Mengoptimumkan
Impak Globalisasi Ke Atas
Negara 1 7 penggunaan ICT sebagai
pemacu strategik
 RASIONALISASI KEPERLUAN PENGURUSAN
STRATEGIK
 Ekspektasi tinggi daripada
 Sejajar dengan pelanggan dan
Agenda stakeholders
Negara/Dasar  Public
Nasional seperti  Penurunan kuasa engagement
RMKe-11 (empowerment) (Era
 Cabaran membentuk tadbir Government
 Pengurusan urus yang strategik dan knows best is
kewangan dan bersepadu over)
perbelanjaan
berhemah  Sistem
 Perkongsian
(pendekatan penyampaian
sumber dan
Outcome Based yang mesra
kepakaran
Budgeting) pelanggan dan
 Kolaborasi memudahkan
Strategik rakyat
- Bertaraf Dunia Mengamalkan
Menyediakan tahap etika yang
- Menyediakan maklumat yang tinggi, jujur dan
peraturan yang tepat dan telus berintegriti
telus dan jelas

Mampu Menangani Profesional dan

Cabaran Ekonomi HARAPAN komited dalam
Semasa Serta TERHADAP melaksanakan
Memenuhi Harapan PERKHIDMATAN tugas secara
Rakyat AWAM cekap dan
berkesan

Bertanggungjawab Rakyat Proaktif dan

terhadap didahulukan, bersikap
keputusan dan pencapaian keterbukaan
tindakan demi (outcome) terhadap
kepentingan rakyat diutamakan pandangan rakyat
 1 2
PEMBUDAYAAN PEMANTAPAN PENGURUSAN
PENGURUSAN STRATEGIK STRATEGIK
• Peningkatan % pembudayaan • Peningkatan % bilangan agensi yang
pengurusan strategik di agensi mempunyai pelan strategik
sektor awam • 740 agensi awam :
o Kementerian
o Jabatan
KEBERHASILAN o SUK/PBT/PDT dll
PENGURUSAN
PENGIKTIRAFAN
3 STRATEGIK 4
ORGANISASI BERPRESTASI
PENCAPAIAN TINGGI (HPO)
• Peningkatan % bilangan agensi • Peningkatan % bilangan
yang mendapat pengiktirafan Organisasi Berprestasi Tinggi
• Lain-lain penarafan, indeks (HPO)
global dan sebagainya
PENYEDIAAN
PELAN
STRATEGIK
Definisi Pelan Strategik

Pelan strategik merupakan komponen terpenting dalam

usaha merangka dan merancang dasar, menentukan
program dan tindakan bagi mencapai matlamat agensi
dan seterusnya menyumbang kepada pencapaian
agenda perkhidmatan awam dan negara.

A strategic plan is a document used to

communicate with the organization the
organizations goals, the actions needed to achieve
those goals and all of the other critical elements
developed during the planning exercise.
(Balanced Scorecard Institute, 2016)
KENAPA PERLU PELAN STRATEGIK?

Membantu agensi Sejajar dengan Memperkukuhkan organisasi

mencapai objektif Agenda Negara dan memudahkan warga
yang diharapkan organisasi mencapai
sasaran prestasi
13
Current State : Environmental Scanning ( 8 Dimension)
Strategic alignment with national
National agenda (RMK11, GTP, State Plan etc)
Other factors not yet covered,
uniqueness of agency?
Others Agenda
(Uniqueness)

Stake Stakeholder Aspiration

Who? Any changes?
Is there any changes? holder
Act, Regulation, By-Laws, Changes
Statutes, Policies
Current
State Past
Analyzing past performance
How to improve?
Performance
Weakness? Strength?
State
of Agency

Customer’s Managing customer needs and

How To Benefit ?
Do we have strategic partners ?
Colla Needs expectation
boration
Can we do better if we’ve with them ?
 15

Example:
Where do we
want to be?
Desired Criteria of “Leading
Agency” ?
How do we see our
State organization in next Fullfilled? Not yet?
3/5/10 years ?
What are the KPIs of
Criteria Fullfilled KPIs / “Leading agency”?
Outcome Achieves

Desired State : A+ Objective for Agency

 16

Planning & Execution

C D
U “MISSION” E
R S
R 1 Strategic Thrust + Strategy + Intervention + I
E Programs + Projects R
N E
T 2 Performance Management
i.C : Monitoring + Evaluating + Necessary D
Adjustment
S S
T T
ACTION PLAN /
A OPERATION PLAN
A
T T
E E
 Model Pengurusan Strategik Agensi Sektor Awam

1 2 3 4
PERANCANGAN PEMANTAUAN PENILAIAN
DAN PELAKSANAAN DAN DAN SEMAKAN
FORMULASI PENGUKURAN SEMULA
PRESTASI

• Penetapan Hala Tuju Strategik
Agensi
• Penentuan Isu-isu Strategik
• Penentuan Tindakan-tindakan
Strategik
• Penyediaan Dokumen Pelan
Strategik
• Program Kesedaran • Mekanisme Pemantauan • Menilai Pencapaian
• Pelan Operasi • Mekanisme Pengukuran • Menilai
• Peruntukan Sumber- • Laporan Pemantauan Keberkesanan
sumber dan Pencapaian • Penambahbaikan
• Penyediaan Ekosistem • Kajian Semula Program Berterusan
yang Menyokong • Kajian Impak Program • Kajian Semula Pelan
• Pengurusan Perubahan Strategik

Berasaskan Model Plan – Do –Check – Action (PDCA)

OVERVIEW
MODUL
PELAN
STRATEGIK
 MODUL PELAN STRATEGIK

Penyediaan pelan

WHAT
strategik mengikut
tempoh masa yang
bersesuaian, WHO
Dilaksanakan melalui
kaedah khidmat
nasihat, perundingan
WHY
contohnya 5 tahun dan juga bengkel.

Membantu memastikan
Modul yang mengandungi Disasarkan kepada setiap agensi awam
kaedah umum untuk agensi awam di mempunyai pelan

WHEN HOW
meyediakan pelan pelbagai peringkat strategik sebagai panduan
strategik bermula daripada utama dalam
penetapan strategi melaksanakan fungsi dan
peranan masing-masing
sehinggalah kepada
yang menyumbang kepada
penyediaan dokumen agenda nasional
 Pernyataan rasmi tentang apa yang hendak dicapai oleh
VISI organisasi di dalam jangka masa panjang
Pernyataan rasmi tentang matlamat organisasi merangkumi tujuan
MISI kewujudan organisasi, skop operasi dan mekanisme pelaksanaan

TERAS Pernyataan yang menjawab persoalan/isu/fokus strategik

organisasi. Suatu proses yang menjawab kepada persoalan
STRATEGIK “APAKAH YANG HENDAK DICAPAI?”. Membantu di dalam
membangunkan pelan tindakan yang berkesan

STRATEGI Pernyataan mengenai bagaimanakah kaedah pelaksanaan ke

arah memenuhi perkhidmatan teras agensi

PROGRAM Pernyataan aktiviti-aktiviti utama bagi setiap strategi bagi

mencapai objektif yang ditetapkan dengan menggunakan
Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan sasaran

ELEMEN UTAMA PELAN STRATEGIK

 4
SMART

3 5
ANALISIS PESTEL TOWS MATRIX

2 6
Management
Tools
7S MCKINSEY ERRC

1 7
ANALISIS SWOT MODEL LOGIK
 MODUL PELAN STRATEGIK

MODUL MODUL MODUL MODUL MODUL

1 2 3 4 5

Mengenal pasti Mengenal pasti Menentukan Merencana Mendokumentasikan

Keperluan Teras Strategik Pelaksanaan,
Strategi, Program Dokumen Pelan
Stakeholders,
Berdasarkan dan Menetapkan Pemantauan, Strategik
Pelanggan dan
Rakan Strategik, Analisis Senario Pelan Tindakan dan Penilaian
Penetapan Visi, Persekitaran
Misi serta Nilai-
Nilai Bersama
MODUL PELAN STRATEGIK
MODUL DESKRIPSI OBJEKTIF
• Mengenal pasti pihak berkepentingan
Mengenalpasti Stakeholders, Pelanggan, Rakan Strategik,
MODUL (stakeholders) dan pelanggan
Membangunkan Visi dan Penyataan Misi serta Nilai-Nilai • Membangunkan Visi dan Misi
1 Bersama • Mengenal pasti nilai-nilai bersama

Mengenalpasti Teras Strategik

MODUL Mengenalpasti Teras Strategik dan Cabaran berdasarkan analisa senario
2 persekitaran
MODUL Menentukan Strategi, Program dan Menetapkan Merangka dan membangunkan pelan
3 Pelan Tindakan tindakan berdasarkan Teras Strategik

Merangka dan Menyediakan:

MODUL Merencana Pelaksanaan, Pemantauan, dan Penilaian - Kaedah dan Pelan Pelaksanaan
- Mekanisme Pemantauan
4 - Kriteria Penilaian Bagi Pelan Tindakan

MODUL Mendokumentasikan Pelan Strategik Menyediakan Draf Penulisan

5 Pelan Strategik
KANDUNGAN PELAN STRATEGIK
KATA-KATA ALUAN
BAB 1 - PENDAHULUAN
1 4
i. Ringkasan Eksekutif Pengenalan
ii. Latar Belakang Agensi
iii. Carta Organisasi
iv. Fungsi dan Peranan Agensi
v. Punca Kuasa
BAB 2 - SENARIO PERSEKITARAN
2 i. Stakeholders, Pelanggan dan
Rakan Strategik Agensi
ii. Isu-Isu/Cabaran-Cabaran
Strategik berdasarkan Analisa
Senario Persekitaran
BAB 3 - HALA TUJU STRATEGIK
3 i. Visi
ii. Misi
iii. Moto/Slogan
iv. Nilai-Nilai Bersama
BAB 4 – STRATEGI DAN
FORMULASI TINDAKAN
i. Teras Strategik
ii. Pelan Tindakan
a. Strategi
b. Program
c. Indikator
d. Sasaran dan Tahun Sasaran
e. Pihak Bertanggungjawab
BAB 5 – IMPLEMENTASI KE ARAH
KEJAYAAN
5
i. Mekanisme Pelaksanaan
ii. Pemantauan
iii. Penilaian
iv. Elemen Penentu Kejayaan
v. The Way Forward
6
BAB 6 – PENUTUP
The Top Five Mistakes In Action Planning
Underestimating
needed
communication
Not fully and coordination
Underestimating time factoring in
and complexity of current Not looking at
commitments
execution execution through
Not anticipating the eyes of those
system implications, doing the work
effects, and pushbacks
 1 PELAKSANAAN
• Melaksanakan Strategi & Program Agensi
• Memantapkan Pengurusan Organisasi Agensi
seperti melaksanakan Pengurusan Risiko,
Penambahbaikan Proses dan Prosedur Kerja (BPR)
serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi
sebuah Organisasi Berprestasi Tinggi (HPO)
3 PENILAIAN &
SEMAKAN SEMULA
• Menilai Pencapaian & Keberkesanan Program
• Melaksanakan Penambahbaikan
• Kajian Semula Pelan Strategik

PERANTAIAN KE HADAPAN
2 PEMANTAUAN & PENGUKURAN
PRESTASI
• Melaksanakan Pemantauan secara bersistematik
• Kajian Semula & Kajian Impak Program
 27

SEKIAN TERIMA
KASIH