& PT. BERLIAN JASA TERMINAL INDONESIA, NOMOR DOKUMEN| —REVISI P-KOM-03 03, BIJTIPORT TUDUL: PELAYANAN KAPAL TANGGALTERBIT | HALAMAN O1-Apr-17 Ldari6 PEMILIK PROSES Divisi Komersial DIKETAHUI OLEH Management Representative DISETUJU! OLEH Direktur Operasi dan Teknik Tar Tanda Ty Tanda Tangan wes ~oliors Fi Aza ARIE PRABOWO STEFANUS KASAROE i SEAR REVS 00 URAIAN Persetujuan penyandaran kapal diluar ketentuan, bila terkait aspek financial [maka persetujuan oleh Direksi Pelaksanaan locking system terkait dengan aspek financial Penambahan aplikasi inaport-net & | PORT untuk proses pendaftaran sandar kapal TANGGAL (01/09/2015 (04 Januari 2016 26 Pebruari 2016 IMenjelaskan alur proses pelayanan kapal di Lingkungan Kerja PT. BITI agar proses tersebut dapat berjalan secara efektif sesuai dengan peraturan yang berlaku ‘T_Permohonan Sandar Kapal 13.2 *Rapat Sandar Kapal [3.3 Pelayanan Kapal IV. REFERENSI 7 Persyaratan 1SO 9001:2015 elemen 8.1. Perencanaan Operasional dan Pengendalian .2._Peraturan Pemerintah No SO Tahun 2012 /- DOKUMEN TERKAIT JENIS DOKUMEN, FORMULIR, FORMULIR FORMULIR NAMA DOKUMEN ‘NOMOR DOKUMEN Pemberitahuan Kedatangan Kapal (PKK) Permintaan Pelayanan kapal dan Barang [Penetapan Penambatan Kapal dan bongkar Muat [Posisi Kapal Tambat di Dermaga Berlian FORMULIR |. DEFINISE Tidak ada ‘Dabumen it sponges PT: RERLIAN JASA TERMINAL INDONESIA tak boleh diperanys tno scan manpun schuayacleh/epada pba an tmp gtr dant Dk PT. BERLIAN JASA TERMINAL. INDONESTAPelayaran Pelayanan Kapal Pelayanan Kapal Pelayanan Kapal Pelayanan Kapal Pelayanan Kapal Pelayanan Kapal Pengajuan Permohonan p>] Sandar kapal dan Booking Slot Review Permohonan ‘Sandar Kapal dan [Pelayaran —mengajukan_permohonan| lsandar kapal dan booking slot melalui laplikasi 1 Port dengan menginput data lpada form Vessel Schedule dimana akan lsecara otomatis memberikan_notifikas| kepada Divisi Komersial untuk dilakukan review atas rencana sandar kapal dan] lbooking slot yang diajukan Booking Slot [Petugas Pelayanan Kapal akan melakukan FTthak Jreview atas permohonan sandar kapal ‘OK? |dengan memperhatikan data antara lain lestimasi kedatangan kapal, _jumiah Ya lprodukst ai [Apabila hast review OK, maka petugas| lpelayanan Kapal akan meng approved) oS ae permehonan andar kapal, Apabila Mendapat Vessel ID permchonan dinyatakan NOT OK, maka} Petugas Pelayanan Kapal akan menekan| Jtombol REIECT dan otomatis akan| Imemberikan notiikasi pada pelayaran Melakukan plot pada Rencana Kapal Sandar v [Atas Approval permohonan Sandar Kapal] lvang telah dliakukan oleh Divis| Komersial maka pelayaran akan mendapat vessel 1D yang. diinformasikan secara otomatis via aplikas! | PORT [Petugas Pelayanan Kapal akan melakukan| lplot sandar kapal terhadap permohonan| yang telah cisetujul Melakukan monitoring terhadap Rencana Kapal Sandar [Petugas Pelayanan Kapal akan melakukan |monitoring terhadap permohonan yang} telah dlisetujul berdasar ketentuan yang} lditetapkan, Apabila terdapat kapal yang! telah memenuhi persyaratan untuk dapat} |dimasukean ke Meeting Sandar kapal maka Petugas Pelayanan Kapal_ akan] Imencantumkan Vessel ID beserta data yang dibutunkan untuk dibahas di meeting Tindak lanjut apabila terdapat perbedaan waktu sandor kapal [apabila sudah lewat waktu rencana sandar| ltetapt ketentuan belum terpenuhi, maka Jpetugas pelayanan —kapal akan] |menginformasikan ke Manager Pelayanan| Ikopal don Bina Pelanggan untuk] Imenetapkan tindak lanjut Apabila terdapat pelayaran ‘baru, maka Divi Komersill ‘akan melakukan input data ke Aplikasi MTOS+ dan ‘memberikan user name dan password untuk ‘aplikasi | PORT Untuk kapal baru maka Pelayaran perlu ‘menginformasikan dats terkeit kepade petugas pelayanan kapal gar dapat dibuatkan vessel ‘master oi aplikasi MTOS+, baru kemudian dapat diakses oleh pengguna jasa dl aplikasi | PORTPenanggung Jawab PELAYANAN KAPAL snggal terbit = 01 April 2017 ‘Alur Proses Uraian Proses Keterangan ‘Spv Perencanaan Pelayanan Kapal Pelayaran VP Commercial Direktur KEU, SOM &UMUM. Direktur KEU, SOM &UMUM. Direktur KEU, SDM &UMUM. ‘Spy Perencanaan Pelayanan Kapal Spy Perencanaan, Pelayanan Kapa MULAI T Menetapkan Jadwal Meeting Sandar I Persiapan Bahan Meeting Melakukan Pra Meeting " Tidak ‘Mengajukan permohonan ke Direksi / VP Commercial T 4 Review permohonan untuk aspek non piutang Review permohonan untuk aspek piutang ep Ya Informasi ke bagian Komersial untuk dibuat BerthingPlan . Tidak va Divisi_Komersial_menetapkan jadwal Meeting Sander Kapal_terkait dengan] kegiatan operasional bongkar must. liadwal Meeting Sandar Kapal akan| ldinformasikan ke Divisi Operasional dan| Finance. IMasing - masing divisi menylapkan bahan Imeeting antara lain draft Pra Rencana |sandar Kapal (berdasar kapal__yang| lmemenuhi syarat), Monitoring Piutang (Aplikas! Locking sister), Laporan keslapar| lalat (AURA) all [Melakukan Meeting Sandar. Membahas persiapan proses bongkar muat sesuai |dengan ketentuan yang beriaku. Membuat| leerthing Plan, apabila terdapat hal yang| lidak dapat diproses berdasarkan| Iketentuan yang beriaku maka akan| loinformasikan ke pelayaran. Atas hal ltersebut pelayaran bisa _mengajukan| lpermohonan ke Direksi / VP Commercial luntuk dapat diputuskan_apakab] lpermintaan sandar bisa diproses atau tidak IVP Commercial memutuskan apakah| lpermohonan dari pelayaran bisa disetujul jatau tidak dengan _memperhatikan| lpertimbangan dari department yang lterkait dan hasiinya diinformasikan /| |cidisposisikan ke Dinas pelayanan kapal [Direksi_memutuskan apakah permohonan] [dari pelayaran bisa disetujul atau tidak| [dengan memperhatikan pertimbangan dari Idepartment yang terkait. Apabila setuju| |maka dlinfokan ke Divisi Komersial -| \Pelayanan Kapal IMenerima keputusan dati Direksi / vP| |Commercial, apabila permohonan disetyjul luntuk diproses maka akan dliperiksa| Ikembali_apakah perlu melakukan revisi lBerthing Plan atau tidak, jika diperlukan| Irevisi maka Spy Perancanaan Pelayanan| Ikapal akan melakukan revisi dan) Icisesuaikan dengan kondis! yang terbaru ‘Melakukan revis! tethadap Pra Rencana Sandar Kapal [Apablla permohonan tidak disetujul makal vis komersial akan menginformasikan ke| lpclayaran bahwa proses tidak dapat! lotanjutkan ‘Mencetak dan ‘mendistribusikan Pra Rencana sandar Kapa [Divi Komersial akan mencetak Berthing| lplan yang merupakan hasil kesepakatan| [Meeting andar Kapal_—dan| |mendlstribustkan ke bagian terkait *Syarat untuk bisa sandar kapal 1. Kategori Tujuan & ‘Umum minimum Stack 40% (apablla terdapat proses muat) 2. minimum proses bbongkar / muat sebanyak 150 boks / kapal dil Penyandaran kapal bisa, cilakukan untuk pelayaran yang pada monitoring locking system berstatus ]worna hijeu dan kuning. Apabilatdak dapat diproses cikarenakan aspek financial (pada aplikasi akan menunjukkan warna merah) maka pihak pelayaran mengajukan permohonan persetujuan enyandaran ke Direktur KEU, SDM & UMUM.PELAYANAN KAPAL INo. Dokumen : P- KOM - 03 Petugas Pelayanan Kapal Petugas Pelayanan Kapal Otoritas Pelabuhan Otoritas Pelabuhan Petugas Pelayanan, Kapal Petugas Pelayanan Kapal Spv. Perencanaan Pelayanan Kapal Petugas Pelayanan Kapal Petugas Pelayanan Kapal Petugas Pelayanan Kepal Petugas Pelayanan Kapal Memonitor Rencana Penyandaran kapal & Menerima Manifest |Memonitor Rencana Penyandaran Kapa lvang telah diinputkan datanya oleh Agen |Pelayaran via aplikasiinaport - net 4 Melakukan entry data via iaport-net [Menerima manifest Rencana Bongkar 7) IMuat dari Agen Pelayaran vie email ayanan Kapal Verifikasi data Tidak Ya |Petugas Pelayanan Kapal melakukan entry] |data via aplikas!inaport-net antara lain: la. Rencana Kerja Bongkar / Muat lo. Buat Data Barang Rencana Bongkar /} JMuat |. Tenaga Kerja Bongkar Muat Ikemudian tekan tombol KIRIM dan secara lotomatis akan terkirim ke Otoritas JPelabuhan untuk dilakukan verifikasi data [Apabila terdapat data yang dinyatakan NO| ldalam proses verifikas! oleh OP (otoritas| |Pelabunan) maka Petuges Pelayanan Kapal Jakan melakukan revisi date yang telah ldientry sebelumnya ‘Monitoring data via aplikasi RPKRO [Monitoring data via aplixasi RPKRO, untuk |data yang telah verifikasi OK oleh OP maka lakan tercantum di aplikasi RPKRO, atas ldata tersebut maka petugas Pelayanan| Ikapal akan melakukan proses kirim untuk |dapet disetuiui oleh OP [Petugas Pelayanan Kapal _melakukan| Menerima PKK dan PPKB. Monitoring persetujuan RPKRO yang telah cikrim| |monitoring persetujuan OP atas RPKRO| lvang telah dikrimkan via aplikas! v ISpv. Perencanaan Pelayanan Kapal Mengikuti meeting |mengikuti meeting penambatan kapal di penambatan kapal di [PPSA bersama-sama dengan pelayaranl PSA, \can petugas PPSA . [Menerima Pemberitahuan Kedatangan| Ikapal (PKK) dan Permintaan Pelayanan lkapal dan Barang (PPKB) v Entry data via api ‘SENDENMAC Petugas Pelayanan Kapal melakukan entry| [dota ke Sistem SENDENMAC untuk detail proses 8/M termasuk posisi kade dimana| apal ekan tambat, jumiah 8/M dl Menyerahkan PKK dan PPKBke loket IMenyerahkan PKK dan PPKB Ke loket luntuk dilakukan verifikasi dan entry data ‘Meminta pengesahan OP IHasil_meeting dari PPSA berupa JPenetapan Penambatan Kapal dan] lbongkar Muat yang. ditandatangani oleh] Ianager Pelayanan Kapal Cabang Tanjung} [Perak. Kernudian akan disahkan ke OP Halaman 4 dari6 Pelayaran yang ‘mengajukan proses sandar kkapal adalah pelayaran yang telah terdaftar dalam Sistem MTOS+. RPKRO: Rencana Pengoperasionalan Kerja ddan Rencana Operasi| PELAYANAN KAPAL INo. Dokumen :P-KOM_03 __Tanggal terbit: 01 April 2017 Revisl 03, Halaman 5 dani 6 [Penangaung owsb Uralan Proses @ Petugas Pelayanan Up date posisi kapal ca Siete ldate Posisi Kapal Tambat di Dermaga |Petugas Pelayanan Kapal melakukan up [Bertian berdasar kesepakatan hasilrapat Petugas Pelayanan Kapal }] Petugas Pelayanan | | Mendistribusikan hasil |mendistribusikan hasil meeting dari PPSA| Kepal meeting dari PPSA (Penetapan Penambatan Kapal_dan| [Bongkar Muat) kepada Divisi Operasional ldan pihak iain yang terkait Spy. Perencanaan Pelayanan Kapal Ispv. Perencanaan Pelayanan Kapal |melakukan monitoring _pelaksanaan| lpenyandaran kapal sampai dengan kapal lselesai melakukan kegiatan bongkar muat Setiap selesai Kegiatan pelayanan kapal| ISpv Perencanaan Pelayanan Kapal Petugas Pelayanan, ‘Membuat Laporan |membuat Laporan Kegiatan yang diketahui Kapal Kegiatan loleh Manager Perencanaan dan Bing IPelanggan dan disampatkan ke VP| Ikomersiat ‘Memoniter peleksanaan enyandaran kapalPELAYANAN KAPAL Terbit 15 Pebruari 2007 Revel 03 Talarran 16 da [sesuai dengan aspek dan juga Kategori (Resiko atau} IPeluang) yang tercantum pada Identifiasi dan] |Peniaian terhadap Resiko dan Peluang serta Pedomen| |Pengisian untuk tingkat dampak yang dtimbukan sering terod/ Hampi past Tera Ikemunghinan besar triad! baungkin / Dapat Teradt Ikemanghinan Keel teriagh | arang teria TTINDAKAN YANG DIPERLUKAN, [Diakakan cortiling untuk merjaga Kesesusian polaksanaan |Pertimtangkan upaya pencegahan /tindekan lain untuk |resiko masuk kedalam program kerja. |Wajb ada upaya pencegahan / tindakan lain untuk dapat [reso yang dapat terjadi secepatnya lDipertmbangkan untuk menghentikan kegiatan dan atau lroses elrinasi/ substitu untuk memastikan kondisi aman, TTINDAKAN YANG DIPERLUKAN [Pera lebih banyak data untuk dapat dperimbangkan pelaksanaannya Dipartimbangkan melakulkan inovas! / perubahan selama proses |menngkatkan nisi pluang IMemastixan peraturan yang terkait telah dipenuhi untuk pelaksanaan Imasuk kedalam program kesajangka pendek IMembust perencanaan kerja untuk proses pelaksanaan sesegera mungki Idiesuaican kebjakan yang ace URAIAN,