UNIT PENDIDIKAN JARAK JAUH

PUSAT PENDIDIKAN PROFESIONAL DAN LANJUTAN (PACE)

UNIVERSITI UTARA MALAYSIA

KOD DAN NAMA KURSUS

TAJUK TUGASAN

DISEDIAKAN OLEH

ABDULLAH BIN GHAZALI 269352

KHAIRUL SYAMIL BIN MAHMOOD 269046

NOORASHIDI BIN RAMLI 269097

MOHAMAD FAHMI BIN AZUDDIN 274716

AIRLAN HAVIT BIN MOHD HAVIT 274094

DISEDIAKAN UNTUK

1
 ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1.0 PENGENALAN 3

2.0 LATAR BELAKANG BIROKRASI 4

3.0 CABARAN BIROKRASI DALAM PENTADBIRAN AWAM 5

4.0 BADAN PENTADBIRAN AWAM 7

5.0 KAEDAH LANTIKAN PEGAWAI 8

6.0 KESIMPULAN 9

7.0 RUJUKAN 10

2
1.0 PENGENALAN

Birokrasi ialah sebuah konsep sosiologi dan sains politik yang merujuk kepada cara
bagaimana pentadbiran melaksanakan dan menguatkuasakan peraturan-peraturan
yang sah secara sosial. Pengurusan ini disifatkan dengan tatacara piawai,
pembahagian tanggungjawab yang formal, hierarki dan hubungan tidak peribadi.
Contoh contoh birokrasi harian adalah termasuk kerajaan, angkatan bersenjata,
perbadanan hospital, mahkamah, kementerian dan sekolah.

Konsep asal perkataan “birokrasi” adalah berasal daripada perkataan “biro” yang
digunakan pada awal abad ke-18 di Eropah Barat, bukan merujuk kepada meja tulis
akan tetapi merujuk untuk pejabat, iaitu tempat bekerja. Walaubagaimanapun,
Bagaimanapun, birokrasi telah lama wujud sebelum perkataan-perkataan dan teori-
teori ini direka untuk memberikan pemerihalan yang terperinci.
Umpamanya, (Birokrasi di Malaysia, 2006) membina sebuah birokrasi terpusat yang
dianggotai oleh pegawai-pegawai awam daripada golongan cendekiawan. Sistem
pemerintahan ini menyebabkan penumpuan kuasa yang lebih berkesan di tangan
maharaja dan birokrasi istana berbanding yang dapat dicapai oleh dinasti-dinasti
terdahulu.
Di mana-mana organisasi pun, birokrasi penting untuk memastikan organisasi tersebut
ditadbir dengan baik seterusnya memberikan perkhidmatan atau menghasilkan produk
yang terbaik dalam masa yang ditetapkan. Birokrasi memastikan kewujudan hierarki
yang mana setiap lapisan hierarki mempunyai batas-batas kuasa dan arahan yang
tertentu, dan fungsi-fungsi serta skop tugas tersendiri.
Namun perkara ini disalah anggap sebagai kekangan kepada matlamat untuk
menyampaikan perkhidmatan atau menghasilkan produk bermutu. Tanggapan ini
yang berleluasa dalam kalangan masyarakat umu akhirnya menjadi tabir pemisah
antara rakyat yang berdiri sebagai pelanggan dengan kerajaan yang menjadi penyedia
perkhidmatan, di mana kerajaan dilabel sebagai penuh dengan karenah birokrasi.

3
2.0 LATAR BELAKANG BIROKRASI DI MALAYSIA

Birokrasi awam dalam konteks Malaysia sangat berkait rapat dengan sistem
pentadbiran awam di mana ia telah memainkan peranan yang sangat penting dalam
pentadbiran negara, pembangunan ekonomi, sosial dan proses modenisasi di negara
ini. Kemajuan negara sejak Tanah Melayu mendapat kemerdekaannya pada tahun
1957 tidak akan menjadi kenyataan tanpa kebolehan, profesionalisme dan dedikasi
yang ditunjukkan oleh kakitangan kerajaan. Sejak daripada zaman penjajahan British,
dua tujuan utama pentadbiran awam ketika itu adalah untuk mengekalkan undang-
undang dan keamanan selain berfungsi untuk mengeksploit sumber asli di negara ini.
Kini, sebagai sebuah negara yang sudah mencapai kemerdekaan, orientasi
perkhidmatan awam telah berubah dan komited untuk meningkatkan ekonomi dan
perkembangan sosial rakyat.

Malaysia hari ini telah mencapai tahap kemajuan yang pesat di mana kepesatan
kemajuan itu dipacu oleh kepimpinan Tun Dr Mahathir Mohammad, tidak harianlah jika
beliau degelar sebagai Bapa Pemodenan Malaysia. Kemajuan Malaysia dipacu oleh
sistem perkhidmatan yang baik dan sentiasa dikemaskini untuk mencapai tahap yang
terbaik di samping kerjasama dan kemajuan modal yang dibawa oleh agensi
swasta. Dasar Penysarikatan yang di asaskan oleh Tun Dr Mahathir telah membawa
ruang dan peluang kepada agensi awam dan agensi swasta untuk bekerjasama
dengan lebih erat bagi membawa Malaysia ke satu tahap baru (Mahathir Mohammad,
2011). Tetapi disebalik kemajuan dan teknologi yang dimiliki, masih terdengar sayup-
sayup rungutan tentang sistem penyampaian awam. Masih ada yang merungut dan
mengadu tentang kerenah birokrasi dalam perkhidmatan awam.

4
3.0 CABARAN BIROKRASI DALAM SISTEM PENTADBIRAN

Pelbagai kajian telah dilakukan bagi mengurangkan kesan birokrasi ke atas pekerja
dan juga masyarakat yang berada di dalam lingkungan tersebut. Ini adalah kerana
ramai pengkaji dalam bidang pentadbiran dan pengurusan berpendapat bahawa
birokrasi patut dikurangkan dalam masyarakat kerana kelemahannya yang akan
memberi impak atau kesan kepada golongan tertentu.

Pengaruh birokrasi amat dirasai oleh golongan yang terlibat dalam pentadbiran,
terutamanya pada golongan pekerja. Golongan pekerja ini akan melakukan kerja
mereka lebih kepada persendirian dan terasing berbanding melakukan kerja secara
bekerjasama seperti yang diamalkan oleh badan-badan persatuan, swasta dan
sebagainya. Dengan budaya dan sikap yang diamalkan oleh pekerja tersebut
mengakibatkan kehilangan kawalan dalam sesuatu pentadbiran. Pekerja-pekerja yang
bersikap mengasingkan diri ini selalunya akan kurang inisiatif dalam melakukan
sesuatu kerja, selain dari memilih jenis tugasan kerja dan hanya akan melnjalankan
tanggungjawab mereka jika perlu.

Untuk kenaikan pangkat bagi pekerja-pekerja ini, prinsip yang diguna pakai
adalah berdasarkan tahap potensi mereka. Walaupun penyesuaian prinsip ini dilihat
adil dan tulus, pekerja hendaklah mencapai sesuatu tahap kepotensi yang telah
ditetapkan selain dari kerja baik yang dicapai oleh pekerja tersebut. Masalah ini
menyebabkan pekerja kurang bersemangat untuk melakukan kerja, malahan mungkin
dapat mewujudkan rasa benci terhadap pekerjaan tersebut. Masalah ini berlanjutan
hingga melahirkan rasa marah terhadap pelanggan, rakan sekerja dan juga kuasa
pentadbir. Untuk mengatasi masalah tersebut, pembentukan kumpulan utama pekerja
mungkin boleh menjadi salah satu pilihan penyelesaian. Kumpulan ini bergerak atas
dasar motivasi, nasihat dan tunjuk ajar kepada golongan pekerja yang menghadapi
masalah dalam pekerjaan.

Kebanyakan negara maju masih mengamalkan konsep birokrasi dan ia

merupakana amalan yang di ambil dalam mentadbir negara. Ini kerana kuasa yang
bakal dimiliki oleh setiap pentadbir dalam organisasi tersebut adalah bersifat autokratik
di mana akan memberi ruang yang luas dan bebas kepada mereka untuk mengawal
pekerja-pekerja.

5
Banyak usaha – usaha lain yang telah digerakkan oleh pihak Kerajaan dalam
memantapkan penyampaian sektor awam Malaysia. Tetapi semuanya memerlukan
masa dan usaha yang berperingkat kerana terdapat kekangan-kekangan yang
terpaksa ditempuhi untuk mencapai apa yang dihajatkan. Dalam perlaksanaan
sistem, sudah semestinya akan ada halangan-tertentu yang perlu diatasi terlebih
dahulu. Halangan peruntukan dan tenaga kerja merupakan antara halangan yang
utama dalam perlaksanaan sistem yang lebih efektif dan efisyen. Ini kerana setiap
inovasi dan pelan memerlukan peruntukan yang tinggi seperti peruntukan
pembangunan sistem seluruh Malaysia dan pembangunan manusia.

Aspek tenaga kerja juga menjadi satu persoalan kerana mereka inilah yang akan
mengoperasikan sistem dan pelan tersebut. Jika mentaliti meraka masih belum dapat
mencapai erti inovasi dan transformasi maka program transformasi dan peningkatan
kualiti penyampaian sektor awam hanya sekadar omong kosong. Maka birokrasi
dalam perkhidmatan awam akan berterusan tanpa jalan penyelesaian konkrit. Segala
pelaburan bernilai billion ringgit hanya tinggal tanda tanya kerana ia tidak memberi
pulangan yang diinginkan. Jadi di pihak kerajaan, mereia harus menumpukan aspek
pembangunan manusia jika mereka dan sistem ingin digandingkan bersama-sama
dalam memacu perubahan dan inovasi sektor awam.

6
4.0 BADAN PENTADBIRAN AWAM

1. IMIGRESEN MALAYSIA
Jabatan Imigresen Malaysia merupakan salah satu agensi di bawah
Kementerian Dalam Negeri. Ia menyediakan perkhidmatan kepada
warganegara Malaysia, penduduk tetap dan warganegara asing yang
berkunjung di Malaysia. Ibu pejabat pertama Jabatan Imigresen Malaysia
terletak di Pulau Pinang dan ditubuhkan pada tahun 1947. Kemudiannya ibu
pejabat Imigresen dipindahkan beberapa kali dalam kawasan Kuala Lumpur
sehingga pada bulan September 2004, di mana ia dipindahkan ke Wilayah
Persekutuan Putrajaya. Perpindahan ini dijalankan secara berperingkat
sebagai langkah untuk memastikan proses kerja dapat dijalankan dengan
sempurna.

Secara khususnya, ibu pejabat Jabatan Imigresen Malaysia terletak di

Persiaran Perdana, Presint 2, Wilayah Persekutuan Putrajaya dan mempunyai
kakitangan sebanyak 496 sehingga tahun 2018. Menteri yang
bertanggungjawab ialah Tan Sri Muhyiddin Yassin (2018-kini), di bawah
pengelolaan Kementerian Dalam Negeri.

Senarai perkhidmatan yang ditawarkan oleh Jabatan Imigresen Malaysia

adalah termasuk:
i. Mengeluarkan passport dan dokumen perjalanan kepada warganegara
dan penduduk tetap.
ii. Mengeluarkan visa, pas dan permit kepada warganegara asing yang
memasuki negara Malaysia.
iii. Mengawal selia pergerakan keluar masuk orang di pintu-pintu yang
diwartakan.
iv. Menguatkuasakan Akta Imigresen 1959/63, Peraturan-peraturan
Imigresen 1963, Akti Antipemerdagangan Orang dan
Antipenyeludupan Migran 2007 (pindaan 2010).

7
5.0 KAEDAH LANTIKAN PEGAWAI

Institusi kerajaan mencerminkan hasil kesepakatan warga setempat yang bertujuan

untuk memelihara kebajikan dan keperluan-keperluan individu dan peribadi. Oleh yang
demikian, sikap saling kerjasama haruslah wujud dalam tiga golongan dari masyarakat
setempat iaitu daripada pada penduduk, ahli penguasa tempatan yang telah dipilih
untuk memikul tanggungjawab mengendalikan institusi penguasa tempatan dan
mereka yang digajikan untuk melaksanakan kewajipan dan tugas.

Golongan yang dipilih akan memikul tanggungjawab dan membuat dasar-dasar yang
berkaitan dengan penduduk secara langsung dan tidak langsung samada secara
individu atau kolektif. Oleh itu, sistem pilihanraya ini memberi peluang kepada
masyarakat untuk memilih mereka yang dirasakan layak dan sanggup berjuang untuk
kepentingan serta kebajikan masyarakat setempat dan bukannya untuk kepentingan
individu ataupun kepentingan pihak lain. Golongan pekerja penguasa tempatan pula
membolehkan masyarakat setempat berpeluang untuk berkhidmat kepada
masyarakat mereka melalui bidang tugas masing-masing.

Namun dalam proses membentuk kerajaan tempatan, adalah lebih elok jika disatukan
dua kaedah iaitu ‘election’ dan ‘appointment’. Ini kerana badan tempatan adalah kuasa
yang digunakan untuk memberi perkhidmatan kepada orang ramai dalam
kawasannya. ‘election system’ berperanan untuk memilih ahli majlis manakala
‘appointment system’ pula berfungsi untuk memilih pekerja penguasa tempatan.

8
6.0 KESIMPULAN

Secara kesimpulannya, birokrasi perlu wujud dalam perkhidmatan awam. Birokrasi

mencorakkan organisasi sesebuah kerajaan. Organisasi yang dilengkapi dengan ciri-
ciri birokrasi yang sempurna adalah medium utama dalam proses menyampaikan
perkhidmatan dengan cemerlang. Melalui birokrasi, perkhidmatan awam dapat
merancang kegiatan yang perlu dilaksanakan, mengagihkan tugas-tugas
penyampaian berdasarkan fungsi-fungsi tertentu dan kelayakan-kelayakan yang
berbeza serta memastikan matlamat sesebuah kerajaan itu terlaksana.

Selain itu, dapatlah dikatakan bahawa pengurusan yang dijalankan oleh

perkhidmatan awam adalah untuk menjalankan fungsi-fungsi pentadbiran awam
negara. Pentadbiran awam juga merupakan sebuah organisasi, dalam konteks yang
lebih luas dan saiz yang lebih besar daripada organisasi swasta. Ia juga mempunyai
struktur organisasi dan hierarki yang menjalankan tugas-tugas yang tertentu.

9
7.0 RUJUKAN

Ahmad Atory Hussain. (1998). Reformasi pentadbiran di Malaysia. Kuala Lumpur:

Utusan Publication & Distributors.

Abdullah Sanusi Ahmad. (1987). Kerajaan & Pentadbiran Malaysia. Kuala Lumpur:
Dewan Bahasa dan Pustaka.

A. Rahman A. N. (September, 2009). Teori Birokrasi Max Weber: Pengenalan,

Struktur, Objektif, Kekuatan dan Kelemahan.

Ahmad Atory Husain & Malike Brahim. (n. d.) Politik Pentadbiran di Malaysia: Penilaian
Pegawai awam terhadap dasar politik dan kepimpinan nasional. Universiti
Utara Malaysia: Fakulti Pengurusan Awam dan Undang-Undang.

Mouzelis, N. P. (1967). Organization and Bureaucracy. Great Britain: Routledge 11

New Fetter Lane.

Ahmad Atory Hussain. (1990). Pentadbiran awam – asas pemikiran & falsafah. Kuala
Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

K. Ramanathan. (1993). Konsep asas pentadbiran awam. Kuala Lumpur: Dewan

Bahasa dan Pustaka.

10