ANEXO 50

INSTRUCTIVO PARA MICROFILMACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

a) La película que se use para la reproducción de documentos deberá contar con

base de seguridad (no inflamable), del tipo pancromático y de contraste especial;
para la reproducción de imágenes elaboradas en Sistemas de Microfilmación de
Salida Directa de Computador (C.O.M.), se deberá usar película con base de
seguridad contraste especial, del tipo sensible al color azul. En ambos casos, los
negativos con que se sustituyan los libros y papeles relacionados con las
operaciones de las Instituciones, deberán ser precisamente los “Negativos
Originales de Cámara”.

b) La Microfilmación de documentos que contengan anotaciones en el reverso

(como son las relacionadas con cambios en la titularidad del derecho que
amparan), si no se hace con equipo que Microfilme simultáneamente las dos
caras del documento, el cual utiliza la mitad del rollo de la película para cada
lado, deberá hacerse filmando toda la serie de documentos por el anverso y a
continuación, en el mismo orden, por el reverso.

c) Todos los aspectos relacionados con los procesos de Microfilmación y

destrucción de documentos, deberán quedar a cargo y bajo la responsabilidad del
o de los funcionarios que expresamente designe la Institución para cada oficina
en que se realicen dichas labores, las cuales comprenden la preparación de los
documentos por Microfilmar y su control posterior hasta ser destruidos; controlar
también la destrucción de libros y papeles que no hayan sido previamente
Microfilmados; vigilar que el equipo de Microfilmación, impresión, el de lectura, el
archivo de los rollos, se encuentren en condiciones de máxima eficiencia,
controlar los rollos antes de usarse, durante el proceso de filmación, en su envío
a revelado y en su recepción y revisión posterior.

Deberá cuidarse, asimismo, en relación con cada rollo de película que se

Microfilme, que el “negativo original de cámara” en ningún momento sea objeto de
corte o adición alguna y que, tan pronto como sea expedida la certificación a que
alude el inciso g), quede bajo la custodia del o los funcionarios que expresamente
designe la Institución de que se trate, quienes serán responsables, a su vez, de
que dicho ejemplar se conserve sin corte o adición alguno, en lugar debidamente
controlado y acondicionado, de manera que se obtengan, por una parte, eficaz
protección contra sustracciones, siniestros y destrucción por acción de los
elementos naturales, y por otra, la fácil consulta de los rollos, a cuyo efecto éstos
deberán clasificarse adecuadamente e integrarse en el archivo del índice
correspondiente.
d) Al iniciar cada rollo deberá dejarse correr la película, sin filmar, un espacio de
un metro aproximadamente, para la adecuada protección de las microfotografías
que vayan a tomarse y el ensamble a la máquina lectora. A continuación, se
filmarán en primer término y en tamaño que sea legible a simple vista, el nombre
de la Institución y, en su caso, del área o dependencia de que se trate, la
indicación de ser el principio, el número y demás referencias necesarias para la
fácil identificación del rollo, así como el nombre del operador y del funcionario
que verificó la preparación de los documentos que hayan de filmarse y el lugar y
la fecha en que se empezó la filmación.

Independientemente de otras certificaciones que se hayan puesto en el curso de

la filmación, al terminar cada rollo, se incluirá dentro de él la certificación que
extienda el funcionario responsable respecto de los documentos Microfilmados,
su naturaleza, que previamente se comprobó la preparación de dichos
documentos y que la Microfilmación se realizó dentro de la rutina establecida sin
que se apreciara anomalía alguna al respecto, salvo que se llegara a advertir en el
proceso de la Microfilmación que, entre otros, la máquina ha sufrido una avería
que haga prever deficiencias, que hubieran faltado o sobrado documentos o que
hubieren entrado al proceso de Microfilmación doblados o adheridos unos a
otros, en cuyo caso la certificación deberá precisar tales anomalías y las medidas
que se hubieren tomado para subsanarlas.

Para estos efectos, todas las fallas que se aprecien en el curso de la

Microfilmación, deberán anotarse en el momento preciso en que se adviertan, en
el mismo documento en que se hará constar la certificación o en documento
especial que se filme inmediatamente antes de dicha certificación.

Deberá seguirse invariablemente la práctica de indicar con claridad en el rollo de

que se trate, los lugares en que se inicie o termine la filmación de cada serie de
documentos (es decir, todos los que deban quedar bajo una misma clasificación),
mediante la anotación de las referencias necesarias que establezcan la naturaleza
de su contenido y que se relacionen con las correspondientes del índice de
referencia antes mencionado, precisando además, si los documentos fueron
filmados por el anverso y por el reverso o sólo por un lado.

Siempre que la filmación de un rollo continúe en fecha distinta a la última

consignada en el mismo rollo, o cambie el operador o el funcionario responsable
de la Microfilmación, deberá quedar anotado el hecho en la misma forma que al
principio del rollo antes de proseguir la filmación.

e) Al terminarse la filmación correspondiente, deberá enviarse para su revelado a

un establecimiento especializado que realice esa clase de trabajo, o bien, ser
revelado con equipo y personal de la propia Institución siempre que en uno u otro
caso dicho revelado se realice mediante sistemas que garanticen un óptimo nivel
de calidad y se preserven los secretos bancario y fiduciario.
f) Los documentos y papeles originales que sean Microfilmados, inclusive aquellos
que de acuerdo con las reglas contenidas en el Capítulo IX del Título Quinto de
las disposiciones a las que se anexa este instructivo puedan ser destruidos, se
conservarán en el mismo orden en que fueron Microfilmados, cuando menos
durante los plazos que el propio Capítulo IX del Título Quinto de las disposiciones
establece.

g) Una vez revelados los rollos, se revisarán los “negativos originales de cámara”
para comprobar que no hay imágenes reproducidas en forma defectuosa, por
ejemplo, imágenes veladas o superpuestas, así como que no existen, entre otros,
recortes, empalmes en la película. Si la revisión resulta satisfactoria, el
funcionario responsable extenderá la certificación en ese sentido y conservará en
su poder el original de la misma, entregando otro ejemplar al funcionario
designado conforme al segundo párrafo del inciso c). En caso contrario, deberán
anotarse en un documento especial todas las observaciones pertinentes que
deriven de las fallas o anomalías encontradas en el curso de la revisión, entre las
que deberá hacerse referencia a cada uno de los espacios en blanco que no hayan
sido explicados en la certificación a que se refiere el inciso d). Dichas anotaciones
constituirán el antecedente de la certificación que también debe extender el
funcionario responsable, haciendo constar la existencia de tales anomalías, así
como sus causas, y proporcionando las referencias necesarias para localizar e
identificar con toda precisión tanto el hecho observado como, en su caso, su
corrección.

En Microfilmación, dado que el “negativo original de cámara” a que se refiere el

segundo párrafo del inciso c), no puede ser objeto de corte o adición alguna, la
Microfilmación que se haga, en su caso, de la certificación a que alude el párrafo
anterior, así como la que se realice para corregir las fallas determinadas después
de revelado el rollo respectivo, no podrá agregarse a éste, sino que estarán
contenidas en rollos especiales de “negativos originales de cámara”, que deberán
satisfacer los mismos requisitos señalados para los ordinarios y respecto de los
cuales se establecerán las referencias necesarias para que puedan ser fácilmente
relacionadas con el rollo de que se trate y se cuidará que las correcciones a las
fallas observadas se Microfilmen en el mismo orden en que estas últimas fueron
consignadas en la certificación a que se refiere el párrafo anterior; en la
inteligencia de que el “negativo original de cámara” que contenga las correcciones
a que se alude, tampoco podrá ser objeto de cortes o adiciones posteriores que se
consignen en otros rollos, ni en general, quedar sujeta a correcciones, por lo que
de presentar fallas deberá repetirse su Microfilmación.

h) Si por alguna causa llegare a romperse o deteriorarse un rollo de “negativo

original de cámara” de los mencionados en el segundo párrafo del inciso c),
deberá levantarse un acta que suscribirán el funcionario responsable y otra
persona designada por la Institución, haciendo constar el motivo de la ruptura o
deterioro, si se sustrajo o no parte de la película, así como si se conservan los
documentos originales y si se cuenta con otros ejemplares de rollo con el mismo
contenido.
De dicha acta se enviará de inmediato un ejemplar a la vicepresidencia de la
Comisión encargada de la supervisión de la Institución de que se trate, y no
podrán hacerse empalmes o alteraciones algunas en el rollo hasta en tanto la
propia Comisión resuelva la forma en que debe procederse en cada caso.

i) La destrucción de libros y documentos que las Instituciones realicen bajo su

exclusiva responsabilidad, conforme a lo previsto en el Capítulo IX del Título
Quinto de las disposiciones a las que se anexa este instructivo, deberá hacerse
mediante su incineración o por cualquier otro procedimiento que asegure su
destrucción total, levantando al efecto un acta, suscrita en todo caso por la
persona que designe la Institución y el funcionario responsable a que se refiere el
primer párrafo del inciso c) anterior, quien conservará un ejemplar en su poder y
entregará otro al funcionario a que se refiere el segundo párrafo del propio inciso
c). En dicha acta se hará constar la clase de libros y documentos que fueron
incinerados o destruidos; en la inteligencia de que, cuando hayan sido
previamente Microfilmados, deberán consignarse en la misma los números y
demás referencias que identifiquen los rollos en los que dichos libros o
documentos fueron Microfilmados.

j) Como medida de seguridad, un ejemplar del rollo de microfilm deberá

conservarse por separado de aquel que se use para consulta permanente,
observando las políticas adecuadas de custodia que garanticen que no será
destruido, por causas naturales o dolosas.

k) Las Instituciones que utilicen procedimientos de Microfilmación deberán

establecer un sistema de control a través del cual puedan localizarse e
identificarse con facilidad, en cualquier tiempo, los documentos Microfilmados.