Capi iT MANAGEMENT Conf. univ. dr. Roxana Mironescu Universitatea din Bacau TIMPUL SI UTILIZAREA SA DE CATRE MANAGERT “Managerul adopt& decizii si initiazd actiuni prin care influenteazti comportamentul decizional si operational al altor persoane”. Am revenit la definitia datti managerului in capitolele anterioare pentru a arita cf, de fapt, munca managerului este o succesiune de decizii sau acfiuni pentru aplicarea deciziilor adoptate de un manager situat pe un nivel ierarhic superior celui pe care se afli, toate circumscrise functiilor proceselor de management: previziune, organizare, coordonare, antrenare, control- evaluare, Problemele domeniului condus — firma, departament, compartiment et ~ s-au multiplicat, gradul lor de complexitate si dificultate a crescut, impactul rezolvarii acestora asupra rezultatelor objinute s-a amplificat considerabil etc. Asemenea situafii, generalizate la firmelor romAnesti, solicit foarte mult managerii, indiferent de plasarea lor intr-o ierarhie (nivel superior, mediu sau inferior). Provocarile interne si externe firmei la care este supus managerul il determina si raménd peste program, uneori si lucreze si acasi. Numai asa rispunsul la astfel de provociri poate fi unul pozitiv. Munca managerului — deficiente si cauze in munca managerului ~ indiferent 1a nivelul ierarhic pe care se afl si de importanta postului ocupat — se manifesta multe deficienfe, in categoria cérora semnalam: a) depisirea freeventi a duratei zilei de munca (de 8 ore); b) structura necorespunziitoare a zi de muned, in sensul ci: + munca de conceptie, de documentare in domeniul de referin(a in care este pregitit, precum gi in domeniul managementului, ocupa o pondere foarte redusi in total timp de munca; + ponderea timpului destinat participarii la sedinje este inca destul de ridicatai (ne referim la sedinjele operative de productie, sedinfele de “partid” etc.); * fragmentarea excesivi a zilei de munc& — dupa unii specialisti, la a ciror pairere subscriem, peste 40% din bugetul de timp al managerilor de nivel superior este constituit din seevenje de pana in 10 minute; 0 asemenea situajie genereazd, ceea ce literatura de specialitate numeste “efectul lama de fierdstrau””MANAGEMENT Conf. univ. dr. Roxana Mironescu Universitatea din Bacau Cauzele care provoaci asemenea deficiente se regiisesc in urmatoarele: a cauze obiective b. cauze subiective. Managementul timpului nu depinde doar de regulile de organizare interna a activititilor, ci si de metodele de Iucru proprii fiecdrui membru din echip’. Pot apdirea adesea activitati neprevaizute (sedinfe, necesitatea rezolvatii unor conflicte, rezolvarea unor situatii de urgent), care pot prelungi termenele de finalizare pentru diferite faze ale unui proiect, in cazul in care nu Iudm in considerare aceste probleme. Dintre factorii considerati a fi “hoti de timp”, fac parte urmatorii: © Schimbairi neasteptate; ‘+ Incompetenti in delegarea responsabili © Oactivitate administrativa excesiva; © Aménarea hotirarilor; ‘+ Implicarea prea multor persoane in actul de decizie; © Lipsa cunostinjelor de specialitate. Atitudinea fagi de timp in decursul istoriei, percepjia noastra privind timpul a cunoscut modificdiri semnificative. Si aceasta pentru ci, intre altele, s-a modificat durata de via, s-a prelungit perioada de munca, s- au accelerat ritmurile si a aparut concurenta dintre salariafi, Este tot mai evident faptul cA, intro organizatie, timpul a devenit o resursi ce trebuie optimizata, rafionalizata si controlata. Mai nou, in prezent, salariatul cauti o formuls magic& pentru a-si impiirji timpul intre munca, familie si propriile sale aspirafii. Cum poate fi echilibrat timpul alocat pentru satisfacerea acestor tei optiuni? Nu exist un rispuns general valabil pentru aceasta intrebare; totul depinde normele culturale, sociale, economice gi legale din fara in care traim, Timpul a ajuns un subiect de moda. O definitie de dictionar arati ca timpul este o duratd limitatd considerata in raport cu utilizarea care i se dé. Masurarea timpului nu se face insi, decat pe baza rezultatului fiecdrei activitati realizate intr-un interval de timp dinainte stabilit. Altfel spus, nu gestiondim timpul in sine, ci activitatile desfisurate intr-o anumiti perioada. Managementul timpului se bazeazi pe trei_pilosMANAGEMENT Conf. univ. dr. Roxana Mironescu Universitatea din Bacau Planificarea, organizarea si controlul timpului. Nojiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare individ, timpul si fie utilizat in mod rafional si productiv, in conformitate cu ritmul personal si cu resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul de a asigura indeplinirea unor activitifi precise intr-un interval de timp dat. Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ, si se aloce secvenfe de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfigurata (planificarea), si se fac& toate eforturile posibile pentru a le respecta (organizarea) si si se evalueze, in mod regulat, rezultatele obfinute (controlul).. Managementul timpului pomeste de 1a un aspect paradoxal: desi, in mod real, dispunem astiizi de mult mai mult timp decdt altidata, avem sentimentul cd el nu ne ajunge. in realitate orice individ dispune de 168 ore pe siptiména pe care le repartizeaza, aproximativ, in felul urmator: + 40 ore pentru activititi profesionale; + 56 ore pentru somn gi + 72 ore pentru diverse activitai personale. Cele 40 de ore destinate activititilor profesionale sunt influenfate indirect de celelalte dou destinatii: G Daca individul nu-si acoperi nevoile de somn, nu poate objine performanfa maxima in munca sa. Vorbim aici, nu intimplitor, despre eficacitatea utilizirii timpului personal si despre productivitate maxima: este evident cd, fri productivitate, organizatia nu poate fi concurential si, in final, nu poate supravietui G Daca salariatul munceste mult, firs insi a-si gestiona ,stiintific” activitatile, existi riscul oboseli, al reducerii productivitafi, al demotivarii, al stresului, al uzurii fizice si mentale, Exist lun numa tot mai mare de salariafi care suferd de depresie sau de epuizare profesionala si pentru care se pune, in mod acut, problema evitdrii situafiilor dificile. Ori, 0 mai bund gestionare a timpului este poate un inceput de solufionare a problemelor salariajilor. Atunci cand gestionaim propriu! nostru timp sau atunci céind ne ocupém de timpul altora trebuie si luzim fn seama cdteva reguli generale: a. cu cat o activitate este mai fracfionati, cu atit ea pare ci dureazi mai mult. b. cu cat o activitate este mai interesanta cu atat ea pare mai scurtd si invers. c. timpul pare, totdeauna, mai lung atunei cand asteptim.MANAGEMENT Cong. univ. dr. Roxana Mironescu Universitatea din Bacau Mituri individuale privind timpul De-a lungul vietii sale, orice individ cultiva anumite mituri privind timpul gi le utilizeazt ori de cate ori este necesar. Cele mai multe astfel de mituri privesc timpul de muncé: a. Pierderea de timp este cauzati de alfii. Multe persoane justifict proasta utilizare a timpului lor acuzdndu-i pe ceilalti c& le irosesc timpul cu vizite neasteptate, apeluri telefonice, convocri la reuniuni organizate necorespunzator ete. b. Cu cét Iucrim mai mult cu atat ne indeplinim mai complet sarcinile. Exist® persoane care lucreazi 16-17 ore/zi si sapte zile pe saptamén’ fara ca, in mod obligatoriu, sisi indeplineasca sarcinile considerate de el si de ceilalti, ca fiind interesante si satisficdtoare; ©. Céind avem foarte mult de munca suntem indispensabili. Apreciind c& sunt mult mai siguri de munca lor deca de a celorlalfi, multe personae acumuleazi sarcini suplimentare. Ele nu incearc nici sa planifice, nici s& organizeze, nici si delege, nici si formeze alte persoane pentru efectuarea unor activititi, ceea ce conduce, in mod inevitabil, la imposibilitatea de a desftigura activitatea in mod corespunzitor; . Conteazi numai rapiditatea. Atunci cdnd urmarim doar cantitatea obtinutd intr-o perioada data, riscim s& neglijam calitatea. Adoptarea rapid a unor deci: fard 0 reflectie corespunzitoare poate conduce la cheltuielile de munca si financiare nejustificate; e. Judecafile indelungi conduc la decizii mai bune; £. Cu cat delegim mai mult, cu atét putem rezolva mai multe probleme.Folosind timpul celorlalti, ei pot dedica timpul si energiile personale pentru indeplinirea altor scopuri decat cele curente. g. Timpul este cel mai mare dusman. Multe persoane se plang de lipsa timpul necesar pentru rezolvarea tutror problemelor pe care le au, nerealizénd cf este vorba, cel mai adesea, de 0 utilizare necorespunzatoare a acestuia. Timpul este intotdeauna neutru dar gestionarea lui poate fi eficace sau dezastruoasa; el devine dusman doar pentru cei care nu stiu si-l utilizeze in mod corespunzator. Factori care influenteaza timpul Elaborarea modelelor de conduit temporala si punerea lor in aplicare depind de numerosi factori culturali, individuali, organizafionali, sociali sau tehnologici.MANAGEMENT Conf. univ. dr. Roxana Mironescu Universitatea din Bacau a. Factorii culturali. Anumifi specialisti arati cum variaz notiunea de timp in funcfie de valorile culturale Distingem astfel, tari avand o culturd monocroni, ca in firile latine (Intr-un interval de timp ne focalizam exclusiv asupra unui lucru; in acest caz.timpul este conceput in mod linear, ca un drum care conduce citre viitor) si tari avnd o culturd policron’, ca in farile anglo-saxone (in care activititile, sarcinile, schimburile, se desfiigoaré in funcfie de programe foarte riguros intocmite).Orientalul acorda o mai mare importanté persoanei, laturii informale, contextului gi se intereseaz mai mult de timp. Viziunea sa este mai spiritualizata si mai simbolicd decdt cea a occidentalului care priveste timpul, mai degraba, ca pe o resursi cantitativl care trebuie optimizati, rafionalizati si controlati. In mod paradoxal, trebuie semnalat faptul c&, in toate culturile, durata probabil& a unei viefi este aproape aceeasi, indiferent de instrumentul cu care este masuratd sau de alte aspecte particulare. Chiar si culturile, care au calendare diferite, au zile de 24 de ore care cuprind cam aceleasi perioade de somn sau de veghe. Factorul cultural apare ca fiind cel mai important in explicarea nuanfelor esenfiale care apar in percepfia diverselor popoare cu privire la timp. Oricét de mult ne-am ataga de latura fizica sau material a timpului, exista si vor exista intotdeauna popoare care, datorita tradifiilor lor, a obiceiurilor lor, a obignuinfelor, de muncd si de via{a vor trai gi, in consecin{a, vor gestiona timpul in mod diferit, », Factorii individuali. Fiecare individ igi foloseste timpul in functie de convingerile personale, de experienja dobindit si in functie de contextul in care traieste, de modul in care gndese cei din jurul sau. ‘Asa de exemplu, mulfi salariafi veniti de curénd, din diverse continente pentru a se stabili in t&ri occidentale, au mari dificultifi de adaptare Ia ritmul impus aici, atét in sfera de munca, cat si in via{a privati. Modificarea unor obignuinje, a unor reflexe inridacinate, cresterea preocuparii pentru a evita pierderile de timp este insa vital’ nu doar pentru organizafii, ci si pentru omul care, procedénd astfel devine mai eficient, inva mai mult, este apreciat pentru competenfa sa profesionala si valoarea sa umani, ¢. Factori organizationali. Existi limite organizafionale care influenjeazA direct sau indirect managementul timpului Dintre acestea refinem:MANAGEMENT Conf. univ. dr. Roxana Mironescu Universitatea din Bacau - definirea gresitd a timpului, necunoasterea exact a ceea ce trebuie facut. in aceast situatie nu pot fi stabilite cu precizie sarcinile, calendarul desftigurarii lor, termenele intermediare; ~ aparitia unor tensiuni sau conflicte generate de modul de alocare a timpului. Uneori, pentru a evita aceste neajunsuri putem stabili anumite reguli: D primul sosit, primul servit; 0 acordarea unor perioade de timp specifice flecdirei persoane cu care urmeazit sit conlucram; (0) wtilizarea, in anumite situagii, a unui ,,cod de urgenta"; 0 repartizarea sarcinilor in functie de prioritatea proiectelor de rezolvat. 4. Factori sociali Asistim in prezent la o crestere a influenjei factorilor sociali asupra managementului timpului. in multe {ari dezvoltate apare o preocupare tot mai mare pentru timpul liber al fiec&rui individ, apar frecvent institufii care organizeaza si anima activitijile extraprofesionale. e. Factori tehnologici. Recurgem astizi i, in tot mai mare masura, la redactarea si corectarea manuscriselor pe calculator, agende electronice, robofi telefonici, sisteme de masurare a timpului alocat fiecirui client, curier electronic, simulari pe calculator etc. Factori care favorizeaza risipa de timp Factorii care determin’ risipa de timp sunt universali si foarte frecvent intlniti in mediul de munca. Ei reprezinti imprejurdrile, motivele care genereazti o intrerupere a unei activitaqi in curs de desfisurare sau o depdigire a duratei acesteia. Pentru a impiedica actiunea acestor factori, individul trebuie si se autoanalizeze si si priveasea atent in jurul sdu: poate constata ca este risipitor de timp sau, ci se last furat de ciitre ceilalfi. in raport de aceste constatiri, de responsabilitatile pe care le are, fiecare adopt misurile adecvate pentru a se proteja de riscul risipei de timp. a. Intreruperile in mediul de munca apar adesea intreruperi determinate de telefoane, vizite neanunate sau diverse urgente. Atitudinea fafé de aceste intreruperi variaza de la un individ la altul, dar este influentata si de postul ocupat, nivelul ierarhic la careMANAGEMENT Conf. univ. dr. Roxana Mironescu Universitatea din Bacau esti plasat, organizatia sau fara unde ifi desfasori activitatea si trast b. Sedingele Utilitatea sedinfelor nu poate fi contestata. in multe cazuri insd, ele genereazi risipa de timp. Acest lucru se produce atunci cand sedinfele: + sunt prea frecvente gi inadecvat pregitite; + au o durati prea mare. Studiile statistice au arditat cf, in funofie de nivelul ierarhic la care se gisesc, manager petrec circa 11-23, ore/si in astfel de sedinfe si ca, in multe cazuri, au sentimentul sunt bombardati de interventii lipsite de semnificatie; + depasesc durata programata; + nu respect ordinea de zi sau nu ajung sa solufioneze toate problemele vizate; + nu se desftigoara in locuri adeevate, determindnd deplasari nejustificate ale participangilor sau deranjandu-i prin lipsa unor condifii de mediu (temperatura, zgomot, vizibilitate etc.); + existenja unor obiective parazitare pe care participan{ii le depisteaza si le sanctioneaza: 1 respectarea unei metode; C1 dorinta de a proba ca activitatea se desfaisoara intr-un mediu democratic; O evitarea rispunderii pentru o decizie individuala; 0 controlarea directa si indirecta a atitudinilor membrilor echipei; Oi flatarea unor persoane. Tehnici utilizate in managementul timpului Evitarea risipei de timp presupune: a. Elaborarea unui plan de muned. Acesta trebuie si {ind seama de ritmul posibil al fiecdrui individ. Planificarea timpului este influenjati decisiv de organizajia in care ne desftisuram activitatea, de misiunea acesteia, de strategia, de obiectivele fixate, de relafiile dintre membrii ei. {in tabelul de mai jos putem ilustra un exemplu de procedura pentru planificarea timpului:Tabelul 1 MANAGEMENT Conf. univ, dr. Roxana Mironescu Universitatea din Bacau Etape ‘Acfiuni posibile 1. Fixarea obiectivelor — determinarea rezultatelor de atins pe termen scurt, mediu si lung, atat la nivel individual, eat si organizational 2. Identificarea sarcinilor de indeplinit ~ precizarea tuturor sarcinilor de indeplinit in timpul zilei, sfptiménii, lunii; — descrierea detaliata a sarcinilor; ~ evidenticrea legaturii dintre sarcini si obiective, 3. Clasificarea sarcinilor — identificarea sarcinilor foarte rentabile si a celor mai pujin rentabile; ~ identificarea sarcinilor urgente si a celor mai pufin rentabile. 4, Terarhizarea sarcinilor ~ prioritate A: sarcini urgente, sarcini care decurg din obiective, sarcini rentabile; ~ prioritate B: sarcini care au doar una din caracteristicile sarcinilor din categoria A; ~ prioritate C: sarcini mai putin rentabile 5. Estimarea duratei Tn acest ~ stabilirea unei valori temporale pentru fiecare sarci responsabilitafilor execufiei scop este necesara raportarea la experienfele anterioare si/sau utilizarea unor surse de informatie foarte riguroase. 6. Definirea ~~ |= pentru fiecare sarcini se va stabili dac& este executaté nemijlocit, dac& este incredinjati unui colaborator, daci este aménati sau este refuzata, b. Organizarea $i delegarea munetiMANAGEMENT Conf. univ, dr. Roxana Mironescu Universitatea din Bacau Scopul principal al delegrii este acela de a economisi timpul unei persoane, astfel incdt aceasta Si se poati ocupa de alte probleme mai importante. Delegarea presupune identificarea activitatilor rare” care vor fi executate nemijlocit si fara probleme. Atunci end recurgem la delegare, trebuie si respectim urmitoarele principii: 0 sd definim clar responsabilitatea si autoritatea asociata delegarii; © autoritatea acordata trebuie sd fie proportionald cu responsabilitatea asumatdi; O cel caruia i s-a delegat o sarcind nu trebuie sa réispundé decat in fata unei singure persoane; 0 dacét dorim sét delegdm va trebui sd stabilim in prealabil un system eficace de control; O cel care deleagd nu se elibereazd de orice responsabilitate; 0 atunei cdnd se deleagd se stabileste CE trebuie fatcut, CINE trebuie sai facd, CAND trebuie icut si se controleazat rezultatele, Cel care primeste prin delegare o sarcind are libertatea de a stabili CUM sao execute. ¢. Controlul in domeniul managementului timpului, controlul const in a misura progresele sau rezultatele sarcinilor executate, intr-o perioada data, in scopul identificarii disfunctiilor si a corectarii lor. Controlul timpului urmiireste dou scopuri: G si masoare activititile care se desftigoard si si le ajusteze in functie de fluctuatiile variabilelor implicate; Cl un scop psihologic legat de teama care decurge din termenul ,,control”. Trebuie si admitem c& necesitatea de a controla timpul depinde de percepfia fiectiruia fay de utilizarea timpului siu. in general, controlul riguros al timpului permite evidentierea: 0 proportiei dintre timpul alocat/folosit pentru fiecare sarcing; O acfiunile satisfitedtoare tntr-un interval de timp dat; U problemele intdlnite; 0 cunostingele dobandite; O rezultatele obfinute ete.MANAGEMENT Conf. univ. dr. Roxana Mironescu Universitatea din Bacau Tendinte privind durata de lucru Durata de lucru este perioada concreta in decursul ciireia 0 persoand este dispus exercite activitai profesionale, Ea influenteaza perioadele atribuite pentru satisfacerea altor nevoi care fi dau individului sentimentul de implinire, de echilibru. Durata de lueru cunoaste, in prezent, in multe {ari industrializate o reducere semnificativa. Prin aceasta modificare s-a dorit 0 sd se creeze locuri de munca pentru cei care nu lucreazé. Acest scop a fost doar partial atins deoarece, in practici, crearea de noi locuri de muncé este legatd direct de modificarile apcrute in domeniul tehnic; G sa se evite concedierea unor lucrditori; O sa se mareascd timpul disponibil pentru relaxare, pentru vacante sau activitafi culturale. Compararea modificarilor pe care le-a cunoscut durata de lucru in diverse tari nu se face cu usurinfa. Principalele dificultati sunt determinate de metodele de colectare a informafiilor la nivelul organismelor intemafionale si de varietatea formelor pe care le imbraci durata de lucru (vorbim de exemplu, despre siiptiména legala de lucru, ore suplimentare, program redus ete. ) Cresterea proporfiei salariafilor care Iuereazi cu program redus in arile industrializate complica si mai mult comparafiile. Astfel, dacd luzim cazul Tarilor de Jos, in care peste 35% din populatia activa Iucreazé cu program redus, ajungem Ja o durati efectiva a timpului lor de luera de 31,7 ore/siptimani, fata de 39 de ore care este durata timpului de Iucru pentru salariajii cu program complet. Nu este poate lipsit de interes un studiu statistic care evidenfiazi c& in cele 700.000 ore de viafi (80 ani), un individ aloca: 1 340.000 ore (48%) timp de nemunca; (3 292.000 ore (42%) timp pentru nevoi 1 68.000 ore (10%) timp de munca real, (Sursa: Le Point, nr, 763, 4.V.1987) iziologice; Adoptarea unei structuri a timpului nostru care sa se apropie de cele existente in lumea dezvoltata este pentru moment riscant pentru mediul economic roménesc. Reducerea duratei de lucru cere performanté astfel incat indivizii si-si poata indeplini sarcinile mai repede; in plus, plicerea utilizirii timpului liber este influenjata decisiv de resursele financiare, de nivelul salariului fiecdrui romén. Paralel cu durata de lucru, managerii vor trebui si caute solufii care si 10MANAGEMENT Conf. univ. dr. Roxana Mironeseu Universitatea din Bacau ‘imbuniitifeasc& activitatea si viafa salariatilor lor. fntre variantele deja experimentate in diverse fri resinem: Ol divizarea postului si a timpului de lueru intre salariafi. Principala problemd care se ridica in acest caz este legatd de salarizare. Organizatia poate ajunge la o injelegere ,,ofensiva” (cu ‘mentinerea de salariu si creare de locuri de munca) sau o injelegere ,,defensiva" (cu scddere de salariu si pdstrarea locului de munca); Ol luerul cu program redus; Ci muncét sezonierd; 0 orar variabil; 0 sdiptdiména de lucru comprimatd. ul