Manual de Administracién de Empresas 1. Generalidades sobre administracién de Empresas 2. Eficiencia, Eficacia y Productividad 3. Entorno de la Empresa 4. Conducta ética y responsabilidad social de la Empresa 5. Globalizacién y Administracién de Empresas 6. 7 8 8 Administracién Cientifica. Taylor Teoria clésica de la Administracién. Fayol El enfoque de sistemas en Administracion |. Otras teorias de Administracion 10. La Empresa. Generalidades 11. El proceso Administrativo 12. La prevision 13. La planificacion 14. El proceso de Planificacién 15. El grafico de Gantt 16. Otras técnicas de planificacién 17. La Organizacién. Generalidades 18. Los Organigramas 19. Los manuales Admi 20. Cultura organizacional 21. La Integracion 22. La Direccién 23. La Motivacion 24, El Liderazgo 25. La Gerencia 26. La Toma de Dec! 27. La Comunicacién 28. El Control 29. El Proceso de Control 30. Tipos y Fuentes de Control 31. Técnicas de Control nes. Leccién 1: Generalidades sobre la Administracién La definicion elimolégica es la forma mas usual de la definicién nominal, o sea, la explicacién del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia, valiéndonos para cllo de los elementos fonéticos que la forman, De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del concepto que esa misma palabra expresa La palabra administracion se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio. Esta dima palabra viene ‘a st vez de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y del sufi ter, que sirve como término de comparacién. La etimologia de minister, es enteramente opuesta a la de magister: de magis, comparativo de superioridad, y de ter. Asi magister, indica una funcién de autoridad, minister expresa precisamente Io contrario; subordinacién: el que realiza una funcién bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimologia nos da pues la idea que la administracion se refiere a una funcion que se desarrolla bajo e! mando de otro, de un servicio que se presta. Sin embargo, la administracion puede definirse de diversas formas, al igual que muchas otras reas del conocimiento humano, pero es posible conceptualizaria para efectos de su facil comprensién @ incluyendo sus aspectos mas importantes a través del andlisis y sintesis de diversos especialistas en la materia: Brook Adams. La capacidad de coordinar habimente muchas energias sociales con frecuencia cconfictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad,Koontz & O'Donnell. La direccién de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. George Terry. La administracién consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Wilburg Jiménez Castro. En "La llave del éxito", c on base en los anteriores concepts, y haciendo uso de su fondo comin se propone la siguiente definicién: “El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organizacién y de utlizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecido: {Cual es la importancia de la administracion? Los mismos conceptos y propésitos analizados para la estructuracién de una definicién sobre la administracion nos dan la pauta’— para. determinar. = su_—_importancia. Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis asi como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicacion de esta disciplina que se vera reflejada en la productividad y eficiencia de la institucién o empresa que la requiera. Para demostrar lo anterior se pueden tomar de base los siguientes hechos = La administracién puede darse adonde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta sera mas necesaria = Un organismo social depende, para su éxito de una buena administracién, ya que sélo a tavés de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta "En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la funcién administrativa Debido a su magnitud y complejidad, fa administracion técnica o cientifica es esencial, sin ella no podrian actuar. = Para las pequefias y medianas empresas, la administracién también es importante, por que al mejoraria obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc. = La elevacién de la productividad, en’ el campo econémico social, es siempre fuente de reocupacién, sin embargo, con una adecuada administracion’ el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad, = Para todos los paises, mejorar la calidad de la administracién es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalizacion, la califcacion de sus ttabajadores y empleados, etc. 4Cudles son las caracteristicas de la administracion? Se ha indicado que la administracién proporciona los principios basico mediante cuya aplicacién es factible alcanzar éxito en el manejo de individuos organizados en un grupo formal que posee objetivos ‘comunes., Es necesario ahora agregar a tales conceptos las caracteristicas de la administracion y que son’ = Universalidad. El fenomeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque siempre debe existir coordinacién sistemética de medios. La administracién se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una comunidad religiosa, etc. = Su especificidad. A pesar que la administracién va siempre acompafiada de otros fenémenos de distinta indole, el elemento administrativo es especifico y distinto a los que acompafa. Se puede ser un magnifico ingeniero de produccién y un pésimo administrador. = Su unidad temporal. Aunque se diferencien etapas, fases y elementos del fenomeno administrative, éste es dnico y, por lo mismo, en todo instante de la operacion de una organizacién se estan dando, en mayor o menor proporcién, todos o a mayor parte de los elementos administrativos. Asi, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. Por lo mismo, se puede afimar que es un proceso interactive y dindmico. = Su unidad jerarquica. Todos los poseen cardcter de jefes en un organismo social, patticipan en diversos grados y modalidades, de la misma administracién. Asi, en una organizacién forman un solo cuerpo administrativo, desde el Presidente, hasta el Gitmo supervisor,Leceién 2: Eficiencia, Eficacia y Productividad Existen en Administracién algunos términos que se utlizan mucho, tanto por su impacto dentro de la actividad diaria de la empresa, como por su aplicabilidad. Estos son los términos de cficiencia, eficacia y productividad, que se refieren a: = Eficacia: consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa. = Eficiencia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Obsérvese que el punto clave en ésta definicién es ahorro 0 reduccién de recursos al minimo. = Productividad: consiste en la relacién producto-insumo en un periodo especifico con el adecuado control de la calidad. La productividad + puede expresarse en la_siguionte_—_ecuacién: Observando detenidamente la formula anterior, se puede inferir que la productividad puede ser elevada ‘cuando: 1. Se reducen los insumos y se mantienen los mismos productos. 2. Se incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos. 3. Se incrementan los productos con los mismos insumos. Sergio Hernandez y Rodriguez establece que la productividad puede medirse en relacién con la totalidad de insumos empleados, 0 bien, con la de alguno en particular. Genéricamente, los insumos se dividen en materiales, maquinas_ ys mano. de_—obra. ‘Sergio Hemandez y Rodriguez brinda los siguientes ejemplos de productividad en cada uno de los insumos mencionados: Productividad de los materiales. Si un sastre experto es capaz de cortar 11 trajes con una pieza de tela de la que otro menos experto sélo puede sacar diez trajes, puede decirse que, en manos del sastre experto, la pieza se utiliz6 con diez por ciento mas de productividad. Productividad de las maquinas, Si una maquina 0 herramienta producia cien piezas por cada dia de trabajo, y aumentara su produccién a 120 piezas en el mismo tempo, gracias al empleo de mejores herramientas de corte, la productividad de esa maquina se habré incrementado en un veinte por ciento. Productividad de la mano de obra. Si un alfarero producia 30 platos por hora y al adoptar métodos de trabajo mas perfeccionados logra producir 40, su productividad habra aumentado en 33.33 por ciento, ‘Como ya os imagindis, nadie se encuentra operando solo dentro de la actividad econémica. Existe gran variedad de elementos que se conjugan e inciden en la empresa, nos estamos refirendo al entomo en que se desenvuelve la organizacién. Puede definirse el entomo de la organizacién como todos los elementos que influyen de manera significativa en las operaciones diarias de la empresa, dividiéndolos en dos: Macroambiente y Microambiente. EI Macroambiente, lo constituyen todas las condiciones de fondo en el ambiente extemo de una organizacion. Esta parte del ambiente conforma un contexto general para la toma de decisiones gerenciales. Entre los principales aspectos del ambiente extemno se tienen los siguientes: = Condiciones Econémicas: se refiere al estado actual de la economia relacionada con inflacion, ingresos, producto intemo bruto, desempleo, etc. = Condiciones Socio-culturales: es el estado general de los valores sociales dominantes fen aspectos tales como los derechos humanos y el medio ambiente natural, las orientaciones en educacion y las instituciones sociales relacionadas con ella, asi como los patrones demograticos, etc. = Condiciones politico-legales: se refiere al estado general de la filosofia y objetivos dominantes del partido que se encuentra en el gobierno, asi como las leyes y reglamentaciones gubemamentales establecidas = Condiciones tecnolégicas: relacionadas con el estado general del desarrollo y disponibilidad de la tecnologia en el entomno, incluyendo los avances cientificos.= Condiciones ecolégicas: referidas a la naturaleza y al medio ambiente natural o fisico, incluyendo la preocupacién por el medio ambiente. EI Microambiente cual esté integrado por las organizaciones y personas reales con quienes se relacionan con la empresa. Entre los principales se incluyen: = Clientes: constituido por los grupos de personas o instituciones que compran los bienes ylo usan los servicios de la organizacién. = Proveedores: son los abastecedores especificos de la empresa, tanto de informacién y financiamiento, como de la materia prima que la empresa necesita para operar. = Competencia: empresas especificas que ofertan bienes y servicios iguales o similares a los mismos grupos de consumidores o clientes. = Reguladores: que son las agencias y representantes guberiamentales, a nivel local, estatal y nacional, que sancionan leyes y regiamentos que afectan las operaciones de la empresa dentro de un pals determinado. Leccién 4: Conducta ética y responsabilidad social en Administracién. Etica proviene del griego ethica o ethice, parte de la fiosofia que estudia las costumbres: moral, del latin morals, relatvo a las costumbres. De esto se puede afirmar que la ética o la moral se refieren a las buenas costumbres. En el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espafola, se encuentra la siguiente defincién de ética: "Parte de la flosofia que trata de la moral y de las obligaciones del hombre”. Por lo tanto, puede afirmarse que ética es “el céaigo de principlos morales que prescribe nommas relacionadas Con lo que es bueno y malo, corecto e incorrecto, en la conducta de ias persona La ética estudia la conducta humana, sus normas, deberes y derechos relacionados con la sociedad en que ocurre, e indica lo que "debe" o "no debe" hacerse en una sociedad determinada, Harlod Koontz establece las siguientes aplicaciones y distinciones en cuanto al concepto de ética + Etica personal: se refiere a las reglas conforme a las cuales un individuo conduce su vida personal + Etica contable: aude a el cédigo que guia la conducta profesional de los contadores. + Etica empresarial: esta tene que Ver con la verdad y la justcia y posee muchos aspectos, como las expectativas de la sociedad, la competencia leal, la publicidad, las relaciones piblicas, las responsabildades sociales, Ia. autonomia de los consumidores y el omportamionto de las empresas tanto en su pais de origen como en el extranjero, Conducta ética es aquella que se la sociedad acepta como "correcta" 0 "buena" con referencia al 8digo moral vigente. Ahora bien, la responsabilidad social es Ia obligacién de la empresa de ejecutar acciones que Sivan tanto a sus intereses como a la sociedad afectada por sus actividades. En otras palabras, se puede decir que es la seria consideracién del impacto en la sociedad de las acciones de la empresa En cuanto a la responsabilidad social de la organizacién, existen dos puntos de vista: el clsio, el ual sefiala que la ‘nica responsabilidad social de la Administracién es maximizar las utlidades de la empresa, y el socioeconémico, que sostiene que la responsablidad social de la administracion va mas allé del logro de utlidades, para buscar la proteccion y mejorar el bienestar de la sociedad en general Leceién 5: Globalizacién y Administracién, El término "Globalizacion” lo traduce la ONU del inglés como Mundializacin, tratando de interpretario como una gran cobertura de las practicas o aperturas del mercado internacional Joaquin Arriola define Globalizacién como "la creacién de un mercado mundial en el cual circulan libremente los capitales financieros, comerciales y productivos" A escala mundial, la globalizacién se refiere a la creciente interdependencia entre los paises, tal como se refleja en los crecientes flujos intemacionales de bienes, servicios, capitales y conocimientos. Michael Czinkata indica que "Ia globalizacién es un proceso inevitable. Ei mundo ha comenzado a ‘ser mas homogéneo, y las distinciones entre los mercados nacionales son insignificantes. Ademas, para sobrevivir, debemos entender la importancia de la apertura de nuestro mercado para nuestras ‘compatiias y competidores”Dentro de este contexto de la “aldea global", surgen grandes empresas a la conquista del mercado, ‘entre éstas tenemos: corporaciones multinacionales, que mantienen operaciones importantes en mas de un pais en forma simulténea, pero que las administran a todas desde la sede en el pais de crigen; corporaciones transnacionales, que mantienen operaciones importantes en mas de un pais, ‘en forma simultanea, y descentraliza la toma de decisiones en cada operacion al pais local. En la actualidad, existen grandes oportunidades para que las organizaciones puedan penetrar en nuevos mercados, llegar a ms y mas potenciales compradores de sus productos, y ampliar sus horizontes empresariales, Es cierto que la globalizacién presenta como contrapartida una fuerte competencia, pero para las empresas que se encuentren preparadas y listas, esto no representara mayores dificultades. Leceion 6: Admi n Cient r ‘A la época de la evolucién del pensamiento administrativo se le ha designado como la etapa cientifica, principalmente porque a finales del Siglo XIX e inicios del Siglo XX, varios autores se mostraron interesados en investigar desde el punto de vista "cientifico” la problematica que presentaban las empresas industriales, principalmente por la produccién a gran escala y en forma estandarizada. Entre algunos de estos pensadores tenemos a Charles Babbage (1792-1872), H Robinson Towne (1844-1924) y Joseph Wharthon (Siglo XIX). Frederick Winslow Taylor (1856-1915), Ingeniero industrial de profesién, nacié en Filadelfia, Estados Unidos de Norteamérica, y se le ha calificado como el "Padre de la Administracion Cientifica’, por haber investigado en forma sistematica las operaciones fabriles, sobre todo en el rea de produccién bajo el método cientifico. El estudio de éstas operaciones las realizé mediante la observacién de los métodos utilizados por los obreros; de sus observaciones surgieron hipétesis para desarrollar mejores procedimientos y formas para trabajar. Experiment6 sus hipétesis apoyado por los empleados fuera del horario normal de trabajo; los métodos que comprobé mejoraban la produccién; fueron puestos en practica en el trabajo cotidiano, previa capacitacién de los operarios. Frederick Taylor lleg6 a la conclusion que todo esto era aplicable a cualquier organizacién humana, Entre sus conclusiones se encuentran: = No existia ningin sistema efectivo de trabajo. = No habia incentivos econémicos para que los obreros mejoraran su trabajo, = Las decisiones eran tomadas militar y empiricamente mas que por conocimiento cientifico. = Los trabajadores eran incorporados a su labor sin tomar en cuenta sus habilidades y aptitudes. Frederick Taylor desarolé métodos para organizar el abajo, considerando los materiales, el ‘equipo y las habilidades de cada individuo. Estos se han llamado tiempos y movimientos, hoy ‘conocidos como operaciones del proceso o sistema Publicé en 1911 un libro titulado "Principios de la Administracién Cientifica", y se fundamenta en estos cuatro principios: 1 Susttucion de —regias_—practicas por preceptos-—_cientificos. 2 Obtencién de amonia, en lugar de discordia. 3 ‘Cooperacién en lugar del individualism. 4, Seleccion cientifica, educacién y desarrollo de los trabajadores. La influencia de Taylor en el pensamiento administrativo fue y continva siendo de gran trascendencia. En la actualidad esté presente en todo el mundo, pero su enfoque ha sido modificado y humanizado, Leccion 7: Teoria Clasica de la Organizacién (Fayol Henri Fayol (1841-1925), de origen francés, es para algunos, el autor mas distinguido de la teoria administrativa. Sefialé que la teoria administrativa se puede aplicar a toda organizacién humana (universalidad). Se le considera el padre del proceso administratvo, y creador € impulsador de la division de las areas funcionales para las empresas. Los primeros trabajos de Henri Fayol, representan la escuela de la teorla del "Proceso ‘Administrativo”. En el afio de 1916 publicé el libro Administration Industrielle et Genérate (Administracién Industrial y General). El libro compendiaba sus opiniones sobre la administracion adecuada de las empresas y de las personas dentro de éstas,Fayol identificé cinco reglas o deberes de la administracién: = Planeacién: disefiar un plan de accién para el mariana = Organizacién: brindar y moviizar recursos para la puesta en marcha del plan = Direccién: dirigir, seleccionar y evaluar a los empleados con el propésito de lograr el mejor trabajo para alcanzar lo planificado. = Coordinacién: integracién de los esfuerzos y aseguramiento de que se comparta la informacién y se resuelvan los problemas. = Control: garantizar que las cosas ocurran de acuerdo con lo planificado y ejecucién de las acciones correctivas necesarias de las desviaciones encontradas. Mas importante atin, Fayol creia que la administracion se podia ensefiar. Le interesaba mucho mejorar la calidad de la administracién y propuso varios principios para orientar el quehacer administrativo, los que se muestran a continuacién Divisién de! trabajo. Autoridad y responsabilidad, Disciplina Unidad de mando, Unidad de direccién, Interés general sobre el individual Justa remuneracién al personal Delegacién vs. centralizaciéon, Jerarquias. 10. Orden. 11. Equidad. 12, Estabilidad del personal, 13. Iniciativa, 14, Espiritu de equipo. Fayol aclaré que estos principios administrativos no son de ninguna manera rigidos, ya que en diversas situaciones, se requiere hacer uso del criterio personal y la mesura, Lo mas importante es que constituyen guias universales; en cualquier tipo de organizacion humana se pueden aplicar. Leccion 8: El enfoque de Sistemas en Administracién, El enfoque de sistemas revolucioné los enfoques administrativos existentes. Concibe a las ‘empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente. Los origenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoria modema de sistemas se desarrollé por los aportes de Ludwing Von Bertalanfly, quién indicé que no existe elemento fisico 0 quimico independiente; todos los elementos estén integrados en unidades relativamente interdependientes. Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribié un articulo titulado “La teoria general de sistemas y la estructura cientifica’. Este articulo es considerado de gran relevancia porque revolucioné el pensamiento cientifico y administrativo. Puede definirse un sistema como "un conjunto de elementos intimamente relacionados que actian ¢ interactiian entre si hacia la consecucion de un fin determinado”. Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo con: = El grado de interaccién con otros sistemas: abiertos, semiabiertos o semicerrados y cerrados, ‘Su composicién material y objetiva: abstractos y concretos. ‘Su capacidad de respuesta: activos, pasivos y reactivos. ‘Su movilidad interna: estaticos, dinamicos, homeostaticos y probabilisticos. ‘Su grado de dependencia: independientes e interdependientes. En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos basicos para su funcionamiento: 1. Entradas 0 insumos: abastecen al sistema de los necesario para cumplir su mision, 2 Procesamiento: es la_—transformacion. = de los.—_—sinsumos. 3 Salidas 0 ~— producto: «== es._—S—sel_~—resultado = del_—_—proceso. 4, Retroalimentacion: es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el productode un sistema previo 0 la_—respuesta. ~del_~—smedio.-—_ambientt. Graficamente, una empresa vista como sistema se representa de la siguiente manera: ENTRADAS: Personal Fharcanienp — |_y —__—» insuttoe PROCESO Meteiales Legjelacién RETROALIMENTAGION Los sistemas se componen de subsistemas. por ejemplo. el cuerpo humano, que es un sistema y cuenta ademas con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso, etc. Una empresa esta ‘compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo, etc, De igual forma, todo sistema forma parte integral de otro mas grande, comtinmente llamado macrosistema 0 suprasistema. Por ‘ejemplo, un arbol es un sistema que forma parte del macrosistema vegetal, y éste forma parte de la ecologia del planeta, y asi sucesivamente, Leccion 9: Otras teorias de Administracién Existe diversidad de teorias en Administracion, lo que algunos llaman la "jungla de las teorias administrativas". A continuaci6n se presentan las mas comunes. Escuela Matematica de la Administracién La teoria general de la administracin ha recibido muchos aportes de las ciencias exactas, especificamente de la matematica. Modelos matematicos han proporcionado soluciones a diversos problemas y/o situaciones empresariales, por ejemplo: en el area de personal o recursos humanos, produccién, mercadeo, finanzas, etc. Las decisiones administrativas pueden tomarse con base a ecuaciones matematicas que constituyen simulaciones de situaciones reales, que obedecen a determinadas leyes. La teoria matemética aplicada a problemas de administracién se conoce como Investigacion de Operaciones. Este enfoque comprende una tendencia muy amplia que hace énfasis en el proceso de toma de decisiones. De ahi que es una contribucién al proceso decisorio del administrador La Investigacién de Operaciones surgié durante la segunda guerra mundial, y después de 1954 pasé a ullizarse gradualmente en empresas publicas estadounidenses, y posteriormente a las privadas. La Investigacién de Operaciones incluye teoria de juegos, teoria de colas, programacion lineal, probabilidad y estadistica, y en la actualidad simulacion por computadoras. Los principales campos de accién de la teoria matemai © Con relacién a personas: organizacién y gerencia, ausentismos y relaciones de trabajo, economia. "Con relacién a personas y maquinas: eficiencia y productividad, controles de calidad, inspeccién y muestreo, cambios tecnolégicos, etc. = Con relacién a movimientos: transportes, almacenamiento, distribucién, comunicaciones. Enfoque de Contingencias. La teoria de las contingencias tiene como premisa fundamental que las acciones administrativas apropiadas en una empresa dependen de la situacion particular. Busca identificar variables 0 elementos propios de cada situacién o tipo de organizacion El término contingencia resulta confuso en la actualidad, debido a que otras teorias administrativas ‘con mayor divulgacion, como por ejemplo la Planificacion Estratégica (que se estudia mas adelantefen este curso), utlizan el témino contingencia como sindnimo de riesgo o situacién con cierto peligro. Si se busca en un diccionario de espafiol, podemos encontrar la siguiente definicion: "Del latin, contingencia. Posiblidad de que una cosa suceda 0 no suceda. Cosa que puede suceder 0 no suceder. Riesgo" La teoria de las contingencias se basa en los siguientes enunciados: = Lo falso 0 lo verdadero solo puede conocerse siguiendo un modelo tinico y exclusive. + No se alcanza la eficiencia empresarial siguiendo un modelo tinico y exclusivo. + No existe una forma tinica que sea mejor de organizarse para alcanzar los objetivos y las, metas, sumamente diversos. = La estructura de una empresa y su accionar son dependientes de su interpelacién con el ambiente extemo. * Identificacién de variables que provocan mayor impacto e incidencia en la empresa, como lo son el ambiente y la tecnologia, Modelo de las 7-S de McKinsey. Este enfoque fue desarrollado por la firma consultora McKinsey & Company. En la actualidad se ha wuelto muy popular. La caracteristica mas sobresaliente de este modelo es que ha sido ampliamente comprobado en diversas empresas y este marco de referencia ha sido utlizado por prestigiosas escuclas de administacién, como Harvard y Stanford. De esta forma, la teoria y la practica parecen apoyarse mutuamente en el estudio y andlisis de la administracion Las 7-S son las siguientes: 1. HABILIDAD (SKILLS): la empresa debe determinar su verdadera habilidad para algo. 2, ESTRUCTURA (STRUCTURE): debe definirse claramente las funciones que se desarrollan en la empresa, asi como el organigrama de la _ misma 3, SISTEMAS (SYSTEMS): se refiere a los procesos y flujos formales e informales dentro de la empresa, 4. ESTILO (STYLE): definicién de la forma de actuar en los momentos en que ocurran crisis. 5, PERSONAL (STAFF): el recurso humano, sus caracteristicas, su educacién, ete. 6. VALORES COMPARTIDOS (SHARED VALUES): lo que la empresa significa y comparte con las personas. 7. ESTRATEGIA (STRATEGY): el plan para asignar recursos y lograr tener ventaja competitva, Calidad Total La administracién de la Calidad Total se puede definir como el comportamiento estratégico para mejorar la calidad, combinando métodos estadisticos de control de la calidad con un compromiso cultural por buscar instrumentos en las mojorias que aumentan la calidad y disminuyan los costos, mejorando de esta manera las ventajas competttivas e incrementando el rendimiento, El llamado guri de la Calidad Total, Dr. Edward Demming la define asi: "satisfacclon de los requerimientos y las expectativas de nuestros clientes, tanto internos como extemos, en lo que se reflere a productos y servicios, la primera vez y a tiempo todas las veces". Y agrega que "la calidad total es la condicién humana que reconoce la presencia de otro que necesita un servicio y, se le da ‘exactamente lo que necesita’. Edward Demming establecié los siguientes puntos en su programa de calidad total: 1 Crear constancia. ~=sen’-=SSel_~—spropésito. © de mejorar. 2. ‘Adoptar la nueva fllosofia. 3. No depender de la inspeccién masiva 4, Acabar con la practica de adjudicar contratos de compra basandose exclusivamente en al precio. 5. Mejorar continuamente y por siempre el sistema de produccién y servicios. 6 Instituir la capacitacion en el trabajo. 7, Instituir el liderazgo. 8, Desterrar el ‘temor. 9. Eliminar las barreras que existen entre las areas de Staff y las de Linea, 10. Eliminar los slogans, las exhotaciones y las metas numéricas para el personal. " Eliminar las cuotas numéricas. 12. Deribar las barreras que miden el orgullo de hacer bien un trabajo.13. Instituir un programa vigoroso. de = educaciny _reentrenamiento. 14. Tomar medidas para lograr la transformacion. Entre algunos de los fines que persigue la Calidad Total estan: el fomento del trabajo en equipo, participacién activa de los empleados, planificacién constante, produccién eficaz, salisfaccién y superacion de las expectativas del cliente, mejorar el ambiente laboral y mejoramiento de la ‘comunicacién Los pasos para la implementacién de la Calidad Total son: a) Conacimiento de los cambios a efectuar, ») Aplicacion de los conocimientos. °) Cambios en las ‘conductas personales, d) Cambio en al comportamiento ‘grupal, ) Hacer bien las cosas desde la primera vez. Para aleanzar la Calidad Total existen cuatro etapas basicas: Etapa 1: producir bienes ylo servicios que se entreguen tal y como se generan. Etapa 2: entregar productos y proporcionar servicios sin defectos, repitiendo los que no cumplen con las especificaciones. Establecimiento de Manuales y —controles _intemos. Etapa 3: producir con "cero defectos” bienes y/o servicios controlando los procesos de elaboracion. Estrecha supervision Etapa 4: producir con "cero defectos" bienes ylo servicios incorporando las necesidades del cliente al disefio y elaboracién de los mismos. Calidad Total. Leccién 10: La Empresa, Generalidades {Qué es una empresa? Es una entidad econémica de cardcter ptiblica o privada, que esta integrada por recursos humanos, financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la produccién de bienes ylo servicios para satistaccion de necesidades humanas, y puede buscar 0 no lucro. {Cual es la relacién empresa -consumidor? El mercado es un conjunto de consumidores potenciales y proveedores de satisfaccién, es donde se encuentran las necesidades y los productos, por lo cual Ja empresa debe orientarse hacia la necesidad, por ejemplo: Producto + Prendas de vestr cuban) cuengo curmp lr con estandares sociales mostrar elegancia = mostrar que esta a la = mode * mostrar estatus econémico o social + epovar la personalidad o autoestima Dicha relacién producto - necesidad 0 empresa - consumidor, indica que la coherencia entre el producto y el mercado es uno de los principales factores para el éxito de la empresa. 2Cual es la finalidad principal de una empresa? Hay muchos angulos para definir las finalidades de una empresa segin la perspectiva de duefio, gerente, socio, empleado, cliente, comunidad o asesor. Satisfacer a los clientes, Obtener la maxima rentabilidad Obtener resultados a corto plazo Beneficiar a la comunidadDar servicio a los clientes Beneficiar a los empleados Dar imagen personal ‘Sin embargo, si analizamos cada una de las propuestas anteriores, encontramos que centrarse en la mayoria de ellas puede llevar al fracaso, la finalidad principal de una empresa es la generacion de excedentes que posibiliten su reproduccién de empresa en el largo plazo. Esto implica que salisfacer al cliente o beneficiar a otros, son condiciones necesarias para poder reproducirse, sin ‘cumplir con esas condiciones, obviamente iria al fracaso. Dado que la coherencia producto - mercado de la empresa es dinamico, se requiere de una interpretacién dindmica de la realidad interna y del entomo, lo cual significa vigilar y tomar decisiones para cambiar, adaptarse, crecer, mejorar, defenderse, retraerse, alacar, todo lo cual ‘esta orientado a mantener y mejorar la empresa. £Cuales son los recursos basicos de la empresa? Materiales: conformada por todos los bienes tangibles, tales como edificios, maquinaria, insumos, ete. Financieros: es el recurso monetario con el que la_ empresa _funcionara, Humanos: conformado por todo el personal que labora en la empresa. Este es el elemento mas importante dentro de la ‘organizacién ‘Técnicos-Administrativos: compuesto por el conjunto de procedimientos y sistemas aplicables en una empresa, por ejemplo, el sistema de contabilidad, técnicas de induccién, técnicas de evaluacién del desempefo, etc. 2Cuales son las funciones basicas de toda empresa? Recursos Humanos: donde se recluta, selecciona, contrata e induce al personal que ingresa a la empresa Produccién: dénde se lleva a cabo la transformacién de los insumos en productos terminados, listos para ser consumidos. Mercadotecnia: dénde se lleva a cabo la funcién de promocién y ventas de los productos. Finanzas: dénde se lleva a cabo la obtencién y administracién de los recursos financieros de la ‘empresa ‘Administracion: donde se llevan a cabo las funciones de prevision, planificacion, organizacion, integracién, direccion y control de todas las actividades generales de la empresa £Cémo se clasifican las empresas? Existen varios tipos de clasificacion de las empresas, entre las principales tenemos las siguientes: Por su tamatto: Pequefia: cuenta con activos menores a $100,000.00 délares, con menos de 20 empleados trabando en la empresa y cubre una parte del mercado local o regional. Mediana: es aquella que tiene activos menores a $250,000.00 délares, con menos de 100 empleados laborando y su producto solamente llega al ambito nacional. Grande: cuenta con activos mayores a $250,000.00 délares, tiene mas de 100 empleados, y su producto abarca el mercado intemacional. Por su actividad econémica Extractivas: son las empresas que proporcionan materia prima a otras industrias, por ejemplo, pesca, _agricultura, caza, —_explotacin de_—bosques._ sy _—canteras, et. Industriales 0 fabriles: se dedican a la produccién de bienes, mediante la transformacion de la materia prima a través de los procesos de fabricacién, por ejemplo, electricidad, agua, manufactura, ‘etc. ‘Comerciales: empresas que se dedican a la compra y venta de productos terminados, tales como almacenes, librerias, farmacias, supermercados, ete. Financieras: empresas del. sistema financiero que efectiian prestamos ‘a personas y organizaciones. Ejemplos de estas son los Bancos. Empresas de Servicio: se dedican a la prestacin de servicios no tangibles, tales como transporte, limpieza, etc, Por su constitucién patrimonial Pablicas: tales como Instituciones de Gobierno, Instituciones Auténomas, Municipalidades, Ayuntamientos, etc.Privadas: las que se dedican a la produccién de bienes y/o servicios a la vez que buscan lucro, y ‘su capital esta formado por aportes de personas particulares. Leceién 11: El Proceso Administrative ‘Si observamos como se desarrolla la vida de todo organismo social -y principaimente la de aquellos que, como la empresa, forma el hombre libremente- podemos distinguir dos fases o ‘tapas principales. La comparacién con lo que ocurre en la vida de los organismos fisicos podra aclaramos mejor estas dos fases. La primera etapa. Se refiere a la estructuracién 0 construccién del organismo. En ella, partiendo de una célula, se van diferenciando y definiendo los tejidos y érganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o espectficas. La segunda etapa. Cuando ya esta totalmente estructurado el organismo, desarrolla las funciones fen toda plenitud, operaciones 0 actividades que le son inherentes, en toda su variada, pero coordinada complejidad, que tiende a realizar la vida de ese organismo. De igual manera ocurre en un organismo social: en su primera etapa, partiendo de la iniciativa de una 0 pocas personas, todo se dirige a la estructuracién de ese organismo social; cuando esta debidamente estructurado, existe una segunda etapa, que consiste en la operacién o funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines propuestos. Para efectos de una mejor comprension de este tema se exponen a continuacion algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo: Henry Fayol. tapas: Previsién, organizacién, comando, coordinacién_y control. Koontz & O'Donnell. Etapas: Planeacién, organizacién, integracién, direccién y_ control. G.-R. Terry. _Elapas: Planeacién, —organizacién, —_ejecucién—y_—_ control ‘Agustin Reyes Ponce. Etapas: Previsién, planeacién, organizacién, integracién, direccién y control Burt K, Scanlan. Etapas, Planeacién, organizacién, direccién y control De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, puede concluirse que, seis son las etapas basicas para su estudio y conformacion de sus dos principales fases. Fase eslatica, compuesta por la prevision, planificacién y la organizacién, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de 4Qué se va a hacer? y {Cémo se va a realizar? respectivamente. La otra fase, la dindmica cuya implantacién dentro de la organizacién, permite ver con mayor claridad lo que al momento se esta haciendo y asi mismo poder evaluar tales acciones, y aqui se encuentran las fases de integracién, direccién y control ‘tra razén por la cual se les ha dado en llamar fase estatica y dinamica, es debido a la que se tiene con las personas. Generalmente en la fase estatica se tiene poca o nula relat Personas, en tanto que en la fase dindmica, existe gran actividad e interaccién con otros seres humanos. Leccién 12: La Previsién 2Qué es la Previsién?. “El andlisis de la informacién relevante del presente y del pasado, ponderando probables desarrollos futuros de tal manera que puedan determinarse los cursos de accién (planes) que posibiliten a la organizacién para el logro de objetivos” (Sisck y Sverdlik). “Es el elemento de la administracién en el que con base en las condiciones futuras en que una ‘empresa habré de encontrarse, reveladas por una investigacion técnica, se determinan los principales cursos de accién que nos permitiran realizar los objetivos de la empresa” (Agustin Reyes Ponce). “Es calcular el porvenir y preparario. Hacer articular los programas de accién*. (Henri Fayol). ‘Como puede inferirse, la palabra previsién proviene de prever o pre-ver, lo que es "ver anticipadamente las cosas" 0 “tralar de ver en forma anticipada lo que va a ocurri” Entonces, entenderemos por previsién como aquella etapa del proceso administativo donde se diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente que sean relevantes, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, polilicos, econémicos, tecnologicos, etc., en los que se desenvolvera la empresa en el mediano como en el largo plazo.