What are the Characteristics of a

Project?
March 23, 2016 by
Eamonn McGuinness
So how do you know that you’ve got a project on your hands? What makes a body of work a
project? If you’ve found yourself asking these questions recently, then this post is for you.

Get your SharePoint Project Management Template for a step-

by-step walkthrough to set-up and manage a project

Six Characteristics of a Project

1. A project is typically for a customer.
2. The project is temporary in nature. It typically has a defined start and a defined end-point.
3. The project will have a unique set of requirements that need to be delivered within the
boundaries of this project.
4. A project can typically be more of a once off endeavour, rather than something that’s
happening all the time in a repeated fashion.
5. A project is not ‘business as usual’, which is more akin to a process.
6. A project can very often be cross-functional, or indeed cross-organization.

Projects and Conflicting Constraints

You will also find that your typical project is impacted by conflicting constraints. Here are
four typical constraints to watch out for:
1. Scope – defines the needs that the customer has, or the requirements expressed and implied.
2. Time – a project is usually required by a customer by an agreed date.
3. Quality – to what standard is the project expected to deliver?
4. Resources – the amount of money, budget or resources that are available to be expended on
the project.

It’s obviously not possible to fix and agree on all four of these constraints as the projects starts,
which is why they’re called conflicting constraints. Let’s take a simple example to explain: it
wouldn’t be possible for you to deliver forty new features or requirements in your project in one
year of time to perfect quality with one person, if the last time you did it, it took four years.
It’s important to listen to your customer and ask enough questions, so you understand which of
these constraints are really critical, and therefore fixed.
Is it that all the requirements have to be delivered? Or is it that something significant is needed by
the end of the year, even if all the requirements are not delivered? Or is it that you need to do as
much as you can with four people and a hundred thousand dollars?
This is often called the time–quality–cost triangle. Time, quality, and cost are the sides of the
triangle and you elongate or shorten each of the sides until they form a triangle. So you may be
fixing one of the constraints and adjusting the other two to match.
 If I use an example close to home, at BrightWork we release a new product to our customers
about twice a year, so we endeavor to fix time at about six months. The quality and the ease of use
has to meet a very high standard, it’s not appropriate or right to ship poor quality. So in the
BrightWork case, the time and the quality are fixed and therefore the third constraint, which is the
scope of functionality we deliver, is the one that varies. So we try to fit in as much capability as
we can in each release, but it has to be done in a certain amount of time and with a very high
degree of quality. So in our case, time and quality are fixed and scope is variable.

Get Started with the Free SharePoint Project

Management Template from BrightWork
Now that you understand the characteristics and constraints facing a typical project, it’s time to
think about how you will actually manage the work! If a project management solution is already
used within your organization, start there. If not, check to see if Microsft SharePoint, a
collaborative tool, is available.
If so, why not download and use the free SharePoint Project Management Template from
BrightWork, to kickstart your project management journey? The template is currently being used
by over 40,000 organizations worldwide to successfully manage projects with SharePoint and was
recently updated with exciting new features.
The template will help you:
 Easily plan your project with a pre-configured project management template
 Get instant visibility into the status your project with KPIs and visual reporting dashboards
 Collaborate more effectively with your team in a centralized project site in
SharePoint.

Enam Karakteristik Proyek

1. Proyek biasanya untuk pelanggan.

2. Proyek bersifat sementara. Ini biasanya memiliki awal yang ditentukan dan titik akhir yang
ditentukan.

3. Proyek akan memiliki seperangkat persyaratan unik yang perlu disampaikan dalam batas-
batas proyek ini.

4. Sebuah proyek biasanya bisa lebih dari sekali usaha, daripada sesuatu yang terjadi
sepanjang waktu secara berulang.
5. Proyek bukan 'bisnis seperti biasa', yang lebih mirip dengan suatu proses.

6. Suatu proyek bisa sangat sering bersifat lintas fungsional, atau memang lintas organisasi.

Proyek dan Kendala Konflik

Anda juga akan menemukan bahwa proyek khas Anda dipengaruhi oleh kendala yang saling
bertentangan. Berikut adalah empat batasan umum yang harus diperhatikan:

1. Ruang Lingkup - mendefinisikan kebutuhan yang dimiliki pelanggan, atau persyaratan

yang dinyatakan dan tersirat.

2. Waktu - suatu proyek biasanya diminta oleh pelanggan pada tanggal yang disepakati.

3. Kualitas - standar apa yang diharapkan dihasilkan oleh proyek?

4. Sumber Daya - jumlah uang, anggaran atau sumber daya yang tersedia untuk dikeluarkan
pada proyek.

Jelas tidak mungkin untuk memperbaiki dan menyetujui keempat kendala ini saat proyek
dimulai, itulah sebabnya mereka disebut kendala yang saling bertentangan. Mari kita ambil
contoh sederhana untuk menjelaskan: tidak mungkin bagi Anda untuk memberikan empat
puluh fitur atau persyaratan baru dalam proyek Anda dalam waktu satu tahun untuk
menyempurnakan kualitas dengan satu orang, jika terakhir kali Anda melakukannya, butuh
empat tahun .

Penting untuk mendengarkan pelanggan Anda dan mengajukan cukup pertanyaan, sehingga
Anda memahami kendala mana yang benar-benar penting, dan karenanya diperbaiki.

Apakah semua persyaratan harus dipenuhi? Atau apakah sesuatu yang penting diperlukan
pada akhir tahun, bahkan jika semua persyaratan tidak dipenuhi? Atau apakah Anda perlu
melakukan sebanyak mungkin dengan empat orang dan seratus ribu dolar?

Ini sering disebut segitiga waktu-kualitas-biaya. Waktu, kualitas, dan biaya adalah sisi-sisi
segitiga dan Anda memanjangkan atau memendekkan masing-masing sisi hingga
membentuk segitiga. Jadi, Anda mungkin memperbaiki salah satu kendala dan
menyesuaikan dua lainnya agar sesuai.

Kirim masukan

Histori
Memulai dengan Template Manajemen Proyek SharePoint Gratis dari BrightWork

Sekarang setelah Anda memahami karakteristik dan kendala yang dihadapi proyek tipikal,
sekarang saatnya untuk memikirkan bagaimana Anda akan benar-benar mengelola
pekerjaan! Jika solusi manajemen proyek sudah digunakan dalam organisasi Anda, mulailah
dari sana. Jika tidak, periksa untuk melihat apakah Microsft SharePoint, alat kolaborasi,
tersedia.

Jika demikian, mengapa tidak mengunduh dan menggunakan Template Manajemen Proyek
SharePoint gratis dari BrightWork, untuk memulai perjalanan manajemen proyek Anda?
Templat saat ini digunakan oleh lebih dari 40.000 organisasi di seluruh dunia untuk berhasil
mengelola proyek dengan SharePoint dan baru-baru ini diperbarui dengan fitur baru yang
menarik.

Template akan membantu Anda:

• Mudah merencanakan proyek Anda dengan template manajemen proyek yang telah
dikonfigurasi sebelumnya

• Dapatkan visibilitas instan ke status proyek Anda dengan KPI dan dasbor pelaporan visual

• Berkolaborasi lebih efektif dengan tim Anda di situs proyek terpusat di SharePoint.