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SOPORTE DE CONTABILIDAD INTERNOS Y EXTERNOS

ENITH MARIA ROJAS MATTOS ABRAHAM CORREA SOLANO ROBERT JIMENEZ GONZALEZ MARCELA ALEXANDRA VELEZ MARTHA ANDRADE GRANADOS KAREN LOZANO socarras

ADMINISTRACION DE EMPRESAS I Semestre Grupo 1a

ANDRES MAESTRE Docente

CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR CUN SANTA MARTA 2007

CONTENIDO

INTRODUCCION OBJETIVOS GENERALIDADES 1. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS. 1.1. Recibos de caja o comprobantes de ingreso 1.2. Recibo de consignación. 1.3 Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorro 1.4 Factura de venta 1.4.1 Conceptos 1.4.2 Requisitos de factura 1.4.3 Documentos equivalentes a la factura 1.4.3.1 Quienes no están obligados a facturar 1.4.4 Factura de venta de mercancía al contado 1.4.5 Factura de venta de mercancía a crédito 1.5 Comprobante de venta con tarjeta de crédito 1.5.1 Concepto 1.5.2 Consignación comprobante de venta 1.6 Cheque 1.7 Comprobante de pago o egreso 1.8 Letra de cambio 1.9 Pagare 1.10 Nota debito

12 Recibo de caja de caja menor 2.1 Notas de contabilidad 2.11 Nota crédito 1.2.2 Comprobantes de contabilidad 2.1 Procedimiento contable CONCLUSION GLOSARIO BIBLIOGRAFIA . SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS 2.1.

Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan. de orígenes internos o externos. conservarse archivados en orden cronológicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa.INTRODUCCION En el presente trabajo veremos los soportes de contabilidad. es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle. los hechos económicos deben documentarse mediante soportes. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado. dejando constancia en estos de tal circunstancia. debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o. . Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate.

registrar las transacciones según los soportes de contabilidad valorar la importancia de los soportes contables para legalizar los registros de contabilidad . Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las caracterizas de cada formato.OBJETIVOS El presente trabajo tiene como objetivo darnos a conocer y manejar los diferentes soportes contables. al igual que: • • • • Identificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una empresa.

es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable. su definición y sus principales características. .GENERALIDADES Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad. pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.

1. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. . RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS 1.1. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones. . sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.1. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora.2. RECIBO DE CONSIGNACION Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una. en libretas. de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. . o retirar dinero de su cuenta de ahorros.3. depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque. para que sean diligenciados al depositar.1. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes.

♦ Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Concepto La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad. 1. factura de compra. ♦ Valor total de la operación ♦ El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. la descripción de los artículos comprados o vendidos. (preimpreso).4. Requisitos de la Factura: La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: ♦ Estar denominada expresamente como factura de venta. Generalmente. (preimpreso).2. se denomina factura de venta y del comprador. una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.1. (preimpreso).1. .4. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. ♦ Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.4 FACTURA DE VENTA 1. Desde el punto de vista del vendedor. ♦ Fecha de expedición. ♦ Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias. ♦ Numeración en orden consecutivo.

los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen ♦ Los responsables inscritos en el régimen simplificado.4. en lo referente a estos productos. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura: ♦ Los tiquetes de maquinas registradoras ♦ Las boletas de ingreso a espectáculos públicos ♦ Los tiquetes de transporte.1. títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago ♦ Extractos expedidos por sociedades fiduciarias. fondos de valores. fondos mutuos de inversión.3. ♦ Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios. ♦ Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo. transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro 1. fondos de inversión. Fondos de pensiones y de cesantías. ♦ Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno ♦ Pólizas de seguros.3. Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones: ♦ Las Cooperativas de ahorro y crédito. fondos de inversión extranjera.4. ♦ Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad .1.

4. si la mercancía no esta gravada. precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades.4. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén.♦ Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios. Factura de venta de Mercancía a crédito El vendedor elabora la factura en original y copias. una copia para el cliente. . si la mercancía no esta gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar. de acuerdo con su organización contable. por haber.5. efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido. otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. presentado la mejor cotización.4. y se acredita bancos o caja 1. Al contabilizar las compras al contado se debita compras. si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar. cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional ♦ Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad ♦ Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de pasajeros 1. seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad. así: original para cartera. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito. Factura de venta de Mercancía al contado Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor.

suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. 1. el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio .5. La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito.1.1. Comprobante de venta con tarjeta de crédito.5. Concepto de tarjeta de crédito La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema. Por medio del contrato.

1.El establecimiento comercial. deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%. y. mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes. . la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta habientes.5. para afiliarse al sistema. suscribe un contrato con la entidad financiera.2. Consignación del comprobante de venta: El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado. a sus vez.

ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".1. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque. Comprobante de pago o de egreso Llamado también orden de pago o comprobante de egreso. Cheque Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador". es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.7. . Generalmente. el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.6. en la empresa se elabora por duplicado. 1.

El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. a la vista o en una fecha determinada. para que pague a la orden o al portador. .8. Letra de cambio Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado". el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. cierta suma de dinero.1.

.9.1. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios. Pagaré Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada.

.

el original para el cliente.gestiopolis.11 Nota Crédito Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías.La comunidad Latina de estudiantes de negocios 1.com/ . 1. Los documentos que buscas están en http://www.10. un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Este comprobante se prepara en original y dos copias. para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Nota Débito Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes.

Los documentos que buscas están en http://www. para ello se establece un fondo denominado caja menor. por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque.gestiopolis.12 Recibo de caja menor El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo.com/ .La comunidad Latina de estudiantes de negocios 1.

com/ .gestiopolis. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS 2.1 Nota de contabilidad Los documentos que buscas están en http://www.La comunidad Latina de estudiantes de negocios 2.

fecha.com/ . Los documentos que buscas están en http://www. ajustes y cierre. Comprobante diario de contabilidad Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número.La comunidad Latina de estudiantes de negocios Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección.2. origen. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. así como las cuentas afectadas con el asiento. 2. descripción y cuantía de la operación.gestiopolis.

Factura No. 16% c. 3523 a Andrés Salas por $ 547. Vende mercancía al contado a varios clientes. IVA. Los documentos que buscas están en http://www. IVA. Realiza las siguientes transacciones comerciales en el mes de octubre de: a.586. IVA. personas naturales.gestiopolis. 3521 a Luís Agreda por $ 387. según factura Nos.00. 3456 al 3520. por valor de $ 1.com/ . 16% .La comunidad Latina de estudiantes de negocios El Almacén Extraluz Ltda.250. b.Factura No. 16%. 16% . 3522 a Diana Gómez por $ 435.327.600.Factura No. Consigna en el Bancomercio el valor recibido por las ventas de contado y pago de clientes. IVA.. Vende mercancías a créditos: .

000. No.000. 40 de Notaria 4 de Bogota EQUIPO DE OFICINA Muebles y enseres Aportes del socio Javier Zamara. según factura No. 4863 de la Notaria 4ª. 01 Fecha: Dia 01 Mes 07 Año 2007 Pág.000. pagada con cheque No. y muebles para oficina por valor de (1.000.000 2.800: proveedor régimen común. Así: Factura No. El 1 de julio mediante escritura publica No. 16%.A. De Bogota. según factura No.500.200.000 1.000 435 MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA Aportes del socio Iván Roser. 3. según recibo de caja No. (2.400. Formato de comprobante de apertura inicial Comprobante de apertura No. 450.000 1. 01 . 320 TERRENOS Urbanos Aportes del socio Jorge Dávila. según recibos de caja No. 40. • El socio Iván Rosero aporta mercancías por valor de (1.800. 4520 de Fabrica Santy $ 465.02 4.500. según factura No.800. 4024760 del Bancomercio.000 524 52405 Los documentos que buscas están en http://www. 239045 de Banco Nacional.200. • El socio Javier Zaruma aporta $ 2. IVA.5%. e.000 Haber Código 105 10505 CAJA Caja General Aportes de socios. 7890 por $ 1. 4520 de Casa Nova por $ 743. 320. 1 Surtidora Ltda.000 con cheque No.000.374. Según escritura No.com/ .5%. Compra mercancías a crédito: IVA.000 1. según escritura publica No.500. con los siguientes datos: • El socio Jorge Dávila aporta un terreno por valor de $ 2. 3. según factura No.200.500.300: proveedor gran contribuyente. Compra mercancías al contado a Distrinar S. Notaria 4ª. Detalles Parciales Debe 4.600: proveedor gran contribuyente. 3. 450 504 50405 2.. Retención en la fuente. Y RETENCION EN LA FUENTE.La comunidad Latina de estudiantes de negocios d.gestiopolis. 4520 de Almacén Prix por $ 874. Traslado a libros mayores y auxiliares: • • La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares Las columnas Debe y Haber se trasladan al libro diario columnario.500. Tres socios constituyen la empresa Surtí modas Ltda.500. Factura No. 002. Factura No. 16%. De Bogota.800.000 1. según factura No.

800.589.000 431. 3456 a 3520 Por ventas a crédito Facturas Nos. 10.697.000 4.500. 3456 a 3520 4.gestiopolis.500.000 Haber Código 105 10505 CAJA Caja General Venta al contado facturas Nos. Detalles Parciales Debe 1. 3521 Diana Gómez Factura No.000.000 1.300.000.000 3. 3521 a 3523 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR Venta de pinturas y lacas 2.540.La comunidad Latina de estudiantes de negocios APORTES SOCIALES Cuotas de interés social Jorge Dávila: Su aporte Iván Rosero: Su aporte Javier Zaruma: Su aporte SUMAS IGUALES $ Para registrar constitución de la sociedad mediante escritura publica No.000 reparado por: Revisado por: Aprobado por: Contabilizado por: Comprobante de venta No.000 305 30505 3050501 3050502 3050503 CLIENTES Clientes Nacionales Luís Agreda Factura No.200.736 2408 240801 4135 4135 Los documentos que buscas están en http://www.000 2. 4863 de la notaria 4a. De Distrito Capital de Bogota. 1 Almacén Extraluz Ltda.com/ .638 1.000 115 11505 1150501 1150502 1150503 10. No.000 2. 3522 Andrés Salas Factura No.374 1.500. 02 Fecha: Dia 31 Mes 10 Año 2007 Pág.200. 3523 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR Impuestos generados Por ventas de contado Facturas No.000 10.000.

La comunidad Latina de estudiantes de negocios SUMAS IGUALES $ Para registrar ventas realizadas en el mes de octubre según facturas Nos.129. No. 3456 a 3523 3.540.540.374 reparado por: Revisado por: Aprobado por: Contabilizado por: Comprobante de consignación No.540.000 1.540.540.000 1. 1 Almacén Extraluz Ltda.000 1.540.000 1. Detalles Parciales Debe 1.374 3. 03 Fecha: Dia 31 Mes 10 Año 2007 Pág.com/ . Los documentos que buscas están en http://www.000 Haber Código 110 11005 110501 105 10505 BANCOS Moneda Nacional Banco del Comercio CAJA Caja General SUMAS IGUALES $ Para registrar consignaciones efectuadas en el mes de Octubre.000 1.129.gestiopolis.

A. Factura No.A.888 119.200 2.008 74.100 553. PROVEEDORES NACIONALES Compra de mercancías para la venta Almacén Prix Factura No.011.588 836. 1 Almacén Extraluz Ltda. 3870 Fabrica Santy Factura No.775 523.296 4.La comunidad Latina de estudiantes de negocios Revisado por: Aprobado por: Contabilizado por: reparado por: Comprobante de compra No.104 30.296 219.458. 3870 Fabrica Santy Factura No.601 26.396 Debe 3. 4520 Casa Nova Factura No. 3870 Fabrica Santy Factura No.163 983.546.344. 8561 SUMAS IGUALES $ Para registrar compras de mercancías realizadas en el mes de octubre.200 1. 8561 BANCOS Moneda Nacional Banco de Comercio Distrinar S.904 139. 4520 Casa Nova Factura No. Parciales 3.100 Haber Código 6205 620501 2408 240805 Detalles DEMERCANCIAS Compra de mercancías para la venta IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 1110 111005 11100501 2205 220510 22051020 22650132 22651050 2365 236540 Impuesto descontable Distrinar S. 7890 Almacén Prix Factura No.458. 04 Fecha: Dia 31 Mes 10 Año 2007 Pág.011.033 16.496 1. No.A.033 48. 8561 RETENCION EN LA FUENTE Compras Distrinar S.396 4.800 121. 4520 Casa Nova Factura No. Revisado por: Aprobado por: Preparado por: Contabilizado por: Los documentos que buscas están en http://www. 7890 Almacén Prix Factura No.gestiopolis.com/ .546. Factura No.

♦ Firmas de los responsables de elaborar.gestiopolis.La comunidad Latina de estudiantes de negocios CONCLUSION Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: ♦ Nombre o razón social de la empresa que lo emite. unidad 5. recibos de pagos efectuados. Cuarta Edición. Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa.2 paginas 67 a la 92. informes). ♦ Descripción del contenido del documento. Los documentos que buscas están en http://www. • Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.: facturas de ventas. BIBLIOGRAFÍA Contabilidad Universitaria. recibos por cobranzas. presupuestos. editorial MCGRAWGIL. etc. Ej. ♦ Nombre. es fuente de información (planillas de sueldos. depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable.: facturas de compras. avanzando con las nuevas generaciones. hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento. aprobar y contabilizar los comprobantes. vales.1 – 5. revisar. tema 5.com/ . número y fecha del comprobante. Clasificación: • • Externos Internos • • De uso interno De uso externo Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej. Por otra parte. no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras.

La comunidad Latina de estudiantes de negocios LUCY DEL CARMEN CORAL DELGADO.gestiopolis. Los documentos que buscas están en http://www. especialidad en comercio y contaduría. docente de contabilidad y legislación INEM Mariano Ospina Rodríguez.gov.contaduria. Licenciada en educación especializada. especialidad en comercio y contaduría.co .com/ . PAGINA WEB: www. Licenciada en educación especializada. EMMA LUCIA GUDIÑO DAVILA. magíster en administración educativa. docente de contabilidad y legislación INEM Mariano Ospina Rodríguez.