Kinh gửi P.

TCCB&QLSV, Ban Giám đốc và lãnh đạo các đơn vị, bộ phận của Học viện,
Khoa Không lưu xin đóng góp và đề nghị bổ sung một số vấn đề liên quan đến Bản dự thảo
“Quy định về hội họp” nhằm giúp cho bộ phận biên soạn hoàn thiện quy định này. Cụ thể
như sau:
1) Bổ sung them khái niệm “Họp phối hợp”… do đơn vị chủ trì nhằm giải quyết các
vướng mắc trong quá trình triển khai chức nhiệm vụ do đơn vị mình quản lý. Ví dụ:
P. Đòa tạo sẽ chgu3 trì các cuộ họp phối hợp giải quyết các vấn đề đào tào; P.
TCKT chủ trì giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính…
2) Điều 3 – Phân cấp hội họp: (Phải sửa lại là Điều 5)
- Mục 1: Phần nội dung cá cuộc họp cấp Học viện nên bổ sung thêm “Họp Hội
đồng Học viện”. Vì sắp tới chúng ta phải hoàn thiện về tổ chức bộ máy và bổ
sung thêm Hội đồng này.
- Mục 2 – Cấp đơn vị: “Các đơn vị do Học viện trực tiếp quản lý (sau đây gọi
chung là đơn vị) theo phân cấp, chức năng, nhiệm vụ được phân công chịu trách
nhiệm tổ chức các buổi họp tại đơn vị.” nên bổ sung them “chủ trì các cuộc họp
chuyên môn, cuộc họp phối hợp”…
3) Nên thay đổi thuật ngữ “bức xúc” tại mục 1.3 và 1.4 Điều 4 (Sửa lại số thứ tự - Điều
6): nên thay “…những vấn đề trọng tâm, bức xúc”… thành “những vấn đề trọng tâm,
cần triển khai kịp thời”.
4) Điều 6 – Tổ chức hội họp
Đây là nội dung theo cá nhân tôi là quan trọng nhất, cần phải có sự thống nhất và ý
kiến của toàn thể Học viện. Vì trong thời gian qua, các đơn vị, đặc biệt là cá Khoa đã
phải tham dự quá nhiều cuộ họp đột xuất và việc tổ chức họp thường xảy ra nhiều
vấn đề dẫn đến ảnh hưởng hiệu quả cảu buổi họp như: Thông báo trễ, thông báo sai
thành phần, không cung cấp đầy đủ thông tin để các đơn vị có thể chuẩn bị tốt nội
dung trước cuộc họp… Vì vậy, tôi đề nghị cần phải xác định rõ trách nhiệm, vai trò
và phương thức triển khai một cách rõ ràng như sau:
- Đơn vị cập nhật lịch họp: P. HCTH (Chỉ cập nhật các cuộc họp cấp Học viện,
cuộc họp chuyên môn, cuộc họp phối hợp và họp quan trọng ngoài học viện)
- Đơn vị mời họp đối với các cuộc họp chuyên môn, phối hợp: Đơn vị chủ trì chịu
trách nhiệm thông báo trực tiếp đến các đối tượng là thành phần tham dự. Trong
trường hợp đối với các cuộc họp đột xuất, phải trực tiếp thông báo bằng điện
thoại.
- Thời gian ưu tiên bố trí lịch họp chuyên môn và họp phối hợp: Chiều thứ 5 và
chiều thứ 6 hàng tuần.
Xin trân trọng kính chào!