Professional Documents
Culture Documents
Keperluan Bilik Registri Dan Bilik Rekod
Keperluan Bilik Registri Dan Bilik Rekod
OBJEKTIF
2
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
3 4
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Bilik yang dikhaskan bagi menyimpan dan menyenggara 1) Seksyen 7, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
rekod separa aktif, tidak aktif dan tamat tindakan Fungsi Ketua Pengarah:
Bilik ini dilengkapi dengan kelengkapan dan peralatan menasihati pejabat awam dalam perancangan,
yang sesuai bagi memastikan rekod dapat dipelihara pelaksanaan dan penilaian program pengurusan rekod
dengan baik dan selamat [seksyen 7(g)]
menetapkan standard dan tatacara bagi pembaikan
program pengurusan rekod dan arkib awam
[seksyen 7(h)]
5 6
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
1
Arkib Negara Malaysia
2) Keputusan Mesyuarat Jemaah Menteri bertarikh 23 3) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 –
November 2005 Panduan Pengurusan Pejabat
Cadangan supaya agensi kerajaan menyediakan Bahagian VIII – Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan
peruntukan dan kemudahan penyimpanan rekod yang Pelupusan Rekod Awam, Perkara 8.2 (b) Mengadakan
sempurna Bilik Rekod jabatan dengan kelengkapan dan peralatan
yang bersesuaian
7 8
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
9 10
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
2
Arkib Negara Malaysia
1) Lokasi
2) Keluasan dan ruang
BILIK REGISTRI BILIK REKOD
• berada di Bahagian Khidmat • Berdekatan dengan Bahagian Khidmat BILIK REGISTRI BILIK REKOD
Pengurusan/ Seksyen Pentadbiran Pengurusan/ Seksyen Pentadbiran bagi
sekurang-kurang di aras 1 dan ke memudahkan pemindahan rekod separa • kaunter terbuka/ terperingkat untuk • ruang penyimpanan
atas (bukan di ground floor/ aktif, tidak aktif dan tamat tindakan menerima surat-menyurat dan - rekod terbuka separa aktif, tidak
basement) dokumen aktif dan tamat tindakan
• sekiranya Bilik Rekod berada di luar • ruang penyimpanan - rekod terperingkat separa aktif,
• terhindar daripada punca bencana pejabat awam perkara-perkara berikut - rekod terbuka aktif tidak aktif dan tamat tindakan
seperti kebocoran air, kebakaran hendaklah diambilkira: - rekod terperingkat aktif • mempunyai ruang kerja untuk aktiviti
dan sebagainya - dibina di kawasan tinggi dan selamat • mempunyai dua (2) ruang bekerja iaitu pelupusan (memproses penerimaan,
daripada banjir kilat/ bermusim ruang kerja pengurusan mel dan ruang permintaan dan pelupusan rekod)
• akses kepada Bilik Registri - jauh atau terhindar daripada punca kerja pengurusan fail aktif • ruang peralatan pejabat seperti mesin
hendaklah mudah/ dekat dan bencana seperti kebocoran air • Ruang peralatan pejabat perincih
dikawal kebakaran • Workstation staf • workstation kakitangan (sekiranya saiz
- bahan binaan bangunan yang bilik rekod adalah besar dan rekod
berkualiti, mampu menampung beban didaftarkan menggunakan sistem)
rekod dan kalis api
15 16
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Contoh:
Bilik Registri
17
18
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
3
Arkib Negara Malaysia
19 20
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Bilik Rekod
3) Bahan binaan dan struktur
21 22
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
4
Arkib Negara Malaysia
Keperluan suhu dan kelembapan bandingan Keperluan suhu dan kelembapan bandingan
bagi Bilik Registri dan Bilik Rekod (samb…) bagi Bilik Registri dan Bilik Rekod (samb…)
BIL FORMAT SUHU/ KELEMBAPAN
BANDINGAN (RH) BIL FORMAT SUHU/ KELEMBAPAN
3. Media Fotografi <18°C BANDINGAN (RH)
• Hitam putih +/-2°C
35% RH 6. Media Optikal 15-16°C
35% RH
4. Media Fotografi <5°C +/- 5%
• Warna 35% Relative
Humidity (RH) +/- 5% 7. Lain-lain 20°C
+/2°C
5. Media Magnetik 18°C 50% RH
+/- 2°C +/- 5%
35% RH
+/- 5%
27 28
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
29 30
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
5
Arkib Negara Malaysia
31 32
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Dilengkapi dengan:
33 34
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Pewasapan bahan
35 36
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
6
Arkib Negara Malaysia
Pewasapan
10) Pengendalian dan penjagaan rekod
37 38
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
39 40
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Banjir
PELAN TINDAKAN BENCANA
41 42
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
7
Arkib Negara Malaysia
Banjir Banjir
43 44
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
45 46
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
SEKIAN
TERIMA KASIH
Hakcipta Terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana kandungan slaid ini dalam apa bentuk dan dengan cara apa jua sama
ada secara elektronik, fotokopi, mekanik atau cara lain sebelum mendapat izin bertulis daripada
Arkib Negara Malaysia