Arkib Negara Malaysia

OBJEKTIF

PENGGUNAAN DAN
PENYENGGARAAN REKOD Melaksanakan pengendalian, pengedaran, pengesanan,
penyimpanan dan penyenggaraan rekod mengikut
prosedur yang betul

2
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

KANDUNGAN PENDAFTARAN SURATAN RASMI

Pendaftaran surat yang diterima terbahagi kepada 2:
SURAT TERBUKA SURAT TERPERINGKAT

Pendaftaran Suratan rasmi

Perlu didaftar dalam Buku Daftar
Perlu didaftar dalam Buku Daftar

Pengendalian Fail
Surat Menyurat Masuk Surat Menyurat Masuk khas

Pengedaran Fail (Buku Daftar Am 10-Pin.3/80) mendaftar surat/dokumen

Pengesanan Fail
Dicap/ ditulis tarikh diterima terperingkat sahaja (Buku Daftar
Am 10-Pin.3/80)

Penyimpanan dan Penyenggaraan Fail
Perlu dikandungkan ke dalam fail
serta merta untuk tindakan
Dicap/ ditulis tarikh diterima
pegawai bertanggungjawab
Perlu dikandungkan ke dalam fail

Direkodkan dalam Kertas Minit fail serta merta untuk tindakan
pegawai bertanggungjawab

Dimajukan kepada Ketua Jabatan

Direkodkan dalam Kertas Minit fail

Surat segera (u.p.: En.……)
hendaklah diberi terus kepada
Dimajukan kepada Ketua Jabatan
Pegawai yang bertanggungjawab
3 4
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

PENDAFTARAN SURATAN RASMI BUKU DAFTAR SURAT

(samb…)

Pendaftaran surat keluar terbahagi kepada 2:

SURAT TERBUKA SURAT TERPERINGKAT

Direkodkan dalam Kertas Minit fail
Perlu didaftar dalam Buku Daftar

Perlu didaftar dalam Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi Am 492 Buku Daftar
Surat Menyurat Keluar (Tertakluk Di Dalam Jadual) Am 10-Pin.3/80)
(Buku Daftar Am 10- Pin.3/80) atau Buku Daftar Suratan
Rahsia Rasmi Am 492A
(Tertakluk Di Luar Jadual)

Direkodkan dalam Kertas Minit
fail

5 6
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

1
 Arkib Negara Malaysia

FORMAT DAFTAR SURAT MENYURAT PENGENDALIAN FAIL

Nombor Tarikh No.Fail Nombor- Tarikh Daripada Perkara Dirujukkan
Penerimaan Kementerian nombor surat siapa kepada
Pengedaran fail
Ibu Pejabat yang lain

Penggunaan fail sementara - Sampul Kecil

Fail tidak dapat dikesan/ hilang

Penyimpanan fail

Penggantian kulit fail

7 8
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

PENGEDARAN FAIL PENGEDARAN FAIL (samb…)

Maklumat direkodkan di atas kulit fail
Tindakan selesai/ tidak dapat diteruskan fail perlu

Catatkan singkatan Jawatan Pegawai dan tarikh dikembalikan kepada Unit Registri
diedarkan
Untuk meneruskan tindakan, guna Simpan Dalam

Maklumat yang sama perlu direkodkan di atas Kad Perhatian (SDP) dengan memberi tarikh yang
Pergerakan Fail/ Buku Daftar Fail (sekiranya ada) diperlukan

Kad disimpan di Unit Registri
Fail terperingkat hendaklah diedarkan dengan
menggunakan beg berkunci/ sampul khas

9 10
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

BUTIRAN PERGERAKAN FAIL

CONTOH CATATAN
PERGERAKAN FAIL Butiran dicatat pada kulit fail
(singkatan nama jawatan pegawai Tiada butiran pergerakan fail
PADA KULIT FAIL dan tarikh). Butiran sama dicatat
pada Kad Pergerakan Fail

Singkatan nama
jawatan Pegawai

11 12
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

2
 Arkib Negara Malaysia

KAD PERGERAKAN FAIL KAD PERGERAKAN FAIL

Diguna untuk mengawal
pergerakan

Maklumat edaran sama dengan muka depan kulit fail

Disimpan/ dikepil bersama

Kad dikeluarkan & disusun mengikut no seturut fail kertas minit

Akan dikeluarkan dari fail dan
nama peminjam, tarikh
dihantar dicatatkan

Kad disimpan oleh registri
sebagai alat untuk mengesan

Bukti pinjaman

13 14
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

KAD PERGERAKAN FAIL (samb...) BORANG – BORANG REGISTRI

Kawalan Pergerakan Fail

1. Borang Permintaan Fail

2. Borang Makluman Pergerakan Fail
3. Borang Lanjutan Penggunaan Fail
4. Borang Pertanyaan Kedudukan Fail
5. Borang Pemindahan Surat/ Lampiran
6. Borang Permohonan Fail Simpan Dalam Perhatian
(SDP)
7. Borang Permohonan Membawa Fail Keluar Dari
Kawasan Pejabat
15 16
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

BORANG MAKLUMAN BORANG LANJUTAN PENGGUNAAN BORANG PERTANYAAN MENGENAI

BORANG PERMINTAAN FAIL
PERGERAKAN FAIL FAIL KEDUDUKAN FAIL

17 18
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

3
 Arkib Negara Malaysia

SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)

BORANG PERMOHONAN MEMBAWA
BORANG PEMINDAHAN
FAIL KELUAR DARI KAWASAN
SURAT/LAMPIRAN
PEJABAT
19
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

Guna buku SDP yang
mengandungi nombor
fail dan tarikh fail perlu
dikeluarkan untuk
tindakan

Fail-fail SDP disusun
dan disimpan dalam
kabinet yang
berasingan dari kabinet
menyimpan fail aktif

Buku SDP hendaklah
diperiksa setiap hari
bekerja
20
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

CONTOH BORANG
PENGESANAN FAIL INDEKS

Indeks: Bahagian
Hadapan

Digunakan untuk mengesan fail dengan mudah dan

tepat

Disusun mengikut abjad sama ada berdasarkan
faharasat atau kata kunci yang ditentukan semasa fail
dibuka

Kaedah manual atau melalui komputer Bahagian
Belakang

Berdasarkan tajuk dalam klasifikasi fail Jabatan

21 22
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

KAWALAN MELALUI FAIL SEMENTARA - SAMPUL KECIL

SISTEM KOMPUTER
Pergerakan Fail Menggunakan Sistem
Elektronik Sampul Kecil (Am 435A – Pin.1/82) adalah kulit fail yang
digunakan sebagai fail sementara apabila:

Fail asal tidak dapat dikesan

Apabila lebih daripada seorang pegawai perlu
mengambil tindakan segera ke atas fail yang sama

23 24
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

4
 Arkib Negara Malaysia

FAIL HILANG/ TIDAK DAPAT Contoh

Penggunaan
DIKESAN Sampul Kecil Jika
Fail Asal
Hilang/Tidak Dapat

Kehilangan perlu dilaporkan kepada Unit Registri
Dikesan

Fail sementara (sampul kecil Am 435A-Pindaan 1/82) perlu Tajuk Fail
yang
dibuka menggunakan nombor dan tajuk yang sama dengan hilang/tidak
No. Rujukan
fail asal dapat
Fail yang

Apabila fail ditemui semula sampul kecil perlu dikandungkan hilang/ tidak dikesan
ke dalam fail berkenaan sebagai satu kandungan dapat dikesan

Sekiranya fail asal masih tidak dapat dikesan dalam tempoh 3
bulan, fail baru dibuka menggunakan nombor dan tajuk yang
sama dengan Jilid seterusnya. Sampul kecil dimasukkan ke
dalam fail baru sebagai lampiran/kandungan pertama

Sekiranya fail asal ditemui selepas fail baharu dibuka, fail asal
ditutup
25 26
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

CONTOH
PENGGUNAAN PENYIMPANAN FAIL
SAMPUL KECIL
No.
UNTUK TINDAKAN -Fail Aktif di dalam kabinet besi Tulang fail ke atas adalah
Kandungan
SEGERA KE ATAS menggunakan ‘pocket file’ cara yang salah
FAIL YANG SAMA -Tulang fail ke bawah
Tajul Fail
Induk
No. Rujukan
Fail Induk Catatan/
tindakan/
keputusan

Tajuk Kertas
Cadangan/
Surat/ Memo Singkatan nama
jawatan Pegawai
dan tandatangan
penuh

27 28
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

PENGGUNAAN KOTAK DAN RAK

BERGERAK

29 30
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

5

PENGGUNAAN
KABINET UNTUK
PENYIMPANAN
PELAN, PETA,
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PENYIMPANAN FAIL
Fail Tidak Aktif disusun kemas
dan rapi dalam kotak
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
SESI SOAL JAWAB
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Arkib Negara Malaysia
PENYIMPANAN FAIL TUTUP/ AKTIF
POSTER
31 32
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PENGGANTIAN KULIT FAIL
Fail Tidak Aktif tidak
KULIT FAIL PENUH KULIT FAIL ROSAK
diurus dan disimpan Sekiranya catatan di ruangan
Sediakan kulit fail baharu
dengan baik ‘Dihantar Kepada’ dan ‘Tarikh
Catatkan nombor dan tajuk fail
Dihantar’ telah penuh digunakan: yang sama

Masukkan kulit fail lama (muka

Sediakan kulit fail baharu hadapan sahaja) ke dalam kulit

Catatkan maklumat yang sama fail baru dan memberi nombor
seperti Nombor Fail, Perkara, kandungan seterusnya
Kertas-kertas Yang Berhubung,
Kertas Minit dan isi kandungan
dan Tarikh Kandungan Pertama dipindahkan ke dalam fail baru
seperti kulit fail lama
Minitkan di Kertas Minit

Masukkan kulit fail lama (muka

Kandungan dan minit yang koyak
hadapan sahaja) ke dalam kulit dibuat pembaikan kecil dengan
fail baru dan beri nombor menggunakan gam kanji
kandungan seterusnya

Minitkan di Kertas Minit
33 34
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
SEKIAN
TERIMA KASIH
Hakcipta Terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana kandungan slaid ini dalam apa bentuk dan dengan cara apa jua sama
ada secara elektronik, fotokopi, mekanik atau cara lain sebelum mendapat izin bertulis daripada
Arkib Negara Malaysia
Sekyen Konsultansi dan Latihan
skl@arkib.gov.my
0362090600
35
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia