AKADEMIK UNIVER SITTI TEKNOTLOGI MARA Bilangan 2 Tahun 2019 20 PEMILIKAN DAN PENGURUSAN PROGRAM AKADEMIK UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA TUJUAN Pekeliling ini bertujuan memaklumkan kepada pihak pengurusan dan pentadbiran akademik Universiti Teknologi MARA (UITM) tentang polisi pemilikan dan pengurusan program akademik Universit. LATAR BELAKANG 2.1 Ketetapan pemilikan dan pengurusan program akademik merupakan salah satu aspek utama dalam pelaksanaan transformasi tadbir urus UiTM. Ini penting bagi memastikan kelancaran pentadbiran akademik di semua fakulti, pusat akademik dan cawangan. 2.2. Sehubungan ini, model tadbir urus Pengurus Utama (PU) dan Pengurus Pelaksana (PP) telah dibangunkan sebagai panduan bagi hal ehwal penawaran, pentadbiran dan pengurusan program akademik di UiTM. 2.2 Penentuan hak milik program sedia ada UiTM telah diluluskan di Mesyuarat Senat ke-204 (19 November 2015) dan kaedah penentuan hak milik tersebut telah dinyatakan di dalam Pekeliling Akademik Bilangan 1 Tahun 2016. 2.3 Semua fakulti, pusat akademik dan cawangan perlu jelas tentang hal pemilikan dan pengurusan sesuatu program akademik.3.0 PEMILIKAN DAN PENGURUSAN PROGRAM AKADEMIK BERDASARKAN MODEL PELAKSANAAN PENGURUS UTAMA (PU) DAN PENGURUS PELAKSANA (PP) 34 3.2 Definisi dan Peranan + Pemilik Program (Program Owner) UITM adalah pemilik kepada semua program akademik Universiti + Pemegang Kuasa (Power Holders) dan Pengurus Lesen (License Manager): Bahagian Hal Ehwal Akademik (HEA) berperanan sebagai pemegang kuasa dan pengurus lesen bagi semua program akademik Universiti. Mempunyai kuasa melantik Pengurus Utama (PU) dan Pengurus Pelaksana (PP) bagi setiap program akademik Universit * Pemilik Bersama Program (co-program owner) Pemilik Bersama Program merujuk kepada semua fakulti, pusat akademik dan cawangan yang membangunkan sesuatu program akademik dan bertanggungjawab kepada program akademik tersebut. Pemilk Bersama Program boleh dilantik sebagai PU atau PP. + Pengurus Utama (PU) Fakult/Pusat Akademik/Cawangan yang dilantik sebagai PU sesuatu program ‘akademik Universiti. Bertanggungjawab sepenuhnya ke atas jaminan kualiti dan keberhasilan program akaderik * Pengurus Pelaksana (PP): Fakulti(pusat akademik/cawangan yang berperanan sebagai pengurus sesuatu program akademik Universit, Mempunyai tanggungjawab bersama ke atas pengurusan, pengoperasian dan keberhasilan program akademik. Penentuan dan Pemilikan Status PU dan PP. a. Semua fekult, pusat akademik dan cawangan yang membangunkan sesuatu program akademik periu mengenalpasti PU dan PP bagi menjalankan setiap program akademik, b. Syarat kelayakan status PU adalah berdasarkan kepada pematuhan tethadap ketetapan yang digariskan di dalam Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) terkini. ©. Syarat tambahan kelayakan status PU boleh merangkumi aspek lain termasuk hasil pencapaian penyelidikan, penerbitan, inovasi dan jaringan industri.33 34 d. Senat berhak menarik balik pelantikan PU dan PP sekiranya kualiti program akademik yang dijalankan tidak dipatuhi. Pengurusan Program Akademik di PU dan PP a. Pengurusan program akademik UiTM adalah berdasarkan konsep francais di mana fakulti, pusat akademik dan cawangan yang dilantik secara rasmi diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus program akademik. b. Segala hal ehwal pembangunan dan pengurusan program akademik adalah tertakiuk kepada arahan dan ketentuan BHEA, JKPT, MQA dan badan profesional yang berkaitan. c. Unit Hal Ehwal Kurikulum (UHEK) berperanan sebagai pihak yang bertanggungjawab dalam hal pembangunan program baharu, semakan kurikulum dan akreditasi program akademik Universit. d. Semua PU dan PP mempunyai peranan dan tanggungjawab dalam mengurus program akademik yang merangkumi aspek-aspek berikut: Pembangunan dan Penyampaian Program Penilaian Pelajar Pemilihan dan Khidmat Sokongan Pelajar iv. Staf Akademik v. Sumber Pendidikan vi, Pengurusan Program vi, Pemantauan, Semakan Program dan Penambahbaikan Kualiti Berterusan BHEA dengan kerjasama Institut Kualiti dan Pengembangan llmu (InQKA) berhak memantau dan melaksanakan audit pematuhan kualiti secara berkala bagi semua program akademik yang dijalankan oleh PU dan PP. 4.0 TUJUAN PELAKSANAAN 4.1 Pekeliling ini disediakan bertujuan untuk memaklumkan polisi pemilikan dan pengurusan program akademik Universiti yang merangkumi perkara berikut: a. Tadbir Urus Program Akademik UiTM (Lampiran 1) i. Struktur Pemilikan Program Akademik ii, Struktur Penawaran dan Pengurusan Program Akademik b, Peranan dan Tanggungjawab Pihak Yang Berkepentingan (Lampiran 2) ©. Carta Alir Proses Pelantikan PU dan PP (Lampiran 3)4.2. Sila panjangkan maklumat ini kepada semua pihak berkepentingan di Fakulti/Pusat Akademi/UITM Cawangan/PTJ masing-masing. 5,0 PEKELILING BERKAITAN Dengan ini, Pekeliling Akademik Bilangan 1 Tahun 2016 (Penentuan Hak Milik Program, Sedia Ada di kampus Cawangan) adalah terbatal. 6.0 TARIKH DIKELUARKAN Pekeliling ini dikeluarkan pada 31 Januari 2019. 7.0 TARIKH KUATKUASA Pekeliling ini berkuatkuasa pada 31 Januari 2019. OR. HJ. MOAAMAD KAMAL HJ. HARUN, FASc & Canselor (Akademik & Antarabangsa) Dikellingkan kepada: Nalb Canselor Rektor UITM Cawangan Dekan Fakulti/Akademi Pengarah Pusat Ketua Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit Bil. Feil: 100-HEA(6/4) Kategori Pekeliling: Polisi(DasarLampiran 4 POLIS! PEMILIKAN DAN PENGURUSAN PROGRAM AKADEMIK UiTM 4. Tadbir Urus Program Akademik uiTM Berikut adalah ilustrasi struktur pemilikan program akademik Universiti dan struktur penawaran dan pengurusan program akademik Universiti berdasarkan mode! pelaksanaan Pengurus Utama (PU) dan Pengurus Pelaksana (PP). (Program Owner um Bahagian Hal Ehwal a. Struktur ‘Akademik Pemilikan (BHEA) Program ‘Akademik Pemegang Kuasa & Pengurus Lesen (Licence uence Fakuli! Pusat ‘Akadomik/Cawangan yang membangunkan program Pemilik Bersama Program (Co-Program Owner) EEC Cee eo ean nESaEEEEREREEC EE ESSE Seen Fakulti/Pusat ‘Akademik/Cawangan: Pengurus Utama (PU) b, Struktur Penawaran dan Pengurusan Program FakultvPusat Fakulti/Pusat Fakulti/Pusat ‘Akademik Akademik/Cawangan ‘Akademik/Cawangan ‘AkademikiCawangan Pengurus Pelaksana (PP)Rajah 1.0: Proses cadangan pembangunan program baharu/semakan kurikulum program sedia ada peringkat dalaman UiTM Rajah 2.0: Proses pelaporan hasil pencapaian akademik pelajar mengikut program akademik SENAT SENAT 1 Pengesahan T JKIKU JKIPA Pengesahan JAF PU seteona PP seerana ‘a Sokong 1 aK Pemakluman 1 at JAN PUR re ria Pemakluman ae Pemakluman bent * Walaubagaimanapun, program beharu perlu ‘mendapat kelulusan LPU selepas SENAT Hal ehwal pentadbiran dan pengurusan berkaitan program akademik UiTM perlu dilaksanakan C berdasarkan struktur tadbir urus ekademik UTM. Berdasarkan model pelaksanaan PU-PP, Rajah 1.0 menjelaskan proses pembangunan program baharu atau semakan kurikulum program sedia ada peringkat dalaman UiTM. Rajah 2.0 menerangkan proses pelaporan hasil pencapaian akademik pelajar mengikut program akademik. Nota: PU -Lembaga Pengarah Universiti SKIKU. - Jawatankuasa Induk Kurikulum Universiti JAE - Jawatankuasa Akademik Fakulti JAN - Jawatankuasa Akademik Negeri JKIPA. - Jawatankuasa Induk Penilaian Akademik SKK - Jawatankuasa Kecil KurikulumLampiran 2 2.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG BERKEPENTINGAN PERANAN PEMEGANG KUASA DAN PENGURUS LESEN (BHEA) ‘a. Menerima dan meneliti cadangan pelantikan baharu/penarikan sebagai PU/PP dari Fakulti/Pusat Akademik/Cawangan. b. Membawa cadangan pelantikan baharu/penarikan sebagai PU/PP dari Fakulti/Pusat ‘Akademik/Cawangan untuk kelulusan TNCAA. Melantik PU/PP. d. Memantau pelaksanaan penawaran, pentadbiran dan pengurusan program akademik Fakulti/Pusat Akademik/Cawangan. Nota: Walau bagaimanapun, Fakulti/Pusat Akademik/Kampus Cawangan yang berhasrat untuk menawarkan program sedia ada di lokasi baharu perlu merujuk Kepad Carta Alir Penawaran Program Sedia Ada di Lokasi Baharu yang telah diedar dan dimuatnaik di laman web BHEA.C PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGURUS UTAMA (PU) 1. Pentadbiran a. Perlu menawarkan program akademik yang berkenaan. b. Bagi program yang dibangunkan oleh Cawangan: » cawangan dilantik sebagai PU program tersebut. Program ini perlu mendapat sokongan dan persetujuan di bawah Fakulti yang berkenaan. = sebarang penawaran program tersebut di cawangan lain perlu mendapatkan persetujuan Fakulti dan telah memenuhi keperluan asas MQA sebelum cawangan lain dilantik sebagai PP. c. Bagi program yang dibangunkan oleh Fakult + Fakulti boleh memutuskan untuk menjadi PU program tersebut atau melantik cawangan lain setelah keperluan MQA dipenuhi. d. Menyemak semula pelantikan PP mengikut tahun semakan kurikulum akademik (3 — § tahun) atau mengikut keperluan semasa. fe. Memastikan Resource Person (RP) dilantik bagi semua kursus program atau kursus servicing di bawah tanggungjawatb PU dan melaksanakan peranan serta tanggungjawab secara berkesan. * pelantikan bagi tempoh minima dua (2) tahun. * keutamaan pelantikan diberikan dari kalangan pensyarah di PU. + diberi tanggungjawab maksimum ke atas dua (2) Kursus (mengikut keperluan). 2, Pengambilan Pelajar a. Memberi input unjuran pelajar baharu untuk PU dan PP kepada pihak Pusat Maklumat dan Perancangan Strategik (CSPI) dan Bahagian Pengambilan Pelajar (BPP). b. Bertanggungjawab dalam urusan temu duga pengambilan pelajar PU dan PP, termasuk pengagihan lokasi dan tugasan temu duga. ¢. Menguruskan proses temu duga pengambilan pelajar bagi PU yang menjalankan program tunggal. d. Diberikan keutamaan enrolmen (atau sekurang-kurangnya satu kelas) pada setiap sesi kemasukan pelajar.3. Pembangunan dan Pengurusan Kurikulum Akademik Memastikan keperluan MQA, badan profesional, JPT dan Universiti dipatu, Membentuk jawatankuasa berkaitan kurikulum mengikut keperluan tadbir urus akademik UITM dan bertanggungjawab terhadap hal kurikulum akademik (program baharu, ‘akreditasi, semakan kurikulum dan penilalan pelajar), Bertanggungjawab ke atas hal semakan syarat kemasukan program. ‘Membuat hebahan pelantikan RP kepada semua PP. Memastikan setiap RP mengemaskini maklumat Kursus terkini di dalam Academic Information Management System (AIMS) _setelah_ mendapat _kelulusan WKIKU/Sena/MQAVJPT) berdasarkan kelulusan tertinggi yang diperoish mengikut keperluan sesuatu prosedur. Memastikan setiep KPP yang menjalankan tugas mengawal sella program mengemaskini maklumat terkini di dalam AIMS setelah mendapet kelulusan, TTDAIKPP (peringket cawangan) perlu menyemak dan mengesahkan sebarang perubahan dan pengemaskinian maklumat yang berkaitan di dalam AIMS mengikut kelulusan. Memastikan program baharu yang dibangunkan mendapat kelulusan akreditasi ‘sementara sebelum penawaran dibuat. Membuat permohonan akreditasi penuh semasa pelajar kohot pertama berada di tahun akhir. Memastikan semakan kurikulum dijalankan secara berkala mengikut dasar/polisi sedia ada. Bagi PU di cawangan, cadangan program baharu dan semakan kurikulum perl dibentangkan di mesyuarat JAN bagi tujuan pemakluman dan dipentangkan di mesyuarat JAF (fakulti yang berkenaan) bagi fujuan mendapatkan sokongan sebelum mendapatkan kelulusan JKIKU. Memastikan maklumat program adalah lengkap mengikut surat kelulusan program dan sejejar dengan maklumat program di MGR dan sistem sokongan akademik (SIMS, AIMS), Mewujudkan inisiatifmekanisma Keserakanan dan kebersamaan (C&C) antara fakult! dan kampus cawangen (PU/PP) bagi memastikan kualit, relevan dan daya saing program akademik UITM.n. Bertanggungjawab ke ates lantikan akademia bagi sesuat program dalam usaha mencapai kecemerlangan akademik, 4, Pengurusan Pentaksiran dan Penilaian a. Memastikan pelaksanaan penjajaran konstruktif berlaku berdasarken pelan pentaksiran kursus yang telah dibangunkan. b. Memastikan pensyarah menyediakan rubrik penilaian yang bersesuaian mengikut kaedah pentaksiran yang telah dipiih bagi mencapai hasil pembelajaran. c. Bertanggungjawab sepenuhnya dalam pengurusan penyediaan kertas_soalan peperiksaan akhir/khas/intersesiecemasan. Soalan yang dihasilkan perlu mengikut Jacual Spesifikasi Ujian (JSU) yang ditetapkan, mengikut spesifikasi format peperiksaan dan menjalankan vetting sebelum kertas soalan cihantar ke Bahagian Penilaian Akademik (BPA). d. RP (melalui Bik Gerakan Peperiksaan) bertanggungjawab ke atas pemakluman pembetulan ralat (jka ada) kepada semua PP, berdasarkan Garis Panduan Pengurusan Peperiksaan Akhir BPA. ‘@. Memastikan laporan pencapaian akademik pelajar (bagi setiap program akademik yang ijaiankan di seluruh sistem UiTM) dibentang di mesyuarat JAF/JAN. { Meneliti pencapaian hasil pembelajaran bersama PP secara berkala untuk penambahbaikan secara berterusan (CQ). 4g. Memasiikan laporan CQI dibentangkan di mesyuarat JAF/JAN bagi tujuan pemantauan, intervensi dan penambahbalkan kualtti program akademik. fh. Memastikan laporan CQI dihantar ke UHEK, BHEA bagi tujuan rekod dan konsolidasi di peringkat Universit. 5, Pemantauan Kualiti Program Akademik a, Memastikan kualiti program akademik dipatuhi (COPPA, Program Standard, Badan Profesional, dokumen JPT dan Universit) b. Mengendalikan program PU-PP Academic Engagement Session (AES) secara berkala. PU juga digalakkan untuk mengadaken program AES bagi kursus servicing dan elelitc. Fakulli perlu memantau program di bawah tadbir PU di cawangan (perkembangan enroimen pelajar, kemajuan pelajar, pelaporan hasil pembelajaran, promosi program dan sebagainya) 6. Pengurusan Kewangan ‘a. Merangke dan memastikan bajet optimum bagi hal pengurusan dan pengoperasian program akademik. b, Menanggung kos pengurusan bengkel/mesyuarat, termasuk kos penginapan dan makan/minum peserta PU dan PP.€ PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGURUS PELAKSANA (PP) 4. Pentadbiran a. Bertindak sebagai franchisee dalam menawarkan program akademik. 'b. Member’ input dan menyediakan laporan yang diperlukan oleh PU. Memohon kelulusan PU untuk sebarang penawaran kursus intersesi yang ingin dilaksanakan di kampus PP. d. Memantau Resource Person (RP) yang dilantik bagi kursus program atau kursus servicing metaksanakan peranan serta tanggungjawab secara berkesan. 2. Pengambilan Pelajar ‘a. Memberi makium balas terhadap input unjuran pelajar PP yang diberikan oleh pihak Pusat Maklumat dan Perancangan Strategik (CSPI) dan Bahagian Pengambilan Pelajar (BPP) semasa Mesyuarat Unjuran Pelajar ITM. b. Mengurus proses temu duga pengambilan pelajer seperti yang ditetapkan oleh PU (ika ada). 3. Pembangunan dan Pengurusan Kurikulum Akademik a. Memberi input berkaitan hal ehwal akademik termasuk pembangunan program baharu, semakan kurikulum, akreditasi program dan lain-lain kepada PU (mengikut keperluan). b. Memastikan setiap RP mengemaskini maklumat Kursus terkini di dalam AIMS setelah mendapat kelulusan (JKIKU/SenatMQA/JPT) berdasarkan kelulusan tertinggl yang diperoleh mengikut keperluan sesuatu prosedur. . Memastikan setiap KPP (yang menjalankan tugas mengawal sella program di cawangan) mengemaskini maklumat terkini di dalam AIMS mengikut kelulusan (seperti dib). d. Mewujuckan inisiatiffmekanisma keserakanan dan kebersamaan (C&C) antara fakulti dan kampus cawangan (PU/PP) bagi memastikan kualiti, relevan dan daya saing program akademik UITM.C 4, Pengurusan Pentaksiran dan Penilaian a. Melaksanakan perancangan, pelaksanaan pentaksiran dan penilaian seperti yang ditetapkan oleh PU. b. Memastikan laporan CQl dibentangkan di mesyuarat JAF dan JAN bagi tujuan intervensi, pemantauan dan penambahbaikan kualiti program akademik. ¢. Memastikan laporan CQI dihantar ke UHEK, BHEA bagi tujuan rekod dan konsolidasi di peringkat Universit. 4d. Berkongsi maklumat pencapaian hasil pembelajeran program dan kursus secara berkala bersama fakulli, pusat akademik dan kampus. 5, Pemantauan Kualiti Program Akademik a. Memastikan kualiti program akademik dipatuhi (COPPA, Program Standard, Badan Profesional, dokumen JPT dan Universiti) b. Sentiasa member! kerjasama dalam menerima dan menyalurkan maklumat terkini kepada PU. c. Melaksanaken arahan-arahan semasa dari PU terutama dari aspek menjamin kuallti program akademik. 6. Pengurusan Kewangan a. Merangka dan memastikan bajet optimum bagi hal pengurusan dan pengoperasian program akademik b. Menanggung kos pengangkutan pensyarah yang menghadiri bengkel/mesyuarat anjuran PU.3.0 CARTA ALIR PROSES PELANTIKAN PU DAN PP Lampiran 3 Tanggungiawab ‘Aliran Kerja Proses Kerja Catatan Dekan/Rektor ‘Menerima atau member: cadangan pelantixan PUIPP (FakuitCawangen ddarikepada Fakulti/Pusat yang ‘Akademik/Cawangan membangunkan rogram ‘akademik) ‘TeakSotong JAF Meneliticadangan pelantikan PUIPP Meryediakan surat tidak Sistem rekod surat ‘sokong terhadap cadangan FakultiPusat polantikan PUIPP AkademikiCawangan yang membangunkan Menyediakan eurat sokong JAF | "program akademik tethadap cadangan pelantikan ee PUIPP (beserta lampiran laporen Rujuk laman web instrumen COPPA) BHEA ‘Menyemak cadangan Sistem rekod surat pelantikan PUPP dan BHEA menyediakan input pengesahen Meluluskan cadangan TNC (ABA) polantkan PUPP ‘Sistem rekod surat BHEA UHEK Menyediakan surat pelantkan | Sistem rekod surat bbaharulpelantikan semula BHEA PUIPP: Sistem rekod pangkalan data PU- PP 10