MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL NUEVO Pals DIRECCION GENERAL, Par Tomek eouacon 19 DIC 2015 | INSTRUCTIVO NUMERO O 43 ~ Bogoté 0.C., J soon -secen—70 LINEAMIENTOS GENERALES EN EL FORTALECIMIENTO DEL APLICATIVO “GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES (GECOP)” Teniendo en cuenta la mejora continua que se viene adelentando en el Proceso de Gestién Documental de la Policfa Nacional, a través de la Implementacién del aplicativo GECOP y con el fin de dar aloance a io dispuesto en el marco normativo de ta funcién archivistica en Colombia, la Institucién ha eneaminado ésfuerzos en la construccién de lineamientos que reglamenten e| trémite de los documentos en medio digital, permitiendo coadyuvar a la sincronizacién de las acciones de eficiencia administrativa con las politicas de Gobierno en Linea Es por ello, que en busca de desplegar nuevas técnologias para la atticulacién, Identificacién, simplicacién, racionalizecién y automatizacién de procesos y procedimientos que faciiten su acceso y tramite, es que a partir de la vigenola del presente Instructivo, la documentaoién interna producida por la Policia Nacional serd gestionada tnica y exclusivamente en medio digital a través del aplicativo GECOP; de otra parte, la documentacién proveniento de particulares se formalizard on la herramienta y se entregara de manera fisica a la unidad policial competente para el efecto. Af las cosas, con fundamento en los principios de procedencia y orden original, asf como la utiizacién adecuada de los medios tecnolégicos, permitira la reducién sistemética en el uso del papel; por lo que se deberd custodiar y conservar el documento fisico en original en la unidad yio dapendencia productora, ino para su respectiva a Internamente los procesos y siendo tramitado a través del sistema, el documento virtual a la dependencia des gestién, a fin de realizar un manejo eficiente de la herramienta y a procedimientos, Finalmente, se hace necesario que los sefiores directores, jefes y comandantes en los diferentes niveles de gestién, sean los encargados de garantizar el cumplimiento a lo dispuesto en el presente Instructivo, El presente acto administrative deja sin vigencia lo dispuesto en el Instructivo 071 DIPON ~ SEGEN del 29/12/2014 “Pautas Genereles para la Implementacién y Funcionamiento de! Aplicativo *Gestor de Contenidos Policlales (GECOP)" y 1o contenido en el numeral 8 del instructive 014 SUDIR — SEGEN del 01/04/2014 *Pautas Generales para la Produccién, Recepcion, Distribucién y Trémite de las Comunicaciones Oficiales en la Policfa Nacionst, General RODOLFO PALOMINO LOPEZ Director Genaral de la Policfa Nacjpnal de Colombia Susllaaues 4DS:IN-0001| Pagina t é08 ‘Aprobacsén: 28-04-2014 Ver:o1anexo 1 aL nstructivo No. OE g vic ts : J DIPON - SEGEN - srr8 _yoeut 70, LINEAMIENTOS GENERALES EN EL FORTALECIMIENTO DEL APLICATIVO “GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES (GECOP)” REVISO, MARCO NORMATIVO Ley 527 de 1999, "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de las mensajes de datos, de! comercio electrénico y de las fimas digtales, y se establecen las entidades de cerfificacién y se dictan otras disposiciones". Ley 594 de 2000 *Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras cisposiciones'. Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacién de trémites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones piblicas 0 prestan servicios pablicos' Ley estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protecclén de datos personales” Ley 1487 de 2011 “Por la cual se expide el Cédigo de Procedimiento Administrative y de lo Contencioso Administrative" Ley 1755 de 2015 "Por medio de la cual se regula el derecho fundamental de peticién y se susttuye un titulo del Cédigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrative’, Decreto 2150 de 1996, “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos 0 tramites innecesarios existentes en la Administracion Publica’ Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir reformer regulaciones, procedimientos y tramites innecesarios existentes en la Administracién Publica’. Resolucién No. 08614 del 2012 del Ministerio de Defensa Nacional “Por la cual se adopta el Programa de Gestién Documental - PGD “Hacia un Sistema de Gestién de Documento Electrénico de Archivo’ SGDEA para el Sector Defensa’. Resolucién No, 03049 del 24 de agosto de 2012 "Manual del Sistema de Gestion de Seguridad de la Informacién Para La Policia Nacional. Resolucién No. 03222 de 2014 “Por la cual se implementa el aplicativ Gestor de Contenidos Polciales GECOP* ‘Acuerdo 088 de 2002 "Por el cual se desarrolla el articulo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000". Brigadier General FAt CARDENAS LEONEL Jefe Oficing de P¥dneacién 1084N-0001 Pagina 2 de| ‘Aprobacién: 28-08-2014 Ver: 01pase T 4s 4g DIC 115: ANEXO 2 AL NSTRUCTHO No ioe. /o1p0N “seen - se ARcatneNtOs GENERILES EN EL FORTALECHENTO DEL APLIGAIING sOESTOR DE Cinttenibos POLCIALeS (GEOPy MARCO GENERAL EN EL FORTALECIMIENTO DEL GECOP La Policia Nacional ha articulado esfuerzos en la construcoién de una herramlenta tecnolégica que crea los mecanismos para lograr una comunicacién efectiva dentro de la Institucién, con el fin de alcanzar la seguridad en los procesos que desarrolla, evidenciéndose con esto, un avance significative en la disminucién de los tiempos de respuesta, actuando asi de manera mas eficiente en la administracién de los recursos humanos y tecnolégicos. Es por esta raz6n, que la digitalizacién ha permitido convertir los soportes fisicos en ficheros electrénicos andlogos, en tal sentido, el documento que sea producido por cualquier dependencia de la Policfa Nacional en cumplimiento de sus funciones, deberd ser radicado y gestionado virtwalmente a través del aplicativo GECOP a la dependencia destino, y el producido fisicamiante deberd custodiarse en original en el archivo de gestion de la dependencia productora, dando cumplimiento a los principios de procedencia y orden original establecidos en la normativa archivistica vigente, Por lo tanto, para los casos enlos que sea allegado un documento a la dependencia destino y luego de Una evaluacién del mismo se determine la necesidad de aportar el original, deberd coordinarse con la Unidad productora para su envio, sin embargo, en este evento el documento no podrA ser devuelto por el destinatario, se registrard en el GECOP en la pestafia “comentario” indicando las razones por las cuales se requiere, quedando pendiente en el sistema hasta tanto sea allegado el fisico por parte de la dependencia productora. De otra parte, en el sistema cuando se anexe un documento que no cumpla con las caracteristicas técnioas para iniciar su trémite por ‘no legible y falta de anexos", podrd devolverio a la unidad productora registrando en el campo “comentarios los motivos del mismo, Es de resaltar que frente al tipo documental "Derecho de Peticién", debe ser tenido en cuenta lo estipulado en el articulo 17 de la Ley 4437 de 2011, concordante con la Ley 1755 de 2046. Es de aclarar, que el trémite de los documentos en medio digital, tan solo operaré en procesos y procedimientos internos de la Policfa Nacional CARACTERISTICAS FUNCIONALES EN EL APLICATIVO GECOP PERFILES, ROLES Y/O PERMISOS DENTRO DEL SISTEMA Con el fin de controlar el acceso y uso de la informacién en ol aplicativo, se establacieron ios siguientes "Roles" y permisos en el sistema, determinando responsabllidades para cada uno de ellos, as!: Administrador: EI Rol de Administrador en la Policia Nacional sélo se encuentra asignado a "un funcionario de Secretaria General" y “un funcionario de la Oficina de Telemdtica’, quienes a través de esas unidades cuentan con todos los permisos de administracién general en la herramienta. Administrador Euncional: Pertenece al Grupo de Radicacién y Correspondencia DIPON de fa Secretaria General como dusia del proceso de gestién documental, quien serA la encargada de controlar mediante reportes estadisticos el buen uso de la herramienta. 1084N-0001 Pagina 8 de 8 ‘Aprobactén: 28-04-2014 Ver otast 49 DIC 2015 HOJA 2 DEL ANEXO 2 AL iNsTRUCTIVO No. / DEL DIPON — SEGEN - 70, LINEAMIENTOS GENERALES EN EL FORTALECIMIENTO DEL APLICATIVO “GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES (GECOP)". Administrador Técni Coresponde al funcionario responsable de Telemética de la Secretaria General, quien coordinaré y supervisaré con las instancias pertinentes el mantenimianto preventivo y oorrectiva, asf como la actualizacién del software, garantizando el normal funcionamiento det misma. Coresponde a la Oficina de Telemética brindar el soporte técnico necesario del repositorio de almacenamiento, base de datos @ infraestructura de hardware del gestor de contenidos poliiales, de igual forma, fos grupos de teleratica a nivel pais, brindardn el soporte técnico correspondiente a los Usuarios finales garantizando la disponibilidad de los elementos de configuracién necesarios (Plug-in, Drivers, Navegadores, Conectividad, etc.) para el correcto funcionamiento de la plataforma, Gestor Aol asignado a los “Jefes de Gestiin Documental” de cada unidad policial, cuentan con los siguientes permisos: 1. Asignar y desactivar usuarios, 2. Radicar documentos de entrada y salida, 3. Generar consulta estadistica, 4. Realizar cambio de archivo, 5. Generar reportes de radicados y de salidas por dependencias, 6. Hacer traslado de documentos, 7. Gestionar documentos, 8. Asignar o cambiar responsable de correspondencia de cada dependencia, 9. Veriicar trazabilidad de un documento, 10. Crear destino de particulares, 11. Editar dependencias, 12. Dar permiso de descarga de ImAgenes, 13. Crear usuarios, 14. Generar bisqueda de usuarios, 16. Responder documentos, 16. Ejecutar consulta administradora, 17. Bésqueda inteligente y 18, Acceder al manual de usuario. Teniendo en cuenta la responsabilidad que acarrea el buen uso de la herramienta por parte de todos los funcionarios a nivel nacional, se establecié la descentralizacién de la misma a través de los Jefes de Gestién Documental con el rol de “Gestor’, quienes a su vez seran los encargados de realizar la administracién funcional del software en sus unidades, efectuando las siguientes funciones, ast: + Consolidar los formatos 1DT-FR-0004 “Asignacién de Usuario y Términos de Uso" y 1DT-FROO1S “Declaracién de Confidencialidad y Compromiso con la Seguridad de la Informacién Servicio Pilblico” debldamente diligenciados, de todos los funcionarios que tengan asignado usuario GECOP. + Gestién de priviiegios de usuarios (activacién y desactivactén) + Asignacién de permisos conforme al Rol de cada usuario, + Realizar controles periédicos al personal de su unidad a través de la consulta ‘estadistica, generando los reportes que permitan determinar la cantidad de tramites pendientes por contestar + Capacitar a los funcionarios de su unidad que cuenten can el usuario GECOP, sobre el uso de la herramienta. + Realizaré el diagnostico de su unidad, verificando que todas las dependencias que figuran en la estructura orgdnica vigente de fa unidad, estén acordes a las creadas en el GECOP con sus respectivos responsables. De no serio, deberd realizar una solicitud a través de correo Electrénico Microsoft Exchange segen.qucor@palicia.gov.co, especificando las modificaciones que requlere ara que el Administrador Funcional realice la actualizacién en el sistema, + Verificar el buen uso de la herramienta por parte de los diferentes usuarios de GECOP, especificamente la indexacién de datos al momento de radicar, enfatizando en el campo "ASUNTO", en el cual es obligatorio registrar la mayor cantidad’ de datos que contenga el documento a radicar (nombres, apellides, fechas de citaciones, nimeros de contratos, procesos) ast como el remitente y destinatarto. 4DS:1N-0001 Pagina 4 de ‘Aprobacién: 28-04-2014 Ver otHOUA 9 DEL ANDO 2 aL tesraucrVO No AES “Sy ost 19 DIC 2015 DIPON — SEGEN ~ 70, LINEAMIENTOS GENERALES EN EL FO} \LECIMIENTO DEL APLICATIVO, SGESTOR DE CONTENIDOS POLIGIALES (GECOP)" Todas las solicitudes relacionadas con el GECOP, se deben canalizar a través del Gestor de cada Unidad, teniendo en cuenta que el nivel central no atenderd ningiin requerimiento de usuarios sin el visto bueno del Jefe de Gestién Documental de la unidad solicitante. (Para efectos de las solicitudes que deban ser escaladas al nivel central, deberan ser. tramitadas al correo electrénioo ‘segen.gucor@policia,gov.co) Las unldades desconcentradas gestionardn los usuarios y permisos correspondientes, con los Jefes de Gestién Documental (Gestor) de la jurisdiccién donde se encuentren laborando, Radicador: Rol exclusivamente asignado a los "Radicadores’ principales de las ventanillas Gnicas de radicacién de cada unidad policial, cuentan con los siguientes permisos: 1. Consutta general, 2. Cambio de archivo, 3 Radicacién de entradas, 4. Consulta estadistica, 5. Descarga de imagenes, 6. Acceso al manual del usuario, 7. Reporte de radicados, 8. Radicacién de salidas, 9. Consulta de documentos gestionados, 10 Roporte salida por dependencies, 11. Trazablidad de un documento, 12. Consulta administradora y 18. Bésqueda inteligente. Secretari Rol asignado al “Secretario" principal de cada érea o grupo, cuenta con los siguientes permisos: 1. Radicacién de salidas, 2. Documentos gestionados, 3. Reporte de salida por dependencias, 4. Consulta administradora, 5. Manual del usuario, 6. Reporte de radicados y 7. Permisos de visualizaoién de informacién que pasa por su bandela. Usuario: Rol asignado a los funcionarios responsables de dar respuesta a los diferentes requerimientos allegados y producidos en cada dependencia, cuenta con los siguientes permisos: 1. Radicar salidas, 2 Documentos gestionados, 8. Accaso al manual del usuario y 4. Reporte de radicados y de salidas por dependencia. icidad de funciones existentes en la herramienta y la capacidad de a misma en asignar usuarios ilimitados de acuerdo a la necesidad de cada unidad, es indispensable que cada uno de Jos funcionarios conozca la responsabilidad que le asiste en el uso adecuado de ia herramienta, por esta razén deberé cumpir con las siguientes funciones: a, _ El Radicador principal de la ventanilla tiene la obiigacién de recepclonar cualquier solictud allegada y tramitar a fas unidades correspondiontes toda la documentacién que ingrese. La documentacién proveniente de personas naturales o juridicas, se les asignaré un consecutivo Unico de entrada; si fa comunicacién es interna, deberd ester radicada y escaneada en su totalidad por la unidad productora, efectudndose ol trémite con el respective comentario en el sistema. b. Para radicados de entrada y salida se deberd indexar ia informacién que corresponde por cada documento de forma adecuada dentro de los campos que especifica el GECOP, registrando datos ‘concretas que permitan hacer Gnico el documento cargado al sistema, garantizando con ello una biisqueda exitesa. ©. Tramitar el documento de acuerdo a la competencia del mismo bajo los términos y tiempos de ley. 1084N-0001 Paging 5 dee Aorobacion: 28-04-2014 Ver:01HOJA 4 DEL ANEXO 2 AL INSTRUCTIVO No. 2° vet _19 vic J DIPON ~ SEGEN ~ 70, LINEAMIENTOS GENERALES EN EL FORTALECIMIENTO DEL APLICATIVO "GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES (GECOP)”. d. Los funcionarios que tengan asignado usuario GECOP, revisarén diarlamente la bandeja “Documentos pendlentes", para verifcar la cantidad de documentos que no han sido lefdos ni gestionados (archivar, reenviar o dar respuesta); a fin de dar trémite y/o respuesta oportuna a cada Uno de los requerimientos, Nota: Para aquellas oficinas en donde los requerimientos no pueden sor resueltos de forma inmediata de acuerdo a su complejidad, es obligatorio que en el campo de comentario el funcionario responsable agregue informacién que indique el trémite en el que se encuentra la solicitud, fe. Los documentos que se produzcan en respuesta a solicitudes realizadas, deberén radicarse a través de la opcién “Responder Documents", Lo anterior para lograr la trazabilidad y faciltar la consulta del mismo. 1. Alradicar los dooumentos se debe tener en cuenta fa importancia de direcoionaros a la ventanilla de destino correspondiente, con el propésito de garantizar su trazabilidad, consulta y seguimiento. Es importante resaltar que todas las ventanillas se Identifican de una misma forma dentro de la herramienta, lo Unico que cambla es la unidad de denominacién. Ejemplo: *MEVAL-GUGEO- RADIC, DIRAN-GUGED-RADIC, ESECU-GUGED-RADIC". (Consuitar GUIA VENTANILLAS NICAS ubicada en la herramienta GECOP). @. Todo funcionario que sale con vacaciones, excusas, permisos, comisiones o alguna situacién admiistrativa similar, Informard al Gestor de su unidad el reemplazo del cargo, para que se logre realizar una asociacién de usuarios y asf poder dar continuidad a los trémites de la dooumentacién. Es de anotar que se debord realizar la verficacin previa a los usuarios, de manera que conste que los documentos cargados al mismo, no deben contener requerimientos vencidos dentro de ios ‘érminos de ley. h. Para los casos de traslados, retiros por cualquier causa, los grupos de Talento Humano seran los, encargados de informar al Jefe de Gestién Documental de su_unidad, las_situaciones ‘edministrativas del personal anteriormente descrito. Lo anterior con el fin de tomar las decisiones oportunas para el trémite ylo trasiado de documentos a quien corresponda. Teniendo en cuenta que la herramienta permite la creactin de usuarios de forma limitada, es necesarrio indicar la prohibisién del préstamo de los mismos. El usuario es personal e intransferible, su uso indebido genera un incumplimiento de las politicas institucionales de seguridad de la informacién y acarrea investigaciones peneles y/o disciplinarias a que haya luger. j. No se realizaré impresién de documentos que se encuentren cargados en el sistema de no ser estrictamente necesario, toda vez que este procedimiento seré auditado con fundamento en los Archivos de Gestion Nota: En caso de ser necesaria la nota interna o la realizacién de indicaciones para el trémite de cualquier documento dentro del sistema, cada funcionario procederé a registrarla en el campo de “comentarios® que se encuentra en el GECOP. k. Los usuarios Radicadores son responsables de a informacién allegada a su bandeja de usuario, por lo tanto, realizaran la gestién oportuna (reenviar, dar respuesta, archivar) dentro de los términos de Ley. Es de aclarar, que la herramienta realiza la trazabilidad del documento con los siguientes parémetros: recepoién, lectura, reenvio, cambio de archivo, descarga, asocio de respuestas, trasiado de documentos y comentarios. spein-coo Pagina 6 d08 Aprobacién: 28-04-2014HOJA 5 DEL ANEKO 2 AL wsTAUCTHO No. TPE EI ber 19 DIC 2019, DIPON ~ SEGEN - 70, LINEAMIENTOS GENERALES EN EL FORTALECIMIENTO DEL APLICATIVO “GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES (GECOP)”. Nota: Si por necesidades del servicio, un funcionario requiere ampliar los permisos en los roles anteriormente descritos, deberé realizar la justificacién respectiva a través de correo Miorosoft Exchange ante el Gestor de cada unidad, quien podré autorizar la viabilidad de la solicitud y modificarlo en el sistema. REVISO, Brigadier General FAB ENOR/CARDENAS LEONEL $0:N-0001 Pagina 7 d08 Aprobaciin: 28-04-2014 Ver otgaa 49 DIC 2015, ANEXO 3 AL INSTRUCTIVO No. DEL 70, LINEAMIENTOS. GENERALES EN EL FORTALECIMIENTO DEL APLICATIVO “GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES (GECOP)’ 'y DIPON ~ SEGEN - RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION A TENER EN CUENTA POR LOS FUNCIONARIOS QUE TIENE A CARGO USUARIOS GECOP 4. El usuario empresarial y la contrasefia es personal intransferible (nadie puede ser obligado revelarlo). 2, El funcionarlo debe gostionar periédicamente y de manera personal el cambio de contrasefia a través del sistema IPD (Polired-Sistemas de informactén-OFITE-IPD), 3. Los usuarios con acceso a GECOP, no deben entregar (pantallazos) de las consultas realizadas a ninguna persona o medio de comunicacién sin la debida autorizacién de la Secretaria General 4, Todos los servidores piblices o terceras que tienen un usvario en la plataforma tecnolégica de ta Policia Nacional, conocen y cumplen los términos de uso del usuario empresarial (usuario con ‘acceso a GEGOP}, donde se dictan pautas sobre derechos y deberes con respecto al uso adecuado de los usuarios, asi como politicas de proteccién de usuario desatendido, escritorio despejado y pantalla impla, 5. Ningiin funcionario podra descargar documentacién que no sea de su competencia, salvo autorizacién administrativa y/o judicial. 6, Los usuarios con acceso a GECOP, deben prevenir actividades que provoquen dario sobre la informacin, afectando su disponiblidad, confidenclalidad e integridad: Disponibilidad: Es la garantfa que los usuarios autorizados tienen acceso a la informacién y a los activos asoclados cuando lo requleren. Integridad: Es la protecci6n de la exactitud y estado completo de los actives. Confidencialidad: Es la garantfa que la informacion no esté disponible o divulgada a personas, entidades 0 procesos no autorizados. REVISO, Brigadier General FABTAN ARDENAS LEONEL Jefe Oficinls de Plarfeacién s0sanvo0o1 Pégina¢ ae proba: 20.04.2014 Ver or