FAIL MEJA

Fail Meja ialah suatu dokumen yang menerangkan tugas dan tanggungjawab kakitangan di sesuatu
jawatan. Ia mengandungi senarai tugasan, proses kerja, aliran tugasan, senarai semak serta lampiran
yang berkaitan. Ia harus dimiliki oleh setiap kakitangan di sesebuah organisasi.

Tujuan penyediaan fail meja ini adalah untuk membolehkan seorang pengurus memastikan
kakitangan yang di bawahnya memahami tugas dan tanggungjawab yang sepatut dilaksanakan.

Kandungan Fail Meja (FM)

FM mengandungai 14 perkara utama seperti yang ditunjukkan dalam rajah di bawah:

Objektif
Jabatan / Pejabat
Senarai Tugas Objektif
Harian Bahagian / Unit

Norma Kerja Carta Organisasi

Jabatan / Pejabat/Unit

Senarai Borang-borang Carta Organisasi

yang digunakan Kedudukan Pegawai
FAIL MEJA
Senarai Jawatankuasa Senarai Tugas / Kuasa
Yang Dianggotai dan Hubungan

Senarai Undang- Peraturan-peraturan

Undang / Peraturan Pentadbiran

Senarai Semak / Proses Kerja

Checklist

Carta Aliran Kerja

1. CARTA ORGANISASI SEKOLAH

Carta organisasi sekolah menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki di
dalam sesebuah sekolah. Carta ini dijadikan sebagai rangkakerja dan panduan dalam menjalankan
aktiviti-aktiviti sekolah mencapai objektif yang ditetapkan. Ia amat penting bagi menjelaskan
perkara-perkara yang berikut kepada kakitangan di dalam sekolah:

a. Aktitivi-aktiviti yang dijalankan oleh sekolah

Pembahagian dan pengumpulan aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan ditunjukkan dengan
pewujudan beberapa Unit. Biasanya setiap unit akan diperuntukkan untuk menjalankan aktiviti-
aktiviti tertentu sahaja.

b. Rantaian Perintah (Chain of Command)

Rantaian perintah menunjukkan peringkat hierarki sesebuah sekolah. Peringkat-peringkat
hierarki ini akan dapat membantu mengenalpasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam
memberi arahan, membuat keputusan dan mengawal kerja-kerja yang ditetapkan. Dengan
mengenal hierarki yang telah ditetapkan proses membuat keputusan boleh dipercepatkan.

Carta organisasi sekolah amat berguna bagi membantu pihak pengurusan membuat perancangan
seperti:
a. penambahan atau pengurangan kakitangan
b. pembesaran fungsi-fungsi sekolah
c. perancangan latihan staf dan
d. saluran maklumat-maklumat pengurusan

Carta Organisasi Sekolah

Sila rujuk Lampiran 1

2. CARTA ORGANISASI UNIT

Carta organisasi bahagian adalah pecahan dari carta sekolah. Di dalam FM, hanya carta bahagian
yang berkaitan dengan individu sahaja yang perlu disediakan. Misalnya jika individu itu bertugas
sebagai Penolong Kanan Hal Ehwal Murid, hanya carta Unit Hal Ehwal Murid sahaja yang perlu
dimasukkan dalam FMnya. Kedudukan individu ini perlu ditandakan dalam carta organisasi unit
berkenaan. Carta ini perlu untuk menjelaskan kepada pekerja yang bertugas di Unit tersebut
mengenai:
a. Aktiviti yang dilaksanakan oleh unitnya
b. Siapa rakan-rakan sejawat yang boleh membantu mengambilalih tugasnya semasa ia
berkursus, bertugas di luar pejabat atau bercuti
c. Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya ia menghadapi masalah dalam melaksanakan
tugas-tugas harian, dan
d. Di mana dirinya / jawatannya ditempatkan di unit berkenaan.

Carta Organisasi Unit

Sila rujuk Lampiran 2
 3. OBJEKTIF SEKOLAH

Penerangan mengenai objektif sekolah adalah seperti yang dijelaskan di dalam Bahagian Kandungan
MPK.

4. OBJEKTIF UNIT

Objektif unit adalah pecahan kepada objektif sekolah dan ia dinyatakan dalam bentuk objektif
jangka pendek yang perlu dicapai oleh unit. Setiap aktiviti haruslah menyumbang ke arah
pencapaian objektif sekolah pada keseluruhannya. Objektif unit hendaklah dinyatakan dengan tepat,
jelas, boleh dicapai dan boleh diukur supaya pihak pengurusan boleh membuat keputusan dan
penilaian kemajuan dengan berkesan berasaskan objektif-objektif yang ditetapkan. Tujuan
menyediakan objektif unit adalah seperti berikut:

a. memberi tujuarah yang jelas kepada setiap unit bagi mencapai objektif sekolah
b. menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu
dijalankan oleh sesebuah unit supaya memenuhi objektif sekolah
c. menjadi asas bagi penilaian keberkesanan sesebuah unit bagi tujuan meningkatkan lagi
prestasi unit berkenaan
d. menetapkan keutamaan-keutamaan jangkapanjang unit
e. membolehkan seseorang pengurus menilai keberkesanan sesuatu rancangan supaya ia dapat
diubah jika perlu, dan
f. merupakan mekanisma penyelarasan antara pentadbir dan staf

5. SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI

PEGAWAI LAIN

Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas,
tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan tugas-tugasnya. Setiap pegawai
perlu mempunyai satu senarai tugas. Ini adalah penting bagi memaklumkan kepada pegawai
mengenai tugas, tanggungjawab, pengetahuan atau kemahiran yang diperlukan. Setiap senarai tugas
perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

a. Nama Sekolah dan Unit

b. Jawatan yang Disandang
c. Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa yang diberikan kepada seseorang pegawai perlu dimaklumkan. Ini penting dijelaskan bagi
membantu pegawai menyelesaikan sesuatu tugas. Hubung kerja pegawai lain dibahagikan kepad 4
cara iaitu:

a. Hubungan kerja dengan pegawai atasan

b. Hubungan kerja dengan pegawai bawahan
c. Hubungan kerja dengan rakan sejawat
d. Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi lain
Senarai tugas, kuasa dan hubungan kerja perlu dimasukkan ke dalam FM kerana:

a. dapat menjelaskan tugas dan tanggungjawab seseorang pegawai

b. memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk seseorang pegawai
c. memudahkan pegawai menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan
d. setiap pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan dan
e. menjelaskan hubungan di antara seseorang pegawai dengan pegawai lain sama ada di dalam
sekolah / pejabat atau dengan pegawai-pegawai di sekolah / pejabat yang lain

Contoh Senarai Tugas

Sila rujuk Lampiran 3

6. PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI

Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui oleh pegawai-
pegawai di sesebuah sekolah. Ia merupakan peraturan-peraturan sekolah yang mesti dipatuhi dalam
menjalankan sesuatu aktiviti.

Contoh Peraturan
Sila rujuk Lampiran 4

7. PROSES KERJA BAGI AKTIVITI-AKTIVITI YANG BERKAITAN DENGAN

PEGAWAI

Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang
ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana
pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu
aktiviti. Proses kerja yang jelas dapat:

a. Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugas

b. Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas
c. Membantu kerja penyeliaan
d. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian diperlukan
e. Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang
f. Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja baru
g. Ia mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang pegawai
h. Memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat
i. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan

Tindakan-tindakan bagi menyediakan proses kerja adalah seperti berikut:

a. Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan
proses kerja
b. Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut
c. Mula dengan perkataan ”perbuatan” bagi menyenaraikan setiap proses
 Untuk FM, senarai jawatan pegawai yang meluluskan tindakan dan senarai undang-undang dan
peraturan yang berkaitan perlu disertakan dalam proses kerja.

Contoh Proses Kerja

Sila rujuk Lampiran 5

Bagi menyediakan proses kerja, tindakan seperti berikut perlu dilaksanakan:

a. Semak senarai tugas bagi mengenalpasti jenis-jenis kerja yang memerlukan penyediaan
proses kerja
b. Sediakan turutan tindakan mengenai kerja tersebut
c. Mulakan dengan perkataan ”perbuatan” bagi menyenaraikan setiap proses
d. Senaraikan pegawai yang perlu dirujuk, dan
e. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tugas berkenaan

8. CARTA ALIRAN KERJA

Penerangan Carta Aliran Kerja adalah seperti yang diterangkan dalam Bahagian Kandungan MPK.
Carta Aliran Kerja bagi FM seseorang pegawai hendaklah diambil daripada carta aliran yang
terdapat dalam MPK bagi aktiviti yang berkaitan dengan pegawai berkenaan. Langkah-langkah
aktiviti yang melibatkan pegawai berkenaan perlu ditandakan. Dengan menandakan langkah-langkah
ini, pegawai berkenaan akan dapat dimaklumkan mengenai tanggungjawab dan peranannya dalam
menyelesaikan sesuatu aktiviti.

Contoh Carta Aliran Kerja

Sila rujuk Lampiran 6

9. SENARAI SEMAK / CHECKLIST

Checklist adalah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-
tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. Ia boleh berbentuk rangkaikata,
soalan dan jawapan ataupun pernyataan peringatan yang perlu mengikut jenis / bidang aktiviti yang
dilakukan. Seboleh-bolehnya checklist disusun mengikut tertib turutan di mana sesuai.

Checklist berfungsi sebagai pelan tindakan di dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. Kepentingannya
amat ketara sekali terutama bagi aktiviti-aktiviti seperti memproses permohonan semakan
keselamatan, semakan kualiti, perancangan dan kawalan pelaksanaan projek-projek pembangunan,
persediaan sebelum mengadakan mesyuarat, persidangan dan seminar, pemilihan serta pengambilan
pekerja, latihan dan perancangan kemajuan kerjaya. Checklist perlu disediakan kerana ia:
 a. Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan
sesuatu aktiviti harian
b. Mengelakkan berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dan pertindihan kerja
c. Menjadi asas kepada kawalan keselamatan dan pengekalan kualiti
d. Menjadi alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam usaha menentukan tahap pencapaian
kerja, mengesan kelewatan dan memudahkan mengambil tindakan awal jika terdapat masalah
e. Menjadi semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu diberi perhatian sebelum
diteliti atau diluluskan seperti penyediaan kertas cadangan yang berkaitan dengan
pemprosesan pengurusan kelulusan
f. Menjadi alat mengawal dan menyelaras tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai-bagai
unit, dan
g. Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas

Contoh Checklist
Sila rujuk Lampiran 7

10. SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI

Konsep borang adalah seperti penerangan konsep borang dalam bahagian kandungan MPK. Senarai
borang-borang dalam FM adalah bertujuan membantu pegawai berkenaan mengetahui borang-
borang yang berkaitan dengan tugasnya.

11. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN

Senarai undang-undang dan peraturan yang perlu ada dalam FM adalah petikan kecil daripada
arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai. Hanya arahan-arahan yang masih
digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam FM. Senarai undang-undang dan peraturan adalah
perlu kerana ia:
a. menjadi rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan dengan sah
b. menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan, yang biasanya
tersimpan di pelbagi unit dalam sesebuah sekolah
c. memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan

Cara menyediakan senarai undang-undang dan peraturan ini adalah seperti berikut:
a. Kumpulkan semua perundangan dan peraturan yang ada kaitan langsung dengan tugas
jawatan berkenaan. Undang-undang dan peraturan tersebut adalah seperti Pekeliling Am,
Pekeliling Perbendaharaan, Perintah Am, Akta-akta tertentu, Peraturan Pejabat, Arahan dan
lain-lain.
b. Sediakan senarai undang-undang dan peraturan tersebut dengan mencatitkan bilangan, tahun
dikeluarkan, tarikh serta tajuk ringkas sesuatu arahan tersebut
c. Kandungkan petikan daripada perundangan dan peraturan tersebut yang mana mempunyai
kaitan dengan jawatan-jawatan berkenaan.

Cth Undang-undang
Sila rujuk Lampiran 8
12. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam FM adalah semua jawatankuasa yang dianggotai
pegawai berkenaan. Jawatankuasa itu hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan.

Tujuan menyenaraikan jawatankuasa-jawatankuasa ini ialah supaya pegawai berkenaan mengetahui

jawatankuasa-jawatankuasa yang dianggotainya dan membolehkannya membuat persediaan dan
perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa-jawatankuasa tersebut. Senarai ini juga
membolehkan pegawai baru yang mengambilalih tugas mengetahui jawatankuasa-jawatankuasa
yang perlu dianggotainya.

Di dalam senarai tersebut perlu dicatitkan nama, kekerapan mesyuarat dan jenis keanggotaan sama
ada pengerusi, setiausaha, ahli tetap, ahli turut hadir, ahli jemputan dan lain-lain.

Contoh Senarai J/K yang dianggotai

Sila rujuk Lampiran 9

13. NORMA KERJA

Norma kerja ialah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi
menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja ini boleh menjadi panduan kepada pekerja dalam
melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. Ia juga
menjadi asas mengukur pencapaian produktiviti sesuatu kerja. Melalui pembaikan dalam
persekitaran kerja, sama ada penggunaan teknologi baru, latihan staf dan lain-lain motivasi bekerja,
norma kerja boleh diuabhsuai supaya selaras dengan usaha-usaha pembaikan yang telah dijalankan.
Norma kerja membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurangkan pembaziran
dan kesilapan bekerja.

Bagi mewujudkan norma kerja, langkah-langkah berikut boleh diikuti:

a. dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan dari sumber-sumber
yang boleh digunakan, sekiranya ada, dan sesuaikan dengan kebolehan / keupayaan
penyandang jawatan tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat
b. jika belum ada norma kerja diwujudkan dari sumber-sumber lain, jalankan kajian pengukuran
kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan.

Contoh Norma Kerja

Sila rujuk Lampiran 10

14. SENARAI TUGAS HARIAN

Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu
dilaksanakan pada hari berkenaan. Senarai ini sebaik-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah
dirujuk. Senarai tugas harian memudahkan pegawai merancang kerja atau mengambil tindakan-
tindakan penting lebih awal. Dengan itu dapat mengalakkan amalan pengurusan masa yang cekap
dan berkesan.
Senarai tugas harian boleh disediakan sama ada di sebelah petang selepas waktu pejabat ataupun
sewaktu mula bekerja di sebelah pagi. Tandakan mana-mana tindakan yang telah selesai dan catitkan
alasan bagi tindakan yang memerlukan tindakan susulan atau tertangguh.

Penggunaan senarai tugas harian boleh diselaraskan dengan keperluan seseorang pegawai, iaitu
boleh disediakan secara mingguan atau bulanan. Ada juga jenis jawatan yang hanya sesuai
menggunakan checklist sebagai panduan dalam perancangan kerja mereka. Dengan itu, senarai tugas
harian tidak akan digunakan.

Contoh Format Senarai Tugas Harian

Sila rujuk Lampiran 11 & 12

15. PENYEDIAAN FM

Penyediaan FM memerlukan perancangan yang teratur dan teliti. Penglibatan pengurusan atasan
amat diperlukan dalam penyediaan FM. Bagi memudah dan melicinkan penyediaan FM, ketua
jabatan perlu melantik seorang pegawai kanan sebagai penyelaras dan pasukan petugas perlu
diwujudkan bagi penyediaan FM.

Bagi menyediakan kandungan FM, langkah-langkah berikut perlu dilaksanakan:

a. Sertakan objektif sekolah yang telah disediakan bagi MPK

b. Sediakan objektif unit sekolah
c. Tandakan kedudukan unit di dalam carta organisasi sekolah yang disediakan bagi MPK
d. Sediakan carta organisasi unit dan tandakan kedudukan pegawai di dalam unit
e. Senaraikan tugas, tanggungjawab, kuasa dan hubungan kerja pegawai berkenaan
f. Senaraikan semua peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama (senarai
aktiviti adalah seperti yang disediakan bagi MPK)
g. Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah tiap-tiap tugas dan tanggungjawab
h. Senaraikan semua pegawai berkenaan yang memberi kelulusan
i. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan
j. Sediakan carta aliran kerja bagi tiap-tiap tugas
k. Sediakan checklist / senarai semak bagi tiap-tiap tugas
l. Rekodkan norma kerja yang ada
m. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai pegawai
n. Sediakan format senarai tugas harian, dan
o. Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja

FM perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan dalam sekolah. Peraturan, prosidur kerja dan
borang-borang yang tidak digunakan lagi berikutan dari perubahan yang berlaku hendaklah
dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin supaya manual ini
sentiasa kemaskini dan digunakan oleh setiap pegawai di sekolah.

16. PENUTUP

Panduan ini telah menggariskan kepentingan menyediakan FM serta perkara-perkara yang perlu
dikandungkan ke dalam FM. Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua pegawai dan
staf sesebuah sekolah. Adalah diharapkan dengan panduan ini, penyediaan FM dapat dilaksanakan
dengan lebih berkesan.
 Lampiran 1
CARTA ORGANISASI SEKOLAH

GURU BESAR

PIBG

Penolong Kanan Penolong Kanan HEM Penolong Kanan Penyelia Petang

Kokurikulum

Bimbingan & Kaunseling

Kurikulum Sukan Permainan Kurikulum
Tahunan
Pentadbiran Kebajikan Kantin
Panitia Bola sepak
Peperiksaan Projek Khas Bola Jaring KoKurikulum
& Penilaian Kewangan Pentadbiran Sepak takraw
Bahasa Bahasa Disiplin & SPBT Hoki
Malaysia Inggeris Pengawas Badminton
Jadual Waktu Bekalan Penyeliaan Hal Ehwal
Jadual Ganti Murid
Sains Matematik Projek Khas Keselamatan
Statistik / Guru Badan Kelab &
Kelas Data Uniform Persatuan
Pend. Islam P. Moral Tambahan RMT & Projek Khas
Program Susu Kesihatan
Perancangan Perkembangan Sekolah Pengakap B. Malaysia
P. Seni P. Muzik Pusat Sumber /Pembangunan Staf PBSM B. Inggeris
Sekolah Tunas Puteri Matematik
Kebersihan Bangunan & Puteri Islam Sains
Kajian Kemahiran Perpustakaan & Keceriaan Selenggaraan Pen. Islam
Tempatan Hidup Pengurusan Maklumat Guru Kebudayaan
Staff Pejabat
Bilik APD Pencegahan Pendaftaran /
Pemulihan P.Jasmani Dadah Rekod
Projek Khas
BBM
Inventori Lawatan MSS
Prasekolah
 Lampiran 2
Guru Besar

Penolong Kanan

Pengurusan Pengurusan P&P Pengurusan PSS Pengurusan Pengurusan

Kurikulm Pemulihan PPSMI

Pengurusan
Kecemerlangan Pengurusan Pengurusan Pengurusan Pengurusan Data
Akademik Jadual Waktu Panitia Prasekolah EMIS

Pengurusan Pengurusan Pengurusan Pengurusan Pengurusan Pengurusan

Kecemerlangan Prestasi Guru & Peperiksaan Perkembangan Pencerapan & Pendidikan Khas
Akademik K/Tangan Staf Pemantauan

CARTA ORGANISASI UNIT


SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN - Penolong Kanan
Bil. Tugas
Menyampaikan arahan dan
1. bahan dari PPD / JPN –
tentang Sukatan Pelajaran
Memastikan rancangan
2. P&P dalam jangka waktu
yang ditetapkan.
Memastikan pemilihan
penilaian buku rujukan guru
3.
dan murid tahap 2
dilaksanakan.
Memastikan buku bantu
4. mengajar dimanfaatkan
sepenuhnya dalam P&P
Menyampaikan kepada
ketua panitia matapelajaran
5.
pekeliling format baru
peperiksaan
Bertanggungjawab:
Menyediakan jadual
6.1 Memastikan pencerapan guru dan buku
pemantauan dan pencerapan
6.
guru dan buku latihan
6.2 Memastikan laporan pencerapan dan
murid
dll
Lampiran 3
Tugas pegawai lain yang ada
Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi
hubungan serta jenis hubungan
Arahan:
1.1 Memastikan sukatan pelajaran terbaru
1. Kementerian
diperolehi. 1.1 Ketua Panitia matapelajaran
2. JPN
1.2 Menyampaikan arahan mendapatkan sukatan 1.2 Guru matapelajaran
3. PPD
pelajaran kepada ketua panitia subjek
4. Guru Besar
2.1 Memastikan rancangan pengajaran dibuat.
2.1 Ketua Panitia matapelajaran
2.2 Memastikan rancangan siap dan dilaksanakan Guru Besar
2.2 Guru matapelajaran
semasa pengajaran.
3.1 Memastikan pemilihan dan penilaian buku
rujukan dan buku kerja murid tahap 2 3.1 Ketua Panitia matapelajaran
Guru Besar
dilaksanakan. 3.2 Guru matapelajaran
3.2 Memastikan buku-buku tersebut bermanfaat.
4.1 Memastikan BBM digunakan sepenuhnya 4.1 Ketua Panitia matapelajaran
Guru Besar
dalam P&P 4.2 Guru matapelajaran
1. Kementerian
5.1 Memastikan pekeliling format baru
2. JPN 5.1 Panitia matapelajaran
peperiksaan diperolehi dan diagihkan kepada
3. PPD 5.2 Guru matapelajaran
guru-guru subjek berkenaan.
4. Guru Besar
6.1 Semua Penolong Kanan
6.2 Ketua Panitia semua
latihan murid dilaksanakan mengikut jadual. Guru Besar
matapelajaran
6.3 Guru Cemerlang
pemantauan disediakan.
 Lampiran 4
Senarai Tugas

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Aktiviti : Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

Peraturan-Peraturan Pentadbiran:

a. Pengesahan jawatan di dalam Perkhidmatan Awam mengambil masa di antara 1 – 3

tahun dari tarikh mula berkhidmat. Keadaan ini boleh berlaku sekiranya seseorang
staf telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatannya.
b. Semua urusan mengesahkan seseorang pegawai dalam jawatannya hendaklah disertai
dengan surat perakuan dari Ketua Jabatan.
c. Seseorang pegawai yang tidak disahkan selepas tempoh percubaannya tidak layak
dinaikkan gaji tahunannya sehingga beliau disahkan dalam jawatannya.
d. Pada amnya, lanjutan tempoh percubaan seseorang pegawai diperlukan dalam
keadaan di mana pegawai tidak lulus semua peperiksaan yang disyaratkan dalam
tempoh percubaannya.
e. Permohonan lanjutan tempoh percubaan hendaklah dibuat kepada pihak berkuasa
yang melantik melalui Ketua Perkhidmatan dengan sokongan Ketua Jabatan; dan
f. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk mengemukakan perakuan
kepada pihak berkuasa lantikan melalui Ketua Perkhidmatan tentang perlanjutan
tempoh percubaan tiga (3) bulan sebelum tamat tempoh percubaan pegawai itu.
 Lampiran 5

PROSES KERJA Guru Penolong Kanan HEM

Dokumen Tajuk Muka Surat

Manual Prosedur 8.3 Pengurusan Hal
Tarikh Disediakan :
Kerja Ehwal Murid
Aktiviti 8.3.1 Proses Pertukaran Murid Dalam / Luar Negeri

JAWATAN PROSES KERJA

1. Menerima permohonan pertukaran yang sah dari ibu

bapa / penjaga murid.
Guru Besar
2. Mengarahkan GPK HEM menguruskan proses
perpindahan murid berkenaan.

3. Meminta guru kelas menguruskan pertukaran murid.

4. Mengarahkan murid membawa bersama buku.
GPK HEM pinjaman dan memaklumkan kepada sekolah barunya.
5. Memaklumkan kepada guru kelas untuk
mengemaskinikan Buku Rekod Kedatangan Murid.
6. Memberi borang berkaitan untuk diisi dan
Guru Kelas
menyerahkan kepada PT.
7. Menaip borang pertukaran, Borang Permohonan
Pembantu Tadbir
Pertukaran Pusat Peperiksaan jika berkaitan.

Guru Besar 8. Menandatangani borang permohonan.

9. Memberi satu salinan borang permohonan kepada

penjaga.
Pembantu Tadbir
10. Mengurus dan merekodkan kiriman.
11. Memfailkan sesalinan.
 Carta Aliran Kerja Lampiran 6
Pembantu Tadbir Perkhidmatan

Semak daftar perkhidmatan dan dapatkan

fail peribadi dan Buku Perkhidmatan (BP)
TIDAK

TIDAK
YA Syarat-syarat pengesahan telah
dipenuhi?
Dalam tempoh
percubaan? YA

Simpan Rujuk untuk perakuan Ketua Jabatan

fail & BP
Dalam tempoh
percubaan?
Diperakukan?
YA TIDAK
YA
Sediakan Kenyataan Perkhidmatan (KP),
Kenyataan Lulus Peperiksaan & Perakuan
Pengesahan Dalam Jawatan & hantar ke SPA

TIDAK
Rekodkan pengesahan dalam jawatan dalam
BP & beri surat asal kepada pegawai

Sediakan 8 salinan Kew 8 & edarkan

Rujuk BP & fail peribadi kepada Ketua

Jabatan untuk lanjutan tempoh percubaan

TIDAK
Uruskan
tindakan tamat Lanjutan disokong?
perkhidmatan
YA
Sediakan KP, Kenyataan Peperiksaan,
surat sokongan dari Ketua Jabatan &
hantar ke SPA

Rekod perlanjutan & syarat-syarat ke

dalam BP & beri surat asal kepada
pegawai
Nota Proses kerja yang
melibatkan Pembantu
Sedia 8 salinan Kew 8 & edarkan
Tadbir Perkhidmatan
 Lampiran 7

SENARAI SEMAK

Penolong Kanan Kokurikulum

Dokumen Tajuk Muka Surat

Bil Aktiviti
Pengurusan Tindakan Catatan
Fail Meja Tarikh Disediakan :
Kokurikulum
1. Menyediakan Kertas Kerja PK Kokurikulum
Aktiviti Pengurusan Dokumen Aktiviti

2. Membuat anggaran perbelanjaan PK Kokurikulum

3. Melantik jawatankuasa PK Kokurikulum

4. Membuat pemantauan Guru Besar

Membuat keputusan melulus atau
5. Guru Besar
tidak meluluskan
Menyediakan laporan dan
6. S/u Kokurikulum
dokumentasi
7. Memfailkan rekod PK Kokurikulum

Lampiran 8

SENARAI UNDANG-UNDANG PEKELILING

Ia merupakan petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang
pegawai.

(Pekeliling Perkhidmatan, Arahan Perbendaharaan dan lain-lain)

BIL UNDANG-UNDANG /PEKELILING

1 Semua Pekeliling Ikhtisas
2 Perintah Am
3 Semua Pekeliling Perbendaharaan
4 Semua Pekeliling Kewangan
5 Surat Pekeliling Profesional Kementerian Pelajaran
6 Ordinan Pelajaran 1957
7 Surat-Surat arahan dari Kementerian Pelajaran
8 Surat-Surat arahan dari Jabatan Pelajaran Negeri
9 Surat-Surat arhan dari Pejabat Pelajaran Daerah
10 Lain-lain arahan yang berkaitan

Lampiran 9
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan.

Nama Pegawai :

Jawatan :
Kekerapan
Jenis Keanggotaan
Bil Nama Jawatankuasa Mesyuarat
(Jawatan)
Setahun
1

2
3

10

11

12

13
 Lampiran 10

NORMA KERJA

Ia merupakan jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi
menyiapkan sesuatu kerja.

Masa Yang Jumlah Unit yang

Bil Jenis Kerja Diambil boleh dijalankan
(minit / hari) dalam seminggu
1 Menulis Rancangan Pengajaran 60 minit 1 hari

2 Memastikan kebersihan kelas 3 minit 1 hari

3 Menyemak kehadiran murid 2 minit 1 hari

4 Mengajar mengikut perancangan 350 minit 5 hari

5 dll

9
 Lampiran 11

SENARAI TUGAS HARIAN FAIL MEJA

Nama Pegawai :

Jawatan :

Tarikh :

Bil Butir-Butir Tugas Catatan

………………
(Tandatangan)

Lampiran 12
 Contoh Senarai Tugas

Penolong Kanan HEM

1. Pembangunan Diri Murid

1.1 Disiplin

1.1.1 Menentukan penerapan amalan-amalan dan nilai-nilai murni.

1.1.2 Memastikan peraturan-peraturan sekolah dikuatkuasakan.
1.1.3 Menjadi guru penasihat Lembaga Disiplin Sekolah.
1.1.4 Mengambil tindakan yang sesuai terhadap kes-kes murid dan laporan murid.
1.1.5 Menyelaras dan menyediakan rekod disiplin pelajar dan laporan murid.
1.1.6 Mewujudkan hubungan dua hala di antara sekolah dengan ibu bapa / penjaga.

1.2 Program Perlindungan Murid

1.2.1 Merancang dan menyelaras program mencegah penyalah dan prgram lain di
peringkat sekolah.
1.2.2 Memastikan langkah-langkah keselamatan murid semasa berada di sekolah
dilaksanakan.

1.3 Kesihatan

1.3.1 Mengurus kemudahan murid.

1.3.2 Memastikan program-program kesihatan murid dijalankan dengan sempurna.
1.3.3 Menyelaras penyeliaan kantin sekolah.
1.3.4 Menyelaras aktiviti kesihatan murid.

1.4 Pembangunan Organisasi

1.4.1 Mewujudkan hubungan dua hala di antara sekolah dengan ibu bapa /
penjaga.
1.4.2 Mengadakan kursus / latihan untuk personel.

1.5 Pembangunan Kendiri

1.5.1 Mempertingkatkan budaya membaca dan budaya ilmu.

1.5.2 Menjalankan kajian bagi kecemerlangan pengurusan sekolah (R & D).
1.5.3 Melibatkan diri secara aktif dalam persatuan yang berkaitan dengan profesion
keguruan.