Journal Speed – Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi – Volume 3 No 3 - 2011 - ijns.

org

Sistem Informasi Manajemen Agenda

Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Karanganyar

Yonatan Liliek Prihartanto
BPPT Karanganyar yonatanlp@yahoo.com

Abstract – The need for information systems necessary agenda for Badan Pelayanan Perizinan
Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar in processing incoming and outgoing mail, by reason the
agenda is the application of information systems that can help facilitate the processing incoming and
outgoing mail. In the Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar, letters
are an important means, important information and secrets relating to the agencies contained therein.
At present, the procedure is applied to the management of incoming and outgoing mail on Badan
Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar from receipt, manufacture, storage,
documentation, until the verification letters, all done conventionally. Documentation of incoming and
outgoing mail only in the form of writing in the ledger. While at this stage only a letter archiving
hardcopy document storage. Given the problems that have been mentioned, the Badan Pelayanan
Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar is necessary to change the method of
correspondence management that they currently use, which is the conventional method, a method of
computerized management and automated mailing. With the Agenda Management Information
Systems, is expected to generate applications that can manage incoming and outgoing mail in
accordance path is set, and it can resolve the problems that exist today. Research is underway to
create a web-based application, which can manage incoming and outgoing mail effectively
corresponding groove set by the Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten
Karanganyar. The research method used to solve a variety of problems that happens is library,
observation, interviews, and data analysis systems, system design, programming, testing programs,
the implementation of the program. today.

Keywords: Information Systems Management Agenda

Abstrak – Kebutuhan akan sistem informasi agenda diperlukan bagi Badan Pelayanan Perizinan
Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar dalam mengolah penggagendaan surat masuk dan surat
keluar, berdasarkan alasan tersebut maka dibuat aplikasi sistem informasi manajemen agenda yang
dapat membantu mempermudah mengolah surat masuk dan surat keluar. Pada Badan Pelayanan
Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar, surat merupakan sarana penting, informasi-
informasi penting dan rahasia terkait dengan instansi tersebut terkandung di dalamnya.

Pada saat ini, prosedur yang diterapkan pada manajemen surat masuk dan surat keluar pada Badan
Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar mulai dari penerimaan, pembuatan,
penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara konvensional.
Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar. Sedangkan pada tahap
pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy. Dengan adanya masalah yang
telah sebutkan, Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar dirasa perlu
untuk merubah metode manajemen persuratan yang saat ini mereka gunakan, yaitu metode
konvensional, menjadi metode manajemen persuratan yang terkomputerisasi dan otomatis. Dengan
adanya Sistem Informasi Manajemen Agenda, diharapkan menghasilkan aplikasi yang dapat
mengelola surat masuk dan keluar sesuai alur yang di tetapkan, dan dapat menyelesaikan masalah
yang ada saat ini. Penelitian ini dilakukan untuk membuat aplikasi berbasis web, yang dapat
mengelola surat masuk dan keluar secara efektif sesuai alur yang telah ditetapkan oleh Badan
Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar. Adapun metode penelitian yang
digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi adalah pustaka, observasi,
wawancara, analisis data dan system, perancangan system, pembuatan program, pengujian
program, implementasi program.

Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen Agenda

pelaksanaannya tiap
1.a. Latar Belakang jenis perijinan memiliki
ketentuan-ketentuan,
syarat-syarat dan
Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BPPT)
standar operasional
Kabupaten Karanganyar merupakan salah satu
yang berbeda satu
instansi dalam negeri yang menerapkan sistem
sama lain. Oleh
informasi. Sistem pelayanan satu atap dengan
slogan one stop service ini menawarkan berbagai
karena itu BPPT
macam layanan perijinan, yang mungkin dalam
(khususnya sub
bidang administrasi)
menerapkan “Sistem
Informasi Manajemen
Satu Pintu (SIMTAP)”
sebagai sistem utama
dalam melaksanakan
layanan operasional
perijinan.
Dalam
pelaksanaannya SIMTAP dibantu beberapa sistem yaitu, Sistem Informasi Bidang Informasi,
penunjang baik yang berperan dalam hal Arsip Perijinan yang Pendaftaran dan
pelayanan maupun dalam organisatorial BPPT dijalankan pada Penanganan
ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-
0154 (Online) 53
Journal Speed – Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi – Volume 3 No 3 - 2011 - ijns.org
pengelola arsip penyalahgunaan
Pengaduan dan Sistem Informasi melainkan kepada apapun yang
Kepegawaian yang dijalankan pada semua karyawan berhubungan
Bidang Sekretariat. Kebutuhan akan yang membutuhkan, dengan aplikasi ini.
sistem informasi agenda diperlukan sehingga cara yang
bagi Badan Pelayanan Perizinan paling efektif adalah Objek penelitian di
Terpadu (BPPT) Kabupaten melalui sistem Kantor Badan
Karanganyar dalam mengolah berbasis web. Pelayanan Perijinan
penggagendaan surat masuk dan Tepadu Kabupaten
surat keluar, berdasarkan alasan 1.b Rumusan Karanganyar.
tersebut maka dibuat aplikasi sistem Masalah
informasi agenda yang dapat 1.d. Tujuan
membantu mempermudah mengolah Kendala apa yang
surat masuk dan surat keluar. dihadapi oleh
Pada Badan Pelayanan Perizinan Bagian Umum
Terpadu (BPPT) Kabupaten Sekretariat Daerah
Karanganyar, surat merupakan Kabupaten Pacitan
sarana penting, informasi- informasi dalam pengelolaan 1.
penting dan rahasia terkait dengan surat masuk dan Menghasilkan
instansi tersebut terkandung di surat keluar ? Sistem
dalamnya. Pada saat ini, prosedur Bagaimana Informasi
yang diterapkan pada manajemen prosedur
surat masuk dan surat keluar pada pengelolaan surat Manajemen Agenda
Badan Pelayanan Perizinan Terpadu masuk dan surat pada Badan
(BPPT) Kabupaten Karanganyar keluar pada Bagian Pelayanan
mulai dari penerimaan, pembuatan, Umum Sekretariat
penyimpanan, pendokumentasian, Daerah Kabupaten
hingga verifikasi surat, semua Perijinan Terpadu
Pacitan ? Kabupaten
dilakukan secara konvensional.
Dokumentasi surat masuk dan keluar Karanganyar.
1.c. Batasan 2.
hanya berupa penulisan di buku
Masalah Membuat
besar. Sedangkan pada tahap
pengarsipan surat hanya berupa Sistem Informasi
penyimpanan dokumen hardcopy. 1. Subjek Manajemen
Dengan adanya masalah yang telah Membuat
sebutkan, Badan Pelayanan Perizinan Agenda
Sistem berbasis web
Terpadu (BPPT) Kabupaten
Karanganyar dirasa perlu untuk Informasi yang
merubah metode manajemen Manajemen dapat
persuratan yang saat ini mereka Agenda di
gunakan, yaitu metode konvensional, Badan membantu dalam
menjadi metode manajemen Pelayanan pencarian data
persuratan yang terkomputerisasi dan surat dan
otomatis. Dengan adanya Sistem Perijinan
Informasi Manajemen Agenda, Terpadu
mempermudah
diharapkan menghasilkan aplikasi Kabupaten pemohon
yang dapat mengelola surat masuk Karanganyar. surat
dan keluar sesuai alur yang di Analisis dilakukan di dalam
tetapkan, dan dapat menyelesaikan Badan Pelayanan
masalah yang ada saat ini. Perijinan Terpadu
Kabupaten memonitoring surat
Karanganyar namun yang telah dikirim.
Salah satu faktor alasan kami
membuat sistem berbasis web adalah dikarenakan
karena tersedianya fasilitas jaringan keseluruhan proses
perencanaan dan 1.e. Manfaat
lokal dan internet disetiap sub-sub
teknologi di lakukan
bidang di Kantor Badan Pelayanan Penelitian
di Bidang Sekretariat
Perijinan Terpadu Kabupaten maka kami
Karanganyar sehingga dapat membatasi ruang Memberikan
mempermudah karyawan untuk lingkup kami pada kemudahan pada
mengakses dan memanfaatkan Bidang Sekretariat. Badan Pelayanan
karena tidak lagi terbatas oleh ruang Perijinan Terpadu
dan waktu. Alasan lain yaitu keinginan Kabupaten
Dibatasi pada
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Karanganyar dalam
pembuatan aplikasi
Kabupaten Karanganyar untuk tidak mengelola surat
Berbasis WEB,
membatasi pendistribusian hasil keluar dan surat
tidak pada
pengarsipan tersebut hanya kepada masuk.
 dengan penelitian program server,
Memberikan kemudahan dalam ini seperti dari buku, desain tampilan
mendokumentasikan surat masuk dan majalah, jurnal antarmuka PHP dan
surat keluar. online, artikel serta aplikasi program
Memberikan kemudahan dalam media cetak lainya lainnya.
pecarian data surat keluar dan surat yang berkaitan Metode
masuk dengan Perancangan yaitu
Pengarsipan Digital. merancang tampilan
menggunakan PHP,
Penyimpanan dokumen secara
Studi Laboratorium merancang sistem
elektronik/ oftcopy memperkecil
basis data
kemungkinan kehancuran data surat yaitu mempelajari
konsep dasar dan menggunakan
keluar dan surat masuk
cara kerja client MySl, merancang
server, serta UML sistem yang
1. f. Metode Penelitian diusulkan,
penguasaan sistem
lainnya seperti mengevaluasi dan
Studi Kepustakaan yaitu metode pengenalan operasi, pengimplementasia
pengumpulan data dengan cara konfigurasi dan n sistem yang telah
membaca, mencari, memahami serta instalasi program- dirancang.
meringkas hal-hal yang berhubungan
ISSN : 1979- 9330 (Print) -
2088-0154 (Online) 54
Journal Speed – Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi – Volume 3 No 3 - 2011 - ijns.org
Pengumpulan dan bebas dari situs
Observasi dengan mengadakan pemasukan data, resminya. (Kasiman
pengamantan langsung pada Kantor Penyimpanan dan Peranginangin,
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu pengambilan 2006).
Kabupaten Karanganyar kembali (retrieval)
data, dan 2.e MySql
Wawancara dengan teknik tidak
terstruktural yaitu wawancara yang Penerapan data, MySQL (My
tidak menggunakan pedoman yang dalam hal Structured Query
wawancara hanya berupa garis-garis sistem informasi Language) Menurut
besar permasalahan. Wawancara terkomputerisasi Hirin dan Virgi
dilakukan kepada kepala bidang dan termasuk (2011), MySQL
karyawan karyawati Badan Pelayanan penayangan adalah salah satu
Perijinan Terpadu Kabupaten (display). perangkat lunak
Karanganyar. sistem manajemen
2.c. Data basis data
2.a. Pengertian Surat (database) SQL
Data adalah atau sering disebut
dengan DBMS
Menurut Drs. HENI SUBAGYO dalam representasi dari
suatu fakta, yang (Database
bukunya yang berjudul Surat
imodifikasidalam Management
Menyurat Lengkap, 2007.
bentuk gambar, System). Berbeda
kata, dan/atau dengan basis data
Surat adalah alat komunikasi yang konvensional
angka. Manfaat
mempergunakan bahasa tulisan seperti. Dat, .dbf,
data adalah sebagai
diatas selembar kertas yang sangat .mdb, MySQL
satuan epresentasi
erat hubungannya dengan kehidupan memiliki kelebihan
yang dapat diingat,
manusia. Sejak zaman serba modern yaitu bersifat
direkam, dan dapat
ini, manusia tidak dapat melepaskan multithread, dan
diolah menjadi
dirinya dari kepentingan manusia multi-user serta
informasi.
lainnya baik yang berada mendukung sistem
disekitarnya maupun ditempat yang jaringan. MySQL
jauh. Menurut Drs. SULCHAN YASIN Karakteristiknya, didistribuasikan
dalam bukunya yang berjudul Surat data bukanlah fakta, secara gratis
Menyurat Praktis Siap Pakai (2002), namun representasi dibawah lisensi
megenai arti surat sebagai berikut. dari fakta. Kata
GNU General Public
Surat pada dasarnya adalah alat sederhananya, data
License (GPL),
komunikasi jarak jauh antara manusia adalah catatan namun ada juga
dengan mempergunakan bahasa tentang fakta, atau
versi komersial bagi
tulisan dan secara kertas sebagai data merupakan
kalangan tertentu
dasarnya. Dengan kata lain disebut rekaman catatan yang
bahwa surat adalah sarana untuk tentang fakta. Data
menginginkannya.
menyampaikan pikiran, isi hati, yang baik, adalah
MySQL sebenarnya
maksud, atau kehendak, pada orang yang sesuai dengan merupakan turunan
lain melalui bahasa tulis dengan faktanya. (Witarto,
salah satu konsep
mempergunakan kertas sebagai 2004)
utama dalam
sarana. database sejak
2.d. PHP lama, yaitu SQL
2.b. Sistem Informasi (Structured Query
PHP singkatan dari Language). SQL
Istilah informasi itu sendiri secara Hypertext adalah sebuah
umum menyiratkan suatu Preprocessor yang konsep
pengumpulan data yang terorganisasi digunakan sebagai pengoperasian
beserta tatacara penggunaannya bahasa script database, terutama
yang mencakup lebih jauh daripada server-side dalam untuk pemilihan
sekedar penyajian data pengembangan atau seleksi dan
(Notohadiprawiro, 1990). Web yang pemasukan data,
Dari pernyataan demikian maka disisipkan pada yang
sistem informasi dapat didefinisikan dokumen HTML. memungkinkan
sebagai suatu alat untuk menyajikan PHP merupakan pengoperasian data
informasi dengan cara sedemikian software Open- dikerjakan dengan
rupa sehingga bermanfaat bagi Source yang mudah secara
penerimanya (Kertahadi, 1995). disebarkan dan otomatis.
Setiap sistem informasi menyajikan dilisensi secara Keandalan suatu
tiga hal pokok (Lynch, 1977) : gratis serta dapat siasm database
di-download secara (DBMS) dapat
diketahui dari cara kerja optimizer-nya dan keluar hanya Manajemen Agenda
dalam melakukan proses perintah- berupa penulisan di merupakan aplikasi
perintah SQL, yang dibuat oleh user buku besar. yang ditujukan
maupun program-program Sedangkan pada untuk user tunggal
aplikasinya. tahap pengarsipan (Admin) pada satu
surat hanya berupa mesin dengan
penyimpanan fungsi login sebagai
3.1 Sistem yang Berjalan dokumen hardcopy. integritas sistem.
Berdasarkan sistem yang ada, Badan
Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Sistem ini memiliki
Karanganyar mulai dari penerimaan, 3.2 Sistem yang beberapa fungsional
pembuatan, penyimpanan, akan sebagai berikut:
pendokumentasian, hingga verifikasi Dikembangkan
surat, semua dilakukan secara 1. Pemrosesan
konvensional. Dokumentasi surat masuk Sistem Informasi surat masuk
ISSN : 1979- 9330 (Print) -
2088-0154 (Online) 55
Journal Speed – Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi – Volume 3 No 3 - 2011 - ijns.org
“alamat”, “counter”,
Dalam fungsi ini admin melakukan “keluar”, “lokasi”
penambahan maupun penyuntingan dan “masuk”.
surat masuk. Admin terlebih dulu
mencatat, memberikan nomor kepada 3.3.1.1 Tabel
surat masuk, serta memasukkan Struktur Data Tabel
keterangan yang singkat tentang surat “cnn_admin”
masuk tersebut. Setelah data tadi
dimasukkan dan disimpan dilanjutkan
dengan mencetak lembar disposisi.
Setelah dicetak, lembar disposisinya
digabungkan dengan surat, lalu
ditujukan ke Kepala Kantor.
2. Pemrosesan surat keluar

Dalam fungsi ini admin juga

melakukan hal yang hampir sama
dengan pengelolaan surat masuk. Tabel Struktur Data
Admin dapat melakukan penambahan Tabel “counter”
surat keluar maupun penyuntingan
surat keluar. Admin mencatat nomon
serta atribut-atribut lain kemudian
menyimpannya sebagai arsip digital. 3.3.1.2 Tabel
3. Manajemen Pengguna dan Akun Struktur Data Tabel
Dalam fungsi ini pengguna dapat “alamat”
melakukan pengelolaan akun
(authority ) sistem ini serta bagi
Desain
pengguna superadmin dapat
Permodelan
melukakan penambahan pengguna
Proses
serta dapat menyunting informasi
pengguna lain maupun hak aksesnya.
Prosedur sistem adalah sebagai
berikut proses Sistem
Informasi
Admin dapat melakukan penginputan Manajemen Agenda
3.3.1.3 Tabel melalui Data Flow
surat masuk dan memberikan nomor
Struktur Data Tabel Diagram (DFD)
agenda serta atribut-atribut lainnya
“keluar” untuk menjelaskan
dengan mengakses halaman “masuk”.
Admin juga dapat melakukan prosedur
pencarian surat masuk berdasarkan berjalannya sistem.
perihal surat.
Sama halnya dengan surat masuk,
admin juga dapat melakukan
penginputan surat keluar serta
memberikan nomor agenda serta
atribut-atribut lainnya dengan
mengakses halaman “keluar”. Admin
juga dapat melakukan pencarian surat
masuk berdasarkan perihal surat dan
atau tanggal surat.
Apabila surat masuk akan
didisposisikan Admin melakukan
Tabel Struktur Data
proses disposisi dengan cara meng-
Tabel “lokasi”
klik proses pada masing-masing
surat.
Gambar 1.
3.3.1 Desain Permodelan Data Dekomposisi
Diagram Sistem
Sistem Informasi Manajemen Agenda
dalam penerapan dan Informasi
Tabel Struktur Data
pengoperasiannya memiliki enam Manajemen Agenda
Tabel “masuk”
tabel yaitu tabel “cnn_admin”,
ISSN : 1979-
9330 (Print) - 2088-0154 (Online) 56
Journal Speed – Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi – Volume 3 No 3 - 2011 - ijns.org

4.1.3 Tampilan Halaman Form Pengisian

Surat Masuk

Gambar 4. Gambar 7 Tampilan

Tampilan Halaman Halaman Form Daftar
Login Surat

4.1.2 Tampilan Masuk

Halaman Utama
4.1.5 Tampilan
Halaman

Detail/Disposisi
Gambar 2. Context Diagram
Surat Masuk

Gambar 5.
Tampilan Halaman
Utama

Gambar 8 Tampilan
Halaman
Detail/Disposisi

Gambar 3. DFD level 1 Surat Masuk

Gambar 6
Tampilan Halaman
4.1.1 Tampilan Halaman Login Form Pengisian 4.1.6 Tampilan
Halaman
Penambahan Surat
Surat Masuk

Keluar
4.1.4 Tampilan
Halaman Daftar
Surat Masuk
Gambar 9 Tampilan Halaman Penambahan Surat Keluar

ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154

(Online) 57