DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA J ( MUNICIPIO DE CHIGORODO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO [Uoidosstes posh ‘SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO —— ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIGORODO i COMUNICACIONES 2018 ALCALDE: DANIEL SEGUNDO ALVAREZ SOSA La comunicacién pUiblica para la Alcaldia Municipal de Chigorodé, constituye una dimensién estratégica toda vez que permite plantear soluciones a las necesidades de divulgar sus actos administrativos, la gestion administrativa y proyectar su imagen a la Comunidad del Municipio de Chigorodo, del Departamento y de la Nacién. Formulado desde los elementos de: Comunicacién Organizacional, Comunicacién Informativa y Medios de Comunicacién. “UNIDOS SI ES POSIBLE POR UN CHIGORODO EDUCADO ¥ PROSPERO” Carrera 104 Calle 98 a Nimero 104-14 sistemadegestionseguridad@ chigorodo-antioauia.gov.coDEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA ‘MUNICIPIO DE CHIGORODO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO ‘SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 41, INTRODUCCION La comunicacién publica para la Alcaldia Municipal de Chigorod®, constituye una dimensiOn estratégica toda vez que permite plantear soluciones a las necesidades de divulgar sus actos administrativos, la gestion de la entidad y proyectar su imagen a la Comunidad del Municipio, del Departamento y de la Nacién. La comunicacion fluida y transparente mejora el que hacer institucional, combate la corrupcién, facilita la participacién ciudadana y el control social como mecanismos que contribuyen al disefio y mejora continua de la entidad. El componente comunicacién publica del subsistema control de gestién, presenta los siguientes tres elementos: 1. Comunicacién Organizacional 2. Comunicacién informativa 3. Medios de comunicacién. A través del componente de Comunicacién Publica, que se apoya en los sistemas de informacién adoptados, se gestiona estratégicamente la informacién institucional para mantener informados, motivados y entusiasmados a los servidores publicos para que contribuyan con su trabajo al logro de los objetivos corporativos y a la realizacion de sus anhelos personales y profesionales. Mediante modelos de comunicacién especificos se promueve la comunicaci6n para hacer realidad la Cultura Organizacional definida desde el primer Subsistema, tendiente a generar identidad, sentido de pertenencia y efectividad en el trabajo, al compartir la vision institucional y alinear estratégicamente los esfuerzos individuales. ‘Asi mismo, en el campo extemo se promueve la buena imagen institucional destinada a generar confianza ciudadana, utilizando la informacion objetiva generada por los procesos. Esto se materializa en procesos y actos de rendicion de cuentas que permiten interactuar con la comunidad y responder por la mision encomendada de velar por el buen uso de los recursos piiblicos del Municipio de Chigorodé. “"UNIDOS SI ES POSIBLE POR UN CHIGORODO EDUCADO ¥ PROSPER” Carrera 108 Calle 98 a Nomero 10814 slstemadenestionseguridad@chigorodo-antionula.gov.coDEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA p MUNICIPIO DE CHIGORODO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Rinssesterpes ‘SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO a 2. DEFINICIONES. 2.1. Comunicaci6n: es el intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos entre dos o mas personas. Es un proceso bidireccional, mediante el cual dos personas ~ como minimo- comparten una misma informaci6n, transmitida y recibida a través de un mensaje. 2.2. Informar: Es transmitir ideas en un solo sentido, es decir, de manera unidireccional. El emisor transmite un mensaje al receptor, sin esperar reaccién o respuesta, no es la comunicacién, pero hace parte de ella. 2.3. Comunicar: Es un proceso mediante el cual una persona se pone en contacto con otra, intercambiando ideas, de una manera bidireccional. El emisor transmite el mensaje al receptor y recibe su respuesta, en un intercambio constante de papeles, cada uno adopta el papel de emisor cuando se expresa y el de receptor cuando recibe la respuesta de su interlocutor. 2.4, Comunicacién Descendente: Su principal utilidad es la emision de directrices de un superior a sus colaboradores. Esta ayuda a clarificar politicas metas etc. Se realiza a través de informes, memorandos, instructivos, reglamentos, manuales de organizacién, periddicos, correos institucionales, gacetas, revistas internas, folletos, diagramas, videos. Esta informacién le da sentido de direccién al trabajo, orienta a los empleados, suministra datos importantes y ayuda a resolver dudas. Es el enlace entre los distintos niveles jerarquicos de la estructura formal. 2.5. Comunicacién Ascendente: Este tipo de comunicacién suministra a la administracién la retroalimentacién de los colaboradores. Establece un camino de oportunidad para recibir sugerencias, quejas, opiniones, etc. Por medio de ella se puede conocer el clima organizacional y es muy valiosa para integrar a los trabajadores con la Alta Direccién (Representante Legal). Se realiza a través de programas de sugerencias, encuestas, procedimientos de seguimiento a PRS, dialogo, entrevistas y reuniones de grupos. “UNIDOS SI ES POSIBLE POR UN CHIGORODO EDUCADO Y PROSPERO” Carrera 104 Cale 98 a NOmero 104~14 slstemadegestionseguridad @chigorodo-antioaula.gov.coDEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA ‘MUNICIPIO DE CHIGORODO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO ‘SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2.6. Comunicacién Horizontal: Es la comunicacién que se desarrolla entre personas del mismo nivel jerarquico. Es una comunicacién muy tstil para la integracién de los. grupos de trabajo, para la socializacién necesaria entre las personas y para hacer eficiente el trabajo de los grupos y equipos laborales. La mayoria de los mensajes que transmitan generalmente en forma horizontal tienen por objetivo la integracion y la coordinacién. 3. ELEMENTOS DE LA COMUNICACION La comunicacién en las Entidades Publicas tiene la dimensién estratégica, al ser el factor que hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes, en tanto involucre todos los niveles y procesos de la organizacién. La interaccion comunicativa es inherente al suministro de informacién oportuna y necesaria dentro de las entidades, para facilitar el desarrollo de los procesos y las actividades; garantizar la circulacién suficiente y transparente de la informacién hacia las diferentes partes interesadas; y promover la participacion ciudadana, la rendicion de cuentas a la ciudadania y el control social como mecanismos que permiten reorientar el quehacer institucional El componente de Comunicacién Publica se fundamenta en tres elementos: 4 Comunicacién Organizacional + Comunicacién Informativa. ‘+ Medios de Comunicacién. 3.1. Comunicacién Organizacional: Herramienta de la comunicacién que permite orientar la difusién de politicas y la informacién generada al interior de la entidad publica para una clara identificacién de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestién de operaciones hacia los cuales se enfoca la mision de la Alcaldia Municipal de Chigorod6. Este elemento debe convocar a los servidores puiblicos en torno a una imagen de identidad corporativa que comprenda una gestion ética, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como facilitadores ejecutores de lo plblico, contribuyendo al fortalecimiento de la gestion a través del quehacer comunicativo, “"UNIDOS SI ES POSIBLE POR UN CHIGORODO EDUCADO Y PROSPERO” Carrera 108 Calle 98 2 Nomero 104-14 slstemadegestionsegurided@ chigorodo-antiogula.gov.coDEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA j l MUNICIPIO DE CHIGORODO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO fncorstergonbiet ‘SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ae 3.2. Comunicacién Informativa: Garantiza la divulgacion de informacién de la entidad publica sobre su funcionamiento, gestion y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés (Entidades, proveedores, Presidencia de la Republica, Ministerios, Contralorias General de la Naci6n, Ciudadania en general). La comunicacién informativa debe garantizar que efectivamente las practicas de interaccién de la entidad con las partes interesadas y la ciudadania estén enfocadas a la construccién de lo pubblico y a la generacion de confianza, mediante la definicion de politicas de comunicacién y la formulacién de parametros que orienten el manejo de la informacién. 3.3. Medios de Comunicacién: Herramientas de la comunicacién utiizadas por la entidad para garantizar la divulgacién, circulacién amplia, oportuna, veraz y focalizada de la informacién, hacia los diferentes grupos de interés. A partir de la definicion de politicas en materia de Comunicacién Organizacional e Informativa, la entidad establece los mecanismos internos y externos para socializar la informacion generada. 4, NECESIDAD DE IMPLEMENTAR UN PLAN DE COMUNICACION EN LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIGORODO. El tema de la comunicacién organizacional es para la administracion municipal un tema inexplorado, pues la informacién se centra basicamente en los Secretarios de Despacho, y en algunos grupos cerrados, por tanto, se hace necesario crear un plan de comunicacién que permita tener informados a todos los servidores publicos y a todas las partes interesadas de la gestion municipal. A continuacién, se definen las politicas sobre las cuales se regira el presente Plan de Comunicaciones. 5. POLITICA PAR LA COMUNICACION CON LOS SERVIDORES PUBLICOS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL: 5.1, La politica que se ejecutara con las siguientes estrategias: 4 Realizacién de Concejos de Gobierno 4 Comités de Coordinacién de Control Interno. ‘4 Reuniones periddicas con todos los funcionarios de la Administracion Municipal. “UNIDOS SI ES POSIBLE POR UN CHIGORODG EDUCADO ¥ PROSPERO” Carrera 104 Calle 98 a Nimero 104-14 slstemadegestionsequridad@chigorodo-antioauia.gov.coMUNICIPIO DE CHIGORODO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Tnisonstes pon ‘SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO —— ++ Memorandos, circulares y oficios. Socializacién de conferencias, talleres y revistas de gestién publica. ‘ Socializacién de la gestién realizada. % Listados de asistencia. 6. ASPECTOS GENERALES PARA EL MANEJO DE LA COMUNICACION INTERNA 6.1. Politicas de Comunicacién Interna ‘4 La Comunicacién Organizacional de programas, es fundamentalmente descendent, es decir, de la Direccion hacia los servidores, los intermediarios en este flujo de informacion son los Secretarios de Despacho, Jefes de Dependencia y coordinadores de programas. 4 Los secretarios de Despacho y Profesionales encargados de planes y/o programas son promulgadores de informacién, para los servidores que dependen de ellos los demas que se necesiten + Con el propésito de aplicar una comunicacién participativa, los Secretarios de despacho se retinen periédicamente con el Alcalde, con lo cual toda la entidad se involucra en la toma de decisiones, esta comunicacién se facilita a través de los grupos primarios. Entre dependencias, la comunicacién es horizontal, todas estén a un mismo nivel, con el propésito de lograr una coordinacién afectiva y por tanto el cumplimiento de la misién, objetivos y metas de la Alcaldia Municipal de Chigorodo. 6.2 Politicas de la Comunicacién por Procesos La comunicacién entre los procesos se relaciona directamente con la interrelacién de los mismos, la cual se aprecia en las caracterizaciones de los mismos. EI flujo de comunicacién se da entre todos los procesos, ya que gracias a la estructura del MECI, ningtin proceso trabaja de manera individual. La comunicacién desde los procesos es de tipo integral, donde la informacion promulgada a través de diversos medios buscando la uniformidad en la planeacién, coordinacién y direccién. Es una comunicacién donde la participacion y retroalimentaci6n son elementos fundamentales. Desde los procesos misionales la comunicacién es de tipo funcional y estratégico. “UNIDOS 51 ES POSIBLE POR UN CHIGORODO EDUCADO ¥ PROSPERO” Carrera 104 Calle 98 a Numero 104-14 sisternadegestionseguridad®@ chigorodo-antioauia.gov.coDEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA MUNICIPIO DE CHIGORODO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO ‘SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Funcional, ya que es un flujo de informacion que tiene un objetivo practico permitiendo a la entidad cumplir con su mision Estratégica, ya que comprende a toda la entidad y fija lineamientos para que la informacion divulgada sea oportuna y veraz. Los procesos de apoyo acompafian a los demas procesos, por tal razén la ‘comunicacién se propaga a todos y es de tipo cooperativa, ya que promueve la solucién de problemas con el objetivo de facilitar y mejorar la ejecucién de las tareas misionales y/o cotidianas de la entidad El proceso de evaluacién se comunica enfocado a la mejora, por tal razén es un intercambio de informacién para corregir o prevenir situaciones que puedan afectar el desempafio de la Alcaldia. En este flujo influye también la retroalimentacion 5. ASPECTOS GENERALES PARA EL MANEJO DE LA COMUNICACION EXTERNA Politicas de Comunicacién Externa La Alcaldia Municipal de Chigorodé a nivel externo maneja su informacion en flujos de comunicacién de doble sentido, con el objetivo de que prevalezca la retroalimentacion entre la entidad y su entorno, Por medio del proceso Comunicaciones y el de Sistema de Gestin Documental, se maneja diversos medios de comunicacién que suministran informacién veraz y oportuna, La informacién de la entidad hacia su entorno se desarrolla en tres escenarios: 1. Comunicaci6n con el ciudadano. 2. Comunicacién con entidades del estado local, regional y nacional. 3. Comunicacién con la ciudadania en general. La comunicaci6n entre la entidad y el ciudadano debe ser bidireccional, la Alcaldia Municipal de Chigorodé a través del procedimiento de seguimiento a PORS, recibe la informacién del ciudadano, especificamente la relacionada con peticiones, quejas, reclamos y sugerencias asegurando que dichas solicitudes sean contestadas, Los tiempos establecidos por la entidad para responder las solicitudes se presentan a continuacién: “UNIDOS SI ES POSIBLE POR UN CHIGORODO EDUCADO ¥ PROSPERO” Carrera 104 Calle 98a Nimero 104-14 slstemadegestionsequridad@chigorodo -antioguia.gov.coDEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA J l MUNICIPIO DE CHIGORODO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Toneosstes se ‘SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO — 1, Peticiones: 15 dias habiles 2. Peticiones de informacion y Documentos: 10 Dias habiles 3. Quejas y Reclamos: 15 dias hdbiles 4, Consultas: 30 dias habiles 5. Entrega de copias o certificaciones de expedientes: 10 dias habiles En caso de que no sea posible responder dentro de los términos, se le debe indicar al solicitante el motivo por el cual se retraso la respuesta y la fecha especifica en que se producira la contestacion. 6. PLAN DE MEDIOS DE COMUNICACION Para llevar a cabo las tareas de comunicacién, divulgacién y circulacin de la informacién hacia los grupos de interés, se utilizaran los siguientes medios o piezas comunicacionales de manera permanente. 6.1. MEDIOS EXTERNOS Informes de Gestién: Anualmente se presentara ante la comunidad un documento que recopile la gestién de la vigencia fiscal, sera facil comprension y de amplia difusion en el Municipio de Chigorod6. Boletines de Prensa: Es una pieza con contenido noticioso y periodistico, que soportan el trabajo de los diferentes medios masivos (prensa, radio, television, pagina Web, perifoneo). Sirven de multiplicadores de imagen palabra, comentario y texto de las tareas de la alcaldia Municipal de Chigorod6. Estos boletines se envian por correo electrénico institucional, circulares, actos administrativos, fax o personalmente a los periodistas o comunicadores. Rueda de prensa: Convocatorias a medios de comunicacién para informar de manera oficial a través del vocero oficial, un suceso de suma importancia para los grupos de interés. Terminada la exposicién se lleva a cabo una ronda de preguntas por parte de los periodistas, con el fin de ampliar el contenido del anuncio, Pagina web: Es el medio interactivo de comunicaciones, a través del cual se pueden dar a conocer todos los proyectos, programas, servicios, tramites y la gestién que la Alcaldia Municipal de Chigorodé lleva a cabo; al tiempo que permite tener informacién actualizada y ampliada sobre todo lo relacionado con la entidad. “UNIDOS SI ES POSIBLE POR UN CHIGORODO EDUCADO Y PROSPERO” Carrera 104 Calle 98 8 Nimero 104-14 sistema degestionseguridad@chigorodo-antioauia.gov.coDEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA J MUNICIPIO DE CHIGORODO ‘SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO fonconstenpontat ‘SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ae 6.2, MEDIOS INTERNOS Correo Electrénico Institucionales: Es un medio electrénico agil y masivo, el cual se utiliza para interactuar de manera oportuna en el desarrollo de las actividades de la entidad. Carteleras: Es un sistema de informacion permanente que se ubica en lugares estratégicos de cada una de las oficinas de la Alcaldia municipal de Chigorodé, con el dnimo de resaltar aspectos claves para la entidad. Sefializacién: Para una mejor ubicacién de la ciudadania en las instalaciones de la Alcaldia se identificaran cada una de las dependencias de la Administracion Municipal Chigorodo, Mapa de ubicacion: Se instalara en cada uno de los pisos de la Alcaldia municipal un mapa de ubicacién que contendré cada una de las dependencias de la Administracion municipal de Chigorodé. De esta forma se orientara el ciudadano a la oficina que desea que le presten un servicio o se le brinde alguna informacién respectiva Cametizacién de los funcionarios: Para mejorar la prestacién de los servicios, elevar la imagen corporativa y que la ciudadania conozca los funcionarios por su nombre y cargo se exigird a los funcionarios el porte del camé institucional. Estructura Organizacional: Para que la comunidad esté informada de cémo funciona la Alcaldia Municipal se publicara el Organigrama de la Alcaldia Municipal de Chigorod6, Publicacién del Direccionamiento Estratégico: En pendones Institucionales, retablos y carteleras se publicara la misi6n, vision, la politica de calidad, los objetivos de calidad. Buzén de Sugerencias: Instalacién del Buzén de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias con el propésito de conocer las inquietudes y expectativas de la comunidad. En aras de establecer el mejoramiento contindo en la Alcaldia Municipal de Chigorod6, la cual sera revisado los primeros cinco dias de cada mes, siguiendo las instrucciones definidas en el procedimiento definido como seguimiento a Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias. “UNIDOS SI ES POSIBLE POR UN CHIGORODG EDUCADO ¥ PROSPERO” Carrera 104 Calle 98 a Nimero 104-14 sistemadegestionseguridad@chigorodo-antioauia.gov.coDEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA MUNICIPIO DE CHIGORODO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO ‘SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 7. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACION El Representante Legal (Alcalde Municipal) seré la Unica persona responsable de brindar informacion de la gestion municipal y de los asuntos inherentes al ejercicio de la funcién publica local, en su defecto por su ausencia lo hard el Secretario General y de Gobierno 0 algiin funcionario designado por medio de un acto administrativo. En ningin caso los funcionarios podrén comunicar e informar situaciones que no sean de competencia, a menos que sea por autorizacién escrita del Alcalde Municipal. Este procedimiento debe de ser publicado en la cartelera informativa de cada secretaria. DANIEL Alcalde Municipal “UNIDOS SI ES POSIBLE POR UN CHIGORODO EDUCADO ¥ PROSPERO” Carrera 104 Calle 98 8 Nimero 104~14 -emadegestionseuridad@chigorodo-antioguia.gov.co