Välkommen till

IT-avdelningens
information om e-post

Roger Järnbrink
rj@kth.se
Niclas Carlsson
nc@kth.se

2010-06-07 1
 Dagens agenda
• Uppgradering av KTH:s centrala e-postsystem

• Föreskrift för e-post vid KTH

• Användarstöd

2010-06-07 2
 Uppgradering av KTH:s
centrala e-postsystem

2010-06-07 3
 Varför uppgradera?
• Vi har nästan växt ur vår nuvarande miljö

• Vi får bättre stöd för fler plattforms

kombinationer:
• Internet Explorer (Win)

• Firefox (Win, Ubuntu, Fedora, Mac)

• Safari (Mac)

• En rad förbättringar i bakgrunden

2010-06-07 4
 Hur påverkas du som
användare?
• IMAP användare
Kommer inte kunna läsa e-post via IMAP
under själva flytten.

Läs e-post via webmail till dess att mailboxen

är flyttad.

• Övriga användare
Kommer bara påverkas om de är uppkopplade
mot brevlådan när flytten blir klar.

Starta om klienten/programmet

2010-06-07 5
 Hur vet man att brevlådan
är flyttad?

• Får man något av dessa meddelanden ska

man starta om sitt program först.

2010-06-07 6
 Internet Explorer

2010-06-07 7
 Safari

2010-06-07 8
 Firefox

2010-06-07 9
 Lätt versionen

2010-06-07 10
 När sker uppdateringen?
• Helgen den 11/6 till 13/6

• Vi har valt tidpunkten för att försöka minimera

påverkan av ordinarie verksamhet

2010-06-07 11
 Hur går det till?
• Vi börjar med att flytta namnet
”webmail.kth.se” till de nya servrarna.

• Därefter flyttar vi mailboxar för de

identifierade IMAP-användarna.

• Övriga användares mailboxar flyttas

2010-06-07 12
 Identifierade problem
• Outlook 2003 MAPI anslutning

• MAC-användare med Entourage 2008 utan

12.2.3 update och utan WebServices
Edition

2010-06-07 13
2010-06-07 14
 Föreskrift för e-post vid
KTH

2010-06-07 15
 Övergripande syfte och omfattning

• Att beskriva vilka regler och lagkrav som

gäller för e-post på KTH.SE och dess
underdomäner.

• Att beskriva hur e-post hanteras på ett tydligt,

enhetligt och effektivt sätt.

• Gäller för alla e-postsystem på KTH. Varje

skola måste tillämpa reglerna.

2010-06-07
16
 Hur påverkas du som
användare?
Du ska enkelt kunna ta reda på vad som gäller
för e-post, exempelvis då det gäller:

• Allmänna handlingar
• Privat e-post
• Radering av e-post
• Sortering i den egna e-postbrevlådan

2010-06-07
17
 Hur skapar du god ordning i
e-postbrevlådan?
När du tar emot eller skickar e-post – bedöm först informationsinnehållet
(Vägledning finns i föreskrift och dokumenthanteringsplan)

Allmänna handlingar måste alltid skiljas från övrig e-post genom sortering i särskilda mappar.

Skicka till din registrator,

Tillhör e-posten ett ärende?
därefter får du radera den från
Då ska den diarieföras.
Allmän din egen e-postbrevlåda
handling Övrig e-post lagrar du i din brevlåda. Du får radera
(gallra) dessa när du bedömer att de inte längre
behövs i verksamheten.

Ej allmän
Läggs i särskilda mappar
handling

Privat Läggs i särskilda mappar och

E-post raderas så snart det är lämpligt.

E-post (med undantag för privata meddelanden) utgör

! allmänna handlingar så länge de finns kvar i e-postsystemet,
även om de finns i t ex papperskorgen.

2010-06-07
18
 Vad gäller vid begäran om
utlämnande av e-post?
Allmänna handlingar skall finnas tillgängliga för allmänheten såvida de inte innehåller sekretessbelagda
uppgifter (offentlighetsprincipen). En begäran om att få ta del av handlingar från myndigheten skall
alltid hanteras skyndsamt.

Den som får en begäran om utlämnande skall snarast kontakta den handläggare/funktion som
förvarar handlingen.
•Enskild e-postbrevlåda– respektive anställd.
•Funktionsadressbrevlåda– alla som har åtkomst till e-postbrevlådan.
•Diarieförda handlingar – avdelningens registrator/motsvarande eller ärendets handläggare.

I första hand lämnar KTH ut loggar över e-posttrafiken.

•Om en logg innehåller uppgifter som kan omfattas av sekretess lämnas dessa ut först om genomförd
sekretessprövning visar att ett utlämnande kan ske.
•Prövning om utlämning av respektive e-postmeddelande sker i samråd med IT-avdelningen,
innehavare av brevlåda samt registrator
Loggarna innehåller information om avsändare (server och e-post), mottagare, message-id, datum samt ämnesrad.
Loggar bevaras minst 3 månader vilket innebär att all e-post är spårbar en viss tid bakåt även om användaren har raderat
meddelandet.

KTH har inte skyldighet att lämna ut handlingar i annat format än som pappersutskrift.

För e-post som används av personer som inte arbetar på KTH dvs. studenter, före detta personal gäller inte
offentlighetsprincipen eftersom deras e-post inte utgör myndighetens handlingar.

2010-06-07
19
2010-06-07 20
 Användarstöd

2010-06-07 21
 Hur får du hjälp?
• IT-SupportCenter
Besöksadress: Osquarsbacke 20
(efter sommaren,
Drottning Kristinas väg 19)

Telefon: 08 – 790 7752

08 – 790 9300

E-post: itsc@kth.se

Webbplats: http://intra.kth.se/it/it-support/it-sc

Öppettider: 8-16.30 (Vardagar)

Sommartid är mottagningen öppen
12-14, men vi svarar på e-post och
telefon som vanligt.

2010-06-07 22
 Lathundar
• Inställningar för klienter

• Funktionsmailboxar

• Vanliga frågor
Filterregler
Dela kalendrar

• Mobila klienter

2010-06-07 23
 Mobiltelefoner
• Stöd finns för ”Active Sync”

• Stöd finns för IMAP

2010-06-07 24
 Vid frågor,
kontakta IT-SupportCenter

• Via e-post, itsc@kth.se

• Via telefon, 790 77 52

2010-06-07 25