Baja tolerancia ERROR Nadie puede Tmo tia) embargo, los directores de Cire meo la ao) POR RACHEL BERTSCHE RETRATOS DE JEFF SINGER17 SOUT laruis1§ Ca Corer Pyaar oC ee OCU Cy osdirectores de proyectono son adivinos.Sinembargo, 30 es exactamente lo que el trabsj requiere: saber de antemano lo que va/a costar un proyecto, cusnto tiempo tarda y qué recursos necesitars Cuando [as estimaciones iniciales de los profesionales de proyecto no coineiden con la realidad, cusndo el proyecto supers el presupuesto y el eronograma, no siempre significa que el proyecto fracasé durante la ejecucin. Podeia significar que las estimaciones iniciales de costo y cronograma eran incorrectas desde el comienza Es fundamental crear estimaciones razonsbles y establecer expectativas manejables; sostien Chauhan, PMP, Director de Proyecto Senior para la consultora internacional de propiedades Knight Frank, Haryana, India, ‘Ain ast, dice que los errores de estimacién suceden con demasiads frecuencia. Las consecuenctas son claras: un megaproyecto para ampliar una linea. de ferro Infraesructura de transporte en curso en el pa ha superado en mis de USS5500 millones el presupuesto len Nueva York, EUA, el mayor proyecto de yliene L4aos deatraso Seg mum exlider dl proyecto, Ia capa recae sobre una estimacién inicial poco realist, Las siguientes son las ocho causas comunes de 1 oreaces do octimaclin, y lac mojavor manorac para evitarlesir en el pasado Al ctear sus estimaciones, los profesionales de proyectos deben considerar los resultados de Tg CU Ui eter Ba eg Cee era) rey Pee proyectos similares en el pasado. Sin embargo, puede ser peligroso confiar solo en la historia Revisar exclusivamente los proyectos anteriores fie “el mayor extor de estimacién que he comet’ dice \Wafi Mohtaseb, PMI-ACP, PMISP, PMP, Director de Desarrollo de Software del Banco Nacional de ‘Kuwait, Ciudad de Kuwait, Kult “En ese momento, hhaca mis estimaciones en base a proyectos anteriores similares, y dependlia excesivamente de los miimeros histricos. Eso fueal principio de mi carrera, ytuvo un gran costo para mi. Es un error muy comin’ Las soluciones: Involucre expertos especializados. Deje tiempo fen el proceso de estimacién para hablar con especialistas de la industria que actualmente trabajan en iniciativas similares, dice Mohtase “La estimacidn es un trabajo de equipe importante; seftala Chauhan. “La mayor das estimaciones serén cexactas ai trabsja con los expertos corrects. Divida ol proyecto en diferentes partes en las cuales puedan ern con onfanz experts ela mae G g proyecto deben preocuparse por la viabilidad técnica y la sensatez del costo/cronograma y luego estar preparados para proponer aplazamientos o reducciones del alcance en caso de recortes de fondos, emergencias o prioridades en conflicto”. Russel Looney, PMP, Project Time & Cost ne, Rihlané, Washington, EUA Los directores de El problema: Optimismo en el sector publico En todo ol mundo, los grandes proyectos de infaes- leuetura publica que requieren aprobacién politica son propensos una estimacin excesvamente opt mista. Por ejemplo, se estimé que el tristemente cBebre proyecto de azteria centalitine de Boston, Massachusetts, EUA, popularmente conocido como "Big Dig? tendria un costo de USS2800 millones, pero Finalmente auments mis de 199% por encima del presupuestoy seterminé con neve afios de retraso La estimacién demasiado optimista en grandes proyectos de infraestructara piilica "es muy comin, yy es um efecto colateral; dice Russell Looney, PMP, Estimador de Costos Senior en Project Time & Cost Ine, con sede en Richland, Washington, EUA. La organizaciéa se especializa en Ia gestién de la construccién para los proyectos del gobierno federal Existen vari razones por las cuales, en lima Instancia, las estimaciones podrtan resltar muy bas “A veces Ia rotacién de agencia, ls elecciones, mano de obra, ls factores ambientales © econémions, causan reerasosinterrupcones teinicis de os proyectos’ dice No es simplemente que los politicos establecen Yy aprueban presupuestos a nivel legislative, 0 que Ia dinimica politica consciente de las casts puede influ en los dzectores de proyecto para que eabores, estimaciones demasiado optimists. “La realidad es ‘que los presupuestosy los niveles de fnanciamiento actuales son objetivo dinarsoos!agrega Looney. Las soluciones: Conozeala dinsmica yl volailided del entorno del proyecto. Slit la pespeciva de os intereados avant hs tapas de planiscaion yn prepara pars cnalguer cose “Lon diectors de proyecto deen pteonpe por be vad tena ya sete el nt aonngans afin Looney yhego ear repos pa prone: aplazamientos 0 reducciones del alcance en caso de trodes ecerpaet pide cdi ‘denis, los dtectores de proyecto exosos que tmbsjan en mepsproyecoreninden el valor de a paripacin de ctimadores de ents ito devia con experi dese! ini de fe de defn del acne, dc. De em mane, lor eneaador de tomas decionestnen informacion dl de cots par los requeriienos de capital pr pronto,El problema: Diferentes niveles de experiencia Pot lo genefal, unm inieibto del expo que es hucvo en na: tarea tarda ms terapo en vealzarla que alguien que 1a ha hecho antes; por Io tanto, stim wh plazo Sin considera ls diversos iveles de experiencia de Las miembros del equipo puede causa importantes errors de estinacién, “Si solicit una estimacién paes una tare 1a persona que hace Ia estimseidin no ha realizado la tarea antes, no tiene ads en que basese’ afiena Mare Gareey, PMP, Diector de Programas, Havas Digital, Toronto, Ontario, Canad. “Es peevisible que existe una Brecha de eomunicacién cuando. slgulen 2308 haciendo algo completamente nueve%, cee eae) Ces Cee eta Prererry ee Las soluciones: [Noasusns queteds e elequipocompartn los mismins conocimlentise rive de experiencia, Pore contari, peegunte anes de how wna estima: averigte st os ‘miembros del equipo han trata cn tareas similares. De los mlembeos con menos experienel, espere una curva de aprendiza,y programe segin comespond. "Sientramos en. un dea detrabajodesconncida pars mio para la persona que elecus la tatea agrego certo factor de ese seiala Gorcey. “Cuando les nid ue entreguen uns estima, itll suexperieatia con pn ce prt cde la conversa Chu tan separo est de esta estimackiny” Si me olvido de hacer eso g g a los ejecutivos: ‘No puedo entregar el 1° de mayo, pero puedo entregar esta parte el 1° de mayo o esta otra, o bien, puedo m entregar todo en julio”. Iracy Porter, PMP Presente alternativas El problema: La impos' decreto La presida de los elecutivos puede ser dificil de navega yee eatin. Ua ine de iempo inpucsta por decreto,especalinente antes que se haya dead eh clave el akeance total del proyecto, pode causar problemas 2 un equipo, y potenctalmente incluso un fracaso, dice Mohtaseb, “Cuando las estitnaciones de Uineas de teripa son irapuestas, es inevitable afectar ls calldad de ls entregables. Entonces, para supeza los problemas de liad, terminardinvetendo mis tempo y recurs los ccs de pruebay desarrolssefula, “La intinn de los eeeutives es princpalsente poner un deector de peoyesto con ls musatna eficincla dice Chauhan, Sin embargo, como resultado de elo, a Wes deeetores de proyecto a nets es pe que terminen as preteen tin plizo teal o con costs Husoriamente bas, gies. n por Las soluciones: En lugar de intentar infu sobre los pteoetradares alindcar un cronogrami general del proyect, dv dalo en ss componentes. "Si dvi el proyecto en pales y ofrece una estimacidn eazonable para cas und puede demastar por qué el tiempo salicada 2s, de hecho eltienipo neces, dice Chaulae ‘Cando se trata de envencer alos elecutios. ks raesonaes de proyecto deben spurl wdtodo de “tao con sus peop oes” Eb lac de snwplemente Ina c unsronogrania no fnclocuts, tla senulansa dung de prograraciin espeticns, lice Tracy Pasker, PMP, Bhictor de Programas de Th de la Oficina de Direcién de Proyectos de Ti de ls empresa de tecnologia Nvidia, Santa Clara, California, UA. Puede deci, “Mie, los mimeros no encajan en el cronograma que hemos preparado. Lo hemos coptimizado 100% y no terminaremos en la fecha que usted desea, pero terminaremos en esta otra fecha! Nunca diga, "No podemos; sefila Parker, En st lugar offezca una solucién diferente. Por ejemplo, si bien el proyecto podifa no terminarse en la fecha eseada por los ejecutivas, el equipo podiaterminar un proyecto ploto para enlonces. “Lidar con una esims én impuesta dice Parke, es na cuestin de presenta alternativas os eecativs: "No puedo entreger el I” de mayo, pero puedo entregar esta pate el 1° de mayo 0 ca otra, o bien, puedo entregar todo en julio”El problema: El cliente que ‘solo echa un vistazo’ Bs poco frecuente que un cliente dé el visto bueno a uma estimacién de proyecto, se vaya y no regrese hasta terminada el proyecto, Los clientes quieren dar ‘an vistazo asus entregebes” durante la ejecucion del proyecto, un conteolen ly mitad del proyecto, seals Gotcey. "Un cliente siempre va a querer intervenit y dar su opinign durante el proyecto’ agregs. Ese “vistazo" puede dar lugae a un importante ajuste de una estimacién del proyecto, que de ‘otto modo se realizarla sabre el fina del proyecto. ‘Cuando suvitazo se convierte en una gran cantidad de cambios o una direccién completamente nueva, ‘pusde desviar completamente su proyecto! Las soluciones: Na deje que las revisiones lo tomen par sorpresa Incorpérelas en Is estimacién, “Si no deja en claro en su declaracién de trabajo exactamente cuindo el cliente puede centregar st opinién, cidndo pueden cambiar la direceién y emo se supone que debe realizarse Ih comunicacién, entonces estard en problemas, porque lo hain de todos modos’ seaala Gorcey. “Podria estar en la mitad de un trabajo y el cliente dice, ‘Bueno, solo quiero vero: Pero, zqué sucede silo ve y no le gusta” Elsbore una estimacién que permita el factor “qué sucede si agrega Goreey. “Si tienen una ‘oportunidad programada para hacer comentatios, puede al menos decizles que esperen hasta ese suimento especttics? met U CMa ieee ay ay aR LE) gran cantidad de cambios OME eter meu ete lt nueva, puede desviar completamente su proyecto”.El problema: Todo cambia Una estimacién es solo eso, uns estimacién, no wna certeza inamovible, Sin embargo, el problema no cs que la estimacién cambiar, sino asumir que no lo hari, Es muy féeil cometer un etror en el costo, al menos en la fase iniclal, cuando ests haciendo un ta sostiene Parker. "Si se aferra a un costo de esa fase inicil, todos pierden Las soluciones Los directores de proyecto deben tratar la estimacién como un documento dinimico desde cl principio, al igual que los ejecutivas y otros inleresados, El cambio no es malo: significa gue la estimacién puede ser més precisa, “Debe estimarinicialmente el proyecto en érdenes de magnitud, més o menos 50%, y precisar a medida que avanza, Cuando obtiene una estimacién més Aefintiva, debe ser mais 0 menos, por sjemplo, 10% dice Parker. “Puede decir, ‘Creo que esto costars 'US$100.000, pero solo tengo 50% de confianza en esa cite” Mas cerca de la ejecucién del proyecto, ese porcentaje puede aumentsr ‘Ademés, no sola dacumente la estimacién, sino emo cambié y calificd con el tiempo. “De esa manera, s tiene que pedir més dinero en el futuro yel patrocinador dice, Pero usted dijo que solo iba a costar USS100.000; tend documentacién que lo respalde Esimuy, tal cometer Sd TA a4 SS oe ir) EM esac (tos () ore rgEl problema: El factor festividades Es muy fell cometer este emoe: los dleectntes de proyecto asuimen que todos los interessdos compatten el mismo calendario. Sin entbargo, hacer a suposicién al elaborar una estimacién puede tener graves consecuenicis en el Futuro ‘A prieipos de su -eartea, Puke eametis la que ahora denoruina “eran de pineal cual ret su proyecto en un par de semanas. "No consider’ as ‘estas, ren Estas Unidos, ie el trang; ‘ef, En Estados Unidos trabajar al ue cnt esp de Is festviades de Navidad y no blaquea el perf de vacsesones de tds is personas, emis de Josdlasen quel ofcina etc, estar en pers” {Ese problema solo aumentart.s los profesionales de proyecto que supervisin las iniciativas internarianals na rnnsleeran bie varselanos da le ‘ottos pases, agrege Parke, Las soluciones: Incorpore las festiidades aaclonalesy dela empresa en [nesta de Ia pengeamactén, y tee en coenta Jas pas co orgy lo Tas mlerahr el opp Alef, ‘nuaque las festa 5 fas, as vacaciones san ‘veefique con los iebeos del equipa cuba han lt nlido tornaee vaciones. No es poco contin que los ‘auopecs eee dentales se teen Ube td lio agasta, es eeouerdo alas persons, ‘S va a estar de vaca ones, higaniao suber para que pula incoeparieis eel eronograma afimna Parker “De esta manera se prepara toda ef mundo para of éxito en lg de dare caventa que oh contablizar inca semanas de tempo el equipo, lo que hace que tedo el mundo quede mal” Aprendi a evitar problemas de superposicién mediante ei} Carrey En coated es ed Peer Posed Cer Seed Seedy Ped Ey eT tT) era) eee ry poser la creacion de holguras razonables en las lineas de tiempo”. Gaurav Chauhan, 2m? El problema: Demasiadas tareas simultaneas Puede ser tontador, especialmente al labora una cestimeiin inicil, pensar que se pueden cer roitipes tareas del proyecto. simulténeamente par ahoerar tein. Sin embargo tas suber poste jones pueden se eontraprodutentes aie equip noha vertfiesdo que son pedcticas, dice Parker: “Eneldesarrollode software, tendemosaintentat soups is setvidades durante ls bnplementacin Dar la-que podria deck, “EL contra de calidad na puede realiaarse durante ol dia y I evaluseién de sequvided en ls noche? O sno puede hacer amas costal misino tempo? dice “Pern muchas veces Jas pruebas de cares que se reaizan durante Iss meas de contr de calidad en un entorno de anes porian hagas ol misma Hayne Is sente de seguridad est ejeutando ls pruebas de evalusen yestn intentando cornperel sister, y esas cosas pueden afectarse mutuamente? Una estimacion que io considera. las consecuenclas de la superposiciin “en realkdad Duede agregar tempo en el argo plazo’ agrega Chauhan engrentis prlemas similares en Un proyecto & principios de su carrera. “La superposiciin deenasiedo detllida de actividades ‘eu ertor comin para mf afin, "Todo poreeta genial hasta que'arealizaeién simuttnes ce tateas ‘no pola relat las nuunecosassuperponicones! Las solucione Se trata de tener consciencia de lo que esti Drograsmand dice Patker La sunerposiesonbuede fanclenat, st todas las actividades superpuestar 1 tienen umpacte- sobre una fae del proyecto “Asegurese de ne-superponer muchas Cosas que pudieean entear en contlicto con ef themipe dé pruebas de carga, por ejemplo’ sostiene. “Aprendi a evitar problemas de superposicién mediante a creaci6n de holguras razonables en. Jas lineas de tiempo’ dice Chauhan. En otras palabras, espere que las tareas tarden mas tiempo Gel pensado, no menos. PM