總結起來來，管理理時間的兩兩個很重要的步驟，就是列列「待辦事

項清單」和「完成事項清單」。待辦事項清單⽤用來來提醒你做

事情，完成事項清單⽤用來來審視你的時間安排。待辦事項清單

強調⽬目標，⽽而完成事項清單重在展現成就。

你的⾝身邊有沒有這樣⼀一群⼈人——永遠精⼒力力充沛、永遠有⽤用不

完的時間，⼯工作、社交、⽣生活、興趣什什麼都不落落下……他們

的妙招是什什麼呢？

我整理理了了⼀一些管理理時間的⼩小秘訣，希望能幫助⼤大家更更好地管

理理時間。

事分輕重緩急
每天管理理時間的⼀一種好⽅方法是，早上確定今天要做的緊急事

和重要事，睡前回顧⼀一下，這⼀一天有沒有做到兩兩者的平衡。

建議每天對該做的事排好優先次序，並按照這個次序來來做。

在《⾼高效能⼈人⼠士的七個習慣》⼀一書中，作者史蒂芬•柯維提出，

「重要事」和「緊急事」的差別是⼈人們浪費時間的最⼤大理理由

之⼀一。
因為⼈人的慣性是先做最緊急的事，但這麼做會導致⼀一些重要

的事被荒廢掉。

每個⼈人都有許多「緊急事」和「重要事」，想把每件事都做

到最好是不切實際的。建議⼤大家把「必須做的事」和「儘量量

做的事」分開。必須做的事要做到最好，但儘量量做的事盡⼒力力

⽽而為即可。

懂得⽤用良好的態度和寬廣的胸懷接受那些暫時不能改變的事

情，多關注那些你能夠改變的事情。此外，還要注意⽣生物鐘

的運⾏行行規律律，按時作息，勞逸結合，這樣才能在學習時有最

好的狀狀態。
要保護⾃自⼰己的時間，尤其需要有⾜足夠的時間做
那些「重要事」。
潘正磊磊是微軟總部產品部⾨門中以效率和執⾏行行能⼒力力著稱的總經

理理。她⼤大學畢業後就加入微軟，是晉升最快的經理理之⼀一。這

是她講的⾃自⼰己剛進入微軟時學習「保護時間」的故事：

我剛加入微軟時，職位是軟體發展⼯工程師。我所在的⼩小組開

發的產品成長很快，幾個⽉月內就⽣生成了了三個版本，每個版本

⼜又需要⽀支援六種語⾔言。這18個組合的要求都略略有不同，⽽而且

我還需要和很多其他不同的組打交道。

每天，我辦公室裡總是⼈人來來⼈人往，每個⼈人都帶來來不同的問題。

他們⼀一來來，我總是停下我正在做的事，先解決他們的問題。

我每天忙得不可開交，卻做得⼗十分不開⼼心。我覺得每天⼯工作

時間很長，卻沒有學到更更多的知識，也沒有提⾼高。

在與我的老闆溝通後，我清楚地意識到我的時間是最寶貴的，

我需要提⾼高效率。

在老闆的指導和⽀支持下，我先設置了了「回答問題時間」，其

他⼈人只有這時才能來來找我，其餘時間我則可以專⼼心程式設計。
這樣⼀一來來，我就擁有整塊時間來來有計劃地完成我想做和需要

做的事。

另外，我們設立了了⼀一個⽬目標，就是要讓其它組能⾃自⼒力力更更⽣生，

不能事事都來來找我們。經過⼀一段時間「授⼈人以漁」的訓練，

我終於能夠騰出時間去學習新的技術和管理理經驗了了。

如果不是有這個經驗，潘正磊磊不但不會有現在的成就，⽽而且

可能還在同⼀一間辦公室裡每天回答著各種問題直到精疲⼒力力盡

為⽌止。

列列待辦或完成事項清單
管理理時間也可以使⽤用⼀一些管理理⽅方法，比如，有名的

GTD(Getting Things Done)時間管理理法：

總結起來來，管理理時間的兩兩個很重要的步驟，就是列列「待辦事

項清單」和「完成事項清單」。

待辦事項清單⽤用來來提醒你做事情，完成事項清單⽤用來來審視你

的時間安排。待辦事項清單強調⽬目標，⽽而完成事項清單重在

展現成就。
列列待辦事項清單，你會知道什什麼時候該做什什麼事，這樣你做

事就會更更加有條不紊。⽽而每⽇日列列完成事項清單時，你會看到

⾃自⼰己⼀一天做了了什什麼事情，哪些事情有必要做，哪些事情可以

稍微推後等等。

此外，當看到⼀一天完成的事項很多時，你的滿⾜足感會提升，

你就越有可能堅持下去。

關於怎麼列列待辦事項清單，可以如前所述，每天把該做的事

情列列出來來，並對該做的事排好優先次序。

那麼要怎麼列列完成事項清單呢？可以參參考以下步驟：

第⼀一組，認真回憶並記錄今天都做了了什什麼，並注明花費的時

間。

第⼆二組，先堅持⼀一個星期，每晚記錄時間開銷,再往後堅持。

第三組，每週或每個⽉月總結這段時間做了了什什麼，進⾏行行反思。

可以根據個⼈人時間和需要選擇不同的記錄時間段。在記錄過

程中或記錄完之後，看著這些內容，你就知道時間都去哪兒

了了。這樣，你會知道如何更更有效地管理理時間。
注重提升效率
當⼤大腦疲於⼯工作的時候，對著任務就開始犯睏，於是拖拖拉

拉地做著，也不⼀一定做得了了多少。這個時候反⽽而不如放鬆或

者稍微休息⼀一下。可以參參照番茄⼯工作法進⾏行行調整。

想要有效率，可以在⾝身體和精神兩兩⽅方⾯面做好準備：

1. 提⾼高體⼒力力 有沒有發現動腦⼦子的時候餓的快？腦⼒力力⼯工作也是

相當耗體⼒力力的哦。所以體⼒力力是⼤大腦與⾝身體能持續⾼高效⼯工作多

久的基礎。騰出時間，去健⾝身房吧。運動運動，⼯工作起來來你

會更更有效率。
2. 做事專注 ⼤大多數⼈人在專注時會把事情完成得更更快更更好，所

以儘量量⼀一次只做⼀一件事情。可以設定⼀一段時間，在該段時間

內專⼼心做⼀一件事情。在這個過程中，如果⼤大腦中冒出其他未

盡事項或⼀一些點⼦子，不妨先寫到紙上，繼續專注做你⼿手頭的

事，做完後再找時間處理理記錄下來來的那些事項。

在⼯工作，被電話、客⼾戶、郵件、同事等打擾的情況非常多，

這時可以採⽤用記錄⼯工作法，在被打擾後迅速回到⼯工作狀狀態當

中，具體措施如下：

● 如果⼿手頭的⼯工作任務重要⽽而緊急時，可委婉說不，告知對

⽅方⾃自⼰己有重要⽽而緊急的⼯工作任務需要完成，完成後會過去找

他。

● 如果對⽅方任務不緊急，⽽而且只是短時間打擾你時，可以在

交談之前先把正在進⾏行行的⼯工作任務記錄到⼿手邊的本⼦子上，短

時間交談後繼續回到當下任務，完成到⼀一定階段後，再去完

成同事交代的⼯工作任務，並主動更更新狀狀態給對⽅方。

● 如果對⽅方的⼯工作確實比較緊急並且無法拒絕，可讓對⽅方給

⾃自⼰己幾分鐘的時間，把⼿手頭上的⼯工作和思路路做個簡要的記錄，
再⾺馬上配合同事完成他的⼯工作。回到位置後，查看之前記錄

的⼯工作進度，繼續完成。

利利⽤用⾼高效時間
在時間管理理中，必須學會運⽤用80∶20法則，即讓20%的投入

產⽣生80%的效益。

也就是說，要把握⼀一天中20%的精華時間（對有些⼈人來來說是

早晨，對另⼀一些⼈人來來說是下午或夜裡），將它們⽤用於最為關

鍵的思考、學習和⼯工作。

每天的時間不可能安排得滿滿當當，其中⼀一定會有許多空閒

的時間碎片。無論是等⾞車車的時間、兩兩個會議之間多出的時間

還是等電話的時間，都不可輕易易浪費。

你可以隨⾝身帶⼀一本你想讀的書，或者帶⼀一張”To Do List（⼯工

作備忘）”或“To Think List（思考備忘）”，有時間時，就把

它們拿出來來。

每天如果能擠出20分鐘，⼀一年年就有7300分鐘的多餘時間呀！

給⾃自⼰己⼀一個合理理的最後期限
如果⼀一個任務規定⼀一個⽉月完成，⼈人們通常會等到⽉月末才加班

加點。如果⼀一個任務沒有期限，⼈人們往往會無限期地拖延，

直到有⼀一天這個任務確定了了完成期限為⽌止。

因此，在管理理時間的時候，最好能給⾃自⼰己設定⼀一個合理理的、

略略微緊迫的、可以刺刺激⾃自⼰己不斷努⼒力力的時間期限。

蘋果公司開發Mac OS 8作業系統時，本來來計畫兩兩年年內完成，

但每次認為還差半年年就可以完成時，總會有⼈人發現新的問題，

以⾄至於這個項⽬目看上去永遠都是半年年以後的事情，結果，蘋

果公司花了了⼗十年年時間才真正完成該系統的開發。

在微軟，Windows 2000作業系統的研發起初也拖延了了兩兩年年

多，直到微軟請布萊恩•瓦倫倫汀（Brian Valentine）來來拯救項

⽬目為⽌止。布萊恩•瓦倫倫汀⼀一上任就制定了了⼀一個合理理的最後期限，

根據這個期限，Windows 2000的開發團隊砍掉了了將近⼀一半

的功能特性（包括比爾•蓋茨最在乎的結合Windows 95和

Windows NT的原始程式碼的計畫），然⽽而產品卻及時推出

了了。

完成⼀一項艱難任務的正確打開⽅方式是：
從Deadline往前推－分解⽬目標到每⼀一天－每
週⼀一⼩小節確保跟上時間進度－最終完成任務。