Modul Ringkas Microsoft Access

MODUL MICROSOFT ACCESS

Pengenalan Kepada Pangkalan Data

Apakah Pangkalan Data

Sesuatu pangkalan data adalah seperti sebuah kabinet fail. Anda boleh menggunakannya
untuk;
a. Mendapatkan maklumat dengan pantas, cepat dan tepat.
b. Boleh menambah, mengubahsuai atau memadam sesuatu rekod.
c. Menyelenggara data dan rekod.
d. Mengisih maklumat mengikut nombor rekod atau nama sesuatu rekod

Bagaimana Anda Membina Pangkalan Data

Anda perlu memasukkan maklumat tentang rakan atau `contact person’ anda dalam bentuk
buku alamat berkomputer;
a. Keseluruhan buku alamat dipanggil sebagai jadual (table)
b. Maklumat detail dipanggil sebagai rekod. Koleksi rekod-rekod adalah suatu jadual
(table).
c. Maklumat di dalam rekod dipanggil medan (fields). Contohnya, nama, alamat, nombor
telefon dan sebagainya.

Apakah struktur-struktur Pangkalan Data

Suatu Pangkalan Data boleh menggambarkan koleksi maklumat yang anda ingin paparkan.
Sebelum anda memulakan memasukkan data anda perlu;
a. Mencipta struktur pangkalan data anda.
b. Memilih jenis medan-medan yang akan anda gunakan di dalam pangkalan data.
c. Menamakan setiap medan anda dengan nama yang sesuai.

Memulakan Pangkalan Data

Untuk memulakan membina pangkalan data, anda perlu mengetahui bagaiman untuk;
a. Memulakan Aplikasi
b. Mencipta dan membina struktur pangkalan data anda
c. Menutup dan keluar dari aplikasi.

Step 1 : Memulakan Access

1. Klik pada bebutang Start untuk memaparkan menu start. Klik pada menu programs dan
seterusnya klik pada Microsoft Access.

Step 2 : Membina Database Baru

1. Klik Blank Database dan klik OK.

2. Klik di dalam kekotak File Name dan taipkan

Latihan1 dan klik bebutang Create.

Rman... Halaman * 1/9 *

 Modul Ringkas Microsoft Access

Step 3 : Membina table

1. Klik tab table dan kemudian klik pada bebutang New.

2. Kemudian klik pada Design View.

3. Taipkan nama medan dan setkan jenis medan pada field name dan data type. (Rujuk
Lampiran latihan ).
a. Menukar primary key
b. menyediakan ruang tetap
memasukkan data (input mask)
c. Menukarkan properties medan
d. Menambahkan pengesahan
medan
i. Format Box - huruf besar
>
4. Tekan bebutang save ()
5. Namakan Biodata.

Bila anda menggunakan MS Access untuk membina satu pangkalan

data yang baru, anda perlu menamakannya pada permulaan. Ini
kerana Access akan meng`updates’ data secara berterusan semasa
anda memasukkan atau mengubahsuai (edit) data.

Step 4 : Memasukkan Data

1. Taipkan data mengikut medan dan saiz medan yang ditetapkan (Rujuk Lampiran Latihan).
2. Tekan bebutang save ()

Rman... Halaman * 2/9 *

 Modul Ringkas Microsoft Access

Step 5 : Menamatkan MSAccess

1. Klik bebutang Save ()
2. Klik menu File dan pilih/klik Exit

Step 6 : Memuat Semula Fail Database

1. Ulang Step 1 dan klik 2X pada fail
Latihan1
2. Tambahkan beberapa lagi data dan
maklumat di dalam table-table
mengikut medan-medan
selengkapnya.

Step 7 : Membina Queries

1. Klik Tab Queries dan Klik New.
2. Klik Design View.
3. Klik Biodata kemudian klik Add.
4. Masukkan semua medan di dalam table Biodata
dengan mengklik 2X pada medan-medan
berkenaan.
5. Klik bebutang save ().
6. Namakan QBiodata.

Step 8 : Membina Queries (Filter Tertentu)

1. Klik Tab Queries dan Klik QBIODATA.
2. Klik bebutang Copy ( ) atau tekan serentak kekunci CTRL dan C
3. dan ikuti klik bebutang Paste ( ) atau tekan serentak kekunci CTRL dan V

4. Taipkan nama baru bagi Query iaitu

QFilterNama
5. Ulangi langkah 3 tadi dan taipkan nama baru
bagi Query iaitu QFilterSek.

Step 9 : Membina Form

1. Klik Tab Form dan klik bebutang New
2. Kemudian klik Form Wizard, diikuti klik pada anak panah ke bawah dan pilih nama
Table atau Query yang diperlukan. Pilih Fail Queries Qbiodata.

Rman... Halaman * 3/9 *

 Modul Ringkas Microsoft Access

3. Pada paparan Form Wizard, klik bebutang » untuk memasukkan semua maklumat dan klik
bebutang next
4. Pilih Layout form Columnar dan klik next
5. Pilih style form Standard dan klik next
6. Jika perlu mengubah suai borang anda, klik modify the form’s design dan klik finish.
Tetapi jika tidak mahu mengubahsuai borang anda, klik pada Open the form to view or
enter information dan klik finish.
7. Ubahsuai borang anda
8. Klik bebutang save ().

Step 10 : Mengubahsuai Borang (Form)

1. Klik pada Tab Kawalan FORM dan Klik pada QBIODATA.
2. Klik pada bebutang DESIGN.
3. Memasukkan label box  Tajuk
4. Mengedit text box dan label box serta warna latar FORM.
5. Memasukkan tarikh dan masa  =Date()
6. Menambahkan bebutang-bebutang arahan (Command Button)
7. Klik bebutang save ()

Step 11 : Membina report.

1. Mulakan MSAcces dan muatkan semula fail Latihan1. ( Rujuk nota step 6 )
2. klik tab report dan klik pada bebutang new diikuti dengan memilih report wizard
3. Pilih Query QBiodata, klik Next.

Rman... Halaman * 4/9 *

 Modul Ringkas Microsoft Access

Step 12 : Report Wizard.

1. Klik bebutang » dan diikuti dengan mengklik pada bebutang next
2. Layout tabular dengan orentasi Portrait sememangnya telah disediakan dan pastikan
kekotak check boxes bertanda pada
Adjust field midth so all fields fit on a
page, kemudian klik next.
3. Pilih gaya /style softgray dan klik next.
4. Akhir sekali klik finish.
5. Save dengan nama RptBiodata dan pilih
preview the report.
6. Klik Close ().

Step 13 : Memapar report.

1. Klik pada tab report , klik nama fail dan kemudian klik bebutang preview.
2. kemudian klik butang maximize
3. klik pada panel kawalan paparan dan taipkan 75 dan tekan enter ()
4. untuk menamatkan paparan klik bebutang close

Step 14 : Memodifikasi report.

* Membentuk / memformat laporan dalam bentuk yang anda kehendaki.

Step 15 : Membina Macros.

1. Klik pada Tab Macro, klik New.

Rman... Halaman * 5/9 *

 Modul Ringkas Microsoft Access

2. Klik Menu Bar VIEW dan klik Macro Names.

3. Klik bebutang save ( )

4. Taipkan Filter dan klik Close (  )

Kemahiran Tambahan
Step 15 : Membina Table Baru
1. Ulang langkah dalam Step 3.
2. Bina table berdasarkan lampiran latihan.
3. Masukkan beberapa data berdasarkan medan.
4. Simpan dengan nama Aktiviti.

Step 16 : Membina Relationship .

Beberapa table dapat dimanipulasikan data-

datanya dengan membuat satu perhubungan
melalui primary key. Hubungan ini boleh
dibahagikan kepada beberapa jenis
i. banyak ke satu .
ii. satu ke banyak .
iii. satu ke satu.
iv. banyak ke banyak.
Di dalam MSAccess perkongsian data-data dari table yang berlainan boleh dihubungkan
secara klik dari satu ke banyak dengan primary key, hubungan ini dapat dibina melalui arahan
relationship.

Rman... Halaman * 6/9 *

 Modul Ringkas Microsoft Access

1 Klik pada tab table, kemudian klik pada menu tool dan klik relationships atau klik
bebutang relationships

2. Klik menu relationships dan pilih show table.

3. Klik pada nama table yang dipaparkan dan klik Add. Pilih Biodatadan Aktiviti.

Step 9 : Membuat relationships

1. Klik bebutang
maximize untuk ruang
kerja yang lebih besar
dan luas.
2. Klik pada
KaunselorID pada table
Biodata dan seret
kepada medan
KaunselorID pada table
Aktiviti.
3. Satu paparan
Relationship akan
ditayang . tanda
( mengklik ) kekotak
Enforce referential
Integrity dan akhir sekali
klik create.
4. Klik bebutang save ().

Rman... Halaman * 7/9 *

 Modul Ringkas Microsoft Access

Step 17 : Membina Queries

6. Klik Tab Queries dan Klik New.
7. Klik Design View.

8. Klik Biodata kemudian klik

Add dan klik juga Aktiviti
kemudian klik Add.
9. Masukkan semua medan di
dalam kedua-dua table
dengan mengklik 2X pada
medan-medan berkenaan.
10. Klik bebutang save ().
11. Namakan QKaunaktiviti.

Step 18 : Membina Form

1. Klik Tab Form dan klik bebutang New
2. Kemudian klik Form Wizard, diikuti klik pada anak panah ke bawah dan pilih nama
Table atau Query yang diperlukan. Pilih Fail Queries QKAktiviti

Rman... Halaman * 8/9 *

 Modul Ringkas Microsoft Access

3. Pada paparan Form Wizard, klik bebutang » untuk memasukkan semua maklumat dan klik
bebutang next
4. Pilih Layout form Columnar dan klik next
5. Pilih style form Standard dan klik next
6. Jika perlu mengubah suai borang anda, klik modify the form’s design dan klik finish.
Tetapi jika tidak mahu mengubahsuai borang anda, klik pada Open the form to view or
enter information dan klik finish.
7. Ubahsuai borang anda
8. Klik bebutang save ().

Step 19 : Mengubahsuai Form (Menambah kekotak teks atau label)

1. Memasukkan label box  Tajuk
2. Mengedit text box dan label box
3. Memasukkan tarikh dan masa  =Date()
4. Klik bebutang save ()

Catatan :-
o Latihan seterusnya akan diberikan mengikut kesesuaian masa dan keperluan kursus.
o Nota tidak dapat disediakan kerana ia mengikut keadaan.

Latihan Access: Sediakan table di bawah

a. Table dinamakan Biodata

Field Name Data Type Catatan
SSN Number Setkan Primary Key
KaunselorID Number
Nama Text Field size 40
Jantina Text Validations Text
Sekolah Text Field size 25
Catatan Text Field size 50
b. Taipkan Data Untuk 10 nama.
c. Table dinamakan Aktiviti
Field Name Data Type Catatan
Bil Number
KaunselorID Number Setkan Primary Key
Aktiviti1 Text
Aktiviti2 Text
Aktiviti3 Text
Aktiviti4 Text
Aktiviti5 Text

Rman... Halaman * 9/9 *