SENA Regional Cérdoba Centro CIT Programa de Teenélogo en Gestion Administrativa Taller Acuerdo 042 de 2002 Nombre Fecha, El Acuerdo en mencién fue elaborado y promulgado por El concejo directivo del archivo general de la nacién, porque es el encargado de estipular las normas relacionadas con el drea de gestién documental y la conservacién de los documentos producidos por cualquier entidad. 2. Esta norma esti relacionada con el articulo 21 de la Ley General de Archivos que dice que Las entidades piblicas deberdn elaborar programas de gestién de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologias y soportes, en cuya aplicacién deberan observarse los principios y procesos archivisticos. 3. La formacién de archivos, dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en a) Archivo de gestién. Comprende toda la documentacién que es sometida a continua utilizacién y consulta administrativa por las oficinas produetoras u otras que la soliciten, Su circulacién o trémite se realiza para dar respuesta 0 soluci6n a Jos asuntos iniciados; b) Archivo central. En cl que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestién de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general ©) Archivo histérico. Es aquel al que se transficren desde el archivo central los ign permanente. documentos de archivo de conserva 4. Las empresas en las que se aplica el Acuerdo 042 de 2002 son de naturaleza piblicas y las privadas que cumplen funciones piblicasa Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo deberan organizar sus archivos de acuerdo con deberdn organizar sus archivos de gestién de conformidad con sus Tablas de Retencién Documental y en concordant con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad. 6. En cuanto a los archivos de gestién, los jefes de oficina serdn los responsables de velar por la organizacién, consulta, conservacién y custodia del archivo de gestion de su dependencia La apertura e identificacisn de las carpetas debe reflejar Las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa, 8. La ubicacién de los documentos en el expediente debe darse de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites, aplicando con ello el principio orden original, e Las carpetas son unidades de conservaci6n, aunque también existen otras como las cajas, las cuales se deben marcar con los siguientes datos: # cédigo de la dependencia cuando se trate de transferencias primaria «© fondo # seceién * legajos identificados con su ntimero respectivo * libros cuando sea del caso, identificados con el ntimero que le corresponda * niimero consecutivo de ci # ntimero de expedientes extremos # fechas extremas de los mismos, 10. Foliar significa enumerar los folios y debe hacerse siempre en (lugar del documento) en la parte superior derecha segiin la orientacién del texto utilizando para ello Lapiz N° 2. 11. Las transferencias se definen como Traslado controlado y sistematico de expedientes semiactivos al Archivo de concentracién y de los inactivos al archivo histérico,Pucden ser de dos clases: primarias, cuando se dan del archivo de Gestién central y secundarias cuando se dan del archivo central al archivo todos los casos, se deben acompafiar de un formato nico de inventario, regulado por el archivo general dela Nacién, 12. Los documentos de apoyo son aquellos generados por la misma oficina 0 por otras oficinas instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Por su naturaleza, éstos se organizan segtin el sistema de ordenacién alfabético y se conservan en archivo de gestién_por el tiempo en el que sean de utilidad para las funciones de Ja dependencia; estos documentos no se registran en la TRD. Finalizado su tiempo de permanencia, se deben eliminar, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. 13, La consulta y préstamo en los archivos de gestién debe darse teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: 14, El inventario documental es un instrumento que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. 15, De todo lo anteriormente estudiado, relacione a continuacién los aspectos que considera de mayor importancia para el ejercicio de su profesién. * Deber ser deber de todo archivista proteger la integridad del documento, para asi garantizar que este sea evidencia confiable para la empresa. + Nosotros como archivistas debemos resistir todo tiepo de presién, que tenga como fin manipular evidencias, en este caso Ia informacién que le sirva a la empresa para demostrar algo. * Cada consulta de un documento debe Hevarse a cabo de acuerdo con criterios y métodos cuidadosamente establecidos. * EI archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien comin y evitar usar su posicién privilegiada para beneficio propio o de otros.