KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA Jalan Pattimura No. 20, Kebayoran Baru - Jakarta 12110 Telepon (021) - 7221950 Kepada Yth 1. Sekretaris Direktorat Jenderal Bina Marga; 2. Para Direktur di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga; 3. Para Kepala Balai Besar dan Balai Pelaksanaan Jalan Nasional di Tempat SURAT EDARAN Nomor : (6./SEARb/272 TENTANG PROSEDUR STANDAR PELAKSANAAN PERUBAHAN (ADENDUM) KONTRAK A. Umum Pekerjaan konstruksi yang dilaksanakan melalui kontrak berdasarkan harga satuan dengan perkiraan kuantitas pekerjaan, tidak dapat dihindari dari perubahan baik yang disebabkan kekurangcermatan perkiraan Kuantitas pekerjaan maupun Kondisi lapangan yang berbeda dengan desain yang tersedia. Ketentuan kontrak terkait perubahan hanya mengatur hubungan antara Penyedia dengan PPK selaku Pengguna Jasa. Oleh Karena perubahan dapat berdampak terhadap hal-hal yang berada di luar kewenangan PPK maka untuk itu perlu diatur sesuai dengan hirarki kewenangan di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga B. Dasar Pembentukan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum, C. Maksud dan Tujuan Surat Edaran ini bermaksud untuk terlaksana perubahan kontrak yang tertib dan sesuai dengan tingkatan organisasi kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga. Tujuan Surat Edaran ini adalah memberikan panduan pengelolaan Perubahan Kontrak kepada sseluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga. D. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, untuk kontrak pekerjaan konstruksi yang dibiayai dari sumber dana PBN tidak termasuk penanganan Bencana Alam, dan untuk kontrak yang dibiayai dari ‘sumber dana Bantuan Luar Negeri kecuali diatur di dalam Manual Manajemen Proyek yang bersangkutanE. Penutup Prosedur Standar Pelaksanaan Perubahan (Adendum) Kontrak merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat edaran ini Dokumen tersebut agar digunakan untuk acuan dalam pelaksanaan perubahan (adendum) kontrak di Lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum Demikian atas perhatian Saudara, disampaikan terima kasih. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal /3 Desember 2012 NIP. 19550826 198303 1002 Tembusan disampaikan Kepada Yth. 1 2) 3. 4. Bapak Menteri Pekerjaan Umum (sebagai laporan); Bapak Sekretaris Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum (sebagai laporan); Kepala BP Konstruksi Kementerian Pekerjaan Umum; Pertinggal.Lampiran Surat Edaran Direktur Jenderal Bina Marga No 2 18 (SE /Db /3.072. Tentang —-: Prosedur Stendar Pelaksanaan Perubahan (Adendum) Kontrak Ruang Lingkup : Prosedur ini beriaku bagi seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana di ingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, untuk Kontrak pekerjaan konstruksi yang dibiayai dari sumber dana APBN tidak ‘termasuk penanganan Bencana Alam, dan untuk kontrak yang dibiayal dari sumber dana Bantuan Luar Negeri kecualidiatur di dalam Manual Manajemen Proyek yang bersangkutan. Tuan : Memberikan panduan pengelolaan Perubahan Kontrak kepada seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana diingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, Acuan: Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 04/PRTIM/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum. Definisi : Variasi Kontrak, Perintah tertulis yang dibuat oleh Direksi Pekerjaan dan ditandatangani pula oleh Penyedia Jasa, sebagaimana dijelaskan pada Spesifikasi Umum, Divisi |, Seksi 1.13. paragraf 1.13.1. a). ‘Adendum Kontrak, ‘Adendum, addenda, amandemen adalah Perjanjian tertulis antara Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa, yang memuat perubahan-perubahan dalam Pekerjaan atau Dokumen Kontrak, sebagaimana dijelaskan pada Spesifikasi Umum, Divisi |, Seksi 1.13. paragraf 1.13.1. b) Ketentuan Umum : 5.1 Pelaksanaan Perubahan Kontrak. Keglatan Perubahan Kontrak mengacu kepada Bagan Alir Butir 7.1 dokumen ini 5.2. Sumber Informasi untuk Perubahan Kontrak. €. Usulan Kontraktor tentang Perubahan Kontrak berdasarkan hasil pelaksanaan Rekayasa Lapangan. ’, Usulan Kontraktor tentang Perubahan Kontrak berdasarkan kondisi lapangan pada masa pelaksanaan pekerjaan. Kondisi Khusus : Tidak ada.7. Tata Cara / Bagan Alir. 7.1 Bagan Alir. PPK ‘SATKER BALAI PUSAT MULAT v7.2. Tugas dan Tanggung Jawab. A. Pejabat Pembuat Komitmen. Kegiatan 1. Menerima Usulan Perubahan Kontrak dari Konraktor. Menerima berkas usulan perubahan kontrak dari Kontraktor. Usulan yang diajukan oleh Kontraktor berdasarkan ketentuan Rekayasa Lapangan, harus sudah diterima oleh PPK dalam waktu 35 (tiga puluh lima) hari sejak penyerahan lapangan kepada Kontraktor. Kegiatan 2. Penugasan Evaluasi Usulan Perubahan Kontrak Segera setelah menerima lengkap berkas usulan Kontraktor, PPK menugaskan Pengawas Pekerjaan / Konsultan Pengawas untuk mengevaluasi usulan perubahan. Kegiatan 3. Evaluasi Usulan Perubahan Kontrak Pengawas Pekerjaan / Konsultan Pengawas melaksanakan evaluasi usulan Kontraktor serta membuat dan menyampaikan kepada PPK, Laporan Hasil Evaluasi yang memberikan penjelasan tentang alasan dan pertimbangan terhadap perubahan yang diusulkan serta perbandingannya terhadap kontrak asal meliputi hal-hal sebagai berikut: Ruang Lingkup terkait dengan adanya perubahan target; Perubahan desain, termasuk adanya Mata Pembayaran baru; Penerapan teknologi baru/komplek/non standar; Perubahan jangka waktu pelaksanaan; Perubahan Nilai Kontrak. gaone Kegiatan 4. Memeriksa Hasil Evaluasi Usulan Kontraktor tentang Perubahan Kontrak. PPK memeriksa Laporan Hasil Evaluasi dari Pengawas Pekerjaan / Konsultan Pengawas serta mengujinya terhadap kewenangan PPK dalam melaksanakan perubahan kontrak sebagai berikut: Kegiatan 5. Menerbitkan Variasi Kontrak. Jika usulan perubahan memenuhi ketentuan: Target tetap; Tidak ada perubahan desain dan Mata Pembayaran baru; Jangka waktu pelaksanaan tetap; Nilai Kontrak tetap, termasuk dengan adanya pergeseran antara perkiraan kuantitas Mata Pembayaran. PPK menerbitkan Variasi Kontrak sebagaimana diatur di dalam Spesifikasi Teknis Divisi 1, Seksi 1.13. eres Kegiatan 6. Mengusulkan Perubahan Kontrak kepada Ka. Satker. Jika usulan perubahan tidak memenuhi salah satu atau lebin dari ketentuan butir 1. s/d 4, pada Kegiatan 5. maka, PPK membuat Usulan Perubahan Kontrak dengan melampirkan berkas Usulan Perubahan Kontrak dari Kontraktor dan Laporan Hasil Evaluasi yang dibuat oleh Pengawas Pekerjaan / Konsultan Pengawas, serta menyampaikannya kepada Ka. Satker terkait.Kegiatan 23. Menyusun Adendum Kontrak. PPK bersama-sama dengan Pengawas Pekerjaan / Konsultan Pengawas menyusun ‘Adendum Kontrak. Kegiatan 24. Menandatangani Adendum Kontrak. PPK bersama-sama dengan Kontraktor melaksanakan penandatanganan Adendum Kontrak. Satuan Kerja (Satker) Kegiatan 7. Menerima Usulan Perubahan Kontrak dari PPK. Menerima Usulan Perubahan Kontrak dari PPK dan memeriksa kelengkapan berkas tampirannya. Kegiatan 8. Penugasan Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak. Ka. Satker menugaskan Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak untuk melaksanakan pembahasan bersama dengan unsur-unsur / pihak terkait. Kegiatan 9. Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak pada Satuan Kerja. Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak melaksanakan pembahasan Usulan Perubahan Kontrak dari PPK bersama-sama dengan Tim Teknis, Pengawas Pekerjaan / Konsultan Pengawas, dan Kontraktor. Dalam hal Usulan Perubahan Kontrak meliputi perubahan desain atau adanya Mata Pembayaran baru, anggota Tim Teknis harus termasuk unsur Perencana. Bila dipandang perlu dapat melakukan peninjauan ke lokasi pekerjaan. Pembahasan harus mencakup semua aspek sebagaimana disebutkan pada Kegiatan 3. butir 1. s/d 4. serta disusun dalam bentuk Jastifkasi Teknis. Jika di dalam Usulan Perubahan Kontraktor terdapat pekerjaan yang menggunakan Mata Pembayaran baru, maka Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak harus melakukan negosiasi harga dengan mengacu pada harga dasar pada kontrak asal, dan dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi Harga Satuan. Jka melalui pembahasan ada perubahan atas Usulan Perubahan Kontraktor yang dapat disetujui bersama pihak Kontraktor, maka perubahan tersebut harus tercakup di dalam Jastifkasi Teknis. Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak membuat Laporan Hasil Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak dan dengan melampirkan Jastifikasi Teknis, menyampaikannya kepada Ka. Satker. Kegiatan 10. Memeriksa Hasil Pembahasan Usulan PPK tentang Perubahan Kontrak. Ka, Satker memeriksa Laporan Hasil Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak serta fa terhadap kewenangan Ka. Satker dalam melaksanakan perubahan kontrak sebagai berikut: Kegiatan 11. Persetujuan Ka. Satker terhadap Perubahan Kontrak. Jika usulan perubahan memenuhi ketentuan: 1. Target tidak berkurang; 2. Desain tetap, atau perubahan desain telah disetujui oleh Perencana, dan diperkenankan adanya Mata Pembayaran baru;3, Jangka waktu pelaksanaan tetap; 4. Penambahan Nilai Kontrak tidak melampaui 10%, dan anggaran untuk kegiatan dapat dipenuhi dari alokasi pagu kegiatan yang bersangkutan. Ka, Satker segera menerbitkan Surat Persetujuan Perubahan Kontrak, dan dengan ‘melampirkan berkas Jastifikasi Teknis, menyampaikannya kepada PPK. Kegiatan 12. Mengusulkan Perubahan Kontrak kepada Ka. Balal/Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional. Jika usulan perubahan mencakup hakhal di luar kewenangannya maka Ka. Satker membuat Usulan Perubahan Kontrak dan dengan melampirkan berkas Jastifikasi Teknis, Usulan Perubahan Kontrak dari PPK beserta lampirannya dan segera menyampaikannya ke Ka. Balai/Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional. .. Balai / Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional. Kegiatan 13. Menerima Usulan Perubahan Kontrak dari Ka. Satker. Menerima Usulan Perubahan Kontrak dari Ka. Satker dan memeriksa kelengkapan berkas lampirannya. Kegiatan 14, Penugasan Tim Teknis Balai/Balai Besar Untuk Membahas Usulan Perubahan Kontrak. Ka. Balai/Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional menugaskan Tim Teknis Balai/Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional untuk melaksanakan pembahasan bersama dengan unsur-unsur / pihak terkait. Kegiatan 15. Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak Pada Balal/Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional. Tim Teknis Balai/Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional melaksanakan pembahasan Usulan Perubahan Kontrak dari Ka. Satker bersama-sama dengan Unsur Ka. Satker, Pengawas Pekerjaan / Konsultan Pengawas, dan Kontraktor. Dalam hal Usulan Perubahan Kontrak meliputi perubahan desain atau adanya Mata Pembayaran baru, anggota Tim Teknis harus termasuk unsur Perencana. Bila dipandang perlu dapat melakukan peninjauan ke lokasi pekerjaan. Pembahasan harus mencakup semua aspek sebagaimana disebutkan pada Kegiatan 3. butir 1. s/d 5. serta disusun dalam bentuk Jastifikasi Teknis. Pertimbangan terhadap pekerjaan yang menggunakan Mata Pembayaran baru, hanya dilakukan jika harga satuan yang diusulkan sudah disetujui oleh Kontraktor dan Kepala ‘Satuan Kerja sebagaimana dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi Harga Satuan. Jika melalui pembahasan ada perubahan atas Usulan Perubahan Kontraktor yang dapat disetujui bersama pihak Kontraktor, maka perubahan tersebut harus tercakup di dalam Jastifkasi Teknis. Tim Teknis membuat Laporan Hasil Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak dan dengan melampirkan Jastiikasi Teknis, menyampaikannya kepada Ka. Balai / Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional.Kegiatan 16. Memeriksa Hasil Pembahasan Usulan Ka. Satker tentang Perubahan Kontrak. Ka, Balai / Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional memeriksa Laporan Hasil Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak serta mengujinya terhadap kewenangan Ka. Balai / Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional dalam melaksanakan perubahan kontrak sebagai berikut: Kegiatan 17. Persetujuan Perubahan Kontrak oleh Ka. Bala/Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional. Jika usulan perubahan memenuhi ketentuan: 1. Target tidak berkurang; 2. Desain tetap, atau perubahan desain telah disetujui oleh Perencana, dan diperkenankan adanya Mata Pembayaran baru; 3. Jangka waktu pelaksanaan tetap atau bertambah tetapi masih dalam tahun anggaran yang sama dengan Kontrak Asal yang bukan Kontrak Tahun Jamak; 4. Penambahan Nilai Kontrak tidak melampaui 10%, dan anggaran untuk kegiatan dapat dipenuhi dari alokasi pagu kegiatan yang bersangkutan. Ka, Balai / Balai Besar segera menerbitkan Surat Persetujuan Perubahan Kontrak, dan dengan melampirkan berkes Jastifikasi Teknis, menyampaikannya kepada Ka. Satker dengan tembusan kepada PPK yang bersangkutan. Kegiatan 18. Mengusulkan Perubahan Kontrak Kepada Ditjen. Bina Marga. Jika usulan perubehan mencakup hal-hal di luar kewenangannya maka Ka, Balai / Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional membuat Usulan Perubahan Kontrak dan dengan melampirkan berkas Jastifkasi Teknis, Usulan Perubahan Kontrak dari Ka, Satker beserta lampirannya dan segera menyampaikannya ke Direktur Jenderal Bina Marga melalui Direktur Pembinaan Wilayah yang bersangkutan. 1. Pusat (Direktorat Jenderal Bina Marga). Kegiatan 19. Menerima Usulan Perubahan Kontrak dari Ka. Balai/Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional. Menerima Usulan Perubahan Kontrak dari Ka. Balai / Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional dan memeriksa kelengkapan berkas lampirannya. Kegiatan 20, Penugasan Tim Teknis Direktorat Untuk Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak. Direktur Pembinaan Wilayah bersangkutan menugaskan Tim Teknis Direktorat untuk melaksanakan pembahasan bersama dengan unsur-unsur / pihak terkait Kegiatan 21. Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak Pada Tingkat Direktorat Jenderal Bina Marga. ‘Tim Teknis Direktorat melaksanakan pembahasan Usulan Perubahan Kontrak dari Ka. Balai / Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional bersama-sama dengan Kasubdit Sisdal, Kasubdit Wilayah terkait, Kasubdit terkait dari Direktorat Bina Teknik dan Direktorat BIPRAM, Kabid Perencanaan dan Kabid Pelaksanaan dari Balai / Balai Besar 6Pelaksanaan Jalan Nasional, PPK, Unsur Satker, Pengawas Pekerjaan / Konsultan Pengawas, dan Kontraktor. Bila dipandang perlu dapat melakukan peninjauan ke lokasi pekerjaan, Pembahasan harus mencakup semua aspek sebagaimana disebutkan pada Kegiatan 3. butir 1. s/d 5, serta disusun dalam bentuk Jastifikasi Teknis. Tim Teknis Direktorat harus memperhatikan ketersediaan anggaran dan waktu penyelesaian pekerjaan yang harus tetap berada dalam tahun anggaran yang sama dengan tahun anggaran kontrak asal. Perubahan desain terkait penerapan teknologi baru/komplek/non standar hanya dapat ipertimbangkan setelah dilegalisasi berdasarkan peraturan yang berlaku. Pertimbangan terhadap pekerjaan yang menggunakan Mata Pembayaran baru, hanya kukan jika harga satuan yang diusulkan oleh Kontraktor dan disetujui Kepala Satuan Kerja. Jika melalui pembahasan ada perubahan atas Usulan Perubahan Kontraktor yang dapat disetujui bersama pihak Kontraktor, maka perubahan tersebut harus tercakup di dalam Jastifikasi Teknis. Dalam melaksanakan pembahasan Usulan Perubahan Kontrak, Tim Teknis Direktorat dapat memberikan rekomendasi sebagai berikut 1. Pengurangan Target baik sebagai konsekuensi ketersediaan anggaran maupun waktu pelaksanaan tidak melampaui akhir tahun anggaran sesuai Kontrak asal. 2. Penerapan teknologi barwkomplek/non standar yang telah dilegalisasi berdasarkan peraturan yang berlaku dalam rangka mengakomodasi perubahan desain yang diusulkan, 3. Penerapan pekerjaan yang menggunakan Mata Pembayaran baru, setelah harga satuan pekerjaan tersebut disepakati antara PPK dan Kontraktor dalam rangka mengakomodasi perubahan desain yang diusulkan. Tim Teknis Direktorat membuat Laporan Hasi! Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak dan dengan melampirkan Jastifikasi Teknis, menyampaikannya kepada Direktur Jenderal Bina Marga melalui Direktur Pembinaan Wilayah terkalt. Kegiatan 22. Persetujuan Perubahan Kontrak oleh Direktur Jenderal Bina Marga. Direktur Jenderal Bina Marga menerbitkan persetujuan perubahan kontrak, dan menyampaikannya kepada PPK dengan tembusan kepada Ka. Balai / Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional dan Ka. Satker terkait.