Los errores mas frecuentes en el ejercicio de la planificaci6n Autor: Maria Gémez Nodarse Estrategia y direccién estratéaica 08-10-2013 El presente articulo aborda la necesidad de conocer los elementos tedricos esenciales sobre la planeacién, sus principios, su propésito y su importancia, asi como también los errores que mas frecuentemente se cometen al planificar. Se incluye ademas un test para que el lector interesado pueda diagnosticar sus conocimientos acerca de la planeacién empresarial y probar sus competencias al respecto. Concepto de Planeacién: A todo directivo le interesa que su empresa sea eficaz y eficiente, es decir que cumpla su misién, su encargo social y Io haga de modo que su producto o servicio sea redituable, ademas de que satisfaga las expectativas de sus clientes, manteniendo una relacién arménica y mutuamente ventajosa con el medio ambiente. Es por ello que suelen emplear mucho de su tiempo y esfuerzo personales a atender y cuidar personalmente todos los detalles que intervienen en la consecucién de estos propésitos, mediante el ejercicio de las funciones generales que conforman el ciclo administrativo. Este ciclo, en tanto sistema, tiene necesariamente que tener un elemento rector, y ese rol lo desempefia la funcién de Planeacion. De la destreza con que se ejerza esta importante funcién depende en gran medida el éxito de la gestion de cualquier organizacién, es por ellos que en este capitulo queremos explorar, de conjunto con el lector, los més intimos secretos de la planeacién, en aras de que conociéndola profundamente podamos hacer un elercicio eficiente de la misma. Dicho de otro modo, dentro del sistema integrado por las funciones generales de la direccién, la Planeacién es el la que marca el derrotero que tomarén las acciones gerenciales; es decir, las metas que se propongan mediante el proceso de planificacién, condicionarén la forma y orientacién del ejercicio de Jas restantes funciones que conforman el Ciclo Administrativo, asi lo refrenda Femandez Arenas cuando asegura: “La planeacién es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas La planeacién consiste en elegir un curso de accién y decidir por anticipado qué es lo que debe hacerse, fen qué secuencia, cuando y cémo. La buena planeacién interna considera la naturaleza del futuro en el cual las decisiones y acciones de la planeacién se intenta que operen, asi como el periodo en curso en el cual se hacen los planes. Previo a cualquier ciclo de gestién, o accion administrativa o de negocios, resulta imprescindible precisar cudles serén los resultados que se espera alcanzar, es decir fijar los propésitos de la accién, asi como las.condiciones futuras y los recursos necesarios para que éstos se alcancen. Esta es la esencia de la funcién de planificacién, pues es a través de ésta que es posible fijar las metas y prever todos los recursos necesarios asi como los futuros escenarios donde tendra lugar la gestion de la organizaci6n. Prescindir de estos andlisis previos supone graves riesgos, y puede acartear desperdicio de esfuerzos y de recursos, como consecuencia de una administracion fortuita e improvisada. Es por ello que la planeacién inicia las etapas del proceso administrativo, y atin mas las condiciona; ya que planear implica seleccionar ¢ implementar las decisiones mas convenientes acerca de lo que se habré de realizar en el futuro, para alcanzar los objetivos de la organizacién, ya sea a mediano 0 corto plazos. Sélo el ejercicio efectivo de la planeacién permite determinar con antelacién los riesgos riesgo y disponer las estrategias y acciones para minimizarlo. A partir de esta consideracién, es facil concluir que el éxito de la gestion depende en gran parte de una adecuada planeacién, y que los buenos resultados no ‘se logran por si mismos: es necesario planearlos con anterioridad. Diversos autores e investigadores de las ciencias econémicas han establecido sus propias definiciones de esta importante funcién directiva. Para Reyes Ponce "La planeacién consiste en fijar el curso conereto de accién que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrén de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacién de tiempos y nuimeros necesarios para su realizacién’. Por su parte, Dale, E; Terry, G; Kazmier, LJ. y Scalan, B.K. centran sus definiciones en la determinacién de un conjunto de objetivos y la determinacién de las vias, métodos y técnicas que habrén de emplearse para su consecucién. En tanto que Massie, J.L. y Anthony, R.N. la definen con énfasis en su proyeccion de futuro, como ejercicio intelectivo que permite visionar los escenarios futuros y ponderar los riesgos de Ja actuacién de la organizacién en los mismos. Todo lo cual se evidencia en el resumen presentado en la siguiente tabla. Autor Concepto de Planeacién Emest Dale DDeterminacién del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los ‘pasos necesarios para alcanzarlos a través de téonicas y procedimientos, efiides. George R. Terry _Planeacién es la seleccién y relacién de hechos, asi como la formulacién y Uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacién y formulacién de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados. LJ. Kasmier La planeacién consiste en determinar los objetivos y formular polticas, procedimientos y métedos para lograrios. Burt k. Scalan Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentacién de informacion para adaptarse a cualquier cambio en las crcunstancias. Joseph Massie Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternatives cursos de accién, a partir de los cuales establece los objetives. Robert N. Anthony —_Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en e! futuro, generalmente el proceso de pianeacién consiste en considerar las iferentes eltemativas en o! curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor. Jorge L. Oria Funcién administraiva continua y dinémica de seleccionar entre diversas ‘alternatvas, los objativos, politicas, procedimientos y programas de una ‘organizacién.Robert Murdick _Es e! pensamiento que precede a la accién, comprende el desarrollo de las Joe! Ross ‘alternatives y la relacién entre ellas, como medida necesaria de accién para lograr un objetivo. Henry Sisk Analisis de informacion relevante del presente y del pasado y una Mario Sverdli ponderacién de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda eterminarse un curso de accién que posibilte a la organizacién lograr sus objetivos. *Fuente: Elaboracién proy La planeacién se puede caracterizar atendiendo a los siguientes rasgos (@) Es un proceso permanente y continuo. (0) Se orienta siempre hacia el futuro. (©) Persigue la racionalidad en la adopcién de decisiones. (@) Supone la seleccién de un curso de accién entre varias altemativas. (©) Es sistémica. (f) Es recurrente. (@) Es una técnica cictica. (h) Mantiene una relacion sinergética con las restantes funciones del Ciclo Administrativo. () Es una técnica de coordinacién, integracién, cambio e innovacién. Apesar de todos los aspectos expuestos, que evidencian las incuestionables ventajas de la planificacion para desarrollar una gestin exitosa, la calidad, eficiencia y eficacia de la planeacién puede verse vulnerada por algunos factores tales como: La planeacién esta limitada por la exactitud de la informacién y de los hechos futuros. La planeacién cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeacién excede a su contribucién real La planeacién tiene barreras psicolégicas: Una barrera usual es que las personas tienen mas en cuenta ol presente que el futuro. La planeacién ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeacién obliga a los gerentes a una forma rigida de ejecutar su trabajo. La planeacién demora las acciones: Las emergencias y apariciones sibitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. La planeacién tiene limitado valor practico: Algunos afirman que la planeacién no sdlo es demasiado teérica, sino que son mas précticos otros medics. Principios de la Planeacién En la literatura especializada, es posible encontrar algunas diferencias de matices al enunciar los principios de la planificacion, pero también resulta factible generalizar las esencias comunes, mayoritariamente aceptadas de los mismos, las cuales se sintetizan a continuacién. (1) Principio de la universalidad. Supone la inclusion de todo el universo de factores que propicien desarrollar el pian de forma efectiva, a saber: tiempo, personal, materiales, presupuesto, etc.(2) Principio de racionalidad, La sustentaci6n de los planes deben apoyarse en el uso de la I6gica, por lo que deben incluir metas logrables, las cuales dispongan de los recursos necesarios para llevarlas a vias, de hechos, (3) Principio de ta precision. Para lograr el cumplimiento de tas metas con la eficacia y eficiencia deseadas, es imprescindible realizar el proceso de planificacién con un alto grado de precisi6n, que cierre el paso a lo eventual y a las improvisaciones. Los planes deben constituir una sélida estructura a partir de la cual puedan calcularse las adaptaciones a las condiciones especificas del futuro mediato. (4) Principio de la flexibilidad. E1 cumplimiento del principio anterior, debe dejar no obstante, un margen para los cambios que pueda ser necesario introducir, debido a variaciones no previsibles de las circunstancias del entomo, que tengan lugar después de la concepoién del plan. ‘Adin cuando este planteamiento pueda ser considerado como contradictorio, todo plan deberd ser simulténeamente, lo suficientemente preciso para minimizar los cambios por variaciones previsibles, y lo suficientemente flexible, para asimilar los cambios que sea necesario introducir debido a variaciones no previsibles. Téngase en cuenta que no es lo mismo rigidez que exactitud. (5) El principio de la unidad. Todos los planes que se elaboren en la organizaci6n deben responder a un plan general Cinico, para lo cual es preciso garantizar su coordinacién e integracién. Los planes de las diferentes areas funcionales de la entidad deben coordinarse de tal manera que en un mismo plan puedan ‘encontrarse todas las normas de accién aplicables. Lo anterior evidencia la necesidad de que todas las éreas participen activamente en la elaboracién de los. planes, de forma que se conjuguen todos los propésites e intereses, en un ti las metas de la organizacién de manera integral. documento que recoja En las empresas estatales cubanas, es preciso lograr asimismo, la participacién activa de todos los miembros de la organizacién, toda vez que en una sociedad socialista, son los trabaladores los legitimos. duefios de los medios de produccién. Por otra parte, es una manera de garantizar la implicacién y el ‘compromiso emocional de todos los empleados con las metas de la organizacién. (6) Principio de factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; no tiene sentido elaborar planes demasiado ambicicsos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacién debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que acttian en el medio ambiente. (7) El principio de compromiso. Este principio indica que la planeacién a mediano plazo es la mas conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, preservando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y politicas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos. Por otra parte, la planificacién deben incluir el compromiso de todos los miembros de la ‘organizacién para llevar a vias de hechos las decisiones adoptadas en su ejercicio. (8) Principio de factor limitante. El ejercicio de la planeacién, supone que los administrativos dispongan de las competencias necesarias para detectar los factores que puedan limitar o frenar el logro de tas metas y propésitos de la organizacién. Este principio enfatiza la importancia de la objetividad en el momento de la seleccién de un curso de accién entre diferentes alternativas para alcanzar los fines propuestos.(®) Principio de inherencia. Este principio sustenta que la planeacién es inherente a cualquier organizacién humana y es condicién necesaria de la administracion. Soio mediante la planificacion eficaz Se puede conducir la organizacién al éxito, garantizar la eficacia de la gestién y offecer respuestas ‘oportunas a los cambios del entomo donde ésta se inserta. Propésitos de la Planeacién: ¢Para qué planificamos? Dentro del sistema de las funciones administrativas, la funcién de planeacién tiene tres propésitos esenciales, que se derivan de la propia razon de existencia del sistema organizativo: (1) Minimizar el riesgo: la planeacién protege a la organizacién, reduciendo significativamente la incertidumbre en tomo a los negocios en que se desenvuelve la misma, y clarificando las posibles consecuencias de las posibles acciones administrativas. Es preciso destacar que este propésito se Cumpliré en mayor medida, cuanto mayor sea la calidad de la informacién que sobre el propio sistema y el mbito del negocio, se tome como referencia de partida para el proceso de planeacién. En tal sentido, la ‘organizacién debera disponer de un sistema de inteligencia empresarial que le proporcione informacion ‘abundante y fidedigna sobre los clientes, los competidores, los proveedores y su propia capacidad de Regocio en el futuro mediato e inmediato. (2) Garantizar el desarrollo de la organizacién: la planeacién no sélo se propone garantizar el éxito de la organizacién en un periodo determinado, sino que uno de sus propésitos esenciales es lograr el Permanente crecimiento de la gestiOn. Si se entiende por éxito, la insercién de la organizacién en su contexto con ventajas competitivas, incrementando su zona de impacto en éste, se entenderd claramente que el ejercicio eficaz de Ia planeacién ha de conducir necesariamente a que los niveles de la gestion ‘sean superiores — tanto cuantitativa como cualitativamente — en cada nuevo ciclo. (8) Lograr una coordinacién eficaz: el ejercicio adecuado de la planificacién, sienta las bases para la coordinacién de los esfuerzos de todos los miembros de la organizacién para alcanzar los niveles deseados de eficiencia empresarial. Este propésito de la planeacién se aleanzara en mayor medida, ‘cuando los trabajadores participen activamente en la fiacién de las metas organizacionales, ya que desde {a propia concepcién del plan de estard logrando la accién coordinada de todos los implicados en su puesta en marcha, Cuando el plan se concibe mediante @l uso de la inteligencia colectiva y el compromiso ‘emocional de los participantes, el mecanismo de ajuste mutuo, acttia como garante de una coordinacién més efectiva. ‘Cuando se toman en consideracién los aspectos teéricos anteriormente expuestos, se hace evidente la importancia que la misma tiene para el logro del éxito organizacional. Sin embargo, a pesar de su necesidad e importancia, es muy frecuente que su eficacia se vea limitada por errores cometidos durante el proceso de planificacién. Errores mas frecuentes en el Proceso de Planificacién De acuerdo con investigaciones realizadas en el Ambito de la administracion empresarial, se ha llegado a concluir que los errores mas comunes en el proceso de planeacién son los siguientes: I(1) No tomar en consideracién el entorno macro-econémico. (2) No realizar el analisis de las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas que estén presentes en el contexto interno y extemno de la organizacién donde se lleva a cabo la planeacién. (Anélisis FODA) (3) Ignorar el factor humano y su incidencia en los resultados integrales del proceso. (4) Minimizar la importancia de la comunicacién para obtener el compromiso de todos los implicados en el proceso, (5) No aprovechar el poder de las (6) No clarificar adecuadamente las metas, haciéndolas difusas y poco comprensible. nzas. Conclusiones La planeacién es la funcién rectora del proceso gerencial, por lo que reviste capital importancia para el logro del éxito de una organizacién, expresado en términos del logro de sus metas y propésitos, Por su ‘aracter rector la funcién de planificacion pone en marcha el proceso gerencial, dando lugar al ejercicio de ‘as restantes funciones administrativas, en consecuencia, la ausencia de la planeacién, limita significativa el crecimiento de una organizacién. Para que la planeacion sea eficaz es preciso tener en cuenta los Principios que la sustentan, y tomar en consideracién las oportunidades y amenazas radicadas en el entome organizacional, asi como las fortalezas y debilidades intemas de la empresa, incluido el andlisis de la influencia del factor humano en la consecucién de los objetivos organizacionales. Bibliografia 1. Arellano, D. 2004. La Eficiencia Estratégica: Cémo lograrla? www. gestoipolis.com. [En linea] 2004. [Citado el: 26 de marzo de 2009.) 2. 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