Priručnik Iz Kancelarijskog Poslovanja

Milenko Lepušina
Slobodan Kristić
Amira Šehović
Zoran Mačkić
PRIRUČNIK
IZ KANCELARIJSKOG I ARHIVSKOG POSLOVANJA
ZA ORGANE VLASTI I PRAVNA LICA

U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE
KANTONIMA, REPUBLICI SRPSKOJ
I BOSNI I HERCEGOVINI
(stručna objašnjenja i propisi)
PREDGOVOR
Tradicija stvranja i čuvanja arhivskih dokumenata, koji u konačnici predstavljaju

primarni izvor za izučavanje prošlosti i temelj kulturne baštine svake države, na našem
području seže do srednjovjekovne Bosne. No sustavna briga za dokumentaciju u nastajanju,
njena organizirana zaštita, preuzimanje, obrada, korištenje i prezentiranje te pravno
reguliranje upravljanja dokumentima veže se za suvremeno doba za utemeljenje arhivskih
ustanova, najprije Arhiva Bosne i Hercegovine 1947.godine, a po tomu i regionalnih arhiva u
Sarajevu, Mostaru, Tuzli, Bihaću, Travniku, Banja Luci, Foči, Širokom Brijegu, a danas i
drugih u osnivanju.
Bosna i Hercegovina je nakon Dejtonskog mirovnog sporazuma, uređena na

trostepenoj razini – Bosna i Hercegovina, dva entiteta (Federacija Bosne i Hercegovine i
Republike Srpska), i u Federaciji kantoni / županije. Takovo uređenje prate i propisi koji
reguliraju odnos države i društva uopće prema vlastitoj dokumentaciji, prema registraturnoj i
arhivskoj građi, a u konačnici i prema vlastitoj kulturnoj baštini. Iz razloga takovog uređenja
države, proizilazi i brojnost propisa koji reguliraju ovu oblast na svim razinama.
Tradicionalno upravljanje dokumentima vrši se dvostepeno. U prvoj fazi „života“

dokumenta, dok se on nalazi kod tvorca, njime upravlja tvorac, a u drugoj fazi kada dolazi u
arhivsku ustanovu njime upravlja arhiv. Obje ove faze „života“ jednog dokumenta regulirane
su posebnim propisima. Za prvu fazu to je Uredba o kancelarijskom poslovanju i drugi propisi,
a za drugu fazu to je Zakon o arhivskoj građi i drugi propisi. Oba ova propisa i svi drugi propisi
koji ih prate, te razrađuju i dopunjuju, imaju jedan cilj, a taj je da se sistematiziaa i uredi
upravljanje dokumentima u svim fazama njihova „života“.
Kancelarijsko poslovanje kao sistem propisa kojim se uređuje postupanje sa aktima i

koji su dati u ovoj knjizi, odnose se, odnosno obavezujući su za organe uprave, institucije koje
vrše javna ovlaštenja i druge organe i službe koje su obuhvaćene ovim propisima. Međutim,
kancelarijsko poslovanje se shodno primjenjuje i na pravna lica van uprave i u privredi, s tim
da oni to primjenjuju dobrovoljno u cilju lakšeg, bržeg i jednostavnijeg upravljanja
dokumentima.
Arhivsko poslovanje regulirano je Zakonom o arhivskoj građi i drugim podzakonskim

aktima, obavezujuće je za sve stvaraoce i imaoce registraturne građe, kako one javne, tako i
privatne, jer se ona smatra općim interesom i kao takova zahtjeva i posebnu zaštitu. Iz tih
razloga arhivskim zakonom i drugim propisima regulirano je odabiranje arhivske iz
registraturne građe, obveze stvaralaca građe, stručni nadzor nad građom dok je kod
stvaralaca odnosno imalaca i način njene primopredaje u arhivsku ustanovu. Isto tako, tim
propisima je regulirano sve bitno što se odnosi na arhivsku ustanovu kojoj je povjerena briga
nad arhivskom građom od odabiranja i sređivanja arhivske građe, njena čuvanja i stručne
obrade kao i uvjeta korištenja, do statusa arhivske ustanove, sa njene stručne i kulturne
uloge.
Priručnik iz kancelarijskog i arhivskog poslovanja za organe vlasti i pravna lica u

Federaciji Bosne i Hercegovine, kantonima, Republici Srpskoj i Bosni i Hercegovini (stručna
objašnjenja i propisi), zamišljen je kao zbir propisa široke primjene iz kancelarijskog i
arhivskog poslovanja sa pratećim stručnim objašnjenjima, i praktičnim uputama uz svaki
propis i to za sve nivoe vlasti u Bosni i Hercegovini. Na taj način na jednom mjestu su
obuhvaćeni svi važeći propisi koji reguliraju ovu značajnu oblast.
Priručnik je sistematiziran u tri poglavlja i to: Propisi Federacije Bosne i Hercegovine, u

čijem okviru su dati i kantonalni propisi, zatim propisi Republike Srpske i na kraju propisi
Bosne i Hercegovine. Ovakav redoslijed poglavlja nema nekog posebnog utemeljenja ili
razloga, izuzev činjenice da su federalni propisi najbrojniji a time i najobimniji. Uostalom ni
jedan od temeljnih propisa ne proizilazi iz onog na višoj razini, svu su autonomni i tako su i
donešeni, ali su istovremeno u stručnom aspektu u korelaciji i ni jednim svojim dijelom nisu u
suprotnosti ili u standardima različiti.
Svako od tri poglavlja je koncipirano tako da su prvo date uredbe o kancelarijskom

poslovanju sa podzakonskim propisima, a potom Zakon o arhivskoj građi sa podzakonskim
propisima.
Pored propisa o kancelarijskom poslovanju na razini Federacije Bosnei i Hercegovine i

Bosne i Hercegovine, dati su i propisi koji bitno utječu na upravljanje dokumetnima u upravi, a
to su: postupak primopredaje službenih akata između ukinutih i novoosnovanih organa, zatim
pečati organa vlasti i ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa.
U sva tri poglavlja, dati su zakoni o arhivskoj građi za sva tri nivoa vlasti kao i
podzakonski propisi kojim se regulira obveza i način donošenja liste kategorija registraturne
građe sa rokovima čuvanja, postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne, način
vođenja arhivske knjige, uvjeti čuvanja registraturne i arhivske građe i način primopredaje
arhivske građe arhivskoj ustanovi.
Bitna karakteristika ovog Priručnika je da se prvi put na jednom mjestu, sa stručnim

objašnjenjima i uputama za rad, nalaze svi relevantni propisi iz kancelarijskog i arhivskog
poslovanja Bosne i Hercegovine.
Knjiga je namjenjena za najširu upotrebu, a zbog sveobuhvatnosti akturalnih propisa iz

ove oblasti i načina kako je koncipirana, te detaljnih stručnih objašnjenja i uputstava posebno
će poslužiti zaposlenim u upravi i pravnim službama, a posebice onim koji rade u
registraturama na poslovima sa registraturskom i arhivskom građom, te na kraju arhivskim
ustanovama i arhivskim djelatinicima u Bosni i Hercegovini.
Autori
SADRŽAJ
PRVI DIO
I - PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU U
FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE
A) KANCELARIJSKO POSLOVANJE
U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA U FEDERACIJI BIH
STRANA
(a) PROPISI
1. Uredba o kancelarijskom poslovanju u organima uprave
i službama za upravu u Federaciji BiH........................................................................................11
2. Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja
u organima uprave i službama za upravu u Federaciji BiH.........................................................18
- Izmjene i dopune uputstva.................................................................................................46
- Dopune uputstva................................................................................................................48
- Obrasci uz uputstvo o kancelarijskom poslovanju............................................................49
(b) STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA PROPISE O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU U

ORGANIMA VLASTI I PRAVNIM LICIMA U FEDERACIJI BIH
I – OSNOVNA PITANJA VAŽNA ZA KANCELARIJSKO POSLOVANJE
1. Pojam kancelarijskog poslovanja.................................................................................................76

2. Organi i drugi pravni subjekti koji trebaju imati
kancelarijsko poslovanje...............................................................................................................76
3. Propisi o kancelarijskom poslovanju............................................................................................77
4. Značaj kancelarijskog poslovanja.................................................................................................78
5. Načela kancelarijskog poslovanja.................................................................................................78
6. Sadržaj kancelarijskog poslovanja................................................................................................81
II – OSNOVNI POJMOVI U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU
1. Akt..................................................................................................................................................82
2. Prilog..............................................................................................................................................82
3. Predmet..........................................................................................................................................82
4. Dosije.............................................................................................................................................82
5. Fascikl............................................................................................................................................83
6. Arhivska građa...............................................................................................................................83
7. Registraturski materijal..................................................................................................................83
8. Pisarnica.........................................................................................................................................83
9. Arhiva............................................................................................................................................83
III – PRIPREMNE RADNJE KAO USLOV ZA VRŠENJE KANCELARIJSKOG
POSLOVANJA
1. Određivanje mjesta vršenja kancelarijskog

poslovanja (pisarnica)....................................................................................................................84
2. Određivanje službenog lica za vršenje
kancelarijskog poslovanja..............................................................................................................84
3. Rješenje o određivanju brojčanih oznaka za organizacione jedinice,
odnosno radna mjesta kojima se pošta dostavlja u rad..................................................................85
IV – OSNOVNE RADNJE U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU I NAČIN NJIHOVOG

VRŠENJA
Uvodne napomene...............................................................................................................................87
1. Primanje pošte.................................................................................................................................88
2. Otvaranje, pregledanje i signiranje pošte........................................................................................92
3. Zavođenje akata...............................................................................................................................95
4. Osnovne knjige evidencije i način njihove popune.........................................................................98
(1) UP-1...........................................................................................................................................99
(2) UP-2.........................................................................................................................................102
(3) Djelovodnik predmeta i akata..................................................................................................104
(4) Djelovodnik za povjerljivu i strogo
povjerljivu poštu........................................................................................................................108
5. Prijemni štambilj.............................................................................................................................110
6. Omot za predmete i akte.................................................................................................................112
7. Združivanje akata............................................................................................................................113
8. Dostavljanje predmeta i akata u rad (pomoćne knjige)...................................................................114
9. Rad službenika ovlaštenih za rješavanje
predmeta i akata koji se dostave u rad.............................................................................................116
10. Rokovnik predmeta........................................................................................................................119
11. Razvođenje akata i predmeta.........................................................................................................120
12. Otpremanje pošte...........................................................................................................................121
13. Arhiviranje predmeta i akata..........................................................................................................124
14. Organizovanje arhive za čuvanje arhiviranih spisa i
drugih predmeta..............................................................................................................................127
15. Rok čuvanja arhiviranih spisa u arhivama organa uprave,
odnosno službi za upravu................................................................................................................127
16. Rukovanje sa spisima i drugim predmetima stavljenim u
arhivu organa uprave i službi za upravu..........................................................................................127
B) ARHIVSKO POSLOVANJE
U ORGANIMA UPRAVE I PRAVNIM OSOBAMA U FEDERACIJI BIH
a) PROPISI
1. Izvod iz Zakona o federalnim ministarstivma i drugim tijelima
federalne uprave................................................................................................................................131
2. Zakon o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine................................................................132
b) STRUČNA OBAJŠNJENJA ZA ZAKON O
ARIVSKOJ GRAĐI FEDERACIJE BIH
I – Opće odredbe..................................................................................................................................144
II – Zaštita registraturne i arhivske građe.............................................................................................147
1. Obaveze stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe..............................................................147
2. Postupak sa registraturnog građom koja nema trajni karakter,
odnosno onom građom kojoj je istekao rok čuvanja.........................................................................148
3. Metodologija evidentiranja i obrade arhivske građe.........................................................................149
4. Osiguravanje uvjeta čuvanja registraturne
i arhivske građe (stvaraoci i imaoci)..................................................................................................149
5. Primopredaja arhivske građe..............................................................................................................150
6. Korištenje arhivske građe..................................................................................................................152
7. Korištenje arhivske građe u privatnom vlasništvu.............................................................................152
8. Prodaja arhivske građe u privatnom vlasništvu.................................................................................153
9. Iznošenje i razmjena arhivske građe..................................................................................................153
III – Arhiv Federacije.............................................................................................................................154
1) Osnovni zadaci Arhiva Federacije.....................................................................................................154
2) Stručni nadzor....................................................................................................................................155
3) Pribavljanje arhivske građe................................................................................................................156
4) Stručna sprema, arhivistički ispit i stručna zvanja.............................................................................156
5) Specijalizirana arhivska odjeljenja....................................................................................................157
IV – Nadzor nad sprovođenjem zakona.................................................................................................158
V – Kaznene odredbe.............................................................................................................................158
VI – Prijelazne i završne odredbe..........................................................................................................158
a) PROPISI
1. Uredba o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u
organima uprave i službama za upravu u Federaciji BiH..................................................................160
b) STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA UREDBU O ORGANIZOVANJU

I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH POSLOVA U ORGANIMA UPRAVE I
SLUŽBAMA ZA UPRAVU
I – Opće odredbe..................................................................................................................................176
II – Lista kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja..............................................................177
III – Postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne građe............................................................179
IV – Način vođenja i korištenja arhivske knjige....................................................................................181
V –Uslovi čuvanja registraturne i arhivske građe.................................................................................183
VI - Način primopredaje arhivske građe između organa uprave,
odnosno službi za upravu i nadležnog arhiva.................................................................................186
VII – Nadzor nad provođenjem.............................................................................................................188
VIII – Prijelazne i završne odredbe.......................................................................................................188
a) PROPISI
1. Uredba o organizovanju i načinu vršenja arihvskih poslova
u pravnim licima u Federaciji BiH.....................................................................................................189
b) STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA UREDBU O ORGANIZOVANJU

I NAČINU VRŠENJA ARIVSKIH POSLOVA U PRAVNIM LICIMA U
FEDERACIJI BIH...........................................................................................................................205
a) PROPISI
1. Uredba o uvjetima i načinu polaganja stručnog arhivističkog
ispita i načinu sticanja stručnih zvanja u arhivskoj struci.................................................................206
b) Stručna objašnjenja za Uredbu o uvjetima i načinu polaganja stručnog
arhivističkog ispita i načinu sticanja stručnih zvanja u arhivističkoj struci
I – Opšte odredbe...................................................................................................................................219
II – Program arhivističkog ispita............................................................................................................220
III – Sastav komisije i način polaganja arhivističkog ispita...................................................................221
IV – Stručna zvanja i uslovi za sticanje tih zvanja.................................................................................223
V – Prijelazne i završne odredbe............................................................................................................223
C) KANTONALNI ZAKONI
O ARHIVSKOM POSLOVANJU
1. Zakon o arhivskoj djelatnosti (Unsko-sanski kanton).......................................................................224

2. Zakon o arhivskoj djelatnosti (Kanton Sarajevo)..............................................................................239
3. Zakon o arhivskoj djelatnosti (Tuzlanski kanton)............................................................................251
4. Zakon o arhivskoj građi ( Zapadno-hercegovački kanton)................................................................271
5. Zakon o arhivskoj građi (Srednjo-bosanski kanton).........................................................................282
D) PRIMOPREDAJA SLUŽBENIH AKATA IZMEĐU UKINUTIH I

NOVOOSNOVANIH ORGANA
a) PROPISI
1. Odluka o postupku primopredaje službenih akata između ukinutih
i novoosnovanih federalnih organa uprave i federalnih ustanova......................................................294
b) Stručna objašnjenja za odluku o primopredaji službenih akata

1.Uvodne napomene...............................................................................................................................296
2. Organi i službe na koje se Odluka odnosi..........................................................................................296
3. Postupak primopredaje službene dokumentacije i arhive..................................................................297
E) PEČATI ORGANA VLASTI
a) PROPISI
1. Zakon o pečatu Federacije BiH..........................................................................................................300
2. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o pečatu Federacije BiH...................................................306
3. Uputstvo o radu pečatoreznice, načinu vođenja
evidencije o izrađenim pečatima, uništavanju pečata,
nestanku pečata i evidenciji o pečatima i označavanju novih pečata................................................307
4. Zakon o pečatu Kantona Sarajevo.....................................................................................................315
5. Odluka o pečatima (Opština Novi grad Sarajevo).............................................................................321
b) Stručna objašnjenja za propise o pečatima organa vlasti
1. Pojam i namjena pečata......................................................................................................................325
2. Propisi o pečatu i sadržaj pitanja koja se regulišu tim propisima......................................................325
3. Organi vlasti koji trebaju imati pečat.................................................................................................326
4. Oblik i veličina pečata.......................................................................................................................327
5. Sadržaj pečata....................................................................................................................................327
6. Izrada pečata......................................................................................................................................328
7. Upotreba i čuvanje pečata..................................................................................................................329
8. Evidencija o pečatima........................................................................................................................331
9. Uništavanje pečata.............................................................................................................................331
10. Oglašavanje nevažećim nestalog pečata..........................................................................................332
11. Izrada novog umjesto nestalog pečata.............................................................................................333
F) OVJERAVANJE POTPISA, RUKOPISA I PREPISA
a) PROPISI
1. Zakon o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa................................................................................334
2. Uputstvo za provedbu Zakona o ovjeravanju potpisa,
rukopisa i prepisa...............................................................................................................................339
3. Konvencija o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih
isprava od 5. oktobra 1961. godine....................................................................................................346
b) Stručna objašnjenja za propise o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa

1. Propisi o postupku ovjeravanja potpisa,
2. Predmet i značaj ovjeravanja potpisa, rukopisa i prepisa..................................................................351
3. Organi nadležni za ovjeravanje potpisa,
4. Ovjeravanje potpisa i rukopisa...........................................................................................................352
5. Ovjeravanje prepisa............................................................................................................................354
6. Posebni slučajevi ovjeravanja isprava
(isprave namijenjene za inostranstvo)................................................................................................355
7. Upisnik za ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa............................................................................356
8. Potvrde o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa.............................................................................356
DRUGI DIO
II - PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU U REPUBLICI

SRPSKOJ
1. Kancelarijsko poslovanje
a) PROPISI
1. Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave............................................................359

b) Stručna objašnjenja za uredbu o kancelarijskom
poslovanju organa državne uprave................................................................................................365
2. Arhivsko poslovanje
a) Izvod iz zakona o ministarstvima......................................................................................................368
b) Stručna objašnjenja za zakon o ministarstvima.................................................................................369
a) Zakon o arhivskoj djelatnosti.............................................................................................................371
b) Stručna objašnjenja uz Zakon o arhivskoj djelatnosti.......................................................................384
a) Pravilnik o čuvanju i zaštiti arhivske građe, registraturskog
materijala van arhiva..........................................................................................................................393
b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o čuvanju i zaštiti arhivske građe,
registraturskog materijala van arhiva.................................................................................................397
a) Pravilnik o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca
arhivske građe i Arhiva Republike Srpske.........................................................................................399
b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o načinu primo predaje arhivske
građe između imalaca arhivske građe i Arhiva Republike Srpske.....................................................402
a) Pravilnik o odabiranju arhivske građe iz registraturskog materijala..................................................403
b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o odabiranju arhivske
građe iz registraturskog materijala.....................................................................................................408
a) Pravilnik o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske............................................................410
b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o evidencijama koje vodi
Arhiv Republike Srpske.....................................................................................................................420
a) Pravilnik o uslovima i načinu korištenja arhivske građe i knjižnog
fonda u arhivu RS..............................................................................................................................428
b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o uslovima i načinu korištenja
arhivske građe i knjižnog fonda u arhivu RS.....................................................................................438
a) Pravilnik o uslovima za osnivanje i početak rada arhiva...................................................................440
b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o uslovima za osnivanje
i početak rada arhiva..........................................................................................................................442
TREĆI DIO
III – PROPISI KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU INSTITUCIJA

BOSNE I HERCEGOVINE
1. Kancelarijsko poslovanje institucija BiH
a) PROPISI
1.Odluka o kancelarijskom poslovanju ministarstava, službi,
institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i Hercegovine.........................................................445
b) Stručna objašnjenja za odluku o kancelarijskom poslovanju

institucija Bosne i Hercegovine.......................................................................................................450
2. Arhivsko poslovanje institucija BiH
a) PROPISI
1. Zakon o arhivskoj građi i arhivu Bosne i Hercegovine......................................................................459
2. Pravilnik o preuzimanju arhivske građe u Arhiv Bosne i Hercegovine.............................................469
3. Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine
i registraturne građe u institucijama Bosne i Hercegovine................................................................472
b) Stručna objašnjenja uz Zakon o arhivskoj građi i

Arhivu Bosne i Hercegovine............................................................................................................480
3. Pečati institucija BiH
a) PROPISI
1. Zakon o pečatu institucija Bosne i Hercegovine................................................................................484
2.Uputstvo o načinu izrade, čuvanja, vođenja evidencije
i uništavanja pečata institucija Bosne i Hercegovine..........................................................................486
b) Stručna objašnjenja za propise o pečatu institucija
Bosne i Hercegovine.........................................................................................................................488
PRVI DIO
I – PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU

A) KANCELARIJSKO POSLOVANJE
U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA U FEDERACIJI BIH
UREDBA1
O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA
UPRAVE I SLUŽBI ZA UPRAVU U FEDERACIJI
BOSNE I HERCEGOVINE
I – OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovom uredbom uređuje se kancelarijsko poslovanje u federalnim organima uprave i federalnim

ustanovama, kao i u kantonalnim / županijskim organima uprave i kantonalnim / županijskim
ustanovama, u gradskim i općinskim službama za upravu (u daljnjem tekstu: organi uprave i službe za
upravu) u Federaciji Bosne i Hercegovine ( u daljnjem tekstu: Federacije), ako propisom kantona /
županije nije drukčije određeno.
Odredbe ove uredbe odnose se i na kancelarijsko poslovanje organizacijskih jedinica federalnih
organa uprave, odnosno kantonalnih / županijskih organa uprave koje se nalaze van sjedišta federalnog
organa uprave, odnosno van sjedišta kantonalnih / županijskih organa uprave.
Član 2.
Kancelarijsko poslovanje obuhvaća: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte,

odnosno akata, zavođenje akata, združivanje akata, dostavljanje predmeta i akata u rad, rad s aktima,
razvođenje predmeta i akata, rokovnik predmea, otpremanje pošte i stavljanje predmeta i akata u arhivu
(arhiviranje) i njihovo čuvanje.
Član 3.
U okviru kancelarijskog poslovanja, pojedini termini imaju sljedeća značenja:

1. akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena
radnja organa uprave ili službe za upravu;
2. prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt
radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta;
3. predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čini posebnu i
samostalnu cjelinu;
4. dosije predstavlja skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili fizičku osobu i
koji se kao jedna cjelina čuvaju na istom mjestu;
1
Ova uredba je objavljena u „Službenim novinama Federacije Bosne i Hercegovine“, broj 20/98 od 21. maja / svibnja 1998.godine.
5. fascikl predstavlja omot, kutiju, sanduk, korice i slično u kojima je složeno više predmeta ili više
dosijea koji se poslije završenog postupka čuvaju u tim fasciklima,
6. arhivska građa je sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani, štampani, fotografirani, filmovani,
fonografirani ili na drugi način zabilježeni ) dokumentacijski materijal od značaja za historiju, kulturu i
ostale društvene potrebe, koji je nastao u radu organa uprave i službe za upravu bez obzira na to kad je
i gdje nastao;
7. registraturski materijal čine spisi ( akti i predmeti), fotografski i fonografski snimci i na drugi način
sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji ti spisa, zapisa i dokumenata,
primljeni i nastali u radu organa uprave i službe za upravu dok su od značaja za njihov tekući rad ili
dok iz tog registraturskog materijala nije odabrana arhivska građa koja će se trajno čuvati;
8. pisarnica je organizacijska jedinica ili radno mjesto u organu uprave i službi za upravu gdje se vrše
poslovi iz člana 2. ove uredbe;
9. arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti i akti, evidencije o
aktima i predmetima, kao i ostali dokumentacijski materijal do njihove predaje nadležnom arhivu ili do
njihovog uništenja.
Član 4.
Ako posebnim propisima nije drugačije određeno, svaki službeni akt organa uprave, odnosno
službe za upravu kojim se vrši službena prijepiska s drugim organima, pravnim i fizičkim osobama
(službeni dopis) mora sadržavati sljedeće dijelove:zaglavlje, naziv i adresu primatelja, kratku sadržinu
predmeta, sadržaj akta, otisak službenog pečata i potpis ovlaštene osobe.
II – KNJIGE EVIDENCIJA U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU
Član 5.
U okviru kancelarijskog poslovanja, organi uprave i službe za upravu vode osnovne i pomoćne
knjige evidencije o predmetima i aktima iz svoje nadležnosti.
Evidencije o upravnim predmetima iz nadležnosti Federacije jedinstvene su za cijelo područje
Federacije.
Osnovne knjige evidencije iz stava 1. ovog člana su:
1. upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka,
2. upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka,
3. djelovodnik predmeta i akata,
4. djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljiveu poštu,
5. arhivska knjiga.
Pomoćne knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju uređuju se propisom federalnog

ministra pravde iz člana 18. ove uredbe, s tim što se tim propisom uređuje i sadržaj i način vođenja
osnovnih knjiga evidencija iz stava 3. ovog člana.
Član 6.
Upisnici i djelovodnici iz odredbe člana 5. stav 3. ove uredbe vode se u vidu knjige s tvrdim
koricama, koje se sastoje od potrebnog broja tabaka papia propisanog formata.
Naslovna stranica upisnika, odnosno djelovodnika, sadrži naziv iz člana 5. stav 3. ove uredbe i
godinu na koju se upisnik, odnosno djelovodnik, odnosi.
Na unutrašnjoj stranici upisnika, odnosno djelovodnika, nalaze se, po pravilu, propisana
pojašnjenja za njihovo vođenje.
Organi uprave, odnosno službe za upravu koji u svom radu imaju manji brojpredmeta i akata, u
toku godine, mogu jednu knjigu upisnika, odnosno djelovodnika, voditi za sve premete i akte svih
klasifikacijskih oznaka iz svoje nadležnosti.
Organi uprave, odnosno službe za upravu koji u svom radu imaju već broj predmeta i akata, u
toku godine mogu za predmete i akte svake klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik, odnosno
djelovodnik, o čemu odlučuje rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu.
Član 7.
U upisnik prvostepenih, odnosno drugostepenih predmeta upravnog postupka upisuju se svi

predmeti iz nadležnosti organa uprave, odnosno službe za upravu, o kojima se rješava u prvostepenom,
odnosno drugostepenom upravnom postupku u kojima se predmet završava donošenjem rješenja,
odnosno zaključka, a koji se pokreću po zahtjevu stranke, pravne osobe, drug institucije ili po službenoj
dužnosti.
U djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata iz nadležnosti organa
uprave i službe za upravu o kojima se ne rješava u upravnom postupku.
U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu upisuju se predmeti i akti iz nadležnosti
organa uprave i službe za upravu koje je izdavatelj predmeta, odnosno akta, označio kao povjerljivi ili
strogo povjerljivi.
Arhivska knjiga vodi se prema propisu o arhivskoj knjizi iz stava 4. člana 11. ove uredbe.
Član 8.
Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadležnosti organa uprave i službi za upravu
obavezno se razvrstavaju po vrsti materije koja je svrstana u odgovarajuće grupe s propisanim
brojčanim oznakama ( u daljnjem tekstu: klasifikacijske oznake), u skladu s uputstvom iz člana 18. ove
uredbe.
Razvrstavanje predmeta i akaa iz stava 1. ovog člana na klasifikacijske oznake vrši se u
upisniku, odnosno u djelovodniku, iz člana 5. stav 3. ove uredbe, u skladu s uputstvom iz člana 18. ove
uredbe, prilikom upisa novoprimljenih predmeta od pošiljatelja (ulazna pošta9 odnosno novih predmeta
za primatelja (izlazna pošta).
III – ORGANIZACIJA VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA
Član 9.
Kancelarijsko poslovanje iz nadležnosti organa uprave i službe za upravu vrši se u pisarnici,

kao organizacijskoj jedinici, ili radnom mjestu organa uprave, odnosno službe za upravu ili u okviru
zajedničke pisarnice za sve federalne ili pojedine federalne organe uprave i federalne ustanove,
odnosno sve ili pojedine kantonalne / županijske organe uprave i ustanove, a u gradu, odnosno općini,
za sve ili pojedine gradske, odnosno općinske službe za upravu.
O formiranju zajedničke pisarnice iz stava 1. ovog člana odlučuje:
1. za federalne organe uprave i federalne ustanove – Vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na
prijedlog federalnog ministarstva pravde,
2. za kantonalne / županijske organe uprave i ustanove – nadležni izvršni organ kantona –
županije,
3. za gradske, odnosno općinske službe za upravu – gradonačelnik, odnosno općinski načelnik,
U zajedničkoj pisarnici koja vrši kancelarijsko poslovanje za sve ili pojedine organe uprave,
odnosno službe za upravu, u skladu sa stavom 2. ovog člana, obavezna je i zajednička arhiva za te
organe uprave i službe za upravu.
IV – ARHIVIRANJE PREDMETA I AKATA
Član 10.
Predmeti i akti i drugi registraturski materijal koji je primljen, odnosno nastao u radu organa
uprave i službe za upravu, čuvaju se u arhivima tih organa i službi u odgovarajućim fasciklima ili
kutijama koje se čuvaju u prostorijama koje moraju biti osigurane od uništenja, vlage i drugih
oštećenja.
Povjerljivi i strogo povjerljivi akti čuvaju se odvojene od običnih akata i to na način koji
osigurava čuvanje njihove povjerljivosti.
U vezi s čuvanjem i korištenjem arhiviranih predmeta iz oblasti odbrane i unutrašnjih poslova,
primjenjuju se propisi o zaštiti tajnih podataka.
Član 11.
Cjelokupni registraturski materijal nastao u radu organa uprave i službe za upravu upisuje se u
arhivsku knjigu po godinama i klasifikacijskim oznakama.
Arhivska knjiga vodi se kao opći inventarski pregled cjelokupnog arhivskog materijala nastalog
u radu organa uprave i službe za upravu u toku kalendarske godine.
Za formiranu arhivsku građu upisivanje u arhivsku knjigu vrši se po propisu o arhiviranju koji
je važio u vrijeme kada je građa formirana.
Sadržaj i način vođenja i korištenja arhivske knjige za organe uprave i službe za upravu propisat
će federalni ministar pravde u saradnji s Arhivom Federacije.
Član 12.
Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i drugog registraturskog materijala u arhivu

organa uprave i služb za upravu, odnosno zajedničkom arhivu, rukovodilac organa uprave, odnosno
službe za upravu, obavezan je donijeti listu kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja.
Rokovi čuvanja mogu biti utvrđeni na mjesece, godine i trajno.
Lista iz stava 1. ovog člana donosi se u skladu s propisima iz stava 3. člana 13. ove uredbe.
Listu iz stava 1. ovog člana rukovodioci organa uprave i službi za upravu dužni su donijeti
najkasnije u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove uredbe.
Član 13.
Organi uprave i službe za upravu dužni su da arhiviranje predmeta i akata iz svoje nadležnosti
vrše prema listi iz stava 1. člana 12. ove uredbe, na koje je saglasnost dao nadležni arhiv.
Arhiviranje predmeta i akata vrši se posebno za svaku klasifikacijsku oznaku i prema rokovima
čuvanja koji su utvrđeni u listi iz stava 1. ovog člana.
Uvjete i rokove čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe kao i postupak odabiranja i
izdvajanje arhivske građe iz registraturskog materijala i način primopredaje arhivske građe između
organa uprave i službe za upravu i nadležnog arhiva, propisat će federalni ministar pravde u saradnji s
Arhivom Federacije.
Arhivska građa iz arhiva organa uprave i službe za upravu predaje se nadležnom arhivu
sporazumno s nadležnim arhivom, u skladu sa zakonom i drugim propisima.
V – SLUŽBENA OSOBA OVLAŠTENA ZA VRŠENJE KANCELARIJSKOG

POSLOVANJA
Član 14.
Rukovodioci organa uprave, odnosno službe za upravu, obavezni su rješenjem odrediti službenu
osobu koja će neposredno biti odgovorna za vršenje kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti organa
uprave, odnosno službe za upravu, i utvrditi ovlasti te osobe u skladu s organizacijom pisarnice iz
odredbe člana 9. ove uredbe.
Član 15.
Službena osoba ovlaštena za vršenje kancelarijskog poslovanja dužna je u toku radnog vremena
organizirati poslove tako da se službeni predmeti, akti i drugi materijali, pečati, žigovi, štambilji i drugi
akti i predmeti, stalno budu pod njenim nadzorom i da ne smiju u posjed ne ovlaštenih osoba. Po
završetku radnog vremena predmeti, akti i drugi slubeni materijali, pečati, žigovi, štambilji i drugi akti i
predmeti moraju čuvati u zaključanim ormarima, kasama, stolovima ili zaključani u radnoj prostoriji u
kojima je osigurana njihova sigurnost. Način čuvanja određuje rukovodilac organa uprave, odnosno
službe za upravu.
VI – NADZOR NAD VRŠENJEM KANCELARIJSKOG POSLOVANJA
Član 16.
Rukovodioci organa uprave, odnosno službi za upravu obavezni su po isteku kalendarske

godine formirati komisiju koja će izvršiti kontrolu pravilnosti vršenja kancelarijskog poslovanja iz
nadležnosti organa uprave, odnosno službe za upravu, u skladu s propisima o kancelarijskom
poslovanju.
Nadzor na primjenom odredaba ove uredbe i drugih federalnih propisa o kancelarijskom
poslovanju vrši Federalno ministarstvo pravde putem upravne inspekcije, s tim da, prema potrebi i uz
saglasnost Federalnog ministarstva pravde, taj nadzor u općinskim i gradskim službama za upravu
može vršiti upravna inspekcija nadležnog organa uprave kantona / županije, a nadzor nad primjenom
propisa koji se odnose na arhiviranje predmeta, način njihovog čuvanja i stručnog održavanja,
odabiranja arhivske građe i izdvajanja bezvrijednog registraturskog materijala i predaju arhivske građe
nadležnom arhivu, vrši Arhiv Federacije.
VII – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 17.
Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na kancelarijsko poslovanje zakonodavnih, odnosno

izvršnih tijela Federacije, kantona / županija, grada i općina i njihove stručne službe ako za
kancelarijsko poslovanje tih organa i službi ne postoje posebni propisi.
Član 18.
Ovlašćuje se federalni ministar pravde da u roku od mjesec dana od stupanja na snagu ove
uredbe donese uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za
upravu i utvrdi odgovarajuće obrasce za knjige evidencije iz člana 5. stav 3. ove uredbe, kao i propis iz
člana 11. stav 4. i člana 13. stav 3. ove uredbe.
Član 19.
Danom početka primjene ove uredbe prestaje primjena Uredbe o kancelarijskom poslovanju
organa uprave i organizacija („Službeni list SR BiH“, broj 31/71), kao i drugih propisa o
kancelarijskom poslovanju u organima uprave koji se primjenjuju na teritoriji Federacije do dana
početka primjene ove uredbe.
Član 20.
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama
Federacije BiH“, a primjenjivat će se nakon isteka 30 dana od njenog stupanja na snagu.
UPUTSTVO1
O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG
POSLOVANJA U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA
ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE
I – OPĆA ODREDBA
1. Ovim uputstvom, u skladu s Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi

za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ( u daljnjem tekstu: Uredba o kancelarijskom poslovanju),
uređuju se klasifikacione oznake premeta i akata; primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje
pošte, odnosno akata; zavođenje akata; združivanje akata; dostavljanje predmeta i akata u rad; rad
službenika ovlaštenih za rješavanje predmeta i akata; razvođenje predmeta i akata; rokovnik predmeta;
otpremanje pošte i stavljanje predmeta i akata u arhivu (arhiviranje) i čuvanje predmeta u federalnim
organima uprave i federalnim ustanovama, kao i u kantonalnim / županijskim organima uprave i
ustanovama, te u gradskim i općinskim službama za upravu ( u daljnjem tekstu: organi uprave i službe
za upravu) ako propisom kantona / županije nije drugačije određeno
II – KLASIFIKACIONE OZNAKE PREDMETA I AKATA
2. Vođenje evidenije svih predmeta i akata u kancelarijskom poslovanju iz nadležnosti organa

uprave i službi za upravu obavlja se putem upisnika, odnosno djelovodnika iz člana 5. stav 3. Uredbe o
kancelarijskom poslovanju. Vođenje te evodencije obavlja se prema jedinstvenim klasifikacionim
oznakama koje su razrađene po materiji i svrstane u odgovarajuće grupe, obilježene dvocifrenim
brojevima od 01 do 49 ( u daljnjem tekstu: klasifikacione oznake) i to na način kako slijedi:
01 – Ustavni predmeti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akaa koji se odnose na izradu ili promjenu Ustava
Federacije, odnosno ustava kantona / županija i amandmana na te ustave, ustavne sporove, izradu i
donošenje, odnosno promjenu statuta grada, odnosno statuta općine i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
02 – Zakoni, drugi propisi i opći akti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izradu prednacrta, nacrta i
prijedloga zakona i njihovo donošenje, kao i izmjene i dopune zakona, donošenje ukaza o proglašenju
zakona, izradu i donošenje podzakonskih propisa (uredbi, odluka, uputstava, pravilnika i dr.) i izmjene
i dopune tih propisa, autentično tumačenje zakona i drugih propisa, davanje stručnih mišljenja i
objašnjenja u primjeni zakona i drugih propisa i općih akata, objavljivanje zakona i drugih propisa u
službenim glasilima i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
03 – Obrana / odbrana
11
Ovo Uputstvo objavljeno je u „Sl. novinama FBiH“ br. 30/98 od 27.srpnja / jula 1998.
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na odbrambene pripreme,
oružane snage Federacije (organizaciju, rukovođenje i zapovijedanje, popunu, upotrebu, materijalno
osiguranje, zastave i oznake i dr.), odbrambene postupke, obučavanje i osposobljavanje za odbradu,
vojnu obavezu veze, osmatranja i obavještavanje, vojnu proizvodnju, promet, rezerve i kontrolu
naoružanja i vojne opreme, finansiranje odbrane, vojno školstvo, inspekcijske poslove, informacije,
izvještaje, analize i druge materijale i druge predmeta i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
04 – Unutarnji / unutrašnji poslov
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na javni red i mir, kriminalitet,
malodobničku delikvenciju, suzbijanje kriminaliteta, oružje, municiju i eksploziv, upotrebu vatrenog
oružja i drugih sredstava prinude u obavljanju službene dužnosti, sigurnost i kontrola prometa, vozačke
dozvole, boravak i kretanje stranaca, vođenje evidencija i izdavanje uvjerenja i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
05 – Javna uprava i javne službe
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koje se odnose na organizaciju i rad organa
uprave i upravnih ustanova, službi za upravu građa i općina, javne ustanove, fondacije i zaklade,
zastave, grb, himnu, političke stranke, referendume, organizaciju i provođenje izbora, odlikovanja i
druga priznanja, udruženja građana, odvjetništvo, javno bilježništvo, azil, kancelarijsko poslovanje,
pečate, štambilje i žigove, ovjeravanje potpisa, rukopisa i prijepisa, ovjeravanje poslovnih knjiga,
obavljanje upravnih poslova lokalne samouprave i drugih stručnih poslova, upravni nadzor, javne i
vjerske skupove, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
06 – Organizacija i rad sudova
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i rad sudova,
sudsko poslovanje, pravosudni ispit, analize, izvještaje, informacije i druge materijale iz ove oblasti i
druge predmeta i akta koje se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
07 – Organizacija i rad tužilaštva
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i rad tužilaštva,
djelatnost, instrukcije, objašnjenja, mišljenja, analize, izvještaje, informacije i druge materijale iz ove
oblasti i druge predmeta i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima ih ove grupe.
08 – Organizacija i rad pravobranilaštva
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i rad
pravobranilaštva, djelatnost, objašnjenja, mišljenja, analize, izvještaje, informacije i druge materijale iz
ove oblasti, zastupanja pred nadležnim organima i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
09 – Organizacija i rad tijela za prekršaje
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i rad tijela za
prekršaje, djelatnost, objašnjenja, mišljenja, analize, izvještaje, informacije i druge materijale iz ove
oblasti i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
10 – Organizacija i rad ombudsmena
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i rad
ombudsmena, njihove propise, pokretanje postupka, prikupljanje informacija, dokumenata, spisa i
druge dokumentacije, izvještaje, informacije, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
11 – Sudski predmeti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na krivične, parnične, obiteljske,
vanparnične, izvršne i zemljišno – knjižne predmete, usvojenje, upravne sporove i arbitražne predmete,
sudske registre, sudske vještake i tumače, sudije porotnike, amnestiku i pomilovanje, uvjetni otpust,
pravnu pomoć, međunarodnu pravnu pomoć, ekstradiciju i druge predmete i akta koji se odnose ili su u
vezi s pitanjima iz ove grupe.
12 – Izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izvršenje kazni, mjera
sigurnosti, odgojnih mjera, organizaciju i rad ustanova za izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija,
inspekcijskih nadzor nad izvršenjem kazni i odgojnih mjera i nad radom ustanova za izvršenje kaznenih
i prekršajnih sankcija, informacije, izvještaje, analize i druge materijalne i druge predmete i akte koji se
13 – Građanska stanja i evidencije
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na rođenje, osobna imena,
sklapanje braka, smrt, matične knjige o tim podacima, državljanstvo, putne isprave, vize, osobne karte,
prebivalište i boravište, ragistar stanovnika, popis stanovništva, biračke spiskove, izdavanje uvjerenja i
izvoda iz evidencija i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
14 – Financije / finansije
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na proračune, finansijske
planove i fondove, završne račune i bilance, izvršenje proračuna, upravljanje imovinom, poslovna
sredstva, prihod, troškove poslovanja, dohodak, plaće, naknade, nagrade, fondove, kredite, kamate,
osiguranje, devizno poslovanje, kreditne odnose s inostranstvom, finansiranje organa vlasti i drugih
institucija, finansiranje društvenih djelatnosti i drugih institucija, nadzor nad finansijskim, deviznim i
drugim poslovanjem, osnivanje i rad banaka i drugih finansijskih organizacija, tijala za platni promet,
osiguravajuća društva, inspekcijski nadzor, informacije, izvještaje i druge predmete i akta koji se
15 – Porezi, doprinosi, takse i lutrije

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na sve vrste poreza i doprinosa i
druge dažbine, naplatu i povraćaj poreza i doprinosa, porezno knjigovodstvo, porezna i druga
uvjeranja, sve vrste taksi, lutrije i druge igre na sreću, inspekcijski nadzor, informacije, izvještaje i
druge materijale i druge predmete i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
16 - Carine
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na utvrđivanje carinskih stopa,
naplatu carina, oslobađanje od carina, carinska uvjerenja, inspekcijski nadzor, informacije, izvještaje i
druge materijale i druge predmete i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
17 - Energija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na energiju (struju, zemni gas,
naftu i naftne derivate, i dr.) projektiranje i izgradnju investicijskih i drugih objekata iz oblasti energije,
inspekcijski nadzor, elaborate, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte
18 – Rudarstvo i industrija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na rudarstvo (rudno bogatstvo,
mineralne sirovine, eksploatacija pijeska, šljunka i kamena, geološka istraživanja i dr.) industriju
(metalurgija, proizvodnja i prerada metala i nemetala, proizvodnja i prerada drveta, kemijska i ostala
prerađivačka industrija i dr.), iskorištavanje prirodnih bogatstava, projektovanje i izgradnja
investicijskih i drugih objekata iz oblasti rudarstva i industrije, prava u vezi s industrijskom svojinom i
tehnologijom, sustav organizacije u industriji, inspekcijski nadzor, eleborate, informacije, izvještaje,
analize i druge materijale i druge predmeta i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
19 – Preduzetništvo i privatizacija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na preduzetništvo, privatizaciju
(pripremu za privatizaciju preduzeća i drugih subjekata, programe privatizacije, početni bilans za
privatizaciju, postupak revizije prethodno izvršene privatizacije i dr.), informacije, izvještaje, analize i
druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
20 - Trgovina
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na unutarnju i vanjsku trgovinu,
vanjsko – trgovinski promet, zaključivanje i izvršavanje međunarodnih ekonomskih sporazuma, rad
privrednih predstavništva u inostranstvu, oblast cijena, inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji
se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
21 - Zanatstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izdavanje odobrenja za
vršenje zanatske djelatnosi, prestanak rada zanatskih radnji, registar zanatskih radnji i druge predmete i
akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
22 – Turizam i ugostiteljstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i djelatnost
turističkih gospodarstava, organizaciju preduzeća u oblasti turizma, turistička predstavništva, biroe,
agencije i sl., boravišne takse, izdavanje odobrenja za vršenje ugostiteljske djalatonosti, prestanak rada
ugostiteljskih radnji, provjeru znanja za vršenje ugostiteljske djelatnosti i druge predmete i akte koji se
23 – Prostorno uređenje i okoliš
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na građevinarstvo, prostorno i
urbanističko planiranje, izgradnju investicionih i drugih objekata, odobrenja za izgradnju, tehnički
prijem, upotrebne dozvole, itd., komunalne djelatnosti (javno osvjetljenje, plin,vodovod, kanalizacija,
održavanje čistoće, groblja, parkovi i plaže), stambenu izgradnju, stambene odnose, otkup stanova,
poslovne zgrade i prostorije, zaštitu čovjekove okoline, korišćenje zemljiša, inspekcijski nadzor i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
24 – Poljoprivreda
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na poljoprivredu, korišćenje
poljoprivrednog zemljišta, veterinarstvo, zdravstvenu zaštitu stoke, zaštitu bilja, inspekcijski nadzor i
druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
25 – Vodoprivreda
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na vodoprivredu, izdavanje
vodoprivredne saglasnosti i vodoprivredne dozvole, ribolov, režim voda, vađenje pijeska, šljunka i
kamena s obala i korita rijeka, inspekcijski nadzor i druge predmete koji se odnose ili su u vezi s
26 – Šumarstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na šumarstvo, korištenje šuma i
šumarskog zemljišta, katastar šuma, upravljanje šumama i šimskim zemljištem, proizvodnju, promet i
uporabu šumskog bilja i sjemena, lov, zdravstvenu zaštitu divljači, inspekcijski nadzor i druge
predmete i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
27 – Promet i komunikacije
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na cestovni, željeznički,
vazdušni, riječni, pmorski i jezerski promet, cjevovodni i integralni transport, sigurnost prometa, PTT
promet, radio i televiziju, kontrolu i inspekcijski nadzor u oblastima prometa i komunikacija,
međunarodnu suradnju u oblasti prometa i komunikacija, informacije, izvještaje, analize i druge
materijale i druge predmeta i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
28 – Programiranje razvoja i obnova

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na programiranje razvoja i
obnove, analize faktora i mogućnosti privrednog razvoja i obnove, izradu mjera razvoja i ekonomske
politike, programiranje korištenja, valorizaciju i zaštitu privrednih resursa, izradu makroekonomskih
bilansi i izradu materijalnih bilanci, analizu odnosa u oblasti raspodjele, regionalni razvoj i obnovu,
saradnju s institucijama koje se bave pitanjima razvoja i obnove i druge predmete i akte koji se odnose
ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
29 – Robne reserve
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na nabavku, razmještaj,
zanavljanje, čuvanje i korištenje robnih rezervi, provođenje mjera radi intervencije na tržištu,
bilansiranje roba za potrebe rezervi i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
30 – Geodetski poslovi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na premjer, uspostavljanje i
obnovu katastra nekretnina, katastarsko – komunalne uređaje, kartografiranje teritorije, geodetsko –
kartografske poslove od značaja za odbranu, vođenje tehničke arhive originala planova i karata
osnovnih geodetskih radova i druge podatke dobivene vršenjem geodetskih radova, premjeravanje
zemljišta za posebne potrebe, inspekcijski nadzor nad poslovima premjera i katastra nekretnina,
katastra zemljišta i katastra komunalnih uređaja, obilježavanje državne granice i druge predmete i akte
31 – Imovinsko – pravni poslovi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na komasaciju, eksproprijaciju i
arondaciju zemljišta, vlasničko – pravne i druge stvarno – pravne odnose na nekretninama, pravni
režim državne svojine na nekretninama, evidenciju na nekretninama i pravima na nekretninama, promet
nekretninama, reprivatizaciju imovine, restituciju, informacije, izvješaje, analize i druge materijale i
32 - Statistika
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na sve vrste statistika, državna,
privredna i druga statistička istraživanja, prikupljanje, obradu i publiciranje statističkih podataka,
utvrđivanje jedinstvene metodologije statističkih istraživanja, jedinstvene statističke standarde,
razvijanje statističkog informacionog sistema, uvođenje i vođenje administrativnih i statističkih
registara, evidencije propisane zakonom, razmjenjivanje statističkih podataka s drugim državama i
međunarodnim organizacijama, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmeta i
akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
33 – Meteorologija, hidrologija i seizmologija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na meteorološku, hidrološku,
sinoptičko – prognostičku, agrometeorološku i seizmološku djelatnost, istraživanje atmosfere, vodenih
resursa, kvaliteta životne sredine i seizmoloških procesa i druge predmete i akte koji se odnose ili su u
vezi s pitanjem iz ove grupe.
34 – Rad i radni odnosi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na opće akte iz radnog odnosa,
zasnivanja radnog odnosa, ugovore o radu, pripravnike, ostvarivanje i zaštitu prava iz radnog odnosa,
zaštitu zaposlenika, disciplinsku i materijalnu odgovornost, radni staž i radne knjižice, prestanak
radnog odnosa, prestanak ugovora o radu, radno vrijeme, odmore, odsustva i bolovanja, stručno
obrazovanje i usavršavanje, stručne ispite, zaštitu na radu, kolektivne ugovore, mirovno rješavanje
kolektivnih radnih sporova, štrajk, inspekciju rada, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i
35 – Socijalna politika
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na socijalno osiguranje,
organizaciju i rad tijela socijalne zaštite, mirovinsko i invalidsko osiguranje, dječiju zaštitu,
starateljstvo, zaštitu starih i iznemoglih osoba, socijalno osiguranje posebnih kategorija osiguranika,
sve vrste socijalne pomoći, zaštitu omladine, obitelji i odraslih, staranje o djeci ometenoj u
psihofizičkom razvoju, djelatnost humanitarnih organizacija (Crveni križ, Crveni polumjesec i druge
humanitarne organizacije), informacije, izvještaje, analize i druge materijale, inspekcijski nadzor i
36 – Raseljene osobe i izbjeglice
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na prikupljanje i obradu
podataka o raseljenim osobama i izbjeglicama, smještaj raseljenih osoba i izbjeglica, stvaranje uvjeta
za njihov povratak u mjesta stanovanja, prikupljanje i raspodjelu humanitarne pomoći i druge predmete
i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
37 – Zdravstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na zdravstvene ustanove,
zdravstvenu djelatnost, razvoj i unapređenje zdravstvene zaštite, zdravstveno osiguranje građana,
preventivnu i kurativnu zdravstvenu djelatnost, higijensko – epidemiološku djelatnost, promet i uvoz
lijekova, otrova i opojnih droga, zaštitu od jonizirajućih zračenja, koordiniranje stručno – medicinskih
nadzora nad radom zdravstvenih ustanova i zdravstvenih djelatnika, davanje sanitarno – preventivne
saglasnosti za izgradnju objekta, djelatnost apoteka, ekshumaciju i prijevoz mrtvaca, djelatnost
prirodnih lječilišta i oporavilišta, znanstveno – istraživački rad u oblasi zdravstva, saradnja s
međunarodnim zdravstvenim organizacijam, inspekcijski nadzor u sanitarnoj i zdravstvenoj oblasti i
38 – Obrazovanje
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na predškolski odgoj, osnovne
škole, srednje škole, stručne, umjetničke i specijalne škole, više i visoke škole, fakultete i univerzitete,
akademije, programe i planove razvoja školstva, nastavne planove i programe, udžbenike itd.,
nostrifikaciju diploma i svjedodžbi, međunarodnu suradnju u oblasti obrazovanja, izdavačku djelatnost
u oblasti obrazovanja, inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
39 – Nauka
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na naučnoistraživačke projekte,
planove, programe, analize i informacije iz svih oblasti naučnoistraživačkog rada, međunarodnu i
međuentitetsku saradnju u oblasti naučnoistraživačkog rada, mišljenja u vezi s izmjenama planova i
programa naučnoistraživačkog rada i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
40 – Kultura i sport
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na biblioteke, muzeje, galerije,
izložbe, zaštitu spomenika kulture, kazalište, opere, balete, horove, orkestre, folklorne ansamble, razne
priredbe i kulturne manifestacije (sabori, festivali i sl.), film, tisak, književnost, izdavačku djelatnost,
likovnu umjetnost, fizičku kulturu, sport, šah, informativnu djelatnost, propagandu, međunarodnu
saradnju i razmjenu u oblasti kulture i spora, autorska djela, informacije, izvještaje, analize i druge
materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
41 – Boračka zaštita i civilne žrtve rata
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na socijalno – statusna pitanja
vojnih invalida, obitelji poginulih boraca, šehidske obitelji, nezaposlene borce, borce i sudionika drugih
oslobodilačkih pokreta, zaštitu ratnih i mirnodopskih vojnih invalida, zaštitu članova obitelji poginulih,
nestalih i umrlih boraca, civilne žrtve rata, isplate i usklađivanje mjesečnih novčanih primanja,
izgradnju, uređenje i održavanje spomen – obilježja, grobalja boraca i civilnih žrtava rata, upravni i
finansijski nadzor na izvršavanjem propisa iz oblasti boračko – invalidske zaštite i civilnih žrtava rata,
informacije, izvještaje, analize i druge materijalne i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
42 – Standardizacija i mjeriteljstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na standarde, tehničke normative
kvaliteta, unifikaciju i tipizaciju proizvoda, roba i usluga, ateste, sustav mjernih jedinica i kontrolu
mjera i plemenitih kovina, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte
43 – Patenti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na zaštitu pronalazaka, tehnička
unapređenja, žigove, oznake porijekla proizvoda, uzoraka i modela i druge predmete i akte koji se
44 – Civilna zaštita, zaštita od požara i elementarne nepogode

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju, obuku,
opremanje i upotrebu štabova, jedinica i povjerenika civilne zaštite, elementarne nepogode, mjere
zaštite i spasavanje, zaštitu od požara, planove i druge akte za zaštitu od elementarnih nepogoda i
požara, pronalaženje i uništavanje neeksplodiranih ubojnih sredstava (mina i dr.) informacije,
izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
45 – Međunarodni odnosi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izradu i zaključivanje
međunarodnih sporazuma, ugovora i drugih akata, potpisivanje i ratifikaciju sporazuma, međunarodnu
suradnju, međunarodnu pravnu pomoć, reciprocitet (materijalni i procesni), tehničku i drugu
mađunarodnu pravnu pomoć, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
46 – Vjerski predmeti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na status i djelatnost vjerskih
zajednica i drugih vjerskih institucija i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
47 – Privredne komore i zadruge
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na osnivanje i rad privrednih
komora, njihove grupacije, sekcije, asocijacije i sl., osnivanje i djelatnost zadruga, imovinu i njihovo
poslovanje, oblike zadružnog organiziranja i prestanak zadruga, informacije, izvještaje, analize i druge
materijale i druge predmeta i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
48 – Arhivski poslovi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na evidentiranje, preuzimanje,
sređivanje, obradu, zaštitu i korištenje ukupne arhivske građe i registraturskog materijala, izradu
metodskih naputaka, standarda i normativa za arhivsku djelatnost, mjere osiguranja i zaštite arhivske
građe, nadzor nad čuvanjem i zaštitom registraturskog materijala i arhivske građe, odabiranje arhivske
građe iz registraturskog materijala, izdavanje uvjerenja, potvrda i drugih isprava o činjenicama i
dokazima koji se nalaze u arhivskoj građi i registraturskom materijalu i druge predmete i akte koji se
49 – Drugi predmeti i akti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se ne mogu razvrstati u neku od skupina
predviđenih pod brojem 01 do 48 tačke 2. ovog uputstva.
3. Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake vrši se prema sadržini materije koja
se u predmetu ili aktu obrađuje.
4. Ako se u nekom predmetu ili aktu obrađuje materija koja se odnosi na dvije ili više
klasifikacionih oznaka, razvrstavanje tog predmeta i akta vrši se, po pravilu, u onu klasifikacionu
oznaku na čiju se sadržinu odnosi pretežni dio pitanja, odnosno materije.
III – PRIMANJE, OTVARANJE, PREGLEDANJE I RASPOREĐIVANJE POŠTE,
ODNOSNO AKATA
1. Primanje pošte
5. Primanje pošte obuhvata prijem akata, podnesaka, žalbi, dopisa, novčanih pisama, paketa,
telegrama i dr. kod organa uprave i službi za upravu, a vrši se, po pravilu, na jednom određenom mjestu
u sastavu pisarnice koja je organizirana prema članu 9. Uredbe o kancelarijskom poslovanju.
6. Službenu poštu koja se organu uprave, odnosno službi za upravu, dostavlja poštom ili je
stranka neposredno preda, prima ovlašteni službenik pisarnice. Pošta se prima u toku cijelog radnog
vremena.
Način prijema službene pošte van radnog vremena i u dane kada se ne radi, određuje
rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu, u skladu sa specifičnostima njihove djelatnosti,
mjesnim prilikama i potrebama.
7. Službenik koji prima poštu neposredno od stranke ne smije odbiti prijem ako je pošta
upućena organu uprave, odnosno službi za upravu, osim ako je podnesak netaksiran ili nedovoljno
taksiran, a podliježe plaćanju takse. U ovom slučaju službenik koji prima poštu dužan je postupiti u
skladu s odredbama tačke 14. ovog uputstva.
Ako akt (podnesak) prilikom neposredne predaje organu uprave, odnosno službi za upravu,
sadrži koji formalni nedostatak (nije potpisan, nije ovjeren pečatom, nema priloga navedenih u tekstu,
nema adrese stranke i sl.), službenik ovlašten za prijem pošte ukazat će stranci na te nedostatke i
objasnit će joj da ih otkloni. Ako stranka i pored upozorenja zahtijeva da se akt (podnesak) primi,
službenik će ga primiti, s tim što će na podnesku sačiniti službenu zabilješku o datom usmenom
upozorenju.
U slučaju da organ uprave, odnosno služba za upravu, nije nadležan za primanja akta
(podneska), stranku treba na to upozoriti i uputiti je da se obrati nadležnom organu.
Na ponovljeni zahtjev stranke da se njen akt (podnesak) primi, podnesak se mora primiti, s tim
da se sačini zabilješka na način predviđen u stavu 2. ove tečke.
8. Službenik koji prima poštu dužan je da stranku koja želi da preda usmeno saopštenje za
zapisnik uputi službeniku ovlaštenom za prijem takvog saopštenja.
Ako organ uprave, odnosno služba za upravu, nije nadležan za prijem usmenog saopštenja na
zapisnik, stranka će se upozoriti da tu okolnost i uputiti da takvo saopštenje preda za to nadležnom
organu. Ako stranka i pored toga ponovi svoj zahtjev, službenik je dužan njeno usmeno saopštenje
primiti na zapisnik, s tim što će postupiti na način predviđen u stavu 2. tačke 7. ovog ustava.
9. Primanje pošte od drugog organa uprave, odnosno službe za upravu ili pravne osobe, koju ovi
dostavljaju putem dostavljača (kurira), potvrđuje se stavljanjem datuma i čitkog potpisa u dostavnoj
knjizi ili na dostavnici ili povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima. Pored datuma i potpisa,
stavlja se još i pečat organa uprave, odnosno službe za upravu koja prima poštu. Pečat se ne stavlja na
dostavnoj knjizi.
U svim slučajevima kada je to propisano predviđeno ili kada to odredi rukovodilac organa
uprave, odnosno službe za upravu, pored datuma, potpisa i pečata organa uprave, odnosno službe za
upravu, stavlja se i vrijeme prijema (sat i minut) službene pošte. Ovaj podatak treba evidentirati i na
primljenom aktu, odnosno na njegovom kovertu, ako službenik koji prima poštu nije ovlašten za
otvaranje pošte.
10. Primanje pošte koja se organu uprave, odnosno službi za upravu, dostavlja preko poštanke
službe, kao i podizanje pošte iz poštanskog pregratka, vrši se po propisima kojima je uređen na način
rada preduzeća poštansko – telegrafsko – telefonskog prometa.
Prilikom primanja, odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregratka, ovlašteni službenik
pisarnice organa uprave, odnosno službe za upravu ne smije podići pošiljku na kojoj je označena
vrijednost ili je u pitanju preporučena pošiljka, ako utvrdi da je pošiljka oštećena. U takvom slučaju on
će zahtijevati od odgovornog službenika pošte, odnosno od nadležne jedince poštanske službe, da se
stanje i sadržina pošiljke (opseg i vrsta oštećenja) komisijski utvrdi i tek poslije toga će sa zapisnikom
o komisijskom nalazu preuzeti pošiljku.
11. Pošiljke primljene u vezi s licitacijom, natječajima i slično, ne otvaraju se, već se samo na
koverti stavlja datum i vrijeme (sat i minut) njihovog prijema.
Ovlašteni službenik zadužen za poslove iz stava 1. ove tačke dužan je prethodno da upozori
pisarnicu na pošiljke koje se u smislu stava 1. ove tačke očekuju i koje se ne smiju otvarati.
12. Ako je uz koverat ili akt priložena dostavnica, ovlašteni službenik pisarnice dužan je na
dostavnici upisati datum prijema, potpisati dostavnicu i staviti otisak pečata organa uprave, odnosno
službe za upravu, i odmah je vratiti osobi koja je dostavila akt, odnosno koverat.
2. Potvrda o prijemu podneska
13. Ako stranka koja osobno predaje akt (podnesak) traži da se izda potvrda o prijemu
podneska, takva potvrda se mora izdati. Potvrdu potpisuje službenik koji je akt (podnesak) primio i
stavlja otisak pečata organa, odnosno službe.
Potvrda iz stava 1. ove tačke obavezno se mora izdati ako se radi o prijemu podneska po kojem
se rješava u upravnom postupku i donosi i dostavlja upravni akt (rješenje ili zaključak). U potvrdu o
prijemu obavezno se upisjuje zakonski rok za rješavanje ovog podneska.
Potvrda o prijemu podneska izdaje se na obrascu broj 1.
3. Postupak a aktima koji podliježu taksiranju
14. Službenik koji prima poštu neposredno od stranke, dužan je da naročito vodi računa o tome
koji akti isprave podliježu plaćanju administrativne takse, kolika je visina takse predviđena za pojedine
vrste akata, isprava ili radnji u upravnom postupku i u kojim slučajevima postoji zakonska osnova za
oslobađanje od plaćanja takse.
U pogledu netaksiranih ili nedovoljno taksiranih akata i njihovih priloga, kao i u pogledu
postupanja s aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u taksiranju, lijepljenju ili
poništavanju taksenih maraka, treba postupiti po važećim propisima o taksama. U ovim slučajevima
službenik koji prima poštu od stranke treba da ukaže stranci na te nedostatke i da joj objasni kako će ih
otkloniti.
15. Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko poštanske službe utvrdi da podnesak nije
taksiran, ili je nedovoljno taksiran, to će se konstatirati kratkom službenom zabilješkom na podnesku
koja se upisuje pored otiska prijemnog štambilja.
Ako je podnesak oslobođen od plaćanja takse, sačinit će se zabilješka na način propisan u stavu
1. ove tačke, uz navođenje odgovarajućeg propisa kojim je predviđeno oslobađanje od plaćanja takse.
4. Otvaranje i pregledanje pošte
16. Ovlašteni službenik pisarnice dužan je cjelokupnu primljenu poštu neotvorenu dostaviti
rukovodiocu organa uprave, odnosno službe za upravu, odnosno službeniku ovlaštenom za otvaranje i
pregledanje pošte.
Otvaranje i pregledanje cjelokupne službene pošte (obična, povjerljiva, strogo povjerljiva,
vrijednosne pošiljke i dr.), organa uprave, odnosno službe za upravu, vrši po pravilu rukovodilac tog
organa,odnosno službe.
Rukovodilac iz stava 2. ove tačke može ovlastiti određenog služenika za vršenje tih poslova, o
čemu donosi posebno rješenje.
17. Pošiljke koje se odnose na raspisane licitacije, natječaje i sl. otvara komisija formirana za te
poslove, ako nije drugačije određeno.
18. Hitnu poštu primljenu van redovnog radnog vremena i u dane kad se ne radi, otvara dežurni
službenik ako u organu uprave, odnosno službi za upravu, postoji služba dežurstva, a povjerljivu i
strogo povjerljivu poštu dežurni službenik može otvoriti samo ako je za to posebno pismeno ovlašten.
19. Pošta primljena na ime određenog službenka zaposlenog u organu uprave, odnosno službi
za upravu uručje se neotvorena tom službeniku. Ako taj službenik nakon otvaranja pošiljke utvrdi da
pošiljka predstavlja službeni akt upućen organu uprave, odnosno službi za upravu, dužan je taj akt
najkasnije u roku od 24 sata po prijemu vratiti pisarnici radi evidentiranja.
20. Otvaranje pošte vrši se tako da se ne povrijede poštanski žigovi i pečati ili druge oznake na
omotu (adresa pošiljatelja, poštanske naljepnice, oznake pismena dr.) kao i akti i prilozi koji se nalaze u
koverti. Naročito treba provjeriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti slažu s oznakama i
brojevima primljenog akta. Ako neki od akata naznačenih na koverti nedostaje, ili su primljeni prilozi
bez propratnog akta i obrnuto, ili se ne vidi ko je pošiljatelj, o tome će se sačiniti službena zabilješka
koja će se priložiti koverti. Ovlašteni službenik pisarnice je u ovakvim slučajevima dužan da o tome,
ukoliko za to postoji mogućnost, obavijesti pošiljatelja.
Uz primljeni akt (podnesak) obavezno se prilaže i koverat kad god datum predaje pošti može
biti od važnosti za računanje rokova (rok za podnošenje zahtjeva ili želbe, rok učestvovanja na
natječaju i sl.) ili kad se iz podneska ne može utvrditi mjesto odakle je poslat ili ime podnositelja, a ovi
su podaci označeni na koverti.
Ako je u jednom kovertu prispjelo više akata uz koje bi se trebao priložiti koverat, on će se
priložiti uz jedan akt, s tim što će se na ostalim aktima upisati uz koji akt je priložen koverat.
21. Prije otvaranja koverti koje se odnose na preporučene pošiljke, kao i omota paketa ili druge
službene pošte koja je primljena oštećena, a za koju postoji sumnja da je neovlašteno otvorena, treba u
nazočnosti još dvojice slubenika sačiniti službenu zabilješku u kojoj će se konstatirati vrsta i opseg
oštećenja i što u primljenim pošiljkama nedostaje.
22. Ako se nakon otvaranja pošte utvrdi da postoje određeni nedostaci, te nedostatke treba
konstatovati kratkom zabilješkom na aktu koja se ispisuje neposredno uz otisak prijemnog štambilja
(na primjer: ako aktu nedostaju prilozi navedeni u aktu, upisuje se „primljeno bez priloga“, a ako aktu
nedostaju samo pojedini prilozi, onda se upisuje naziv tih priloga i sl.).
Ako se u koverti nađe akt adresiran na neki drugi organ uprave ili službe za upravu, ili pravnu
ili fizičku osobu, na tom se aktu upisuje zabilješka „pogrešno dostavljen“ i na najpogodniji način,
kurirom ili putem pošte, dostavlja onom kome je upućen. Ovakvi akti se ne zavode u knjige evidencije.
23.. Ako se prilikom otvaranje pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost,
na primljenom aktu treba kratkom zabilješkom konstatirati njihovu vrstu i iznos (na primjer: „primljeno
5 KM“, ili „primljeno poštanskih maraka u vrijednosti od 3 KM“, itd).
5. Određivanje organizacionih jedinica, odnosno radnih mjesta kojima se pošta

dostavlja u rad i raspoređivanja pošte (signiranje)
a) Rješenje o određivanju organizacionih jedinica, odnosno radnih mjesta kojima
se pošta dostavlja u rad
24. Radi stvaranje uvjeta da se može vršiti raspoređivanje pošte na službenike koji su nadležni
za rad na predmetu, odnosno aktu, moraju se odrediti organizacione jedinice, odnosno radna mjesta ako
ne postoje organizacione jedinice, kojima će se pošta dostaviti u rad. Te jedinice, odnosno radna
mjesta, određuju se rješenjem koje donosi rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu.
Rješenje sadrži naziv organizacione jedinice, odnosno nazive radnih mjesta i njihove brojčane oznake
počev od 01 pa nadalje. Rješenje se donosi na početku svake kalendarske godine, a u toku godine
mijenja sa ako dođe do izmjena organizacionih jedinica ili radnih mjesta kojima se pošta dostavlja u
rad.
Organizacione jedinice, odnosno radna mjesta, određuju se prema unutrašnjem ustrojstvu
organa uprave, odnosno službe za upravu koja je utvrđena pravilnikom o unutrašnjem ustrojstvu
organa, odnosno službe.
Organizacione jedinice, odnosno radna mjesta, ako nema organizacionih jedinica, označavaju se
arapskim brojevima na način što se polazi od radnog mjesta rukovodioca organa uprave, odnosno
službe za upravu, i označava brojem 01, nakon toga upisuje se radno mjesto zamjenika rukovodioca i
označava se brojem 02, ako postoji zamjenik, a nakon toga slijede brojčane oznake za organizacione
jedinice redoslijedom kojim su utvrđene pravilnikom o unutrašnjem ustrojstvu organa uprave, odnosno
službe za upravu, a ako nema organizacionih jedinica, onda se prema tom pravilniku određuju brojčane
oznake za radna mjesta kojima će se pošta dostavljati u rad.
b) Signiranje pošte
25. Raspoređivanje, odnosno signiranje pošte vrši rukovodilac organa uprave i službe za
upravu, odnosno službenik ovlašten za otvaranje i pregledanje pošte. Signiranje pošte podrazumijeva
raspoređivanje akata, odnosno predmeta na organizacione jedinice, odnosno na radna mjesta ako u
organu uprave i službi za upravu ne postoje organizacione jedinice kojima se predmeti i akti trebaju
dostaviti u rad.
Siginiranje pošte vrši se na način što se na svaki akt i predmet, poslije otvaranja i pregledanja,
na prvoj stranici akta, odnosno predmeta, u desnom gornjem kutu upisuje broj organizacione jedinice,
odnosno broj radnog mjesta kojem će se pošta dostaviti u rad ako ne postoji organizaciona jedinica i
datum otvaranje i pregledanja pošte (npr. 03/12.5/98).
Signiranje pošte na organizacione jedinice, odnosno radna mjesta, vrši se na osnovu rješenja iz
tačke 24. stav 1. ovog uputstva.
26. Kada se završi signiranje pošte, akti,odnosno predmeti, predaju se ovlaštenom službeniku
pisarnice na daljnji postupak.
IV – ZAVOĐENJE AKATA
1. Način i vrijeme zavođenja akata

27. Kada ovlašteni službenik pisarnice primi signiranu poštu iz tačke 25. ovog uputstva,
pristupa njenom zavođenju u odgovarajuće knjige evidencije iz tačke 32. do 35. ovog uputstva.
Zavođenje se vrši isto dana i po istim datumom pod kojim su akti primljeni. Telegrame, akte s
određenim rokovima, kao i druge hitne akte, treba zavesti prije ostalih i odmah dostaviti u rad
nadležnom službeniku.
Ako se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga akti ne mogu
zavesti istog dana kada su primljeni, zavest će se najkasnije prvog narednog radnog dana, prije
zavođenja nove pošte i pod datumom kad su akti primljeni.
U knjige evidencije ne zavode se pošiljke koje ne predstavljaju službenu prepisku.
28. Ako se za određene akte vode posebne evidencije, a ne evidencije predviđene ovim
uputstvom, u tom slučaju podaci o tom aktu upisuju se u posebnu evidenciju, u skladu s propisom o toj
evidenciji.
29. Zavođenje akata u odgovarajuću knigu evidencije vrši se tako što se prethodno mora
odrediti broj klasifikacione oznake u koju grupu akt spada. Određivanje tog broj vrši se prema
skupinama predmeta i akata koje su utvrđene u tački 2. ovog uputstva i odgovarajući broj
klasifikacione oznke upisuje se na prvoj stranici akta.
Kod razvrstavanja službene pošte ne posebne cjeline, naročitu pažnju treba posvetiti odvajanju
predmeta upravnog postupka, a posebno akata poslovanja i ostalih službenih akata o kojma se ne
rješava u upravnom postupku.
Svojstvo predmeta upravnog postupka određuje se prema tome hoće li se postupak po tim
predmetima okončati donošenjem upravnog akta (rješenja ili zaključka).
Ako se ne donosi upravni akt,onda predmet ima svojstvo akta poslovanja, odnosno
raspolaganja, bez obzira na to što su u postupku pri njegovom rješavanju preduzimane upravno –
procesne i druge radnje ili izdavana razna uvjerenja, odnosno neke druge isprave (na primjer: pregled
objekta u postupku provođenja inspekcijskog nadzora, uviđaj na licu mjest, saslušanje svjedoka, itd.,
ili potvrda o stručnoj obučenosti, zapisnici o utvrđivanju i procjeni štete i sl.).
Po završenom razvrstavanju predmeta i akata na klasifikacione oznake, pristupa se zavođenju
akata u odgovarajuću knjigu evidencije. Ovo zavođenje obuhvaća upisivanje podataka u rubrike
predviđene u knjizi evidencije, a vrši se prema uputstvima koja su data uz knjige evidencije, odnosno
prema nazivima pojedinih rubrika.
2. Prijemni štambilj
30. Nakon što se izvrši zavođenje akta u knjigu evidencije pristupa se stavljanju otiska
prijemnog štambilja na akt.
Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, u gornjem desnom kutu prve stranice akta, a
ako tu nema dovoljno mjesta, onda se stavlja na drugo pogodno mjesto prve stranice, vodeći pri tome
računa da tekst akta ostane potpuno čitak i razumljiv. U slučaju da na prednjoj stranici akta nema
dovoljno mjesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti u gornjem lijevom uglu poleđine akta. Ako su
strane akta u cjelini popunjene tekstom, otisak prijemnog šambilja stavlja se na komad čistog papira
(jedna polovina ili jedna četvrtina arka) i taj papir se pričvršćuje uz akt).
Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge dostavljene uz akt.
Ostale oznake na aktima (na primjer: veza brojeva i sl.) ispisuju se pored otisaka prijemnog
štambilja.
Prijemni štambilj izrađuje se prema obrascu broj 2.
3. Upisivanje podataka u osnovne knjige evidencije
31. Evidencije o upravnim predmetima iz nadležnosti Federacije jedinstvene su za cijelo

područje Federacije.
Upisivanje podataka u osnovne knjige evidencije predviđenih za kancelarijsko poslovanje vrši
se na način utvrđen u odredbama tač. 32. do 36. ovog uputstva.
a) Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka
32. Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1) vodi se na jedinstvenom obrascu
vodoravnog formata 50 X40 cm.
U ovom upisniku akti se zavode po hronološkom redu predmeta koji se označavaju rednim
brojevima, a ostale rubrike upisnika popunjavaju se na način objašnjen u uputi datoj u sastavu
obrasca.
Upisnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. decembar) službenom zabilješkom
napisanom ispod posljednjeg rednog broja. Ova zabilješka sadrži: ukupan broj prvostepenih
predmeta upravnog postupka koji su zavedeni u toj godini, datum i potpis službene osobe ovlaštene
za vođenje kancelarijskog poslovanja i otisak pečata organa uprave, odnosno službe za upravu.
Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka može se upotrebljavati za više godina, s tim
što za svaku godinu treba posebno zaključiti na način predviđen u odredbi stava 3. ove tačke.
Upisnik iz stava 1. ove tačke vodi se na obrascu broj 3.
b) Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka
33. Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP-2) vodi se na jedinstvenom

obrascu vodoravnog formata 50X40 cm.
U ovom upisniku akti se zavode po hronološkom redu predmeta koji se označavaju rednim
brojevima, a ostale rubrike upisnika popunjavaju se na način propisan u stavu 2. tačke 32. ovog
uputstva.
Upisnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. decembar) na način propisan u odredbi
stava 3. tačke 32. ovog uputstva.
Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka može se upotrebljavati i za više godina, s
tim što svaku godinu treba posebno zaključiti na način predviđen u odredbi stava 3. ove tačke.
Upisnik iz stava 1. ove tačke vodi se na obrascu broj 4.
c) Djelovodnik predmeta i akata
34. Djelovodnik predmeta i akata vodi se na propisanom jedinstvenom obarascu vodoravnog

formata A-3.
U ovom djelovodniku akti se zavode po hronološkom redu predmeta i akata koji se označavaju
rednim brojevima, a ostale rubrike djelovodnika popunjavaju se na način objašnjen u uputi datoj u
sastavu ovog obrasca.
Djelovodnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. decembar) na način proisan u
odredbi stava 3. tačke 32. ovog uputstva.
Djelovodnik predmeta i akata može se upotrebljavati za više godina, s tim što se za svaku
godinu treba posebno zaključiti, na način propisan u odredbi stava 3. ove tačke.
Djelovodnik iz stava 1. ove tačke vodi se na obrascu broj 5.
d) Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu
35. Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu vodi se na propisanom jedinstvenom

obrascu vodoravnog formata A-4.
Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu vodi se na isti način kao i djelovodnik
predmeta i akata propisan u odredbi tačke 34. ovog uputstva.
Djelovodnik iz stava 1. ove tačke vodi se na obrascu broj 6.
e) Arhivska knjiga
36. Arhivska knjiga vodi se na obrascu koji je utvrđen posebnim propisom o arhivskoj knjizi, iz
stava 4. člana 11. Uredbe o kancelarijskom poslovanju.
f) Punkt za unošenje podataka o evidencijama
37. U pisarnici može postojati punkt s jednim ili više povezanih računara s namjenskim
programom, uz pomoć kojeg se podaci iz osnovnih knjiga evidencija unose i pohranjuju u računare.
4. Omoti za predmete i akte
38. Svaki ulazni (primljeni) odnosno vlastiti (izlazni) akt kojim se zasniva novi predmet, nakon
što se zavede u odgovarajuću knjigu evidencije iz tačaka 32. do 35. ovog uputstva, ovlašteni službenik
pisarnice ulaže u omot za predmete i akte. U isti omot ulažu se akti i prilozi koji se odnose na isti
predmet.
39. Omoti za predmete i akta izrađeni prema vrstama predmeta i akata na jedinstvenom obrascu
formata A-4 u pet različitih boja, i to:
- u omot bijele boje ulažu se predmeti i akti koji su zavedeni u djelovodnik predmeta i akata,
- u omot označen zelenom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima
se upravni postupak pokreće na zahtjev stranke,
- u omot označen plavom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se
upravni postupak pokreće po službenoj dužnosti,
- u omot označen žutom bojom ulažu se drugostepeni predmeti upravnom postupka,
- u omot označen crvenom bojom ulažu se predmeti i akti koji su zavedeni u djelovodnik za
povjerljivu i strogo povjerljivu poštu.
Omoti za predmet i akte iz alineja 2. do 5. ove tačke, uz lijevu ivicu omota imaju odgovarajuću
boju omota širine 2 cm.
Omoti iz tačke 39. ovog uputstva izađuju se prema obrascu broj 7.
40. Kada se predmet,odnosno akt, uloži u odgovarajući omot iz odredbe tačke 39. ovog
uputstva, onda se na prvoj stranici omota u gornji lijevi ugao stavlja otisak prijemnog štambilja i vrši se
njegova popuna predviđenim podacima, a kod oznaka „Predmet“ upisuju se naziv akta o kojem se radi.
41. Kada se predmet, odnosno akt, uloži u odgovarajući omot iz odredbe tačke 30. ovog
uputstva,onda se na prvoj unutrašnjoj stranici omota vrši poimenično upisivanje svih priloga koji se
nalaze u omotu.
Evidencija iz stava 1. ove tačke ima obavezan karakter i ona, u stvari, predstavlja hronološki
pregled cjelokupnog sadržaja predmeta. U evidenciji se poimenično po vremenskom redoslijedu
upisuju akti, službene zabilješke, žalbe i drugi podnesci stranaka, dostavnice i svi ostali pisani
materijali koji se nalaze u predmetu.
42. Naknadno primljeni akt koji se odnosi na predmet koji se već nalazi u organizacionoj
jedinici, odnosno kod službenika u radu, dostavlja se bez omota i s tim aktom postupa se u skladu s
odredbom stava 2. tačke 41. ovog uputstva.
Službenik koji primi akt iz stava 1. ove tačke dužan je primljeni akt odmah po prijemu uložiti u
odgovarajući omot predmeta, a podatke o primljenom aktu upisati na prvoj unutrašnjoj stranici omota
predmeta.
V – ZDRUŽIVANJE AKATA
43. Prije dostavljanja akata u rad organizacionoj jedinici, odnosno službeniku nadležnom za rad
na tim predmetima i aktima, mora se izvršiti združivanje akata s predmetom na koji se odnosi. To se
čini tako da se svi akti i prilozi koji se odnose na isti predmet stavljaju u omo predmeta na koji se
odnosi.
Akte istog predmeta koji naknadno stignu treba uložiti u omot predmeta na koji se dostavljeni
akt odnosi. Ako se predmet, kome treba pridružiti novi akt, nalazi u radu kod organizacione jedinice,
odnosno službenika, taj akt se dostavlja toj organizacionoj jedinici, odnosno službeniku radi ulaganja u
odgovarajući omot predmeta, s tim što ovlašteni službenik pisarnice treba na primljenom aktu upisati
datum prijema akta.
VI – DOSTAVLJANJE PREDMETA I AKATA U RAD
1. Dostava predmeta i akata u rad
a) Interna dostavna knjiga
44. Kada ovlašteni službenik pisarnice završi zavođenje i združivanje akata i predmeta, dužan je
te akte i predmete dostaviti u rad nadležnim organizacionim jedinicama, odnosno službenicima
zaduženim za prijem pošte u rad, kada nema organizacionih jedinica. Dostavljanje u rad vrši se istog, a
najkasnije narednog dana po njihovom zavođenju i združivanju.
45. Dostavljanje predmeta i akata vrši se putem interne dostavne knjige. Pravilo je da internu
dostavnu knjigu ima svaka organizaciona jedinica, odnosno radnom mjesto kojima se pošta dostavlja u
rad.
Rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu, na početku godine, rješenjem iz
odredbe tačke 24. stav 1. ovogu uputstva, određuje za koje će se organizacione jedinice, odnosno radna
mjesta ako ne postoje organizacione jedinice, voditi interne dostavne knjige.
Interna dostavna knjig vodi se na obrascu broj 8.
b) Knjiga za osobnu poštu
46. Dostavljanje pošte koja glasi na ime službene osobe na radu u organu uprave, odnosno
službi za upravu, vrši se preko knjige za osobnu poštu.
Knjiga za osobnu poštu vodi se na obrascu broj 9.
c) Karton za službena glasila i časopise

47. Službena glasila, časopisi, literatura i druge publikacije dostavljaju se nadležnim
službenicima preko kartona za službena glasila i časopise.
Karton za službena glasila i časopise vodi se na obrascu broj 10.
d) Dostava preporučenih pošiljki
48. Preporučene pošiljke, novčana pisma i druga pošta koja glasi na ime, čiji je prijem u
pisarnici pismeno potvrđen, predaje se primatelju na način što on na potvrdu o prijemu pošiljke stavlja
svoj čitak potpis i datum prijema, ako je to potrebno.
2. Prijem i otprema računa
a) Knjiga primljenih računa
49. Prijem računa i drugih finansijskih akata i dokumentacije, za koje su predviđene posebne
evidencije, zavode se u knjigu primljenih računa i putem iste knjige ti računi se dostavljaju u rad
organizacionoj jedinici, odnosno službeniku nadležnom za finansijsko – materijalno poslovanje u
organu uprave, odnosno služi za upravu.
Na primljene račune stavlja se otisak prijemnog štambilja.
Knjiga primljenih računa vodi se na obrascu broj 11.
b) Knjiga za otpremu računa
50. Otprema računa i drugih finansijskih akata nadležnim organima i službama vrši se putem
knjige za otpremu računa.
Knjiga za otpremu računa vodi se na obrascu broj 12.
VII – RAD SLUŽBENIKA OVLAŠTENIH ZA

RJEŠAVANJE PREDMETA I AKATA
1. Prikupljanje podataka i obavještavanje stranke
51. Ako je za rješavanje nekog predmeta potrebno prikupiti određene dokaze ili podatke,
službenik koji je ovlašten za rješavanje predmeta, odnosno akata, dužan je da prikupljanje tih dokaza i
podataka vrši na način da se potrebni podaci dobiju u što kraćem roku i sa što manje troškova i da se
pri tome izbjegne nepotrebno dopisivanje ili drugi kontakti.
Ako se radi o pribavljanju podataka od organizacionih jedinica, odnosno drugih službenika
istog organa uprave, odnosno službi za upravu, to se, po pravilu, vrši kratkim putem (usmeno,
telefonski). O tome se sastavlja službena zabilješka na posebnom papiru i isti stavlja u omot predmeta.
Službena zabilješka treba da sadrži: opis dobijenih podataka, ime, prezime i funkciju službenika koji je
dao podatke, datum kada su dobijeni podaci i potpis službenika koji je sačinio službenu zabilješku.
Ako se po podnesenom podnesku stranke ne može donijeti i dostaviti rješenje u roku
predviđenom u Zakonu o upravnom postupku, službenik koji je ovlašten za rješavanje predmeta
obavezno o tome mora pismeno obavijestiti stranku, pri čemu se iznose razlozi za takvo postupanje i
daje pravna pouka. Ovo obavještenje se izdaje po službenoj dužnosti, a može i na zahtjev stranke.
2. Sastavni dijelovi službenog akta (službeni dopis)
52. Ako posebnim propisima nije drugačije određeno, svaki službeni akt organa uprave i službe
za upravu sadrži dijelove utvrđene u odredbi člana 4. Uredbe o kancelarijskom poslovanju, a obuhvata
osnovne i pomoćne dijelove akta.
53. Osnovni i pomoćni dijelovi službenog akta iz stava 1. ove tačke sadrže podatke kako slijedi:
1) Osnovni dijelovi akta
a) Zaglavlje akta sadrži i sljedeće podatke koji se pišu jedan ispod drugog, i to:
- za federalne organe uprave i federalne ustanove – Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i
Hercegovine, puni naziv federalnog organa uprave, odnosno federalne ustanove, broj akta, datum
donošenja akta i sjedište organa;
- za kantonalne / županijske organe uprave i ustanove – Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i
Hercegovine, naziv kantona / županije, puni naziv kantonalnog / županijskog organa uprave, odnosno
ustanove, broj akta, datum donošenja akta i sjedište organa;
- za gradske službe za upravu – Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i Hercegovine, naziv kantona /
županije, naziv grada, puni naziv gradske službe za upravu, broj akta, datum donošenja akta i sjedište
službe;
- za općinske službe za upravu – Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i Hercegovine, naziv kantona /
županije, naziv općine, puni naziv općinske službe za upravu, broj akta, datum donošenja akta i sjedište
službe.
Zaglavlje se stavlja u gornjem lijevom uglu akta, s tim što broj akta sadrži sljedeće podatke:
broj organizacione jedinice, broj klasifikacione oznake predmeta i akta i redni broj akta uzet iz
odgovarajuće osnovne knjige evidencije i godinu zavođenja (npr. 01-12-132/98).
b) Naziv i adresa primatelja akta sadrži puni naziv, odnosno ime i prezime primatelja akta,
naziv sjedišta i poštanski broj, uz naznaku ulice i broja (poštanskog pregratka) primatelja.
c) Oznaka „Predmet“ sadrži kratku sadržinu pitanja ili materije na koju se predmet odnosi, a
ispisuje se s lijeve strane ispod naziva adrese primatelja.
Pri određivanju predmeta akta treba se držati sljedećih pravila:
- za stvarne predmeta, odnosno predmete koji se ne odnose na fizičke niti pravne osobe, navodi se
samo kratka sadržina stvari o kojoj se u aktu raspravlja (na primjer: kancelarijsko poslovanje,
objašnjenje i sl.).
- za osobne predmete (uključujući se predmete upravnog postupka) koji se odnose na fizičke ili pravne
osobe – navodi se prezime,ime i prebivalište (za fizičke osobe), odnosno naziv i sjedište (za pravnu
osobu) i kratka sadržina pitanja koje se odnosi na atk ( na primjer: Senad Mašić, Visoko – razrez
poreza ili Bolnica Koševo, Sarajevo, dodjela sredstava za nabavku bolničke opreme).
- ako se predmet odnosi na više osoba, navodi se samo prva osoba i riječi „i dr.“.
d) Sadržaj teksta akta mora biti jasan, sažet i čitak. U tekstu se mogu upotrebljavati samo one
skraćenice koje su uobičajene i lako razumljive. Zakove i druge propise koji se navode u aktu treba, po
pravilu, napisati njihovim punim nazivom uz naznačenje naziva, broja i godine službenog glasila u
kojima su ti propisi objavljeni.
e) Iza teksta sadržaja akta s desne strane upisuje se naziv funkcije i ime i prezime osobe
ovlaštene za potpisivanje akta. Ime i prezime potpisnika akta ispisuje se bez zagrade neposredno ispod
naziva njegove funkcije.
f) Na svakom službenom aktu koji se otprema stavlja se s lijeve strane potpisa ovlaštene osobe
otisak pečata organa uprave, odnosno službe za upravu, i to tako da otisak pečata ne zahvati tekst
naziva funkcije potpisnika akta.
2) Pomoćni dijelovi akta
Pomoćni dijelovi akta obuhvataju sljedeće podatke i to:

a) Ispod oznake „Predmet“ upisuje se radi lakšeg združivanja:
- broj i datum primljenog akta na koji se odgovara („Veza: vaš akt broj ......od .....“),
- broj i datum ranije otpremljenih akata, naročito kod reklamacija, urgencija ili naknadnih
pošiljki („Veza: naš broj......od.......“).
b) Ako se uz akt dostavljaju prilozi, u tom slučaju oznaka o tome stavlja se ispod završetka
sadržaja teksta akta s lijeve strane. Prilozi se označavaju njihovim ukupnim brojem, ako se u tekstu
navode njihovi nazivi ( na primjer: PRILOGA: 3), odnosno njihovim punim nazivom ako se u tekstu
ne navode njihovi nazivi (na primjer: PRILOG: Uvjerenje o plaćenom porezu).
c) Ako se akt ne otprema običnom poštom ili kurirom, u tom slučaju na aktu treba označiti
način otpreme (na primjer: „preporučeno“, „avionom“ i sl.). Ova oznaka stavlja se ispod sadržaja
teksta s lijeve strane.
d) Na kraju sadržaja teksta akta s lijeve strane ispod oznake „prilozi“ upisuju se oznake
„dostavljeno“ ispod koje se upisuju nazivi organa ili fizičkih i pravnih osoba kojima akt treba dostaviti.
Na ovaj način treba postupiti i u slučaju kada se pripremljeni akt dostavlja na rješavanje nadležnom
organu uprave, odnosno službi za upravu, pa se o tome obavještava pošiljatelj akta radi znanja.
3. Vraćanje riješenih predmeta pisarnici
54. Službenik ovlašten za rješavanje predmeta i akata dužan je sve riješene predmete i akte
vratiti pisarnici putem interne dostavne knjige.
55. Službenik koji je bio dostavljač predmeta, odnosno akta, dužan je na primjerku akta koji
ostaje u arhivu (kopija akta) ispod sadržaja teksta akta s njegove lijeve strane napisai uputstvo pisarnici
kako dalje s aktom treba postupiti. To uputstvo sadrži sljedeće podatke:
- način otpreme (preporučeno, avionom, kurirom i sl.),
- ako se akt treba ustupiti drugoj nadležnoj organizacionoj jedinici ili drugom službeniku istog
organa uprave, odnosno službe za upravu na rješavanje, upisuje se broj organizacione jedinice, odnosno
službenika kojima akt treba ustupiti na rješavanje,
- ako akt treba staviti u „rokovnik predmeta“, upisuje se oznaka „R“,
- ako se akt treba arhivirati, stavlja se oznaka „a/a“ i slične upute.
56. Ako je doneseno zajedničko rješenje za više posebnih predmeta, službenik koji je bio
obrađivač predmeta dužan je da na vidnom mjestu u gornjem dijelu primjerka akta koji se odlaže u
arhivu upiše brojeve svih predmeta koji su zajedno riješeni (na primjer: zajedno riješeni predmeti br.
374/69, 842/70 i 963/72).
57. Službenik pisarnice dužan je prilikom primanja riješenih predmeta provjeriti da li akt sadrži
sve podatke koji su bitni za pravilno razvođenje akata i predmeta i njihovo otpremanje i arhiviranje. Ta
provjera odnosi se prvenstveno na podatke koji su predviđeni u odredbama tačke 53. Podnaslov 1) pod
b), c), d) i f) i tačke 55. ovog uputstva, kao i na to je li predmet vraćen kompletan.
Na uočene nepravilnosti iz stava 1. ove tačke, službenik pisarnice je dužan upozoriti službenika
– obrađivača akta koji je obavezan izvršiti ispravke tih nepravilnosti i nakon toga riješiti predmet,
odnosno akt, vratiti pisarnici na daljnji postupak.
VIII – RAZVOĐENJE AKATA I PREDMETA
58. Službenik pisarnice kada od strane službenika – obrađivača primi završeni predmet,
odnosno akt, pristupa njegovom razvođenju koje se vrši na sljedeći način:
- u odgovarajućoj knjizi evidencije iz stava 3. člana 5. Uredbe o kancelarijskom poslovanju, u
koju je akt, odnosno predmet, zaveden, vrši se popuna rubrike koje se odnose na način kako je predmet,
odnosno akt, riješen. Ovi podaci se uzimaju iz rješenja i zaključaka ako se radi o upravnim
predmetima, a ako se radi o drugim predmetima i aktima, iz samog akta koji je napisan od strane
službenika – obrađivača,
- ako je na aktu stavljena oznaka „a/a“, akt je potpuno završen i on se treba staviti u arhivu na
propisan način,
- ako je na aktu stavljena oznaka „R“ (što znači „Rok“) i datum do kada predmet, odnosno akt,
treba držati u roku, akt odnosno predmet, stavlja se u rokovnik predmeta,
- ako je na aktu upisana uputa da se akt ustupi drugoj organizacionoj jedinici ili drugom
službenku istog organa uprave, odnosno službe za upravu, u tom slučaju u podacima koji se nalaze na
prijemnom štambilju treba izvršiti zamjenu broja organizacione jedinice, odnosno broja radnog mjesta
kojem, ako nema organizacionih jedinica, akt treba da se ustupi u rad i nakon toga taj predmet, odnosno
akt, treba dostaviti u rad toj organizacionoj jedinici, odnosno službeniku tog radnog mjesta,
- ako je u propratnom aktu napisano da se izvorni akt, odnosno cijeli predmet, treba dostaviti
nekom organu uprave ili službi za upravu ili drugoj instituciji koji su nadležni za rješavanje tog akta,
odnosno predmeta, u tom slučaju prvo se postupa na način propisan u alineji 1. ove tačke i nakon toga
propratni akt s izvornim aktom, odnosno cijeli predmet, treba dostaviti organu, odnosno službi ili
instituciji koja j naznačena u propratnom aktu, a primjerak propratnog akta koji ostaje u arhivi-
arhivirati.
IX – ROKOVNIK PREDMETA
59. Rokovnik predmeta predstavlja fasciklu u koju se stavljaju predmeti i akti koji nisu riješeni
jer nedostaju određeni dokumenti potrebni za njihovo rješavanje. Kao rokovnik, umjesto faiscikla,
mogu se koristiti ormati s pregradama. Svaki rokovnik ima 32 fascikle, odnosno pregrade, koje su
označene datumima u mjesecu, tako da svki datum ima svoju fasciklu, odnosno pregradu, a 32.
fascikle, odnosno pregrada, služi za ulaganje onih predmeta i akata čiji rok će uslijediti u narednom
mjesecu.
Nalog za stavljanje predmeta u rokovnike daje službenik koji radi na predmetu kada utvrdi da
od podnositelja akta treba tražiti određene podatke ili neki akt, ili ispravu, ili izvršiti neku drugu radnju,
neophodnu za rješavanje predmeta. Nalog se daje tako što se na omogu predmeta upisuje oznaka „R“ i
datum do kada predmet mora biti u rokovniku ( npr. R-20.06/98).
60. Stavljanje predmeta u rokovnike vrši se po klasifikacionim oznakama predmeta i akata i
prema datumu roka koji su označeni za čuvanje predmeta i akata u rokovniku. Predmet se ulaže u onu
fasciklu, odnosno pregradu, koja odgovara datumu upisanom kod oznake „R“ na omotu predmeta.
61. Službenik pisarnice dužan je svaki dan na početku radnog vremena izvršiti uvid u fasciklu,
odnosno pregradu, predviđenu za taj datum i ako u njima ima predmeta i akata, dužan je te predmete i
akte, putem interne dostavne knjige, dostaviti službeniku – obrađivaču u rad.
Ako traženi podaci, akti, isprave i drugi akti nisu dostavljeni do označenog roka, službenik –
obrađivač dužan je napisati i poslati urgenciju, a predmet ponovo s novim rokom vratiti pisarnici radi
stavljanja u rokovnik.
Ako se traženi podaci, akti, isprave ili drugi akt u vezi s predmetom, odnosno aktom koji se
nalazi u rokovniku, dostave prije isteka označenog roka, službenik pisarnice je dužan primljene akte
združiti s predmetom iz rokovnika i cijeli predmet odmah dostaviti službeniku – obrađivaču u rad.
X – OTPREMANJE POŠTE
1. Način otpremanja pošte
62. Otpremanje pošte vrši ovlašteni službenik pisarnice koja je organizirana prema tački 5. ovog
uputstva. Otpremanje pošte može se vršiti preko poštanske službe ili putem kurira.
63. Otpremanje pošte vrši se tako sa se svi predmeti preuzeti u toku radnog vremena trebaju
otpremiti istog dana. Preuzeti predmeti poslije zaključavanja otpremnih knjiga, ako nisu žurni, otpremit
će se narednog radnog dana.
64. Predmeti ili akti koji se istog dana upućuju na istu adresu, stavljaju se u jedan koverat. Ako
se jedan od tih predmeta šalje preporučeno, treba u zajednički koverat staviti i ostale predmete koji bi
se inače otpremali kao obične pošiljke ako se time postižu uštede u poslovanju.
Ako se na istu adresu isdodobno otprema veliki broj akata ili neki drugi materijal koji ne mogu
stati u koverat, treba ih upakirati i otpremiti prema važećim poštanskim propisima.
65. Na koverti u kojoj se otpremaju službeni predmeti i akti treba u gornjem lijevom uglu
upisati tačan naziv i adresu pošiljaoca i naziv akta koji se nalazi u koverti , a na sredini koverte se
upisuje naziv primaoca, zatim mjesto (sjedište) primaoca, a ispod toga njegova bliža adresa (poštanski
broj, ulica i broj ili zadnja pošta). Ovi podaci mogu se upisivati čitko rukopisom ili pisačom mašinom.
66. Koverte s povjerljivim i strogo povjerljivim aktima moraju biti zapečaćeni ili na drugi
pogodan način osigurane. Pečaćenje koverte vrši se, po pravilu, tako što se na sredini poleđine koverte
utisne žig (metalni pečat) preko rastopljenog pečatnog voska, a zatim se stavljaju otisci
pečata organa, odnosno službe, na sastavcima u svakom uglu poleđine koverte.
2. Knjiga za otpremu pošte putem kurira
67. Dokumenti, predmeti i drugi akti u upravnom postupku, neponištene taksene marke i druge
vrijednosti, kao i povjerljive i strogo povjerljive pošiljke otpremaju se preporučeno, odnosno u
zatvorenim neprovidnim kovertama ili putem knjige za otpremu pošte ako se dostavljanje vrši putem
krurira.
Knjiga za otpremu pošte putem kurira vodi se na obrascu broj 13.
68. Akti i drugi materijalai koje treba žurno otpremiti drugim organima ili pravnim i fizičkim
osobama u istom mjestu, upisuju se u knjigu za otpremu pošte putem kurira i odmah dostavljaju
kurirom.
3. Knjiga za otpremu pošte putem PTT -a
69. Sva pošta koja se otprema preko poštanske službe, razvrstava se u dvije grupe, i to: a)
obične pošiljke i b) preporučene pošiljke i stavljaju se u odgovarajuće koverte. Ako za otpremanje
preporučenih pošiljki postoje posebne otpremne knjige propisane od strane poštanske službe, koriste se
te knjige .
Evidencije o izvršenoj otpremi pošiljki preko poštanske službe služe za pravdanje utrošenog
novca za poštanske troškove. U tu svrhu svakog dana poslije otpremanja pošte vrši se sabiranje ukupno
utrošenog novca za poštarinu i taj iznos upisuje se u odgovarajuću rubriku knjige za otpremu pošte
putem PTT-a.
Knjiga za otpremu pošte putem PTT-a vodi se na obrascu broj 14.
XI – STAVLJANJE U ARHIVU (ARHIVIRANJE)

I ČUVANJE PREDMETA I AKATA
1. Stavljanje predmeta i akata u arhivu
70. Predmeti i akti u kojima je postupak u potpunosti okončan (riješeni predmeti i akti) odlažu
se u arhivu organa uprave, odnosno službe za upravu.
71. Prije stavljanja predmeta i akata u arhivu, službenik pisarnice je dužan provjeriti naročito
sljedeće činjenice:
- da li je postupak po predmetu u potpunosti okončan,
- da li se u predmetu nalaze prilozi i dokumenti koje bi trebalo vratiti strankama,
- da uz predmet nisu pogreškom pripojeni akti nekog drugog predmeta ili njegovi prilozi i
slično.
- da li su u predmetu hronološkim redom složeni prilozi evidentirani na prvoj unutrašnjoj
stranici omota za predmete i akte.
Ako su omoti za predmete i akte znatno oštećeni, predmet, odnosno akt, treba prije stavljanja u
arhivu staviti u novi omot i na njemu upisati podatke s omota koji se zamjenjuje.
72. Organi uprave, odnosno službe za upravu koji imaju svoje arhive i pisarnice, kao i
organizacione jedinice koje se nalaze van sjedišta organa uprave, završene predmete mogu držati u
svojoj arhivi najduže dvije godine, poslije kojeg roka su dužne ove predmete i akte, zajedno s
odgovarajućim evidencijama, predati na daljnje čuvanje arhivi u sastavu centralne pisarnice ako takva
pisarnica postoji. Za držanje riješenih predmeta duže od dvije godine u vlastitim arhivama, potrebno je
posebno odobrenje rukovodioca organa uprave, odnosno služe za upravu, koje se izdaje u dogovoru s
nadležnim arhivom.
2. Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi
73. Završeni predmeti i akti sređuju se u arhivi tako što se slažu po klasifikacionim oznakama, a
unutar tih oznaka po rednim brojevima iz odgovarajuće knjige evidencije u koju su zavedeni.
74. Za predmete i akte iste klasifikacione oznake, po pravilu, treba predvidjeti poseban fascikl u
koji će se završeni predmeti odlagati.
Na fascikle iz stava 1. ove tačke upisuju se sljedeći podaci: naziv organa uprave, odnosno
službe za upravu, klasifikaciona oznaka predmeta i akata i godina u kojoj je postupak po tim
predmetima okončan.
75. Pojedini opsežniji predmeti mogu se čuvati odvojeno u posebnom fasciklu. Pored podataka
iz tačke 74. stav 2. ovog uputstva na ovaj fascikl treba napisati i oznaku kratke sadržine predmeta.
Na mjestu gdje bi trebalo da se nalazi predmet iz stava 1. ove tačke, u fasciklu iz tačke 74. ovog
uputstva, stavlja se na posebnom papiru kratka zabilješka s naznačenjem mjesta gdje se predmet čuva.
76. Arhivirani predmeti označeni „povjerljivo“ odnosno „strogo povjerljivo“ čuvaju se u
željeznim ormarima ili kasama, ili drvenim ormarima koji moraju biti zaključani.
77. Predmeti i akti odloženi u arhivu organa uprave, odnosno službe za upravu, moraju se, do
predaje nadležnom arhivu, čuvati u sređenom stanju,u skladu s propisom koji se odnosi na čuvanje
arhiviranih predmeta i akata.
3. Rukovanje s predmetima stavljenim u arhivu
78. Predmetima i aktima stavljenim u arhivu organa uprava, odnosno službe za upravu, rukuje
ovlašteni službenik pisarnice.
Predmeti i akti stavljeni u arhivu izdaju se iz arhive samo uz revers. Reversi se čuvaju u
posebnom fasciklu, a po povratku predmeta, odnosno akta, revers se poništava i vraća službeniku koji
ga je potpisao.
Revers iz stava 2. ove tačke izdaje se na obrascu broj 15.
Ako predmetu koji je stavljen u arhivu treba radi združivanja (kompletiranja) priključiti akte
primljene poslije njegovog arhiviranja, taj predmet izdaje se bez reversa i nakon združivanja vraća u
arhivu.
Predmeti i akti stavljeni u arhivu mogu se izdavati drugim organima uprave, odnosno drugim
službama za upravu, samo po pismenom odobrenju rukovodioca organa uprave, odnosno službe za
upravu u čijoj se arhivi čuvaju.
79. Razgledanje i prepisivanje akata koji se odnose na upravne predmete vrši se sukladno
odredbama zakona kojim je uređen upravni postupak, a koje se odnose na način razgledanja spisa.
80. Izdavanje i ovjeravanje prijepisa akata, dokumenata, uvjerenja, potvrda i drugih akata koji
se nalaze u arhivi, na zahtjev zainteresovanih osoba, vrši se prema Zakonu o upravnom postupku
(„Službene novine Federacije BiH“, broj: 2/98), odnosno prema federalnim propisima o ovjeravanju
potpisa, rukopisa i prijepisa.
XII – ORGANIZACIJA PRIJEMA STRANAKA,

RADNE PROSTORIJE I NJIHOVO KORIŠTENJE
81. Radi stvaranja uvjeta za organiziran i uspješan rad, svaki organ uprave, odnosno služba za
upravu, dužni su utvrditi takvu organizaciju rada koja treba da obuhvati sljedeća pitanja i to:
a) Prijem stranaka
Prijem stranaka treba organizirati tako da se stranke primaju svakodnevno u okviru redovnog
radnog vremena, a izuzetno i izvan tog vremena ako za to postoje opravdani razlozi.
Za prijem stranaka, po pravilu, određuje se odgovarajuća prostorija u vidu prijemne kancelarije
ili drugi oblik organizacije koja bi bila nadležna da daje potrebna obavještenja i upute stranci u vezi s
njenim zahtjevima za ostvarivanje prava i izvršavanje obaveza. Zavisno od potrebe, službenik iz
prijemne kancelarije može stranku uputiti službeniku koji je nadležan za rješavanje zahtjeva stranke
radi dobijanja bližih objašnjenja o rješavanju njenog zahtjeva.
Rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu, dužan je odrediti službenike koji mogu
primati stranke i davati potrebna obavještenja i upute.
b) Radne prostorije
Radne prostorije organa uprave, odnosno službe za upravu, raspoređuju se tako da stranke
mogu brzo i organizirano, bez nepotrebnog zadržavanja, obaviti posao zbog kojeg su došle u organ
uprave, odnosno službu za upravu.
Za pisarnicu treba mjesto koje je pristupačno za dolazak stranaka, a da ne ometa rad drugih
službi.
Radn prostorije jedne organizacione jedinice treba, po mogućnosti, da budu povezane i po
mogućnosti na istom spratu.
Spratovi i radne prostorije na svakom uglu moraju biti obilježeni rednim brojevima.
Na vratima radnih prostorija treba da se nalazi naziv organizacione jedinice, oznaka poslova
koji su u nadležnosti te jedinice i ime službenika koji radi u radnoj prostoriji.
U hodniku zgrade, kod ulaznih vrata, treba na vidnom mjestu istaći raspored organa uprave,
odnosno službi za upravu i njihovih organizacionih jedinica.
U hodnicima zgrade, na odgovarajućim oglasnim pločama, treba istaći potrebna obavještenja i
upute o načinu ostvarivanja određenih prava stranaka i popis dokumenata potrebnih za ostvarivanje tih
prava.
c) Pribavljanje podataka
potrebnih za rješavanje predmeta
Pribavljanje određenih podataka o činjenicama o kojima organ uprave, odnosno služba za

upravu, vodi odgovarajuće evidencije koje su potrebne za rješavanje određene upravne ili druge stvari,
vrši se putem telefona, o čemu se sastavlja službena zabilješka na posebnom papiru. Zabilješka treba da
sadrži: podatke o sugovorniku (naziv organa, ime i prezime sugovornika, sadržinu saopćenja, potpis
službenika i datum kada je zabilješka sačinjena – datum i vrijeme).
Pribavljanje činjenica na način predviđen u stavu 1. ove tečke važi za službenike istog organa
uprave, odnosno službe za upravu, kao i službenika iz drugih organa uprave i službi za upravu iste
razine vlasti.
d) Radno vrijeme
Radno vrijeme organa uprave, odnosno službi za upravu, treba rasporediti tako da stranke
jednim dolaskom mogu obaviti istog dana sve poslove zbog kojih su došle u organ, odnosno službu.
Stranke iz udaljenih mjesta, bolesne, stare i invalidne osobe (borac, civilne žrtve rata), po pravilu treba
primiti u toku radnog vremena svakog dana kada organ uprave, odnosno službe za upravu, radi.
XIII – VELIČINA I TISKANJE OBRAZACA
82. Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom izrađuju se u
sljedećim formatima i to:
- Obrasci broj 3 i 4 u vodoravnom formatu 50 X 40

- Obrazac broj 5 u vodoravnom formatu A-3
- Obrasci broj 6, 11, 12 i 14 u vodoravnom formatu A-4
- Obrasci broj 7, 8, 9, 10 i 13 u uspravnom formatu A-4
- Obrasci broj 1 i 15 u vodoravnom foramtu A-5
Osnovne knjige evidencije na obrascu broj 3, 4, 5 i 6 moraju biti uvezane u tvrde kartonske
korice od trajnog materijala u poluplatnu.
Pri tiskanju obrazaca predviđenih ovim uputstvom ne može se odstupiti od oblika, veličine,
sadržine i kvaliteta papira koji su propisani ovim uputstvom.
Pri tiskanju obrazaca mora se voditi računa da dimenzije rubrika predviđenih u obrascu budu
tako utvrđene da se u svaku rubriku mogu upisati predviđeni podaci.
83. Obrasci osnovnih knjiga evidencije i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom (obrasci br 1
do 15) nalaze se u prilogu ovog uputstva i čine njegov sastavni dio.
84. Organi uprave i službe za upravu mogu imati štembilje koji služe za otiskivanje određenog
kraćeg teksta na akte, spise i drugu dokumentaciju. Štembilji su pravokutnog ili četvrtastog oblika, a
izrađuju se od gume, plastične mase ili drugog sličnog materijala.
Izrada štembilja, njegov sadržaj i namjenu određuje rukovodilac organa uprave, odnosno službe
za upravu, o čemu se donosi pesebno rješenje.
XIV – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
85. Predmeti i akti primljeni i zavedeni u evidenciji koje se koriste do dana početka primjene
ovog uputstva, završit će se po propisima o kancelarijskom poslovanju koji se primjenju do dana
početka primjene ovog uputstva.
86. Danom stupanja na snagu ovog uputstva prestaje primjena Uputstva o provođenju
kancelarijskog poslovanja („Službeni list SRBiH“, br. 33/71 i 36/73), kao i drugih propisa o vršenju
kancelarijskog poslovanja organa uprave koji se primjenjuju na teritoriji Federacije Bosne i
Hercegovine do dana početka primjene ovog uputstva.
87. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama
Federacije BiH“, a primjenjivat će se nakon isteka 30 dana od dana njegovog stupanja na snagu.
UPUTSTVO1
O IZMJENAMA I DOPUNAMA UPUTSTVA O NAČINU VRŠENJA
KANCELARIJSKOG POSLOVANJA U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA ZA
UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE
11
Izmjene i dopune Uputstva objavljene su u „Sl. novinama FBiH“, br. 49/98 od 30. prosinca/decembra 1998
1. U uputstvu o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za
upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije BiH“, broj 30/98), iza tačke 4.
dodaje se nova tačka 4a, koja glasi:
„4a. Organi uprave i službe za upravu mogu, ako cijene da je to nužno radi lakšeg rukovanja i
arhiviranja predmeta i akata, u okviru klasifikacione oznake grupe predmeta i akata iz svoje
nadležnosti, odrediti podgrupe za iste ili slične predmete i akta koji čine posebnu cjelinu.
Podgrupe za predmete i akte određuju se tako što se iza broja klasifikacione oznake grupe
dodaje brojčana oznaka podgrupe u vidu jednocifrenog, odnosno dvocifrenog, arapskog broja počev od
broja 1 pa 2. 3 i dalje kako slijedi. Podgrupe se određuju za predmete i akte koji, u okviru
klasifikacione oznake grupe, čine istu vrstu predmeta i akata (posebna cjelina), kao na primjer: za
klasifikacione ozneka grupe 04 – Unutrašnji poslovi – podgrupe bi mogle biti: 04-1 – Državljanstvo;
04-2 – javni red i mir; 04-3 – kriminalitet, itd. Ili za predmete i akte iz klasifikacione oznake grupe 11 –
Sudski predmeti – podgrupe bi mogle biti: 11-1 – Krivični predmeti; 11-2 – Parnični predmeti; 11-3 –
Vanparnični predmeti; itd. Ili za predmete i akte iz klasifikacione ozneke grupe 27 – Promet i
komunikacije – podgrupe bi mogle biti: 27-1 – cestovni promet; 27-2 – željeznički promet; 27-3 –
zračni promet, itd.
Podgrupe samostalno određuje svaki organ uprave i služba za upravu, s tim da se broj
podgrupe određuje posebno za svaku klasifikacionu oznaku grupe koje su utvrđene u tački 2. ovog
uputstva, za predmete i akte koji čine samostalnu cijelinu jer se odnose na iste predmete i akte.
Podgrupe se određuju na način predviđen u stavu 2. ove tačke.
Podgrupe predmeta i akata, u okviru klasifikacione oznake grupe, određuju se rješenjem o
određivanju organizacionih jedinica, odnosno radnih mjesta kojima se pošta dostavlja u rad, a koje se
donosti za osnovu tačke 24. ovog uputstva ili posebnim rješenjem koje donosti rukovodilac organa
uprave, odnosno službe za upravu.
Kod upisivanja podataka u osnovne knjige evidencije, prijemni štambilj i druge evidencije
predviđene ovim uputstvom, brojčana oznaka podgrupe upisuje se u rubriku koja se u tim knjigama
predviđena za brojčanu oznaku klasifikacione oznake.“
2. Tačka 34. mijenja se i glasi:

„Djelovodnik predmeta i akata vodi se na propisanom jedinstvenom obrascu u vidu knjige
vodoravno formata A-3.
Djelovodnik se vodi po sistemu osnovnih (rednih) brojeva i podbrojeva koji se zavode po
hronološkom redu, počev od broja 1 pa 2, 3 i dalje kako slijedi.
Osnovnim brojem označava se predmet ili akt svakog primljenog ili vlastitog akta kada se prvi
put zavodi u djelovodnik. Osnovni broj predmeta i akata se u toku godine, po pravilu, ne mijenja.
Podbrojevima se označavaju primljeni akti koji se odnose na isti predmet, s tim što se prvi akt
predmeta zavodi po osnovnim brojem i dobija podbroj 1. Dok se svaki nakndno primljeni akti koji se
odnose na taj predmet zavode dodavanjem narednih podbrojeva (2, 3, 4 itd.).
U djelovodnik se ne zavode predmeti i akti za koje se po važećim propisima vode posebne
evidencije. U djelovodnik se ne zavode ni predmeti i akti koji ne predstavljaju službenu prijepisku (npr.
vraćene dostavnice ili povratnice, dokumentacije internog karaktera, službena glasila, razni časopisi i
brošure i sl.).
Svi naknadno primljeni akti koji se odnose na isti predmet zavode se na taj način što se
popunjavaju samo kolone 3, 4, 5 u okviru istog osnovnog broja, i to redom kojim su akti primljeni.
Djelovodnik predmeta i akata popunjavaju se na način objašnjen u uputi datoj u sastavu obrasca
broj 5.
Organ uprave, odnosno služba za upravu, može voditi više djelovodnika predmeta i akata, što se
određuje prema istoj vrsti predmeta koji se pojavljuju u većem broju, a po kojima se vodi isti postupak
(npr. za državljanstvo, za javni red i mir, i td.).
Djelovodnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. decembra) na način propisan u
odredbi stava 3. tačke 32. ovog uputstva.
Djelovodnik predmeta i akata može se upotrebljavati za više godina, s tim što se za svaku
godinu treba posebno zaključiti na način propisan u odredbi stava 9. ove tačke.
Djelovnik iz stava 1. ove tačke vodi se na obrascu broj 5.
3. U uputi za popunjavanje prijemnog štambilja – obrazac broj 2, u tački 3. na kraju teksta tačka
se zamjenjuje zarezom i dodaju riječi:“kao i broj podgrupe, ako su podgrue određene rješenjem iz tačke
4a. Stav 4. ovog uputstva#.
4. Na naslovnoj stranici obrasca broj 5, na bosanskom jeziku riječi: Format A-4 „zamjenjuje se
riječima : Format A-3“.
Sadržaj obrasca broj 5 (sadržaj djelovodnika predmeta i akata) zamjenjuje se novim sadržajem
obrasca broj 5 koji se nalazi u prilogu ovog uputstva i čini njegov sastavni dio.
5. Ovo uputstvo stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama
Federacije BiH“.
UPUTSTVO .
O DOPUNAMA UPUTSTVA O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG
POSLOVANJA U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA ZA UPRAVU
..
Objavljeno u „Službenim novinama Federacije BiH“, broj 5/00
1. U Uputstvu o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za
upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije BiH“, br. 30/98 i 49/98) iza
tačke 85. dodaje se nova tačka 85a. Koja glasi:
„85a. Federalni ministar obrane / federalni ministar odbrane može svojim uputstvom propisati
tekst obrazaca predviđenih ovim uputstvom na dvojezičan način, s tim da se ne može mijenjati sadržaj
tih obrazaca. Ovi obrasci neće e objavljivati u „Službenim novinama Federacije BiH“.
Uputstvo iz stava 1. ove tačke važi samo za Federalno ministarstvo obrane / federalno
ministarstvo odbrane i njegove organizacione jedinice.“
2. Ovo uputstvo stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama
Federacije BiH“.
OBRASCI ZA KANCELARIJSKO POSLOVANJE

ORGANA UPRAVE I SLUŽE ZA UPRAVU
Obrazac br. 1
Format A-5
...............................
(naziv organa – službe)
POTVRDA
Potvrđuje se da je _______________________________dana_____________________
( ime i prezime )
podnio ovom organu – službi

podnesak ______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
( naziv i sadržaj podneska )
Zakonski rok za donošenje rješenja po zahtjevu stranke iznosi 30 dana za skraćeni postupak, a
60 gana za poseban ispitni postupak (član 216. Zakona o upravnom postupku „Službene novine
Federacije BiH“, broj 2/98).
Ako ovaj podnesak ne bude riješen u gore navedenom roku, stranka ima pravo po isteku tog
roka podnijeti žalbu neposredno drugostepenom organu, kao da je njen podnesak odbijen.
Za ovu potvrdu u smislu člana 65. stav 2. Zakona o upravnom postupku ne plaća se taksa.
Datum________________
Izdao
____________________
(potpis službene osobe)
Obrazac broj 2
Prijemni štambilj
Format 7X3 cm
Naziv i sjedište organa

Primljeno:
Organizaciona jedinica Klasifikaciona oznaka Redni broj Broj priloga
UPUTA ZA POPUNJAVANJE
1. U rubriku „Primljeno“ upisuje se puni datum i godina kada je predmet, odnosno akt, primljen
(npr. 12.03.1998.god.).
2. U ribriku „Organizaciona jedinica“ upisuje se broj organizacione jedinice kojoj se predmet,
odnosno akt, dostavlja u rad, odnosno broj radnog mjesta, ako u organu uprave ili službi za upravu ne
postoje organizacione jedinice. Broj organizacione jedinice, odnosno broj radnog mjesta, uzima se iz
rješenja donesenog na osnovu tačke 24. Uputstva o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u
organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Uputstva).
3. U rubriku „Klasifikaciona oznaka“ upisuje se broj klasifikacione oznake u koju je predmet i
atk razvrstan u skladu s grupama iz tačke 2. Uputstva.
4. U rubriku „Redni broj“ upisuje se broj pod kojim je predmet, odnosno akt, zaveden u
odgovarajuću knjigu evidencije iz člana 5. stav 2. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i
službi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine i godina u kojoj je predmet ili akt zaveden ( npr.
125/98).
5. U rubriku „Broj priloga“ upisuje se arapskim brojem ukupan broj priloga (isprave i sl.) koji
su podneseni uz akt (npr. 3 ili 5 itd).
Obrazac br. 3
Format 50X40 cm
............................................................
( naziv organa uprave )
..........................................................................
( sjedište organa )
UPISNIK
PRVOSTEPENIH PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA
UP – 1
Knjiga _______________________________
________________________________godina
Obrazac broj 3
Sadržaj upisnika prvostepenih predmeta upravnog postupka UP – 1
Red. Naziv Predmet Datum Organ. Klasif. Riješeno u zakonskom roku Riješeno nakon isteka Žalba Upravni
broj podnosioa prijema Jedin. oznaka zakonskog roka spor
zahtjeva zahtjeva Ustuplje od od uva Obu
drugom ba bij žen stava
organu čen en
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
1. U kolonu broj 3 upisuje se kratka sadržina pitanja, odnosno materije na koju se zahtjev
odnosi (npr. „građevniska dozvola“ ili „odobrenje za bavljenje trgovinskom djelatnošću“).
2. U kolonu 5 upisuje se broj organizacione jedinice kojoj se predmet, odnosno akt, dostavlja u
rad, odnosno broj radnog mjesta, ako u organu uprave ili službi za upravu ne postoje organizacione
jedinice. Broj organizacione jedinice uzima se uz rješenja donesenog na osnovu tačke 24. Uputstva o
načinu vršenje kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i
Hercegovine (u daljnjem tekstu: Uputstvo).
3. U kolonu broj 6 upisuje se broj klasifikacione oznake u koju je predmet i akt razvrstan u
skladu s grupama iz tačke 2. Uputstva.
4. U kolonu broj 7 upisuje se naziv organa uprave, odnosno službe za upravu, ili drugog organa
i datum ustupanja ako je zahtjev ustupljen tom organu.
5. U kolone broj 8, 9, 10 i 11 upisuje se samo datum donošenja rješenja, odnosno zaključka,
ovisno od načina na koji je zahtjev riješen (npr. ako je zahtjev odbijen, u kolonu broj 9 upisuje se
datum donošenja odbijanja zahtjeva na sljedeći način – 12.03.1998.godine ili ako je zahtjev uvažen, u
kolonu broj 10 upisuje se datum donošenja tog rješenja – 15.03.1998.godine).
6. Kolone broj 12, 13, 14, 15 i 16 popunjavaju se na isti način kako je objašnjeno za kolone broj
7, 8, 9, 10 i 11.
7. U kolonu broj 17 upisuju se naziv odluke i datum donošenja odluke (rješenje ili zaključak,
npr. „odbijena – 12.02.1998“ ili „odbačena – 01.03.1998.“ i sl.).
8. Kolona broj 18 popunjava se na isti način kako je objašnjeno za kolonu broj 17.
Ova uputa se štampa na prvoj unutrašnjoj stranici upisnika.
Obrazac broj 4
Format 50X40 cm
Naslovna stranica
...........................................................................
( naziv organa )
............................................................................................
UPISNIK
DRUGOSTEPENIH PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA
UP – 2
Knjiga ________________________________
________________________________________godina
Obrazac broj 5
Sadržaj djelovodnika predmeta i akata
Predmet Podbroj Datum Pošiljatelj podneska Organ. Klasif. Razvod

prijema jedin. oznaka (način riješavanja)
Redni ( naziv podneska) podneska Ime i Broj i Ustupljen Riješen Arhiva
osnovn sjedište datum organu datum Datum
i broj
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Prijem
1. U kolonu broj 1 upisuje se osnovni ( redni broj) pod kojim se zavodi primljeni ili vlastiti akt,
počev od broja 1 pa dalje kako slijedi do kraja kalendarske godine, a u rubriku „prijenos“ upisuje se
broj predmeta iz prethodne godine koji je ostao neriješen.
2. U kolonu broj 2 upisuje se kratka sadržina predmeta ili akta (naziv predmeta – npr. uvjerenje,
rješenje, rodni list i sl.).
3. U kolonu broj 3 upisuje se podbroj, počev od broja 1 i dalje kako slijedi ( 2, 3 , 4, itd.) akata
koji se odnose na isti predmet, a naknadno se prime.
4. U kolonu broj 4 upisuje se datum prijema podneska, odnosno akta iz kolone broj 2.
5. U kolonu broj 5 upisuju se naziv i sjedište pošiljatelja podneska, odnosno akta, iz kolone br.
2 (pri zavođenju vlastitog predmeta – akta u ovu kolonu upisuje se skraćenica „VL“ – vlastiti9.
6. U kolonu broj 6 upisuju se broj i datum iz zaglavlja primljenog akta, ako taj broj postoji.
7. U kolonu broj 7 upisuje se broj organizacione jedinice kojoj se podnesak dostavlja u rad,
odnosno broj radnog mjesta, ako u organu uprave ili službi za upravu ne postoje organizacione
jedinice. Broj organizacione jedinice uzima se iz rješenja denesenog na temelju tačke 24. Uputstva o
vršenju kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i
Hercegovine ( u daljem tekstu. Uputstva).
8. U kolonu broj 8 upisuju se broj klasifikacione oznake u koju je podnesak, odnosno akt,
razvrstan u skladu s grupama utvrđenim u tački 2. Uputstva.
9. U kolonu broj 9 upisuju se naziv organa uprave, odnosno službe za upravu ili drugog organa,
ako je podnesak zbog nenadležnosti ustupljen drugom organu, odnosno službi za nedležno rješavanje i
datum ustupanja.
10. U kolonu 10 broj 10 upisuju se datum kada je podnesak, odnosno akt, riješen. U ovu kolonu
upisuju se i oznaka „R“ i datum do kada će predmet biti u roku, ako se traži dopuna predmeta (tačka
59. Uputstva).
11. U kolonu broj 11 upisuje se datum kada je podnesak, odnosno akt, stavljen u arhivu organa
uprave, odnosno službe za upravu. Ova kolona popunjava se onda kada je obrađivač predmeta na
omotu napisao oznaku „a/a“ što znači da je rad na predmetu potpuno završen ( tačka 70. Uputstva).
Kada se popune sve rubrike predviđene za upisivanje podbrojeva jednog predmeta, daljnje
zavođenje akata koji naknadno stignu, a odnose se na isti predmet, vrši se prenošenjem osnovnog broja
tog predmeta u sljedeću slobodnu rubriku za osnovne brojeve, a ispod riječi „prijenos“ gdje je predmet
prvi put upisan, treba upisati osnovni broj iz kojeg je prenesen osnovni broj koji se prenosi.
Ova uputa štampa se na prvoj unutrašnjoj stranici djelovodnika.

Obrazac broj 6
Format A4
Naslovna stranica
..............................................................
( naziv organa )
..........................................................................
(sjedište organa )
DJELOVODNIK ZA POVJERLJIVU
I STROGO POVJERLJIVU POŠTU
Knjiga ____________________________
_____________________________godina
Obrazac broj 6
Sadržaj djelovodnika za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu

Redni Naziv podnosioca Predmet Datum Organiz. Klasif. Način riješavanja podneska
broj podneska podneska Prijema Jedinica oznaka
podneska Ustupljen Riješen - datum Arhiva – datum
drugom organu
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. U kolonu broj 3 upisuje se kratka sadržina zahtjeva što se podneskom traži (npr. „uvjerenje“
ili „rodni list“ i sl.).
2. U kolonu broj 5 upisuje se broj oranizacione jedinice kojoj se podnesak dostavlja u rad,
odnosno broj radnog mjesta, ako u organu uprave ili služi za upravu ne postoje organizacione jedinice.
Broj organizacione jedinice uzima se iz rješenja donesenog na osnovu tačke 24. Uputstva o načinu
vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i
Hercegovine ( u daljem tekstu: Uputstvo).
3. U kolonu broj 6 upisuje se broj klasifikacione oznake u koju je podnesak razvrstan u skladu s
grupama iz tačke 2. Uputstva.
4. U kolonu broj 7 upisuje se naziv organa uprave, odnosno službe za upravu ili drugog organa,
i datum ustupanja ako je podnesak ustupljen tom organu na nadležno rješavanje.
5. U kolonu broj 8 upisuje se datum kada je podnesak, odnosno akt, riješen.
6. U kolonu broj 9 upisuje se datum kada je podnesak, odnosno akt, stavljen u arhivu organa
uprave, odnosno službe za upravu.
Ova uputa štampa se na prvoj unutrašnjoj stranici djelovodnika.
Obrazac broj 7
Format A4
Omot za predmete i akte

(Otisak prijemnog štembilja) Broj interne dostavne knjige______
PREDMET:________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Obrazac baroj 7
Omot za predmete i akte

(prva unutrašnja strana)
POPIS PRILOGA I AKATA
Redni Datum upisa Naziv priloga - akta

broj
1 2 3
Zaključeno s brojem priloga................... .................
Obrazac broj 8
Format A4
Naslovna stranica
..............................................................
(naziv organa )
...........................................................................
(sjedište organa)
INTERNA DOSTAVNA KNJIGA
Broj organizacione jedinice _______
Knjiga ___________________________
__________________________________godina
Obrazac broj 8
Sadržaj interne dostavne knjige

Redn Datum Broj Službenik Vračeno pisarnici
i upisa predmeta
broj predmeta ili akta
ili akta Datum Potpis Datum Potpis
1 2 3 4 5 6 7
1. U kolonu broj 2 upisuje se datum kada je predmet ili akt upisan u internu dostavnu knjigu.
2. U kolonu broj 3 upisuje se broj predmeta, odnosno akta, koji je upisan u rubrike prijemnog
štembilja (npr. 03 – 05 – 137/98).
3. U kolonu broj 4 upisuje se datum kada je predmet, odnosno akt, dostavljen u rad službeniku
koji rukovodi organizacionom jednicom,odnosno službeniku koji je zadužen za prijem pošte, ako nema
organizacione jedinice. Broj organizacione jedinice, odnosno radnog mjesta, uzima se iz rješenja
donesenog na osnovu tačke 24. Uputstva o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave
i službama za upravau u Federaciji Bosne i Hercegovine.
4. U kolonu broj 5 potpisuje se službenik iz prethodne tačke.
5. U kolonu broj 7 potpisuje se ovlašteni službenik pisarnice.
Ova uputa štampa se na prvoj unutrašnjoj stranici interne dostavne knjige.
Obrazac broj 9
Format A4
Naslovna stranica
........................................................................
( naziv organa )
.........................................................................................
KNJIGA ZA OSOBNU POŠTU
Knjiga _____________________________
_____________________________godina
Obrazac broj 9
Sadržaj knjige za osobnu poštu

Redn Pošta primljena u pisarnici Uručeno primaocu
i
broj Vrsta Datum Potpis Ime Datum
pošiljke prijema primaoca uručenja Potpis
1 2 3 4 5 6 7
1. U kolonu broj 2 upisuje se vrsta ili naziv pošiljke, kao što je pismo, paket, razglednica,
čestitka, novčana uplatnica i slično.
2. U kolonu broj 4 potpisuje se ovlašteni službenik pisarnice.
3. U kolonu broj 7 potpisuje se primalac pošiljke.
Ova uputa štampa se na prvoj unutrašnjoj stranici knjige.
Obrazac broj 10
Format A4
Karton za službena glasila i časopise

Naziv i broj službenog glasila – časopisa Broj Potvrda prijema
organizacijske
Redn jedinice
i
Broj Datum Potpis
1 2 3 4 5
Obrazac broj 11
Format A4
Naslovna stranica
............................................................
( naziv organa )
.........................................................................
(sjedište organa )
KNJIGA PRIMLJENIH RAČUNA
Knjiga __________________________
___________________________godina
Obrazac broj 11
Sadržaj knjige primljenih računa
Redn Datum Broj POŠILJALAC Iznos računa Organizacijska Potvrda prijema

i Prijema računa (naziv i sjedište) u KM Jediinica
Broj Datum Potpis
1 2 3 4 5 6 7 8
1. U kolonu broj 3 upisuje se broj koji je sadržan na računu.

2. U kolonu broj 6 upisuje se broj organizacione jedinice kojoj se račun dostavlja u rad,
odnosno broj radnog mjesta, ako u organu uprave ili službi za upravu ne postoje organizacione
jedinice. Broj organizacione jedinice uzima se iz rješenja donesenog na temelju tačke 24. Uputstva o
načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i
Hercegovine.
3. U kolonu broj 8 potpisuje se službena osoba ovlaštena za prijem računa u rad.
Obrazac broj 12
Format A4
Naslovna stranica
...............................................................
(naziv organa)
............................................................................
(sjedište organa)
KNJIGA ZA OTPREMU RAČUNA
Knjiga ___________________________
____________________________godina
Obrazac broj 12
Sadržaj knjige za otpremu računa

Redni Datum Broj Iznos PRIMALAC RAČUNA Potvrda prijema
broj izdavanja računa u KM (naziv i sjedište)
računa Datum Potpis
1 2 3 4 5 6 7
Obrazac broj 13
Format A4
Naslovna stranica
...............................................................
(naziv organa)
............................................................................
(sjedište organa)
KNJIGA ZA OTPREMU POŠTE PUTEM KURIRA
Knjiga________________________________
________________________________godina
Obrazac broj 13
Sadržaj knjige za otpremu pošte putem kurira

Redn Datum Broj PRIMALAC Potvrda prijema
i upisa akta (naziv i sjedište)
broj Datum Potpis
1 2 3 4 5 6
1. U kolonu broj 3 upisuje se broj akta upisan u rubrike prijemnog štembilja (npr. 04-07-
223/98).
2. U kolonu broj 6 potpisuje se osoba koja je primila poštu.
Obrazac broj 14
Format A4
Naslovna stranica
.............................................................
( naziv organa )
.........................................................................
KNJIGA ZA OTPREMU POŠTE PUTEM PTT-a
Knjiga _____________________________
______________________________godina
Obrazac broj 14
Sadržaj knjige za otpremu pošte putem PTT-a

Redn Datum Broj ili Obična ili PRIMALAC Kontrolnik poštarine
i otpreme oznaka povjerljiv (naziv i sjedište)
broj pošiljke a Iznos Iznos plaćene
pošta primljenih KM poštarine Stanje Potpis
1. U kolonu broj 3 upisuje se broj koji je upisan na pošiljci, a ako broja nema, upisuje se naziv
pošiljke.
2. U kolonu broj 4 upisuje se riječ „pov“ ili „strogo pov“, zavisno od toga što je napisano na
pošiljci.
3. U kolonu broj 6 upisuje se iznos novčanih sredstava primljenih radi plaćanja poštarine.
4. U kolonu broj 7 upisuje se iznos plaćene poštarine za pošiljke koje su određenog dana
predate PTT-u radi otpreme predviđene pošte.
5. U kolonu broj 8 upisuje se iznos novčanih sredstava preostalih nakon plaćanja poštarine.
Obrazac broj 15
Format A-5
...........................................................
(naziv organa)
REVERS
Potvrđujem da sam dana ________________________godine uzeo službeni akt -

predmet ____________________broj - ______________________________.
(naziv akta – predmeta) (broj akta – predmeta)
od ________________godine.
(datum)
Navedeni akt – predmet vratit ću od .....................................godine.

(datum)
Izdao Primio
_____________________ _________________
STRUČNA OBJAŠNJENJA
ZA PROPISE O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU U ORGANIMA VLASTI I PRAVNIM
LICIMA U FEDERACIJI BIH
(autor, Milenko Lepušina, dipl. pravnik)
I – OSNOVNA PITANJA VAŽNA ZA KANCELARIJSKO POSLOVANJE
1. Pojam kancelarijskog poslovanja
Šta predstavlja kancelarijsko poslovanje?

U odgovoru na to pitanje mora se poći od osnovne djelatnosti koju imaju organi vlasti i druge
institucije, jer je kancelarijsko poslovanje neposredno vezano za osnovnu djelatnost. Naime, pri vršenju
osnovne djelatnosti koriste se razni pisani akti. Ti akti su raznovrsni i mnogobrojni, a nastaju na dva
načina, i to: izvorno putem vršenja djelatnosti organa vlasti, i drugo, putem dobijanja raznih akata od
drugih organa vlasti, zatim pravnih lica i građana. Svi ti akti odnose se na određena pitanja koja se
rješavaju u okviru osnovne djelatnosti organa vlasti. Tokom rješavanja tih akata dolazi do njihovog
kretanja, i to unutar samog organa vlasti i van organa, koje se vrši od momenta stvaranja ili prijema
akata do konačnog rješenja pitanja na koje se akt odnosi. U odnosu na kretanje tih akata nužno je da
postoji određeni redoslijed njihovog kretanja unutar i van organa, zatim vođenje odgovarajuće
evidencije tih akata i njihovo čuvanje. Znači, ovdje je potrebno znati gdje se akt nalazi, da li je riješen
ili nije, ko ga treba da riješi, kome treba da se dostavi, gdje treba da se čuva, itd. Upravo taj dio posla
(kretanje i evidencija akata i njihovo čuvanje) spada u nadležnost kancelarijslog poslovanja. Prema
tome, kancelarijsko poslovanje predstavlja pomoćnu djelatnost, jer pomaže da se pravilno i efikasno
može obavljati osnovna djelatnost organa vlasti, odnosno drugih institucija.
Kancelarijsko poslovanje u sebi obuhvata dvije vrste poslova, a to su: prvo, poslovi koji se
odnose na radnje koje se vrše od momenta pokretanja nekog akta do njegovog konačnog rješavanja, i
drugo, poslovi koji se odnose na završne radnje kancelarijskog poslovanja, a to je arhiviranje akata i
njihovo čuvanje, tj. arhivski poslovi. Prema tome, kancelarijsko poslovanje zajedno sa arhivskim
poslovanjem predstavlja jednu cjelinu, s tim što se u redoslijedu radnji prvo obavlja kancelarijsko, a
onda arhivsko poslovanje. O svemu ovome bit će šire izloženo u narednom izlaganju.
Napominjemo da se u okviru ove teme obrađuju samo propisi o kancelarijskom poslovanju u
Federaciji BiH, a kancelarijsko poslovanje za institucije Bosne i Hercegovine obrađuje se posebno u
ovoj knjizi u okviru propisa koji se odnose na institucije Bosne i Hercegovine.
2. Organi i drugi pravni subjekti trebaju imati kancelarijsko poslovanje
Kancelarijsko poslovanje treba da imaju svi organi vlasti, druge institucije i pravna lica kod
kojih se osnovna djelatnost u cjelini ili djelimično obavlja putem izrade i donošenja raznih pismenih
akata i drugih dokumenata. Kada se pođe od te premise, po našem mišljenju, pored organa vlasti u koje
spadaju svi zakonodavni i izvršni organi vlasti i njihove stručne službe i svi organi uprave i službe za
upravu i druge institucije (organi vlasti na svim nivoima organizovanja, a to su: Federacije BiH,
kantona, grada i opština), kancelarijsko poslovanje treba da imaju i institucije sa javnim ovlaštenjima,
javna preduzeća, javne ustanove, udruženja građana, privredna društva i druga pravna lica. Kod
pravnih lica kancelarijsko poslovanje mora da se organizuje i vrši u odnosu na onaj dio osnovne
djelatnosti tih pravnih subjekata koja se obavlja putem izrade i donošenja raznih akata i drugih
dokumenata. U tom dijelu njihove osnovne djelatnosti mora postojati kancelarijsko i arhivsko
poslovanje.
3. Propisi o kancelarijskom poslovanju

Kancelarijsko poslovanje je djelatnost koja se mora vršiti na organizovan način i po tačno
određenom redoslijedu i načinu vršenja. To se može ostvariti samo pod uslovom ako je to poslovanje
regulisano odgovarajućim propisima. Regulisanje je potrebno iz razloga što kancelarijsko poslovanje
obuhvata više različitih radnji od kojih svaka ta radnja mora imati svoja pravila po kojima se može da
vrši. U tom cilju, u Federaciji BiH donešeni su sljedeći propisi, i to:
1) Uredba o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u Federaciji Bosne i
Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH", broj 20/98 – u daljem tekstu za ovu uredbu koristiće
se skraćenica: Uredba o kancelarijskom poslovanju);
2) Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za
upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH", br. 30/98, 49/98 i 5/00 –
u daljem tekstu za ovo uputstvo koristiće se skraćenica: Uputsvo o vršenju kancelarijskog poslovanja).
Prema odredbama člana 1. i člana 17. Uredbe o kancelarijskom poslovanju, navedenim
propisima regulisano je kancelarijsko poslovanje za sljedeće organe vlasti i druge institucije, i to:
- na nivou Federacije Bosne i Hercegovine – za federalna ministarstva, federalne uprave i
federalne ustanove, zatim za Parlament Federacije BiH i njegove stručne službe, Predsjednika i
Potpredsjednike Federacije BiH i njihove stručne službe, Vladu Federacije BiH i njene stručne službe i
druge institucije Federacije BiH (razne agencije, uredi itd.),
- na nivou kantona – za kantonalna ministarstva, kantonalne uprave i kantonalne ustanove
(zavode, direkcije i agencije), zatim skupštinu kantona i njene stručne službe, vladu kantona i njene
stručne službe, stručne službe kantonalnih organa uprave i druge institucije kantona;
- na nivou grada – za gradonačelnika i njegove stručne službe, zatim gradske službe za upravu i
druge gradske institucije i gradsko vijeće i njegove stručne službe i druga tijela grada,
- na nivou opštine – za opštinskog načelnika, opštinske službe za upravu, opštinske upravne
organizacije i druge opštinske institucije i opštinsko vijeće i njegove stručne službe i druga tijela
opštine.
Navedena dva propisa (Uredba o kancelarijskom poslovanju i Uputstvo o vršenju
kancelarijskog poslovanja) predstavljaju propise kojima su u cjelini i detaljno regulisana sva pitanja
potrebna za vršenje kancelarijskog poslovanja u gore navedenim organima vlasti, zatim službama i
drugim institucijama. U tim pitanjima drugi propisi ne postoje niti su potrebni.
Prema tome, kantoni, grad i opštine nisu ovlašteni da svojim propisima regulišu kancelarijsko
poslovanje, niti za tim ima potrebe, jer je kancelarijsko poslovanje jedinstveno i mora se vršiti na
jednoobrazan način na svim nivoima vlasti (Federaciji, kantonu, gradu i opštini), što je i obezbjeđeno
navedenim propisima.
Kancelarijsko poslovanje u pravnim licima, a to su: privredna društva, udruženja građana,
institucije koje imaju javna ovlaštenja, javna preduzeća, javne ustanove i sva druga pravna lica, nije
regulisano propisima organa vlasti, osim arhivskih poslova. Naime, arhivsko poslovanje za te pravne
subjekte regulisano je Uredbom o organizaciji i načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima u
Federaciji Bosne i Hercegovine.
Prema tome, navedeni pravni subjekti kancelarijsko poslovanje uređuju svojim opštim aktima
ili koriste propise o kancelarijskom poslovanju koji se odnose na federalne i kantonalne organe uprave,
koji su gore navedeni, a to je Uredba o kancelarijskom poslovanju i Uputstvo o vršenju kancelarijskog
poslovanja. Po našem mišljenju, nema pravne smetnje da se koriste ti propisi. Važno je da svaki pravni
subjekt organizuje vršenje kancelarijskog poslovanja za svoje potrebe i da na adekvatan način koriste
pomenute propise.
4. Značaj kancelarijskog poslovanja

Značaj kancelarijskog poslovanja ogleda se u njegovoj funkciji koju ima. Može se reći da to
poslovanje u osnovi ima tri funkcije, a to su: praćenje kretanja akata unutar organa i van organa,
vođenje evidencije akata i čuvanje akata i druge dokumentacije. Na osnovu tih poslova postoji pregled
svih akata koji se nalaze u organu vlasti i službi koji omogućavaju uvid u akte koji se nalaze u radu,
gdje se nalaze, u kojoj se fazi rada nalaze, da li su riješeni, kako su i kada riješeni, jesu li i kada
arhivirani, gdje se čuvaju itd. Ti podaci rukovodiocu organa vlasti omogućavaju efikasno rukovođenje
u vršenju osnovne djelatnosti, jer mu pružaju potpune i pravilne podatke o tome koliko akata ima u
radu, kolika je opterećenost pojedinih sektora rada, u kojim se rokovima akti rješavaju, koliko je akata
riješeno u određenom periodu, kako su i kada riješeni i slično. Na osnovu tih podataka rukovodilac
organa ima mogućnost da poduzima određene mjere da se blagovremeno riješe određeni problemi koji
postoje u rješavanju pitanja iz osnovne djelatnosti organa i da organ svoju djelatnost ostvaruje na
zakonit način. Prema tome, u tim pitanjima ogleda se značaj kancelarijskog poslovanja u radu organa
vlasti ili službi u ostvarivanju njihove osnovne djelatnosti.
5. Načela kancelarijskog poslovanja
Kancelarijsko poslovanje se organizuje i funkcioniše na određenim načelima (principima) koja

su veoma važna za to poslovanje. Načela daju smjernice i pravac na koji način treba vršiti kancelarijsko
poslovanje da bi bilo pravilno i funkcionalno tj. pregledno, sređeno, tačno i ažurno. To je izuzetno
važno, s obzirom da se u kancelarijskom poslovanju vode određene evidencije o velikom broju
različitih akata, pa bilo kakva greška u tom poslovanju može dovesti do velikih problema i poremećaja
u radu organa, odnosno službe. Prema tome, nužno je da se službeno lice ovlašteno za vršenje
kancelarijskog poslovanja u svom radu pridržava i postupa na način koji predviđaju načela
kancelarijskog poslovanja.
Postoji sedam (7) načela u kancelarijskom poslovanju, a to su: tačnost, ekspeditivnost,
jednostavnost, jedinstvenost ili jednoobraznost, preglednost, ekonomičnost i budnost. Suština tih načela
je sljedeća:
a) Načelo tačnosti
Načelo tačnosti podrazumjeva da su svi podaci unešeni u osnovne i druge knjige evidencije koje
se vode u kancelarijskom poslovanju tačni, jer svaki podatak mora biti upisan tačno onako kako glasi.
Ovo načelo ostvaruje se tako što se svaki podatak u knjige evidencije mora da upiše tačno onako kako
je za svaki podatak propisano, počev od prvog do posljednjeg predviđenog podatka. Prema tome,
unošenje podataka u predviđene evidencije mora odgovarati stvarnom stanju tj. mora odgovarati
podacima sadržanim u određenom aktu na osnovu kojeg je podatak upisan u odgovarajuću knjigu
evidencije koje se vode u kancelarijskom poslovanju. Naprimjer, podaci predviđeni za Upisnik
prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1) moraju biti upisani tačno onako kako je za svaki
podatak predviđeno u tom Upisniku. To važi i za sve druge podatke upisane u druge knjige evidencije.
b) Načelo ekspeditivnosti
Ovo načelo podrazumjeva da svaki posao u kancelarijskom poslovanju mora biti na vrijeme
započet i u određenom roku završen. Ekspeditivnost postoji samo onda ako se istoga dana završe sve
radnje koje se odnose na akte koji su primljeni tog dana. Prema tome, ne smije se dozvoliti gomilanje
neriješnih poslova, već se svaki posao mora izvršiti blagovremeno, i po pravilu, ne smije se odlagati za
naredni dan. Ako dođe do situacije da se neki posao iz objektivnih razloga nije mogao završiti u toku
dana, u tom slučaju, taj posao mora se narednog dana izvršiti prvi, a onda posao predviđen za taj dan.
Samo se na takav način rada može ostvariti ekspeditivnost u obavljanju kancelarijskog poslovanja.
c) Načelo jednostavnosti
Jednostavnost znači da se svaka radnja u kancelarijskom poslovanju treba da vrši tako da se

svaka radna operacija svede na najmanji broj pokreta, a da se posao izvrši pravilno i kvalitetno. To se,
po pravilu, može postići samo pod uslovom ako se svaka radna operacija vrši tačno onako kako je
propisano i redosljedom koji je propisan. Time se izbjegava preduzimanje suvišnih i nepotrebnih
radnji, jer takve radnje samo komplikuju vršenje kancelarijskog poslovanja.
d) Načelo jedinstvenosti ili jednoobraznosti
Ovo načelo podrazumjeva da svaka radnja u kancelarijskom poslovanju treba da se vrši na

jednoobrazan način, a to znači na isti način kod svih organa, odnosno službi na svim nivoima vlasti
(Federacije, kantona, grada i opštine). Ta jednoobraznost je obezbjeđena time što je cjelokupno
kancelarijsko poslovanje za sve organe vlasti i njihove službe na nivou Federacije, kantona, grada i
opština regulisano na jedinstven način samo federalnim propisima, a to su Uredba o kancelarijskom
poslovanju i Uputstvo o vršenju kancelarijskog poslovanja. Tim propisima precizno je regulisan sadržaj
svake radnje u kancelarijskom poslovanju i način njihovog vršenja, i one se trebaju da vrše tačno onako
kako je propisano. Prema tome, u odnosu na to poslovanje ne postoje propisi kantona niti opština, niti
ima potrebe za tim propisima.
e) Načelo preglednosti
Ovo načelo znači da se kancelarijsko poslovanje treba da vodi na pregledan način. To se

ostvaruje na dva načina, a to su:
- prvo, da se osnovne i pomoćne knjige evidencija u kancelarijskom poslovanju vode uredno i ažurno
sa čitko upisanim podacima, bez precrtavanja i brisanja. Svaka rubrika u knjizi evidencije treba da
sadrži samo one podatke koji su na obrascu knjige predviđeni.
- drugo, da se slaganje predmeta i drugih akata vrši prema vrsti materije na koju se akti odnose
odvojeno od predmeta druge materije prema klasifikacionim oznakama predmeta i akata, zatim da se
posebno slažu riješeni, a posebno neriješeni predmeti i akti i da se sve to drži složeno u ormarima ili
rafovima koji su za to namijenjeni, a ne na stolu ili ormaru ili rafu na jednoj gomili, što je suprotno
ovom načelu. Pravilno složeni predmeti i drugi akti mogu veoma brzo da se pronađu, ako trebaju, što je
važno za efikasno vršenje osnovne djelatnosti organa vlasti i njihovih službi.
f) Načelo ekonomičnosti
Načelo ekonomičnosti znači da se kancelarijsko poslovanje vrši tako da se utroši što manje
vremena i što manje troškova. Što manje vremena postiže se onda ako se svaka radnja vrši tačno na
propisan način i blagovremeno, a to znači treba da se izvrši istoga dana kada je akt stigao i ne smije se
dozvoliti gomilanje predmeta i ostavljanje za naredni dan. Što manje troškova ostvaruje se putem
uvođenja savremenih tehničkih sredstava rada (kompjutera, fotokopir-aparata i drugih tehničkih
sredstava), zatim korištenje obrazaca za akte gdje je to moguće, racionalno korištenje papira i drugog
potrošnog materijala itd.
g) Načelo budnosti
Ovo načelo se odnosi na način čuvanja cjelokupne dokumentacije u kancelarijskom
poslovanju. Budnost se mora da sprovodi u radno vrijeme i van radnog vremena. To načelo ostvaruje se
na sljedeći način:
- u radno vrijeme budnost u pisarnici se ostvaruje tako što svi predmeti i drugi akti, knjige
evidencija, a posebno pečati, štambilji i žigovi, moraju biti tako smješteni da ne mogu doći u posjed
neovlaštenih lica i da se nalaze pod stalnom kontrolom službenog lica pisarnice. To se može da ostvari
tako što u pisarnici nije dozvoljeno nikakvo sjedenje i nepotrebno zadržavanje nepozvanih lica, zatim
stranke treba primati pojedinačno i da se zadrže samo onoliko vremena koliko je potrebno da se završi
posao zbog kojeg je stranka došla, a najbolji način bi bio da se rad sa strankama u pisarnici odvija
putem šaltera. Ova budnost utvrđena je u stavu 1. člana 15. Uredbe o kancelarijskom poslovanju.
- van radnog vremena budnost u pisarnici se ostvaruje tako što je potrebno sve predmete i druge
akte, a posebno povjerljive i strogo povjerljive predmete, pečate i druga sredstva rada ostavljati na
mjesta koja obezbjeđuju njihovu zaštitu od dolaska u posjed neovlaštenih lica.To se postiže time što bi
sve te materijale trebalo zaključavati u kase, ormare ili radne stolove, a pečate, štambilje i žigove u
metalne kase. Na kraju, kancelarija pisarnice treba biti zaključana, a ključ ostavljati na mjestu koje za
to namjenski odredi rukovodilac organa vlasti, odnosno službe. Pored toga, mogu biti ugrađeni i
odgovarajući alarmni uređaji. Ova budnost utvrđena je u stavu 2. člana 15. Uredbe o kancelarijskom
poslovanju.
6. Sadržaj kancelarijskog poslovanja
Pod sadržajem se podrazumjevaju radnje koje se vrše u okviru kancelarijskog poslovanja. Taj
sadržaj može se posmatrati u dva vida, i to, kao kancelarijsko poslovanje u užem i kancelarijsko
poslovanje u širem smislu. Podjela tog poslovanja na uže i šire izvršena je prema broju i vrsti radnji
koje se vrše u okviru te dvije vrste kancelarijskog poslovanja. Polazeći od tog kriterija, sadržaj
navedenih vidova kancelarijskog poslovanja je sljedeći:
1) Kancelarijsko poslovanje u užem smislu odnosi se samo na poslovanje aktima, i obuhvata
sljedeće radnje: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje akata, zavođenje akata, združivanje
akata, dostavljanje akata u rad, administrativno-tehničko obrađivanje akata, razvođenje akata,
otpremanje akata i stavljanje akata u arhivu (arhiviranje i čuvanje).
2) Kancelarijsko poslovanje u širem smislu obuhvata, pored poslova koji spadaju u
kancelarijsko poslovanje u užem smislu, i određene radnje koje se neposredno odnose na vršenje
kancelarijskog poslovanja u užem smislu. U te radnje spadaju naročito sljedeći poslovi: način
organizacije prijema stranaka koje dolaze u organ uprave radi ostvarivanja svojih prava i dužnosti,
zatim raspored pojedinih službi u radne prostorije, upotreba telefona, isticanje na oglasnoj tabli raznih
objašnjenja i uputa o načinu ostvarivanja određenih prava ili izvršavanja određenih obaveza građana,
organizaciju dežurstva, određivanje radnog vremena organa kao cjeline i pojedinih službi i slično. Cilj
svih tih radnji jeste da se strankama omogući da na što lakši i efikasniji način ostvare svoja prava ili
izvrše svoje obaveze radi kojeg se obraćaju organu uprave, odnosno službi za upravu.
II – OSNOVNI POJMOVI U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU
Kancelarijsko poslovanje spada u djelatnost koja je detaljno regulisana propisima. To je

učinjeno u dva pravca, i to: prvo, u odnosu na radnje koje se vrše u kancelarijskom poslovanju i drugo,
u odnosu na akte koji se koriste u tom poslovanju. U oba slučaja utvrđeni su nazivi radnji, odnosno
nazivi akata i određen njhov sadržaj i način vršenja. Prema tome, službenik pisarnice treba da poznaje
te nazive (i radnji i akata), jer mu to omogućava da odmah na osnovu naziva može znati šta treba i kako
treba postupiti.
Termini koji se koriste u kancelarijskom poslovanju utvrđeni su u odredbi člana 3. Uredbe o
kancelarijskom poslovanju. Prema toj odredbi, postoje sljedeći termini (nazivi): akt, prilog, predmet,
dosije, fascikl, arhivska građa, registraturski materijal, pisarnica i arhiva. Pojam i sadržaj tih termina je
sljedeći:
1. Akt
Akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja
organa vlasti, odnosno službe.
Organi vlasti i službe u svom radu imaju, po pravilu, sljedeće vrste akata: primljeni akti (ulazni
akti), zatim vlastiti (izvorni) akti, onda povjerljivi i strogo povjerljivi akti, obični akti, upravni akti i
akti poslovanja.
Svi ti akti podrazumjevaju sljedeće:
- primljeni (ulazni) akti su akti koje organ vlasti, odnosno služba primi od drugog organa vlasti,
ili pravnog lica ili stranke (kao što je zahtjev, dokaz i drugi akti kojima se jedan organ obraća drugom
organu da se riješi neko pitanje ili zahtjev stranke),
- vlastiti (izvorni) akti su oni akti kojima organ vlasti, odnosno služba po vlastitoj inicijativi prvi
put pokreće jednu službenu radnju o pitanju iz svoje nadležnosti,
- povjerljivi i strogo povjerljivi akti su akti koji sadrže određene podatke koji predstavljaju
tajnu, kao što je: državna tajna, službena ili vojna tajna i slično. Tajna podrazumjeva da takvi podaci ne
mogu biti dostupni neovlaštenim licima.
- obični akti su akti koji ne sadrže podatke koji predstavljaju tajnu,
- upravni akti su, po pravilu, rješenja kojima se rješava neka upravna stvar u upravnom
postupku, po zahtjevu stranke ili po službenoj dužnosti. To su akti vlasti, jer se odlučuje o nekom pravu
ili obavezi u kojem se organ uprave pojavljuje kao vršilac vlasti. U te akte, pored rješenja, spadaju i
razna naređenja, odobrenja, saglasnosti, dozvole i slično, jer se i tim aktima odlučuje o nekom pravu ili
obavezi stranke.
- akti poslovanja predstavljaju akte kojima se ne rješava u upravnom postupku. Kod akata
poslovanja organ vlasti ili služba pojavljuje se prema drugoj strani sa jednakom voljom, što znači da
organ ili služba drugoj strani ne zapovjeda, već se sa njom sporazumjeva (dogovara). Na primjer,
ugovor koji organ uprave zaključi o nabavci određenog materijala predstavlja akt poslovanja, jer
ugovor predstavlja saglasnu volju dvije ravnopravne stranke.
2. Prilog
Prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže
uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta. Na primjer, priloge predstavljaju
razni akti koje stranke prilažu uz svoj zahtjev kojim traže ostvarivanje nekog svog prava, a ti prilozi
služe za dokazivanje određenih činjenica.
3. Predmet
Predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje, ili zadatak i čini posebnu i
samostalnu cjelinu. Na primjer, predmet predstavljaju svi akti i prilozi koji se tiču izdavanja
građevinske dozvole određenom licu.
4. Dosije
Dosije predstavlja skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu fizičku ili pravnu
osobu i koji se kao jedna cjelina čuva na jednom mjestu.
Prema navedenom pojmu dosijea, postoje dvije vrste dosijea, i to: "dosije po materiji" i "dosije
po fizičkoj ili pravnoj osobi". Ti dosijei sastoje se u sljedećem:
- Dosije po materiji postoji onda ako bi se u jednom organu uprave na jednom mjestu držali svi
predmeti onih osoba koje su tražile građevinsku dozvolu ili koje su tražile odgodu vojnog roka ili koje
su tražile urbanističku saglasnost itd.
- Dosije po pravnoj ili fizičkoj osobi postoji onda ako se u jednom organu uprave na jednom
mjestu sakupe i čuvaju svi predmeti koji se odnose na istu pravnu ili fizičku osobu, bez obzira što se u
tim predmetima odlučivalo o različitim pitanjima (na primjer, fizička osoba je u toku godine kod istog
organa uprave tražila rješavanja više različitih pitanja, kao što je: dozvola za građenje, urbanistička
saglasnost, dozvola za nadziđivanje ili dozvola za rekonstrukciju objekta i sl.). U ovom primjeru
postojao bi dosije po fizičkoj osobi.
5. Fascikl
Fascikl predstavlja omot, kutiju, sanduk, korice i slično u kojima je složeno više predmeta ili
dosijea, koji se nakon završenog postupka čuvaju u tim fasciklama. Na primjer, fascikl postoji onda
ako se u jednu kutiju (kartonsku) ili sanduk (željezni ili drveni ili plastični) složi više riješenih
predmeta ili dosijea koji se odnose na građevinsku dozvolu. U ovom slučaju, fascikl je namjenjen za
čuvanje riješenih predmeta, pa se radi toga oni najviše koriste prilikom arhiviranja predmeta i akata.
6. Arhivska građa
Arhivska građa je sav izvorni i reprodukovani (pisani, crtani, štampani, fotografisani, filmovani
ili na drugi način zabilježeni) dokumentacijski materijal od značaja za istoriju, kulturu i ostale
društvene potrebe, koji je nastao u radu organa vlasti, odnosno službe, bez obzira kad je i gdje je
nastao.
7. Registraturska građa
Registratursku građu čine spisi (akti i predmeti) fotografski i fonografski snimci i na drugi način
sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisa i dokumenata,
primljeni i nastali u radu organa vlasti i službe dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz te
registraturske građe nije odabrana arhivska građa koja će se trajno čuvati.
8. Pisarnica
Pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto u organu vlasti, odnosno službi gdje se vrše
kancelarijski poslovi. Po pravilu, pisarnica treba biti smještena u posebnu prostoriju (kancelariju) u
kojoj se mogu vršiti samo kancelarijski poslovi.
9. Arhiva
Arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti i akti, evidencije o aktima
i predmetima, kao i ostali dokumentacioni materijal do njhiove predaje nadležnom arhivu ili do
III – PRIPREMNE RADNJE KAO USLOV

ZA VRŠENJE KANCELARIJSKOG POSLOVANJA
U cilju pravilnog organizovanja vršenja kancelarijskog poslovanja, svaki organ vlasti i služba
trebaju da izvrše određene pripremne radnje koje predstavljaju uslov da bi se moglo vršiti kancelarijsko
poslovanje. Ovdje se radi o izvršenju tri radnje, koje se sastoje u sljedećem:
1. Određivanje mjesta vršenja kancelarijskog poslovanja (pisarnica)
1. Određivanje mjesta vršenja

kancelarijskog poslovanja (pisarnica)
Kancelarijsko poslovanje je takva djelatnost koja se mora obavljati samo na jednom mjestu. To
je nužno zbog toga što se ovdje vrši više različitih radnji koje su međusobno uslovljene i jedna iza
druge slijede, a sve skupa čine jedinstvenu i nedjeljivu cjelinu. Prema tome, svaki organ vlasti i svaka
služba moraju odrediti mjesto za vršenje kancelarijskih poslova. To mjesto naziva se pisarnica..
Obaveza formiranja pisarnice utvrđena je u članu 9. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. O tom
pitanju odlučuje rukovodilac organa, odnosno službe. Pisarnica treba biti smještena u jednu ili više
kancelarija. Pri odlučivanju o tom pitanju treba polaziti od toga da se u tim kancelarijama mogu vršiti
samo poslovi kancelarijskog poslovanja i nikakvi drugi. To je nužno iz dva razloga, i to: prvo, zbog
procesa rada na poslovima kancelarijskog poslovanja (rukovanje sa svim službenim aktima i drugom
dokumentacijom iz nadležnosti cijelog organa, odnosno službe) i drugo, zbog potrebe posebnog
čuvanja ukupne službene dokumentacije.
Pisarnica se može organizovati na dva načina, i to: kao vlastita ili kao zajednička pisarnica.
Vlastita pisarnica postoji onda kada svaki organ, odnosno služba organizuju pisarnicu za svoje
potrebe. Ovaj vid pisarnice je dominirajući, posebno kod velikih organa, odnosno službi i organa koji
nisu smješteni u istoj zgradi.
Zajednička pisarnica može se formirati za sve ili određen broj organa, odnosno službi. O
formiranju zajedničke pisarnice odlučuju organi navedeni u odredbi stava 2. člana 9. Uredbe o
kancelarijskom poslovanju. Ako bude formirana takva pisarnica, u tom slučaju organi i službe za čije je
potrebe formirana zajednička pisarnica, ne formiraju svoje posebne pisarnice. Zajednička pisarnica se,
po pravilu, može organizovati za manje organe ili službe i koji su smješteni u istoj zgradi. Ovaj vid
pisarnice najčešće se organizuje u opštini, a naročito u malim opštinama, jer mogu biti racionalne i
ekonomične i da efikasno izvršavaju sve poslove kancelarijskog poslovanja za sve organe i službe za
koje je organizovana zajednička pisarnica.
2. Određivanje službenog lica

za vršenje kancelarijskog poslovanja
Prema odredbi člana 14. Uredbe o kancelarijskom poslovanju, poslove kancelarijskog

poslovanja može vršiti samo službeno lice koje bude ovlašteno za vršenje tih poslova. To ovlaštenje
daje rukovodilac organa vlasti, odnosno službe, o čemu se mora donijeti rješenje. To rješenje trebalo bi
da sadrži sljedeće podatke:
- lične podatke službenika (ime i prezime) koje se ovlašćuje za vršenje kancelarijskog
poslovanja,
- bliža ovlašćenja tog lica u vršenju tog poslovanja (navesti sve radnje koje će vršiti to lice,
polazeći od prijema pošte, kao prve radnje, pa do arhiviranja predmeta, kao posljednje radnje), i
- datum od kada može početi vršiti poslove kancelarijskog poslovanja.
Ako se više lica određuje za vršenje kancelarijskog poslovanja, u tom slučaju, za svako lice
trebalo bi donijeti posebno rješenje, a može se odrediti i jednim rješenjem. Važno je da se svako lice
navede u rješenju.
Navedena rješenja se moraju donijeti prije nego ta službena lica počnu vršiti poslove
kancelarijskog poslovanja. Naime, ta lica ne smiju vršiti te poslove dok se ne donese rješenje, jer bi se
radilo o vršenju poslova bez ovlaštenja. Treba imati u vidu da se mora obavezno donijeti pismeno
rješenje, jer se kancelarijsko poslovanje ne smije vršiti na osnovu usmenog naloga rukovodioca organa
vlasti, odnosno službe, jer takva mogućnost pomenutom uredbom nije predviđena. Usmeni nalog je
nezakonit i ne smije se koristiti kod određivanja službenog lica za vršenje kancelarijskog poslovanja.
Pored toga, treba imati u vidu da se navedeno rješenje mora donijeti bez obzira da li postoji
vlastita ili zajednička pisarnica.
3. Rješenje o određivanju brojčanih

oznaka za organizacione jedinice, odnosno radna mjesta kojima se pošta
dostavlja u rad
Rješavanje predmeta i akata i njihovu stručnu obradu vrše službenici organa vlasti, odnosno
službi. Ali da bi ti službenici mogli vršiti te poslove, njima predmeti i akti moraju biti dostavljeni u rad.
Dostavljanje vrši službenik pisarnice. Dostavljanje se može vršiti direktno svakom službeniku ili
posredno preko određenog broja službenika. Ako bi se dostavljanje vršilo direktno svakom službeniku
posebno to bi bilo dosta složeno i zahtjevalo bi dosta vremena posebno u velikim organima, odnosno
službama, što znači da taj način dostave nije ekonomičan niti efikasan. Međutim, posredno dostavljanje
akata u rad znači da se dostava vrši samo određenom broju službenika (a ne svima) i on je brži i
efikasniji, pa je radi toga taj način dostave predmeta i akata u rad i predviđen u odredbi tačke 24.
Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja, što predstavlja osnovni vid dostavljanja akata u rad.
Ali, da bi se dostava akata i predmeta u rad mogla vršiti posrednim putem , potrebno je odrediti
službenike koji će primati poštu za rad. To se riješava putem donošenja posebnog rješenja. Pri
donošenju tog rješenja, mora se polaziti od unutrašnje organizacije organa, odnosno službe koja je
utvrđena Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji. U tom pogledu, mogu postojati dvije situacije, i to:
organi koji imaju organizacione jedinice i organi koji nemaju te jedinice. Određivanje službenika koji
će biti ovlašteni za primanje pošte u rad u tim organima, vrši se na sljedeći način:
a) Određivanje službenika za primanje pošte u rad u organima u kojima postoje organizacione

jedinice (sektori, odjeljenja, odsjeci, i dr.). Pravilo je da se u ovim slučajevima za primanje pošte u rad
ovlašćuju rukovodioci tih jedinica. Ako postoje osnovne i unutrašnje organizacione jedinice, u tom
slučaju, pravilo je da budu ovlašćeni samo službenici koji rukovode osnovnim jedinicama, ali nema
smetnje da se ovlaste i službenici koji rukovode unutrašnjim jedinicama. O tom pitanju samostalno
odlučuje rukovodilac organa vlasti, odnosno službe.
Određivanje organizacionih jedinica čiji će rukovodioci biti ovlašteni za primanje pošte u rad,
vrši se pismenim rješenjem koje donosi rukovodilac organa, odnosno službe. Obaveza donošenja tog
rješenja utvrđena je u odredbi tačke 24. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja i ta odredba
predstavlja pravni osnov za donošenje tog rješenja.
U tom rješenju navode se dva podatka, i to: puni nazivi organizacionih jedinica prema nazivu
koje one imaju u Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i drugo, za svaku jedinicu se određuje
dvocifreni arapski broj počev od broja 01, pa tako redom. Broj 01 pripada rukovodiocu organa uprave,
odnosno službe za upravu, a broj 02, njegovom zamjeniku, ako postoji. Nakon toga slijede
organizacione jedinice. To bi u rješenju trebalo navesti na sljedeći način:
- 01 rukovodilac organa,
- 02 zamjenik rukovodioca organa (ako postoji),
- 03 Sektor za pravne poslove,
- 04 Sektor za ekonomske poslove, itd.
b) Određivanje službenika za primanje pošte u rad u organima u kojima ne postoje

organizacione jedinice. U ovom slučaju određuju se pojedina radna mjesta koja će primati poštu za rad.
To se u rješenju određuje na način što se navodi naziv radnog mjesta i naziv predmeta i akata, ili oblasti
za koje će službenik na tom radnom mjestu primati poštu u rad. Važno je da službenik pisarnice može
na osnovu radnog mjesta utvrditi koje predmete i akte treba dostavljati u rad službeniku koji se nalaze
na radnim mjestima koja su navedena u rješenju. To se može učiniti u sljedećem prilazu:
- 01 rukovodilac organa,
- 02 Stručni saradnik za pravne poslove (za predmete i akte koji se odnose na pravne, opšte i
materijalno-finansijske poslove),
- 03 Stručni saradnik za studijsko-analitičke poslove (za predmete i akte koji se odnose na
___________________________ ) itd.
c) Namjena brojčanih oznaka. Brojčane oznake koje se određuju za organizacione jedinice,

odnosno za radna mjesta, počev od 01 pa tako redom kako je objašnjeno u prethodnim tačkama a) i b),
namijenjene su za dva pitanja, i to: signiranje pošte i za broj službenog akta.
Pri signiranju pošte, umjesto naziva organizacione jednice ili radnog mjesta, na akt se upisuje
samo brojčana oznaka te jedinice, odnosno radnog mjesta koja je određena rješenjem iz tačke a) ili b)
gore navedene, za primanje pošte u rad. Na osnovu te signature koju određuje rukovodilac organa,
odnosno službe prilikom otvaranja pošte, službenik pisarnice zna kojem službeniku treba dostaviti u
rad određeni predmet, odnosno akt.
Druga funkcija brojčane oznake jeste u tome što se ona upisuje u broj službenog akta i to kao
prvi broj i tako se zna koja je organizaciona jedinica riješila određeni akt. Napr. ako je neki akt riješila
organizaciona jedinica koja ima brojčanu oznaku 03, prvi broj službenog akta te organizacione jedinice
treba biti 03, a onda slijede ostali brojevi predviđeni za službeni akt, a to su: broj klasifikacione oznake,
onda broj pod kojim je akt zaveden u osnovnu knjigu evidencije kroz kalendarsku godinu u kojoj je akt
zaveden u tu knjigu.
d) Obaveze službenika ovlaštenog za prijem pošte. Službenik koji je pomenutim rješenjem

ovlašten za primanje pošte u rad, dužan je primati svu poštu koja je signirana na njegovu organizacionu
jedinicu, odnosno radno mjesto, koju mu dostavlja službenik pisarnice. Kada primi poštu za rad, onda
je dužan tu poštu dati u rad službenicima svoje organizacione jedinice, odnosno službenicima za koje je
zadužen, koji su nadležni za rad na određenoj vrsti predmeta ili akata. Na taj način, posrednim putem,
svaki predmet i akt se dostavlja onom službeniku koji je ovlašten za rad na određenoj vrsti poslova.
e) Vrijeme donošenja rješenja. Rješenje o brojčanim oznakama koje je objašnjeno u tački a) i b)
gore navedenim, obavezno se mora donijeti na početku kalendarske godine i ono važi samo za godinu
za koju je donešeno. Znači za svaku kalendarsku godinu, donosi se posebno rješenje (stav 1. tačka 24.
Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja). Ako u toku godine dođe do promjena u organizacionim
jedinicama ili radnim mjestima, potrebno je izvršiti i izmjene u rješenju o brojčanim oznakama. Te
izmjene mogu se izvršiti donošenjem novog rješenja u cjelini, ili da se novim rješenjem vrše samo
izmjene u ranijem rješenju. Za rješenje o brojčanim oznakama u daljem tekstu koristiće se sljedeća
skraćenica: Rješenje o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad.
IV – OSNOVNE RADNJE U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU

I NAČIN NJIHOVOG VRŠENJA
Uvodne napomene
Kancelarijsko poslovanje vrši se putem tačno određenih radnji. Te radnje predviđene su u

Uputstvu o vršenju kancelarijskog poslovanja. Važno je imati u vodu da se svaka radnja mora vršiti
tačno na način kako je propisana i po redoslijedu kako su predviđene u tom uputstvu. Znači, pri
obavljanu predviđenih radnji nije dozvoljena nikakva improvizacija niti izmjena, već se sve te radnje
moraju da dosljedno vrše samo na propisan način. Svako odstupanje od propisanog načina vršenja bilo
koje radnje ima za posljedicu unošenje nereda u kancelarijsko poslovanje, koje se teško može otkloniti.
Prema tome, osnovni i najvažniji uslov za pravilno vršenje kancelarijskog poslovanja predstavlja
dosljedno postupanje na način regulisan u Uputstvu o vršenju kancelarijskog poslovanja. To se može
postići samo onda ako se to uputstvo nalazi stalno na radnom stolu službenika pisarnice i ako se ono
stalno koristi pri vršenju pojedinih radnji u kancelarijskom poslovanju.
Velika je greška kada službenik pisarnice smatra da svaku radnju u kancelarijskom poslovanju
zna napamet i da mu nije potrebna pomoć Uputstva. Međutim, to je nemoguće iz dva razloga, i to: što
ima puno različitih osnovnih radnji, a onda u okviru svake osnovne radnje postoji više posebnih radnji.
Za svaku tu radnju, i osnovnu i posebnu, propisan je sadržaj radnje i način njenog vršenja. Prema
tome, po našem mišljenju, objektivno nije moguće u svakom trenutku napamet znati kako se treba da
izvrše osnovna, a onda svaka posebna radnja koje postoje u okviru osnovne radnje. Pri tome se mora
imati u vidu da je pravilan samo onaj rad koji se vrši isključivo na propisan način, jer je ukupno
kancelarijsko poslovanje predviđeno kao strogo formalna djelatnost, u kojem je za svaku radnju
propisan sadržaj radnje i forma kako treba da se vrši. Iz svega izloženog, mi upućujemo službenike
pisarnice na to da kancelarijsko poslovanje vrše uz stalnu pomoć Uputstva o vršenju kancelarijskog
poslovanja, jer se samo na taj način može pravilno vršiti to poslovanje, a svaki drugi način nije
pravilan, i samo može dovesti do određenih problema.
Osnovne radnje u kancelarijskom poslovanju su sljedeće: primanje pošte, otvaranje pošte,
pregledanje pošte, raspoređivanje pošte (signiranje pošte), zavođenje akata, združivanje akata,
dostavljanje akata u rad, rad službenika na rješavanju akata, rokovnik predmeta, vraćanje riješenih
akata pisarnici, razvođenje akata, otpremanje pošte, arhiviranje akata i čuvanje akata. Za svaku ovu
radnju detaljno je utvrđen njen sadržaj i određen način kako treba da se vrši. Pored toga, važno je imati
u vidu to da se svaka radnja mora vršiti po redoslijedu po kojem su one gore navedene. Naime,
predviđeni redoslijed se mora poštovati radi toga što je vršenje pojedinih radnji predviđeno tako da se
naredna radnja ne može izvršiti, ako nije izvršena prethodna radnja, jer su sve radnje uslovljene jedna
drugom. Napr. ne može se izvršiti zavođenje akata u određenu knjigu evidencije, ako prethodno nije
izvršeno raspoređivanje pošte (signiranje pošte), jer se bez te signature ne zna kojoj organizacionoj
jedinici akt pripada. O svemu tome mora strogo da pazi službenik pisarnice koji je zadužen za
kancelarijsko poslovanje. Posebne radnje koje postoje u okviru osnovne radnje obrađuju se prilikom
pojedinačne obrade svake osnovne radnje na način kako slijedi u narednom izlaganju.
Sadržaj i način vršenja svih osnovnih radnji koje su gore navedene vrše se po redoslijedu i na
način kako slijedi:
1. Primanje pošte
Prva radnja u kancelarijskom poslovanju jeste primanje pošte. Sadržaj i način vršenja te radnje
regulisan je u odredbama tač. 5. do 12. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Pri vršenju ove
radnje, moraju se poznavati sljedeća tri pitanja, a to su:
1) Pojam termina pošta (tačka 5. Uputstva). Prema ovoj odredbi, pod pojmom pošta smatraju
se sve vrste dokumenata koje dolaze u organ vlasti, odnosno službu (akti, podnesci, zahtjevi i molbe,
žalbe, dopisi, novčana pisma, paketi, telegrami i druge vrste akata). Treba imati u vidu da su ovdje
navedeni samo najtipičniji dokumenti koji se najčešće pojavljuju kao službena pošta, ali u poštu spada i
sve drugo što nije navedeno u toj odredbi, a odnosi se na djelatnost organa vlasti ili službe. Prema
tome, termin "pošta" predstavlja zajednički i jedinstven naziv za sve vrste dokumenata koja su gore
navedena, a koja se koriste u kancelarijskom poslovanju.
2) Mjesto prijema pošte (tačka 5. Uputstva). To mjesto određuje rukovodilac organa vlasti,
odnosno službe. Važno je voditi računa o tome da se za prijem pošte odredi samo jedno mjesto, a ne
više mjesta. Najprihvatljivije je da to mjesto bude pisarnica, i na tom mjestu bi trebalo da se prima
cjelokupna pošta koja dolazi u organ, odnosno službu. Time se stvaraju uslovi da se pravilno i po
propisanom redoslijedu vrše sve ostale radnje u kancelarijskom poslovanju koje slijede poslije prijema
pošte.
3) Vrijeme primanja pošte (tačka 6. Uputstva). Postoje dva vremena kada se može primati
pošta, i to:
- prijem pošte u radno vrijeme. U ovom slučaju, pošta se prima u toku cijelog radnog vremena,
a to znači od 8 do 16 časova, ako je tako određeno radno vrijeme organa, odnosno službe. To je
redovan način prijema pošte.
- prijem pošte poslije radnog vremena i u dane kada organ, odnosno služba ne radi (subota,
nedjelja i drugi dani). U ovim slučajevima, rukovodioc organa vlasti, odnosno službe, treba da donese
rješenje i njime da uredi sljedeća pitanja: mjesto prijema pošte, lice koje će primati poštu i vrijeme
prijema te pošte. Naravno, rješenje se donosi samo onda ako se odluči da će organ, odnosno služba
primati poštu i u navedenim situacijama. Ovaj način primanja pošte nije obavezan, već svaki organ,
odnosno služba samostalno odlučuje o tome, polazeći od funkcije koju vrši i potrebe da se uvede i taj
način primanja pošte.
4) Način primanja pošte (tač. 7. do 12. Uputstva). Ovim odredbama predviđena su četiri (4)
načina primanja pošte. Ti načini su sljedeći:
a) primanje pošte neposredno od stranke (tač. 7. i 8. Uputstva). Prema ovim odredbama,

stranke imaju pravo svoje zahtjeve neposredno predati organu, odnosno službi. Prilikom prijema
podnesaka neposredno od stranke, službenik pisarnice mora obavezno da utvrdi sljedeće tri činjenice, a
to su: da li je podnesak uredan ili nije u formalnom pogledu, drugo da li je pravilno taksiran, ako je
taksa obavezna, i, treće da li je organ uprave, odnosno služba za upravu nadležna za taj podnesak. U
odnosu na te činjenice, moguće su sljedeće situacije:
- prva situacija – postoji onda kada se utvrdi da je podnesak uredan po svim pitanjima (nema
formalnih nedostataka, pravilno je taksiran, ako je taksa predviđena i organ uprave, odnosno služba za
upravu je nadležna za podnesak). Takav podnesak prima se bez posebnih zahtjeva.
- druga situacija – postoji onda kada se utvrdi da podnesak nije taksiran ili nije dovoljno
taksiran, a taksa je obavezna. U tom slučaju, treba postupiti na način predviđen u tački 14. Uputstva.
- treća situacija – postoji onda kada se utvrdi da podnesak sadrži oderđene formalne nedostatke
(nije potpisan, nema priloga i sl.). Ovdje se postupa na način predviđen u stavu 2. tačke 7. Uputstva.
- četvrta situacija – postoji onda kada se utvrdi da organ uprave ili služba za upravu nije
nadležna za prijem podneska. U ovom slučaju treba postupiti na način predviđen u st. 3. i 4. tačke 7.
Uputstva.
- peta situacija – postoji onda kada stranka želi da preda usmeno saopštenje na zapisnik. U
ovom slučaju treba postupiti na način predviđen u tački 8. Uputstva.
Način postupanja u navedenim situacijama je detaljno regulisan u tač. 7. i 8. Uputstva, tako da
nije potrebno davati druga objašnjenja, već službenik pisarnice treba da dosljedno postupi na način
predviđen u tim odredbama, zavisno od toga koja je situacija u pitanju.
b) primanje pošte putem kurira (tačka 9. Uputstva). Ovaj način primanja pošte koristi se samo
između organa, službi i pravnih lica. Ovdje se radi o dostavljanju službene pošte. Kada se pošta prima
putem kurira, u tom slučaju službenik pisarnice treba da postupi na način propisan u tački 9. Uputstva.
c) primanje pošte preko poštanske službe ili putem poštanskog pregratka (tačka 10. Uputstva).
U ovim slučajevima postoje dva načina primanja pošte, a to su:
- prvo, primanje pošte putem poštanske službe (PTT-a). U ovom slučaju, ovlašteni službenik
pisarnice poštu prima na način koji je regulisan propisima PTT-a.
- drugo, primanje pošte putem poštanskog pregratka. Ovaj pregradak predstavlja poseban
prostor u koji poštanska služba odlaže svu poštu koja stigne na adresu jednog organa uprave ili službe
za upravu za koju je pregradak namijenjen. Specifičnost uzimanja pošte iz tog pregratka, sastoji se u
tome što je službenik pisarnice dužan obratiti pažnju na dvije vrste pošiljki, a to su: da li u pošti ima
pošiljki na kojoj je označena vrijednost (vrijednost u novcu – KM) i drugo, da li ima preporučenih
pošiljki. Ako ima te pošte, mora se obavezno provjeriti da li su te pošiljke oštećene. Ako se utvrdi da
ima oštećenja, tada se takva pošta ne smije preuzeti, već se o tome treba odmah obavijestiti odgovorni
službenik pošte i tražiti da se oštećena pošiljka komisijski pregleda. Ta komisija treba da utvrdi stanje i
sadržinu pošiljke i da se to konstatuje u zapisniku. Tek kada se sačini zapisnik, oštećena pošiljka se
može preuzeti, s tim da se uz pošiljku priloži i primjerak sačinjenog zapisnika.
Ukoliko bi službenik pisarnice preuzeo oštećenu pošiljku na kojoj je označena vrijednost, ili
preporučenu pošiljku, a ne bi postupio na izneseni način, u tom slučaju taj službenik preuzima na sebe
odgovornost za stanje oštećene pošiljke. Prema tome, ako se želi otkloniti ta odgovornost, u takvim
slučajevima treba uvijek postupiti na izneseni način, jer se time otklanja odgovornost službenika
pisarnice za stanje oštećene pošiljke.
d) primanje pošte koja se odnosi na konkurs, licitaciju i dr. (tačka 11 Uputstva).Tu vrstu pošte
službenik pisarnice treba da primi na način regulisan u odredbi tačke 11. Uputstva.
e) Rad sa dostavnicom (tačka 12. Uputstva). Ako je uz akt ili podnesak (bilo koji) priložena
dostavnica, u tom slučaju službenik pisarnice treba da postupi na način predviđen u odredbi tačke 12.
Uputstva.
5) Potvrda o prijemu podneska (tačka 13. Uputstva). Ova potvrda se izdaje onda kada
stranka neposredno (lično) predaje podnesak službeniku pisarnice. Potvrda predstavlja dokaz da je
stranka predala određeni podnesak organu uprave, odnosno službi za upravu radi ostvarivanja nekog
svog prava, s tim da služi i za praćenje roka u kojem se po zakonu zahtjev stranke treba da riješi. U
vezi izdavanja te potvrde, postoje dvije situacije:
- prva situacija (stav 1.) postoji onda kada sama stranka traži potvrdu. U tom slučaju, službenik
pisarnice je obavezan izdati tu potvrdu. U potvrdu se upisuju podaci predviđeni u odredbi stava 1. tačke
13. Uputstva.
- druga situacija (stav 2.) postoji onda kada se podnesak odnosi na upravno rješavanje. U ovom
slučaju službenik pisarnice je obavezan izdati potvrdu, po pravilu, po službenoj dužnosti, a to znači da
ovdje nije potreban zahtjev stranke, ali nema smetnje i da sama stranka može tražiti izdavanje te
potvrde. Rok za rješavanje podneska stranke u upravnom postupku utvrđen je u Zakonu o upravnom
postupku. Prema članu 216. tog zakona, predviđena su tri roka, i to: rok od 15 dana za podneske koji
se rješavaju po skraćenom postupku, i rok od 30, a najduže 60 dana, kada se podnesak rješava u
posebnom ispitnom postupku, tako da se u potvrdu treba da upiše jedan od tih rokova.
U oba slučaja potvrda se izdaje prema predviđenom obrascu (to je obrazac broj 1.) koji je
predviđen u stavu 3. tačke 13. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
6) Postupak sa aktima koji podliježu taksiranju (tačka 14. i 15. Uputstva). Osnovni uslov
za rješavanje tog pitanja jeste da službenik pisarnice mora imati kod sebe propis o administrativnim
taksama. Za spise i radnje koje rješavaju federalni organi uprave, administrativne takse su regulisane
Zakonom o federalnim upravnim pristojbama i tarifi federalnih upravnih pristojbi ("Službene novine
Federacije BiH", broj 6/98 i 8/00), pa se takse naplaćuju na način predviđen tim zakonom. Međutim,
kada se radi o radnjama koje se odnose na spise i radnje koje rješavaju kantonalni organi uprave i
gradske i opštinske službe za upravu, po kantonalnim,odnosno opštinskim propisima, u tom slučaju
administrativna (upravna) taksa naplaćuje se po propisima o tim taksama koje su donijeli kantoni.
Prema tome, službenik pisarnice u kantonalnom organu uprave, odnosno gradskoj i opštinskoj službi za
upravu, treba da ima dva propisa o taksama, i to: gore navedeni federalni zakon i drugo, propis (zakon)
kantona o administrativnim taksama koje važe za kantonalne organe uprave i gradske i opštinske službe
za upravu. Međutim, službenik pisarnice u federalnom organu uprave, kao i u organizacionim
jedinicama tih organa koje se nalaze van sjedišta federalnog organa uprave, trebaju imati samo gore
navedeni federalni zakon, jer oni naplaćuju taksu samo po tom zakonu. Na osnovu tih propisa,
službenik pisarnice mora da obrati pažnju na sljedeće tri činjenice, i to:
- koji podnesci, akti i radnje podliježu plaćanju admonistrativne takse,
- koja je visina takse predviđena za pojedine vrste podnesaka, akata, isprava ili radnji, i
- u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za oslobađanje od plaćanja takse.
Navedene tri činejnice moraju se utvrditi kod prijema svakog podneska od stranke i postupiti na
propisan način. Pri tome mogu postojati dvije situacije, a to su:
- prva situacija postoji kada se podnesak prima lično od stranke, a
- druga situacija postoji kada se podnesak prima putem poštanske službe.
Kada se podnesak prima lično od stranke, a utvrdi se da nije taksiran ili nije dovoljno taksiran, a
na taj podnesak se plaća taksa, u tom slučaju službenik pisarnice dužan je objasniti stranci na
nedostatke u vezi takse i uputiti je kako da otkloni te nedostatke. Kada stranka otkloni nedostatke u
vezi takse, na koje je ukazano, onda je službenik pisarnice dužan primiti taj zahtjev i time je taj
nedostatak riješen.
Kada se podnesak primi putem pošte, a nije taksiran ili nije dovoljno taksiran, a radi se o
podnesku na koji se plaća taksa, u ovom slučaju, službenik pisranice je dužan o toj činjenici sačiniti
kratku službenu zabilješku. Ta zabilješka se sačinjava na samom podnesku pored otiska prijemnog
štambilja. Zabilješka bi mogla glasiti na sljedeći način: "podnesak nije taksiran, a taksa iznosi 10 KM"
ili "podnesak nije dovoljno taksiran – treba 5KM" i slično. Naplata takse u ovim slučajevima vrši se
tako što će se stranka pismeno obavijestiti o obavezi plaćanja takse i iznosu takse sa pozivom na
odgovarajući zakonsku odredbu u kojoj je utvrđena ta obaveza, i da se taksa treba da uplati prije
izdavanja akta koji je stranka tražila svojim zahtjevom.
Međutim, ako je po zakonu podnesak oslobođen od takse (stav 2. tačka 15. Uputstva), u tom
slučaju u službenoj zabilješci treba upisati sljedeće: "podnesak oslobođen od takse po čl. 8. tač. 3.
Zakona o taksama".
Pored odredaba tačke 14. i 15. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja, prilikom prijema
podnesaka stranaka, mora se postupati i na način koji je regulisan u odredbama čl. 63. do 68. Zakona o
upravnom postupku, jer se i tim zakonskim odredbama reguliše način prijema podnesaka stranaka.
2. Otvaranje, pregledanje i signiranje pošte
Druga radnja poslije prijema pošte, predstavlja otvaranje pošte, a nakon nje slijedi radnja
pregledanja pošte i radnja signiranja pošte. Ove tri radnje vrše se istovremeno, jedna iza druge, i vrši ih
isto službeno lice. Način vršenja tih radnji regulisan je u odredbama tač. 16. do 23. Uputstva. Te tri
osnovne radnje vrše se na sljedeći način, i to:
(1) Otvaranje pošte. U okviru ove radnje postoje određena pitanja koja moraju biti riješena da
bi se radnja otvaranja pošte mogla vršiti. Ta pitanja i posebne radnje su sljedeće:
a) ovlaštenje za otvaranje pošte (tačka 16. Uputstva). Otvaranje pošte predstavlja veoma
značajnu radnju, za rad organa, odnosno službe. Naime, putem otvaranja pošte, utvrđuju se sljedeće
činjenice: vrsta i broj akta koji će biti u radu organa, odnosno službe, ko su podnosioci akta (fizička ili
pravna lica ili drugi organi vlasti), koje organizacione jedinice, odnosno službenici su nadležni za
rješavanje primljene pošte, u kom roku treba riješiti poštu (hitno ili u određenom roku), na koji način
treba rješavati primljenu poštu, itd. Prema tome, na osnovu tih podataka sagledavaju se pitanja koja se
odnose na ostvarivanje funkcija organa, odnosno službe.
Navedene činjenice predstavljaju razlog što je odredbom tačke 16. Uputstva o vršenju
kancelarijskog poslovanja predviđeno da tu važnu radnju neposredno vrši rukovodilac organa uprave,
odnosno službe za upravu. To je osnovno pravilo.
Međutim, odredbom tačke 16. Uputstva predviđeno je i ovlaštenje da rukovodilac organa može
ovlastiti drugo službeno lice za otvaranje službene pošte. Rukovodilac može odlučiti da to lice otvara
cjelokupnu službenu poštu, a može biti ovlašten da otvara samo određenu vrstu pošte, a dio pošte da
rukovodilac zadrži za sebe. O tome samostalno odlučuje rukovodilac organa, odnosno službe. Ako se
ovlašćuje drugo službeno lice, u tom slučaju, to bi trebao biti zamjenik rukovodioca organa, odnosno
službe (ako postoji zamjenik), a ako ne postoji zamjenik, onda bi to trebao biti rukovodioc neke
osnovne, a izuzetno i unutrašnje organizacione jedinice (ako postoje te jedinice), a ako one ne postoje,
onda bi to trebao biti neki od stručnih saradnika. Po pravilu, to treba da bude službeno lice koje poznaje
unutrašnju organizaciju organa, odnosno službe, i nadležnost organizacionih jedinica, odnosno radnih
mjesta, jer poznavanje tih činjenica predstavlja uslov da bi mogao rasporediti poštu nadležnim
organizacionim jedinicama, odnosno radnim mjestima na rješavanje.
Ovlaštenje službenog lica za otvaranje, pregledanje i signiranje pošte vrši se obavezno
rješenjem. To rješenje donosi se na osnovu stava 3. tačke 16. Uputstva o vršenju kancelarijskog
poslovanja. Rješenje bi trebalo da sadrži: lične podatke službenika koji se ovlašćuje i obim ovlašćenja
(cijela pošta ili dio pošte). Donešeno rješenje mora se obavezno dostaviti ovlaštenom službeniku i
pisarnici. Treba imati u vidu da službena lica ne smiju otvarati poštu bez tog rješenja, niti se ovlaštenje
može prenositi usmenim nalogom rukovodioca organa, odnosno službe, jer takva mogućnost nije
predviđena, već samo pismenim rješenjem.
b) vrijeme otvaranja i pregledanja pošte. Osnovno pravilo je da se pošta treba da otvori,
pregleda i signira istoga dana kada je stigla u organ uprave, odnosno u službu za upravu. To je veoma
važno iz dva razloga, a to su: da se pošta blagovremeno dostavi u rad, i drugo, što je posebno važno, a
to je da se primljena pošta ne smije gomilati za dva ili više dana. Prema tome, o tom pitanju
rukovodilac organa, odnosno službe mora strogo da vodi računa, a istu obavezu ima i drugi službenik
koji je ovlašten za otvaranje, pregledanje i signiranje pošte.
c) posebni slučajevi otvaranja pošte (tač. 17. do 19. Uputstva). Prema ovim odredbama postoje
tri situacije za koje važi poseban način otvaranja pošte, a to su sljedeći slučajevi:
- pošta koja se odnosi na konkurs, licitaciju i sl. otvara se na način predviđen u tački 17.
Uputstva. Tu poštu otvara komisija formirana za rješavanje pitanja konkursa ili licitacije, a ne
rukovodilac organa, niti drugo ovlašteno lice.
- hitna pošta koja se primi van radnog vremena organa uprave, odnosno službe za upravu i u
dane kada se ne radi (subota, nedjelja, praznik), otvara se na način predviđen u tački 18. Uputstva. Tu
poštu otvara nadležni službenik, ako postoji, a u ostalim slučajevima rukovodilac organa, odnosno
službe treba da odredi službenika koji će moći otvarati tu poštu,
- poštu primljena na ime nekog službenika (lična pošta) otvara lice na čije ime glasi. Otvaranje
te pošte vrši se na način predviđen u tački 19. Uputstva.
O svim ovim slučajevima mora strogo da vodi računa službenik pisarnice. Taj službenik je
dužan pročitati naziv primaoca koji je napisan na koverti pošte i kada tako utvrdi da se radi o gore
navedenoj pošti, istu ne dostavlja licu ovlaštenom za otvaranje pošte, već odmah postupa na način
predviđen u tač. 17. do 19. Uputstva.
d) obaveza službenika pisarnice u vezi otvaranja pošte. Ovaj službenik je dužan svu primljenu
poštu (osim pošte koja se odnosi na tač. 17. do 19. Uputstva), neotvorenu, u određeno vrijeme (u toku
dana) koje odredi rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu, dostaviti rukovodiocu organa ,
odnosno službe na otvaranje i pregledanje. Međutim, ako postoji pismeno rješenje kojim je ovlašteno
drugo službeno lice za otvaranje i pregledanje pošte, u tom slučaju, službenik pisarnice dostavu pošte
na otvaranje i pregledanje, dostavlja službeniku koji je ovlašten tim rješenjem. Važno je voditi računa o
tome da službenik pisarnice ne smije otvarati poštu.
e) način otvaranja pošte (tač. 20. i 21. Uputstva). Ova radnja je takođe veoma važna, pa se radi
toga mora da vrši tačno na način propisan u tim odredbama Uputstva. Prilikom otvaranja pošte, treba
obavezno obratiti pažnju na dva pitanja, a to su:
- da se otvaranjem pošte ne povrijede poštanski pečati i žigovi i druge oznake (adresa
pošiljaoca, poštanske naljepnice, oznake pismena i dr.) i da se ne oštete akti koji se nalaze u pošti
(koverti i sl.).
- da se otvaranje oštećenih pošiljki vrši uz prisustvo još dva službenika. Ovo se odnosi na
preporučene pošiljke ili pakete ili drugu poštu za koju postoji sumnja da je neovlašteno otvarana. U
ovim slučajevima postupa se na sljedeći način, i to:prvo, treba konstatovati vrstu i obim oštećenja
pošiljke, a onda otvoriti pošiljku i konstatovati da li u toj pošiljci nešto nedostaje. O svemu tome treba
na posebnom papiru sačiniti službenu zabilješku i istu priložiti uz pošiljku.
(2) Pregledanje pošte (tač. 20. do 23. Uputstva). Pregledanje pošte vrši se odmah nakon
otvaranja, a podrazumjeva radnju koja se sastoji u tome da se utvrde naročito sljedeće činjenice:
- da se utvrdi na koju se materiju pošta odnosi, kako bi se na osnovu te činjenice moglo izvršiti
signiranje pošte.,
- da li uz podnesak ima priloga i koliko. Ako je u aktu navedeno da su priloženi prilozi, a isti
nedostaju, u tom slučaju treba na aktu napisati kratku konstataciju da nedostaju prilozi ("primljeno bez
priloga"), a ako nedostaju samo neki prilozi trebalo bi navesti taj prilog (napr. nedostaje uvjerenje o
radnom stažu i sl.),
- da li u koverti ima akata koji su adresirani na neki drugi organ, službu ili pravno lice. U tom
slučaju, na tom aktu treba upisati zabilješku "pogrešno dostavljen",
- da li je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost. Ako ima, na aktu treba kratko napisati
zabilješku o vrsti i iznosu vrijednosti (napr. "primljeno 50 KM" ili "primljena administrativna taksa
vrijednosti 10 KM" i sl.).
Kada se pregledom pošte utvrde sve gore navedene činjenice, onda je potrebno uz podnesak,
odnosno akt priložiti kovertu u kojoj se akt nalazio. Ta koverta je važna zbog podataka koji su na njoj
napisani, jer su ti podaci potrebni službeniku pisarnice prilikom zavođenja pošte u propisane
evidencije. Prema tome, službeno lice koje otvara poštu ne smije uništavati koverte, već sa njima treba
postupati na izneseni način. Tu kovertu službenik pisarnice može da uništi tek kada izvrši upis svih
predviđenih podataka u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije.
Iz izloženog proizlazi da pregledanje pošte ne smije biti površno, već detaljnije, i po pravilu,
pažnja bi trebala biti usmjerena na gore navedene podatke. Svi ti podaci su važni u toku rješavanja
akta, pa je potrebno da se u odnosu na te podatke dosljedno postupa na način propisan u odredbama
tač. 20. do 23. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
(3) Signiranje pošte (tačka 25. Uputstva). Kada se završi pregledanje pošte, onda se pristupa
izvršenju sljedeće radnje, a to je signiranje pošte. Ovu radnju takođe vrši rukovodilac, odnosno
službeno lice ovlašteno za otvaranje i pregledanje pošte. Signiranje predstavlja radnju kojom se pošta
raspoređuje na organizacione jedinice, odnosno radna mjesta koje su nadležne za rješavanje pošte.
Signiranje se vrši prema rješenju o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad, koje se donosi na
osnovu tačke 24. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja i koje je objašnjeno u okviru te tačke.
Prema tome, za službenika pisarnice signiranje znači uputu kojoj će organizacionoj jedinici, odnosno
radnom mjestu dostaviti akt, odnosno predmet u rad.
Signiranje pošte vrši se tako što se u gornjem desnom uglu akta (podneska), na slobodnom
prostoru, treba da upišu tri podatka, a to su: broj organizacione jedinice koja je nadležna za rješavanje
akata, drugo, datum otvaranja pošte, i treće potpis lica koje je signiralo poštu. Ako naprimjer, podnesak
pripada organizacionoj jedinici broj 04, a pošta otvorena 12. XII/02, u tom slučaju, signatura pošte
treba da glasi na sljedeći način: 04/12.12/02 i potpis. Na isti način se postupa kod organa i službi u
kojima ne postoje organizaione jedinice, već su za primanje pošte u rad ovlašteni službenici koji se
nalaze na određenim radnim mjestima.
(4) Vraćanje signirane pošte pisarnici (tačka 26. Uputstva). Rukovodilac organa, odnosno
službeno lice koje je izvršilo signiranje službene pošte, tu poštu odmah nakon završenog signiranja
treba da dostavi pisarnici na dalji rad. Kada se izvrši ova radnja, time su u cjelini izvršene radnje koje
se odnose na otvaranje, pregledanje i signiranje pošte.
3. Zavođenje akata
Zavođenje akata predstavlja petu osnovnu radnju u kancelarijskom poslovanju. Ova radnja se
vrši poslije izvršenog signiranja pošte i dostave te pošte pisarnici na dalji rad. Radnja zavođenja akata
regulisana je u odredbama tač. 27. do 42. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Ovu radnju
vrši službenik pisarnice.
Zavođenje akata predstavlja radnju koja se sastoji u tome da se svaki podnesak, odnosno akt
zavede (upiše) u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije. Pri vršenju te radnje, mora se voditi računa o
vremenu kada treba vršiti zavođenje akata u te evidencije. To pitanje regulisano je u odredbama tačke
27. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja, i to na sljedeći način:
(a) vrijeme zavođenja akata u osnovne knjige evidencije (tačka 27. Uputstva). Zavođenje
akata u osnovne knjige evidencije treba izvršiti istoga dana kada je službenik pisarnice primio signiranu
poštu. O tom roku službenik pisarnice mora strogo da vodi računa i dužan je sve učiniti da se pošta
zavede tog dana. Samo izuzetno, i to samo ako postoje jaki objaktivni razlozi, zavođenje pošte može se
izvršiti najkasnije narednog dana, s tim da se tog dana mora izvršiti prije zavođenja nove pošte. Ali, u
ovom slučaju, u evodenciji se mora upisati datum kada je pošta trebala biti zavedena u knjige
evidencije. Ti datumi su važni sa stanovišta rokova koji su zakonom predviđeni za rješavanje akata, jer
kašnjenje u zavođenju akata ne smiju ići na štetu stranke. Prema tome, službenik pisarnice je dužan u
tim pitanjima strogo postupati na način predviđen u tački 27. Uputstva o vršenju kancelarijskog
poslovanja. Redoslijed (prioritet) u zavođenju akata mora biti sljedeći:
- prvo se zavode telegrami i hitni akti. Takvi akti se, odmah poslije zavođenja, moraju dostaviti
u rad nadležnom službeniku. To se treba učiniti prije nego se izvrši zavođenje ostalih akata (ako ih
ima), jer se takvi akti moraju da riješe u što kraćem roku, a često i istoga dana kada su stigli. Prema
tome, važno je da službenik ovlašten za rješavanje tog akta takav akt primi u što kraćem roku i o tome
službenik pisarnice mora strogo da vodi računa.
- drugo, kada se izvrši zavođenje i dostavljanje u rad akata iz prethodne alineje, onda se vrši
zavođenje akata koji se moraju riješiti u određenom roku (upravni predmeti),
- treće, nakon akata iz prethodne alineje, zavode se svi ostali akti.
Prema tome, službenik pisarnice je dužan, prije pristupanja zavođenju akata u odgovarajuće
osnovne knjige evidencije, provjeriti da li u primljenoj signiranoj pošti ima telegrama i hitnih akata.
Ako utvrdi da ima takvih akata, u tom slučaju se prvo mora postupiti na način predviđen u alineji 1., a
ako takvih akata nema, onda se zavođenje akata vrši prema alineji 2. koja je gore navedena.
(b) postupak zavođenja akata. Zavođenje akata kao osnovne radnje ostvaruje se putem vršenja
više posebnih radnji, a to su:
- prva radnja je određivanje klasifikacione oznake osnovne grupe u koju akt spada,
- druga radnja je određivanje podgrupe, ako su podgrupe utvrđene u organu uprave, odnosno
službi za upravu,
- treća radnja je razvrstavanje akata u dvije grupe (upravni predmeti) i ostali predmeti,
- četvrta radnja je upisivanje podenesaka (akata) u osnovne knjige evidencije.
(1) Pojam klasifikacionih oznaka za predmete i akte. Ove oznake regulisane su u odredbama
tač. 2. do 4. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
U tim odredbama sve društvene oblasti o kojima odlučuju organi uprave, odnosno službe
razvrstane su u određene grupe. Te grupe formirane su po principu, da predmeti i akti iz iste i slične
oblasti predstavlju istu grupu. Svaka grupa obilježena je brojčanim klasifikacionim oznakama (pojam
klasifikacije potiče od latinske riječi: klassificacio: što znači – podjela, raspored, razvrstavanje). Na taj
način utvrđeno je ukupno 49 osnovnih grupa koje su obilježene arapskim dvocifrenim brojevima,
počev od 01 do 49. Svaka grupa ima svoj naziv i sadržaj materije koja spada u tu grupu. Posljednja
klasifikaciona oznaka obilježena je brojem 49 i ona ima rezervni karakter, jer se u tu grupu zarvrstavaju
oni predmeti i akti koji se ne mogu razvrstati ni u jednu grupu od broja 01 do 48. Prema tome, broj
klasifikacione oznake služi za razvrstavanje predmeta i akata u odgovarajuću oblast u koju spada. Na
primjer, ako se akt odnosi na odbranu, u tom slučaju taj akt spada u klasifikacionu oznaku broj 03, što
predstavlja osnovnu grupu "Obrana-odbrana".
(2) Način određivanja klasifikacione oznake za predmete i akte. Ovo je prva radnja koja se
mora izvršiti prije nego se pristupi upisivanju podataka u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije.
Određivanje klasifikacione oznake ima za cilj da se za konkretni akt ili predmet odredi oblast u koju
spada (napr. u oblast carina ili oblast odbrane, ili oblast rudarstva i industrije itd.). Praktično
određivanje klasifikacione oznake određenom aktu vrši se na sljedeći način, i to:
- prvo se mora da utvrdi na koju se materiju akt odnosi. To se utvrđuje uvidom u naziv akta ili
uvidom u njegov sadržaj,
- drugo, kada se utvrdi materija na koju se akt odnosi, onda se vrši uvid u odredbe tač. 2. do 4.
Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja, kako bi se pronašla osnovna grupa u koju akt spada, a
time i broj klasifikacione oznake grupe u koju akt spada. Ova činjenica se treba uvijek da utvrdi
neposrednim uvidom u navedene odredbe Uputstva, jer se jedino tako može pravilno i na pouzdan
način utvrditi osnovna grupa u koju akt spada. Nije dobro da se određivanje grupe vrši napamet, jer je
to rizično, pošto ima puno grupa (49), pa je nemoguće svaku grupu po nazivu i brojčanoj oznaci znati
napamet. To znači da Uputstvo treba stalno biti prisutno na stolu kada se radi na zavođenju akata i da
se uvijek izvrši uvid u odredbe tač. 2. do 4. Uputstva, kada se dođe do radnje koja se odnosi na
određivanje klasifikacione oznake.
Na primjer: Ako se iz akta utvrdi da se on odnosi na neko pitanje iz oblasti carina, onda se
uvidom u tačku 2. Uputstva, utvrđuje da taj akt spada u osnovnu grupu carina i da ima klasifikacionu
oznaku broj 16. Na taj način utvrđena je osnovna grupa i klasifikaciona oznaka tog akta.
(3) Pojam i način određivanja podgrupa u okviru osnovne grupe (tačka 4a.Uputstva).
Izmjenama i dopunama Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja, koje je objavljeno u "Službenim
novinama Federacije BiH", broj 49/98, predviđena je mogućnost da se u okviru osnovne grupe odrede
podgrupe. Te podgrupe nisu određene Uputstvom, već je dato ovlaštenje rukovodiocu organa uprave,
odnosno službe za upravu, da sam odredi podgrupe. Te podgrupe mogu se odrediti samo za one akte i
predmete iz osnovne grupe koje se nalaze u nadležnosti organa uprave, odnosno službe za upravu.
Određivanje podgrupa nije obavezno, što znači da svaki rukovodilac organa, odnosno službe,
samostalno odlučuje o tom pitanju.
Određivanje podgrupa vrši se rješenjem koje donosi rukovodilac organa uprave, odnosno službe za
upravu. To se vrši na sljedeći način: iza broja kvalifikacione oznake osnovne grupe (to su grupe
utvrđene u odredbama tačke 2. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja), stavlja se kosa ili prava
crta i dodaje arapski broj podgrupe počevši od broja 1, 2, 3 i tako redom koliko se odredi podgrupa. U
okviru jedne osnovne grupe može se odrediti više podgrupa, s tim što se broj osnovne grupe ne mijenja,
samo se mijenja broj podgrupe. Kako to izgleda, može se pokazati na aktima koji spadaju u osnovnu
grupu unutrašnji poslovi. Ti poslovi spadaju u osnovnu grupu koja ima klsifikacionu oznaku broj 04, pa
bi podgrupe u rješenju mogle biti određene na sljedeći način:
- 04 Unutrašnji poslovi, a podgrupe su:
- 04/1 – Državljanstvo,
- 04/2 – Javni red i mir,
- 04/3 – Kriminalitet, itd.
Iz navedenog primjera je vidljivo da navedene podgrupe zaista čine posebne cjeline. Njihovim
određivanjem lakše se vrši arhiviranje riješenih predmeta i akata, jer će se navedene podgrupe arhivirati
kao tri posebne cjeline, a sve će biti u okviru iste osnovne grupe koja ima klasifikacionu oznaku broj
04 – unutrašnji poslovi.
Broj klasifikacione oznake osnovne grupe i broj podgrupe čine jednu cjelinu i uvijek se upisuju u
istu rubriku osnovnih knjiga evidencije koja je predviđena za broj klasifikacione oznake osnovne
grupe. Isto to važi i za druge evidencije u kojima je predviđena rubrika za broj klasifikacione oznake
osnovne grupe, kao što je: prijemni štambilj, broj službenog akta itd.
Rješenje kojim budu utvrđene podgrupe mora biti dostavljeno pisarnici kako bi službenik pisarnice
mogao na osnovu tog rješenja određivati brojčane oznake podgrupe prilikom zavođenja akata u
osnovne knjige evidencije.
Brojčana oznaka podgrupe određenom aktu utvrđuje se nakon što se prethodno odredi broj
klasifikacione oznake osnovne grupe, a onda uvidom u rješenje kojim su određene podgrupe, utvrđuje
se broj podgrupe u koju je taj akt razvrstan.
Cilj određivanja podgrupe jeste u tome da se lakše može vršiti arhiviranje predmeta po određenim
pitanjima koja predstavljaju samostalnu cjelinu.
(4) Razvrstavanje akata na upravne predmete i ostale akte. Prije nego što se pristupi upisivanju
podataka u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije, službenik pisarnice mora da izvrši razvrstavanja
predmeta i akata u dvije grupe, a to su:
- prvu grupu čine predmeti i akti koji spadaju u upravni postupak (upravno rješavanje). Ovu grupu
predmeta čine predmeti koji se upisuju u UP-1 i UP-2,
- drugu grupu čine predmeti i akti koji ne spadaju u upravni postupak (ne rješavaju se u upravnom
postupku). Ovu grupu čine predmeti i akti koji se upisuju u Djelovodnik predmeta i akata ili u
Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu.
To razvrstavanje na dvije grupe vrši se na način propisan u odredbama stava 2. do 5. tačke 29.
Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Razvrstavanje je potrebno radi toga da bi se na taj način
odredilo u koju osnovnu knjigu evidencije treba zavesti određeni akt, odnosno predmet. Razvrstavanje
signirane pošte u gore navedene dvije grupe vrši se tako što je potrebno uvidom u poštu utvrditi da li
ima predmeta i akata koji spadaju u upravni postupak (upravno rješavanje) ili ne. Ako se utvrdi da u
pošti nema akata koji spadaju u upravni postupak, time je istovremeno određeno da se u pošti nalaze
samo predmeti ili akti koji spadaju u drugu grupu, a to su predmeti i akti koji ne spadaju u upravni
postupak (upravno rješavanje). Osnovna karakteristika predmeta i akata koji spadaju u upravni
postupak je u tome što se ti akti moraju završiti (riješiti) donošenjem rješenja ili zaključka i uvijek se
moraju odnositi na odlučivanje o nekom pravu ili obavezi građana (stranaka) ili pravnih lica. Prema
tome, na osnovu te dvije činjenice, utvrđuje se da li određeni predmet ili akt spada u upravni postupak
ili ne.
Kada se utvrdi da određeni predmet ili akt spada u upravni postupak time je utvrđeno da se taj akt
treba da zavede u jedan od dva upisnika (UP-1 ili UP-2). U UP-1 upisuju se predmeti i akti koji se
rješavaju u prvostepenom upravnom postupku, a u UP-2 upisuju se predmeti i akti koji se rješavaju u
drugostepenom upravnom postupku, a to su predmeti u kojima je izjavljena žalba ili neki drugi pravni
lijek na prvostepeno rješenje.
Međutim, kada se utvrdi da određeni predmet ili akt ne spada u upravni postupak, u tom slučaju je
utvrđeno da se takav predmet ili akt treba da zavede u jedan od dva djelovodnika, a to je Djelovodnik
predmeta i akata ili Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu, zavisno od toga da li se radi o
običnoj pošti ili o pošti koja sadrži određenu vrstu tajne.
4. Osnovne knjige evidencije

i način njihove popune
Osnovne knjige evidencije predstavljaju knjige u koje se upisuju svi predmeti i akti koji se
nalaze u nadležnosti organa uprave, odnosno službe za upravu i o kojima odlučuju ti organi i službe. Te
knjige čine potpunu i cjelovitu evidenciju iz nadležnosti organa uprave i službi za upravu. Postoji pet
(5) osnovnih knjiga evidencije koje su predviđene u odredbi stava 3. člana 5. Uredbe o kancelarijskom
poslovanju. Te knjige su:
- Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP – 1),
- Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP – 2),
- Djelovodnik predmeta i akata,
- Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu, i
- Arhivska knjiga (način vođenja ove knjige objašnjava se u okviru arhivskog poslovanja).
Kada se izvrši razvrstavanje pošte na upravne predmete i ostale akte, na način objašnjen u
prethodnoj tački, koje treba zavesti, tek tada se može pristupiti zavođenju tih akata i predmeta u
odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije. Upis podataka u pojedine rubrike knjige evidencije vrši se
prema uputama koje su date uz svaku knjigu, a one su odštampane na prvoj unutrašnjoj stranici svake
knjige. Treba paziti da se svaka rubrika osnovne knjige evidencije popunjava čitko i pregledno
predviđenim podacima. Ako se prilikom upisa podataka učine takve greške da će pojedine rubrike biti
nejasne, u tom slučaju potrebno je poništiti taj upis što se vrši tako da se sve rubrike tog upisa precrtaju
vodoravnom linijom, a upis tog akta izvršiti u prvom narednom slobodnom redu.
Upis podataka u osnovne knjige evidencija vrši se na način regulisan u tač. 32. do 35. Uputstva
o vršenju kancelarijskog poslovanja, i to prema sljedećem:
(1) Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1), tačka 32. Uputstva. U ovaj
upisnik upisuju se samo akti, odnosno predmeti koji se odnose na prvostepeno upravno rješavanje. To
su akti o kojima se mora voditi upravni postupak i donositi prvostepeno rješenje. Ovdje se radi o
podnescima kojima se stranke (građani) ili pravna lica obraćaju organu uprave sa zahtjevom da se riješi
neko njihovo pravo ili obaveza utvrđena zakonom. Prema tome, ovaj upisnik mora imati svaki organ
uprave, odnosno služba za upravu koji u svojoj nadležnosti imaju prvostepeno upravno rješavanje.
Upisnik se mora da vodi bez obzira na broj akata koji se odnose na prvostepeno upravno rješavanje, jer
se ti akti ne mogu voditi u drugim knjigama evidencije. Praktično ovaj upisnik mogu imati opštinske i
gradske službe za upravu, zatim kantonalni organi uprave i federalni organi uprave.
Upisnik UP-1 vodi se na obrascu broj 3. koji je predviđen u stavu 5. tačke 32. Uputstva o
vršenju kancelarijskog poslovanja. Ovaj upisnik ima ukupno 18 rubrika i u svaku rubriku se upisuju
podaci predviđeni u nazivu rubrike. Za rubrike koje nisu dovoljno jasne, data su bliža objašnjenja u
uputi za popunjavanje, a ta uputa nalazi se odštampana na prvoj unutrašnjoj stranici upisnika i treba da
se koristi prilikom upisa podataka. U vezi popunjavanja rubrika upisnika UP-1 ukazuje se na sljedeće:
a) rubrike broj 1 do 6 Upisnika. Ove rubrike popunjavaju se sve istovremeno i moraju biti sve
popunjene za sve zahtjeve koji se u toku jedne godine upišu u taj upisnik. Popunjavanje tih rubrika vrši
se onda kada službenik pisarnice primi signiranu poštu od rukovodioca organa ili službenika koji je
ovlašten za otvaranje, pregledanje i signiranje pošte. Popunjavanje tih rubrika vrši se na sljedeći način:
- u rubriku broj 1 (koja ima naziv redni broj) upisuju se arapski brojevi počev od broja 1,2,3,4 i
tako redom za sve akte koji se u toku jedne kalendarske godine upišu u Upisnik. Upisivanje počinje od
1. januara, a završava sa 31. decembrom kalendarske godine. Ta rubrika pokazuje koliko je predmeta i
akata bilo u toku godine u prvostepenom upravnom rješavanju.
- u rubriku broj 2 upisuje se naziv podnosioca zahtjeva. Ako je podnosilac fizičko lice, u tom
slučaju upisuje se ime i prezime tog lica, a ako je podnosilac pravno lice (neko preduzeće, ustanova,
udruženje i sl.), upisuje se naziv tog pravnog lica i sjedište (napr. Osnovna škola "Hasan Kikić"
Hrasnica). Ovi podaci se uzimaju iz zahtjeva (podneska) stranke i oni se, po pravilu, nalaze u zaglavlju
zahtjeva.
- u rubriku broj 3 upisuje se naziv pitanja na koje se podnesak (zahtjev) odnosi. Za tu rubriku
dato je objašnjenje u tački 1. Upute za popunjavanje. I ova činjenica se uzima iz podneska, a obično je
saržana u nazivu zahtjeva koji se nalazi na prvoj stranici podneska. Treba nastojati da se taj podatak
upiše što kraće, ali tako da se može vidjeti na koje se pitanje odnosi.
- u rubriku broj 4 upisuje se datum prijema zahtjeva. Ovdje se mora upisati datum kada je organ
uprave zahtjev stvarno primio. To znači ako se upis ne vrši onoga dana kada je zahtjev primljen već
kasnije (drugi ili treći dan) , u tom slučaju mora se upisati datum prijema zahtjeva, a ne datum upisa u
uspisnik. To je važno radi računanja zakonskog roka za rješavanje zahtjeva, a taj rok se računa od
datuma kada je stranka predala zahtjev organu uprave, odnosno službi za upravu, a ne od dana upisa,
ako upis nije izvršen istoga dana kada je zahtjev primljen.
- u rubriku broj 5 upisuje se samo broj organizacione jedinice, odnosno broj radnog mjesta, koje
su rješenjem ovlaštene za primanje pošte u rad. Za način popune te rubrike dato je šire objašnjenje u
tački 2. Upute za popunjavanje, pa to objašnjenje treba koristiti. Podaci o brojčanim oznakama tih
jedinica, odnosno radnih mjesta, uzimaju se iz rješenja o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad,
o kojem je dato šire objašnjenje u prethodnom izlaganju (glava III tačka 3.). Broj organizacione
jedinice, odnosno radnog mjesta nalazi se u signaturi kojom je izvršeno signiranje pošte od strane
rukovodioca organa ili drugog službenog lica koje je ovlašteno za otvaranje, pregledanje i signiranje
pošte. Signatura se, po pravilu, nalazi u gornjem desnom uglu prve stranice zahtjeva stranke, pa se
može koristiti ta signatura.
- u rubriku broj 6. upisuje se broj klasifikacione oznake osnovne grupe u koju zahtjev spada.
Radi se o brojčanoj oznaci koja za određeni zahtjev bude utvrđena na način objašnjen u podtački (2)
tački 3. koja je gore navedena. Ovdje se radi o brojčanim oznakama (01 do 49) koje su propisane u
odredbama tačke 2. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
Pored toga, u rubriku broj 6 upisuje se i broj podgrupe. Ovo važi samo za organe uprave i
službe za upravu, u kojima je rukovodilac organa, odnosno službe, u skladu sa odredbom tačke 4a.
Uputstva o izmjenama i dopunama Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja, donio rješenje o
određivanju podgrupa. O određivanju tih podgrupa dato je šire objašnjenje u podtački (3) tački 3. gore
navedenoj. Upisivanje podgrupe u tačku 6. vrši se tako što se prvo upiše broj klasifikacione oznake
osnovne grupe, a onda stavi kosa linija (crta) i upiše broj podgrupe (napr. ako neki akt spada u
klasifikacionu oznaku osnovne grupe broj 04, a podgrupa ima broj 2, u tom slučaju rubrika broj 6. bi
bila popunjena na slejdeći način: 04/2 itd.).
Nakon što se popune sve gore navedene rubrike, onda se predmet priprema za dostavljanje u rad
nadležnom službeniku. Priprema se vrši tako što se na podnesak stavlja otisak prijemnog štambilja, a
onda se podnesak sa prilozima stavlja u omot za spis, o čemu se u narednom izlaganju daje šire
objašnjenje.
b) rubrike broj 7 do 16 Upisnika. Ove rubrike sadrže podatke o načinu kako je zahtjev stranke riješen.,
pa se te rubrike popunjavaju onda kada predmet bude riješen. Rubrike broj 7 do 11 popunjavaju se
onda kada je zahtjev stranke riješen u zakonskom roku, a rubrike broj 12 do 16 popunjavaju se onda
kada zahtjev stranke nije riješen u zakonskom roku. Ovdje se radi o rokovima za rješavanje predmeta u
upravnom postupku koji su utvrđeni u odredbama člana 216. Zakona o upravnom postupku, i postoje
tri roka, a to su:
- za skraćeni postupak – rok je 15 dana od dana prijema zahtjeva,
- za posebni ispitni postupak – rok je 30, odnosno 60 dana od dana prijema zahtjeva stranke.
Prema tome, službenik pisarnice je dužan, prije popunjavanja neke od rubrika broj 7. do 16.,
utvrditi da li je zahtjev riješen u roku ili nije. Taj rok se utvrđuje na osnovu datuma koji je upisan u
rubriku broj 4 Upisnika i datuma koji je upisan u zaglavlju rješenja ili zaključka kojim je zahtjev
stranke riješen. Ako se na taj način utvrdi da je zahtjev riješen najkasnije u roku od 60 dana, u tom
slučaju, koriste se rubrike broj 7. do 11., a ako se utvrdi da je zahtjev stranke riješen poslije isteka roka
od 15 dana (za skraćeni postupak), odnosno poslije isteka roka od 60 dana (za posebna ispitni
postupak), u tom slučaju koriste se rubrike broj 12. do 16. Upisnika.
Popuna rubrika broj 7 do 16 Upisnika vrši se onda kada službenik pisarnice primi predmet
riješen od strane ovlaštenog službenika, pa se onda treba da izvrši razvođenje akata i predmeta, a to je
radnja koja je regulisana u tački 58. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Ovdje se popunjava
samo jedna rubrika, i to ona koja se odnosi na način kako je zahtjev stranke riješen. Popuna navedenih
rubrika vrši se na sljedeći način:
- rubrika broj 7 popunjava se onda ako je predmet ustupljen drugom organu, ili drugoj službi na
nadležno rješavanje. Popuna rubrike vrši se na način objašnjen u tački 4. Upute za popunjavanje.
Podatak za tu rubriku uzima se iz službenog akta koji se nalazi u spisu predmeta u kojem je navedeno
da se zahtjev stranke treba da dostavi drugom organu uprave, odnosno službi za upravu koji su
nadležni za rješavanje tog zahtjeva. Nakon popune te rubrike, spis se dostavlja organu, odnosno službi
koji su označeni da im se predmet ustupa na nadležno rješavanje.
- rubrika broj 8 popunjava se onda ako je zahtjev stranke odbačen. Taj podatak uzima se
uvidom u rješenje ili zaključak koji se nalazi u spisu predmeta kojim je zahtjev stranke riješen. U ovu
rubriku upisuje se samo datum koji je upisan u zaglavlju rješenja ili zaključka. Popuna rubrike vrši se
na način objašnjen u tački 5. Upute za popunjavanje (napr. u zaglavlju rješenja upisan je datum 3.
01/03 god., u tom slučaju taj datum treba u cjelini upisati u rubriku broj 8., a to znači 3. 01/03 god.).
- rubrika broj 9 popunjava se onda ako je rješenjem zahtjev stranke odbijen, dok se rubrika broj
10. popunjava onda ako je rješenjem zahtjev stranke uvažen, a to znači udovoljeno zahtjevu stranke
(priznato pravo koje je stranka tražila napr. izdata građevinska dozvola). Rubrika broj 11. popunjava se
onda ako je zaključkom postupak obustavljen. U sva tri slučaja u rubrike broj 9, 10 i 11 upisuje se
samo datum koji je upisan u zaglavlju rješenja, odnosno zaključka. I ovdje se postupa na način
objašnjen u prethodnoj alineji za popunu rubrike broj 8.
Rubrike broj 12 do 16 Upisnika, kao što je gore navedeno, popunjavaju se onda kada je zahtjev
stranke riješen poslije isteka roka od 15, odnosno 60 dana. I u ovom slučaju popunjava se samo jedna
(1) rubrika, i to ona koja se odnosi na način kako je zahtjev stranke riješen. Popuna rubrika broj 12. do
16. vrši se u cjelini na isti način koji je gore objašnjen za popunu rubrika broj 7 do 11 Upisnika.
c) rubrika broj 17 Upisnika. Ova rubrika popunjava se samo kod onih predmeta u kojima
stranka izjavi žalbu ili drugi pravni lijek na prvostepeno rješenje. Rubrika se popunjava onda kada
drugostepeni organ riješi žalbu i predmet varti prvostepenom organu, odnosno službi. Kada službenik
pisarnice primi spis u kojem je drugostepeni organ riješio žalbu, onda pristupa popuni rubrike broj 17.
U tu rubriku moraju se upisati dva podatka, i to: prvo se upisuje naziv odluke kojom je žalba riješena, a
to su: odbačena ili odbijena ili uvažena ili obustavljena i drugo, datum kada je ta odluka donešena. Oba
podatka uzimaju se iz rješenja ili zaključka kojima je žalba riješena. Naziv odluke uzima se iz
dispozitiva rješenja ili zaključka, a datum iz zaglavlja rješenja, odnosno zaključka. Napr. ako je žalba
odbačena, a u zaglavlju donešenog rješenja je upisano da je rješenje donešeno 14.01. /03, u tom slučaju
u rubriku broj 17. treba upisati sljedeće podatke, i to:"odbačena, 14.01./03", a ako je žalba odbijena, a
datum donošenja rješenja je 16.01/03, u tom slučaju u rubriku broj 17. treba upisati sljedeće: "odbijena
– 16.01/03" itd.
d) rubrika broj 18 Upisnika. Ova rubrika popunjava se samo kod onih predmeta kod kojih je
stranka protiv rješenja pokrenula upravni spor kod nadležnog suda. Nadležni sud je kantonalni sud ili
Vrhovni sud Federacije BiH. Rubrika broj 18. popunjava se onda kada službenik pisarnice primi
odluku suda kojom je riješena tužba stranke. Ta rubrika popunjava se na isti način i istim podacima koji
su objašnjeni u prethodnoj tački c) za popunjavanje rubrike broj 17.
Zaključivanje UP-1. Na kraju kalendarske godine, iza posljednjeg upisa koji bude izvršen 31.
decembra, vrši se zaključivanje upisnika. To se vrši službenom zabilječkom. U tu zabilješku upisuju se
podaci predviđeni u odredbi stava 3. tačke 32. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
Zaključivanje treba izvršiti na kraju radnog vremena 31. decembra, ili prvog radnog dana u januaru
naredne godine.
Ako upisnik nije u cjelini iskorišten, u tom slučaju, on se koristi i za narednu kalendarsku
godinu. Korištenje počinje tako što se nakon sastavljanja službene zabilješke o zaključivanju upisnika
za završenu kalendarsku godinu, na prvoj sljedećoj čistoj stranici (na početku) treba upisati broj
kalendarske godine (napr. 2003 god.), a onda početi sa upisivanjem predmeta i akata, s tim da se počne
od rednog broja 1,2,3 i tako redom. Popuna rubrika vrši se na isti način na koji je vršen u prethodnoj
godini.
(2) Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP-2-Tačka 33. Uputstva). U ovaj upisnik
upisuju se podnesci stranaka koji se odnose na drugostepeni upravni postupak. To su, po pravilu, žalbe,
prigovori ili drugi pravni lijekovi koji se izjavljuju protiv prvostepenih rješenja donešenih u
prvostepenom upravnom postupku. Ovaj upisnik trebaju imati samo oni organi uprave ili službe za
upravu koji u svojoj nadležnosti imaju drugostepeno upravno rješavanje. To su, po pravilu, organi u
opštini, gradu, kantonu i federaciji koji su, prema odredbama čl. 233. do 226. Zakona o upravnom
postupku, nadležni za rješavanje u drugostepenom upravnom postupku.
Upisnik (UP-2) vodi se na obrascu broj 4. koji je predviđen u odredbi stava 5. tačke 33. Uputstva o
vršenju kancelarijskog poslovanja.
Ovaj upisnik ima ukupno 17 rubrika, ali se sve rubrike ne popunjavaju istovremeno,
već u različito vrijeme i to po sljedećem redoslijedu: prvo se popunjavaju rubrike broj 1 do 6,
onda rubrike broj 7 do 16 i na kraju rubrika broj 17. Popuna svih tih rubrika vrši se na sljedeći
način, i to:
a) rubrike broj 1 do 6 Upisnika. Ove rubrike se prve popunjavaju i moraju biti sve popunjene
istovremeno. Popuna se vrši u vrijeme kada nadležni organ uprave primi žalbu ili drugi pravni lijek
izjavljen na prvostepeno rješenje. Rubrike se popunjavaju na sljedeći način:
- u rubriku broj 1 upisuju se arapski brojevi, počev od broja 1,2,3 i tako redom. Upis počinje 1.
januara, a završava 31. decembra kalandarske godine. Ti brojevi predtavljaju broj (redni broj) pod
kojim je zavedena žalba izjavljena protiv prvostepenog rješenja.
- u rubriku broj 2 upisuje se naziv, odnosno ime podnosioca žalbe. Upis se vrši na način
objašnjen u tački 1. Upute za popunjavanje, koja je odštampana na prvoj unutrašnjoj stranici Upisnika.
Na primjer, ako je podnosilac žalbe fizičko lice, u rubriku se upisuju dva podatka: ime i prezime i
adresa tog lica, a ako je žalbu podnijelo pravno lice (preduzeće, ustanova i dr.) upisuje se naziv tog lica
i njegovo sjedište. Ti podaci uzimaju se iz žalbe, a oni se, po pravilu, nalaze na prvoj stranici u
zaglavlju žalbe.
- u rubriku broj 3 upisuje se naziv organa uprave, odnosno naziv službe za upravu koji su
donijeli prvostepeno rješenje na koje je izjavljena žalba. I ovi podaci uzimaju se iz zaglavlja ili iz
naziva predmeta žalbe koji se nalazi ispod zaglavlja žalbe.
- u rubriku broj 4 upisuje se datum prijema žalbe. Ako je žalba primljena 12.01/03 upisuje se taj
datum. Ako se upis ne vrši istoga dana kada je žalba primljena, već drugi ili treći dan , u tom slučaju
mora se upisati datum kad je žalba primljena, a ne datum upisa. I u ovom slučaju taj datum je važan za
određivanje roka u kojem se žalba ima riješiti.
- u rubriku broj 5 upisuje se samo broj organizacione jedinice, odnosno radnog mjesta koje je
nadležno za rješavanje žalbe. Taj broj se upisuje na način objašnjen u tački 2. Upute za popunjavanje.
Broj organizacione jedinice uzima se iz signature kojom je rukovodilac organa, odnosno drugo
službeno lice izvršilo signiranje pošte. Ta signatura, po pravilu, nalazi se u gornjem desnom uglu prve
stranice žalbe.
- u rubriku broj 6 upisuje se broj klasifikacione oznake osnovne grupe u koju žalba spada. To je
broj osnovne grupe (01 do 49) koje su predviđene u odredbi tačke 2. Uputstva o vršenju kancelarijskog
poslovanja. Taj broj se određuje na način objašnjen za rubriku broj 6. UP-1. Napr. ako se žalba odnosi
na oblast unutrašnjih poslova, u tom slučaju, žalba spada u klasifikacionu oznaku broj 04, pa u rubriku
broj 6. treba upisati broj "04".
Pored toga, u rubriku broj 6 upisuje se i broj podgrupe, ako su te podgrupe određene. Radi se o
podgrupama koje su objašnjene kod rubrike broj 6. UP-1, u prethodnoj tački (1), pa se broj podgrupe i
u ovom slučaju određuje i upisuje na isti način koji je objašnjen u pomenutoj tački.
b) rubrike broj 7 do 16 Upisnika. U ove rubrike upisuju se podaci koji se odnose na način na
koji je žalba riješena. Popunjava se samo jedna rubrika i to ona koja se odnosi na odluku kako je žalba
riješena. Rubrika se popunjava onda kada službenik pisarnice primi spis sa drugostepenim rješenjem ili
zaključkom od službenika koji je rješavao žalbu. Ovdje su predviđene posebne rubrike za žalbe koje su
riješene u zakonskom roku, a posebne rubrike za žalbe koje nisu riješene u roku, što je predviđeno na
sljedeći način, i to:
- rubrike broj 7 do 11 Upisnika, odnose se na žalbe koje su riješene u zakonskom roku,a
- rubrike broj 12 do 16 odnose se na žalbe koje nisu riješene u zakonskom roku.
Rok za rješavanje žalbe utvrđen je u članu 244. Zakona o upravnom postupku i iznosi 30 dana
računajući od dana prijema žalbe. Prema tome, službenik pisarnice je obavezan da prije upisivanja
podataka u odgovarajuću rubriku, utvrdi da li je žalba riješena u roku ili nije. Taj rok utvrđuje se na
osnovu datuma upisanog u rubriku broj 4 Upisnika i datuma koji se nalazi u zaglavlju drugostepenog
rješenja ili zaključka kojima je žalba riješena. Ako se na osnovu ta dva datuma utvrdi da je žalba
riješena u roku od 30 dana, u tom slučaju popunjava se jedna od rubrika broj 7 do 11, a ako je žalba
riješena poslije isteka roka od 30 dana, u tom slučaju podatak o načinu riješene žalbe upisuje se u jednu
od rubrika broj 12 do 16. U oba slučaja, popunjava se samo ona rubrika koja se odnosi na odluku
kojom je žalba riješena. U tu rubriku upisuju se dva podatka, i to: naziv odluke koja je donešena po
žalbi i datum donošenja rješenja ili zaključka. Ti podaci uzimaju se iz rješenja odnosno zaključka, i to:
datum se uzima iz zaglavlja, a naziv odluke po žalbi iz dispozitiva rješenja, odnosno zaključka. Na
primjer, ako je žalba "odbačena", a rješenje donešeno 15.01/03, u tom slučaju popunjava se rubrika
broj 8. (ako je žalba riješena u roku), odnosno popunjava se rubrika broj 13 (ako žalba nije riješena u
roku) i to tako što se upisuju sljedeći podaci: "odbačena – 15.01/03", a ako je žalba "odbijena" onda se
popunjava rubrika broj 9, odnosno rubrika broj 14, i to sljedećim podatkom: "odbijena- 15.01/03", itd.
c) rubrika broj 17 Upisnika. Ova rubrika popunjava se samo kod onih predmeta u kojima je
protiv drugostepenog rješenja pokrenut upravni spor kod nadležnog suda. Za federalne organe uprave
upravni spor rješava Vrhovni sud Federacije BiH, a za kantonalne i opštinske organe upravni spor
rješava kantonalni sud. Popuna te rubrike vrši se onda kada službenik pisarnice primi spis i odluku
nadležnog suda kojom je riješena tužba stranke u tom predmetu. I ovdje se u rubriku upisuju dva
podatka, i to: naziv odluke po tužbi i datum donošenja sudske odluke. Oba podatka uzimaju se iz
zaglavlja i izreke sudske odluke (presude ili rješenja). Napr. ako je tužba odbačena,. a odluka donešena
20.01/03, u tom slučaju u rubriku broj 17 treba upisati sljedeće: "odbačena – 20.01/03".
I ovaj upisnik se zaključuje nakon isteka 31. decembra. Zaključivanje se vrši na isti način koji je gore
objašnjen u okviru tačke (1) za zaključivanje UP-1.
(3) Djelovodnik predmeta i akata (tačka 34. Uputstva). Ovaj djelovodnik namijenjen je za sve
akte iz nadležnosti organa uprave, odnosno službe za upravu koji ne spadaju u upravne predmete
(prvostepene i drugostepene) i u predmete koji predstavljaju određenu vrstu tajne (državna, poslovna,
vojna i druga tajna). Prema tome, ovdje se upisuju svi akti koji se odnose na informacije, analize,
izvještaje, uvjerenja, stručna objašnjenja, ugovore, naredbe, podzakonske propise koje donosi
rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu, akta poslovanja, rješenja o formiranju radnih
grupa, komisija i drugih tijela, rješenja i drugi akti koji se odnose na radne odnose, plaće, i druga
primanja i naknade i druge akte koji se ne zavode u upisnik prvostepenog i upisnik drugostepenog
upravnog postupka (u UP-1 i UP-2) i u Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu pošte. To znači
da ovaj djelovodnik moraju imati svi organi uprave (kantonalni i federalni) i sve opštinske i gradske
službe za upravu i sve vrste stručnih i drugih službi zakonodavnih i izvršnih organa vlasti. Taj
djelovodnik se često naziva Djelovodnik za običnu poštu, jer se u njemu ne upisuju akti koji
predstavljaju tajnu.
Očigledno je da se u ovaj djelovodnik upisuju akti za više različitih oblasti, pa je radi toga
predviđena mogućnost da se za svaku oblast može voditi poseban djelovodnik. To zavisi, pored
različite vrste akata, i od broja akata (da li ima malo ili mnogo akata u toku godine). Pored toga, više
djelovodnika mogu voditi oni organi uprave, odnosno službe za upravu koji su donijeli rješenje o
određivanju podgrupa u okviru osnovne grupe. U ovom slučaju, može se za svaku podgrupu odrediti
poseban djelovodnik. Sve te mogućnosti predviđene su u odredbi stava 8. tačke 2. Uputstva o
izmjenama i dopunama Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. O korištenju više djelovodnika
predmeta i akata, na izloženi način, samostalno odlučuje rukovodilac organa uprave, odnosno službe za
upravu.
Ovaj djelovodnik vodi se na obrascu broj 5. koji je utvrđen u stavu 11. tačke 2. Uputstva o
izmjenama i dopunama Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja, koje je objavljeno u "Službenim
novinama Federacije BiH", broj 49/98. Tim obrascem zamijenjen je obrazac tog djelovodnika koji je
bio predviđen u stavu 5. tačke 34. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
Djelovodnik predmeta i akata (za običnu poštu) ima ukupno 11 rubrika, s tim što su u okviru
rubrika broj 1 i broj 3 do 6 predviđene i po dvije dopunske rubrike vertikalno postavljene. U te
dopunske rubrike upisuju se akti koji naknadno stignu, a odnose se na zahtjev koji je upisan u prvi dio
rubrika broj 3 do 6. Način popune tih rubrika objašnjava se pojedinačno za svaku rubriku koja slijedi u
narednom izlaganju.
Rubrike broj 1 do 8 popunjavaju se istovremeno i to se vrši onda kada se podnesak ili akt
zavodi u Djelovodnik, a rubrike broj 9 do 11 popunjavaju se naknadno i to onda kada podnesak ili akt
bude riješen.
Popuna rubrika Djelovodnika predmeta i akata vrši se na sljedeći način, i to:
a) rubrika broj 1. Ova rubrika sastoji se od dva dijela, i to gornji dio koji se naziva "osnovni
broj" i donji dio koji se naziva "prenos". Popuna gornje i donje rubrike vrši se na sljedeći način, i to:
(1) gornji dio rubrike broj 1. označen kao "osnovni broj" služi za upisivanje arapskih brojeva
pod kojima se zavode akti i predmeti koje organ uprave, odnosno služba za upravu primi na rad u toku
kalendarske godine. Upisivanje rednih brojeva u taj dio rubrike broj 1. vrši se od 1. januara, a završava
sa 31. decembrom, što znači da se upisivanje vrši za jednu kalendarsku godinu, s tim što se počinje sa
brojem 1,2,3 i tako redom. U taj dio rubrike zavode se kako primljeni, tako i vlastiti akti. Primljeni akti
se odnose na akte koje organ uprave, odnosno služba za upravu primi od fizičkih i pravnih lica i drugih
organa, a vlastiti akti su akti koji potiču od samog organa uprave, odnos službe za upravu.
(2) donji dio rubrike broj 1. označen kao "prenos" predstavlja rezervnu rubriku, jer služi za
evidenciju samo predmeta čiji se upis prenosi iz jednog upisa u drugi. Ovaj upis može postojati u dva
slučaja. Ti slučajevi su sljedeći: prvi slučaj odnosi se na predmete iz prethodne godine koji nisu riješeni
do 31. decembra, a drugi slučaj odnosi se na predmete koji se u toku kalendarske godine prenose iz
jednog (prvog) upisa u drugi upis. U tim slučajevima, postupa se na sljedeći način, i to:
- prenos neriješenih predmeta iz prethodne godine. Ovaj prenos vrši se odmah na početku
kalendarske godine u Djelovodnik za tekuću godinu. Ti predmeti trebaju biti prvi upisani u taj
Djelovodnik, jer se oni moraju prvi uzeti u rad. Prenošenje upisa vrši se tako da se prvo vrši popuna
rubrike broj 1 Djelovodnika za tekuću godinu. U tu rubriku, gornji dio (osnovni broj), upisuje se redni
broj pod kojim preneseni predmet bude zaveden u tom djelovodniku, a u drugi dio te rubrike označen
kao "prenos" upisuje se redni broj pod kojim je taj predmet bio upisan u rubriku broj 1, gornji dio
Djelovodnika iz prethodne godine. Kada se na taj način završi popuna rubrike broj 1 tog djelovodnika,
onda je potrebno u Djelovodniku iz prethodne godine, u donji dio rubrike označen kao "prenos", upisati
redni broj koji je upisan u gornji dio rubrike broj 1 Djelovodnika za tekuću godinu. Nakon toga, vrši se
popuna rubrika broj 2 do 8 Djelovodnika za tekuću godinu. Te rubrike popunjavaju se na način što se u
njih upisuju oni podaci koji su bili upisani u iste rubrike u Djelovodniku iz prethodne godine, s tim da
se u rubrikama broj 3 do 6 upisuju samo podaci upisani u prvim kolonama, a dopunske rubrike ostaju
prazne, tj. druga i treća rubrika gledano vertikalno ostaju prazne.
- drugi slučaj (prenos predmeta u toku kalendarske godine iz prvog upisa u drugi upis). Do ovog
slučaja može doći onda ako se kod određenog predmeta, naknadnim stizanjem posebnih akata, ispune
sve dopunske rubrike predviđene u rubrikama broj 3 do 6 Djelovodnika, pa nakon toga stigne novi akt
koji se odnosi na taj predmet, a ne postoje slobodne dopunske rubrike u koje bi se taj akt mogao
upisati. U ovakvom slučaju, cijeli upis tog predmeta prenosi se u prvu narednu punu slobodnu kolonu
(11 rubrika). Prenos upisa vrši se tako što se u rubrikama broj 1 prvog i drugog upisa vrše sljedeće
promjene: kod prvog upisa u rubrici broj 1 u donji dio označen kao "prenos" treba upisati osnovni redni
broj pod kojim taj predmet bude zaveden u gornji dio rubrike broj 1 drugog upisa, a kod drugog upisa u
donji dio rubrike "prenos" upisuje se osnovni redni broj pod kojim je preneseni predmet bio upisan u
gornji dio rubrike prvog upisa. Na primjer, ako je preneseni predmet kod prvog upisa u rubrici broj 1, u
gornji dio bio upisan pod rednim brojem 88, a kod drugog upisa, u gornji dio rubrike broj 1 taj predmet
je upisan pod rednim brojem 100, u tom slučaju u donji dio rubrike broj 1. označen kao "prenos" kod
prvog upisa treba upisati broj 100, a kod drugog upisa iste rubrike treba upisati broj 88. Kada se na
izneseni način izvrši popuna rubrike broj 1. Djelovodnika za tekuću godinu, onda se vrši popuna
rubrika broj 2 do 8 U te rubrike upisuju se u cjelini oni podaci koji su u te rubrike bili upisani kod
prvog upisa, s tim da se u rubrike broj 3 do 6, u prve dopunske rubrike, treba da upišu i podaci o aktu
koji je naknadno posljednji stigao, a nije bilo prostora da se upiše u iste rubrike kod prvog upisa, radi
čega je i došlo do prenosa upisa takvog predmeta.
Donji dio rubrike broj 1 koji je označen sa "prenos" služi samo za to da se može pratiti kretanje
predmeta prilikom promjene upisa tako da se zna pod kojim se brojem predmet vodi u Djelovodniku
predmeta i akata. Prema tome, prilikom upisa rednog broja u službeni akt, uvijek se upisuje samo
osnovni broj (broj upisan u gornji dio rubrike broj 1), a ne i broj koji je upisan u rubriku broj 1 dio
"prenos".
b) rubrika broj 2. U ovu rubriku upisuje se naziv predmeta na koji se podnesak stranke odnosi.
Ovdje se radi o nazivu pitanja koje se podneskom (aktom) pokreće. Napr. ako se zahtjevom traži
uvjerenje o visini poreza, u tom slučaju treba upisati sljedeće riječi: "Uvjerenje o visini poreza". Taj
podatak uzima se iz naziva zahtjeva ili iz sadržaja zahtjeva. Treba nastojati da se naziv podneska upiše
što kraće, ali tako da se može vidjeti na koju se materiju zahtjev odnosi.
c) rubrika broj 3. Ova rubrika ima pomoćni karakter i sastoji se od tri dijela (tri rubrike)
vertikalno postavljene. Druga i treća rubrika služe za evidenciju akata koji nakandno stignu, a odnose
se na zahtjev stranke koji je ranije upisan u tim rubrikama Djelovodnika. Naime, prilikom podnošenja
zahtjeva, stranka nije priložila sve potrebne dokaze, pa te dokaze podnese naknadno. Ti naknadni
dokazi se upisuju u rubriku broj 3, koja nosi naziv "podbroj", a upisuju se samo arapski brojevi po
redoslijedi stizanja pojedinih akata, s tim što se počinje rednim brojem 1,2,3 i tako redom koliko stigne
akata. Za svaki akt koristi se jedan broj. Napr. dana 15.01/03 stigne jedan akt, taj akt će se upisati tako
što će se u drugu rubriku upisati arapski broj 1, a onda će se za taj akt još upisati podaci predviđeni u
rubrikama broj 4, 5, i 6, jer se samo te rubrike koriste za evidenciju akata koji naknadno stignu. Pri
popunjavanju rubrike broj 3, prva kućica se ne popunjava, jer se ona odnosi na podatke koji su upisani
za zahtjev stranke.
d) rubrika broj 4. I ova rubrika se satstoji od tri dijela (tri posebne rubrike) koje se popunjavaju
- u prvu rubriku upisuje se datum kada je primljen zahtjev stranke ili akt pravnog lica. Ovdje se
mora upisati datum kada je zahtjev, odnosno taj akt stvarno primljen, neovisno od toga kada se vrši
upisivanje podataka u Djelovodnik. Ta rubrika mora uvijek biti popunjena predviđenim podatkom
(datumom prijema). Upisuje se puni datum, a to znači na sljedeći način: "16.01/03" itd.
- druga i treća rubrika popunjavaju se samo onda ako naknadno stigne neki akt ili više akata
koji se odnose na zahtjev ili akt koji je upisan u prvu rubriku. U ovom slučaju, upisuje se samo datum
kada je akt stigao. Ako istog dana stigne dva ili više akata, svi se ti akti treba da upišu u jednu rubriku.
U ovom slučaju, upisuje se samo datum kada su akti stigli. Na isti način se postupa i u slučaju ako bi i
nakon tih akata stigli još i drugi akti, s tim što bi se ti akti upisali u sljedeći rubriku, ako nema dovoljno
slobodnog prostora u drugoj rubrici.
e) rubrika broj 5. I ova rubrika takođe se sastoji od tri dijela (tri posebne rubrike), koje se
popunjavaju na sljedeći način:
- u prvu rubriku upisuju se podaci o podnosiocu podneska. Ako je podnosilac fizičko lice,
upisuje se njegovo ime, prezime i adresa, a ako je podnosilac pravno lice, upisuje se njegov naziv
(naziv firme) i sjedište. Ti podaci uzimaju se, po pravilu, iz zaglavlja zahtjeva stranke, odnosno
zaglavlja akta pravnog lica koji je podnešen organu uprave, odnosno službi za upravu.
- u drugu i treću rubriku koje se nalaze u okviru rubrike broj 5 upisuju se isti podaci navedeni u
prethodnoj alineji, s tim da se te rubrike popunjavaju samo onda ako naknadno stigne neki akt ili više
akata koji se odnose na zahtjev ili akt upisan u rubriku prethodne alineje. Ako bi nakon tog akta stigao
još novi akt, a odnosi se na zahtjev ili akt upisan u prvu rubriku, u tom slučaju, podaci o podnosiocu
tog akta mogu se upisati u drugu rubriku ako ima dovoljno slobodnog prostora, ali ako nema, onda se ti
podaci treba da upišu u treću rubriku. Podaci o imenu, odnosno nazivu podnosioca tog akta i njegova
adresa uzimaju se iz zaglavlja ili naziva akta koji je dostavljen.
f) rubrika broj 6. I ova rubrika se takođe sastoji od tri dijela (tri posebne rubrike), a popuna se
vrši na sljedeći način:
- u prvu rubriku upisuje se broj i datum zahtjeva, odnosno akta koji je podnešen od strane
fizičkog ili pravnog lica. Po pravilu, taj broj i datum mogu imati samo akti koje podnose pravna lica ili
drugi organi, a ne i zahjevi koje podnose fizička lica. Prema tome, ako u zaglavlju podnešenog akta
postoje broj i datum, u tom slučaju treba taj broj i datum upisati u prvu rubriku, a ako ne postoje ti
podaci, rubrika neće biti ni popunjena.
- u drugu i treću rubriku upisuju se isti podaci (broj i datum akta) ako u zaglavlju naknadno
primljenog akta postoji broj i datum. Ako na primljenom aktu tih podataka nema, u tom slučaju rubrike
neće biti popunjene.
g) rubrika broj 7. Ova rubrika služi za upisivanje broja organizacione jedinice, odnosno broja
radnog mjesta koji su ovlašteni za primanje pošte u rad. Broj organizacione jedinice, odnosno radnog
mjesta treba da se uzme iz signature koja je upisana na prvoj stranici zahtjeva, odnosno akta, a koju je
upisao rukovodilac organa ili drugo službeno lice ovlašteno za otvaranje i signiranje pošte. Ovdje se
radi o brojčanim oznakama tih jedinica, odnosno radnih mjesta koji su određeni rješenjem o ovlaštenju
službenika za primanje pošte u rad. To rješenje mora imati službenik pisarnice.
h) rubrika broj 8. Ova rubrika služi za upisivanje broja klsifikacione oznake u koju spada
zahtjev, odnosno podnešeni akt. Popuna rubrike se vrši na način predviđen u tački 8. Upute za
popunjavanje koja je odštampana na prvoj unutrašnjoj stranici Djelovodnika. Broj klasifikacione
oznake određuje se na način koji je ranije objašnjen (tačka (2) pod (b) naslov broj 3. Zavođenje akata).
i) rubrike broj 9,10 i 11. Ove rubrike odnose se na podatak koji određuje kako je evidentirani
zahtjev, odnosno akt stranke riješen. Ove rubrike se popunjavaju onda kada službenik koji je bio
nadležan da riješi zahtjev, odnosno akt stranke, vrati pisarnici riješeni zahtjev (akt) sa oznakom "a/a".
Kada pisarnica primi takav akt trebala bi da postupi na sljedeći način:
- rubrika broj 9 popunjava se onda ako je u službenom aktu kojim je zahtjev stranke riješen
napisano da se akt ustupa drugom organu. U rubriku se upisuje naziv organa, odnosno službe kojem se
akt ustupa. Naziv tog organa se uzima iz akta kojim je zahtjev, odnosno akt stranke riješen. Ustupanje
drugom organu ili službi vrši se onda kada nadležni službenik koji je obrađivao zahtjev, odnosno akt
utvrdio da organ uprave, odnosno služba za upravu nije nadležna za rješavanje tog zahtjeva, odnosno
akta stranke.
- rubrika broj 10 popunjava se onda ako je zahtjev, odnosno akt stranke meritorno riješen (u
potpunosti riješen). Popuna te rubrike vrši se na način objašnjen u tački 10. Upute za popunjavanje. U
ovu rubriku upisuje se samo datum kada je zahtjev, odnosno akt stranke riješen. Taj podatak uzima se
iz zaglavlja službenog akta kojim je zahtjev stranke riješen.
- rubrika broj 11. odnosi se na podatak da je akt arhiviran. Popuna ove rubrike vrši se na način
predviđen u tački 11. Upute za popunjavanje. Ova rubrika popunjava se neovisno od toga kako je
zahtjev, odnosno akt stranke riješen, a to znači da se ona popunjava i u slučaju kada je akt riješen
prema rubrici broj 9, tako i prema rubrici broj 10, jer je u oba slučaja zahtjev stranke riješen i radi toga
spis mora biti arhiviran. U rubriku broj 11 upisuje se datum kada se vrši arhiviranje spisa, a to je datum
kada se vrši popuna rubrika broj 9, odnosno broj 10.
(4) Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu (tačka 35. Uputstva). Ovo je djelovodnik u
koji se upisuju oni akti koji su označeni određenim stepenom i vrstom tajne. Ovdje spadaju akti koji su
po vrsti tajne označeni kao državna tajna, vojna tajna, službena ili poslovna tajna, a po stepenu tajnosti,
kao povjerljivi ili strogo povjerljivi i interno. Na ove oznake službenik pisarnice mora strogo da vodi
računa, jer se ne bi smjelo desiti da se ovi akti zavedu u neku drugu knjigu evidencije. Znači, prije
upisivanja akata u određenu knjigu evidencije, službenik pisarnice obavezno mora da utvrdi da li na
aktu postoji oznaka tajnosti. Ta oznaka obično se nalazi u zaglavlju akta, ali može biti napisana i na
drugom mjestu, po pravilu, na slobodnom prostoru prve stranice akta ili može biti data i otiskom
štambilja, koji se, po pravilu, stavlja na prvu stranicu akta.
S obzirom da se akti koji sadrže određenu tajnu razlikuju po vrsti i stepenu tajnosti, moguće je
da se vodi više djelovodnika za tu poštu. Tako, na primjer, može se voditi poseban djelovodnik za akte
označene kao državna tajna, poseban Djelovodnik za akte označene kao strogo povjerljivo, a posebno
za akte označene kao povjerljivo, odnosno interno. O tom pitanju samostalno odlučuje rukovodilac
organa uprave, odnosno službe za upravu.
Ovaj djelovodnik vodi se na obrascu broj 6. koji je predviđen u stavu 3. tačke 35. Uputstva o
vršenju kancelarijskog poslovanja. Djelovodnik ima ukupno devet (9) rubrika koje se popunjavaju na
način objašnjen u Uputi za popunjavanje koja je odštampana na prvoj unutrašnoj stranici Djelovodnika.
Rubrike broj 1 do 6 popunjavaju se istovremeno i to se vrši prilikom zavođenja podneska ili akta u
Djelovodnik, a rubrike broj 7 do 9 popunjavaju se onda kada akt bude riješen. Popuna rubrika vrši se
redoslijedom kako su predviđene. Te rubrike popunjavaju se na sljedeći način, i to:
a) Rubrika broj 1. Ova rubrika namijenjena je za redni broj pod kojim akt bude zaveden.
Upisuje se arapski broj počev od broja 1,2,3 i tako redom do kraja godine. Popuna te rubrike počinje od
1. januara, a završava sa 31. decembrom, što znači za jednu kalendarsku godinu.
b) rubrika broj 2. U ovu rubriku upisuje se naziv podnosioca podneska ili akta. To znači ako je
podnosilac fizičko lice upisuje se ime i prezime tog lica, a ako je podnosilac pravno lice ili drugi organ,
u tom slučaju upisuje se naziv pravnog lica ili drugog organa i njegovo sjedište. Podaci o imenu,
odnosno nazivu i sjedištu uzima se iz zaglavlja ili naziva podneska, odnosno akta koji se zavodi u
Djelovodnik.
c) rubrika broj 3. U ovu rubriku upisuje se naziv pitanja na koje se podnesak ili akt odnosi. Taj
naziv treba upisati što kraće, ali tako da se može vidjeti na koju se materiju odnosi. Naziv pitanja na
koja se akt odnosi se uzima iz naziva podneska ili akta ili iz sadržaja podneska (akta), koji se zavodi.
d) rubrika broj 4. U ovu rubriku upisuje se datum kada je podnesak ili akt podnesen organu
uprave, odnosno službi za upravu. Treba voditi računa o tome da se treba upisati onaj datum kada je
podnesak (akt) primljen, a ne datum kada se akt upisuje u Djelovodnik, ako se upis ne vrši istoga dana
kada je akt primljen, već drugog ili trećeg dana.
e) rubrika broj 5. Ovdje se upisuje broj organizacione jedinice, odnosno broj radnog mjesta,
službenika koji su ovlašteni za primanje pošte u rad. Taj broj uzima se iz signature koju je na aktu
upisao rukovodilac organa, ili drugo lice ovlašteno za otvaranje i signiranje pošte, jer se taj broj mora
da upiše u signaturi. Radi se o broju koji je utvrđen u rješenju o ovlaštenju službenika za primanje
pošte u rad, o kojem je dato šire objašnjenje u prethodnom izlaganju (tačka 3. glava III).
f) rubrika broj 6. U ovu rubriku upisuje se broj klasifikacione oznake u koju podnesak ili akt
spada. Ta oznaka utvrđuje se na način objašnjen u tački h) Djelovodnika predmeta i akata, koji je gore
naveden.
g) rubrike broj 7, 8 i 9. Ove rubrike namijenjene su za podatke koji se odnose na način kako je
zahtjev ili akt riješen. Te rubrike popunjavaju se onda kada službenik pisarnice primi akt riješen od
strane službenika koji je akt rješavao. Po prijemu riješenog akta, službenik pisarnice bi trebao postupiti
- rubrika broj 7 popunjava se onda ako se iz riješenog akta utvrdi da se akt treba da ustupi
drugom organu ili službi na nadležno rješavanje. U rubriku se upisuje naziv organa ili službe koji je
naveden u službenom aktu kojim se upućuje da se akt ustupa drugom organu na nadležno rješavanje, s
tim da se treba upisati i datum ustupanja. Taj datum treba da bude datum kada službenik pisarnice vrši
upis podataka u tu rubriku. Kada se popunjava rubrika broj 7, u tom slučaju ne popunjava se rubrika
broj 8.
- rubrika broj 8 popunjava se onda kada je akt meritorno riješen (riješen u cjelini). Kada se
popunjava ova rubrika, ne popunjava se rubrika broj 7. U rubriku broj 8 treba upisati samo datum kada
je akt riješen. Ovdje se upisuje datum koji je upisan u zaglavlju akta kojim je podnesak stranke riješen,
a ne datum kada se vrši popuna te rubrike.
- rubrika broj 9. Ova rubrika popunjava se uvijek, a to znači da se ona popunjava kada se
popunjava rubrika broj 7, a i rubrika broj 8, jer se u oba slučaja radi o tome da je akt riješen, i da se
mora arhivirati. U rubriku se upisuje datum kada se akt arhivira tj. datum kada se rubrika popunjava.
Upisuju se riječi "a/a" i datum upisa (napr. "a/a" – 20.01/03).
Kada se završi upis rubrike broj 9, time je u cjelini završen upis određenog akta u Djelovodnik
za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu.
(5) Vođenje posebne evidencije (tačka 28. Uputstva). Ova odredba ima upučujući karakter, jer se ne
odnosi na evidencije predviđene ovim uputstvom. Ovdje se radi o evidencijama koje su predviđene
nekim drugim propisom, ako takav propis postoji. Prema tome, ako postoji akt čija je evidencija
regulisana nekim drugim propisom, a ne ovim uputstvom, u tom slučaju, takav akt se zavodi u
evidenciju na način regulisan tim posebnim propisom.
5. Prijemni štambilj
Prijemni štambilj predstavlja pomoćno sredstvo unaprijed utvrđenog oblika i sadržaja koji služi
za upisivanje podataka o prijemu zahtjeva ili nekog drugog akta na rješavanje, pa se radi toga i naziva
prijemni štembilj, a regulisan je u odredbama tačke 30. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
Taj štambilj izrađuje se od čvrstog materijala sa gumenom podlogom. Radi se o štambilju koji je
predviđen u stavu 5. tačke 30. Uputstva, a izrađuje se na obrascu broj 2.
Stavljanje otiska prijemnog štambilja predstavlja radnju koja se vrši odmah kada se za određeni
podnesak ili akt završi upis podataka u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije o kojima je govoreno u
prethodnoj tački. Otisak prijemnog štambilja stavlja se na sve vrste akata (podnesci, zahtjevi, žalbe,
prigovori i drugi akti) kojima se građani (fizička lica) i pravna lica i druge institucije obraćaju organu
uprave, odnosno službi za upravu radi rješavanja nekog njihovog prava ili obaveze predviđene
zakonom.
Prilikom korištenja prijemnog štambilja vrše se dvije posebne radnje, i to: prvo se stavlja otisak
štambilja na podnesak, a onda upisuju predviđeni podaci.
Detaljan opis načina i mjesta stavljanja otiska prijemnog štambilja regulisan je u odredbi stava 2. tačke
30. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja, i prilikom stavljanja otiska tog štambilja na
podnesak treba dosljedno postupati na način predviđen u toj odredbi. Prilikom upisa podataka u rubrike
otiska štambilja mora se voditi računa o tome da li se radi o običnom aktu ili aktu označenom kao tajna.
Popuna se vrši na sljedeći način, i to:
a) Način popune rubrika prijemnog štambilja za običnu poštu. Kada se izvrši stavljanje otiska
prijemnog štambilja na predviđeno mjesto, onda se vrši upis podataka predviđenih u rubrikama
štambilja. Prvi podatak se odnosi na datum prijema akta (ovdje se mora upisati datum kada je organ
uprave, odnosno službe za upravu primila akt, a ne datum kada se upisuju podaci, ako se upis ne vrši
istoga dana kada je akt primljen). Poslije upisa datuma, vrši se upis ostalih podataka. U predviđene
četiri rubrike upisuju se podaci navedeni u nazivu svake rubrike, a upis se vrši na način objašnjen u
uputi za popunjavanje prijemnog štambilja. U tom pogledu, ukazuje se na sljedeće:
- u prvu rubriku upisuje se arapski broj one organizacione jedinice, odnosno radnog mjesta koja
je nadležna za rješavanje zahtjeva ili akta koji se upisuje. Ovdje se radi o brojčanoj oznaci koja je
utvrđena u Rješenju o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad, o kojem je dato objašnjenje u
prethodnom izlaganju (tačka 3. glava III). Inače, ta brojčana oznaka treba da se nalazi upisana u
signaturi koja se upisuje na prvoj stranici akta prilikom otvaranja pošte.
- u drugu rubriku upisuje se broj kvalifikacione oznake u koju je podnesak, odnosno akt
raspoređen. U ovu rubriku upisuje se i broj podgrupe, ako su u organu uprave, odnosno službi za
upravu određene te podgrupe. Broj podgrupe uzima se iz rješenja kojim su određene podgrupe. Ova
pitanja bliže su objašnjena u tač. 2. i 3. pod b) naslov broj 3. Zavođenje akata.
- u treću rubriku upisuje se redni broj pod kojim je zahtjev, odnosno akt zaveden u
odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije. To je broj koji je upisan u rubriku broj 1 osnovne knjige
evidencije, a to je UP-1, ili UP-2 ili Djelovodnik predmeta i akata i dr.
- u četvrtu rubriku upisuje se arapskim brojem broj priloga, ako ti prilozi postoje uz zahtjev
(napr. ako ima tri priloga, upisuje se broj 3, itd.). Prilog čine određeni akti priloženi uz zahtjev.
Treba imati u vidu da se kod svakog zahtjeva obavezno moraju popuniti prve tri rubrike, a
četvrta rubrika koja se odnosi na "broj priloga" popunjava se samo onda ako uz zahtjev ima priloga.
Praktična popuna rubrika prijemnog štambilja može se vidjeti na sljedećem primjeru: zahtjev je
primljen 15.01/03, broj organizacione jedinice je 03, broj klasifikacione oznake u koju zahtjev spada je
12, zahtjev je zaveden u UP-1 pod rednim brojem 220 i ima dva priloga. Ti podaci bi se u otisku
prijemnog štambilja trebali upisati na sljedeći način:
- rubrika "primljeno": 15.01/03,

- a ostale četiri rubrike bi bile: 03-12-220/03 i 2.
Ali u slučaju kada su u organu uprave, odnosno službi za upravu, za osnovne grupe
(klasifikacione oznake) određene podgrupe, pa ako odredimo da je broj podgrupe 4, a ostali podaci su
iz prethodnog primjera, u ovom slučaju popuna rubrika prijemnog štambilja bi bila sljedeća:
- za rubriku "primljeno" – 15.01/03,

- za ostale četiri rubrike bilo bi: "03-12/4-220/03 i 2".
b) Način označavanja akata koji predstavljaju tajnu na otisku prijemnog štambilja. Kada se radi
o aktu koji je označen kao tajna, u tom slučaju kod otiska prijemnog štambilja, u rubrici koja se odnosi
na organizacionu jedinicu, ispred broja te jedinice treba obavezno upisati riječi: "Državna tajna" ili
"DT", ili "Pov.", ili "Str.pov." ili "interno", zavisno od toga o kojoj se vrsti tajne radi. Pored toga, može
se u gornjem desnom uglu akta na slobodnom prostoru staviti i otisak štambilja, sa tekstom vrste i
stepena tajne. Takav štambilj je veoma praktičan, jer na uočljiv način upućuje da se akt odnosi na
određenu tajnu, što je veoma važno sa stanovišta čuvanja i rukovođenja takvim aktom. Taj štambilj
samostalno može da izradi organ uprave, odnosno služba za upravu. Naprimjer, štambilj za strogo
povjerljivu poštu dovoljno je da sadrži samo sljedeće riječi: "STROGO POVJERLJIVO" , a tako i za
ostale vrste (stpene) tajnosti. Takav štambilj čuva se u pisarnici i koristi se samo onda kada dođe akt
označen kao tajna.
6. Omot za predmete i akte
Omot za predmete i akte (omot za spis) namjenjen je da se u njega stavlja zahtjev i svi prilozi
(akti) koji se odnose na zahtjev. Na taj način formira se spis predmeta koji se odnosi na jedan zahtjev i
služi za lakše čuvanje svih akata koji se nalaze u omotu. Svaki zahtjev koji primi organ uprave,
odnosno služba za upravu mora biti stavljen u omot. Postoji pet (5) vrsta omota koji su označeni sa pet
boja, i to: bijela, zelena, plava, žuta i crvena boja. U stavu 1. tačke 39. Uputstva o vršenju
kancelarijskog poslovanja, regulisana je namjena svakog omota, a u stavu 3. te tačke, predviđeno je da
se svi ti omoti izrađuju na obrascu broj 7. na jedinstven način.
Sva pitanja koja se odnose na omote za predmete i akte regulisana su u odredbama tač. 38. do
42. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
Radnja stavljanja podnesaka sa prilozima u omot za spis vrši se odmah nakon što se izvrši upis
podataka u otisak prijemnog štambilja. Prilikom vršenja ove radnje, službenik pisarnice uzima onaj
omot za spis odgovarajuće boje koji se odnosi na pitanje koje je u podnesku navedeno. Napr. svi
podnesci i drugi akti koji se zavode u Djelovodnik predmeta i akata, stavljaju se u omot bijele boje.
Ovdje postoje dvije posebne radnje koje se sastoje u sljedećem:
- prva radnja odnosi se na to da se odredi omot za spis koji će se koristiti za određeni podnesak.
To se određuje prema tački 39. Uputstva. Kada se utvrdi koji se omot treba da koristi, onda se na prvoj
stranici omota upisuju podaci predviđeni u odredbi tačke 40. Uputstva.
- druga radnja vrši se nakon što se završi prva radnja, a sastoji se u tome da se na prvoj
unutrašnjoj stranici omota za spis upišu podaci predviđeni u tački 41. Uputstva. Ovdje se upisuju nazivi
svih priloga koji se odnose na podnesak koji je stavljen u omot za spis.Važno je imati u vidu to da se ti
podaci moraju obavezno upisati, i to čini službenik pisarnice. Ti podaci su značajni iz dva razloga, i to:
što se time utvrđuje koji sve akti moraju biti u tom omotu i drugo, ako dođe do gubitka nekog priloga
može se da utvrdi koji prilog nedostaje. Praksa pokazuje da se često ne vrši upisivanje tih podataka, što
predstavlja veliku grešku i treba izbjegavati takvu praksu.
Kada se završi upisivanje podataka na naslovnoj i prvoj unutrašnjoj stranici omota za spis na
način gore objašnjen, time je taj omot za spis pripremljen za izvršenje sljedeće radnje koja se sastoji u
"združivanju akata".
7. Združivanje akata
Združivanje akata predstavlja radnju koja se sastoji u tome da se svi akti koji se odnose na isti
podnesak prilože tom podnesku i da se stave u isti omot za spis. U osnovi, ovdje se radi o
kompletiranju spisa kao jedne cjeline, jer se odnosi na jedan predmet. Ta radnja regulisana je u
odredbama tačke 43. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja, s tim da u združivanje akata spada i
odredba tačke 42. Uputstva. Postoje dvije vrste združivanja akta, i to: redovno združivanje i dopunsko
združivanje akata, koje se sastoje u sljedećem:
a) Redovno združivanje akata. Ovo združivanje regulisano je u stavu 1. tačke 43. Uputstva.
Združivanje akata vrši se onda kada se završi upis podataka na naslovnoj stranici i prvoj unutrašnjoj
stranici omota za spis, o kojima je izloženo u prethodnoj tački.
Prilikom združivanja akata u jedan spis, treba strogo voditi računa da ne dođe do zamjene akata
i priloga, tako da se uz određeni podnesak priloži akt koji se odnosi na neki drugi podnesak, već je
potrebno pažljivo pregledati svaki prilog i priložiti ga uz onaj podnesak ili akt na koji se odnosi.Ta
radnja je veoma važna, jer kada se predmet dostavi u rad, a bude učinjena greška u združivanju akata,
veoma je teško pronaći spis u kojem se nalazi akt koji nedostaje, jer je pogrešno priložen nekom
drugom predmetu. Kada se na izneseni način izvrši združivanje akata i svi akti stave u isti omot za spis
na koji se odnose, time je završena ova radnja i spis je spreman za dostavljanje u rad nadležnom
službeniku.
b) Dopunsko združivanje akata. Ova radnja je regulisana u odredbi tačke 42. i stava 2. tačke 43.
Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Dopunsko združivanje se sastoji u tome što se može
desiti, da naknadno, nakon dostavljanja određenog predmeta u rad nadležnom službeniku, stigne
određeni akt ili više akata koji se odnose na predmet koji se već nalazi na radu kod nadležnog
službenika. U slučaju kada stigne takav akt, dopunska radnja na združivanju tog akta vrši se na sljedeći
način, i to:
- prvo službenik pisarnice treba da na primljeni akt upiše datum prijema (upis se vrši na prvoj
stranici u gornjem desno uglu na slobodnom prostoru), a onda taj akt dostavlja službeniku kod kojeg se
nalazi predmet na koji se taj akt odnosi. Međutim, ako službeniku pisarnice nije poznato kod kojeg se
službenika predmet nalazi na radu, u tom slučaju je potrebno na osnovu materije na koju se dopunski
akt odnosi utvrditi u koju je osnovnu knjigu evidencije zaveden podnesak na koji se primljeni akt
odnosi i tako će se utvrditi kod kojeg se službenika predmet nalazi u radu. Nakon toga, primljeni akt se
dostavlja tom službeniku.
- drugo, kada službenik kod kojeg se predmet nalazi na rješavanju primi dopunski akt, dužan je
isti uložiti u odgovarajući omot spisa na koji se akt odnosi, a na prvoj unutrašnjoj strani omota tog spisa
treba upisati naziv primljenog akta. Tom radnjom završena je dopunska radnja na združivanju akata.
8. Dostavljanje predmeta i akata u rad

(pomoćne knjige evidencije)
Ova radnja vrši se odmah nakon što se završi radnja na združivanju akata. Radnja dostavljanja
predmeta u rad sastoji se u tome što se predmeti za koje je završeno združivanje akata, na način
objašnjen u prethodnoj tački (formiran predmet sa omotom za akte), dostavlja u rad nadležnim
službenicima. Ta radnja vrši se na način regulisan u odredbama tač. 44. do 50. Uputstva o vršenju
kancelarijskog poslovanja. Prema tim odredbama, postoji pet (5) vrsta dostavljanja predmeta u rad, što
zavisi od vrste predmeta koji se dostavljaju u rad. Dostavlajnje predmeta u rad vrši se putem posebnih
dostavnih knjiga. Te knjige predstavlaju evidenciju o kretanju predmeta unutar organa uprave, odnosno
službi za upravu, koje se vrši od momenta dostavljanja predmeta u rad do momenta rješavanja i
vraćanja riješenih predmeta u pisarnicu na dalji postupak. Prema tome, dostavne knjige služe i kao
dokaz za sljedeće činjenice:da su određeni predmeti dostavlejni u rad, kojoj su organizacionoj jedinici
ili radnomm mjestu dostavljeni, datum dostave i datum vraćanja pisarnici.
Prema odredbama tač. 44. do 50. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja., dostava
predmeta u rad putem dostavnih knjiga koje imaju karakter pomoćnih evidencija (pomoćne knjige),
vrši se na sljedeći način, i to:
a) Interna dostavna knjiga (tač. 44. i 45. Uputstva). Ova knjiga služi za dostavljanje svih vrsta
predmeta i akata u rad nadležnom službeniku koji se zavode u osnovne knjige evidencije. Dostava se
vrši rukovodiocima organizacione jedinice, odnosno službenicima na radnim mjestima koja su
rješenjem o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad, određene za primanje pošte u rad. To znači
da internu dostavnu knjigu treba da ima rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu, a onda
posebno svaka organizaciona jedinica, odnosno svako radno mjesto, koja su navedena u tom rješenju.
Radi se o knjizi koja se izrađuje na obrascu broj 8, koji je predviđen u stavu 3. tačke 45. Uputstva o
vršenju kancelarijskog poslovanja.
Dostavljanje predmeta i akata u rad obuhvata izvršenje dvije posebne radnje, a to su: upisivanje
određenih podataka u internu knjigu, a onda dostava predmeta u rad nadležnom službeniku. Te radnje
vrše se na sljedeći način:
- prva radnja se sastoji u upisu predviđenih podataka u internu dostavnu knjigu. Ta knjiga ima
ukupno sedam (7) rubrika u koje se upisuju podaci predviđeni u nazivu svake rubrike. Popuna rubrika
predviđenim podacima vrši se na način koji je bliže objašnjen u Uputi za popunjavanje, a ta uputa
odštampana je na prvoj unutrašnjoj stranici knjige. Prve tri rubrike (1 do 3) popunjava službenik
pisarnice, a rubrike broj 4 i 5 popunjava službenik koji prima predmete u rad, dok rubrike broj 6 i 7
popunjava službenik pisarnice kada se predmeti vrate pisarnici.
- druga radnja predstavlja dostavu predmeta u rad nadležnom službeniku. Ova radnja se vrši
nakon što se izvrši radnja iz prethodne alineje. Dostava se vrši rukovodiocu organizacione jedinice,
odnosno ovlaštenom službeniku, koji su ovlašteni za prijem pošte u rad. Ti službenici su dužni primiti
dostavljene predmete, a onda izvršiti popunu rubrika broj 4 i 5 predviđenim podacima. Izvršenjem te
radnje završena je radnja na dostavljanju predmeta u rad.
Službenik pisarnice je dužan dostavu predmeta u rad izvrši onoga dana kada je završeno
združivanje akata, a ako se to iz objektivnih razloga ne bude moglo izvršiti toga dana, u tom slučaju
dostava se mora izvršiti prvog narednog radnog dana. Važno je paziti da se dostava predmeta u rad
izvrši blagovremeno, jer se svaki predmet treba da riješi u određenom roku.
b) Knjiga za ličnu poštu (tač. 46. i 48. Uputstva). Ova knjiga služi za dostavu samo one pošte
koja glasi na ime određenog službenika koji se nalazi na radu u organu uprave, odnosno službe za
upravu. Takva pošta se ne otvara, već je službenik pisarnice dužan upisati određene podatke u knjigu za
ličnu poštu i nakon toga odmah pošiljku dostaviti službeniku na kojeg se odnosi. Knjiga sadrži ukupno
sedam (7) rubrika u koje se upisuju podaci predviđeni za svaku rubriku. Prvih pet rubrika (broj 1 do 5)
popunjava službenik pisarnice prilikom prijema te vrste pošte, a rubrike broj 6 i 7 popunjava službenik
na čije ime glasi pošta prilikom prijema pošte. Ovdje se radi o knjizi koja se vodi na obrascu broj 9 koji
je predviđen u stavu 2. tačke 46. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
U vezi dostave lične pošte poseban značaj ima odredba tačke 48. Uputstva. Naime, ovom
odredbom regulisan je način dostave preporučene pošiljke, novčanih pisama i druge pošte, koja glasi na
ime službenika. I ova pošta zavodi se u knjigu za ličnu poštu. Prilikom dostave te pošte nadležnom
službeniku, taj službenik je dužan, pored potpisa u navedenoj knjizi, izvršiti i potpis potvrde o prijemu
te pošiljke i upisati datum prijema, ako takva potvrda postoji. Na tu činjenicu dužan je da ukaže
službenik pisarnice koji dostavlja tu poštu.
c) Karton za službena glasila i časopise (tačka 47. Uputstva). Ovaj karton vodi se posebno za
sve one službenike koje je rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu, odredio da imaju
pravo na službena glasila, određene časopise i drugu stručnu literaturu koju, taj organ, odnosno služba,
nabavlja za službene potrebe. Karton se vodi na obrascu broj 10 koji je predviđen u stavu 2. tačke 47.
Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. U kartonu postoji pet (5) rubrika od čega rubrike broj 1
do 3 popunjava službenik pisarnice prilikom prijema tih akata, a rubrike broj 4 i 5 popunjava službenik
koji ima pravo na te akte i taj službenik popunu tih rubrika vrši prilikom prijema tih akata od strane
službenika pisarnice.
d) Knjiga primljenih računa (tačka 49. Uputstva). U ovu knjigu upisuju se samo računi i drugi
finansijski akti i dokumentacija koji se odnose na finansijsko i materijalno poslovanje organa uprave,
odnosno službe za upravu. Knjiga se vodi na obrascu broj 11 koji je predviđen u stavu 3. tačke 49.
Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Prilikom prijema računa i drugih finansijskih akata
službenik pisarnice treba da izvrši sljedeće tri posebne radnje koje se sastoje u sljedećem:
- prvo je potrebno na primljeni račun staviti otisak prijemnog štambilja i upisati predviđene
podatke.
- drugo, u knjigu primljenih računa treba upisati predviđene podatke. Knjiga ima ukupno osam
(8) rubrika, od čega rubrike broj 1 do 6 popunjava službenik pisarnice prilikom prijema računa, a
rubrike broj 7 i 8 popunjava službenik kojem se račun dostavlja u rad. Popune tih rubrika vrše se
prilikom dostave računa u rad tom službeniku.
- treće, kada se izvrši radnja iz prethodne alineje, onda službenik pisarnice dostavlja račun ili
drugi finansijski akt u rad nadležnom službeniku.
Kada se izvrši treća radnja, time je račun ili drugi finansijski akt dostavlje u rad nadležnom
službeniku.
e) Knjiga za otpremu računa (tačka 50. Uputstva). Ova knjiga namijenjena je za evidenciju
računa i drugih finansijskih akata koja potiču od organa uprave, odnosno službe za upravu. Knjiga se
koristi onda kada ta finansijska ili druga akta treba dostaviti nekom drugom organu uprave ili drugoj
službi za upravu ili nekom pravnom licu ili drugoj instituciji.
Dostavljanje tih računa drugom organu ili drugoj službi vrši se putem knjige koja se vodi na
obrascu broj 12, a koja je predviđena u stavu 2. tačke 50. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
Knjiga sadrži ukupno sedam (7) rubrika u koje se upisuju podaci predviđeni u nazivu rubrike, od čega
rubrike broj 1 do 5 popunjava službenik pisarnice prilikom pripreme računa za otpremu, a rubrike broj
6 i 7 popunjava službenik organa, odnosno službe ili pravnog lica kojima se vrši dostava računa ili
drugih finansijskih akata. Predaja tih akata tom službeniku vrši se tako što je primalac računa dužan u
knjizi za otpremu računa upisati datum prijema i staviti svoj potpis (rubrike broj 6 i 7), pa tek onda
preuzeti račun, odnosno drugi finansijski akt. Obično se ova dostava vrši putem kurira koji sa računom
nosi i knjigu za otpremu računa kako bi se predaja računa mogla izvršiti na gore objašnjeni način.
Karakteristično za sve navedene knjige (pod a,b,c,d i e) je to što je u svim slučajevima primalac
akta dužan u knjigu upisati dva podatka, a to su: datum prijema akta i svojeručni potpis. Ti podaci se
upisuju u odgovarajuće rubrike dostavne knjige. To je važno zbog toga što se smatra da je dostava
izvršena tek onda kada se upišu ti podaci, i drugo, da se zna ko je od službenika primio određeni akt.
Prema tome, službenik pisarnice ne smije predati akt ako službenik koji prima poštu nije upisao
navedena dva podatka u odgovarajuće rubrike dostavne knjige.
9. Rad službenika ovlaštenih za rješavanje

predmeta i akata koji se dostave u rad
U odredbama tač. 51. do 57. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja, regulisana su

određena pitanja koja se odnose na obaveze i način rada službenika kojima se predmeti i akti
dostavljaju u rad. U tom pogledu, regulisana su četiri (4) pitanja, a to su:
- način prikupljanja podataka potrebnih za rješavanje predmeta ili akata,
- obavještavanje stranke o razlozima zbog kojih se njen zahtjev ne može riješiti u zakonskom
roku,
- forma i sadržaj službenog akta, i
- način vraćanja riješenih predmeta pisarnici.
Pri vršenju navedenih pitanja postupa se na sljedeći način, i to:
(1) Prikupljanje podataka važnih za rješavanje predmeta i akata (tačka 51. Uputstva). Ovu
radnju vrše službenici prilikom rješavanja predmeta za koje su ovlašteni. Pri rješavanju tih predmeta,
može doći do potrebe da se traže određeni dokazi i podaci neophodni za rješavanje određenog
predmeta. U tim slučajevima, mogu postojati dvije situacije, koje se sastoje u sljedećem:
- prva situacija postoji onda ako nedostaju određeni dokazi ili podaci, koji se moraju tražiti od
stranke čiji se predmet rješava. U tom slučaju, službeno lice koje traži te podatke i dokaze treba da
polazi od pravila da se pribavljanje vrši na način da nastane što manje troškova i da se ti dokazi dobiju
u što kraćem roku. Pribavljanje potrebih dokaza vrši se, po pravilu, slanjem određenog dopisa stranci
čiji se predmet rješava u kojem se navodi naziv dokaza koji se traži i određuje rok za dostavu tog
dokaza. Pri tome treba voditi računa da se traže samo oni podaci i dokazi koji su nužni za pravilno
rješavanje predmeta (stav 1. tačka 51. Uputstva).
- druga situacija postoji onda ako se potrebni podaci treba da pribave od druge organizacione
jedinice ili drugog službenika istog organa uprave, odnosno službe za upravu. U tim slučajevima,
postupa se prema stavu 2. tačke 51. Uputstva. Ovdje nije potrebno pisati dopise, već se potrebni podaci
pribavljaju putem telefona kod službenika koji raspolaže tim podacima. Tom prilikom službenik koji
traži podatke treba da sačini službenu zabilješku. Ta zabilješka sastavlja se na posebnom papiru i
trebala bi da sadrži sljedeće podatke: opis dobijenih podataka, ime, prezime i funkciju službenika koji
je dao podatke, datum sastavljanja zabilješke i potpis službenika koji je sačinio službenu zabilješku.
Tako sastavljena zabilješka predstavlja dokaz o toj činjenici i ona se ulaže u spis predmeta.
(2) Obavještavanje stranke o razlozima zbog kojih se zahtjev ne može riješiti u zakonskom roku
(stav 3. tačka 51. Uputstva). U tom slučaju, službenik koji riješava taj zahtjev, dužan je stranci poslati
pismeno obavještenje. U obavještenju treba navesti dva podatka, a to su: razlozi zbog kojih se zahtjev
ne može riješiti u zakonskom roku i pouka o pravnom lijeku. Rokovi za rješavanje zahtjeva stranaka u
prvostepenom upravnom postupku utvrđeni su u članu 216. Zakona o upravnom postupku. Ovdje su
predviđena tri roka, a to su:
- rok od 15 dana ako se zahtjev riješava po skraćenom postupku (slučajevi predviđeni u članu
139. ZUP-a),
- rok od 30, odnosno 60 dana ako se zahtjev riješava po posebnom ispitnom postupku (slučajevi
predviđeni u čl. 140. i 141. ZUP-a)
Ako zahtjev stranke ne bude riješen u navedenim rokovima, u tim slučajevima, prema stavu 3.
člana 216. ZUP-a, stranka ima pravo žalbe nadležnom organu, kao da je njen zahtjev odbijen, i pouku o
tom pravnom lijeku treba navesti u gore navedenom obavještenju. Ovo obavještenje je jako važno, jer
se time stvaraju uslovi da stranka svoje pravo pokuša ostvariti putem izjavljivanja žalbe nadležnom
drugostepenom organu i radi toga je utvrđena obaveza za dostavljanje tog obavještenja stranci.
(3) Forma i sadržaj službenog akta (službeni dopis). U odredbi člana 4. Uredbe o
kancelarijskom poslovanju, utvrđena je forma i sadržaj službenog akta (dopisa) koje donose organi
uprave i službe za upravu. Prema toj odredbi, svaki službeni akt ima osnovne i pomoćne dijelove.
Osnovni elementi su obavezni, i mora ih imati svaki akt. Osnovni elementi službenog akta su:
- zaglavlje akta,
- naziv i adresa primaoca akta,
- naziv predmeta akta,
- sadržina akta,
- otisak službenog pečata, i
- potpis ovlaštenog službenog lica.
Bliži sadržaj svakog od gore navedenih osnovnih elemenata propisan je u odredbama tačke 53.
Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Prema toj tački, sadržaj tih elemenata obuhvata sljedeće
podatke, i to:
- zaglavlje akta – sadrži podatke utvrđene u podtački a) tačke 53. Uputstva,
- naziv i adresa primaoca akta – sadrži podatke predviđene u podtački b) tačke 53. Uputstva,
- naziv predmeta akta – sadrži podatke i piše se na način predviđen u podtački c) tačke 53. Uputstva,
- sadržina akta – sadrži tekst akta koji se piše na način predviđen u podtački d) tačke 53. Uputstva,
- potpis ovlaštenog službenog lica – upisuje se na način predviđen u podtački e) tačke 53. Uputstva,
- otisak službenog pečata – stavlja se na akt na način predviđen u podtački f) tačke 53. Uputstva.
Pomoćni elementi službenog akta nisu obavezni, ali su korisni i služe za lakšu realizaciju
službenog akta. Pomoćni dijelovi akta predviđeni su u okviru podnaslova "2. Pomoćni dijelovi akta",
tačka 53. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja, pa se mogu koristiti prilikom pisanja
službenog akta.
Službeni akt je strogo fornalni akt, jer je njegova forma i sadržaj, kao što je gore navedeno,
precizno i potpuno propisan. Taj sadržaj je obavezan i svaki službenik organa uprave, odnosno službe
za upravu, obavezan je službeni akt da piše na propisan način, jer samo takav službeni akt je pravno
valjan. Prema tome, u odnosu na pisanje službenog akta, nisu predviđena nikakva odstupanja i
drugačija pisanja, pa se radi toga tako ne može ni raditi.
(4) Vraćanje riješenih predmeta pisarnici. Ovu radnju vrši službenik koji je bio određivač
predmeta tj. koji je riješio predmet. Vraćanje tih predmeta vrši se na način propisan u odredbama tač.
54. do 56. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Prema ovim odredbama, ovdje mogu postojati
dvije situacije, i to: da se pisarnici vraćaju predmeti koji su u cjelini riješeni i drugo, da se vraćaju
predmeti koji nisu riješeni. Pri vraćanju tih predmeta pisarnici, službenik-određivač predmeta dužan je
postupiti na sljedeći način:
(a) u prvoj situaciji koja se odnosi na predmete koji su u cijelosti riješeni i nema potrebe više na
aktu raditi, službenik koji je riješio taj predmet dužan je na predmetu koji ostaje u arhivi (kopija akta)
upisati sljedeće dvije upute:
- prva uputa odnosi se na način otpreme primjerka riješenog akta stranci. Ovdje se može upisati
sljedeća uputa: "poslati preporučeno", ili "poslati avionom", ili "poslati kurirom", ili "poslati običnom
poštom" i sl.
- druga uputa odnosi se na arhiviranje predmeta. Ovdje bi trebalo, po pravilu, upisati samo
sljedeću oznaku: "a/a", ili "arhivirati", ili "staviti u arhivu".
Navedene dvije upute su veoma važne za rad službenika pisarnice, jer on na taj način zna šta treba da
uradi sa primljenim predmetom i nisu mu potrebne druge upute. Prema tome, te dvije upute treba
obavezno upisati na aktu na način gore objašnjen.
(b) U drugoj situaciji koja se odnosi na predmete koji nisu riješeni, jer službenik nije nadležan
za rješavanje predmeta ili za rješavanje predmeta moraju se tražiti dopunski dokazi ili određeni podaci.
U ovim slučajevima na predmetu koji se vraća pisarnici, treba upisati sljedeće upute, i to:
- prvi slučaj postoji onda kada se vraća predmet za koji službenik nije nadležan za rješavanje
predmeta, već je to u nadležnosti drugog službenika istog organa uprave, odnosno iste službe za
upravu. U ovom slučaju uputa treba da sadrži broj organizacione jedinice, odnosno broj radnog mjesta
(ako nema tih jedinica) kojima predmet treba ustupiti na rješavanje. Napr. ako je 03 broj nadležne
organizacione jedinice kojoj predmet treba uputiti na rješavanje, uputa bi trebala da glasi:"akt ustupiti
org. jed. broj 03". Ova uputa piše se na prvoj stranici omota spisa ili na prvoj stranici zahtjeva stranke
koji treba da se riješi. Data uputa služi službeniku pisarnice da na osnovu nje može znati šta treba da
uradi sa vraćenim predmetom.
- drugi slučaj postoji onda kada se vraća predmet za koji se traže određeni dopunski akti ili
podaci, jer se zahtjev stranke ne može riješiti bez tih dokaza. U ovom slučaju, u uputi treba upisati
oznaku "R" i datum do kada će predmet biti u roku (Napr. R – 23. 01/03). Ova uputa piše se na prvoj
naslovnoj stranici omota spisa. Na osnovu te oznake službenik pisarnice zna da taj predmet treba
ostaviti u Rokovnik predmeta.
U obje navedene situacije (pod a i b) upute se upisuju hemijskom olovkom ili naliv-perom ili
grafitnom olovkom, ali čitko da se mogu pročitati.
10. Rokovnik predmeta
Kada se u pisarnicu vrati predmet sa oznakom "R", u ovom slučaju službenik pisarnice treba taj
predmet bez ikakvih posebnih radnji staviti u Rokovnik predmeta. Ovdje se radi o Rokovniku predmeta
koji je regulisan u odredbama tač. 59. do 61. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
Rokovnik predmeta predstavlja fasciklu ili pregradak u ormaru u koje se stavljaju predmeti za
koje se traže određeni dokazi potrebni za rješavanje predmeta. To su neriješeni predmeti. Svaki
Rokovnik mora imati 32 fascikle, odnosno 32 pregrade u ormaru, koje su označene datumima u
mjesecu, tako da svaki datum ima svoju fasciklu, odnosno pregradu. Fascikla, odnosno pregrada
označena brojem 32 služi za odlaganje predmeta čiji rok dostave traženog dokaza treba da uslijedi u
narednom mjesecu.
Stavljanje vraćenog predmeta u Rokovnik predmeta vrši službenik pisarnice, i to na način
predviđen u tački 60. Uputstva. Vraćeni predmet se stavlja u onu fasciklu ili pregradak u ormaru koji se
odnosi na datum koji je upisan na uputi pored oznake "R" (Napr. R – 23.01/03– predmet se ulaže u
fasciklu označenu brojem 23, jer je to broj označenog datuma).
Predmet odložen u Rokovnik predmeta čuva se u Rokovniku do dana označenog za čuvanje,
kada se vrši njegovo izuzimanje iz Rokovnika. U vezi izuzimanja predmeta iz Rokovnika mogu
postojati dvije situacije, i to:
a) prva situacija postoji onda ako traženi dokument stigne prije datuma određenog za čuvanje
predmeta u Rokovniku. U ovom slučaju službenik pisarnice je dužan istoga dana kada primi traženi
dokument, izuzeti predmet iz Rokovnika, u njega uložiti primljeni dokument i predmet odmah dostaviti
u rad nadležnom službeniku.
b) druga situacija postoji onda ako traženi dokument nije stigao do dana određenog za čuvanje
predmeta u Rokovniku. U ovom slučaju službenik pisarnice je dužan na dan isteka predviđenog roka,
izuzeti predmet iz Rokovnika i isti dan taj predmet dostaviti nadležnom službeniku koji je tražio
dopunu, sa objašnjenjem da nije stigao traženi dokument.
U ovom slučaju, nadležni službenik kada primi predmet iz Rokovnika predmeta, dužan je
napisati urgenciju i predmet ponovo vratiti u Rokovnik predmeta sa određenim novim rokom čuvanja.
Kada službenik pisarnice ponovo primi taj predmet, postupa sa tim predmetom na isti način kako je
gore objašnjeno za stavljanje predmeta u Rokovnik.
11. Razvođenje akata i predmeta
Razvođenje predstavlja osnovnu radnju koja se sastoji u tome što se u odgovarajuće rubrike
osnovne knjige evidencije u koju je predmet, odnosno akt, zaveden vrši evidentiranje podataka koji se
odnose na način kako je predmet riješen i vrši priprema tog predmeta za otpremu, odnosno arhiviranje.
Prema tome, ova radnja se vrši onda kada službenik koji je riješio određeni predmet, taj predmet vrati
pisarnici na daljnji postupak.Vraćanje riješenih predmeta pisarnici vrši se putem interne dostavne
knjige. U tom slučaju službenik pisarnice je dužan u tu knjigu, u rubrike broj 6 i 7 upisati datum
vraćanja predmeta i staviti svoj potpis. Time je vraćanje predmeta pisarnici završeno.
Nakon što se na izloženi način primi vraćeni predmet u pisarnici, službenik pisarnice pristupa
razvođenju tog predmeta. Način razvođenja regulisan je u tački 57. i 58. Uputstva o vršenju
kancelarijskog poslovanja. Pri tome mogu postojati tri situacije, zavisno od toga kako je predmet
riješen. Te situacije su sljedeće:
- kada se vrati predmet koji je u cjelini riješen,
- kada se vrati neriješen predmet sa uputom da se ustupi drugoj organizacionoj jednici na
nadležno rješevanje, i
- kada se vrati neriješen predmet sa upitom da se dostavi drugom organu uprave, odnosno
drugoj službi za upravu na nadležno rješavanje.
Pri razvođenju navedenih predmeta, postupa se na sljedeći način:
a) Razvođenje akata koji su u cjelini riješeni. U ovom slučaju prije razvođenja akata moraju se
obavezno provjeriti sljedeće dvije činjenice, a to su:
- da li se u omotu spisa nalaze svi dokumenti koji su evidentirani na prvoj unutrašnjoj stranici
tog omota i tako utvrditi da li je vraćeni predmet kompletiran,
- provjeriti da li službeni akt sadrži sve propisane osnovne elemente, kako bi se po njemu moglo
postupiti, a posebno da li sadrži punu adresu primaoca i da li je naznačen predmet akta. To su podaci
koji služe za pravilno razvođenje predmeta.
Ako se pregledom spisa utvrdi da nedostaje neki akt ili ako službeni akt ne sadrži sve propisane
osnovne elemente, službenik pisarnice je dužan na te činjenice upozoriti službenika koji je rješavao
predmet i tražiti da otkloni te nedostatke. Kada se otklone nedostaci na koje je ukazano, onda službenik
pisarnice postupa prema uputama koje su date od strane službenika koji je rješavao predmet, a koje su
upisane na omotu spisa..
Nakon što se izvrše gore navedene radnje, onda se pristupa razvođenju tog predmeta. Ovdje
razvođenje obuhvata dvije radnje, a to su: da se akt dostavi stranci, i drugo da se u odgovarajućoj
osnovnoj knjizi evidencije upišu podaci koji se odnose na način kako je akt (predmet) riješen. Pri
rješavanju tih pitanja postupa se na sljedeći način:
- prvo se primjerak akta (rješenje, zaključak ili drugi službeni akt) koji je namijenjen stranci
izdvaja iz spisa i stavlja otisak pečata pored potpisa ovlaštenog lica, a onda ulaže u koverat i dostavlja
stranci onim načinom dostave koji je službenik-obrađivač predmeta označio u svojoj uputi datoj na
kopiji akta koji ostaje u arhivi, odnosno dostava se vrši na način koji organ uprave, odnosno služba za
upravu koristi za dostavu službene pošte strankama.
- drugo, kada se izvrši prethodna radnja, onda se postupa na način propisan u alineji 1. tačke 58.
Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Ovdje se, u osnovi, radi o tome da se u osnovnoj knjizi
evidencije u kojoj je taj predmet zaveden, upišu podaci o načinu kako je akt (predmet) riješen. Ti
podaci se uzimaju iz rješenja ili zaključka (ako se radi o upravnom rješavanju), odnosno iz službenog
akta, u stvarima u kojima se donosi samo službeni akt. Podaci se upisuju u odgovarajuće rubrike knjige
evidencije prema uputama koje su date za popunjavanje te knjige. Na primjer, ako se predmet odnosi
na prvostepeno upravno rješavanje, a zahtjev stranke je odbijen i rješenje je doneseno u zakonskom
roku, u tom slučaju razvođenje se vrši tako što će se u UP-1 u rubriku broj 9 upisati sljedeće: "odbijen-
14.01/03"
Kada se na takav način izvrši upis podataka o načinu kako je zahtjev stranke riješen u
odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije, time je završena radnja razvođenja tog predmeta.
b) Razvođenje predmeta koji su vraćeni pisarnici sa upustom da se dostave na rad drugoj
organizacionoj jedinici ili drugom radnom mjestu istog organa uprave, odnosno službe za upravu.
Razvođenje tog predmeta vrši se na sljedeći način:
- prvo, na otisku prijemnog štambilja koji se nalazi na zahtjevu stranke treba promijeniti broj
organizacione jedinice i upisati broj jedinice kojoj se predmet dostavlja u rad, a nakon toga istu
promjenu treba izvršiti i u odgovarajućoj rubrici osnovne knjige evidencije u kojoj je zahtjev stranke
zaveden. Promjena broja vrši se tako što se u odgovarajućoj rubrici osnovne knjige raniji broj treba da
precrta, a pored njega čitko upiše broj nove organizacione jedninice, odnosno broj radnog mjesta kojem
se predmet dostavlja u rad.
- drugo, kada se završi prethodna radnja, onda se predmet upisuje u internu dostavnu knjigu
organizacione jedinice kojoj se predmet treba da dostavi u rad, a onda predmet dostavlja nadležnom
službeniku na rješavanje. Dostavom tog predmeta nadležnom službeniku u rad, završena je ova vrsta
razvođenja predmeta.
c) Razvođenje predmeta koji je vraćen pisarnici sa uputom da se dostavi nekom drugom organu
uprave, odnosno službi za upravu ili drugoj instituciji, na nadležno rješavanje. Razvođenje ovog
predmeta vrši se na način propisan u alineji 5. tačke 58. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.
To se vrši na sljedeći način:
- prvo je potrebno u osnovnoj knjizi evidencije u kojoj je predmet zaveden, u odgovarajuću
rubriku koja se odnosi na ustupanje predmeta drugom organu, upisati podatke predviđene u toj rubrici,
- drugo, kada se završi prethodna radnja, onda je potrebno iz omota spisa izdvojiti zahtjev
stranke sa cjelokupnom dokumentacijom i primjerkom popratnog službenog akta koji je napisao
službenik-obrađivač predmeta, i tako formiran predmet treba na propisan način otpremiti organu, ili
službi ili drugoj instituciji koja je označena kao nadležna za rješavanje. Nakon toga, primjerak
propratnog službenog akta koji ostaje u arhivi treba ostaviti u omot predmeta i spisa odlažiti u arhivu.
Izvršenjem ove radnje izvršeno je razvođenje ove vrste predmeta.
12. Otpremanje pošte
Pod otpremanjem pošte podrazumjeva se radnja koja se odnosi na otpremanje riješenih

predmeta strankama na koje se ti predmeti odnose. U stranke spadaju građani, zatim organi uprave i
drugi organi vlasti, druge institucije i pravne osobe na koje se riješeni predmet odnosi. Ova radnja se
vrši nakon što se prethodno izvrši razvođenje tog predmeta, na način objašnjen u prethodnoj tački.
Otpremaju se samo oni predmeti koji su u cjelini (potpuno) riješeni, a to su oni predmeti na kojima je
službenik-obrađivač predmeta, prilikom vraćanja predmeta u pisarnicu, stavio oznaku "a/a" ili
"arhivirati" ili "staviti u arhivu", i dao uputu o načinu otpreme akta stranci ("preporučeno" ili "obična
pošta", i sl.).
Otpremanje pošte strankama vrši se na način propisan u odredbama tač. 62. do 69. Uputstva o
vršenju kancelarijskog poslovanja. Prema tim odredbama, u okviru otpremanja pošte vrši se više
posebnih radnji koje se sastoje u sljedećem, i to:
(1) Vrijeme otpremanja pošte. Ovo pitanje regulisano je u tački 63. Uputstva. Pravilo je da se
pošta otprema istoga dana kada je izvršeno razvođenje akata i predmeta, a ako to iz objaktivnih razloga
ne bude moguće, u tom slučaju, pošta se treba da otpremi prvog narednog radnog dana. Ovaj rok je
veoma važan, jer gomilanje takve pošte u pisarnici može izazvati velike probleme u funkcionisanju
organa uprave, odnosno službe za upravu, s obzirom da se riješeni predmeti i akti nepotrebno
zadržavaju u organu, odnosno službi, a sa druge strane stranke traže da se njihovi zahtjevi riješe u što
kraćem roku. Dostava pošte stranci važna je zbog toga što donešeni akt kojim je riješen zahtjev stranke
proizvodi pravne posljedice tek od momenta kada bude uručen stranci. Zbog toga je važno da se
doneseni akt u što kraćem roku dostavi stranci, pa je iz toga razloga i predviđeno da se dostava takvog
akta stranci vrši istog dana kada akt bude razveden. Pored toga, gomilanje riješene pošte u organu
uprave, odnosno službi za upravu, otežava vršenje ostalih poslova kancelarijskog poslovanja u
pisarnici, pa je i zbog toga potrebno riješenu poštu blagovremeno dostavljati strankama.
(2) Priprema pošte za otpremu. Da bi se pošta mogla otpremiti ona prethodno mora biti
pripremljena za otpremanje. Pripremanje pošte za otpremu sastoji se u izvršenju pet posebnih radnji
koje se vrše sljedećim redoslijedom:
- prvo treba obezbijediti da službeni akt koji se otprema bude potpisan od strane ovlaštenog
službenog lica. Službeni akt mora biti potpisan od strane rukovodoca organa uprave, odnosno službe za
upravu, ili drugog službenog lica koje je posebnim rješenjem ovlastio rukovodilac organa da potpisuje
određene službene akte,
- drugo, potpisani službeni akt mora biti ovjeren pečatom organa uprave, odnosno službe za
upravu. Ovjeru akta, po pravilu, vrši službenik pisarnice ili drugo službeno lice koje je posebnim
rješenjem ovlastio rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu, da rukuje pečatom.
- treće, da se izvrši upis predviđenih podataka u odgovarajuću knjigu za otpremu pošte (u knjigu
za otpremu pošte putem kurira ili u knjigu za otpremu pošte putem PTT-a, zavisno od toga koji se
način otpreme pošte koristi za konkretni akt),
- četvrto, da se izvrši pakovanje pošte, a što se sastoji u tome da se akti ulože u koverat. Ovdje
postoje dvije vrste pakovanja, i to: a) pakovanje obične pošte i b) pakovanje povjerljive i strogo
povjerljive pošte. Prilikom pakovanaj pošte, mora se voditi strogo računa da se pošta upakuje tačno na
način kako je propisano, a to znači sljedeće: pakovanje obične pošte mora se vršiti dosljedno na način
propisan u tački 64. Uputstva, a pakovanje povjerljive i strogo povjerljive pošte dosljedno na način
propisan u tački 66. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Poseban način pakovanja povjerljive
i strogo povjerljive pošte predviđen je radi toga što se sa tom vrstom pošte mora rukovati sa posebnom
pažnjom i posebnim mjerama čuvanja kako ta pošta ne bi došla u posjed neovlaštenih lica. Prema tome,
treba strogo paziti da se ova vrsta pošte ne pošalje kao obična pošta, jer ta pošta ne podliježe posebnim
mjerama čuvanja.
- peto, da se na koverti upišu podaci predviđeni u tački 65. Uputstva, a to su: podaci o
pošiljaocu i podaci o primaocu pošte. Upis podataka vrši se na način predviđen u toj odredbi Uputstva.
(3) Otpremanje pošte. Kada se izvrše gore navedenih pet radnji, onda se može pristupiti
otpremanju pošte. Postoje dva načina otpremanja pošte, i to:
- otpremanje pošte putem kurira, i
- otpremanje pošte putem poštanske službe (PTT).
a) Otpremanje pošte putem kurira. Ovaj način otpreme pošte vrši se na način predviđen u tač.
67. i 68. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Ovdje postoje dvije vrste otpreme pošte, a to su:
pošta koja se otprema redovno, i pošta koja je hitna.
Redovno otpremanje pošte. Ova vrsta otpreme pošte odnosi se na svu poštu koja nije hitna.
Prilikom otpremanja te pošte treba voditi računa o tome koja pošta se mora otpremiti kao preporučena
pošiljka. Tu pošiljku čine predmeti i akti navedeni u tački 67. Uputstva o vršenju kancelarijskog
poslovanja , a to su predmeti koji se odnose na upravno rješavanje (prvostepeni i drugostepeni
predmeti), povjerljiva i strogo povjerljiva pošta i druga pošta. Ta pošta se dostavlja primaocu pošte
putem Knjige za otpremu pošte putem kurira. Knjiga se vodi na obrascu broj 13, a ima ukupno šest (6)
rubrika u koje se upisuju podaci predviđeni u nazivu svake rubrike, od čega rubrike broj 1 do 4
popunjava službenik pisarnice prilikom pripreme pošte za otpremu, a rubrike broj 5 i 6 popunjava lice
koje prima poštu. Kurir je dužan poštu predati primaocu uz njegov potpis u Knjizi dostave. Ova vrsta
dostave može se vršiti samo onim primaocima koji imaju svoje sjedište u sjedištu organa uprave,
odnosno službe za upravu, a u suprotnom, pošta se šalje putem poštanske službe.
Otpremanje hitne pošte. Ova vrsta otpreme pošte vrši se na način propisan u tački 68. Uputstva.
U ovom slučaju dostava pošte primaocu vrši se na isti način na koji se vrši otprema redovne pošte koja
je gore objašnjena, s tim što je razlika samo u tome što se hitna pošta mora obavezno da dostavi prije
otpremanja redovne pošte. Naime, službenik pisarnice obavezan je uvijek, kada ima poštu za otpremu,
provjeriti da li ima hitne pošte. Ako se utvrdi da ima hitne pošte, u tom slučaju mora se odmah
pripremiti i otpremiti ta pošta, pa tek onda pošta koja nije hitna.
b) Otpremanje pošte putem poštanske službe (PTT). Ovaj način otpreme pošte vrši se na način
propisan u tački 69. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. U ovom slučaju sva pošta mora biti
razdvojena u dvije grupe, i to: a) obične pošiljke i b) preporučene pošiljke. Tako razdvojena pošta
zavodi se u Knjigu za otpremu pošte putem PTT koja se vodi na obrascu broj 14, koji je predviđen u
stavu 3. tačke 69. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Knjiga sadrži ukupno devet (9) rubrika
koje sve popunjava službenik pisarnice, s tim što se rubrike broj 1 do 5 popunjavaju prilikom otpreme
pošte poštanskoj službi, a rubrike broj 6 do 9 popunjavaju se onda kada se pošta predaje poštanskoj
službi. Nakon toga, pošta se predaje nadležnoj poštanskoj službi. Ta knjiga ima dvije namjene, i to:
- predstavlja dokaz da je određena pošta predata poštanskoj službi na otpremu, i
- služi kao dokaz o visini i obračunu poštanskih troškova koji su uplaćeni za poštu predatu na
otpremu.
S obzirom na tu činjenicu, veoma je važno da se upis podataka u svaku rubriku Knjige za
otpremu pošte putem PTT-a, vrši potpuno i pravilno na način kako je propisano, jer samo pod tim
uslovima, ta knjiga može biti valjan dokaz za navedene činjenice. Prema tome, službenik pisarnice je
dužan voditi računa da se otprema pošte vodi tačno na način kako je propisano i taj službenik je
odgovoran za te poslove.
13. Arhiviranje predmeta i akata
Kada se završi razvođenje akata i izvrši osnovna radnja otpremanja pošte strankama, o kojima
je govoreno u prethodnoj tački, time su završene sve radnje koje se odnose na kancelarijsko poslovanje.
Nakon toga, dolazi na red arhivsko poslovanje koje predstavlja posebnu vrstu djelatnosti, jer se ta
djelatnost bavi arhiviranim predmetima. Prvu radnju u arhivskom poslovanju predstavlja arhiviranje
predmeta i akata i od te radnje pa nadalje na te predmete i akte primjenjuju se propisi o arhivskom
poslovanju. Arhiviranje predstavlja radnju koja se sastoji u tome što se riješeni predmeti pripremaju i
odlažu na određeno mjesto na čuvanje. Mjesto u kojem se čuvaju arhivirani predmeti naziva se arhiva.
Arhiviranje predmeta vrši službenik pisarnice. Kod vršenja te radnje postoje dvije faze, koje se sastoje
u sljedećem:
- prva faza obuhvata privremeno stavljanje riješenih predmeta i akata u arhivu, i
- druga faza obuhvata potpuno (konačno) arhiviranje riješenih predmeta i akata.
a) Privremeno stavljanje riješenih predmeta i akata u arhivu (prva faza arhiviranja)
U ovoj fazi radi se o stavljanju u arhivu onih predmeta i akata koji se riješe u toku kalendarske
godine tj. svi predmeti i akti koji se riješe u periodu od 1. januara do 31. decembra tekuće godine. Ova
vrsta arhiviranja ima privremeni karakter, jer ono važi samo do isteka kalendarske godine, a po isteku
kalendarske godine vrši se potpuno (konačno) arhiviranje i to u skladu sa propisima o arhivskom
poslovanju.
Stavljanje riješenih predmeta i akata u arhivu (u daljnjem tekstu za predmete i akte koristiće se
zajednički naziv: spis) vrši se na način koji je propisan u odredbma tačke 71. i 73. Uputstva o vršenju
kancelarijskog poslovanja. Prema tim odrebama, u okviru ovog arhiviranja vrše se tri posebne radnje
koje se sastoje u sljedećem:
- pripremanje spisa za arhiviranje,
- ravrstavanje spisa u grupe (po klasifikacionim oznakama), i
- odlaganje pripremljenih spisa u arhivu.
(1) Pripremanje predmeta i akata za arhiviranje (tačka 71. Uputstva o vršenju kancelarijskog
poslovanja). Prva radnja kod arhiviranja predmeta i akata jeste priprema spisa za arhiviranje. To je
veoma važna radnja, i ona se mora obavezno izvršiti, pa tek onda spis staviti u arhivu. Cilj ove radnje je
u tome da se spriječi nastanak mogućih grešaka pri arhiviranju koje se kasnije veoma teško mogu
otkloniti. Napr. ako u nekom spisu nedostaje određeni dokument, a takav se spis arhivira, kasnije je
veoma teško pronaći dokument koji nedostaje, jer bi se morali pregledati svi arhivirani spisi dok se ne
bi pronašao dokument koji nedostaje, što znači da je ispravljanje učinjene greške zaista teško.
Pripreme spisa za arhiviranje obuhvata izvršenje pet (5) posebnih radnji. Te radnje su sljedeće:
- prvo se provjerava da li je akt ili predmet u potpunosti okončan (riješen). To se utvrđuje
uvidom u izrađeni akt (riješenje, zaključak ili drugi službeni akt), a mora se obratiti i pažnja na uputu
koju je dao službenik-obrađivač akta na omotu spisa ili akta prilikom vraćanja riješenog akta pisarnici.
Na omotu mora biti oznaka "a/a" ili "arhivirati" ili "staviti u arhivu". Te činjenice utvrđuje službenik
pisarnice koji je ovlašten za arhiviranje spisa. Ako se posumnja u to da li je akt u cjelini riješen ili nije,
obrazloženje tog pitanja treba obavezno tražiti od službenika-obrađivača akta. Tek kada se dobije
objašnjenje tog službenika da je akt u cjelini riješen, takav spis se može uzeti u pripremu za arhiviranje.
- drugo, mora se provjeriti da li u spisu postoje dokumenti koji se trebaju vratiti strankama. Ako
se nađe da ima takvih dokumenata, ta dokumenat treba izdvojiti iz spisa i nakon toga iste vratiti stranci.
- treće, treba provjeriti dokumentaciju koja se nalazi u spisu. Ovdje treba provjeriti dva pitanja, i
to: prvo, da li se u spisu nalaze svi dokumenti koji pripadaju tom spisu (to su dokumenti upisani na
prvoj unutarnjoj stranici omota spisa). Ako se utvrdi da nedostaje neki dokument, u tom slučaju
moraju se preduzeti odgovarajuće radnje da se taj dokument pronađe i uloži u spis. Pored toga, treba
provjeriti da li u spisu ima neki dokument koji pripada drugom spisu. Ako se pronađe takav dokument
onda se on izuzima iz tog spisa i uloži u spis kojem dokument pripada.
- četvrto, dokumentaciju u spisu treba složiti onim redoslijedom kako su dokumenti upisani na
prvoj unutrašnjoj stranici omota spisa. Time se istovremeno može provjeriti da li se u spisu nalaze svi
dokumenti koji pripadaju tom spisu ili eventualno da li u spisu ima dokumenata koji ne pripadaju tom
spisu. Cilj ove radnje je da spis bude sređen i da sadrži sva dokumenta koja pripadaju tom spisu.
- peto, na kraju treba provjeriti da li je omot za spis oštećen ili nije. Ako se utrdi da je omot za
spis toliko oštećen da bi se morao zamijeniti novim omotom, takav omot treba zamjeniti. U tom slučaju
na novom omotu za spis treba prepisati sve podatke sa oštećenog omota (to su podaci na prvoj-
naslovnoj stranici omota i podaci na prvoj unutrašnjoj stranici omota za spis).
Kada se izvrše sve gore navedene radnje, i otklone pronađeni neostaci, ili ako nedostataka ne bude bilo,
takav spis je pripremljen za stavljanje u arhivu. Time je završena prva osnovna radnja koja se odnosi na
arhiviranje predmeta i akata.
b) Razvrstavanje spisa u grupe po klasifikacionim oznakama (tačka 73. Uputstva o vršenju

kancelarijskog poslovanja). Kada se završi priprema spisa za arhiviranje na način objašnjen u
prethodnoj tački (tačka a), onda se izvršava druga osnovna radnja koja se odnosi na to da se spisi
razvrstavaju u grupe. Te grupe formiraju se na sljedeći način:
- prvo, grupe se formiraju prema kvalifikacionim oznakama predmeta, tako da svaka oznaka
čini posebnu grupu. To praktično znači sljedeće: ako postoje spisi iz tri kvalifikacione oznake (napr.
broj 10, 12 i 17) u tom slučaju postojat će tri grupe spisa, jer će jednu grupu činiti spisi kvalifikacione
oznake broj 10 (to je oblast – organizacija i rad ombudsmena), drugu grupu čine spisi kvalifikacione
oznake broj 12 (to je oblast – izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija) i treću grupu čine spisi
kvalifikacione oznake broj 17 (to je oblast – energija). Prema tome, ako pripremljeni spis ima
klasifikacionu oznaku broj 10, on se treba da odloži u grupu spisa koji se odnose na tu klasifikacionu
oznaku. Ta grupa čini posebnu cjelinu, odvojenu od spisa koji imaju drugu klasifikacionu oznaku.
- drugo, spisi koji imaju oznaku "povjerljivo", zatim "strogo povjerljivo" ili "državna tajna",
odnosno "vojna tajna", moraju se razvrstati u posebne grupe, odvojeno od grupe spisa koji nemaju
oznaku tajnosti. Takvi spisi predstavljaju posebnu grupu i čuvaju se na posebnom mjestu. I ovi spisi se
slažu u grupe prema klasifikacionim oznakama koje imaju.
c) Odlaganje pripremljenih spisa u arhivu. Kada se određeni spis ili više spisa pripremi i
razvrsta u grupe na način objašnjen u tački a) i b) koje su gore navedene, onda se ti spisi slažu na
mjesto koje je određeno za smještaj i čuvanjen arhiviranih spisa. To mjesto, po pravilu, predstavlja
drveni ili željezni ormar ili stalaža sa rafovima. Spisi se slažu u grupe kako su razvrstani tako da svaka
grupa spisa ima prostor za svoj smještaj i čuvanje odvojeno od spisa drugih grupa. Ako, na primjer,
postoje tri grupe spisa, u tom slučaju, u ormaru ili stalažama treba da postoji složene tri grupe spisa
koje čine posebne cjeline, odvojena jedna od druge.
Spisi koji imaju oznake tajnosti moraju biti odloženi u poseban željezni ormar, odvojeno od
spisa koji nemaju oznaku tajnosti.
Treba strogo voditi računa da se arhivirani spisi drže odvojeno od spisa koji se nalaze u radu. U
tom cilju trebalo bi imati poseban ormar (drveni ili željezni) sa rafovima za arhiviranje spisa, a poseban
ormar ili rafove za spise koji se nalaze u radu. Na tim ormarima bi trebalo na vidnom mjestu istaći
natpis sa oznakom "arhiva" ili "arhivirani spisi", a na drugom ormaru ili rafovima oznaku "spisi u
radu".
Arhiviranje spisa na gore izneseni način vrši se u toku cijele kalendarske godine i važi za sve
predmete i akte koji u toku te godine budu u cjelini riješeni. To je period od 1. januara do 31. decembra
tekuće godine. Ova vrsta arhiviranja vrši se onog momenta kada se u pisarnicu vrati spis koji je u
cjelini riješen. Takav spis se treba odmah da arhivira na gore objašnjeni način. Znači, nije dozvoljeno
da se riješeni predmeti gomilaju, pa da se poslije izvjesnog vrmena vrši arhiviranje.Tako izvršeno
arhiviranje ima privremeni karakter, jer važi samo do isteka kalendarske godine u kojoj su spisi
arhivirani. Kada istekne ta godina, onda se pristupa arhiviranju koje predstavlja konačno arhiviranje, a
ono se vrši na način objašnjen u sljedećoj tački.
b) Konačno arhiviranje spisa

(druga faza arhiviranja)
Konačno arhiviranje spisa predstavlja drugu fazu u arhiviranju riješenih predmeta i akata. Ovo
arhiviranje vrši se u periodu od 1. januara do aprila tekuće, a odnosi se na predmete riješene u
prethodnoj godini. Konačno arhiviranje odnosi se na predmete i akte koji su arhivirani u toku prethodne
kalendarske godine na način objašnjen u prethodnoj tački (predmeti arhivirani u okviru prve faze
arhiviranja), kao i svi drugi predmeti koji su riješeni do 31. decembra prethodne kalendarske godine.
Konačno arhiviranje riješenih predmeta i akata vrši se na osnovu Liste kategorija
registraturskog materijala sa rokovima čuvanja i Arhivske knjige. To arhiviranje regulisano je u Uredbi
o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u organima uprave i službama za upravu u
Federaciji BiH (u daljem tekstu koristiće se skraćenica: Uredba o arhivskom poslovanju organa
uprave). Prema tome, stručna objašnjenja za konačno arhiviranje riješenih predmeta i akata data su uz
tu uredbu, pa se treba postupati prema toj uredbi koja se nalazi u okviru glave o arhivskoj djelatnosti
ove knjige.
14. Organizovanje arhive za čuvanje

arhiviranih spisa i drugih predmeta
Jedan od osnovnih uslova za vršenje arhivskih poslova jeste postojanje posebnog prostora za
arhiviranje spisa i drugih predmeta koji predstavljaju registraturski materijal i arhivsku građu. U tom
cilju svaki organ uprave i služba za upravu obavezni su obezbijediti prostor za smještaj i čuvanje
arhiviranih spisa i predmeta. Ta obaveza utvrđena je u odredbama čl. 27. do 32. Uredbe o arhivskom
poslovanju organa uprave. Prema tim odredbama, ti organi i službe kao stvaraoci i imaoci registraturne
i arhivske građe treba da obezbjedi odgovarajući prostor za čuvanje te građe. U tom pogledu, potrebno
je obezbjediti dva prostora, i to:
- prvo, treba imati poseban prostor u okviru pisarnice u kojoj se obavljaju kancelarijski poslovi
(stav 2. član 29. Uredbe o arhivskom poslovanju organa uprave). Taj poseban prostor treba da služi za
čuvanje onih predmeta i akata koji se arhiviraju u toku kalendarske godine i koji se čuvaju do konačnog
arhiviranja tih premeta i akata. To mogu biti posebni ormari ili stalaže (rafovi) za smještaj arhiviranih
spisa. U te ormare, odnosno stalaže mogu se odlagati samo arhivirani spisi i drugi akti, odvojeno od
svih drugih vrsta spisa koji postoje u pisarnici.
- drugi prostor predstavlja arhivski depo (stav 3. člana 29. Uredbe o arhivskom poslovanju
organa uprave). To treba da bude posebna prostorija u kojoj će se čuvati svi predmeti i akti za koje je
izvršeno konačno arhiviranje. U tom depou arhivirani predmeti i akti čuvaju se do predaje tih predmeta
i akata nadležnom arhivu.
Uslovi čuvanja registraturne i arhivske građe u navedenim prostorijama bliže je objašnjen u
okviru glave o arhivskom poslovanju. To je učinjeno uz Uredbu o arhivskom poslovanju organa
uprave, pa se trebaju koristiti objašnjenja uz tu uredbu.
15. Rok čuvanja arhiviranih spisa u arhivama

organa uprave, odnosno službi za upravu
Arhivirani spisi i drugi predmeti čuvaju se u arhivi organa uprave, odnosno službi za upravu do
određenog roka. Ovdje su predviđena dva roka, i to:
- prvi rok iznosi godinu dana. Ovaj rok odnosi se na spise i druge predmete koji su arhivirani u
toku kalendarske godine, i koji se čuvaju u pisarnici organa uprave, odnosno službe za upravu.
- drugi rok iznosi 30 godina. Ovaj rok počinje teći nakon isteka roka od godinu dana i traje do
predaje arhivske građe nadležnom arhivu kao javnoj ustanovi, a najduže do 30 godina od dana
nastanka. Taj rok je utvrđen u odredbi stava 2. člana 33. Uredbe o arhivskom poslovanju organa
uprave.
16. Rukovanje spisima i drugim predmetima

stavljenim u arhivu organa uprave
i službi za upravu
Pod rukovanjem sa predmetima i drugim aktima koji se nalaze u arhivi, podrazumjeva se način
korištenja tih spisa. Naime, ima potrebe da se arhivirani spisi koriste u određene svrhe, pa je radi toga i
regulisan način korištenja tih spisa. To pitanje regulisano je u odredbama tač. 78. do 80. Uputstva o
vršenju kancelarijskog poslovanja. Prema tim odredbama, predmeti i akti koji se nalaze u arhivi mogu
se koristiti samo i isključivo na način propisan u navedenim odredbama Uputstva. Znači, zabranjeno je
da se sa tim spisima rukuje proizvoljno i samostalno. Korištenje podrazumjeva uzimanje predmeta ili
akata na korištenje, pregledanje ili prepisivanje spisa ili akata i dobijanje prepisa akata.
Arhivirani spisi mogu se koristiti unutar organa uprave, odnosno službe za upravu, ili van
organa, odnosno službe. To se ostvaruje na sljedeći način:
(1) Korištenje arhive za službene potrebe unutar organa uprave, odnosno službe za upravu.
Arhivirani spisi ili pojedini akti mogu se koristiti unutar organa, odnosno službe samo u službene
svrhe. Ako se ukaže takva potreba, u tom slučaju, službenik organa, odnosno službe kome treba neki
spis, ili akt ili neki drugi dokument iz arhive, u vezi tog pitanja obraća se službeniku pisarnice koji je
zadužen za arhivu. Zahtjev može biti usmen ili pismen. Službenik pisarnice traženi spis, ili akt ili
dokument može izdati samo uz pismeni revers koji se izdaje na obrascu broj 15. Radi se o reversu koji
je predviđen u stavu 3. tačke 78. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. U reversu se mora
odrediti tačan datum do kada se izdaje traženi spis, ili akt ili dokument, jer se izdavanje može vršiti
samo na određeno vrijeme. Taj rok u Uputstvu nije određen pa ga radi toga sporazumno određuje
službenik koji traži spis ili akt i službenik pisarnice. Kada službenik koji je uzeo spis, ili akt, vrati taj
spis ili akt pisarnici, službenik pisarnice je dužan poništiti revers i vratiti ga službeniku koji ga je
potpisao, a vraćeni spis ili drugi akt vratiti u arhivu na ono mjesto na kojem je bio do dana izdavanja.
Međutim, ako se izdati spis ili akt ne vrati u predviđenom roku, u tom slučaju službenik pisarnice je
dužan odmah po isteku tog roka upozoriti službenika koji je uzeo spis ili akt da uzeti spis ili akt vrati.
Ako službenik ne postupi po upozorenju, službenik pisarnice je dužan o tome upoznati rukovodioca
organa, odnosno službe, kako bi taj rukovodilac preduzeo odgovarajuće mjere da se uzeti spis ili akt
vrati u arhivu.
(2) Korištenje arhive za potrebe van organa uprave, odnosno van službe za upravu. U ovom
slučaju, pravo na korištenje spisa i drugih akata iz arhive imaju stranke i drugi organi uprave, odnosno
druge službe za upravu, što se ostvaruje na sljedeći način:
a) Pravo stranke da razgleda arhivirani spis koji se odnosi na upravni predmet ili da izvrši
prepisivanje pojedinih dokumenata (tačka 79. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja). Tom
odredbom Uputstva predviđeno je da stranke mogu vršiti uvid u arhivu u skladu sa Zakonom o
upravnom postupku. To pitanje regulisano je u članu 79. Zakona o upravnom postupku. U tom
pogledu, stranka treba da podnese pismeni zahtjev ili da svoj zahtjev podnese usmeno na zapisnik u
pisarnici. U svom zahtjevu stranka je dužna dati obrazloženje za postojanje svog pravnog interesa za
pregledanje spisa ili prepisivanje pojedinih dokumenata. Ako se utrdi da stranka ima pravni interes,
službenik pisarnice je dužan dozvoliti pregled spisa ili prepisivanje pojedinih dokumenata, zavisno od
toga šta stranka traži, a u suprotnom zahtjev mora biti odbijen. Ako je zahtjevu stranke udovoljeno, u
tom slučaju pregled spisa ili prepisivanje određenog akta može se vršiti samo uz prisustvo službenika
pisarnice koji je zadužen za arhivu. Međutim, ako je zahtjev stranke odbijen, u tom slučaju, stranka se
može žaliti rukovodiocu organa uprave, odnosno službe za upravu.
Pravo pregleda spisa ili prepisivanje pojedinih akata, pod istim uslovima koji važe za stranku,
mogu ostvariti i druga lica, društvene organizacije i udruženja građana koja učine vjerovatnim
postojanje njihovog pravnog interesa za pregled spisa, odnosno prepisivanje nekog akta koji se nalaze u
arhivi.
Pri odlučivanju o gore navedenom pitanju (dozvoli za razgledanje spisa), mora se voditi računa
o zabrani koja je utvrđena u stavu 4. člana 79. Zakona o upravno postupku. Prema ovoj odredbi, ne
mogu se pregledati niti prepisivati: zapisnik o vijećanju i glasanju, službeni referati i nacrti rješenja,
zatim spisi koji se vode kao povjerljivi, ako bi se time mogla osujetiti svrha postupka, ili ako se to
protivi javnom interesu jedne stranke ili trećih lica. O ovim zabranama strogo mora da vodi računa
službenik pisarnice zadužen za arhivu.
b) Izdavanje spisa koji se nalaze u arhivu drugim organima uprave, odnosno drugim službama
za upravu (stav 5. tačka 78. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja). U ovom slučaju,
zainteresovani organ uprave, odnosno služba za upravu, treba da podnese pismeni zahtjev kojim će
tražiti da mu se izda određeni spis ili pojedini dokument iz arhive. U zahtjevu se moraju navesti
konkretni razlozi za izdavanje spisa ili nekog dokumenta. U ovom slučaju, o izdavanju spisa iz arhive
odlučuje rukovodilac organa, odnosno službe, o čemu donosi pismeno odobrenje. Spis se može izdati
samo na određeno vrijeme, i taj rok se određuje u pismenom odobrenju i mora se vratiti u predviđenom
roku. Kada službenik pisarnice zadužen za arhivu dobije pismeno odobrenje, dužan je postupiti po tom
odobrenju. Spis ili određeni dokument izdaje se uz revers na obrascu broj 15. Uz revers se čuva i
pismeno odobrenje kojim je odobreno izdavanje spisa. Kada spis bude vraćen, revers i odobrenje se
poništavaju, a spis se odlaže u arhivu na ono mjesto na kojem je bio do dana izdavanja.
c) Izdavanje i ovjaravanje prepisa akata, dokumenata, uvjerenja, potvrda i drugih akata koji se
nalaze u arhivi (tačka 80. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja). U ovom slučaju postoje dvije
situacije koje se sastoje u sljedećem:
- jedna situacija je kada stranka ima pravo tražiti da joj se izda uvjerenje ili potvrda o nekim
činjenicama koje postoje u arhivi.
- druga situacija je kada stranka ima pravo tražiti da joj se izvrši prepis nekog akta ili drugog
dokumenta.
U oba slučaja, stranka je dužna podnijeti pismeni zahtjev. U zahtjevu je potrebno navesti šta se
traži (izdavanje uvjerenja ili potvrde ili prepis nekog akta ili dokumenta) i iznijeti konkretne razloge iz
kojih se može vidjeti da stranka ima lični pravni interes da joj se izda traženo uvjerenje ili potvrda,
odnosno prepis nekog akta ili dokumenta. Ti razlozi su važni, jer se zahtjevu stranke može udovoljiti
samo pod uslovom ako dokaže postojanje ličnog pravnog interesa, a u suprotnom zahtjev mora biti
odbijen.
Uvjerenje ili potvrda izdaje se na način i pod uslovima koji su utvrđeni u članu 169. Zakona o
upravnom postupku, jer se u pomenutom slučaju radi o podacima iz službene evidencije, a to je arhiva.
Kada se traži izdavanje prepisa nekog akta ili dokumenta iz arhive, u tom slučaju prepis akta ili
dokumenta izdaje se na način regulisan propisima o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa. Sada su ta
pitanja regulisana u Zakonu o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa ("Službeni list SRBiH", br. 37/71
i 39/75) i Uputstvu o izvršenju Zakona o ovjeravnaju potpisa, rukopisa i prepisa ("Službeni list
SRBiH", broj 8/76). Ovi propisi se primjenjuju kao federalni propisi dok Federacija BiH ne donese
svoje propise o overavanju potpisa, rukopisa i prepisa. Pomenuti propisi primjenjuju se u skladu sa
odredbama člana IX.5.(1) Ustava Federacije BiH, kojom je predviđeno da svi zakoni, drugi propisi i
sudska pravila koja su na snazi u Federaciji na dan stupanja na snagu Ustava ostaju na snazi u mjeri u
kojoj nisu u suprotnosti sa ovim ustavom, dok nadležni organi vlasti ne odluče drugačije. Prema tome,
kada se traži prepis nekog akta ili dokumenta iz arhive organa uprave ili službe za upravu, prepis tog
akta ili dokumenta treba izdati na način i pod uslovima koji su propisani u navedenim propisima o
ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa. U tom pogledu mogu se koristiti stručna objašnjenja data za te
propise, koji se nalaze u ovoj knjizi.
B) ARHIVSKO POSLOVANJE
U ORGANIMA UPRAVE I PRAVNIM OSOBAMA U FEDERACIJI BIH
IZVOD IZ ZAKONA
O FEDERALNIM MINISTARSTVIMA I DRUGIM
TIJELIMA FEDERALNE UPRAVE 1)
Član 27.
„Arhiv Federacije vrši stručne i druge poslove koji se odnose na: evidentiranje, sređivanje,
obradu, zaštitu i korišćenje ukupne arhivske građe i registraturskog materijala; izradu metodskih
uputstava, standarda i normativa za arhivsku djelatnost; razvoj arhivske djelatnosti u Federaciji;
mjere osiguranja i zaštite arhivske građe; stručni nadzor nad čuvanjem i zaštitom registraturskog
materijala i arhivske građe i odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala, izdavanje
uvjerenja, potvrda i drugih zvaničnih isprava o činjenicama i dokazima koji se nalaze u građi koju
čuva; stručno usavršavanje radnika arhivske službe i naučnoistraživački i publicistički rad u arhivskoj
djelatnosti i međunarodnu arhivsku saradnju“.
Arhiv Federacije osnovan je članom 17. Zakona o ministarstvima i drugim organima državne
uprave Federacije Bosne i Hercegovine kao državna upravna organizacija na razini Federacije Bosne i
Hercegovine („Sl. novine F BiH“, broj 2/94) sa zadacima koji su precizirani u odredbi člana 22.
pomenutog zakona. Izmjene i dopune ovog zakona donesene su 1996.godine („Službene novine
Federacije Bosne i Hercegovine“, broj: 9/96), no status i zadaća arhiva nisu promjenjeni.
Početak rada Arhiva Federacije je od 01.07.1997.godine, kada je Vlada Federacije imenovala

direktora i zamjenika Arhiva i kada je izvršena djelimična popuna službeničkih mjesta u Arhivu.
Sadašnji status Arhiva Federacije reguliran je Zakonom o federalnim ministarstvima i drugim

tijelima federalne uprave („Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“, broj: 19/03), i to članom
27. kao samostalna federalna ustanova.
ZAKON 1
O ARHIVSKOJ GRAĐI
FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE
I – OPĆE ODREDBE
11
Zakon je objavljen u („Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“, broj: 19/03).
11
Ovaj zakon objavljen je u „Službenim novinama F BiH“, broj 45/02 od 20 rujna/septembra 2002
Ćlan 1.
Ovim Zakonom uređuje se evidentiranje, čuvanje, zaštita i sređivanje registraturne i arhivske

građe, kao i način njihovog prikupljanja, istraživanja, stručne i naučne obrade, objavljivanja i davanja
na korištenje arhivske graše iz djelokruga organa vlasti i drugih institucija Federacije Bosne i
Hercegovine ( u daljnjem tekstu: Federacija) predviđenih ovim zakonom.
Član 2.
Registraturna građa kao izvor za arhivsku građu obuhvata izvorni i reprodukovani (pisani,
crtani, štampani, fotografisani, filmovani, fonografisani ili na drugi način zabilježen) dokumentarni
materijal, nastao u radu Parlamenta Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljnjem tekstu: Parlament
Federacije), predsjednika Federacije Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Predsjednika Federacije),
potpredsjednika Federacije Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Potpredsjednika Federacije), Vlade
Federacije Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Vlada Federacije), federalnih organa uprave i
federalnih ustanova, odnosno drugih federalnih institucija, kao i udruženja građana i drugih pravnih i
fizičkih lica koja su organizovana na nivou Federacije (u daljnjem tekstu: stvaraoci i imaoci
registraturne građe), dok se iz njega ne odabere arhivska građa.
Član 3.
Arhivska građa obuhvata izvorni i reprodukovani (pisani, crtani, štampani, fotografisani,

filmovani, fonografisani ili na drugi način zabilježen) dokumentarni materijal od značaja za
funkcionisanje uprave u Federaciji, historiju, kulturu. nauku, obrazovanje i druge oblasti, koji je nastao
u radu stvaralaca registraturne građe iz člana 2. ovog zakona.
Član 4.
Arhivska građa je dobro kulturno – historijskog naslijeđa i kao takva uživa posebnu zaštitu pod
uslovima i na način utvrđen ovim zakonom i propisom o zaštiti i korištenju kulturno – historijskog i
prirodnog naslijeđa, i drugim odgovarajućim propisima Bosne i Hercegovine.
Posebnu zaštitu uživa i registraturna građa iz koje se odabire arhivska građa pod uslovima i na
način utvrđen ovim zakonom.
Član 5.
Arhivska građa dostupna je javnosti pod uslovima utvrđenim ovim zakonom.
Član 6.
Zaštita arhivske građe je od posebnog značaja za Federaciju.

Arhivska i registraturna građa zaštićena je bez obzira na to u čijem je vlasništvu, ili posjedu,
odnosno kod koga se nalazi.
Zaštita arhivske i registraturne građe provodi se na način utvrđen ovim zakonom i drugim
propisima koji ragulišu tu materiju.
Član 7.
Registraturna i arhivska građa nastala u radu jednog od stvaralaca i imalaca registraturne i

arhivske građe čini jednu cjelinu i, po pravilu, ne može se dijeliti.
Izuzetno, registraturna i arhivska građa može se dijeliti ili spajati zbog promjena u unutrašnjoj
organizaciji stvaralaca i imalaca registraturne i arhivske građe, odnosno izdavanja jednog ili više
organizacionih dijelova stvaralaca ili imalaca u samostalne stvaraoce i imaoce.
Tijelo koje donosi odluku o podjeli ili spajanju registraturne i arhivske građe, dužno je utvrditi
stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe spojenog ili odvojenog materijala.
Član 8.
Registraturna i arhivska građa nastala u radu stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe iz
člana 2. ovog zakona, vlasništvo je Federacije.
Registraturna i arhivska građa u vlasništvu Federacije ne može se otuđiti, ako ovim zakonom
nije drugačije određeno.
Član 9.
Arhivska građa nastala djelatnošću: Parlamenta Federacije, Predsjednika Federacije,

Potpredsjednika Federacije, Vlade Federacije, federalnih organa uprave i federalnih ustanova, odnosno
drugih federalnih institucija, udruženja građana i drugih pravnih lica, na koje je prenesen dio
ovlaštenja, smatra se javnom arhivskom građom.
Arhivska građa nastala djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih lica iz člana 2. ovog zakona,
njihovo je vlasništvo ukoliko nije nastala u obavljanju javnih ovlasti ili javne službe, ali podliježe
stručnom nadzoru Arhiva Federacije.
Član 10.
Pitanja koja se odnose na registraturnu i arhivsku građu institucija Bosne i Hercegovine, kao i
arhivsku građu nastalu radom ranijih institucija Socijalističke Republike Bosne i Hercegovine i
Republike Bosne i Hercegovine, uređuju se Zakonom o arhivskoj građi i Arhivu Bosne i Hercegovine.
Pitanja koja se odnose na registraturnu i arhivsku građu iz nadležnih organa vlasti i drugih
institucija kantona, odnosno iz nadležnosti organa vlasti grada i općina, kao i pitanja koja se odnose na
registraturnu i arhivsku građu u vlasništvu ili posjedu fizičkih lica, udruženja građana i drugih pravnih
osoba koja se osnivaju na nivou kantona, grada i općine, uređuju se zakonom kantona.
Pri uređivanju pitanja iz stava 2. ovog člana, zakonom kantona osiguravaju se principi
predviđeni ovim zakonom, posebno principi iz čl. 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 24.i 29.
II ZAŠTITA REGISTRATURNE I ARHIVSKE GRAĐE
Član 11.
Stvaraoci i imaoci registraturne građe:
1. čuvaju registraturnu građu od oštećenja, uništenja i nestajanja, dok se iz njega ne odabere

arhivska građa;
2. vode evidenciju o predmetima i aktima;
3. čuvaju registraturnu građu u sređenom stanju;
4. omogućavaju Arhivu Federacije Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Arhiv Federacije),
provjeru čuvanja i sređenosti registraturne građe;
5. utvrđuju Listu kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu: Lista
kategorija ), na koju saglasnost daje Arhiv Federacije;
6. vrše godišnje odabiranje arhivske građe iz registraturne građa prema Listi kategorija uz
odobrenje Arhiva Federacije;
7. vode arhivsku knjigu i njen prepis dostavljaju Arhivu Federacije;
8. dostavljaju Arhivu Federacije potrebne podatke za evidencije koje vode.
Član 12.
Stvaralac i imalac registraturne građe može, nakon odabiranja arhivske građe, preostalu
bezvrijednu građu predati preduzeću za otkup papira ili ga uništi, samo na temelju rješenja Arhiva
Federacije.
Arhiv Federacije donosi rješenje iz stava 1. ovog člana u roku od 30 dana od dana podnošenja
zahtjeva.
Preduzeće za otkup papira ne smije preuzeti registraturnu građu bez rješenja Arhiva Federacije.
Član 13.
Bliži propis o odabiranju arhivske građe iz registraturne građe iz člana 2. ovog zakona donosi
Vlada Federacije na prijedlog Arhiva Federacije.
Član 14.
Stvaraoci i imaoci arhivske građe:

1. sređuju, čuvaju i održavaju arhivsku građu u bezbjednom stanju;
2. prijavljuju arhivsku građu Arhivu Federacije i dostavljaju podatke za evidentiranje;
3. omogućuju korišćenje arhivska građe, u smislu odredaba ovog zakona, prema uslovima koji su
zajednički utvrđeni između stvaralaca i imalaca Arhiva Federacije;
4. omogućuju Arhivu Federacije provjeru čuvanja i sređenosti arhivske građe;
5. planiraju i provode mjere zaštite arhivske građe;
6. omogućuju Arhivu Federacije kopiranje arhivske građe.
Član 15.
Arhivska građa iz člana 3. ovog zakona evidentira se po jedinstvenoj metodologiji, koju

utvrđuje Arhiv Federacije.
Stručna obrada arhivske građe vrši se primjenom jedinstvenog načina obrade koju utvrđuje
Arhiv Federacije.
Član 16.
Stvaraoci i imaoci registraturne i arhivske građe dužni su da osiguraju odgovarajući prostor,

opremu, kadar i druge mjere zaštite registraturne i arhivske građe, posebno za vrijeme rata, neposredne
ratne opasnosti ili vanrednih prilika.
Bliži propis o mjerama zaštite iz stava 1. ovog člana, i o uslovima i rokovima čuvanja
registraturne i arhivske građe, donosi Vlada Federacije na prijedlog Arhiva Federacije.
Član 17.
U slučaju prestanka, odnosno ukidanja rada stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe iz
čl. 2. i 3. ovog zakona,organ koji je donio akt o njegovom prestanku dužan je da u roku od 60 dana od
dana prestanka stvaraoca i imaoca njegovu registraturnu i arhivsku građu preda Arhivu Federacije na
način utvrđen ovim zakonom i odgovarajućim podzakonskim aktom.
Član 18.
Arhivska građa stvaralaca i imalaca iz člana 2. ovog zakona predaje se Arhivu Federacije
popisana i u sređenom stanju.
Prilikom predaje arhivske građe stvaralac i imalac je dužn dati Arhivu Federacije pismeno
mišljenje o načinu i uslovima njenog korištenja.
Član 19.
Arhivska građa u vlasništvu Federacije nastala u radu stvaralaca i imalaca iz člana 2. ovog
zakona, predaje se Arhivu Federacije najkasnije po isteku 30 godina od njenog nastanka, ukoliko ovim
zakonom nije drugačije određeno.
Rok iz stava 1. ovog člana može se skratiti ili produžiti ukoliko Vlada Federacije ocijeni da za
to postoje opravdani razlozi.
Stvaraoci i imaoci su dužni i poslije isteka roka iz stava 1. ovog člana čuvati arhivsku građu dok
je ne preuzme Arhiv Federacije.
U slučaju skraćivanja ili produženja roka, stvaraoci i imaoci su dužni predati arhivsku građu u
roku utvrđenom međusobnim sporazumom.
Član 20.
Bliži propis o načinu primopredaje arhivske građe iz člana 3. ovog zakona, a nastale u radu
stvaralaca i imalaca iz člana 2. ovog zakona, donosi Vlada Federacije na prijedlog Arhiva Federacije.
Član 21.
Registraturna i arhivska građa nastala u radu Federalnog ministarstva odbrane / Federalnog

ministarstva obrane i Federalnog ministarstva unutrašnjih poslova / Federalnog ministarstva unutarnjih
poslova čuvaju se kod njih do roka koji oni odrede, ali ne duže od 50 godina od dana nastanka arhivske
građe.
Organi iz stava 1. ovog člana dužni su svojim aktom odrediti uslove i način korištenja arhivske
građe, u skladu s ovim zakonom.
Stvaraoci i imaoci registraturne i arhivske građe iz stava 1. ovog člana dužni su izvršavati sve
obaveze utvrđene čl. 11. i 14. ovog zakona.
Član 22.
Arhivska građa može se koristiti za javne, znanstvene i druge društvene potrebe po proteku roka
koji utvrdi stvaralac i imalac arhivske građe, s tim da taj rok ne bude duži od 30 godina od dana njenog
nastanka.
Izuzetno, stvaralac i imalac arhivske građe, odnosno Arhiv Federacije, može uz saglasnost
Vlade Federacije, odrediti rok duži od roka iz stava 1. ovog člana za korištenje pojedine arhivske građe,
s tim da taj rok ne može biti duži od 50 godina od dana nastanka arhivske građe.
Član 23.
Arhivsku građu mogu koristiti bez ograničenja stvaraoci i imaoci čijim je radom ona nastala, u
svrhe radi kojih je nastala, odnosno kojima je služila.
Član 24.
Na korištenje arhivske građe u privatnoj svojini primjenjuju se odredbe ovog zakona o

korištenju arhivske građe u vlasništvu Federacije, ako zakonom ili drugim propisom nije drugačije
određeno, ili ako drugačije nije uređeno ugovorom, odnosno ispravom o predaji građe u Arhiv
Federacije.
Član 25.
Arhivska građa u Arhivu Federacije može se proučavati, istraživati i mikrofilmovati iz

odobrenje Arhiva Federacije, izuzev arhivske građe koja je u privatnom vlasništvu, a pohranjena je u
Arhivu.
Bliže uslove i način korištenja arhivske građe iz stava 1. ovog člana utvrđuje Arhiv Federacije.
Član 26.
Stvaraoci i imaoci arhivske građe u privatnoj svojini dužni su da je prijave Arhivu Federacije i
dostave sve potrebne podatke za evidencije.
Za potrebe naučne i stručne obrade, Arhiv Federacije može građu iz stava 1. ovog člana snimati
i preduzimati mjere zaštite.
Član 27.
Stvaraoci i imaoci arhivske građe iz člana 26. ovog zakona dužni su, u slučaju prodaje arhivske
građe, prodaju prvo ponuditi Arhivu Federacije, koji ima pravo prvokupnje i obavijestiti ga o uslovima
prodaje.
Arhiv Federacije je dužan u roku od 30 dana od dana prijema ponude obavijestiti ponuđača da li
prihvata ponudu.
Član 28.
Ako Arhiv Federacije obavijesti ponuđača da ne želi koristiti svoje pravo prvokupnj, odnosno
ako se Arhiv Federacije do isteka roka iz člana 27. ovog zakona ne izjasni da prihvati ponudu, ponuđač
može arhivsku građu prodati drugom kupcu, ali ne po nižoj cijeni i pod povoljnijim uslovima od onih
koji su navedeni u ponudi za Arhiv Federacije.
Član 29.
Za iznošenje registraturne i arhivske građe iz čl. 2. i 3. ovog zakona u inostranstvo u svrhu

izlaganja, ekspertize i slično, odobrenje daje Vlada Federacije, po prethodno pribavljenom mišljenju
Arhiva Federacije. U dozvoli se određuju rok, način i drugi uslovi po kojima se registraturne i arhivska
građa iznosi i vraća i o tome se izvještava nadležni organ koji je odobrio iznošenje.
Član 30.
Arhiv Federacije može vršiti razmjenu arhivske građe iz člana 3. ovog zakona s drugim
arhivima u cilju sistematskog popunjavanja svojih fondova i zbirki.
Razmjena arhivske građe s inostranstvom može se vršiti samo uz odobrenje Vlade Federacije.
Član 31.
Arhivska i registraturna građa čuva se po načelima savremene nauke, tehnike čuvanja arhivske
građe i provođenja mjera njene zaštite.
III – ARHIV FEDERACIJE
Član 32.
Arhiv Federacije obavlja sljedeće poslove:
1) vrši neposredni nadzor u obavljanju poslova arhiviranja, čuvanja, zaštite i stručnog

održavanja registraturne i arhivske građe koja se nalazi kod stvaralaca ili imalaca iz
članka 2. ovog zakona;
2) vrši nadzor prilikom odabiranja arhivske građe iz registraturne građe;
3) nalaže stvaraocu ili imaocu da u određenom trenutku preduzme mjere za
otklanjanje utvrđenih nedostataka i oštećenja na registraturnoj i arhivskoj građi;
4) evidentira stvaraoce i imaoce i njihovu registraturnu i arhivsku građa;
5) preuzima arhivsku građu od stvaralaca i imalaca iz člana 2. ovog zakona, kao i drugih
stvaralaca ili imalaca arhivske građe od posebnog značaja za Federaciju;
6) vodi evidenciju arhivske građe iz svojih fondova i zbirki;
7) vodi knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke;
8) poduzima tehničke i tehnološke mjere zaštite arhivske građe (mikrofilmiranje,
konzerviranje, restauriranje i dr);
9) vrši stručnu i naučnu obradu arhivske građe;
10) izrađuje metodska uputstva, standarde i normative za arhivku djelatnost;
11) prati i proučava razvoj arhivske djelatnosti u Federaciji;
12) obezbjeđuje uslove za korišćenje arhivske građe;
13) izrađuje naučno – informativna sredstva o arhivskoj građi;
14) vrši istaživanje u cilju kompletiranja arhivske građe;
15) objavljuje arhivsku građu i druge publikacije, a po potrebi izdaje i stručne časopise;
16) organizira predavanja, izložbe i druge pogodne oblike kulturno – obrazovne i
naučne djelatnosti;
17) vrši stručno obrazovanje, usavršavanje službenika arhivske službe i stručno
osposobljavanje stvaralaca i imalaca registraturne i arhivske građe;
18) obavlja poslove saradnje da odgovarajućim organima, institucijama na teritoriji
Bosne i Hercegovine, kao i poslove međunarodne arhivske saradnje, a
međudržavnu arhivsku saradnju obavlja preko Arhiva Bosne i Hercegovine;
19) na zahtjev zainteresiranih pravnih i fizičkih lica izdaje uvjerenja, potvrde, ovjerene
prepise, fotokopije i druge zvanične isprave o činjenicama koje su sadržane u
arhivskoj građi koju čuva;
20) vrši i druge poslove utvrđene zakonom.
Cjenovnik usluga za izdavanje dokumenata iz tačke 19. ovog člana utvrđuje Vlada Federacije,
na prijedlog direktora Arhiva Federacije.
Član 33.
Arhiv Federacije vrši nadzor nad radom stvaralaca i imalaca registraturne i arhivske građe iz čl.
2. i 3. ovog zakona, u pogledu izvršenja poslova iz čl. 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19. i 20. ovog zakona.
Član 34.
O izvršenom nadzoru iz člana 33. ovog zakona sastavlja se zapisnik. U zapisnik se unose podaci
o nađenom stanju registraturne i arhivske građe, konstatuju nepravilnosti. Na osnovu stanja utvrđenog
u zapisniku, donosi se rješenje kojim se naređuje otklanjanj utvrđenih nepravilnosti i utvrđuju rokovi u
kojima se te nepravilnosti moraju otkloniti.
Stvaralac i imalac registraturne i arhivske građe dužan je u utvrđenom roku otkloniti nedostatke
utvrđene rješenjem.
Jedan primjerak zapisnika, kao i rješenja ako je doneseno, iz stava 1. i 2. ovog člana, ostaje kod
stvaraoca i imaoca kod koga je izvršen pregled registraturne,odnosno arhivske građe, a drugi primjerak
zadržava Arhiv Federacije.
Član 35.
Arhiv Federacije pribavlja arhivsku građu:
1. preuzimanjem od stvaraoca i imaoca arhivske građe;

2. kupovinom i razmjenom;
3. dobivanjem na poklon ili zavještanjem.
Arhiv Federacije, pored građe koju preuzima u skladu s ovim zakonom, može preuzimati i
arhivsku građu od privatnih stvaralaca i imalaca – pravnih i fizičkih lica pod uslovima iz člana 18.
ovog zakona.
Član 36.
Arhiv Federacije prikuplja arhivsku građu od posebnog interesa za Federaciju.
Član 37.
Na arhivskim poslovima u Arhivu Federacije i arhivama organa uprave i službama za upravu i

drugim institucijama organizovanim na nivou Federacije može raditi službenik koji ima odgovarajući
stepen i vrstu školske spreme, stručni arhivistički ispit ( u daljnjem tekstu: arhivistički ispit) i radni staž
predviđen zakonom i drugim propisima.
Službenici i pripravnici visoke, više i srednje školske spreme iz Arhiva Federacije, federalnih
organa uprave i drugih federalnih organa koji rade na arhivskim poslovima, arhivistički ispit polažu
pred komisijom koju imenuje direktor Arhiva Federacije.
Izuzetno, službenici visoke, više i srednje školske spreme koji rade na arhivskim poslovima u
kantonu i arhivama organa uprave i službama za upravu i drugim institucijama organizovanim na nivou
kantona, arhivistički ispit polažu pred komisijom koju imenuje direktor Arhiva Federacije, ako
drugačije nije propisano odgovarajućim zakonom kantona ili ako kanton nema uslove da formira svoju
komisiju.
Arhivistički ispit položen pred komisijom iz stava 2. ovog člana važi na teritoriji Federacije.
Član 38.
Vlada Federacije propisuje uslove i način, kao i program polaganja arhivističkog ispita za
službenike i pripravnike visoke, više i srednje školske spreme iz člana 37. ovog zakona, na prijedlog
direktora Arhiva Federacije.
Član 39.
Za svako radno mjesto iz osnovne djelatnosti Arhiva Federacije određuju se stručna zvanja.
Stručna zvanja su:
1. za službenike visoke školske spreme: arhivis, viši arhivist i arhivski savjetnik;

2. za službenike više školske spreme: viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I vrste;
3. za službenike srednje školske spreme: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant.
Stručna zvanja za službenike iz stava 2. ovog člana stiču se pred komisijom koju imenuje
direktor Arhiva Federacije.
Član 40.
Stvaraoci i imaoci registraturne i arhivske građe iz čl. 2. i 3. ovog zakona, organizovani na

nivou Federacije koji se bave stvaranjem, prikupljanjem i proučavanjem arhivske građe, mogu
formirati specijalizirana arhivska odjeljenja (u daljnjem tekstu: specijalizirana odjeljenja), ako je to od
posebnog značaja za izvršenje njihovih zadataka.
O osnivanju specijaliziranih odjeljenja iz stava 1. ovog člana odlučuje Vlada Federacije, uz
pribavljeno mišljenje Arhiva Federacije.
Stručni nadzor nad radom specijaliziranih odjeljenja iz stava 1. ovog člana vrši Arhiv
Federacije.
Evidentiranje i stručna obrada arhivske građe u specijaliziranim odjeljenjima iz stava 1. ovog
člana vrši s u skladu s članom 15. ovog zakona.
Član 41.
Arhivski poslovi u organima uprave Federacije i organa uprave kantona, odnosno u gradskim i
općinskim službama za upravu koji se odnose na arhiviranje predmeta i akata iz njihove nadležnosti,
vođenje i korištenje arhivske knjige, uslove i rokove čuvanja registraturne i arhivske građe, odabiranje
arhivske građe iz registraturne građe, kao i način primopredaje arhivske građe između nadležnog arhiva
i organa uprave i službi za upravu, u skladu s ovim zakonom, uređuje Federalno ministarstvo pravde u
saradnji s Arhivom Federacije.
IV – NADZOR NAD PROVOĐENJEM ZAKONA
Član 42.
Nadzor nad provođenjem ovog zakona vrši Federalno ministarstvo pravde.

V – KAZNENE ODREDBE
Član 43.
Novčanom kaznom od 1.400 do 2.000 KM kaznit će se za prekršaj odgovorna osoba

stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe:
1. ako ne čuva registraturnu i arhivsku građu od oštećenja, uništenja i nestajanja (član 11. tačka
1. i član 14. tačka 1):
2. ako proda ili na drugi način otuđi arhivsku građu koja je u vlasništvu Federacije
(član 8. stav 2.);
3. ako bez odobrenja iznese u inostranstvo arhivsku građu, odnosno u određenom roku tu građu
ne vrati u zemlju (član 29.).
Novčanom kaznom od 800 do 1.400 KM kaznit će se za prekršaj odgovorna osoba stvaraoca i

imaoca registraturne i arhivske građe:
1. ako ne obezbijedi odgovarajući prostor, opremu, kadar i druge mjere zaštite registraturne i
arhivske građe, posebno za vrijeme ratnog ili vanrednog stanja ( član 16. stav 1);
2. ako ne obavijesti Arhiv Federacije o uslovima prodaje arhivske građe (član 27. stav 1);
3. ako ne preda Arhivu Federacije u propisanom roku građu (član 19. stav 1.).
Novčanom kaznom od 800 do 1000 KM kaznit će se za prekršaj odgovorna osoba stvaraoca i

imaoca registraturne i arhivske građe:
1. ako ne čuva registraturnu i arhivsku građu u sređenom stanju (član 11. tačka 3);
2. ako ne vodi evidenciju i ne sređuje registraturnu i arhivsku građu (član 11. tačka 2.);
3. ako ne omogući Arhivu Federacije provjeru čuvanja i sređenosti arhivske i registraturne
građe (član 11. tačka 4. i član 14. tačka 4);
4. ako ne utvrdi Listu kategorija ili ne pribavi saglasnost Arhiva Federacije (član 11. tačka 5);
5. ako ne vrši godišnje odabiranje arhivske iz registraturne građe ili ne pribavi odobrenje
Arhiva Federacija (član 11. tačka 6);
6. ako ne vodi arhivsku knjigu ili ne dostavi njen prepis Arhivu Federacije (član 11. tačka 7).
Član 44.
Za radnje iz člana 43. ovog zakona kaznit će se za prekršaj pravna osoba – stvaralac i imalac
registraturne i arhivske građe novčanom kaznom od 3.000 do 10.000 KM.
Za radnje iz člana 43. ovog zakona kaznit će se i odgovorna osoba u pravnoj osobi novčanom
kaznom u iznosu od 100 do 1.000 KM.
Član 45.
Novčanom kaznom od 100 do 1.000 KM kaznit će se za prekršaj fizičko lice za povredu čl. 26,
27. i 28. ovog zakona.
VI – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 46.
Vlada Federacije, na prijedlog Arhiva Federacije, donijet će u roku od 30 dana od dana stupanja
na snagu ovog zakona prepise iz čl. 13, 16, 20. i 38. ovog zakona.
Direktor Arhiva Federacije dužan je donijeti propise iz stava 2. člana 25. ovog zakona u roku od
tri mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona.
Član 47.
Kantoni su dužni u roku od tri mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona uskladiti svoje
zakone o arhivskoj građi s odredbama ovog zakona.
Član 48.
Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama
Federacije Bosne i Hercegovine“.
STRUČNO OBJAŠNJENJE UZ ZAKON

O ARHIVSKOJ GRAĐI FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVIEN
(Autori: Slobodan Kristić i Amira Šehović)
Parlament Federacije Bosne i Hercegovine donio je Zakon o arhivskoj građi Federacije Bosne i
Hercegovine (u daljnjem tekstu za ovaj zakon koristiće se skraćenica: Zakon). Ovim zakonom su
regulirana sva važna pitanja za organizovanje, sređivanje i čuvanje arhivske građe u Federaciji Bosne i
Hercegovine (u daljnjem tekstu koristiće se skraćenica: Federacija BiH). Time su utvrđene pravne
pretpostavke za pravilno vršenje tih poslova od strane svih stvaralaca, odnoso imalaca arhivske građe.
Zakon se u cjelini odnosi na sve organe vlasti, druge institucije i pravna lica organizovana na nivou
Federacije Bosne i Hercegovine, a u znatnijoj mjeri odnosi se i na sve organe vlasti, druge institucije i
pravna lica organizovana u kantonu, gradu i opštini. Istina, kantoni su ovlašteni da donesu svoje zakone
o arhivskoj građi, ali ti zakoni moraju biti u skladu s ovim zakonom i, po pravilu, kantonalnim
zakonima trebalo bi detaljnije urediti samo pitanja koja se odnose na način organizovanja i čuvanja
arhivske građe iz nadležnosti organa vlasti, drugih institucija i pravnih lica u kantonu, gradu i opštini, a
u odnosu na sva ostala pitanja važi ovaj zakon. O tome se šire govori uz odgovarajuće odredbe Zakona.
U cilju lakše i pravilne primjene ovog zakona u praksi, daju se šira stručna objašnjenja cijelog
zakona. Objašnjenja se daju prema vrsti i sistematici Zakona i to za svaku odredbu posebno, počev od
čl. 1. do 48. kao posljednje odredbe Zakona, kako slijedi.
I – Opće odredbe (od čl. 1. do 10.)
U odredbama čl. 1. do 10. Zakona, regulirana su određena pitanja koja imaju opći karakter. To
znači da ta pitanja važe za sve stvaraoce, odnosno imaoce arhivske građe na teritoriji cijele Federacije
Bosne i Hercegovine (federalne, kantonalne, gradske i općinske organe vlasti, druge insitucije i pravna
lica). Prema tome, kantoni svojim zakonima ova pitanja ne mogu drugačije uređivati, jer su ona
zajednička i nedjeljiva i važe za sve stvaraoce, odnosno imaoce arhivske građe, pod jednakim
uslovima. Određena pitanja iz općih odredaba bliže su razrađena u ostalom dijelu Zakona, o čemu će se
govoriti u tom Zakonu. U okviru općih odredaba Zakona, regulirana su sljedeća pitanja:
1). Predmet Zakona (član 1.). U ovoj odredbi samo su nabrojana pitanja koja se reguliraju
Zakonom, što je karakteristika prvih odredaba u svakom zakonu. Ta odredba pruža mogućnost da se
odmah na početku vidi šta je sve regulirano zakonom i kojim redoslijedom radi lakšeg snalaženja.
Prema tome, ova odredba nema neke posebne praktične primjene.
2). Registraturna građa (član 2.). Ovom odredbom definirana su dva suštinska pitanja i to:
a) Pojam registraturne građe kao izvora za arhivsku građu. Pod pojmom registraturne građe
podrazumijeva se sav izvorni i reprodukovani dokumentarni materijal. Pod tim se podrazumijeva, kako
onaj pisani, tako i crtani, štampani, fotografisani, filmovani, fonografisani ili na drugi način zabilježeni
dokument. Pod pojmom na drugi način zabilježen dokumentarni materijal podrazumijeva se i
savremeni način bilježenja dokumenata na računarima, u obliku magnetnih traka, disketa, CD-ova i sl.
b) Drugo suštinsko pitanje dato u ovom članu je pojam stvaraoca registraturne građe
organizovanih na nivou Federacije (drugi dio člana 2.). Dijelom odredbe člana 2. taksativno su
nabrojani stvaraoci registraturne građe organizovani na nivou Federacije, kako iz sfere uprave, tako i
privrede, kulture, obrazovanja, zdravstva, bankarstva, udruženja građana, kao i fizička lica.
3). Arhivska građa (čl. 3. 4. i 5.). Ovim odredbama je utvrđena definicija arhivske građe (član
3.), značaj arhivske građe (član 4.) i dostupnost arhivske građe (član 5.). Arhivska građa je definirana
kao izvorni i reproduktivni dokumentarni materijal pisani, crtani, štampani i na drugi način zabilježen.
Za razliku od registraturne građe čiji je rok trajanja vremenski ograničen, arhivska građa zbog svog
značaja za funkcionisanje uprave u Federaciji, ali i za historiju, kulturu, nauku, obrazovanje i druge
društvene potrebe, ima trajni karakter. Iz tog razloga nužno je razlikovati, pojam registraturne i pojam
ahivske građe. Kada je nešto kategorisano kao arhivska građa, to podazumijeva njen trajni karakter,
njeno čuvanje, zaštitu te njeno obavezno preuzimanje od nadležnog arhiva. Kako je arhivska građa od
posebnog interesa i dio kulturnog naslijeđa, tako je isto i njena dosupnost javna i slobodna (član 5.).
4). Zaštita registraturne i arhivske građe. Potrebno je naglasiti da je istovjetno zakonski

zaštićena, kako arhivska, tako i registraturna građa (stav 2. član 4.). Ovo je posebno značajno istaći
zbog činjenice da se iz registraturne građe odabire arhivska građa i to u vrijeme dok se ona još nalazi
kod stvaralaca registraturne građe pod uvjetima reguliranim ovim zakonom i podzakonskim aktom
(vidi Uredba o načinu organizovanja i vođenja arhivskih poslova).
Značajno je istaći da se odredbom člana 4. stav 2 utvrđuje posebna zaštita i registraturne građe
iz koje se odabire arhivska građa i njena prvobitna zaštita i čuvanje do vremena odabiranja, te rok
određen za njeno čuvanje.
Odredbom člana 6. utvrđeno je da je zaštita arhivske i registraturne građe od posebnog značaja

za Federaciju, bez obzira na to u čijem vlasništvu ili posjedu, odnosno kod koga se nalazi. To
podrazumijeva da arhivsku i registraturnu građi stvaraoci, odnosno imaoci, moraju čuvati i zaštiti pod
uslovima određenim ovim zakonom i na osnovu njega donesenim podzakonskim aktom.
Stvaralac je svako pravno lice čijim radom nastaje arhivska i registraturna građa dok je imalac
ona pravna i fizička osoba koja je do građe došla bilo nasljeđivanje, bilo kao pravni sljedbenik,
otkupom, poklonom ili po bilo kojoj drugoj osnovi, a radi se o građi od interesa za Federaciju, što je
regulirano ovim zakonom.
5). Nedjeljivost registraturne i arhivske građe. Jedan od najznačajnijih principa arhivske struke
reguliran članom 7., a to je nedjeljivost registraturne i arhivske građe nastale radom jednog stvaraoca.
To podrazumijeva da ono što nastane radom jednog pravnog ili fizičkog lica od njegovog osnivanja do
prestanka rada, predstavlja nedjeljivu cjelinu, bez obzira na sadržaj i unutarnje organizacione promjene.
Odredbom stava 2. člana 7. iz principa nedjeljivosti, izuzeti su slučajevi izdvajanja jednog ili
više organizacionih dijelova u samostalne stvaraoce ili imaoce (npr. Federalno ministarstvo
obrazovanja, nauke, kulture i sporta). Ukoliko se izdvoji dio postojećeg ministarstva, odnosno njegova
organizaciona jedinica, i formira kao samostalno pravno lice, npr. Ministarstvo kulture i sporta,
izdvojeni dio, može izuzeti arhivsku i registraturnu građu samo onog dijela koji se odnosi na njegov
djelokrug rada.
Stavom 3. člana 7. regulirano je da tijelo koje odlučuje o podjeli ili spajanju stvaraoca utvrđuje
ko je dužn voditi brigu o arhivskoj i registraturnoj građi koja je nastala do trenutka podjele, odnosno
spajanja.
Odredbom člana 8. utvrđeno je vlasništvo Federacije nad arhivskom i registraturnom građom

nastalom u radu federalnih organa uprave, službi za upravu, federalni ustanova, odnosno federalnih
institucija, kao i udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica koja su organizirana na nivou
Federacije.
6). Neotuđivost registraturne i arhivske građe. Stavom 2. istog člana (8.) utvrđena je
neotuđivost registraturne i arhivske građe. Pod tim se podrazumijeva da nijedan stvaralac i imalac iste,
bez odobrenja nadležnog arhiva, ne može izvršiti djelimično ili cjelovito uništenje registraturne građe.
To podrazumijeva istovremeno i nemogućnost prodaje, poklona, otkupa te građe bez saglasnosti
nadležnog arhiva ako zakonom, odnosno podzakonskim aktom, nije drugačije određeno.
7). Javna i privatna arhivska građa. Odredbom člana 9. data je definicija, kako javne arhivske
građe, tako i privatne arhivske građe i utvrđena nadležnost Arhiva nad jednom i drugom. Stavom 1. ove
odredbe utvrđeno je vlasništvo nad arhivskom i registraturnom građom nastalom u djelovanju organa
uprave Federacije, federalnih ustanova, drugih federalnih institucija, udruženja građana i drugih
pravnih lica.
Stavom 2. ovog člana (9.) definirano je privatno vlasništvo nad arhivskom građom, s tim da je
regulirano i da i ta građa podliježe stručnom nadzoru Arhiva. S izuzetkom da u privatno vlasništvo ne
spada i arhivska građa koj je nastala u obavljanju javnih ovlasti ili javne službe. To podrazumijeva da u
privatnu arhivsku građu jednog federalnog funkcionera spada sva njegova privatna korespodencija, ali
ne i službena dokumentacija koja mu je po prirodi njegove funkcije upućivana ili je ona upućivao.
Na primjer: poklon, izvještaji, informacije i razni drugi dokumenti koje je dobivao dok je
obavljao javnu funkciju, smatraju se javnim dobrom.
8). Nadležnost nad arhivskom građom. Odredbom člana 10. reguliran je odnos prema
registraturnoj i arhivskoj građi nastaloj radom bivših institucija Bosne i Hercegovine, tako i prema
arhivskoj i registraturnoj građi koja nastaje radom institucija na drugim nivoima u Federaciji. Tako je
stavom 1. regulirano da registraturna i arhivska građa nastala radom institucija Bosne i Hercegovine,
odnosno institucija SR Bosne i Hercegovine i Republike Bosne i Hercegovine, uređuje se Zakonom o
arhivskoj građi Arhiva Bosne i Hercegovine, a registraturna i arhivska građe nastala u radu institucija
kantona, grada i općine utvrđuje se zakonima istih.
Stavom 3. istog člana (10.) obavezuju se kantoni, gradovi i općine da prilikom donošenja
zakona i podzakonskih akata osiguraju stručne arhivske principe utvđene ovim zakonom.
II – Zaštita registraturne i arhivske građe (čl. 11. do 31.)
Zaštita registraturne i arhivske građe regulirana je u odredbama čl. 11. 31. Zakona. U tim
odredbama regulirana su sljedeća pitanja i to: Obaveze stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske
građe, postupak s registraturnom građom koja nema trajni karakter, metodologija evidentiranja i obrade
arhivske građe, osiguranje uvjeta čuvanja, kako registraturne, tako i arhivske građe, primopredaja
arhivske građe i korištenje arhivske, prodaja arhivske građe u privatnom vlasništvu i iznošenje arhivske
građe van granica Bosne i Hercegovine.
1). Obaveze stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe (čl. 11. – 15.)
Odredbama čl. 11. do 15. regulirane su obaveze stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske
građe, kako prema istoj, tako i prema Arhivu koji je nadležan za njenu zaštitu.
Zakon jednako tretira, odnosno štiti registraturnu građu koja ima operativni karakter, ali je
istovremeno izvor za arhivsku građu, odnosno iz nje se izdvaja arhivska građa, kao što štiti i arhivsku
građu koja ima trajni karakter i koja je opće kulturno dobro.
Zaštita registraturne građe ogleda se u odredbama člana 11. kojim se obavezuju stvaraoci i
imaoci iste da je štite, čuvaju, sređuju, te donese normative o njenom čuvanju, klasifikovanju i
vrednovanju.
Zaštiti registraturne građe zakonodavac je dao isti značj kao i zaštiti arhivske građe i štiti je od
samog njenog nastanka do njenog uništenja, odnosno prestanka njenog operativnog značaja, što se vidi
iz obaveza koje su utvrđene za stvaraoe imaoce registraturne građe odredbama čl. 11. 12. i 13. Zakona.
Posebna zaštita registraturne građe ogleda se i u njenoj zaštiti prilikom uništenja.. Zakonodavac je
tačno utvrdio postupak uništenja bezvrijedne registraturne građe. Ista se ne može jednostavno baciti u
kontejner. Obavezuje se stvaralac registraturne građe, kojoj je utvrđen rok čuvanja, poslije isteka da
istu popiše po godinama, vrsti i količini i predloži Arhivu za uništenje. Tek dobivanjem saglasnosti od
strane Arhiva, ta građa se može uništiti.
Poseban značaj i zaštita najprije registraturne građe, koja je osnov za arhivsku građu, pa
arhivske građe kao kulturno – historijskog dobra utvrđena je u odredbama članova 11. – 16. ovog
zakona. Ovim odredbama je istaknut njen značaj kao kulturnog dobra, memorije naše prošlosti,
odnosno dokaz postojanja kako države, tako i njenih naroda, njihovih običaja i sl.
a). Obaveze stvaraoca i imaoca registraturne građe (čl. 11. – 13.)
Članom 11. taksativno su navedene obaveze stvaraoca i imaoca prema registraturnoj građi.
Tako su u članu 11. u tačkama 1. – 8. decidno navedene obaveza stvaraoca i imaoca prema vlastitoj
registraturnoj građi, a one se sastoje u obavezi čuvanja iste, vođenje evidencije, utvrđivanju Liste
kategorija kojom se utvrđuju rokovi čuvanja, vršenja redovnog odabiranja arhivsk građe koja ima trajni
karakter čuvanja, od registraturne građe, koja je operativnog karaktera i u određenim rokovima
predviđena za uništenje te na kraju obavezu vođenja i dostavljanja arhivske građe (prijepisa) koja je
opći inventarni popis cjelokupne arhivske i registraturne građe koja nastaje radom jednog stvaraoca,
odnosno popis svih arhivskih jedinica (fascikli, registratora, kutija, knjiga, omota i sl.) za svaku godinu.
Posebno je tačkama 4. i 8. člana 11. regulirana obaveza prema Arhivu, a odnosi se na

omogućavanje stručnog nadzora i obaveza dostavljanja Arhivu podataka za evidencije koje vodi.
Sve ove obaveze su detalno razrađene u podzakonskim aktima, Uredbi o organiziranju i načinu
vršenja arhivskih poslova u organima uprave i službama za upravu, te Uredbi o organiziranju i načinu
vršenja arhivskih poslova u pravnim licima u Federaciji Bosne i Hercegovine koje su posebno obrađene
u ovoj knjizi, te ih je potrebno koristiti.
b). Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe (čl. 14. – 15.)
Odradbama člana 14. utvrđene su obaveze stvaraoca i imaoca prema arhivskoj građi u njihovom
posjedu, te su u tačkama od 1. do 6. taksativno pobrojane obaveze. Posebno važne obaveze regulirane
su u tačkama 3., 5. i 6. ovog člana, kojima se stvaraoci i imaoci obavezuju da Arhivu omoguće
korištenje arhivske građe i njeno kopiranje u fazi dok se ona još nalazi kod stvaraoca i imaoca, te da
planiraju i provode mjere zaštite arhivske građe prema standardima i normativima arhivske struke, a na
temelju uputstava arhivske ustanove.
Odredbe iz člana 14. ovog zakona također su konkretnije razrađene posebnim podzakonskim
propisima, odnosno gore navedenim uredbama, te su publicirane u ovoj knjizi.
2). Postupak s registraturnom građom koja nema trajni karakter, odnosno onom
građom kojoj je istekao rok čuvanja (čl. 12. i 13.)
U odredbama člana 12. Zakona utvrđen je postupak prema bezvrijednoj registraturnoj građi. Ista
se, kako smo rekli, izdvaja na temelju Liste kategorija registraturne građe ( u daljnjem tekstu: Lista
kategorija), odnosno rokova čuvanja, redovno svake godine i predviđena je za uništenje.
Važno je napomenuti da izdvojena registraturna građa pod pojmom unuštenje ne podrazumijeva
njeno bacanje na otpad, nego u pravom smislu riječi uništenje, odnosno predaje nadležnom preduzeću
za otkup papira. Izuzetno stvaraoci i imaoci registraturne građe, koji imaju tehničke mogućnosti za
rezanje iste, izrezanu registraturnu građu mogu baciti u otpad, a ostali je moraju predati u propisanom
obliku preduzeću za otukup starog papira.
„Propisan oblik“ podrazumijeva popis izdvojene registraturne građe, uvid odgovornog lica
Arhiva u popis i izdvojenu registraturnu građu, te zapisnik i rješenje o odobrenju za uništenje.
Da bi se posao oko dobivanja odobrenja za uništenje registraturne građe vremenski ograničio,

stavom 2. člana 12. Arhiv je obavezan da rješenje o uništenju registraturne građe donese najkasnije 30
dana od dana podnošenja zahtjeva.
Posebno je važno istaći odredbu stava 3. člana 12. kojom je utvrđena obaveza preduzeća za
otkup papira, da bez rješenja Arhiva Federacije o odobrenju za uništenje registraturne građe ne smije
preuzeti i uništiti registraturnu građu.
Takav postupak podliježe sankcioniranju po kaznenim odredbama ovog zakona.
Odredbom člana 13. regulirano je da način odabiranja arhivske građe iz registraturne građe
posebnim propisom utvrđuje Vlada Federacije na prijedlog Arhiva Federacije. To je regulirano
posebnim podzakonskim aktima, uredbama o organiziranju i načinu vršenja arhivskih poslova koje su
publikovane u ovoj knjizi.
3). Metodologija evidentiranja i obrade arhivske građe (član 15.)
Posebnim članom 15. iskazana je za stvaraoce i imaoce obaveza jedinstvene metodologije

evidentiranja i obrade arhivske građe dok se ona još nalazi u njihovom posjedu. Tu metodologiju
utvrđuje Arhiv Federacije, a njenu primjenu kontrolira stručno lice za nadzor iz Arhiva Federacije.
Posebnost arhivske građe i njena posebna zaštita ogledaju se i u javnim odredbama člana 15.
kojim se utvrđuje metodologija njenog evidentiranja i obrade, kao i određivanju posebnih ustanova za
njeno evidentiranje, nadzor i čuvanje.
Propisi o stručnoj obradi, odnosno standarde evidentiranja i obrade, kako registraturne građe,
tako i arhivske građe koje utvrđuje Arhiv, a koji su usklađeni s međunarodnim standardima i normama
za ovu oblast.
4). Osiguranje uvjeta čuvanja registraturne

i arhivske građe (stvaraoci i imaoci) – (član 16.)
U odredbama člana 16. naznačena je opća odredba kojom se obavezuju stvaraoci i imaoci da
osiguraju prostor, opremu, kadar i druge mjere zaštite registraturne i arhivske građe.
Posebno je to iskazano za uvjete rata, neposredne ratne opasnosti ili vanrednih prilika. U toj
općoj odredbi podrazumijeva se da stvaralac mora obezbijediti elementarne uvjete za čuvanje
registraturne i arhivske građe, što znači određen prostor s odgovarajućim klimatskim uvjetima,
odgovarajućom opremom (kutije, registratore, fascikle) za smještaj građe, metalne police, njenu
bezbjednost, kadar, što podrazumijeva kvalificiran kadar osposobljen za rad na stručnim arhivskim
poslovima, te sve druge mjere koje su nužne za zaštitu građe.
Stav 2. člana 16. obavezuje donošenje propisa, odnosno Uredbi, kojim se detaljnije utvrđuju
mjere o ovim uvjetima, a koje donosi Vlada Federacije na prijedlog Arhiva Federacije. Te uredbe su
donesene i sa stručnim objašnjenjima publicirane u ovoj knjizi.
I ovim odredbama zakonodavac nastoji istaći posebnost značaja registraturne i arhivske građe
pa utvrđuje obavezu stvaralaca na osiguranje posebnih uslova za zaštitu i čuvanje iste, kako u miru,
tako i u vanrednim prilikama (ratne opasnosti, rata, poplave, požara i sl.).
5). Primopredaja arhivske građe (čl. 17. – 20.)
Prestanak rada stvaraoca ili imaoca registraturne i arhivske građe je česta pojava. U tim
slučajevima se postavlja pitanje ne samo sudbine finansijsko – materijalne ostavštine ukinutog
stvaraoca, odnosno imaoca, nego i njegove ukupne registraturne i arhivske građe, što nije ništa manje
važno. U praksi je uobičajeno da se pitanje materijalne imovine prioritetno rješava, a da pitanje
arhivske i registraturne građe dolazi u drugi plan, pa i da je ista prepuštena na milost i nemilost,
odnosno da se post festum predaje Arhivu ne samo u nesređenom nego i u haotičnom stanju. Iz toga
razloga odredbe člana 17. su značajne jer obavezuju organ koji je donio akt o ukidanju stvaraoca,
odnosno imaoca, da njegovu građu, u zakonom predviđenom roku od 60 dana, preda Arhivu Federacije
na način predviđen ovim zakonom i podzakonskim aktima.
Dosljedna primjena odredaba ovog člana za zaštitu arhivske i registraturne građe je od

izuzetnog značaja, jer se on u praksi dosljedno ne primjenjuje. Praksa pokazuje da, bez obzira na
zakonsku odredbu i nastojanje Arhiva da je provede, organ koji je u ovim slučajevima zadužen za
primopredaju, ne poštuje kako standarde propisnog predavanja građe, tako ni rokove, a posebno ne
materijalno obezbjeđenje njenog smještaja. U praksi se često događa da predstavnicima Arhiva
pripadne obaveza kako sređivanja, tako i transporta iste, a i sve materijalne obaveze u preuzimanju i
obezbjeđenju opreme i smještaja. Izrazit primjer je Više upravne škole u Sarajevu, čija je građa predata
u djelimično sređenom stanju, a od vitalnog je značaja za građane koji su pohađali ili završili istu. Ta
građa je, po ukidanju VUŠ-a 1990.godine, ostavljena u prostoru koji je po tome dodijeljen drugoj
obrazovnoj instituciji, čiji interes nije bio da se ta građa tu sačuva, te je Arhiv morao u djelimično
rasutom stanju preuzeti i u maksimalnom nedostatku vlastitog prostora naći joj smještaj i omogućiti u
ratnim i poratnim uslovima njenu maksimalnu dostupnost.
Odredbom stava 1. člana 18. utvrđena je predaja arhivske građe u sređenom stanju, s obavezom
njenog popisa, i to po godinama, vrsti i količini.
Stav 2. člana 18. je posebno značajan zbog reguliranja uvjeta korištenja arhivske građe.
Odredbom tog stava dato je pravo stvaraocu i imaocu da može pod određenim uvjetima vremenski
ograničiti korištenje predate arhivske građe u cjelini ili u njenim dijelovima.
To podrazumijeva izuzetak za onu vrstu građe koja podliježe posebnom ograničenju, bilo kao
zaštitu ličnih podataka, bilo državne tajne i sl. Ta vrsta ograničenja predstavlja izuzetak i ne može
važiti za građu stariju od 50 godina.
Odredbama člana 19. propisana je obaveza predaje arhivske građe u vlasništvu Federacije, kao i
rokovi njene primopredaje. Osnovni utvrđeni rok je 30 godina od dana nastanka, kada bi svaki
stvaralac građu nastalu u tom periodu trebao predati arhivu.
Stavom 2. člana 19. regulirani su izuzci koji podrazumijevaju da se građa može i prije i poslije
tog roka predati Arhviu, ali uz opravdane razloge, za što je nužna saglasnost Vlade Federacije. Ako za
to postoje razlozi, 3. stav člana 19. obavezuje stvaraoca i imaoca da tu građu čuva sukladno ovom
zakonu i podzakonskim aktima.
Rokovi produženja ili skraćenja u ovom zakonskom propisu su uvjetovani potrebama stvaraoca,
odnosno imaoca, da koristi na lakši način tu istu, imajući je kod sebe ili, što je češće slučaj,
nemogućnosi Arhiva iz razloga ograničenog prostora da je preuzme. Ova druga mogućnost je u praksi
mnogo češća, jer potrebe za preuzimanjem arhivske građe nadilaze prostorne i druge mogućnosti
Arhiva za preuzimanje iste. Iz tih razloga, u trenutnoj arhivskoj praksi Bosne i Hercegovine postoji
ogromna količina arhivske građe prispjele za preuzimanje, koja iz pomenutih razloga nije preuzeta, ali
je pod nadzorom i brigom Arhiva dok se ne stvore uvjeti (prostorni i materijalni) za njeno preuzimanje.
Nažalost, u dosadašnjoj arhivskoj praksi, zbog ograničenosti prostornih i materijalnih uvjeta,

preuzimala se i preuzima se samo arhivska građa kojoj prijeti opasnost nestajanja, uništenja ili
oštećenja, kao i ona koja nema pravnog sljedbenika. Kada bi Arhiv u potpunosti poštovao odredbe
ovog člana, uvjeti za smještaj građe morali bi biti višestruko obezbjeđeni, međutim, zakon, vodeći
računa o tome, obavezao je da i stvaralac, odnosno imalac arhivske građe, kao i arhivska ustanova vode
zajedničku brigu o zaštiti arhivske građe bez obzira na to kod koga se ona nalazi.
Stavom 4. člana 19. propisana je obaveza stvaraoca i imaoca arhivske građe da u slučaju
skraćenja ili produženja roka primopredaje, s Arhivom naprave međusobni sporazum. Taj sporazum
podrazumijeva, pored popisa arhivske građe koja se predaje, razloge skraćenja ili produženja roka
predaje i decidno navođenje načina njenog korištenja.
Kako je ovim zakonom općenito reguliran način primopredaje arhivske građe, u članu 20. je
izričito naznačeno da Vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na prijedlog Arhiva Federacije, donosi
uredbu kojom se to regulira.
Odredbom člana 21. utvrđena je mogućnost da Federalno ministarstvo unutrašnjih poslova i

Federalno ministarstvo odbrane svoju građu mogu čuvati i duže od utvrđenog roka od 30 godina, ali ne
duže od 50 godina. To podrazumijeva da ti organi mogu formirati svoja specijalistička arhivska
odjeljenja, ali da moraju ta odjeljenja biti formirana po standardima arhivske struke i da se građa mora
čuvati također po arhivskim principima.
Stav 2. člana 21. propisuje da navedeni organi moraju donijeti vlastiti akt o uvjetima i načinu
korištenja arhivske građe, a stav 3. istog člana propisuje da su dužni poštovati obaveze o zaštiti i
čuvanju registraturne – arhivske građe i svega drugog što proizilazi iz čl. 11. i 14. ovog zakona.
To istovremeno podrazumijeva da su u obavezi da svoju građu stariju od 50 godina predaju

Arhivu.
6). Korištenje arhivske građe (čl. 22. – 23.)
Korištenje arhivske građe dijelom je, kada je riječ o javnoj arhivskoj građi, regulirano
odredbom čl. 22. – 23. člana 22. Utvrđeno je da se arhivska građa može koristiti u javne, znanstvene i
druge društvene potrebe po proteku roka koji utvrde stvaralac i imalac, s tim da taj rok nije duži od 30
godina.
Uvjetovano ovim zakonom, kao i Zakonom o dostupnosti informacija, arhivska građa koja se
nalazi u Arhivu je dostupna u cjelini. Izuzetak čini ona arhivska građa čiji rok od 30, odnosno
50.godina nije prošao, kao i ona građa koja je preuzeta u nesređenom stanju, te njeno davanje na uvid
ugrožava njenu sačuvanost, kao i ona građa za čije je korištenje stvaralac utvrdio posebne uvjete.
U principu, ta vrsta ograničenja je izuzetna i ona je određena stavom 2. člana 22., a i taj
izuzetak je ograničen na rok od 50 godina maksimalno.
Od ovih ograničenja, članom 23. izuzet je stvaralac ili imalac arhivske građe, uz pravo da može
istu neograničeno koristiti u svrhu u koju je nastala, odnosno kojoj je služila.
To podrazumijeva da stvaralac ili sljedbenik arhivske građe može istu neograničeno koristiti u
operativne svrhe, ali samo za svoje potrebe i potrebe svoje djelatnosti.
7). Korištenje arhivske građe u privatnom vlasništvu (čl. 24. – 26.)
Odredbom člana 24. naznačeno je pravo korištenja arhivske građe u privatnom vlasništvu,
odnosno regulirano je da se i na tu građu primjenjuju iste odredbe koje se primjenjuju na arhivsku
građu u vlasništvu Federacije Bosne i Hercegovine.
Izuzetak što je vlasniku u privatnom vlasništvu ostavljena mogućnost da za korištenje postavi i

svoje uvjete koji ne moraju biti uslađeni s ovim zakonom i ovim propisima, koji se utvrđuju posebnim
ugovorima između poklonodavca i Arhiva.
Odredbom člana 25. regulirano je da se građa u privatnom vlasništvu može istraživati,

proučavati, mikrofilmovati, kao i sva ostala građa u vlasništvu Federacije koja je pohranjena u Arhivu
Federacije, uz odobrenje Arhiva koji mora voditi računa o posebnim uvjetima o načinu korištenja koje
je naveo darodavac privatne građe.
Posebno je značajan član 26. kojim se u određenoj mjeri izjednačavaju obaveze stvaraoca i
imoaca privatne građe sa stvaraocima i imaocima u vlasništvu Federacije. Stavom 1. člana 26. stavlja
se obaveza stvaraocu i imaocu privatne građe prijavljivanja iste Arhivu, kao i dostavljanje svih
potrebnih podataka za evidencije Arhiva.
Posebno je važan stav 2. član 26. zbog obaveza istih, da za potrebe naučne i stručne obrade
Arhiva Federacije moraju omogućiti sve neophodne mjere zaštite, kao i dozvoliti snimanje iste.
Ovim se ne dovodi u pitanje vlasništvo privatne arhivske građe i raspolaganje istom, ali se
obezbjeđuje, ukoliko se radi o građi od interesa (historija, nauka, kultura) za Federaciju, da bude pod
nadzorom i da se može pod određenim uvjetima koristiti u svakom obliku. Prateći tu intenciju,
zakonodavac je u članu 27. osigurao interese države da je stvaralac, odnosno imalac, privatne arhiske
građe dužan prilikom prodaje istu prvo ponuditi Arhivu, čime se nastoji obezbijediti interes i sugurnost
države da sačuva najvredniju arhivsku građu.
8). Prodaja arhivske građe u privatnom vlasništvu (čl. 27. – 28.)
Odredbom člana 27. ograničen je u prodaji privatni imalac arhivske građe i obavezan je da prvo
Arhivu Federacije ponudi arhivsku građu. Tek u slučaju da u stručnoj procjeni Arhiva Federacije ne
postoji javni interes, ista se može prodavati i drugom kupcu, s tim da je određena obaveza privatnog
vlasnika da istu ne može prodati po nižoj cijeni i povoljnijim uvjetima od onih koje je nudio Arhivu
Federacije.
Ova odredba obezbjeđuje da Arhiv Federacije dođe do arhivske građe u privatnom vlasništvu ,
a od značaja je za istoriju, nauku, kulturu i druge potrebe, kao i onemogućavanje manipulacije i
formalne kupoprodajne ponude.
9). Iznošenje i razmjena arhivske građe (čl. 29. – 30.)
Svako iznošenje arhivske građe, kao iz Arhiva, tako i iz registratura (registratura je arhivistički
termin za stvaraoca ili imaoca građe) u inostranstvo podložno je ogromnom riziku i traži obezbjeđenje
maksimalnih uvjeta za njeno očuvanje. Iz tih razloga u članu 29. zakonodavac je utvrdio obavezu
imaoca da istu u slučaju njenog izlaganja van granica Bosne i Hercegovine (izložbe), ekspertize i sl.
mora tražiti odobrenje Vlade Federacije Bosne i Hercegovine i prethodno mišljenje Arhiva Federacije.
U dozvoli za iznošenje određeni su rok, način iznošenja, odnosno transporta, kao i drugi uvjeti
osiguranja građe, a po njenom vraćanju, obavezu da se nadležni organ obavijesti o tome.
Arhiv u praksi, osim preuzimanja arhivske građe, od stvaraoca, do iste dolazi putem otkupa,
poklona, te razmjenom arhivske građe s drugim arhivskim ustanovama i drugim imaocima arhivske
građe u cilju sistematskog popunjavanja svojih fondova i zbirki, i to one koja je od interesa za
Federaciju.
Razmjena arhivske građe podrazumijeva arhivske cjeline koje su se po bilo kojoj osnovi našle
van posjeda stvaraoca arhivske građe ili nadležne arhivske ustanove.
U dosadašnjoj arhivskoj praksi, kod nas, zbog istorijskih uvjeta, veće ili manje arhivske cjeline
su se našle u posjedu određenih institucija van Bosne i Hercegovine. Ova vrsta sticanja arhivske građe
je ustaljena u arhivskoj praksi i korištena i ranije, jer je zbog ratnih i drugih istorijskih okolnosti ne
mala količina arhivske građe rasuta po arhivima kako u Bosni i Hercegovini, tako i van Bosne i
Hercegovine, a da se po važećim principima provenijencije, odnosno nastanka, ne nalazi u nadležnoj
arhivskoj ustanovi, tamo gdje je i nastala.
Zbog značaja i odgovornosti za ovu vrstu posla, zakonodavac je odredio da se razmjena

arhivske građe s inostranstvom može vršiti samo uz odobrenje Vlade Federacije.
Da bi se obezbjedilo čuvanje arhivske i registraturne građe i provođenje mjera i njene zaštite po

načelima savremene nauke i tehnike, zakonodavac je u članu 31. sve imaoce obavezao na tu primjenu
načelnom odredbom. Iz ovog člana proizilaze podzakonski akti koje donosi Vlada Federacije, te
standardi , pravilnici i drugi normativi koje donosi Arhiv Federacije, koji su obavezujući za sve imaoce
i stvaraoce registraturne i arhivske građe.
III – Arhiv Federacije (čl. 32. – 41.)
Arhiv Federacije ustanovljen je odredbama člana 15. tačka 5. i članom 15.f Zakona o
federalnim ministarstvima i drugim tijelima federalne uprave.
U odredbama čl. 32. – 41. ovog zakona regulirana su sljedeća pitanja iz djelokruga rada i to :
osnovni zadaci Arhiva u njegovu radu, stručni nadzor nad zaštitom registraturne i arhivske građe,
pribavljanje arhivske građe, stručna sprema, stručna zvanja u arhivskoj djelatnosti, te specijalizirana
arhivska odjeljenja.
U trećem poglavlju ovog zakona, od čl. 32. do 41., regulirane su obaveze i zadaci Arhiva
Federacije kao nadležne ustanove na zaštiti, evidentiranju, čuvanju, obradi itd. arhivske građe u
nadležnosti Federacije.
1). Osnovni zadaci Arhiva Federacije (čl. 32. – 33.)
U odredbama člana 32. taksativno su u 20 tačaka navedeni osnovni zadaci Arhiva Federacije,
koji se mogu grupisati u tri temeljne zadaće. Prva zadaća Arhiva je zaštita arhivske i registraturne građe
na terenu i ona je navedena u prvih 5 tačaka ovog člana, tačka 1. – 5. i člana 32. ovog zakona. To je
jedna od najvažnijih funkcija Arhiva, od koji ovisi ne samo fizička zaštita građe u nastajanju nego i
njeno uredno i pravilno vođenje. Od pravilnog načina nastajanja i vođenja registraturne građe, te
redovitog i stručnog nadzora Arhiva nad tim poslovima, ovisi u kakvom će stanju, obimu i stepenu
sređenosti arhivska građa biti preuzeta u Arhiv, a time je konačno uvjetovano ono najvažnije, a to je
mogućnost njenog korištenja. Iz tog razloga ovo je detaljnije regulirano i posebnim podzakonskim
aktima.
Ono što je zadaća Arhiva po preuzimanju arhivske građe, regulirano je tačkama 6. – 12. ovog
člana. Ovim odredbama regulirane su radnje na preuzetoj arhivskoj građi, odnosno građi smještenoj u
Arhivu, čiji je cilj sređenost arhivske građe na višem stepenu
(arhivističko sređivanje građe), što podrazumijeva njenu stručnu i naučnu obradu, te
preduzimanje tehničkih i tehnoloških mjera njene zaštite (konzervaciju, restauracju, mikrofilmovanje,
kopiranje i sl.) i obezbjeđivanje uvjeta za njeno korištenje i prezentiranje.
Treća zadaća Arhiva je, nakon sređivanja građe, izrada naučno – informativnih sredstava
(inventara – analitičkih, sumarnih vodiča i sl.) kojima se omogućuje korisniku brži i lakši
pristup informacijama koje sadrži arhivska građa. U tu svrhu spada i objavljivanje arhivske građe,
organizovanje izložbi arhivskih dokumenata, organiziranje predavanja kao transparentnog oblika
djelovanja arhivske ustanove.
Pored ovoga, ono što je neodvojiva zadaća Arhiva, to je izrada uputstava, standarda i normativa
za arhivske djelatnike (tačka 10. član 32.), kao i permanentna edukacija i usavršavanje u Arhivu, što je
navedeno u tačkama 11. i 17. ovog člana.
Posljednim stavom člana 32. regulirano je da Arhiv za usluge izdavanja dokumenata vrši
naplatu, čiji iznos utvrđuje Vlada Federacije Bosne i Hercegovine na prijedlog direktora Arhiva. Ovo
podrazumijeva samo minimalnu naknadu materijalnih troškova Arhiva koja se vrši putem federalne
takse.
2). Stručni nadzor (čl. 33. – 34.)
Članom 33. decidno je regulirano da nadzor nad radom stvaraoca i imaoca registraturne i
arhivske građe u pogledu njihovih poslova (obaveza evidentiranja, klasifikovanja, zaštite i drugih
poslova utvrđenih u odredbama čl. 11. 12. 14. 15. 16. 17. 18. 19. i 20. ovog zakona) vrši Arhiv
Federacije, odnosno njegova ovlaštena stručna lica. U članu 34. okvirno je naveden način na koji se
vrši stručni nadzor. Nakon obaveznog obilaska registrature, sačinjava se zapisnik u kome se konstatuje
stanje, a potom i rješenje kojim se konstatuju nepravilnosti i utvrđuje rok njihovog otklanjanja.
Značaj obaveze stručnog nadzora i svega što iz njega proizilazi je u tome da se stvaraoci,
odnosno imaoci, permanentno upozoravaju na zakonske obaveze pravilnog čuvanja i održavanja
arhivske i registraturne građe. Praksa je pokazala da upornim obilaskom građe na terenu i upozoravanje
na pravilno vođenje i čuvanje, daje rezultate. U drastičnim slučajevima nepoštivanja propisa i
nepreduzimanja naloženih mjera u utvrđenom roku, od strane Arhiva poduzimaju se kaznene mjere,
odnosno pokreće prekršajni postupak.
3). Pribavljanje arhivske građe (čl. 35. – 36.)
Odredbom člana 35. reguliran je izvor i način sticanja arhivske građe u Arhiv. Tako je u tački 1.
navedeno da Arhiv stiče arhivsku građu preuzimanjem od stvaraoca i imaoca arhivske građe iz člana 2.
i 3. ovog zakona. To je glavni izvor iz kojeg se najvećim dijelom i sastoji fundus arhivske građe u
Arhivu.
Drugi izvor je kupovina ili razmjena. Kupovinom se može doći do značajnih fondova i zbirki iz
privatnog vlasništva. Načini sticanja kupovinom od privatnog vlasnika regulirani su članovima 27. i
28., što je već komentirano. Razmjena podrazumijeva popunjavanje arhivskih fondova ili zbirki kako s
arhivskim ustanovama, tako i s drugim imaocima građe koja po provenijenciji pripada Arhivu
Federacije, a značajna je za kompletiranje postojećih fondova ili je od općeg značaja za područje
Federacije, njenih dijelova ili Bosne i Hercegovine u cjelini.
Treći izvor pribavljanja arhivske građe je poklon ili zavještanje. Na taj način pribavljanja Arhiv
ima najmanji utjecaj, s obzirom na to da se većinom radi o privatnoj građi i to zavisi od volje
darodavca.
U praksi, osim Arhiva, i druge institucije iz oblasti kulture i nauke su zakonski ovlaštene i do
sada su prikupile značajne zbirke i fondove za historiju Bosne i Hercegovine. Mada je najlogičnije da
se arhivska građa nalazi na jednom mjestu, to jest u Arhivu, a ne u muzeju, institutu, galeriji i slično,
značajne zbirke dokumenata se nalaze i u ovim ustanovama. Bitno je da se ta građa čuva po
standardima arhivistike i da je u Arhivu evidentirana.
Stav 2. istog člana regulira i da se i građa privatnih stvaralaca i imalaca bilo kupovinom i
razmjenom, bilo dobivanjem na poklon i zavještanjem, preuzima u skladu s članom 18., a to znači
uredno popisana i sređena i s definiranim mišljenjem o načinu i uvjetima njena korištenja.
U članu 30. je naglašena obaveza Arhiva da prioritetno prikuplja arhivsku građu od posebnog
interesa za Federaciju. To, istina, proizilazi i iz drugih članova Zakona, ali kad je riječ o načinu
prikupljanja građe, to je i ovdje bilo nužno navesti.
4). Stručna sprema, arhivistički ispit i stručna zvanja (čl. 37. 38. – 39.)
Novina u ovom zakonu je reguliranje stručne spreme za obavljanje poslova, kako u arhivima,
tako i u registraturama (stvaraoci). Također su decidno regulirana i stručna zvanja u ovoj djelatnosti, s
obzirom na nivo spreme i osposobljenosti.
U članu 37. decidno je navedeno ko može raditi na arhivskim poslovima, s obzirom na stepen i
vrstu školske spreme, kako u Arhivu Federacije, tako i u arhivima organa uprave, službama za upravu i
drugim institucijama organa uprave na nivou Federacije, uz obavezu, što je posebno značajno,
polaganja stručnog arhivističkog ispita.
S obzirom na to da u redovnom školskom sistemu, na svim nivoima, ne postoji obrazovanje iz

arhivske struke, stručno obrazovanje se i do sada sticalo putem tečajeva, polaganja stručnog ispita,
seminara, savjetovanja i sl. Bez obzira na obavezu polaganja stručnog upravnog ispita za one koji rade
u upravi, za ove poslove i za sticanje stručnog zvanja u ovoj oblasti nužan je i arhivistički stručni ispit,
koji treba da obezbijedi osnovna znanja i vještine u radu na ovim poslovima.
Zakonodavac je prepoznao nužnost tih potreba, te je u članu 37. predvidio obavezu polaganja
stručnog arhivističkog ispita, bez obzira na stepen i vrstu stručne spreme, za sve one koji rade na ovim
poslovima.
Stručni arhivistički ispit se, prema odredbama ovog člana, polaže pred komisijom koju imenuje
direktor Arhiva Federacije na federalnom nivou, odnosno i na nivou kantona ukoliko to njihovim
zakonom nije drugačije određeno.
Uvjeti i način polaganja arhivističkog ispita regulirani su posebnom uredbom, koju na prijedlog
direktora Arhiva donosi Vlada Federacije.
Odredbama člana 39. decidno su naznačena stručna zvanja u Arhivu prema vrsti i nivou školske
spreme (za VSS – arhivist, viši arhivist – savjetnik), (za VŠ – viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I
vrste, i za SSS – arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant).
Smisao stručnih zvanja i njihova sticanja je stimuliranje i vrednovanje stručnog rada, a kroz to i
unapređenje arhivske struke, boljeg i efikasnijeg rada te je to i zakonom u ovom članu regulirano i u
posebnom podzakonskom aktu detaljnije obrađeno.
5). Specijalizirana arhivska odjeljenja (čl. 40.)
Zbor specifičnosti i pojedine registraturne i arhivske građe, njene specifične dostupnosti i

korištenja, i u ranijoj praksi su postojala specijalizirana odjeljenja (odjeljenje CK SKBiH, MUP, RTV).
Zapadna iskustva nam ukazuju na potrebu mnogo većeg broja specijaliziranih arhiva, posebno
velikih privrednih sistema, koji se u organizaciji, metodu i odgovornosti ne razlikuju od arhivskih
ustanova koje država formira. Iz tog razloga u članu 40. data je mogućnost stvaraocima i imaocima
arhivske i registraturne građe iz člana 2. i 3. da formiraju svoja arhivska specijalizirana odjeljenja, uz
saglasnost Vlade Federacije. Ono što je važno, regulirano je stavom 2. i 3. ovog člana. U stavu 3. dat je
zadatak Arhivu Federacije da vrši nadzor nad radom takvog odjeljenja, a stavom 4. takvo odjeljenje je
obavezno da svoj rad uskladi s jedinstvenom metodologijom i stručnom obradom arhivske građe koju
utvrđuje Arhiv Federacije.
Posljednjim članom poglavlja 3. (član 41.) naznačena je nužnost donošenja posebnog propisa
kojim će se detaljnije regulirati arhivski poslovi u organima uprave i službama za upravu, a koji se
odnose na arhivsku knjigu, uvjete i rokove čuvanja, odabiranje i primopredaju. U istom članu je
određeno da ove poslove uređuje Federalno ministarstvo pravde u saradnji s Arhivom Federacije.
IV – Nadzor nad provođenjem Zakona (član 42.)
Članom 42. utvrđeno je da nadzor nad provođenjem Zakona vrši Federalno ministarstvo pravde,
čime je regulirano obezbjeđenje provođenja odredbi ovog zakona.
V – Kaznene odredbe (čl. 43. – 45.)
Kaznene odredbe regulirane su u odredbama čl. 43. – 45. ovog zakona.
Sve kaznene odredbe za neizvršenje i nepoštovanje odredaba koje reguliraju zaštitu, pravilno
čuvanje i vođenje registraturne i arhivske građe, te uništenje ili nepredavanje arhivske građe Arhivu, ili
nepreuzimanje mjera zaštite, tretiraju se kao prekršaji, a visina kazne je određena u novčanim iznosima,
kako za pravna lica, tako i za odgovorna lica u tom pravnom licu, a i za fizička lica.
Prema stručnom mišljenju, iznos kazneni odredbi, kako u ovom zakonu, tako i u ranijim
zakonima, je destimulirajući, odnosno ne obezbjeđuje smisao kazne, a to je mnogo strožiji kazneni
režim, odnosno utvrđivanje veće novčane kazne koja bi stimulirala stvaraoca na bolu zaštitu i izvršenje
zakonom predviđenih mjera i postupaka očuvanja registraturne i arhivske građe. Iz tog razloga obaveza
je arhivskih stručnjaka koji vrše nadzor, neuporedivo veća, jer njihovo preventivno djelovanje može
učiniti mnogo više nego ove postfestum kaznene mjere.
VI – Prijelazne i završne odredbe (čl. 46. – 48.)
Kao što je uobičajeno, u prijelaznim i završnim odredbama regulirane su obaveze donošenja

podzakonskih propisa, kao i određeni organi za njihovo donošenje.
Tako je u članu 46. data obaveza Vladi Federacije, a na prijelog Arhiva Federacije, da donese
bliži propis kojim se reguliraju uvjeti čuvanja, vođenja, evidentiranja, odabiranja arhivske građe iz
registraturne građe i primopredaju iste Arhivu, kao i propis o uvjetima i načinu polaganja stručnog
arhivističkog ispita i sticanja stručnih zvanja.
Stavom 2. istog člana obavezan je direktor Arhiva Federacije da donese propis o uvjetima i
načinu korištenja arhivske građe koja se nalazi u Arhivu Federacije.
Kako zakoni iz ove oblasti u Federaciji, misli se na federalne i kantonalne propise, nisu
doneseni istovremeno, član 47. ovog zakona obavezuje kantone koji su ranije regulisali ovu oblast da
istu usklade s odredbama ovog zakona. Tu se prvenstveno misli na dio koji se odnosi na stručne
principe, norme i metode rada za zaštiti i obradi arhivske građe. Odredba ovog člana, posebno je važna
jer sprečava da se na različite načine i metode vrši stručna obrada, evidentiranje, sređivanje i
valorizacija arhivske građe.
Standardnom završnom odredbom člana 48. ovog zakona regulirano je stupanje na snagu ovog
zakona i određen dan njegove primjene.
UREDBA
O ORGANIZOVANJU I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH
POSLOVA U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA
ZA UPRAVU U U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE1
I – OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovom uredbom u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine ( u

daljem tekstu: Zakon) uređuje se arhivski poslovi u federalnim organima uprave i federalnim
ustanovama, odnosno u kantonalnim organima uprave i kantonalnim ustanovama i gradskim i
općinskim službama za upravu (u daljem tekstu: Federacija Bosne i Hercegovine), koji se odnose na
način donošenja liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja, postupak odabiranja arhivske
građe iz registraturne građe, način vođenja i korištenja arhivske knjige, uslove čuvanja registraturne i
arhivske građe, odabiranje arhivske građe iz registraturne građe i način primopredaje arhivske građe
između organa i službi za upravu i nadležnog arhiva.
Član 2.
Nadležni arhivi, u smislu ove uredbe, su:
1. Arhiv Federacije – za federalne organe uprave i federalne ustanove;

2. kantonalni arhivi – za kantonalne organe uprave i kantonalne ustanove;
3. općinski arhivi – za općinske službe za upravu;
4. gradski arhivi – za gradske službe za upravu.
Ako općina, odnosno grad, nemaju svoj arhiv, u tom slučaju nadležan je kantonalni arhiv na
čijem se području općina, odnosno grad, nalazi.
Ako u kantonu ne postoji kantonalni arhiv, u tom slučaju nadležan je Arhiv Federacije do
osnivanja kantonalnog arhiva.
Član 3.
Ova uredba primjenjuje se i na vršenje arhivskih poslova kantonalnih organa i službi za upravu,
gradskih i općinskih službi uprave, ako vršenje arhivskih poslova u tim organima i upravama nije
regulisano propisima kantona.
Organi i službe za upravu dužni su organizovati i voditi, kao dio svoje redovite djelatnosti,
arhivske poslove koji proizilaze iz njihove djelatnosti, a u skladu s ovom uredbom.
Arhivski poslovi vrše se u okviru kancelarijskog poslovanja.
II – LISTA KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE S ROKOVIMA

ČUVANJA
Član 4.
11
Ova uredba objavljena je u „Sl. novinama F BiH“, br. 22/03 od 24 svibanj / maj 2003
Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i druge registraturne građe, kao i odabiranja
arhivske građe iz registraturne građe, organi i službe za upravu dužni su donijeti listu kategorija
registraturne građe s rokovima čuvanja ( u daljem tekstu: lisa kategorija).
Član 5.
Listu kategorija donosi rukovodilac organa i službe za upravu. Ova lista se može primijeniti
nakon dobijanja saglasnosti nadležnog arhiva.
Član 6.
Listu kategorija izrađuje komisija koju obrazuje rukovodilac organa i službe za upravu, a čine je
stručni službenici koji poznaju organizaciju, vrstu registraturne građe iz nadležnosti organa i službe za
upravu i koji su sposobni ocijeniti naučno – historijski, društveni i praktični značaj te građe.
Član 7.
Rok čuvanja dokumenata izražava se u listi kategorija numerički (2 godine, 5 godina, 10

godina, 20 godina i sl.), oznakom „trajno“ (T) i „trajno operativno“ (TO).
Za trajno čuvanje određuju se:
1. kategorije registraturne i arhivske građe koje sadrže podatke od društvenog značaja i od značaja
za historiju i druge naučne oblasti, kulturu uopće i druge društvene potrebe, kao i podatke koji
govore o uvjetima rada i načinu živoat građana i
2. kategorije registraturne građe predviđene za čuvanje po posebnim propisima u pojedinim
oblastima.
Za registraturnu građu koja nije ocijenjena kao arhivska građa, rokovi čuvanja se određuju
zavisno o potrebama organa i službe za upravu.
Član 8.
Izrađena lista kategorija dostavlja se u dva primjerka nadležnom arhivu radi davanja
saglasnosti. Organi i službe za upravu dužni su postupiti po ocjeni nadležnog arhiva o tome koje se
kategorije registraturne građe, iz lise koje su donijeli, moraju trajno čuvati.
Ako se tokom godine pojave nove vrste dokumenata koji nisu obuhvaćeni postojećom listom
kategorija, donosilac liste usklađuje postojeću listu (vrši izmjene i dopune liste) i dostavlja je u roku od
mjesec dana na saglasnost nadležnom arhivu.
Nadležni arhiv obavezan je u roku od mjesec dana od prijema dostavljene liste kategorija dati
saglasnost na listu ili je vratiti s primjedbama donosiocu.
Član 9.
Obrazac liste kategorija nalazi se u prilogu ove uredbe i čini njen sastavni dio (obrazac broj 1).
III – POSTUPAK ODABIRANJA ARHIVSKE GRAĐE IZ REGISTRATURNE GRAĐE
Član 10.
Arhivska građa odabire se iz registraturne građe.
Odabiranje se vrši izdvajanjem arhivske građe i uništenjem onih dijelova registraturne građe
kojima je prestala važnost za tekući rad (bezvrijedna registraturna građa), a nemaju svojstvo arhivske
građe.
Odabiranje vrše organ i služba za upravu u čijem je radu nastala registraturna građa ili se kod
njega nalazi na čuvanju po bilo kojoj osnovi.
Član 11.
Odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrijedne registraturne građe vrši se po pravilu, iz

sređene registraturne građe koja je upisana u arhivsku knjigu.
Izdvajanje dijelova bezvrijedne registraturne građe vrši se na osnovu liste kategorija.
Član 12.
Organ i služba za upravu dužni su da vrše tekuća odabiranja na osnovu rokova utvrđenih u listi
kategorija u roku od jedne godine do dana isteka roka čuvanja.
Iz registraturne građe nastale prije 1878. godine i one nastale od 1941. do 1945.godine, kao i od
1992. do 1995.godine ne vrši se izdvajanje ili uništenje.
Uništenje dijelova bezvrijedne registraturne građe iz stava 2. ovog člana vrši se samo u
nadležnom arhivu.
Član 13.
Postupak za odabiranje arhivske građe, odnosno izdvajanje bezvrijedne registraturne građe,

pokreću organ i služba za upravu u čijem je radu nastala građa ili se kod njega nalazi po bilo kojoj
osnovi.
Rukovodilac organa ili službe za upravu imenuje komisiju koja sastavlja popis bezvrijedne
registraturne građe saglasno listi kategorija i rokovima čuvanja.
Popis iz stava 2. ovog člana obavezno sadrži:
1. naziv organa ili službe za upravu u čijem je radu nastala registraturna građa ili kod koga se
nalazi,
2. popis registraturne građe koja se predlaže za uništenje po godinama nastanka, s brojem
registraturnih jedinica (fascikli, kutija, registratora, omota i slično),naznakom klasifikacijske oznake iz
liste kategorija, rokom čuvanja koji je utvrđen u toj listi, količinom izdvojene građe izražena u dužnim
metrima i podacima o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska građa i
izdvojena bezvrijedna registraturna građa.
Organ ili služba za upravu dostavlja nadležnom arhivu u dva primjerka popis bezvrijedne
registraturne građe koja se predlaže za uništenje.
Član 14.
Po prijemu popisa iz stava 2. člana 13. ove uredbe, službenik nadležnog arhiva koji vrši stručni
nadzor ( u daljem tekstu: predstavnik nadležnog arhiva), u saradnji s nadležnom komisijom iz stava 2.
člana 13. ove uredbe, razmatra popis i vrši provjeru građe predložene za uništenje.
Predstavnik nadležnog arhiva može prilikom provjere prihvatiti u cjelini ili djelimično popis
bezvrijedne registraturne građe. Ako predstavnik nadležnog arhiva utvrdi da se komisija u svom radu
nije pridržavala postojećih propisa, naložit će joj da u određenom roku otkloni nedostatke.
Poslije razmatranja popisa i izvršene provjere registraturne građe predložene za uništenje,

predstavnik nadležnog arhiva i članovi komisije sastavljaju zapisnik na osnovu kojeg nadležni arhiv
izdaje rješenje za uništenje bezvrijedne registraturne građe .
Poslije donošenje rješenja iz stava 3. ovog člana, brojevi izdvojenih predmeta evidentiraju se u
postojećim evidencijama (djelovodnik, upisnik, kartoni, arhivska knjiga i sl.), koje vodi organ ili služba
za upravu.
Član 15.
Organ ili služba za upravu dužni su trajno čuvati cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak
izdvanja i uništenja bezvrijedne registraturne građe (zapisnik, rješenje, popis materijala koji je uništen i
sl.).
Član 16.
Na fotografisani, filmovani, fonografisani i na drugi način zabilježeni dokumentarni materijal

primjenjuju se, osim mjera propisanih ovom uredbom, i mjere koje propisuju proizvođač, odnosno
tvorac te građe.
IV – ARHIVSKA KNJIGA
Član 17.
Svaki organ i služba za upravu dužni su voditi arhivsku knjigu za arhivske poslove iz svoje
nadležnosti.
Član 18.
Rukovodilac organa ili službe za upravu dužan je osigurati da se registraturna građa na kraju
svake godine obavezno upiše u arhivsku knjigu. Upis se vrši u prva tri mjeseca tekuće za prethodnu
godinu.
Član 19.
Arhivska knjiga predstavlja evidenciju koju su dužni voditi svi organi i službe za upravu, u
okviru kancelarijskog poslovanja.
Arhivska knjiga je opći inventarni pregled cjelokupne registraturne građe nastale u radu organa
i službe za upravu.
Član 20.
Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturne jedinice u kojima se po odgovarajućim

predmetima i cjelinama odlaže arhivska građa.
Pod registraturnom jedinicom podrazumijeva se fascikla, registrator, kutija, knjiga, omot i

druga jedinica pokovanja u koju se odlaže registraturna građa. Ove jedinice se formiraju prije upisa
registraturne građe u arhivsku knjigu.
Član 21.
U arhivsku knjigu upisuju se registraturne jedinice formirane u skladu s članom 20. ove uredbe,
u koje se po određenim cjelinama odlažu završeni (riješeni ) predmeti i akti i druga registraturna građa
(evidencije, knjige, registri, upisnici, djelovodni protokoli i dr.).
Član 22.
Upis registraturne građe u arhivsku knjigu vrši se po godinama, klasifikacionim oznakama i

količini materijala.
Registraturna građa upisuje se u arhivsku knjigu po sistemu arhiviranja koji se primjenjivao kod
organa i službe za upravu u vrijeme nastajanja te građe.
Član 23.
Organi i službe za upravu dužni su u arhivsku knjigu upisati i registraturnu građu koja se po
bilo kojoj osnovi nalazi kod njih na čuvanju (po osnovi likvidacije nekog organa ili službe za upravu,
ili drugog tijela, po osnovi zatečenosti građe, ili ako je pravni sljednik građe itd.).
Član 24.
Na registraturnu jedinicu iz člana 20. ove uredbe stavlja se otisak štambilja na arhivske jedinice
prema obrascu koji se nalazi u prilogu ove uredbe i čini njen sastavni dio (obrazac broj 2).
Član 25.
Prijepis ili fotokopija arhivske knjige, u koju su upisane registraturne jedinice za proteklu
godinu, organi i službe za upravu dostavljaju nadležnom arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine.
Član 26.
Obrazac arhivske knjige, sadržaj i način njegovog popunjavanja nalaze se u prilogu ove uredbe
i čine njen sastavni dio (obrazac broj 3.).
Izradu arhivske knjige i njenu distribuciju vrši Arhiv Federacije, na zahtjev organa i službi za
upravu.
V – UVJETI ČUVANJA REGISTRATURNE I ARHIVSKE GRAĐE
Član 27.
Rukovodilac organa ili službe za upravu dužan je preduzeti mjere i obezbjediti uslove da se
registraturna i arhivska građa iz nadležnosti organa ili službe za upravu čuva u sređenom i sigurnom
stanju do predaje nadležnom arhivu.
Pod sređenim stanjem u smislu ove uredbe, podrazumijeva se ustrojena registraturna, odnosno
arhivska građa koja je predviđena propisima o kancelarijskom poslovanju organa i službi za upravu.
Pod sigurnim stanjem, u smislu ove uredbe podrazumijeva se čuvanje registraturne i arhivske
građe od oštećenja, uništenja i nestajanja.
Član 28.
U cilju zaštite registraturne i arhivske građe, organi i službe za upravu dužni su obezbijediti
sljedeće:
1. osigurati prostorije za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe ( u daljem tekstu:

arhivske prostorije);
2. osigurati arhivsku opremu, održavati klimatske, hemijsko – biološke i fizičke uslove i
kontrolu tih uslova.
Član 29.
Pod arhivskim prostorijama podrazumijeva se pisarnica i arhivski depo.
U pisarnici se čuvaju riješeni akti i predmeti najduže godinu dana od dana kada su akti i
predmeti riješeni.
Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni akti i predmeti poslije isteka roka iz stava
2. ovog člana.
Arhivske prostorije ne smiju biti u neposrednoj blizini kotlovnice, trafo – stanice, pumpne
stanice, velikih mokrih čvorova i slično.
Član 30.
Pod arhivskom opremom podrazumijeva se: fascikle, registratori, kutije i druge jedinice
pakiranja ( u daljem tekstu: registraturne jedinice čuvanja), kao i stalaže, ormari i kase, vodootporni i
metalni kontejneri, hidrometri, termometri, protupožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji
kojima se kontrolišu i održavaju uslovi za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe.
Stalaže, ormati, kontejneri i kase mogu biti od metala ili od drugog materijala otpornog na vatru
i vodu.
Član 31.
Pod održavanjem klimatskih, hemijsko – bioloških i fizičkih uslova podrazumijeva se zaštita

registraturne i arhivske građe od štetnih utjecaja: vlage, temperature, svjetlosti, ultravioletnih i drugih
zračenja, mikroorganizama, prašine, insekata, glodara i fizičkih oštećenja.
U arhivskim prostorijama temperatura vazduha se mora održavati u rasponu od 100 do 150 C, a

relativna vlažnost do 50 do 60 %.
Registraturna i arhivska građa u arhivskim prostorijama ne smiju biti izložene izravnom

utjecaju sunčevog svjetla.
Za osvjetljenje tih prostorija koriste se uobičajeni svjetlosni izvori koji nemaju hemijsko, foto-
hemijsko i biološki štetno dejstvo.
Radi sprečavanja štetnog uticaja bioloških faktora na registraturnu i arhivsku građu, obavlja se,
po potrebi, dezinfekcija, dezinsekcija i deratizacija arhivskih prostorija.
Član 32.
Smještaj registraturne i arhivske građe obuhvaća: smještaj akata i predmeta u registraturne

jedinice čuvanja, smještaj registraturnih jedinica čuvanja u stalaže, ormare i kase, s tim da se izvrši
obilježavanje stalaža, ormara i kasa u arhivskim prostorijama.
VI – NAČIN PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU ORGANA I

SLUŽBI ZA UPRAVU I NADLEŽNOG ARHIVA
Član 33.
Rukovodilac organa i službe za upravu dužan je preduzeti mjere da se nadležnom arhivu preda
arhivska građa iz nadležnosti organa i službe za upravu, osim ako im ta građa nije data posebnim
propisom na čuvanje i korištenje.
Arhivska građa predaje se nadležnom arhivu najkasnije po isteku 30 godina od njenog

nastajanja. Ovaj rok se može skratiti ili produžiti u sporazumu između organa i službe za upravu i
nadležnog arhiva.
Ukoliko je nadležni arhiv spriječen da u određenom roku preuzme arhivsku građu, organ ili
služba za upravu iz stava 2. ovog člana dužni su tu građu do predaje nadležnom arhivu čuvati i
osigurati od uništenja na način predviđen odredbama čl. 27. do 32. ove uredbe.
Član 34.
Arhivska građa koja se predaje nadležnom arhivu mora biti u registraturski sređenom stanju,
odložena u arhivske kutije, usklađena s listom kategorija koju je donio organ ili služba za upravu i
upisana u arhivsku knjigu.
Ako arhivska građa nije u registraturski sređenom stanju i nije upisana u arhivsku knjigu,
nadležni arhiv će odrediti rok u kome su organ ili služba za upravu dužni srediti, odnosno upisati u
arhivsku knjigu.
Organ i služba za upravu prilikom primopredaje dužni su obezbijediti arhivske police za

smještaj građe koju predaju i snositi troškove transporta do nadležnog arhiva.
Član 35.
Arhivska i registraturna građa organa i službe za upravu koji prestaju s radom, predaje se
zapisnički pravnom licu koje preuzima njihove poslove.
Zapisnik o primopredaji iz stava 1. ovog člana dostavlja se nadležnom arhivu.
Ako je aktom o prestanku rada organa ili službe za upravu određeno da se odabrana arhivska
građa preda nadležnom arhivu, primopredaja te građe izvršit će se na način i po postupku propisanom u
čl. 36, 37. i 38. ove uredbe.
Član 36.
Arhivsk građa, odabrana i upisana u arhivsku knjigu i izdvojena za predaju nadležnom arhivu,
popisuje se po vrstama, godini i količini. Uz prijedlog za primopredaju arhivske građe, organ i služba
za upravu dostavljaju nadležnom arhivu tri primjerka popisa građe, a dva primjerka zadržavaju za sebe.
Član 37.
Primopredaju arhivske građe vrši komisija koja je sastavljena od predstavnika organa ili službe
za upravu, kao predavaoca, i nadležnog arhiva kao primaoca arhivske građe.
Komisija sastavlja zapisnik o primopredaji koji sadrži sljedeće podatke:
1. naziv organa ili službe za upravu koji predaje i nadležnog arhiva koji preuzima arhivsku
građu,
2. mjesto primopredaje i datum,
3. broj akta na osnovu koga se vrši primopredaja,
4. opći pregled arhivske građe po godinama, vrsti i količini i podaci o nastanku arhivske građe,
5. podaci o eventualno nepreuzetoj arhivskoj građi,
6. kratak historijat predavaoca arhivske građe koja se preuzima,
7. mišljenje predavaoca arhivske građe o načinu i uvjetima korištenja arhivske građe,
8. obaveze predavaoca arhivske građe u pogledu plaćanja troškova smještaja i transporta
arhivske građe do mjesta u kome će biti pohranjena.
Zapisnik iz stava 2. ovog člana potpisuju članovi komisije, a ovjerava se pečatom predavaoca i
pečatom primaoca arhivske građe.
Zapisnik o primopredaji sastavlja se u pet primjeraka,od kojih tri primjerka zadržava nadležni
arhiv, a dva primjerka predavaocu arhivske građe.
Popis arhivske građe koji podnosi predavalac, sastavni je dio zapisnika o primopredaji.
Član 38.
Zajedno s arhivskom građom, nadležnom arhivu se predaju i osnovne evidencije o kretanju

predmeta i akata koje se odnose na preuzetu građu.
VII – NADZOR NAD PROVOĐENJEM OVE UREDBE
Član 39.
Stručni nadzor nad provođenjem ove uredbe vrši Arhiv Federacije i daje potrebna objašnjenja i
upute za pravilnu primjenu ove uredbe.
VIII – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 40.
Rukovodioci organa i službi za upravu dužni su organizovati vršenje arhivskih poslova iz svoje
nadležnosti u skladu s ovom uredbom, u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ove uredbe.
Član 41.
Federacije BiH“.
Obrazac broj 1
___________________________________
(naziv organa ili službe za upravu)
___________________________________
(sjedište organa ili službe za upravu)
Na osnovu člana 11. tačke 5. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine
(„Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“, broj: 45/02) i člana 5. Uredbe o organizovanju i
načinu vršenja arhivskih poslova u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i
Hercegovine („Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“, broj: 22/03), rukovodilac
__________________________ d o n o s i
(naziv organa ili službe za upravu)
LISTU
KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE
S ROKOVIMA ČUVANJA
Redni Klasifikaciona Kategorija Rok čuvanja

broj oznaka registraturne građe
1 2 3 4
2. Stupanjem na snagu ove liste prestaje važiti lista kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja
broj _________od _____________godine.
3. Izmjene i dopune ove liste vrše se postupku koji je predviđen za njeno donošenje.
4. Ova lista stupa na snagu kada se dobije saglasnost nadležnog arhiva i primjenjivat će se na
registraturnu i arhivsku građu utvrđenu u ovoj listi.
Potpis ovlaštene osobe

Broj_____________ M.P.
Datum ___________
1. U kolonu broj 1 upisuje se redni broj. Redni broj se ispisuje arapskim brojevima u kontinuitetu od
prvog do posljednjeg broja kategorisanog materijala.
2. U kolonu broj 2 upisuje se klasifikaciona oznaka. Klasifikaciona oznaka je oznaka utvrđena prilikom
uvođenja akata i predmeta u odgovarajuće evidencije predviđene propisima o kancelarijskom
poslovanju (djelovodnik predmeta i akata ili upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka i dr.).
3. U kolonu broj 3 upisuje se naziv kategorije građe. Naziv kategorije građe određuje se prema vrsti i
sadržaju dokumenata i međusobno se razlikuju po roku čuvanja (npr. pravilnici ili uvjerenja o
državljanstvu i sl.).
4. U kolonu broj 4 upisuje se rok čuvanja. Rok čuvanja se izražava brojčano (npr. 2 godine, 5 godina,
10 godina i sl.), oznakom „trajno“ (T) i „trajno - operativno“ (TO). Oznaka „trajno – operativno“ znači
da se čuva u arhivi organa ili službe za upravu do predaje nadležnom arhivu.
Obrazac broj 2
Štambilj za registraturnu jedinicu
NAZIV ORGANA ILI SLUŽBE ZA UPRAVU
Registraturna i arhivska građa

Godina nastanka – raspon godina
Klasifikaciona oznaka
Redni broj iz arhivske knjige
ROKOVI ČUVANJA
Godina
Trajno
Trajno operativno
UPUTE ZA POPUNJAVANJE
1. U rubriku „Naziv organa ili službe“ upisuje se naziv organa ili služe za upravu u čijem radu je
nastala registraturna i arhivska građa.
2. U rubiku „Godina nastanka – raspon godina“ upisuje se godina nastanka, odnosno raspon godina u
kojem je registraturna građa, odnosno arhivska građa, nastala (npr. 1964. ili 1973-1979).
3. U rubriku „Klasifikaciona oznaka“ upisuje se broj klasifikacione oznake na koju se grupu
registraturna građa odnosi.
4. U rubriku „Redni broj“ upisuje se redni broj iz arhivske knjige pod kojim je zavedena registraturna
jedinica.
5. U rubriku „Godina“ upisuje se broj godina određen za čuvanje registraturne, odnosno arhivske
građe.
6. U rubriku „Trajno“ upisuje se veliko štampano slovo „T“.
7. U rubriku „Trajno – operativno“ upisuju se velika štampana slova „T.O“.
Rokovi iz tač. 5. do 7. ove upute prepisuju se iz liste kategorija registraturne građe s rokovima
čuvanja.
Upisivanje podataka u predviđene rubrike vrši se kemijskom olovkom ili tintom.
Obrazac broj 3 – Naslovna stranica – Arhivska knjiga za organe i službe za upravu

Obrazac broj 3 –Sadržaj arhivske knjige – za organe uprave i službe za uprave
UZ UREDBU O ORGANIZOVANJU I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH POSLOVA U
ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I
HERCEGOVINE1)
Pored Zakona kojim se regulira arhivska oblast, arhivski poslovi se reguliraju i podzakonskim
propisima.
Za razliku od ranijeg zakonodavstva iz ove oblasti, pored, Zakona o arhivskoj djelatnosti Bosne
i Hercegovine („Službeni list SR BiH“, broj: 21/87) poznavao je i 4 podzakonska propisa: Pravilnik o
uslovima za osnivanje i početak rada Arhiva; Pravilnik o uslovima čuvanja registraturskog materijala i
arhivske građe, kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala; Uputstvo o načinu
primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog arhiva i Uputstva o načinu
vođenja i korištenja arhivske knjige organa uprave i organizacija. Vlada Federacije Bosne i
Hercegovine se, na prijedlog Arhiva Federacije 1998.godine, opredjelila da donese jedan propis kojim
se reguliše arhivsko poslovanje organa uprave i službi za upravu, kao i nadležnih arhiva. U skladu s tim
opredjeljenjem, Ministarstvo pravde Federacije Bosne i Hercegovine donijelo je Uputstvo o arhivskoj
knjizi, čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, odabiranju arhivske građe i primopredaji
arhivske građe između organa uprave i službi za upravu i nadležnog arhiva („Službene novine
Federacije Bosne i Hercegovine“, broj: 26/98). Nakon donošenja Zakona o arhivskoj građi Federacije,
bilo je nužno sve ove propise uskladiti i inovirati. Zato je Vlada Federacije 2003.godine donijela
jedinstven propis u formi uredbe kojom se reguliraju svi arhivski poslovi, i to: donošenje liste
kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja, postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne
građe, način vođenja i korištenja arhivske knjige, uslovi čuvanja registraturne i arhivske građe i način
primopredaje arhivske građe između organa uprave, odnosno službi za upravu i nadležnog arhiva.
I – OPĆE ODREDBE
U članu 1. (jedan) ove uredbe navedeni su stvaraoci registraturne i arhivske građe na koje se
ova uredba odnosi. To su organi uprave i službe za upravu na nivou Federacije, kantona, grada i
općine. Zatim su decidno navedeni arhivski poslovi koji se reguliraju ovom uredbom i to prirodnim
slijedom koji svaki akt ili predmet prolazi dok ne dođe u Arhiv.
U članu 2 (dva) ove uredbe je definirana nadležnost arhivskih ustanova prema nivoima vlasti, i
to: Arhiv Federacije, kantonalni arhiv, općinski arhiv i gradski arhiv.
U stavu 2. člana 2. naznačeno je da ukoliko općina ili grad nemaju svoj arhiv, prava i obaveze
iz ove uredbe prenose se na kantonalni arhiv na čijem se području nalaze.
Ovaj stav je vrlo važan jer, s jedne strane, daje se mogućnost svakoj općini, odnosno gradu, da
osnuje svoj arhiv ukoliko za to postoje opravdani razlozi, ali i mogućnost da zbog racionalizacije, prava
i obaveze iz ove oblasti prenose na kantonalni arhiv.
Time se obavezuju svi stvaraoci registraturne i arhivske građe na nivou općine, odnosno grada,
da u slučaju nepostojanja arhivskih ustanova na njihovom području, moraju se opredjeliti za kantonalne
11
„Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“, broj: 12/03. od 24 svibanj/maj 2003
nadležne arhivske ustanove (kantonalni arhiv). Time se obezbjeđuje obavezanost nadzora i brige za
registraturnu i arhivsku građu na svim nivoima uprave.
Članom 2. stav 3. se obavezuju svi organi i službe za upravu da u slučaju nepostojanja arhivske
ustanove u kantonu nadležnosti nad poslovima zaštite arhivske građe preuzima Arhiv Federacije.
Obaveze općeg značaja za sve organe i službe uprave je vođenje arhivskih poslova u okviru
redovne djelatnosti i u okviru kancelarijskog poslovanja, a sugladno ovoj uredbi (član 3.). Time je
postignuto da se sudbina svakog predmeta ili dokumenta posmatra cjelovito, od njena nastajanja do
predaje u Arhiv.
II – LISTA KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE S ROKOVIMA

ČUVANJA (čl. 4. – 9.)
Pitanje ove liste predviđeno je u odredbi člana 11. tačka 5. Zakona o arhivskoj građi Federacije
Bosne i Hercegovine, a bliže je regulirano ovom uredbom. U poglavlju II reguliran je i razrađen
postupak donošenja liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja, od čega ovisi njegov put od
nastajanja do eventualne predaje u Arhiv, kao trajne vrijednosti, odnosno uništenja kao bezvrijedne
registraturne građe.
Lista kategorija je obavezna za sve organe i službe za upravu, što reguliše član 4. ove uredbe.
Listu kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja donosi stvaralac registraturne građe, a
njom se obezbjeđuje pravilno arhiviranje i čuvanje registraturne građe. Svaki stvaralac registraturne i
arhivske građe je dužan donijeti svoju listu kategorija koja se primjenjuje dobijanjem saglasnosti
nadležnog arhiva (član 5.). Zbog specifičnosti posla, listu izrađuje komisija koju bi trebalo da čine
najstručniji službenici stvaraoca koji dobro poznaju kako organizaciju rada, tako i vrstu registraturne i
arhivske građe koja nastaje i koji su sposobni da ocijene naučno – historijski, društveni i praktični
značaj svakog predmeta i akta nastalog u radu stvaraoca (član 6.).
Lista kategorija predstavlja opći akt stvaraoca koji se, prema organizaciji rada stvaraoca i vrsti
građe, razrađuje u formi klasifikacione šeme i određuju rokovi čuvanja. Rokovi čuvanja izražavaju se
numerički (2, 3, 5, 10, 20 godina, itd.), zatim oznaka (T) i trajno operativna oznaka (TO). (Stav 2. član
7.).
Drugim stavom člana 7. razrađeno je šta se trajno čuva, odnosno šta određuje arhivsku građu.
Arhivsku građu na prvom mjestu određuje ona registraturna građa koja sadrži podatke od društvenog
značaja, od značaja za historiju i nauku uopće, za kulturu i druge društvene potrebe, kao i podatke koji
govore o osnovama rada i načinu života građana.
Pored toga, u arhivsku građu, a time i za trajno čuvanje, spadaju i one kategorije registraturne
građe koje su i posebnim propisima određene za trajno čuvanje.
Na primjer, u oblasti zdravstva Zakonom o zdravstvenoj zaštiti određene su vrste registraturne

građe koja se za njihovu oblast od trajnog značaja: istorija bolesti isl.
Sve ostalo što nema karaker trajne vrijednosti, nije arhivska građa i dobija rok čuvanja u
zavisnosti od potrebe stvaraoca arhivske građe ili zakona koji reguliše tu oblast (član 7.).
Važnost pažljivog i pravilnog donošenja liste je od velikog značaja, jer po njenom donošenju
vrši se vrednovanje registraturne građe, odnosno određuje se šta predstavlja kod stvaraoca arhivsku
građu, a šta ima operativni karakter, odnosno određen rok za čuvanje. Znači, listom je utvrđena vrsta
građe koja se mora trajno čuvati do predaje nadležnom arhivu, a što se poslije određenog roka uništava.
Na temelju u listi utvrđenih rokova čuvanja, izdvaja se i sukcesivno uništava registraturna građa, čime
se stvaralac oslobađa suvišnog balasta, a obezbjeđuje neophodan prostor za smještaj novoprispjele
arhivske građe.
Da bi se obezbijedilo da svaka lista bude sadržajno i pravilno donesena, odnosno da se izbjegne

da pojedine kategorije građe koje imaju trajni karakter dobiju vremensku kategoriju i budu uništene,
zakonodavac je članom 8. obavezao svakog stvaraoca da za listu mora dobiti saglasnost nadležnog
arhiva.
Istim stavom člana 2. stvaralac se obavezuje da građu koja je listom određena za trajno čuvanje
mora čuvati. Drugim stavom je regulisano da se nove vrste dokumenata koji se pojave u djelovanju
stvaraoca, naknadno kategoriziraju i unose u listu kategorija, odnosno da se vrši njena dorada, dopuna
ili izmjena uz saglasnost nadležnog arhiva.
Na primjer, ukoliko je stvaralac u toku svog djelovanja proširio djelokrug rada ili je došlo do
druge vrste transformacije, što za posljedicu ima pojavu nove vrste dokumentacije, takvu
dokumentaciju treba kategorizirati i dopuniti listu. U slučajevima transformacije, kada se javljaju nove
organizacione jedinice s novim sadržajima djelatnosti, prvo se utvrđuju nove klasifikacione oznake za
nove organizacione jedinice i vrste dokumenata, a po tome se vrši dopuna liste.
Posljednjim stavom člana 8. nadležni arhivi se obavezuju da najkasnije u roku od 1 mjesec dana
moraju dati saglasnost na listu.
Članom 9. ove uredbe regulisan je jedinstven obrazac (obrazac broj 3) liste kategorija koji je dat
u prilogu Uredbe i čini sastavni dio Uredbe.
III – POSTUPAK ODABIRANJA ARHIVSKE GRAĐE IZ

REGISTRATURNE GRAĐE (čl. 10. – 16.)
Postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne građe reguliran je u tački 6. člana 11.
Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine, a u ovom poglavlju Uredbe je detalno
razrađen.
U poglavlju III je reguliran i razrađen postupak redovnog odabiranja arhivske građe iz

registraturne građe u registraturama stvaraoca.
Odabiranje podrazumijeva odvajanje arhivske građe i izdvajanje one registraturne građe koja
nema trajni karakter, što znači da nije arhivska građa (član 10.=.
Odabiranje arhivske građe iz registraturne građe razrađeno je u čl. 10. – 16. ove uredbe.
Članom 10. ove uredbe regulisana je obaveza stvaraoca da vrši redovno odabiranje arhivske
građe i izlučivanje registraturne građe kojoj je protekao rok čuvanja.
Stav 3. člana 10. obavezao je stvaraoca da on vrši odabiranje i izlučivanje registraturne građe
koja se po bilo kom osnovu nalazi kod njega, kako one koja je nastala kao rezultat njegova djelovanja,
tako i one koja se po bilo kom osnovu nalazi kod stvaraoca.
Odabirnaje i izlučivanje (člana 11.) vrši se po pravilu iz već sređene registraturne građe koja je
upisana u arhvsku knjigu na osnovu ranije donesene liste kategorija, a na koju je nadležni arhiv ranije
dao saglasnost.
Stvaraoci arhivske građe dužni su da vrše redovno odabiranje po pravilu godinu dana od dana
isteka roka čuvanja utvrđenog listom kategorija. (član 12.).
Od ovoga pravila je izuzeta registraturna građa nastala prije 1878., zatim u periodu 1941. –
1945.godina, kao i 1992.-1995.godina. Ta registraturna građa se ne izlučuje u registraturi, nego se
predaje nadležnom arhivu u cjelini (stav 2. člana 12.). Ova uredba je donesena zbog važnosti arhivske
građe tih perioda. U prvom slučaju 1878.godine radi se o izuzetno staroj arhivskoj građi koja je inače
malo sačuvana te je svaki dokument, bez obzira na njegov sadržaj,od važnosti za historiju.
Druga dva perioda (1941.-1945. i 1992.-1995.) su u našoj prošlosti ratni periodi u kojima je
značaj arhivske građe ogroman, bez obzira na njen sadržaj, te je njenu važnost najbolje ocjenjivati u
arhivskim ustanovama od strane visokokvalificiranih eksperata iz ove oblasti. Time je osigurano da se
ne unište pojedini dokumenti čiji značaj, na prvi pogled, može navesti na odluku da budu uništeni.
Drugi razlog zbog čega je nužno da ratni fondovi dođu nedirnuti u Arhiv je potreba za
rekonstrukcijom onih fondova koji su tokom rata pretrpjeli štetu i gubitak dijelova svojih cjelina. Kada
ti fondovi nedirnuti dospiju u Arhiv, vrši se njihova rekonstrukcija i popunjavanje praznina. Na
primjer, ukoliko u fondu ratnog Okruga Sarajevo 1992.-1995.godina nisu sačuvani neki od
pojedinačnih važnih dokumenata, kao što su naredbe, odluke, rješenja i slično, a te okružnice sačuvane
su u fondu bilo kog drugog stvaraoca s teritorije Okruga ili teritorije Bosne i Hercgovine, tada se taj
dokument prebacuje u fond Okruga kao njegov izvorni dokument, a kopija ostavlja u fondu u kome je
pronađena s napomenom da je rekonstrukcija izvršena.
Postupak za odabiranje reguliran je u članu 13. Postupak pokreće rukovodno lice imenovanjem
komisije koja sastavlja popis građe koja se predlaže za uništenje, saglasno s Listom kategorija i
utvrđenim rokovima čuvanja.
Popis mora imati obavezno sljedeće elemente:
Puni naziv stvaraoca, popis građe koja se predlaže za uništenje po godinama nastajanja,
klasifikacionim oznakama, vrsti i količini registraturnih jedinica, kao i podacima o fizičkom stanju i
sačuvanosti fonda iz koga se izlučuje bezvrijedna registraturna građa.
Posljednji stav člana 13. obavezuje stvaraoca da navedeni popis u dva primjerka dostavi
nadležnom arhivu. Tek po dobivanju saglasnosti nadležnog arhiva, predložena bezvrijedna građa se
može uništiti.
Članom 14. ove uredbe detaljno je reguliran postupak rada na izlučivanju od trenutka rada
komisije nadležnog stvaraoca, kao i sam popis bezvrijedne registraturne građe – (BRG). Službenik
nadležnog arhiva koji vrši nadzor zajedno s komisijom stvaraoca razmatra predloženi popis i vrši
provjeru građe predložene za uništenje. Ukoliko predstavnik nadležnog arhiva ne prihvati u cjelini ili
pojedinačno popis zbog toga što se komisija nije pridržavala postojećih propisa, stvaralac je dužan da u
određenom roku otkloni propuste.
Nakon provjere i uvida u predloženu građu, predstavnik arhiva i komisija stvaraoca sastavljaju
zapisnik, na temelju kojeg nadležni arhiv donosi rješenje o uništenju.
Posljednji stav člana 14. ove uredbe obavezuje stvaraoca da izdvojene i odobrene predmete za
uništenje obavezno upiše u postojeće evidencije (djelovodnik, upisnik, arhivska knjiga, kartoteka i sl.).
Ovo je bitno iz razloga da se odmah pregledom osnovnih evidencija o kretanju predmeta i akata može
utvrditi da li je i kada je neki predmet ili akt uništen. Iz istog razloga zakonodavac je obavezao
stvaraoca i da cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak izlučivanja i uništenja (popis, zapisnik,
rješenje) čuva trajno (član 15. ove uredbe).
Ovaj postupak oko uništavanja bezvrijedne registraturne građe – (BRG) mora se vršiti vrlo
oprezno, precizno i cjelokupnu dokumentaciju treba trajno čuvati u Arhivu, kao i kod stvaraoca. Na taj
način se sprečava uništenje kako arhivske građe, tako i registraturne građe koja ima operativni karakter
i kojoj nije istekao rok čuvanja.
Kako u arhivsku građu spadaju i dokumenti zabilježeni u drugom obliku (fotografije, filmovi,
diskete, audio, video zapisi i sl.), zakonodavac je članom 16. odredio da se na ovu vrstu građe, pored
ranije propisanih mjera, moraju primjenjivati i mjere proizvođača tih sredstava.
IV – NAČIN VOĐENJA I KORIŠTENJA ARHIVSKE KNJIGE (čl. 17. – 26.)
Obaveza vođenja arhivske knjige za sve stvaraoce utvrđena je članom 11. tačka 7. Zakona o
arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine.
U poglavlju IV (čl. 19. – 26.) obuhvaćen je način vođenja arhivske knjige i njenog korištenja, s
decidnim uputstvima, kako za one koji je vode, tako i za korisnike.
Arhivska knjiga je obavezna evidencija svih stvaralaca i imalaca registraturne i arhivske građe u
arhivskoj djelatnosti. (čl. 17. – 18.). Ona predstavlja svojevrstan inventar cjelokupne registraturne i
arhivske građe nastale u radu jednog stvaraoca u toku njegova djelovanja (član 19.).
Arhivska knjiga ima dvojak značaj, prvo, za stvaraoca ona je sumarni inventar za njegovo
efikasno i ažurno poslovanje. Na temelju uvida u podatke iz arhivske knjige, u svakom trenutku se
može utvrditi gdje je smještena grupa dokumenata iz redovnog poslovanja, bez obzira kad su nastali i
kad su arhivirani.
Osim toga, iz nje je u svakom trenutku vidljiv godišnji priraštaj građe kod stvaraoca, godine
nastanka građe, ukupna količina građe, kao i količina po vrstama, količina i vrsta uništene građe, kao i
podaci o posjedovanju građe drugog stvaraoca, način sticanja te građe, te uvjeti smještaja arhivske
građe kod stvaraoca. Osim toga, arhivska knjiga je i pokazatelj očuvanosti cjelokupne građe stvaraoca
do njena dolaska u Arhiv.
Za arhive je ona također važan dokument, kako u fazi djelovanja stvaraoca, tako i u fazi
primopredaje, te konačno u fazi obrade arhivskog fonda u arhivu.
Za Arhiv ti podaci služe u planiranju prostora za buduće preuzimanje arhivske građe, kao i
njeno vrednovanje i druge tehničko – tehnološke potrebe kad dođe do preuzimanja građe. Arhivska
knjiga se izrađuje u obliku knjige položenog A-4 formata, tvrdih korica, s osam rubrika koje su detaljno
objašnjene u obrascu br. 3 koji se nalazi u prilogu ove uredbe.
Članom 18. poglavlja IV obavezuju se svi organi i službe za upravu da svoju registraturnu i
arhivsku građu evidentiraju na kraju svake godine i upišu u arhivsku knjigu. To znači da je svaka
pisarnica u okviru organa i službe za upravu dužna sve završene i arhivirane predmete i akte, razvrstane
po klasifikacionim oznakama ranije utvrđenim listom kategorija i odloženih u registraturne jedinice
pakovanja (fascikle, registratore, kutije isl.), evidentirati i upisati u arhivsku knjigu. Bitno je
napomenuti da se registraturne jedinice stvaraju još u toku samog nastanka akata i predmeta, tako da se
u ovoj fazi evidentiranja količina registraturnih jedinica, po već ranije utvrđenoj metodologiji
odlaganja, samo upisuje u arhivsku knjigu.
Za ispravno vođenje arhivske knjige važno je istaći da se pored predmeta i akata, u okviru jedne
godine, u arhivsku knjigu evidentiraju i upisuju i evidencije kako osnovne (djelovodni protokol opći,
strogo povjerljivi i povjerljivi, upisnik prvostepenih i drugostepenih predmeta upravnog postupka,
registri, matične knjige zaposlenih), tako i sve druge evidencije koje se vode za pojedine oblasti u
okviru jednog organa. Pod tim posebnim evidencijama podrazumijeva se npr. u oblasti građevinarstva
– dnevnik, u oblasti zdravstva – ambulantni dnevnici, u oblasti školstva – matične knjige upisanih i
diplomiranih đaka i studenata, itd.).
Na isti način se evidentiraju i pomoćne evidencije, kao što je interna dostavna knjiga, knjiga za
poštu, knjiga ulaznih i izlaznih faktura, itd.
Članom 22. reguliše se način upisa. Pored onoga što smo već rekli, moramo istaći da se u
arhivsku knjigu građa upisuje ne samo po godinama nego i po vrsti i količini građe. Vrsta građe je
određena klasifikacionim oznakama, a količina registraturnom jedinicom.
U stavu 2. člana 22. izričito je naznačeno da se registraturna i arhivska građa u arhivsku knjigu
upisuje po sistemu arhiviranja u vrijeme nastanka te građe. To znači da se, ukoliko je u međuvremenu u
organu uprave, odnosno službe za upravu, odnosno kod tvorca građe, došlo do organizacionih
promjena i u skladu s tim do promjena klasifikacionih oznaka, u arhivsku knjigu upisuju one
klasifikacione oznake koje su važile u trenutku nastajanja predmeta i akata.
Članom 23. uredbe obavezuju se organi uprave i službe za upravu da u arhivsku knjigu upisuju i
registraturnu građu koja se po bilo kom osnovu nalazi kod njih. To znači da upisuju i registraturnu
građu do koje su došli bilo pravnim nasljeđivanjem, bilo unutrašnjom reorganizacijom ili na bilo koji
drugi način.
Način upisa u arhivsku knjigu regulisan je članom 21. ove uredbe, odnosno obrascem 3 koji je
prilog ove uredbe i čini njen sastavni dio. Obrazac ima 8 rubrika i sadrži: redni broj (rubrika 1), godina
upisa (rubrika 2), godina nastanka (rubrika 3), klasifikaciona oznaka (rubrika 4), sadržaj (rubrika 5),
količina (rubrika 6), smještaj (rubrika 7) i primjedba (rubrika 8).
Kao prilog obrascu broj 3 data je decidna uputa za popunjavanje arhivske knjige po rubrikama,
s konkretnim primjerima kako to činiti.
Nakon upisa u arhivsku knjigu, nisu završene sve neophodne radnje. Obavezuje se imalac
registraturne građe da na registraturne jedinice (fascikle, registratori) upiše broj (redni broj iz arhivske
knjige) pod kojim se vodi ta jedinica. Dakle, na registraturnu jedinicu (fasciklu, kutiju i sl.) pored
naziva organa, klasifikacione oznake, godine nastanka, upisuje i radni broj iz arhivske knjige. Pored
toga, članom 24. regulirano je da se na registraturnu jedinicu stavlja otisak posebnog štambilja za
registraturnu jedinicu. U prilogu Uredbe je dat obrazac (broj 2) s oblikom i sadržajem štambilja i
uputstvom za popunjavanje rubrika koje sadrže štambilj.
Podaci u štambilju koji se odnose na rokove čuvanja uzimaju se iza liste kategorija registraturne
građe, s rokovima čuvanja stvaraoca, koja je utvrđena ranije, a oni ostali podaci prepisuju se iz arhivske
knjige.
Svaki organ uprave i služba za upravu, kao i druge institucije, izrađuje svoj štambilj prema
propisanom obrascu koji je dat u prilogu Uredbe.
Članom 25. ove uredbe obavezuju se svi stvaraoci registraturne i arhivske građe da fotokopiju
arhivske knjige iz prethodne godine, najkasnije do kraja aprila (30. april) dostave nadležnom arhivu.
Ova evidencija za arhive je bitna kako bi redovno mogli pratiti priraštaj registraturne i arhivske građe,
vrstu i količinu, radi onemogućavanja nepropisanog uništavanja ili otuđenja iste.
Članom 26. je regulirano da izradu i distribuciju arhivske knjige vrši Arhiv Federacije na
zahtjev organa i službe za upravu, čime se obezbjeđuje jedinstvenost metode i postupka vođenja
arhivske knjige.
V – USLOVI ČUVANJA REGISTRATURNE I AHRIVSKE

GRAĐE (čl. 27. – 32.)
Uslovi čuvanja registraturne i arhivske građe načelno su regulisani članom 16. Zakona o
arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine, a ovom uredbom je detaljnije razrađeno.
Poglavlje V ove uredbe regulira uslove čuvanja registraturne i arhivske građe kod stvaraoca. To
je od izuzetnog značaja jer od propisanog čuvanja registraturne i arhivske građe zavisi u kakvom
stanju će ona doći u arhiv i koliko će biti upotrebljiva.
Iz tih razloga u ovom poglavlju se reguliše ne samo prostor nego i oprema i klimatski uvjeti koji
su neophodni za propisano odlganje i čuvanje registraturne i arhivske građe do trenutka njene predaje
arhivu.
Znatan broj stvaralaca registraturne i arhivske građe o ovom segmentu zaštite najmanje vodi
računa. U praksi se nailazilo na slučajeve da ono što nije operativna građa i što se ne čuva u radnim
prostorijama, smješta se u nužan i neadekvatan prostor, u kojem nisu zadovoljeni ni osnovni uvjeti za
čuvanje građe. Većinom se radi o podrumskim i tavanskim prostorima koji su vlažni, mračni ili
prašnjavi ili su previše izloženi suncu i toploti, što također šteti, odnosno uništava građu. Ovaj odnos
stavaraoca ima dvojaku štetnu posljedicu, i to: što dolazi do oštećenja, propradanja i uništenja značajne
arhivske građe, većinom one starije, koja je od značaja ne samo za samo poslovanje stvaraoca nego i za
izučavanje prošlosti.
Članom 27. ove uredbe detaljnije su navedene obaveze stvaraoca u pogledu čuvanja
registraturne i arhivske građe u sređenom i sigurnom stanju do predaje nadležnom arhivu, što je
utemeljeno članom 11. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine.
Stavom 2. člana 27. ove uredbe precizira se pojam sređenog stanja. To je ustrojena registraturna
i arhivska građa po propisima o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu. Trećim
stavom člana 27. precizira se i pojam sigurnog stanja, koji podrazumijeva obezbjeđenje osiguranja
registraturne i arhivske građe od slučajeva oštećenja, uništenja i nestajanja.
Članom 28. ove uredbe precizirane su mjere zaštite koje je stvaralac dužan obezbijediti, a to je,
prvo, odgovarajući prostor za smještaj registraturne i arhivske građe i drugo odgovarajuća oprema i
odgovarajući klimatski i fizički uslovi. Registraturna građa u godini svoga nastajanja čuva se u samoj
pisarnici, u odgovarajućim policama, ormarima i kasama.
Sva registraturna građa po isteku 1 godine u pravilu se evidentira i arhivira te odlaže u zato
posebnu prostoriju koju zovemo arhivski depo. To istovremeno regulira član 29. ove uredbe.
Arhivski depo mora biti izdvojen prostor od ostalih, a pristup u njega i manipuliranje građom
može vršiti samo ovlašteni službenik ili službenici. Taj prostor namijenjen za odlaganje registraturne i
arhivske građe ne bi trebao biti u blizini kotlovnice, mokrih čvorova, trafo – stanice i sl. zbog njihovog
uticaja na eventualna oštećenja ili čak uništenja građe. Pored toga, taj prostor mora biti suh, izložen
umjerenom izvoru toplote i svjetlosti i opremljen odgovarajućom opremom.
Članom 30. ove uredbe precizira se koja je to odgovarajuća oprema po standardima za

arhiviranje predmeta i akata. To su: fascikle, kutije, registratori kao jedinice pakovanja arhivske građe,
metalne stalaže, ormari, kase i metalni sanduci u koje se odlažu jedinice pakovanja, te hidrometri,
termometri, protupožarni aparati kojima se kontrolišu i održavaju uvjeti za smještaj i čuvanje
registraturne i arhivske građe.
Veoma je važno obezbijediti takvu opremu i stvoriti takve uvjete u depou da ni u jednom
trenutku ne dođe do oštećenja ili uništenja registraturne i arhivske građe, bilo od poplave, bilo od
požara. Zbog toga se i oprema u depou bira od materijala otpornog na vodu i vatru.
Kako papir spada u materijal koji je osjetljiv i teško ga je čuvati, odnosno za njegovo čuvanje
potrebni su odgovarajući uvjeti, članom 31. ove uredbe regulirani su osnovni klimatski, hemijsko –
biološki uvjeti za čuvanje registraturne i arhivske građe.
Ti uvjeti su nužni da bi se arhivska građa, koja je većim dijelom zapisana na papiru, ali i na
drugi način zabilježena (mikrofilm, fotografije, diskete, magnetofonske trake i sl.), sačuvala u
izvornom obliku od propadanja i zaštitila od oštećenja. Obezbjeđenje odgovarajuće temperature u
prostorijama u kojima se čuva je veoma važno jer održava registraturnu i arhivsku građu u stanju u
kojem je arhivirana, kao i sprečava njeno isušivanje, a samim tim i propadanje od pretjerane vlage koja
izaziva truljenje i raspadanje. Optimalna temperatura bi trebala da bude između 100 – 150 C, a
relativna vlažnost između 50 – 60 %, što je navedeno u stavu 2. člana 31. ove uredbe.
Na povišenu temperaturu u prostorijama gdje se čuva registraturna i arhivska građa, pored

sistema za grijanje, utiče i direktna sunčeva svjetlost, što može dovesti do izbljeđivanja pisanog teksta i
isušivanja papira. Zato je na prostorima depoa neophodno obezbijediti kapke da bi se spriječio direktan
uticaj sunca na građu. Što se tiče vještačkog osvjetljenja prostorija, upotrebljavaju se svi oni izvori
svjetlosti koji nemaju hemijsko, fotohemijsko i biološko štetno dejstvo.
Posljednji stav (stav 5.) člana 31. ove uredbe obavezuje stvaraoce registraturne i arhivske građe
da redovno vrše dezinfekciju, dezinsekciju i deratizaciju prostorija radi (gljiva, insekata, glodara itd).
Pored obezbjeđenja navedenih uvjeta za čuvanje registraturne i arhivske građe, navedeni prostor
potrebno je opremiti stalažama, kasama, ormarima od metala u kojima se odlažu registraturne jedinice,
u koje se odlažu predmeti i akti.
Članom 32. ove uredbe, te jedinice se hronološki i po klasifikacionim oznakama odlažu u

stalaže, ormare i kase. Izuzetno je važno da registraturna i arhivska građa, odnosno registraturne
jedinice, budu uredno složene i obilježene, tako da je u svakom trenutku moguće brzo doći do
potrebnih podataka.
VI – NAČIN PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU ORGANA

UPRAVE I SLUŽBI ZA UPRAVU I NADLEŽNOG ARHIVA
(čl. 33. – 38.)
Način primopredaje arhivske građe između organa uprave i službi za upravu i nadležnog arhiva
reguliran je članovima 17. – 20. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine.
Poglavlje VI obuhvata čl. 33. – 38. ove uredbe. U ovom poglavlju precizno je određen postupak
primopredaje arhivske građe između stvaraoca i nadležnog arhiva.
Članom 33. precizirani su svi rokovi i faze u primopredaji građe između stvaraoca i nadležnog
arhiva.
Stavom 1. člana 33. zakonodavac je obavezao sve stvaraoce na predaju arhivske građe, s
izuzetkom onih kojima je posebnim propisima data na čuvanje i korištenje sopstvena građa. Na primjer,
na temelju Zakona o arhivskoj građi Federacije, pored arhivske građe u privatnom vlasništvu,
zakonodavac je i drugim stvaraocima dao mogućnost čuvanja sopstvene arhivske građe formiranjem
specijaliziranih odjeljenja ako je od posebnog značaja za izvršenje njihovih zadataka.
Stav 2. člana 33. odnosi se na rok za predaju arhivske građe nadležnom arhivu, a rok je u
principu najkasnije 30 godina od njenog nastanka. Ovo pravilo ima i izuzetaka. Arhivska građa mlađa
od 30 godina može se i prije isteka navedenog roka preuzeti ukoliko dođe do ukidanja stvaraoca bez
pravnog nasljednka ili ukoliko je kod stvaraoca fizički ugrožena. U praksi se dešava da se i građa
starija od 30 godina ne preuzima u Arhiv. Ti slučajevi su isključivo vezani za nemogućnosti arhiva da
prispjelu arhivsku građu preuzme zbog nedostatka smještajnog prostora, ali također i zbog
neadekvatnog smještaja u arhivu kada se u cilju zaštite i očuvanja arhivske građe ocijeni da su uvjeti
smještaja kod stvaraoca, odnosno imaoca, bolji. Takvi slučajevi, bilo skraćenog, bilo produženog roka
primopredaje, rješavaju se dogovorom između stvaraoca, odnosno imaoca i nadležnog arhiva, a
stvaralac, odnosno imalac, dužan je da i tu građu do konačne predaje čuva i osigurava od uništenja na
način predviđen ovim propisom.
Članom 34. regulirano je da arhivska građa koja se predaje nadležnom arhivu mora biti u
registraturski sređenom stanju, odložena u arhivske kutije, u suprotnom, Arhiv određuje rok u kojem je
stvaralac dužan da je sredi i upiše u arhivsku knjigu.
U slučajevima prestanka rada stvaraoca, sljednik koji preuzima njegove poslove (stav 1. člana
35.) dužan je zapisnički preuzeti i njegovu registraturnu i arhivsku građu i osigurati uvjete za njenog
čuvanje, zaštitu i korištenje predviđene ovom uredbom.
Zapisnik o preuzimanju te građe obavezno se dostavlja Arhivu, koji će evidentirati nastalu

promjenu i u slučajevima kad Arhiv preuzima arhivsku građu stvaraoca koji je ugašen, odnosno prestao
s radom, primopredaja se vrši zapisnički i na način predviđen ovim propisom. Pomenuti zapisnik se
sastavlja u 5 (pet) primjeraka, od kojih se 3 (tri) dostavljaju arhivu, a 2 (dva) ostaju kod predavaoca.
Primopredaja arhivske građe (član 37.) vrši se komisijski, a sačinjavaju je predstavnici

stvaraoca i nadležnog arhiva. Komisija sastavlja zapisnik o primopredaji, a on obavezno sadrži sljedeće
podatke:
- puni naziv stvaraoca, odnosno imaoca, i nadležnog arhiva;

- mjesto i datum primopredaje;
- broj akta na osnovu koga se vrši primopredaja;
- popis arhivske građe po godinama, vrsti, količini i podacima o nastanku arhivske građe;
- podaci o eventualno nepreuzetoj arhivskoj građi. Ovo se odnosi na stvaraoce koji je predaju. Osnovno
pravilo arhivske struke je da se arhivska građa jednog tvorca preuzima u cjelini u određenom
vremenskom periodu njegovog djelovanja. Međutim, u praksi imamo slučajeve da stvaralac za svoje
redovno djelovanje želi da zadrži dio te cjeline kao npr: dio građe koja se odnosi na osnovnu
djelatnost, a neophodna je za tekuće poslovanje, zatim personalna dosijea isl. U tim slučajevima u
zapisniku se konstatira šta ostaje i dalje na čuvanju kod stvaraoca;
- kratak historijat stvaratelja. Tu se navodi puni naziv osnivača, akt na osnovu koga je osnovan,
djelokrug rada, unutarnja organizacija s eventualnim organizacijskim promjenama, promjena naziva
ukoliko ih je bilo, akt na osnovu koga prestaje sa radom stvaralac itd. Dakle sve one osnovne
činjenice koje su neophodne za kratak istorijat stvaraoca;
- mišljenje predavaoca o načinu i uslovima korištenja arhivske građe.
U slučajevima kada predavalac ima određena ograničenja u korištenju pojedinih dijelova ili cjeline,
dužan je u ovoj rubrici navesti, odnosno precizirati, način i uslove pod kojima se građa može dati na
korištenje;
- u posljednjoj rubrici zapisnika navode se obaveze predavaoca u pogledu plaćanja troškova, smještaja i
transporta. Pod troškovima smještaja smatra se obaveza predavaoca da obezbijedi arhivsku opremu za
smještaj iste i to arhivske police. Zapisnik sa svim navedenim elementima potpisuju članovi komisije,
a ovjerava se pečatima predavaoca i primaoca. Tri primjerka zapisnika predaju se Arhivu, a dva
ostaju predavaocu.
Sastavni dio zapisnika ne popis, odnosno specifikacija arhivske građe koja se preuzima.
Članom 38. ove uredbe precizira se da je neodvojivi dio arhivske građe evidencija o kretanju
predmeta i akata koju prati arhivska građa, a to su protokoli, registri, upisnici, arhivske knjige i sl.
VII – NADZOR NAD PROVOĐENJEM UREDBE
U poglavlju VII članom 39. ove uredbe, zakonodavac je nadzor nad provođenjem ove uredbe,
njegovo tumačenje i upute za primjenu dao u nadležnost Arhiva Federacije.
VIII PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Na kraju u poglavlju VIII u dva člana 40. i 41. date su prijelazne i završne odredbe.
U članu 40. određeno je na koga se odnosi ova uredba, a članom 41. su van snage stavljena
uputstva iz 1988. i 1998.godine, te drugi propisi kojima su se uređivala ova pitanja i bili u primjeni do
donošenja ove uredbe.
UREDBA
O ORGANIZOVANJU I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH POSLOVA U PRAVNIM
LICIMA U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE1
I – OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovom uredbom u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine (u

daljem tekstu: Zakon) uređuju se arhivski poslovi u javnim preduzećima, javnim ustanovama,
udruženjima građana, fondacijama i drugim pravnim licima ( u daljem tekstu:pravna lica),
organizovanim u Federaciji Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Federacije), koji se odnosi na način
donošenja liste kategorija s rokovima čuvanja, postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne
građe, način vođenja i korištenja arhivske knjige, uvjeti čuvanja registraturne i arhivske građe između
pravnih lica i nadležnog arhiva.
Član 2.
Nadležni arhivi, u smislu ove uredbe su:
1. Arhiv Federacije – za pravna lica organizovana na nivou Federacije;

2. kantonalni arhivi – za pravna lica organizovana na nivou kantona;
3. općinski arhivi – za pravna lica organizovana na nivou općine;
4. gradski arhivi – za pravna lica organizovana na nivou grada.
Ako općina, odnosno grad, nemaju svoj arhiv, u tom slučaju nadležan je kantonalni arhiv na
čijem se području općina, odnosno grad, nalazi.
Član 3.
Ova uredba primjenjuje se i na vršenje arhivskih poslova javnih preduzeća, javnih ustanova,
udruženja građana, fondacija i drugih pravnih lica osnovanih u kantonu, odnosno općini i gradu, ako
vršenje arhivskih poslova u tim pravnim licima nije regulisano propisima kantona.
Član 4.
Pravna lica su dužna organizovati i voditi, kao dio svoje redovne djelatnosti, arhivske poslove
koji proizilaze iz njihove djelatnosti, a u skladu s ovom uredbom.
Arhivski poslovi vrše se u okviru kancelarijskog poslovanja.
II – LISTA KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE

S ROKOVIMA ČUVANJA
11
Ova uredba je objavljena u „Sl. novinama F BiH“, br. 12/03 od 28 ožujka/mart 2003
Član 5.
Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i druge registraturne građe, kao i odabiranja
arhivske građe iz registraturne građe, pravna lica su dužna donijeti listu kategorija registraturne građe s
rokovima čuvanja ( u daljem tekstu: lista kategorija).
Član 6.
Listu kategorija donosi rukovodilac pravnog lica. Ova lista se može primjeniti nakon dobijanja
saglasnosti nadležnog arhiva.
Član 7.
Listu kategorija izrađuje komisija koju obrazuje rukovodilac pravnog lica, a čine je stručni
službenici koji poznaju organizaciju, vrstu registraturne građe iz nadležnosti pravnog lica i koji su
sposobni da ocijene naučno – historijski, društveni i praktični značaj te građe.
Član 8.
Rok čuvanja dokumenata izražava se u listi kategorija numerički (2 godine, 5 godina, 10

godina, 20 godina i sl.), oznakom „trajno“ (T) i „trajno operativno“ (T.O).
Za trajno čuvanje određuju se:
1. kategorije registraturne i arhivske građe koje sadrže podatke od društvenog značaja i od značaja za
historiju i druge naučne oblasti, kulturu uopće i druge društvene potrebe, kao i podatke koji govore o
uslovima rada i načinu života građana,
2. kategorije registraturne građe predviđene za čuvanje po posebnim propisima u pojedinim oblastima.
Za registraturnu građu koja nije ocijenjena kao arhivska građa rokovi čuvanja se određuju
zavisno od potreba pravnog lica.
Član 9.
Izrađena lista kategorija dostavlja se u dva primjerka nadležnom arhivu radi davanja
saglasnosti. Pravno lice dužno je postupiti po ocjeni nadležnog arhiva o tome koje se kategorije
registraturne građe, iz liste koje su donijeli, moraju trajno čuvati.
Ako se tokom godine pojave nove vrste dokumenata koji nisu obuhvaćeni postojećom listom
kategorija , donosilac liste usklađuje postojeću listu (vrši izmjene i dopune liste) i dostavlja je u roku od
mjesec dana na saglasnost nadležnom arhivu.
Nadležni arhiv obavezan je u roku od mjesec dana od prijema dostavljene liste kategorija dati
saglasnost na listu ili je vratiti s primjedbama donosiocu.
Član 10.
Obrazac liste kategorija nalazi se u prilogu ove uredbe i čini njegov sastavni dio (obrazac broj
1).
III – POSTUPAK ODABIRANJA ARHIVSKE GRAĐE IZ

REGISTRATURNE GRAĐE
Član 11.
Arhivska građa odabire se iz registraturne građe.
Odabiranje se vrši izdvajanjem arhivske građe i uništenjem onih dijelova registraturne građe
kojima je prestala važnost za tekući rad (bezvrijedna registraturna građa), a nemaju svojstvo arhivske
građe.
Odabiranje vrše pravno lice, u čijem je radu nastala registraturna građa ili se kod njega nalazi
na čuvanju po bilo kojoj osnovi.
Član 12.
Odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrijedne registraturne građe vrši se po pravilu, iz

sređene registraturne građe koja je upisana u arhivsku knjigu.
Izdvajanje dijelova bezvrijedne registraturne građe vrši se na osnovu liste kategorija.
Član 13.
Pravno lice dužno je da vrši tekuća odabiranja na osnovu rokova utvrđenih u listi kategorija u
roku od jedne godine do dana isteka roka čuvanja.
Iz registraturne građe nastale prije 1878. godine i one nastale od 1941. do 1945.godine, kao i od
1992. do 1995.godine ne vrši se izdvajanje ili uništenje.
Uništenje dijelova bezvrijedne registraturne građe iz stava 2. ovog člana vrši se samo u
nadležnom arhivu.
Član 14.
Postupak za odabiranje arhivske građe, odnosno izdvajanje bezvrijedne registraturne građe,

pokreće pravno lice u čijem je radu nastala građa ili se kod njega nalazi po bilo kom osnovu.
Rukovodilac pravnog lica imenuje komisiju koja sastavlja popis bezvrijedne registraturne građe
saglasno listi kategorija i rokovima čuvanja.
Popis iz stava 2. ovog člana obavezno sadrži:
1. naziv pravnog lica u čijem je radu nastala registraturna građa ili kod koga se nalazi,
2. popis registraturne građe koja se predlaže za uništenje po godinama nastanka, s brojem
registraturnih jedinica (fascikli, kutija, registratora, omota i slično),naznakom klasifikacijske oznake iz
liste kategorija, rokom čuvanja koji je utvrđen u toj listi, količinom izdvojene građe izražena u dužnim
metrima i podacima o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska građa i
izdvojena bezvrijedna registraturna građa.
Pravno lice dostavlja nadležnom arhivu u dva primjerka popis bezvrijedne registraturne građe
koja se predlaže za uništenje.
Član 15.
Po prijemu popisa iz stava 2. i 3. člana 14. ove uredbe, službenik nadležnog arhiva koji vrši
stručni nadzor ( u daljem tekstu: predstavnik nadležnog arhiva), u saradnji s nadležnom komisijom iz
stava 2. člana 14. ove uredbe, razmatra popis i vrši provjeru građe predložene za uništenje.
Predstavnik nadležnog arhiva može prilikom provjere prihvatiti u cjelini ili djelimično popis
bezvrijedne registraturne građe. Ako predstavnik nadležnog arhiva utvrdi da se komisija u svom radu
nije pridržavala postojećih propisa, naložit će joj da u određenom roku otkloni nedostatke.
Poslije razmatranja popisa i izvršene provjere registraturne građe predložene za uništenje,

predstavnik nadležnog arhiva i članovi komisije sastavljaju zapisnik na osnovu kojeg nadležni arhiv
izdaje rješenje za uništenje bezvrijedne registraturne građe .
Poslije donošenje rješenja iz stava 3. ovog člana, brojevi izdvojenih predmeta evidentiraju se u
postojećim evidencijama (djelovodnik, upisnik, kartoni, arhivska knjiga i sl.), koje vodi pravno lice.
Član 16.
Pravno lice dužno je da trajno čuva cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak izdvanja i
uništenja bezvrijedne registraturne građe (zapisnik, rješenje, popis materijala koji je uništen i sl.).
Član 17.
Na fotografisani, filmovani, fonografisani i na drugi način zabilježeni dokumentarni materijal

primjenjuju se, osim mjera propisanih ovom uredbom, i mjere koje propisuju proizvođač, odnosno
tvorac te građe.
IV – ARHIVSKA KNJIGA
Član 18.
Svako pravno lice dužno je voditi arhivsku knjigu za arhivske poslove iz svoje nadležnosti.
Član 19.
Rukovodilac pravnog lica je dužan je osigurati da se registraturna građa na kraju svake godine
obavezno upiše u arhivsku knjigu.
Član 20.
Arhivska knjiga predstavlja evidenciju koju su dužni da vode sva pravna lica, u okviru
Arhivska knjiga je opći inventarni pregled cjelokupne registraturne građe nastale u radu
pravnog lica.
Član 21.
Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturne jedinice u kojima se po odgovarajućim

predmetima i cjelinama odlaže arhivska građa.
Pod registraturnom jedinicom podrazumijeva se fascikla, registrator, kutija, knjiga, omot i

druga jedinica pokovanja u koju se odlaže registraturna građa. Ove jedinice se formiraju prije upisa
registraturne građe u arhivsku knjigu.
Član 22.
U arhivsku knjigu upisuju se registraturne jedinice formirane u skladu s članom 21. ove uredbe,
u koje se po određenim cjelinama odlažu završeni (riješeni ) predmeti i akti i druga registraturna građa
(evidencije, knjige, registri, upisnici, djelovodni protokoli i dr.).
Član 23.
Upis registraturne građe u arhivsku knjigu vrši se po godinama, klasifikacionim oznakama i

količini materijala.
Registraturna građa upisuje se u arhivsku knjigu po sistemu arhiviranja koji se primjenjivao kod
pravnog lica u vrijeme nastajanja te građe.
Član 24.
Pravna lica dužna su u arhivsku knjigu upisati i registraturnu građu koja se po bilo kojoj osnovi
nalazi kod njih na čuvanju (po osnovu likvidacije nekog preduzeća, odnosno ustanove, po osnovu
zatečenosti građe, ili ako je pravni sljednik građe itd.).
Član 25.
Na registraturnu jedinicu iz stava 1. člana 21. ove uredbe stavlja se otisak štambilja na arhivske
jedinice prema obrascu koji se nalazi u prilogu ove uredbe i čini njen sastavni dio (obrazac broj 2).
Član 26.
Prijepis ili fotokopija arhivske knjige, u koju su upisane registraturne jedinice za proteklu
godinu, organi i službe za upravu dostavljaju nadležnom arhivu najkasnije do 30. aprila naredne
godine.
Član 27.
Obrazac arhivske knjige, sadržaj i način njegovog popunjavanja nalaze se u prilogu ove uredbe
i čine njen sastavni dio (obrazac broj 3.).
Izradu arhivske knjige i njenu distribuciju vrši Arhiv Federacije, na zahtjev pravnog lica.
V – USLOVI ČUVANJA REGISTRATURNE I ARHIVSKE GRAĐE
Član 28.
Rukovodilac pravnog lica dužan je preduzeti mjere i obezbjediti uslove da se registraturna i

arhivska građa iz nadležnosti pravnog lica čuvaju u sređenom i sigurnom stanju do predaje nadležnom
arhivu.
Pod sređenim stanjem u smislu ove uredbe, podrazumijeva se ustrojena registraturna, odnosno
arhivska građa koja je predviđena propisima o kancelarijskom poslovanju pravnog lica.
Pod sigurnim stanjem, u smislu ove uredbe podrazumijeva se čuvanje registraturne i arhivske
građe od oštećenja, uništenja i nestajanja.
Član 29.
U cilju zaštite registraturne i arhivske građe, pravna lica su dužna obezbijediti sljedeće:
1. osigurati prostorije za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe ( u daljem tekstu:

arhivske prostorije);
2. osigurati arhivsku opremu, održavati klimatske, hemijsko – biološke i fizičke uslove i
kontrolu tih uslova.
Član 30.
Pod arhivskim prostorijama podrazumijeva se pisarnica i arhivski depo.
U pisarnici se čuvaju riješeni akti i predmeti najduže godinu dana od dana kada su akti i
predmeti riješeni.
Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni akti i predmeti poslije isteka roka iz stava
2. ovog člana.
Arhivske prostorije ne smiju da budu u neposrednoj blizini kotlovnice, trafo – stanice, pumpne
stanice, velikih mokrih čvorova i slično.
Član 31.
Pod arhivskom opremom podrazumijeva se: fascikle, registratori, kutije i druge jedinice
pakiranja ( u daljem tekstu: registraturne jedinice čuvanja), kao i stalaže, ormari i kase, vodootporni i
metalni kontejneri, hidrometri, termometri, protupožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji
kojima se kontrolišu i održavaju uslovi za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe.
Stalaže, ormati, kontejneri i kase mogu biti od metala ili od drugog materijala otpornog na vatru
i vodu.
Član 32.
Pod održavanjem klimatskih, hemijsko – bioloških i fizičkih uslova podrazumijeva se zaštita

registraturne i arhivske građe od štetnih utjecaja: vlage, temperature, svjetlosti, ultravioletnih i drugih
zračenja, mikroorganizama, prašine, insekata, glodara i fizičkih oštećenja.
U arhivskim prostorijama temperatura vazduha se mora održavati u rasponu od 100 do 150 C, a

relativna vlažnost do 50 do 60 %.
Registraturna i arhivska građa u arhivskim prostorijama ne smiju biti izloženi direktnom

utjecaju sunčevog svjetla.
Za osvjetljenje tih prostorija koriste se uobičajeni svjetlosni izvori koji nemaju hemijsko, foto-
hemijsko i biološki štetno dejstvo.
Radi sprečavanja štetnog uticaja bioloških faktora na registraturnu i arhivsku građu, obavljaju
se, po potrebi, dezinfekcija, dezinsekcija i deratizacija arhivskih prostorija.
Član 33.
Smještaj registraturne i arhivske građe obuhvata: smještaj akata i predmeta u registraturne

jedinice čuvanja, smještaj registraturnih jedinica čuvanja u stalaže, ormare i kase, s tim da se izvrši
obilježavanje stalaža, ormara i kasa u arhivskim prostorijama.
Član 34.
Pravna lica dužna su da kontrolišu sređenost i sigurnost stanja registraturne i arhivske građe od
oštećenja, uništenja i nestajanja.
VI – NAČIN PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU PRAVNIH

LICA I NADLEŽNOG ARHIVA
Član 35.
Rukovodilac pravnog lica dužan je preduzeti mjere da se nadležnom arhivu preda arhivska
građa iz nadležnosti pravnog lica, osim ako im ta građa nije data posebnim propisom na čuvanje i
korištenje.
Arhivska građa predaje se nadležnom arhivu najkasnije po isteku 30 godina od njenog

nastajanja. Ovaj rok se može skratiti ili produžiti u sporazumu između pravnog lica i nadležnog arhiva.
Ukoliko je nadležni arhiv spriječen da u određenom roku preuzme arhivsku građu, pravna lica
iz stava 1. ove uredbe dužni su tu građu do predaje nadležnom arhivu čuvati i osigurati od uništenja na
način predviđen odredbama čl. 28. do 34. ove uredbe.
Član 36.
Arhivska građa koja se predaje nadležnom arhivu mora biti u registraturski sređenom stanju,
odložena u arhivske kutije, usklađena s listom kategorija koju je donijelo pravno lice i upisana u
arhivsku knjigu.
Ako arhivska građa nije u registraturski sređenom stanju i nije upisana u arhivsku knjigu,
nadležni arhiv će odrediti rok u kome je pravno lice dužno srediti, odnosno upiše u arhivsku knjigu.
Član 37.
Arhivska i registraturna građa pravnog lica koje prestaje s radom, predaje se zapisnički
pravnom licu koje preuzima njegove poslove.
Zapisnik o primopredaji iz stava 1. ovog člana dostavlja se nadležnom arhivu.
Ako je aktom o prestanku rada pravnog lica određeno da se odabrana arhivska građa preda
nadležnom arhivu, primopredaja te građe izvršit će se na način i po postupku propisanom u čl. 36., 37.,
38., 39. i 40. ove uredbe.
Član 38.
Arhivsk građa, odabrana i upisana u arhivsku knjigu i izdvojena za predaju nadležnom arhivu,
popisuje se po vrstama, godini i količini. Uz prijedlog za primopredaju arhivske građe, pravno lice
dostavlja nadležnom arhivu tri primjerka popisa građe, a dva primjerka zadržava za sebe.
Član 39.
Primopredaju arhivske građe vrši komisija koja je sastavljena od predstavnika pravnog lica, kao
predavaoca, i nadležnog arhiva kao primaoca arhivske građe.
Komisija sastavlja zapisnik o primopredaji koji sadrži sljedeće podatke:
1. naziv pravnog lica koje predaje i nadležnog arhiva koji preuzima arhivsku građu,
2. mjesto primopredaje i datum,
3. broj akta na osnovu koga se vrši primopredaja,
4. opći pregled arhivske građe po godinama, vrsti i količini i podaci o nastanku arhivske građe,
5. podaci o eventualno nepreuzetoj arhivskoj građi,
6. kratak historijat pravnog lica arhivske građe koja se preuzima,
7. mišljenje predavaoca arhivske građe o načinu i uslovima korištenja arhivske građe,
8. obaveze predavaoca arhivske građe u pogledu plaćanja troškova smještaja i transporta
arhivske građe do mjesta u kome će biti pohranjena.
Zapisnik iz stava 2. ovog člana potpisuju članovi komisije, a ovjerava se pečatom predavaoca i
pečatom primaoca arhivske građe.
Zapisnik o primopredaji sastavlja se u pet primjeraka,od kojih tri primjerka zadržava nadležni
arhiv, a dva primjerka predavalac arhivske građe.
Popis arhivske građe koji podnosi predavalac, sastavni je dio zapisnika o primopredaji.
Član 40.
Zajedno s arhivskom građom, nadležnom arhivu se predaju i osnovne evidencije o kretanju

predmeta i akata koje se odnose na preuzetu građu.
VII – NADZOR NAD PROVOĐENJEM OVE UREDBE
Član 41.
Stručni nadzor nad provođenjem ove uredbe vrši Arhiv Federacije i daje potrebna objašnjenja i
upute za pravilnu primjenu ove uredbe.
Član 42.
Rukovodioci pravnih lica dužni su organizovati vršenje arhivskih poslova iz svoje nadležnosti u
skladu s ovom uredbom, u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ove uredbe.
Član 43.
Ova Uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama
Federacije BiH“.
Obrazac broj 1
___________________________________
(naziv pravnog lica)
___________________________________
(sjedište pravnog lica)
Na osnovu člana 11. tačke 5. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine
(„Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“, broj: 45/02) i člana 5. Uredbe o organizovanju i
načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima na nivou Federacije Bosne i Hercegovine
(„Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“, broj: 12/03), rukovodilac ___________d o n o s i
(naziv pravnog lica)
LISTU
KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE
S ROKOVIMA ČUVANJA
Redni Klasifikaciona Kategorija Rok čuvanja

broj oznaka registraturne građe
1 2 3 4
2. Stupanjem na snagu ove liste prestaje važiti lista kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja
broj _________od _____________godine.
3. Izmjene i dopune ove liste vrše se postupku koji je predviđen za njeno donošenje.
4. Ova lista stupa na snagu kada se dobije saglasnost nadležnog arhiva i primjenjivat će se na
registraturnu i arhivsku građu utvrđenu u ovoj listi.
Potpis ovlaštene osobe

Broj_____________ M.P.
Datum ___________
1. U kolonu broj 1 upisuje se redni broj. Redni broj se ispisuje arapskim brojevima u kontinuitetu od
prvog do posljednjeg broja kategorisanog materijala.
2. U kolonu broj 2 upisuje se klasifikaciona oznaka. Klasifikaciona oznaka je oznaka utvrđena prilikom
uvođenja akata i predmeta u odgovarajuće evidencije predviđene propisima o kancelarijskom
poslovanju (djelovodnik predmeta i akata ili upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka i dr.).
3. U kolonu broj 3 upisuje se naziv kategorije građe. Naziv kategorije građe određuje se prema vrsti i
sadržaju dokumenata i međusobno se razlikuju po roku čuvanja (npr. pravilnici ili uvjerenja o
državljanstvu i sl.).
4. U kolonu broj 4 upisuje se rok čuvanja. Rok čuvanja se izražava brojčano (npr. 2 godine, 5 godina,
10 godina i sl.), oznakom „trajno“ (T) i „trajno - operativno“ (T.O). Oznaka „trajno – operativno“ znači
da se čuva u arhivu pravnih lica do predaje nadležnom arhivu.
Obrazac broj 2
Sadržaj štambilja za registraturnu jedinicu
NAZIV PRAVNOG LICA
Registraturna i arhivska građa

Godina nastanka – raspon godina
Klasifikaciona oznaka
Redni broj iz arhivske knjige
ROKOVI ČUVANJA
Godina
Trajno
Trajno operativno
UPUTE ZA POPUNJAVANJE
1. U rubriku „Naziv pravnog lica“ upisuje se naziv javnog preduzeća, odnosno ustanove, udruženja
građana i sl. u čijem radu je nastala registraturna i arhivska građa.
2. U rubiku „Godina nastanka – raspon godina“ upisuje se godina nastanka, odnosno raspon godina u
kojem je registraturna građa, odnosno arhivska građa, nastala (npr. 1964. ili 1973-1979).
3. U rubriku „Klasifikaciona oznaka“ upisuje se broj klasifikacione oznake na koju se grupu
registraturna građa odnosi.
4. U rubriku „Redni broj“ upisuje se redni broj iz arhivske knjige pod kojim je zavedena registraturna
jedinica.
5. U rubriku „Godina“ upisuje se broj godina određen za čuvanje registraturne, odnosno arhivske
građe.
6. U rubriku „Trajno“ upisuje se veliko štampano slovo „T“.
7. U rubriku „Trajno – operativno“ upisuju se velika štampana slova „T.O“.
Rokovi iz tač. 5. do 7. ove upute prepisuju se iz liste kategorija registraturne građe s rokovima
čuvanja.
Upisivanje podataka u predviđene rubrike vrši se kemijskom olovkom ili tintom.
Obrazac broj 3
Naslovna stranica - Arhivska knjiga – za pravna lica
Obrazac broj 3
Sadržaj arhivske knjige – za pravna lica
UZ UREDBU O ORGANIZOVANJU I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH POSLOVA
U PRAVNIM LICIMA U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE1
Organiziranje i način vršenje arhivskih poslova je neodvojiv proces od organiziranja i načina

vršenja kancelarijskog poslovanja, koji su uređeni posebnim podzakonskim aktima, ali istovremeno su i
komplementarni i suštinski povezani. Podzakonski akti, Uredba o kancelarijskom poslovanju organa
uprave i službi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine i Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog
poslovanja u organima uprave i službama za upravu Bosne i Hercegovine, kao i Uredba o
organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u organima uprave i službama za upravu u Federaciji
Bosne i Hercegovine, su jedan proces koji se vrši u više faza. Iz tog razloga ovi podzakonski akti
međusobno se nadopunjavaju i isprepliću, a u krajnjem čine jednu cjelinu, čiji je rezultat uredno
vođenje, čuvanje i odlaganje registraturne građe kod stvaraoca do konačne primopredaje nadležnom
arhivu.
Propisom iz 1998.godine, odnosno Uputstvom o arhivskoj knjizi, čuvanju registraturskog

materijala i arhivske građe, odabiranju arhivske građe i primopredaji arhivske građe između organa
uprave i službi za upravu i nadležnog arhiva, neobuhvaćeni su ostali svi oni stvaraoci registraturne i
arhivske građe koji ne spadaju u organe uprave i službe za upravu 2. Kako su i ti stvaraoci po Zakonu o
arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine dužni čuvati, sređivati registraturnu i arhivsku građu i
predavati je u određenom roku nadležnom arhivu, donesen je podzakonski akt, odnosno ova uredba,
koja za tu kategoriju stvaraoca regulira ova oblast. Članom 1. Uredbe o organiziranju i načinu vršenja
arhivskih poslova u pravnim licima uređuju se arhivski poslovi u javnim preduzećima, javnim
ustanovama, udruženjima građana, fondacijama i drugim pravnim licima organizovanim u Federaciji
Bosne i Hercegovine. Tim članom su definisani stvaraoci na koje se ova uredba odnosi, a to su javna
preduzeća, javne ustanove, udruženja građana, fondacije i druga pravna lica organizovana na nivou
Federacije. Ova uredba u cjelini predviđa pravilan način organiziranja i vršenja arhivskih poslova kod
gore navedenih stvaralaca. Ona propisuje stvaraocima obavezu donošenja Liste kategorija registraturne
građe s rokovima čuvanja, postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne građe, vođenje arhivske
knjige, uslove čuvanja registraturne građe i način primopredaje između pravnih lica i nadležnog arhiva.
Kako su arhivski poslovi za sve stvaraoce isti, ova uredba se najvećim dijelom podudara s Uredbom o
organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u organima uprave i službama za upravu Federacije
Bosne i Hercegovine, za koju su stručna objašnjenja data u ovoj knjizi uz pomenutu Uredbu.
UREDBA
O UVJETIMA I NAČINU POLAGANJA STRUČNOG ARHIVISTIČKOG ISPITA I
11
„Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“, broj: 12/03.
22
NAČINA STICANJA STRUČNIH ZVANJA U ARHIVISTIČKOJ STRUCI 1
I – OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovom uredbom uređuju se uvjeti, program i način polaganja stručnog arhivističkog ispita (u
daljem tekstu: arhivistički ispit), te uvjeti sticanja stručnih znanja u arhivskoj struci za lica koja
obavljaju arhivske poslove u Arhivu Federacije, federalnim organima uprave i drugim federalnim
organima, te drugim institucijama organizovanim na nivou Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem
tekstu: Federacija).
Član 2.
U skladu s odredbama člana 37. stav 2. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i
Hercegovine ( u daljem tekstu: Zakon) arhivistički ispit, u skladu s odredbama ove uredbe, dužni su
polagati službenici i pripravnici visoke, više i srednje školske spreme koji obavljaju arhivske poslove u
Arhivu Federacije, federalnim organima uprave i drugim federalnim oraganima, stučnim službama
Parlamenta Federacije Bosne i Hercegovine, predsjednika i potpredsjednika Federacije Bosne i
Hercegovine, u Vladi Federacije Bosne i Hercegovine, stručnim i drugim službama osnovanim za
potrebe federalnih organa i drugih institucija organiziranih na nivou Federacije.
U skladu s članom 37. stav 3. Zakona, arhivistički ispit po odredbama ove uredbe mogu
polagati i službenici visoke, više i srednje školske spreme koji rade na arhivskim poslovima u arhivama
organa uprave kantona i arhivama službi za upravu grada i općine i arhivama drugih institucija
organizovanim na nivou kantona, grada i općine, radi sticanja uvjeta za rad na arhivskim poslovima,
ako drugačije nije propisano odgovarajućim zakonom kantona, ili ako kanton nema uslove da formira
svoju komisiju za polaganje tog ispita.
Pod drugim institucijama, u smislu st. 1. i 2. ovog člana, smatraju se javna preduzeća, javne
ustanove, agencije, udruženja građana, fondacije i druga pravna lica organizovana na nivou Federacije,
odnosno kantona, grada i općine. Arhivistički ispit pred komisijom iz člana 5. ove uredbe mogu
polagati i osobe koje se nalaze na radu u organima i pravnim licima, koje nisu obuhvaćene odredbama
st. 1. i 2. ovog člana. Te osobe arhivistički ispit polažu na lični zahtjev.
Član 3.
Pripravnici iz organa i tijela iz člana 2. ove uredbe arhivistički ispit polažu po isteku
pripravničkog staža od jedne godine, za pripravnike s visokom i višom školskom spremom, odnosno
šest mjeseci za pripravnike sa srednjom školskom spremom.
Kandidat koji nema svojstvo pripravnika, a radi na arhivskim poslovima, arhivistički ispit
polaže pod istim uslovima kao i kandidat u svojstvu pripravnika. Kandidat koji stekne viši stepen
školske spreme od onog za koji je položio arhivistički ispit, dužan je ponovno polagati arhivistički ispit
za novostečeni stepen školske spreme.
11
Ova uredba je objavljena u „Sl. novinama F BiH“, br. 12/03 od 28 ožujak/mart 2003.
II – PROGRAM ARHIVISTIČKOG ISPITA
Član 4.
Arhivistički ispit za službenike i pripravnike visoke školske spreme obuhvata sljedeće
predmete:
1. Arhivistika;
2. Kancelarijsko poslovanje;
3. Arhivsko zakonodavstvo;
4. Historijski razvoj arhivistike;
5. Strani jezik, (engleski ili drugi jezik);
6. Informatika (arhivistička informatika).
Arhivistički ispit za službenike i pripravnike s višom školskom spremom obuhvata:
1. Arhivistika;
2. Kancelarijsko poslovanje;
4. Historijski razvoj arhivistike;
5. Informatika ( arhivistička informatika).
Arhivistički ispit za službenike i pripravnike sa srednjom školskom spremom obuhvata:
1. Arhivistiku;
2. Kancelarijsko poslovanje (u užem smislu);
4. Osnove historijskog razvoja arhivistike;
5. Informatika ( arhivistička informatika).
Program sadržaja materije za svaki predmet iz odredaba ovog člana utvrđuje direktor Arhiva
Federacije. U okviru sadržaja materije utvrđuju se gradivo, izvori i literatura za svaki predmet posebno.
Ovaj program se objavljuje u „Službenim novinama Federacije BiH“.
III – SASTAV KOMISIJE I NAČIN POLAGANJA ARHIVISTIČKOG ISPITA
Član 5.
Kandidati iz člana 2. ove uredbve arhivistički ispit polažu pred Komisijom za polaganje
arhivističkog ispita i sticanja stručnih zvanja ( u daljem tekstu: Komisija) koju formira direktor Arhiva
Federacije.
Komisija se sastoji od predsjednika i četiri člana, koju rješenjem imenuje direktor Arhiva
Federacije. Za člana Komisije imenuju se istaknuti arhivski stručnjaci visoke školske spreme koji rade
na poslovima iz arhivske djelatnosti, naučni djelatnici i diplomirani pravnici koji su se istakli na
pravnim poslovima u arhivskoj djelatnosti.
Predsjednik, članovi Komisije i zapisničar mogu imati zamjenike. Komisija iz stava 1. ovog
člana imenuje se na period od četiri godine.
Član 6.
Rješenjem o imenovanju Komisije određuju se ispitivači za svaki predmet iz člana 4. ove

uredbe.
Rješenjem iz stava 1. ovog člana određuje se i zapisničar na arhivističkom ispitu, te utvrđuju
njegovi poslovi i zadaci.
Član 7.
Polaganje arhivističkog ispita vrši se na pismeni zahtjev kandidata, u kojem treba navesti
prijedlog jedne ili više tema za izradu pismenog zadatka.
Zahtjev se podnosi Arhivu Federacije.
Uz zahtjev se prilaže:
1. ovjerena diploma ili svjedočanstvo o završenoj školskoj spremi;
2. uvjerenje ili potvrda o pripravničkom, odnosno radnom stažu (obavezno navesti osnovne
podatke o poslovima koje kandidat obavlja).
Član 8.
Arhiv Federacije donosi rješenje kojim odobrava polaganje arhivističkog ispita za kandidata
koji ispunjava propisane uslove, odnosno rješenje kojim odbija zahtjev za polaganje ispita za kandidata
koji ne ispunjava propisane uslove.
U rješenju kojim se odobrava polaganje ispita određuju se datum, vrijeme polaganja
arhivističkog ispita, tema pismenog zadatka, mentor, rok izrade pismenog zadatka i visina troškova za
polaganje arhivističkog ispita i rok uplate.
U rješenju kojim se odbija zahtjev za polaganje arhivističkog ispita navodi s razlog zbog kojeg
se zahtjev odbija.
Protiv rješenje iz stava 1. ovog člana može se podnijeti prigovor direktoru Arhiva Federacije u
roku od osam dana od dana prijema rješenja.
Član 9.
Arhivistički ispit polaže se u sjedištu Arhiva Federacije.

Izuzetno, arhivistički ispit se može polagati i van sjedišta Arhiva Federacije, o čemu odlučuje
direktor, ako za to postoje opravdani razlozi.
Kandidat pristupa polaganju arhivističkog ispita na dan utvrđen rješenjem iz člana 8. stav 2. ove
uredbe.
Član 10.
Arhivistički ispit sastoji se iz pismenog i usmenog dijela.
Član 11.
Pismeni dio ispita odnosi se na izradu određenog zadatka iz arhivistike, koji na prijedlog
kandidata ili samoincijativno određuje Komisija.
Pismeni dio arhivističkog ispita (u daljem tekstu: pismeni zadatak) rade svi kandidati.
Kandidati srednje školske spreme rade pismeni zadatak koji obuhvata jednostavnije zadatke iz
arhivske djelatnosti.
U izradi pismenog zadatka kandidatu pomaže mentor. Nakon prihvaćanja teme od strane
mentora, pismeni zadatak se predaje Komisiji u tri primjerka.
Ocjenu pismenog zadatka donosi Komisija većinom glasova.
Pismeni zadatak se ocjenjuje ocjenom „zadovoljava“ ili „ne zadovoljava“.
Pismeni dio ispita polaže se prije pristupanja polaganja usmenog dijela ispita. Izrada pismenog
zadatka može trajati najduže dva sata.
Član 12.
Na usmenom dijelu arhivističkog ispita provjerava se osposobljenost kandidata za praktičnu

primjenu propisa iz oblasti predmeta iz člana 4. ove uredbe, a u okviru materije koja je sadržana u
programu svakog predmeta iz stava 4. člana 4. ove uredbe.
Na usmenom dijelu arhivističkog ispita ispitivači su dužni kandidate ispitivati samo o materiji
koja je obuhvaćena programom ispita za visoku, višu, odnosno srednju školsku spremu i koja je
utvrđena u programu iz stava 4. člana 4. ove uredbe.
Usmeni dio arhivističkog ispita je javan.
Član 13.
Po završenom usmenom dijelu arhivističkog ispita, Komisija odlučuje o uspjehu kandidata, bez
prisustva javnosti.
Konačni uspjeh kandidata ocjenjuje se prema ukupno pokazanom znanju na pismenom i
usmenom dijelu arhivističkog ispita.
Komisija odlučuje o uspjehu kandidata ocjenom „položio arhivistički ispit“ ili „nije položio
arhivistički ispit“, ili „upućen na popravni ispit iz jedno predmeta“, ili „upućen na popravni ispit iz dva
predmeta“.
Član 14.
Kandidat koji na arhivističkom ispitu pokaže nezadovoljavajuće znanje iz tri ili više predmeta,
smatra se da arhivistički ispit nije položio.
Kandidat koji na usmenom dijelu arhivističkog ispita ne pokaže zadovoljavajuće znanje iz
jednog ili najviše dva predmeta, ima pravo da iz tih predmeta polaže popravni ispit.
Kandidat popravni ispit iz stava 2. ovog člana može polagati po isteku roka od 30 dana, a
najkasnije u roku od 90 dana od dana polaganja arhivističkog ispita. Kandidat koji nije pristupio
polaganju popravnog ispita u roku iz stava 3. ovog člana, smatra se da arhivistički ispit nije položio.
Ako kandidat u roku iz stava 3. ovog člana ne položi popravni ispit, smatra se da arhivistički
ispit nije položio.
Arhiv Federacije donosi rješenje kojim se utvrđuje da kandidat nije položio arhivistički ispit,
odnosno popravni ispit.
Protiv rješenja iz stava 6. ovog člana može se podnijeti prigovor direktoru Arhiva Federacije u
Rješenje doneseno po prigovoru je konačno.
Član 15.
Započeto polaganje arhivističkog ispita može se, izuzetno odložiti ako kandidat zbog bolesti ili
iz drugih opravdanih razloga nije sposoban da nastavi polaganje ispita.
O odlaganju polaganja započetog ispita iz stava 1. ovog člana odlučuje Komisija većinom
glasova, o čemu se u spisu sačinjava službena zabilješka koja sadrži odluku Komisije o odlaganju
ispita, razlog odlaganja i datum kada kandidat treba da pristupi polaganju ispita.
Član 16.
Započeto polaganje arhivističkog ispita može se odložiti do deset dana, a u izuzetno teškim
zdravstvenim ili drugim opravdanim slučajevima i na rok do mjesec, odnosno najduže do dva mjeseca
od dana odlaganja polaganja ispita.
Ako kandidat ne pristupi polaganju arhivističkog ispita na dan određen prema stavu 3. člana 14.
ove uredbe, smatra se da ispit nije položio.
Član 17.
Kandidat koji polaže arhivistički ispit, Arhiv Federacije izdaje uvjerenje o položenom ispitu.
Uvjerenje o položenom arhivističkom ispitu sadrži: zaglavlje ustanove, puni naziv komisije,
broj i datum, prezime i ime kandidata, njegovu godinu i mjesto rođenja, školu, odnosno fakultet koji je
završio i kada, te datum položenog arhivističkog ispita, otisak pečata i potpis direktora Arhiva
Federacije.
Uvjerenje iz stava 1. ovog člana izrađuje se na obrascu broj 1.
Član 18.
U uvjerenju o položenom arhivističkom ispitu u dijelu koji se odnosi na ocjenu stoji: „položio
arhivistički ispit za VŠS“, „položio arhivistički ispit za VSS“ i „položio arhivistički ispit za SSS“.
U uvjerenju iz stava 1. ovog člana upisuje se i stručno zvanje, i to: za visoku školsku spremu –
arhivist, za višu školsku spremu – viši arhivski tehničar i za srednju školsku spremu, i to: za III stupanj
– arhivski manipulant, a za IV stupanj – arhivski tehničar II vrste.
Član 19.
Troškovi polaganja arhivističkog ispita snosi organ, odnosno pravno lice, gdje se kandidat
nalazi na radu, a za kandidate iz stava 4. člana 2. ove uredbe troškove snosi kandidat, ukoliko organ,
odnosno pravno lice u kojem je kandidat zaposlen, ne odluči na snosi troškove ispita.
Komisiji za polaganje arhivističkog ispita i zapisničaru pripada naknada za rad u komisiji.
Visinu naknade za troškove polaganja arhivističkog ispita, te visinu naknade za rad članova
komisije i zapisničara, rješenjem određuje direktor Arhiva Federacije.
Član 20.
O polaganju arhivističkog ispita vodi se zapisnik.
U zapisnik iz stava 1. ovog člana unosi se: sastav Komisije, datum i mjesto održavanja ispita,
ime i prezime kandidata, postavljena ispitna pitanja, ocjena za pismeni dio ispita i ocjena uspjeha
kandidata.
Zapisnik iz stava 1. ovog člana potpisuju predsjednik, članovi Komisije i zapisničar.
Zapisnik o polaganju arhivističkog ispita čuva se zajedno s ostalom dokumentacijom koja je u
vezi s arhivističkim ispitom, u predmetu kandidata.
Član 21.
Administrativno – tehničke poslove za rad Komisije i evidenciju o kandidatima koji su polagali

arhivistički ispit, vodi Arhiv Federacije.
Evidencija iz stava 1. ovog člana vodi se u vidu knjige i sadrži sljedeće podatke: ime, očevo ime
i prezime kandidata, godinu rođenja, naziv škole, odnosno fakulteta koji je završio, datum polaganja
arhivističkog ispita, ocjenu uspjeha na ispitu i broj, datum i mjesto izdavanja uvjerenja o položenom
arhivističkom ispitu.
Knjiga iz stava 2. ovog člana vodi se po obrascu broj 2.
Knjiga iz stava 2. ovog člana čuva se trajno.
IV – STRUČNA ZVANJA I USLOVI ZA STICANJE TIH ZVANJA
1. Vrsta stručnih zvanja
Član 22.
U skladu s članom 39. Zakona, kao i odredbama ove uredbe, utvrđena su sljedeća stručna
zvanja u arhivskoj struci:
1. za službenike visoke školske spreme: arhivist, viši arhivist i arhivski savjetnik;
3. za službenike srednje školske spreme: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant.
2. Uvjeti za sticanje osnovnog stručnog zvanja
Član 23.
Službenik stiče osnovno stručno zvanje u arhivskoj struci pod sljedećim uvjetima, i to:
1. lice sa završenom srednjom školskom spremom (III stepen) – nakon navršenih šest mjeseci rada na
arhivskim poslovima i položenim arhivskim ispitom stiče zvanje – arhivski manipulant;
2. lice sa završenom srednjom školskom spremom (IV stepen) – nakon šest mjeseci rada na arhivskim
poslovima i završenim arhivističkim ispitom stiče zvanje – arhivski tehničar II vrste.
3. lice za završenom višom školskom spremom nakon navršene godine dana rada na arhivskim
poslovima i položenim arhivističkim ispitom stiče zvanje – viši arhivski tehničar.
4. lice za završenom visokom stručnom spremom nakon navršene godine dana rada na arhivskim
poslovima i položenim arhivističkim ispitom stiče zvanje – arhivist.
3. Uslovi za sticanje viših stručnih zvanja
Član 24.
Službenik može steći stručno zvanje u arhivskoj struci pod sljedećim uslovima, i to:
1. viši arhivski tehničar – stiče zvanje arhivski tehničar I vrste nakon navršenih pet godina u zvanju viši
arhivski tehničar i na osnovu pokazanih izuzetnih rezultata u radu, objavljenih stručnih radova,
uvođenja novina u metodologiju rada u zvanju viši arhivski tehničar;
2. arhivist – stiče zvanje viši arhivist nakon navršenih pet godina u zvanju arhivist i na osnovu
pokazanih izuzetnih rezultata u radu, objavljenih stručnih radova iz arhivistike i šire srodne djelatnosti,
ispoljene sposobnosti za organizovanje stručnog rada u okviru arhivske djelatnosti i stručnih elaborata
koji obezbjeđuju unapređenje arhivske djelatnosti, u zvanju arhivist;
3. viši arhivist – stiče zvanje arhivski savjetnik nakon navršenih deset godina u zvanju viši arhivist i na
osnovu pokazanih izuzetnih rezultata u radu, objavljenih stručnih ili znanstvenih radova iz arhivistike i
šire djalatnosti, ispoljene sposobnosti za organiziranje naučnoistraživačkog rada u okviru arhivske
djelatnosti, te usavršavanjem i unapeđenjem naučnog i stručnog rada u arhivskoj djelatnosti, u zvanju
viši arhivist.
Član 25.
Službenik koji ispuni uvjete iz člana 24. ove uredbe podnosi zahtjev za sticanje odgovarajućeg
višeg stručnog zvanja.
Uz zahtjev se prilaže:
1. uvjerenje o položenom arhivističkom ispitu;
2. uvjerenje o radnom stažu u stručnom zvanju koje ima;
3. spisak stručnih ili naučnih radova.
Član 26.
Zahtjev iz stava 1. člana 25. ove uredbe podnosi se Arhivu Federacije.

Uvjrenje o sticanju višeg stručnog zvanja izdaje direktor Arhiva Federacije, na prijedlog
Komisije iz člana 5. ove uredbe.
Komisija svoj prijedlog zasniva na osnovu ocjene radova iz člana 25. ove uredbe, podnosioca
zahtjeva.
Uvjerenje o sticanju višeg stručnog zvanja izdaje se na obrascu broj 3.
Za kandidata koji po ocjeni Komisije ne ispunjava uvjete za sticanje višeg stručnog zvanja,
izdaje se rješenje kojim se odbija zahtjev za sticanje stručnog zvanja.
Protiv rješenja iz stava 5. ovog člana, podnosilac zahtjeva ima pravo podnijeti prigovor
direktoru Arhiva Federacije u roku od osam dana od dana prijema rješenja.
Član 27.
Viša stručna zvanja vrednuju se odgovarajućim procentom uvećanja osnovne plaće, što se
utvrđuje pravilnikom o radnim odnosima i plaćama Arhiva Federacije.
Uvećanje plaće iz stava 1. ovog člana ne može biti veće od 5 % za jedno više stručno zvanje.
V – PRIJELAZNE I ZAVRŠENE ODREDBE
Član 28.
Od obaveze polaganja arhivističkog ispita oslobađaju se osobe sa zvanjem magistra ili doktora
historijskih ili društvenih nauka, te osobe koje su završile gimnaziju (III i IV stupanj) arhivistički
smjer.
Član 29.
Od obaveze polaganja pojedinih predmeta arhivističkog ispita oslobađaju se osobe koje su te

predmete položile u okviru polaganja drugog stručnog ispita, pod uvjetom da program tog ispita,
odnosno predmeta, u osnovi odgovara programu predmeta arhivističkog ispita.
Član 30.
Osobe koje su položile arhivistički ispit po propisima koji su se primjenjivali na teritoriji

Federacije do dana stupanja na snagu ove uredbe, smatra se da imaju položen arhivistički ispit
predviđen ovom uredbom.
Član 31.
O priznavanju arhivističkog ispita licima koja su taj ispit položila po propisima Republike
Srpske, odlučuje direktor Arhiva Federacije, uzimajući u obzir program po kojem je ispit položen i
program predviđen ovom uredbom.
Oslobađanje od arhivističkog ispita ili dijela arhivističkog ispita, u skladu s odredbama čl. 28.,
29. i 30. i člana 31. stav 1. ove uredbe, obavlja se na pismeni zahtjev zainteresirane osobe.
Zahtjev se podnosi Arhivu Federacije. Uz zahtjev se prilaže dokaz o položenom ispitu i
program po kojem je ispit položen.
Rješenje o zahtjevu iz stava 2. ovog člana donosi direktor Arhiva Federacije.
Protiv rješenja iz stava 3. ovog člana može se podnijeti prigovor direktoru Arhiva Federacije u
Član 32.
Danom stupanja na snagu ove uredbe prestaje primjena propisa o uvjetima i načinu polaganja
stručnog arhivističkog ispita i načinu sticanja stručnih zvanja u arhivskoj struci, koji se primjenjuju na
teritoriji Federacije do dana stupanja na snagu ove uredbe.
Član 33.
Federacije BiH“.
Obrazac broj 1.
BOSNA I HERCEGOVINA
FEDERACIJA BOSNE I HERCEGOVIEN
ARHIV FEDERACIJE
SARAJEVO
KOMISIJA ZA POLAGANJE ARHIVISTIČKOG
ISPITA I STICANJE VIŠIH ZVANJA
Broj:
Datum,
Na temelju članka 17. Uredbe o uvjetima i načinu polaganja stručnog arhivističkog ispita i načinu
stjecanja stručnih zvanja u arhivskoj struci („Službene novine Federacije BiH“, broj 12/03), direktor
Arhiva Federacije izdaje
UVJERENJE
O POLOŽENOM STRUČNOM ARHIVISTIČKOM ISPITU
__________________________________________________________________________________
(Ime, očevo ime i prezime)
iz_______________________________________rođen-a dana__________________________godine
(mjesto) (godina i datum rođenja)
sa završenom – im ___________________________________________________________________
(naziv škole, odnosno fakulteta)
____________________________________polagao-la je dana __________________________godine
stručni arhivistički ispit po Programu stručnog arhivističkog ispita za ___________________________
______________________________________________________________________________ da je
(vrsta školske spreme – SSS – III, IV stupanj – VŠ i VSS)
POLOŽIO-LA STRUČNI ARHIVISTIČKI ISPT
I stekao-la osnovno stručno zvanje ______________________________________________________

(vrsta osnovnog stručnog zvanja)
M.P.
Potpis
ovlaštene osobe
Obrazac broj 2.
Knjiga o kandidatima za polaganje arhivističkog ispita
Redni Ime, očevo ime i Godina rođenja Naziv škole Datum Položio Nije položio Broj, datum i Napomena
broj prezime fakulteta polaganja ispit ispit mjesto izdatog
ispita uvjerenja
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Napomena: U knjigu se evidentiraju svi kandidati koji su pristupili ispitu, bez obzira na konačni
uspijeh. U rubrici Napomena navode se slučajevi ne pristupanja ispitu.
Obrazac broj 3
BOSNA I HERCEGOVINA
FEDERACIJA BOSNE I HERCEGOVIEN
ARHIV FEDERACIJE
SARAJEVO
KOMISIJA ZA POLAGANJE ARHIVISTIČKOG
ISPITA I STICANJE VIŠIH ZVANJA
Broj:
Datum,
Na temelju članka 26. stavak 2. Uredbe o uvjetima i načinu polaganja stručnog arhivističkog ispita i
načinu stjecanja stručnih zvanja u arhivskoj struci („Službene novine Federacije BiH“, broj 12/03),
direktor Arhiva Federacije i z d a j e
UVJERENJE
O STJECANJU VIŠEG STRUČNOG ZVANJA
......................................................................................................................................................................
(ime, očevo ime i prezime)
iz..............................................................................rođen-a dana.....................................................godine
(mjesto) (godina i datum rođenja)
sa završenom – im .......................................................................................................................................
(naziv škole, odnosno fakulteta)
..................................................................................dana ............................................................... godine
STEKAO-LA VIŠE STRUČNO ZVANJE
........................................................................................................
(vrsta višeg stručnog zvanja)
M.P.
Potpis
ovlaštene osobe
UZ UREDBU O UVJETIMA I NAČINU POLAGANJA STRUČNOG
ARHIVISTIČKOG ISPITA I NAČINA STICANJA STRUČNIH ZVANJA U
ARHIVSKOJ STRUCI1
Kako su poslovi u arhivskoj djelatnosti specifični, te kako u redovnom školskom sistemu, na

svim njegovim nivoima, ne postoji obrazovanje iz ove oblasti, i ranije, a posebno danas, nužno je
educirati i osposobiti za stručni rad one koji rade na arhivskim poslovima.
Dopunsko educiranje se ne odnosi samo na one koji rade u arhivskim ustanovama, već i na one
koji rade u registraturama, odnosno arhivama kod stvaraoca arhivske građe. Kako se radi o
jedinstvenom procesu, od samog nastanka dokumenta njegove stručne obrade u registraturi odlaganja i
čuvanja, do primopredaje i arhivističkog sređivanja i obrade u arhivu, konačni rezultat i kvalitet
dokumenta za potrebe nauke ovisan je o svakoj fazi tog procesa. Iz tih razloga nužno je educirati i
stručno usavršavanje ne samo službenike u arhivimam koji rade u finalizaciji tog procesa, nego i
službenike u registraturama od čijeg rada zavisi u kakvom obliku i stanju arhivska građa dolazi u
Arhiv.
Zbog važnosti edukacije, za uspješno obavljanje ovih poslova i nužnosti edukacije na ovaj
način, zakonodavac je donio poseban propis kojim se regulira obaveza polaganja stručnog arhivističkog
ispita i način sticanja stručnih zvanja u ovoj oblasti.
Kako jedan broj arhivskih ustanova, kao i jedan broj stvaralaca koji su u sastavu državne uprave
i čiji službenici su obavezni polagati i stručni upravni ispit, zbog specifičnosti poslova na kojima rade u
pisarnicama i arhivama stvaraoca, te arhivima, obavezni su polagati i stručni arhivistički ispit.
I – Opće odredbe
Općim odredbama ove uredbe (član 1., 2. i 3.) propisano je na koga se ova uredba odnosi i ko je
obavezan polagati stručni arhivistički ispit.
Članom 1. regulisano je šta obuhvata ova uredba, pa se precizno navodi da uredba uređuje
uvjete, program i način polaganja stručnog arhivističkog ispita, te uvjete sticanja stručnih zvanja u
arhivskoj struci. Također, u istom članu se općenito navodi da se uredba odnosi na Arhiv Federacije,
federalne organe uprave i druge federalne organe i druge institucije organizovane na nivou Federacije.
Da bi to precizirao, zakonodavac je u članu 2. stav 1. ove uredbe odredio da su arhivistički ispit

dužni polagati pripravnici visoke, više i srednje školske spreme iz Arhiva Federacije i svih drugih
stvaralaca organa uprave na federalnom nivou, kao i drugih institucija na nivou Federacije, a koji rade
na arhivskim poslovima.
Drugi stav člana 2. daje mogućnost da i službenici stvaralaca koji nisu organizirani na nivou
Federacije, nego na nivou kantona, grada i općine, također mogu polagati stručni arhivistički ispit, po
odredbama ove uredbe, ukoliko nije drugačije propisano njihovim odgovarajućim zakonima ili ako
kanton nema uvjeta za formiranje komisije za polaganje arhivističkog ispita.
Treći stav člana 2. ove uredbe, pojašnjava pojam „drugim institucijama“ u skladu sa Zakonom o
arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine i decidno ih navodi.
11
Četvrti stav člana 2. ove uredbe, daje mogućnost polaganja stručnog arhivističkog ispita
osobama koje se nalaze u radu kod pravnih osoba i koje nicu obuhvaćene stavom 1. i 2. ovog člana.
Stavom 1. člana 3. ove uredbe reguliše se obaveza pripravnika sa VSS i VŠS da po isteku staža
od godine polau arhivistički ispit, a za pripravnike sa SSS određena je obaveza polaganja nakon 6
mjeseci. Za one koji su se zatekli na radu do donošenja ove uredbe i nemaju status pripravnika, a rade
na arhivskim poslovima, stavom 2. je propisana obaveza polaganja ispita po istim uvjetima kao za
kandidate u svojstvu pripravnika.
Stavom 3. člana 2. ove uredbe obavezni su oni koji su stekli viši stepen školske spreme, a ranije
su položili ispit, na ponovno polaganje ispita predviđenog za novostečeni stepen školske spreme.
II – Program arhivističkog ispita
Drugo poglavlje ove uredbe (član 4.) u naznakama regulira program arhivističkog ispita prema
nivou stručne spreme. U prvom stavu člana 4. određeni su predmeti za polaganje visoke školske
spreme, u drugom stavu predmeti za višu školsku spremu, a u trećem stavu istog člana predmeti za
srednju stručnu spremu.
Četvrtim stavom člana 4. utvrđena je obaveza direktora Arhiva Federacije za donošenje

cjelovitog programa, koji treba da sadrži gradivo, izvore i literaturu za svaki predmet posebno.
Predmeti za polaganje arhivističkog ispita za sva tri nivoa školske spreme su istovjetni, izuzev
što je kod visoke školske spreme dat i strani jezik po izboru kandidata. Razumije se da će se kod
razrade programa i sadržaja materije za svaki predme voditi računa o sadržaju i niovu potrebnog
znanja kandidata koji mora savladati, ovisno o nivou školske spreme, što je opet usko vezano s
poslovima koji se u praksi obavljaju.
Kada je riječ o izboru predmeta, vodilo se računa da oni obezbjeđuju nužan nivo znanja i
osposobljavanja za odgovarajuće poslove u ovoj oblasti. Istovremeno prilikom izbora ovih predmeta
imaolo se u vidu da će jedan broj zaposlenih polagati ili je već polagao stručne upravne ispite. Iz tog
razloga predviđeni su isti predmeti u oba ispita. Izuzetak je kancelarijsko poslovanje koje je i u ovom
ispitu uvršteno iz više razloga. Prvi razlog je što u okviru ovog ispita, predmet kancelarijsko
poslovanje, treba da polažu i oni koji ne spadaju u organe uprave. Drugi razlog je taj što se predmet
kancelarijskog poslovanja u okviru arhivističkog ispita tretira mnogo šire i obuhvata poslove kod
pravnih lica koji nisu utvrđeni jedinstvenim propisom kancelarijskog poslovanja. Oni to utvrđuju
vlastitim propisima prema svojim potrebama i iz tog razloga je edukacija za te poslove nužna.
Arhivistički ispit obuhvata savlađivanje osnovnog znanja iz arhivistike, arhivskog

zakonodavstva, historijskog razvoja arhivistike, zatim kancelarijskog poslovanja ( u užem i širem
smislu) i arhivističke informatike, kao nužan segment navedenog arhivističkog osposobljavanja, a za
VSS poznavanje stranog jezika.
III – Sastav komisije i način polaganja arhivističkog ispita

Poglavlje 3. obuhvata (član 5. – 21.) način formiranja i sastav Komisije, način polaganja
arhivističkog ispita, kao i sticanje stučnih zvanja.
Članom 5. definisano je da se arhivistički ispit polaže pred Komisijom. Komisija ima dvojaku
ulogu. Jedna je provođenje polaganja arhivističkog ispita, a druga za sticanje stručnih zvanja.
Stavom 1. člana 5. ove uredbe propisano je da komisiju formira direktor Arhiva Federacije, a da
se ispit polaže prema programu za polaganje arhivističkog ispita koji je utvrđen članom 4. ove uredbe.
Stav 2. istog člana određuje broj i sastav članova komisije koju imenuje direktor Arhiva. Prema
tom stavu, komisija broji 5 članova, koji se biraju od istaknutih arhivskih stručnjaka, naučnih djelatnika
i pravnika iz oblasti arhivske djelatnosti. Pored članova komisije stava 3. ovog člana, imenuje se i
zapisničar, a svi mogu imati i svog zamjenika.
Stavom 4. člana 5. određeno je da se komisija imenuje na 4 godine.
Član 6. ove uredbe određuje da se istim rješenjem kojim se imenuje komisija određuju i
ispitivači za svaki predmet. Stavom 2. istog člana određuje se i zapisničar, a u rješenju mu se definiraju
njegovi poslovi i zadaci.
Članom 7. ove uredbe utvrđuje se da kandidat prije polaganja ispita podnosi pismeni zahtjev
Arhivu u kome predlaže jednu ili više tema za izradu pismenog dijela ispita. Isti član obavezuje
kandidata da uz pismeni zahtjev priloži diplomu ili svjedočanstvo, kao i uvjerenje ili potvrdu o
pripravničkom, odnosno radnom stažu, te osobne podatke o poslovima koje kandidat obavlja.
Na temelju pismenog zahtjeva kandidata, Arhiv donosi rješenje kojim se odobrava polaganje ili
rješenje kojim se odbija zahtjev za polaganje (član 8.).
Isti član je takođe decidno predvidio što sve mora da sadrži i jedno i drugo rješenje i pravo
prigovora na izdato rješenje.
Članom 9. ove uredbe regulirano je mjesto polaganja arhivističkog ispita, kao i vrijeme
polaganja, a u izuzetnim slučajevima data je mogućnost i polaganja ispita van mjesta određenog ovim
propisom.
Arhivistički ispit se polaže u dva dijela, i to u pismenoj i usmenoj formi, što je regulirano
članom 10.
Članovi 11. i 12. razrađuju način polaganja pismenog i usmenog dijela ispita. Bitno je
napomenuti da pismeni dio ispita ustvari predstavlja izradu zadate teme iz arhivističke struke, uz
konsultacije i pomaganje mentora. Usmeni ispit se polaže pred komisijom i pitanjima i odgovorima iz
svih predmeta predviđenih programom.
Kandidati se prema ukupnom pokazanom znanju (član 13.) ocjenjuju ocjenom „položio“ ili
„nije položio“. Ukoliko kandidat na usmenom ispitu pokaže nezadovoljavajuće znanje iz jednog do dva
predmeta, upućuje se na popravni ispit (član 14.).
Kandidati koji uspješno polože arhivistički ispit dobijaju uvjerenje o položenom arhivističkom
ispitu s navedenim stručnim zvanjem, ovisno od školske spreme (član 17. i 18.). Troškovi polaganja
ispita se plaćaju, a troškove snosi pravno lice kod koga je kandidat na radu. Članovi komisije se za svoj
rad honoriraju, a visinu naknade članovima komisije, kao i visinu troškova polaganja, određuje direktor
Arhiva Federacije (član 19.).
Članom 20. i 21. regulira se administrativni dio rada komisije – vođenje zapisnika i osnovne
evidencije i sl.
IV – Stručna zvanja i uslovi za sticanje tih zvanja
U arhivskoj struci, kao i u srodnim strukama (bibliotekarstvo, muzeji, geodezija i sl.), postojala
je i i ranije institucija stručnih zvanja slično kao u nauci i visokom obrazovanju. U arhivskoj struci viša
zvanja su se sticala na temelju višegodišnjeg rada u struci i posebno iskazanih rezultata. Na taj način se
stimulira rad pojedinaca u struci, zadržava stručni kadar, a posebno visokostručni, jer je u praksi deficit
stručnjaka te vrste sve očitiji. Zbog nepostojanja obrazovanja i educiranja ove struke u redovnim
sistemima obrazovanja, naknadno usavršavanje je izuzetno važno, a rezultat takvog usavršaanja koje se
vrši kroz rad i rezultate rada, kroz seminare, savjetovanja, objavljivanje stručnih radova i sl. Dovodi do
sticanja odgovarajućih zvanja kao svojevrsno priznanje za uloženi trud.
Stručna zvanja se stiču u okviru odgovarajuće stručne spreme i ispunjenjem zadatih uvjeta za
sticanje.
U ovoj oblasti definisana su stručna zvanja (član 22.) za VSS – arhivist, viši arhivist i savjetnik,
VŠS – viši arhivski tehničar – arhivski tehničar I vrste, SSS (IV) – arhivski tehničar, SSS (III) –
manipulant.
Članovima 23., 24. i 25. decidno su navedeni uvjeti koje kandidat mora ispunjavati da bi stekao
više arhivsko zvanje. Uvjete određuje radno iskustvo i posebni rezultati.
V – Prijelazne i završne odredbe
Članovima 28. 29. 30. i 31. regulirano je ko i pod kojim uvjetima može biti oslobođen
polaganja arhivističkog ispita, te način priznavanja arhivističkog zvanja za određene kategorije osoba.
C) KANTONALNI ZAKONI O ARHIVSKOM POSLOVANJU

1. Unsko – Sanski kanton
ZAKON
O ARHIVSKOJ DJELATNOSTI1
I OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovim Zakonom uređuje se: zaštita i uvjeti korištenja, čuvanja, upotreba i obrada arhivske građe,
organizovanje javne ustanove te nadležnosti koje ona ima.
Član 2.
Arivska građa je od interesa za Unsko – Sanski Kanton ( u daljem tekstu: Kanton) i ima
njegovu zaštitu.
Arhivska i registraturna građa zaštićena je bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posjedu te je
li registrovana ili evidentirana.
Na zaštitu arhivske građe primjenjuje se i propis o zaštiti kulturni dobara, kao i popisi o
arhivskoj djelatnosti Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Federacija ).
Član 3.
Pod arhivskom građom razumijevaju se: zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem
pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značaja za kulturu, historiju i
druge znanosti, bez obzira na mjeseto i vrijeme njihova nastanka:
Zapisi ili dokumenti su i spisi, isprave, pomoćne kancelarijske i poslovne knjige, kartoteke,
karte, nacrti, crteži, plakati, tiskovine, pokretne slike ( filmovi i videozapisi ), zvučni zapisi
mikrofilmovi, zapisi, datoteke, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje.
Arhivska građa je cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i radom
pojedine pravne ili fizičke osobe.
Registraturna građa smatra se arhivskom građom u nastajanju te se, u pogledu njene zaštite
primjenjuju odredbe ovog zakona i drugih propisa koji se odnose na arhivsku građu.
Imaocima arhivske i registraturne građe smatraju se pravne i fizičke osobe koje su vlasnici ili
posjednici građe koji njome upravljaju ili je drže po bilo kojem osnovu.
Arhivi su ustanove za evidentiranje, čuvanje, zaštitu, obradu i korištenje arhivske građe, koje
mogu biti javne i privatne.
11
Zakon objavljen u „Sl. Glasniku Unsko – Sanskog kantona“ broj 6/99
Odabiranje arhivske građe je postupak kojim se registraturna građa odabire na osnovu utvrđenih
propisa.
Član 4.
Arhivska građa nastala djelovanjem i radom pojedine pravne i fizičke osobe čini cjelinu
( arhivski fond ) i u pravilu ne može se dijeliti.
Registraturna građa može se dijeliti ili spajati zbog promjene unutrašnje organizacije stvaraoca,
prenošenja dijela ili svih njegovih poslova na drugog stvaraoca, zbog preuzimanja dijela ili svih
poslova drugog stvaraoca, a uz prethodno pribavljanje mišljenja Kantonalnog arhiva.
Organ ili osoba koja donosi odluke o podjeli ili spajanju registraturne građe dužna je utvrditi
nosioca za svaki dio ovako podijeljene ili spojene građe.
U slučaju sumnje je li neka građa arhivska, muzejska ili bibliotečka, odlučuje Kantonalno
ministarstvo kulture, informisanja i odnosa s dijasporom ( u daljem tekstu: resorno ministarstvo ).
II - JAVNA ARHIVSKA I
REGISTRATURNA GRAĐA
Član 5.
Javnom arhivskom ili registraturnom građom smatra se građa nastala djelovanjem i radom
organa državne vlasti, organa lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova i javnih preduzeća,
trgovačkih društava i drugihosoba koje obavljaju javnu službu i imaju javna ovlaštenja ( u daljem
tekstu: stvaraoci javne arhivske i registraturne građe ).
Stvaraoci javne arhivske i registraturne građe dužni su o svom osnivanju te o promjeni statusa i
organizacije obavijestiti Arhiv radi davanja mišljenja o postupanju s građom.
Arhiv vodi evidenciju stvaralaca i posjednika arhivske i registraturne građe na području

Kantona.
Član 6.
Javna arhivska i registraturna građa je neotuđiva.
III - OBAVEZE STVARALACA I

POSJEDNIKA
Član 7.
Stvaraoci i posjednici javne arhivske i registraturne građe dužni su:
- savjesno je evidentirati i čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje

Arhivu,
- dostavljati, na zahtjev Arhiva, popis građe i blagovremeno javljati sve promjene u vezi s
njom,
- pribavljati mišljenje Arhiva preduzimanja mjera koje se odnose na njihovu građu,
- redovito svake godine vršiti odabir arhivske građe iz registraturne građe,
- omogućiti ovlaštenim radnicima Arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem
njihove građe.
Stvaraoci i posjednici javne registraturne građe dužni su i nakon što je arhivska građe odabrana,
osigurati čuvanje one registraturne građe za koju još nisu protekli rokovi čuvanja.
Član 8.
Stvaraoci i posjednici javne arhivske i registraturne građe dužni su osigurati primjeran prostor i
opremu za smještaj i zaštitu građe.
Stvaraoci i posjednici javne arhivske i registraturne građe dužni su odrediti radnika odgovorna
za rad arhive, koji mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen arhivistički ispit.
Član 9.
Ako posjednik javne arhivske i registraturne građe čuva građu nemarno i nestručno te postoji
opasnost da ona bude oštećena ili uništena, Arhiv će mu rješenjem naložiti da u ostavljenom roku
provede mjere sređivanja, popisivanja i materijalne zaštite.
Ako istekom ostavljenog roka posjednik ne provede naložene mjere, to će rješenje izvršiti Arhiv
na trošak posjednika.
Protiv rješenja iz stava 1. ovog člana žalba se podnosi resornom ministarstvu.
Žalba ne odgađa izvršenje rješenja.
Član 10.
Organ koji donese odluku o prestanku rada stvaraoca, odnosno posjednka javne arhivske i
registraturne građe, dužan je odrediti novu pravnu osobu kao i posjednika te građe, ili donijeti odluku o
predaji građe nadležnom arhivu.
Organ iz stava 1. ovog člana dužan je obavijestiti Arhiv o novom smještaju građe.
IV - ODABIRANJE
Član 11.
Stvaraoci i posjednici javne registraturne građe redovito, po isteku roka za čuvanje određene
vrste građe, odabiru iz nje arhivsku građu, prema uputama i uz odobrenje Arhiva.
Odabiranje se obavlja prema popisima što ih utvrđuje Arhiv i posjednik.
Član 12.
Postupak odabiranja arhivske građe, kao i propisima o mjerilima, načinu vrednovanja, izradi
popisa građe s rokovima čuvanja, redovnom provođenju i postupku odabiranja utvrđuje Vlada
Federacije.
Član 13.
Stvaraoci i posjednici dužni su nakon odabiranja uništiti neodabranu registraturnu građu kojoj
su protekli rokovi čuvanja. Prilikom uništavanja moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka.
Odabrana registraturna građa namijenjena za uništenje može se predati preduzeću za otkup

sekundarnih sirovina.
Odabiranje ratne produkcije arhivske i registraturne građe vrši se samo u Arhivu.
V - PREDAJA JAVNE ARHIVSKE GRAĐE ARHIVU
Član 14.
Javna arhivska građa predaje se Arhivu u roku koji, u pravilu, ne može biti duži od 30 godina
od njezina nastanka.
Prije predaje stvaraoci, odnosno posjednici, dužni su obaviti odabiranje i sređivanje građe.
Ako je građa i nakon isteka roka iz stava 1. ovog člana neophodna u redovnom radu, stvaralac,
odnosno posjednik Arhiva utvrdit će popis takve građe i odrediti rok u kojem će se ona predati Arhivu.
Obavezna predaja odnosi se i na građu koja sadrži osobne podatke kao i građu za koju je
utvrđen stupanj tajnosti određen zakonom ili općim propisom o čuvanju tajnosti.
Prilikom predaje takva se građa obavezno posebno označava u popisu i navodi se rok
dostupnosti javnosti.
Član 15.
Stvaraoci i posjednici arhivske i registraturne građe dužni su je predati Arhivu u izvorniku,
sređeno, označeno, popisano u zaokruženim cjelinama te tehnički opremljeno u skladu s federalnim
propisima o primopredaji arhivske građe.
Arhiv će preuzeti građu i kad nisu ispunjeni uvjeti iz ovog člana ako je to nužno radi zaštite i
spasavanja građe.
Član 16.
Proizvođači filmova namijenjenih prikazivanju, bez obzira u kojoj su tehnici filmovi snimljeni,
dužni su u prvoj godini prikazivanja filma predati Arhivu jednu nekorištenu kopiju svakog
proizvedenog filma s odgovarajućom dokumentacijom ( scenarij, knjiga snimanja, ispis dijaloga, plakat
i izbor fotografija ).
Godinu dana nakon snimanja filma proizvođač je obavezan predati na trajno čuvanje izvornu
građu snimljenog filma ( originalni negativi slike i tona ).
Uvoznici filmova obavezni su, po isteku licence filma, predati Arhivu najbolju kopiju svakog
filma uvezenog za javno prikazivanje.
Uvoznici videokaseta obavezni su predati Arhivu na trajno čuvanje po jednu kopiju svakog
uvezenog filma.
Član 17.
Ako osobe iz člana 15. i 16. ovog Zakona ne ispune utvrđene obaveze, Arhiv će donijeti
rješenje o odabiranju, sređivanju i predaji građe i izvršiti je na trošak posjednika.
Protiv rješenja, stava 1. ovog člana žalba se podnosi resornom ministarstvu.
VI - KORIŠTENJE JAVNE ARHIVSKE GRAĐE IZ ARHIVA
Član 18.
Pravo na korištenje javne arhivske građe imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima.
Član 19.
Javna arhivska građa u Arhivu daje se na korištenje u službene svrhe, za znanstveno istraživanje
i u publicističke svrhe, za potrebe nastave, za izložbe i objavljivanje radi ostvarenja ili zaštite osobnih
prava i u druge opravdane svrhe.
Na korištenje privatne arhivske građe u arhivima primjenjuju se odredbe o korištenju javne

arhivske građe, ako zakonom ili drugim propisima nije drukčije uređeno, ili ako nije drukčije uređeno u
ugovoru, odnosno ispravi o predaji građe u Arhiv.
Član 20.
Javna arhivska građa u pravilu je dostupna za korištenje 30 godina nakon nastanka.
Arhivska je građa dostupna za korištenje i prije isteka roka od 30 godina ako je od nastanka
namijenjena javnosti ili ako to odobri stvaralac.
Arhivska i registraturna građa koja sadrži podatke što se odnose na odbranu, međunarodne
odnose i na poslove državne sigurnosti, uključujući one za održavanje reda i mira, te na privredne
interese države i Kantona, a čijim bi objavljivanjem nastupile štetne posljedice za državnu sigurnost ili
državne interese, dostupna je za korištenje po isteku od 50 godina od njezina nastanka, ako posebnim
propisima nije drukčije određeno.
Član 21.
Javna arhivska građa koja se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija,
osobni dosjei, sudski, porezni, finansijski i sl.) dostupna je za korištenje 70 godina nakon svoga
nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi.
Arhivska građa iz stava 1. ovog člana može se koristiti i prije predviđenog roka, ako je od
nastanka namijenjena javnosti, ili ako na to pristane osoba na koju se ona odnosi, odnosno njezin bračni
drug, djeca ili roditelji poslije njezine smrti.
Pri predaji javne arhivske građe navedene u članu 20. stavu 3. ovog zakona i u stavu 1. ovog
člana Arhivu, u primopredajnom se zapisniku obavezno utvrđuju rokovi dostupnosti.
Član 22.
Ukoliko znanstveni razlozi zahtijevaju korištenje arhivske građe prije isteka predviđenog roka,
direktor može odobriti korištenje te građe i prije isteka roka iz člana 20. i 21. ovog Zakona, na način
koji jamči zaštitu javnog interesa, odnosno privatnosti, prava i interesa trećih osoba, a uz prethodno
pribavljeno mišljenje resornog ministra.
Javnu arhivsku građu mogu koristiti bez ograničenja stvaraoci čijom je djelatnošću i radom ona
ostala, u svrhe radi kojih je nastala, odnosno kojim je služila.
Član 23.
Na korištenje se, u načelu daju snimci arhivske građe.
Dokumente potrebne za službene svrhe Arhiv, u načelu, daje korištenje u obliku ovjerene
kopije.
Iznimno se državnim organima može posuditi izvorna arhivska građa, ali na određeno vrijeme i
uz uvjet da se, na trošak toga organa, prethodno izrade zaštitne kopije.
Iznimno, izvorna arhivska građa može se dati na korištenje i ako ne postoje snimci te građe ili
ako to zahtijeva znanstvena metoda rada.
Arhivska građa može se koristiti za izložbe izvan Arhiva, ukoliko su osigurani uvjeti za njenu
zaštitu i sigurnost i uz obavezu da se zaštitno snimi o trošku posuditelja prije predaje.
Član 24.
Za korištenje arhivske građe Arhivu se plaća naknada. Visinu naknada određuje resorno
ministarstvo.
Korištenje arhivske građe odobrava direktor Arhiva.
U slučaju odbijanja zahtjeva za korištenje arhivske građe, donosi rješenje.
Žalba protiv rješenja iz prethodnog stava podnosi se resornom ministarstvu.
Član 25.
Izvorna arhivska građa može se iznijeti u inozemstvo u svrhu izlaganja, ekspertize ili
provođenja mjera zaštite, uz odobrenje nadležnog organa Bosne i Hercegovine.
Prije iznošenja iz zemlje obavezno je građu zaštitno snimiti.
VII - PRIVATNA ARHIVSKA GRAĐA
Član 26.
Privatnom arhivskom građom smatra se arhivska građa nastala djelovanjem privatnih pravnih i
fizičkih osoba, ukoliko nije nastala u obavljanju javnih ovlasti i ako nije u državnom vlasništvu.
Član 27.
Arhiv utvrđuje popis predsjednika arhivske građe u privatnom vlasništvu za koju, po svojoj
stručnoj ocjeni, utvrdi da je od interesa za Kanton.
Član 28.
Privatna arhivska građa upisuje se u upisnik vlasnika privatne arhivske građe.
Upisnik vodi Arhiv i u njega se unose sljedeći podaci:
- ime, prezime i prebivalište vlasnika te jedinstveni matični broj građanina,

- osnovni podaci o stvaraocu arhivske građe,
- kratak opis sadržaja, vremenski period i količina građe,
- datum upisa te broj rješenja o proglašenju građe dijelom spomeničke baštine.
Organ koji vrši registraciju dužan je dostaviti Arhivu kopiju rješenja o upisu u registar.
VIII - OBAVEZE POSJEDNIKA PRIVATNE
ARHIVSKE GRAĐE
Član 29.
Posjednici privatne arhivske građe koji po bilo kojem osnovu čuvaju arhivsku građu ili
pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, obavezni su:
- obavijestiti Arhiv o posjedovanju građe,

- srediti građu i izraditi popis,
- čuvati građu i poduzimati mjere potrebne za njengo sigurno čuvanje i zaštitu,
- dopustiti ovlaštenoj osobi u Arhivu da pregleda građu i po potrebi provede sigurnosno snimanje.
Ukoliko posjednik privatne arhivske građe nije u mogućnosti srediti građu i izraditi popis,
dužan je dopustiti Arhivu da to učini o svom trošku.
Član 30.
Arhiv može svojim rješenjem naložiti izuzimanje arhivske građe od njenog posjednika u slučaju
da postoji opasnost oštećenja ili uništenja.
Arhivska građa će njenom posjedniku biti vraćena kad dokaže da je osigurao propisane uvjere.
Protiv rješenja iz stava 1. ovog člana žalba se podnosi resornom ministarstvu.
Član 31.
Privatne arhivske građe vlasnik može pohraniti, darovati ili prodati.
U slučaju prodaje Arhiv ima pravo preče kupnje.
Arhiv iz prethodnog stava dužan se u roku od 30 dana od dana prijema ponude očitovati se o
ponudi.
Ukoliko ponuda ne bude prihvaćena, vlasnik može arhivsku građu prodati drugoj pravnoj ili
fizičkoj osobi uz cijenu koja nije niža od cijene ponuđene Arhivu drugih uvjeta.
Postupanje protivno odredbama ovog člana daje pravo Arhivu da tužbom protiv vlasnika i
kupca poništi ugovor o kupoprodaji, a najkasnije u roku od pet godina od dana sklapanja ugovora.
Član 32.
Ugovor o prometu arhivske građe Arhivu oslobađa se plaćanja svih vrsta poreza.
Član 33.
Vlasnici privatne arhivske građe koji namjeravaju svoju građu iznijeti iz Kantona dužni su, bez
obzira jesu li upisani u upisnik iz člana 28. ovog zakona, zatražiti odobrenje, koje rješenjem izdaje
resorni ministar.
U slučaju da se arhivska građa iznosi iz Bosne i Hercegovine, odobrenje izdaje nadležni organ
Bosne i Hercegovine.
IX - ORGANIZACIJA ARHIVSKE
DJELATNOSTI
Član 34.
Arhivska djelatnost se obavlja kao javna djelatnost.
Određene poslove arhivske djelatnosti mogu, kao ustanove, obavljati specijalizirani arhivi i
privatni arhivi na način uređen ovim zakonom i drugim propisima.
Član 35.
Upravne i druge stručne poslove iz svog djelokruga u odnosu na arhivsku djelatnost obavlja
resorno ministarstvo.
Član 36.
Arhiv u okviru svoje djelatnosti:
- provodi mjere zaštite arhivske građe u Arhivu i brine o njenoj sigurnosti,

- sređuje, propisuje i objavljuje arhivsku građu te je daje na korištenje,
- obavlja stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivske građe koja se nalazi izvan Arhiva i
određuje mjere njene zaštite,
- preuzima arhivsku građu,
- prikuplja privatnu arhivsku građu otkupom, poklonom ili pohranjivanjem,
- obavlja sigurnosno i zaštitno snimanje arhivske građe te restauratorske i konzervatorske poslove u
vezi s arhivskom građom,
- daje podatke, izvatke iz dokumenata i ovjerene prepise na zahtjev korisnika,
- organizuje predavanja tečajeva i druge oblike stručnog osposobljavanja i usavršavanja arhivskog
osoblja,
- priređuju izložbe, predavanja i provodi druge oblike kulturne djelatnosti radi poticanja zanimanja za
arhivsku građu i arhivsku djelatnost,
- surađuje s drugim ustanovama kulture radi unapređivanja arhivske djelatnosti,
- sarađuje s arhivima Federacije Bosne i Hercegovine, mađunarodnim arhivskim asocijacijama i -
drugim međunarodnim stručnim i znanstvenim organizacijama i institucijama u skladu s federalnim
zakonima,
- vrši istraživanja u cilju kompletiranja arhivske građe,
- obavlja i druge poslove određene ovim Zakonom i drugim propisima.
Član 37.
Osim poslova iz člana 36. ovog Zakona Arhiv obavlja i sljedeće poslove;
- vodi registar arhivskih fondova i zbirki Kantona,

- vodi upisnik vlasnika arhivske građe na Kantonu,
- obavlja i druge poslove predviđene zakonom.
Član 38.
Arhiv vodi:
- knjigu primljene arhivske građe opći našastar arhivske građe i našastre za pojedine
fondove i zbirke, knjigu pohranjivanja arhivske građe, knjigu snimljene arhivske građe
te knjigu restaurirane i konzervirane arhivske građe,
- evidenciju o ostvarateljima i imateljima arhivske i registraturne građe na području
Kantona,
- evidenciju o korištenju arhivske građe.
Resorni ministar donosi, na prijedlog Arhiva, pravilnik o vođenju evidencije iz stava 1. ovog
člana.
X - OSNIVANJE ARHIVA
Član 39.
Arhiv osniva Skupština Kantona i osigurava sredstva za njegov rad.
Sredstva ostvarena vršenjem djelatnosti usmjeravaju se za unapređivanje rada Arhiva.
Specijalizirane i privatne arhive mogu osnivati domaće pravne i fizičke osobe.
Sredstva za rad ovih arhiva osiguravaju njihovi osnivači.
Član 40.
Arhiv može početi ako je, pored općih uvjeta predviđenih propisima, osiguran:
- potreban i odgovarajući prostor i oprema,

- potreban broj stručnog arhivskog osoblja.
Član 41.
Rješenje o postojanju uvjeta za osnivanje arhiva donosi resorno ministarstvo na osnovu nalaza
nadležnih organa.
Resorno ministarstvo je dužno u roku od 30 dana od dana prijema zahtjeva donijeti rješenje.
XI - RUKOVOĐENJE ARHIVOM
Član 42.
Arhivom rukovodi direktor.
Za direktora Arhiva može biti imenovana osoba koja ima visoku stručnu spremu i položen
stručni ispit iz arhivske struke.
Izuzetno, za direktora se može imenovati osoba koja nema položen stručni ispit iz arhivske
struke, uz obavezu polaganja stručnog ispita u roku od godinu dana od dana imenovanja.
Direktor Arhiva imenuje i razrješava upravni odbor Arhiva na osnovu saglasnosti Vlade
Kantona.
Direktor Arhiva imenuje se na četiri godine i on može biti ponovo imenovan.
XII - UPRAVLJANJE ARHIVOM
Član 43.
Organ upravljanja Arhiva je upravni odbor.
Član 44.
Upravni odbor ima pet članova.
Predsjednika i članove upravnog odbora imenuje i razrješava Vlada Kantona.
Dva člana upravnog odbora biraju se iz reda zaposlenih u Arhivu.
Mandat članova upravnog odbora traje četiri godine i oni mogu biti ponovo imenovani.
Članovi upravnog odbora mogu biti razriješeni dužnosti prije isteka mandata, ukoliko se utvrdi
njihova odgovornost za neuspješan ili nezakonit rad Arhiva.
Upravni odbor odlučuje većinom glasova svih članova.
XIII - NADZOR
Član 45.
Upravni odbor nad radom Arhiva obavlja resorno ministarstvo.
Arhiv obavlja stručni nadzor nad radom privatnih arhiva i manipulacijom imalaca arhivske i
registraturne građe.
XIV - OSOBLJE ARHIVA
Član 46.
Na arhivskim poslovima u Arhivu Kantona i arhivima organa uprave i institucija koje vrše
javna ovlaštenja u općinama i Kantonu može raditi službenik koji ima odgovarajući stupanj i vrstu
školske spreme, stručni arhivski ispit i određenu dužinu radnog staža.
Arhivistički ispit se polaže pred komisijom koju imenuje nadležni organ Federacije po
programu koji propisuje nadležni organ Federacije.
Član 47.
Stručna zvanja iz osnove arhivske djalatnosti su:
- Za službenike visoke školske spreme: arhivist, viši arhivist i arhivski savjetnik.

- Za službenike više školske spreme: viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I vrste.
- Za službenike srednje školske spreme: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant.
XV - KAZNENE ODREDBE
Član 48.
Novčanom kaznom od 1.000,00 KM do 5.000.00 KM kaznit će se za prekršaj:
- imalac, odnosno tijelo koje donese odluku o podjeli građe protivno odredbama člana 4.
ovog zakona,
- Stvaratelj i imalac javne i registraturne građe te posjednici arhivske građe ne izvrše li
svoje obaveze iz člana 7., 8. i 9. odnosno 29. člana ovog zakona ili ako zbog
neizvršavanja tih obaveza nastane šteta za građu,
- tijelo koje donese odluku o prestanku rada stvaraoca ili imaoca javne arhivske i
registraturne građe, ili građe kojoj je utvrđeno svojstvo kulturnog dobra, a ne provede
mjere propisane članom 10. ovog zakona,
- Stvaralac i imalac arhivske građe i registraturne građe i Arhiv koji pri odabiranju
arhivske građe ne postupi po članu 11. ovog zakona,
- stvaralac i imalac koji neodabranu registraturnu građu ne uništi u skladu s članom 13.
ovog zakona,
- stvaralac i imalac koji pri predaji građe ne postupi u smislu člana 15. ovog zakona,
- imalac privatne arhivske građe koji prilikom prodaje građe ne postupi u skladu s članom
31. ovog zakona,
- Arhiv koji ne provodi mjere zaštite građe te ona bude oštećena ili uništena protivno
članu 36. ovog zakona.
Novčanom kaznom od 100,00 KM do 3.000,00 KM kaznit će se za prekršaj:
- stvaralac javne arhivske i registraturne građe koji o osnivanju, promjeni djelatnost i

ustrojstva ne izvijesti Arhiv u smislu člana 5. stav 2. ovog zakona,
- Arhiv kad preuzme arhivsku građu na način i pod uvjetima koji su različiti od
propisanih u članu 14. i 15. ovog zakona,
- Arhiv kad izda građu na korištenje, a nisu zadovoljeni uvjeti sigurnosti protivno članu
23. ovog zakona,
- Arhiv kad dopusti korištenje građe prije isteka rokova propisanih u članovima 20. i 21.
ovog zakona,
- Direktor Arhiva kad izda odobrenje za korištenje građe suprotno članu 22. ovog zakona,
- Arhiv ako ne vodi evidenciju iz člana 38. ovog zakona.
Odgovorna osoba stvaraoca i imaoca arhivske i registraturne građe, za prekršaje iz stava 1. i 2.

ovog člana kaznit će se novčanom kaznom od 500,00 KM do 2.000,00 KM.
XVI - PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 49.
Zaštićena arhivska građa vlasništvo je Kantona i smatra se javnom arhivskom građom.
Arhivska i registraturna građa bivših društveno – političkih organizacija vlasništvo je Kantona i

smatra se javnom arhivskom građom.
Pravni sljednici organizacija iz prethodnog stava dužni su u roku od godinu dana od dana
stupanja na snagu ovog zakona predati arhivsku građu Arhivu.
Član 50.
Arhivi i registrature dužni su uskladiti svoje opće akte i način rada s ovim zakonom u roku od 6
mjeseci od dana njegovog stupanja na snagu.
Član 51.
Ovaj zakon stupa na snagu danom objavljivanja u „Službenom glasniku Unsko – Sanskog
kantona“.
2. Kanton Sarajevo
ZAKON
I - OSNOVNE ODREDBE
Član 1.
Ovim zakonom uređuje se prikupljanje, evidentiranje, preuzimanje, sređivanje, stručna obrada,

istraživanje, čuvanje, zaštita registraturskog materijala i arhivske građe, objavljivanje i davanja na
korišćenje arhivske građe iz djelokruga organa vlasti i drugih institucija Kantona Sarajevo ( u daljem
tekstu: Kanton ), Grada Sarajeva ( u daljem tekstu: Grad ) i općina sa teritorije Kantona ( u daljem
tekstu: općina ), udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica utvrđenih ovim zakonom, kao i druga
pitanja od značaja za obavljanje arhivske djelatnosti.
Član 2.
Registraturski materijal je izvorni i reprodukovani ( pisani, crtani, štampani, fotografisani,

filmovani, fonografisani ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal, koji je nastao u radu
Skupštine Kantona ( u daljem tekstu: Skupština ), predsjednika i potpredsjednika Kantona ( u daljem
tekstu: predsjednik i potpredsjednik), Vlade Kantona ( u daljem tekstu: Vlada ), kantonalnih organa
uprave i kantonalnih upravnih ustanova, odnosno drugih kantonalnih institucija, Gradskog i općinskog
vijeća, gradonačelnika i općinskih načelnika, gradskih i općinskih službi za upravu i drugih gradskih i
općinskih institucija, kao i udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica, koja su organizovana na
nivou Kantona, Grada i općine ( u daljem tekstu: imaoci registraturskog materijala ), dok se iz njega ne
odabere arhivska građa.
Član 3.
Arhivska građa je izvorni i reprodukovani ( pisani, crtani, štampani, fotografisani, filmovani,

fonografisani ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal od značaja za kulturu, nauku,
obrazovanje i druge društvene potrebe, koji je nastao u radu imaoca registraturskog materijala.
Član 4.
Arhivska građa je dobro kulturne baštine i uživa posebnu zaštitu pod uslovima i na način
utvrđen ovim zakonom i zakonom kojim se reguliše zaštita kulturne baštine.
Posebnu zaštitu uživa i registraturski materijal iz koje se odabira arhivska građa pod uslovima i
na način utvrđen ovim zakonom.
Arhivska građa dostupna je javnosti pod uslovima utvrđenim ovim zakonom.
Član 5.
Arhivska djelatnost je djelatnost od posebnog interesa za Kanton.
11
Zakon objavljen u „Sl. novinama Kantona Sarajevo“ broj 2/00
Član 6.
Registraturski materijal i arhivska građa nastala u radu imaoca arhivske građe, čini jednu cjelinu
i ne može se dijeliti.
Izuzetno, registraturski materijal i arhivska građa može se spajati ili dijeliti u slučaju statusnih
promjena imaoca registraturske građe.
Član 7.
Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu kantonalnih organa, organizacija i

zajednica vlasništvo su Kantona, a registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu gradskih ili
općinskih organa, službi, organizacija i zajednica vlasništvo su Grada, odnosno općine.
Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu građansko – pravnih ili fizičkih lica su
vlasništvo tih lica.
Registraturski materijal i arhivska građa iz st. 1. i 2. ovog člana zaštićeni su bez obzira na oblik
vlasništva ili posjeda, na način utvrđen ovim zakonom..
II - ZAŠTITA REGISTRATURSKOG MATERIJALA I ARHIVSKE GRAĐE
Član 8.
Imaoci registraturskog materijala dužni su da čuvaju taj meterijal od oštećenja, uništenja i

nestajanja sve dok se iz njega ne odabere arhivska građa.
Član 9.
Imaoci registraturskog materijala:
- vode evidenciju sređuju u čuvaju registraturski materijalu skladu sa ovim zakonom i

svojim općim aktom;
- utvrđuju listu kategorije registraturnog materijala sa rokovima čuvanja na koju daje
saglasnost Arhiv Kantona;
- vrše godišnje odabiranje arhivske građe;
- planiraju i provode mjere zaštite registraturskog materijala u slučaju vanrednih prilika,
rata ili neposreadne ratne opasnosti;
- dostavljaju Arhivu Kantona, odnosno Arhivu potrebne podatke za evidencije koju
Arhiv vodi,
- obezbjeđuju odgovarajuće prostorije, opremu i kadar za čuvanje i zaštitu
registraturskog materijala.
Član 10.
U slučaju da imalac registraturskog materijala iz člana 9. ovog zakona bude ukinut ili prestane
da radi, organ koji je donio akt o ukidanju, odnosno o prestanku rada dužan je da registraturski
materijal preda Arhivu Kantona sređenom stanju.
Predaja registraturskog materijala, u smislu prethodnog stava, vrši se u roku od 60 dana nakon
ukidanja ili prestanka sa radom imaoca registraturskog materijala.
Član 11.
Imalac registraturskog materijala, nakon odabiranja arhivske građe, može preostali

registraturski materijal da uništi ili proda privrednom društvu koje se bavi otkupom i prometom
otpadnih materijala.
Uništenje i prodaja registraturskog materijala, u smislu prethognog stava, kao i preuzimanje tog
materijala vrši se uz saglasnost Arhiva Kantona.
Arhiv Kantona daje saglasnost iz prethodnog stava, u roku od 30 dana podnošenja zahtjeva.
Član 12.
Arhivska knjiga, čuvanje registraturskog materijala i arhivske građe, odabiranje arhivske građe i
promopredaja arhivske građe između organa uprave i službi za upravu i nadležnost arhiva utvrđeni su
Uputstvom o arhivskoj knjizi, čuvanju registraturskog materijala i arhivske građe, odabiranju arhivske
građe i primopredaji arhivske građe između organa uprave i službi za upravu i nadležnost arhiva
(„Službene novine Federacije BiH“, broj: 26/98).
Član 13.
Imaoci registraturskog materijala nakon izdvajanja arhivske građe:
čuvaju i održavaju arhivsku građu u bezbjednom stanju;

omogućavaju Arhivu Kantona, odnosno arhivu pregled arhivske građe, preduzimanje mjera zaštite,
stručnu obradu i kopiranje ove građe;
planiraju i provode mjere zaštite arhivske građe u slućaju vanrednih prilika, rata ili neposredne ratne
opasnosti;
dostavljaju Arhivu Kantona, odnosno arhivu potrebne podatke za evidenciju koju vodi arhiv.
Član 14
Arhivska građa evidentira se po jedinstvenoj metodologiji u skladu sa uputstvom iz člana 12.

ovog zakona.
Član 15.
Arhivska građa prikuplja se preuzimanjem, kupovinom, razmjenom, poklonom i zavještanjem.
Član 16.
Preuzimanje arhivske građe vrši se primopredajom između imaoca arhivske građe i Arhiva
Kantona, odnosno arhiva.
Arhivska građa predaje se popisana i u sređenom stanju, s pismenim mišljenjem njenog imaoca
o načinu i uslovima korištenja te građe.
Član 17.
Imaoci registraturskog materijala u okviru poslova iz člana 9. ovog zakona dužni su da

registraturski materijal i arhivsku građu, koji su nastali do 15. maja 1945.godine i u periodu od
06.04.1992.godine do 22.12.1995.godine predaju Arhivu Kantona.
Član 18.
Arhivska građa u vlasništvu Kantona, Grada ili općine koja se nalazi kod imaoca
registraturskog materijala predaje se Arhivu Kantona, odnosno arhivu najkasnije po isteku 20 godina
od njenog nastanka.
Izuzetno, imalac arhivske građe iz prethodnog stava i Arhiv Kantona, odnosno arhiv,
sporazumno mogu odrediti i drugi rok predaje, uz saglasnost Arhiva Federacije Bosne i Hercegovine.
Član 19.
Arhivsku građu u državnoj svojini koja se nalazi kod građansko – pravnog lica ili fizičkog lica,
to lice, dužno je predati Arhivu Kantona.
Član 20.
Arhivska građa stručno se obrađuje primjenom jedinstvenog načina obrade u skladu sa

Uputstvom iz člana 12. ovog zakona.
Član 21.
Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu organa odbrane, unutrašnjih poslova i
političkih organizacija čuvaju se kod tih organa do roka koji oni odrede. Općim aktom tih organa
određuju se uslovi i način korišćenja arhivske građe.
Registraturski materijal i arhivska građa, koji su nastali u radu kantonalnih organa, organizacija
i zajednica, a odnose se na poslove odbrane, čuvaju se kod tih organa, organizacija i zajednica.
Organi, organizacije i zajednice iz prethodnog stava opštim aktom određuju uslove i način
čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i način korišćenja arhivske građe.
Član 22.
Arhivska građa može se koristiti za naučne, kulturne i druge društvene potrebe u rokovima
koje ugovorom utvrde Arhiv Kantona, odnosno arhiv i imaoci registraturskog materijala iz koga je
izdvojena arhivska građa, s tim da rokovi ne mogu biti duži od 30 godina od dana nastanka arhivske
građe.
Izuzetno, Vlada Kantona može odrediti rokove duže od rokova iz prethodnog stava za
korištenje pojedine arhivske građe, s tim da ti rokovi ne mogu biti duži od 50 godina od dana nastanka
arhivske građe.
Uslovi pod kojim se arhivska građa može koristiti i način korišćenja utvrđuje Arhiv Kantona,
odnosno arhivi.
Arhiv Kantona, odnosno arhivi dužni su da korisnicima arhivske građe učine dostupnim uslove
i način korišćenja te građe.
Član 23.
Arhivska građa od trajne vrijednosti ne smije se uništiti i ako je kopirana.
Arhivska građa snimljena u arhivima na području Bosne i Hercegovine i u stranim arhivima, a odnosi
se na područje Kantona, čuva se po pravilu u Arhivu Kantona.
Član 24.
Drugo pravno i fizičko lice iz člana 2. ovog zakona dužno je da arhivsku građu prijavi Arhivu
Kantona i dostavi mu potrebne podatke za evidenciju.
Za potrebe naučne i stručne obrade Arhiv Kantona može građu iz prethodnog stava snimati i
preduzimati druge mjera zaštite.
Član 25
Drugo pravno i fizičko lice ima pravo da proda arhivsku građu koja je u privatnom vlasništvu.
Pravo preče kupovine arhivske građe ima Arhiv Kantona.
Arhivsku građu u privatnom vlasništvu drugo pravno i fizičko lice ne može prodati, niti na
drugi način ustupiti stranm državljaninu.
Član 26.
Imalac arhivske građe iz prethodnog člana koji namjerava tu građu da proda, dužan je da ponudi
Arhivu Kantona i da ga obavijesti o uslovima prodaje.
Arhiv Kantona je dužan da u roku od 60 dana obavijesti imaoca arhivske građe da li prihvata
ponudu.
Ako u ovom roku imalac arhivske građe ne bude obaviješten smatrat će se da ponuda nije
prihvaćena.
Radnici arhiva ne mogu za sebe niti za druga lica pribavljati arhivsku građu.
Član 27.
Arhivska građa može se uz odobrenje Arhiva Kantona, privremeno iznostiti u inostranstvo u

svrhu izlganja, ekspertize i slično.
Kada se radi o arhivskoj građi od posebnog značaja za Kanton, za njeno privremeno iznošenje
neophodno je odobrenje Ministarstva nadležnog za poslove kulture ( u daljem tekstu: Ministarstvo ).
U odobrenju iz stava 1. ovog člana određuju se uslovi čuvanja i rok u kome se arhivska građa
mora vratiti u zemlju.
O iznošenju arhivske građe, Arhiv Kantona i arhivi obavještavaju Arhiv Bosne i Hercegovine.
Član 28.
Arhivi mogu međusobno vršiti razmjenu ahivske građe u svrhu popunjavanja svojih fondova i
zbirki.
Razmjena originalne arhivske građe sa drugim kantonima, entitetima i inostranstvom može se

vršiti samo uz odobrenje Ministarstva.
O izvršenoj razmjeni arhivske građe obavještavaju se Arhiv Federacije BiH i Arhiv Bosne i
Hercegovine.
III – ARHIV KANTONA I ARHIVI
Član 29.
Arhivsku djelatnost obavlja Historijski arhiv Sarajevo ( u daljem tekstu: Arhiv Kantona ).
Za vršenje arhivske djelatnosti Grad i općina sa teritorije Kantona mogu osnovati arhiv Grada,
odnosno općine ( u daljem tekstu: arhiv ).
Član 30.
Radi unapređivanja arhivske djelatnosti Arhiv Kantona obavlja i matične poslove arhivske
djelatnosti za teritoriju Kantona.
U vršenju matičnih poslova arhiva iz člana 36. ovog zakona, Arhiv Kantona obavezan je da
sarađuje sa Arhivom Bosne i Hercegovine i drugim arhivima na području Bosne i Hercegovine, a
naročito da dostavlja potrebne podatke za vođenje evidencije po jedinstvenoj metodologiji, u skladu sa
Uputstvom iz člana 12. ovog zakona.
Član 31.
Prije donošenja akta o osnivanju arhiva, osnivač je dužan da izradi elaborat o društvenoj
ekonomskoj opravdanosti osnivanja arhiva.
Prije usvajanja elaborata iz prethodnog stava, osnivač pribavlja mišljenje Arhiva Kantona i
gradske ili općinske službe nadležne za društvene djelatnosti na čijem području će arhiv djelovati, o
opravdanosti osnivanja arhiva.
Član 32.
Arhiv se može osnovati i početi sa radom, odnosno obavljati arhivsku djelatnost kao javna
ustanova ako su, pored općih uslova za osnivanje ustanove, ispunjeni i posebni uslovi i to:
obezbijeđene prostorije i oprema za smještaj i obradu arhivske građe;

obezbijeđen potreban broj radnika za obavljanje stručnih poslova u arhivu;
obezbijeđeni tehničko – zaštitni uslovi za čuvanje arhivske građe.
Uslove iz prethodnog stava propisuje Ministar nadležan za kulturu ( u daljem tekstu: Ministar), po
prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Kantona.
Član 33.
Arhiv može početi sa radom, odnosno obavljati arhivsku djelatnost kada Ministarstvo utvrdi da
su ispunjeni uslovi iz prethodnog člana.
Zahtjev za utvrđivanje postojanja uslova za početak rada arhiva podnosi osnivač na čijem će
području biti sjedište arhiva.
Član 34.
Arhiv obavlja slijedeće poslove:
- vrše stručni nadzor nad čuvanjem i zaštitom registraturskog materijala i arhivske

građe;
- nalažu imaocu registraturskog materijala, odnosno imaocu arhivske građe da u
određenom roku preduzme mjere za otklanjanje utvrđenih nedostataka i oštećenja
na registraturskom materijalu i arhivskoj građi;
- vrše stručni nadzor nad odabiranjem arhivske građe iz registraturskog materijala;
- vode evidenciju o imaocu registrturskog materijala i imaocima arhivske građe, kao i
o registraturskom materijalu i arhivskoj građi;
- pružaju stručnu pomć imaocima registraturskog materijal i imaocima arhivske
građe;
- vodi knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke;
- preduzima tehničke i tehnološke mjere zaštite arhivske građe ( kopiranje,
konzervaciju, restauraciju i slično );
- vrše istraživanje u svrhu kompletiranja arhivske građe;
- izrađuju naučno – informativna sredstva o arhivskoj građi;
- na zahtjev kantonalnih organa, organizacija i zajednica i drugih pravnih i fizičkih
lica izdaje uvjerenja i druge isprave o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj
građi koju čuvaju u skladu sa zakonom kojim je uređen upravni postupak;
- obavljaju arhivsku građu, izdaju publikaciju i stručne časopise o toj građi;
- organizuju predavanja, izložbe, simpozije i druge oblike kulturno – obrazovne i
naučno – istraživačke djelatnosti;
- vrše stručno osposobljavanje imalaca registraturskog materijala i arhivske građe;
- vrše i druge poslove utvrđene pravilima arhiva.
Član 35.
Arhivi se mogu baviti naučno – istraživačkim radom u skladu sa ovim zakonom i propisima o
naučno – istraživačkoj djelatnosti.
Član 36.
Arhiv Kantona obavlja matične poslove arhivske djelatnosti za teritoriju Kantona i to:
- vrši stručni nadzor nad radom arhiva i radi na obrazovanju i usavršavanju radnika koji
obavljaju stručne poslove u arhivima;
- prati i proučava stanje u arhivskoj djelatnosti, priprema informativno – analitičke
materijale i predlaže mjere za dalji razvoj i unapređivanje djelatnosti;
- bavi se naučno – istraživačkim radom iz oblasti arhivske djelatnosti i objavljuje
rezultate tog rada;
- organizuje i koordinira razmjenu iskustva i saradnju između arhiva, na teritoriji Bosne i
Hercegovine i međunarodnu saradnju;
- vodi evidenciju o arhvima;
- izrađuje metodska uputstva i normative za stručne poslove arhiva;
- mikrofilmuje arhivsku građu od posebnog značaja za Kanton radi njene zaštite u slučaju
rata ili neposredne ratne opasnosti;
Član 37.
Poslovi arhivske djelatnosti od posebnog značaja za Kanton koje obavlja Arhiv Kantona su
poslovi iz člana 34. alineja 1. do 10. i člana 36. ovog zakona.
Član 38.
Stručne poslove u Arhivu Kantona, odnosno arhivima obavljaju: arhivski manipulanti, arhivski
tehničari prve i druge vrste, arhivisti, viši arhivisti i arhivski savjetnci.
Član 39.
Osnivač može ukinuti arhiv ako ne izvršava poslove radi kojih je osnovan ili ako ne ispunjava
uslove propisane ovim zakonom.
Član 40.
Kada Ministarstvo utvrdi da arhiv ne ispunjava uslove za rad koji su propisani, odredit će rok u
kojem je osnivač dužan otkloniti utvrđene nedostatke. Ukoliko nedostaci ne budu otklonjeni u
određenom roku, predložit će se osnivaču ukidanje arhiva.
Akt o ukidanju arhiva donosi osnivač uz prethodno pribavljeno mišljenje organa upravljanja
arhiva.
Član 41.
Organ koji donosi akt o ukidanju arhiva dužan je preduzeti sve potrebne mjere za zaštitu
registraturskog materijala i arhivske građe tog arhiva.
Član 42.
Na odredbe pravila arhiva, koje se odnose na ostvarivanje posebnog interesa Grada, odnosno
općine, na unutrašnju organizaciju, kao i na uslove i postupak imenovanja i razrješenja direktora
saglasnost daje Gradsko, odnosno općinsko vijeće.
Na odredbe pravila Arhiva Kantona iz prethodnog stava saglasnost daje Vlada.
Član 43.
Arhivska djelatnost finansira se u skladu sa zakonom kojim se uređuje rad ustanova.
IV – NADZOR
Član 44.
Nadzor nad zakonitošću rada arhiva vrši Ministarstvo.
Nadzor nad provođenjem ovog zakona i propisa donesenih za njegovo provođenje vrši
Ministarstvo.
V – POSLOVI IZ SAMOUPRAVNOG DJELOKRUGA GRADA I OPĆINA
Član 45.
Grad i općine sa područja Kantona na svom području pored poslova iz samoupravnog
djelokruga utvrđenih u čl. 9. i 13. ovog zakona:
- prate i razmatraju rad arhiva i utvrđuju smjernice za njihov rad;

- daju saglasnost na planove rada i programe razvoja arhiva;
- odlučuju o publikovanju arhivske građe;
- daju saglasnost Upravnom odboru za imenovanje i razrješenje direktora arhiva čiji su osnivač;
- daju saglasnost strancima da mogu istraživati u arhivu.
VI – KAZNENE ODREDBE
Član 46.
Novčanom kaznom od 500 do 5.000 KM, kaznit će se za prekršaj Arhiv Kantona, odnosno
arhiv ako:
1. ne učini dostupnim korisnicima arhivske građe uslove i način korištenja te građe ( član
22. stav 4. );
2. bez prethodne saglasnosti Ministarstva iznese u inostranstvo arhivsku građu od
posebnog interesa za Kanton Sarajevo ( član 27. stav 2. );
3. vrši razmjenu originalne arhivske građe sa drugim kantonima, entitetom i
inostranstvom bez odobrenja Ministarstva ( član 28. stav 2. );
4. otpočne rad, odnosno obavlja arhivsku djelatnost, a da Ministarstvo nije utvrdilo da su
ispunjeni uslovi za početak rada arhiva, odnosno za vršenje arhivske djelatnosti ( član
32. stav 1. );
Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se i odgovorno lice u arhivu, odnosno u Arhivu

Kantona novčanom kaznom od 100 do 1.000 KM.
Član 47.
Novčanom kaznom od 450 do 4.500 KM kaznit će se za prekršaj imalac registraturskog

materijala ako:
1. ne vodi evidenciju registraturskog materijala, ne sređuje i ne čuva taj materijal ( član 9.

alineja 1. );
2. ne utvrdi listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja i ne pribavi
saglasnost nedležnog arhiva ( član 9. alineja 2. );
3. ne vrši godišnje odabiranje arhivske građe ( član 9. alineja 3. );
Za prekršaje iz prethodnog stava kaznit će se i odgovorno lice imaoca registraturskog materijala

novčanom kaznom od 100 do 1.000 KM.
Za prekršaj iz stava 1. ovog člana kaznit će se fizičko lice novčanom kaznom od 100 do 500
KM.
Član 48.
Novčanom kaznom od 400 do 4.000 KM kaznit će se za prekršaj imalac registraturskog

materijala ako:
1. otuđi registraturski materijal i arhivsku građu u vlasništvu Kantona pravnom i fizičkom

licu ( član 7. st. 1. i 2. );
2. ne planira i ne provodi mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe u
slučaju vanrednih prilika, rata ili neposredne ratne opasnosti ( član 9. alineja 4. i član
13. alineja 3. );
3. ne dostavi nadležnom arhivu potrebne podatke za evidencije koje arhiv vodi ( član 9.
alineja 5. i član 13. alineja 4. );
4. ne čuva i ne održava arhivsku građu u bezbjednom stanju ( član 13. alineja 1. );
5. ne omogući nadležnom arhivu pregled ahivske građe i preduzimanje mjera zaštite
arhivske građe kao i stručnu obradu i kopiranje ove građe ( član 13. alineja 2. );
6. bez odobrenja Arhiva Kantona privremeno iznese u inostranstvo arhivsku građu,
odnosno u određenom roku tu građu ne vrati u zemlju ( član 27. st. 1. i 3. );
7. u utvrđenom roku ne preda nadležnom arhivu registraturski materijal i arhivsku građu
koji su nastali do 15. maja 1945.godine i u periodu od 06.04.1992.godine do
22.12.1995.godine ( čl. 17. i 51. ).
Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se i odgovorno lice imaoca registraturskog materijala

novčanom kaznom od 100 do 1.000 KM.
KM.
Član 49.
Novčanom kaznom od 350 do 3.500 KM kaznit će se za prekršaj drugo pravno lice ako:
1. ne prijavi nadležnom arhivu arhivsku građu i ne dostavi mu potrebne podatke za

evidenciju ( član 24. stav 1. );
2. proda arhivsku građu u privatnoj svojini stranom državljaninu ( član 25. stav 3. );
3. ne ponudi Arhivu Kantona arhivsku građu koju namjerava da proda ( član 26. stav 1. );
Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se i odgovorno lice u drugom pravnom licu novčanom
kaznom od 100 do 800 KM.
KM.
VII – PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 50.
Arhiv Kantona iz člana 29. stav 1. ovog zakona dužan je da uskladi svoju djelatnost,
organizaciju i Pravila sa odredbama ovog zakona u roku od šest mjeseci od dana njegovog stupanja na
snagu.
Član 51.
Imaoci registraturskog materijala iz člana 2. ovog zakona dužni su da registraturski materijal i

arhivsku građu iz člana 17.ovog zakona predaju nadležnom arhivu, u roku od pet godina od dana
stupanja na snagu ovog zakona.
Član 52.
Ministar je obavezan da u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog zakona donese
propis iz člana 32. stav 2. ovog zakona.
Do donošenja propisa iz člana 32. stav 2. ovog zakona primjenjivat će se Pravilnik o uslovima
za osnivanje i početak rada arhiva („Službeni list R BiH“, broj: 37/88).
Član 53.
Stupanjem na snagu ovog zakona na teritoriji Kantona prestaje sa primjenom Zakon o arhivskoj
djelatnosti („Službeni list SR BiH“, broj: 21/87).
Član 54.
Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Kantona
Sarajevo“.
3. Tuzlanski kanton
ZAKON
I - OSNOVNE ODREDBE
Član 1.
Ovim zakonom uređuje se prikupljanje, evidentiranje, prikupljanje, preuzimanje, zaštita, uslovi

čuvanja i korištenja i sređivanje registraturskog materijala i arhivske građe,kao i stručna i naučna
obrada, istraživanje, publikovanje i davanje na korištenje ahivske građe iz djelokruga rada organa
uprave Tuzlanskog kantona ( u daljem tekstu: Kanton ), odnosno iz nadležnosti općina, kao i udruženja
građana i drugih pravnih lica koja se osnivaju na nivou Kantona i općine, djelatnost fizičkih lica, te
osnivanje i nadležnost arhivske ustanove.
Član 2.
Arhivska građa obuhvata izvorni i reprodukovani ( pisani, crtani, štampani, fotografisani,

filmovani, fonografisani ili na drugi način zabilježen ) dokumentacioni materijal od trajne vrijednosti i
značaja za kulturu, historiju, nauku, obrazovanje i druge oblasti ljudskog djelovanja, bez obzira gdje i
kad je nastao i kod koga i po kom osnovu se nalazi.
Član 3.
Registraturna građa je arhivska građa u nastajanju i čini cjelinu zapisa i dokumenata nastalih
radom ili primljenih po bilo kojem osnovu od strane pravnih i fizičkih lica.
Registraturnu građu čini:
- arhivska građa, dio koji ima trajnu vrijednost i značaj;

- registraturski materijal, dio koji ima vremenski ograničenu vrijednosti značaj.
Član 4.
Registraturski materijal obuhvata izvorni i reprodukovani ( pisani, crtani, štampani,

fotografisani, filmovani, fonografisani ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal nastao u
radu djelovanjem i radom organa uprave službi za upravu općine, javnih ustanova, javnih preduzeća,
privrednih društava, udruđenja građana i drugih pravnih i fizičkih lica ( u daljem tekstu: stvaraoci
registraturskog materijala ), dok se iz njega ne odabere arhivska građa.
Član 5.
Stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe smatra se pravno ili fizičko lice čijim
djelovanjem i radom nastaje registraturski materijal i arhivska građa.
11
Zakon objavljen u „Sl. novine Tuzlanskog kantona“ broj 15/00
Imaocem arhivske građe i registraturskog materijala smatra se pravno i fizičko lice, vlasnik ili
posjednik arhivske građe i registraturskog materijala, koji njime upravlja ili ga drži po bilo kom
osnovu.
Član 6.
Arhiv je ustanova za čuvanje, zaštitu, obradu, sređivanje, istraživanje, publikovanje i korištenje

arhivske građe.
Arhiva je jedna ili više prostorija u kojima se na propisan način odlaže i čuva registraturska
građa do predaje nadležnom arhivu.
Odabiranje arhivske građe je postupak kojim se iz registraturne građe na osnovu utvrđenih

propisa odabire arhivska građa.
Član 7.
Arhivska građa i registraturski materijal, kao dobro kulturno – historijskog naslijeđa, bez obzira
u čijem se vlasništvu ili posjedu nalazi, uživa posebnu zaštitu, pod uslovima i na način utvrđen ovim
Zakonom, propisima o zaštiti kulturno – historijskog i prirodnog naslijeđa i drugim propisima
Kantona, Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Federacija ) i Bosne i Hercegovine.
Arhivska građa dostupna je javnosti pod uslovima utvrđenim ovim zakonom
Član 8.
Arhivska djelatnost je djelatnost od posebnog društvenog interesa.
Matične poslove arhivske djelatnosti na području Kantona obavlja Arhiv Tuzlanskog kantona
( u daljem tekstu: Arhiv ).
Član 9.
Registraturski materijal i arhivska građa, koji nastaju u radu pravnog ili fizičkog lica, čine
cjelinu ( arhivski fond ) i po praviluse ne mogu dijeliti.
Izuzetno, registraturski materijal može se dijeliti ili spajati zbog promjena u unutrašnjoj
organizaciji stvaraoca, odnosno imaoca registraturskog materijala, prenošenja dijela ili svih njegovih
poslova na drugog stvaraoca, odnosno imaoca registraturskog materijala, zbog preuzimanja dijela ili
svih poslova drugog stvaraoca, odnosno imaoca registraturskog materijala, uz prethodno pribavljeno
mišljenje Arhiva.
Organ ili lice koje donosi odluke o podjeli ili spajanju registraturskog materijala, dužno je
utvrditi imaoca za svaki dio ovako podijeljenog ili spojenog registraturskog materijala.
U slučaju sumnje da li je neka građa arhivska, muzejska ili bibliotečka, odlučuje ministar
obrazovanja, nauke, kulture i sporta Kantona ( u daljem tekstu: ministar ).
Član 10.
Registraturski materijal i arhivska građa, koji nastaju u radu stvaralaca i imalaca, vlasništvo su
Kantona.
Registraturski materijal i arhivska građa, koji su u vlasništvu Kantona ne mogu se otuđiti.
Izuzetno, registraturski materijal i arhivska građa, koji su nastali radom privatnih pravnih lica i
fizičkih lica, njihovo su vlasništvo, ukoliko nisu nastali u obavljanju javnih ovlasti ili javne službe.
Registraturski materijal i arhivska građa, iz stava 1. i stava 3. ovog člana, podliježu stručnom
nadzoru Arhiva.
Član 11.
Javnom arhivskom, odnosno javnom registraturnom građom smatra se arhivska, odnosno

registraturna građa nastala djelovanjem i radom državne vlasti, organa lokalne samouprave i uprave,
javnih ustanova i javnih preduzeća, javnih bilježnika, stranih i domaćih humanitarnih i drugih
organizacija i udruženja, bivših građansko – pravnih lica, i drugih lica koja obavljuju javnu službu i
imaju javna ovlaštenja.
Stvaraoci javne arhivske, odnosno javne registraturne građe dužni su o svom osnivanju, te o
promjeni statusa i organizacije, obavijestiti Arhiv radi davanja mišljenja o postupku sa građom.
II – JAVNA ARHIVSKA I REGISTRATURNA GRAĐA
Obaveze stvaralaca i imalaca
Član 12.
Stvaraoci i imaoci registraturne građe dužni su da:
- čuvaju registraturski materijal od oštećenja, uništenja i nestajanja, dok se iz njega ne

odabere arhivska građe;
- vode evidenciju o predmetima i aktima;
- čuvaju registraturnu građu u sređenom stanju;
- omogućavaju Arhivu provjeru čuvanja i sređenosti registraturne građe;
- utvrđuju listu kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja, na koju saglasnost
daje Arhiv;
- vrše godišnje odabiranje arhivske građe iz registraturne građe materijala prema listi
kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja, uz odobrenje Arhiva;
- vode arhivsku knjigu i njen prijepis dostavljaju Arhivu;
- dostavljaju Arhivu podatke radi ažuriranja evidencija, koje se vode u Arhivu;
- sređuju, čuvaju i održavaju arhivsku građu u bezbijednom stanju;
- obezbijede uslovan prostor i opremu;
- prijavljuju arhivsku građu Arhivu i dostavljaju podatke za evidentiranje;
- omogućavaju korištenje arhivske građe na način i prema postupku utvrđenom ovim
Zakonom, kao i prema uslovima koji su zajednički utvrđeni između stvaraoca, odnosno
imaoca i Arhiva;
- omogućavaju Arhivu provjeru načina čuvanja i sređivanja registraturne građe;
- planiraju i provode mjere zaštite registraturne građe;
- omogućavaju Arhivu kopiranje registraturne građe;
- odrede zaposlenika odgovornog za rad arhive, koji mora imati najmanje srednju stručnu
spremu i položen stručni ispit za rad na poslovima arhiva.
Član 13.
Imalac registraturnog materijala redovno, po isteku roka za njegovo čuvanje, vrši odabiranje
arhivske građe, prema uputama i uz odobrenje Arhiva.
Nakon provedbenog postupka odabira arhivske građe, preostali bezvrijedni registraturski

materijal se predaje pravnom licu za otkup papira ili se samostalno uništava na osnovu odobrenja
Arhiva.
Iz registraturne građe nastale prije 1945.godine, kao i u periodu od 1992. do 1995.godine,

izlučivanje se vrši u Arhivu, odnosno uz neposredno učešće Arhiva u svim fazama posla.
Rješenje o odobravanju uništavanja bezvrijednog registraturskog materijala, iz stava 2. ovoga

člana, Arhiv donosi u roku od 30 dana od dana podnošenja zahtjeva.
Pravno lice za otkup papira ne može preuzeti bezvrijedni registraturski materijal bez odobrenja
Arhiva.
Bliži propis o odobravanju arhivske građe iz registraturskog materijala donosi ministar.
Član 14.
Imalac javne arhivske, odnosno registraturne građe vodi evidenciju građe i vrši njeno
registraturno sređivanje.
Arhivska i registraturna građa evidentira se po jedinstvenoj metodologij, u skladu sa zakonom.
Član 15.
Imalac registraturnog materijala i arhivske građe dužan je da osigura odgovarajući prostor,

opremu, kadar i druge mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe, a posebno za vrijeme
rata, neposredne ratne opasnosti ili vanrednih prilika.
Ako istekom ostavljenog roka imalac građe ne provede naložene mjere, iste će izvršiti Arhiv, na
trošak imaoca građe.
Protiv rješenja, iz stava 1. ovog člana, žalba se podnosi Ministarstvu obrazovanja, nauke,
kulture i sporta ( u daljem tekstu: Ministarstvo ).
Član 16.
Imaocu javne arhivske gađe i registraturne građe, koji čuva građu nemarno i nestručno, tako da
postoji opasnost da ona bude oštećena ili unišena, Arhiv će rješenjem naložiti da u ostavljenom roku
provede mjere zaštite, sređivanja, popisivanja i drugih vidova cjelovite zaštite.
Član 17.
Arhivska građa prikuplja se u Arhiv: preuzimanjem, kupovinom, razmjenom, poklonom i

zavještanjem.
Član 18.
Preuzimanje arhivkse građe vrši se primopredajom između stvaralac i imalaca arhivske građe i
Arhiva.
Arhivska građe predaje se Arhivu po isteku 30 godina od njenog nastanka.
Prije predaje, stvaraoci, odnosno imaoci arhivske građe, dužni su obaviti odabiranje i sređivanje
arhivske građe.
Ako je arhivska građa i nakon iseka roka iz stava 2. ovog člana, neophodna u redovnom
poslovanju, stvaralac, odnosno imalac arhivske građe i Arhiv će utvrditi popis takve arhivske građe i
odrediti u kojem roku će se ona naknadno predati Arhivu.
Član 19.
Obaveza predaje arhivske građe odnosi se i na arhivsku građu koja sadrži lične podatke, kao i
arhivsku građu za koju je utvrđen stepen tajnosti, određen zakonom ili općim propisima o čuvanju
tajnosti.
Prilikom predaje Arhivu, arhivska građa, iz stava 1. ovog člana, posebno se označava u popisu i
navodi se rok njene dostupnosti javnosti.
U slučaju prestanka rada imaoca registraturskog materijala i arhivske građe, organ koji je donio
odluku o prestanku rada, dužan je da, u roku od 60 dana od dana prestanka rada, njegov registraturski
materijal i arhivsku građu preda Arhivu u sređenom stanju.
Član 20.
Stvaraoci i imaoci arhivske i registraturne građe dužni su istu predati Arhivu u originalu,
sređenu, označenu, popisanu u zaokruženim cjelinama, te tehnički opremljenu.
Arhivska građa se može predati Arhivu i prije isteka roka iz člana 18. stav 2. ovog Zakona, ako
se o tome sporazumiju stvaalac, odnosno imalac arhivske građe i Arhiv, ili ako je to neophodno radi
zaštite arhivsk građe.
Arhiv će preuzeti arhivsku građu i ako nisu ispunjeni uslovi iz stava 1. ovog člana, ako je to
neophodno radi zaštite i spašavanja arhivske građe od oštećenja ili uništenja.
Troškove predaje, uključujući sređivanje i izradu popisa arhivske građe ukoliko to nije uređeno,
snosi imalac, odnosno stvaralac arhivske građe.
Izuzetno, ako se predaja vrši u cilju spašavanja arhivske građe, troškove njenog preuzimanja
snovi osnivač Arhiva.
Bliži propis o načinu u uslovima primopredaje arhivske građe donosi Vlada Kantona.
Član 21.
Proizvođač filma namijenjenog prikazivanju, bez obzira u kojoj je tehnici film snimljen, dužan
je u prvoj godini prikazivanja filma, predati Arhivu jednu nekorištenu kopiju proizvednog filma, sa
odgovarajućom dokumantacijom ( scenarij, knjiga snimanja, ispis dijaloga, plakat i izbor fotografija ).
Godinu dana nakon snimanja filma proizvođač je dužan predati za trajno čuvanje izvornu građu
snimljenog filma ( originalni negativi slike i tona ).
Uvoznik filma obavezan je, po isteku licence filma, predati Arhivu najbolju kopiju filma,
uvezenog za javno prikazivanje.
Uvoznik videokaseta obavezan je predati Arhivu, na trajno čuvanje, po jednu kopiju svakog
primjerka uvezene videokasete.
Član 22.
Ako lica, iz člana 20. i člana 21. ovog Zakona, ne postupe u smislu odredaba člana 18. i člana
21. ovog Zakona, Arhiv će donijeti rješenje o odabiranju, sređivanju i predaji građe i postupiti po
rješenju, na trošak imaoca, odnosno stvaraoca arhivske građe.
Protiv rješenja, iz stava 1. ovog člana, žalba se podnosi Ministarstvu.
Korištenje arhivske građe pohranjene u Arhivu

Član 23.
Pravo na korištenje arhivske građe ima svako pravno i fizičko lice, pod jednakim uslovima.
Arhivska građa koja je pohranjena u Arhivu, daje se na korištenje u službene svrhe, za naučna
istraživanja, za publicističke i nastavne potrebe, za izložbe i objavljivanje, kao i za ostvarivanje potreba
građana u rješavanju njihovih ličnih prava, te u druge opravdane svrhe.
Član 24.
Arhivska građa je dostupna za korištenje 30 godina nakon njenog nastanka.
Arhivska građa je dostupna za korištenje i prije isteka roka od 30 godina, ako je od nastanka
namijenjena javnosti ili ako to odobri stvalac arhivske građe.
Arhivska građa i registraturski materijal, koji sadrži podatke, koji se odnose na odbranu,
međunarodne odnose i na poslove državne bezbjednosti, uključujući one za održavanje reda i mira, te
na privredne interese Bosne i Hercegovine, Federacije i Kantona, a čijim bi objavljivanjem nastupile
štetne posljedice za državnu bezbjednost ili državne interese, dostupna je za korištenje po isteku 50
godina od njenog nastanka, ako posebnim propisom nije drugačije određeno.
Član 25.
Arhivska građa, koja se odnosi na lične podatke ( matične knjige, medicinska dokumentacija,
lični dosjei, sudski spisi, porezni i finansijski spisi i sl. ) dostupna je za korištenje 70 godina nakon
nastanka, odnosno 100 godina od rođenja lica na koje se odnosi.
Arhivska građa, iz stava 1. ovog člana, može se koristiti i prije predviđenog roka, ako je od
nastanka namijenjena javnosti ili ako na to pristane lice na koje se ona odnosi, odnosno bračni drug,
djeca ili roditelji lica, poslije njegove smrti, odnosno staratelj lica.
Kod predaje Arhivu arhivske građe, iz člana 24. stav 3. ovog Zakona i stava 1. ovog člana, u
zapisniku o primopredaji se utvrđuju rokovi dostupnosti.
Član 26.
Ukoliko naučni razlozi zahtijevaju korištenje arhivske građe prije isteka roka, iz člana 24. i
člana 25. ovog Zakona, direktor Arhiva može odobriti korištenje arhivske građe na način koji jamči
zaštitu javnog interesa, odnosno privatnosti, prava i interesa trećih lica, a uz prethodno pribavljenu
saglasnost Ministarstva.
Arhivsku građu mogu koristiti bez ograničenja stvaraoci, čijim je radom ona nastala, u svrhe
radi kojih je nastala, odnosno kojima je služila.
Član 27.
Na korištenje se daju snimci arhivske građe.
Dokumente, potrebne u službene svrhe, Arhiv daje na korištenje u obliku ovjerene kopije.
Izuzetno, državnim organima može se posuditi izvorna arhivska građa, ali na određeno vrijeme
i uz uslov da se na trošak tog organa prethodno izradi zaštitna kopija.
Izuzteno, izvorna arhivska građa može se dati na korištenje ako ne postoje snimci te građe ili
ako to zahtijeva metodologija naučnog istraživanja.
Arhivska građe može se koristiti za izložbe izvan Arhiva, ukoliko su obezbjeđeni uslovi za
njenu zaštitu i bezbjednost, i u obavezu da se prije predaje zaštitno snimi o trošku posudioca.
Član 28.
Za korištenje arhivske građe Arhivu se plaća udređena naknada.
Korištenje arhivske građe odobrava direktor Arhiva.
U slučaju odbijanja zahtjeva za korištenje arhivske građe donosi se rješenje.
Žalba protiv rješenja, iz stava 3. ovog člana, podnosi se Ministarstvu.
Bliži propis o načinu, uslovima i postupku korištenja arhivske građe donosi ministar.
Član 29.
Izvorna arhivska građa može se iz Arhiva iznijeti u inostranstvo u svrhu izlaganja, ekspertize ili
provođenja mjera zaštite.
Iznošenje izvorne arhivske građe u inostranstvo, iz stava 1. ovog člana, odobrava Ministarstvo.
Aktom Ministarstva o odobravanju iznošenja izvorne arhivske građe određuje se rok u kojem se
arhivska građa mora vratiti u Arhiv, a mogu se odrediti i drugi uslovi.
Prije iznošenja arhivske građe iz zemlje obavezno je arhivsku građu zaštitno snimiti.
Za svaku štetu i povredu nečijega prava, učinjenu korištenjem arhivske građe, odgovara lice
kojem je odobreno korištenje arhivske građe.
Privatna arhivska građa.

Član 30.
Privatnom arhivskom građom smatra se arhivska građa koja je nastala djelovanjem privatnih
pravnih i fizičkih lica, ukoliko nije nastala u obavljanju javnih ovlaštenja ili javne službe te ako nije u
državnom vlasništvu.
Član 31.
Arhiv utvrđuje popis imalaca arhivske građe u privatnom vlasništvu, za koje po svojoj stručnoj
ocjeni utvrdi, da je arhivska građa koju posjeduju od interesa za Kanton.
Član 32.
Privatna arhivska građa upisuje se u Registar vlasnika privatne arhivske građe, koji vodi Arhiv.
U Registar vlasnika privatne arhivske građe unose se slijedeći podaci:
1. ime, prezime i prebivalište vlasnika, te jedinstveni matični broj građanina;

2. osnovni podaci o stvaraocu arhivske građe;
3. kratak opis sadržaja, vremenski raspon i količina arhivske građe;
4. datum upisa, te broj akta o proglašenju arhivske građe dijelom kulturne baštine.
Nadležni organ, koji vodi registar privatnih pravnih lica, dužan je dostavljati Arhivu kopiju
rješenja o upisu u registar.
Član 33.
Imalac privatne arhivske građe, koji po bilo kom osnovu čuva arhivsku građu ili pojedinačne
dokumente trajne vrijednosti, obavezan je:
- obavijestiti Arhiv o posjedovanju arhivske građe;

- srediti arhivsku građu i izraditi popis arhivske građe;
- čuvati arhivsku građu i preduzimati mjere potrebne za njeno sigurno čuvanje i zaštitu;
- dopustiti ovlaštenom Arhivu da pregleda arhivsku građu i po potrebi provede sigurnosno snimanje;
- obavijestiti Arhiv o svim promjenama u vezi sa arhivskom građom;
- izvršiti i sve druge obaveze utvrđene odredbama ovog Zakona.
- ukoliko imalac privatne arhivske građe nije u mogućnosti srediti arhivsku građu i izraditi popis
arhivske građe, dužan je dopustiti Arhivu da to učini o trošku imaoca arhivske građe.
Član 34.
Vlasnik privatne arhivske građe može arhivsku građu pohraniti, darivati ili prodati.
U slučaju prodaje Arhiv ima pravo preče kupovine.
Arhiv je dužan, u roku od 30 dana od dana prijema ponude za kupovinu, izjasniti se o ponudi.
Ukoliko ponuda ne bude prihvaćena, vlasnik može arhivsku građu prodati drugom pravnom ili
fizičkom licu, uz cijenu koja nije niža od cijene ponuđene Arhivu i pod uslovima koji za kupce nisu
povoljniji od uslova sadržanih u ponudi Arhivu.
Postupanje protivno odredbama ovog člana daje pravo Arhivu da tužbom protiv vlasnika i
kupca zahtijeva poništenje ugovora o kupoprodaji, najkasnije u roku od pet godina oda dana sklapanja
ugovora.
Član 35.
Vlasnik privatne arhivske građe može arhivsku građu iznijeti iz Kantona, iz odobrenje
Ministarstva.
U slučaju da se arhivska građe iznosi iz Bosne i Hercegovine, Ministarstvo daje odobrenje, uz

prethodno pribavljenu saglasnost nadležnog organa Bosne i Hercegovine.
Međunarodna razmjena izvorne arhivske građe vrši se u skladu sa propisima Bosne i

Hercegovine.
Lice zaposleno u Arhivune može za sebe, niti za drugo lice pribavljati arhivsku građu.
III – OBAVLJANJE ARHIVSKE DJELATNOSTI
Član 36.
Matične poslove arhivske djelatnosti za područje Kantona obavlja Arhiv.
Arhiv je javna ustanova.
Određene poslove arhivske djelatnosti mogu, kao ustanove, obavljati specijalni arhivi
( unutrašnji poslovi, oružane snage, zatim vjerske zajednice, privredni subjekti, naučne ustanove, banke
i dr.) i privatni arhivi, na način uređen ovim Zakonom i drugim propisima.
Član 37.
Arhiv u okviru svoje djelatnosti obavlja slijedeće poslove:
- obavlja stručni nadzor nad čuvanjem registraturskim sređivanjem i odabiranjem

arhivske građe, koja se nalazi izvan Arhiva i nalaže mjere njene zaštite, te pruža
stručnu pomoć imaocima i stvaraocima arhivske građe;
- sprovodi mjere zaštite arhivske građe u Arhivu i brine o njenoj sigurnosti;
- sređuje, obrađuje i daje na korištenje arhivsku građu;
- nalaže imaocu arhivske građe da u određenom roku preduzme mjere za otklanjanje
utvrđenih nedostataka i oštećenja na registraturskom materijalu i arhivskoj građi,
- evidentira imaoce i njihov registraturski materijal i arhivsku građu,
- preuzima arhivsku građu od značaja za Kanton,
- prikuplja privatnu arhivsku građu otkupom, poklonima ili pohranjivanjem;
- obnavlja i sređuje arhivske fondove i zbirke;
- vodi Registar arhivskih fondova i zbirki Kantona;
- vodi knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke;
- vodi Registar vlasnika arhivske građe:
- vodi evidenciju o arhivskoj građi u inostranim arhivima od značaja za Kanton;
- obavlja siguronosno i zaštitno snimanje arhivske građe, te restauratorske i
konzervatorske poslove – preduzima i druge tehničke i tehnološke mjere u vezi sa
arhivskom građom;
- prati i proučava razvoj arhivske djelatnosti;
- vrši stručnu i naučnu obradu arhivske građe;
- vrši istraživanje u cilju kompletiranja arhivske građe;
- sarađuje s drugim ustanovama iz oblasti kulture, nauke i srodnih ustanova,
dokumentacionim i informacionim službama radi unapređenja arhivske djelatnosti i
naučnog rada na području arhivistike, historije, pomoćnih historijskih i
informacijskih nauka;
- daje podatke, izvode iz dokumenata i ovjerene prijepise na zahtjev korisnika, te na
zahtjev pravnih i fizičkih lica izdaje uvjerenja, potvrde, ovjerene prijepise,
fotokopije i druge zvanične isprave o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj
građi koju čuva;
- organizuje predavanja, tečajeve i druge oblike stručnog osposobljavanja i
usavršavanja arhivara i stručno osposobljavanje imalaca registraturskog materijala
i arhivske građe;
- priređuje izložbe, predavanja i provodi druge oblike kulturne djelatnosti radi
podsticanja zanimanja za arhivsku građu i arhivsku djelatnost;
- daje instrukcije vezane za primjenu metodskih uputstava, standarda i normativa iz
oblasti arhivske djelatnosti;
- sarađuje sa arhivima Bosne i Hercegovine, sa međunarodnom arhivskom
asocijacijom i drugim međunarodnim stručnim i naučnim organizacijama i
institucijama;
- publikuje arhivsku građu, izdaje stručne i naučne publikacije;
- obavlja i druge poslove utvrđene ovim Zakonom i drugim propisima.
Član 38.
Arhiv vodi:
- knjigu primljene arhivske građe;

- opći registar arhivske građe;
- registar za pojedine fondove i zbirke;
- knjigu pohranjene arhivske građe;
- knjigu snimljene ( skenirane i mirkofilmovane ) arhivske građe;
- knjigu restaurirane i konzervirane arhivske građe;
- evidenciju o stavaraocima i imaocima arhivske i registraturske građe na području Kantona;
- evidenciju o korištenju arhivske građe.
Arhiv se povezuje u jedinstven informacioni sistem Kantona, Federacije Bosne i Hercegovine i

Bosne i Hercegovine, te u međunarodni sistem prijenosa informacija, na način i prema postupku
utvrđenom pravilima Arhiva.
Bliži propis o vođenju registara i evidencija, iz stava 1. ovog člana, donosi ministar.
Član 39.
Bliži propis o obavljanju arhivskih poslova u organima uprave Kantona, odnosno u gradskim i
općinskim službama za upravu koji se odnose na arhiviranje predmeta i akata iz njihove nadležnosti,
vođenje i korišenje arhivske knjige, uslove i rokove čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe,
odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala, kao i način predaje arhivske građe između
Arhiva i organa uprave i službi za upravu, u skladu sa ovim zakonom, donosi ministar pravde Kantona.
Osnivanje Arhiva
Član 40.
Arhiv osniva Skupština Kantona.
Osnivač obezbjeđuje sredstva, prostor i opremu za rad Arhiva.
Skupština Kantona može u saradnji sa skupštinom susjednog kantona, odlučiti da osnuje

međukantonalni arhiv, obezbjeđujući dogovorno sredstva za njegov rad.
Specijalni arhiv i privatni arhiv može osnovati domaće i strano pravno i fizičko lice ukoliko
posebnim propisom za pojedine oblasti ( odbrana, oružane snage i sl. ) nije drugačije utvrđeno.
Član 41.
Arhiv se može osnovati ako je obezbjeđen:
- potreban i odgovarajući radni i spremišni prostor i oprema;

- potreban broj stručnog arhivskog osoblja;
- novčana sredstva za osnivanje i početak rada, kao i sredstva za njegov rad.
Član 42.
Akt o osnivanju Arhiva i drugih arhiva sadrži:
- naziv osnivača;
- naziv i sjedište arhiva;
- djelatnost arhiva;
- iznos sredstava za osnivanje i početak rada i način njihovog obezbjeđivanja;
- prava, obaveze i odgovornosti arhiva u pravnom prometu;
- lice koje će do imenovanja organa rukovođenja predstavljati i zastupati arhiv i njegova ovlaštenja i
odgovornosti;
- rok za donošenje pravila, pravilnika o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji arhiva, imenovanje
organa upravljanja, rukovođenja i nadzora nad radom arhiva;
- druga pitanja od značaja za rad arhiva.
Član 43.
Arhiv i drugi arhivi se upisuju u Registar arhiva, koji vodi Ministarstvo.

Bliži propis o obliku i sadržaju obrazaca i postupku za upis i brisanje iz Registra arhiva donosi
ministar.
Član 44.
Arhiv i drugi arhivi mogu početi sa radom nakon upisa u Registar arhiva.
Provjera uslova, iz člana 41. ovog Zakona vrši Ministarstvo.
Ministarstvo je dužno da u roku od 30 dana od dana prijema zahtjeva izvrši provjeru uslova i o
tome donese rješenje.
Član 45.
Korisnik usluga Arhiva snosi troškove za učinjene usluge.
Upravljanje i rukovođenje Arhivom
Upravni odbor
Član 46.
Organ upravljanja Arhivom je Upravni odbor.
Upravni odbor Arhiva ima predsjednika i četiri člana.
Predsjednika i članove Upravnog odbora Arhiva imenuje i razrješava Vlada Kantona.
Dva člana Upravnog odbora Arhiva imenuje se iz reda zaposlenih u Arhivu.
Predsjednik i članovi Upravnog odbora Arhiva imenuju se na vrijeme od četiri godine i po

isteku ovog vremena mogu biti ponovo imenovani.
Članovi Upravnog odbora Arhiva mogu biti rezriješeni dužnosti i prije isteka mandata, ukoliko
se utvrdi njihova odgovornost za neuspješan li nezakonit rad Arhiva.
Član 47.
Upravni odbor Arhiva:
- donosi pravila Arhiva;

- imenuje i razrješava direktora Arhiva, uz prethodnu saglasnost Vlade Kantona;
- utvrđuje planove rada i razvoja;
- utvrđuje godišnji program rada;
- donosi finansijski plan i usvaja godišnji obračun;
- donosi akto o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji i ostale opće akte;
- usmjerava, kontroliše i ocjenjuje rad direktora;
- odlučuje o progovoru zaposlenih na rješenja kojima je drugi organ, određen pravilima Arhiva, odlučio
o pravu, obavezi i odgovornosti iz radnog odnosa u prvom stepenu;
- podnosi osnivaču, najmanje jedanput godišnje izvještaj o poslovanju Arhiva.
- Upravni odbor donosi odluke većinom glasova svih članova, ako zakonom ili pravilima Arhiva za
odlučivanje o pojedinim pitanjima nije određena druga, kvalificirana većina.
Nadzorni odbor
Član 48.
Nadzorni odbor je organ kontrole poslovanja Arhiva.
Nadzorni odbor ima predsjednika i dva člana.
Predsjednika i članove Nadzornog odbora imenuje i razrješava Vlada Kantona.
Jedan član Nadzornog odbora imenuje se iz reda zaposlenih u Arhivu.
Predsjenik i članovi Nadzornog odbora imenuju se za vrijeme od četiri godine i po isteku ovog
vremena mogu biti ponovo imenovani.
Član 49.
Nadzorni odbor:
- analizira izvještaj o poslovanju Arhiva;

- u obavljanju nadzora nad upotrebom sredstava za rad, pregleda godišnji izvještaj o poslovanju i
godišnji obračun;
- pregleda i provjerava urednost i zakonitost vođenja poslovnih knjiga;
- izvještava osnivača,Upravni odbor Arhiva i direktora o rezultatima nadzora.
Direktor
Član 50.
Organ rukovođenja Arhiva je direktor.
Za direktora Arhiva može biti imenovano lice koje ima visoku stručnu spremu iz oblasti
društvenih nauka, namjanje tri godine rada u arhivskoj struci, položen stručni arhivistički ispit i da se
odlikuje stručnim, radnim i organizacionim sposobnostima.
Direktora Arhiva imenuje i razrješava Upravni odbor uz prethodnu saglasnost Vlade Kantona.
Prethodnu saglasnost za imenovanje direktora Arhiva daje Vlada Kantona na prijedlog ministra.
Direktor Arhiva imenuje se na četiri godine, na osnovu javnog konkursa i po isteku ovog
vremena može biti ponovo imenovan.
Za direktora Arhiva imanovan je kandidat koji je dobio natpolovičnu većinu glasova svih
članova Upravnog odbora.
Ako ni jedan od kandidata ne dobije potrebnu većinu glasova, imenuje se vršilac dužnosti
direktora na period do 6 mjeseci.
Član 51.
Direktor Arhiva:
- zastupa i predstavlja Arhiv;

- organizuje i rukovodi radom i odgovoran je za zakonitost rada Arhiva;
- donosi opće i pojedinačne akte u skladu sa zakonom i pravilima Arhiva;
- predlaže Upravnom odboru mjere za unapređenje rada Arhiva;
- predlaže Upravnom odboru mjere za efikasno i zakonito obavljanje djelatnosti Arhiva;
- predlaže osnove planova rada i razvoja Arhiva;
- predlaže Upravnom odboru unutrašnju organizaciju i sistematizaciju radnih mjesta;
- izvršava odluke Upravnog odbora i Nadzora odbora;
- odlučuje o korištenju sredstava do iznosa utvrđenoga pravilima Arhiva;
- odlučuje o pravima, obavezama i odgovornostima zaposlenika iz radnog odnosa;
- podnosi Upravnom odboru izvještaj o finansijskom poslovanju Arhiva;
- naredbodavac je za izvršenje finansijskog plana;
- obavlja i druge poslove u skladu sa zakonom i pravilima Arhiva.
Za svoj rad i za rezultate rada, direktor Arhiva je odgovoran Upravnom odboru.
Direktor jednom godišnje podnosi Upravnom odboru izvještaj o svom radu.
Član 52.
Direktor Arhiva je dužan da obustavi od izvještaja opći akt koji nije u saglasnosti sa ustavom ili
je u suprotnosti sa zakonom, kao i pojedinačni akt kojim se nanosi šteta Arhivu ili društvenoj zajednici
i da o tome obavijesti Ministarstvo.
Ako Ministarstvo u roku od 30 dana od dana prijema obavještenja ne poduzme odgovarajuće

mjere i o tome ne obavijesti direktora Arhiva, akt koji je obustavio direktor može se izvšiti.
Član 53.
Direktor može biti razriješen dužnosti i prije isteka vremena na koje je imenovan:
- na lični zahtjev;
- ako se utvrdi da je odgovoran za neuspješan ili nezakonit rad Arhiva;
- u drugim slučajevima utvrđenim zakonom i pravilima Arhiva.
Prijedlog za prijevremeno razrješenje direktora, iz razloga iz stava 1. alineja 2. ovog člana,

može dati osnivač, odnosno Vlada Kantona, ministar, predsjednik, odnosno član Upravnog odbora ili
Nadzorni odbor Arhiva.
Postupak razrješenja direktora uređuje se pravilima Arhiva, u skladu sa zakonom
Stručni organ Arhiva
Član 54.
Stručni organ Arhiva je Stručno vijeće.
Stručno vijeće Arhiva raspravlja o svim stručnim pitanjima rada Arhiva, daje mišljenje i
prijedlog u vezi sa organizacijom rada i razvojem arhivske djelatnosti, te obavlja i druge poslove u
skladu sa pravilima Arhiva.
Djelokrug rada, sastav i način imenovanja članova Stručnog vijeća, bliže se uređuje pravilima
Arhiva.
Stručno osoblje
Član 55.
Na arhivskim poslovima u Arhivu i arhivima organa uprave i službama za upravu i drugim

institucijama organizovanim na nivou Kantona i općine može raditi zaposlenik, koji ima odgovarajući
stepen i profil školske spreme, stručni arhivistički ispit ( u daljem tekstu: arhivistički ispit ) i radni staž
predviđen zakonom i pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta.
Poslove u konzervatorskoj i restauratorskoj struci, reprografiji i mikrografiji, te zaštiti

audiovizuelne i filmske arhivske građe, mogu obavljati zaposlenici sa odgovarajućom stručnom
spremom i zvanjima.
Član 56.
Zaposlenici visoke, više i srednje stručne spreme koji rade na arhivskim poslovima polažu
arhivistički ispit.
Zaposlenici visoke, više i srednje stručne spreme arhivistički ispit polažu pred komisijom, koju
imenuje ministar.
Pripravnički staž traje jednu godinu za pripravnike sa visokom i višom stručnom spremom, a
šest mjeseci za pripravnike sa srednjom stručnom spremom.
Pripravnik je obavezan, u roku od šest mjeseci po isteku pripravničkog staža, položiti

arhivisički ispit.
Član 57.
Od obaveze polaganja arhivističkog ispita, oslobođen je zaposlenik koji ima naučno zvanje
magistar ili doktora nauka iz arhivističke oblasti.
Službenici visoke i više i zaposlenici srednje stručne spreme sa položenim stručnim upravnim
ispitom, polažu razliku iz arhivske oblasti u skladu sa odredbama iz člana 58. stav 2. ovog Zakona.
Član 58.
Stručne arhivske poslove obavlja stručno arhivsko osoblje u zvanjima:
1. za zaposlenike visoke stručne spreme: arhivist, viši arhivist i arhivski savjetnik;

2. za zaposlenike više stručne spreme: viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I vrste;
3. za zaposlenike srednje stručne spreme: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant.
Bliži propis o sadržaju i načinu polaganja arhivističkog ispita za pripravnike, odnosno za

zaposlenike visoke, više i srednje stručne spreme i uslovima za sticanje stručnih zvanja, donosi
ministar.
Udruživanje arhivskih radnika
Član 59.
Zaposlenici Arhiva, arhivari i drugi građani sa područja Kantona, koji su zainteresirani za rad
Arhiva i arhivske djelatnosti uopće, mogu se udružiti u strukovno udruženje arhivara Kantona.
Stručni nadzor
Član 60.
Arhiv vrši stručni nadzor nad radom imalaca i stvaralaca registraturskog materijala i arhivske
građe, u skladu sa odredbama ovog Zakona.
Član 61.
O izvršenom stručnom nadzoru, iz člana 60. ovog Zakona, sastavlja se zapisnik.
U zapisnik se unose podaci o utvrđenom stanju registraturskog materijala i arhivske građe,

konstatuju nepravilnosti u radu i utvrđuju rokovi u kojima se te nepravilnosti moraju otkloniti.
Imalac registraturskog materijala i arhivske građe dužan je, u ostavljenom roku, otkloniti
nedostatke, utvrđene zapisnikom.
Jedan primjerak zapisnika, iz stava 1. ovog člana, ostaje kod imaoca kod koga je izvršen
pregled registraturskog materijala, odnosno arhivske građe, a drugi primjerak zadržava Arhiv.
Sredstva za rad Arhiva
Član 62.
Arhiv stiče sredstva za rad iz sredstava osnivača, od naknada za obavljanje intelektualnih
usluga,od naknada za rad od korisnika usluga, iz legata, poklona i zavještanja, donacija pravnih i
fizičkih lica i humanitarnih organizacija i drugih izvora, po uslovima utvrđenim zakonom i aktom o
osnivanju Arhiva.
Član 63.
Na specijalne i privatne arhive primjenjuju se odredbe ovog Zakona i opći propisi o ustanovama
i drugi propisi.
Prestanak rada Arhiva i drugih arhiva
Član 64.
Osnivač može ukinuti Arhiv i drugi arhiv ako ne izvršava poslove radi kojih je osnovan ili ako
ne ispunjava uslove propisane ovim Zakonom.
Član 65.
Organ koji donose akt o ukidanju arhiva, dužan je preduzeti sve potrebne mjere za zaštitu
registraturskoga materijala i arhivske građe, pohranjene u arhivu, kao i građe koja se nalazi kod
imalaca van arhiva.
Član 65.
Organ koji donose akt o ukidanju arhiva, dužan je preduzeti sve potrebne mjere za zaštitu
registraturskoga materijala i arhivske građe, pohranjene u arhivu, kao i građe koja se nalazi kod
imalaca van arhiva.
IV – NADZOR NAD PROVOĐENJEM ZAKONA
Član 66.
Nadzor nad provođenjem ovog Zakona vrši Ministarstvo.
V- KAZNENE ODREDBE
Član 67.
Novčanom kaznom od 3.000,00 KM do 10.000,00 KM kaznit će se za prekršaj pravno lice

imalac registraturskog materijala i arhivske građe, ako postupa suprotno odredbama člana 12. ovog
Zakona.
Za prekršaj iz stava 1. ovog člana kaznit će se i odgovorno lice u pravnom licu novčanom
kaznom od 800,00 KM do 2.000,00 KM.
Član 68.
Novčanom kaznom od 2.000,00 KM do 5.000,00 KM kaznit će se za prekršaj pravno lice ako:

1. proda ili na drugi način otuđi arhivsku građu, koja je vlasništvo Kantona ( član 10.
ovog Zakona );
2. ne osigura mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe, u skladu sa
odredbama člana 15. ovog Zakona;
3. ne preda Arhivu u propisanom roku arhivsku građu ( članovi 18., 72. i 73. ovog
Zakona );
4. bez odobrenja iznese u inostranstvo arhivsku građu, odnosno iznesenu arhivsku građu
u određenom roku ne vrati u zemlju ( član 29. ovog Zakona );
5. ne obavijesti Arhiv o uslovima prodaje arhivske građe ( član 34. ovog Zakona ).
Za prekršaj iz stava 1. ovog člana, kaznit će se i odgovorno lice u pravnom licu novčanom
kaznom od 500,00 KM do 1.500,00 KM.
Član 69.
Novčanom kaznom od 200,00 KM do 2.000,00 KM kaznit će se za prekršaj fizičko lice

( građanin ) imalac registraturskog materijala i arhivske građe, ako postupa suprotno odredbama
članova 10., 12., 15., 20., 29. i 34. ovog Zakona.
Član 70.
Novčanom kaznom od 1.000,00 KM do 3.000,00 KM kaznit će se za prekršaj Arhiv:
- ako preuzme arhivsku građu na način i pod uslovima koji su različiti od uslova
propisanih u članu 18. i članu 19. ovog Zakona;
- ako dopusti korištenje građe prije isteka rokova propisanih u članovima 24. i 25. ovog
Zakona, ako korištenje nije odobreno na osnovu člana 26. ovog Zakona;
- ako izda građu na korištenje, a nisu zadovoljeni uslovi bezbjednosti propisani u članu
27. ovog Zakona;
- ako ne vodi evidencije iz člana 38. ovog Zakona.
Za prekršaje iz stava 1. ovog člana, kaznit će se i odgovorno lice u Arhivu novčanom kaznom
od 200,00 KM do 1.000,00 KM.
Član 71.
Arhiv i imaoci, odnosno stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe dužni su da

usklade svoje opće akte, organizaciju i način rada sa ovim zakonom u roku od 6 mjeseci od dana
Član 72.
Zatečena arhivska građa u Arhivu, vlasništvo je Kantona i smatra se javnom arhivskom građom.
Arhivska i registraturska građa bivših društveno – političkih organizacija, građansko – pravnih
lica i ukinutih ratnih organa, vlasništvo je Kantona i smatra se javnom arhivskom građom.
Pravni sljednici pravnih subjekata iz stava 2. ovog člana, dužni su u roku od godinu dana od
dana stupanja na snagu ovoga Zakona, predati arhivsku građu Arhivu.
Član 73.
Ustanove, privredna društva i druga pravna lica nastala privatizacijom, koja su bila državno,
odnosno društveno vlasništvo, te vjerske zajednice i druga građansko – pravna i fizička lica kao imaoci
arhivske i registraturne građe na području Kantona, dužni su predati Arhivu građu u roku od godinu
dana od dana stupanja na snagu ovog Zakona, osim onog dijela građe, koji im je neophodan za tekuće
poslovanje, odnosno obavljanje djelatnosti, što se utvrđuje posebnim zapisnikom.
Član 74.
U roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog Zakona, Arhiv je dužan preuzeti
arhivsku građu ugašenih ratnih tijala i organa sa područja Kantona, s tim što se ova građa ne odabira
od strane njenih imalaca i stvaralaca.
Član 75.
Zaposlenici koji se nalaze u radnom odnosu na arhivskim poslovima u Arhivu i arhivama

organa uprave i službama za upravu na nivou Kantona i općina, a nemaju položen arhivistički ispit
dužni su ga položiti u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog Zakona.
Član 76.
Podzakonski akti utvrđeni ovim Zakonom bit će doneseni u roku od šest mjeseci od dana
stupanja na snagu ovog Zakona.
Član 77.
Ovaj Zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama
Tuzlanskog kantona“.
4. Zapadnohercegovačka županija
ZAKON
O ARHIVSKOJ GRAĐI 1
I OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim Zakonom uređuje se: evidencija, čuvanje, zaštita i sređivanje registraturskog materijala i
arhivske građe, kao i prikupljanje, istraživanje, stručna i znanstvena obrada, objava i davanje na
korištenje arhivske građe iz djelokruga organa vlasti i drugih institucija županije Zapadnohercegovačke
( u daljem tekstu:Županija), a predviđenih ovim zakonom.
Članak 2.
Registraturski materijal kao izvor za arhivsku građu obuhvata izvorni i reproducirani ( pisani,
crtani, tiskani, fotografski, filmski, fonografski ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal,
nastao u radu Skupštine županije Zapadnohercegovačke ( u daljem tekstu: Skupština Županije), župana
županije (u daljnjem tekstu: župan) Vlade županije Zapadnohercegovačke ( u daljem tekstu: Vlada
Županije ), županijskih ministarstava, županijskih tijela uprave i županijskih upravnih organizacija,
odnosno drugih županijskih institucija, kao i udruga građana i drugih pravnih i fizičkih lica, koje su
organizirane na razini Županije ( u daljem tekstu: imatelji registraturskog materijala ), dok se iz njega
ne odabere arhivska građa.
Članak 3.
Arhivska građa obuhvaća izvorni i reproducirani ( pisani, crtani, tiskani, fotografski, filmski,
fonografski ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal, od značenja za kulturu , znanost,
obrazovanje i druge društvene potrebe, koji je nastao u radu imatelja registraturskog materijala.
Članak 4.
Arhivska građa je dobro, kulturno –povijesnog naslijeđa i kao takva uživa posebnu zaštitu pod
uvjetima i na način utvrđen ovim Zakonom i propisom o zaštiti i korištenju kulturno – povijesnog i
prirodnog naslijeđa.
Posebnu zaštitu uživa i registraturski materijal iz koje se odabire arhivska građa pod uvjetima i
na način utvrđen ovim zakonom.
Članak 5.
Arhivska građa dostupna je javnosti pod uvjetima utvrđenim ovim zakonom.
Članak 6.
11
Zakon objavljen u „Narodne novine Županije zapadnohercegovačke“ broj 18/99
Zaštita arhivske građe je od posebne važnosti za Županiju.
Arhivska građa i registraturski materijal zaštićeni su bez obzira u čijem su vlasništvu ili
posjedu, odnosno kod koga se nalaze.
Zaštita arhivske građa i registraturskog materijala provodi se na način utvrđen ovim zakonom i
drugim propisima koji uređuju tu materiju.
Članak 7.
Registraturski materijal i arhivska građa nastala u radu jednog od imatelja čine jednu cjelinu, i
po pravilu, ne mogu se dijeliti.
Iznimno, registraturski materijal i arhivska građa mogu se dijeliti ili spajati zbog promjena u
unutarnjoj organizaciji imatelja, odnosno izdvajanja jednog ili više organizacijskih dijelova imatelja u
samostalne imatelje.
Tijelo koje donosi odluku o podjeli ili spajanju registraturskog materijala ili arhivske građe,
dužno je utvrditi imatelja spojenog ili odvojenog materijala.
Članak 8.
Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu imatelja iz članka 2. ovog zakona,
vlasništvo je Županije.
Registraturski materijal i arhivska građa u vlasništvu Županije ne mogu se otuđiti.
Članak 9.
Arhivska građa nastala djelovanjem privatnih, pravnih i fizičkih osoba njihovo je vlasništvo,
ako nije nastala u obavljanju javnih ovlasti ili javne službe.
Članak 10.
Odredbe ovog Zakona se odnose i na registraturski materijal i arhivsku građu iz nadležnih tijela
vlasti i drugih institucija iz nadležnosti općine i grada, kao i udruga građana i drugih pravnih osoba
koje se osnivaju na razini općine i grada.
II. ZAŠTITA REGISTRATURSKOG MATERIJALA

I ARHIVSKE GRAĐE
Članak 11.
Imatelji registraturskog materijala:
1. čuvaju registraturski materijal od oštećenja, uništenja i nestajanja, dok se iz njega

ne odabere arhivska građa;
2. vode evidenciju o predmetima i aktima;
3. čuvaju registraturski materijal u sređenom stanju;
4. omogućavaju Arhivu županije Zapadnohercegovačke (u daljem tekstu Arhiv Županije) provjeru
čuvanja i sređenosti registraturskog materijala;
5. utvrđuju Listu kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja (u daljem tekstu Lista
kategorija) na koju suglasnost daje Arhiv Županije;
6. obavljaju godišnji odabir arhivske građe iz registraturskog materijala prema Listi kategorija uz
odobrenje Arhiva Županije;
7. vode arhivsku knjigu i njen prepis dostavljaju Arhivu Županije;
8. dostavljaju Arhivu Županije potrebne podatke za evidencije koje vode.
Članak 12.
Imatelji registraturskog materijala mogu nakon odabiranja arhivske građe, preostali nevrijedni
registraturski materijal predati poduzeću za otkup papira samo na temelju rješenja Arhiva Županije.
Arhiv Županije donosi rješenje iz stava 1. ovog članka u roku od 30 dana od dana podnošenja
zahtjeva.
Poduzeće za otkup papira ne smije preuzeti registraturski materijal bez rješenja Arhiva
Županije.
Članak 13.
Bliži propis o odabiranju arhivske građe iz registraturskog materijala donosi Vlada Županije na
prijedlog Arhiva Županije.
Članak 14.
Imatelji arhivske građe:
1. sređuju, čuvaju i održavaju arhivsku građu u sigurnom stanju;

2. prijavljuju arhivsku građu Arhivu Županije i dostavljaju podatke za evidenciju;
3. omogućavaju korištenje arhivske građe u smislu odredaba ovog zakona, prema
uvjetima koji su zajednički utvrđeni između imatelja i Arhiva Županije:
4. omogućavaju Arhivu Županije provjeru čuvanja i sređenosti arhivske građe;
5. planiraju i provode mjere zaštite arhivske građe;
6. omogućavaju Arhivu Županije kopiranje arhivske građe.
Članak 15.
Arhivska građa evidentira se prema jedinstvenoj metodologiji, koju utvrđuje Arhiv Županije.
Stručna obrada arhivske građe obavlja se primjenom jedinstvenog načina obrade koji utvrđuje
Arhiv Županije.
Članak 16.
Imatelji registraturskog materijala i arhivske građe dužni su osigurati odgovarajući prostor,

osoblje i druge mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe, posebno za vrijeme rata,
neposredne ratne opasnosti ili izvanrednih prilika.
Bliži propis o mjerama zaštite iz stavka 1. ovog članka i o uvjetima i rokovima čuvanja
registraturskog materijala i arhivske građe, donosi Vlada Županije na prijedlog Arhiva Županije.
Članak 17.
U slučaju prestanka rada imatelja registraturskog materijala i arhivske građe, tijelo koje je
donijelo akt o njegovom prestanku dužno je u roku od 60 dana od dana prestanka rada stvaratelj i
imatelja njihov registraturski materijal i arhivsku građu predati Arhivu Županije u sređenom stanju
Članak 18.
Arhivska građa predaje se Arhivu Županije popisana i u sređenom stanju.
Prigodom predaje arhivske građe stvaratelji i imatelji su dužni dati Arhivu Županije pismeno
mišljenje o načinu i uvjetima njezina korištenja.
Članak 19.
Arhivska građa u vlasništvu Županije nastala u radu imatelja iz članka 2. ovog zakona, predaje
se Arhivu Županije najkasnije po isteku 30 godina od njezina nastanka.
Rok iz stavka 1. ovog članka može se skratiti ili produžiti u sporazumu između i stvaratelja i
imatelja i Arhiva Županije.
Imatelji su dužni, i poslije isteka roka iz stavka 1. ovog članka čuvati arhivsku građu dok je ne
preuzme Arhiv Županije.
Članak 20.
Bliži propis o načinu primopredaje arhivske građe donosi Vlada Županije na prijedlog Arhiva
Županije.
Članak 21.
Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu ministarstva unutarnjih poslova Županije
čuvaju se kod njega do roka koji ono odredi.
Tijelo iz stavka 1 ovog članka dužan je svojim aktom odrediti uvjete i način korištenja arhivske
građe.
Imatelji registraturskog materijala i arhivske građe iz stavka 1. ovog članka dužni su

primjenjivati sve obveze utvrđene člankom 11. i 12. ovog zakona.
Članak 22.
Arhivska građa može se koristiti za javne, znanstvene i druge društvene potrebe, po proteku
roka koji utvrde stvaratelji i imatelji arhivske građe, s tim da taj rok ne bude dulji od 30 godina od dana
njezina nastanka.
Iznimno, imatelj arhivske građe, odnosno Arhiv Županije može, uz suglasnost Vlade Županije,
odrediti rok dulji od roka iz stavka 1. ovog članka, za korištenje pojedine arhivske građe s tim da taj
rok ne može biti dulii od 50 godina od dana nastanka arhivske građe.
Članak 23.
Arhivsku građu mogu koristiti, bez ograničenja imatelji čijim je radom ona nastala, u svrhe radi
kojih je nastala, odnosno kojima je služila.
Članak 24.
Na korištenje arhivske građe u privatnom vlasništvu primjenjuju se odredbe ovog zakona o

korištenju arhivske građe u vlasništvu Županije, ako Zakonom ili drugim propisom nije drukčije
određeno ili ako drukčije nije uređeno ugovorom, odnosno ispravom o predaji građe Arhivu Županije.
Članak 25.
Arhivska građa u Arhivu Županije može se proučavati, istraživati i mikrofilmirati uz odobrenje

Arhiva Županije, izuzev za vlasnike arhivske građe koja nije vlasništvo Županije.
Bliže uvjete i način korištenja arhivske građe utvrđuje Arhiv Županije.
Članak 26.
Imatelji arhivske građe u privatnom vlasništvu dužni su je prijaviti Arhivu Županije i dostaviti
sve potrebne podatke za evidenciju.
Za potrebe znanstvene i stručne obrade Arhiv Županije može građu iz stavka 1 ovog članka
snimati i poduzeti mjere zaštite.
Članak 27.
Imatelji arhivske građe iz člana 26. ovog zakona dužni su u slučaju prodaje arhivske građe,
prodaju prvo ponuditi Arhivu Županije koji ima pravo prvokupnje i obavijestiti je li prihvaća ponudu.
Arhiv Županije je dužan u roku od 30 dana od dana prijema ponude obavjestiti ponuđaču je li
prihvaća ponudu.
Članak 28.
Ako Arhiv Županije obavijesti ponuđača da se ne želi koristi pravom prvokupnje, odnosno ako
se Arhiv Županije do isteka roka iz članka 27. ovog zakona ne izjasni da prihvaća ponudu, ponuđač
može arhivsku građu prodati drugome kupcu, ali ne po nižoj cijeni i pod povoljnijim uvjetima od onih
koji su navedeni u ponudi za Arhivu Županije.
Članak 29.
Za iznošenje arhivske građe u inozemstvo radi izlaganja, ekspertize i slično, odobrenje daje
Vlada Županije po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Županije. U dozvoli se određuje rok u
kome se arhivska građa mora vratiti u zemlju.
Članak 30.
Arhiv Županije može obaviti razmjenu arhivske građe s drugim arhivima u svrhu sustavnog
popunjavanja svojih fondova i zbirki.
Razmjena arhivske građe s inozemstvom može se obaviti samo uz odobrenje Vlade Županije.
Članak 31.
Arhivska građa i registraturski materijal čuvaju se po načelima suvremene znanosti, tehnike

čuvanja arhivske građe i provedbe mjera njezine zaštite.
III –ARHIV ŽUPANIJE
Članak 32.
Županijski arhiv obavlja sljedeće poslove:
1. obavlja izravni nadzor u arhiviranju, čuvanja, zaštiti i stručnom održavanju registraturskog materijala
i arhivske građe, koja se nalazi kod imatelja iz članka 2. ovog zakona;
2. obavlja nadzor prigodom odabira arhivske građe iz registraturskog materijala;
3. nalaže imatelju da u određenom trenutku poduzme mjere za otklanjanje
utvrđenih nedostataka i oštećenja na registraturskom materijalu i arhivskoj građi;
4. evidentira imatelje i njihov registraturski materijal i arhivsku građu;
5. preuzima arhivsku građu od imatelja iz članka 2. ovog zakona, kao i drugih imatelja arhivske građe
od posebnog značenja za Županiju;
6. vodi evidenciju arhivske građe iz svojih fondova i zbirki;
7. vodi knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke;
8. poduzima tehničke i tehnološke mjere zaštite arhivske građe ( mikrofilmiranje,
konzerviranje, obnavljanje i dr. );
9. obavlja stručnu i znanstvenu obradu arhivske građe;
10. izrađuje metodske upute, standarde i normative za arhivsku djelatnost;
11. prati i proučava razvoj arhivske djelatnosti u Županiji;
12. osigurava uvjete za korištenje arhivske građe,
13. izrađuje znanstveno– informacijska sredstva o arhivskoj građi;
14. obavlja istraživanja u svrhu kompletiranja arhivske građe;
15. objavljuje arhivsku građu i druge publikacije, a po potrebi izdaje i stručne časopise;
16. organizira predavanja, izložbe i druge pogodne oblike kulturno – obrazovne i znanstvene
djelatnosti;
17. obavlja stručno usavršavanje službenika arhivske službe i stručno osposobljavanje imatelja
registraturskog materijala i arhivske građe;
18. obavlja poslove međunarodne arhivske suradnje ;
19. na zahtjev zainteresiranih pravnih i fizičkih osoba izdaje uvjerenja, potvrde, ovjerene prijepise,
preslike i druge službene isprave o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj građi koju čuva;
20. organizira i usklađuje razmjenu iskustava i suradnju između županijskih arhiva
21. obavlja i druge poslove utvrđene Zakonom.
Cjenik usluga za izdavanje pismena iz točke 19. ovog članka utvrđuje Vlada Županije na
prijedlog ravnatelja Arhiva Županije.
Članak 33.
Arhiv Županije obavlja nadzor nad radom imatelja iz članka 2 ovog zakona u pogledu
obavljanja poslova iz članka 11., 12., 14., 15., 16., 17., 18., 19., 21. i 39 ovog zakona.
Članak 34.
O obavljenom nadzoru iz članka 33. ovog zakona sastavlja se zapisnik.
U zapisnik se unose podaci o nađenom stanju registraturskog materijala i arhivske građe,

konstatiraju nepravilnosti i utvrđuju rokovi u kojima se te nepravilnosti moraju otkloniti.
Imatelji registraturskog materijala i arhivske građe dužni su u utvrđenom roku otkloniti

nedostatke utvrđene zapisnikom.
Jedan primjerak zapisnika iz stavka 1. ovog članka ostaje kod imatelja kod koga je obavljen
pregled registraturskog materijala, odnosno arhivske građe, a drugi primjerak zadržava Arhiv.
Članak 35.
Arhiv Županije pribavlja arhivsku građu:
1. preuzimanjem od imatelja arhivske građe

2. kupovinom i razmjenom
3. dobivanjem na poklon ili oporukom
Arhiv Županije može preuzimati arhivsku građu od bilo kojeg imatelja.
Članak 36.
Arhiv Županije prikuplja arhivsku građu od posebnog interesa za Županiju.
Članak 37.
Na arhivskim poslovima u Arhivu Županije i u arhivima tijela uprave i upravnih organizacija te

službama za za upravu i drugim institucijama organiziranim na razini Županije može raditi službenik
koji ima odgovarajući stupanj i vrstu školske spreme, stručni arhivistički ispit ( u daljnjem tekstu:
arhivistički ispit ) i radni staž predviđen Zakonom i drugim propisima.
Službenici i pripravnici s visoke, više i srednje školske spreme, koji rade na arhivskim
poslovima, arhivistički ispit polažu pred povjerenstvom koje imenuje ravnatelj Arhiva Županije.
Arhivistički ispit položen pred povjerenstvom iz stavka 2. ovog članka važi na teritoriji
Županije.
Članak 38.
Vlada Županije propisuje uvjete i način polaganja arhivističkog ispita za službenike i

pripravnike visoke, više i srednje školske spreme, članka 37. stavka 2. ovog zakona, na prijedlog
ravnatelja Arhiva Županije.
Program arhivističkog ispita pred komisijom koju imenuje ravnatelja Arhiva Županije utvrđuje
ravnatelj Arhiva Županije.
Članak 39.
Za svako radno mjesto iz osnovne djelatnosti Arhiva Županije određuju se stručna zvanja.
Stručna zvanja su:
1. za službenike visoke školske spreme: arhivist, viši arhivist i arhivski savjetnik;

3. za službenike srednje stručne spreme: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant.
Stručna zvanja za službenike iz stavka 2. ovog članka stječu se pred komisijom koju imenuje
ravnatelj Arhiva Županije.
Članak 40.
Imatelji iz članka 2. ovog zakona organizirani na razini Županije koji se bave stvaranjem,
prikupljanjem i proučavanjem arhivske građe mogu formirati specijalizirana arhivske odjeljenja ( u
daljnjem tekstu: specijalizirana odjeljanja) ako je to od posebnog značenja za obavljanje njhovih
zadataka.
O osnivanju specijaliziranih odjeljenja iz stavka 1. ovog člana odlučuje Vlada Županije uz

pribavljeno mišljenje Arhiva Županije.
Stručni nadzor nad radom specijaliziranih odjeljenja iz stavka 1. ovog člana obavlja Arhiv
Županije.
Evidentiranje i stručna obrada arhivske građe u specijaliziranim odjeljenjima iz stavka 1. ovog
članka obavlja se sukladno članku 15. ovog zakona.
Članak 41.
Arhiv Županije u obavljanju svoje djelatnosti surađuje s arhivima opđine i grada te drugim
institucijama koje se bave istim ili sličnim poslovima u zemlji i inozemstvu, kao i odgovarajućim
domaćim i međunarodnim stručnim udrugama radi unapređenja svoje djelatnosti, znanstvenog rada i
korištenja arhivske građe.
Članak 42.
Arhivske poslove u županijskim tijelima uprave i upravnim organizacijama, odnosno u

općinskim i gradskim službama za upravu, koji se odnose na arhiviranje predmeta i akata iz njihove
nadležnosti, vođenje i korištenje arhivske knjige, uvjete i rokove čuvanja registraturskog materijala i
arhivske građe, odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala, kao i način primopredaje
arhivske građe između nadležnog arhiva i županijskih tijela uprave, upravnih organizacija, te službi za
upravu, sukladno ovom zakonu, uređuje ministarstvo pravosuđa i uprave Županije u suradnji s
Arhivom Županije.
IV. NADZOR NAD PROVOĐENJEM ZAKONA
Članak 43.
Nadzor nad provedbom ovog zakona obavlja ministarstvo pravosuđa i uprave Županije, a
nadzor nad stručnim poslovima obavlja Arhiv Županije.
V. KAZNENE ODREDBE
Članak 44.
Novčanom kaznom u iznosu od 800 KM kaznit će se za prekršaj odgovorna osoba imatelja

registraturskog materijala i arhivske građe:
1. ako ne čuva registraturski materijal i arhivsku građu od oštećenja, uništenja i nestajanja (članak 11.
točka 1. i članak 14. točka 1.);
2. ako ne čuva registraturski materijal i arhivsku građu u sređenom stanju (članak 11. točka 3.);
3. ako ne vodi evidenciju i ne sređuje registraturski materijal i arhivsku građu (članak 11. točka 2.);
4. ako ne omogući Arhivu Županije provjeru čuvanja i sređenosti arhivske građe i registraturskog
materijala (članak 11. točka 4. i članak 14. točka 4.);
5. ako ne utvrdi Listu kategorija ili ne pribavi suglasnost Arhiva Županije (članak 11. točka 5.);
6. ako ne obavlja godišnji odabir arhivske građe iz registraturskog materijala ili ne pribavi odobrenje
Arhiva Županije (članak 11. točka 6.);
7. ako ne vodi arhivsku knjigu ili ne dostavi njen prepis Arhivu Županije (članak 11. točka 7.);
8. ako ne osigura odgovarajući prostor, opremu, kadar i druge mjere zaštite registraturskog materijala i
arhivske građe, posebno za vrijeme ratnog ili izvanrednog stanja (članak 16. stavak 1.);
9. ako proda ili na drugi način otuđi arhivsku građu koja je u vlasništvu Županije (članak 8. stavak 2.);
10. ako ne obavijesti Arhiv Županije o uvjetima prodaje arhivske građe (član 27. stavak 1.);
11. ako bez odobrenja iznese u inozemstvo arhivsku građu, odnosno u određenom roku tu građu ne
vrati u zemlju (članak 29.);
12. ako Arhivu Županije ne preda u propisanom roku građu (članak 19. stavak 1.).
Članak 45.
Za radnje iz članka 44. ovog zakona kaznit će se za prekršaj pravna osoba- imatelj
registraturskog materijala i arhivske građe, novčanom kaznom u iznosu od 3.000 KM do 10.000 KM.
Za radnje iz članka 44. ovog Zakona kaznit će se i odgovorna osoba u pravnoj osobi novčanom
kaznom u iznosu od 100 do 1.000 KM.
Članak 46.
Novčanom kaznom od 100 do 1.000 KM kaznit će se za prekršaj fizičke osobe (građani) za

povredu članka 26., 27., i 28 ovog zakona.
Članak 47.
Vlada Županije na prijedlog Arhiva Županije donijet će u roku tri mjeseca od dana stupanja na
snagu ovog zakona, propise iz članka 13., 16., 20. i 38 ovog zakona.
Ravnatelj Arhiva Županije dužan je donijeti propise iz članka 25. stavka 2. i članka 38. stavka
2. ovog zakona, u roku tri mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona.
Članak 48.
Ovaj zakon stupa na snagu danom objave u „Narodnim novinama Županije

Zapadnohercegovačke“.
5. Srednjobosanski kanton
ZAKON1
11
Zakon objavljen „Sl. novine Srednjobosanski kanton“ broj 10/01
O ARHIVSKOJ DJELATNOSTI
U SREDNJOBOSANSKOM KANTONU
I - OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovim zakonom uređuje se: evidentiranje, čuvanje, zaštita i sređivanje registraturnog materijala i
arhivske građe, te prikupljanje, istraživanje, stručna i naučna obrada, objavljivanje i davanje na
korištenje arhivske građe iz djelokruga organa vlasti i drugih institucija Srednjobosanskog kantona ( u
daljem tekstu: Kanton ), odnosno iz nadležnosti organa vlasti općine i grada, kao i udruženja građana i
drugih pravnih lica koja se osnivaju na nivou općine i grada, a predviđenih ovim zakonom.
Član 2.
Registraturni materijal kao izvor za arhivsku građu obuhvata izvorni i reproducirani ( pisani,
crtani, štampani, fotografisani, filmovani, fonografisani ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni
materijal, nastao u radu Skupštine Srednjobosanskog kantona ( u daljem tekstu: Skupština).
Predsjednika Kantona, zamjenika predsjednika Kantona, Vlade Srednjobosanskog kantona ( u daljem
tekstu: Vlade ), kantonalnih organa uprave i kantonalnih upravnih ustanova, odnosno drugih
kantonalnih institucija, kao i udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica, koja su organizirana na
nivou Kantona ( u daljem tekstu: imaoci registraturnog materijala ), odnosno iz nadležnosti organa
vlasti općine i grada-općinskog i gradskog vijeća, načelnika i gradonačelnika, općinskih i gradskih
službi, kao i udruženja građana i drugih pravnih lica koja se osnivaju na nivou općine i grada (u
daljnjem tekstu: imaoci registraturnog materijala), dok se iz njega ne odabere arhivska građa.
Član 3.
Arhivska građa obuhvaća izvorni i reproducirani ( pisani, crtani, štampani, fotografirani,

filmovani, fonografirani ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal, važan za funkcioniranje
uprave u Kantonu, odnosno općini i gradu, za historiju, kulturu , nauku, obrazovanje i druge društvene
potrebe, koji je nastao u radu imaoca registraturnog materijala.
Član 4.
Arhivska građa je dobro, kulturno – historijsko nasljeđe i kao takva uživa posebnu zaštitu uz
uvjete i na način utvrđen ovim zakonom i propisima o zaštiti i korištenju kulturno – historijskog i
prirodnog nasljeđa i drugim obavezujućim propisima na nivou Bosne i Hercegovine
Posebnu zaštitu uživa i registraturni materijal iz koje se odabire arhivska građa uz uvjete i na
način utvrđen ovim zakonom.
Član 5.
Arhivska građa dostupna je javnosti uz uvjete utvrđenim ovim zakonom.
Član 6.
Zaštita arhivske građe je od posebne važnosti za Kanton.
Arhivska građa i registraturni materijal zaštićeni su bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili
posjedu, odnosno kod koga se nalazi.
Zaštita arhivske građa i registraturnog materijala provodi se na način uređen ovim zakonom i
drugim propisima koji reguliraju tu materiju.
Član 7.
Registraturni materijal i arhivska građa nastala u radu jednog od imalaca čine jednu cjelinu i, u
pravilu, ne mogu se dijeliti.
Izuzetno, registraturni materijal i arhivska građa mogu se dijeliti ili spajati zbog promjena u
unutrašnjoj organizaciji imalaca, odnosno izdvajanja jednog ili više organizacijskih dijelova imaoca u
samostalne imaoce
Organ koji donosi odluku o podjeli ili spajanju registraturnog materijala ili arhivske građe,
dužan je utvrditi imaoca registraturne i arhivske građe, spojenog ili odvojenog materijala.
Član 8.
Registraturni materijal i arhivska građa nastali u radu imaoca iz člana 2 ovog zakona, vlasništvo
je Kantona, odnosno općine ili grada.
Registraturni materijal i arhivska građa u vlasništvu Kantona, odnosno općine ili grada ne može
se otuđiti.
Član 9.
Arhivska građa nastala radom privatnih, pravnih i fizičkih lica iz člana 2. ovog zakona, njihovo
je vlasništvo, ukoliko je nastala u obavljanju javnih ovlaštenja ili javne službe, ali podliježe stručnom
nadzoru Kantonalnog arhiva.
II - ZAŠTITA REGISTRATURNOG MATERIJALA

I ARHIVSKE GRAĐE
Član 10.
Imaoci registraturnog materijala:
1. čuvaju registraturni materijal od oštećenja, uništenja i nestajanja, dok se iz njega

ne odabere arhivska građa,
2. vode evidenciju o predmetima i aktima
3. čuvaju registraturni materijal u sređenom stanju
4. omogućavaju Kantonalnom arhivu provjeru čuvanja i sređenosti registraturnog materijala
5. utvrđuju listu kategorija registraturnog materijala s rokovima čuvanja, na koju saglasnost daje
Kantonalni arhiv
6. obavljaju godišnji odabir arhivske građe iz registraturnog materijala prema listi kategorija uz
odobrenje Kantonalnog arhiva
7. vode arhivsku knjigu i njen prepis dostavljaju Kantonalnom arhivu
8. dostavljaju Kantonalnom arhivu potrebne podatke za evidenciju koju vode.
Član 11.
Imalac registraturnog materijala može, nakon odabiranja arhivske građe, preostali bezvrijedni
registraturni materijal predati preduzeću za otkup papira ili ga uništiti, samo na osnovu rješenja
Kantonalnog arhiva.
Kantonalni arhiv donosi rješenje iz stava 1 ovog člana u roku od 30 dana od dana podnošenja
zahtjeva.
Preduzeće za otkup papira ne smije preuzeti registraturni materijal bez rješenja Kantonalnog
arhiva.
Član 12.
Bliži propis o odabiranju arhivske građe iz registraturnog materijala nastalog u radu udruženja
građana i drugih pravnih i fizičkih lica na području Kantona, odnosno općine, donosi Vlada na
prijedlog Kantonalnog arhiva
Član 13.
Imaoci arhivske građe:
1. sređuju, čuvaju i održavaju arhivsku građu u sigurnom stanju

2. prijavljuju arhivsku građu Kantonalnom arhivu i dostavljaju podatke za evidentiranje
3. omogućuju korištenje arhivske građe u smislu odredaba ovog zakona, prema
uvjetima koji su zajednički utvrđeni između imaoca i Kantonalnog arhiva
4. omogućuju Kantonalnom arhivu provjeru čuvanja i sređenosti arhivske građe
5. planiraju i provode mjere zaštite arhivske građe
6. omogućuju Kantonalnom arhivu kopiranje arhivske građe
Član 14.
Arhivska građa evidentira se prema jedinstvenoj metodologiji koju utvrđuje Kantonalni arhiv.
Stručna obrada arhivske građe obavlja se primjenom jedinstvenog načina obrade koji utvrđuje
Kantonalni arhiv.
Član 15.
Imaoci registraturnog materijala i arhivske građe dužni su osigurati odgovarajući prostor,

opremu, kadar i druge mjere zaštite registraturnog materijala i arhivske građe, posebno za vrijeme ratne
opasnosti ili vanrednih prilika.
Bliže propise o mjerama iz stava 1 ovog člana, te o uvjetima i rokovima čuvanja registraturnog
materijala i arhivske građe za registraturni materijal i arhivsku građu nastalu u radu udruženja građana i
drugih pravnih i fizičkih lica na području Kantona, donosi Vlada na prijedlog Kantonalnog arhiva.
Član 16.
U slučaju prestanka rada imaoca registraturnog materijala i arhivske građe, organ koji je donio
akt o njegovom prestanku dužan je u roku od 60 dana od dana prestanka imaoca njegov registraturni
materijal i arhivsku građu, u sređenom stanju, predati Kantonalnom arhivu.
Član 17.
Arhivska građa predaje se Kantonalnom arhivu popisana i u sređenom stanju.
Prilikom predaje arhivske građe imalac registraturnog materijala dužan je dati Kantonalnom
arhivu napismeno mišljenje o načinu i uvjetima njezina korištenja.
Član 18.
Arhivska građa u vlasništvu Kantona nastala u radu imaoca iz člana 2 ovog zakona, predaje se
Kantonalnom arhivu najkasnije nakon isteka 30 godina od njezina nastanka.
Rok iz stava 1 ovog člana može se skratiti ili produljiti u sporazumu između imaoca i
Kantonalnog arhiva.
Imaoci su dužni, i poslije isteka roka iz stava 1 ovog člana, čuvati arhivsku građu dok je ne
preuzme Kantonalni arhiv.
Član 19.
Bliži propis o načinu primopredaje arhivske građe nastale u radu udruženja građana i drugih pravnih i
fizičkih lica na području Kantona, donosi Vlada na prijedlog Kantonalnog arhiva.
Član 20.
Registraturni materijal i arhivska građa nastali u radu kantonalnog Ministarstva unutrašnjih

poslova, čuva se kod njih do roka koji oni odrede.
Organ iz stava 1 ovog člana dužan je svojim aktom odrediti uvjete i način korištenja arhivske
građe.
Imaoci registraturnog materijala i arhivske građe iz stava 1 ovog člana dužni su izvršavati sve
obaveze utvrđene članovima 10 i 11 ovog zakona.
Član 21.
Arhivska građa može se koristiti za javne, naučne i druge društvene potrebe, nakon proteka roka
koji utvrdi imalac arhivske građe, s tim da taj rok ne bude dulji od 30 godina od dana njezina nastanka.
Izuzetno, imalac arhivske građe, odnosno Kantonalni arhiv može, uz saglasnost Vlade, odrediti
rok dulji od roka iz stava 1. ovog člana za korištenje pojedine arhivske građe, s tim da taj rok ne može
biti duži od 50 godina, od dana nastanka arhivske građe.
Član 22.
Arhivskom građom mogu se koristiti, bez ograničenja imaoci čijim je radom ona nastala, u
svrhe radi kojih je nastala, odnosno kojima je služila.
Član 23.
Na korištenje arhivske građe u privatnom vlasništvu primjenjuju se odredbe ovog zakona o

korištenju arhivske građe u vlasništvu Kantona, ako zakonom ili drugim propisom nije drugačije
određeno ili ako drugačije nije uređeno ugovorom, odnosno ispravom o predaji građe Kantonalnom
arhivu.
Član 24.
Arhivska građa u Kantonalnom arhivu može se proučavati, istraživati i mikrofilmovati uz

odobrenje Kantonalnog arhiva, osim arhivske građe koja nije vlasništvo Kantona.
Bliže uvjete i način korištenja arhivske građe utvrđuje Kantonalni arhiv.
Član 25.
Imaoci arhivske građe u privatnom vlasništvu dužni su je prijaviti Kantonalnom arhivu i

dostaviti sve potrebne podatke za evidencije, ili drugoj nadležnoj arhivskoj ili srodnoj instituciji.
Za potrebe naučne i stručne obrade, Kantonalni arhiv može građu iz iz stava 1 ovog člana
snimati i poduzimati zaštitne mjere.
Član 26.
Imaoci arhivske građe iz člana 25 ovog zakona dužni su, u slučaju prodaje arhivske građe,
ponuditi prvo Kantonalni arhiv, koji ima pravo prvokupnje, i obavijestiti ga o uvjetima prodaje.
Kantonalni arhiv je dužan u roku od 30 dana od dana prijema ponude obavjestiti ponuđača
prihvaća li ponudu.
Član 27.
Ako Kantonalni arhiv obavjesti ponuđača da ne želi koristiti svoje pravo prvokupnje, odnosno
ako se Kantonalni arhiv do isteka roka iz člana 26 ovog zakona ne izjasni da prihvaća ponudu, ponuđač
može prodati arhivsku građu drugome kupcu, ali ne po nižoj cijeni i uz povoljnije uvjete od onih koji
su navedeni u ponudi Kantonalnom arhivu
Član 28.
Za iznošenje arhivske građe u inozemstvo radi izlaganja, ekspertize i slično, odobrenje daje
Vlada, nakon prethodno pribavljenog mišljenja Kantonalnog arhiva. U odobrenju se određuje rok,
način i drugi uvjeti uz koje se arhivska građa iznosi i vraća i o tome se izvještava nadležni organ, koji
je odobrio iznošenje.
Član 29.
Kantonalni arhiv može vršiti razmjenjivati arhivsku građu s drugim arhivima radi
sistematiziranja i popunjavanja svojih zbirki i fondova.
Razmjena arhivske građe s inozemstvom može se obavljati samo uz odobrenje Vlade.
Član 30.
Arhivska građa i registraturni materijal čuvaju se prema načelima savremene nauke, tehnike
čuvanja arhivske građe i provođenja mjera njene zaštite.
III –KANTONALNI ARHIV
Član 31.
Kantonalni arhiv;
1. neposredno nadzire obavljanje poslova arhiviranja, čuvanja, zaštite i stručnog

održavanja registraturnog materijala i arhivske građe, koja se nalazi kod imaoca iz
člana 2. ovog zakona,
2. nadzire odabiranje arhivske građe iz registraturnog materijala
3. nalaže imaocu da u određenom trenutku poduzme mjere za otklanjanje
utvrđenih nedostataka i oštećenja na registraturnom materijalu i arhivskoj građi,
4. evidentira imaoce, njihov registraturni materijal i arhivsku građu,
5. preuzima arhivsku građu od imaoca iz člana 2. ovog zakona i drugih imalaca arhivske građe od
posebne važnosti za Kanton
6. vodi evidenciju arhivske građe iz svojih fondova i zbirki,
7. vodi knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke,
8. preduzima tehničke i tehnološke mjere zaštite arhivske građe ( mikrofilmovanje,
konzerviranje, restauriranje i dr. ).
9. stručno i naučno obrađuje arhivsku građu
10. izrađuje metodske upute, standarde i normative za arhivsku djelatnost,
11. prati i proučava razvoj arhivske djelatnosti u Kantonu, Federaciji Bosne i Hercegovine i Bosne i
Hercegovine
12. osigurava uvjete za korištenje arhivske građe,
13. izrađuje naučno – informativna sredstva o arhivskoj građi,
14. istražuje radi kompletiranja arhivske građe,
15. objavljuje arhivsku građu i druge publikacije, a po potrebi izdaje i stručne časopise
16. priređuje predavanja, izložbe i druge pogodne oblike kulturno – obrazovne i naučne djelatnosti
17. stručno obrazuje i usavršava službenike arhivske službe te stručno osposobljava imaoce
registraturnog materijala i arhivske građe
18. obavlja poslove saradnje sa odgovarajućim organima, institucijama na području Federacije
Bosne i Hercegovine, kao i poslove međunarodne arhivske saradnje
19. na zahtjev zainteresiranih pravnih i fizičkih lica izdaje uvjerenja, potvrde,
ovjerene prepise, fotokopije i druge zvanične isprave, o činjenicama koje su
sadržane u arhivskoj građi koju čuva
20. organizira i usklađuje razmjenu iskustava i saradnju između Kantonalnog arhiva i Federalnog
arhiva
21. obavlja i druge poslove utvrđene zakonom.
Cjenovnik usluga za izdavanje dokumenata iz tačke 19. stav 1 ovog člana. utvrđuje Vlada, na
prijedlog direktora Kantonalnog arhiva.
Član 32.
Kantonalni arhiv obavlja nadzor nad radom imalaca registraturnog materijala iz člana 2 ovog
zakona u pogledu izvršenja poslova iz članova 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 i 21 ovog zakona.
Član 33.
O obavljenom nadzoru iz člana 32 ovog zakona sastavlja se zapisnik. U zapisnik se unose

podaci o nađenom stanju registraturnog materijala i arhivske građe, konstatiraju nepravilnosti i
utvrđuju rokovi u kojima se te nepravilnosti moraju otkloniti.
Imalac registraturnog materijala i arhivske građe dužan je u utvrđenom roku otkloniti

nedostatke utvrđene zapisnikom.
Jedan primjerak zapisnika iz stava 1 ovog člana ostaje kod imaoca kod kojeg je obavljen
pregled registraturnog materijala, odnosno arhivske građe, a drugi primjerak zadržava Kantonalni
arhiv.
Član 34.
Kantonalni arhiv pribavlja arhivsku građu:
1. preuzimanjem od imalaca arhivske građe

2. kupnjom i razmjenom
3. dobivanjem na dar ili zavještanjem
Član 35.
Kantonalni arhiv prikuplja arhivsku građu koja je poseban interes Kantona, odnosno općine i
grada.
Član 36.
Na arhivskim poslovima u Kantonalnom arhivu, arhivima organa uprave i službi za upravu, te

drugim institucijama organizovanim na nivou Kantona može raditi službenik koji ima odgovarajući
stepen i vrstu školske spreme i položen stručni arhivistički ispit ( u daljem tekstu: arhivistički ispit ) i
radni staž predviđen zakonom i drugim propisima.
Službenici i pripravnici s visokom, višom i srednjom školskom spremom koji rade na arhivskim
poslovima, arhivistički ispit polažu pred komisijom koju imenuje direktor Kantonalnog arhiva
Član 37.
Vlada propisuje uvjete i način polaganja arhivističkog ispita i utvrđuje program

polaganja arhivističkog ispita za službenike i pripravnike s visokom, višom i srednjom školskom
spremom iz stava 2 člana 36 ovog zakona, na prijedlog direktora Kantonalnog arhiva.
Program arhivističkog ispita koji se polaže pred komisijom koju imenuje direktor Kantonalnog
arhiva, utvrđuje direktor Kantonalnog arhiva
Član 38.
Za svako radno mjesto iz osnovne djelatnosti Kantonalnog arhiva određuje se stručno zvanje.
Stručna zvanja su:
1. za službenike s visokom školskom spremom: arhivist, viši arhivist i arhivski savjetnik

2. za službenike s višom školskom spremom: viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I vrste,
3. za službenike sa srednjom stručnom spremom: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant
Stručna zvanja za službenike iz stava 2 ovog člana stječu se pred komisijom koju
imenuje direktor Kantonalnog arhiva.
Član 39.
Imaoci iz člana 2 ovog zakona, organizovani na nivou Kantona, koji se bave stvaranjem,
prikupljanjem i proučavanjem arhivske građe, mogu osnovati specijalizirana arhivska odjeljenja ( u
daljem tekstu: specijalizirana odjeljenja) ako to ima posebnu važnost za obavljanje njhovih zadataka.
O osnivanju specijaliziranih odjeljenja iz stava 1 ovog člana odlučije Vlada uz pribavljeno

mišljenje Kantonalnog arhiva.
Stručni nadzor nad radom specijaliziranih odjeljenja iz stava 1 ovog člana obavlja Kantonalni
arhiv.
Evidentiranje i stručna obrada arhivske građe u specijaliziranim odjeljenjima iz stava 1 ovog

člana obavlja se u skladu s članom 14 ovog zakona.
Član 40.
Arhivski poslovi u kantonalnim organima uprave i kantonalnim upravnim ustanovama, odnosno

općinskim i gradskim službama za upravu, koji se odnose na način vođenja i korištenja arhivske knjige,
uvjete čuvanja registraturnog materijala i arhivske građe, odabiranje arhivske građe iz registraturnog
materijala, kao i način primopredaje arhivske građe između nadležnog arhiva i organa uprave i službi
za upravu, radi zaštite od nestajanja, uništenja i radi čuvanja registraturnog materijala u sređenom i
sigurnom stanju, u arhivima organa uprave i službi za upravu do preuzimanja u Kantonalni arhiv,
uređuju se federalnim propisima.
IV. NADZOR NAD PROVOĐENJEM ZAKONA
Član 41.
Nadzor nad provođenjem ovog zakona obavlja nadležno kantonalno ministarstvo.
V. KAZNENE ODREDBE
Član 42.
Novčanom kaznom u iznosu od 800,00 KM do 2.000,00 KM, kaznit će se za prekršaj

odgovorno lice imaoca registraturnog materijala i arhivske građe:
1. ako ne čuva registraturni materijala i arhivsku građu od oštećenja, uništenja i nestajanja (član 10.
tačka 1. i član 13. tačka 1.),
2. ako ne čuva registraturni materijala i arhivsku građu u sređenom stanju (član 10. tačka 3. i član 13.
stav 1.)
3. ako ne vodi evidenciju i ne sređuje registraturni materijala i arhivsku građu (član 12. tačka 2.)
4. ako ne omogući Kantonalnom arhivu provjeru čuvanja sređenosti arhivske građe i registraturnog
materijala (član 10. tačka 4.)
5. ako ne utvrdi listu kategorija na koju saglasnost daje Kantonalni arhiv (član 10. tačka 5.)
6. ako ne obavlja godišnji odabir arhivske građe iz registraturnog materijala ili ne pribavi odobrenje
Kantonalnog arhiva (član 10. tačka 6.)
7. ako ne vodi arhivsku knjigu i njen prepis ne dostavi Kantonalnom arhivu (član 10. tačka 7.)
8. ako ne osigura odgovarajući prostor, opremu, kadar i druge mjere zaštite registraturnog materijala i
arhivske građe, posebno za vrijeme rata ili vanrednog stanja (član 15. stav 1.)
9. ako proda ili na drugi način otuđi arhivsku građu koja je u vlasništvu Kantona, odnosno općine ili
grada (član 8. stav 2.)
10. ako ne obavijesti Kantonalni arhiv o uvjetima prodaje arhivske građe (član 26. stav 1.)
11. ako bez odobrenja iznese u inozemstvo arhivsku građu, odnosno u određenom roku tu građu ne
vrati u zemlju (član 28.)
12. ako Kantonalnom arhivu u propisanom roku ne preda građu (član 18. stav 1.)
Član 43.
Za prekršaj iz člana 42. ovog zakona kaznit će se novčanom kaznom u iznosu od 3.000,00 do
10.000,00 KM pravno lice imalac registraturnog materijala i arhivske građe.
Za prekršaj iz člana 42. ovog zakona kaznit će se novčanom kaznom u iznosu od 100,00 do
1.000,00 KM odgovorno lice u pravnom licu.
Član 44.
Novčanom kaznom u iznosu od 100,00 do 1.000,00 KM kaznit će se za prekršaj fizičko lice

(građanin) za povredu članova 25., 26. i 27. ovog zakona.
VI –ZAVRŠNE ODREDBE
Član 45.
Na prijedlog Kantonalnog arhiva , Vlada će donijeti propise iz članova 12, 15. i 37. ovog
zakona u roku od 3 mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona.
Kantonalni arhiv dužan je donijeti propis iz stava 2. člana 24. u roku od 3 mjeseca od dana
Direktor Kantonalnog arhiva dužan je donijeti propis iz stava 2. člana 37. ovog zakona u roku
od 3 mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona.
Član 46.
Ovaj zakon uskladit će se s odgovarajućim zakonima Federacije Bosne i Hercegovine u roku

koji bude određen tim zakonom.
Član 47.
Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama
Srednjobosanskog kantona“.
D) PRIMOPREDAJA SLUŽBENIH AKATA IZMEĐU

UKINUTIH I NOVOOSNOVANIH FEDERALNIH ORGANA
ODLUKA1
O POSTUPKU PRIMOPREDAJE SLUŽBENIH AKATA
IZMEĐU UKINUTIH I NOVOOSNOVANIH
FEDERALNIH ORGANA UPRAVE I
FEDERALNIH USTANOVA
Ovom odlukom propisuje se postupak primopredaje akata, predmeta, druge dokumentacije i

arhive (u daljem tekstu: službeni akt) između ukinutih i novoosnovanih federalnih organa uprave i
federalnih ustanva (u daljem tekstu: organi uprave).
Odredbe ove odluke primjenjuju se i u slučajevima promopredaje službenih akata između
federalnih i drugih organa.
II
Novoosnovani organ uprave preuzima službene akte ukinutog organa uprave na dan prestanka
rada tog organa.
Ukinuti organ uprave na dan prestanka rada zaključuje evidenciju osvim službenim aktima tog
organa, vrši popis tih akata i predaje ih, u sređenom stanju, novoosnovanom organu uprave.
III
Primopredaju službenih akata između ukinutog i novoosnovanog organa uprave vrši komisija
koju obrazuje Vlada Federacije Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Vlada Federacije) od
predstavnika ukinutog novoosnovanog organa uprave.
IV
Komisija za primopredaju službenih akata sačinjava zapisnik koji sadrži:
- naziv komisije koja sastavlja zapisnik,

- broj, mjesto i datum sačinjavanja zapisnika,
- oznaku propisa na osnovu koga se vrši primopredaja službenih akata,
- broj i datum akata kojim je formirana komisija za primopredaju službenih akata,
- naziv ukinutog i novoosnovanog organa uprave,
- imena i prezimena članova komisije i
- opće podatke o službenim aktima koji su predmet primopredaje po godinama,
- vrsti, količini i stanju tih akata.
Popis službenih akata iz stava 2. tačke II ove odluke sastavni je dio zapisnika o primopredaji
službenih akata.
Zapisnik o primopredaji potpisuju članovi komisije, a ovjerava se pečatom ukinutog i

novoosnovanog organa uprave.
11
Odluka objavljena u „Sl. novine F BiH“, broj 20/98
Zapisnik o primopredaji i popis službenih akata ukinutog organa uprave sastavlja se u pet
istovjetnih primjeraka, od kojih se po dva uručuju predstavnicima ukinutog i novoosnovanog organa
uprave, a jedan primjerak se ulaže u arhivu novoosnovanog organa uprave.
VI
Odredbe ove odluke shodno se primjenjuju i na promopredaju službenih akata između ukinutih
i novoosnovanih stručnih službi, biroa i drugih tijela koje osniva Vlada Federacije, odnosno između
ukinute institucije koja ima javna ovlaštenja i novoosovanog organa uprave, kao i u slučajevima kada
organ uprave preuzima pojedine poslove i zadatke iz djelokruga drugog organa uprave, ako za ove
službe i tijela nije posebnim propisom drugačije uređeno.
VII
Ova odluka stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama
Federacije BiH“.
ZA ODLUKU O POSTUPKU PRIMOPREDAJE SLUŽBENIH AKATA IZMEĐU
UKINUTIH I NOVOOSNOVANIH FEDERALNIH ORGANA UPRAVE I
FEDERALNIH USTANOVA
(autor – Milenko Lepušina, dipl. pravnik)
1. Uvodne naznake
Federalni organi uprave i federalne ustanove i druge federalne institucije osnivaju se radi
vršenja određenih poslova koji se nalaze u nadležnosti Federacije Bosne i Hercegovine (u daljem
tekstu: Federacija). Broj i vrsta tih organa zavisi od vrte i obima poslova za čije se vršenje ti organi
osnivaju.
Pravilo je da jednom formirani federalni organi uprave i druge institucije nisu nepromjenjivi. U
određenim periodima mogu nastupiti određene društvene potrebe da se izvrši promjena u organizaciji
organa uprave i drugih institucija. U skladu s tim potrebama, može doći do osnivanja novih organa ili
da se jedan organ razdvoji (podijeli) na dva posebna organa ili da se dva ili više organa objedine u
jedan organ i druge slične promjene. Takve promjene dovode do ukidanja pojedinih organa i prestanka
njihovog rada. Prilikom tih promjena, mora se riješiti pitanje službene dokumentacije i arhive organa
koji prestaju sa radom. U službenu dokumentaciju spadaju svi akti, predmeti i druga dokumentacija
koja se nalazi u radu, kao i dokumentacija koja se nalazi u arhivi tih organa i institucija. Rješavanje
pitanja te dokumentacije za federalne organe uprave i federalne ustanove i druge federalne institucije,
regulisano je posebnim propisom. Taj propis je:
- Odluka o postupku primopredaje službenih akata između ukinutih i novoosnovanih federalnih
organa i federalnih ustanova1 (u daljem tekstu za ovu odluku koristiće se sljedeća skraćenica: Odluka o
primopredaji službenih akata).
Ovom odlukom regulisana su dva pitanja, a to su: određeni su organi i službe na koje se odluka
odnosi i regulisan je postupak primopredaje službene dokumentacije.
2. Organi i službe na koje se Odluka odnosi
U odredbama tačke I i IV Odluke o primopredaji službenih akata, navedeni su organi, službe i

druge federalne institucije na koje se odnosi ova odluka. Prema tim odredbama, Odluka važi za
sljedeće federalne organe i službe, i to:
- prema odredbi tačke I Odluke o primopredaji službenih akata, Odluka važi za: federalna
ministarstva, federalne uprave (federalne uprave u sastavu federalnog ministarstva i samostalne
federalne uprave), federalne ustanove (zavode, direkcije i agencije) i to za federalne ustanove u sastavu
federalnog ministarstva i za samostalne federalne ustanove, kao i sve druge federalne organe i
institucije koji nisu navedeni u ovoj odredbi odluke. Prema tome, ova odluka se treba da primjenjuje u
svim onim slučajevima u kojima na jednoj strani učestvuju navedeni federalni organ uprave ili druga
federalna institucija, a na drugoj strani bilo koji drugi organ koji ne spada u te organe.
- prema odredbi tačke VI Odluke o primopredaji službenih akata, odluka važi i za službe i druga
tijela koja su navedena u toj odredbi. Ovdje spadaju stručne službe, biroi, agencije, uredi i druga tijela
koja osniva Vlada Federacije BiH, zatim institucije koje imaju javna ovlaštenja i organi uprave.
3. Postupak primopredaje službene dokumentacije i arhive
Kada dođe do ukidanja ili osnivanja nekog od organa ili službi koje su navedene u odredbama
tačke I i VI Odluke o primopredaji službenih akata, tada se mora da riješi pitanje službene
dokumentacije i arhive tih organa, odnosno službi. Po pravilu, ovdje se riješava pitanje dokumentacije i
11
Odluka je objavljena u „Službenim novinama Federacije BiH“, broj 20/98
arhive onog organa, odnosno službe koja, zbog tih promjena, prestaje sa radom (u cjelini ili
djelimično). Pri rješavanju tog pitanja, važi osnovni princip prema kojem službenu dokumentaciju i
arhivu ukinutog organa ili službe preuzima novoosnovani organ ili služba, a to znači onaj organ ili
služba koji preuzima poslove ukinutog organa ili službe, ako propisom o ukidanju organa ili službe nije
drugačije određeno.
U takvim slučajevima, primopredaja službene dokumentacije i arhive između tih organa vrši se
na način regulisan u odredbama tač. II do V Odluke o primopredaji službenih akata. Prema tim
odredbama, postupak primopredaje vrši se na sljedeći način, i to:
(1) Popis službenih akata. Prvo se vrši popis službenih akata. Taj popis, prema odredbi stava 2.
tačke II Odluke o primopredaji službenih akata, dužan je da sačini organ koji prestaje sa radom tj.
organ koji se ukida. Popis se mora da sastavi na dan prestanka sa radom organa uprave. U tom cilju taj
organ je dužan izvršiti tri vrste poslova, koji se sastoje u sljedećem:
- prvo treba da zaključi evidenciju o svim službenim aktima koje je vodio u okviru svog
djelokruga. Ovdje se radi o zaključivanju svih osnovnih knjiga evidencije koje je vodio u okviru
kancelarijskog poslovanja, a to su: Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1), Upisnik
drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP-2), Djelovodnik predmeta i akata, Djelovodnik za
povjerljivu i strogo povjerljivu poštu i Arhivsku knjigu, kao i ostale pomoćne knjige evidencije (interne
dostavne knjige, knjige za otpremu pošte putem kurira, kniga za otpremu pošte putem PTT-a i dr.).
Zaključivanje tih knjiga vrši se, po pravilu, tako što je potrebno iza posljednjeg upisanog rednog broja
svake knjige sačiniti službenu zabilješku i u nju upisati sljedeće podatke: ukupan broj (zbirni broj)
upisanih predmeta i akata do dana zaključivanja, što se određuje prema posljednjem upisanom rednom
broju (to je rubrika broj 1. u svakoj knjizi evidencije), zatim datum zaključivanja, potpis ovlaštenog
službenog lica i otisak pečata organa koji vrši zaključivanje knjiga evidencije.
- drugo, treba da izvrši sređivanje i sačini popis svih službenih predmeta i akata (popis
službenih akata) koji se nalaze u radu. To se vrši tako što je potrebno posebno odvojiti predmete i akte
koji se nalaze u radu (neriješeni predmeti i akti), a posebno riješene predmete i akte. Sređivanje se vrši
tako što se svi ti predmeti i akti treba da slože u posebne grupe prema materiji na koju se akti odnose.
Slaganje u grupe vrši se prema osnovnim evidencionim knjigama, a to znači sljedeće: jedna grupa bi
bili svi predmeti koji se odnose na prvostepeno upravno rješavanje (razvrstani po materiji), drugu
grupu bi činili predmeti koji se odnose na povjerljivu i strogo povjerljivu poštu, treću grupu
drugostepeni predmeti upravnog postupka, itd. Tako formirane grupe predmeta i akata bi trebalo
upakovati u posebne kartonske ili druge kutije i izvršiti popis kutija. Popis treba da sadrži naziv
predmeta i akata i ukupan broj predmeta upakovan u kutiju.
- treće, treba da pripremi svu dokumentaciju koja se nalazi u arhivi organa. Ta dokumentacija se
priprema prema Arhivskoj knjizi koju je vodio ukinuti organ.
(2) Formiranje komisije za primopredaju. Tu komisiju formira Vlada Federacije BiH. Pravni
osnov za formiranje te komisije predstavlja odredba tačke III Odluke o primopredaji službenih akata. U
komisiju ulaze predstavnici ukinutog organa i predstavnici organa koji preuzima poslove organa koji se
ukida. Ukupan broj članova komisije nije određen, pa o tome odlučuje Vlada prilikom formiranja
komisije. Ta komisija trebala bi se formirati najkasnije do dana koji je, u propisu o ukidanju organa,
određen kao dan prestanka sa radom ukinutog organa. Važno je voditi računa da se komisija formira
blagovremeno, jer se primopredaja mora početi vršiti na dan određen za prestanak rada ukinutog
organa. O tom pitanju dužni su da vode računa organ koji se ukida i organ koji preuzima poslove
ukinutog organa. U tom cilju, ti organi dužni su blagovremeno podnijeti inicijativu ili prijedlog za
formiranje komisije za primopredaju. Prijedlog se u pismenoj formi podnosi Vladi Federacije BiH na
odlučivanje. Na osnovi tog prijedloga, Vlada donosi rješenje o formiranju komisije za primopredaju.
(3) Zadaci komisije za primopredaju. Komisija je dužna izvršiti opšti pregled podataka o svim
službenim aktima i arhivi organa koji se ukida sa stanjem koje postoji na dan prestanka sa radom tog
organa. U osnovi, komisija vrši pregled popisa službene dokumentacije koju je pripremio organ koji se
ukida na način objašnjen u tački (1) gore navedenoj. Pregled mora obuhvatiti dokumentaciju po
vrstama materije, po godinama, količini i stanju u kojem se dokumentacija i arhiva nalazi.
(4) Zapisnik komisije o primopredaji. Kada komisija završi svoj posao naveden u prethodnoj
tački (3), dužna je onda sačiniti zapisnik o primopredaji. U zapisnik se moraju upisati svi podaci koji su
konkretno navedeni u stavu 1. tačke IV. Odluke o primopredaji službenih akata.
Kada komisija u cjelini sačini zapisnik o primopredaji, onda je dužna postupati na način
regulisan u tački V. Odluke o primopredaji službenih akata. Prema toj odredbi, potrebno je da zapisnik
potpišu svi članovi komisije i da se ovjeri pečatom organa koji prestaje sa radom i pečatom organa koji
preuzima poslove ukinutog organa.
Zapisnik se treba da sastavi u pet (5) istovjetnih primjeraka od čega se po dva zapisnika uručuju
ukinutom i novoimenovanom organu, a jedan primjerak se ostavlja u arhivu organa koji preuzima
poslove ukinutog organa.
Uz zapisnik, kao njegov sastavni dio prilaže se popis službenih akata koje je sačinio organ koji
prestaje sa radom na način objašnjen u tački (1) gore navedenoj.
Kada komisija uruči zapisnik organu koji prestaje sa radom i organu koji preuzima poslove
ukinutog organa, time je ona završila svoj posao radi čega je osnovana.
Nakon toga, organ koji preuzima poslove ukinutog organa, preuzima sve službene akte
predviđene u zapisniku i popisu službenih akata, i organizuje se za vršenje novoprimljenih poslova.
Time je posao na primopredaji službenih akata završen.
E) PEČATI ORGANA VLASTI
ZAKON
O PEČATU FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE1
11
Objavljeno u „Službenim novinama Federacije BiH“, broj 2/94
I – OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovim zakonom utvrđuju se organi koji imaju pravo na pečat Federacije Bosne i Hercegovine ( u
daljem tekstu: Federacija), oblik i sadržaj pečata, izrada pečata, čuvanje i upotreba pečata, kao i kazne
za nepridržavanje odredaba ovog zakona.
Član 2.
Pravo na pečat Federacije ( u daljem tekstu: pečat) imaju:

- Federacija,
- Predsjednik Federacije,
- Potpredsjednik Federacije,
- Ustavotvorna skupština Federacije,
- Predstavnički dom,
- Dom naroda,
- Vlada Federacije,
- Ministarstva, drugi organi i organizacije Federacije,
- Ustavni sud Federacije,
- Vrhovni sud Federacije,
- Sud za ljudska prava Federacije,
- Ombudsmeni,
- Štabovi i komande oružanih snaga Federacije.
Pravo na pečat imaju i drugi državni organi, kad je zakonom određeno.
Član 3.
Pečatom se potvrđuje autentičnost službenih akata organa Federacije iz člana 2. ovog zakona.
II OBLIK I SADRŽAJ PEČATA
Član 4.
Pečat ima oblik kruga, a sadrži tekst: Republika Bosna i Hercegovina – Federacija Bosne i
Hercegovine, koji se ispisuje u istom koncentričnom krugu, s tim da je tekst Federacija Bosne i
Hercegovine ispisan većim slovima, te naziv i sjedište organa.
Tekst je ispisan latinicom na bosanskom i hrvatskom jeziku.
Ovaj pečat vrijedi do postizanja i primjene konačnog mirovnog sporazuma o Bosni i

Hercegovini.
Član 5.
Pečat Federacije ima prečnik od 70 mm, a pečati ostalih organa, iz člana 2. ovog zakona, imaju
prečnik 50 mm.
Pečat organizacionih jedinica organa, iz člana 2. ovog zakona, pored podataka iz člana 4. ovog
zakona, sadrži i mjesto njihovog sjedišta.
Član 6.
Organi Federacije, iz člana 2. ovog zakona, mogu imati pečat i manjeg prečnika (u daljem
tekstu:mali pečat) za potvrđivanje službenih legitimacija, finansijskih i drugih dokumenata.
Mali pečat ima isti sadržaj kao i pečat iz člana 4. ovog zakona, s tim da se tekst na pečatu može
skratiti, skraćivanjem pojedinih riječi, ali tako da se javno vidi sadržaj pečata.
Mali pečat ne može biti manji od 20 mm u prečniku.
Član 7.
Pečati državnih organa u kantonima i opštinama, pored sadržaja utvrđenim zakonom kantona
odnosno odlukom opštine, sadrže i tekst u koncentričnim krugovima: Republika Bosna i Hercegovina –
Federacija Bosne i Hercegovine.
Član 8.
Organi iz člana 2. ovog zakona, u pravilu, imaju jedan pečat prečnika 50 mm i jedan mali pečat
za otiske u pečatnom vosku, a ako je to neophodno, zbog organizacije rada, izuzetno mogu imati više
takvih pečata, s tim da su dužni, kod podnošenja zahtjeva za odobrenje izrade pečata, takav zahtjev
posebno obrazložiti.
U skladu sa zakonom, organi iz člana 2. ovog zakona mogu imati i pečati za suhi otisak na
određenim službenim aktima.
Ako organi, iz člana 2. ovog zakona, imaju više pečata iste veličine i sadržaja, svaki primjerak
mora biti označen brojem.
III IZRADA PEČATA
Član 9.
Pečat izrađuje pečatoreznica koju ovlasti Ministarstvo pravde.
Član 10.
Nadzor nad radom pečatoreznice ovlaštene za izradu pečata, u pogledu izrade pečata, vrši
Ministarstvo pravde.
Član 11.
Izradu pečata rješenjem odobrava Ministarstvo pravde.
Ministarstvo pravde rješenjem će odbiti zahtjev za odobravanje izrade pečata ako podnosilac
zahtjeva nema pravo na pečat ili ako se zahtjev odnosi na odobravanje izrade pečata čiji su sadržaj,
dimenzije i broj primjeraka suprotni odredbama ovog zakona.
Ministarstvo pravde primjerak rješenja o odobravanju izrade pečata dostavlja Ministarstvu

unutrašnjih poslova / Ministarstvu unutarnjih poslova.
Član 12.
Izrađene pečate, do predaje organu, ovlaštena pečatoreznica dužna je čuvati na sigurnom mjestu
i odmah nakon izrade pečata uništiti sve matrice, kao i neuspjele i probne primjerke pečata.
Član 13.
Ministarstvo pravde vodi evidenciju o svim izrađenim pečatima koja sadrži broj i datum
rješenja kojim je odobrena izrada pečata, naziv organa kome je odobrena izrada pečata, otisak pečata,
broj primjerka pečata, datum predaje pečata na upotrebu, kao i podatke o uništenju ili nestanku pečata.
Član 14.
Pečati se izrađuju od materijala koji najviše odgovara svrsi upotrebe.
IV ČUVANJE I UPOTREBA PEČATA
Član 15.
Pečatom rukuje i upotrebljava ga funkcioner koji rukovodi organom.
Pečatom može rukovati i upotrebljavati ga i službeno lice organa koje posebnim rješenjem
ovlasti funkcioner iz stava 1. ovog člana.
Pečat Federacije čuva i upotrebljava lice koje ovlasti Predstavnički dom.

Pečat Federacije stavlja se na originalne zakone prije njihovog objavljivanja.
Član 16.
Pečat se stavlja s lijeve strane pored potpisa ovlaštenog lica za potpisivanje službenih akata, ako
zakonom ili drugim propisom nije drugačije određeno.
Član 17.
Pečati se moraju čuvati i opotrebljavati tako da se onemogući njihova zloupotreba.
O načinu čuvanja i upotrebi pečata odlučuje funkcioner koji rukovodi organom.

U organu se vodi posebna evidencija o svim pečatima koji su u upotrebi kod tog organa.
Član 18.
Pečat koji je zbog istrošenosti ili drugih razloga postao neupotrebljiv, mora se odmah uništiti, o
čemu se stara funkcioner koji rukovodi organom ili službeno lice ovlašćeno za čuvanje i upotrebu
pečata.
Pečat se smatra neupotrebljivim zbog istrošenosti ako se iz njegovog otiska jasno ne vidi tekst
koji daje otisak pečata.
Uništavanje neupotrebljivih pečata vrši Ministarstvo pravde.
Član 19.
Funkcioner koji rukovodi organom ili službeno lice ovlašteno za čuvanje i upotrebu pečata
dužni su odmah prijaviti nestanak pečata Ministarstvu unutrašnjih poslova i oglasiti u „Službenim
novinama Federacije Bosne i Hercegovine“.
Nestali pečat smatra se nevažećim od dana oglašavanja u „Službenim novinama Federacije

Bosne i Hercegovine“, a u slučaju kasnijeg pronalaženja nevažeći pečat će se uništiti na način i po
postupku utvrđenom u članu 18. ovog zakona.
Novi pečat koji se izrađuje umjesto nestalog pečata mora biti posebno označen.
Član 20.
Vlada Federacije će donijeti uputstvo kojim će bliže urediti čuvanje i upotrebu pečata
Federacije.
V KAZNENE ODREDBE
Član 21.
Kaznom zatvora do 60 dana kaznit će se za prekršaj lice koje neovlašteno izradi pečat.
Za prekršaj iz stava 1. ovog člana kaznit će se pravno lice novčanom kaznom u iznosu od 1.000
do 5.000 DEM, a odgovorno lice u pravnom licu novčanom kaznom u iznosu od 100 do 500 DEM.
Član 22.
Novčanom kaznom u iznosu od 1.500 do 7.500 DEM kaznit će se za prekršaj pravno lice ako
ne dostavi na uništenje dotrajali pečat ( član 18.) ili ako na propisan način ne oglasi nestali pečat (član
19.).
Za prekršaj iz stava 1. ovog člana kaznit će se odgovorno lice u iznosu od 150 do 750 DEM.
Član 23.
Novčanom kaznom u iznosu od 150 do 750 DEM kaznit će se odgovorno lice u ovlašćenoj
pečatoreznici ako izradi pečat po sadržaju, dimenzijama, broju primjeraka ili od materijala suprotno
rješenju Ministarstva pravde (član 11.).
Član 24.
Novčana kazna izrečena u prekršajnom postupku prema odredbama čl. 21. do 23. ovog zakona
u DEM naplatit će se u dinarima prema tečajnoj listi Narodne banke Bosne i Hercegovine.
VI PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 25.
Vlada Federacije, u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog zakona, donijet će
uputstvo iz člana 20. ovog zakona.
Ministar pravde, u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog zakona, donijet će uputstvo
o radu pečatoreznice, način uništenja neupotrebljivih pečata i vođenju evidencije o izrađenim pečatima.
Ministar pravde, u roku iz stava 2. ovog člana, donijet će uputstvo o načinu vođenja evidencije
o pečatima i o načinu označavanja novih pečata koji se izrađuju umjesto nestalih pečata.
Član 26.
Ovaj zakon stupa na snagu danom objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“.
ZAKON1
O IZMJENAMA I DOPUNAMA ZAKONA
O PEČATU FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE
11
Ovaj zakon objavljen je u „Službenim novinama Federacije BiH“, broj 21/96.
Članak 1.
U zakonu o pečatima Federacije Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije BiH“, broj
2/94) u članku 4. stavka 1. riječ „Republika“ briše se.
Stavka 3. mijenja se i glasi:
„U sredini pečata nalazi se grb Federacije Bosne i Hercegovine“.
Članak 2.
U članku 7. riječ „Republika“ briše se.
Članak 3.
U članku 9. riječ „Ministarstvo pravde“ zamjenjuju se riječima: „Federalno ministarstvo pravde

( u daljem tekstu: Ministarstvo pravde)“.
Članak 4.
U članku 11. stavka 3. riječ: „Ministarstvo unutrašnjih poslova / Ministarstvo unutarnjih

poslova“ zamjenjuju se riječima: „Federalno ministarstvo unutrašnjih poslova / Federalno ministarstvo
unutarnjih poslova“.
Članak 5.
U članku 19. stavka 1. u trećem redu iza riječi „pečata“ dodaje se riječ „Federalnom“.
Članak 6.
Ovaj zakon stupa na snagu danom objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“.
UPUTSTVO1
O RADU PEČATOREZNICE, NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O IZRAĐENIM
PEČATIMA, UNIŠTAVANJU PEČATA, NESTANKU PEČATA I EVIDENCIJI O
PEČATIMA I OZNAČAVANJU NOVIH PEČATA
11
Ovo uputstvo je objavljeno u „Službenim novinama Federacije BiH“, broj 16/96.
I OPĆA ODREDBA
1. Ovim uputstvom uređuje se način rada pečatoreznice ovlaštene za izradu pečata Federacije
Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Federacija), evidencija o izrađenim pečatima, uništavanju
pečata, nestanku pečata, vođenju evidencije o pečatima, označavanje novih pečata koji se izrađuju
umjesto nestalih pečata i nadzor nad provođenjem ovog uputstva.
II RAD PEČATOREZNICE OVLAŠTENE ZA IZRADU PEČATA
2. Pečat Federacije izrađuje pečatoreznica koju rješenjem ovlasti Federalno ministarstvo pravde
( u daljem tekstu: Ministarstvo pravde).
3. Pečatoreznica može vršiti izradu pečata samo na osnovu zahtjeva podnosioca kome je izrada
pečata odobrena rješenjem Ministarstva pravde (u daljem tekstu: rješenje o odobrenju izrade pečata).
Uz zahtjev za izradu pečata, podnosilac zahtjeva dužan je dostaviti rješenje o odobrenju izrade pečata.
Pečat se izrađuje u veličini i s tekstom koji je naveden u rješenju o odobrenju izrade pečata.
4. Rukovodilac pečatoreznice je dužan posebnim rješenjem odrediti prostoriju u kojoj će se
vršiti izrada pečata i način čuvanja sloga, matrica i druge dokumentacije i materijala koji služe izradi
pečata za vrijeme rada na izradi pečata.
Za čuvanje dokumentacije, kao i potrebnih materijala za izradu pečata iz stavke 1. ove točke,
mora se obezbijediti željezni ormar ili kasa.
5. Izradu pečata i vođenje evidencije o izrađenim pečatima obezbjeđuje rukovodilac
pečatoreznice.
Rukovodilac pečatoreznice je obavezan da posebnim rješenjem ovlasti lice ili više lica koja će
neposredno obavljati poslove na izradi pečata.
6. Radni nalog za izradu pečata izdaje rukovodilac pečatoreznice na osnovu podnesenog
zahtjeva za izradu pečata. Radni nalog dostavlja se radniku ovlaštenom za izradu pečata putem
dostavne knjige koju je dužan potpisati taj radnik.
7. Radnik ovlašten za izradu pečata, po prijemu radnog naloga, pristupa izradi pečata.
U toku rada na izradi pečata, radnik iz stavka 1. ove točke dužan je slogove pečata, matrice,
odgovarajuću dokumentaciju i gotove pečate neprekidno obezbjeđivati od krađe, zloupotrebe i
dostupnosti neovlaštenim licima. Po završetku radnog vremena, slogovi, matrice, dokumentacija i
izrađeni pečati obavezno se zaključavaju u željezni ormar ili kasu.
8. Za vrijeme obavljanja poslova iz točke 7. ovog uputstva, pristup tim poslovima nije
dozvoljen licima koja nisu ovlaštena za rad na izradi pečata, o čemu se stara rukovodilac pečatoreznice
i radnik ovlašten za izradu pečata.
9. Nakon izrade pečata, slog pečata, prateća i druga dokumentacija koja je služila za izradu
pečata, kao i svi probni i neuspjeli primjerci, moraju se uništiti spaljivanjem ili na drugi pogodan način.
Poslove iz stavka 1. ove točke vrši komisija od tri člana koju posebnim rješenjem određuje
rukovodilac pečatoreznice, s tim što je član komisije i radnik ovlašten za izradu pečata.
10. Radnik ovlašten za izradu pečata predaje izrađeni pečat rukovodiocu pečatoreznice ili
drugom za to ovlaštenom radniku, koji je obavezan izvršiti kontrolu pravilnosti izrađenog pečata i
njegovog kvaliteta.
Predaja pečata između lica iz stavka 1. ove točke vrši se putem zapisnika u koji se unose
slijedeći podaci: ime i prezime radnika koji predaje, odnosno prima, izrađeni pečat, broj komada i
dimenzije pečata, naziv naručioca i vrijeme primopredaje (datum i sat).Zapisnik potpisuje lice koje
predaje i lice koje prima izrađeni pečat.
Zapisnik iz stavka 2. ove točke mora se čuvati najmanje jednu godinu od dana potpisivanja.
11. Izrađeni pečat, prije otpreme naručiocu, pečatoreznica je dužna dostaviti Ministarstvu
pravde radi evidentiranja u evidenciju o izrađenim pečatima.
12. Predaju izrađenog pečata naručiocu pečatoreznica vrši neposredno uručenjem licu koje za to
ima pismeno ovlaštenje od naručioca pečata. Predajapečata vrši se putem dostavne knjige, koju
obavezno potpisuje lice koje preuzima pečat, uz navođenje datum prijema pečata.
13. Pečatoreznica je dužna o izrađenim pečatima voditi evidenciju. Evidencija se vodi u obliku
knjige čiji je sadržaj utvrđen na obrascu broj 1.
III EVIDENCIJ O IZRAĐENIM PEČATIMA
14. Evidenciju svih izrađenih, uništenih ili nestalih pečata koji su izdati za potrebu organa iz
članka 2. Zakona o pečatu Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Zakon o pečatu), vodi
Ministarstvo pravde.
Evidencija iz stavka 1. ove točke ustrojava se i vodi na osnovu pečata koje dostavlja
pečatoreznica u skladu s odredbom točke 11. ovog uputstva.
15. Evidencija iz točke 14. ovog uputstva vodi se u vidu knjige i sadrži podatke utvrđene u
odredbi članka 13. Zakona o pečatu.
Oblik i sadržaj knjige iz stavka 1. ove točke utvrđen je na obrascu broj 2.
16. Otisak pečata u knjizi iz stavka 1. ove točke mora biti jasan i tekst čitak, s tim da se taj
otisak stavlja samo na jednu stranu lista.
17. Ministarstvo pravde vodi i matični registar o izrađenim pečatima posebno za svaki organ iz
članka 2. Zakona o pečatu. Registar se vodi prema obrascu broj 3.
IV UNIŠTAVANJE PEČATA
18. Organi iz članka 2. Zakona o pečatu dužni su da svoj pečat koji je zbog istrošenosti ili iz
drugih razloga postao neupotrebljiv, dostave Ministarstvu pravde radi uništenja.
Organi iz stavka 1. ove točke dužni su Ministarstvu pravde dostaviti i pečat koji se mora
zamijeniti novim pečatom zbog promjene naziva organa, sjedišta ili iz drugih razloga.
19. Pečat iz točke 18. ovog uputstva dostavlja se sa zahtjevom koji treba da sadrži broj
primjeraka pečata, njihove otiske i razloge zbog kojih se pečati dostavljaju na uništenje.
20. Uništenje pečata vrši komisija od tri člana koju obrazuju federalni ministar pravde.
O uništenim pečatima komisija sačinjava zapisnik koji sadrži: datum kad je pečat uništen, broj
komada pečata, otisak pečata, naziv organa čiji su pečati uništeni i način uništenja pečata. Zapisnik
potpisuju svi članovi komisije.
Primjerak zapisnika iz stavka 2. ove točke dostavlja se organu čiji je pečat uništen.
21. Uništenje gumenih pečata vrši se spaljivanjem, a pečati za otisak u vosku i suhi pečat
uništavaju se mehaničkim putem, na način da se izvrši potpuno skidanje i uništenje teksta pečata.
22. Ministarstvo pravde vodi evidenciju o uništenim pečatima koja sadrže podatke utvrđene na
obrascu broj 4.
V NESTANAK PEČATA
23. Organi iz članka 2. Zakona o pečatu dužni su da o nestanku svog pečat pismeno obavijeste
Ministarstvo pravde i Federalno ministarstvo unutrašnjih poslova.
Obavještenje iz stavka 1. ove točke treba da sadrži otisak nestalog pečata i datum njegovog
nestanka i podatak kada je nestanak pečata oglašen u „Službenim novinama Federacije BiH“.
24. Ministarstvo pravde vodi evidenciju o nestalim pečatima. Ta evidencija sadrži: redni broj,
naziv organa čiji je pečat nestao i datum nestanka pečata. Sastavni dio ove evidencije su i obavještenja
iz točke 23. ovog uputstva.
VI VOĐENJE EVIDENCIJE O PEČATIMA
25. Organi iz članka 2. Zakona o pečatu dužni su voditi evidenciju o dobijenim pečatima na
način propisan ovim uputstvom.
Evidencija iz stavka 1. ove točke vodi se u vidu knjige na obrascu broj 5. Knjiga mora biti
povezana, stranice označene brojevima i ovjerena od strane rukovoditelja koji rukovodi organom.
Podaci u evidenciji o pečatima unose se mastilom ili kemijskom olovkom čitkim rukopisom.
Pogrešno upisan tekst se precrtava tankom vodoravnom linijom iznad koje se upisuje novi tekst i to
ovjerava potpisom radnik ovlašten za vođenje evidencije o pečatima.
26. Evidenciju o pečatima vodi radnik koga rješenjem ovlasti rukovoditelj koji rukovodi
organom.
Radnik iz stavka 1. ove točke odgovoran je za blagovremeno i pravilno vođenje evidencije o
pečatima, kao i za točnost upisanih podataka.
VII OZNAČAVANJE NOVIH PEČATA KOJI SE IZRAĐUJU

UMJESTO NESTALIH PEČATA
27. Kada pečatoreznica dobije zahtjev za izradu novog umjesto nestalog pečata, dužna je
izvršiti označvanje novog pečata rimskim brojem II ispod grba Federacije Bosne i Hercegovine.
Ako je nestali pečat imao rimski broj, novi pečat koji se izrađuje umjesto tog pečata označava
se narednim rimskim brojevima (III, IV, V, VI....itd).
28. Ako je nestali pečat imao oznaku ispisanu arapskim brojem, novi pečat koji se izrađuje
umjesto tog pečata označava se arapskim i rimskim brojem u vidu razlomka (npr. 1/II, 2/III...itd).
29. Pečatoreznica je dužna pečat iz toč. 27. i 28. ovog uputstva, prije dostavljanja organu čiji je
pečat, pečat dostaviti Ministarstvu pravde radi uvođenja u evidenciju o ozrađenim pečatima.
Pečat iz stavka 1. ove točke dostavlja se naručiocu pečata i evidentira na način propisan u toč.
12. i 13. ovog uputstva.
VIII NADZOR NAD PROVOĐENJEM UPUTSTVA
30. Nadzor nad radom pečatoreznice, vođenje evidencija i drugih radnji predviđenih ovim
uputstvom, odnosno nad provođenjem ovog uputstva, vrši upravna inspekcija Ministarstva pravde.
IX ZAVRŠENE ODREDBE
31. Obrasci knjiga br. 1, 2, 3, 4 i 5 iz toč. 13, 15, 17, 22. i 25. ovog uputstva, nalaze se u prilogu
ovog uputstva i čine njegov sastavni dio.
32. Ovo uputstvo stupa na snagu danom objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“.
OBRASCI
EVIDENCIJA O PEČATU FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE
Obrazac broj 1
EVIDENCIJA
O IZRAĐENIM PEČATIMA FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE KOJU
VODI PEČATOREZNICA (tačka 13. Uputstva)
Redn Naziv i sjedište Broj rješenja o Broj naručenih Dimenzije Otisak pečata Datum predaje
i naručioca odobrenju izrade pečata naručenih pečata naručiocu
broj pečata
1 2 3 4 5 6 7
Uputa o načinu popunjavanja
1) U kolonu broj 3. upisuje se broj i datum rješenja federalnog ministarstva pravde o odobrenju za
izradu pečata.
2) U kolonu broj 4. i 5. upisuje se broj naručenih pečata i dimenzije naručenih pečata.
3) U kolonu broj 6. stavlja se otisak izdatog pečata, a u kolonu broj 7. upisuje se datum kad je pečat
predat naručiocu.
Obrazac broj 2
EVIDENCIJA
O IZRAĐENIM PEČATIMA FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE KOJU
VODI FEDERALNO MINISTARSTVO PRAVDE
(tačka 14. Uputstva)
Redn Broj i datum Naziv organa Otisak pečata Broj primjeraka Datum predaje Podaci o uništenju
i rješenja kojim je kome je odobrena pečata pečata na ili nestanku pečata
broj odobrena izrada izrada pečata upotrebu
pečata
1 2 3 4 5 6 7
Obrazac broj 3
MATIČNI REGISTAR
O IZRAĐENIM PEČATIMA ZA POTREBE ORGANA IZ ČLANKA 2.
ZAKONA O PEČATU
(ovu evidenciju vodi Federalno ministarstvo pravde)
Redn Naziv organa Datum predaje Veličina pečata Otisak pečata Datum uništenja Datum izdavanja
i kome je pečat pečata na pečata novog pečata
broj izdat upotrebu
1 2 3 4 5 6 7
Obrazac broj 4
EVIDENCIJA
O UNIŠTENIM PEČATIMA
(ovu evidenciju vodi Federalno ministarstvo pravde)
Redn Datum uništenja Broj komada Otisak uništenog Naziv organa čiji je Način uništenja
i pečata uništenih pečata pečata pečat uništen Pečata
broj
1 2 3 4 5 6
Obrazac broj 5
EVIDENCIJA
O PEČATIMA KOJU VODE ORGANI IZ ČLANKA 2. ZAKONA O PEČATU
FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE
NAZIV I SJEDIŠTE ORGANA _______________
Redni Broj i datum Vrsta i veličina Posebne Datum početka Razlog i datum Pečat na Pečat u
broj akta kojim je pečata oznake na upotrebe prestanka upotrebi Upotrebi
odobrena pečatau pečata upotrebe
izrada pečata pečata
1 2 3 4 5 6 7 8
UPUTSTVO O NAČINU POPUNJAVANJA
1. U kolonu broj 2 upisuje se broj i datum Rješenja Federalnog ministarstva pravde kojim je odobrena
izrada pečata.
2. U kolonu broj 3 upisuju se podaci o vrsti pečata, otisak u kemijskoj boji, otisak u pečatnom vosku i
pečat za suhi otisak i njegova veličina, pečat prečnika 50 mm i mali pečat prečnika 20 ili više
milimetara.
3. U kolonu broj 4 upisuju se podaci o arapskom broju kojim je označen pečat (npr. pečat broj 3.) i
oznaka novog pečata koji je izrađen umjesto nestalog pečata (npr. 3/III).
4. U kolonu broj 5 upisuje se datum (dan, mjesec i godina) kad se pečat počeo upotrebljavati.
5. U kolonu broj 6 upisuju se kratki podaci o razlogu zbog kojih je došlo do prestanka upotrebe pečata
(npr. izgubljen, ukraden, uništen), kao i datum prestanka upotrebe pečata (npr. datum oglašavanja u
„Službenim novinama Federacije BiH“ ili datum uništenja).
6. U kolonu broj 7 upisuje se naziv organa ili organizacione jedinice organa kojoj je pečat dat na
upotrebu (npr. Federalno ministarstvo pravde – Zavod za javnu upravu).
7. U kolonu broj 8 upisuje se ime i prezime funkcionera ili radnika zaduženog za čuvanje i upotrebu
pečata (gdje stavlja čitak potpis – ime i prezime i funkcija koju vrši.)
ZAKON1
O PEČATU KANTONA SARAJEVO
11
Zakon je objavljen u „Sl. novinama Kantona Sarajevo“ broj 9/99
I OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovim zakonom utvrđuju se organi koji imaju pravo na pečat Kantona Sarajevo ( u daljem
tekstu: Kanton), oblik i sadržaj pečata, izrada pečata, čuvanje i upotrebu pečata, kao i druga pitanja od
značaja za provođenje ovog zakona.
Član 2.
Pravo na pečat Kantona ( u daljem tekstu: pečat) imaju:
- Kanton,
- Predsjednik Kantona,
- Potpredsjednik Kantona,
- Skupština Kantona,
- Vlada Kantona,
- Kantonalna ministarstva, kantonalne uprave i kantonalne upravne ustanove, stručne i druge
službe Skupštine, predsjednika i Vlade Kantona i drugi kantonalni organi i organizacije,
- Sudovi Kantona,
- Tužilaštvo Kantona,
- Pravobranilaštvo Kantona,
- Sudovi za prekršaje Kantona,
- Štab civilne zaštite Kantona,
- Javne ustanove čiji je osnivač Kanton.
Član 3.
Pečetom se potvrđuje autentičnost službenih akata organa iz prethodnog člana ovog zakona.
Član 4.
Pečat ima oblik kruga, a u prvom koncentričnom krugu sadrži tekst: „Bosna i Hercegovina –
Federacija Bosne i Hercegovine“, u drugom koncentričnom krugu tekst: „KANTON SARAJEVO“,
ispisan velikim slovima, i u trećem koncentričnom krugu, naziv i sjedište organa iz člana 2. ovog
zakona.
U sredini pečata je grb Kantona.
Član 5.
Pečat Kantona ima prečnik od 70 mm, a pečat ostalih organa, iz člana 2. ovog zakona, imaju
prečnik 50 mm (veliki pečat) i 30 mm (mali pečat).
Izuzetno, pečat organa iz člana 2. ovog zakona može biti i prečnika 20 mm.
Član 6.
Organi iz člana 2. ovog zakona, u pravilu imaju jedan pečat prečnika 50 mm i jedan pečat 30
mm, a mogu imati i po jedan pečat prečnika 20 mm i prečnika 30 mm za otiske u pečatnom vosku.
Ako je to neophodno, zbog organizacije rada, organi mogu imati više pečata iz prethodnog
stava, s tim da su dužni posebno obrazložiti takav zahtjev.
Ako organi iz člana 2. ovog zakona imaju više pečata iste veličine i sadržine, svaki primjerak
mora biti označen brojem.
Premijer i zamjenik premijera imaju pravo koristiti pečat Vlade Kantona.
III IZRADA PEČATA
Član 7.
Pečat izrađuje pečatoreznica koju ovlasti Ministarstvo pravde i uprave Kantona ( u daljem
tekstu: Ministarstvo), u skladu s rješenjem o odobrenju izrade pečata i od materijala koji najviše
odgovara svrsi upotrebe pečata.
Član 8.
Nadzor nad radom pečatoreznice ovlaštene za izradu pečata, u pogledu izrade pečata, vrši
Ministarstvo.
Član 9.
Izradu pečata rješenjem odobrava Ministarstvo.

Ministarstvo će rješenjem odbiti zahtjev za odobravanje izrade pečata ako podnosilac zahtjeva
nema pravo na pečat Kantona ili ako se zahtjev odnosi na odobravanje izrade pečata čiji su sadržaj,
dimenzije i broj primjeraka suprotni odredbama ovog zakona.
Primjerak rješenja o odobravanju izrade pečata Ministarstvo dostavlja Ministarstvu unutrašnjih
poslova Kantona.
Član 10.
Izrađene pečate, do predaje organu, ovlaštena pečatoreznica dužna je čuvati na sigurnom mjestu
i odmah nakon izrade pečata uništiti sve matrice, kao i neuspjele i probne primjerke pečata.
Član 11.
Ministarstvo vodi evidenciju o svim izrađenim pečatima, koja sadrži broj i datum rješenja kojim
je odobrena izrada pečata, naziv organa kome je odobrena izrada pečata, otisak pečata, broj primjeraka
pečata, datum predaje pečata na upotrebu, kao i podatke o uništenju ili nestanku pečata.
Radi evidencije iz prethodnog stava, organ kome je odobrena izrada pečata dužan je, odmah
nakon izrade pečata, Ministarstvu dati otisak pečata i obavijestiti Ministarstvo o datumu početka
upotrebe pečata.
IV ČUVANJE I UPOTREBA PEČATA
Član 12.
Pečatom rukuje i upotrebljava ga funkcioner koji rukovodi organom iz člana 2. ovog zakona.
Pečatom može rukovati i upotrebljavati ga i službeno lice organa koje posebnim rješenjem
ovlasti funkcioner iz prethodnog stava.
Član 13.
Pečet Kantona čuva i upotrebljava lice koje ovlasti Skupština Kantona.

Pečat Kantona stavlja se na originale zakona prije njihovog objavljivanja.
Član 14.
Pečat se stavlja s lijeve strane pored potpisa lica ovlaštenog za potpisivanje službenih akata.
Član 15.
Pečati se moraju čuvati i upotrebljavati tako da se onemogući njihova zloupotreba.

O načinu čuvanja i upotrebe pečata odlučuje funkcioner koji rukovodi organom.
U organu se vodi posebna evidencija o svim pečatima koji su u upotrebi kod tog organa.
Član 16.
Pečat koji je zbog istrošenosti ili iz drugih razloga postao neupotrebljiv mora se odmah uništiti
o čemu se stara funkcioner koji rukovodi organom ili službeno lice ovlašteno za čuvanje i upotrebu
pečata.
Pečat se smatra neupotrebljivim zbog istrošenosti, ako se iz njegovog otiska jasno ne vidi tekst
koji daje otisak pečata.
Uništavanje neupotrebljivih pečata vrši Ministarstvo.
Član 17.
Funkcioner koji rukovodi organom ili službeno lice ovlašćeno za čuvanje i upotrebu pečata,
dužni su odmah prijaviti nestanak pečata Ministarstvu unutrašnjih poslova Kantona i oglasiti u
„Službenim novinama Kantona Sarajevo“.
Nestali pečat smatra se nevažećim od dana oglašavanja u „Službenim novinama Kantona
Sarajevo“, a u slučaju kasnijeg pronalaženja, nevažeći pečat će se uništiti.
Novi pečat koji se izrađuje umjesto nestalog pečata, mora biti posebno označen.
V KAZNENE ODREDBE
Član 18.
Kaznom zatvora do 60 dana kaznit će se za prekršaj lice koje neovlašteno izradi pečat.
Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se pravno lice i imalac radnje novčanom kaznom u
iznosu od 1.000 do 5.000 KM, a odgovorno lice u pravnom licu novčanom kaznom u iznosu od 100 do
500 KM.
Član 19.
Novčanom kaznom u iznosu od 1.500 do 7.500 KM kaznit će se za prekršaj organ iz člana 2.

ovog zakona koji ima svojstvo pravnog lica, ako ne dostavi na uništenje dotrajali pečat (član 16.) ili
ako na propisan način ne oglasi nestali pečat (član 17.).
Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se odgovorno lice u organu iz člana 2. ovog zakona u
iznosu od 150 do 750 KM.
Član 20.
Novčanom kaznom u iznosu od 1.000 do 5.000 KM kaznit će se za prekršaj ovlaščena

pečatoreznica ako izradi pečat po sadržaju, dimenzijama, broju primjeraka ili od materijala suprotno
rješenju Ministarstva (član 7.) ili ako postupi suprotno članu 10. ovog zakona.
Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se i odgovorno lice u ovlašćenoj pečatoreznici
novčanom kaznom od 150 do 750 KM.
Član 21.
Za pokretanje prekršajnog postupka po odredbama ovog zakona ovlašćeni organ je

Ministarstvo.
VI PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 22.
Na rad pečatoreznice i postupanje organa iz člana 2. ovog zakona shodno se primjenjuje

Uputstvo o radu pečatoreznice, načinu vođenja evidencije o izrađenim pečatima, uništavanju pečata,
nestanku pečata i evidenciji o pečatima i označavanju novih pečata („Službene novine Federacije BiH“,
broj 16/96).
Član 23.
Organi iz člana 2. ovog zakona podnijet će zahtjev za izradu pečata u skladu s odredbama ovog
zakona, u roku od 60 dana od dana stupanja na snagu ovog zakona.
Član 24.
Danom stupanja na snagu ovog zakona prestaje da važi Privremena odluka o pečatima
(„Službene novine Kantona Sarajevo“, broj 5/96, 7/96, 4/97 i 13/98).
Član 25.
Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Kantona
Sarajevo“.
OPĆINA NOVI GRAD SARAJEVO
ODLUKA1
11
Odluka je objavljena u „Sl. novine Kantona Sarajevo“, broj 19/98
O PEČATIMA
I OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovom odlukom utvrđuju se organi i službe općine Novi Grad ( u daljem tekstu: Općina) koji
imaju pravo na pečat,davanje odobrenja za izradu pečata, oblik i sadržaj pečata, kao i izrada, upotreba i
čuvanje pečata, vođenje evidencije o izdatim pečatima i način uništavanja pečata.
Član 2.
Pravo na pečat imaju sljedeći organi u Općini:

- Općinsko vijeće;
- Općinski načelnik;
- Jedinstveni općinski organ uprave, službe u njegovom sastavu;
- Posebne službe Općine, mjesne zajednice, javne ustanove, preduzeća i druga pravna lica
kojima je Općina osnivač.
Član 3.
Pečatom se potvrđuje autentičnost službenih akata koje u okviru svojih nadležnosti donose
organi i službe Općine iz člana 2. ove odluke.
Pečat se stavlja s lijeve strane pored potpisa službenog lica ovlaštenog za potpisivanje službenih
akata, ako Zakonom ili drugim propisom nije drugačije određeno.
Član 4.
Pečat ima oblik kruga, a u prvom koncentričnom krugu sadrži tekst ispisan sitnim slovima:
„Bosna i Hercegovina – Federacija Bosne i Hercegovine“, u drugom koncentričnom krugu većim
slovima: „KANTON SARAJEVO – GRAD SARAJEVO – OPĆINA NOVI GRAD“ i u trećem
koncentričnom krugu „naziv i sjedište općinskog organa i službe ispisano većim slovima“.
U sredini pečata je grb Općine, a privremeno, do utvrđivanja grba Općine, pisaće SARAJEVO.
Tekst je ispisan latinicom na bosanskom i hrvatskom jeziku.
Član 5.
Pečati organa i službi Općine iz člana 2. ove odluke imaju prečnik od 50 mm (veliki pečat) i 30
mm (mali pečat).
Organi i službe Općine imaju, u pravilu, jedan veliki i jedan mali pečat od 30 mm za otiske u
pečatnom vosku.
Ukoliko organi i službe Općine imaju više pečata iste veličine i sadržaja, svaki takav primjerak
mora biti označen rednim brojem.
III IZRADA, UPOTREBA I ČUVANJE PEČATA
Član 6.
Izradu pečata na osnovu zahtjeva podnesenog u skladu s odredbama ove odluke odobrava
rješenjem općinski načelnik, izuzev u slučajevima u kojima je Zakonom određena nadležnost drugog
organa.
Općinski nečelnik će rješenjem odbiti zahtjev za izradu pečata kada ustanovi da podnosilac
zahtjeva nema pravo na pečat ili ako je zahtjev suprotan odredbama ove odluke u pogledu sadržine,
veličine i broja primjeraka pečata.
Primjerak rješenja o odobrenoj izradi pečata dostavlja se nadležnom organu unutrašnjih
poslova.
Član 7.
Po dobijenom rješenju kojim se odobrava izrada pečata s utvrđenim tekstom i u potrebnom

broju primjeraka i veličinama, izrada se vrši kod ovlaštene pečatoreznice.
Pečati se izrađuju od materijala koji odgovaraju svrsi upotrebe.
Član 8.
O izrađenim pečatima u Općini vodi se administrativna evidencija na način utvrđen posebnim

aktom općinskog načelnika.
Evidencija, pored ostalog, sadrži broj i datum rješenja kojim je odobrena izrada pečata, naziv
organa kome je odobrena izrada pečata, broj izrađenih primjeraka pečata, otisak pečata, identifikacija
lica kojem se pečat predaje na upotrebu i korištenje i datum predaje, podatke o nestanku ili uništenju
pečata.
Član 9.
Pečatom rukuje i upotrebljava ga, shodno njegovoj svrsi, službeno lice iz općinskih organa i
službi navedenih u članu 2. ove odluke, kojeg posebnim rješenjem ovlasti općinski načelnik.
Pečatom općinskog vijeća rukuje i upotrebljava ga predsjedavajući Općinskog vijeća, odnosno
po njegovom ovlašćenju, sekretar Općinskog vijeća.
Član 10.
Pečat se mora čuvati i upotrebljavati tako da se onemogući njegova zloupotreba.

O načinu, čuvanja i upotrebi pečata općinskih organa i službi navedenih u članu 2. ove odluke
odlučuje općinski načelnik, odnosno predsjedavajući Općinskog vijeća za pečat Općinskog vijeća.
Član 11.
Istrošeni i neupotrebljivi pečat se odmah uništava, o čemu se stara službeno lice ovlaštene za
upotrebu i rukovanje pečatom.
Pečat se smatra istrošenim kada se ne vidi jasno tekst na njegovom otisku.
Član 12.
Uništavanje istrošenih i neupotrebljivih pečata vrši komisija od tri člana koju imenuje općinski
načelnik, izuzev onih čiju izradu rješenjem odobrava Kantonalno ministarstvo pravde i uprave.
O uništenju pečata sačinjava se zapisnik koji sadrži: datum uništenja, broj komada pečata,
otisak pečata, naziv organa čiji su pečati uništeni i način uništenja.
Gumeni pečati uništavaju se spaljivanjem, a pečat za otisak u vosku i suhi pečat uništavaju se
mehaničkim putem, tako da e u potpunosti uništi tekst pečata.
Član 13.
Funkcioner iz člana 9. ove odluke ili ovlašteno službeno lice dužni du odmah prijaviti nestanak
pečata nadležnom organu unutrašnjih poslova Kantona i nestanak oglasiti u „Službenim novinama
Kantona Sarajevo“.
U slučaju naknadnog pronalaženja pečata isti se ima uništiti na način i po postupku utvrđenom
u članu 12. ove odluke.
Novi pečat koji se izrađuje umjesto nestalog pečata mora biti posebno označen.
IV ZAVRŠNA ODREDBA
Član 14.
Ova odluka stupa na snagu danom objavljivanja na oglasnoj ploči Općine, a naknadno se ima
objaviti u „Službenim novinama Kantona Sarajevo“.
ZA PROPISE O PEČATU ORGANA VLASTI
(Autor, Milenko Lepušina, dipl. pravnik)
Materija koja se odnosi na pečate organa vlasti u Federaciji Bosne i Hercegovine predstavlja
veoma značajno pitanje za sve organe vlasti, a posebno za rukovodioce tih organa, jer su oni
neposredno odgovorni za cjelokupnu problematiku u vezi pečata. U okviru ove teme obrađuju se sva
pitanja koja se odnose na pečat organa vlasti, njegova namjena, način izrade, čuvanje, upotreba i druga
pitanja. Prema tome, ovaj rad treba da omogući rukovodiocima organa vlasti i drugim službenim licima
koja su zadužena za upotrebu i čuvanje pečata, da shvate značaj pečata i kako se prema pečatu treba
odnositi.
1. Pojam i namjena pečata
Pečat predstavlja pomoćno sredstvo koje je namijenjeno za potvrđivanje autentičnosti

službenog akta. Autentičnost službenog akta znači da akt potiče od organa vlasti čijim je pečatom akt
ovjeren. Prema tome, svaki službeni akt mora biti ovjeren pečatom organa vlasti koji je akt izdao.
Samo takav akt je pravno valjan i može poslužiti za namjenu za koju je izdat.
2. Propisi o pečatu i sadržaj pitanja

koja se regulišu tim propisima
a) Propisi o pečatu
Pitanje pečata organa vlasti u Federaciji BiH nije regulisano jednim propisom, već svaki nivo
vlasti svojim propisom reguliše sva pitanja za svoj pečat. To znači sljedeće:
- pečat Federacije BiH – za federalne organe vlasti uređuje se federalnim propisima,
- pečat kantona – za kantonalne organe vlasti uređuje se propisima kantona,
- pečat opštine – za opštinske organe vlasti uređuje se propisom opštinskog vijeća, i
- pečat grada – za gradske organe vlasti uređuje se propisom gradskog vijeća.
U okviru ove teme korišteni su propisi o pečatu Federacije BiH, pečatu Kantona Sarajevo i
pečatu Opštine Novi grad Sarajevo. Ti propisi su sljedeći:
a) za pečat Federacije BiH:
- Zakon o pečatu Federacije Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH", br. 2/94 i 21/96
– u daljem tekstu: Federalni zakon o pečatu), i
- Uputstvo o radu pečatoreznice, načinu vođenja evidencije o izrađenim pečatima, uništavanju pečata,
nestanku pečata i evidenciji o pečatima i označavanju novih pečata ("Službene novine Federacije BiH",
broj 16/96 – u daljem tekstu: Uputstvo o izradi i evidencijama pečata Federacije).
b) za pečat Kantona Sarajevo:

Zakon o pečatu Kantona Sarajevo ("Službene novine Kantona Sarajevo", broj 9/99).
c) za pečat opštine Novi grad Sarajevo:

- Odluka o pečatima ("Službene novine Kantona Sarajevo", broj 19/98).
Na osnovu pomenutih propisa ovdje su obrađena sva pitanja koja su zajednička za pečate svih
organa vlasti na svim nivoima (nivo Federacije, kantona, grada i opštine).
b) Sadržaj pitanja koja se regulišu propisima o pečatu

Iz navedenih propisa proizlaze pitanja koja su zajednička za sve pečate i koja moraju biti
regulisana u svim propisima o pečatu, bez obzira na nivo vlasti na koji se pečat odnosi. Ta pitanja su
sljedeća:
- precizno oderditi organe vlasti koji mogu imati pravo na pečat,
- utvrditi oblik, veličinu i sadržaj pečata,
- propisati postupak izdavanja odobrenja za izradu pečata i postupak izrade pečata,
- čuvanje i upotrebu pečata,
- evidencije o pečatima,
- postupak sa oštećenim, izgubljenim, odnosno nestalim pečatom, i
- postupak zamjene, odnosno izrade novog pečata.
U daljem izlaganju bliže se obrađuje svako od navedenih pitanja.
3. Organi vlasti koji trebaju imati pečat
Koji organi vlasti i druge institucije trebaju imati pečat određuje se propisom o pečatu. Prilikom
odlučivanja o tom pitanju, treba pći od namjene i značaja pečata za rad organa vlasti i drugih institucija
i njihovih potreba da imaju pečat. Nesporno je da bi svi organi vlasti na svim nivoima morali imati
pečat, jer svi ti organi u obavljanju poslova iz svoje nadležnosti donose razne službene akte koji moraju
biti ovjereni pečatom. Prema tome, pravo na pečat bi trebali imati svi zakonodavni, izvršni i sudski
organi i tužilaštva, kao i drugi državni organi na nivou Federacije BiH, nivou kantona i nivou grada i
opština.
Važno je imati u vidu činjenicu da se u propisu o pečatu trebaju konkretno da navedu
pojedinačno svi organi vlasti i druge institucije koje trebaju imati pečat. Takav način regulisanja je
neophodan, jer se time eliminišu moguće dileme i nejasnoće u praksi, prilikom odlučivanja o tome koji
organi i institucije mogu dobiti odobrenje za izradu pečata, a koji ne mogu.
Pravo na pečat određuje se, po pravilu, propisom o pečatu. Međutim, pored tih propisa, pravo
na pečat može biti uređeno i posebnim zakonom, odnosno posebnom odlukom, kojima se vrši
osnivanje pojedinih organa ili drugih institucija, a propisom o pečatu ti organi ili institucije nisu
navedene kao organi ili institucije sa pravom na pečat. Važno je voditi računa o tome da pečat mogu
imati samo oni organi vlasti i druge institucije koji u navedenim propisima budu konkretno ovlašteni da
imaju pravo na pečat. Prema tome, odobrenje za izradu pečata mogu dobiti samo ti organi vlasti i druge
institucije, što znači da oni organi i institucije koji nisu navedeni u gore pomenutim propisima, ne
mogu dobiti odobrenje za izradu pečata i njihov zahtjev mora biti odbijen.
Pored organa vlasti, pravo na pečat imaju i javne ustanove (škole: osnovne, srednje, više i
fakulteti i dr.), zatim banke i druge institucije, ali samo onda kada je to propisom o pečatu ili posebnim
propisom konkretno određeno.
4. Oblik i veličina pečata
Pečat svih organa vlasti u Federaciji BiH je okruglog oblika, a to znači pečat Federacije BiH,
kantona, opštine i grada. Veličina pečata može biti različita, o čemu se odlučuje prilikom izrade i
donošenja propisa o pečatu. Po pravilu, predviđaju se dva pečata, i to jedan mali prečnika 20 ili 30 mm
i jedan veliki prečnika 50 mm. Veličina pečata određuje se prema prečniku pečata. Sva ta pitanja
reguilšu se propisom o pečatu. Veliki pečat služi za potvrđivanje službenih akata, a mali pečat za
ovjeravanje legitimacija, finansijskih i drugih dokumenata.
Kada je u pitanju pečat Federacije, postoje tri pečata, od čega su dva velika pečata, i to: Pečat
Federacije (veliki pečat) prečnika 70 mm i pečat prečnika 50 mm, a mali pečat je prečnika 20 mm.
Veliki pečat Federacije namijenjen je samo za ovjeravanje originala federalnih zakona koji se koristi
prije njihovog objavljivanja u "Službenim novinama Federacije BiH", a pečat federalnih organa vlasti
je prečnika 50 mm i namijenjen je za ovjeravanje službenih akata koje donose ti organi. Mali pečat, u
osnovi, služi za ovjeravanje službenih legitimacija, finansijskih i drugih dokumenata. Taj pečat, takođe
imaju svi federalni organi vlasti.
5. Sadržaj pečata
Pravilo je da pečat svih organa vlasti u sredini ima odgovarajući grb, kako slijedi: pečat
Federacije – grb Federacije, pečat kantona – grb kantona, pečat opštine – grb opštine i pečat grada –
grb grada.
Pored grba, svaki pečat sadrži i odgovarajući tekst. Taj tekst se upisuje oko grba u
koncentričnim krugovima jedan ispod drugog. Zavisno od toga o kojem se pečatu radi, pravilo je da se
u pečat upisuje sljedeći tekst:
a) Pečat Federacije:
"Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i Hercegovine, naziv federalnog organa vlasti i
njegovo sjedište".
b) Pečat kantona:
"Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i Hercegovine, naziv kantona, naziv organa vlasti
kantona i njegovo sjedište".
c) Pečat opštine:
"Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i Hercegovine, naziv kantona, naziv opštine, naziv
opštinskog organa vlasti i njegovo sjedište".
d) Pečat grada:
"Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i Hercegovine, naziv kantona, naziv grada, naziv
gradskog organa vlasti i njegovo sjedište".
6. Izrada pečata
Postupak izrade pečata, po pravilu, sastoji se od dvije faze koje se sastoje u sljedećem:
- prva faza obuhvata podnošenje zahtjeva za dobijan je odobrenja za izradu pečata,
- druga faza obuhvata proceduru izrade pečata.
1) Zahtjev za izdavanje pečata. Svaki organ vlasti dužan je prvo podnijeti zahtjev za dobijanje
odobrenja za izradu pečata. Odobrenje izdaje organ određen propisom o pečatu. Taj organ je dužan po
podnešenom zahtjevu donijeti rješenje kojim se odobrava izrada pečata ili odbija zahtjev za izradu
pečata, ako se utvrdi da podnosilac zahtjeva ne ispunjava uslove predviđene za dobijanje odobrenja za
izradu pečata. Najčešći razlog za odbijanje zahtjeva jeste činjenica da u propisu o pečatu ili posebnom
propisu nije predviđeno da podnosilac zahtjeva ima pravo na pečat, s tim da mogu biti i drugi razlozi za
odbijanje zahtjeva, što zavisi od konkretnog slučaja. U rješenju kojim se odbija zahtjev mora se navesti
konkretan razlog za odbijanje.
U rješenju kojim se odobrava izrada pečata, mora se navesti oblik, veličina i sadržaj pečata, i
koliko pečata se može izraditi (jedan ili dva ili tri). Pravilo je da svaki organ vlasti ima jedan pečat
veliki i jedan mali, što se u rješenju mora izričito navesti.
Međutim, ako postoje opravdani razlozi (slučaj kada organ vlasti ima svoju organizacionu
jedinicu van sjedišta organa), može se, izuzetno, izdati odobrenje za izradu više pečata. Ali ova
mogućnost mora zaista biti izuzetak, jer posjedovanje više pečata stvara mogućnosti da se pečat
zloupotrijebi, što može izazvati velike negativne posljedice u radu takvog organa vlasti. Prema tome,
smatramo da se pri podnošenju takvog zahtjeva za izdavanje odobrenja za izradu više pečata treba biti
veoma obazriv i takav zahtjev postaviti onda kada se funkcija organa vlasti ne može efikasno
ostvarivati ako nema više pečata. U ovakvim slučajevima, podnosilac zahtjeva je dužan u svom
zahtjevu navesti konkretne razloge zbog kojih je potrebno da ima više od jednog pečata (dva ili tri
pečata), jer se bez tih razloga zahtjevu ne bi moglo udovoljiti. I u ovom slučaju, u rješenju se mora
riječima navesti koliko se pečata može izraditi (napr. dva ili tri).
Pravilo je da odobrenje za izradu pečata za sve organe vlasti izdaje samo jedan organ koji se
određuje propisom o pečatu. To važi za svaki nivo vlasti. Na primjer, na nivou Federacije rješenje za
izradu pečata Federacije za sve federalne organe vlasti i druge federalne institucije ovlašten je da izdaje
samo Federalno ministarstvo pravde i niko drugi.
2) Postupak za izradu pečata. Kada se dobije rješenje kojim se odobrava izrada pečata, onda
organ vlasti koji je dobio takvo rješenje, primjerak tog rješenja sa zahtjevom za izradu pečata dostavlja
pečatoreznici ovlaštenoj za izradu pečata. Pečatoreznica izradu pečata može da vrši samo na osnovu
rješenja kojim je dato odobrenje za izradu pečata i isključivo na način kako je u rješenju navedeno. To
znači pečat se mora da izradi u obliku, veličini i sa tekstom koji je u rješenju naveden. U tim pitanjima
nije dozvoljeno ništa mijenjati i o tome je pečatoreznica dužna strogo voditi računa. Naravno, može se
izraditi samo onoliko pečata koliko u rješenju bude konkretno navedeno.
Izradu pečata mogu da vrše samo one pečatoreznice koje budu ovlaštene za vršenje tog posla.
To ovlaštenje daje organ vlasti koji bude određen propisom o pečatu. Svaki nivo vlasti određuje svoju
pečatoreznicu. U tom cilju, odobrenje za izradu pečata može dobiti jedno ili više preduzeća, ali samo
ona koja ispunjavaju sve propisane uslove. Trebalo bi voditi računa da broj ovlaštenih pečatoreznica
bude ograničen, kako bi se i na taj način smanjile mogućnosti eventualnih zloupotreba u izradi pečata.
Svaki organ vlasti mora strogo voditi računa o tome da pečat može izraditi samo ovlaštena
pečatoreznica i niko drugi. Radi toga organi vlasti su dužni izradu pečata vršiti samo kod te
pečatoreznice. Drugačije postupanje predstavlja nezakonitu radnju za koju se snosi odgovornost.
Na nivou Federacije ovlaštenu pečatoreznicu određuje Federalno ministarstvo pravde, o čemu
se donosi rješenje. To rješenje donosi se na zahtjev pečatoreznice (preduzeća), s tim da odobrenje može
dobiti samo ona pečatoreznica koja ispunjava sve uslove koji su propisima o pečatu predviđeni za
pečatoreznicu.
7. Upotreba i čuvanje pečata
a) Upotreba pečata
Pod upotrebom pečata podrazumjeva se ovlaštenje za stavljanje otiska pečata na službena akta
organa vlasti. To ovlaštenje propisom o pečatu se izričito daje rukovodiocu organa vlasti.
Međutim, u propisu o pečatu uvijek se daje ovlaštenje rukovodiocu organa vlasti da može za
rukovanje i upotrebu pečata odrediti neko službeno lice iz svog organa vlasti, o čemu se mora donijeti
posebno rješenje. To rješenje treba da sadrži lične podatke službenog lica, ovlaštenje da rukuje, čuva i
upotrebljava pečat i mjesto gdje se pečat treba da čuva. Prema tome, pečat se ne može dati na
rukovanje i čuvanje službenom licu, dok se prethodno ne donese navedeno pismeno rješenje, niti se
ovlaštenje može davati na osnovu usmenog naloga.
Prilikom ovjeravanja službenih akata pečatom, postoje dva pravila koja se moraju poštovati. Ta
pravila su sljedeća:
a) Mjesto stavljanja otiska pečata na službeni akt. Pravilo je da se otisak pečata na službeni akt
stavlja s lijeve strane pored potpisa lica ovlaštenog za potpisivanje službenih akata, ako zakonom ili
drugim propisom nije drugačije određeno. Znači, otisak pečata mora biti tako stavljen da se može
jasno i u cjelini pročitati naziv funkcije i potpis lica koje je akt potpisalo, jer ti podaci moraju ostati
vidljivi. Prema tome, nepravilno je otisak pečata stavljati preko naziva funkcije ili preko potpisa
službenog lica, a takvih slučajeva u praksi ima, što je nepravilno.
b) Službeni akt mora biti potpisan prije stavljanja otiska pečata. To znači da se pečat može
koristiti samo za ovjeravanje onih službenih akata koja su prethodno potpisana od strane rukovodioca
organa vlasti ili drugog ovlaštenog lica. O toj činjenici, službenik ovlašten za upotrebu pečata mora
strogo da vodi računa prilikom stavljanja otiska pečata na službena akta, jer je zabranjeno stavljanje
pečata na akta koja nisu potpisana. Takve radnje su nezakonite i službeno lice podliježe disciplinskoj i
drugoj odgovornosti (krivičnoj odgovornosti).
b) Čuvanje pečata
Pod čuvanjem pečata podrazumjeva se poduzimanje mjera koje imaju za cilj da pečat ne dođe u
posjed neovlaštenih lica i tako bude zloupotrebljen. Pod neovlaštenim licima smatraju se sva službena
lica i sva druga lica (stranke i dr.) koja nisu ovlaštena za upotrebu i čuvanje pečata. Čuvanje obuhvata
mjere čuavnja u toku radnog vremena i mjere čuvanja poslije radnog veremena.
U toku radnog veremena pečat mora da se čuva na takvom mjestu da ne može doći u posjed
neovlaštenih lica. Najsigurnije je da se pečat stalno čuva zaključan u kasi ili ormaru, a na radnom stolu
može biti samo dok se vrši ovjera službenih akata. Čim se završi ta radnja, pečat treba odmah vratiti na
mjesto gdje se stalno čuva. Poslije završetka radnog vremena, pečat se mora čuvati na sigurnom mjestu
koje treba da odredi rukovodilac organa vlasti. Mjesto čuvanja pečata određuje se rješenjem kojim se
službeno lice ovlašćuje za rukovanje i upotrebu pečata. To mjesto trebalo bi biti takvo da se može
zaključati, kao što je željezna kasa sa posebnim ključem ili željezni ormar koji se takođe može
zaključati.
Pečat se, po pravilu, treba da čuva i upotrebljava samo u službenoj prostoriji koju odredi
rukovodilac organa vlasti. Pečat se može, izuzetno, ako je to nužno radi obavljanja neke službene
radnje, iznijeti i upotrijebiti van službene prostorije, ali samo po odobrenju rukovodioca organa vlasti.
Sve te mjere imaju za cilj da se spriječi mogućnost zloupotrebe pečata i njegovo korištenje od
neovlaštenih lica.
8. Evidencije o pečatima
O pečatima se vode propisane evidencije čiji je cilj kontrola nad izrađenim pečatima, njihovim
korisnicima, stanju upotrebljivosti izrađenih pečata, gubljenju, uništavanju i izdavanju novih pečata. U
tom pogledu, može biti predviđeno više vrsta evidencija, ali obavezno moraju biti predviđene najmanje
dvije evidencije. Te dvije evidencije trebalo bi da postoje na svim nivoima vlasti, a to znači na nivou
Federacije BiH, kantona, grada i opštine. Te dvije evidencije vode, i to:
- pečatoreznica – vodi evidenciju svih pečata koje je ona izradila,
- organ uprave koji je nadležan za izdavanje odobrenja za izradu pečata – vodi evidenciju svih pečata
za koje je izdao to odobrenje. Ovu evidenciju na nivou Federacije BiH vodi – Federalno ministarstvo
pravde, a na nivou Kantona Sarajevo – Ministarstvo pravde i uprave.
Prema našem mišljenju, navedene dvije evidencije trebaju imati i ostali kantoni, kao i grad i
opština, jer su te evidencije zaista neophodne da bi se spriječila zloupotreba pečata od strane
neovlaštenih lica. U okviru evidencije koju vode gore navedeni organi uprave, treba da se vodi
evodencija i o uništenim i nestalim pečatima, a svaki organ vlasti treba da vodi evidenciju svojih
pečata.
Vrste evidencije o pečatima, njihov sadržaj i način njenog vođenja, po pravilu, reguliše se
posebnim propisom (uputstvo koje se donosi na osnovu propisa o pečatu). U tom uputstvu detaljno se
reguliše svako pitanje važno za tu evidenciju.
Navedene evidencije su veoma važne, jer se na osnovu njih može da prati koji organi vlasti
imaju pečate, koliko ima pečata, koji pečati su izgubljeni, a koji uništeni, a koji su ponovo izdati. Svi ti
podaci imaju za cilj da se spriječi zloupotreba pečata od strane neovlaštenih lica, pa je radi toga
neophodno da se ta evidencija vodi ažurno i blagovremeno, i da bude tačna i potpuna. Za ažurno
vođenje te evidencije važna je aktivnost rukovodioca organa vlasti da blagovremeno poduzimaju mjere
da se izgubljeni pečat zamijeni novim, da se oštećeni ili neupotrebljivi pečat blogovremeno uništi i da
se izradi novi pečat, itd.
9. Uništavanje pečata
Postoje situacije kada se pečat organa vlasti mora uništiti. To se obavezno mora učiniti u
sljedećim slučajevima: ako je pečat dotrajao ili oštećen ili istrošen ili iz drugih razloga postao
neupotrebljiv, zatim u slučaju promjene naziva ili sjedišta organa vlasti ili prestanka sa radom organ
vlasti koji može nastati putem spajanja dva ili više organa u jedan organ ili razdvajanja jednog organa u
dva ili više organa, ili ukidanja nekog organa vlasti i prestanka njegovog rada i sl.
Uništavanje pečata ima za cilj da se eliminiše mogućnost zloupotrebe takvog pečata od strane
neovlaštenog lica.
Za uništavanje pečata odgovoran je rukovodilac organa vlasti. On je dužan, odmah kada nastane
neka od navedenih situacija, preduzeti mjere da se pečat uništi. Postupak uništavanja pečata regulisan
je propisima o pečatu za svaki nivo vlasti. Pravilo je da pečat ne može uništavati svaki organ vlasti
samostalno, već je za vršenje tog posla ovlašten samo jedan organ za pečate svih organa na istom nivou
vlasti. To ovlaštenje, po pravilu, pripada organu uprave koji je nadležan za izdavanje odobrenja za
izradu pečata. Postupak uništavanja pečata počinje tako što je rukovodilac organa vlasti čiji pečat treba
uništiti, takav pečat uz službeni dopis dužan dostaviti organu nadležnom za uništavanje sa zahtjevom
da se uništi dostavljeni pečat i navodi razloge uništavanja. Kada nadležni organ primi pečat sa
zahtjevom za uništenje, dužan je formirati komisiju koja će uništiti pečat na način koji je propisan za
uništavanje pečata. Ta komisija je dužna o uništenju pečata sačiniti zapisnik koji predstavlja dokaz da
je pečat uništen i način na koji je uništen.
10. Oglašavanje nevažećim nestalog pečata
Postoji mogućnost da se pečat izgubi ili na bilo koji drugi način nestane (bude ukraden i sl.).
Ako dođe do ovakve situacije, organ vlasti čiji je pečat nestao obavezno mora taj pečat oglasiti
nevažećim. U tom slučaju, postupa se na sljedeći način:
- prvo je potrebno tražiti izgubljeni pečat. U tom cilju moraju se poduzeti sve potrebne mjere da se
izgubljeni pečat pronađe. To se mora učiniti odmah čim se sazna da pečata nema. Traženje se mora
završiti u što kraćem roku (jedan dan). Ako se pečat ne uspije pronaći, u tom slučaju se preduzima
druga aktivnost, a to je da se pečat oglasi nevažećim.
- drugo, ako se nestali pečat ne pronađe, onda je potrebno taj pečat odmah oglasiti nevažećim u
odgovarajućim službenim novinama. To znači da se nestali pečat Federacije BiH oglašava u
"Službenim novinama Federacije BiH", pečat kantona u službenom glasniku kantona, a pečat grada u
službenim novinama grada, dok se pečat opštine oglašava u službenim novinama opštine. Obaveza
oglašavanja predviđena je za sve pečate gore navedene.
Oglašavanje nevažećim nestalog pečata ima za cilj da se pečat stavi van snage i time otkloni
mogućnost njegovog korištenja od strane neovlaštenih lica. Naime, nestali pečat postaje nevažeći od
dana kada oglas o nestalom pečatu bude objavljen u službenim novinama. Prema tome, veoma je važno
da se nestali pečat što prije oglasi nevažećim u gore pomenutim službenim novinama. Ako bi se
pojavio službeni akt ovjeren nestalim pečatom, taj akt bi se smatrao pravno nevaljalim i ne bi mogao
poslužiti za svrhu za koju je izdat, jer je ovjera tog akta izvršena zloupotrebom nestalog pečata.
Pored obaveze objavljivanja nestalog pečata u službenim novinama, za neke pečate može biti
predviđena i obaveza da se o nestanku pečata obavijesti nadležni organ unutrašnjih poslova. Takva
obaveza je predviđena za pečat Federacije i pečat Kantona Sarajevo. Ova mjera ima za cilj da se i taj
organ uključi u aktivnosti pronalaženja nestalog pečata, odnosno sprječavanja njegove zloupotrebe od
strane neovlaštenih lica.
Sve ove mjere i aktivnosti (pronalaženje nestalog pečata, zatim oglašavanje nevažećim nestalog
pečata u službenim novinama i obavještavanje organa unutrašnjih poslova, gdje je predviđena ta mjera)
dužan je da organizuje rukovodilac organa vlasti čiji je pečat nestao. On je odgovoran za rješavanje
svih tih pitanja i ta se odgovornost ne može prenositi na drugo službeno lice.
Međutim, ako se poslije objavljivanja pečata nevažećim u službenim novinama, nestali pečat
pronađe, u tom slučaju, taj se pečat mora uništiti. To se vrši na način objašnjen u prethodnoj tački (9.
Uništavanje pečata). Naime, pečat koji se oglasi nevažećim, ne može se više koristiti i radi toga on
mora biti uništen.
11. Izrada novog umjesto nestalog pečata
Organ vlasti čiji je pečat oglašen nevažećim na način objašnjen u pretodnoj tački, ima pravo
tražiti izradu novog pečata. Postupak traženja novog pečata je isti koji je propisan za redovan način
izrade pečata, a on se sastoji u izvršenju sljedeće tri radnje, i to:
1) prvo se mora provesti postupak oglašavanja nestalog pečata nevažećim,
2) drugo, kada se izvrši oglašavanje pečata nevažećim, onda se podnosi zahtjev nadležnom
organu za izdavanje odobrenja za izradu novog pečata. U zahtjevu treba navesti opis pečata koji je
nestao, razloge za izradu novog pečata i priložiti dokaze da je nestali pečat oglašen nevažećim.
Prilikom rješavanja tog zahtjeva, organ nadležan za izdavanje odobrenja za izradu novog pečata treba u
rješenju kojim se odobrava izrada novog pečata, novi pečat označiti određenim novim brojem. Taj broj
upisuje se ispod grba. U tom pogledu mogu biti dvije vrste obilježavanja, što se vrši na sljedeći način:
- ako je izgubljeni pečat bio obilježen rimskim brojem, u tom slučaju novi pečat se mora
obilježiti narednim rimskim brojem (napr. ako je izgubljeni pečat bio obilježen brojem I, novi pečat
treba biti obilježen brojem II, itd.).
- ako je izgubljeni pečat bio obilježen arapskim brojem, u ovom slučaju novi pečat treba biti
obilježen i arapskim i rimskim brojem (napr. ako je izgubljeni pečat bio obilježen brojem 1, u ovom
slučaju novi pečat treba biti obilježen u vidu razlomka na sljedeći način: 2/I itd.).
Ovo obilježavanje novog pečata vrši se radi toga da se načini razlika između nestalog pečata i
novog pečata i time otkloni mogućnost korištenja nestalog pečata kao pravog.
3) treće, kada organ vlasti dobije rješenje kojim je odobrena izrada novog pečata, dužan je to
rješenje, uz popratni akt, dostaviti ovlaštenoj pečatoreznici i traži izrada novog pečata. Ta
pečatoreznica je dužna izraditi novi pečat sa podacima koji budu navedeni u rješenju kojim je odobrena
izrada novog pečata. Izradom novog pečata završene su sve radnje na izradi novog umjesto nestalog
pečata, s tim što je još potrebno novi pečat upisati u evidencije koje su predviđene za taj pečat. Nakon
toga organ vlasti može početi sa korištenjem novog pečata.
F) OVJERAVANJE POTPISA, RUKOPISA I PREPISA
ZAKON1
O OVJERAVANJU POTPISA, RUKOPISA I PREPISA
(PREČIŠĆEN TEKST)
11
Zakon je objavljen u „Službenom listu SRBiH“, br. 37/71 i 39/75
Član 1.
Ovjeravanje potpisa ili rukopisa je potvrđivanje njihove autentičnosti.

Ovjeravanje prepisa je potvrđivanje njegove istovjetnosti s izvornom ispravom.
Ovjeravanjima se ne potvrđuje istinitost sadržaja isprave.
Član 2.
Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa vrši nadležni općinski organ.

Ovjeravanje potpisa u zemljišno – knjižnim stvarima vrše opštinski sudovi.
Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa vrši ovlašteno službeno lice nadležnog organa.
Član 2 – a.
O izvršenim ovjerama potpisa i prepisa vodi se poseban upisnik.
II – OVJERAVANJE POTPISA I RUKOPISA
Član 3.
Za dokaz istinitosti potpisa potrebno je da podnosilac isprave pred ovlašćenim službenim licem
svojeručno potpiše ispravu ili da izjavi da je potpis koji se nalazi na ispravi, njegov potpis. Na isti način
se utvrđuje istinitost rukoznaka, odnosno otisak prsta.
Za dokaz istinitosti rukopisa potrebno je da podnosilac isprave pred ovlešćenim službenim
licem izjavi da je isprava napisana njegovom rukom.
Član 4.
Potvrda o ovjeri potpisa i rukopisa stavlja se na izvornu ispravu s naznakom datuma ovjere i
broja pod kojim je isprava zavedena u upisniku za ovjeravanje.
Ovjera se potvrđuje pečatom nadležnog organa i potpisom ovlašćenog službenog lica.
Član 5.
Kad se ovjerava potpis ili rukoznak slijepih, ili potpis ili rukoznak lica koja ne znaju čitati, mora
se podnosiocu pročitati isprava na kojoj se ovjerava potpis ili rukoznak. Kad se ovjerava potpis ili
rukoznak gluvih koji ne znaju čitati, podnosiocu se mora pomoću tumača pročitati isprava na kojoj
ovjerava potpis ili rukoznak.
Kad se ovjerava potpis ili rukoznak lica koje ne razumije jezik na kome je isprava napisana,
mora se podnosiocu prevesti sadržina isprave. Ako službeno lice koje vrši ovjeru ne može samo izvršiti
prevođenje, ispravu će podnosiocu pročitati i njenju sadržinu prevesti sudski tumač.
U slučajevima iz prethodnih stavova, u potvrdi o ovjeri mora se naznačiti da je postupljeno po
tim odredbama.
Član 6.
Ako službeno lice koje vrši ovjeru ne razumije jezik na kome je isprava napisana, može
odrediti, ako to smatra potrebnim, da ispravu prevede sudski tumač. Ako je isprava bila prevedena, u
potvrdi o ovjeri će se to navesti.
Član 7.
Potpis, rukoznak ili rukopis ovjeriće se ako službeno lice lično poznaje podnosioca ili, ako ga
lično ne poznaje, nakon što prethodno utvrdi njegov identitet na osnovu lične karte ili pasoša, a ako
nema ove isprave, svjedočenjem dva punoljtna svjedoka koja službeno lice lično poznaje, odnosno čiji
identitet utvrdi ličnom kartom ili pasošem.
U potvrdi o ovjeri mora se navesti na koji je način službeno lice utvrdilo identitet podnosioca
isprave.
Član 8.
Ako treba ovjeriti potpis lica kao zastupnika drugog lica, organizacije udruženog rada ili druge
organizacije, službeno lice će ovjeru izvršiti pošto prethodno utvrdi da je to lice ovlašćeno na
zastupanje. U potvrdi o ovjeri će se navesti po kom osnovu je podnosilac ovlašćen na zastupanje.
III – OVJERAVANJE PREPISA
Član 9.
Prijepis koji se ima ovjeriti mora se brižljivo uporediti s izvornom ispravom. Prepis se mora
slagati s izvornom ispravom i u pravopisu, interpunkciji i skraćivanju riječi. Ako su u izvornoj ispravi
neka mjesta ispravljena, preinačena, brisana, precrtana, umetnuta ili dodana, mora se to navesti u
potvrdi o ovjeri prepisa. Ovako će se postupati i u slučaju kada je isprava pocijepana, oštećena ili ako
inače po spoljašnjem obliku dovodi u očitu sumnju svoju istovjetnost i izvornom ispravom.
Fotokopije isprava smatraju se prepisima u smislu ovog zakona i prilikom ovjere postupaće se
prema odredbama prethodnog stava.
Član 10.
U potvrdi o ovjeri mora se izričito navesti da li je to prepis izvorne isprave, ili prepis ovjerenog,
ili prostoga prepisa izvorne isprave.
Isto tako, mora se u potvrdi o ovjeri navesti da li je izvorna isprava pisana rukopisom ili
mašinom, ili kojim drugim mehaničkim ili hemijskim sredstvom, olovkom ili perom, kao i broj listova
izvorne isprave i gdje se, prema znanju službenog lica koje vrši ovjeru, ili prema tvrđenju stranke,
nalazi izvorna isprava. Ako je izvornu ispravu donio podnosilac, potrebno je u potvrdi o ovjeri
naznačiti ime i prezime i adresu stana podnosioca.
U potvrdi ovjere mora biti naznačen broj i datum ovjere prepisa. Potvrdu će potpisati službeno
lice koje vrši ovjeru i staviti pečat nadležnog organa.
Ako je prepis izvršen putem fotokopiranja, ovlašćeno službeno lice će to navesti u potvrdi o
ovjeri.
Član 11.
Kad se ovjerava prepis samo jednog dijela isprave ili izvod za isprave, prepis mora biti tako
sačinjen da se iz njega jasno vidi koji su djelovi isprave ostali neprepisani.
Član 12.
Ako službeno lice koje vrši ovjeru ne razumije jezik na kome je isprava napisana, odrediće da
sudski tumač izvrši upoređivanje prepisa s izvornom ispravom ili s prepisom izvorne isprave.
IV – POSEBNI SLUČAJEVI OVJERAVANJA
Član 13.
Ovjeravanje isprava koje su namijenjene za upotrebu u inostranstvu, vrše općtinski sudovi.

Prije dostavljanja isprava iz prethodnog stava na ovjeru Saveznom sekretarijatu za inostrane
poslove, predsjednik opštinskog suda dostaviće ih Republičkom sekretarijatu za pravosuđe i
organizaciju uprave radi ovjere potpisa službenog lica koje je izvršilo ovjeru i radi pečata opštinskog
sud kod koga je ovjera izvršena.
Ako zakonom ili međunarodnim ugovorom nije drugačije predviđeno, ne vrši se ovjeravanje
isprava namijenjenih za upotrebu u inostranstvu koje su izdali republički ili savezni organi uprave.
Član 14.
Ovjeravanje isprava koje su namijenjene za upotrebu u državama koje su članice Haške

konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava („Službeni list FNRJ“ – Dodatak:
Međunarodni ugovori i drugi sporazumi, broj 10/61) vrši opštinski sud, odnosno Republički sekretarijat
za pravosuđe i organizaciju uprave.
Opštinski sud ovjerava samo isprave koje su izdate od organa i organizacija koji imaju sjedišta
na području tog suda, a Republički sekretarijat za pravosuđe i organizaciju uprave ovjerava isprave
izdate od organa i organizcija koji imaju sjedište na području ma kog opštinskog suda na teritoriji
Socijalističke Republike Bosne i Hercegovine.
Član 15.
U slučaju kad je posebnim zakonom određena nadležnost drugog organa ili propisan drugačiji
način ovjeravanja primjenjivaće se odredbe toga zakona.
Član 16.
Ovjeravanje potpisa i prepisa isprava potrebnih za regulisanje radnih odnosa i odnosa po

osnovu rada može vršiti ovlašćeno lice u organu, odnosno organizaciji u kojoj radnik radi ili je radio.
V – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Član 17.
Prepise o obliku upisnika i načinu njegovog vođenja, kao i uputstva za izvršavanje ovog
zakona, donosi republički sekretar za pravosuđe i organizaciju uprave.
Član 18.
Danom stupanja na snagu ovog zakona, a u skladu s odredbama člana 16. Ustavnog zakona za
provođenje Ustavnih amandmana XX do XLI („Službeni list SFRJ“, broj 29/71), prestaje da važi zakon
o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa („Službeni list FNRJ“, br. 105/47 i 50/49 i „Službeni list
SFRJ“, br. 16/65 i 17/67).
Član 19.
Ovaj zakon stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenom listu SRBiH“, a
primjenjivaće se od 1. januara 1972.godine.
UPUTSTVO1
ZA IZVRŠENJE ZAKONA O OVJERAVANJU
POTPISA, RUKOPISA I PREPISA
1. Opšte upute
11
Uputstvo je objavljeno u „Službenom listu SRBiH“, broj 8/76
1) Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa ( u daljem tekstu: ovjeravanje), u skladu sa Zakonom
o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa ( u daljem tekstu: Zakon) i ovim uputstvom, nadležni
opštinski organi i opštinski sudovi vrše bez obzira na prebivalište ili boravište lica koje zahtjeva
ovjeravanje.
2) Ako je posebnim zakonom određeno da ovjeravanje vrši drugi organ ili je propisan drukčiji
način ovjeravanja, ovjeravanje se vrši prema odredbama tog zakona.
3) Ovjeravanje vrši radnik kojeg za to rješenjem ovlasti starješina opštinskog organa, odnosno
predsjednik opštinskog suda ( u daljem tekstu: ovlašteni radnik).
4) Ovjeravanje se vrši u službenim prostorijama opštinskog organa, odnosno opštinskog suda.
Izuzetno, ako je stranka kojoj treba izvršiti ovjeravanje potpisa ili rukopisa spriječena iz
opravdanih razloga (bolest i sl.) da dođe u službene prostorije opštinskog organa, odnosno opštinskog
suda, ovjeravanje se može izvršiti i van tih prostorija, o čemu odlučuje starješina opštinskog organa,
odnosno predsjednik opštinskog suda.
Ovjeravanje prepisa ne može se vršitit izvan službenih prostorija.
5) Za ovjeravanje nije potreban pismeni podnesak (zahtjev), osim ako se zahtijeva ovjeravanje
potpisa ili rukopisa izvan službenih prostorija opštinskog organa, odnosno opštinskog suda.
6) Troškovi izlaska ovlaštenog radnika radi vršenja ovjeravanja potpisa ili rukopisa izvan
službenih prostorija, utvrđuje se shodno propisima o troškovima u upravnom postupku, odnosno
propisima o troškovima za službene izlaske u sudskim postupcima.
7) Ovo uputstvo ne odnosi se na ovjeravanje isprava namijenjenih za upotrebu u inostranstvu.
2. Upisnik za ovjeravanje
8) O ovjeravanju se vodi upisnik za ovjeravanje u obliku knjige 30 X 45 cm sljedećeg sadržaja:
Ov. broj Predmet Naziv isprave Ime i prezime

ovjeravanja na kojoj se lica i adresa
se vrši lica čiji se
ovjeravanje potpis ili
izdavalac rukopis
isprav. broj ovjerava i
i datum svojeručni
potpis tog lica
1 2 3 4
5 6 7 8
Način na Napomena Iznos takse Potpis
koji je ili razlog ovlaštenog
itvrđen oslobađanja radnika
indetitet plaćanja takse
lica čiji se
potpis ili
rukopis
ovjerava
9) Stranice upisnika moraju biti označene arapskim brojevima, a na početku upisnika, na prvom
listu, stavlja se napomena o ukupnom broju stranica i ovu napomenu ovjerava starješina opštinskog
organa, odnosno predsjednik opštinskog suda.
10) Podaci o ovjeravanju upisuju se u upisnik čitko tintom ili hemijskom olovkom.
Upisani podaci u upisniku ne mogu se brisati niti na drugi način mijenjati.

Greške učinjene prilikom upisa ovlašćeni radnik može ispraviti tako da upis, a u rubriku 6
upisnika konstatuje izvršenu ispravku.
Ako je pogrešno izvršen upis u cjelini ili u većini rubrika upisnika, takav upis se precrtava
kosom crtom od donjeg lijevog ugla prema gornjem uglu i pravilan upis vrši se pod novim radnim
brojem, a u rubrici 6 upisnika precrtanog upisa konstatuje se: „pogrešan upis“.
11) Za ovjeravanje potpisa i rukopisa izvan službenih prostorija opštinskog organa, odnosno
opštinskog suda, vodi se poseban upisnik (Ov. II) istog sadržaja kao upisnik pod tačkom 8. ovog
upisnika.
12) Upisivnje podataka u pojedine rubrike upisnika vrši se na sljedeći način:
- Rubrika broj 1 – upisuje se redni broj ovjeravanja i to arapskim brojevima hronološki, od
broja 1 do zaključnog rednog broja ovjaravanja u toku godine, a u drugom dijelu rubrike, ispod broja
ovjeravanja, upisuje se dan i mjesec izvršenog ovjeravanja, a kod rednog broja 1 upisuje se i godina
ovjeravanja.
- Rubrika broj 2 – upisuje se šta je predmet ovjeravanja, npr. „potpis“, „rukopis“, a kod
ovjeravanja prepisa isprave treba naznačiti da li je to prepis ili fotokopija izvorne isprave (originala) ili
prepis ovjerenog, ili prostog prepisa izvorne isprave, npr. „prepisa izvorne isprave“, „fotokopija
izvorne isprave“, „prepis ovjerenog prepisa“.
- Rubrika broj 3 – upisuje se naziv isprave na kojoj se vrši ovjeravanje, s naznakom izdavaoca
isprave, broja i datuma, npr. „Punomoć Marka Markovića iz Sarajeva, od 12. februara 1976.godine“,
„Svjedodžba Alije Alića iz Lukavca o završenoj osmogodišnjoj školi, izdata od Osnovne škole Tuzla,
broj 271/65, od 15. juna 1975.godine“ i sl.
- Rubrika broj 4 – upisuju se ime i prezime i adresa lica čiji se potpis ili rukopis ovjerava,
nakon čega se to lice svojeručno potpisuje u ovu rubriku, a zatim i na ispravu.
U slučaju da je to lice već potpisalo ispravu, prilikom potpisivanja u ovu rubriku upisnika treba
da ovlašćenom radniku izjavi da je potpis koji se nalazi na ispravi, njegov potpis. Isto tako, treba da
izjavi i lice čiji se rukopis ovjerava, tj. da je rukopis na ispravi, njegov rukopis.
- Rubrika broj 5 – upisuju se podaci o tome na koji način je utvrđen identitet lica čiji se potpis
ili rukopis ovjerava (ličnim poznavanjem od strane ovlaštenog radnika, ličnom kartom ili pasošem, ili
svjedočenjem dva punoljetna svjedoka), npr.“Lično poznat“, „Lična karta broj 497/64, SUP Derventa“,
„Pasoš broj 158/75, SUP Prozor“, „Poznat Petru Petroviću iz Zenice, lična karta broj 1234/68, SUP
Zenica i Almasi Alajbegović iz Doboja, lična karta broj 1836/70, SUP Doboj“ ili „Poznat Mitru
Mitroviću iz Travnika i Fazli Fazliću iz Novog Travnika – lično poznati“ i sl.
- Rubrika broj 6 – upisuju se bitni podaci u vezi s ovjeravanjem, a koji se ne upisuje u neku
drugu rubriku upisnika, npr. „Ovjeravanje potpisa izvršeno u kući Petra Petrovića iz Bihaća“, po
rješenju broj 02 – 124/76, od 12. februara 1976.“, „U rubrici 4 izvršena je ispravka upisa, umjesto
Ivanić treba da piše Ivanović“ i sl.
- Rubrika broj 7 – upisuje se iznos naplaćene takse za ovjeravanje, a ako su stranka ili predmet
oslobođeni od plaćanja takse, navodi se propis po kojem je to oslobađanje propisano.
- Rubrika broj 8 – potpisuje se ovlašteni radnik koji je rješenjem starješine opštinskog organa,
odnosno predsjednika opštinskog suda, ovlašćen za ovjeravanje.
13) Upisnik se zaključuje s 31. decembrom kalendarske godine, tako da se ispod posljednjeg
ovjeravanja konstatuje „Zaključeno s rednim brojem ........., dana ...........decembra 197.godine“, a zatim
to potpisom potvrđuju ovlašteni radnik i starješina opštinskog organa, odnosno predsjednik opštinskog
suda.
14) Isprava na kojoj se istovremeno ovjeravaju potpis i rukopis, odvojeno se upisuje u upisnik.
Na isti način će se postupiti ako se istovremeno vrši ovjeravanje potpisa ili rukopisa jednog ili više na
više isprava.
Ako se vrši ovjeravanje više primjeraka istog prepisa isprave, takvo ovjeravanje upisuje se u
upisniku pod jednim brojem, a u rubrici 6 upisnika naznačiće se u koliko je primjeraka izvršeno
ovjeravanje prepisa, npr. „Ovjeravanje izvršeno u 6 primjeraka“.
15) Taksa za ovjeravanje stavlja se na ispravi na kojoj se vrši ovjeravanje, ako propisima o
taksama nije drukčije određeno.
3. Potvrda o ovjeravanju
16) Ovjeravanje se vrši potvrdom o ovjeravanju, koja se ispisuje na ispravi na kojoj se vrši
ovjeravanje. Potvrda o ovjeravanju potpisa, odnosno rukopisa, stavlja se pored ili iza potpisa, odnosno
rukopisa, a potvrda o ovjeravanju prepisa stavlja se iza teksta čiji se prepis ovjerava. Potvrda o
ovjeravanju ispisuje se pisaćom mašinom ili otiskom štambilja na kojem je izrađen osnovni tekst
potvrde o ovjeravanju, a ostali tekst popunjava se pisaćom mašinom ili čitko tintom ili hemijskom
olovkom. Potvrda o ovjeravanju ispisuje se nakon što se u upisniku za ovjeravanje izvrši upisivanje u
odgovarajuće rubrike i stave potrebni potpisi.
17) Potvrda o ovjeravanju potpisa, odnosno rukopisa, sadrži:
- naziv i sjedište organa koji je izvršio ovjeravanje;
- broj upisnika i datum kada je ovjeravanje izvršeno;
- ime i prezime lica čiji se potpis ili rukopis ovjerava i njegova adresa;
- konstataciju da je stranka svojeručno potpisala ispravu, odnosno priznala potpis na ispravi za
svoj potpis, ako je ispravu ranije potpisala, a ako se radi o ovjeravanju rukopisa, da je rukopis na
ispravi priznala za svoj;
- podatke o tome na koji način je utvrđen identitet lica čiji se potpis (otisak prsta) ili rukopisa
ovjerava;
- podatke o taksama – ako je taksa naplaćena i poništena, navodi se iznos takse, ako je stranka
ili predmet oslobođen od plaćanja takse, navodi se propis po kojem je to oslobađanje propisano;
- potpis ovlaštenog radnika i otisak pečata opštinskog organa, odnosno opštinskog suda.
18) Potvrda o ovjeravanju potpisa sadrži još i sljedeće:
- kod ovjeravanja potpisa slijepih lica ili lica koja ne znaju čitati da je postupljeno na način iz
člana 5. stav 1. Zakona npr. „Kupoprodajni ugovor pročitan je Nikoli Nikoliću“;
- kod ovjeravanja potpisa lica koje ne razumije jezik na kome je isprava napisana, da je
postupljeno na način iz člana 5. stav 2. Zakona, npr. „Punomoć Ivana Ivanovića na francuskom jeziku
prevedena je i protumačena imenovanom po sudskom tumaču profesor Huseinu Husniću“;
- kod ovjeravanja potpisa zastupika drugog lica, organizacije udruženog rada ili druge
organizacije, da je postupljeno na način iz člana 8. Zakona, npr. „Ljubo Ljubojević iz Mostara, na
osnovu punomoći Živojina Živkovića iz Trebinja, date u Opštinskom sudu Trebinje, ov. Broj 475/75,
od 3. novembra 1974.godine, ovlašćen je da u zemljišno – knjižnim stvarima zastupa Živojina
Živojevića“.
19) Ako se potvrda o ovjeravanju potpisa, odnosno rukopisa, stavlja otiskom štambilja, sadržaj
osnovnog teksta potvrde u štambilju treba da bude sljedeće:
___________________________
(organ nadležan za ovjeravanje)
Ov. broj: _________datum __________

___________________________
(ime i prezime)
___________________________
(adresa)
Svojeručno je potpisao-la ovu ispravu, priznao-la je za svoj potpis rukopis na ovoj ispravi. Identitet je
utvrđen na osnovu
________________________________________
Napomena:
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Taksa:
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
M.P.
Ovjeravanje izvršio
_____________________
20) Potvrda o ovjeravanju prepisa sadrži:

- naziv i sjedište organa koji je izvršio ovjeravanje;
- broj upisnika i datum kada je ovjeravanje izvršeno;
- konstataciju da je prepis istovjetan (vjeran) s izvornom ispravom (originalom), odnosno ja je prepis
istovjetan s ovjerenim ili prostim prepisom izvorne isprave, a ako se radi o fotokopiji, da je fotokopija
istovjetna i izvornom ispravom ili da je fotokopija istovjetna s ovjerenom fotokopijom izvorne isprave;
- podatke na koji je način pisana izvorna isprava čiji je prepis ovjerava (pisaćom mašinom, tintom,
hemijskom olovkom, i sl.);
- podatke od koliko se listova, polutabaka ili tabaka sastoji izvorna isprava;
- podatke kod koga se nalazi izvorna isprava (naziv organa ili organizacije ili ime i prezime lica kod
kojeg se isprava nalazi i adresa);
- podatke o taksama – kao pod tačkom 17. alineja šesta ovog uputstva;
- potpis ovlašćenog radnika i otisak pečata opštinskog organa, odnosno opštinskog suda.
21) Potvrda o ovjeravanju prepisa sadrži još i sljedeće:
- ako se zapazi da u izvornoj ispravi, čiji se prepis ovjerava, ima naknadnih ispravaka i drugih izmjena
(preinačenja, brisanja, precrtavanja, umetaka i sl.), kao i u slučaju kada je isprava pocijepana, oštećana
ili ako po nečemu drugom dovodi u očitu sumnju svoju istovjetnost s izvornom ispravom, navodi se
odgovarajuća konstatacija o tome, npr. „U izvornoj ispravi precrtano je prezime Đorđić i napisano
Đorđević“, ili „U izvornoj ispravi u drugom redu odozgo precrtana riječ septembar, a iznad napisana
decembar“ i sl.;
- kod ovjeravanja prepisa isprave napisane na jeziku koji ne razumije ovlašćeni radnik, da je
postupljeno na način iz člana 12. Zakona, npr. „Upoređenje ovog prepisa s izvornom ispravom izvršio
je sudski tumač za njemački jezik, profesor Mile Milojević“.
22) Ako se potvrda o ovjeravanju prepisa isprave stavlja otisak štambilja, sadržaj osnovnog
teksta potvrde u štambilju treba da bude sljedeći:
_____________________________________
(organ nadležan za ovjeravanje)
Ov. broj: ___________datum _____________
Ovaj prepis istovjetan je s njegovim

_____________________________________
_____________________________________napisanim
___________________________________________________________________________________
koji se sastoji od ___________stranica, a nalazi se kod

___________________________________________________________________________________
Napomena:
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Taksa:
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
M.P. Ovjeravanje izvršio,
4. Ostale upute
23) Ovjeravanje potpisa i prepisa isprava koje vrše organi društveno – političkih zajednica i
drugi državni organi, organizcije udruženog rada i druge organizacije, u stvarima iz rada i po osnovu
rada radnika, vrši s shodno odredbama ovog uputstva.
Za ovjeravanje u stvarima iz prethodnog stava, ako nije drukčije propisano, ne vodi se upisnik.
24) Ovjeravanje otisaka prsta umjesto potpisa, vrši se na na isti način kao i ovjeravanje potpisa.
25) U slučaju da stranka zahtijeva ovjeravanje koje se ne može izvršiti na način propisa
Zakonom, postupiće se na način kao u slučaju kada se od opštinskog organa, odnosno opšitnskog suda,
traži izdavanje uvjerenja koje se stranci ne može izdati.
26) Danom početka primjene ovog uputstva prestaje da važi Uputstvo za provođenje Zakona o
ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa („Službeni list SR BiH“, broj 6/72).
27) Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom listu SR
BiH“, a primjenjivaće se od 1. septembra 1976.godine.
KONVENCIJA
O UKIDANJU POTREBE LEGALIZACIJE STRANIH JAVNIH ISPRAVA
OD 5. OKTOBRA 1961.GODINE
Član 1.
Ova konvencija primjenjuje se na javne isprave koje su sačinjene na teritoriji jedne države
ugovornice, a treba da se upotrebe na teritoriji druge države ugovornice. Stranim javnim ispravama, u
smislu ove konvencije, smatraju se:
- isprave koje je izdao organ ili službenk državnog pravosuđa, uključujući i one koje je izdalo
javno tužilaštvo, šef sudske pisarnice (grefaier) ili sudski izvršitelj (hussier de justice9;
- administrativne ispave;
- isprave koje je izdao ili overio javni beležnik;
- službene izjave, kao što su navodi o upisu u javne knjige, overa tačnosti datuma, overa potpisa
– kad su stavljene na privatne isprave.
Međutim, ova konvencija se ne primjenjuje:
- na isprave koje su izdali diplomatski ili konzularni agenti;
- na administrativne isprave koje se neposredno odnose na neki trgovinski ili carinski posao.
Član 2.
Svaka država ugovornica oslobađa se legalizacije one isprave na koje se primjenjuje ova
konvencija i koje treba da se upotrebe na njenoj teritoriji. Legalizacija u smislu ove konvencije
predstavlja formalnost kojom diplomatski ili konzularni agenti one zemlje na čijoj teritoriji isprava
treba da se upotrebi, potvrđuju verodostojnost potpisa, svojstvo u kojem je potpisnik te isprave
postupio i, u slučaju potrebe, istovetnost pečata ili žiga kojim je ta isprava snabdevena.
Član 3.
Jedina formalnost koja može da se zahteva za potvrdu verodostojnosti potpisa svojstva u kojem
je potpisnik isprave postupio i, u slučaju potrebe, istovetnosti pečata ili žiga kojim je ta isprava
snabdevene, jeste stavljanje potvrde navedene u članu 4. i izdate od strane nadležnog organa one
države od koje isprava potiče.
Međutim, ni formalnost navedena u prethodnom stavu ne može se zahtevati ako je ona
zakonima, propisima ili običajima koji su na snazi u državi gde se isprava upotrebljava ili sporazumom
između dve ili više država ugovornica, ukinuta, uproščena ili je takva isprava oslobođena legalizacije.
Član 4.
Potvrda predviđena u članu 3. stav prvi, stavlja se na samu ispravu ili na njen dodatak; ona
mora biti saobražena obrascu priloženom ovoj konvenciji.
Ona, međutim, može biti sastavljena na službenom jeziku one vlasti koja je izdaje. I navodi koje
ona sadrži mogu biti sastavljeni na nekom drugom jeziku. Ali naslov „Apostille“ (Convention de la
Haye du 5 octobre 1961.)“ mora da glasi na francuskom jeziku.
Član 5.
Potvrda se izdaje na molbu potpisnika ili svakog drugog imaoca isprave.

Propisano ispunjena, ona potvrđuje verodostojnost potpisa, svojstvo u kojem je potpisnik
isprave postupio i, u slučaju potrebe, istinitost pečata ili žiga kojim je isprava snabdevena.
Potpis, pečat ili žig na potvrdi oslobođeni su overe.
Član 6.
Svaka država ugovornica odrediće odgovarajuće organe vlasti nadležne za izdavanje potvrde
predviđene u članu 3. stav prvi.
O tome određivanju ona će izvestiti Ministarstvo inostranih poslova Holandije, prilikom
deponovanja svog instrumenta o ratifikaciji ii pristupanju, ili svoje izjave o proširenju. Ona će to
Ministarstvo izvestiti i o svakoj promeni nastaloj u određivanju tih organa vlasti.
Član 7.
Svaki organ vlasti označen shodno članu 6. mora imati knjigu ili kartoteku u kojoj vodi izdate
potvrde i to:
- redni broj i datum potvrde;
- ime potpisnika javn isprave i svojstvo u kojem je on postupio, ili za isprave na kojima nema
potpisa, označenje one vlasti koja je stavila pečat ili žig.
Na traženje svakog zainteresovanog lica, vlast koja je izdala potvrdu dužna je da proveri da li se
podaci upisani u potvrdu slažu s podacima u knjizi ili kartoteci.
Član 8.
Ako između dve ili više država ugovornica postoji ugovor, konvencija ili sporazum, koji sadrži
odredbe na osnovu kojih overa potpisa, pečata ili žiga podleže izvesnim formalnostima, ova konvencija
to ukida samo ako su navedene formalnosti strožije od one koja je predviđena u članovima 3. i 4.
Član 9.
Svaka država ugovornica preduzeće potrebne mere kako bi se izbeglo da njeni diplomatski ili
konzularni agenti pristupaju legalizaciji u slučajevima za koje ova konvencija propisuje oslobođenje od
toga.
Član 10.
Ova konvencija otvorena je za potpis onih država koje su bile predstavljene na IX zasedanju
Haške konferencije za međunarodno privatno pravo, kao i za potpis Irske, Islanda, Lihtenštajna i
Turske.
Ona će biti ratifikovana, ratifikacioni instrumenti predati na čuvanje Ministarstvu inostranih
poslova Holandije.
Član 11.
Ova konvencija stupa na snagu šezdesetog dana od dana deponovanja trećeg ratifikacionog
instrumenta predviđenog u članu 10. stav 2.
Za svaku državu potpisnicu koja je bude ratifikovala naknadno, konvencija će stupiti na snagu
šezdesetog dana od deponovanja njenog ratifikacionog instrumenta.
Član 12.
Svaka država koja nije pomenuta u članu 10. može da pristupi ovoj konvenciji posle njenog
stupanja na snagu, u smislu člana 11. stav prvi. Instrumenti o pristupanju predaće se na čuvanje
Ministarstvu inostranih poslova Holandije.
Pristupanje će imati dejstvo samo u odnosima između države koja pristupa i onih država
ugovornica koje ne budu stavile prigovor na to u roku od šest meseci po prijemu saopštenja
predviđenog u članu 15. pod d). Takav prigovor saopštava s Ministarstvu inostranih poslova Holandije.
Između države koja pristupa i onih država koje ne stave prigovor na to pristupanje, konvencija
stupa na snagu šezdesetog dana po isteku roka od šest meseci pomenutog u prethodnom stavu.
Član 13.
Prilikom potpisivanja, ratifikovanja ili pristupanja svaka država može da izjavi da ovu
konvenciju proteže na sve teritorije koje ona predstavlja u međunarodnim odnosima ili na jednu ili više
njih. Ta izjava počinje da proizvodi dejstvo u času kad konvencija stupi na snagu za tu državu.
Posle toga, svako proširenje takve vrste saopštiće se Ministarstvu inostranih poslova Holandije.
Kad se izjava o proširenju daje prilikom potpisivanja ili ratifikovanja, konvencija stupa na
snagu za teritorije predviđene shodno odredbama člana 11. Kad se izjava o proširenju daje prilikom
pristupanja, konvencija stupa na snagu za teritorije predviđene shodno odredbama člana 12.
Član 14.
Važnost ove konvencije traje 5 godina računajući od dana njenog stupanja na snagu, shodno
članu 11. stav prvi, što važi i za one države koje je naknadno ratifikuju ili joj pristupe.
Konvencija će se obnavljati prećutno po isteku svakih pet godina, izuzev u slučaju otkaza.
Otkaz se dostavlja Ministarstvu inostranih poslova Holandije, najmanje šest meseci pre isteka
roka od pet godina.
On može da se ograniči samo na izvesne od onih teritorija na koje se konvencija primjenjuje.
Otkaz važi samo za državu koja ga je dala. Konvencija ostaje na snazi za ostale države
ugovornice.
Član 15.
Ministarstvo inostranih poslova Holandije obavestiće države predviđene u članu 10., kao i one
države koje joj budu pristupile shodno odredbama člana 12:
a) saopštenjima predviđenima u članu 6. stav 2.;
b) potpisima i ratifikacijama predviđenim u članu 10.;
c) datumu stupanja na snagu ove konvencije, shodno odredbama član 11.stav prvi;
d) pristupanjima i prigovorima predviđenim u članu 12., kao i o datumu stupanja u dejstvo;
e) proširenjima predviđenim u članu 13. i o datumu njihovog stupanja u dejstvo;
f) otkazima predviđenim u članu 14. stav 3.;
g) u potvrdu čega su dole potpisani, propisno ovlašćeni, stavili svoj potpis na ovu konvenciju.
Sačinjeno u Hagu, 5. oktobra 1961.godine na francuskom i engleskom, s tim da je francuski
tekst verodostojan u slučaju razlike u tekstovima, u jednom primerku koji će biti predat na čuvanje
Arhivi Vlade Holandije i čiji će po jedan overen prepis, veran originalu, diplomatskim putem biti
dostavljen svakoj državi koja je bila predstavljena na IX zasedanju Haške konferencije za
međunarodno privatno pravo, kao i Irskoj, Islandu, Lihtenštajnu i Turskoj.
Prilog
OBRAZAC POTVRDE
Potvrda će imati oblik kvadrata, sa stranom

od 9 centimetara najmanje
APOSTILLE
( Convention de la Haye du 5 octobre 1961)
1. Zemlja:
_______________________________________________________________________
Da je ova javna isprava
2. potpisana od strane_________________________________________________________________
3. u svojstvu ________________________________________________________________________
4. snabdevena pečatom, žigom ___________________________tvrdi
5. u _____________________________________________________
6. na dan _________________________________________________
7. (naziv organa vlasti)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
8. pod br._______________________
9. pečat (žig):
10. potpis
_______________________________
ZA PROPISE O OVJERAVANJU POTPISA, RUKOPISA I PREPISA
(Autor: Milenko Lepušina, dipl. pravnik)
1. Propisi o postupku ovjeravanja

potpisa, rukopisa i prepisa
Pitanje ovjeravanja potpisa, rukopisa i prepisa regulisano je posebnim propisima. Ti propisi su:
- Zakon o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa ("Službeni list SRBiH", br. 37/71 i 39/75),
- Uputstvo za izvršenje Zakona o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa ("Službeni list
SRBiH", broj 8/76).
Navedeni propisi se, u skladu sa odredbom člana IX.5(1) Ustava Federacije BiH, smatraju
propisima Federacije, i primjenjivat će se dok Federacija ne donese svoje propise o tim pitanjima.
Federacija je izradila novi zakon o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa, koji se nalazi u
proceduri za donošenje. Može se konstatovati da se i novim zakonom navedena pitanja, u osnovi,
regulišu na isti način, uz određena preciznija rješenja pojedinih pitanja koja se odnose na nadležnost za
vršenje tih poslova i terminološka usklađivanja naziva subjekata i organa koja učestvuju u tim
poslovima. Jedino novo rješenje odnosi se na to što se predviđa da će ovjere potpisa, rukopisa i prepisa
biti nadležni da vrše i notari, kao nova vrsta javne službe, koja je regulisana posebnim federalnim
zakonom (Zakon o notarima).
Važno je imati u vidu to da se pomenuta pitanja u cjelini i potpuno uređuju isključivo
federalnim propisima, i u tim pitanjima kantoni, a ni opštine neće donositi nikakve propise, niti za tim
ima potrebe.
2. Predmet i značaj ovjeravanja

Predemet ovjeravanja mogu biti tri vrste činjenica, a to su:

- ovjera potpisa,
- ovjera rukopisa, i
- ovjera prepisa.
Ovjeravanje navedenih činjenica vrši se zbog potreba pravnog prometa. Naime, pravna
valjanost privatnih isprava u pravnom prometu uslovljena je time da potpis izdavaoca isprave, odnosno
rukopis kojim je sačinjena određena isprava, budu potvrđeni od strane nadležnog (ovlaštenog)
državnog organa.
3. Organi nadležni za ovjeravanje

Prema zakonu, poslove ovjeravanja potpisa, rukopisa i prepisa nadležni su da vrše tri vrste
organa, a to su:
1) Nadležni opštinski organ (služba). Taj organ vrši ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa svih
vrsta isprava (priovtnih i javnih), s tim što jedino nije ovlaštena za ovjeravanje potpisa na ispravama
koje se odnose na zemljišno-knjižne stvari. Sve poslove ovjere iz nadležnosti opštine, po pravilu, u
cjelini vrši jedna služba koja se organizuje za te poslove, tako da se svi ti poslovi obavljaju na jednom
mjestu.
2) Nadležni sud ovjerava potpise na ispravama koje se odnose na zemljišno-knjižne stvari.
Nadležnost suda određuje se zakonom kantona, jer se tim zakonom određuje nadležnost opštinskih i
kantonalnih sudova. U pravilu, ovjeru potpisa na tim ispravama vrše opštinski sudovi, jer oni vode
zemljišne knjige.
3) Notari. Nadležnost notara u vezi ovjeravanja potpisa, rukopisa i prepisa utvrđena je u Zakonu
o notarima. Te poslove notari će početi vršiti onda kada oni, u skladu sa tim zakonom, počnu sa radom.
4. Ovjeravanje potpisa i rukopisa

Kada se radi o ovjeri potpisa i rukopisa, u oba slučaja ovjerom se potvrđuje autentičnost
potpisa, odnosno autentičnost rukopisa. Autentičnost znači da ovjereni potpis stvarno potiče od lica čiji
je potpis ovjeren, a autentičnost rukopisa znači da isprava koja je sačinjena rukopisom koji je ovjeren,
potiče od lica koje je na ispravi označeno kao pisac te isprave. Treba znati da se ovjeravanjem potpisa,
odnosno ovjeravanjem rukopisa ne potvrđuje istinitost sadržaja isprave na kojoj je izvršeno ovjeravanje
potpisa, odnosno rukopisa, već samo autentičnost potpisa, odnosno autentičnost rukopisa.
Ovjeravanje potpisa i rukopisa, po pravilu, odnosi se na privatne isprave, a to su isprave koje za
razne potrebe sastavljaju građani. Takve isprave mogu se koristiti u pravnom prometu samo pod
uslovom ako je potpis na ispravi, odnoso rukopis kojim je sačinjena isprava, budu ovjereni od strane
nadležnog organa vlasti.
Postupak ovjeravanja potpisa i rukopisa je isti, i vrši se putem izvršenja tri radnje, i to:
- prva radnja je da se utvrdi istinitost potpisa, odnosno istinitost rukopisa,
- druga radnja je da se utvrdi identitet lica čiji se potpis, odnosno rukopis ovjerava,
- treća radnja je da se, nakon izvršenja prve dvije radnje, izvrši ovjera potpisa, odnosno ovjera
rukopisa.
(1) Način utvrđivanja istinitosti potpisa
Utvrđivanje istinitosti potpisa sastoji se u tome da se utvrdi da li potpis na ispravi stvarno

pripada licu čiji potpis se treba ovjeriti. Ovo je veoma važna radnja, jer se time obezbjeđuje sigurnost u
pravnom prometu i eliminišu moguće zloupotrebe, pa o pravilnom izvršenju te radnje službenik koji
vrši ovjeru mora strogo da vodi računa.
Istinitost potpisa utvrđuje se na redovan i na posebna način.
(a) Redovan način utvrđivanja istinitosti potpisa može se vršiti na dva načina, i to:
- prvi način je da ponosilac isprave pred ovlaštenim službenim licem koje vrši ovjeru, lično
svojeručno potpiše ispravu. Ovdje se radi o ispravi koja ranije nije potpisana.
- drugi način je da podnosilac isprave pred ovlaštenim službenim licem koje vrši ovjeru, lično
izjavi da je potpis, koji se nalazi na ispravi, njegov potpis. Ovdje je isprava ranije potpisana.
Ako ovjeru isprave traži lice koje ne zna pisati, u tom slučaju, umjesto potpisa koristi se
rukoznak, odnosno otisak prsta. Prema tome, kod ovog slučaja, istinitost rukoznaka, odnosno otiska
prsta, utvrđuje se na gore navedena dva načina.
(b) Poseban način utvrđivanja istinitosti potpisa odnosi se na potpis sljedećih lica:
- potpis ili otisak prsta slijepih, odnosno potpis ili otisak prsta osobe koja ne zna čitati –
uvtrđuje se tako što je službeno lice koje vrši ovjeru dužno podnositelju isprave, ispravu pročitati, na
kojoj se nalazi njegov potpis ili otisak prsta,
- potpis ili otisak prsta gluvih koji ne znaju čitati – utvrđuje se tako što je službeno lice koje vrši
ovjeru dužno obezbijediti da se podnositelju isprave, isprava pročita pomoću tumača, na kojoj se
ovjerava njegov potpis ili otisak prsta, i
- potpis ili otisak prsta osobe koja ne razumije jezik na kojem je isprava napisana – utvrđuje se
tako što je službeno lice koje vrši ovjeru dužno podnositelju isprave prevesti sadržaj isprave.
U sva tri navedena slučaja, službeno lice je dužno tražiti od podnositelja isprave da se izjasni da
li je to isprava koju on želi da potpiše. Kada to lice izjavi da se radi o ispravi koju želi da potpiše, tek
tada se ta isprava može ovjeriti, a suprotnom se neće ovjeriti.
(2) Utvrđivanje identiteta lica čiji potpis treba ovjeriti

Kada se na jedan od načina gore navedenih utvrdi istitnitost potpisa, onda je službeno lice koje
vrši ovjeru dužno utvrditi identitet lica čiji potpis treba ovjeriti. Identitet se može utvrditi na više
načina, a to su: ličnim poznavanjem ili na osnovu lične karte ili pasoša ili nekog drugog ličnog
dokumenta (vozačke dozvole i sl.), a ako nema tih ispraav, onda se identitet utvrđuje svjedočenjem dva
punoljetna svjedoka koja poznaju podnosioca isprave. Utvrđivanje identiteta navedenog lica je
obavezno, jer se ovjera potpisa ne smije izvršiti dok se prethodno ne utvrdi identitet. Ova radnja ima za
cilj da se spriječe moguće zloupotrebe pri ovjeri potpisa, što je za pravni promet veoma važno, pa o
tome službeno lice koje vrši ovjeru potpisa mora da vodi računa.
(3) Ovjeravanje potpisa
Kada se izvrše gore navedene dvije radnje (utvrdi istinitost potpisa i identitet lica), onda se
pristupa ovjeravanju potpisa. Ovjeravanje se vrši tako što se na izvornu ispravu (original) upisuje tekst
potvrde o ovjeri. Po pravilu, ta potvrda može biti izrađena u vidu štambilja pravougaonog ili
četvrtastog oblika sa upisanim tekstom, s tim što se u ostavljeni slobodni prostor upisuju predviđeni
podaci. Nakon toga, potvrda o ovjeri se mora potvrditi potpisom ovlaštenog službenog lica i ovjeriti
pečatom organa koji vrši ovjeru.
Prije izvršene ovjere, službeno lice je dužno upisati određene podatke u upisnik za ovjeravanje.
Kada se upišu ti podaci, onda se vrši ovjera potpisa na ispravi koja se ovjerava.
(4) Ovjera potpisa lica kao zastupnika drugog lica ili zastupnika pravnog lica
Poseban slučaj ovjere potpisa odnosi se na lice koje je zastupnik drugog lica ili zastupnik
pravnog lica. Ovjera potpisa i ovih lica vrši se na isti način koji je gore objašnjen u okviru tačke (1) do
(3), s tim što je ovdje potrebno izvršiti i jednu dodatnu radnju. Ta radnja sastoji se u tome što je
službeno lice koje vrši ovjeru dužno utvrditi po kom osnovu je podnosilac isprave ovlašten na
zastupanje drugog lica ili pravnog lica. Tek kada se utvrdi ta činjenica, može se izvršiti ovjera potpisa
tog lica. Ovlaštenje za zastupanje, po pravilu, može se utvrditi samo na osnovu odgovarajućeg
pismenog akta koje je izdalo drugo lice, odnosno koje je izdalo pravno lice. Ukoliko podnosilac isprave
čiji potpis treba ovjeriti, nema pismeni dokaz o zastupanju, potpis se ne smije ovjeriti.
(5) Način ovjeravanja rukopisa
I kod ovjere rukopisa moraju se izvršiti tri radnje koje važe za ovjeru potpisa, a to su: prvo, da
se utvrdi istinitost rukopisa, drugo, da se utvrdi identitet lica čiji rukopis treba ovjeriti, i treće, izvršiti
ovjeru rukopisa.
Utvrđivanje istinitosti rukopisa vrši se tako što je potrebno da podnosioc isprave pred
ovlaštenim služenim licem koje vrši ovjeru, da izjavu da je ta isprava napisana njegovom rukom.
Kada se utvrdi istitnitost rukopisa, onda se utvrđuje identitet lica čiji rukopis treba ovjeriti, a
nakon toga se vrši ovjera rukopisa. Identitet lica i ovjera rukopisa vrši se na isti način koji je gore
objašnjen za ovjeru potpisa.
U potvrdi o ovjeri treba obavezno upisati način na koji je utvrđen identitet lica čiji je rukopis
ovjeren. Ta činjenica je veoma važna za pravnu valjanost isprave na kojoj je rukopis ovjeren.
5. Ovjeravanje prepisa
Ovjeravanje prepisa predstavlja radnju kojom se potvrđuje da tekst prepisa neke isprave u
cjelini odgovara tekstu izvorne isprave (originalu). Ovdje se vrši ovjera i javnih i privatnih isprava. I
kod ove ovjere ne potvrđuje se istinitost sadržaja isprave koja se ovjerava, već samo istovjetnost
prepisa teksta isprave sa tekstom izvornika isprave. U praksi postoje velike potrebe za ovjeravanjem
prepisa isprava, jer se ovjereni prepisi u pravnom prometu koriste umjesto izvorne isprave. Ovdje se,
po pravilu, ovjeravaju fotokopirane ili na drugi način prepisane javne i privatne isprave (prepisane
putem kompjutera, pisaćom mašinom, rukom i sl.).
Ovjeravanje prepisa raznih isprava, ali najviše javnih isprava, je velika potreba građana. To
proizlazi iz činjienice što se za ostvarivanje raznih prava, ili za izvršenje raznih obaveza kod raznih
organa vlasti ili pravnih lica, koriste iste javne isprave. Prema tome, da se u svim slučajevima ne bi
stalno tražio original isprave, koristi se ovjera isprave na osnovu jednog originala.
Postupak ovjere prepisa israve sastoji se od izvršenja dvije radnje, a to su:
- prva radnja odnosi se na utvrđivanje istovjetnosti teksta prepisa isprave sa tekstom izvorne
isprave (originala),
- druga radnja obuhvata samo ovjeravanje prepisa isprave.
Kod ovjere prepisa isprava nije potrebno utvrđivati identitet lica koje traži ovjeravanje prepisa
isprave, jer za ovu ovjeru nije važan identitet lica. Navedene dvije radnje vrše se na sljedeći način:
a) Utvrđivanje istovjetnosti prepisa isprave sa izvornom ispravom
Istovjetnost prepisa teksta isprave sa tekstom izvorne isprave utvrđuje se tako što se cijeli tekst
prepisa mora brižljivo uporediti sa tekstom izvorne isprave. Pri tome se mora obratiti pažnja, ne samo
na tekst, već i na to da li na prepisu ima kakvih ispravki (preinačenja teksta, brisanja, precrtavanja,
umetnutog ili dodatog novog teksta i sl.). Pored toga, prepis se mora slagati sa tekstom izvorne isprave
i u pravopisu, interpunkciji i skraćivanju riječi. To znači da tekst prepisa isprave mora po svim
pitanjima biti istovjetan tekstu izvorne isprave.
Na isti način se utvrđuje istovjetnost fotokopije isprave sa izvornom ispravom, jer se i
fotokopija smatra prepisom.
b) Način ovjeravanja prepisa isprave
Kada se na gore navedeni način utvrdi istovjetnost prepisa isprave sa tekstom izvorne isprave,
pristupa se stavljanju potvrde, odnosno otiska štambilja o ovjeri na prepis isprave. Potvrda (štambilj) o
ovjeri prepisa stavlja se na prepis iza teksta na kraju isprave čiji se prepis ovjerava.
U potvrdu o ovjeri upisuju se podaci koji su predviđeni na otisku štambilja. Nakon toga, iza
otiska štambilja, stavlja se potpis ovlaštenog službenog lica i otisak pečata organa koji je izvršio ovjeru.
6. Posebni slučajevi ovjeravanja isparava

(isprave namijenjene za inostranstvo)
Kada se radi o ispravama koje se treba da koriste u inostranstvu, predvieđena su dva načina
ovjeravanja takvih isprava, a to su: ovjera isprava prema Haškoj konvenciji i ovjera isprava koje ne
spadaju pod tu konvenciju. Obje ove ovjere vrši isključivo nadležni sud, što znači da ovjere tih isprava
ne može vršiti opštinski organ.
a) Ovjera isprava prema Haškoj konvenciji
Ovdje se radi o ovjeravanju isprava koje su konkretno navedene u članu 1. Haške Konvencije o
ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava, od 5. oktobra 1961. godine. Tu konvenciju je
ratifikovala Bosne i Hercegovina 19. maja 1992. godine, što je učinjeno Uredbom sa zakonskom
snagom o ratifikaciji međunarodnih konvencija, koja je objavljena u "Službenom listu RBiH", broj
5/92.
Prema tome, ovjeravanje isprava koje su decidno navedene u članu 1. Haške Konvencije, a koje
se treba da koriste u zemljama koje su ratifikovale konvenciju. Kod tih isprava, legalizacija se sastoji u
tome što se na ispravu treba da stavi potvrda utvrđena u Konvenciji. Ta potvrda naziva se Apostille.
Tom potvrdom vrši se potvrda vjerodostojnosti potpisa, zatim svojstvo u kojem je potpisnik isprave
postupio, i, u slučaju potrebe, istovjetnost pečata ili žiga kojima je ta isprava snadbjevena. Potvrda
(apostille) stavlja se na samu ispravu ili na njen dodatak. Ta potvrda može biti sastavljena na
službenom jeziku naše države, s tim da sljedeći naslov "Apostille (Convention de la Haye du 5. octobre
1961)" mora biti na francuskom jeziku.
Ovjeru isprava predviđenih navedenom konvencijom vrši opštinski sud, ako zakonom Bosne i
Hercegovine nije predviđeno da tu ovjeru vrši neko ministarstvo Bosne i Hercegovine ili neki drugi
organ. Bitno je ukazati da opštinski sud vrši samo ovjeru onih isprava koje su izdate od organa sa
područja tog suda.
Apostille se stavlja na one isprave navedene u članu 1. Konvencije, koje se treba da koriste u
sljedećim zemljama:Austrija, SR Njemačka, Francuska, Holandija, Italija, Norveška, Portugal, SAD,
Španija, Švajcarska, Mađarska, Lihtenštajn, Luksemburg, Izrael, Japan, Kipar, Kongo, Lesoto,
Bahamska ostrva, Fiđi, Malavi, Malta, Mauricijus, Sejšelska ostrva i Surinam. Podatak koje su još
zemlje ratifikovale pmenutu konvenciju nadležno je da daje Ministarstvo inostranih poslova Bosne i
Hercegovine. Navedena Haška konvencija nalazi se u ovom priručniku.
b) Ovjera isprava koje ne spadaju pod Hašku konvenciju
I u ovom slučaju, isprave koje se traba da koriste u inostranstvu, nadležan je da ovjerava

opštinski sud. Ovdje se radi o ovjeri onih isprava koje će se koristiti u zemljama koje nisu ratifikovale
Hašku konvenciju. Kod ovjere ovih isprava, postoje dvije vrste ovjere, i to: ovjera i nadovjera. Ovjeru
vrši Opštinski sud, a nadovjeru Federalno ministarstvo pravde, ako zakonom Bosne i Hercegovine nije
drugačije određeno, tj. ako ta nadovjera nije data u nadležnost nekog ministarstva Bosne i Hercegovine.
Opštinskom sudu koji vrši ovjeru tih isprava poznat je organ koji vrši nadovjeru. Ovom nadovjerom se
ovjerava potpis službenog lica suda koje je izvršilo ovjeru isprave i ovjeru pečata suda kod kojeg je
ovjera izvršena. Izvršenjem nadovjere, time je postupak ovjere ovih vrsta isprava završen, i ona se onda
može koristiti u inostranstvu. Prema tome, građani koji žele da ovjere pomenutu vrstu isprave radi
korištenja u inostranstvu, za objašnjenje se treba da obrati opštinskom sudu ili Federalnom ministarstvu
pravde.
7. Upisnik za ovjeravanje
O izvršenim ovjerama potpisa, rukopisa i prepisa moraju se voditi evidencije. Te evidencije

vode se u vidu upisnika (u daljem tekstu: upisnik za ovjeravanje). Ti upisnici se vode u obliku knjige
propisanih dimenzija i utvrđenog sadržaja. Važno je da se obavezno trebaju upisati svi podaci koji su
predviđeni za svaku rubriku koje postoje u upisniku. Te upisnike vode službena lica koja su ovlaštena
za ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa.
8. Potvrde o ovjeravanju
Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa vrši se tako što se na ispravu ispisuje potvrda o ovjeri. Potvrda
se može ispisati pisaćom mašinom ili otiskom štambilja na kojem je izrađen tekst potvrde o ovjeri.
Postoje tri vrste potvrda o ovjeri, a to su:
1) potvrda o ovjeri potpisa,

2) potvrda o ovjeri rukopisa,
3) potvrda o ovjeri prepisa.
Sadržaj tih potvrda je decidno utvrđen i on se ne može mijenjati. Popuna rubrika predviđenih u
potvrdi vrši se prema uputama koje su propisane posebno za svaku potvrdu. Sadržaj navedenih potvrda
i način njihovog popunjavanja regulisan je u Uputstvu navedenom u prethodnoj tački (tačka 7.) pa je
potrebno dosljedno postupati na način predviđen tim uputstvom.
DRUGI DIO
II PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARIVSKOM POSLOVANJU

U REPUBLICI SRPSKOJ
1. Kancelarijsko poslovanje
UREDBA
O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA DRŽAVNE UPRAVE1
11
„Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 2/95
Član 1.
Ovom uredbom utvrđuje se način kancelarijskog poslovanja u ministarstvima, republičkim

sekretarijatima, republičkim upravama, republičkim zavodima i republičkim direkcijama, kao
posebnim organizacijama, u opštinama i gradu kada obavljaju određene poslove državne uprave kada
su im poverene zakonom, i preduzećima, ustanovama i drugim organizacijama kada su im zakonom
povereni kao upravna ovlašćenja ( u daljem tekstu: organi uprave).
Ako su za pojedine organe uprave doneseni posebni propisi o organizaciji i načinu
kancelarijskog poslovanja, odredbe ove uredbe primjenjivaće se samo u pitanjima koja nisu regulisana
posebnim propisima.
Član 2.
Odredbe ove uredbe primenjuju se na službu Narodne skupštine, Vlade i predsednika

Republike.
Član 3.
Kancelarijsko poslovanje obuhvata: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte,

odnosno akata, zavođenje akata, njihovo združivanje i dostavljanje u rad, administrativno – tehničko
obrađivanje akata, otpremanje pošte, razvođenje akata kao i njihovo klasifikovanje i arhiviranje.
Član 4.
U okviru kancelarijskog poslovanja, pojedini termini imaju sledeće značenje:

- akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili završava neka
službena delatnost organa;
- prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže
uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanje sadržine akta);
- predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čine posebnu
celinu;
- dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili fizičko lice;
- fascikl je skup više predmeta ili dosje koji se, posle završenog postupka, čuvaju sređeni u
istom omotu (kutiji, koricama i sl.);
- arhivska građa je sam1 izvorni i reprodukovani (pisani, crtani, štampani, fotografisani,
filmovani, fonografisani ili na drugi način zabeleženi) dokumentarni materijal od značaja za istoriju, za
kulturu i ostale društvene potrebe, koji je nastao u radu organa bez obzira kad i gdje je nastao;
- registraturski materijal čine spisi ( akti i predmeti), fotografski i fonografski snimci i na drugi
način sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisa i dokumenata,
primljeni i nastali u radu organa dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog registraturskog
materijala nije odabrana arhivska građa koja će se trajno čuvati;
- pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mesto u organu uprave gde se vrše sledeći
poslovi: prijem, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, evidentiranje i združivanje akata,
dostavljanje akata unutrašnjih organizacionim jedinicama u rad, otpremanje pošte, razvođenje akata,
kao i njihovo stavljanje u arhivu (arhiviranje i čuvanje);
11
Lapsus calami. Ispravno je „sav“
- arhiva je sastavni dio pisarnice gde se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti, evidencije o
aktima i predmetima, kao i ostali dokumentacioni materijal do predaje nadležnom arhivu ili do
Član 5.
Rješenjem starešine organa uprave određuje se radnik koji je neposredno odgovoran za uredno
vođenje kancelarijskog poslovanja.
Kod organa uprave, u kojima je kancelarijsko poslovanje manjeg obima, radnik zadužen za
vršenje poslova pisarnice može obavljati i druge poslove.
Član 6.
Osnovna evidencija o predmetima i aktima poslovanja organa uprave vodi se u zajedničkoj

pisarnici po sistemu kartoteke i jedinstvenih klasifikacionih znakova (sa tri decimale).
Izuzetno, pojedini organi, područne jedinice ili službe, u okviru jednog organa, mogu voditi
posebne evidencije o predmetima samo ako je vođenje ovih evidencija neophodno zbog specifičnosti
njihovog poslovanja (razrez poreza i doprinosa, poslovi katastra i dr.).
Organi sa manje od 2.000 predmeta u prethodnoj kalendarskoj godini mogu svoju osnovnu
evidenciju o predmetima i aktima, izuzev predmeta prvostepenog i drugostepenog upravnog postupka,
da vode i po sistemu skraćenog delovodnika.
Za predmete prvostepenog i drugostepenog upravnog postupka, unutar jedinstvene kartoteke,
vode se posebne kartice.
Član 7.
Osnovna evidencija o svim predmetima i aktima, kao minimum podataka, sadrži: klasifikacioni
znak iz jedinstvene klasifikacije akata i predmeta po materiji na koji se predmet ili akt odnosi, podatke
o pošiljaocu (za ulaznu poštu) i primaocu (za izlaznu poštu), prezime i ime fizičkog lica ili naziv
pravnog lica s tačnom adresom, podatke iz kojih se može utvrditi gde se predmet, odnosno akt nalazi u
toku njegove obrade do arhviranja i podatke iz kojih se može utvrditi u kom roku i na koji način je
rešen predmet u upravnom postupku.
Član 8.
Evidencija o aktima vodi se, po pravilu, u okviru predmeta.

Izuzetno, evidencija o predmetima i aktima može se voditi i u okviru dosjea, naročito u
sledećim slućajevima:
- ako su u pitanju akti kod kojih je rešavanje olakšano združivanjem više predmeta u dosje
(personalni i slični dosjei);
- ako su u pitanju akti iste vrste koje organ masovno prima i po kojima se vodi isti postupak
(prepisna dokumentacija koja se odnosi na pripremu propisa u istoj užoj materiji i sl.).
Član 9.
Organi uprave, po pravilu, imaju arhivu u1 sklopu pisarnice. Izdvojene, odnosno zasebne arhive,
mogu imati organi uprave, odnosno područne jedince, samo ako je to propisima regulisano ili je
11
Štamparska graška. Ispravno je „u“
neophodno za uspešno obavljanje njihovog poslovanja (organi uprave nadležni za unutrašnje poslove,
odbrane, invalidsko – boračke zaštite i dr.).
U zajedničkoj pisarnici, koja vodi kancelarijsko poslovanje za više organa uprave, obavezna je i
zajednička arhiva.
Arhivirani predmeti i drugi registraturski materijal mogu se držati izvan zajedničke arhive
najviše godinu dana.
Član 10.
U toku radnog vremena službeni predmeti, akti i drugi materijali ne smeju s ostavljati bez
nadzora. Po završetku radnog vremena, predmeti, akti i drugi službeni materijal, pečati, žigovi i
štambilji i dr. drže se zaključani u stolovima, ormarima i zaključanim radnim prostorijama u kojima je
obezbeđena njihova sigurnost.
Član 11.
Akti i predmeti u kancelarijskom poslovanju mogu biti obični, poverljivi i strogo poverljivi.
Ako to nije određeno posebnim propisima, starešina organa od koga akt potiče, određuje koji će
se akt smatrati poverljivim, odnosno strogo poverljivim. Radi obezbeđivanja poverljivosti, starešina
organa može odrediti i poseban način rukovanja pojedinim poverljivim, odnosno strogo poverljivim
aktima.
Član 12.
Ako posebnim propisima nije drugačije određeno, svaki akt organa uprave kojim se vrši
službena prepiska sa drugim organima, organizacijama, fizičkim licima (službeni dopis) mora da sadrži
sledeće delove: zaglavlje, naziv i adresu primaoca, kratku sadržinu predmeta, tekst akta, otisak
službenog pečata i potpis ovlašćenog lica.
Član 13.
Svi predmeti u kancelarijskom poslovanju obavezno se klasifikuju po materiji, koja je po

decimalnom sistemu svrstana u deset glavnih grupa. Glavne grupe su razvrstane u deset grupa, dok su
grupe razvrstane u deset podgrupa.
Klasifikacija po materiji obavezno se primenjuje prilikom evidentiranja novoprimljenih
predmeta (ulazna pošta) i novih predmeta (izlazna pošta).
Član 14.
U skladu sa svojim potrebama, organi uprave mogu vršiti dalje raščlanjivanje obaveznih
klasifikacionih znakova po decimalnom sistemu, s tim da se daljom razradom klasifikacije ne remeti
osnovna klasifikacija po materiji.
Član 15.
Arhivirani predmeti i akti i drugi registraturski materijal čuvaju se u arhivama u odgovarajućim

registraturskim jedinicama (fasciklama, kutijama i sl.) smeštenim u odgovarajućim prostorijama i
osiguranim od uništenja, vlage i drugih oštećenja.
Na registraturskim jedinicama (fasciklama, kutijama i sl.) ispisuju se sledeći podaci: pun naziv
organa u čijem radu je registraturski materijal nastao, godina izrade materijala, klasifikaciona oznaka
materijala i redni broj pod kojim je registraturska jedinica upisana u arhivsku knjigu.
Poverljivi i strogo poverljivi akti čuvaju se odvojeno od običnih akata i to na način koji
obezbeđuje čuvanje njihove poverljivosti.
U vezi čuvanja i korišćenja arhiviranih predmeta iz oblasti odbrane, primenjuju se propisi o
zaštiti tajnih podataka.
Član 16.
Sav registraturski materijal, zajedno sa osnovnim evidencijama o predmetima i aktima, nastao u

radu odgovarajućeg organa uprave upisuje se u arhivsku knjigu, po godinama i klasifikacionim
oznakama.
Arhivska knjiga se vodi kao opšti inventarski pregled celokupnog arhivskog materijala iz ranijih
godina.
Za formiranu arhivsku građu upisivanje u arhivsku knjigu se vrši po sistemu arhiviranja koji je
važio u vreme kada je građa formirana.
Način vođenja i korišćenja arhivske knjige propisaće ministar pravosuđa i uprave na predlog
Arhvia Republike Srpske.
Član 17.
Arhivirani predmeti i drugi registraturski materijali čuvaju se u arhivam odgovarajućih organa

uprave prema listama kategorija registraturskog materijala i klasifikacionim znakovima.
Liste kategorija registraturskog materijala sadrže rokove čuvanja svih vrsta predmeta, odnosno
drugih registraturskih materijala (knjiga, kartoteka, dosjea, evidencija, dokumenata i sl.).
Liste kategorija registraturskog materijala utvrđuje organ uprave, prema svojim prilikama i
potrebama, s tim da utvrđene liste za osnov moraju imati klasifikacione znakove, a mogu se
primenjivati tek pošto se sa njima saglasi nadležni arhiv.
Za registraturski materijal formiran do stupanja na snagu ove uredbe, organi uprave su dužni da
donesu posebne liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja, vodeći računa da u
njima budu obuhvaćene sve kategorije do sada formiranog registraturskog materijala.
Liste iz stava 3. organi uprave su dužni doneti najdalje u roku od godinu dana, a za ranije
formirani registraturski materijal iz prethodnog stava najdalje u roku od dve godine od dana stupanja na
snagu ove uredbe.
Član 18.
Organi uprave su dužni da prema odobrenim listama od nadležnog arhiva vrše tekuće
odabiranje i izdvajanje registraturskog materijala.
O izvršenom odabiranju arhivske građe i izdvajanju bezvrednog registraturskog materijala
organi uprave obaveštavaju nadležni arhiv. Nadležni arhiv, po izvršenom pregledu, daje odobrenje za
uništenje bezvrednog registraturskog materijala.
Bliža pravila o postupku odabiranja i izdvajanju arhivske građe iz registraturskog materijala i
načinu primopredaje građe između pojedinih organa uprave i nadležnih arhiva propisaće ministar
pravosuđa i uprave na predlog Arhiva Republike Srpske.
Arhivska građa predaje se nadležnom arhivu sporazumno prema utvrđenim rokovima.
Zajedno sa registraturskim materijalom i arhivskom građom nadležnom arhivu se predaju i
osnovne evidencije o kretanju predmeta i akata koji se odnose na fondove arhivske građe i
registraturskog materijala.
Član 19.
Obrađivač predmeta ili drugo ovlašćeno lice stavlja pre arhiviranja predmeta oznaku za
arhiviranje predmeta a.a. (ad akta) sa rokom čuvanja koji je utvrđen na listi kategorija registraturskog
materijala. Predmeti se ne mogu arhivirati bez stavljanja oznake o roku čuvanja. Svi predmeti i akti za
koje je usvojenim listama kategorija registraturskog materijala utvrđeno da predstavljaju arhivsku
građu odnosnog organa dobiju oznaku „arhivska građa“.
Član 20.
O izvršenju ove uredbe staraće se Ministarstvo pravosuđa i uprave.

Ovlašćuje se ministar pravosuđa i uprave da propiše uputstva o provođenju kancelarijskog
poslovanja, jedinstvene klasifikacione znakove i odgovarajuće obrasce.
Član 21.
Neposredni nadzor na primenjivanjem propisa o kancelarijskom poslovanju vrši Ministarstvo

pravosuđa i uprave.
U odnosu na primenu odredaba ove uredbe u pogledu arhiviranja predmeta načina njihovog
čuvanja i stručnog održavanja, odabiranja arhivske građe i izdvajanja bezvrednog registraturskog
materijala i predaju arhivske građe, nadzor vrši nadležni arhiv.
Član 22.
Ministar za pravosuđe i upravu doneće propise za koje je ovlašćen ovom uredbom najkasnije u
roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ove uredbe.
Član 23.
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku
Republike Srpske“.
ZA UREDBU O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU
ORGANA DRŽAVNE UPRAVE
(Autor: Zoran Mačkić)
Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave je najznačajniji propis koji reguliše
postupanje s dokumentima dok se oni još nalaze kod stvaralaca. Njen značaj sastoji se u tome što
olakšava ostvarivanje funkcija organa uprave, obezbjeđuje primjenu jedinstvenog sistema
kancelarijskog poslovanja u organima na koje se odnosi i obezbjeđuje priliv relevantnih registraturski
sređenih dokumenata u nadležni arhiv.
Pored Uredbe koja reguliše cjelokupan sistem kancelarijskog poslovanja organa uprave, u
praksi susrećemo i propise koji utvrđuju način vođenja pojedinih evidencija (npr. Uputstvo o vođenju
matičnih knjiga – „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 21/99).
Uredba je obavezujuća za organe i organizacije iz člana 1, kao i za stručne službe Narodne
skupštine, Vlade predsjednika Republike Srpske (član 2.).
Iz člana 3. zaključuje se da je Uredbom uređen sistem kancelarijskog poslovanja u tzv. užem
smislu, pod kojim se podrazumijeva postupanje s aktima od momenta njihovog nastanka ili prijema, pa
do njihove otpreme ili arhiviranja.
U članu 4. definisani su pojedini termini u okviru kancelarijskog poslovanja. Nepotrebno je
definisanje pojmova registraturskog materijala i arhivske građe, a kada je to već učinjeno, onda je
trebalo preuzeti definicije iz članova 2. i 3. Zakona o arhivskoj djelatnosti.
Kancelarijsko poslovanje organa uprave organizuje se po principu centralizovane pisarnice, a
zasniva se na tzv. jedinstvenim klasifikacionim znakovima koji predstavljaju sveobuhvatnu
klasifikaciju svih poslova iz djelokruga organa uprave (stav 1. član 6.).
Maločas iznesenu tvrdnju trebalo bi uslovno prihvatiti. Uredba o kancelarijskom poslovanju
organa državne uprave nedavno je donesena. Ipak, pošto su njome izvršene samo neznatne intervencije
na ranijoj uredbi1, možemo konstatovati da se ona u gotovo nepromijenjenom obliku primjenjuje više
od trideset godina.
Jedinstvene klasifikacione oznake mogle bi da imaju znatno širu primjenu. Zbog čega se npr.
klasifikacioni znaci ne koriste za označavanje budžetskih stavki ili za klasifikovanje propisa koje
donose organi uprave? To bi vjerovatno imalo uticaja na opštu primjenu Uredbe. Primjera radi, Zakon
o arhivskoj djelatnosti, provedbeni propisi u ovoj oblasti i budžetska stavka Arhiv Republike Srpske
nosili bi klasifikacioni znak 621. Ovako, ostaje gorka činjenica da se Uredba ne primjenjuje čak ni u
kancelarijskom poslovanju velikog broja organa na koje se odnosi.
Članom 12. utvrđeni su obavezni sastavni dijelovi akta (zaglavlje, naziv i adresa primaoca,
kratka sadržina predmeta, tekst akta, otisak službenog pečata i potpis ovlašćenog lica).
Nizak nivo dokumentovanja rada organa uprave iziskuje akciju na usvajanju standarda kojima
bi se riješila pitanja formatiranja papira, strukture akata, načina adresiranja, daktilografskih poslova,
rječnika termina, skraćenica, upotrebe numeratora i datumara itd. To bi bila sjajna prilika i za
utvrđivanje hardverskih i sofverski standarda.
Klasifikacija i evidentiranje akata vrši se po sistemu obavezne decimalne klasifikacije (član
13.).
Jedinstvenim klasifikacionim znacima obuhvaćene su sve djelatnosti organa uprave i svrstane u
deset glavnih grupa s oznakama 0 – 9. Najšira djelatnost organa uprave (jednocifreni znaci) dalje se
raščlanjuje na grupe poslova (dvocifreni znaci) i podgrupe u kojima su razrađeni sadržaji rada
(trocifreni znaci). Jedinstveni klasifikacioni znaci su trajnog karaktera. Organizacione promjene u
organu uprave nemaju uticaja na sistem zavođenja i odlaganja akata i predmeta.
Formulacija iz stava 2. člana 13. je neprecizna. Iz Uputstva o provođenju Uredbe o
kancelarijskom poslovanju organa državne uprave1 očito je da je samo cjelokupan sadržaj rada organa
11
„Službeni list SR BiH“ broj 31. i 33/71
11
uprave razvrstan na deset glavnih grupa, dok ni glavne grupe ni grupe nisu razvrstane na deset grupa,
odnosno podgrupa.
Istom klasifikacionom oznakom (053) obilježeni su Informativna i izdavačka djelatnost i
Evidencije i obrasci. Očito je da je u okviru grupe 05 – Opšteupravni poslovi klasifikovano jedanaest
sadržaja rada. Tako je narušen sistem obavezne decimalne klasifikacije. Interesantno je da je isti
propust učinjen i u prethodnom propisu kojim je izvršena klasifikacija2.
Nedostaci utvrđene klasifikacije su brojni. Primjera radi, klasifikacijom nicu obuhvaćena neka
vrlo značajna pitanja (grb, zastava i himna, državni praznici, ustavni predmeti, razgraničenja teritorija,
promjena oblika vlasništva, informatika, iseljeništvo, zaštita prirodnih dobara, tehnička kultura,
računanje vremena – kalendar, ekonomska propaganda i marketing itd.).
Neke od klasifikacionih oznaka su već u trenutku donošenja Uputstva bile prevaziđena (161 –
škole za radnička zanimanja, 213 – udruživanje građana itd.), a posljedice su već pomenutog
nekritičkog preuzimanja ranijeg propisa.
Nedostaci Uredbe i Uputstva su brojni i nedopustivi, a pojedina rješenja prevazišlo je vrijeme.
Inoviranje ovih akata je neophodno.
Sav registraturski materijal nastao u radu organa uprave upisuje se u arhivsku knjigu, po
godinama i klasifikacionim oznakama (stav 1. član 16.).
Na osnovu ovlašćenja iz stava 4. člana 16. ministar pravosuđa i uprave, istina, bez pribavljenog
mišljenja Arhiva Republike Srpske, donio je Uputstvo o načinu vođenja i korišćenja arhivske knjige
organa državne uprave3. Već je bio govora o tome da je stupanjem na snagu Pravilnika o evidencijama
koje vodi Arhiv Republike Srpske pomenuto uputstvo faktički prestalo da se primjenjuje. Uostalom,
Arhiv je zakonom ovlašćen da utvrđuje jedinstvenu metodologiju evidentiranja arhivske građe.
Navedeni pravilnik je i donesen u skladu sa tim ovlašćenjem.
„Arhivska knjiga se vodi kao opšti inventarski pregled cjelokupnog arhivskog materijala iz
ranijih godina“ (stav 3. člana 16.). Teško je složiti se s ovakvom odredbom.Termin „arhivski materijal“
je nestandardan (korišćen je i u odredbi člana 243. Krivičnog zakonika Republike Srpske4) i nejasno je
šta on obuhvata – arhivsku građu, registraturski materijal ili i jedno i drugo.
Zbog neevidentiranja posebnih registraturskih jedinica u arhivskoj knjizi, ne može se reći da
ona sadrži sve elemente opšteg inventara.
Neposredni nadzor nad primjenom propisa o kancelarijskom poslovanju vrši Ministarstvo

pravosuđa i uprave1, a nadzor nad arhiviranjem predmeta, načinom njihovog čuvanja i stručnog
održavanja, odabiranjem arhivske građe i izdvajanjem bezvrijednog registraturskog materijala i
predajom arhivske građe Arhiv Republike Srpske (član 21.).
2
Uputstvo o sprovođenju Uredbe o kancelarijskom poslovanju („Službeni list SRBiH“ broj 33/71 i 36/73)
3
4
„Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 22., 33. i 37/00
11
Danas je to u nadležnosti Ministarstva uprave i lokalne samouprave
Konačni cilj kancelarijskog poslovanja je zaštita vjerodostojnosti akta sve dok se on nalazi kod
stvaraoca. Međutim, sa arhivskog stanovišta, to je samo prva faza u životu dokumenta. Zašto onda
razdvajati nadležnosti u pogledu nadzora?
Iskustva u oblasti informatike ukazuju na neophodnost uključivanja arhiva u cjelokupan proces
kreiranja informacionog sistema i životni ciklus zapisa. Ovo ovlašćenje arhivu nesumnjivo pripada i
kada je u pitanju konvencionalni zapis.
2. Arhivsko poslovanje
IZVOD IZ ZAKONA O MINISTARSTVIMA1
11
Član 40.
„Arhiv Republike Srpske vrši stručne i druge poslove koji se odnose na: stručni nadzor nad
čuvanjem i zaštitom registraturskog materijala i arhivske građe i odabiranjem arhivske građe iz
registraturskog materijala; vođenje evidencije o imaocima registraturskog materijala i arhivske građe i
evidencije o registraturskom materijalu i arhivskoj građi; vođenje knjiga ulaznog inventara i inventara
za pojedine fondove i zbirke; tehničke i tehnološke mjere zaštite arhivske građe; istraživanje u svrhu
kompletiranja arhivske građe; izrade naučno – informativnih sredstava o arhivskoj građi; izdavanje
uvjerenja i drugih isprava o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj građi; matične poslove arhivske
djelatnosti; stručni nadzor nad radom arhiva; nučno – istraživački rad za 2 arhivske delatnosti i
objavljivanje rezultata tog rada, vođenje evidencije o arhivama3, izradu metodskih uputstava i
normativa za stručne poslove arhiva, mikrofilmovanjem arhivske građe od posebnog značaja za
Republiku radi njene zaštite u slučaju rata ili neposredne ratne opasnosti; preuzimanje, čuvanje, obradu
i zaštitu filmova i filmskog materijala od istorijskog, umjetničkog, kulturnog i naučnog značaja; vršenje
drugih matičnih poslova i poslova arhivske djelatnosti od posebnog značaja za Republiku, odgovara za
održavanje i čuvanje javnih evidencija i arhivskog nasljeđa, te obezbjeđuje pristup javnosti tom
nasljeđu.
Arhiv Republike Srpske nalazi se u sastavu Ministarstva prosvjete i kulture“.
ZA IZVOD IZ ZAKONA O MINISTARSTVIMA
(autor: Zoran Mačkić)
Arhiv Srpske Republike Bosne i Hercegovine osnovan je kao javna ustanova u državnoj
1
svojini .
22
Lapsus calami. Ispravno je „iz“
33
Lapsus calami. Ispravno je „arhivima“
11
„Službeni glasnik srpskog naroda u BiH“ broj 8/92
Članom 30.a Zakona o izmjenama i dopunama Zakona o ministarstvima 2 promijenjen je njego
pravni status i Arhiv postaje samostalna republička upravna organizacija koja vrši upravne i stručne
poslove u arhivskoj djelatosti.
Članom 33. Zakona o ministarstvima3 ovaj pravni status je potvrđen, a naziv promijenjen u
Arhiv Republike Srpske.
Članom 36. Zakona o ministarstvima 4Arhiv je preimenovan u Republički zavod za arhivsku
građu, uz napomenu da ovaj naziv nikada nije službeno korišćen.
Status republičke upravne organizacije utvrđen je i odredbama člana 64. Zakona o kulturnim
dobrima i stava 2. člana 8. Zakona o arhivskoj djelatnosti.
Važeći Zakon o ministarstvima utvrdio je dvije diskutabilne izmjene ovlašćenja Arhiva
Republike Srpske:
- „Arhiv Republike Srpske vrši stručne i druge poslove...“ i

- „odgovara za održavanje i očuvanje javnih evidencija...“.
Prvom od njih Arhivu su oduzeta upravna ovlašćenja. Naime, u svim citiranim odredbama
ranijih zakona o ministarstvima stajalo je da „Arhiv Republike Srpske vrši upravne i stručne poslove“.
Upravna ovlašćenja Arhiv je crpio i iz odredaba Zakona o kulturnim dobrima:
- „Zaštita i korišćenje kulturnih dobara ostvaruju se obavljanjem delatnosti zaštite kulturnih
dobara, upravnopravnim merama i drugim merama propisanim ovim zakonom, kao i merama koje se
utvrde na osnovu ovog zakona“5,
- „U postupku utvrđivanja ostalih pokretnih kulturnih dobara primjenjuje se Zakon o opštem
upravnom postupku.
Po žalbama protiv rešenja u upravnom postupku pokrenutom radi utvrđivanja ostalih pokretnih
kulturnih dobara, u drugom stepenu rešava Zavod6, odnosno nadležna područna jedinica Zavoda7“.
Kada je riječ o drugoj izmjeni ovlašćenja, onda valja naglasiti da ona nije usklađena sa
odredbama člana 21. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave 8 prema kojoj
„neposredni nadzor nad primjenom propisa o kancelarijskom poslovanju vrši Ministarstvo pravosuđa i
uprave9, a nadzor nad arhiviranjem predmeta, načinom njihovog čuvanja i stručnog održavanja,
odabiranjem arhivske građe i izdvajanjem bezvrijednog registraturskog materijala i predajom arhivske
građe nadležni arhiv.
Mada je ova podjela ovlašćenja izvještačena i nelogična, ostaje činjenica da po slovu propisa
Arhiv nije ovlašćen da vrši nadzor nad vođenjem javnih evidencija, a posebno ne da ih održava i čuva.
Svakako da po istom osnovu Arhiv ne može da bude ni odgovoran.
Stavom 2. člana 40. Arhivu je oduzet status samostalne republičke upravne organizacije. Arhiv
je republička organizacija u sastavu Ministarstva prosvjete i kulture.
22
33
44
55
Stav 1. člana 9. Zakona o kulturnim dobrima
66
Republički zavod za zaštitu kulturno – istorijskog i prirodnog nasljeđa (primjedba autora)
77
Član 47 Zakona o kulturnim dobrima
88
99
Danas nadzor vrši Ministarstvo uprave i lokalne samouprave
ZAKON O ARHIVSKOJ DJELATNOSTI1
I – Opšte odredbe
Član 1.
11
„Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 35/99 i 9/00 – Ispravke. Tekst je dat u formi nezvaničnog prečišćenog
teksta
Ovim zakonom uređuje se arhivska delatnost koja obuhvata: prikupljanje, evidentiranje,
preuzimanje, sređivanje, stručnu obradu, istraživanje, čuvanje i zaštitu registraturskog materijala i
arhivske građe, kao i objavljivanje i davanja na korišćenje arhivske građe i nadzor registraturskog
materijala i arhivske građe.
Član 2.
Registraturski materijal obuhvata izvorni i reprodukovani (pisani, crtani, štampani,

fotografisani, filmovani, fonografisan ili na drugi način zabeležen ) dokumentarni materijal koji je
nastao u radu republičkih organa, ustanova, preduzeća, društvenih i političkih organizacija, udruženja
građana, građansko – pravnih i fizičkih lica ( u daljem tekstu: imaoci i stvaraoci registraturskog
materijala) sve dok se iz njega ne odabere arhivska građa.
Član 3.
Arhivska građa obuhvata izvorni i reprodukovani pisani, crtani, štampani, fotografisani,

filmovani, fonografisan ili na drugi način zabeležen ) dokumentarni materijal od trajne vrednosti i
značaja za istoriju i druge naučne oblasti, za kulturu uopšte i za druge društvene potrebe koji je nastao
u radu republičkih organa, javnih ustanova, preduzeća, društvenih i političkih organizacija, udruženja
građana, građansko – pravnih i fizičkih lica (u daljem tekstu: imaoci i stvaraoci arhivske građe).
Član 4.
Arhivska građa, kao dobro kulturno – istorijskog nasleđa, uživa posebnu zaštitu pod uslovima i
na način utvrđen ovim zakonom i Zakonom o kulturnim dobrima („Službeni glasnik Republike
Srpske“, broj 11/95).
Posebnu zaštitu uživa i registraturski materijal iz kojeg se odabere arhivska građa pod uslovima
i na način utvrđen ovim zakonom.
Arhivska građa dostupna je javnosti pod uslovim utvrđenim zakonom.
Član 5.
Arhivska delatnost je delatnost od posebnog interesa za Republiku Srpsku.
Član 6.
Registraturski materijal i arhivska građa, nastali u radu jednog od njihovih imalaca, čine celinu i
ne mogu se deliti.
Član 7.
Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu republičkih organa, ustanova, preduzeća,
društvenih i političkih organizacija i udruženja građana su svojina Republikce Srpske.
Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu privatnih preduzeće, građansko – pravnih
i fizičkih lica privatna su svojina, a nalaze se pod kontrolom i zaštitom Republike, odnosno Arhiva
Republike Srpske.
Registraturski materijal i arhivska građa svih imalaca i stvaralaca koji su, do dana stupanja na
snagu ovog zakona, postojali i radili na teritoriji Republike Srpske, a sada više ne postoje i ne rade, su
svojina Republike Srpske.
Arhivska građa nastala vršenjem javnih ovlašćenja i ovlašćenja u vjerskim oranizacijama su
svojina Republike Srpske.
Registraturski materijal i arhivska građa u svojini Republike ne mogu se otuđiti građansko –
pravnom i fizičkom licu.
Imaoci i stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe u smislu ovog Zakona smatraju se
nosiocima prava, obaveza i odgovornost u pogledu korišćenja, upravljanja i raspolaganja arhivskom
građom i registraturskim materijalom.
Član 8.
Arhivsku delatnost na području Republike Srpske obavlja Arhiv Republike Srpske, pravni
sledbenik Arhiva Bosanske krajine.
Arhiv Republike Srpske je republička upravna organizacija sa sedištem u Banjaluci i
detaširanim odeljenjima. Broj i organizacija odeljenja regulišu se pravilnikom o unutrašnjoj
organizaciji Arhiva Republike Srpske.
Član 9.
Radi unapređivanja arhivske delatnosti Arhiv Republike Srpske obavlja i matične poslove
arhivske delatnosti na teritoriji Republike Srpske.
Član 10.
Arhivska delatnost obavezno se obavlja i organizuje na celoj teritoriji Republike Srpske.
II – Registraturski materijal i arhivska građa
Član 11.
Imalac registraturskog materijala dužan je da čuva taj materijal od oštećenja, uništenja i

nestajanja, sve dok se iz njega ne odabere arhivska građa.
Član 12.
Svi imaoci i stvaraoci registraturskog materijala dužni su da:

- donose opšte akte o sistemu svog kancelarijskog poslovanja;
- vode evidenciju, sređuju i čuvaju registraturski materijal u skladu sa ovim zakonom i svojim
opštim aktom;
- utvrđuju listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja na koju daje
saglasnost nadležni arhiv;
- vrše godišnje odabiranje arhivske građe;
- planiraju i provode mere zaštite registraturskog materijala u slučaju vanrednih prilika, rata ili
neposredne ratne opasnosti;
- dostavljaju nadležnom arhivu potrebne podatke za evidenciju koje vodi Arhiv Republike
Srpske;
- obezbeđuju odgovarajuće prostorije, opremu i kadar za čuvanje i zaštitu registraturskog
materijala;
- vrši redovno godišnje odabiranje1 bezvrednog registraturskog materijala.
Član 13.
Republički organi, ustanove, preduzeća, organizacije i udruženja građana dužni su da

registraturski materijal i arhivsku građu, koji su nastali do 15. maja 1945.godine, predaju nadležnom
arhivu.
Član 14.
U slučaju da imaoci i stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe budu ukinuti, organ
koji je doneo akt o prestanku rada, odnosno ukidanju, dužan je da njihov registraturski materijal i
arhivsku građu preda nadležnom arhivu u sređenom stanju.
Predaja registraturskog materijala i arhivske građe u smislu prethodnog stava vrši se u roku od
60 dana nakon prestanka rada ili ukidanja ukoliko nadležni arhiv ne odredi drugačije.
Član 15.
Imalac i stvaralac registraturskog materijala, nakon odabiranja arhivske građe, preostali

registraturski materijal dužan je da uništi ili proda preduzeću koje se bavi otkupom i prometom
otpadnih materijala.
Član 16.
Bliži propis o uslovima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i
odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala, donosi Ministarstvo nauke i kulture (u daljem
tekstu: Ministarstvo) po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Republike Srpske.
Član 17.
Republički organi, ustanove, preduzeća, društvene i političke organizacije, udruženja građana,

građansko – pravna i fizička lica, kao imaoci i stvaraoci arhivske građe:
- čuvaju, sređuju, evidentiraju i održavaju arhivsku građu u bezbednom stanju;
- omogućavaju nadležnom arhivu pregled arhivske građe, preduzimanje mera zaštite, stručnu
obradu i kopiranje ove građe;
- planiraju i provode mere zaštite arhivske građe, preduzimanje mera zaštite, stručnu obradu i
kopiranje ove građe;
- planiraju i provode mere zaštite arhivske građe u slučaju vanrednih prilika, rata ili neposredne
ratne opasnosti;
- dostavljaju nadlažnom arhivu potrebne podatke za evidenciju koje vodi arhiv.
Član 18.
Arhivska građa evidentira se po jedinstvenoj metodologiji koju utvrđuje Arhiv Republike

Srpske.
Član 19.
Arhivska građa prikuplja se preuzimanjem, kupovinom, razmenom, poklonom i zaveštanjem.

11
Lapsus calami. Ispravno je „izlučivanje“
Član 20.
Preduzimanje arhivske građe vrši se primopredajom između imaoca i stvaraoca arhivske građe i
nadležnog arhiva.
Arhivska građa predaje se popisana i u sređenom stanju, sa pismenim mišljenjem njenog
imaoca o načinu i uslovima korišćena te građe.
Član 21.
Arhivska građa u svojini Republike Srpske koja se nalazi kod imaoca i stvaraoca predaje se
nadležnom arhivu najkasnije po isteku 30 godina od njenog nastanka, ukoliko postoje uslovi za njeno
preuzimanje.
Rok iz stava 1. ovog člana može se skratiti ili produžiti sporazumom između imaoca i
nadležnog organa.
Imalac je dužan i poslije isteka roka iz stava 1. ovog člana da čuva arhivsku građu dok je ne
preuzme nadležni arhiv.
Arhivska građa u svojini Republike Srpske koja se nalazi kod građansko – pravnog i fizičkog
lica predaje sa nadležnom arhivu, pod uslovima iz stava 1. ovog člana.
Član 22.
Bliži propis o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog
arhiva donosi Ministarstvo, po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Republike Srpske.
Član 23.
Arhivska građa stručno se obrađuje primenom jedinstvenog načina obrade koju utvrđuje Arhiv
Republike Srpske.
Član 24.
Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu organa narodne odbrane i organa
unutrašnjih poslova čuvaju se kod tih organa do roka koji oni odrede. Opštim aktom tih organa
određuju se uslovi i način korišćenja arhivske građe.
Arhiv Republike Srpske vrši kontrolu zaštićenost i evidentiranja registraturskog materijala i
arhivske građe iz stava 1. ovog člana.
Registraturski materijal i arhivska građa koji su nastali u radu imaoca, a odnose se na poslove i
zadatke narodne odbrane i civilne zaštite, čuvaju se kod tih imalaca. Opštim aktom tih imalaca
određuju se uslovi i način čuvanja, sređivanja, korišćenja i uništenja registraturskog materijala i
arhivske građe tih imalaca.
Član 25.
Arhivska građa može se koristiti za naučne, obrazovno – vaspitne, kulturne, poslovne i druge
društvene potrebe u rokovima i pod uslovima koje sporazumno utvrde nadležni arhiv i imaoci, s tim da
ti rokovi ne mogu biti duži od 30 godina od dana nastanka arhivske građe.
Arhivska građa koja se koristi u svrhe iz stava 1. ovog člana mora biti u sređenom stanju.
Izuzetno Vlada Republike Srpske može odrediti rokove duže od rokova utvrđenih u stavu 1.
ovog člana, za korišćenje pojedine arhivske građe, s tim da ti rokovi ne mogu biti duži od 50 godina od
dana nastanka arhivske građe.
Arhiv je dužan da omogući korišćenje arhivske građe pod uslovima propisanim ovim zakonom i
svojim opštim aktom.
Arhiv Republike Srpske je dužan da korisnicima arhivske građe učini dostupnim uslove i način
korišćenja te građe.
Član 26.
Arhivska građa od trajne vrednosti ne sme se uništiti i ako je kopirana.

Kopija arhivske građe snimljena u arhivima Savezne Republike Jugoslavije i stranim arhivima
čuva se, po pravilu, u Arhivu Republike Srpske.
Član 27.
Građansko – pravno i fizičko lice iz člana 3. ovog zakona 1 dužno je da arhivsku građu prijavi
nadležnom arhivu i dostavi mu potrebne podatke za evidencije.
Za potrebe naučne i stručne obrade Arhiv može građu iz prethodnog stava snimati i preduzimati
druge mere zaštite.
Arhiv vodi evidenciju arhivske građe koja se nalazi u svojini građana i građansko – pravnih lica
za područje za koje je osnovan.
Postupak za upis u evidenciju iz stava 3. ovog člana može pokrenuti građanin, građansko –
pravno lice, zainteresovani organ ili preduzeće i nadležni arhiv.
Član 28.
Arhivsku građu u privatnoj svojini građansko – pravno i fizičko lice ne može prodati niti na
drugi način ustupiti stranom državljaninu.
Član 29.
Građansko – pravno i fizičko lice iz člana 3. ovog zakona ima pravo da proda arhivsku građu
koja je u privatnoj svojini.
Pravo preče kupovine arhivske građe ima Arhiv Republike Srpske.
Član 30.
Imalac arhivske građe iz prethodnog člana koji namerava da tu građu proda dužan je da je
ponudi nadležnom arhivu i da ga obavesti o uslovima prodaje.
Arhiv je dužan da u roku od 60 dana obavesti imaoca arhivske građe da li prihvata ponudu. Ako
u ovom roku imalac arhivske građe ne bude obavešten, smatraće se da ponuda nije prihvaćena.
Radnici Arhiva ne mogu za sebe niti za druga lica pribavljati arhivsku građu.
Ukoliko Arhiv ne želi da otkupi ponuđenu arhivsku građu, vlasnik arhivske građe može je
nakon toga prodati drugom licu po ceni koja ne može biti niža od cene ponuđene arhivu.
Član 31.
11
Lapsus calami. Ispravan tekst glasi: „iz stava 3. ovog člana“
Arhivska građa može se, uz saglasnost Arhiva Republike Srpske, privremeno iznositi u
inostranstvo u svrhu izlaganja, ekspertize i slično.
Kada se radi o arhivskoj građi od posebnog značaja za Republiku Srpsku, za njeno privremeno
iznošenje u inostranstvo Arhiv Republike Srpske pribavlja saglasnost Ministarstva.
Saglasnostima iz stava 1. i 2. ovog člana određuju se uslovi čuvanja i rok u kome se arhivska
građa mora vratiti u zemlju.
Član 32.
Arhiv Republike Srpske može sa drugim arhivima međusobno vršiti razmenu arhivske građe u
svrhu popunjavanja svojih fondova i zbirki.
Razmena originalne arhivske građe sa inostranstvom može se vršiti samo uz saglasnost
Ministarstva.
III – Arhiv Republike Srpske
Član 33.
Prava osnivača Arhiva Republike Srpske vrši Vlada Republike Srpske.

Pre osnivanja arhiva osnivač je dužan da razmotri i usvoji elaborat o društvenoj opravdanosti
osnivanja arhiva.
Pre osnivanja elaborata iz prethodnog stava, osnivač je dužn pribaviti mišljenje Ministarstva.
Izuzetno može se osnovati opštinski ili gradski arhiv, a osnivač je opština, odnosno grad na čijoj
se teritoriji osniva arhiv.
Osnivač opštinskog ili gradskog arhiva dužan je razmotriti elaborat o društvenoj opravdanosti
osnivanja arhiva uz prethodno pribavljeno mišljenje Arhiva Republike Srpske, a nakon usvajanja
elaborata pribaviti i saglasnost Arhiva Republike Srpske.
Član 34.
Osnivač je dužan da se stara o obezbeđenju uslova za rad arhiva, finansiranju arhiva i razvoju
arhivske delatnosti na području osnivača.
Član 35.
Arhiv se može osnovati i početi sa radom, odnosno obavljati arhivsku delatnost ako su pored
opštih uslova ispunjeni i posebni uslovi i to:
- obezbeđena odgovarajuća arhivska građa;
- obezbeđena odgovarajuća prostorija i oprema za smeštaj, čuvanje i obradu arhivske građe;
- obezbeđena sredstva za osnivanje i početak rada;
- obezbeđen potreban broj stručnih radnika koji obavljaju stručne poslove u arhivu;
- obezbeđeni tehničko – zaštitni uslovi za čuvanje arhivske građe.
Bliže uslove iz prethodnog stava propisuje Ministarstvo.
Član 36.
Arhiv može početi sa radom, odnosno obavljati arhivsku delatnost kada Ministarsvo utvrdi da
su ispunjeni uslovi iz prethodnog člana.
Zahtjev za utvrđivanje postojanja uslova za početak rada arhiva podnosi osnivač na čijem će
području biti sedište arhiva.
Član 37.
Arhivi obavljaju sledeće poslove:

- vrše stručni nadzor nad čuvanjem i zaštitom registraturskog materijala i arhivske građe;
- vrše sručni nadzor nad odabiranjem arhivske građe iz registrataurskog materijala;
- vode evidenciju o imaocima i stvaraocima registraturskog materijala i evidenciju o
registraturskom materijalu i arhivskoj građi;
- vode knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke;
- preduzimaju tehničke i tehnološke mere zaštite arhivske građe (kopiranje, konzervaciju,
restauraciju i sl.);
- vrše istraživanje u svrhu kompletiranja arhivske građe;
- izrađuju naučno – informativna sredstva o arhivskoj građi;
- na zahtjev republičkih organa, ustanova, preduzeća, društvenih i političkih organizacija,
udruženja građana, građanskih pravnih i fizičkih lica, izdaju uvjerenja i druge isprave o
činjenicama koje seu sadržane u arhivskoj građi koju čuvaju u skladu sa Zakonom o opštem
upravnom postupku;
- nalažu imaocu i stvaraocu registraturskog materijala i imaocu i stvaraocu arhivske građe da u
određenom roku preduzmu mere za otklanjanje utvrđenih nedostataka i oštećenja na
registraturskom materijalu i arhivskoj građi;
- pružaju stručnu pomoć imaocima i stvaraocima registraturskog materijala i imaocima i
stvaraocima arhivske građe;
- objavljuju arhivsku građu, izdaju publikacije i stručne časopise o toj građi;
- organizuju predavanja, izložbe, simpozijume i druge oblike kulturno – obrazovne i
naučnoistraživačke delatnosti;
- vrše stručno osposobljavanje imalaca registraturskog materijala i arhivske građe;
- vrše preuzimanje, kupovanje i razmenu arhivske građe.
Član 38.
Stručnom radniku arhiva koji vrši stručni nadzor u smislu odredaba člana 37., alineja 1, 2, 3 1. i
9. izdaje se odgovarajuća legitimacija.
Obrazac legitimacije propisuje direktor Arhiva Republike Srpske.
Član 39.
U okviru svoje delatnosti, arhivi se mogu baviti i naučnoistraživačkim radom u skladu sa ovim
zakonom i propisima o naučnoistraživačkoj delatnosti.
11
Lapsus calami. Poslovi iz alineje 3 nisu poslovi stručnog nadzora
Član 40.
Pored poslova iz člana 37. ovog zakona, Arhiv Republike Srpske obavlja i matične poslove
arhivske delatnosti za teritoriju Republike Srpske.
U obavljanju matičnih poslova iz prethodnog stava Arhiv Republike Srpske:
- vrši stručni nadzor nad radom arhiva i radi na obrazovanju i usavršavanju radnika koji
obavljaju stručne poslove u arhivima;
- prati i proučava stanje u arhivskoj delatnosti u Republici Srpskoj, priprema informativno –
analitičke materijale i predlaže mere za dalji razvoj i unapređivanje te delatnosti;
- bavi se naučnoistraživačkim radom iz oblasti arhivske delatnosti i objavljuje rezultate tog
rada;
- organizuje i koordinira razmenu stručnih iskustava i saradnju između Arhiva Republike
Srpske i Saveza Republike Jugoslavije i međunarodnu arhivsku saradnju;
- vodi evidenciju o arhivima;
- izrađuje metodska uputstva i normative za stručne poslove arhiva;
- mikrofilmuje arhivsku građu od posebnog značaja za Republiku Srpsku radi njene zaštite u
slučaju rata ili neposredne ratne opasnosti;
- preuzima, čuva, obrađuje i vrši zaštitu filmova i filmskog materijala od istorijskog,
umetničkog, kulturnog i naučnog značaja.
Član 41.
Arhiv Republike Srpske dužan je da omogući korišćenje filmova i drugog filmskog materijala
iz prethodnog člana u obrazovne, kulturne i naučne svrhe, kao i za potrebe domaće filmske
proizvodnje.
Arhiv Republike Srpske može se baviti i prikazivanjem filmova od istorijskog, umetničkog i
naučnog značaja u obrazovne, kulturne i naučne svrhe.
Član 42.
Poslovi arhivske delatnosti od posebnog značaja za Republiku Srpsku koje obavlja Arhiv
Republike Srpske su poslovi iz člana 37. alineja 1. do 8. i člana 40. ovog zakona.
Član 43.
Stručne poslove u arhivima i Arhivu Republike Srpske obavljaju arhivski manipulanti, arhivski
tehničari, viši arhivski tehničari, arhivisti, viši arhivisti i arhivski savetnici.
Član 44.
Radnici koji obavljaju stručne arhivske poslove kod imaoca i stvraoca arhivske građe dužni su
da polažu stručni ispit u Arhivu Republike Srpske u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu
ovog zakona.
Član 45.
Osnivač može ukinuti arhiv ako ne izvršava poslove radi kojih je osnovan ili ako ne ispunjava
uslove propisane ovim zakonom.
Član 46.
Kada Ministarstvo utvrdi da arhiv ne ispunjava uslove za rad koji su propisani, odrediće rok u
kojem je osnivač dužan otkloniti utvrđene nedostatke.
Ukoliko nedostaci ne budu otklonjeni u određenom roku, predložiće se osnivaču ukidanje
arhiva.
Akt o ukidanju arhiva donosi osnivač.
Član 47.
Organ koji donese akt o ukidanju arhiva dužan je preduzeti sve potrebne mere za zaštitu
registraturskog materijala i arhivske građe tog arhiva.
Član 48.
Direktora Arhiva Republike Srpske imenuje Vlada Republike Srpske.

Za direktora Arhiva Republike Srpske može biti imenovano lice koje ima završen fakultet
društvenog smera, najmanje 3 godine radnog iskustva i objavljene radove iz arhivistike ili srodnih
disciplina.
Član 49.
Direktora opštinskog, odnosno gradskog arhiva imenuje osnivač na predlog Arhiva Republike
Srpske.
Pravilnikom se utvrđuju uslovi za imenovanje i razrešenje, a saglasnost na pravilnik daje
osnivač.
Član 50.
Sredstva za obavljanje redovne delatnosti Arhiva Republike Srpske obezbeđuju se u budžetu

Republike Srpske.
Dodatna sredstva Arhiv Republike Srpske može ostvarivati iz budžeta Republike Srpske na
osnovu programa rada ili projektnih elaborata za naučnoistraživački rad, kulturno – obrazovnu
delatnost i propagandnu arhivsku delatnost, kao i neposredno od korisnika usluga, donatorstvom i iz
drugih izvora u skladu sa zakonom.
Član 51.
Nadzor nad provođenjem ovog zakona i propisa donesenih za njegovo provođenje vrši Vlada
Republike Srpske putem resornih ministarstava.
Nadzor nad radom opštinskog, odnosno gradskog arhiva vrši Arhiv Republike Srpske i osnivač,
na čijem je području sedište arhiva.
IV – Kaznene odredbe
Član 52.
Novčanom kaznom od 1.500 KM do 15.000 KM kazniće se za prekršaj arhiv, odnosno Arhiv

Republike Srpske, ako:
- ne učini dostupnim korisnicima arhivske građe uslove i način korišćenja te građe1 (član 25.
stav 4.);
- bez prethodne saglasnosti Ministarstva iznese u inostranstvo arhivsku građu od posebnog
značaja za Republiku Srpsku (član 31. stav 2.);
- vrši razmenu originalne arhivske građe sa inostranstvom bez odobrenja Ministarstva (član 32.
stav 2.);
- otpočne rad, odnosno obavlja arhivsku delatnost, a da Ministarstvo nije utvrdilo da su
ispunjeni uslovi za početak rada arhiva, odnosno za vršenje arhivske delatnosti (član 35. stav
1.);
Za prekršaj iz prethodnog stava kazniće se i odgovorno lice u arhivu, odnosno Arhivu
Republike Srpske novčanom kaznom od 200 KM do 1.500 KM.
Član 53.
Novčanom kaznom od 1.000 KM do 10.000 KM kazniće se za prekršaj svi imaoci i stvaraoci

arhivske građe i registraturskog materijala, ako:
- ne donesu pravilnik o sistemu kancelarijskog poslovanja (član 12. alineja 1.);
- ne vode evidenciju registraturskog materijala, ne sređuju i ne čuvaju taj materijal (član 12.
alineja 2.);
- ne utvrde listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja i ne pribave
saglasnost nadležnog arhiva (član 12. alineja 3.);
- ne vrše godišnje odabiranje arhivske građe (član 12. alineja 4.);
Član 54.
Novčanom kaznom od 200 KM do 10.000 KM kazniće se za prekršaj svi imaoci i stvaraoci

arhivske građe i registraturskog materijala, ako:
- otuđe registraturski materijal i arhivsku građu u svojini Republike građanskom pravnom i
fizičkom licu (član 7. stav 5.);
- ne planiraju i ne provode mere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe u slučaju
vanrednih prilika, rata i neposredne ratne opasnosti (član 12. alineja 5. i član 17. alineja 32.);
- ne dostave nadležnom arhivu potrebne podatke za evidencije koje arhiv vodi (član 12. alineja
6. i član 17. alineja 43.);
- ne čuvaju, ne sređuju, ne evidentiraju i ne održavaju arhivsku građu u bezbednom stanju (član
17. alineja 1.);
- ne omoguće nadležnom arhivu pregled arhivske građe i preduzimanje mera zaštite arhivske
građe, kao i stručnu obradu i kopiranje ove građe (član 17. alineja 2.);
- bez odobrenja Arhiva Republike Srpske privremeno iznesu u inostranstvo arhivsku građu,
odnosno u određenom roku tu građu ne vrate u zemlju (član 31. stav 1. i 3.);
- u utvrđenom roku ne predaju nadležnom arhivu registraturski materijal i arhivsku građu koji
11
Lapsus calami. Ispravan tekst trebalo bi glasi:“1. ne omogući korišćenje arhivske građe pod uslovima
propisanim ovim zakonom i svojim opštim aktom“
22
Lapsus calami. Ispravno je „4“
33
Lapsus calami. Ispravno je „3“
su nastali do 15. maja 1945.godine (član 13. i 57.).
Za prekršaj iz prethodnog stava kazniće se i odgovorno lice imaoca ili stvaraoca novčanom
kaznom od 200 KM do 1.500 KM.
Član 55.
Novčanom kaznom od 200 KM do 15.000 KM kazniće se za prekršaj građansko – pravno lice,

ako:
- ne prijavi nadležnom arhivu arhivsku građu i ne dostavi mu potrebne podatke za evidenciju
(član 27. stav 1.);
- proda arhivsku građu u privatnoj svojini stranom državljaninu (član 28.);
- ne ponudi arhivu arhivsku građu koju namerava da proda (član 30. stav 1.).
Za prekršaj iz prethodnog stava kazniće se i odgovorno lice u građanskom pravnom licu
novčanom kaznom od 500 KM do 3.000 KM.
Za prekršaj iz člana 551. kazniće se i fizičko lice novčanom kaznom od 200 KM do 3.000 KM.
V – Prelazne i završne odredbe
Član 56.
Arhiv Republike Srpske dužan je da uskladi svoju organizaciju, odnosno poslovanje sa

odredbama ovog zakona, u roku od jedne godine od dana njegovog stupanja na snagu.
Član 57.
Imaoci i stvaraoci dužni su da registraturski materijal i arhivsku građu, iz člana 13. ovog
zakona, predaju nadležnom arhivu, u roku od jedne godine od dana stupanja na snagu ovog zakona.
Član 58.
Ministarstvo nauke i kulture doneće propis iz člana 16. ovog zakona, u roku od jedne godine od
dana stupanja na snagu ovog zakona.
Ministar nauke i kulture doneće propise iz člana 22. i člana 35. stav 2. ovog zakona, u roku iz
prethodnog stava.
Član 59.
Do donošenja propisa iz člana 16. i 22. i člana 35. stav 2. ovog zakona primenjivaće se:
- Pravilnik o uslovima za osnivanje i početak rada arhiva („Službeni list SR BiH“, broj 37/88);
- Pravilnik o uslovima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i
odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala („Službeni list SR BiH“, broj 41/88);
- Uputstvo o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog
arhiva („Službeni list SR BiH“, broj 41/88).
11
Lapsus calami. Ispravan tekst trebalo di da glasi: „Za prekršaje iz stava 1. ovog člana“
Član 60.
Stupanjem na snagu ovog zakona prestaje da se primenjuje Zakon o arhivskoj delatnosti

(„Službeni list SR BiH“, broj 21/87).
Član 61.
Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku
STRUČNA OBJAŠNJENJA UZ ZAKON O

ARHIVSKOJ DJELATNOSTI REPUBLIKE SRPSKE
1. Uvod
Donošenjem Zakona o kulturnim dobrima1 Republike Srpske započela je izgradnju sopstvenog

sistema zaštite kulturnih dobara.
Zakon nije ispuni očekivanja ni ustanova zaštite ni stručnih radnika. Riječ je o nekritički
preuzetom zakonu Republike Srpske iz kojeg su izuzete odredbe o zaštiti prirodnih dobara.
Iz naziva Zakona i predmeta njegove zaštite može se zaključiti da bi to koncepcijski trebalo da
bude zakon opšteg tipa (lex generalis). Međutim,ovaj koncept nedosljedno je proveden. Zbog toga se u
praktičnoj provedbi Zakona javljaju najrazličitije poteškoće.
Zakonom je izvršeno razgraničenje kulturnih dobara i, s tim u vezi, podjela ovlašćenja između
ustanova zaštite. Na toj osnovi doneseni su zakoni u svim djelatnostima zaštite pokretnih kulturnih
11
dobara (dakle, legi speciali), ali ne i u djelatnosti zaštite nepokretnih dobara. Uostalom, za tim nema ni
potrebe.
Drugim riječima, to je lex specialis kada su u pitanju nepokretna , a lex generalis kada su u
pitanju pokretna kulturna dobra!
Zakon je prihvatio univerzalne principe zaštite kulturnih dobara. Usvojeni principi potom su
detaljnije razrađeni u zakonskim i podzakonskim propisima.
„Zaštita i korišćenje kulturnih dobara ostvaruju se obavljanjem delatnosti zaštite kulturnih
dobra, upravnopravnim merama i drugim merama propisanim ovim zakonom, kao i memara koje se
utvrde na osnovu ovog zakona.“2
Zakonom o kulturnim dobrima uređen je sistem zaštite i korišćenja svih kulturnih dobara i
utvrđeni uslovi za obavljanje djelatnosti njihove zaštite. Djelatnost zaštite kulturnih dobara vrše zavod
za zaštitu spomenika kulture, arhiv, muzej, galerija likovnih i primijenjenih umjetnosti, kinoteka i
biblioteka.3
Za arhivskku djelatnost od posebnog značaja razgraničenje arhivske građe od ostalih pokretnih
kulturnih dobara.4
Zakonom je obezbijeđeno jedinstvo sistema zaštite pokretnih i nepokretnih kulturnih dobara,
kao i podjednak zakonski položaj svih kulturnih dobara i centralnih ustanova zaštite, a definisani su i
prava i obaveze države u odnosu na zaštitu kulturnih dobara i ustanova zaštite.5
Sljedeći korak u izgradnji sistema zaštite predstavljalo je donošenje specijalnih zakona u oblasti
zaštite kulturnih dobara, a na bazi razgraničenja nadležnosti izvršene Zakonom o kulturnim dobrima.
Uvodne napomene
U skladu sa pomenutim razgraničenjem, Republika Srpska počela je da donosi specijalne

zakone u oblasti zaštite kulturnih dobara.
Sredinom 1998.godine Ministarstvo nauke i kulture Republike Srpske pokrenulo je inicijativu
za donošenje novog zakona o arhivskoj djelatnosti. U ovaj posao aktivno je bio uključen i Arhiv.
Budući da entiteti prema Dejtonskom sporazumu imaju potpunu samostalnost u oblasti kulture,
intencija je bila da se donese sveobuhvatan, temeljit i precizan zakon.
Zakon o arhivskoj djelatnosti objavljen je u „Službenom glasniku Republike Srpske“ broj

35/99. Stupio ne na snagu osmog dana od dana objavljivanja, odnosno 14. decembra 1999.godine.
Stupanjem na snagu Zakona prestao je da se primjenjuje preuzeti Zakon o arhivskoj djelatnosti1.
Ispravke Zakona objavljene su u „Službenom glasniku Republike Srpske“ broj 9/00.
Predmet (objekat) zaštite
Predmet zaštite ovog zakona su arhivska građa i registraturni materijal.

Definiciju registraturskog materijala nalazimo u članu 2., a arhivske građe u članu 3. Zakona.
Usvojena definicija omogućava distinkciju od ostalih pokretnih kulturnih dobara, otklanja nedoumice
22
Član 9. Zakona o kulturnim dobrima
33
Isto, član 11
44
Isto, stav 4. člana 3.
55
Prema članu 64. Republički zavod za zaštitu kulturno – istorijskog i prirodnog nasljeđa i Arhiv Republke Srpske
osnivaju se kao republičke upravne organizacije, a muzeji, galerije, kinoteka i biblioteka kao javne ustanove u
oblasti kulture
11
„Službeni list SRBiH“ broj 21/87
oko razgraničenja pojmova arhivske građe i registraturskog materijala i omogućava razlikovanje
konvencionalnog i nekonvencionalnog zapisa.
Arhivska građa i registraturski materijal nastaju djelovanjem pravnih i fizičkih lica 2. Ovaj je
pristup značajan sa aspekta razlikovanja pojmova javne i privatne arhivske građe, odnosno obaveza
arhiva u pogledu njihove akvizicije.
Obaveznost obavljanja i organizovanja arhivske djelatnosti
„Arhivska djelatnost obavezno se obavlja i organizuje na celoj teritoriji Republike Srpske“3.

Ovaj princip, uz još neke specifičnosti (obavezan transfer javne arhivske građe, integritet
dokumenta i sistem dokumentovanja, sistem valorizacije) jasno odvaja arhivsku od ostalih kulturnih
djelatnosti.
Princip obaveznosti zahtijeva uključenje arhivske djelatnosti u sistem obavezne
dokumentacione djelatnosti države.
To je razlog što je stavom 2. člana 8. Arhivu priznat, a članom 40. Zakona o ministarstvima 4 i
potvrđen status republičke upravne organizacije.
Realizujući ovaj princip Arhiv je Pravilnik o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih

mjesta ustanovio arhivsku mrežu koju čine Sjedište u Banjaluci i područne jedinice u Doboju,
Zvorniku, Srbinju /Foči, Srpskom Sarajevu1 i Trebinju.
Obaveznost stvaralaca i imalaca
Zakon detaljno razrađuje prava i dužnosti stvaralaca i imalaca arhivske građe i registraturskog
materijala.
Pod imaocima se podrazumijevaju vlasnici i posjednici arhivske građe i registraturskog
materijala, a pod stvaraocima pravna i fizička lica čijim su djelovanjem ovi nastali.
Zakon utvrđuje dužnosti stvaralaca i imalaca arhivske građe i registraturskog materijala:
donošenje opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja2, evidentiranje, sređivanje i čuvanje
22
Član 7. Zakona o arhivskoj djelatnosti
33
Isto, član 10.
44
„Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 70/02
11
Područna jedinica u Srpskom Sarajevu nije stavljena u funkciju
22
Alineja 1. člana 12. Zakona o arhivskoj djelatnosti
registraturskog materijala i arhivske građe3, utvrđivanje liste kategorija registraturskog materijala sa
rokovima čuvanja,4 odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala 5,
planiranje i provođenje mjera zaštite u slučaju vanrednih prilika, rata ili neposredne ratne opasnosti 6,
dostavljanje potrebnih podataka za evidenciju koje vodi Arhiv7, planiranje i provođenje fizičko –
tehničkih mjera zaštite8, predaju građe nadležnom arhivu9, davanje na korišćenje građe10.
Ovo su opšte obaveze svih imalaca, dakle, i samog Arhiva, bez obzira na to da li je građa
nastala u njihovom radu ili se kod njih nalazi po nekom drugom pravnom osnovu. Obaveze imalaca i
stvaralaca detaljno su razrađene u podzakonskim i provedbenim propisima.
Posebno valja ukazati na odredbu koja obavezuje imaoce i stvaraoce registraturskog materijala
da donesu opšte akte o sistemu kancelarijskog poslovanja (alineja 1. člana 12.). To je nova obaveza
koja omogućava Arhivu da utiče na pravilno i uredno odlaganje tekućih spisa, a od velike je pomoći i
prilikom kasnijeg sređivanja i obrade građe u Arhivu.
Svrha zaštite
Arhivska građa ima značaj za istoriju i druge naučne oblasti, za kulturu uopšte i za druge
društvene potrebe. Arhivska građa je dobro kulturno – istorijskog nasljeđa i uživa posebnu zaštitu 11.
Posebnu zaštitu uživa i registraturski materijal iz kojeg je odabrana arhivska građa12.
Načela zaštite arhivske građe i registraturskog materijala
Zakon je prihvatio i razradio univerzalne principe zaštite arhivske građe. Pored opštih principa
proklamovanih Zakonom o kulturnim dobrima, to su i principi koji održavaju sve specifičnosti arhivske
građe.
Princip inventarizacije1
Ovaj je princip preduslov za identifikaciju arhivske građe i za preduzimanje mjera njene zaštite.
Arhivska građa evidentira se po jedinstvenoj metodologiji koju utvrđuje Arhiv Republike
2
Srpske . S tim u vezi, Arhiv je donio Pravilnik o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske.
Obaveze imalaca u pogledu dostavljanja podataka regulisane su odredbama alineje 6. člana 12. i
alineje 5. člana 17. Zakona, dok je pomenutim privilnikom razrađena i odredba tačke 2. stava 1. člana
33
Isto, alineja 2. člana 12. i alineja 1. člana 17.
44
Isto, alineja 3. člana 12.
55
Isto, alineja 4. i 8. člana 12.
66
77
88
Isto, alineja 7. člana 12. i alineja 1. i 3. člana 17.
99
Isto, članovi 13., 14. i 21.
1010
Isto, stav 3. člana 4. stavovi 1.i 3. člana 24., član 25. stav 2. člana 27. i stav 1. člana 41.
1111
1212
11
Alinejom 2. člana 12. i alinejom 1. člana 17. Zakona o arhivskoj djelatnosti propisano je obavezno vođenje
evidencije kod imalaca i stvaralaca registraturskog materijala i arhivske građe
22
Član 18
32. Zakona o kulturnim dobrima, kojom su sopstvenici obavezani da ustanovu zaštite obavještavaju o
svim pravnim i fizičkim promjenama u vezi sa kulturnim dobrom.
U praksi,ova obaveza imalaca uglavnom se svodi na dostavljanje prepisa arhivske knjige.
Prikupljanje ostalih podataka uglavnom je rezultat napora arhivskih radnika.
Arhiv vodi evidencije arhivske građe i registraturskog materijala (centralni registar) 3, imalaca i
stvaralaca registraturskog materijala i arhivske građe4 i arhivske građe koja je u svojini građana i
građansko – pravnih lica5.
Princip materijalne zaštite
Dosljedna primjena ovog principa osigurava arhivsku građu od oštećenja, uništenja ili
nestajanja.
Zaštita se provodi u skladu sa Zakonom, Pravilnikom o čuvanju i zaštiti arhivske građe i
registraturskog materijala van arhiva6 i opštim aktima imalaca.
Imaoci su dužni da obezbijede odgovarajuće prostorije, opremu i kadar za sprovođenje mjera
čuvanja i zaštite registraturskog materijala i arhivske građe7.
Stručne poslove u arhivima vrše arhivski manipulanti, arhivski tehničari, viši arhivski tehničari,
arhivisti, viši arhivisti i arhivski savjetnici8. Stručne ispite oni polažu na način predviđen odredbom
člana 62. Zakona o kulturnim dobrima.
S tim u vezi, valja ukazati na aktuelan problem kolizije ove odredbe sa Zakonom o
administrativnoj službi ukazati na aktuelan problem kolizije ove uredbe sa Zakonom o administrativnoj
službi u upravi Republike Srpske1 i Uredbom o stručnom ispitu za rad u upravi Republike Srpske2.
Radnici koji obavljaju stručne arhivske poslove kod imalaca i stvaralaca arhivske građe u
obavezi su da polože stručni ispit u Arhivu Republike Srpske 3. Ispit se polaže u skladu sa odredbama
Pravilnika o stručnim ispitima za radnike na poslovima zaštite arhivske građe van Arhiva.
Imaoci su obavezni i da planiraju i provode preventivne mjere zaštite registraturskog materijala
i arhivske građe u slučaju vanrednih prilika, rata ili neposredne ratne opasnosti, uz primjenu opštih
propisa o tim mjerama na arhivsku građu4. Ova je obaveza ustanovljena i Zakonom o kulturnim
dobrima i Zakonom o civilnoj zaštiti.
Međutim, ovo je u djelatnosti zaštite kulturnih dobara jedini primjer zakonskog definisanja ove
značajne obaveze. Podsjetimo se ovom prilikom i odredbe člana 3. Haške konvencije, kojom se države
33
Član 55. Zakona o kulturnim dobrima i alineja 3. člana 37. Zakona o arhivskoj djelatnosti
44
55
66
77
Alineja 7. člana 12. i alineje 1. i 3. člana 17. Zakona o arhivskoj djelatnosti
88
Član 43.
11
„Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 16/02 i 62/02
22
33
Član 44. Zakona o arhivskoj djelatnosti i članovi 14. i 15. Pravilnika o čuvanju i zaštiti arhivske građe i
registraturskog materijala van arhiva („Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 31/00)
44
Alineja 5. člana 12. i alineja 4. člana 17. Zakona o arhivskoj djelatnosti
obavezuju da još za vrijeme mira pripreme čuvanje kulturnih dobara od predviđenih posljedica
oružanog sukoba.
Princip normiranog odabiranja arhivske građe
Imaoci su dužni da vrše redovno godišnje odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog
registraturskog materijala5. Postupak odabiranja pobliže je uređen Pravilnikom o odabiranju arhivske
građe iz registraturskog materijala6.
Odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala vrši se uz stručni nadzor Arhiva
Republike Srpske7. Ovo je krajnje delikatan zadatak arhiva. Ogroman porast broja konvencionalnih
dokumenata u savremenoj administraciji i razvoj novih tipova dokumenata silno otežavaju izvršavanje
ovog zadatka.
Unatoč svakodnevnim naporima arhivskih radnika, redovno godišnje odabiranje arhivske građe
vrši minimalan broj imalaca (150 – 200).
Princip nedjeljivosti (provenijencije)
„Registarki materijal i arhivska građa, nastali u radu jednog od njihovih imalaca, čine cjelinu i
ne mogu se dijeliti.“8
Princip nedjeljivosti u arhivistici ima poseban značaj (u postupku stručne obrade, razmjene i
restitucije građe, prometa građom itd.). Princip počiva na funkcionalnoj i teritorijalnoj nadležnosti
stvaraoca.
Zakon o arhivskoj djelatnosti ne razrađuje detaljnije ovaj princip jer smo ga tretirali kao
prevashodno stručno pitanje i problem. Ovo pitanje nije razređeno ni u Zakonu o kulturnim dobrima.
Pomenuti zakon samo navodi da „sopstvenik ne smije da rasparčava zbirke, kolekcije i fondove
kulturnih dobara bez utvrđenih uslova i saglasnosti“ 1. Ipak, ova odredba Zakona o kulturnim dobrima
principu daje karakter univerzalnosti.
Bez obzira na zakonsku odredbu, registraturski materijal može da se dijeli. U praksi se to čini
prilikom organizacionih promjena kod stvaraoca, preuzimanju nadležnosti drugih organa, prenošenja
ovlašćenja ili dijela ovlašćenja na druge organe itd. Ovaj se postupak samo u rijetkim slučajevima
reguliše propisima, a saglasnost Arhiva gotovo da se i ne traži.
Princip obavezne predaje arhivske građe nadležnom arhivu
Krajnja svrha zaštite arhivske građe ostvaruje se predajom građe arhivu. Tu se ona definitivno
smješta, štiti i trajno čuva, valorizuje i kategoriše, sređuje i obrađuje i daje na korišćenje.
Tako se obezbjeđuje racionalnost njenog čuvanja i korišćenja, slobodan i jednak pristup građi,
njena stručna obrada i sređivanje, valorizacija itd.
Obavezna predaja javne arhivske građe utvrđena je članovima 13., 14., 21. i 57. Zakona.
55
Alineja 8. člana 12.
66
77
88
Isto, član 6.
11
Tačka 3. člana 33. Zakona o kulturnim dobrima
Javna arhivska građa, nastala u radu stvaralaca iz stavova 1. i 3. člana 7. Zakona, obavezno se
predaje nadležnom arhivu. Ovoj obavezi podliježe i građa nastala u vršenju javnih ovlašćenja i ranijih
ovlašćenja u vjerskim organizacijama2.
Ograničene smještajne, kadrovske i druge mogućnosti uticale su na izvjesna odstupanja od ovog
principa. U skladu sa odredbom člana 3. Pravilnika o načinu primopredaje arhivske građe između
imalaca arhivske građe i Arhiva Republike Srpske3, Arhiv vrši kategorizaciju imalaca kojom se
opredjeljuju prioriteti u postupku akvizicije.
Zakon se poznaje izuzetke u pogledu primjene principa obavezne predaje arhivske građe
nadležnom arhivu. Produžavanje roka čuvanja arhivske građe moguće je samo na osnovu sporazuma
između imaoca i nadležnog arhiva4.
Građa nastala u radu organa odbrane i organa unutrašnjih poslova čuva se kod njih do roka koji
sami utvrde svojim opštim aktima5. Nije poznato da li su ovi opšti akti doneseni. U svakom slučaju, rok
koji bi eventuralno bio duži od maksimalnog roka dostupnosti ove građe (50 godina), smatramo
neprimjerenim.
Zakon posebno utvrđuje obaveznu predaju arhivske građe i registraturske građe nastale do 15.
maja 1945.godine6. Osnovni razlog za to leži u slaboj sačuvanosti građe iz ovog perioda. Odabiranje
arhivske građe, odnosno izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala iz ovog perioda obavlja se
isključivo u Arhivu Republike Srpske7.
Rok za predaju arhivske građe Arhivu je 30 godina po njenom nastanku 8. Izuzetak od ovog
opšteg pravila predstavlja građa nastala u radu organa narodne odbrane i organa unutrašnjih poslova.
Ovi organi opštim aktima utvrđuju rok za predaju građe Arhivu9.
Međutim, obavezna predaja arhivske građe, odnosno obaveza Arhiva da ovu preuzme, sasvim
je ograničena smještajnim mogućnostima Arhiva. Zbog toga Arhiv i ne preuzima građu „živih“
registratura, a već dugo ni građu imalaca koji prestaju sa radom1.
Potpuno je izostala pomoć Arhivu na obezbjeđenju skladišnog prostora, ali i bilo kakvi oblici
saradnje sa nadležnim sudskim i upravnim organima u slučajevima prestanka sa radom pravnih lica.
Princip definisanja obaveza imalaca i stvaralaca
Obaveze imalaca i stvaralaca arhivske građe i registraturskog materijala definisane su

odredbama članova 12. i 17. Zakona.
Obavezna predaja javne arhivske građe utvrđena je članovima 13., 14., 21. i 57. Zakona, a
obaveza davanja građe na korišćenje članovima 4. stav 3., 24. stav 1. i 3., 25. i 27. stav 2.
Odredbom stava 1. člana 41. Arhiv je obavezan da omogući korišćenje filmova i drugog
filmskog materijala.
Obaveze imalaca detaljnije su razrađene u četiri podzakonska propisa.
22
Stav 4. člana 7. Zakona o arhivskoj djelatnosti
33
44
55
66
Isto, članovi 13. i 57.
77
Član 12. Pravilnika o odabiranju arhivske građe iz registraturskog materijala
88
99
11
Isto, član 14.
Princip obavezne zaštite registraturskog materijala
Imaoci su dužni da registraturski materijal (građu u nastajanju) čuvaju od oštećenja, uništenja i

nestajanja, sve dok se iz njega ne odabere arhivska građa2.
Princip sređenosti registraturskog materijala i arhivske građe
Imaoci i stvaraoci dužni su da sređuju arhivsku građu i registraturski materijal koji je nastao u
njihovom radu ili se kod njih nalazi po nekom drugom osnovu3.
Princip valorizacije i kategorizacije
Primjena ovog principa omogućava identifikaciju predmeta zaštite i ukazuje na prioritet u

provođenju mjera zaštite.
Arhivska građa stručno se obrađuje primjenom jedinstvenog načina obrade koju utvrđuje Arhiv
Republike Srpske4. Arhiv ujedno izrađuje metodska uputstva i normative za stručne poslove arhiva5.
Jedino Arhiv Republike Srpske meritorno, kvalifikovano i konačno ocjenjuje da li je u
konkretnom slučaju riječ o arhivskoj građi ili registraturskom materijalu. Ocjena Arhiva obavezuje sve
imaoce i stvaraoce.
Princip jedinstveog kompjuterskog informacionog sistema
Zakonskom odredbom utvrđeno je da centralne ustanove zaštite „obrazuju i vode kompjuterske

informacione centre pokretnih kulturnih dobara“1.
U praksi, po ovom pitanju, nije urađeno gotovo ništa. Glavni razlog tome su nedostatak kadrova
i opreme, ali i činjenica da do danas nije ustrojen jedinstven informacioni sistem Republike Srpske,
koji bi trebalo da sistemski uveže pojedinačne sisteme2.
Neplanska nabavka hardvera i softvera, nepostojanje informatičkih standarda i pojedinačni,
uglavnom neuspješni pokušaji ustrojavanja sistema elektronskog poslovanja kod stvaralaca, u skoroj
budućnosti staviće arhive u nezavidan položaj.
Pravni režim vlasništva
22
Isto, član 11.
33
44
Član 23
55
Alineja 6. stava 2. člana 40.
11
Tačka 5. člana 68. Zakona o kulturnim dobrima
22
Zakon o informacionom sistemu Republike Srpske („Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 39/98)
Zakon je utvrdio specifičan pravni režim vlasništva nad arhivskom građom i registraturskim
materijalom. Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu republičkih organa, ustanova,
preduzeća, društvenih i političkih organizacija i udruženja građana3, zatim građa svi imalaca i
stvaralaca koji su postojali i radili na teritoriji Republike Srpske, a sada više ne postoje i ne rade 4, kao i
građa nastala vršenjem ranijih javnih ovlaščenja i ovlašćenja u vjerskim organizacijama 5, svojina su
Republike Srpske.
Registraturski materijal i arhivska građa u svojini Republike Srpske ne mogu se ni pod kojim
uslovima otuđiti građanskopravnom ili fizičkom licu6.
Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu privatnih preduzeća, građanskopravnih i
fizičkih lica su privatna svojina, a nalaze se pod kontrolom i zaštitom Republike Srpske7.
Zakon poštuje pravo privatne svojine, ali nameće i brojna ograničenja prilikom raspolaganja
građom u privatnoj svojini. U pogledu prava i obaveza imalaca građe u privatnoj svojini u potpunosti
je moguće primjenjivati odredbe članova 30 – 37 Zakona o kulturnim dobrima.
Sva predviđena ograničenja u funkciji su sprovođenja sistema univerzalne zaštite arhivske
građe i očuvanja integralnosti kulturnog blaga Republike Srpske.
Građa se ne može prodati niti na drugi način ustupiti stranom državljaninu 8. Specifičan vid
ograničenja predstavlja i pravo Arhiva na prvokup9.
Takođe su predviđena i ograničenja prilikom privremenog iznošenja građe u inostranstvo u
svrhu izlaganja, ekspertize i slično, u kom slučaju je potrebno pribaviti saglasnost Arhiva Republike
Srpske, odnosno Ministarstva nauke i kulture10.
U vezi sa ovlašćenjima za davanje saglasnosti ukazujemo i na koliziju ove odredbe sa tačkom
11. člana 67. i stava 2. člana 93. Zakona o kulturnim dobrima i člana 29. Zakona o ministarstvima.
Princip dostupnosti arhivske građe
Princip dostupnosti arhivske građe1 zapravo je i najznačajniji princip. On osigurava korišćenje

arhivske građe, što je i krajnja svrha njenog čuvanja i zaštite.
Davenje građe na korišćenje je opšta obaveza imalaca.
Građa se može koristiti u rokovima i pod uslovima koje sporazumno utvrde nadležni arhiv i
imaoci, s tim da ti rokovi ne mogu biti duži od 30 godina od njenog nastanka2.
Ovo je neprecizna odredba. Ne vidi se razlog za sporazumno utvrđivanje roka za dostupnost
građe ukoliko je ova od svog nastanka imala javni karakter i značaj.
Ovaj se rok može produžiti odlukom Vlade Republike Srpske, s tim da ne može biti duži od 50
godina po nastanku građe3.
Nije sasvim jasan rok za dostupnost građe nastale u radu Ministarstva odbrane i Ministarstva
unutrašnjih poslova. Ovi su organi dužni da svojim opštim aktom odrede uslove i način korišćenja
33
Isto, stav 1. člana 7. Zakona o arhivskoj djelatnosti
44
55
66
77
88
99
Član 29. i 30. Zakona o arhivskoj djelatnosti
1010
11
Stav 3. člana 4.
22
Stav 1. člana 25.
33
Stav 3. člana 25
građe, dakle i rok dostupnosti, ali se iz odredaba stava 1. člana 24. i stava 3. člana 25. ne može sa
sigurnošću zaključiti ko je nadležan da ga utvrdi.
Posebno je utvrđena obaveza Arhiva da utvrdi uslove i način korišćenja arhivske građe i da sa
istim upozna korisnike4. Arhiv Republike Srpske donio je Pravilnik o uslovima i načinu korišćenja
arhivske građe i knjižnog fonda.
Stavom 3. člana 24. utvrđena je obaveza imalaca da opštim aktom odrede način korišćenja
građe koja se odnosi na poslove i zadatke odbrane i civilne zaštite.
Korišćenje arhivske građe uređuje se opštim aktom imaoca. Ovim aktom trebalo bi da se
regulišu pravila o iznošenju građe van službenih prostorija, davanju na korišćenje građe za zahtjev
nadležnih državnih organa, obavezama korisnika u pogledu čuvanja dokumentacije, načinu izdavanja i
sadržaju uvjerenja koja se izdaju na osnovu činjenica sadržanih u arhivskoj građi itd.
Građa koja se daje na korišćenje mora da bude u sređenom stanju5.
Zahjevi javnosti doveli su u veliko broju zemalja do donošenja zakona o slobodi pristupa
podacima. I Republika Srpska donijela je Zakon o slobodi pristupa informacijama 6 kojim su propisani
uslovi pod kojima građani mogu da izvrše uvid u dokumente, odnosno dobiju informaciju od javnih
organa.
Pitanje zaštite interesa pojedinaca i grupa na koje se odnose podaci samo je načelno riješeno
pomenutim zakonom. Smatramo neophodnim donošenje zakona o zaštiti ličnih podataka jer eventualne
nedoumice i voluntarizam u ovoj oblasti mogu da imaju negativne reperkusije po arhiv.
PRAVILNIK
O ČUVANJU I ZAŠTITI ARHIVSKE GRAĐE I
REGISTRATURSKOG MATERIJALA VAN ARHIVA1
Osnovne odredbe
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuju se uslovi čuvanja i zaštite i druge obaveze imalaca arhivske građe i
registraturskog materijala van arhiva, a naročito obezbeđenje:
- mikroklimatskih, hemijsko – bioloških i fizičkih uslova čuvanja,
- prostorija i opreme,
- stručnog kadra.
44
Stavovi 4. i 5. člana 25
55
Stav 2. člana 25
66
11
Član 2.
Pod imaocima arhivske građe i registraturskog materijala podrazumevaju se imaoci u smislu

člana 7. st. 1-4. Zakona o arhivskoj delatnosti (u daljem tekstu: Zakon).
Član 3.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da arhivsku građu i registraturski

materijal čuvaju u sređenom i bezbednom stanju do predaje Arhivu Republike Srpske.
Pod sređenim stanjem podrazumeva se poredak arhivske građe i registraturskog materijala
predviđenim propisima ili opštim aktima o sistemu kancelarijskog poslovanja imalaca.
Pod bezbednim stanjem podrazumeva se čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala od
oštećenja, uništenja i nestajanja.
Uslovi čuvanja, prostorije i oprema
Član 4.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da osiguraju mikroklimatske,

hemijsko – biološke i fizičke uslove za zaštitu arhivske građe i registraturskog materijala od štetnog
delovanja temperature, vlage, svetlosti, zračenja, prašine, mikroorganizama, insekata, glodara i fizičkih
oštećenja.
Član 5.
Mikroklimatski uslovi za prostorije u kojima se čuva arhivska građa i registraturski materijal su

vrednosti temperature vazduha od 10 do 15 °C i relativne vlažnosti vazduha od 50 do 60 %.
Mikroklimatski uslovi za čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala na nekonvencionalnim

nosačima podataka (magnetni zapisi, filmske trake, mikroforme, diskovi i dr.) su vrednosti temperature
vazduha od 10 od 15 °C i relativne vlažnosti vazduha od 55%.
Prilikom čuvanja materijala iz prethodnog stava ovog člana imaoci su dužni da se pridržavaju
mera i uputstava koje je propisao proizvođač.
Član 6.
Imaoci su dužni da arhivsku građu i registraturski materijal zaštite od direktnog delovanja

sunčevog svetla, odnosno da u arhivskim prostorijama koriste tzv. hladne izvore svetlosti.
Član 7.
Imaoci su dužni da redovno vrše dezinfekciju, dezinsekciju i deratizaciju prostorija za smeštaj

arhivske građe i registraturskog materijala.
Član 8.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da osiguraju odgovarajuće prostorije

za smeštaj arhivske građe i registraturskog materijala.
Pod odgovarajućim prostorijama podrazumevaju s prostorije:

- koje su suve i zračne,
- koje su udaljene od izvora otvorenog plamena i od prostorija u kojima su uskladištene lako
zapaljive materije,
- u kojima nema vodovodnih, kanalizacionih, plinskih i elektro instalacija i uređaja centralnog
grejanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadiranja podzemnih i nadzemnih
voda.
Pod arhivskim prostorijama podrazumevaju se pisarnica i arhivski depo.
Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju rešeni akti i predmeti najduže do isteka naredne godine
godine od dana kada su akti i predmeti rešeni.
Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju rešeni akti i predmeti posle isteka roka iz
prethodnog stava.
Član 9.
U slučaju izvođenja građevinskih zanatskih i drugih radova u arhivskim prostorijama, kao i u

slučaju njihovog čišćenja, ne smeju se koristiti sredstva ni postupci koji mogu biti štetni po arhivsku
građu i registraturski materijal (upotreba otvorenog plamena, korišćenje agresivnih hemijskih sredstava
i zapaljivih materijala, preterano vlaženje i sl.).
Član 10.
Prostorije u kojima se čuvaju arhivska građa i registraturski materijal moraju biti snabdevene
dovoljnim brojem vatrogasnih aparata za suvo gašenje požara.
Član 11.
Pristup u arhivske prostorije omogućava se samo zaduženim radnicima i ovlašćenim licima.
Član 12.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala obezbeđuju arhivsku opremu pod kojom se
podrazumevaju: fascikle, registratori i kutije ( u daljem tekstu: registraturske jedinice čuvanja), stalaže,
ormari, kase i kontejneri, higrometri, termometri, vatrogasni aparat za suvo gašenje požara i drugi
uređaji za kontrolu i održavanje uslova za smeštaj i čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala.
Stalaže, ormari, kase i kontejneri su od metala ili drugog materijala otpornog na vatru i vodu.
Član 13.
Arhivska građa i registraturski materijal smeštaju se u odgovarajuće registraturske jedinice

čuvanja i odlažu se na stalaže, u ormare, kase ili kontejnere.
Donja polica stalaže mora od poda prostorije biti udaljena najmanje 15 cm.
Stručni radnici
Član 14.
Stručni radnik je lice osposobljeno za obezbeđenje fizičko – tehničke zaštite, sređivanja i popisa
arhivske građe i registraturskog materijala, za odabiranje arhivske građe i izdvajanje registraturskog
materijala kojem su istekli rokovi čuvanja, kao i za predaju arhivske građe nadležnom arhivu.
Član 15.
Stručni radnik mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit u Arhivu
Republike Srpske.
Opšti akti o sistemu kancelarijskog poslovanja
Član 16.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala donose opšte akte o sistemu svog
kancelarijskog poslovanja kojima se naročito uređuju sledeća pitanja:
- način vođenja kancelarijskog poslovanja i odlaganja svršenih akata i predmeta,
- način i rokovi predaje akata i predmeta u arhivu,
- interna dostava predmeta,
- rokovima u kojima će se vršiti izdvajanje registraturskog materijala kojem su istekli rokovi
čuvanja,
- predaja arhivske građe nadležnom arhivu.
Sastavni i obavezni deo opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja je lista kategorija
registraturskog materijala sa rokovima čuvanja na čiju primenu daje saglasnost Arhiv Republike
Srpske.
Prelazne i završne odredbe
Član 17.
Stupanjem na snagu ovog privilnika prestaje da se primenjuje Pravilnik o uslovima i rokovima

čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog
materijala („Službeni list SR BiH“, broj 41/88).
Član 18.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku
STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA PRAVILNIK
O ČUVANJU I ZAŠTITI ARHIVSKE GRAĐE I
REGISTRATURSKOG MATERIJALA VAN ARHIVA
Pravni osnov za donošenje Pravilnika o čuvanju i zaštiti arhivske građe i registraturskog

materijala van arhiva nalazimo u odredbi člana 16. Zakona o arhivskoj djelatnosti. Pravilnik je donijelo
Ministarstvo nauke i kulture po pribavljenoj saglasnosti Arhiva Republike Srpske.
Stupanjem na snagu Pravilnika prestao je da se primjenjuje Pravilnik o uslovima i rokovima
Obaveze imalaca i stvaralaca registraturskog materijala i arhivske građe u vezi sa provođenjem
mjera zaštite načelno su utvrđene odredbama člana 11. alineja 2., 3., 5., 7. i 8. člana 12. i alineja 1., 3. i
4. člana 17. Zakona o arhivskoj djelatnosti.
Materija regulisana Pravilnikom sadržajno je razvrstana u pet poglavlja.
Prvo poglavlje (članovi 1-3) sadrži osnovne odredbe kojima je utvrđena obaveza imalaca da
obezbijede odgovarajuće uslove čuvanja, prostorije i opremu za smještaj građe, te stručni kadar (član
1.).
Članom 3. precizirani su termini sređenosti i bezbjednosti građe. Mjere na sređivanju i
obezbjeđenju građe imalac i stvaralac provode sve do trenutka njene predje nadležnom arhivu.
Drugo poglavlje (članovi 4.-13.) posvećeno je obavezama imalaca u vezi sa obezbjeđenjem
fizičko – tehničkih (mikroklimatskih, hemijsko – bioloških i fizičkih) uslova čuvanja građe,
odgovarajućih arhivskih prostorija (pisarnice i arhivskog depoa) i opreme za smještaj i odlaganje.
U trećem poglavlju (članovi 14.-15.) propisani su stručni uslovi za obavljanje poslova zaštite,
sređivanja i evidentiranja arhivske građe i registraturskog materijala u registraturi.
Stručni radnik mora da ima najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit. Polaganje
ispita vrši se na osnovu Pravilnika o stručnom ispitu za radnike na poslovima zaštite arhivske građe i
registraturskog materijala van arhiva.
Stručni ispit polaže se u roku iz člana 44. Zakona o arhivskoj djelatnosti.
Četvrto poglavlje (član 16.) posvećeno je opštem aktu o sistemu kancelarijskog poslovanja.
Obaveze donošenja opšteg akta (pravilnika, uputstva) o kancelarijskom poslovanju utvrđena je
odredbom alineja 1. člana 12. Zakona o arhivskoj djelatnosti.
Uslovi i način čuvanja, sređivanja, korišćenja i uništenja registraturskog materijala i arhivske
građe koja se odnosi na poslove i zadatke odbrane i civilne zaštite uređuje se posebnim opštim aktom
(stav 3. člana 24. Zakona).
Stavom 2. člana 16. utvrđeno je da lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima
čuvanja sastavni i obavezni dio opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja.
I pored naglašenog značaja koji ima uređen sistem kancelarijskog poslovanja (zaštita
vjerodostojnosti akta sve dok se on nalazi kod stvaraoca), te u preduzećima, ustanovama i drugim
organizacijama kada vrše upravna ovlašćenja.
Jedan od značajnih uzroka lošeg stanja sistema kancelarijskog poslovanja svakako je ležao u
nepostajanju odgovarajućih obavezujućih propisa ili obrazaca opštih akata o sistemu kancelarijskog
poslovanja.
Članom 16. Pravilnika utvrđena su osnovna pitanja koja treba da se urede pravilnikom o
kancelarijskom poslovanju (način vođenja kancelarijskog poslovanja i odlaganja svršenih akata i
predmeta, način i rokovi predaje akata i predmeta u arhivu, interna dostava predmeta, rokovi u kojima
će se vršiti izdvajanje registraturskog materijala kojem su istekli rokovi čuvanja i predaja arhivske
građe nadležnom arhivu).
Peto poglavlje (članovi 17.-18.) sadrži prelazne i završne odredbe.
PRAVILNIK
O NAČINU PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU IMALACA ARHIVSKE
GRAĐE I ARHIVA REPUBLIKE SRPSKE1
Član 1.
Ovim privilnikom propisuje se način primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske
građe i Arhiva Republike Srpske (u daljem tekstu: Arhiv).
Član 2.
Primopredaja arhivske građe između imalaca i Arhiva obavlja se komisijski. Komisiju za

primopredaju čine tri člana koja imenuje imalac i dva člana koja imenuje Arhiv.
Član 3.
11
Primopredaja arhivske građe vrši se u rokovima propisanim Zakonom o arhivskoj djelatnosti.
Arhiv obavezno preuzima arhivsku građu svih imalaca I kategorije. Arhivsku građu imalaca II
kategorije Arhiv preuzima po načelu uzorka. Arhiv nema obavezu preuzimanja arhivske građe imalaca
III kategorije.
Kategorizaciju imalaca arhivske građe i registraturskog materijala vrši Arhiv prema sledećim
kriterijima:
- I kategoriju čine imaoci čijim delovanjem nastaje arhivska građa od značaja za istoriju i druge
naučne oblasti, za kulturu uopšte i za druge društvene potrebe Republike Srpske;
- II kategoriju čine imaoci opštinskog ili međuopštinskog značaja, iste ili srodne delatnosti,
čijim radom nastaje arhivska građa čije su najznačajnije vrednosti sadržane u arhivskoj građi
imalaca I kategorije;
- III kategiriju čine imaoci čijim delovanjem nastaje arhivska građa neznatnog istorijskog ili
društvenog značaja, čije su najznačajnije vrednosti sadržane u arhivskoj građi drugih imalaca.
Član 4.
Imalac mora predati arhivsku građu u originalu, sređenu,odabranu, tehnički opremljenu,

popisanu i kompletnu, uz obezbeđenje transporta i radne snage za utovar i istovar.
Izrazi iz prethodnog stava ove tačke imaju sledeće značenje:
- original je svaki izvorni akt-čistopis sa potpisom i svim formalnim obeležjima autentičnosti,
što mu daje pravnu snagu;
- sređena arhivska građa je arhivska građa koja se nalazi u poretku predviđenom sistemom
arhiviranja propisanim opštim aktom o sistemu kancelarijskog poslovanja imaoca;
- tehnički opremljena arhivska građa je arhivska građa koja je odložena u odgovarajuće
registraturske jedince čuvanja sa odgovarajućim spoljašnjim oznakama čime se omogućava
manipulacija građom, obezbeđuje čuvanje građe i sprečava fizičko oštećenje građe;
- popisana arhivska građa je arhivska građa koja je popisana po godinama, sadržaju (vrsti) i
količini;
kompletna arhivska građa je celokupna arhivska građa nastala u određenom periodu,
uključujući i osnovne evidencije o aktima i predmetima koji se odnose na građu koja se predaje i
materijali koji su nastali u informativno – dokumentacionoj delatnosti imaoca.
Član 5.
Izuzetno, Arhiv može preuzeti i registraturski materijal iz kojeg nije odabrana arhivska građa. U
tom slučaju Arhiv će sa predavaocem ugovoriti uslove naknadnog odabiranja arhivske građe i
izlučivanju bezvrednog registraturskog materijala.
Član 6.
Prilikom primopredaje arhivske građe sastavlja se zapisnik koji obavezno sadrži sledeće
podatke:
- naziv imaoca koji predaje arhivsku građu,
- mesto i datum primopredaje,
- naziv fonda, odnosno naziv stvaraoca u čijem je radu nastala arhivska građa koja je predmet
primopredaje,
- kratak istorijat stvaraoca arhivske građe koja se preuzima,
- stanje arhivske građe (stepen sređenosti, kompletnosti i dr.),
- popis arhivske građe po godinama, vrsti i količini,
- napomene o načinu i uslovima korišćenja arhivske građe,
- obaveze predavaoca u pogledu obezbeđenja troškova smeštaja i transporta arhivske građe.
Zapisnik o primopredaji sastavlja se u pet primeraka od kojih tri primerka zadržava Arhiv, a dva
primerka predavalac.
Član 7.
Arhiv mora čuvati tajnost podataka sadržanih u preuzetoj arhivskoj građi. Dokumente koji
sadrže poverljive podatke predavalac mora u popisu označiti sa poverljivo i odrediti vreme trajanja
poverljivosti.
Član 8.
Odredbe ovog pravilnika primjenjivaće se i u slučaju preuzimanja arhivske građe privatnih

preduzeća, građansko – pravnih i fizičkih lica, s tim što se preuzimanje vrši na osnovu ugovora o
kupoprodaji, razmeni, poklonu ili zaveštanju.
Član 9.
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da se primenjuje Uputstvo o načinu promopredaje

arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog arhiva („Službeni list SR BiH“, broj 41/88).
Član 10.
ZA PRAVILNIK O NAČINU PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU IMALACA
ARHIVSKE GRAĐE I ARHIVA REPUBLIKE SRPSKE
Pravni osnov za donošenje Pravilnika o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca
arhivske građe i Arhiva Republike Srpske sadržan je u odredbi člana 22. Zakona o arhivskoj
djelatnosti. Pravilnik je donijelo tadašnje Ministarstvo nauke i kulture uz saglasnost Arhiva Republike
Srpske.
Stupanjem na snagu Pravilnika, a u skladu sa odredbom tačke 2. člana 59. Zakona, prestala je
primjena Uputstva o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog
arhiva („Službeni list SR BiH“, broj 41/88).
Pravni osnov za preuzimanje arhivske građe nalazimo u činjenici da se javna arhivska građa
nalazi u svojini Republike Srpske (stavovi 1., 3. i 4. člana 7. Zakona). S tim u vezi, država svoje
obaveze u pogledu zaštite građe povjerava arhivima.
Ovlašćenje Arhiva Republike Srpske da preuzima arhivsku građu utvrđeno je alinejom 14.
člana 37. Zakona. Preuzimanje je jedan od vidova prikupljanja arhivske građe (član 19. Zakona).
Primopredaja se vrši komisijski (član 2. Pravilnika), a u rokovima utvrđenim članovima 14., 21.
i 57. Zakona (stav 1. člana 3. Pravilnika).
Arhivska građa se predaje / preuzima u originalu, sređena, odabrana, tehnički opremljena,
popisana i kompletna, uz obezbeđenje transporta i radne snage za utovar i istovar (član 4. Pravilnika).
Ograničene smještajne mogućnosti Arhiva uticale su na odstupanje od principa obavezne
predaje arhivske građe nadležnom arhivu.
Stavom 2. člana 3. Pravilnika predviđena je kategorizacija imalaca arhivske građe kojom se
utvrđuju prioriteti u postupku njenog preuzimanja. Arhivsku građu imalaca I kategorije Arhiv
obavezno preuzima, dok građu imalaca II kategorije preuzima po načelu uzorka. Arhiv nema obavezu
da preuzima građu imalaca III kategorije.
Kriterijumi za kategorizaciju imalaca utvrđeni su u stavu 3. člana 3. Pravilnika.
Stavom 2. člana 20. Zakona o arhivskoj djelatnosti utvrđeno je da je predavalac u obavezi da da
pismeno mišljenje o načinu i uslovima korišćenja građe koja je predmet primopredaje. Ovo mišljenje je
obavezan sastavni dio zapisnika o primopredaji (alineja 7. stava 1. člana 6. Pravilnika).
Dokumenti koji sadrže povjerljive podatke posebno se označavaju u primopredajnom zapisniku
(član 7. Pravilnika).
PRAVILNIK
O ODABIRANJU ARHIVSKE GRAĐE
IZ REGISTRATURSKOG MATERIJALA1
Osnovne odredbe
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuje se postupak odabiranja arhivske građe iz registraturskog

materijala.
Odabiranje se vrši izdavanjem arhivske građe i izlučivanjem onih delova registraturskog
materijala koji nisu od značaja za tekući rad, istoriju, nauku, kulturu i druge društvene potrebe,
odnosno nemaju svojstvo arhivske građe.
Član 2.
11
Odabiranje se vrši kod imaoca arhivske građe u čijem je radu nastao registraturski materijal ili
se kod njega nalazi po bilo kojem pravnom osnovu.
Član 3.
Izlučivanje registraturskog materijala obavlja se na osnovu liste kategorija registraturskog

materijala sa rokovima čuvanja ( u daljem tekstu: Lista kategorija).
Lista kategorija registraturnog materijala

sa rokovima čuvanja
Član 4.
Lista kategorija je sastavni deo opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja, a utvrđuje je
imalac registraturskog materijala u čijem je radu materijal nastao ili se kod njega nalazi.
Član 5.
Lista kategorija sadrži: uvod, naziv, istorijat stvaraoca registraturskog materijala – fonda, redni
broj, klasifikacioni znak, naziv kategorisanog registraturskog materijala, rok čuvanja, odredbe o
primeni liste, potpis, pečat, delovodni broj i datum.
Uvod sadrži osnov za utvrđivanje Liste kategorija i naziv imaoca koji listu utvrđuje.
Naziv Liste kategorija glasi: „Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja“ i
sadrži naziv stvaraoca registraturskog materijala – fonda.
Istorijat stvaraoca registraturskog materijala – fonda sadrži podatke o osnivanju i statusnim
promenama, delatnost, unutrašnjoj organizaciji, kompletnosti, originalnosti i fizičkom stanju građe.
Redni broj ispisuje se arapskim brojevima u kontinuitetu od prvog do posljednjeg broja
kategorisanog materijala obuhvaćenog Listom kategorija.
Klasifikacioni znak je oznaka dosjea utvrđena prilikom uvođenja u evidenciju, a služi i kasnije
prilikom odlaganja.
Naziv kategorisanog registraturskog materijala određuje se prema vrsti i sadržaju dokumenta i
međusobno se razlikuju po roku čuvanja.
Rok čuvanja dokumenta izražava se u Listi kategorija numerički (1 godina, 2 godine, 5 godina,
10 godina itd.) i oznakom „trajno“.
Član 6.
Za trajno čuvanje određuje se registraturski materijal koji sadrži podatke od značaja za istoriju i
druge naučne oblasti, za kulturu uopšte i ostale društvene potrebe, podatke o delatnosti i slično, kao i
registraturski materijal koji je posebnim propisima predviđen za trajno čuvaje.
Član 7.
Prilikom utvrđivanja registraturskog materijala za trajno čuvanje imalac se pridržava sledećih

kriterija:
- sadržaja vrednosti dokumenta (mesto, položaj i društveni uticaj stvaraoca građe; status i
delokrug stvaraoca građe; položaj i mesto stvaraoca građe u hijerarhijskoj društveno –
političkoj strukturi; nadležnost, funkcije i zadaci stvaraoca građe; stepen i značaj novih
podataka i informacija u dokumentu; podaci u dokumentu o novim društvenim procesima,
hronološka i faktografska vrednost dokumenta; značaj podataka o istaknutim društvenim i
političkim ličnostima);
- društveno – istorijske okolnosti i uslovi nastanka dokumenta (stepen sačuvanosti građe;
specifični istorijski uslovi pod kojima je nastao dokument);
- spoljna obeležja dokumenta (autentičnost dokumenta; vrsta dokumenta; originalnost
dokumenta; potpunost spoljnih obeležja dokumenta; ponovljivost sadržaja dokumenta;
rukopisna vrednost; jezik, pismo, materijal i forma dokumenta; tekst i idejno – umetnički
simboli štambilja i pečata na dokumentu).
Član 8.
Za registraturski materijal koji nije ocenjen kao arhivska građa, rokovi čuvanja utvrđuju se u
zavisnosti od potrebe imaoca u skladu sa posebnim propisima.
Član 9.
Lista kategorija dostavlja se u dva primerka Arhivu Republike Srpske radi davanja saglasnosti
na njenu primenu. Imaoce arhivske građe i registraturskog materijala obavezuje ocena Arhiva
Republike Srpske o tome koji se registraturski materijal treba trajno čuvati (arhivska građa).
Ako u toku godine nastanu dokumenti koji po vrsti, nazivu i sadržaju nisu obuhvaćeni
postojećom listom kategorija, imalac arhivske građe i registraturskog materijala vrši izmene i dopune
Liste kategorija i dostavlja ih u roku od 30 dana Arhivu Republike Srpske radi davanja saglasnosti.
Odabirnje arhivske građe i izlučivanje

bezvrednog registraturskog materijala
Član 10.
Imaoci su dužni da vrše tekuće odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog

registraturskog materijala najkasnije u roku od jedne godine od dana isteka rokova čvuanja utvrđenih
Listom kategorija.
Član 11.
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala vrši se za svaku

registratursku celinu posebno i iz sređenog registraturskog materijala koji je upisan u arhivsku knjigu.
Član 12.
Iz registraturskog materijala koji je nastao do kraja 1945.godine odabiranje arhivske građe,

odnosno izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala, obavlja se samo u Arhivu Republike
Srpske.
Član 13.
Postupak odabiranja arhivske građe, odnosno izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala
pokreće imalac u čijem je radu nastao ovaj materijal ili se kod njega nalazi po bilo kojem osnovu.
Član 14.
Imalac sastavlja popis bezvrednog registraturskog materijala koji se predlaže za uništenje. Popis
obavezno sadrži:
- naziv imaoca u čijem radu je nastao registraturski materijal ili kod koga se nalazi;
- detaljan popis registraturskog materijala koji se predlaže za izlučivanje po godinama nastanka,
sa brojem registraturskih jedinica (fascikli, kutije, registratori, povezi, knjige i sl.), naznakom
klasifikacionog znaka iz Liste kategorija, rokom čuvanja koji je utvrđen Listom kategorija,
količinom izlučenog materijala u dužnim metrima i podatke o fizičkom stanju i sačuvanosti
fonda iz kojeg je odabrana arhivska građa i izlučen bezvredan registraturski materijal.
Popis iz stava 1. ovog člana dostavlja se u dva primerka Arhivu Republike Srpske.
Član 15.
Po prijemu popisa iz člana 14. ovog pravilnika ovlašćeni radnik Arhiva vrši proveru materijala
predloženog za izlučivanje i o tome sačinjava zapisnik. Zapisnik o izvršenoj proveri potpisuje ovlašćeni
radnik Arhiva Republike Srpske.
Arhiv rešenjem odobrava uništenje bezvrednog registraturskog materijala ako utvrdi da u
izlučenom registraturskom materijalu nema arhivske građe.
Ako ovlašćeni radnik Arhiva, prilikom provere materijala predloženog za izlučivanje, utvrdi da
se imalac nije pridržavao važećih propisa, naložiće mu da u određenom roku otkloni nedostatke.
Nakon donošenje rešenja iz stava 2. ovog člana brojevi izlučenih predmeta evidentiraju se u
postojećim evidencijama koje vodi imalac arhivske građe i registraturskog materijala (delovodnik,
upisnik, kartoni, arhivska knjiga i dr.).
Član 16.
Prilikom izlučivanja registraturskog materijala koje se vrši van arhiva, ne mogu se radi
uništenja izlučivati delovi predmeta, kao ni delovi predmeta (prilozi) koji pripadaju nekom pravnom ili
fizičkom licu.
Ne može se izlučivati registraturski materijal koji nije predviđen Listom kategorija.
Arhiv može zadržati od izlučenja registraturski materijal kojem je istekao rok čuvanja
predviđen Listom kategorija, a može i sam izlučiti registraturski materijal koji nije priložen 1 za
izlučivanje.
Član 17.
Imalac arhivske građe i registraturskog materijala trajno čuva dokumentaciju u vezi sa

postupkom odabiranja arhivske građe i izlučivanjem bezvrednog registraturskog materijala.
Uništenje bezvrednog registraturskog materijala
Član 18.
11
Lapsus calami. Ispravno je „predložen“
Po završenom izlučivanju, bezvredan registraturski materijal predaje se preduzeću
registrovanom za promet otpadnih materijala.
Ako izlučeni bezvredan registraturski materijal sadrži podatke čijim bi objavljivanjem mogao
biti povređen javni interes pojedinaca2, Arhiv će rešenjem odrediti prikladan način uništenja.
Prelazne i završne odredbe
Član 19.
Po odredbama ovog pravilnika vršiće se i izlučivanje registraturskog materijala koji sadrži

državnu, službenu, poslovnu ili profesionalnu tajnu.
Član 20.
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da se primenjuje Pravilnik o uslovima i rokovima

Član 21.
ZA PRAVILNIK O ODABIRANJU ARHIVSKE GRAĐE
IZ REGISTRATURSKOG MATERIJALA
Pravni osnov za donošenje Pravilnika o odabiranju arhivske građe iz registraturskog materijala

sadržan je u odredbi člana 16. Zakona o arhivskoj djelatnosti. Pravilnik je donijelo Ministarstvo nauke i
kulture po pribavljenoj saglasnosti Arhiva Republike Srpske.
Stupanjem na snagu Pravilnika prestao je da se primjenjuje Pravilnik o uslovima i rokovima
čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i odabiranje arhivske građe iz registraturskog
Obaveza imalaca i stvaralaca registraturskog materijala da vrše redovno godišnje odabiranje
arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala utvrđena je odredbama alineja 4. i
8. člana 12. Zakona o arhivskoj djelatnosti.
Pravilnik je sadržajno podijeljen u pet poglavlja.
Prvo poglavlje (članovi 1.-3.) sadrži osnovne odredbe.
Stavom 2. člana 1. definisani su pojmovi odabiranja arhivske građe i izlučivanja registraturskog
materijala.
22
Lapsus calami. Ispravno je „javni interes ili interes pojedinca“
Odabiranje arhivske građe odnosno izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala vrši se
„in situ“ kod imaoca (član 2.). Ni ovo pravilo nije bez izuzetka. Registraturski materijal nastao do 15.
maja 1945.godine izlučuje se u arhivu (član 12.).
Ovo je sasvim logična posljedica obaveze da se isti predaje nadležnom arhivu (član 13. Zakona
o arhivskoj djelatnosti).
Izlučivanje registraturskog materijala obavlja se na osnovu liste kategorija registraturskog
materijala sa rokovima čuvanja (član 3.).
Drugo poglavlje (članovi 4.-9.) posvećeno je listi kategorija registraturskog materijala sa
rokovima čuvanja.
Lista kategorija je sastavni i obavezni dio opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja (član
4. Pravilnika i stav 2. člana 16. Pravilnika o čuvanaju i zaštiti arhivske građe i registraturskog
materijala van arhiva). Podrazumijeva se da je za njeno utvrđivanje, tj. za donošenje opšteg akta,
ovlašćen organ određen zakonom, statutom ili osnivačkim aktom.
Lista je jedinstven (obuhvata cjelokupan materijal nastao u radu stvaraoca) i pojedinačan akt
( utvrđuju je svi imaoci).
Kada je o listi kategorija riječ, istorijska bilješka je nov institut. Razloga za njeno uvođenje bilo
je nekoliko. Stvaranjem Republike Srpske došlo je do značajnih promjena teritorijalne nadležnosti
bivših arhiva, pa se pojavio problem neadekvatnih evidencija o imaocima i stvaraocima arhivske građe
i arhivskoj građi. Došlo je i do brojnih reorganizacija kod mnogih imalaca graeđ, prestanka sa radom ili
osnivanja novih pravnih lica itd., pa su podaci koje sadrži istorijska bilješka od neprocjenjivog značaja
za kasniju arhivističku obradu fonda.
Podaci koje sadrži istorijska bilješka najuže su povezani i sa zakonskom obavezom imalaca da
nadležnom arhivu dostavljaju podatke o svim promjenama u vezi sa građom.
Stavom 4. člana 5. Pravilnika utvrđeni su najznačajniji podaci o stvaraocu fonda i o samom
fondu koje sadrži istorijska bilješka (istorijat stvaraoca fonda, unutrašnja organizacija stvaraoca fonda,
sistem kancelarijskog poslovanja, stanje građe fonda).
Trajan rok čuvanja utvrđuje se za materijal koji je posebnim propisima predviđen za trajno
čuvanje (član 6.).
Za ostali materijal trajan rok čuvanja utvrđuje se nakon procjene sadržajne vrijednosti
dokumenta, društveno – istorijskih okolnosti i uslova nastanka dokumenta i njegovih spoljnih obilježja
(član 7.).
Rokovi čuvanja registraturskog materijal koji nije ocijenjen kao arhivska građa utvrđuje se u
zavisnosti od operativnih potreba imaoca, odnosno u skladu sa posebnim propisima („nearhivski
propisi“) koji utvrđuju minimalne rokove čuvanja (član 8.).
Potpisom i pečatom ovjerena lista dostavlja se u dva primjerka nadležnom arhivu. Lista se može
primjenjivati tek po dobijanju saglasnosti na njenu primjenu.
Jedino Arhiv Republike Srpske meritorno i konačno ocjenjuje da li je u konkretnom slučaju
riječ o arhivskoj građi ili registraturskom materijalu. Ocjena Arhiva obavezuje sve imaoce i stvaraoce
(član 9.).
U trećem poglavlju (članovi 10.-17.) uređen je postupak odabiranja arhivske građe i izlučivanja
bezvrijednog registraturskog materijala .
Izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala je redovna godišnja obaveza imalaca
(alineja 8. člana 12. Zakona o arhivskoj djelatnosti i član 10. Pravilnika).
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala vrši se iz
sređenog materijala upisanog u arhivsku knjigu, a u okviru jednog fonda (član 11.).
Odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala vrši se uz stručni nadzor Arhiva
Republike Srpske (alineja 2. člana 37. Zakona o arhivskoj djelatnosti i član 15. Pravilnika).
Dokumentacija u vezi sa izlučivanjem bezvrijednog registraturskog materijala čuva se trajno
(član 17.).
U četvrtom poglavlju (član 18.) uređeno je postupanje sa izlučenim bezvrijednim
registraturskim materijalom.
Bezvrijedan registraturski materijal predaje se preduzeću registrovanom za promet otpadnih
materijala (stav 1. člana 18. Pravilnika i član 15. Zakona o arhivskoj djelatnosti), a na način utvrđen
Zakonom o upravljanju otpadom („Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 53/02).
Ako izlučeni bezvrijedni registraturski materijal sadrži podatke čijim bi objavljivanjem mogao
biti povrijeđen javni interes ili interes pojedinca, prikladan način uništenja ( spaljivanje, sjeckanje i sl.)
određuje se rješenjem arhiva (stav 2. člana 18.).
Peto poglavlje (članovi 19.-21.) sadrži prelazne i završne odredbe.
PRAVILNIK
O EVIDENCIJAMA KOJE VODI
ARHIV REPUBLIKE SRPSKE1
Član 1.
Pravilnikom o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske (u daljem tekstu: Pravilnik,
Arhiv) propisuje se način njihovog vođenja i sadržaj i način i rokovi dostavljanja podataka za vođenje
ovih evidencija.
Član 2.
Arhiv vodi sljedeće evidencije:

- registar arhiva,
- knjigu ulaznog inventar,
- knjigu inventara za pojedine arhivske fondove i zbirke,
- vodič kroz Arhiv,
- knjigu poklona i otkupa,
- knjigu depozita,
- knjigu evidencije korisnika arhivske građe,
- kartoteku depoa,
11
- evidencije registraturskog materijala,
- knjigu evidencije arhivske i registraturske građe koja se nalazi van arhiva,
- arhivske knjige i
- knjigu evidencije arhivske građe koja se nalazi u svojini građana i građanskopravnih lica.
Registar arhiva
Član 3.
U registar arhiva upisuju se sljedeći podaci:

- redni broj upisa,
- naziv i sjedište arhiva,
- naziv i sjedište osnivača,
- datum i broj prijave za upis,
- datum i broj rješenja o upisu,
- datum i broj akta o osnivanju,
- područje za koje je osnovan,
- naziv i sjedište registarskog organa i broj i datum akta o registraciji,
- zadaci i namjena arhiva,
- broj arhivskih fondova,
- imena članova organa upravljanja i poslovođenja,
- ukupan broj i kadrovska struktura zaposlenih radnika,
- promjene pravnog statusa,
- primjedbe i
- potpis lica koje je izvršilo upis podataka.
Član 4.
Registar arhiva vodi se na obrascu broj 1.

Za svaki arhiv u registru se rezerviše poseban list koji ima dvije stranice.
Član 5.
Uz registar arhiva vodi se zbirka isprava za svaki arhiv upisan u registar.

Zbirka isprava sadrži rješenje o upisu i isprave na osnovu kojih je rješenje doneseno.
Zbirka isprava ulaže se u omot spisa koji nosi redni broj upisa arhiva. Na unutrašnjoj stranici
omota spisa vodi se popis isprava.
Član 6.
Upis osnivanja, upis promjena pravnog statusa i upis brisanja vrši se na osnovu prijave arhiva,
odnosno osnivača.
Rješenje o upisu osnivanja i upisu promjena pravnog statusa donosi se na osnovu prijave arhiva
koji traži upis, a rješenje o brisanju arhiva iz registra na osnovu prijave osnivača.
Član 7.
Prijava za upis osnivanja arhiva sadrži sljedeće podatke:

- naziv i sjedište arhiva,
- naziv osnivača,
- broj i datum akta o osnivanju,
- područje za koje je arhiv osnovan,
- zadaci i namjena arhiva,
- naziv registarskog organa, sa brojem u datumom akta o registraciji,
- broj i naziv arhivskih fondova,
- imena članova orana upravljanja i poslovođenja.
Uz prijavu se prilažu:
- ovjeren prepis osnivačkog akta,
- ovjeren prepis akta o registraciji,
- ovjeren prepis akta o imenovanju članova organa upravljanja i poslovođenja,
- podaci o stručnim i drugim kadrovima i
- status arhiva.
Podnosilac prijave za registraciju arhiva dužan je podnijeti i prijavu o svim promjenama
podataka sadržanim u prijavi za upis osnivanja u registar arhiva.
Član 8.
Prijava za upis osnivanja arhiva podnosi se u roku od 30 dana od dana donošenja akta o
osnivanju, a prijava za upis promjene pravnog statusa u roku od 30 dana od nastale promjene.
Član 9.
O izvršenom upisu arhiva u registar arhiva obavještavaju se osnivač, arhiv, Ministarstvo nauke i
kulture Republike Srpske i opštinski ili gradski organ nadležan za poslove kulture na čijem se području
nalazi arhiv.
Knjiga ulaznog inventara
Član 10.
Knjiga ulaznog inventara vodi se na obrascu broj 2.

U knjigu ulaznog inventara unose se sljedeći podaci:
- redni broj,
- broj i datum zapisnika o prijemu,
- naziv fonda,
- raspon godina (od – do),
- od koga je primljen,
- gdje je bio smješten do preuzimanja,
- količina (kutija, svežnjeva, knjiga, dokumenata),
- vrsta materijala i stepen sređenosti,
- otkup, poklon (vrijednost),
- smještaj fonda u depou,
- oznaka kategorija fonda i
- primjedba.
Član 11.
Uz knjigu ulaznog inventara vodi se karton fonda i azbučni indeks. Karton fonda vodi se na
obracu broj 3. U karton fonda unose se sljedeći podaci:
- broj i datum zapisnika o prijemu,
- od koga je fond preuzet,
- sadržaj i količina,
- granične godine (od-do),
- sređenost (stepen i način),
- oznaka kategorije fonda,
- smještaj i
- primjedbe.
Azbučni indeks vodi se na obrascu broj 4. U indeks se unose sljedeći podaci:
- redni broj,
- naziv fonda / zbirke i
- raspon godina.
Knjiga inventara za pojedine fondove i zbirke
Član 12.
Arhiv vodi knjigu inventara za pojedine fondove ili zbirke.

U knjigu inventara za pojedine fondove ili zbirke unose se sljedeći podaci:
- redni broj,
- identifikacioni broj (oznaka države, oznaka arhiva, oznaka fonda),
- kategorija fonda / zbirke,
- naziv inventarske jedinice ili kratak sadržaj,
- vremenski raspon ili datum i mjesto postanka inventarske jedinice,
- broj listova ili spisa koje sadrži inventarska jedinca,
- datum posljednjeg unosa i
- napomene (stara signatura, format, vrsta materijala, uvez, minijature, fizičko stanje i datum
provjere fizičkog stanja, bilješka o dokumentarnom materijalu koji nema direktne veze sa
sadržajem jedinice i dr.).
Knjiga inventara za pojedine fondove ili zbirke vodi se na obrascu broj 5.
Vodič kroz arhiv
Član 13.
Za potrebe istraživača vodi se vodič kroz Arhiv. Vodič se izrađuje posebno za svaki fond ili
zbirku, a sadrži sljedeće podatke:
I Podaci o stvaraocu građe

Kratak istorijat. Sadržaj i obim rada. Organizaciona struktura stvaraoca i sistem kancelarijskog
poslovanja i promjene. Prestanak sa radom. Ako je riječ o ličnom fondu, navode se osnovni biografski
podaci, rad i djelovaje ličnosti, istorijski značaj koji je imala u društvu. Bibliografija.
II Opšti podaci o građi
- Ukupna količina građe i signatura (ako postoji).

- Glavne serije (naziv, raspon godina, količina).
- Stepen sređenosti (sređeno, djelimično sređeno, sređivanje u toku uz navođenje sređenih
serija, nesređeno, rasuto). Sistem sređivanja građe (hronološki, predmetno, registraturski,
prema korespodentima itd.).
- Da li je vršeno izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala. Navesti dijelove građe koji
se nalaze kod drugih imalaca.
- Naglasiti ako je građa u cjelini ili djelimično pisana na stranom jeziku.
- Dostupnost građe istraživačima. Postoje li inventari, regesta i druga informativna sredstva.
Ako su objavljena, navode se bibliografski podaci. Pomoćne registraturske knjige (protokoli,
registri itd.). Da li je građa mikrofilmovana ili skenirana.
- Da li je građa korišćena u naučnoistraživačke svrhe, te da li je djelimično ili u cjelini
objavljena. Bibliografski podaci.
III Osnovni sadržaj građe
- Opšti sumarni podaci o građi i sadržaju dokumenata
Knjiga otkupa i poklona
Član 14.
Arhiv vodi knjigu otkupa i poklona u koju se unose sljedeći podaci:

- redni broj,
- broj i datum zapisnika o poklonu ili otkupu,
- naziv fonda / zbirke,
- godine (od – do ),
- od koga je primljeno / otkupljeno,
- raniji smještaj fonda / zbirke,
- količina,
- vrsta materijala i stepen sređenosti,
- otkupna cijena,
- smještaj fonda / zbirke i
- primjedbe.
Knjiga poklona i otkupa vodi se na obrascu broj 6.
Knjiga depozita
Član 15.
Arhiv vodi knjigu depozita za deponovanu arhivsku građu.
U knjigu depozita unose se sljedeći podaci:
- redni broj,
- broj zapisnika o deponovanju,
- prezime i ime, odnosno naziv deponenta,
- zanimanje, odnosno djelatnost i adresa deponenta,
- naziv i sjedište stvaraoca,
- sadržaj depozita, granične godine građe i količina,
- smještaj,
- datum deponovanja,
- vrijeme čuvanja i
- bilješke.
Knjiga depozita vodi se na obrascu broj 7.
Uz knjigu depozita vodi se zbirka isprava koje se odnose na deponovanu arhivsku građu.
Knjiga evidencije korisnika arhivske građe
Član 16.
Arhiv vodi evidenciju korisnika arhivske građe na obrascu broj 8. U obrazac se unose sljedeći
podaci:
- radni broj,
- datum zahtjeva za istraživanje,
- datum i broj odobrenja za istraživanje,
- ime i prezime,
- broj identifikacionog dokumenta,
- adresa,
- državljanstvo,
- profesija,
- zaposlenje,
- svrha istraživanja,
- naziv teme,
- signatura,
- broj arhivske jedinice,
- datum korišćenja,
- datum vraćanja,
- naručene usluge i
- datum prijema štampanog teksta istraživanja.
Kartoteka depoa
Član 17.
Arhiv vodi evidenciju smještaja arhivskih fondova i zbirki u depoima.

Evidencija iz prethodnog stava ovog člana vodi se na obrascu broj 9. Evidencija sadrži sljedeće
podatke:
- oznaku depoa,
- oznaku sprata,
- oznaku prostorije,
- oznaku police,
- oznaku reda,
- oznaku pregrade i
- potpis zaduženog lica.
Evidencija registraturskog materijala
Član 18.
Arhiv vodi evidenciju o registraturskom materijalu koji nastaje u radu imalaca iz člana 7.
Zakona o arhivskoj djelatnosti.
Evidencija iz prethodnog stava vodi se u vidu:
- registra aktivnih registratura,
- kartoteke registratura,
- dosijea registratura i
- registra registratura prestalih sa radom.
Član 19.
Registar aktivnih registratura vodi se na obrascu broj 10.

U registar se unose sljedeći podaci:
- redni broj upisa,
- kategorija registrature,
- naziv registrature,
- sjedište i adresa registrature,
- šifra djelatnosti i matični broj registrature i
- napomena.
Registri se čuvaju odvojeno po kategorijama, a u okviru iste kategorije po sjedištvu registrature
i rednom broju upisa.
Član 20.
Kartoteka registratura vodi se na obrascu broj 11.

Na prednjoj strani obrasca unose sljedeći podaci:
- broj upisa u registar,
- šifra djelatnosti i matični broj,
- sjedište i adresa,
- telefon, faks, e-mail,
- ime i prezime odgovornog lica,
- datum osnivanja,
- organizacione i vlasničke promjene,
- datum prestanka sa radom i
- napomena.
Na poleđini obrasca unose se sljedeći podaci:

- datum izvršenog kontrolnog pregleda,
- datum i broj rješenja kojim je odobreno izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala i
količina izlučenog bezvrijednog registraturskog materijala,
- datum i broj arhivske knjige,
- datum i broj zapisnika o preuzimanju materijala iz registrature, količina i raspon godina
preuzetog materijala,
- količina materijala preostalog u registraturi i
- napomena.
Kartotečki obrasci odlažu se odvojeno po kategorijama, a u okviru iste kategorije po sjedištu
registrature i broju upisa u registar.
Član 21.
Dosje registrature sadrži sljedeće podatke:

- istorijska bilješka (naziv, datum osnivanja, organizacione i vlasničke promjene, prestanak sa
radom),
- opšti akta o sistemu kancelarijskog poslovanja,
- lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja i plan klasifikacionih oznaka,
- zapisnici o izvršenom kontrolnom pregledu registrature,
- zapisnici o izlučivanju bezvrijednog registraturskog materijala,
- prepisi arhivske knjige,
- zapisnici o preuzimanju građe,
- cjelokupna prepiska sa registraturom.
Dosjei nose oznaku kategorizacije, redni broj upisa u registar i šifru djelatnosti. Dosjei se
odlažu prema utvrđenoj kategoriji, a u okviru kategorije po rednom broju upisa.
Član 22.
Registar registratura prestalih sa radom vodi se na obrascu broj 12. U registar se unose sljedeći
podaci:
- radni broj upisa,
- adresa,
- registarska oznaka i
- datum i osnov prestanka sa radom.
Registri se čuvaju odvojeno po kategorijama, a u okviru iste kategorije po sjedištu registrature i
rednom broju upisa.
Član 23.
U knjigu evidencije arhivske i registraturske građe koja se nalazi van arhiva unose se sljedeći
podaci:
- naziv i sjedište imaoca,
- naziv fonda,
- granične godine fonda,
- ime, prezime i zvanje radnika zaduženog za rukovanje građom,
- osnovne serije građe,
- stanje sređenosti,
- izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala,
- kontrolni pregledi registrature i
- primjedbe.
Knjiga evidencije arhivske i registraturske građe koja se nalazi van arhiva vodi se na obrascu
broj 13.
Član 24.
Podatke za knjigu evidencije arhivske i ragistraturske građe koja se nalazi van arhiva imaoci
dostavljaju na obrascu broj 14 (arhivska knjiga).
Podaci iz prethodnog stava ovog člana dostavljaju se do kraja tekuće godine za prethodnu
godinu.
Član 25.
Knjige iz članova 3., 10., 12., 14., 15., 16. i 23. ovog pravilnika vode se u obliku tvrdo
ukoričenih knjiga čije su stranice numerisane, a listovi prošiveni.
Knjige na unutrašnjoj strani korica ovjerava direktor Arhiva.
Član 26.
Upis u registar,odnosno knjigu evidencije vrši se mastilom ili mašinski.

Svaki upis potpisuje službenik zadužen za vođenje registra, odnosno knjige evidencije.
Ispravka pogrešnog upisa vrši se tako što se pogrešno upisani tekst precrta crvenim mastilom, s
tim da ostane čitak, a iznad njega se upisuje ispravan tekst.
Ispravku potpisuje direktor arhiva uz navođenje datuma ispravke.
Član 27.
Dopuna izvršenog upisa vrši se tako što se postojećem tekstu doda novi tekst uz oznaku datuma
naknadnog upisa.
Dopunu izvršenog upisa potpisuje direktor arhiva.
Član 28.
Evidencije predviđene ovim pravilnikom mogu se voditi u obliku elektronskog zapisa.

Evidencije predviđene ovim pravilnikom čuvaju se trajno.
Član 29.
U knjizi opšteg inventara i u knjizi depozita svaki se fond ili zbirka upisuje na posebnom listu.
Ako je u knjizi inventara za pojedine arhivske fondove i zbirke upisan nesređeni arhivski fond,
odnosno zbirka, a nakon njihovog sređivanja se utvrdi da se sastoji iz više fondova ili zbirki, precrtaće
se taj redni broj, s tim da tekst upisan pod tim rednim brojem ostane čitak. Fondovi ili zbirke koji su
proizašli iz neređenog fonda ili zbirke upisaće se pod novim rednim brojevima i povezati s ukinutim
rednim brojem.
Član 30.
Evidencije iz ovog pravilnika ustrojiće se najkasnije do 31. decembra 2001.godine.
Član 31.
Obrasci iz člana 4., 10., 11., 12., 14., 15., 16., 17., 19., 20., 22., 23. i 24. odštampani su uz ovaj
pravilnik i njegov su sastavni dio.
Član 32.
Arhivi najmanje jednom godišnje dostavljaju Arhivu Republike Srpske prepis knjige ulaznog
inventara, inventara pojedinih fondova i zbirki, vodiče kroz arhiv, te evidencija arhivske građe i
registraturskog materijala van Arhiva.
Član 33.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala obavezni su da nadležnom arhivu dostavljaju

podatke o svim pravnim i fizičkim promjenama u vezi sa građom.
Podaci iz prethodnog stava ovog člana dostavljaju se najdalje u roku od 30 dana po nastaloj
promjeni.
Član 34.
ZA PRAVILNIK O EVIDENCIJAMA KOJE VODI ARHIV REPUBLIKE SRPSKE
(Autor: Zoran Mačkić)
U skladu sa oblašćenjem iz člana 18. Zakona o arhivskoj djelatnosti, Arhiv Republike Srpske
donio je Pravilnik o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske.
Obaveze imalaca da vode evidencije o registraturskom materijalu i arhivskoj građi utvrđene su
odredbama alineje 2. člana 12. i alineje 1. člana 17. Zakona o arhivskoj djelatnosti.
Obaveza dostavljanja podataka za evidencije koje vode arhivi ustanovljena je odredbama
alineje 6. člana 12. i alineje 5. člana 17. istog zakona.
Pored toga, tačkom 2. stava 1. člana 32. Zakona o kulturnim dobrima sopstvenici su obavezani
da ustanovu zaštite obavještavaju o svim pravnim i fizičkim promjenama u vezi sa kulturnim dobrom.
Dostavljanje podataka za evidencije koje vode arhivi je opšta obaveza imalaca. Ona se odnosi i
na građanskopravna i fizička lica (stav 1. člana 27. Zakona) i u logičkoj je vezi sa obavezom Arhiva da
vodi evidencije arhivske građe u privatnoj svojini (stav 3. istog člana).
Imaoci i stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe obavezni su da Arhivu Republike
Srpske redovno dostavljaju potrebne podatke za evidencije koje vodi arhiv, a u roku od 30 dana i
podatke o svim pravnim i fizičkim promjenama u vezi sa građom (član 33.)
U praksi, izvršavanje ove obaveze uglavnom se svodi na dostavljanje prepisa arhivske knjige.
Evidenciju o imaocima i stvaraocima registraturskog materijala i evidenciju o registraturskom
materijalu i arhivskoj građi Arhiv vodi na osnovu odredbe alineje 3. člana 37. Zakona, a knjige ulaznog
inventara za pojedine fondove i zbirke na osnovu alineje 4. istog člana.
Evidencije koje vodi Arhiv mogu da se razvrstaju na:

- centralni registar (član 55. Zakona o kulturnim dobrima);
- evidencije o arhivima (matična djelatnost; alineja 5. stava 2. člana 40. Zakona o arhivskoj
djelatnosti);
- evidencije o preuzetoj arhivskoj građi (knjiga ulaznog inventara, knjiga inventara za pojedine
arhivske fondove i zbirke, vodič kroz Arhiv, knjiga poklona i otkupa, knjiga depozita, knjiga
evidencije korisnika arhivske građe, kartoteka depoa);
- evidencije imalaca i stvaralaca registraturskog materijala i arhivske građe;
- evidencije arhivske i registraturske građe koja se nalazi van arhiva;
- evidencije arhivske građe koja se nalazi u svojini građana i građanskopravnih lica.
Članom 24. propisano je da podatke za knjigu evidencije arhivske i registraturske građa koja se
nalazi van arhiva imaoci dostavljaju na obrascu „arhivska knjiga“.
Ministarstvo uprave i pravosuđa donijelo je Uputstvo o načinu vođenja i korišćenja arhivske
knjige organa državne uprave1.
Iako je na to bilo obavezano odredbom stava 4. člana 16. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa
državne uprave1, prije donošenja Uputstva ovo ministarstvo nije zatražilo pa ni pribavilo mišljenje
Arhiva Republike Srpske.
Već iz samog njegovog naziva očito je da se Uputstvo odnosi samo na organe uprave i posebne
organizacije iz člana 1. Uredbe.
Pošto pravilnik ima jaču pravnu snagu od uputstva, a imajući u vidu i načelo „lex posterior
derogat legi priori“ može se zaključiti da je donošenjem Pravilnika prestala primjena Uputstva o načinu
vođenja i korišćenja arhivske knjige organa državne uprave.
11
11
REGISTAR ARHIVA
Obrazac 1/1
(format A4)
Redni Naziv i Naziv i Prijava upisa Rješenje o upisu Osnivački akt

broj sjedište sjedište
upisa arhia osnivača
Datum Broj Datum Broj Datum Broj
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Obrazac 1/ 2
(format A4)
Područj Registarski Broj i Zadaci i Broj Članovi organa Zaposleni radnici Pravni Primjedbe
e organ datum akta namjena fondova upravljanja Kval. status
o registr. arhiva Broj Struktura
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.
________________________
potpis zaduženog radnka
KNJIGA ULAZNOG INVENTARA

Obrazac 2/1
(format A4)
Redni Zapisnik o prijemu Nazi fonda Raspon godina Od koga je Smještaj do

broj (od – do) primljen preuzimanja
Broj Datum
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7,
Obrazac 2/2
(format A4)
Količina Vrsta materijala Stepen Otkup, poklon Smještaj Kategorija Primjedbe

sređenosti (vrijednost) fonda Fonda
8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
KARTON FONDA
Obrazac 3
(format A4)
Broj i datum Od koga je Sadržaj i Granične Sređenost Oznaka Smještaj Primjedbe

zapisnika o prijemu fond preuzet količina godine (stepen i način) kategorije fonda
(od – do)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
AZBUČNI INDEKS
Obrazac 4
(format A5)
Redni broj Naziv fonda / zbirke Raspon godina
(od – do)
1. 2. 3.
KNJIGA INVENTARA ZA POJEDINE FONDOVE I ZBIRKE
Obrazac 5
(format A4)
Redni Identifikacion Kategorija Naziv i.j. ili Datum i mjesto Broj listova Datum Napomene
broj i broj fonda / zbirke kratak sadržaj postanka i.j. ili spisa posljednjeg unosa
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
KNJIGA OTKUPA I POKLONA
Obrazac 6
(format A4)
Red. Zapisnik Naziv Primljeno- Raniji Kol. Vrsta Stepen Otkupna Smještaj Primjedbe
br. fonda ili otkupljeno Smještaj materijala sređenosti cijena
Broj Datum zbirke od
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
KNJIGA DEPOZITA
Obrazac 7
(format A4)
Red. Broj Prezime i Zanimanje ili Naziv i Sadržaj depozita, Smještaj Datum Vrijeme Bilješke
br. zapisnika o ime, naziv djelatnost i adresa sjedište granične godine i deponovanja čuvanja
deponovanju deponenta deponenta stvaraoca količina
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
KNJIGA EVIDENCIJE KORISNICA ARHIVSKE GRAĐE
Obrazac 8/1
(format A4)
Red. Datum Odobrenje Ime i Broj identif. Adresa Državljanstvo Profesija i

br. podnošenja prezime dokumenta zanimanje
zahtjeva Datum Broj korisnika
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Obrazac 8/2
(format A4)
Svrha Naziv teme Signatura Broj arh. jed. Datum korišćenja Datum Naručene Prijem
istraživanja vraćanja usluga štampanog teksta
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
KARTOTEKA DEPOA
Obrazac 9
(format A5)
Naziv fonda / zbirke Depo Sprat Prostorija Polica Red Pregrada
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
_______________________
potpis zaduženog lica
REGISTAR AKTIVNIH REGISTRATURA
Obrazac 10
(format A5)
Redni
broj Kategorija Naziv registrature Sjedište i Šifra djelatnosti i Napomena
upisa registrature adresa matični broj
1. 2. 3. 4. 5. 6.
KARTOTEKA REGISTRATURA
Obrazac 11/1
(format A4)
Broj upisa Naziv Šifra Sjedište Telefon, faks, Ime i prezime Datum Organzacione Datum
u registar registrature djelatnosti i i adresa e-mail odgovornog lica osnivanja i vlasničke prestanka
matični broj promjene sa radom
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Obrazac 11/2
(format A4)
Datum Izlučivanje b.r.m. Arhivska knjiga Preuzimanje građe Količina
kontrolnog preostalog Napomena
pregleda materijala
Datum Broj Količina Broj Datum Datu Broj Količin Raspon

rješenja m zap. a godina
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18, 19. 20. 21.
REGISTAR REGISTRATURA PRESTALIH SA RADOM
Obrazac 12
(format A5)
Redni
Broj Naziv registrature Adresa Registarska oznaka Datum i osnov prestanka
Upisa sa radom
1. 2. 3. 4. 5.
KNJIGA EVIDENCIJE ARHIVSKE I REGISTRATURNE GRAĐE

KOJA SE NALAZI VAN ARHIVA
Obrazac 13
(format A4)
Naziv i sjedište Naziv fonda Granične Ime, prezime i Osnovne serije Stanje Izlučivanje Kontrolni Primjedbe
imaoca godine zvanje građe sređenosti b.r.m. pregledi
fonda zaduženog lica
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
ARHIVSKA KNJIGA
Obrazac 14
(format A4)
REGISTRATURSKI MATERIJAL
Redni Datum Godina Primjedba
broj upisa Nastanka
(od – do) Klas. SA DRŽ AJ Količina Smještaj
Znak
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
PRAVILNIK
O USLOVIMA I NAČINU KORIŠĆENJA
ARHIVSKE GRAĐE I KNJIŽNOG FONDA
U ARHIVU REPUBLIKE SRPSKE
I – Opšte odredbe
Član 1.
Pravilnikom o uslovima i načinu korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda u Arhivu Republike
Srpske (u daljem tekstu: Pravilnik, Arhiv) uređuje se korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda u
Arhivu, a naročito:
- postupak podnošenja zahtjeva za korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda,
- uslovi, način i ograničenja u pogledu korišćenja arhivske građe,
- postupak za izdavanje uvjerenja, oblik i sadržaj uvjerenja,
- obaveza Arhiva,
- odgovornost radnika.
Član 2.
Arhivska građa i knjižni fonda dostupni su javnosti po uslovima i na način utvrđen zakonom i
ovim pravilnikom.
II – Korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda
Član 3.
Arhivska građa može se koristiti u naučne, kulturne i druge društvene svrhe samo ako je
obrađena, te ako je istekao rok koji sporazumno utvrde Arhiv i predavalac arhivske građe.
Rok iz prethodnog stava ne može biti duži od 30 godina od dana nastanka arhivske građe.
Rokovi se računaju od dana završetka pojedinih predmeta.
Građa nastala u radu organa unutrašnjih poslova i odbrane može da se koristi po isteku 50
godina od njenog nastanka.
Član 4.
Odobrenje za korišćenje arhivske građe daje načelnik Sektora za sređivanje i obradu arhivske
građe na osnovu pismenog zahtjeva korisnika.
Strani državljani koriste arhivsku građu u saglasnosti s međunarodnim ugovorima koje je naša
zemlja zaključila i na osnovu faktičkog reciprociteta, a na osnovu odobrenja koje daje direktor Arhiva
po pismenom zahtjevu korisnika.
Izuzetak u smislu stava 2. ovog člana predstavlja odobrenje koje je stranom državljaninu izdalo
Ministarstvo nauke i kulture Republike Srpske.
Korišćenje podataka imovinskopravne prirode stranim državljanima ili njihovim zastupnicima
omogućava se putem redovnih organa uprave i pravosuđa.
U pogledu ostalih uslova, strani državljani uživaju prava predviđena zakonom i opštim aktima
Arhiva za građane Republike Srpske.
Na građane Republike Srpske koji istražuju građu za potrebe stranih državljana, organizacija i
institucija primjenjuju se odredbe stavova 2., 3. i 4. ovog člana.
Član 5.
Zahtjev za korišćenje građe odbiće se u potpunosti ili djelimično:

- ako se osnovano može očekivati izazivanje značajne štete po interese odbrane i sigurnosti, kao
i javne bezbjednosti Republike Srpske, sprečavanje kriminala i svako otkrivanje kriminala,
zaštite procesa donošenja odluke od strane javnog organa u davanju mišljenja, savjeta ili
preporuke od strane javnog organa, zaposlenog lica u javnom organu, ili svakog lica koje vrši
aktivnosti za ili u ime javnog organa, a ne obuhvata činjenične, statističke, naučne ili tehničke
informacije;
- ako se utvrdi da uključuje povjerljive komercijalne interese treće strane, u kom slučaju će se
treća strana informisati o davanju na uvid informacija i zatražiti od nje da u roku od 15 dana u
pismenoj formi obavijesti Arhiv da li takve informacije smatra povjerljivim i navede razloge
za štetu koja bi preistekla iz objavljivanja informacija;
- kada se opravdano utvrdi da tražene informacije uključuju lične interese koji se odnose na
privatnost trećeg lica (npr. podaci iz kaznenih evidencija, usvojenja, razvodi brakova i sl.);
- ako stvaralac, darodavac, deponent ili prodavac postave pismena ograničenja u tom smislu;
- ako se građa može koristiti samo pod posebnim uslovima;
- ako je građa nesređena ili ako je u toku njeno sređivanje;
- ako je građa publikovana, mikrofilmovana ili skenirana;
- ako je građa u tako lošem stanju da postoji opasnost od njenog daljeg oštećenja prilikom
korišćenja.
Nesređena arhivska građa može se na osnovu posebnog odobrenja direktora dati na korišćenje, s
tim da se istraživač pismeno obaveže da će tu činjenicu navesti u svom radu.
Publikovana, mikrofilmovana ili skenirana građa izdaje se samo u slučaju njenog korišćenja u
paleografske i diplomatičke svrhe.
Član 6.
Prije isteka rokova iz stava 2. i 3. člana 3. ovog pravilnika organi, ustanove i organizacije, čijim
je radom arhivska građa nastala, a ukoliko ovih nema sam Arhiv, mogu dati dozvolu za njeno
korišćenje na zahtjev naučnih ustanova i organizacija.
Građu iz prethodnog stava Arhiv može koristiti bez ikakvog odobrenja, ako ona služi za
izdavanje uvjerenja građanima u svrhu ostvarivanja njihovih ličnih prava.
Član 7.
Informacije o arhivskoj građi, uslovima i načinu njenog korišćenja daju načelnik Sektora za
sređivanje i obradu arhivske građe ili radnik na poslovima informisanja, a informacije o knjižnom
fondu daje bibliotekar.
Član 8.
Arhivska građa i knjižni fond izdaju se na korišćenje na osnovu pismenog zahtjeva koji je
korisnik dužan da podnese najmanje jedan dan prije početka istraživanja.
Zahtjev sadrži: ime, prezime i adresu korisnika, broj identifikacionog dokumenta, državljanstvo,
profesiju i mjesto zaposljenja korisnika, naziv teme koju obrađuje, svrhu istraživanja, podatke o tome u
čije ime i za čiji račun vrši istraživanje.
Postupak iz prethodnog stava primjenjuje se i na lica koja korisnik angažuje da mu pomažu pri
radu u čitaonici.
Član 9.
Izbor arhivske građe za istraživanje korisnika vrši se na osnovu registra fondova i zbirki, ako i
drugih informativnih sredstava predviđenih Pravilnikom o evidencijama koje vodi Arhiv Republike
Srpske.
Član 10.
Prije početak istraživanja radnik na poslovima informisanja, odnosno bibliotekar pružiće na

uvid korisniku ovaj pravilnik i Uputstvo o radu čitaonice.
Član 11.
Arhivska građa trebuje se na osnovu reversa koji korisnik ispunjava u dva primjerka i predaje
radniku na poslovima informisanja.
Revers sadrži ime i prezime korisnika, signaturu građe (naziv fonda, godinu, kutiju, fascikl,
redni broj i sl.), datum prijema i datum vraćanja građe.
Radnik na poslovima informisanja vratiće korisniku pogrešno, nepotpuno ili nečitko popunjen
revers.
Član 12.
Po prijemu građe korisnik potpisuje revers.

Za uredno vraćenu građu korisnik se razdužuje reversom koji potpisuje radnik na poslovima
informisanja, odnosno bibliotekar.
Član 13.
Arhivska građa i knjižni fond koriste se isključivo u čitaonici Arhiva.

Pristup u depoe dozvoljen je radnicima u čitaonici, odnosno licima koja ih zamjenjuju i
načelniku Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe. Ostali radnici Arhiva imaju pravo pristupa u
depoe samo uz prisustvo radnika čitaonice.
Korisnicima i drugim licima zabranjen je pristup u depoe.
Član 14.
Korisniku se u toku dana može najviše izdati:

- 5 kutija, odnosno poveza građe,
- 5 knjiga, odnosno svezaka iz biblioteke,
- 50 fotografija ili plakata.
Količina građe iz prethodnog stava ujedno je i najveća količina građe koju korisnik može držati
u čitaonici.
Ukoliko korisnik vraća dio građe iz reversa, radnik na poslovima informisanja, odnosno
bibliotekar odmah će to pribilježiti na reversu.
Član 15.
Korisnik može zadržati građu mjesec dana. Ovaj rok može se produžiti za još jedan mjesec
novim reversom.
Ista registraturska ili bibliotečka jedinica može se samo jednom prenijeti na novi revers, a
potom se vraća u depo. Korisnik je može ponovo trebovati tek po isteku 3 mjeseca od dana vraćanja.
Član 16.
Ako korisnik izdatu građu ili knjižni fond ne koristi 7 dana uzastopno, ovi se vraćaju u depo.
Član 17.
Istraživač je dužan da vrati na prvobitno mjesto svaki pregledani dokument i da o prestanku

istraživanja obavijesti radnika na poslovima informisanja, odnosno bibliotekara.
Radnik na poslovima informisanja, odnosno bibliotekar dužni su da po završenom istraživanju
pregledaju građu i izvrše njeno sravnjenje.
Član 18.
Arhivska građa i knjižni fond ne mogu se iznositi van službenih prostorija.

Izuzetno od odredbe prethodnog stava, načelnik Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe
može odobriti iznošenje građe i knjižnog fonda van službenih prostorija uz prisustvo odgovornog
radnika i to za vrijeme koje je neophodno da bi se izvršilo fotokopiranje, mikrofilmovanje, skeniranje,
ovjera prepisa i slično.
Član 19.
Trebovana građa ne može se izdati drugom korisniku, a informativna sredstva i knjižni fond
mogu, ali samo u vrijeme odsustva istraživača koji ih koristi.
Član 20.
Uskratiće se, odnosno ograničiti pravo korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda korisnicima
koji se ne pridržavaju uslova za njeno korišćenje predviđenih zakonom i ovim pravilnikom.
Odluku iz prethodnog stava ovog člana donosi načelnik Sektora za sređivanje i obradu arhivske
građe.
Protiv odluke iz stava 2. ovog člana korisnik može podnijeti prigovor direktoru Arhiva. Odluka
donesena po prigovoru je konačna.
Član 21.
Korisnik koji je za svoju publikaciju djelimično ili u potpunosti koristio građu Arhiva dužan je
da to u publikaciji i naznači, a ako je građu citirao, dužan je da navede i signaturu.
Istraživač koji publikuje svoje radove u potpunosti ili djelimično na osnovu građe Arhiva,
dužan je da Arhivu ustupi jedan primjerak svoje publikacije (knjige, članka u listu ili časopisu, referata,
maturskog ili diplomskog rada i sl.).
Zabraniće se korišćenje građa korisnicima koji postupe protivno odredbama stavova 1. i 2. ovog
člana.
Član 22.
Jednom godišnje Arhiv izdaje bilten u kojem se navode imena istraživača i građe koju obrađuje.
Član 23.
Odgovorni radnici u čitaonici dužni su da uredno vode evidencije o korisnicima arhivske građe i
knjižnog fonda.
III – Izdavanje uvjerenja

Član 24.
Arhiv je dužan da na zahtjev državnih organa, pravnih, građanskopravnih i fizičkih lica izdaju
uvjerenja i druge isprave o činjenicama sadržanim u arhivskoh građi.
Član 25.
Uvjerenje o potvrđivanju činjenica sadržanih u arhivskoj građi izdaje se, po pravilu, na pismeni
zahtjev stranke.
Zahtjev mora:
- biti napisan na jednom od zvaničnih jezika Bosne i Hercegovine,
- sadržavati dovoljno podataka u vezi sa prirodom i / ili sadržajem traženih činjenica,
- sadržavati ime podnosioca zahtjeva kao i podatke za kontakt sa njim.
Ako se zahtjev odnosi na ličnu informaciju,onda zahtjev, pored ispunjavanja uslova iz stava 2.
ovog pravilnika, sačinjava fizičko lice na koje se zahtjev odnosi, njegov zakonski zastupnik ili lice koje
je podnosilac zahtjeva ovlastio u pisanoj formi.
Ako je zahtjev sačinjen od strane lica na koje se odnosi, ovo lice će potpisati zahtjev i pokazati
svoj identifikacioni dokumetn sa fotografijom.
Ako je zahtjev sačinjen od strane zakonskog zastupnika podnosioca zahtjeva ili lica koje je
ovlašćeno za pristup informaciji, to lice će potpisati zahtjev, pokazati svoj identifikacioni dokument sa
fotografijom, dokaz o zakonskom zastupanju ili punomoć, kao i kopiju zakonom utvrđenog
identifikacionog dokumenta podnosioca zahtjeva.
Član 26.
Ako Arhiv nije u mogućnosti da udovolji zahtjevu zbog nedostatka formalnih uslova iz stava 2.,
3., 4. i 5. prethodnog člana, najkasnije u roku od 8 dana od dana prijema zahtjeva pismeno će se
obavijestiti podnosilac zahtjeva kada je takvo obavještavanje moguće, da zahtjev ne može biti obrađen
iz navedenog razloga.
Ovim dopisom podnosilac zahtjeva pozvaće se da u roku od 15 dana otkloni nedostatke, a
sadržavaće i sve neophodne informacije za kontakte.
Za zahtjeve koji nisu u skladu sa odredbom al. 2. stava 2. člana 25. ovog pravilnika,
obavještenje iz prethodnog stava takođe će sadržavati sva specifična pitanja koja mogu razjasniti
zahtjev, kao i kopiju vodiča iz člana 42. ovog pravilnika.
Član 27.
Ako Arhiv nije nadležan u pogledu primljenog zahtjeva,ovaj će se dostaviti na nadležnost

drugom javnom organu, o čemu će se podnosilac zahtjeva pismeno obavijestiti.
Član 28.
Sva izdata uvjerenja obavezno se evidentiraju u djelovodnom protokolu.

Član 29.
Uvjerenje se izdaje istog dana kada je stranka zatražila izdavanje uvjerenja, a najkasnije u roku
od 15 dana.
Rješenjem će se odbiti zahtjev u svim slučajevima kada stranka traži uvjerenje o činjenicama o
kojima se ne vodi službena evidencija, kao i kada traži uvjerenje o određenim činjenicama, a činjenično
stanje utvrđeno uvidom u arhivsku građu je drugačije.
Ne mogu se izdavati uvjerenja na osnovu memoarske građe, saslušanja, izjava svjedoka, štampe
i publikacija.
Arhiv ne može davati tumačenja dokumenata ili podataka sadržanih u dokumentima.
Član 30.
Zahtjevi za izdavanje uvjerenja zaprimaju se u pisarnici Arhiva, gdje se provjerava da li je

Arhiv nadležan da rješava po zahtjevu, te da li zahtjev sadrži sve bitne činjenice neophodne za njegovo
rješavanje.
Ovlašćeni radnik može od podnosioca zahtjeva zatražiti da isti dopuni.
Član 31.
Primopredaja zahtjeva za izdavanje uvjerenja između radnika Arhiva obavlja se internom

dostavnom knjigom.
Član 32.
Odgovorni radnik koji utvrđuje podatke potrebne za izdavanje uvjerenja dužan je da iste tačno
utvrdi uz navođenje izvora iz kojih su podaci uzeti, ispiše ih na poleđini zahtjeva ili na posebnom
papiru koji se priključuje zahtjevu, napiše kada je podatke provjerio i stavi svoj potpis.
Član 33.
Radnik koji utvrđuje podatke potrebne za izdavanje uvjerenja zatražiće od podnosioca zahtjeva
da dopuni zahtjev ukoliko smatra da bi novi podaci mogli doprinijeti utvrđivanju činjeničnog stanja.
Član 34.
Sadržina uvjerenja mora biti adekvatna činjenicama sadržanim u dokumentima na osnovu kojih
se izdaje uvjerenje.
Ne mogu se vršiti nikakve ispravke grešaka ili propusta organa koji je činjenice upisao u
dokument.
Član 35.
Uvjerenje se izrađuje u dva primjerka od kojih se jedan dostavlja stranci, a drugi čuva u
pisarnici Arhiva.
Ako stranka zatraži da joj se izda više primjeraka, ovlašćeni radnik uputiće ga nadležnom
organu uprave da sačini i ovjeri traženi broj kopija.
Član 36.
Uvjerenje u pogledu forme i sadržine ima sljedeće elemente:

- naziv izdvaoca uvjerenja, broj djelovodnog protokola i datum izdavanja,
- navod po čijem se zahtjevu uvjerenje izdaje,
- pravni osnov za izdavanje uvjerenja,
- oznaku uvjerenja kao opšti zakonski naziv,
- kratak, jasan, potpun i tačan opis činjenica koje se potvrđuju ili navode u uvjerenju,
- navode na osnovu koje se službene evidencije izdaje uvjerenje (naziv evidencije, broj stranice,
godinu za koju se vodi i slično.),
- potpis direktora Arhiva.
Član 37.
Podnosilac zahtjeva mora se potpuno obavijestiti u vezi sa svojim zahtjevom, a ako to zahtijeva,
mora mu se omogućiti uvid u dokumente iz kojih su podaci izvađeni.
Stranka ima pravo na fotokopiju ili prepis dokumenta uz obavezu da snosi odgovarajuće
troškove. Visina troškova unaprijed se saopštava stranci.
Član 38.
Ukoliko se radi o nečitkom tekstu, oštećenom dokumentu i slično, stranci će se izdati fotokopija
dokumenta ili će se pozvati ovlašćeno lice organa,odnosno organizacije koja traži uvjerenje da izvrši
vještačenje i utvrdi činjenice.
Član 39.
Ako stranka zahtijeva ovjeru prepisa ili fotokopije dokumenta, Arhiv će to uraditi na taj način
što će na pogodnom mjestu prepisa ili fotokopije ispisati tekst:
„Potvrđuje se da je prepis – fotokopija vjeran originalnom dokumentu koji se čuva u ovom
Arhivu.
IV – Postupak po žalbi
Član 40.
U slučaju odbijanja zahtjeva za pristup arhivskoj građi ili zahtjeva za izdavanje uvjerenja o
činjenicama sadržanim u arhivskoj građi, Arhiv donosi rješenje.
Protiv rješenja iz prethodnog stava ovog člana podnosilac zahtjeva ima pravo žalbe. Žalba se
podnosi direktoru Arhiva u roku od 15 dana po prijemu rješenja.
Rješenje doneseo po žalbi je konačno.
V – Obaveze Arhiva
Član 41.
Arhiv preduzima se redovne mjere pomoći svakom fizičkom, građanskopravnom ili pravnom
licu koje traži da ostvari bilo koje pravo u smislu ovog pravilnika.
Član 42.
Arhiv će donijeti vodič za korisnike koji sadrži informacije potrebe za obraćanje Arhivu i
radniku na poslovima informisanja, bitne elemente postupka za podnošenje zahtjeva, zajedno sa
uzorkom zahtjeva u pisanoj formi, informacije o kategorijama izuzetaka, postupku pristupa
informacijama, troškovima umnožavanja, pristupu pravnom lijeku i svim bitnim rokovima.
Vodič je besplatan, a dostupan je na zahtjev.
Član 43.
Arhiv dostavlja Ministarstvu nauke i kulture tromjesečne statističke podatke koji se odnose na
broj primljenih zahtjeva, vrstu traženih informacija, utvrđene izuzetke, odluke koje se donesu u toku
postupka, te konačne odluke, kao i na ostala pitanja u vezi sa zahtjevima za pristup arhivskoj građi ili
zahtjevima za izdavanje uvjerenja.
Izvještaj iz prethodnog stava ovog člana dostupan je na zahtjev.
VI – Odgovornost radnika
Član 44.
Radnik čini težu povredu radne dužnosti ukoliko:

- izda na korišćenje arhivsku građu bez odobrenja ili protivno odobrenju načelnika Sektora za
sređivanje i obradu ahivske građe ili direktora (član 4.);
- bez posebnog odobrenja direktora izda na korišćenje nesređenu arhivsku građu (član 5.);
- neovlašćeno daje informacije o arhivskoj građi, uslovima i načinu njenog korišćenja (član 7.);
- izda na korišćenje arhivsku građu ili knjižni fond bez uredno popunjenog i potpisanog reversa
(član 11.);
- omogući korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda van čitaonice (član 13. stav 1.);
- omogući neovlašćenim licima pristup u depoe (član 13. stav 2.);
- ne izvrši sravnjenje građe po završenom istraživanju (član 17.);
- iznese ili drugom omogući iznošenje arhivske građe i knjižnog fonda van službenih prostorija
bez odobrenja ili protivno odobrenju načelnika Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe
(član 18.);
- uredno ne vodi evidencije o korisnicima arhivske građe i knjižnog fonda (član 23.);
- izdato uvjerenje ne evidentira u djelovodnom protokolu (član 28.);
- netačno ili nepravilno utvrdi podatke potrebne za izdavanje uvjerenja (član 32.).
VII – Prelazne i završne odredbe
Član 45.
U roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog pravilnika direktor Arhva donijeće Uputstvo
o radu čitaonice Arhiva i vodič.
Član 46.
Izmjene i dopune ovog pravilnika vrše se na način i po postupku predviđenom za njegovo

donošenje.
Član 47.
Tumačenje odredaba ovog pravilnika daje direktor Arhiva.
Član 48.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana donošenja.
Član 49.
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da se primjenjuje Pravilnik o uslovima i načinu

korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda u Arhivu Republike Srpske, broj 010-200/99 od 29.marta
1999.godine.
ZA PRAVILNIK O USLOVIMA I NAČINU KORIŠĆENJA
ARHIVSKE GRAĐE I KNJIŽNOG FONDA
U ARHIVU REPUBLIKE SRPSKE
Pravilnik o uslovima i načinu korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda u Arhivu Republike
Srpske donesen je dana 24. decembra 2001.godine.
Svakako, pravilnik pod istim nazivom i sličnog sadržaja postojao je i ranije. Ovim privilnikom
izvršeno je usklađivanje pojedinih njegovih odredbi sa Zakonom o slobodi pristupa informacijama1.
Osnov za donošenje Pravilnika sadržan je u stavovima 4. i 5. člana 25. Zakona o arhivskoj
djelatnosti.
Davanjem arhivske građe na korišćenje ostvaruje se krajnja svrha njenog čuvanja. S tim u vezi,
arhiv ima obavezu da osigura uslove i utvrdi kriterijume za korišćenje građe u naučne, kulturne,
administrativne i druge dopuštene svrhe.
11
Arhivska građa može se koristiti za naučne, obrazovno – vaspitne, kulturne, poslove i druge
društvene potrebe u rokovima i pod uslovima koje sporazumno utvrde nadležni arhiv i imaoci, s tim da
ti rokovi ne mogu biti duži od 30 godina od dana nastanka arhivske građe2.
Ovo je logično utvrđen rok. Po njegovom isteku arhivska građa predaje se Arhivu.
Na osnovu ovlašćenja iz stava 3. člana 25. Zakona o arhivskoj djelatnosti, Vlada Republike
Srpske može da za korišćenje pojedine arhivske građe odredi duže rokove od opšteg roka dostupnosti, s
tim da ti rokovi ne mogu da budu duži od 50 godina od dana nastanka građe. Do sada, Vlada nije
koristila ovo ovlašćenje.
Arhiv Republike Srpske je sasvim liberalizovao pristup građi. U načelu, potpuno je dostupna
sva građa koju je Arhiv preuzeo. Sva predviđena ograničenja u funkciji su zaštite javnih i ličnih ili
komercijalnih interesa fizičkih lica, te zaštite izvorne građe.
Arhivska građa koja se daje na korišćenje mora da bude sređena po arhivističkim načelima 3. To
je opšta mjera predostrožnosti.
Međutim, Arhiv ne može unedogled da odbija zahtjev za istraživanje nesređene građe, već bi
trebalo da odredi primjeren rok u kojem će građu srediti. Po isteku tog roka, istraživaču bi trebalo da se
daju na uvid i nesređeni spisi.
Istraživač koji koristi nesređenu građu dužan je da to navede u svom radu.
Na korišćenje se ne daje ni građa čije je sređivanje u toku. Izdavanje takve građe remetilo bi rad
na arhivskom fondu.
Originalni dokumenti ne daju se na korišćenje ukoliko su publikovani, mirkofilmovani ili
skenirani. U tom slučaju građa se daje na korišćenje samo u diplomatičke i paleografske svrhe. Na taj
način ne ograničavaju se prava korisnika. To je preventivna mjera zaštite izvorne građe.
Na korišćenje se ne daje ni fizički oštećena građa.
Ograničenje iz alineje 1. člana 5. ustanovljeno je s ciljem zaštite javnih interesa, a ograničenja
iz alineje 2. i 3. istog člana u interesu zaštite ličnih i komercijalnih interesa fizičkih lica.
Alinejama 4. i 5. stava 1. člana 5. utvrđena je obaveza pradavaoca da da pismeno mišljenje o
načinu i uslovima korišćenja građe koju predaje arhivu (stav 2. člana 20. Zakona o arhivskoj
djelatnosti).
Izbor arhivske građe za istraživanje vrši se na osnovu registra fondova i zbirki, opštih inventara,
vodiča i pregleda koje vodi Arhiv Republike Srpske (član 9.).
Državljani koriste arhivsku građu u skladu sa ugovorima o međunarodnoj naučnoj i kulturno –
prosvjetnoj saradnji i na osnovu faktičkog reciprociteta (stav 2. člana 4.).
Istraživanje arhivske građe na osnovu diplomatskih garantnih pisama, koja se dostavljaju putem
Ministarstva inostranih poslova BiH, odnosno Odjela za međunarodnu naučnu, tehničku, obrazovnu,
kulturnu i sportsku saradnju, odobrava Ministarstvo prosvjete i kulture Republike Srpske (stav 3. člana
4.).
Korišćenje podataka imovinskopravne prirode stranim državljanima ili njihovim zastupnicima
omogućava se putem redovnih organa uprave i pravosuđa (stav 4. člana 4.).
U pogledu drugih uslova, strani istraživač je u potpunosti izjednačen sa domaćim istraživačima
(stav 5. člana 4.).
22
33
PRAVILNIK
O USLOVIMA ZA OSNIVANJE I POČETAK RADA ARHIVA1
Član 1.
Arhiv se može osnovati i početi sa radom, odnosno obavljati arhivsku delatnost ako su, pored
opštih, ispunjeni i sledeći uslovi:
- obezbeđena odgovarajuća arhivska građa;
- obezbeđene odgovarajuće prostorije za rad i smeštaj arhivske građe;
- obezbeđeni fizičko – tehnički uslovi za čuvanje arhivske građe;
- obezbeđen potreban broj stručnih radnika za obavljanje stručnih poslova u arhivu;
- obezbeđena finansijska sredstva za osnivanje i početak rada.
Član 2.
Arhiv mora obezbediti odgovarajuće prostorije za rad i za smeštaj arhivske građe. Pod
odgovarajućim prostorijama podrazumevaju se prostorije:
11
- koje su suve i zračne,
- koje su udaljene od izvora otvorenog plamena i od prostorija u kojima su uskladištene lako
zapaljive materije,
- u kojima nema vodovodnih, kanalizacionih, plinskih i elektro instalacija i uređana centralnog
grejanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadiranja podzemnih i nadzemnih
voda.
Veličina prostorija mora odgovarati količini građe koju će arhiv čuvati, s tim da se na 100 m2
prostora može uslovno smestiti 600 dužnih metara arhivske građe.
Arhiv mora obezbediti i prostorije za preuzimanje arhivske građe najmanje za narednih pet
godina.
Član 3.
Arhiv mora obezbediti mikroklimatske, hemijsko – biološke i fizičke uslove za zaštitu arhivske
građe od štetnog delovanja vlage, svetlosti, zračenja, prašine, mikroorganizama, insekata, glodara i
fizičkih oštećenja.
Mere zaštite od požara i elementarnih nepogoda arhiv provodi u skladu sa posebnim propisima.
Član 4.
Arhiv mora obezbediti arhivsku opremu pod kojom se podrazumevaju fascikli, arhivske kutije,
stalaže, ormari, kase i kontejneri, te održavanje uslova za smeštaj i čuvanje arhivske građe.
Stalaže, ormari, kase i kontejneri su od metala ili drugog vatrootpornog materijala.
Član 5.
Arhiv mora imati najmanje pet radnika koji obavljaju stručne poslove u arhivu, od kojih
najmanje tri sa visokom stručnom spremom.
Član 6.
Sredstva za osnivanje i rad arhiva obezbeđuje osnivač.
Član 7.
Zahtev za utvrđivanje uslova za osnivanje i početak rada arhiva podnosi osnivač na čijem će
području biti sedište arhiva. Zahtev se podnosi Ministarstvu nauke i kulture.
Uz zahtev iz prethodnog stava ovog člana osnivač podnosi elaborat o opravdanosti osnivanja
arhiva i dokaze o ispunjavanju posebnih uslova predviđenih ovim pravilnikom.
Član 8.
Postojanje uslova za osnivanje i početak rada arhiva utvrđuje rešenjem Ministarstvo nauke i
kulture u roku od 30 dana od dana podnošenja zahteva.
Ukoliko Ministarstvo nauke i kulture ne donese rešenje u roku iz stava 1. ovog člana, smatraće
se da je osnivač ispunio uslove za osnivanje i početak rada arhiva.
Član 9.
Ako se u toku rada arhiva ustanovi da nedostaju propisani uslovi za njegov rad, Ministarstvo
nauke i kulture nalaže osnivaču rok u kojem se isti moraju ispuniti.
Član 10.
Saglasnost na odredbe statuta arhiva daje osnivač.
Član 11.
U slučaju ukidanja arhiva osnivač je dužan preduzeti mere zaštite arhivske građe i o tome
pismeno obavestiti Ministarstvo nauke i kulture i Arhiv Republike Srpske.
Član 12.
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da se primenjuje Pravilnik o uslovima za

osnivanje i početak rada arhiva („Službeni list SR BiH“, broj 37/88).
Član 13.
ZA PRAVILNIK O USLOVIMA ZA OSNIVANJE
I POČETAK RADA ARHIVA
Pravni osnov za donošenje Pravilnika o uslovima za osnivanje i početak rada arhiva sadržan je
u odredbi stava 2. člana 35. Zakona o arhivskoj djelatnosti. Pravilnik je donijelo Ministarstvo nauke i
kulture po pribavljenoj saglasnosti Arhiva Republike Srpske, a u roku iz stava 2. člana 58. Zakona o
arhivskoj djelatnosti.
Stupanjem na snagu Pravilnika prestao je da se primjenjuje preuzeti istoimeni pravilnik
objavljen u „Službenom listu SR BiH“, broj 37/88.
Opšti i posebni uslovi za osnivanje i početak rada i za obavljanje arhivske djelatnosti (prostorni,
materijalni, fizičko – tehnički, finansijski, kadrovski) predviđeni su odredbama člana 35. Zakona o
arhivskoj djelatnosti i člana 1. Pravilnika.
Stavom 4. člana 33. Zakona o arhivskoj djelatnosti predviđena je mogućnost osnivanja
opštinskog / gradskog arhiva. Prava osnivača nad njim vrši opština / grad za čiju je teritoriju osnovan.
Osnivač sačinjava eleborat o opravdaosti osnivanja arhiva i pribavlja mišljenje Ministarstva
prosvjete i kulture, a nakon usvajanja elaborata i saglasnost Arhiva Republike Srpeks (član 33.
Zakona.).
Rješenje o utvrđivanju uslova za osnivanje i početak rada arhiva donosi Ministarstvo prosvjete i
kulture u roku od 30 dana od dana podnošenja zahtjeva (član 8. Pravilnika.).
„Osnivač je dužan da se stara o obezbeđenju uslova za rad arhiva, finansiranje arhiva i razvoju
arhivske delatnosti na području osnivača“ (član 34. Zakona.).
Stručni nadzor nad radom arhiva, kao i poslovi na obrazovanju i usavršavanju radnika koji
obavljaju stručne poslove u arhivima u nadležnosti su Arhiva Republike Srpske (alineja 1. stava 2.
člana 40. Zakona.).
Nadzor nad zakonitošću rada arhiva vrši Ministarstvo prosvjete i kultue (član 51. Zakona.).
Akt o ukidanju arhiva donosi osnivač (član 46. Zakona.) ukoliko arhiv ne izvršava poslove radi
kojih je osnovan ili ukoliko ne ispunjava propisane uslove za rad (član 45. Zakona i član 9. Pravilnika).
TREĆI DIO
III PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU

INSTITUCIJA BOSNE I HERCEGOVINE
1. Kancelarijsko poslovanje institucija BiH
ODLUKA1
O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU
MINISTARSTAVA, SLUŽBI, INSTITUCIJA I DRUGIH
TIJELA VIJEĆA MINISTARA BOSNE I
HERCEGOVINE
Član 1.
Ovom odlukom uređuje se način kancelarijskog poslovanja u ministarstvima, službama,

institucijama i drugim tijelima Vijeća ministara Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: institucije
BiH).
Član 2.
U kancelarijsko poslovanje spada: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte,

odnosno akata, zavođenje akata, njihovo združivanje i dostavljanje u rad, administrativno – tehničko
11
Odluka objavljena u „Sl. Glasniku BiH“, broj 21/01
obrađivanje akata, otpremanje pošte, razvođenje akata, kao i njihovo stavljanje u arhivu (arhiviranje i
čuvanje).
Član 3.
U okviru kancelarijskog poslovanja, pojedini termini imaju sljedeća značenja:
1. „akt“ je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka
službena radnja institucija BiH;
2. „prilog“ je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet, koji se
prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta;
3. “predmet“ je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čini
posebnu ili samostalnu cjelinu;
4. „dosije“ predstavlja skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili
fizičku osobu i koji se kao jedna cjelina čuvaju na istom mjestu;
5. „fascikl“ predstavlja omot, kutija, sanduk, korice i slično u kojim je složeno više predmeta
ili više dosijea koji se poslije završenog postupka čuvaju u tim fasciklama;
6. „arhivska građa“ je sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani, štampani, fotografirani,
filmovani, fonografirani ili na drugi način zabilježen) dokumentacijski materijal od značaja
za historiju, kulturu i ostale društvene potrebe, koji je nastao u radu institucije BiH bez obzira kad je
i gdje nastao;
7. „registraturski materijal“ čine spisi ( akti i predmeti), fotografski i fonografski snimci i na drugi
način sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisa i
dokumenata, primljeni i nastali u instituciji BiH dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog
registraturskog materijala nije odabrana arhivska građa koja će se trajno čuvati;
8. „pisarnica“ je organizacijska jedinica ili radno mjesto u instituciji BiH gdje se vrše poslovi iz člana
2. ove odluke ;
9. „arhiva“ je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti i akti, evidencije o
aktima i predmetima, kao i ostali dokumentacijski materijal, do njihove predaje Arhivu Bosne i
Hercegovine ( u daljem tekstu: Arhiv BiH) ili do njihovog uništenja.
Član 4.
Svaki službeni akt institucije BiH, kojim se vrši službena prepiska s drugim pravnim i fizičkim
osobama (službeni dopis) mora sadržavati sljedeće dijelove: zaglavlje, naziv i adresu primatelja, kratku
sadržinu predmeta, sadržaj akta, otisak službenog pečata i potpis ovlaštene osobe.
Član 5.
U okviru kancelarijskog poslovanja, institucije BiH vode osnovne i pomoćne knjige evidencije
o predmetima i aktima iz svoje nadležnosti.
Osnovne knjige evidencije iz stava 1. ovog člana su:
1. upisnik prvostepenih predmea upravnog postupka,
2. upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka,
3. djelovodnik predmeta i akta,
4. djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu,
5. arhivska knjiga.
Pomoćne knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju uređuju se propisom ministra
Ministarstva civilnih poslova i komunikacija.
Član 6.
Upisnici i djelovodnici vode se u vidu knjige s tvrdim koricama, koje se sastoje od potrebnog
broja tabaka papira propisanog formata.
Naslovna stranica upisnika, odnosno djelovodnika sadrži naziv i godinu na koju se upisnik
odnosno djelovodnik, odnosi.
Na unutrašnjoj stranici upisnika, odnosno djelovodnika, nalaze se, po pravilu propisana
pojašnjenja za njihovo vođenje.
Institucije BiH koje u svom radu imaju manji broj predmeta i akata u toku godine, mogu jednu
knjigu upisnika, odnosno djelovodnika, voditi za sve predmete i akte svih klasifikacijskih oznka iz
svoje nadležnosti.
Institucije BiH koje u svom radu imaju veći broj predmeta i akata, u toku godine, mogu za
predmete i akte svake klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik, odnosno djelovodnik, o čemu
odlučuje ministar, zamjenik ministra, sekretar službe i drugi rukovoditelji institucija BiH.
Član 7.
U upisnik prvostepenih, odnosno drugostepenih predmeta upravnog postupka, upisuju se svi

predmeti iz nadležnosti institucije BiH , o kojima se rješava u prvostepenom, odnosno drugostepenom
upravnom postupku u kojima se predmet završava donošenjem rješenja, odnosno zaključka, a koji se
pokreće po zahtjevu stranke, pravne osobe, druge institucije ili po službenoj dužnosti.
U djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata iz nadležnosti institucija
BiH o kojima se ne rješava u upravnom postupku.
U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu upisuju se predmeti i akti iz nadležnosti
institucije BiH koji su od strane izdavatelja predmeta, odnosno akta, označeni kao povjerljivi ili strogo
povjerljivi.
Arhivska knjiga vodi se prema propisu o arhivskoj knjizi iz stava 4. člana 12. ove odluke.
Član 8.
Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadležnosti institucije BiH, obavezno se

razvrstavaju po vrsti materije koja je svrstana u odgovarajuće grupe s propisanim brojčanim oznakama
( u daljem tekstu: klasifikacijske oznake), u skladu sa uputstvom iz člana 18. ove odluke.
Razvrstavanje predmeta i akata iz stava 1. ovog člana na klasifikacijske oznake vrši se u
upisniku odnosno u djelovodniku u skladu sa uputstvom iz člana 18. ove odluke, prilikom upisa
novoprimljenih predmeta od pošiljatelja (ulazna pošta) odnosno novih predmeta za primatelja (izlazna
pošta).
Član 9.
Kancelarijsko poslovanje institucija BiH može se vršiti i putem računara u skladu s ovom
odlukom i Uputstvom iz člana 18. ove odluke.
Član 10.
Kancelarijsko poslovanje iz nadležnosti institucije BiH vrši se u pisarnici.
Član 11.
Predmeti i akti i drugi registraturski materijal koji je primljen, odnosno nastane u radu
institucije BiH, čuvaju se u arhivima tih institucija u odgovarajućim fasciklima ili kutijama koje se
čuvaju u prostorijama koje moraju biti osigurane od uništenja, vlage i drugih oštećenja.
Povjerljivi i strogo povjerljivi akti čuvaju se odvojeno od običnih akata i to na način koji
osigurava čuvanje njihovoe povjerljivosti.
Član 12.
Cjelokupni registraturski materijal nastao u radu institucije BiH upisuje se u arhivsku knjigu po
godinama i klasifikacijskim oznakama.
Arhivska knjiga vodi se kao opći inventarski pregled cjelokupnog arhivskog materijala u radu
institucije BiH u toku kalendarske godine.
Sadržaj i način vođenja i korištenja arhivske knjige za institucije BiH propisat će ministar
Ministarstva civilnih poslova i komunikacija u saradnji s Arhivom BiH.
Član 13.
Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i drugog registraturskog materijala u arhivu

institucije BiH, ministar Ministarstva civilnih poslova i komunikacija donijet će listu kategorija
registraturskog materijal s rokovima čuvanja, u roku od 60 dana od dana stupanja na snagu ove odluke.
Rokovi čuvanja mogu biti utvrđeni na mjesece, godine i trajno.
Član 14.
Institucije BiH dužne su da arhiviranje predmeta i akata iz svoje nadležnosti vrše prema listi iz
stava 1. člana 13. ove odluke, na koje je saglasnost dao Arhiv BiH.
Arhiviranje predmeta i akata vrši se posebno za svaku klasifikacijsku oznaku i prema rokovima
čuvanja koji su utvrđeni u listi iz stava 1. ovog člana.
Uvjete i rokove čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i postupak odabiranja i
izdavanja arhivske građe iz registraturskog materijala i način primopredaje arhivske građe između
institucije BiH i Arhiva BiH, propisat će ministar Ministarstva civilnih poslova i komunikacija u
saradnji s Arhivom BiH.
Arhivska građa iz arhiva institucije BiH predaje se Arhivu BiH sporazumno s Arhivom, u
skladu sa zakonom i drugim propisima.
Član 15.
Institucije BiH obavezne su rješenjem odrediti osobu koja će neposredno biti odgovorna za
vođenje kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti institucija i utvrditi ovlasti te osobe u skladu s
organizacijom pisarnice.
Član 16.
Osoba ovlaštena za vršenje kancelarijskog poslovanja dužna je u toku radnog vremena

organizirati vršenje poslova tako da službeni predmeti, akti i drugi materijali, pečati, žigovi, štambilji i
drugi akti i predmeti stalno budu po njenim nadzorom i da ne smiju doći u posjed neovlaštenih osoba.
Po završetku radnog vremena, predmeti, akti i drugi materijali, pečati, žigovi, štambilji i drugi
akti i predmeti moraju se čuvati u zaključanim ormarima, kasama, stolovima ili zaključani u radnoj
prostoriji u kojoj je osigurana njihova sigurnost.
Način čuvanja određuje ministar i zamjenici ministra, sekretar službe i drugi rukovoditelji
institucije BiH.
Član 17.
Ministar i zamjenici ministra, sekretar službe i drugi rukovoditelji institucije BiH, obavezni su
po isteku kalendarske godine formirati komisiju koja će izvršiti kontrolu pravilnosti vršenja
kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti institucije BiH u skladu s propisima o kancelarijskom
poslovanju.
Član 18.
Ministara Ministarstva civilnih poslova i komunikacija će u roku od mjesec dana od dana

stupanja na snagu ove odluke donijeti uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u
ministarstvima, službama, institucijama i drugim tijelima Vijeća ministara Bosne i Hercegovine.
Član 19.
Danom stupanja na snagu ove odluke prestaje da važi Uredba o kancelarijskom poslovanju
organa uprave i organizacija („Službeni list SR BiH“, broj 31/71, 33/71. i 36/73).
Član 20.
Ova odluka stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku BiH“,
a objavit će se i u službenim glasilima entiteta i Brčko distrikta Bosne i Hercegovine.
ZA PROPISE O KANCELARIJSKOM
POSLOVANJU U INSTITUCIJAMA BOSNE I HERCEGOVINE
(autor: Milenko Lepušina, dipl. pravnik)
Pojam kancelarijskog poslovanja
Kancelarijsko poslovanje predstavlja pomoćnu djelatnost u radu insitucija BiH. Ta djelatnost

odnosi se na rad s aktima i drugim dokumentima od momenta prijema akta u rad do njegovog
rješavanja, odnosno arhiviranja. Iako je to poslovanje pomoćna djelatnost, ono ima veliki značaj za
ostvarivanje osnovne djelatnosti iz nadležnosti institucija BiH, jer se ta djelatnost vrši putem rada na
izradi i rješavanju raznih akata i drugih predmeta. Preme tome, može se konstatovati da kancelarijsko
poslovanje predstavlja poslovanje s aktima i drugim predmetima.
Rad s aktima i predmetima ima dvije vrste djelatnosti koje čine jedinstvenu cjelinu, a to su:
kancelarijsko poslovanje i arhivsko poslovanje. Kancelarijsko poslovenje odnosi se na rad s aktima i
predmetima u toku rada na tim aktima i predmetima, a to je period od prijema akta ili predmeta u rad
do njegovog rješavanja, a arhivsko poslovanje odnosi se na rad s aktima i predmetima poslije njihovog
rješavanja, tj. odlaganja u arhivu i čuvanja u arhivi.
Propisi o kancelarijskom i arhivskom poslovanju
Da bi se kancelarijsko poslovanje u institucijama BiH moglo pravilno vršiti, ono mora bit
regulisano odgovarajućim propisima. To poslovanje u vrijeme izdavanja ove knjige regulisano je
sljedećim propisima, i to:
a) kancelarijsko poslovanje treba da bude regulisano s dva propisa, a to su:

- Odluke o kancelarijskom poslovanju ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća
ministara Bosne i Hercegovine („Službeni glasnik BiH“, broj 21/01 – daljem tekstu za ovu odluku
koristiće se sljedeća skraćenica: Odluka o kancelarijskom poslovanju).
- na osnovu člana 18. Odluke o kancelarijskom poslovanju treba da se donese uputstvo o načinu
vršenja kancelarijskog poslovanja u ministarstvima, službama, institucijama i drugim tijelima Vijeća
ministara Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu za ovo uputstvo koristiće se sljedeća skraćenica:
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja). Do dana izdavanja ove knjige, to uputstvo nije
bilo doneseno, pa se zbog toga ne nalazi u ovoj knjizi.
b) arhivsko poslovanje regulisano je s dva propisa, a to su:

- Pravilnik o preuzimanju arhivske građe u Arhiv Bosne i Hercegovine („Službeni glasnik
BiH“, broj 10/03),
- Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine i registraturske
građe u institucijama Bosne i Hercegovine („Službeni glasnik BiH“, broj 10/03 – u daljem tekstu za
ovaj pravilnik koristiće se sljedeća skraćenica: Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivske građe).
Može se konstatovati da je arhivsko poslovanje u institucijama BiH u cjelini regulisano
pomenutim propisima i time stvorene pravne pretpostavke za potpuno i pravilno vršenje tog
poslovanja.
Međutim, kod kancelarijskog poslovanja nije takva situacija, jer još nije doneseno pomenuto
uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja. To je veliki nedostatak, jer se bez tog uputstva ne
može u cjelini i pravilno vršiti kancelarijsko poslovanje. Ovo iz razloga što su Odlukom o
kancelarijskom poslovanju regulisana regulisana samo osnovna pitanja i utvrđeni principi o načinu
vršenja kancelarijskog poslovanja, a detaljna razrada svih radnji koje postoje u kancelarijskom
poslovanju mora se regulisati u pomenutom uputstvu, jer to uputstvo predstavlja akt na osnovu kojeg će
se vršiti kancelarijsko poslovanje u institucijama BiH.
U izlaganju koje slijedi bliže se stručno obrađuje samo Odluka o kancelarijskom poslovanju.
Tom odlukom regulisana su sljedeća osnovna pitanja u kancelarijskom i arhivskom poslovanju.
1. Organi i tijela na koja se odluka odnosi
Ovo pitanje regulisano je u članu 1. Odluke. U toj odredbi konkretno su navedeni organi i tijela
Bosne i Hercegovine na koja se Odluka odnosi (u daljem tekstu za organe i tijela Bosne i Hercegovine
koristiće se sljedeća skraćenica: institucije BiH). Institucije BiH nisu navedene punim nazivom, već
optim nazivima, ali tako da svaka institucija BiH može da utvrdi da spada u nazive koji su navedeni u
odredbi člana 1. Odluke. Značaj te odredbe je u tome što su sve institucije BiH navedene u toj odredbi
dužne kancelarijsko poslovanje vršiti na način regulisan Odlukom i uputstvom koje treba da bude
doneseno. To je važno i radi toga što je time obezbjeđeno da se kancelarijsko poslovanje vrši na
jednoobrazan način u svim institucijama BiH.
2. Predmet kancelarijskog poslovanja

Ovo pitanje regulisano je u članu 2. Odluke. Prema toj odredbi, predmet kancelarijskog
poslovanja predstavlja jedanaest (11) posebnih radnji. Te radnje su: primanje pošte, otvaranje pošte,
pregledanje pošte, raspoređivanja pošte, odnosno akata, zavođenje akata, združivanje akata,
dostavljanje akata u rad, administrativno – tehničko obrađivanje akata, otpremanje pošte, razvođenje
akata i stavljanje akata u arhivu (arhiviranje i čuvanje). Ove radnje predstavljaju centralni dio
Važno je imati u vidu da se sve te radnje moraju vršiti kod svakog predmeta ili akta, koji budu u
radu institucije BiH. Važno je i to da se sve navedene radnje moraju vršiti redoslijedom kako su
navedene i taj se redoslijed mora poštovati, jer se naredna radnja ne možge izvršiti ako prethodno nije
izvršena radnja koja prethodi toj radnji. Bliži sadržaj svake te radnje i način njihovog vršenja bit će
regulisan u uputstvu o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja, koje će se donijeti na osnovu člana 18.
Odluke, jer su u pomenutoj odluci samo utvrđeni nazivi i redoslijed radnji koje postoje u
kancelarijskom poslovanju, bez njihove bliže razrade.
3. Termini u kancelarijskom poslovanju
U odredbi člana 3. Odluke navedeni su termini koji se koriste u kancelarijskom poslovanju.

Predviđeno je devet (9) termina. Za svaki termin dat je sadržaj ili definicija. Predviđeni termini
značajni su samo zbog toga što bliže određuju pojmove pojedinih pitanja koja se koriste u
kancelarijskom poslovanju, tako da službenik pisarnice koji radi na kancelarijskom poslovanju na
osnovu tog pojma može da zna o čemu se radi i da se lakše snalazi u vršenju tog poslovanja. Definicija
termina data je precizno i jasno, tako da nije potrebno za njih davati šira objašnjenja.
4. Sadržaj službenog akta
Svaka institucija BiH u svom radu donosi određena službena akta. U cilju obezbjeđenja uslova
da službeni akti svih institucija BiH budu jednoobrazni, u članu 4. Odluke utvrđen je sadržaj službenog
akta (dopis). Taj sadržaj veži za sve službene akta koje donose sve institucije BiH. Ovaj sadržaj važi za
službene dopise kojima se vrši službena prepiska između institucije BiH, zatim institucija BiH s drugim
organima vlasti, kao i s pravnim i fizičkim licima. Prema tome, svaki državni službenik institucija BiH,
kada sastavlja neki službeni akt, dužan je taj akt sastaviti na način predviđen u članu 4. Odluke. To
znači da službeni akt moa sadržavati sedam (7) dijelova, jer je damo takav akt ispravan i pravno valjan.
Ti dijelovi su: zaglavlje, naziv i adresa primaoca, kratka sadržina predmeta, sadržaj akta, otisak
službenog pečata i potpis ovlaštenog lica. Iz naziva ovih dijelova može se zaključiti šta sve treba
upisati kod svakog dijela, s tim što će se bliži sadržaj svakog tog dijela propisati u Uputstvu o načinu
vršenja kancelarijskog poslovanja.
5. Knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju
Kancelarijsko poslovanje, kao što je ranije rečeno, predstavlja poslovanje s aktima i predmetima
iz nadležnosti institucija BiH. U cilju uspostavljanja određenog reda u poslovanju s tim aktima i
predmetima, moraju se voditi određene evidencije. U tom cilju, u odredbama čl. 5. do 7. Odluke
regulisana su pitanja koja se odnose na knjige evidencije koje se vode u kancelarijskom poslovanju.
Predviđeno je postojanje dvije vrste knjiga evidencije, i to: osnovne knjige i pomoćne knjige.
a) Osnovne knjige evidencije (stav 2. član 5. Odluke). Prema ovoj odredbi, postoji pet (5)
osnovnih knjiga evidencije. Te knjige su:
1. upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP -1),
2. upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP- 2),
3. djelovodnik predmeta i akata,
4. djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu,
5. arhivska knjiga.
Navedene knjige su osnovne knjige, jer se u njih upisuju osnovni podaci o svim vrstama akata i
predmeta iz cjelokupne nadležnosti institucija BiH. Treba imati u vidu da svaka institucija BiH ne mora
imati sve navedene knjige, jer to zavisi od vrste poslova koji se nalaze u nadležnosti svake institucije
BiH. Polazeći od te činjenice, svaka institucija BiH mora imati tri osnovne knjige, a to su: oba
djelovodnika i arhivsku knjigu, a upisnike (UP -1 i UP – 2) treba da imaju samo one institucije BiH
koje u svojoj nadležnosti imaju prvostepeno, odnosno drugostepeno upravno rješavanje.
Sadržaj i način vođenja Arhivske knjige bliže je regulisan u odredbama člana 17. Pravilnika o
zaštiti i čuvanju arhivske građe. Sadržaj i način vođenja ostalih knjiga evidencije treba biti regulisano
u Uputstvu o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja.
b) Pomoćne knjige evidencije (stav 3. člana 5. Odluke). Ove knjige nisu regulisane Odlukom,
već je predviđeno da će se to učiniti uputstvom o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja. Pomoćne
knjige evidencije namijenjene su samo za evidenciju određene vrste podataka koji služe u toku
izvršavanja pojedinih zadataka u kancelarijskom poslovanju.
c) Oblik osnovnih knjiga evidencije (član 6. Odluke). U ovoj odredbi regulisana su dva pitanja,
i to:
- prvo, određeno je da se osnovne knjige evidencije vode u vidu knjiga s tvrdim koricama i
predviđen sadržaj naslovne i prve unutrašnje stranice knjige (stav 1. do 3.).
- drugo, određeni su uslovi za broj osnovnih knjiga koje mogu koristiti institucije BiH. U tom
cilju, u odredbi stava 4. člana 6. Odluke utvrđeni su uslovi kada se može koristiti samo jedna knjiga
upisnika, odnosno djelovodnika, a u stavu 5. istog člana utvrđeni su uslovi kada se može koristiti više
upisnika, odnosno više djelovodnika. Osnovni kriterij za broj upisnika, odnosno djelovodnika,
predstavlja ukupan broj predmeta koji u toku godine može imati u radu određena institucija BiH. O tom
pitanju, na osnovu tih podataka, samostalno odlučuju lica navedena u stavu 5. člana 6. Odluke.
d) Predmeti i akti koji se upisuju u osnovne knjige evidencije (član 7. Odluke). U ovoj odredbi
izvršeno je razvrstavanje predmeta i akata koji se upisuju u pojedine osnovne knjige evidencije. To je
izvršeno na sljedeći način, i to:
- u upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1) upisuju se samo oni predmeti koji
se odnose na prvostepeno upravno rješavanje (stav 1. član 7.).
- u upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP-2) upisuju se samo oni predmeti
koji se odnose na drugostepeno upravno rješavanje. Ovdje se radi o predmetima koji se rješavaju
povodom izjavljene žalbe ili drugog pravnog lijeka protiv prvostepenih rješenja donesenih u
prvostepenom upravnom postupku (stav 1. član 7.).
- u djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata koji se ne rješavaju u
upravnom postupku (prvostepenom i drugostepenom) i koji ne spadaju u povjerljive i strogo povjerljive
akte (stav 2. član 7.).
- u djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu upisuju se svi predmeti koji su označeni
kao povjerljivi ili strogo povjerljivi. Ovdje spadaju predmeti označeni kao „državna tajna“, zatim
„povjerljivi“ ili „strogo povjerljivi“, ili kao „vojna“, ili „poslovna tajna“, ili „službena tajna“ (stav 3.
člana 7.).
- u arhivsku knjigu upisuju se podaci predviđeni u članu 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju
arhivske građe.
Odredbom člana 7. Odluke veoma je značajna za rad službenika pisarnice koji je zadužen za
kancelarijsko poslovanje. Ova odredba se koristi prilikom upisa predmeta i akata u osnovne knjige
evidencije. Upis se vrši tako što je potrebno prvo odrediti u koju vrstu određeni predmet ili akt spada,
pa tek nakon tog taj predmet upisati u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije. Određivanje vrste
predmeta vrši se uvidom u naziv predmeta ili akta koji treba upisati. Kada se na taj način utvrdi u koju
vrstu predmet ili akt spada, onda se na osnovu kriterija koji su utvrđeni u članu 7. Odluke određuje
osnovna knjiga evidencije u koju taj predmet treba upisati. Pravilno određivanje vrste predmeta važno
je radi toga da se upis tog predmeta izvrši u onu osnovnu knjigu evidencije u koju predmet spada, jer se
ne bi smjelo desiti da se određeni predmet upiše u knjigu evidencije u koju ne spada. Na primjer, ako se
utvrdi da se predmet odnosi na prvostepeno upravno rješavanje, taj predmet se mora upisati u upisnik
prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1), ili ako se utvrdi da se predmet ne rješava u
upravnom postupku, a nije označen ni kao tajna, u tom slučaju taj predmet treba da se upiše u
djelovodnik predmeta i akata, itd. O tom pitanju službenik pisarnice mora strogo da vodi računa, jer se
ne bi smjelo desiti da se određeni predmet ili akt upište u knjigu evidencije u koju ne spada. Prema
tome, neophodno je da službenik pisarnice prilikom rješavanja ovog pitanja koristi odredbu člana 7.
Odluke, jer će se samo pod tim uslovom to pitanje pravilno riješiti.
6. Klasifikacione oznake predmeta i akata
Svaka institucija BiH nadležna je za poslove iz jedne ili više društvenih oblasti koje čine
posebne cjeline. Da bi se predmeti i akti mogli razvrstati prema tim oblastima, u odredbi člana 8.
Odluke predviđene su klasifikacione oznake za predmete i akte. Te oznake služe za razvrstavanje
predmeta i akata po vrsti materije u koju spadaju. Tako, na primjer, oblast obrazovanja ima svoju
klasifikacionu oznaku, oblast trgovine svoju klasifikacionu oznaku i tako redom sve oblasti koje se
nalaze u nadležnosti institucija BiH. Funkcija klasifikacione oznake jeste u tome da se svaki predmet i
akt pomoću broja klasifikacione oznake razvrsta u oblast u koju taj predmet ili akt spada. To vrši
službenik pisarnice koji vrši poslove kancelarijskog poslovanja. Razvrstavanje predmeta po
klasifikacionim oznakama vrši se u momentu kada se predmet upisuje u odgovarajuću osnovnu knjigu
evidencije.
Klasifikacione oznake i nazivi vrste materije u koji predmeti i akti spadaju, kao i način
određivanja tih oznaka, nisu regulisani Odlukom, već će se to učiniti uputstvom o načinu vršenja
kancelarijskog poslovanja koje će se donijeti na osnovu člana 18. Odluke. Prema tome, službenik
pisarnice određivanje klasifikacione oznake za predmete i akte ne može izvršiti samo na osnovu člana
8. Odluke već na osnovu navedenog uputstva, jer će u tom uputstvu biti regulisani svi detalji za
određivanje klasifikacionih oznaka svih predmeta i akaa koji se nalaze u nadležnosti institucija BiH.
7. Vršenje kancelarijskog poslovanja putem računara
U odredbi člana 9. Odluke predviđena je mogućnost da se kancelarijsko poslovanje u

institucijama BiH može voditi putem računara (kompjuter). To pitanje treba da bude regulisano u
uputstvu koje će se donijeti na osnovu člana 18. Odluke. Prema tome, ova odredba nema neposrednu
primjenu, već samo služi kao pravni osnov da se pomenutim uputstvom reguliše način vršenja
kancelarijskog poslovanja putem računara, pa će se poslovanje putem računara vršiti na način koji bude
propisan tim uputstvom.
8. Pisarnica
U odredbi člana 10. Odluke predviđeno je da se kancelarijsko poslovanje vrši u pisarnici. Pod
pisarnicom se podrazumijeva posebna prostorija (kancelarija) ili više prostorija u kojima se vrši
kancelarijsko poslovanje. Prema tome, svaka institucija BiH treba da odredi pisarnicu u kojoj će vršiti
kancelarijsko poslovanje iz svoje nadležnosti. Treba imati u vidu da se ukupno kancelarijsko
poslovanje iz nadležnosti jedne institucije BiH treba da vrši samo u jednoj pisarnici i da se u toj
pisarnici mogu vršiti samo poslovi koji se odnose na kancelarijsko poslovanje, a ne i drugi poslovi. To
je veoma važno, jer se u odnosu na pisarnicu primjenjuju posebne mjere zaštite i čuvanja ukupne
službene dokumentacije koju ima svaka institucija BiH u svojoj nadležnosti, a to se ne bi moglo
obezbijediti ako bi s u pisarnici obavljali i poslovi koji ne spadaju u kancelarijsko poslovanje.
9. Arhiva institucija BiH
U odredbama čl. 11. do 14. Odluke regulisana su određena pitanja koja se odnose na arhivu i
način arhiviranja predmeta i akata iz nadležnosti institucija BiH. Navedenim odredbama regulisana su
sljedeća pitanja, i to:
a) Arhiva institucija BiH (stav 1. član 11.). Prema ovim odredbama, svaka institucija BiH mora
imati svoju arhivu. To je prostor u kojem se čuvaju riješeni predmeti i akti. Po pravilu, arhiva treba sa
se nalazi u okviru prostora pisarnice ili kao posebna prostorija namijenjena samo za arhivu.
b) Način čuvanja arhiviranih predmeta (stav 1. član 11.). Predviđeno je da se svi arhivirani
predmeti treba da čuvaju u odgovarajućim fasciklama ili kutijama. To znači da se riješeni predmeti
treba da slože u određene fascikle ili kutije i da se te kutije odlože u rafove ili željezne ili drvene
ormare koji su predviđeni za arhiviranje predmeta i akata.
Prilikom odlaganja riješenih predmeta u arhivu, mora se voditi računa o načinu arhiviranja
povjerljivih predmeta. Ovdje treba voditi računa o tome da se predmeti koji su označeni kao tajna
pakuju u posebne kutije odvojeno od predmeta koji ne predstavljaju tajnu. Odvajanje tih predmeta
potrebno je radi toga što se oni moraju posebno čuvati, jer mora da se zaštiti njihova povjerljivost.
Uslovi i način čuvanja arhiviranih predmeta u arhivama institucija BiH vrši se na način i pod
uslovima koji su propisani u odredbama čl. 2. do 7. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivske građe, pa je u
tim pitanjima potrebno postupiti prema tim odredbama Pravilnika.
c) Arhivska knjiga (član 12. Odluke). Svaka institucija BiH dužna je imati i voditi arhivsku
knjigu. Ta knjiga služi za evidenciju cjelokupnog registraturskog materijala koji nastane u radu
institucije BiH. Upis predmeta i akata u arhivsku knjigu vrši se po godinama i klasifikacionim
ioznakama. Upis predmeta u arhivsku knjigu vrši se u januaru tekuće za sve predmete riješene u
prethodnoj kalendarskoj godini. Prema tome, upis predmeta u tu knjigu vrši se svake kalendarske
godine.
Sadržaj i način vođenja arhivske knjige bliže je regulisan u članu 17. Pravilnika o zaštiti i
čuvanju arhivske građe, pa je pri vršenju tih poslova potrebno postupiti prema toj odredbi.
d) Lista kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja (član 13. Odluke). Svaka
institucija BiH dužna je izraditi i donijeti navedenu listu. Ta lista služi za pravilno arhiviranje i čuvanje
predmeta u arhivi. Njome se uređuju dva pitanja, i to. Prvo, za svaki predmet i akt određuje se
kategorija registraturskog materijala u koju materijal spada, i drugo, za sve te kategorije određuju se
rokovi čuvanja. Te dvije činjenice važne su prilikom arhiviranja predmeta i akata, jer se predmeti slažu
u kutije prema kategorijama koje su utvrđene u listi i na svaku tu kutiju upiše se rok čuvanja koji je
utvrđen u listi. Ukoliko institucija BiH nije izradila svoju listu kategorija registraturskog materijala, u
tom slučaju ta institucija ne može pravilno izvršiti arhiviranje predmeta i akata iz svoje nadležnosti,
koji su riješeni u toku kalendarske godine, niti može odrediti rokove čuvanja tog materijala.
Način izrade i korištenja liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja bliže je
regulisan u odredbama čl. 9. do 12. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivske građe, pa je potrebno
prilikom izrade te liste postupiti prema tim odredbama.
Institucija BiH, kada izradi svoju listu kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja,
dužna je tu listu dostaviti Arhivu BiH na davanje saglasnosti. Kada se dobije ta saglasnost, lista se
može početi koristiti. To znači da se bez dobijene saglasnosti ta lista ne može koristiti.
10. Određivanje službene osobe za vršenje kancelarijskog poslovanja
U odredbi člana 15. Odluke utvrđena je obaveza za sve institucije BiH da odrede službenu
osobu koja će vršiti kancelarijsko poslovanje. Određivanje te osobe vrši se rješenjem. To rješenje
trebalo bi da sadrži dvije vrste podataka, a to su: lični podaci službene osobe i bliža ovlaštenja koja ta
osoba ima u vršenju kancelarijskog poslovanja. Treba imati u vidu činjenicu da službena osoba ne
može vršiti poslove kancelarijskog poslovanja ako nije doneseno pomenuto rješenje, jer rješenje
predstavlja ovlaštenje za vršenje tih poslova. Ako ima više osoba za vršenje kancelarijskog poslovanja,
u tom slučaju svaka ta osoba mora imati rješenje za vršenje tih poslova, ili da se jednim rješenjem
obuhvate sve osobe.
11. Način čuvanja dokumentacije koja se nalazi u pisarnici
U odredbama člana 16. Odluke utvrđene su određene obaveze za službenu osobu koja je
ovlaštena za vršenje kancelarijskog poslovanja. Te obaveze odnose se na način čuvanja predmeta, akaa,
pečata, žigova, štambilja i drugog materijala koji se nalazi u pisarnici. Postoje mjere i način čuvanja u
toku radnog vremena i poslije radnog vremena. Organizacija čuvanja dokumentacje i drugih sredstava
u ta dva vremenska perioda trebala bi biti sljedeća:
a) Način čuvanja dokumentacije i ostalih predmeta u toku radnog vremena (stav 1. član 16.). U
toku radnog vremena službena osoba pisarnice treba sve predmete i akte i drugu dokumentaciju držati
na onom mjestu u pisarnici koje onemogućava da ti materijali dođu u posjed neovlaštenih lica. Pored
toga, svi ti predmeti trebaju biti pod stalnom kontrolom službene osobe kada se u pisarnici nalaze druga
lica. Posebnu pažnju i način čuvanja treba imati prema pečatima, žigovima, štambiljima i drugim
pomoćnim sredstvima. Te predmete treba stalno čuvati zaključane u željeznoj kasi ili ormaru, a na
radnom stolu treba da budu samo onda kada treba neposredno da se koriste i čim se taj posao završi , ta
sredstva treba obavezno – odmah – vratiti na mjesto gdje se čuvaju.
b) Način čuvanja dokumentacije i ostalih predmeta po završetku radnog vremena (stav 2. člana
16.). I poslije radnog vremena mora se organizovati čuvanje predmeta i akata, pečata, žigova, štambilja
i drugih sredstava koja se nalaze u pisarnici. Ovdje je potrebno da službenik pisarnice, na kraju radnog
vremena, sve predmete, pečate i druga sredstva, odloži u ormare, kase ili rafove i stolove i da ih
zaključa, tako da se na radnim stolovima ne smije ništa ostavljati. Po izlasku iz pisarnice, pisarnicu
treba zaključati.
Sve navedene mjere u toku radnog vremena i poslije radnog vremena imaju za cilj da službena
dokumentacija i ostala sredstva rada ne dođu u posjed neovlaštenih lica. O svemu tome mora da vodi
računa prvenstveo službenik pisarnice, ali i rukovodilac institucije BiH. Taj rukovodilac je dužan
odrediti način čuvanja ukupne dokumentacije koja se nalazi u pisarnici, a službenik pisarnice je
obavezan neposredno provoditi sve predviđene mjere čuvanja i zaštite i neposredno je odgovoran za
vršenje tih mjera.
12. Formiranje komisije za

kontrolu pravilnosti vršenja kancelarijskog poslovanja
U odredbi člana 17. Odluke utvrđena je obaveza za sve institucije BiH da formiraju komisiju za
kontrolu pravilnosti vršenja kancelarijskog poslovanja. Komisija treba da se formira na kraju isteka
kalendarske godine. Formiranje komisije vrši se rješenjem u kojem treba odrediti poimenično članove
komisije, zadatke komisije i rok izvršenja kontrole. Ova kontrola je veoma važna, jer treba da utvrdi da
li se pravilno vrši kancelarijsko i arhivsko poslovanje, da ukaže na postojanje eventualnih propusta i
nepravilnog rada i da objasni službeniku pisarnice kako treba vršiti kancelarijsko i arhivsko poslovanje.
Prema tome, komisija ima preventivni i stručni karakter. Ta komsija treba svake godine u januaru
tekuće godine provjeriti način vršenja kancelarijskog i arhivskog poslovanja u prethodnoj godini i tako
stvoriti uslove da se to poslovanje stalno vrši pravilno i na propisan način.
13. Uputstvo o načinu vršenje

kancelarijskog poslovnja
U odredbi člana 18. Odluke dato je ovlaštenje Ministarstvu civilnih poslova i komunikacija da
donese Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama BiH. Tim uputstvom treba
bliže i veoma detaljno da se razrade sva pitanja koja su predviđena Odlukom, a o kojima je šire
govoreno u prethodnom izlaganju. Uputstvo je veoma važno, jer se bez njega ne može potpuno i
pravilno vršiti kancelarijsko poslovanje u institucijama BiH, pa bi ga trebalo donijeti što prije.
Na kraju, može se konstatovati da je Odluka o kancelarijskom poslovanju postavljena na istim
principima na kojima je kancelarijsko i arhivsko poslovanje regulisano propisima Federacije BiH za
federalne, kantonalne, gradske i opštinske organe uprave. U tom pogledu, ne postoje nikakve suštinske
razlike pa se zbog toga, prema našem mišljenju, u ovoj djelatnosti mogu koristiti i stručna objašnjenja
koja su data za propise Federacije BiH o kancelarijskom i arhivskom poslovanju koji se nalaze u prvom
dijelu ove knjige. Pored toga, smatramo da je jedinstven pristup u regulisanju kancelarijskog i
arhivskog poslovanja u organima vlasti na svim nivoima vlasti u Bosni i Hercegovini, tj. na nivou
Bosne i Hercegovine, Federacije BiH, kantona, gradova i opština pravilan i nužan, jer se radi o istoj
djelatnosti, tj. poslovanju s predmetima i aktima u toku rada i u toku arhiviranja riješenih predmeta i
akata i njihovog čuvanja, pa nema potrebe da u tim pitanjima bude razlike.
2. Arhivsko poslovanje institucija BiH
ZAKON1
O ARIVSKOJ GRAĐI I ARHIVU BOSNE I HERCEGOVINE
I – OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovim zakonom uređujse se prevni status Arhiva Bosne i Hercegovine koji nastavlja s radom
kao institucija Bosne i Hercegovine sa sjedištem u Sarajevu, te se uređuju: evidentiranje, prikupljanje,
preuzimanje, čuvanje, zaštita, sređivanje, obrada, uvjeti korištenja, istraživanje i publiciranje arhivske
građe iz nadležnosti Arhiva Bosne i Hercegovine.
Član 2.
Arhivska građa dio je naše i svjetske kulturne baštine i državno je dobro od općeg interesa i
značaja.
11
Zakon je objavljen u „Sl. glasniku BiH“ broj 16/01
Arhivska i registraturna građa zaštićena je bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posjedu, te
da li je registrirana ili evidentirana.
Na zaštitu arhivske građe, pored ovog zakona, primjenjuju se i zakonski propisi o zaštiti
kulturnih dobara Bosne i Hercegovine i entiteta.
Član 3.
Arhivskom građom smatraju se zapisi ili dokumenti (pisani, štampani, crtani, slikovni, zvučni
ili na drugi način zabilježeni) koji imaju zakonsku, upravnu, informativnu, kulturnu, umjetničku ili
historijsku vrijednost, koje su stvorile ili primile fizičke ili pravne osobe, javne ili privatne službe,
ustanove ili privredni subjekti u obavljanju svojih djelatnosti.
Arhivska građa nastaje odabiranjem iz registraturne građe.
Registraturnu građu čini cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i
radom pojedine pravne ili fizičke osobe.
Registraturna građa smatra se arhivskom građom u nastajanju, te se u pogledu njene zaštite
primjenjuju odredbe ovog zakona i drugih propisa koji se odnose na arhivsku građu.
Član 4.
Arhivska građa nastala djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizičke osobe čini cjelinu
(arhivski fond) i u principu se ne može dijeliti.
II – JAVNA ARHIVSKA GRAĐA
Član 5.
Javna arhivska građa nastala je ili nastaje djelatnošću:

a) organa vlasti i ustanova državne uprave;
b) entitetskih, kantonalnih – županijskih i drugih regionalnih ili lokalnih zajednica;
c) javnih ustanova, privrednih subjekata i građansko – pravnih osoba, na koje je prenesen dio
nadležnosti.
Stvaraoci arhivske i registraturne građe dužni su o svom osnivanju, kao i o promjeni statusa i
ustrojstva, izvjestiti nadležni arhiv radi davanja mišljenja o postupanju s arhivskom građom.
Član 6.
Javna arhivska građa, kao i dio kulturne baštine, neotuđiva je i ne može preći u privatno
vlasništvo.
Član 7.
Stvaraoci i imaoci javne arhivske i registraturne građe iz člana 5. ovog zakona dužni su:
a) savjesno je čuvati u sređenom stanju i osigurati od oštećenja i uništenja do predaje Arhivu
BiH;
b) dostavljati Arhivu BiH popis građe i obavještavati ga o svim promjenama u vezi s njom;
c) pribavljati mišljenje nadležnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na njihovu
građu;
d) redovno odabirati arhivsku građu iz registraturne građe;
e) omogućiti ovlaštenim radnicima nadležnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad
čuvanjem njihove građe;
f) pridržavati se uputstva nadležnog arhiva u pogledu zaštite građe;
g) osigurati odgovarajući kadar, prostor i opremu za smještaj i zaštitu građe;
h) donijeti listu kategorija registraturne građe uz saglasnost arhiva.
Član 8.
Arhivska građa ukinutog državnog organa vlasti, javnih ustanova i preduzeća, dogovorno se
predaje pravnom sljedniku ili nadležnom arhivu.
Organ koji donese odluku o prestanku rada stvaraoca, odnosno imaoca arhivske i registraturne
građe, dužan je odrediti novu pravnu osobu kao imaoca te građe i donijeti odluku o predaji građe
nadležnom arhivu.
Član 9.
Stvaraoci i imaoci javne registraturne građe redovno, po isteku roka koji je određen listom
kategorija registraturne građe za čuvanje određene vrste građe, odabiru iz nje arhivsku građu prema
aktu o odabiranju i uz odobrenje Arhiva BiH.
Član 10.
Stvaraoci i imaoci javne registraturne građe dužni su, nakon odabiranja, uništiti ili
specijaliziranim preduzećima otuđiti bezvrijedni registraturski materijal kome je istekao rok čuvanja.
Pri uništavanju moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka koji bi mogli povrijediti javni interes
ili interes građana.
Član 11.
Javna arhivska građa predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti duži od 30
godina od njenog nastanka.
Stvaraoci i imaoci javne arhivske i registraturne građe dužni su je predati nadležnom arhivu u
originalu, sređenu, označenu, popisanu, u zaokruženim cjelinama, te tehnički opremljenu, u skladu s
aktom o predaji arhivske građe Arhivu.
Član 12.
Arhiv može preuzeti građu i ako nisu zadovoljeni uvjeti iz člana 11. ovog zakona ako je to
nužno radi zaštite i spasavanja građe od oštećenja ili uništenja.
Član 13.
Troškove predaje izdvojene arhivske građe snosi predavalac arhivske građe.
Član 14.
Pravo na korištenje javne arhivske građe imaju svi korisnici, pod jednakim uvjetima.
Član 15.
Javna arhivska građa u arhivima daje se na korištenje u: službene, pravne, nastavne i

publicističke svrhe, u svrhu naučnih istraživanja, kao i za udovoljavanje potreba građana u rješavanju
njihovih ustavnih i zakonskih prava.
Član 16.
Javna arhivska građa u pravilu je dostupna za korištenje 30 godina nakon njenog nastanka, ako
zahtjevi stvaraoca nisu drukčije iskazani u zapisniku o primopredaji.
Član 17.
Javna arhivska građa koja se odnosi na pojedinačne osobe (kazneni predmeti, sudski spisi,
medicinska dokumentacija, osobni dosjei) može da se koristi najkraće 10 godina nakon smrti osobe, ili
kraće, ako na to pristanu bračni drug, djeca ili roditelji umrle osobe.
Ako je iz naučnih ili drugih opravdanih razloga potrebno korištenje arhivske građe iz
prethodnog stava, ta građa se može koristiti, s tim da se zaštite interesi pojedinačne osobe, tako da se
podaci navode bezimeno ili na drugi odgovarajući način.
Član 18.
Korištenje javne arhivske građe se ograničava ili zabranjuje ako se:

a) time ugrožava interes Bosne i Hercegovine;
b) ugrožavaju interesi entiteta Bosne i Hercegovine;
c) nanosi šteta pravnim i fizičkim osobama;
d) koristi u suprotnosti sa zahtjevom prethodnog vlasnika i stvaraoca;
e) ako postoje indicije o zloupotrebi građe;
f) ako je građa u obradi.
Ako o zabrani, odnosno o prijevremenom korištenju, donosi direktor nadležnog arhiva u skladu
sa zakonskim i podzakonskim propisima.
Član 19.
Posebnim pravilnikom utvrđuju se način, uvjeti i postupak korištenja javne arhivske građe,
vođenje evidencije korisnika, izrada kopija i prijepisa.
Član 20.
Izvorna javna arhivska građa može se iznijeti izvan Bosne i Hercegovine u svrhu izlaganja,
ekspertize ili provođenja mjera zaštite, uz odobrenje nadležnog organa i ovlaštenja Arhiva Bosne i
Hercegovine.
U odobrenju se određuju uvjeti i rok u kojem arhivska građa mora biti vraćena u zemlju.
Prije iznošenja iz zemlje obavezno je građu zaštitno snimiti.
III – PRIVATNA ARHIVSKA GRAĐA
Član 21
Privatnom arhivskom građom smatra se arhivska građa nastala djelovanjem pravnih i fizičkih
osoba, ukoliko nije nastala u obavljanju javnih ovlaštenja ili u obavljanju javne službe i ako nije u
državnom vlasništvu.
Član 22.
Arhiv Bosne i Hercegovine, u dogovoru s entitetskim arhivima, utvrđuje popis pravnih osoba
imaoca arhivske građe u privatnom vlasništvu, za koju po svojoj stručnoj ocjeni utvrdi da je od interesa
za državu.
Nadležni arhiv vodi Registar vlasnika privatne arhivske građe s osnovnim podacima o imaocu
građe.
Član 23.
Arhiv Bosne i Hercegovine ima pravo i obavezu inspekcije nad arhivskom građom u privatnom
vlasništvu.
Član 24.
Na stvaraoca i imaoca privatne arhivske građe primjenjuju se odredbe ovog zakona.
Član 25.
Imaoci privatne arhivske građe, koji čuvaju arhivsku građu ili pojedinačne dokumente trajne
vrijednosti, obavezni su.
a) da čuvaju, srede i popišu;
b) omogućiti ovlaštenoj osobi nadležnog arhiva pregled, popis i proučavanje u sigurnosne
svrhe;
c) obavijestiti nadležni arhiv o svim promjenama u vezi s arhivskom građom;
d) omogućiti snimanje arhivske građe po zahtjevu nadležnog arhiva.
Član 26.
Privatna arhivska građa koja odlaganjem, darovanjem ili kupovinom dođe u posjed nadležnog
arhiva, pristupačna je za korištenje pod uvjetima i na način koji vrijedi za javnu arhivsku građu, ako
zapisnikom o primopredaji ili ugovorom drukčije određeno.
Član 27.
Vlasnici privatne arhivske građe koji žele prodati svoju arhivsku građu, dužni su je najprije
ponuditi nadležnom arhivu na čijem području imaju svoje prebivalište.
Nadležni arhiv koji ne želi koristiti svoje pravo preče kupnje dužan je u roku od 30 dana od
dana prijema odrediti se o ponudi.
Član 28.
Osobe koje prodaju svoju arhivsku građu nadležnom arhivu oslobođene su plaćanja svih vrsta
poreza na promet.
Nadležni arhivi mogu dati premije na naknadu osobama koje pomognu u pronalaženju i
evidentiranju arhivske građe.
Član 29.
Vlasnici privatne arhivske građe koji namjeravaju svoju građu iznijeti iz Bosne i Hercegovine,
dužni su pribaviti odobrenje koje daje Vijeće ministara Bosne i Hercegovine ili nadležna entitetska
ministarstva, nakon pribavljenog mišljenja nadležnog arhiva.
IV – ARHIVSKA SLUŽBA
Član 30.
Arhivska služba je javna djelatnost na cijelom području Bosne i Hercegovine.

Arhivsku službu obavljaju Arhiv Bosne i Hercegovine, Arhiv Federacije Bosne i Hercegovine,
Arhiv Republike Srpske, međuopćinski, kantonalno / županijski, međukantonalni / međužupanijski
arhivi, te arhivi jedinica lokalne uprave.
Član 31.
Arhivi iz stava 2. člana 30. ovog zakona u okviru svojih zadataka:

a) provode mjere zaštite arhivske građe u arhivu i brinu za njenu sigurnost;
b) sređuju, obrađuju i objavljuju arhivsku građu;
c) obavljaju stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivske građe koja se nalazi izvan
arhiva i određuju mjere njene zaštite;
d) provode neposredan nadzor nad radom i drugih imalaca arhivske građe izvan sastava arhiva;
e) preuzimaju javnu arhivsku građu;
f) prikupljaju privatnu arhivsku građu otkupom, poklonom ili odlaganjem;
g) obavljaju sigurnosno i zaštitno snimanje arhivske građe;
h) daju podatke, izvode iz dokumenata i ovjerene prijepise na zahtjev korisnika;
i) izrađuju i objavljuju obavještajna pomagala;
j) educiraju stručno arhivsko osoblje;
k) sarađuju međusobno i s drugim ustanovama kulture, naučnim i srodnim ustanovama
dokumentacijske i informacijske službe;
l) obavljaju i druge poslove na području arhivske i drugih pomoćnih historijskih i
informacijskih znanosti;
lj) objavljuju građu i izdaju stručne i druge publikacije, naučne studije, organizuju naučne i
druge skupove i izložbe;
m) izdaju uvjerenja i druge isprave u dokazne svrhe u skladu sa Zakonom o upravnom
postupku;
n) vode propisane evidencije o imaocima arhivske građe.
Član 32.
Određene poslove arhivske službe mogu obavljati specijalni arhivi u okviru institucija: oružani
snaga, unutarnjih poslova, naučne ustanove, vjerske zajednice, privredni subjekti, banke i dr., kao i
privatni arhivi, na način uređen ovim zakonom i drugim propisima.
Član 33.
Arhiv Bosne i Hercegovine obavlja arhivsku službu u odnosu na arhivsku i registraturnu građu
institucija Bosne i Hercegovine i javnih ustanova i korporacija, te pravnih i fizičkih osoba čija se
djelatnost prostirala ili se prostire na teritoriji Bosne i Hercegovine, odnosno koja ima značaj za Bosnu
i Hercegovinu, ukoliko stvaralac nije drugačije odredio.
Član 34.
Arhiv Bosne i Hercegovine preuzima i provodi mjere zaštite, obrade, prezentiranja i korištenja
javne građe Bosne i Hercegovine nastale do 1992.godine, zatim građe institucija RBiH i građe
institucija Bosne i Hercegovine.
Član 35.
Arhiv Bosne i Hercegovine, osim poslova iz člana 31. ovog zakona, obavlja sljedeće poslove i
zadatke:
a) vodi registar arhivskih fondova i zbirki BiH i brine o arhivskoj građi BiH nastaloj do
1992.godine i građi nastaloj radom institucija RBiH i institucija Bosne i Hercegovine;
b) vodi evidencije o arhivskoj građi u inozemnim arhivima koja je od značaja za Bosnu i
Hercegovinu;
c) daje mišljenje Vijeću ministara Bosne i Hercegovine o pitanjima arhivske službe u BiH:
d) zastupa interese arhivske službe Bosne i Hercegovine u međunarodnim stručnim
asocijacijama i međudržavnim odnosima;
e) sarađuje u svim stručnim poslovima s entitetskim, kantonalnim / županijskim i drugim
arhivima, posebno na planu obrazovanja i stručnog usavršavanja arhivskih radnika;
f) rukovodi zajedničkim utvrđenim projektima i zajedno s entitetskim i kantonalnim /
županijskim arhivima realizira poslove na obnavljanju i modernizaciji arhivske službe
Bosne i Hercegovine;
g) obavlja i druge stručne poslove predviđene zakonom.
Član 36.
Sredstva za rad Arhiva Bosne i Hercegovine osiguravaju se u budžetu Bosne i Hercegovine.
Član 37.
Za vršenje arhivske djelatnosti nužno je osigurati odgovarajući radni i spremišni prostor, te

odgovarajuću opremu, stručno osoblje i potrebna finansijska sredstva.
Član 38.
Arhivom Bosne i Hercegovine upravlja direktor. Za direktora Arhiva Bosne i Hercegovine

može se imenovati osoba koja ima visoku stručnu spremu, objavljene stručne radove iz oblasti
arhivistike i srodnih djelatnosti i koja se odlikuje stručnim i organizacijskim sposobnostima.
Direktor Arhiva Bosne i Hercegovine ima dva zamjenika.
Direktora Arhiva Bosne i Hercegovine i zamjenike direktora imenuje i razrješava Vijeće
ministara Bosne i Hercegovine za period od četiri godine.
Član 39.
Arhiv Bosne i Hercegovine ima Stručno vijeće kao stručni organ, čiji sastav čine stručni radnici
Arhiva Bosne i Hercegovine.
Rukovodno osoblje Arhiva BiH imat će nacionalni paritet, a sastav zaposlenih nacionalnu
izbalansiranost.
V – ARHIVSKO VIJEĆE BOSNE I HERCEGOVINE
Član 40.
Arhivsko vijeće Bosne i Hercegovine je savjetodavno tijelo za područje arhivske službe koje
imenuje Vijeće ministara Bosne i Hercegovine.
Arhivsko vijeće Bosne i Hercegovine obavlja sljedeće poslove:
a) raspravlja o općim pitanjima iz područja arhivske djelatnosti i daje preporuke i mišljenje o

unapređenju te djelatnosti;
b) razmatra zajedničke programe razvoja arhivske djelatnosti;
c) razmatra godišnje programe rada i izvještaje o radu Arhiva Bosne i Hercegovine;
d) daje mišljenja o međunarodnoj saradnji na području arhivske djelatnosti;
e) daje mišljenja i sugestije o korištenju arhivske građe, ostvarivanju prosvjetne, naučne i
kulturne funkcije Arhiva;
f) razmatra normative i standarde za arhivsku djelatnost Bosne i Hercegovine;
g) imenuje Komisiju za polaganje stručnih ispita za arhivska zvanja, službenika u nadležnosti
Arhiva BiH;
h) obavlja i druge poslove utvrđene zakonom i drugim propisima.
Član 41.
Arhivsko vijeće Bosne i Hercegovine ima devet članova koji se imenuju za period od četiri
godine.
Direktor Arhiva Bosne i Hercegovine i njegovi zamjenici, kao i direktori entitetskih arhiva i
predsjednik Saveza društava arhivskih radnika Bosne i Hercegovine, po položaju su članovi Arhivskog
vijeća Bosne i Hercegovine.
Ostala tri člana Arhivskog vijeća Bosne i Hercegovine imenuju se iz reda članova Vijeća
ministara Bosne i Hercegovine i resornih entitetskih ministarstava.
Član 42.
Predsjednik Arhivskog vijeća Bosne i Hercegovine je direktor Arhiva Bosne i Hercegovine, a

zamjenjuje ga jedan od članova Arhivskog vijeća Bosne i Hercegovine kojeg odredi direktor Arhiva
VI – SAVEZ DRUŠTAVA ARHIVSKIH

RADNIKA BOSNE I HERCEGOVINE
Član 43.
Savez društava arhivskih radnika Bosne i Hercegovine je stručno udruženje građana, u koje se
udružuju radnici zaposleni u organizacijama arhivske službe Bosne i Hercegovine, radnici u
registraturama i drugi građani koji su zainteresirani za rad arhiva i arhivske službe, a koji su prethodno
organizirani na entitetskom ili regionalnom nivou.
Član 44.
Svoju djelatnost Savez društava arhivskih radnika Bosne i Hercegovine utvrđuje Pravilima
Saveza društava u skladu sa zakonima o udruženjima građana.
VII – KAZNENE ODREDBE
Član 45.
Za prekršaj iz člana 7. ovog zakona novčanom kaznom od 500 do 2.000 KM kaznit će se imalac
javne arhivske građe iz nadležnosti Arhiva BiH.
Član 46.
Za prekršaj iz člana 25. ovog zakona novčanom kaznom od 200 do 800 KM kaznit će se imaoci
građe.
Član 47.
Arhivska građa koja se čuva u arhivima, građa pravnih i građanskih osoba, te građa koja nastaje
u registraturama, smatraju se javnim dobrom.
Član 48.
Preduzeća i ustanove nastale privatizacijom, koje su do privatizacije bile društveno,odnosno

državno vlasništvo, arhivsku građu koju su preuzele privatizacijom, a potrebna im je u obavljanju
njihove osnovne djelatnosti, mogu zadržati najduže 10 godina nakon isteka kalendarske godine u kojoj
je izvršena privatizacija, ili dok se po zakonu ne steknu uvjeti za preuzimanje u arhiv.
Član 49.
Vijeće ministara Bosne i Hercegovine će na prijedlog direktora Arhiva Bosne i Hercegovine

donijeti pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine i registraturne građe
u institucijama Bosne i Hercegovine, te pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne
osposobljenosti radnika u Arhivu BiH i njegovim registraturama, kao i druge podzakonske akte, u
skladu s ovim zakonom, u roku od šest mjeseci i od dana stupanja na snagu ovog zakona.
Direktor i zamjenici Arhiva Bosne i Hercegovine donijet će Pravilnik o unutarnjoj organizaciji
Arhiva Bosne i Hercegovine u roku od tri mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona.
Na Pravilnik o unutarnjoj organizaciji Arhiva Bosne i Hercegovine saglasnost daje Vijeće
ministara Bosne i Hercegovine.
Član 50.
Stupanjem na snagu ovog zakona prestaje važiti Zakon o arhivskoj djelatnosti Bosne i
Hercegovine („Službeni list SR BiH“, broj 21/87).
Arhiv Bosne i Hercegovine je dužan uskladiti svoje opće akte i način rada s odredbama ovog
zakona u roku od šest mjeseci od njegovog donošenja.
Član 51.
Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku BiH“, a
objavit će se u službenim glasilima entiteta.
PRAVILNIK1
O PREUZIMANJU ARHIVSKOG GRADIVA
U ARHIVU BOSNE I HERCEGOVINE
I – Uvodne napomene
Ovim pravilnikom propisuje se način i postupak preuzimanja arhivskog gradiva između

stvaratelja, odnosno imatelja arhivskoga gradiva iz nadležnosti Arhiva Bosne i Hercegovine kao
primatelja.
Stvaratelji i imatelji arhivskoga gradiva iz prethodnog stavka dužni su predati arhivsko gradivo
Arhivu Bosne i Hercegovine,osim onih imatelja kojima je to gradivo posebnim propisima dano na
čuvanje i korištenje.
Preuzimanje arhivskoga gradiva obavlja se na temelju odredaba čl. 8. od 12. i 24. od 29. Zakona
o arhivskome gradivu i Arhivu Bosne i Hercegovine („Službeni glasnik BiH“, broj 16/01).
Arhivsko se gradivo predaje Arhivu Bosne i Hercegovine najkasnije po isteku 30 godina od
njezina nastajanja. Ovaj se rok može skratiti ili produljuti u sporazumu između stvaratelja, odnosno
imatelja arhivskoga gradiva ( u daljem tekstu: predavatelja gradiva) i Arhiva Bosne i Hercegovine kao
primatelja.
11
Pravilnik je objavljen u „Službenom glasniku BiH“ broj 10/03
II – Primopredaja arhivskoga gradiva
Primopredaja arhivskoga gradiva između predavatelja i Arhiva Bosne i Hercegovine obavlja se

komisijski. Komisija je sastavljena od četiri člana, od kojih su dva člana predstavnici predavatelja i
dva člana iz Arhiva Bosne i Hercegovine.
Predavatelj arhivskoga gradiva dužan je Arhivu Bosne i Hercegovine predati arhivsko gradivo u
izvorniku, odabrano, sređeno, tehnički opremljeno i popisano u arhivsku knjigu, sukladno članku 12.
Odluke o uredskome poslovanju ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne
i Hercegovine („Službeni glasnik BiH“, broj 21/01).
Niže navedeni pojmovi imaju sljedeće značenje:
- izvornik je svaki izvorni akt, čistopis s potpisom i svim formalnim obilježjima autentičnosti
što mu daje pravnu snagu,
- sređeno arhivsko gradivo je arhivsko gradivo koje se nalazi u poretku predviđenim sustavom
arhiviranja propisanim u uredskome poslovanju,
- tehnički opremljeno arhivsko gradivo je arhivsko gradivo odloženo u fascikle, registratore ili
arhivske kutije s ispisanim podacima: naziv, godina, sadržaj, klasifikacijska oznaka i drugo. Ovako
opremljeno arhivsko gradivo omogućava lakše rukovanje, osigurava čuvanje gradiva i sprečava
mehanička oštećenja prilikom prijevoza,
- popisano arhivsko gradivo je arhivsko gradivo popisano po godinama, sadržaju ili vrsti,
usklađeno s Listom kategorija registraturnoga gradiva s rokovima čuvanja,
- količina arhivskoga gradiva za primopredaju iskazuje se po jedinicama pakiranja (fascikli,
registratori, kutije i sl.) u dužnim metrima,
- kompletno arhivsko gradivo je cjelokupno arhivsko gradivo nastalo u određenom razdoblju,
uključujući i osnovne evidencije o predmetima i aktima koji se odnose na gradivo koje je predmet
primopredaje (uruđbeni zapisnici, upisnici, kartoteke predmeta i akata, registri, imenici i sl.). Uz ova se
gradiva predaju i materijali nastali obradom podataka u informativno – dokumentacijsim centrima, kao
i suvremeni oblici bilježenja i arhiviranja: mikrofilmovi, magnetne vrpce, elektronički zapisi u obliku
kompakt – diska (CD) i drugo.
Prigodom primopredaje gradiva, sastavlja se zapisnik u koji se unose podaci:

- naziv predavatelja arhivskoga gradiva,
- nadnevak i mjesto primopredaje,
- broj akata na temelju kojega se obavlja primopredaja,
- naziv fonda, odnosno naziv stvaratelja arhivskoga gradiva,
- stanje arhivskoga gradiva, stupan sređenosti i sačuvanosti,
- popis arhivskoga gradiva po godinama, vrsti i količini gradiva iskazano u dužnim metrima i
broju jedinica pakiranja,
- podaci o tome preuzima li se čitav fond ili njegov dio, kao i podaci o gradivu koje i dalje
ostaje kod predavatelja radi korištenje,
- kratak historijat tvorca arhivskoga gradiva, podaci o osnivanju, organizacijskim promjenama,
ukidanju i sl.,
- mišljenje predavatelja o načinu i uvjetima korištenja arhivskoga gradiva u Arhivu Bosne i
Hercegovine,
- obaveze predavatelja glede troškova nabavke opreme za preuzeto arhivsko gradivo i troškova
prijevoza gradiva do Arhiva Bosne i Hercegovine,
- potpisi članova komisije i ovjera predavatelja i primatelja gradiva.
Zapisnik o primopredaji arhivskoga gradiva radi se u pet primjeraka, od kojih tri preuzima
Arhiv Bosne i Hercegovine, a dva ostaju predavatelju gradiva.
III – Preuzimanje arhivskoga gradiva od građansko – pravnih i fizičkih osoba

(privatno arhivsko gradivo)
Arhiv Bosne i Hercegovine preuzima arhivsko gradivo od građanko – pravnih i fizičkih osoba.
Ovo se gradivo preuzima darovanjem, otkupom ili pohranjivanjem, o čemu se sastavlja zapisnik ili
ugovor.
Ovisno o načinu i uvjetima primopredaje gradiva, sastavlja se ugovor o darovanju, depozitu ili
otkupu.
Sastavni dio ugovora ili zapisnika je popis gradiva koje se preuzima u Arhiv Bosne i
Hercegovine, količina gradiva, način predaje, uvjeti čuvanja i korišćenja, ovjera zapisnika ili ugovora
od darovatelja ili predavatelja i primatelja.
Arhiv Bosne i Hercegovine ima pravo otkupa arhivskih vrijednosti, za čiji sadržaj stručnom
ekspertizom utvrdi da je od interesa za Bosnu i Hercegovinu.
IV – Prijelazne i završne odredbe
Arhiv Bosne i Hercegovine, sukladno Zakonu o arhivskome gradivu i Arhivu Bosne i

Hercegovine, mora čuvati tajnost povjerljivih podataka sadržanih u arhivskome gradivu koje je preuzeo
i poštivati zahtjeve tvorca arhivskoga gradiva glede dostupnosti, odnosno slobode pristupa i rokova
korišćenja navedenih u zapisniku ili ugovoru o primopredaji arhivskoga gradiva.
Pravilnik o preuzimanju arhivskoga gradiva u Arhiv Bosne i Hercegovine stupa na snagu
danom objave u „Službenom glasniku BiH“.
Stupanjem na snagu Pravilnika o preuzimanju arhivskoga gradiva u Arhiv Bosne i Hercegovine
prestaje važiti Uputa o načinu primopredaje arhivskoga gradiva između imatelja arhivskoga gradiva i
mjerodavna arhiva („Službeni list SR BiH“, broj 41/88).
PRAVILNIK1
O ZAŠTITI I ČUVANJU ARHIVSKE GRAĐE
U ARHIVU BOSNE I HERCEGOVINE I REGISTRATURSKE
GRAĐE U INSTITUCIJAMA BOSNE I HERCEGOVINE
I – OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuju se uslovi čuvanja registraturske i arhivske građe, odabiranja

arhivske građe iz registraturske građe i vođenja arhivske knjige u pisarnicama i arhivama institucija
Vijeća ministara Bosne i Hercegovine i zaštite i čuvanja arhivske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine.
II – USLOVI ČUVANJA
REGISTRATURSKE I ARHIVSKE GRAĐE
Član 2.
11
Pravilnik objavljen u „Službenom glasniku BiH“ broj 10/03
Imaoci registraturske i arhivske građe dužni su čuvati registratursku i arhivsku građu u
sređenom i sigurnom stanju do predaje u Arhiv Bosne i Hercegovine. Pod sređenim stanjem, u smislu
ovog pravilnika, podrazumijeva se poredak registraturske i arhivske građe koji je propisan Odlukom o
kancelarijskom poslovanju ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i
Hercegovine („Službeni glasnik BiH“, broj 21/01). Za ostale imaoce i stvaraoce registraturske i
arhivske građe pod sređenim stanjem podrazumijeva se pored registraturske i arhivske građe propisan
općim aktom kojim se uređuju poslovi kancelarijskog i arhivskog poslovanja.
Član 3.
Imaoci registraturske i arhivske građe preduzimaju mjere zaštite registraturske i arhivske građe
utvrđene ovim pravilnikom i drugim propisima. Mjere zaštite obuhvataju osiguranje prostorija za
smještaj i čuvanje registraturske i arhivske građe, opreme, održavanja klimatskih, hemijsko – bioloških
i fizičkih uslova smještaja registraturske i arhivske građe.
- Pod arhivskim prostorijama podrazumijevaju se pisarnica i arhivski depo;
- Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni predmeti i akti najduže dvije godine od kada
su predmeti i akti završeni;
- Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju završeni predmeti i akti poslije isteka roka koji je
utvrđen u prethodnom stavu;
- Arhivski depoi ne smiju biti u neposrednoj blizini kotlovnice, trafo – stanice, pumpne stanice,
velikih mokrih čvorova i sl.
Član 4.
Pod arhivskom opremom podrazumijevaju se fascikle, registratori, arhivske kutije (u daljem

tekstu: registraturske jedinice čuvanja), metalne police, ormari, kase, vodootporni sanduci (kontejneri),
termometri, protivpožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontroliraju i održavaju
uslovi smještaja i čuvanja registraturske i arhivske građe.
Član 5.
Održavanje klimatskih, hemijsko – bioloških i fizičkih uslova podrazumijeva zaštitu građe od

štetnih utisaja vlage, temperature, svjetlosti, ultravioletnih i drugih zračenja, mikroorganizama, prašine,
insekata, glodara i fizičkih oštećenja. U arhivskim depoima temperatura zraka mora se održavati u
rasponu od 10° do 15° C, a reletivna vlažnost od 50% do 60%.
Član 6.
Smještaj registraturske i arhivske građe obuhvata: smještaj predmeta i akata u registraturske

jedinice čuvanja, njihovo odlaganje u metalne police, ormare – kase i njihov raspored u arhivskom
depou.
Član 7.
Imaoci registraturske i arhivske građe dužni su da kontroliraju i održavaju sređenost građe i da
je osiguravaju od oštećenja, uništenja i otuđenja.
III – ODABIRANJE ARHIVSKE GRAĐE

I IZLUČIVANJE BEZVRIJEDNE REGISTRATURSKE GRAĐE
Član 8.
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijedne registraturske građe vrši se na osnovu

utvrđenih rokova čuvanja u Listi kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja.
1. Lista kategorija registraturske

građe s rokovima čuvanja
Član 9.
Lista kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja je normativni akt koji donosi imalac
registraturske i arhivske građe na koju saglasnost izdaje Arhiv Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu:
lista kategorija).
Član 10.
Imaoci arhivske i registraturske građe rade liste kategorija komisijski, a članovi komisije su
stručni radnici koji poznaju organizaciju poslovanja, vrstu dokumenata i sposobni su ocijeniti naučno –
historijski i praktični značaj te građe.
Član 11.
Lista kategorija sadrži: uvod, naziv, redni broj, klasifikacioni znak, naziv kategorisanog
materijala, rok čuvanja, završne odredbe, potpis i pečat.
Uvod sadrži: pravni osnov za utvrđivanje liste kategorija i naziv organa koji listu donosi.
Naziv liste glasi: „Lista kategorizirane registraturske građe s rokovima čuvanja“. Popis
kategorizirane registraturske građe sadrži: redni broj, klasifikacioni znak, vrstu građe, naziv i sadržaj i
rok čuvanja.
Redni broj ispisuje se arapskim brojevima od prvog do posljednjeg broja kategorizirane građe
obuhvaćene listom.
Vrsta, naziv i sadržaj kategorizirane građe formuliraju se u listi na osnovu vrste, naziva i
sadržaja dokumenata koji mogu biti: akti, predmeti, serije ili grupe dokumenata, a koji se međusobno
razlikuju po rokovima čuvanja.
Redoslijed vrste, naziva i sadržaja kategorizirane građe navodi se u listi prema sistemu
arhiviranja dokumenata u kancelarijskom poslovanju.
Kategorija registraturske građe sadrži: kategoriju dokumenata trajne vrijednosti i kategoriju
dokumenata kojima se utvrđuju rokovi čuvanja (2, 5 i 10 godina itd.).
Za trajno čuvanje određuje se registraturska građa koja sadrži podatke od značaja za historiju i
druge naučne oblasti, za kulturu uopće i druge društvene potrebe, podatke iz nadležnosti rada
registraturske građe, kao i podatke o značajnim ličnostima i događajima.
Prilikom utvrđivanja registraturske građe za trajno čuvanje, treba poštovati kriterije koji se
zasnivaju na:
a) sadržajnoj vrijednosti dokumenta (mjesto, položaj i društveni uticaj građe u društveno –
političkom sistemu; status i nadležnost stvaraoca građe; položaj i mjesto stvaraoca građe u
hijerarhijskoj društveno – političkoj strukturi; nadležnost; funkcije i zadaci stvaraoca građe;
stepen i značaj novih podataka i informacija u dokumentima;
- hronološka i faktografska vrijednost dokumenta; značaj podataka o istaknutim društvenim
i političkim ličnostima;
b) historijsko – društvenim okolnostima i uslovima nastanka dokumenta (stepen sačuvanosti
građe; specifični historijski uslovi pod kojima su nastali dokumenti);
c) vanjska obilježja dokumenata (autentičnost dokumenta; vrsta dokumenta; originalnost,
potpunost vanjskih obilježja, vrsta dokumenta, rukopisna vrijednost, jezik i pismo, materijal
i forma dokumenta, tekst i idejno – umjetnički simboli štambilja i pečata na dokumentima.
Na kraju liste upisuju se broj protokola, datum, potpis i pečat donosioca Liste kategorija
registraturske građe s rokovima čuvanja.
Član 12.
Dva primjerka Liste dostavljaju se Arhivu Bosne i Hercegovine na saglasnost. Imaoca

registraturske i arhivske građe obavezuje ocjena Arhiva Bosne i Hercegovine o tome koja će se
registraturska građa trajno čuvati (arhivska građa). Ako u toku goidne nastanu dokumenta koja po vrsti,
nazivu i sadržaju nisu obuhvaćena Listom kategorija, donosilac liste vrši izmjene i dopune koje
dostavljaju Arhivu Bosne i Hercegovine na saglasnost. Arhiv Bosne i Hercegovine obavezan je, da u
roku od mjesec dana od dana prijema Liste kategorija, izdati saglasnost na Listu, ili je s pismenim
primjedbama vratiti na doradu.
2. Odabiranje arhivske građe

i izlučivanje bezvrijedne registraturske građe
Član 13.
Imaoci registraturske i arhivske građe odabiru arhivsku građu i izlučuju bezvrijednu

registratursku građu najkasnije u roku od jedne godine od dana isteka roka čuvanja utvrđenog u Listi
kategorija. Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijedne registraturske građe vrši se iz sređene
registraturske građe koja je upisana u arhivsku knjigu.
Član 14.
Iz registraturske građe koja je nastala do kraja 1945.godine i građe koja je nastala u periodu
1992.-1995.godine, u toku ratnih djelovanja u Bosni i Hercegovini, odabiranje arhivske građe, odnosno
izlučivanje bezvrijedne registraturske građe, obavlja se samo u Arhivu Bosne i Hercegovine.
Postupak za odabiranje arhivske građe, odnosno izlučivanja bezvrijedne registraturske građe,
pokreće imalac građe u čijem je radu nastala ova građa ili se kod njega nalazi po bilo kom pravnom
osnovu.
Imalac registraturske i arhivske građe imenuje komisiju koja sastavlja popis bezvrijedne
registraturske građe saglasno Listi kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja.
Popis obavezno sadrži:
Naziv imaoca u čijem je radu nastala registraturska građa ili se kod njega nalazi. Popis
registraturske građe koja se predlaže za izlučivanje po godinama nastanka, broju registraturskih
jedinica, naznaku klasifikacionog znaka iz Liste kategorija, roku čuvanja koji je utvrđen u Listi,
količini izlučenog materijala izraženog u jedinicama pakovanja i dužnim metrima i podacima o
fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska građa i izlučena bezvrijedna
registraturska građa. Imalac arhivske i registraturske građe dostavlja Arhivu Bosne i Hercegovine popis
bezvrijedne registraturske građe koja se predlaže za izlučivanje u dva primjerka.
Član 15.
Po prijemu popisa iz stava 3. prethodnog člana, ovlašteni radnik Arhiva Bosne i Hercegovine za
obavljanje nadzora, u saradnji s komisijom iz člana 14. razmatra popis i vrši provjeru materijala
predloženog za izlučivanje. Predstavnik Arhiva može, prilikom provjere, prihvatiti u cjelini ili
djelimično popis bezvrijedne građe. Ako predstavnik Arhiva Bosne i Hercegovine utvrdi da se komisija
u svom radu nije pridržavala postojećih propisa, naložit će joj da u određenom roku otkloni nedostatke.
Poslije razmatranja popisa i izvršene provjere registraturske građe predložene za izlučivanje,
predstavnik Arhiva i članovi komisije sastavljaju zapisnik na osnovu kojeg direktor Arhiva Bosne i
Hercegovine izdaje rješenje za uništenje.
Nakon dobijenog rješenja, članovi komisije vrše razduživanje uništene građe u evidencijama o
spisima koje vodi imalac građe (djelovodni protokol, upisnik, arhivska knjiga ili druge evidencije).
Član 16.
Imalac trajno čuva cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak izlučivanja bezvrijedne

registraturske građe i odabiranja arhivske građe.
IV – VOĐENJE ARHIVSKE KNJIGE
Član 17.
Imaoci registraturske građe, iz nadležnosti Arhiva Bosne i Hercegovine, obavezni su voditi

arhivsku knjigu.
Arhivska knjiga je evidencija koja se vodi u okviru kancelarijskog poslovanja i predstavlja opći
inventarski pregled cjelokupne registraturske građe nastale radom stvaraoca ili njenog imaoca.
Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturske jedinice (fascikle, registratori, kutije i sl.) u
koje su odleženi arhivski predmeti i akti. Uz arhivirane predmete i akta, u arhivsku knjigu upisuje se i
osnovna evidencija o predmetima i aktima: djelovodni protokoli, upisnici, registri, imenici i drugo.
Upis registraturske građe u arhivsku knjigu vrši se po godinama, klasifikacionim oznakama,
vrsti i količini građe.
Registraturska građa upisuje se u arhivsku knjigu po sistemu arhiviranja u pisarnici.
U arhivsku knjigu upisuje se i arhivska građa koja se po bilo kom pravnom osnovu nalazi kod
imaoca građe.
Nakon završenog upisa registraturske građe u arhivsku knjigu, na registraturskim jedinicama
pakovanja ispisuju se redni brojevi iz arhivske knjige koji su ujedno i inventarski broj.
Prijepis ili kopija arhivske knjige, u koju je upisana registraturska građa za proteklu godinu,
dostavlja se Arhivu Bosne i Hercegovine najkasnije do kraja aprila naredne godine.
Obrazac arhivske knjge, sadržaj i način unošenja podataka nalaziv se u prilogu ovog pravilnika
i čini njegov sastavni dio (obrazac broj 2).
V – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 18.
Ovaj pravilnik stupa na snagu danom objavljivanja u „Službenom glasniku BiH“.
Član 19.
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da važi Pravilnik o uslovima i rokovima čuvanja
registraturskog materijala i arhivske građe, kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala
(„Službeni list SRBiH“, broj 41/88) i Uputstvo o načinu vođenja i korištenja arhivske knjige organa
uprave i organizacija („Službeni list SRBiH“, broj 35/72).
Obrazac broj 1
Naziv ______________________________
Sjediše _____________________________
Na osnovu člana 7. stav 7. Zakona o arhivskoj građi i Arhivu Bosne i Hercegovine („Službeni
glasnik BiH“ broj 16/01) ______________________________________________________________
(naziv donositelja liste) ___________________________________________________donosi:
LISTU
KATEGORIJA REGISTRATURSKE GRAĐE
S ROKOVIMA ČUVANJA
Redni Klasif. Kategorija Rok čuvanja

broj oznaka registraturskog materijala
1 2 3 4
1. Ova lista stupa na snagu kada na nju izda suglasnost Arhiv Bosne i Hercegovine i primjenjivat će se
na registratursku i arhivsku građu utvrđenu u ovoj listi.
2. Izmjene i dopune ove liste vrše se po postupku koji je predviđen za njeno donošenje.
Potpis
Broj _____________ ovlaštene osobe
Datum ___________ M.P. __________________
UPUTSTVO ZA POPUNJAVANJE
Lista se izrađuje u skladu sa članom 7. Zakona o arhivskoj građi i Arhivu Bosne i Hercegovine
(„Službeni glasnik BiH“, broj: 16/01).
1) U kolonu 1 upisuje se redni broj. Redni broj se upisuje arapskim brojevima u kontinuitetu,
od provg do posljednjeg broja kategoriranog materijala.
2) U kolonu 2 upisuje se klasifikaciona oznaka koja je utvrđena kancelarijskim poslovanjem
donosioca liste kategorija.
3) U kolonu 3 upisuje se naziv kategorije materijala. Naziv kategorije materijala određuje se
prema vrsti i sadržaju dokumenata i međusobno se razlikuju po roku čuvanja dokumenata.
4) U kolonu 4 upisuje se rok čuvanja. Rok čuvanja se izražava brojčano (npr. 2. 5. 10 godina) ili
trajno.
Obrazac broj 2
ARHIVSKA KNJIGA
KATEGORIJA REGISTRATURSKE
Redni Godina GRAĐE
broj upisa
Primjedba
Godina Klasif. SADRŽAJ Količin Smještaj
nastanka Broj a
1 2 3 4 5 6 7 8
1) U kolonu broj 1 upisuje se inventarski broj koji je stavljen na registratursku jedinicu upisanu pod tim
brojem. Ako je pod tim rednim brojem upisano više istovrsne registraturne građe (npr. sjednica
Vijeća ministara BiH – 10 fascikli), bit će obilježeni istim rednim brojem. Redni brojevi idu
kontinuirano od 1 pa nadalje iz godine u godinu bez prekida. Pod registraturskom jedinicom
pakovanja podrazumijeva se svaka fascikl, registrator, kutija,omot i sl.
2) U kolonu broj 2 upisuju se datum i godina upisivanja u arhivsku knjigu.
3) U kolonu broj 3 upisuje se godina nastanka, odnosno raspon godina u kojem je nastala registraturna
građa. Za godinu nastanka te građe uzima se godina u kojoj je nastala građa. Za registratursku građu
koja obuhvata podatke iz više godina upisuje se početna godina nastanka građe (npr. knjiga
zapisnika 1995. – 1997. upisuje se 1995.god.).
4) U kolonu broj 4 upisuje se klasifikacioni znak kojim je obilježana registraturska građa koja se zavodi
u arhivsku knjigu..
5) U kolonu broj 5 upisuje se kratak sadržaj građe.
6) U kolonu broj 6 upisuje se ukupan broj registraturskih jedinica istovrsne građe (npr. 5 kutija ili 5
fascikla i sl.).
7) U kolonu broj 7 upisuje se mjesto gdje je smještena registraturska građa (npr. arhiva, polica br. 5 ili
prostorija br. 2. i sl.).
8) U kolonu broj 8 upisuju se promjene koje nastaju na registraturskoj građi poslije uništenja
bezvrijedne registraturske građe ili predaje građe Arhivu Bosne i Hercegovine, kao i sve druge
promjene.
UZ ZAKON O ARHIVSKOJ GRAĐI I ARHIVU BOSNE I HERCEGOVINE
Na nivou Bosne i Hercegovine na temelju (člana IV. 4. a) Ustava Bosne i Hercegovine,

Parlamentarna skupština Bosne i Hercegovine usvojila je 2001.godine Zakon o arhivskoj građi i Arhivu
Bosne i Hercegovine, kojim se regulira zaštita arhivske građe Bosne i Hercegovine i status Arhiva
Struktura Zakona o arhivskoj građi i Arhivu Bosne i Hercegovine obuhvata 6 poglavlja, i to:
Opće odredbe, javna arhivska građa, privatna arhivska građa, arhivska služba, arhivsko vijeće Bosne i
Hercegovine, Savez društava arhivskih radnika i prijelazne i završne odredbe.
I – Opće odredbe (čl. 1. – 4.)
U općim odredbama ovog zakona definiran je pravni status Arhiva Bosne i Hercegovine, te
pojam arhivske i registraturne građe, kao i status arhivske građe koja je od posebnog interesa i
predstavlja dio bosanskohercegovačke i svjetske kulturne baštine, kao njena zaštita.
II – Javna arhivska građa (čl. 5. – 20.)

Poglavlje „Javna arhivska građa“ obuhvata definiranje njenog pojma, prava i dužnosti stvaraoca
i imaoca javne arhivske građe, njeno odabiranje iz registraturne građe, primopredaju arhivske građe
arhivu, pravo na njeno korištenje i njeno eventualno iznošenje izvan Bosne i Hercegovine.
Karakteristika ovog zakona, a posebice ovog poglavlja zakona, je obuhvatanje arhivske građe
nastale na svim nivoima, kao i obaveze stvaraoca i imaoca na svim tim nivoima.
Tako, na primjer, u članu 5. definira se pojam javne arhivske građe koja nastaje djelatnošću
organa vlasti državne uprave Bosne i Hercegovine, što jest predmet ovog zakona, ali i entitetskih,
kantonalnih / županijskih i drugih regionalnih ili lokalnih zajednica, što reguliraju zakoni tih nivoa
organa vlasti.
Što se tiče članova zakona koji reguliraju dužnost stvaraoca i imaoca javne arhivske građe, a
koji su ugrađeni u ovaj propis, oni su usklađeni s općim standardima arhivske prakse i ugrađeni su i u
druge zakone i propise u arhivskoj struci na nižim nivoima.
Novina ovog zakona u odnosu na druge zakone iz ove oblasti je član 18. kojim je decidno
navedeno ograničenje ili zabranjivanje korištenja javne arhivske građe u 6 slučajeva, i to:
1. kad se ugrožava interes Bosne i Hercegovine;

2. interesi entiteta Bosne i Hercegovien;
3. nanosi šteta pravnim i fizičkim osobama;
4. koristi u suprotnosti sa zahtjevom prijašnjeg vlasnika i stvaraoca;
5. ako postoji indicija o zloupotrebi građe;
6. ako je građa u obradi.
I ranije arhivsko zakonodavstvo je reguliralo ograničavanje ili zabranjivanje korištenja arhivske
građe u arhivima, međutim, nije ga u cjelini i precizno definisalo, nego je te slučajeve ostavljao u sferi
diskrecionog prava direktora nadležnog arhiva.
Pored tog, cijelo navedeno poglavlje definira općeprihvaćene standarde u odnosima stvaraoca i
imaoca registraturne i arhivske građe, odnose stvaralaca i imalaca javne arhivske građe i arhiva,
međutim, u mnogim dužnostima i pravima stvaraoca i arhiva izlazi iz okvira preciznih odnosa arhivske
građe Bosne i Hercegovine i Arhiva Bosne i Hercegovine i tretira ih uopćeno.
III – Privatna arhivska građa (čl. 21. – 29.)
Ovo poglavlje,osim pojma privatne arhivske građe, regulia njenu zaštitu, prava i obaveze
stvaraoca i imaoca privatne arhivske građe, kao i obavezu Arhiva Bosne i Hercegovine u odnosu na
nju, način sticanja prava na privatnu građu i iznošenje privatne arhivske građe izvan Bosne i
Hercegovine.
Utvrđivanje nadležnosti nad privatnom arhivskom građom regulirano je stavom 1. član 22. ovog
zakona u kome se kaže da Arhiv Bosne i Hercegovine zajedno s entitetskim arhivima utvrđuje listu
arhivske građe u privatnom vlasništvu i po zajedničkoj stručnoj ocjeni utvrđuje koja je od interesa za
državu.
Po utvrđivanju privatne građe od interesa za državu, ovisno da li je i kojeg nivoa (kantonalni,
entiteti) Bosne i Hercegovine, utvrđuje registar vlasnika privatne arhivske građe koji se vodi kod
nadležnog arhiva, na odgovarajućem nivou.
IV – Arhivska služba (čl. 30. – 39.)
Prva tri člana (30., 31., 32.) ovog poglavlja tretiraju arhivsku službu općenito u cijeloj Bosni i
Hercegovini. U članu 30. propisano je da je arhivska služba javna djelatnost na cijelom području Bosne
i Hercegovine.
U stavu 2. istog člana decidno se navode arhivske ustanove koje tu službu obavljaju na svim
nivoima organizovanju vlasti Bosne i Hercegovine.
Članom 31. ovog zakona regulirani su opći zadaci u 15 tačaka, koji arhivske ustanove, bez
obzira na njihov nivo organiziranja, obavljaju.
Članom 32. regulira se pravo osnivanja specijaliziranih arhiva, kako onih u nadležnosti državne
uprave, tako i onih koji su u sferi vlasništva. Međutim, i jedni i drugi obavezni su da poštuju ovaj zakon
i druge arhivske propise u domenu arhivskog poslovanja.
U članovima 33. od 39. regulirani su poslovi koji se isključivo odnose na Arhiv Bosne i
Hercegovine. Tako je tek članom 33. precizirana nadležnost Arhiva Bosne i Hercegovine u odnosu na
stvaraoce i imaoce registraturske i arhivske građe.
Članom 34. ovog zakona zakonodavac je odredio nadležnost Arhiva Bosne i Hercegovine nad
arhivskom građom, zaštitu i preuzimanje i zaštitu javne građe nastale do 1992.godine, kao i građe
institucija Republike Bosne i Hercegovine.
U članu 35. taksativno su nabrojani specifični poslovi Arhiva Bosne i Hercegovine, a u

članovima 36. i 37. regulirano je ko osigurava sredstva za rad Arhiva Bosne i Hercegovine, kao i koji
se najvažniji uslovi trebaju obezbijediti za njego rad.
Posljednja dva člana (38. – 39.) reguliraju upravljanje Arhivom, odnosno definiraju ko rukovodi
Arhivom, kao i formiranje i nadležnosti stručnih tijela Arhiva Bosne i Hercegovine.
V – Arhivsko vijeće Bosne i Hercegovine (čl. 40. – 42.)
U članu 40. definirano je posebno savjetodavno tijelo arhivske službe, Arhivsko vijeće Bosne i
Hercegovine, koga čine 9 članova,od čega 6 po položaju iz arhivske službe, a 3 određuje Vijeće
ministara, kao i njegov djelokrug iz domena arhivske struke, dok je članom 42. definirano ko rukovodi
radom Vijeća.
VI – Savez društava arhivskih

radnika Bosne i Hercegovine
U VI poglavlju u članovima 43. i 44. propisana je u osnovi formi i zadaća djelovanja udruženja
arhivskih radnika, kao i drugih zainteresiranih arhivskih radnika, kao i stručnih radnika iz ove oblasti,
kao i stručno dobrovoljno udruženje na nivou Bosne i Hercegovine.
VII – Kaznene odredbe (čl. 45. – 46.)
U dva člana kaznenih odredbi regulisani su iznosi kazni za prekršioce iz domena obaveza
stvaralaca i imalaca arhivske građe i registraturne građe u odnosu na njenu zaštitu.
VIII – Prijelazne i završne odredbe

(čl. 47. – 49.)
Pored uobičajenih članova koje sadrži ovo poglavlje, novina je odredba člana 48. u kojoj se
određuje da je sva arhivska i registraturna građa nastala u radu preduzeća i ustanova do privatizacije,
državno vlasništvo, a samim tim i javno dobro i predaje se nadležnom arhivu.
Stvaraoci i imaoci te građe nakon privatizacije za potrebe svog poslovanja mogu je zadržati i
koristiti najviše 10 godina, a potom predati nadležnom arhivu.
Članom 49. određene su obaveze rukovodioca Arhiva Bosne i Hercegovine da donese u

određenom roku prateće podzakonske akte neophodne za funkcioniranje rada.
3. Pečati institucija BiH
ZAKON1
O PEČATIMA INSTITUCIJA BOSNE I HERCEGOVINE
Članak 1.
Ovim se zakonom uređuje oblik i izgled pečata institucija Bosne i Hercegovine, kao i njegova
uporaba od strane institucija Bosne i Hercegovine.
Članak 2.
Pečat institucija Bosne i Hercegovine potvrđuje autentičnost službenih dokumenata institucija

Bosne i Hercegovine i koristi se sukladno odredbama ovog zakona.
Članak 3.
11
Zakon objavljen u „Sl. glasnik BiH“ broj 12/98
Pečat ima oblik kruga i sadrži tekst: Bosna i Hercegovina i naziv institucije napisan latiničnim
pismom ijekavskog izgovora i čiriličnim pismom ekavskog izgovora, s tim da su oba naziva u obliku
koncentričnih krugova koji neposredno okružuju grb Bosne i Hercegovine, koji se nalazi u središtu
pečata.
Pečat se proizvodi u dvije veličine promjera 50, odnosno 30 milimetara.
Organi i organizacijske jedinice institucija iz članka 7. ovog zakona mogu imati i pečat
promjera 20 mm radi potvrđivanja finansijskih i drugih dokumenata gdje uporaba većeg pečata nije
prikladna.
Izgled i grafičko rješenje pečata institucija Bosne i Hercegovine dati su u Aneksu, koji čini
sastavni dio ovog zakona.
Članak 4.
Pečat institucija Bosne i Hercegovine ne može se koristiti kao zaštitni ili uslužni žig, uzorak ili
model, niti kao bilo koji drugi znak za obilježavanje roba ili usluga.
Članak 5.
Pečat institucija Bosne i Hercegovine ne može se upotrebljavati ukoliko je oštećen ili svojim
izgledom nepodoban za uporabu i kao takav će se povući iz uporabe.
Članak 6.
Ministarstvo civilnih poslova i komunikacija Bosne i Hercegovine odgovorno je za reguliranje

proizvodnje, čuvanje i uništenje pečata, kao i za vođenje evidencije o pečatu institucija Bosne i
Hercegovine.
Podzakonski akt kojim će se regulirati pitanja iz prethodnoga stavka Ministarstvo za civilna
pitanja i komunikacije će donijeti u roku od 15 dana od dana stupanja na snagu ovoga zakona.
Nadzor nad radom ovlaštene pečatoreznice u pogledu izrade pečata vrši Ministarstvo za civilna
pitanja i komunikacije.
Članak 7.
Pečat institucija Bosne i Hercegovine koristi se u službenoj prepisci članova Predsjedništva

Bosne i Hercegovine, Vijeća ministara i ministarstava, Parlamentarne skupštine Bosne i Hercegovine,
Ustavnog suda, Stalnog komiteta za vojna pitanja, Komisije za ljudska prava, Centralne banke i Stalne
izborne komisije nakon formiranja iste, ministara pojedinačno, doministara i svih ostalih službenik
osoba institucija koje su pod upravom institucija Bosne i Hercegovine, odnosno koje podnose izvješće
institucijama Bosne i Hercegovine.
Nijedan drugi pečat neće biti korišten zajedno s ovim pečatom institucija Bosne i Hercegovine.
Članak 8.
Ovaj zakon stupa na snagu sedam dana nakon njegovog objavljivanja u „Službenom glasniku
BiH“.
UPUTSTVO1
O NAČINU IZRADE, ČUVANJA, VOĐENJA EVIDENCIJE I UNIŠTAVANJA PEČATA
Član 1.
Ovim uputstvom utvrđuje se način izrade, čuvanja, vođenja evidencije i uništavanja pečata
institucija Bosne i Hercegovine.
Član 2.
Izradu pečata institucija Bosne i Hercegovine rješenjem odobrava Ministarstvo civilnih poslova
i komunikacija.
Član 3.
Pečati institucija Bosne i Hercegovine u pogledu sadržaja izrađuju se u skladu s članom 3.

Zakona o pečatima institucija Bosne i Hercegovine, s tim što se kod diplomatsko – konzularnih
predstavništava Bosne i Hercegovine sadržaj pečata ispisuje i na jeziku zemlje prijema.
11
Uputstvo je objavljeno u „Sl. Glasnik BiH“ broj 22/98
Član 4.
Izradu pečata institucija Bosne i Hercegovine vrši pečatoreznica koju rješenjem ovlasti ministar
civilnih poslova i komunikacija.
Član 5.
Ovlašćena pečatoreznica dužna je da izrađuje pečate institucija Bosne i Hercegovine, u skladu s

rješenjem Ministarstva civilnih poslova i komunikacija.
Član 6.
Ovlašćena pečatoreznica dužna je nakon izrade pečata i predaje ovlašćenom licu institucije
Bosne i Hercegovine odmah uništiti sve matrice i probne primjerke.
Član 7.
O čuvanju pečata stara se funkcioner koji rukovodi institucijom Bosne i Hercegovine.
Član 8.
Evidenciju o pečatima institucija Bosne i Hercegovine vodi Ministarstvo civilnih poslova i

komunikacija u vidu knjige.
Knjiga evidencije o pečatima sadrži: redni broj, broj i datum rješenja o odobravanju izrade
pečata, otisak izrađenog pečata, razlog prestanka uporabe pečata, zapisnik o uništenju, dokaz o
oglašavanju pečata nastalim u „Službenom glasniku BiH“ i datum prestanka uporabe pečata.
Član 9.
Uništavanje dotrajalih i neupotrebljivih pečata institucija Bosne i Hercegovine vrši komisija

koju posebnim rješenjem formira ministar civilnih poslova i komunikacija.
Nestali pečati oglašavaju se u „Službenom glasniku BiH“ odmah po nestanku pečata.
Član 10.
Ovo uputstvo stupa na snagu sedmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku BiH“.
ZA PROPISE O PEČATU
(autor: Milenko Lepušina, dipl. pravnik)
Pečat institucija Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu za ovaj naziv koristiće se skraćenica:
institucije BiH) regulisan je s dva propisa, i to:
- Zakon o pečatu institucija Bosne i Hercegovine („Službeni glasnik BiH“, broj 12/98),
- Uputstvo o načinu izrade, čuvanja, vođenja evidencije i uništavanja pečata institucija Bosne i
Hercegovine („Službeni glasnik BiH“, broj 22/98 – u daljem tekstu za ovo uputstvo koristiće se
sljedeća skraćenica: Uputstvo o pečatu institucija BiH).
Zakonom su regulisana samo najosnovnija pitanja koja se odnose na pečat, a to su: namjena
pečata, oblik, veličina i sadržaj pečata, slučajevi u kojima se ne može koristiti pečat i određene
institucije BiH koje imaju pravo na pečat. Sva druga pitanja u vezi s pečatom institucija BiH regulisana
su pomenutim uputstvom o pečatu institucija BiH. Navedena pitanja regulisana su na sljedeći način, i
to:
1. Namjena pečata
Namjena pečata utvrđena je u članu 2. Zakona. Prema toj odredbi, pečat je pomoćno sredstvo
namijenjeno za potvrđivanje autentičnosti službenih dokumenata institucija BiH. Autentičnost znači da
dokument pripada onoj instituciji BiH čijim je pečatom potvrđen dokument. Zbog takve namjene pečat
ima veliki značaj za pravnu valjanost službenih dokumenata, jer službeni dokument koji nije ovjeren
pečatom, nema snagu službenog dokumenta i ne može se koristiti za namjenu za koju je izdat. Prema
tome, svaki službeni dokument institucija BiH mora biti ovjeren pečatom institucija BiH. Ovjera
službenog dokumenta vrši se onda kada prethodno dokument bude potpisan od strane ovlaštenog
službenog lica, jer se dokument koji nije potpisan ne smije ovjeravati pečatom.
2. Oblik, veličina i sadržaj pečata
Ova pitanja regulisana su u članu 3. Zakona. Predviđeno je da je pečat okruglog oblika, a

različite veličine. Naime, predviđeno je da svaka institucija BiH treba imati dva pečata, i to: jedan
prečnika 50 mm, a drugi prečnika 30 mm. Pored ta dva pečata, predviđena je mogućnost dobijanja i
trećeg pečata prečnika 20 mm. Ovaj pečat je namijenjen za potvrđivanje finansijskih i drugih
dokumenata, gdje upotreba većeg pečata, po pravilu, zbog malog prostora nije prikladna.
U odnosu na sadržaj pečata, predviđena su tri elementa, i to: naziv Bosna i Hercegovine, naziv
institucije BiH čiji je pečat, i u sredini grb Bosne i Hercegovine. Tekstualni dio pečata piše se u obliku
koncentričnih krugova koji neposredno okružuju grb Bosne i Hercegovine i mora biti napisan
latiničnim pismom ijekavskog izgovora i čiriličnim pismom ekavskog izgovora.
Međutim, kod pečata diplomatsko – konzularnih predstavništava Bosne i Hercegovine postoji
jedna dopuna koja se odnosi na to što se, pored gore navedenog teksta, tekstualni dio pečata ispisuje i
na jeziku i pismu zemlje prijema. Ova dopuna za pečat diplomatsko – konzularnih predstavništava
utvrđena je u članu 3. Uputstva o pečatu institucija BiH.
Prema tome, može se konstatovati da je pitanje oblka, veličine i sadržaja pečata institucija BiH
u cjelini i potpuno regulisano i u tom pogledu nisu predviđene nikakve mogućnosti da se nešto mijenja.
3. Slučajevi u kojima se ne može koristiti pečat
Pečat je sredstvo čija je namjena precizno određena u članu 2. Zakona. U cilju stvaranja uslova
da se pečat koristi samo za predviđene namjene, predviđene su određene situacije u kojima se pečat ne
može koristiti. Te situacije su utvrđene u članu 4. Zakona.
Tom odredbom predviđeno je sljedeće:
- da se pečat ne može koristiti kao zaštitni ili uslužni žig, zatim uzorak ili model, a niti kao bilo
koji drugi znak za obilježavanje roba ili usluga.
Prema tome, svaki rukovodilac institucije BiH dužan je voditi računa da se pečat institucije BiH
kojom rukovodi ne upotrebljava za gore navedene namjene. On je dužan obezbijediti da se pečat koristi
samo i isključivo za propisane namjene, a to je potvrđivanje službenih dokumenata iz nadležnosti
institucije BiH.
4. Uništavanje pečata (zamjene pečata)
Pitanje kada se pečat ne može upotrebljavati, regulisano je u članu 5. Zakona.

Naime, upotrebom i na drugi način može doći do raznih oštećenja pečata. Ta oštećenja, po
pravilu, mogu se odnositi na to da je oštećen sadržaj pečata (oštećen tekst ili grb pečata), ili je oštećen
oblik pečata (ivice pečata oštećene) ili je oštećen držač pečata, pa se zbog toga ne može pravilno
upotrebljavati ili se pečat pocijepao i slična oštećenja.
Ako nastane neka od ovih situacija (bilo koja), predviđeno je da se u tom slučaju pečata ne
može upotrebljavati. To je izričito utvrđeno u članu 5. Zakona. U ovim situacijama mora se izvršiti
zamjena pečata. Postupak zamjene pečata regulisan je u odredbi člana 9. Uputstva o pečatu institucija
BiH. Taj postupak je sljedeći:
- prvo je potrebo oštećeni pečat dostaviti Ministarstvu civilnih poslova i komunikacija na
uništavanje, jer je jedino do ministarstvo ovlašteno za vršenje tog posla.
- drugo, kada se izvrši uništavanje oštećenog ili neupotrebljivog pečata, onda se istom
ministarstvu podnosi zahtjev za izdavanje odobrenja za izradu novog pečata.
- treće, kada se dobije rješenje kojim je odobrena izrada novog pečata, onda se to rješenje sa
zahtjevom za izradu novog pečata dostavlja nadležnoj pečatoreznici da se izradi novi pečat. Kada se
izradi novi pečat, time je završen postupak zamjene oštećenog pečata novim pečatom.
5. Ovlaštenja Ministarstva civilnih poslova

i komunikacija u odnosu na pečate institucija BiH
U odnosu na pečate institucija BiH, centralno mjesto i ovlaštenja ima Ministarstvo civilnih
poslova i komunikacija. Njegova ovlaštenja utvrđena su u odredbama člana 6. Zakona i odredbama čl.
2., 5., 8. i 9. Uputstva o pečatu institucija BiH. Prema tim odredbama, to ministarstvo nadležno je za
sljedeća pitanja:
- donosi podzakonski propis za pečat institucija BiH,
- daje ovlaštenje pečatoreznici za izradu pečata institucija BiH i vrši nadzor nad njenim radom,
- donosi rješenje kojim odobrava izradu pečata institucija BiH.,
- vodi centralnu evidenciju o svim pitanjima koja se odnose na pečat institucija BiH i
- vrši uništavanje dotrajalih i neupotrebljivih pečata institucija BiH.
6. Institucije BiH koje

imaju pravo na pečat
U odredbi člana 7. Zakona navedene su poimenično sve institucije BiH koje imaju pravo na
pečat institucija BiH. Ova odredba je veoma značajna, jer pečat institucija BiH mogu dobiti samo
institucije navedene u toj zakonskoj odredbi. Međutim, treba imati u vidu da se pravo na pečat, pored
navedene zakonske odredbe, može odrediti i posebnim zakonom BiH ili drugim propisom kojima se
osniva neka institucija BiH. Moglo bi se konstatovati da pravo na pečat institucija BiH mogu imati sve
vrste institucija BiH koje su nadležne za vršenje onih poslova koji u sebi sadrže elemente vlasti.
Koja institucija BiH ima pravo na pečat institucija BiH, neposredno odlučuje Ministarstavo
civilnih poslova i komunikacija. O tom pravu se rješava prilikom odlučivanja o zahtjevu za davanja
odobrenja za izradu pečata institucija BiH.
7. Postupak izrade pečata institucija BiH
Izrada pečata institucija BiH vrši se kroz dvije faze, i to: faza izdavanja odobrenja za izradu
pečata i faza same izrade pečata od strane ovlaštene pečatoreznice.
a) Faza izdavanja odobrenja za izradu pečaa institucija BiH

Svaka institucija BiH koja smatra da ima pravo na pečat institucija BiH podnosi pismeni zahtjev
Ministarstvu civilnih poslova i komunikacija, jer je jedino to ministarstvo nadležno da odlučuje o tom
pitanju, što je izričito predviđeno u članu 2. Uputstva o pečatu institucija BiH. U zahtjevu se trebaju
navesti sljedeći podaci: puni naziv institucije BiH, koji se pečat traži (prečnika 50 mm, ili 30 mm, ili 20
mm) i koliko se pečata traži. Ako se traži više od jednog pečata, u tom slučaju taj zahtjev mora biti
posebno obrazložen, jer se moraju navesti konkretni razlozi ako se traži više pečata.
Podneseni zahtjev rješava se tako što se donosi rješenje. Tim rješenjem zahtjev može biti
uvažen ili odbijen, zavisno od toga da li podnosilac zahtjeva ima pravo na pečat ili nema. Znači, ovdje
se mora obavezno utvrditi ta činjenica, jer se odobrenje ne može izdati ako podnosilac zahtjeva ne
spada u institucije BiH koje imaju pravo na pečat. Ta činjenica se utvrđuje na način objašnjen u
prethodnoj tački (tačka 6.). Ako se utvrdi da podnosilac zahtjeva ima pravo na pečat institucija BiH, u
tom slučaju u rješenju se trebaju upisati sljedeći podaci: puni naziv institucije BiH kojoj se odobrava
izrada pečata, koji se pečat odobrava (veliki 50 mm, i srednji 30 mm, ili mali 20 mm), tekst koji treba
da sadrži pečat i grb BiH i za koliko se pečata daje odobrenje (jedan ili dva, ili tri pečata). Kada se radi
o tekstu pečata, u rješenju se navodi tekst koji je utvrđen u stavu 1. člana 3. Zakona. Navedene
elemente treba obavezno upisati u rješenje, jer oni služe pečatoreznici da izradi pečat prema podacima
iz rješenja.
b) Faza izrade pečata institucija BiH od strane pečatoreznice

Kada institucija BiH dobije rješenje kojim je odobrena izrada pečata, onda ta institucija podnosi
pismeni zahtjev ovlaštenoj pečatoreznici za izradu pečata. Uz zahtjev se mora obavezno priložiti
rješenje kojim je odobrena izrada pečata.
Prema članu 4. Uputstva o pečatu institucija BiH, ovlaštenu pečatoreznicu određuje
Ministarstvo civilnih poslova i komunikacija. Značaj tog ovlaštenja je u tome što pečat institucija BiH
može izrađivati samo pečatoreznica koju je ovlastilo navedeno ministarstvo. To ovlaštenje može dobiti
jedna ili više pečatoreznica. Prema tome, svaka institucija BiH može tražiti izradu pečata samo od
ovlaštene pečatoreznice.
Kada pečatoreznica primi zahtjev s rješenjem za izradu pečata, dužna je izraditi traženi pečat.
Pri izradi pečata pečatoreznica je dužna dosljedno postupiti na način utvrđen u rješenju kojim je
odobrena izrada pečata i u tom pogledu ne smije ništa mijenjati. Ova obaveza pečatoreznice utvrđena je
na izričit način u odredbi člana 5. Uputstva o pečatu institucija BiH.
Nakon što pečat bude izrađen, on se na propisan način treba da preda ovlaštenom licu institucije
BiH koja je tražila izradu pečata. Znači, važno je da pečatoreznia vodi računa o tome da pečat preda
samo ovlaštenom licu. Poslije predaje pečata ovlaštenom licu, pečatoreznica ima još jednu obavezu, a
ona se sastoji u tome što je dužna odmah uništiti sve matrice i probne primjerke izrađenog pečata. Ta
obaveza pečatoreznice utvrđena je u članu 6. Uputstva o pečatu institucija BiH. Uništavanje tih matrica
i probnih primjeraka važno je radi toga da bi se spriječile eventualne zloupotrebe tog materijala u izradi
novih primjeraka pečata za neovlaštena lica. O tom pitanju pečatoreznica mora strogo da vodi računa,
jer je odgovorna za taj posao. Izvršenjem te radnje završen je ukupan postupak na izradi pečata
institucija BiH koja je tražila izradu pečata.
8. Čuvanje pečata institucija BiH
Odredbom člana 7. Uputstva o pečatu institucija BiH, predviđeno je da se o čuvanju pečata

stara funkcioner koji rukovodi institucijom BiH. Ta obaveza ima veliki značaj, jer ona ima za cilj da
spriječi mogućnost da pečat dođe u posjed neovlaštenih lica i da tako bude zloupotrebljen. Taj cilj se
postiže time što pečat treba da se čuva na takvom mjestu da ne može biti dostupan neovlaštenim licima.
Način čuvanja pečata određuje funkcioner koji rukovodi institucijom BiH. Pravilo je da se pečat čuva
zaključan u čeličnoj ili željeznoj kasi, ili nekom drugom sigurnom mjestu i da se uzima samo onda
kada se vrši ovjera službenih dokumenata. Čim se završi ta radnja, pečat treba odmah da se vrati na
mjesto gdje se čuva i da se zaključa. Bliži postupak upotrebe i čuvanja pečat reguliše se propisima o
kancelarijskom poslovanju, jer se pečat koristi u okviru tog poslovanja, pa je u odnosu na to pitanje
potrebno postupiti na način kako je regulisano tim propisima.
9. Postupak s nestalim pečatom
U okviru evidencije o pečatima koja je predviđena u odredbi stava 2. člana 8. Uputstva o pečatu
institucija BiH, predviđeno je da se evidencija vodi i o nestalim pečatima. U odnosu na tu evidenciju,
po logici stvari, potrebno je u takvim slučajevima provesti odgovarajući postupak. Taj postupak mogao
bi se sastojati u sljedećem, i to:
- prvo, ako se utvrdi da je pečat nestao (izgubljen ili ukraden), u tom slučaju neophodno je da
funkcioner koji rukovodi institucijom BiH čiji je pečat nestao, odmah po saznanju da je pečat nestao
poduzme sve mjere da se pečat pronađe.
- drugo, ukoliko se nestali pečat ne pronađe, u tom slučaju je potrebno obavezno nestali pečat
oglasiti nevažećim u „Službenom glasniku BiH“. Ta obaveza utvrđena je u članu 9. stav 2. Uputstva o
pečatu institucija BiH. Oglašavanje je veoma važno, jer od dana oglašavanja nestali pečat prestaje
važiti i time se sprečava njegova zloupotreba od strane neovlaštenih lica.
- treće, nakon oglašavanja nestalog pečata u „Službenom glasniku BiH“, o nestalom pečatu
treba obavijestiti Ministarstvo civilnih poslova i komunikacija, radi upisa podatka u evidenciju o
nestalim pečatima koju vodi to ministarstvo. Upisom tog podatka u tu evidenciju završava se postupak
u vezi s nestalim pačatom.
Nakon što se završi posao iz prethodnih alineja, institucija BiH čiji je pečat nestao podnosi
pismeni zahtjev Ministarstvu civilnih poslova i komunikacija, za izdavanje novog pečata. Po tom
zahtjevu, postupa se na isti način i po proceduri koja važi za redovan način izdavanja izrade pečata
institucija BiH, koji je objašnjen u okviru gore navedene tačke 7.
Međutim, ukoliko se naknadno pronađe nestali pečat, u tom slučaju on mora biti uništen, jer je
oglašen nevažećim i ne može se više koristiti. Uništavanje takvog pečata, za zahtjev institucije BiH čiji
je pečat, vrši Ministarstvo civilnih poslova i komunikacija na način objašnjen u okviru tačke 4. gore
navedenoj.
10. Evidencije o pečatima institucija BiH
Prema članu 8. Uputstva o pečatu institucija BiH, o pečatima svih institucija BiH vodi se
centralna evidencija. Tu evidenciju vodi Ministarstvo civilnih poslova i komunikacija. Evidencija,
između ostalog, sadrži sljedeće podatke:
- broj i datum rješenja kojim je odobrena izrada pečata institucija BiH,
- otisak izrađenog pečata,
- razlog prestanka upotrebe pečata,
- zapisnik o uništenju pečata,
- dokaz o oglašavanju pečata nestalim u „Službenom glasniku BiH“ i
- datum prestanka upotrebe pečata.
Ova evidencija je veoma važna, jer ona treba da onemogući moguće zloupotrebe pečata od
strane neovlaštenog lica. Pored toga, evidencija pokazuje stanje pečata u svim institucijama BiH koje
imaju pečat institucije BiH. Istovremeno, postojanje ove evidencije upozorava funkcionere svih
institucija BiH na njihove obaveze u vezi s pečatom BiH, jer o svim promjenama koje se dese u odnosu
na pečat, ti funkcioneri su dužni odmah pismeno izvjestiti Ministarstvo civilnih poslova i
komunikacija. Time se stvaraju uslovi da evidencija bude ažurna, jer samo takva evidencija može
ostvariti ulogu koja joj je namijenjena.

Priručnik Iz Kancelarijskog Poslovanja

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Priručnik Iz Kancelarijskog Poslovanja

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Milenko Lepušina

ZA ORGANE VLASTI I PRAVNA LICA

Tradicija stvranja i čuvanja arhivskih dokumenata, koji u konačnici predstavljaju

Bosna i Hercegovina je nakon Dejtonskog mirovnog sporazuma, uređena na

Tradicionalno upravljanje dokumentima vrši se dvostepeno. U prvoj fazi „života“

Kancelarijsko poslovanje kao sistem propisa kojim se uređuje postupanje sa aktima i

Arhivsko poslovanje regulirano je Zakonom o arhivskoj građi i drugim podzakonskim

Priručnik iz kancelarijskog i arhivskog poslovanja za organe vlasti i pravna lica u

Priručnik je sistematiziran u tri poglavlja i to: Propisi Federacije Bosne i Hercegovine, u

Svako od tri poglavlja je koncipirano tako da su prvo date uredbe o kancelarijskom

Pored propisa o kancelarijskom poslovanju na razini Federacije Bosnei i Hercegovine i

Bitna karakteristika ovog Priručnika je da se prvi put na jednom mjestu, sa stručnim

Knjiga je namjenjena za najširu upotrebu, a zbog sveobuhvatnosti akturalnih propisa iz

(b) STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA PROPISE O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU U

I – OSNOVNA PITANJA VAŽNA ZA KANCELARIJSKO POSLOVANJE

1. Pojam kancelarijskog poslovanja.................................................................................................76

II – OSNOVNI POJMOVI U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU

1. Određivanje mjesta vršenja kancelarijskog

IV – OSNOVNE RADNJE U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU I NAČIN NJIHOVOG

b) STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA UREDBU O ORGANIZOVANJU

b) STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA UREDBU O ORGANIZOVANJU

1. Zakon o arhivskoj djelatnosti (Unsko-sanski kanton).......................................................................224

D) PRIMOPREDAJA SLUŽBENIH AKATA IZMEĐU UKINUTIH I

b) Stručna objašnjenja za odluku o primopredaji službenih akata

E) PEČATI ORGANA VLASTI

F) OVJERAVANJE POTPISA, RUKOPISA I PREPISA

b) Stručna objašnjenja za propise o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa

II - PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU U REPUBLICI

1. Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave............................................................359

III – PROPISI KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU INSTITUCIJA

1. Kancelarijsko poslovanje institucija BiH

b) Stručna objašnjenja za odluku o kancelarijskom poslovanju

2. Arhivsko poslovanje institucija BiH

b) Stručna objašnjenja uz Zakon o arhivskoj građi i

3. Pečati institucija BiH

I – PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU

Ovom uredbom uređuje se kancelarijsko poslovanje u federalnim organima uprave i federalnim

Kancelarijsko poslovanje obuhvaća: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte,

U okviru kancelarijskog poslovanja, pojedini termini imaju sljedeća značenja:

II – KNJIGE EVIDENCIJA U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU

Pomoćne knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju uređuju se propisom federalnog

U upisnik prvostepenih, odnosno drugostepenih predmeta upravnog postupka upisuju se svi

III – ORGANIZACIJA VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Kancelarijsko poslovanje iz nadležnosti organa uprave i službe za upravu vrši se u pisarnici,

IV – ARHIVIRANJE PREDMETA I AKATA

Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i drugog registraturskog materijala u arhivu

V – SLUŽBENA OSOBA OVLAŠTENA ZA VRŠENJE KANCELARIJSKOG

VI – NADZOR NAD VRŠENJEM KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Rukovodioci organa uprave, odnosno službi za upravu obavezni su po isteku kalendarske

Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na kancelarijsko poslovanje zakonodavnih, odnosno

1. Ovim uputstvom, u skladu s Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi

II – KLASIFIKACIONE OZNAKE PREDMETA I AKATA

2. Vođenje evidenije svih predmeta i akata u kancelarijskom poslovanju iz nadležnosti organa

02 – Zakoni, drugi propisi i opći akti

04 – Unutarnji / unutrašnji poslov

05 – Javna uprava i javne službe

06 – Organizacija i rad sudova

07 – Organizacija i rad tužilaštva

08 – Organizacija i rad pravobranilaštva

10 – Organizacija i rad ombudsmena

12 – Izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija

13 – Građanska stanja i evidencije

15 – Porezi, doprinosi, takse i lutrije