|SSOHEO [Ue Superior de Adminisiracion Piiblica NUEVO PAIS 150.180.20.182 Bogoté D.C., 19 de octubre de 2016 Doctor CLAUDIA MARCELA FRANCO DOMINGUEZ Directora Nacional (e) Escuela Superior de Administracién Publica - ESAP Asunto: Informe Final de Auditoria de Evaluacién y Seguimiento Grupo de Gestion Talento Humano. Respetada doctora: La Oficina de Control interno dando cumplimiento integral a las funciones ‘encomendadas por la Ley 87 de 1993 y las normas que la desarrollan, remite para su conocimiento y analisis el “Informe de Auditoria de Evaluacion y Seguimiento al Grupo de Gestion de Talento Humano, correspondiente a Segundo Semestre 2016 al Primer ‘Semestre 2016. Es de aclarar que dicho informe fue dado a conocer previamente, el 20 de septiembre de 2016, a la Coordinadora del Grupo de Gestién de Talento Humano para las observaciones pertinentes, las cuales allegd a este despacho mediante correo Outlook del 4 de octubre de 2016 (180.1. 780 - 632) y que fueron tenidas en cuenta para concluir este informe. Producto de esta Auditoria el Grupo de Gestién de Talento Humano debera diligenciar y allegar en el término de cinco (6) dias el formato RE-E-GE-19 Plan de Mejoramiento Auditoria Control IR donde se deben plasmar las acciones de mejora y actividades a realiza fin de subsanar los hallazgos en pro de la mejora de los procesos. Cordialmente,eee ison 01 Foam zooras'a det Cédigo: RE-E-GE: 20 OFICINA DE CONTROL INTERNO PROCESO A AUDITAR : GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO RESPONSABLE PROCESO: COORDINADORA GRUPO DE GESTION TALENTO HUMANO. OBJETO: Evaliar la conformidad en el Proceso de Gestién de Talento Humano, con fos requisites establecidos en el Modelo Esténdar de Control interno ~ MECI, los planes, los programas y procedimientos aplicables y establecer su grado de avance y mejora, asi como «el cumplimiento de fa normativiad vigerte ALCANCE: Inicia desde la convocatoria, seleccién, vinculacién y permanencia, hasta el retro del personal al servicio de la ESAP, como tembién la veriicasién del cumplimiento de los provedimientos del proceso, PERIODO A AUDITAR: 2015-Segundo Semestre a 2016- Primer Semestre LUGAR Y FECHA DE REALIZAGION AUDITORIA: Bogota, Sede Central 14 de junio a 25 julio de 2018, Auditor(es): Auditados: Nombre Cargo Nombre Cargo ‘Ana Cristina Contreras Profesional OC| | Adriana Patricia Gbmez Moreno Coordinadora Grupo de ‘Adriana Patito Figueroa Contraista OCI Gestidn Talento Humano ‘Ana Nata Aguire Contratisia OCI Nubia Pimiento de Gomez Contraisia OCI Carlo Mahecha Coniraista OCI Teresa Forero Quintero Contratista OCI a Fe ee NORMAS GENERALES, Constitucion Politica de Colombia, Ley 87 de 1993 y sus Deoretos Reglamentarios, Dacreto 1826 do 1994, Ley 489 de 1908, Decreto 2145 de 1999, Decreto 2639 de 2000, Decreto 1537 de 2001, Ley 872 de 2003, NTCGP 1000:2009, Decreta 219 de 2004, MECI 1000:20%4. NORMAS ESPECIFICAS. Ley 909 del 2004, Decreto 4500 de 2004, Desreto 770 de 2005, Circular 004 de 2008 y 12 de 2004 el DAFP, Resolucion 0974 del 2016, La Ley 1474 de 2011, Decreto 1785 de 2014, Resolucion 461 de 2008, Resolucidn 1010 de 2014, la Res. 089 de 2015, Decreto 2842 de 2010, Acuerdo 137 de 2010, Decreto 1567 de 1998, Decreto 1227 de 2005, Decreto 1887 do 1968, Decroto 1227 do 2005, Decroto 1083 do 2015, Loy 1205 do 1904, Loy 1562 de 2012, Decreto 1443 do 2014, | Decreio Unico Reglamertario del sector del taba} de 2016, Acuerdo 137 de 2010, Decreto 2400.de |1968, Deoreto 2400 de 1968, Decreto 1950 de 1973, Decreto 1042 de 1978, Decreto 853 de 2018, Decreto 1070 de 2013,Resolucién 481 de 2009, Resolucién 1010 de 2014, Res, 089 de 2015, Decreto 1083 de 2015 (DAFP), Decroto 231 de 2016 (OAFP), »METODOLOGIA® Vertficacion del cumplimiento de 10s siguientes procedimientos de acuerdo a la nomatividad vigente: Planes y Plantas de Empleo. Vinculacién del Personal Administativo y Docente, Formar y Deserrolar Competencias, Desarrolar Programa de Salud Ccupacional, Eveluacion del Desempario, Nomina, Aplicatvo Humano, Vistcas. Asi mismo ol anaiisis de documentos a travis de pruebas selectivas y entrevistas con servdores pubico, lo anterior teniendo en cuenta el Estatuto de Auditoria adoptado para la Oficina de Conta! ntemo de ia ESAP SSE A TEMAS BRE iw 3 La Gestion del Talento Humano, esté orientada al desarrollo de los servidores publicas, proceso que inicia con la planeacién det Rocurso Humane para la provisién de los ompleos, o| desarrollo de competoncias, la aplicacién do estimulos onfocada a la consecucién de resultados. Asi misma Incluye, entre otres el Plan institucional de Capacitacion, el Plan de Bienastar e Incentvas y el an Anual de Vacantes, Basatos en le Ley 909 del 2004, ‘por la cual se expitien noimas que requlan el empleo publica, la cerrare administratva, gorencie publica y se dictan otras disposiciones", asi coma también teniendo en cuenta los Decretos Reglamentaros, la Oficina de Contio| interno realizo la Audioria con el fin de evaluat y verificar el cumplimiento de los Prosedimientos establecidos en el Proceso de Gestion del Talento Humano, curnpligndo con la normativdad vigente, De acuerdo a lo anterior se emt el siguiente informe: 1. MANUAL DE FUNCIONES Con Resolucion 0974 del 2 de mayo de 2016, la Enidad realizé une modticacisn al Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales de la Planta Global de Personal Administrativo de a Escuela Superior de Adminisacion Piblica -ESAP, quediando el Ariculo Segunco asi: “Gon el fin de dar cumolmiento a ia Ley 1474 de 2011, la fecultad nominadora de los Jefes de Oticina de Cont! inlemo en las entidades de fa Rama Ejecutva del Orden Nacional es de competencia del sefior Presidente de la Republica, por lo cual las funciones serén entre otras las siguientes... ", Modificando las funciones que se encontraban estabiecidas en el Manual, adecuardo ocho nuevas que no son las esenciales de la Oficina, ri las establecdas de acuordo a la normatividad La Ley 1474 ce 2011, en su Articul 6°, cambia & funcionario responsable de designer al jefe de la Unidad de la ofcina de contro| intomo o quisn haga sus veces, mocifcando el aticulo 11 de la ley 87 do 1$93, asi como también modifica la formacion profesional experiencia, mas no las funciones de asesor, coordinadbor, auctor intemo o similar, para nuestro caso Jefe de la Oficina de Contro| Invern (L.87/1993, Art.12) En la descriotién de las funciones esenciales de a mencionada resolucién se describen apertes de textos o contenidos de la "Cartiles de Administracién Pubkca’, Cartila No, 6 ROL DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO, AUDITORIA INTERNA O QUIEN HAGA SUS VECES’, a sater: ‘= Funciones 1 y2, pagina 15, Defincién de la Oftcina de Control interno segiin la Ley 87 de 1989, ‘= Funcin 3, pagina 28, Numeral 2.1.1. La Auditoria interna en la Adminisracion del Riesgo” Propésio de la Ofcine de Control Intomo respecio de la administracién dal nosgo.” Funciones 4 5. pagina 20-21, “1.2. Organizacion y funciones de fe Oficina de Control Interna,” Funciones 6 7, penn 22, 12.3, Fancons co fas Ofchar de Conte nto. En la pate pethents @ Patoma statégica’Deniro del Manual de Procedimientos y Funciones de la ESAP (Resolucién No, 0220 del 10 de Marzo de 2015), y en la parte correspondiente (V) a les Conocimientos bésicas 0 eserciales para alguncs de los cargos del Profesional Especiaizado Nivel Ceniral (parte 3, SAF — Tesoveria y Recaudo) , Técnicos Adminstratvo (parte 5), Técnico Operativo (parte 6), Técrico Asistente ‘Aderinistratvo (perte 7), Manual Terrtorial, establecen el tener conacimiento en aplcativos especificos que usa o usb la ESAP, como son el de “Sstema de Némina (Humano)’ el “Sistema de SEVEN" o “Sistemas de Informacion SEVEN’ o "Manejo de Software Financiero (SEVEN)’. Igual se observa respecto a otros aplcativos 0 programas como el Sistema de Informacion para la Vigilancia de le Contratacién Estetel(SICE), Programa DOS -Cémara de Comercio, Tenienco presents fo establecido en el Art 30, Decteto 1785 de 2014, en lo que respecta al Contenido minimo del Manual Especifica de Funciones y de Competencias Laborales y de acuerdo @ lo pubicado en la Intranet por el Grupo de Gestion del Talento Humano, se observa: En algunos casos no se reaiizé la “|. Identficacién y Ubicacibn dol empleo’, no pudiéndose determinar “Nivel, Denominacién, Codigo y Grado, Dependencia, y Cargo del Jefe inmediato’ vertigracia: > 4, Manual Especiiico de Camera Unico Parte 1 Nivel Directive (Hoja 9, identficado con fitulo: SUBDIRECCION ‘ACADEMICA. Hoja 12, con Titulo: SUBDIRECCION DE ALTO GOBIERNO. Hoja 18, con titulo: SUBDIRECCION DE PROYECCION INSTITUCIONAL Se Presume que corresponde a las Decanaturas, por cuanto no se obsena “L ‘dentiicacion y Ubicacion de! empleo” Hoja 26, ‘dentiicado con titulo: DEPARTAMENTO DE ASESORIA Y CONSULTORIA. Hoje 29-30, identficado con title: FACULTAD DE PREGRADO, . Hoja 31-32, identiicado con titulo: | FACULTAD DE INVESTIGACIONES. 4, Jefe de Departamento de Universidad, No define, “|. entificaciin y Ubicacién del empleo" ‘.Denartamenio de Capacitacion 0095, No define, "I identficacion y Ubicacion del empleo” 8. Subdlieccién Academica Facyttad de Posarados Profesional Espesializaco Sin numeracion. En pégina 1 (uno) se ‘observa SUBDIRECCION ACADEM(CA - FACULTAD DE POSTGRADOS, Nivel: Profesional, Denominacibn: Profesional Espocializado, Cédigo y grado: 2010 — 19, esta nomenclatura y clasifcacién comesponde a la usada antes de la implementacién dal Decteio 2489 de 2006. Oficina de Control Intemo Profesional Especialzado Sin numeracion. No se incluye Unicamente el Codigo y Grado de Profesional Asignado a la Oficina de Control interno, incluye otras profesionales de otras uridades o éreas, 10, Oficina de Sistemas ¢ Informatica Profesional Espacializedo Sin rumeracion 32. Subdireceiin Académica Mejoramientb y Desarrollo Docente Profesional Sin numeracién, No define, "|. Identiicacion y Ubieacion del empleo” 13, Manual Especifico de Carrera Unico Parte § Nivel Central Técnico Administrativo Sin numeracién. 414, Manual Especifio de Carrera Urico Parte 6 Nivel Central Técnico Operativo Sin numeracién. 415, Manual Especifco de Cartora Unico Parte 7 Nivel Contral Asistente Administratvo Sin numeracion, 16 Manual Especifco de Cantera Unico Parte & Nivel Asistencial Sin numeracicn, 7. Servicios Generales Sin numeracion 48, Manual Especifico de Carrere Unico Nive! Territorial y el Final Sin numeracion, OBSERVACION vv v vv viv La Resolucién 0974 del 2 de mayo de 2016 en su atticulo segundo madifco el proposito principal y las funciones esenciaies del ele de la Oficina de Control Inter, y la modificacion debia versar sobre el responsable de la designacién de! funcicnario y sobre los estudios y experiencia requeria. RECOMENDACION Se sugiere realizar la validacion y/o modificacién de ser necasari, con respecto a los conocimientos basicos 0 esenciales para algunos de los cargos corespendientes a los de Profesional Especializado Nivel Central, por cuanto son muy especificos al ‘uso’ de.un “software determinad”HALLAZGO No. 01 Segiin la Resolucion 0974 del 2 de mayo de 2016, a entidad modifica las funciones del Jefe de la Oficina ce Control Interno de fa entidad, las cuales correspordian a lo establecido en ia Ley 87 de 1996 (art 12), como iguraba en la Resolucicn 0220 del 10 de marzo de marzo de 2015. Con ello se esta inringiendo lo estabecido en la Ley 87 de 1993 y en el Decreto 19 de 2012, Art 230 que indica ‘Funciones do las Ofcinas de Control Inte. Las funcicnes, competencias 0 responsabiidades do las Oficinas dé Control Intamo y de as Jefes de Contr In'ero o quienes hagan sus vaces son las defnidas en la Ley 87 de 1993, 0 las eyes que las susttuyan 0 modifquen. Los Jeles de Control Intemo solo estarén ottigados a presentar fos informes y realizar los seguimiontos previstos en la Ley, nomas con fuerze de Ley y las que le asigne ol Presidents de la Republica para los Jofes de Control Intamo de ia Rama Ejecutiva del Ordon Nacional, y los solistados por los organismios de centrol, la Contaduria Gonoral de Ja Nacibn y el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Contre Interno.” Iguaimente, no fue terido en cuenta lo manifestado en el Paragrafo 2, del Ar. 7, Decreto 1785 de 2014, (Subrayado nuestio) RESPUESTA DEL GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 01 Al respecto se verlicd @ manual de {uncioves para el Jefe de la Oficina de Control Intemo y las funciones all plasneades fuercn establecides de acuerdo con lo seflalado en la Ccuar No, 100-02 det DAFP 5 de ayosto de 2011 Sin embargo, en alencién a su observacion se procedera a mica el manual de funciones para el Jefe de la Ofiina de Controt interno en el sentido de plasar pera ese empleo las tunclanes seralacas en el aticuo 17 dela Ley 7 de 1893 Por oiro lado, frente a la recorrendacin sefialada de realizar valdacién y verifcaciGn del manual de funciones de algunos cargos correspondienies 2 profesionaes especaiizades del nivel cenirsl, me permite informar que dicha labor se realizara con el acompaffamenta de la Comsion Nacional det Servicio Civi en aras de adelantar las acciones necesarias para canwocar el concurso de rérits para proveer las vazantes existentes en le enxidad, CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 01 Se ratifica el hallazgo, Teriendo en cuenta la respuesta dada por el Grupo de Gestién de Talento Humano, en la cual indica que ‘3S ‘unciones piasmadas fueron establecidas de acuerdo a lo senalada en la Circular No. 100-02 del 5 de agosto de 2011 emia por el DAFP 5 de agosto de 2011, se aclara que la circular menciona las requstos que se deben cumplr para el desemperio del cargo asi: “Pare desemmeriar ol corgo de asesor, coordinador 0 de auditor, 6 pertr de la entrada en vigencia de la ctada ley, s¢ debera cumptir con les siguiertes re més no las funciones, Por lo anterior s2 esta incunipliendo lo esteblecido en e! anicula 11 de la Ley 87 de 1988 y en el Decteto 19 de 2012. Art. 230 que indica “Funciones de Jas Offcras de Coniyol Interne. Las funciones, competencias 0 responsabildades de las Ofecinas Intomo y ds les Jaios do Control Intomo 0 quiones hagan sus vecos san las definidas on ta Ley 87 de 1993, o Jas ley sustiuyan 0 modiiquen. 2. PLANES Y PLANTAS DE EMPLEO Plan de vacantes La Ley 908 de 2004, establece en su Lteral b) articulo 15. indica ‘Elaborar el plan anual do vacantes y remitifo al Departamenio ‘Aaministratvo de ta Funcian Publica, informacién que sera uliizada para la planeecon del recurso humano y fa formulacion de politicas”.Con el Plan Anuel de Vacantes, la entidad busca tener la informacion actualizada de los cargos vacantes de la Entidad, a fin de programar Ia provisién do los empleos con vacancia definitive o temporal, por consiguiente se verifico que la Escuela Superior de Administracion Pblica, cuenta con el Plan Anual de Vacentes dando cumplimiento 2 lo establecido en la Ley, sin embargo no se evidencic e! soporte de remision del Pian al Departamento Administativo de la Funcion Publica - DAFP. OBSERVACION El Pian Anval de Vacantes no fue remitido al Departamento Adminstrativo de la Funcién Piblica DAFP, incumpliendo lo establecido - en articulo 15 de la Ley 909 de 2008, procedimiento neceserio por ser el DAFP as la entidad encargada de consolidar los Planes de Vacartes de toda la Adrinistracion Publica para Ser remitida a la Comision Nacional del Servcio Civil 3. PLANES Y PLANTA DE EMPLEO. En cumplimiento la Ley 909 de 2004 y de acuerdo al procedimiento PR-A-TH-01, planes y plantas de empleos, cuyo objeto es determiner necesdades de personal, a forma y su cubrimianto; y de acuerdo con la informacién allagada por la Oficina de Talento Humano y la informacion publicada en Intranet, Se evidencio lo siguiente Se tiene 336 funcionarios de planta a junio de 2016, + Se verifco el cumpimiento del procedimiento PR-A-TH-O1, en una muestra signifcatva el cual arroo lo siguiente: + Que a través de! Grupo de Gestion del Talento Humano se veriico el plan de vanantes de la Escuela Superior ce Administracion Publica, evidenciando los cargos que podrian ser objeto de encargo por vecancia definiva, asi como las vacantes de carécler temporal generadas por diversas sitvaciones administrativas, la ESAP esta levanco @ cabo el cumplimiento del plan, llevando acabo los encargos quo don a luger 4, VINCULACION DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Se reviso el proceso PT-A-TH-02 cuyo objeto es vincular al personal administratvo y docente de la ESAP, de acuerdo con el plan de necesidades; y su alcance comprende desde la convocatora, la seteccién del personal hasta su vinculacion. Se analizd y de ‘acuerdo con veiffcacion efectuada se destacan los siguientes espectos: 4.4 REVISION DE HOJAS DE VIDA El equipo aucitor a fin de constatar el cumplimianto de la ley para la vinculacién ce los funcionarios, se revsa una muestra ‘correspondiente a 37 hojas de vida de funcionarios. Los cuales se encuentran relacionados en el Anexo No. 1 cel presente informe, De acuerdo a lo dispuesto en la Ley General de Archives 594 de 2000, Circular No 004 de 2008 del Departamento Administrativo de la Funcion Piblica y el Archivo General dela Neacién, y cuyo asunto es: ‘Organizacién de las Historias Laborales’y o establecido en la Circular 12 de 2004 del Archivo General de la Nacion, donde se estabiece al contenido minimo de cada expediente de Historia Laboral, respondierdo a la forma de vinoulacién laboral en cada entidad y luego de analizar y revisar las hojas de vida se determind: HALLAZGO No. 02 Se evidencia que no se esté cumpliendo con la normatividad anteriormente mencicnada, ya que, los expedientes de historia laboral se encuentran desordenados y no conservan la secuencia propia de productién; os decir, al revisar ol expediente el primer | sdocumento no es el que registra la fecha més artigua y e! ultimo el que refea la mas reciente, No documentos de cade Historia Laboral estén foliadcs, las mismas oresenian foliacion parcial y no ‘ola ssecutivamante do 1 an, independiente dei numore de carpotas, ello puede generar fa pérdida 0 ingreso indebido documentos. En algunos casos las Hojas de vida presentan mala conservaciin de los documentos. Por ejemplo, se tiene documentos en papel de fax que con el tran tiempo ya han perdido su legibildad formato RE-A-TH-79 Check List Hojas de Vida Funcionarios, en algunos casos no est completamente diigenciat De conformidac con o establecido en el ar. 1 de la Ley 190 de 1996, donde se estebleve el formato dmnico de hoja de vida pare las ontidades piblicas, determina on ol art. 4 (L. 190-1 de Ia unidad de personal do la ontidad que recta una solictud de ‘empleo, 0 quien naga sus veces, dispondra de un termina de quince (15) dias para velar porque la correspondiente hoja de vida reine todos los requsitos. Si a ello hubiere lugar, dejaré constanca eserta de las correspondientes observaciones”. A partir de Iz implementacién del SIGEP, medante e! Decreto 2642 de 05 de agosto de 2040, en el art. 11 se estableve que. registreda y su actuaizacibn debe ser venticada por el jete de recursos humanos o de contralos o quienes hagan 3 decir el jefe de al o quien haga de sus veces en la entidad piblica debera velar y ver suministrada por los servidores publicos Es de recordar que el Deceto 1850 de 1973, en su capiio Vl de a Posesion, at 60, y hacia referencia del deber dels ee de personal de ios orgarismos administraivos 0 quienes hagan sus veces, de verfiar el cumplimiento de mstHALLAZGO No. 03, Luego de verifcar las expedientes de las historias laborales, se evdencia que tas Holas de Vida de la Funcién Pébica de algunos funcionarios no registran firma del Jefe de Personal, o quien haga sus veces, donde se certfique que la informacién suministrada ha. | sido constatada ftente a los documentos que han sido presentados como soporte. Es de aclarar que este mismo hallazgo se_| esiablacio en la aucitoria realizada por la esta Ofna durante la vgencia 2012. Mediante Resolucion 01818 De 2009, del Ministero de la Proteccion Social, se establece en ei “Articulo 2°, Modifcar el articulo 17 de la Resolucién 2346 de 2007, e! eval quedara asi: ‘Artouly 17....En ningin caso, los empleadores podran tener, ‘conservar 0 anexar copia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clinica ocupacional a la hoja de vida del trabajador.~ Esto fue ratifcado por La Corte Constitucional en sentencia T 161 de 1993, donde determind “que la ertrega del informe de salud coupacional a la empresa, implica un atropello al derecho a la intimidad, toda vez que los patronos Unicamente tienen derecho a la informacion, referente a las consecuencas de dicho informe sabre la stuacion medico ocupaconal del trabajador para que puedan ‘adoptar las medidas que permitan ubicar al rabajador en una labor acorde con su estado de salud...” RESPUESTA DEL GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 03 Mediante oficio con radicado interno 190.1.780.632 de fecha 3 de octubre de 2016, enviado via Outlook a la Jefe de la oficina de Control interno; el Jefe de la Ofcina de Talento humano, do respuesta a cada uno de los halagos enconirados on desarrollo de la audios adetaniada por es profesionales adserto a la Ofcina de ContolInlemo, la respuesta del presente halazgo se dio de la siguiente manera "Electwamente se verifcd cue algunas historias laborales no se encueriran foiedas por lo cual en el plan de mejoramienio se propondra una accion de mejor iniciando una labor de orgarizacion de las mismas empezando por as de este af hacia atés Es de advertr que siempre cue @l GGSTH va a realizar alguna cartficacion o constancia frente a fechas de ingreso u otra informacion ‘eferente aa historia laboral de los furcionarios se vetifcan los scportes en fisico.” CONCEPTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 3 De conformidad con la respuesta enitida por el auditado, es de advert que ro se allegaron los sogortes suficientes para subsanar hallazgp, en consacuencie se raffica el hallazgo. HALLAZGO No. 04 En la revisiin de las hojas de vide se evidencio que en algunos expedientes de historia laboral se anexan y conservan los examenes médicos ccupacionales (ex2menes médicos periédicos); es de aciarar que este mismo hallazgo se establecd en la aucitoria realizada por la esta Oficina durante la vigencia 2012. RESPUESTA DEL GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No 04 } Mediante oficio con radicado interno 190.1,780.632 de fecha 3 de octubre de 2016, enviado via Outlook a la Jefe de la oficina da Control interno; al Jefe de la Oficina de Talento humanc, dio respuesta a cada uno de jos hallazgos encontrados en desarcilo de la ‘audiioria adelaniada por los profesionales adscrto a la Oficina de Control Inteino, la respuesta del presente hallazgo se cio de la Siguiente manera’ “Teniendo en cuenta lo anteror el Grupo de Gestion del Talento Humano realizara una accion correctiva incluyendo un anallsis con 7fn de identitear las causas yretirar las documentes que no deben pertenacer alas Historias Laborales. CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 04 Conforme a la respuesta del aueitado y teriendo en cuenta que a se allegaron ios soportes suftcientes para subsanar el hallazgo Se ratifica el hallazgo. HALLAZGO No. 05, En varias Hojas de Vida se observé (se recuerds, Ver Anexo 1) ‘+ Ausencia de los documentos requendos pare tomar posesion; por ello no se evidenc cumplimiento alo contemplado en el ait del Deoreto 1950 de 1973, elo conlleva a un incumplimiento con posible incidencia disciplinria por parte del Jefe de Personal o quien haga sus veces de lo establecido en el at. 50 del Decreto 1950 de 1973, = Faltade le comunicacién escrita de la dasignacién con indicacién del término para manifestar si acepta el cargo, Fata dela comunicacién eserta donde la persona desgnaca menfiesta su aceptacion 0 rechazo a la designacion, dentro del termino sefalado fen la comunicacién, conforme a lo establecido en el art. 44 del Decreto 1950 de 1973, = Ausencie de evidencia de documentos correspondientes @ afiiacion EPS, afliecidn a persion, effiacibn a ARL, certificado de examen médico de ingreso, y para ol casa de algunos de los servidores ya desvinculados de la ESAP Evaluaciones médicas Dcupacionales de egreso (retro, segin ari 6 de la Res. 2346 de 2007), + De alguna de la informacién referenciada como experiencia laboral no se aporta certficacion o documento que lo sustente, las fechas relecionadas de experiencia laboral no eoncuerdan ccn las cartiieaciones laborales allegadas, * Nose observé copia de las actos administrativos donde se otorga vacaciones, * Inconsistencies en nombre del funcionario, naturaleza de! cargo y ubicacién del cargo en actas de posesiin del mismo servidor publco, diches posesiones se realizaron la misma fecha (dia) via skype. Igualmente en las actes enuncian que quien certfica el cumplimiento de los requisios exigidos para el desempefo del cargo es la Subcirectora Adminstrativa y Financiere Incumpliendo (o establecido en el Art. No.35 del Decreto 1785 de! 18 septiemtre de 2014, donce se establece que esta funcion corresponde a los Jeles de Perscnal o quienes hagan sus veces, + Se evidencio designasién de sorvidores piébicos en cargos Provisionalos como Directores Terntorialos (Encargedos) cuando son cargos de Libre Nombramiento y Remocion que deben ser provistos de acuerdo a lo establecido en el Paragrafo del Art Té de la Ley 489 de 1998 0 an el inciso tres dal Ar, 24 de la Ley $09 de 2004. En rninguno de los casos se contempia los ‘uncicnarios "Provisionales" para ser designados. + Mediarte Res, 1680 de 14 julio 2016, Se le realize nombramiento provisional a un servidor pibico que se encuentra en Livencia de Matemidad (Res.0868 de 22abil2018, son 98 dias desde el 28 abril al 3 agosto 2016) © Endos cascs puntuales, fa fecha de ingreso que figure en el aplicativo Humano no corresponde a la registrada en el acta de posesion, ello genera un Hallazgo con posible incidencia fiscal, al tener en cuenta que a partir de la fecha de ingreso se genera ago de prestaciones econoricas * Se evidencid un presunto nomibramiento o posesion en un cargo o emplze sin el cunpiimiento de los requisitos para e! ejervicio del cargo segun lo establecido en el Manual de Funciones de la ESAP, en contravia a lo establecido en el Decreto 1950 de1973, art. 25, con lo cual se genereria una posible apicaciin alo establecido en el aticulo 5° de la Ley 190 de 1996. . Se evidencid y observo, durante el desarrollo de la auditoria que se tiene un servidor pUblico realizando funciones que no ‘son propias del cargo para el cual se nombré y posesion6. + Incumplimiento, Decreto 1950 de 1973, ar 25—Lit a Art. 58 * En asignacién de una Prima Técnica, No se evidencié en la Resolucion 0179 del 25 de febrero de 2015, Ni en documentos, ‘anexcs a la misma, de manera ciara y explicita las rezones y los parémetos y los mecanisms a través de los cuales se evalud ia ‘experiencia que la entidad considord como “altamonte caliieada" y que la dferercia do la oxperiancia ordinaria obtanida on ol eercicio diaro profesional, para reccnocer ‘la Prima Técnica por el critrio de ttulo de estudios de formacién avanzada Y cinco (5) ais de experiencia Altamente Calficada’ RESPUESTA DEL GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 05 Ver Anexo No. 1 CONCEPTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 05 Se ratifica el hallazgo. La Oficina de Conttol interno reviso cada una de las observaciones expuestas por el audltedo en este hallazgo, por lo cuales pertnente vesaltar que si bien es cierto se rovisaron hojas de vida de funcionanos que ingresaron a trabajar enla ESAP en as anteriores al penodo auditado, es de aclarar que dichas funcicnaris forman parte dela planta de personal, por 1al motivo las hojas de vida son objeto de consulta constante ¥ por 19 cual los items relacionados en el hallazgo son hechos cumpidos y son objeto para ser subsanados, ya que dichos erroves pueden causer un iesgo a la entidad, 4.2 REGISTRO HOJAS DE VIDA Y DECLARACION DE BIENES Y RENTAS EN SIGEB: Considerando que el Decieto 2642 de 2010, *Por el cual se clictan disposiciones relacionadas con la operacién del Sistema de Informacin y Gestién del Empleo Publica (SIGEPY’, dispone en los articulos 10 y “1 el diigenciamiento de las hojas de vida y eclaracion de bienes y rentas en dicho aplcativo y que la verifcacién de fa informacion alli registrada y su actualizacion debe ser \eriicada por e! jefe de recursos humanos 0 quien haga sus veces se procedio a solic listado (a fecta de aucitoria) de tos servdores piblices de la ESAP registrados en el SIGEP, para observar el cumplimiento de lo establecido en la norma, se utd ‘como muestra los servidores péblicos enunciados en el Anexo No. 4 Es preciso recordar que los requisitos de diigenciar la hoja de vida y la declaracién ce bienes y rentas, ya se contemplaban en la Ley 190 de 1995, en e! art. 13, donde se establece que “sera requisito pare fa pasesién y para e! desempefto del cargo la declaracién bajo juramento del nambrado, donde conste/a identficecién de sus bienes. Tal informacign deberé ser actualizeda cada fg y, en todo caso, al momento de su retro." (Subrayado nuestro). Igualmente en e! Dec.019 de 2012, Art. 227. "Reportes a sistema de informacion y gestion del empleo piibico - SIGEP" “Quian sea nombrado en un cargo 0 empleo publica o celebre un Contrato de prestacién de servicios con el Esiado deberd, al momento de su posesion o ce fa fimma del contrat, registrar en el ‘Sistema de Informacion y Gestién de! Empleo Pubico -SIGEP-administado por el Departamento Administrativo de fa Funcién Piblica, la informacién de hoja de vida, previa habiltacién por parte de Ja unided de personal de la correspondiente entidad, o anie la dependencia que haga sus veces. Ademas, los servidores puiblicos deberén dligenciar la dectaracién de bienes y rentas de que | trata el afticulo 122 de la Consttucion Politica.” Se evidencié que a través de un contratsta de apoyo durante la vigencia 2016, el Grupo de Gestion de Talento Humano, ha venido requitiendo via correo electrénico a los servidores publicos de planta que no han registrado o actualzado la hoja de vida o la declaracion de bienes y rentas en el programa SIGEB. Igualmente ha realizado la actidad de controntar lz intomnacion regssrada versus las hojas de vida que reposan en la dependencia, Esta es una labor muy dispendicsa y que requeriria de mas personal de f‘apoyo, para que la ESAP en su conjunto de cumplimiento a lo establecido normativamente, por cuanto la informacién registrada por los contratsias tambien debe ser valada or la entdad. HALLAZGO No. 06 Al momento ce la Aucitoria algunos Servidores piiblcas No tenian registrada Hova ce Vida. ni Declaracion bienes y rentas en e SIGEB, otis tenian mas de un afo de haber actuaizado la informacion en dicho aplicalivo, esto puede dar lugar a incunpimiento de lo que se establece en el Art, 227 Dec.019/2012, Art. 10 y ar, 11 Dec. 2842 de 2010 y la Ley 190 de 1996 art, 4 y 13). RESPUESTA DEL GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 06 Grupo de Gestiin de Talento Humano con la voluntad de servicio que fo caitfca, ha cumplido con la normatvidad vigente para que cada servidor pibiico de la Insttucion actudlie, ¢ incluys los sopartes de hoja de vida y realise anuatmente le declaracién de bianes y rentas a través del SIGEP, lameniablamente no se ha contado con la actu o respuesta posta de todos los servidores pilbilcos para llegar al 100% cle cumplimiento, de esta forma se considerara llegar a otas instancias que de manera coerativa se pueda cumplr 2 Vaves del Grupo de Convo interno Discipinaric, CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 06 Una vez analizada le respuesta emitide por el audited y tentendo en cuenta los requerimientos que hen realizado a los diversos servidores publioos pare que registren y actualcen le Infornacion en el SIGEP, se LEVANTA el Hallazgo, pero se recomiznda a Gruoo de Gesiién de Talorto Humano que se dé inicio ol tramito adriistraivo anio la Ofcina competente, rospocto al incumplmiento por parte de los servidores pablicos de lo astablecida por ley respecto a la Actualzacién o Registro de la Hoja de Vida y la Decleracion de Bienes y Rentas. por cuanto este no cumplmiento puede llegar a generar investigaciones de indole disciplinaria al funcionerio responsable de Talento Humaro, 4.3 CLASE DE VINCULACION. Segin Ia Ley 909 de 2004, Art. 5, Num.2,Iteral c) Los empleo cuyo ejercicio implica la administracion y el manejo directo de bienes, dineros yio valores del Estaco, son cargos de Libre Nombramiento y Remocién. A partir de la informacion suministrada en la aucitoria correspondiente a rlacién de funcionerios a mayo (31) de 2018, y Teniendo en cuenta la fecha de expedicion de la Ley, 0 establecido en el Manual d= Funciones de la ESAP, en ia parte corresponciente @ funcones para el Nivel Temtoral, se realize revision a las personas que fueron vinculadas con posteroridad a la misma (L.£09/2004) en los cargos de Pagador Grado 13, encontrando que de ciecisiele servidores publces, site (7) de ellos fenen clase de vinculacién Provisional, no leniéndose en vonta que "Los cargos provsionalos, come su nombre [o incica, son do cardctortransitorio y excepcionat’ y cuo su clase de vinculacion debi ser por Libre Nombramiento y Remocion. HALLAZGO No, 07 Le designacion de algunos de los Cargos Pagador Grado 13, no cortesponde a lo establecido para clasificacién de los empleos de acuerdo a la Ley 909 de 2004, Art 5. Num.2. Iteral c); por cuanto fueron nombrados 0 vinculados como PROVISIONAL y 18 naturaleza de estos cargos se encuentra definidos en la norma citada como de LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION. RESPUESTA DEL GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 07 Es mportanie tener en cuenta cue la Ley £09 de 2004 en su artcub 6° establece: ‘Cambio de naturaieza de Los empleos. El enpleado de carera admnisiatva cuyo corgo sea declarado de lore eombramiento y remocion, deberd ser trasladado a otro de ‘arfora que tenga funcionas afinos y remunoracién igual o superior a las del emplec que desempafa, si exetiere vecante on fa tespestva pinta de personal en caso sonano. continuara dasempefando el mismo cago y corservara los derechos de carrera 10mientras permanezca en él. Cuando un empleo de libre nombramriento y remocién sea clasiicado como de carrera administrativa, debera ser provisto mediante concurso, De esia forma los de PAGADOR 4173-13 de la ESAP deste el ao 1998, af en que se exsidid la Ley 483. cambio la naturaleza e estos cargos. las personas que obtuvieon derechos de camera administrate continian con esos derectos mientras ermanezca en el cargo. Iguaimente las personas que siendo tilares de estos cargos Nayan accedida a Encargos de mayor nivel y grado salar por su perf a vacante que se produce se debe proveer de la misma forma. Igualmente verficados los documentes que aparecen en ios expediente laborales de nombramientos como Pagatlores | cuestionados en su audtoria, se pudo constatar que son rombramienios ordinaras por ser cargos. ce libre nombcamiento y remocion Anexo las resoluciones de nombramiznto y explcacién pormenorizada en el cuadro del Hallazgo 5 CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 07 Une vez analizade la respuesta emitda por el auctaco y teniendo en cuenta el Rol de Asesoria y Acompaitamierto (Deo. 1637 de 2001) y las furciones establecides en e! At, 12 de la Ley 87 de 1989 (Lil e.g, j) a las Oficinas de Contio! interno, Se ratifica el Hallazgo, y se hace un lamado especial a verficar que en TODAS las Direcciones Tertorials los servidores que ACTUALMENTE realizan las labores de PAGADORES estén vinculados conforme lo establece le Ley 909 de 2004, Art 5, Num 2, literal c). Esto tenlendo en cuenta que. si bien es cierto alguncs ce los actos administratwos que adjun‘arcn como soportes corresponden al. | rnombrameento de Fagedores, tambien es cierfo que algunos de estos funcicnatis no estén desarolando dichas funciones y se ‘encuentran encergedos en ctros cargos. Como ejemplo se pos establecer la Terral Norte de Santander, donde en la vigencia 20185 y en menos de un mes rombraron dos (2) pagadores que fueron encargados de Direcciones Terrtriles y actuelmente queen realiza dicha funcién es UN CONTRATISTA. Con alo se ganera con incumpiiento 2 los requsils normatvos que se establecen para fungr dicho cargo, as mismo se obvia lo esiablecdo en ea 32 dela Ley 80 de 1992. por cuanto las funciones de pagador comprenden el eericio de funciones puiicas de carécter pemmenente, con ell se esta ponendo en riesgo los bienes de la ontdad 5. EVALUACION DE DESEMPENO Se solicits la cocumentacion soporte de las evaluaciones de desempeno ce una muesira de 22 funcionarios de Carrera Administratva para el periodo evelvado 2015, como se detalla en el Anexo No. 2. Se revisd el cumplimiento y la debida implementacién del modelo de evaluacién de desempefo dispuesto por la Ley 909 de 2004 y el acuerdo 137 de 2010 expedidas por la Comision Nacional de Servicio Civ, encontrando lo siguierte: ‘© En algunos casos en e! formato EDL-RG-002, Consoldacién de resultades evaluacion periodo anual u ordinario, se evidencia un solo facior de nivel sobresaliente cumpldos. ‘+ Se encontrd copia de la evaluscién parcial del primer semestre, archivada en la carpeta de hoja de vida. Contrari a lo tenunciado por el ariculo 10, Paragrafo 3 literal D) del acuerdo 137 de 2070 en donde dice * Copia de ia evaluacion sera + Enel formato EDL-FT.07 informacién Goneral y Fijacién de Compromisos Laborales se establecen metas 0 compromisos durante el pericdo evaluedo 2016, sin embargo en el formato EDL-RG-2 Portafolo de evidencias, no se inseren y evidencian tedos los ccmpromisos pactedos. + Se observan que los registtos de evaluacién de desempefio se encuentran diligenciados de manera incompleta y en algunos casos no se aportan, esto respecto a 1 formatos EDL-RG-02 potafolio de evidencias, y Formato EDL-FT-O7 Informacion general y fjecon de compromisos laborales. Incumplimiento del acuerdo 137 de 2010, ]RECOMENDACION La Oficina de Control interno hace énfasis en Ja mejora continua del proceso de evaluacién de desempen, al observar que en ningun registro con una calificacién menor al 100%, se evidenciaron acciones de mejoramiento propuestas, esto con el fin de ser inchidas en el Pian Anuel de Capecitacion de la entided y lograr alcanzar los objetivos insitucionales, tel como lo menciona el aticula 5, numeral 58 inciso 3. Acuerdo 137 do 2010 6. FORMAR Y DESARROLLAR COMPETENCIAS 6.1 PLANES INSTITUCIONALES DE CAPACITACION 2015-2016 La Ley 909 de 2004 iteral e, numeral 2 del articulo 15, mensiona que son las unidades de personal las lemadas @ disefar y _administar os programas y proyectos de capacitacton, asi mismo teniendo en cuenta el Decreto 1567 de 1998 ‘por el cual se Crean (sit) el sistema nacional de capacitacion y el sistema de estimulos para las empleados del Estado". En su aticulo 3 iteral ¢ indica Planes Institucionaes. “Con el propdsito de oganizar le capacitacién internamente, cada enlidad formulard con una periodicided minima de un afo su pian institucional de cepacitacién’, asi como también lo indicado en el Decreto 1227 de 2005 en su atticulo 85 que establece “Los planes de capacitacén de las entidades pablicas deben responder a estudios técnicos que idontifiquen necesidades y requerimientos de las areas de trabajo y de los empleados, para desarroliar os planes anuales institucionales y las competencias laborales Con base en la normetividad anterior y de acuerdo a los lineamientos de la Guia Metodologica pare la formulacién de los Planes Institucionales de Capacitacién- PIC emitida por e! Departamento Adminsirativo de la Funcién Publica, se debié tener en cuenta lo siguiente: Aplicacién, tabulacion y andliss de la encuesta imoarida en cada afi en la entidad. Revisién de les Politicas impartidas sobre el tema de Capactacion por parte del Gobierno Naciona. Determinar las liness programéticas para implementar, desarrollar y evaluar los PAES (Proyectos de Aprendizeje en Equipo) disefiades en vigercias anteriores Es asi como 2 continuacién se verifico el cumplimiento de lo establecico a ls Planes Insttucionales de Capacitacién -PIC para los periodos 2018 y 2016, en las cuales se pudo constatar: 6.2 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION 2015, Gon Resolucion 489 del 15 de mayo de 2015 la entidad aproto el Pian Institucional de Capacitacién para al 2015, siendo resentado a los miembros de la Comision de Personal en sesidn del 30 de abril de 2015, segin certficacion expedida por la Coordinadora del Grupo de Gestidn del Talento Humaro en funciones de Secretaria Técrica de la Comisién de Personal de la ESAP. Para la implementacion del Pian, la entdad contratd ia firma ERNST & YOUNGS SAS realizandose el contrato el 20 de octubre de 2015 con el fin de efectuar las actividades que contiene el Plan Insttucional de Capacitacién, como también el deserrolo del Plan de Aprendizaje en equipos PAEs y Cima institucional en el marco de las competencias que se pretenden desarllar en los servidores puiblicos de la Entidad 1 Pian institucional de Capacitacién fue aprobado desde el mes de mayo segin resolucion 489 de 2016, evidenciéndose que e! contrato se formaliz6 hasta et 7 de octubre con un tiempo estpulado para la ejecucéin de nueve (2) semanas, tiempo el cual se ‘onsidera muy corto para llevar a cabo las actividades eStipuladas si se tiene en cuenta que el plan de trabajo presentado por la firma Ems & Youngs SAS conté con un programa de actividades para desarallar de (12) temas a diciase en cincuenta y dos 12(62) cursos como se relaciona en fa tabla a continuacion: TeMas No. DE CURSOS [ Gerencia de Proyestas y Geston de Incicadores (Gestion cele Ecucacion 1 Gorencia de Proyestos y Gestion de Resultados 2 MECIGestén do la Calidad ‘Seguidad y Saluden el Trabejo CContratacién Plies [Comunicacién Ftectiva y Orientacén alcients “Andlsis de problemas y Mejora Continua Equipos de ato desempafo y Gostion dol Cambio Gestion de Noming Sivaciones Adninistrativas de Entidedes Publicas ‘Taller de Grupos Foceles 10 TOTAL CURSOS 82 | FRENTE Freee Ea? Teniendo en cuenta lo establecido en Ia Gula en mencion,incica cue para los Proyectos de Aprendizaje en Equipo, estos deben set planteados con base en el analss de problemas insitucionales de retos y dificultades para el cumplimiento de metas y resultados de los servidores, aunque no se evidencio diagndstica con respecto del affo anterior de los Proyectos de Aprendizaje en Equipo (PAES) fueron redisefiados con Pranes de Accidn definidos con una meta de cinco (6) proyectos a realizar, cumplendo el | 100% de la meta establecida Al veriicar el cumplmiento del dilgencierriento del formato RE-A-TH-71 Eveluacion de setisfaccién del cliente intemo (funcionarios ESAP], este fue aplicado por la firma E&Y y consoldado en una presentacién de Power Point, en donde en los aspectos por ‘mejorar establecidos por los funcianarios son ios siguientes Realizarcitacién 2 cursos con suficiente antcipacion con el fin de motvar y sensibilizar la conwocatoria de fs asistentes. Realizar la ejecucién del PIC durente el afo. Periodicided, continuidad de las capactaciones Mayor intansidad en fos tiempos de ejecucién de las capacitaciones Por lo anterior se ratifica el inconformismo y la inadecuada planeacion para la ejecucion del Pian institucional de Capacitacion de la Escuela Superior de Administracién Pablica ESAP. 6.3 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION 2016 La Ley 909 en su_inciso e) del Numeral 2° del Artculo 15. Eruncia que son les unidades de personal as llamadas a disefar y ~administrarlos programas y proyectos de capacitacién. Con base en lo anterior yteniendo en cuenta que los Planes institucional de Capacitacién son diseriados con el fin de fortalecer las competencies de ios funconarios, mejoramento ce los prccesos | insitucionales y fortalecimiento de le cepacidad laboral individual y coleciva de la organizacion, se debe mejorar el desemperio laboral de fos servidores piblices fortaleciendo la capacidad individual y colestiva con el fin de aportar conocimientos, que conilaven al logro de los objetivos de la entdad.Basados en lo anteriormente expuesto y veriicando el cumplimenta de lo establecico en la normatividad que enmarca los PIC, en el momento de ia auditoria la ESAP no conto con el Plan insttucional de Capactacion - PIC para la vigencia 2016, por las razones expuestas a contiuacién por Te Coordinaciora del Grupo de Talento Humano segin oficio 190.1.780,80-361 del 20 de junio de! presente afio argumentando lo siguiente: “Eltema estaba includ en el plego de peticiones presentado por el Sindicato de la Escuela, por estar en el pliego de peticiones 10 ‘se podia haver ningun tioo de gestin al respecio ya que el terra era tratado en la mesa negociadcre, el 29 de abril terminaron las negociacianes entre los represartantes del indlcato y dela Adtinistracién sin ningin avanco o propuesta dol Plan Insttucional do capacitavion ~ PIC 2016, por solistud dol doctor Alejandro Larreamendy Joems, Director Nacional hasta él 10 de mayo, estos femas no podian tratarse hasta que legara e! nuevo Diecior y diera los Ineemientas para su elaboracion. En sesion del 26 de ‘mayo de la Comision de person se voWvd a tretar el tema y hasta el momento se han enviedo dos propuestas, la primera fue devuelta con observaciones por parte de los representantes de los funcionerios y la segunda enviada ol 14 do junio de 2016 so ‘encuentra en revision por parte de ellos, 2 la espera do observaciores y comentarias’ HALLAZGO No.08 No existe una adesuada planeacin, ni ejecucion en los Planes Institusionales de Capactacién - PIC, lo que conlieva a la mala utlizacion de los recursos, como también a las defciencias en el fortalecimiento de las competencias laborales en los servidores publicos, Asi mismo no se tuvo en cuenta la guia metodolégica emttida por el Departamento Administrative de la Funcién Publica on lo que oneemniante a la fase de aplicacién, tabulacion y andlisis de la encuesta imparta de los afos anteriores en la entdad, etana importante que identfica las necesidades de los funcionans, el cual es un insumo primordial y necesano para la elaboracion de los Planes insttucionales de Capactacion OBSERVACION Para la elaboracion de los Planes Insttuconalas de Planeacicn — PIC, se debe tener en cuenta las encuestas y tabulaclones de los formatos RE-A-TH-71 Evaluacion de saiistaccion del cliente intemo (funcionarios ESAP). RESPUESTA GRUPO DE GESTION TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 08 Como se prasenta en al misma informe de Control Interna, mediante ofcio 190.1 780.361 de fecha 20 de junio ce 2016, diigito a esta misma dependencia se justice el porque de la demora en ta adopcion del Plan insttucional de Capactacion para la presente vigencia, adiconal s2 ertegaron los soportes respectivos de esta comunicacién, Sin embargo desde el mes de merzo se tenia disefiads el irsirumento para la Detoccion de Necesitades de Capactacién que debia sor dilgenciado por cada una de las areas do la Escuola, pere por los motivos expuestos en el ofcio antes mencianado no se pudo realizar. Es mportante tener orasente que al proceso de diagnostco, tabulacion y pronzacion de las necasidades de capacitacion ya se realizd, una vez se adoplo el PIC 2016, el 25 de julio de 2016, Los datos arrojados por el dilgenciamiento del formato RE-A-TH-71 “Evaluacién ce satisfaccion del Citente Inteme". se tuvieron en cuerta pero uno de los aspectos mas relevantes detectados en esta evaluacion no se pudo corregir en la presanto vigancia, yo que hace reierencia al inicio tardio de las capaitaciones que por los motives explestos en nuestro comuncado se siguid preseniando CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 08 So ratifica el hallazgo. Lo anterior tenerdo en cuenta |a respuasta emitida por el equipo auditaro donde se acepta la implemantacion tardia de la adopcion de! Plan institucional de Capacitacion PIC 2016, 28i mismo al mantestar “sin embargo desde el mes de marzo se tenia disefiado ef nstirnento pata fa Deteociin de Necesidades de Capectacin que debia 821 diigenciedo 14‘por cada una de las areas de fa Escuisia, pero por 10s motivos expuestos en el ofcio antes menicionado no se pudo realizar’, si bien ‘este insumo se debe apica’ al inicio del proceso, teniendo en cuenta que es el lineamiento para la elaboracién del PIC, y fue programade para aplicar en el mes de marzo, verificéndose lainadecueda planeacin 7. PLANES DE BIENESTAR SOCIAL, ESTIMULOS E INCENTIVOS Tenlendo en cuenta el Decreto 1567 de 1998 ‘por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capecitacion y el sistema de estimulos para los empleadas de! Estado’, sefaia en su articulo 19. Programas Anudles, Las entdades piblicas que se rigen por las disposiciones conienidas en el presonte Docroto - ley estén en la oblgacién de organizer anualmente, para sus empleados, programas de bienestar sociale incentvos’ ‘Asi como tembién el Deoreto 1227 de 2005 en su artculo 69, indica; "Las entidedes deberan organizar programas de estimulos con el fin de motiver el desempero ofcaz y ol compromiso de sus empleadcs. Los estimulos se implementaran a través de programas. de bienestar social’ y segun Decreto Unico Reglamertario 1083 de 2015, articulo 22 106 Identficacion de necesidades y | expectatvas en los programas de bienestar. “Los programas de bienestar responderan a estudios técnicas que permitan a partrde la Wdentticacion de necesidades y expectatvas de los empleados, determiner actividades y grupos de beneficiarios bajo crterios de ‘equided, efciencia meyor cubrimiento institucional” De acuerdo a fo anterior, con el fin de verfcar el cumplimiento de los Planes y con base en jos jineamientos establecidos en la} cattila "Sistema de Estimuios Orientaciones Metodoligices 2012" emitida por el Departamento Administratvo de la Funcién Publoa DAFP, se realizé la verifcacton del cumplimiento de 1 establecido para los aos 2015 y 2018 encontrando: (Que la ESAP durante los afios 2015 y 2016 ha contado con Planes institucional de Bienestar Social, Estimulos e Incentivos para ios servidores pUblcos tomados de! elaborado inicialmente en el afio 2009, y que han sido adoptados afio tras alo, con los siguientes ‘clos administrativos: ‘© Resolucién 0490 del 15 de mayo de 2015, "Por el cual se adopta el Plan Institucional de Bienestar Social, Estimulos © Incentivos para los servidores pitlicos de la Escuela Superior de Administracién Publica ~ ESAP, aprobado modianto Resolucién No. 0352 del 20 de abril de 2009, para la vigencia 2015" © Resolucién 0023 del 19 de enero de 2016, “Por el cual s@ adopta el Plan Institucional de Blenestar Social, Estimulos @ Incentvos para Ics servidores pilblios de la Escuela Superior de Administracion Publica — ESAP, aprobedo mediante Resoluciin No, 0352 del 20 de abril de 2009, hasta tanto se expida uno nuevo" 7.4 ESTIMULOS E INCENTIVOS Saiisfacen y complementan el desarrolo oe los servidores a nivel familar e intelectual: razon por la cual la entidad esté en la ‘oblgacion a ser creativa y propesitiva en la implementacién de incentivos para los servidores. 0 reali ol andlsis respective de la informacibn remitida por el aucitado con respecto @ las exoneraciones y auxlios otorgacos para estudio, en el cumplimiento de los requistos exigidos y que se encuentran establecides centro del Plan Insttucional de Bienestar Social, Estimulos e Incentivos para los Servdores Publicas de la ESAP, Se parti6 de fa convoncién que se encuentra dentro de la informacién suministrada en los cuadros en excell que fueron remitidos en donde 1 (Es aprotada) y 2 (No aprobado) 7.4.4 ANO 2015 Con reepocto a las exoneracionas para estudio, se pudo veriicar que de veintiin (21) solctudes radicadas, daprobadas cumpliendo con los requistos establecicos en el Pian y cuatro (4) no fuecon aprobadas por no cumplir con los requisitos, exigidos (Ver Anexo 3 Plan ce Bienestar, Estimulos e Incentivos ~ Exoreraciones y Aurilos 2015}. De les doce (12) solicitudes eprobadas, cinco (6) fueron aprobadas con les siguientes cbservaciones: + Enel consolidado de resultados ‘alta frmas evaluacion | y Il semestre del jefe inmediato. Anexa sopertes cumlimiento factores de acceso al nivel sobresalente + Nonexa soportes consolidado de resultados de la evaluzcion del desempefio + Se sugiere el % de aprobacion 2 parte del promedio acumulado ce las calficacones 4 2, (3 apronacos) De las observaciones anteriores, llama la atencién que se tengan en cuenta documentos sin las firmas respectivas (en este caso consoldado de resultados), asi mismo con respecto a los factores de cumplimionto sila entidad en estos momentos no los iene establecdos. Con respecto a los aunilos educativos de las trece (13) solicitudes, cuatro (4) fueron aprobedas cumpliendo con los requisitos establecidos en el Plan, y dos (2) fueron aprobades con las siguientes observaciones: + Lafecha de evaluacién del Il semestre no coresponde + Un cumple no aplic a ningin factor. solo radicé consoidacién resultados. ‘A continuacién, se relacionan fas observaciones de los 7 auxilos no aprobados, teniendo on cuenta quo algunas do estas observaciones tienen los que han sido aprabados (Ver cuadro anexo 2 de Plan de Bianesta, estimulos @ incentives HOJA 2) + Uncumple ne aplica@ ringin factor. solo radicé consotdacién resultados. + Ia ovaluacién de a gostion por dependencias no es un factor de acceso al rivel sobresalienteino relacona matas, + Enel consolidado de resultados fata frmas evaliacion Il semestre + Laeraluacion de la gestion por denendencias no es un factor de acceso al nivel sobresalienteino relaciona metas + Serreaizé equivelencia del promedio obterido por el benefciario del auxii en el semeste (7 6) ferte a la escala de 1-5 ue contempla el plan de bionestar social, estimuios e incentivos, quadando en 3.8 + Enel consolidado de resultados faltan firmas evaluacén | y II semestre del jefe inmediato, anexa soportes cumplimiento factores de acceso al nivel sobresalente 7.4.2 ANO 2016 Se recibieron quince (16) solicitudes de exoneraciones para estudio radizadas, de las cuales fueron aprobedas catorce (14), una (1) ro fue aprobada por no cumpli con ol amo de sonic roquerido. (De les Aurilios Educativos fueron recbidos doce (12) solicitudes, los cuales fueron aprobados adecuadamente, teriendo en cuenta los requisios y los porcentcies de aprobacion establecidos en e! Plan, El Decreto 1587 de 1998, Ariculo 37. “Recursos. Las ontidados pulblicas alas cuales so aplica este Decroto - Ley debersn apropiar anuaimente, en sus respectos presupuestos, los recursos necesarios para el efectvo cumplimiento de las obligaciones emanadas de las programas de brenestar social 0 ncentivos que se adopter” Los Planos de Bionestar Social, Estimuios @ Incontivos, buszan mejorar los nivelos de educacion y bienestar para ol fortalecimionto de las capacidadas y compatencias del Talento Humano, can tase en lo anterior y teniendo en cuenta se encventran establecidas actividaces para desarollar, con el agravante de que no se cuenta con un rubro destinado para el dasarrolo de les mismas. Es asi como estes actividades se venen realizardo mancomunadamente con el Grupo de Bienestar Universitario quien cuenta con kos Tecursos asignados y quienes son los que lideran y organizan jos eventos, involucrando a ia parte administrativa do la ontidad Quien gestiona recursos con entidades como las Cajas de Compensacion rara llevar a cato los eventos y poder tener parte de la 16patticigacién y asi cumpir con lo establecido en el Plan de Bienestar Social de la entidad, sin tener establecido un cronograma de ISOLUCION se encontraron vans ecciones y documentos de soporte que ratficen lo dicho por Talento Humana, El Conjunto de acciones tomadas para elminarla(s) causa(s) de fa no conformidad no tian sido suficientes. La no canformidad ro se puede cerrer ya que la Ley exige un Sistema ce Segurdad y Salud Ocupacional, el cual debe entrar en funcionamiento durante el afio 2018. El Grupo de Talento Humano comunica que se encuentra en proveso de contralacién a un experto que proponga el cisefio del tal ‘sistema. Se propane levantar esta no conformiad y dejar una nueva, en virtud de la dimension de la actividad a adetantar, d2 su especificidad y complejidad. Por tanto se3 Gera la ro conformidad No. 185 y se abre ura nueva. Lo anterior incumple las clausulas 8.5.2 Accin comrectva,f) revisa la elcacta de las acciones comrectivas tomadas Estado Cerrado - ISOLUCION Accién preventiva #422 Decieto 1443 de 2014, mediante e! cual se dictan disposicones pava la implementacion del Sistema de Gestion de la Seguridad ) Salud en el Trebajo (SG-SS7), Estado Abierio~ISOLUCION En el haiazgo #10 Parrafo 2 se identified que no se cuenta con el proceso de Gestion de Cambios, ni tanpoco se tene ‘contemplado dentio del Plan de Trabajo para ia Implementacion de SST. So aciara que en el Proceso de Implamentacién de los Documentos se ored el formato de Gestion de Planeacién al cambio y teniendo encuentra las directrices suministradas por planeacion, donde se establece que s2 llevara a cabo fa integracion de los Sistema de Gestién, incluyenco e! Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo (DC-S-GS-02 Noma Fundamental) $2 tizne contemplado por el Sistema de Gestién de Calidad una Matriz, donde identifica los riesgos que pueden afecter los Sistemas ‘de Gestion. A contruacién s2 relaciona el formato de Planeacion al Cambio para el SG SST: cat sestmecnmcon stron 21CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 10 Se ratifica el hallazgo. Teniendo en cuenta lo estableco en el Decreto 1072 de 2015 Peragrafo 2, E) cual Indice: “Haste que se vvenza e/ plazo establecido en al presents articulo. se deberd dar cumplimienia a lo establecido en la Resolucisn Conjunta 1016 del 31 de marzo de 1989 Iquaimente del mismo Decreto.aniculo 2.24 6.26 Gestion ce! camibio. El empteedor 0 contvatente debe implementar y maniener un pocedimiendo para evaluar el impacto sobre Ia segurided y salud en ol trabajo que pueden generar los cambios iniornos {inroduecidn de nuevos procesos. cambio an los méiods de trabajo, cambios en instalacianes, entre ottos) 0 los cambios exterros (cambios on is legisiacion, evotucién del conacimiento en seguridad y salud en el trabajo. entre cts). Para alio dene ealzar la ioentficacon ae paigres y a evaliacd de resgos que pueckn derivarse de estos camnbics y debe alopler Jes medidas de pievension y contrat antes de su implarientecion, con el apoyo def Comite Partario o Vigia de Seguridad y Salud en ol Trakajo. De la misma maviera, debe actielizer ol plan da trabajo anual on sogurdad y salud en al trabajo PARAGRAFO. Antes de introduc los carnibos intemos ie que trata el presente articul. el empleador debe infomier y capactar a Jas trabejadores reacionatos on estas rod feaciones. De ccuerdo a lo estableodo on la normatvidad y lo varficado, en el momento de la autitoia no mostaron evidencia del Procecimionto de Gestion de Cambcs para_transiion entre la culmnacién de! Sistem de Salud Ocupaconal y el inicio de fa imglementacion cel Sistema de Gestion ce Segurda y Salud en el Trabao, y lo que se anexa ena justification es un formato, asi irisro este provedimiente no ze encuenta estabiecido en el plan de trabajo para la implementacion dal SG- SST. Con respecto ala implementacién del Sistenia de Geston de Seguridad y Salud en el Trabajo, es claro y se menciona en el informe que f@ fecha de Implementacion esta hasta el 31 de enero dz 2016, por lo cual solamente se enunciaron los avances que se encuentian fasta e! momento, 8 EVALUACION DE DESEMPENO Se solicité la documentacién soporte do fas evaluaciones de desempefo de una muestra de veintidés (22) funcionarics de Carrera Administrativa para el perodo evaluada 2015, como sé detalla en el Anexo No. 2. Se revisO el cumplimiento y la debida implementacion del modelo de evaluacion de desempero dispuesto por la Ley 909 de 204 y el acuerdo 137 de 2010 expedidas por le Comisién Nacional de Servicio Civil, ercontranco lo siguiente: > En algunos casos on al formato EDL-RG-002, Conscidacién de resutados evaluation perodo anual u ordinario, se evidencia un solo ‘actor ce nivel sobresalente cumpliis. > Se enconiro copia de la evaluacion parcial del primer serrestee, archivada en la carpeta de hoja de vida. Contrario a lo fenurciado per el articulo 10, Parégrafo 3 Iteral D) del acuerdo 137 de 2010 on donde dice ’...opia do la evaluacion sera teniregada por ol evaluador al eveluado. Contra esta evaluacién no procede recurso alguno, por tratarse de una etapa de retroalimentacidn > Ene formato EDL-FT-07 Informacion General y Fijacién de Compromisos Latorales se establecen metas o compromisos durante el perodo evaluado 2045, sin embargo en el formato EDL-RG-02 Portaflio de avidencias, no se inserben y evidencian todos los compromsos pactados. Se observan que os registros de evaluzcin de desempefio se encuentran dilgenciados de manera incompleta y en ‘algunos casos no se aporian, esto respesto a los forrnalcs EDL-RG-02 portafalo de evidencias, y Formato EDL-FT-07 Informacion general y fjacién de comoromisos laboreies. Incumpimianto del acuardo 137 de 2010. 22OBSERVACION La Oficina de Control Interna hace enfasis en la mejora contnua del proceso de evaluacion de desempefio, al observar que en ringin regist'o con una califcacion menor al 100%, se evidenciaron acciones de mejoramiento propuestas, esto con el fin de sor inctuidas en el Plan Anual de Cepacitacién de la entdad y lograr alcanzar los objetivos institucionales, tal como lo menciora el aticula 5, numeral 5.8 inciso 3, Acuerdo 137 de 2010. 9. LIQUIDACION DE NOMINAS El proceso de Gestién de Talento Humano, es manejado a través del Sistema de Informacion Software Humano para la gestion de personal y liqudacion de némina E! Software Humano, maneja tres (3) modules basicos, Planta de Personel, Compensaciones Laboreles y Seguridad Social El proceso de némrina tanto de la ESAP Sede Central como de las Territoriales, en el momento de la auditoria, era realizado por una (1) funcionaria con nomoramiento provsional de Auxliar de Servicios Generales grado 07, con vinculacion de provisionalidac. La ESAP en el mapa de procesos tiene definido el Proceso de Gestién del Talento Humano, como un proceso de apoyo, el cual se ‘encuentra caracterizado y consta de 5 procedimiantos. Es importante resaltar que pese a que en el Grupo de Gestion de Talento Humano, se fquida la némina, la seguridad social y os parafscales, no se encont el Procedimiento que oriente ia realizacion de estas res funciones. Los cinco (6} procedimientcs establocidos en el proceso de Gestién del Talento Humano cue se encuentran publicados en la intranet sor: PT-A-TH-06 Proced mienta Ejecucion Provedimiento Ordinaro, PT-A-TH-07 Procedimienta Ejecucion Proceso Vertal, PT-A-TH-08 Provedimiento de Acuerdos de Gestion (2), PT-A-TH-08 Procedimiento Acta de Informe de Gestion y PT-A-TH-10 Procedimento Entega de Cargo. ‘ediante entrevista realizada a la funcionatia responsable de la lquidacion de la némina, se pudo conoser e! paso a paso para la generacion de la misma, Una vez terminada la entrevista se procedi a vetfcar la forma en que se liquida la Nomine, Prestaciones Sociales y los Parafiscales en el Apicativo Humana. Es de enotar que, una vez son ingresades todas las novedades a este epiicalivo, se genera una pre némina, la cual, iene punto control en cuanto a vatificacién con sopories (Resoluciones. por Vacaciones, Incapacidades, Ingresos, Retiro, Horas Extras, etc), actividad realizada por la msma persona que reaiiza el proceso ‘en el aplicatvo Posteriornente se procede a cerrar y genera la némina detnitva de fa Gual se imprime la LIQUIDAGION - NOMINA, LIQDEF. PRIMAS, P. ATRASADOS Y RETRO y se envian copias a contabilidad pera su causecion y a tesoreria para efectos del page 9.4 VERIFICACIONES REALIZADAS INCAPACIDADES, Para la revision y verificacion de las incapacidailes se seleccionaron al azar 46 incapacidades, observandose los siguientes especies: ‘Al momento de la auditoria se encontraban radicadas 35 incapacidades, asi Compensar.17, Sanitas:4, Suramertcana: 3, Coomeva, Positive: 8 En proceso de trémite para cobro 11 incapacidades, asi Famisanzr-3, Sanitas'5, Postiva:3 Se realizé verificacion de los soportes de cada caso, enconirandose una incapacidad sin soportes. 23 iL.Una vez radicadas las incapacidades en las respectvas entidades, no se leva control del ramite de recoro de las mismas, © Igualmente no se report informacion a contatilidad para efectos de registcs contables nitampoco a Tesoreria, HALLAZGO No, 11 Se evidencio que no se realiza seguimiento y control ene recobro ce las incapacidades redicadas en las entidades.Iguaimente no 2 repotta informacion para efectos de reyistos contables ni tampoco para contro! de pagos en ta tesoreria, Io que genera incertidumbre en la iniormecién registrada en el SIIF, por este concepto. igualmente se realz) entrevista a la Profesional resporsatle de la Tesoreria con la fraidad de verficar este procedimiento, evidenciéndose que no se tiene certeza sobre el valor y peti al que corespande estos ingresos que son registrados como ‘Reintegro Incapecidades Vigencias Antenores Ala fecha de la ausitoria se rellej lo regstrado en el SIIF, como ingresos en la vigencia 2016 por concepto de recobro de incapacidaces. a) aor kaua ne __|nesigcin epsro _Tesorin_| Nonbin San Set Fesinlareane Pas 5255-4 FENTEGRO } peo [case OE CouPeNsicn)NCAPACIOROES WGENGAS| ososenor [esse cenTea. | (09000 | os.osor.or_| Faas COMPENSAR HVTERORES tisz0c0 | ENTIOND PROVOTORA DE] 3265. 4FENTEGRO [SALUD FAVSANAR LTDA CAF INCRPACIDADESVENCAS| osonn01 | esx ceNTRA. losasuoor_|cuisuesio0 sNIERIRES |e | Gk Ce COWPENSIGON] 3255.4 EENTESRO mieay |Faiauag” 0& BCYKCA) NCAPACIADESVOENCAS| sosanot_|s woot _|osssoeor_|cowrasor aNTERORES— faxeaes00 3755. 4ReNTESRO reas Joa ce coupensscion| ncAPADIDADES VOENCAS| ososcnor esr cereal | (03000 [osesocar | FARLARGOMPENSER | ANTESIORES ssvro100 T T 755.1 ARENTEGR wis0s02 PocmTiva__COMPARLA DE] NCAPACIDAOES VGENCAS| |ososcoor |esapoewiRaL C0000" _|osasocor |secuRCss.A avreniones | rzoye0 5255. 4AENTESRO, ison ENTOAO PROVOTORA Del NCAPACIOADES.VGENCAS) esasovor |esarcenmn | 00006" lososaeor | Sain saumaasA vetoes ssssscego | a ENTOND. -PRONOTOR DE] S285-'4RENTESRT 6058 SALUD FAUASANAR LTDA CAFAI| NCAPACIDADES.VGENCAS) ososeoor |esapcenrea | 003000" [osasoror |cosues90 aTeRiones = |253:\4ENTESRO ws0513 cooweva enritao|NCAPACIADES. ViGENCaAS o1ooe” |osesocar | PRoMOToRA De sALuD EA | ANTERIORES 30000 3255: (4re NEGRO, 1 | | mrea62 CAI ne CoMPENSACION|NCAPACIDABES VGENCAS| ososcno: |esarcenran | 003000 |ososoror_| Faia COMPENSAR ANTERORES asos100 | | | $255 4FENTESRO, r6a62i Chk OE, CONPENSKCION|NCAPACIDADES GENS] [ososooo: | esrpcenram | con000 _|osos.oc.01 | FaMtine COMPENSAR ANTERIORES siren | = 3255 (4RENTEGRO, wean Positiva SoWPARUA Oe] NCAPADIDADES. VGENGAS) esoumat |esapcenrea | 032000" |osoranor_|secuROsS A S[asteriones YONA aras7500 i 3255 (4RENTEORO rsa602 POStTvk_GOVPERIA | NCAPADIDADES. VIGENGIS) | asormat |rsapcenrea | 03000-- |osasanor_|sectRess & ANTERIORES aanssio_| $255:(4ne ESR / re062" NUEVA ENRESA PROWOTORA| NCAPAIDADES. VGENCIS| asormat_|esapcenraat 3000 _|oseaacar [pe sKUo SA NTERIORES as0seoco 3256.1 4RENTECRO ] soos EPS WEDIGIA PREPAGAOA| NCAPADIDADES. VGENGIA| |sav00o1 | esePcenraaL _G00000'” | oscvocar | SURANERICANAS A ANTEROFES vessraoo —_| 3255.14 NEGRO 161683 cna exmiogo| NCAFADIOADES.VGENCAS esoraa1_esapcenraa 009000 [osesacor |ProwoTOReoeSAWO SA |AVTERIORES 28.30590FHallazgo con presunta incidencia administrativa y discipinaria, j RESPUESTA DEL GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No.11 | esiante oficio con radicado interno 190.7.780.632 de fecha 3 de octubre de 2016, enviado via Outlook @ la Jefe de la oficina de Convo iniemo, la Jefe de la Oficina de Talento humano, dio respuesta a cada uno de los hellazgos ercontiades en desarrolo de lo aucitoria adelantada por los profesionales adscrito a la Oficina de Control Interno, la respuesta del presente hallazgo se dio dela siguiante manera’ ‘En relacion al seguimiento del recabro de incapacidades y licencias expedidas por las EPS. una vez recibidos los originales de las incapacidades en el Grupo de Geslion de Talento Humano estos se entregan al funcicnaro responsable dol trite anto la EPS ppara que a su vez ellos efectuon el pogo de la incapacidad a través de trasferencia electrénica a la cuenta de ahorres del Banco} Caia Social No. 4950 e igualmerte se envia copia de la msma al funcionano de nomina para efectuar el descuento que correspond al trabajador, Se relaciona de acuerdo al periodo auditado del 30 junio de 2016 2 31 mayo de 2016 las incepacidades tramtadas pare cobro durante el mismo, | NcAPACIOADES RAOCADAS 20152018 | in ORS FE FUNCICNARIO EE incapacioro |recus ncio| _ENALZA ENFERIAEDAD GENERAL, SANTAS 4 auoonois | esos SANTAS 4 caosaois | seovenis | SANTAS 5 ssovzo1s_| rovers SANITAS 10 saganots | _zan20%s. SANTAS 5 snoxrors | 20st SANTAS 5 seoszois | 220875 CONPENSAR COVPENSAR COPENH COMPENSHR _ COMPENSAR SANTAS zx | omnos | esoxeors SAMTAS ni zuwwnors | sarvzos i saws [5 oowenos | spore | COMPENSAR 3 soso: | vamwans coureusan | anvscess | oanscnts cowencan [5 auraoors | orawans comrensan | ouraors | ran va016 cowrensan | 3. osnzzors | ssnaeots comensar | aunraos | ravens couecusan | ssmrze16 | tsoz0t6 { coment ouwaer | oraaroys 1 comeucaa [7 zooa0re | oeowanrs covrencaa | sonaarre | vaoazonsconmensan | rosea _| reos20%6 [cowensiR | sos | 2308016 conmersan | 2 reosenrs | oBosa0%6 comensan | zrospars | arose purse | cations | iwsnzote masae | sores _[oaranots rausanan | 90 sara | vaovaow 2 sven | row a ccow20t5 | ppoazons covmensin |e saoeonts | ranean wueveers | roses | as0s2015 waves | zaov20's | ounnzors ‘ o | FAMASANAR FAMISANAR wees | caowens [wou MUEVAES zaorrann3 | 2suri20%3 WEVRES ssozane | 23001 NTs 3 roses | roown0ts Saas 2 sanga0s | onsanots SANTA. 4 ssose01s | ra0siz0ts sama, 3 zaoscn1s | asoseote 3 is sana sores | osovane SaaS. | owas _| asoez06 | ACCVDENTE LABORAL rrcowno a Neiwico10 |reownco osm | ‘roan osm [2 | sums osm | conun sosmia lat counts | nous rooms I caowes [oars oom convene [sion osiva [3 —eomane oso Lo esta a canoes Loss En atencién 2 su cbservacion na se engontrd dentro del procedimiento que exista la responsabilidad por parte de talento humane de llevar un control del recabro de les riismas ante contabilidad 0 tesoreria, Frente a las solicitites radicatas ante las EPS la furconaria encergada del Grupo de Talento Humano realiza sequimiento del ago ante les entidades de Salud, por ejemplo ante nueva EPS y Compersar através de la Pagina WEB se vefice el estado de ia solctud de recobro; 'a EPS Saniias, Coomeva nos informan a través de corteo eleciénico del estado de las mismas y la ARL Positwa se le ha elactuado requerimicnio sobre ia solicitudes d recobro, 26Se realiz6 reunién oon el Grupo de Tesoreria en el mes de agosto y se acord6 enviar mensualmente por parte de ese Grupo @ Gestién de Talento Humrano los reportes del pago de las EPS para que se identifque a que funcionario corresponde ese pago. ' CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 11 Una vez analzada la respuesta se ratifica el Hallargo. Es de tener en cuenta que no todas las actividades que realza y debe ‘ealzar un grupo U oficina esian incluidas dentro de Jos procedimientos de calidad y cue dichos procedimientos no estan | debidamente actualizados pues los titimos datan su versicn desde el aio 2012, igualmente que los procesos (y sus actividades) generen entradas y saldas de informacién para otros prozesos. En este sentda, no es justiicada la respuesta brindade por el Grupo de Gestion de Talento Humano respecto a no definir un control y seguirriento para verifcar los recobros de las incapacidades, tenienda en cuenta que las mssmas correspanden a dineros de la entdad, que pocrian llegar @ generar incidencias de orden fscal, Es de recordar que el proceso contable est’ interrlacionado con todos fos protesos y que al realzarse pages de némina o ‘cualquer otra pago 0 dascuento al empleado generan impacto en los estados financiers conforme lo contempla el Regimen de CContabilidad Publica y la Res. 357 de 2006 (Num. 3.18.1, Responsabitdad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable) 9.2 RETENCION EN LA FUENTE: Gon el propésito de verticar ta correcta aplicacion de la Retencion en la Fuente por salaros a los Servidores Pblicos, se tomaron al azar once (11) funcionarios haciendo siquiendo en los meses de enero, febrero y marzo de 2016 (ver anexo No. 4). A continuacion se relacionen les liquidaciones que generan incumplimiento a la normatividad eplcable: ANALISIS RETENCIONES EN LAFUENTE APLICADAS EN LOS MESES DE ENERO, FEBRERO Y MARZO DE 2016 ase | arumson| EMC| aoccomen| “Sage” | Neuen | moczomen | rcceme| "ene | ucion | neetomen | rceomon rete evn ‘or "| serdcow | ocvome | "or ern" | peteon | etrowa | 3r o i i enan| ome] rae | somo | agen | aao0) varie [sav [inves | vreno | sono | woe a] erioe| o0m0 | aco Ste [ecm | ssin0 [ero | encom | esavzo | reno | veom | nom os aise | ssv0| 00 [sume | ease | em [ia | sae [slain soe [a cox | seweo [aim | aioe [se oma veo | amon | too oases | ono 7 ome co | se | aso zn | cae | avo ot [Te] ane va cso | sams | ae wo | se | 10 0 laze rao | eeeve | 990) nae | wom | eames | rt om | Aniiss: = De la musstra tomada se observa que no se aplicé correctamente la retencén en la fuente, en el mes de enero 2 5 funcionarios, en el mes de febrero a 10 funcionarias y en el mas de marzo a 10 funcionarios. incumpliendo 'o normado en «el Decrato 1070 de 2013, = Los soportes cue fueron presentados por los funcionarios para disminuir la base retencion, se encuentran debidamente } 21archivados junto con los calcuios de retencion. HALLAZGO No. 12 Se evidencia que no se esta cumpliendo con fa normratvidad antetiormente mencionada por cuanto en la muestra tommada (11 funciorarios) se presentan diferencias en la aplicacién de la retencién en la fuente, asi: Enero $1 879.000 meyor valor retenide 0, Febrero -$114,000 menor valor rotenide y Marzo -$167 000 menor valor retenido. Al no aplicar el procedimionto correcta la Entidad debe realizar devolucion a los furcionarios por mayores valores retenidos e igualmente requarir a aquelios funcionanos cue les retuvo un menor valor, pera que lo esttuyan en el menor tempo posible. e iqualmente identficar la inciencia en el pago de las retenciones en la fuente que se realizeron mensualmente @ la DIAN, Hallazgo con presuntaincidercia dscipinara, RESPUESTA DEL GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No.12 Mediante oficio con radizado interno 190 1 780.632 de fecha 3 de octubre de 2018, enviado via Outlook a la Jefe de la oficina de Contra! interno; la Jefe de la Oficina de Talento humano, dic respuesta a cada uno de lbs hallazgos encontrados en desarrollo de ‘a zuditone adelantada por los profesionales adscito a la Oficina de Control Intema, ia respuesia del presente hallazgo se dio de la siguiente manera ‘Al inicier la vigencia 2016 se ostimé quo ol sistema de nérina HUMANO WEB efectuaba el caleulo de procedimienios para efectuar la retencién en la fuerte alos trabejedores, pero liquidando la némina del mes de enero 2016 se evidencio que el valor relenido a los aseleriados era demasiado ato y en algunos casos al val era cero ($0), Por tal razon el 27 de enero de 2016 se elatoro y divuigteg Circular No. 001 GGTH en donde se da a conooer los beneticias iributaros dle retencion en la fuente y el ramite para aportar certficaciones que pueden cisminur la bese de retencion. quedando ‘como fecha limite para la enttega de documentos en la oficina del Gruso de Gestion del Talento Humano a mas tardarel dia 8 de Fobroro do 2016. En onmere instarcia se realzo analiss y calcule de ns procedimientos para los funcionaties de acuerdo a las iltios ceriteados aportados (aria 2013 y 2014) y que teposaban en la Histora Labora y atrojo como resultado diferencias que fueron reintegravas a cada uno de los funcionaras el dia & de marzo de 2016, segiin el oficic 190.1.1080, de! 8 de marzo de 2016, dirigido al Coordinador del Grupo de Gestion Contable” ‘A medida que los funcionarios iba aportando las certificaciones, se realizaba el calbulo de retencién en le fuente de acuerdo con los articulos 285 del Estatute Trbutario (Procedimiento 1) y 386 E.T. (Procedimiento 2), Decreto 099 de 2013, Decreto 1070 de 2013 y aplicando aquel procedimiento que sigreficaba menor valor 3 retener en bs ingrasos mencualos, Se ingresaron a HUMANO WEE las deducciones y a part del mes de marzo hasta junio de 2016 se aplicd el procedimiento determinado en la liquidacion manuel de febrero, Ahora bien. ctiando se evidenrci la fala en al sistema de admina HUMANO WEB, se envié un correo a Soporte Logic, asi 28ye | ei tmss teense os euedis remand enfome cehestad rcedess eencner aera lyre sented 6 me rec porte wget: 1 akohmea ingen telquinruas onary gamete 2 tigers pedo err dedceore deere Meera reac PSSST? 3. Elucera pets esd queress nar? 4 Egeland nti ets ets apres bates enn votes yA? 5. tlkcalume Pec be wen ae santos ego gu maine pe ie pesconerloenpecis? ‘ote amsleoni erin au alesse man al eneoraroscestinenanatesein fo svdoesen fees aed epee ais Contam, Jenry Paola Gutierrez Arguel mga Y la respuesta fue Jenny Paola Gutierrez Arg be lemar eatepe Acta No, 0082 (17 noviembre 2015), Acuerdos y Compromisos, Punto No. 6. "> Acta No. 0033 (24 noviembre 2015), 4. Compromisos (cuadro temas pendientes), Punto No. 45. “Tiquetes y vialicos: se Presentara en enero de 2016." y Acuerdos y Compromisos, Punto No.7.'% Acta No. 0034 (07 diciembre 2015), 4. Compromisos (cuadio temas pendientes), Punto No. 4,7. “Tiquetes y viaticos: se j presentarh en enero de 2016." y Acuerdos y Compromisos, Punto No. 5. "5 Acta No. 0035 (17 diciembre 2015), Acuerdos y Comaromisos, Punto No. 8 % Acta No 0001 (18 enero 2016), Acuerdos y Compromisos, Punto No. 4 % Acta No. 0002 (08 febrero 2018), 4. Acuerdos y Compromisos, Punto No.4 4.Tiquetes y vidticos: Cumplido En junio se expidié la Resolucién No. SC-1428 (16jun2016), “por la cual s2 establecen los lineamientos para el tramte de | Comisiones de Servicios y Gastos de Desplazamiento ai inirior y exterior del pais de los Servidores Publicas, Contraistas, Miembros de los Cuerpos Colegiados de la ESAP*, ia cual fue modiicada y aclerada medante la Resolucién No. SC-1451 {(2tjun2016), | La liquidacin de los viticos se debe realizar conforme a las escalas establecidas en los Decretos No. 1063 (26 de mayo de 2015) | No. 231 (12 febrero 2016) de! Departamento Adrirstratvo de la Funcicn Publica | Para le revision del procediriento se solicita los documentos que soporten Ia autorizacién de veintnueve (2) comisiones 0 vidticos. } asorvidoros pibicos, ont junio de 2015 y julio de 2016. A continuacién se relacionan las liquideciones (resoluciones) que generan | incumplimiento ala normativdad apicable: AUTORIZACION DE COMISIONES DE SERVICIOS Y EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DE VIATICOS VALOR DIFERENCIAS| RESOIUC! | REsOLUGIO OBSERVAGION - 0.0. EN nN uauacion| VIGENGIA 2015 Ta resolieon fe auterizada por la SAF y dete ser por 6 Drecior Nacional } 618 DE g)seain lb esiablece a RES.OG9 de 03 febrero de. 2016. } No lene revision Ofcina Asesora Juridica segin at. 11, Res. 1010 oe 2mayo2014. No informe de comesOn. 00 pasabordes sino soreo de| subatours pose No se evidercib el oficio , donde se invla a la ESAP a la conferencia anual } 2018 de itematonal Schoo! Insittes durante of Administtion IASIA o a ' setvdora pica en representanion dela ESAP- No lene revisin Ofena Asesora Juridica segin aft. 11, Res, 1010 ce yp/06/2018 | 4.124.250,00] 757 DE ozone’ | 7.092.360,00) /920 DE manrrors | ae00.01909|22Ts0214. No informe de coniin..ro pesaberos sro coreo ce No se evidencié el 010, donde Se inva la ESAP o a la funcionaria @ la FGV. 1909 DE $/No tiene revision Oficina Asesora Juridica segin att. 11, Res. 1010 ce] 06/11/2018 | 4,681.899.00) 28mayo2014. No informe de comision...ro pasabordos sino coreo cel ; subatours (S29 0E 3)No tiene revision Ofcna Asesora Juridica segin art. 11, Res. 1010 ce| 03/11/2015 | 3647.833.00 26mayo2014. No se evidencia el cumplido de comision-CLAD-. | EI valor liquidado no cortesponde a fo establecido en ar.3 de fa Res.1349| 4349 0E $ (sepi2016), una vez aplcada la tasa de cambio para cl 21sep2015, quel sy 77g50| | joaioarzqts | 6.528.906,00 covrespondia a $2984.60. Con esto s2 pudo generar una posibie diferencia al : favor del serlcorpublco de $651. 778.00 VIGENCIA 2016 3987 DE oeiozi2016 $34.532.468) No tiane revision Oficina Asesora Juridica segin art 11, Res. 1010 de 28 de mayo 2014. No se evidencia el cumplido de comision-F GV. 1216 DE 5105/2016 1419 4506/2018 2.8925 3,003.23) ‘No soportes de invitacién a realzar la ponenca, ni autonzacién presidenca. Liguidan los viaticos @ tase cepresentativa del mercado del 25 de mayo de| 2016, cuando ol viaje os col & al 15 do julio (un mes daspués). La focha co Io ‘obigacién presupuesta fue de OSjulio20'6 (TRM:82.914 38; Posibe Incidenca| Fiscal por mayor valor vago $420.974,00). A fecha solctud informacion vatioos:junio- pondionte egatzar No evidenca soportes de invitacion a realizar la ponercia, ni auiorizacion presidercia 120 0E 15106/2016 3,003.28) No evdencia soporiss de invitacion a redlizar 1a ponenca, ni autorzacion| presidencia. Falta pasabordo del 02 julio 2016 228 DE 2410272016 511 DE 1805/2016 286 OE 2500212016 $.860.225 ss0z649 $.401.471 La tanfa de viatoos diarios uizada en le regolucén no corresponde: a le] establecda en la Dee.231 (12feb2016) para salaros ente $ 3.122.582 al $4708325 ys que_~—comesponde =a «8:2201348.c0, “Posie inidencia Fiscal Genera un mayor valor cancelado por $96.003, No ssoportes de legalizacién. No soportes de cumplido comin. No pasatordos. cuanto le fue tenida en cuenta el pego de la prima técnica de estudios para] doterminar el valor de los vidios y solo se debe “ener en cuenta la] signacibn basice mensual, los gastos de representacion y os incrementos de] salaro por antigiedad Director teritorid Meta, * Posble incdencia Fiscal: Genera un mayor valor canceledo por $253 522, No sopores de legalizacion ‘No soportes de cumpilaa camislon. No pasabordos, | Liquidacion contraria a lo establecido en el Decreto 231 de 2016, ariculo 2, por] 98.003 50, 233.522,50 i valor reportado en la relacién de comisiones por GGTH, no concuerda con fa Res. 286 (25feb2015} en le cual se autoriza un valor ce $719,118,00. Con esto] $397,649.00 No soportes de legalizacién. No soportes de cumplido comision. No pasabordcs 189 pude gororar une pacible dlforonca @ favor dl sovédor piibico dol 317,648,560 121306 5108/2016 $320,528 Liquidacién contrara alo establocido on ol dacreto 231 do 2016, artculo 2, por] cuanto Ie fue terida en cuenta el pago de la rima técnica de estudios Para doterminar el valor de los viatics y solo se debe "ener en cuenta Ia asignacion basica mensuay los gastos de represeniacion y ls incremmentos de salaro por antigiedad" Subdirector encargado en funciones. * Positie incdenca Fiscal: Genera un mayor valor cancelado por $46.70$ 46.704,50| 121506 25/08/2016 4217 DE 25/08/2016 $ 290.828) Liquidacion contrara ato esiableico en el dacreto 231 de 2075, ertculo 2, po ‘cuanio le fue tenida en cuenta el pago de la prima técnica de estucios Perel determina el valor de los vidtices y solo se debs "tener en cuenta lo asignacion basica mensvai, 103 gastos de renresentacion y las incrementos del salaro por antgedad” Suodirector encargedo en funcicnes. * Posible| inedercia Fiscel: Genera un mayor valor cancelado por $46,704 LLiquifecion contrara ao esiablcico en el dacreto 231 de 2018, atculo 2, poy Canto le Tue tenida en cventa el pago de fa prima técnica de estucios Paral deterinar el valor de los viticos y solo se debe “tener en cuenta la asignacion basica mensual, los gastos de representacién y los incrementos dol salatio por anigleda.” Como Juridica. * Pesible incdencia Fiscal: Genera un] mayor valor cancolado do $48 704 46,704.50 46.704550, 40‘lo Reconocen ios $20,000.00 corresponcientes a transporte de aeropuerto| ciudad destino, Segin Res. 1010 de 2014, at. § - Perdgrafo: "Para todas las) 798 DE sanwzors | $1472.089 comisiones © desplazamiontos que incluyan traslado al Aeropuerto del reSio| 29 ga ag ‘de| pais, se tendrd un reconocimiento de gasto fio por transporte de Veinte Mil " Pesos Mee. ($20.00) de legada y regreso," No sopories de legalizacién. No| soportes de cumplido comisién. No pasabordos. Toei Grips ce Geter Tagua * Posible incidencia Fiscal por diferencias en iquidacién de viaticos Posible diterencia a ‘avor del servidor publica HALLAZGO No. 17 TTeniondo en cuenta las observaciones derivadas del procedimiento de Autorizacion de comisiones de servicios y el reconocimiento y pago de viaticos se evidenci: ‘+ Para comisiones al exterior de! pais’ Falta de autonzacion por parte del Director Nacional segun lo establece la Res.089 de 03 471.639,50 (989.425 00) febrero de 2015, y falta de revision de la Oricina Asesora Juridica segén art, 11, Res. 1010 de 26 de mayo de 2014. No se deje evidencia de las invitaciones, ni de les autorizaciones emtides por Presidencia de la Repibiica + Para comisiones al interior del pais: La tanta de vidticos diaris utlizada en aigunas de las resoluciones ro corresponde 2 la establecida en el Dec.231 (12 de febrero de 2016), art, de acuerdo a la asignacion bésica mensual del servidor pliblico. RESPUESTA DEL GRUPO DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 17 Para comsiones al exterior del pais, la Entided cuenta con un usuario del aplicativo de Comisiones al Exterior de la Presidencia de la Republica, que se encuentia en el silio web hilos:/comisionesext presidencia qov.co/Vistas/PubicolLogin.aspxRetunUrl=%62f, en este aplicativo reposa todos os soportes y el formato de auforizacion debidamente frmado por el Director Nacional Afto 2015 La resoucion tue autorzada por ia SAF y seb serporel Director Nacona septin to fstebleea le RES O30 do C3 de fobrero de 5180E 5 075. No ten evision Often Asesora seeao1s — arzazen [9029 No} Stein Aas ‘hurica sogun att Res, 1010 de Démaya014 Ne informe de eamision ro ppassbordos sino come de subatours ‘Ge evidevaa en la Sutorsaco comien de veweo al eteror- Secretaria General Presidencia dela Republica fa femay autoreacon del Dvector Nacional de a ESAP & dost Aljendre Lenraamengy Aunto soporte Por 8! Volumen de comisiores de services se determing en Su Fromerta que ro se emtiera a revision de ia Okcna [Resera livin Los nformes da comision para esa ‘Specs (artes de! 16 de uno de 2016) no eran nesesarios Dara i legsizacion ce los vaticus de 0s Funcionaros, Bacentes. conatsies 0 estudantes ante el Grupa de Gortisn Conable ya quae eomionado cebia ronct ol ome a Sunenico’o jefe himediao. La resolucon 1010 del 28 de maya ce 2014 CAPITULO Vl sefaia que Legalizacion DE CCMISIONES GASTOS DE VILE TRANSPORTE ¥ DESPLAZAMIENTO PARAGRAFO 1 Para proceser 3 fegairacron se pocean renite vie ‘conea electron bs souentes dbcumertos 1. Cupido de comision 0 desplazaments, cingenciade ‘nol formato estatieete. ol cual haze pate cei Sistema (de Geen de Calidad te ls ESAP 2 Paseborics yo somorobentes de gastes de vise (aere9s) 5 Todo sevvidor oubica 0 centratista destinataro del acto ‘administrative quo cerore comeisn se servicies 9 ‘eulonzactn de desplacomionta, doers presenta ee: 41SiperiormTTRTO OSG SOT SBN BT CASO. TeTRTO Te los tas (3) fas nabies siguientes a termna dele ‘oanisisn e dosplazaments. un some sjecuivo sob le oivelaces desplegadas en desarrate Oa estas (se ‘exceptian los docer tes) Con respects alos Pasebordas fatantos y cue se encuentran cetiscacos por i Agensie de viajes Subatours (Emoress que-emio los tiquetes ies a vel nacional a la Exeves Supever de Admmatacion Publics) ce peimtenos eclarar que “Las ceriicscionse prosertanon sustonte de rayon ‘gual valsez jveicn que Ia coll dei soaprensinie de viae “U3 Tecnologia permte ingress al welo sh necesiad de lea tquetos “La Agere de Visjes Subatours toma de! ssiema de resewas AWADEUS la ivoracion que esa nie ‘mundial para cartfears! use are de bs tevetos sees Siondo un 100% carvisoey verbx en torino rel in esa! ‘es avalada ycalficaa por el supervisor do a agenda, rd o2a72015 7.002.280 io as evidence file dnd se ute ESAP ala conferencie ual 2015 ca Iniemacona Soneo| nsiates aura ct Administration ASIA 0 aa sentra pica nvepresentacien de ia ESAP. Enel apleivo de Comsianes al Eeteriorda a Presdencia de la Republica se eveencia ® natacicn a conferencia arva) 2019 de internacional Serco irsttutes ‘urante of Adminisaton IASI de [a servlera punica ‘Aajuntosoaera 920 de 2e07a0i5 s aesao1s No tene revsion Ofcina Asesara Juridica Eegunat 11 Res 10"Ods 2emayor0%4 No Infarme de comsion . na ganstordos ana comea de sustours For al vale’ de coniones da Sania: se daismnnd ‘on su momanta quo no seremitiors a Yevsion eta ina ‘Aascor Jursiea Lov nfomas de comision para esa | ep0ca [antes cet 18 de yuro.de 2018) 0 eran necesanos pata alegalzacion dees vsticos de os Funcionaios, Dosentes, soniratetes o estushantes ante ol Grupo se | Geston Ceniavle aque el comsinaie oebia renos 2 | iforme al Spsrsro jefe nmedito La esotucon 1010 (dal 23 de mayo 60 2014 CAPITULO Vil anraia que ‘Legaleactin DE COMISIONES GASTOS OE VIAJE, TRANSPORTE ¥ DESPLAZAMIENTO PARAGRAFO 1 | Para procedter a io legaizansn sa pocran rami va | cares slocirinica 2 seuentes documentos 1. Cumptca te comisiin 0 desplazamento, diicencado | enelformate esitioceda lea) hace pata ool Sisine (de Gestion de Calitedcte fs ESAP. 22. Pasaoidos yo conprovenies de gastos de weye (aereos) 5 Todo sawvedor pablice 0 centetiste deetatarc del acto ‘adminstvaivo que cormere comision ce sericos 0 ‘aulonzaai6n de desclazamiant, dete'd presenta ante of Suporer nmecisto > syponater segin el oaeo soni Se Insts (9) das babies squentes a femive ce Comision ocespazamente, un nfarne eecutvo sobre as Detveader desplegedas an desarele de estes (se xcoptian os desertes) on respecte @ las Passbordos fatantes y que se fancusrtran centisezcos por ia Agencia da vsies Subatoure (Emotese quo ents los iquetes abrecs ave! nacional ¢ ta Escues Supeno: de administracion Pubes) as pamulimos aclarr ave *Las certicaciones presertan un susterto, de ayer 0 qual vatsez wrisico que le colle det casprendibie ce vee Niatecnoleaia porte ngiosar al woo in necosidse do a2Tos taveies “La Agena de Viaes Subatours toma cel ssiema de reserves AMADEUS Ia nforicién qe 68 8 nivel ‘munda para carificerslusc ono de ls tquetes aéceos Sletdo un 100% contabio y veraz en tempo real, la cual (6 avalada ycalficata pore! supervisor de la agencia 1908 de os t12015 4.567099 ‘No se evidenco el ofclo, donde se invita ale ESAP sls lureionare 2s FGV. Ne tone ‘evision ofcina Asesera Juridica segun aft 1! Res. 1010 de 2amayo20'4, ro informe de camison__ ne passbordes sino cameo de svostours En clapicaino de Comsiores al Exterior dee Presidencia ce la Repubica se eviencia la invitacion ala FGY des serudora pica “Agunta soporte Por al volumen de comiiores se se/vciea se determing en au momenta que n0 se rerniera# revision de la Otcha ‘Asesora Jurca, Los nfoimes de comision para esa ‘spocs (artes del 16 da une de 2018) no arannaceeariog pera la legalizacion de tus vaticos de los Funcicnaros, Docentes: contaisas o estudantes ante el Grupo de Gestion Contable ya que e comsionade debia rend 2 inlorma al Superiza, 9 ole Inmedato. La reselucen 1010 ‘del 26 ce ayo de 2073 CAPITULO Vil senaia que ‘Legalzacion DE COMISIONES. GASTOS DE VIAJE ‘TRANSPORTE Y DESPLAZAIIENTO PARAGRAFO 1. Para proceder a i eyatizacii0 se pocrdn rent va ‘correo electrenes los siguientes documentos 1. Cumplio de comisisn o despiazamento, dligenciade fn el iomatoestatiord. el cual Nave pare cel Sistema e Gesidn de Calidad de tg ESAP 2-Pasaberdos y/o camprobantes do gastes de waio (asreos). 13 Todo serviderpuibico 0 contratiste destnataria de acto ‘naminstratve quo ccnbere comsion de nenicns 9 Suterzecn de despacemonte, debera presenta ante of ‘Seperor inmediato 9 superdsor segun ef case, dentro ce Jos ies (3) dias Rabies siguientes al termno defo ‘emisién 0 desplezamionte un informe ejecutvo sobre (ae delindades despiegasas en desarolo de asta (se ‘cesta fos docenies) Con respecio a les Pasaborcos fatantes y que se lencueniten ceniiceads por ia Agenoa de viajes Subatours (Empresa cue amita os iquetes aereos anivel naconal a Ja Excusle Superayo2 Adminietacion Publics) noe perinrncs actarer 3.8 “Lae coiicacionse prasentan un sustente, de mayor 9 {gual valves jicico que la calla de! Gesprendble de vie “La tecnologia oermiteingresa al vue sin necesdad de los tiquetes “La Agencia de Viaes Substours tome del sistema de reservas AMADEUS la nformacign que es a nivel ‘mundial para cerificer aluro.ona de ls tqvetes aéreae Sierdo un 100% confable y ve‘ en tempo ree, la cael {9$ avalada y calfcac3 pore supervisor de a agencia. 1020.40 osnn2n15 asa7 938 ‘No neve revision Oncna asesora vurcica Segin act 11 Res 1010 de 28mey020'4. no 52 evsdencia el currpido de comiién - CLAD. Por el volmen ce corrisiones ae servicos se determing fen su momento que na s ‘emtiora a revision de a Ofna AAsosers wuricies 43 ResensiociciaaailAno 2018 we itera rvids Gch Asesos kien | Ror lvcirnendecontese sede 9 dining i eenlasa [Souuman i Fesseiogeze mayo ce ao1e, [en somomero qe nose emnera#valon 2619 Otc 00 © on no $2 evidencia cumpido de comision -FGV | Asesora Juridica 1eftsse, | sconze | eewtense sonanes ce metaciana eaten | Secon deo peversiny el sence cela autorencen de Eee snl al Prstdnce cea opunic,e\cl se Aus Se ancient by soon revere rwiscny wzace, | couze_ |topitenonsmases momeen ren | ebaenc eiaropanen wend sau} ores 15/06/2078 re oat 7 ia Jonde se evidencia billeta electronico. posanorao do 32 pho 2078 | oe CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 17 Teniendo en cuenta la respuesta parcial emitida por ol aucitado se Ratifica el Hallaego, So aclara que no obstante roterirse a unos soportes adjuntos, fos rismos no fueron alegados. El aplcatvo de soporte de autonizaciones al exterior no 2s de la ertidad y ro se puede constatar los soportes referenciacos por lo que @ tuo de ser requeridos ror entidaces de control no s2 tendran con la disponiblidad requerdos, como sucedié a esta Oficina. Las comisicnes de servicios al exterior son las que se debian remitir para revisin de la Oficina Asesora Juridica, no se akego acto administrative donde se estableciera modficecion al at. 11 par.1 y 2 de la Res, 1010 de 2014. No se cbtuvo respuesta respecto alas Rescluciones: 1349 de 08/09/2018 y 1216 de 25/05/2016 HALLAZGO No. 18 De las comisiones revisadas se determina posible diferencia a favor de algunas servidores publicas por menor valor iquidado que suman $988,425.09, CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 18 Teniendo on cuenta las respuestas emitidas pore! auditads (soportades en respuesta Hallazgo No. 19) se Ratifica el Hallazgo, HALLAZGO No. 19 De las comisiones revisadas se determina mayores valores cancelados producto de no correcta aplicaciOn del Des.231 (12 de febrero de 2016), generando mayor valor cancelado por $47 1.638, 50, configurando un posible hallazgo fiscal RECOMENDACION ‘Antes de culminar la vigencta 2016, realizar una revision de los waticos otorgados durante ia vigencia alos servidores pillicos que reciben primas u otros Conceptos diferentes a los establecidos en el Art. 2 del Decieto 231 de 2016, con el fn de establecer cue no 8 les haya carcelado mayores valores por liquidacion de viaticos RESPUESTA DEL GRUPO DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 19 e fas comisiones revisadas se determina mayores valores cancelados producto de no correcta aplicacion del Dec.231 (12 de febrero de 2016), generando mayor valor cancetado por $4771 639.50, configurando un pasible halezgo fiscal, (Ver respuesta del informe enviado con oficio 190.1. 780 ~ 632 del 3 de octubre de 2018) Dentio del proceso de eutozontro! se esta realzando una auditona a todos fos pagos efectuados por concepto de visions y gastos 44de despiazamiento de la vigencia 2016 CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 19 Teniendo en cuenta las respuestes emitidas por el aucitado se Ratifica el Hallazgo. Y se realiza la Siquiemte precisiOn: Res, 228 de 24/02/2016. En el momento de liquidacion de los vidticos el sueldo de la funcionaria y segtin desprendible de pagos (febrero) era de $4.413 343,00; por tanto el "valor" diario de vidticos no comesponde con el utiizado en la liquidacién, generando un mayor valor. Ahora bien, teniendo en cuenta la respuesta emitide respecte a la reliquidacion de visticos, esta Oficina considera necesario recordar que dicha reliquidacion también procede para todos ios funcionatios cuyas liquidaciones de Comisiones |viaticos) fueron liquidadas y otorgadas para realizar 2 partir del 12 de | febrero de 2016, fecha en que comenzd a regir el dacreto 231 de 2016. | RECOMENDACION Antes de culminar la vigencia 2016, realizar una revision de bs viaticos otorgados durante la vigencia a los servidores pablicos que | reciten primas u otros concepts diferentes a los esteblecidos en el Art. 2 del Decreto 231 de 2015, con el fn de establecer que no s2 es haya cancelado mayores valores por lquidacién de viticos, 14, APLICATIVO HUMANO. VERIFICACION DE LAS FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA HUMANO WEB. % Soporte de la Aplicacion Humano Web al Proceso de Talento Humano La Oficina de Talento Humano ha estado en proceso de autoralizar en alguna medida sus actividades mediante el uso de la | aplicacién Humano Web, este apiicatvo en su versisn actual se encuentra en operacién desde marzo de 2016 y progresivamente 2 ha ingresado informacion para aimentar el sistema, de tal forma que perma realizar procesamiento automatico de las | actividades de liquidacion de la nomina, que se venia realzando totalmente de forma manual por los funcionarios del area ‘Adicionalmerte en el proceso de audittia, el Jefe de le Oficina de Tecnologia e Informatca inform que el sistema Humano Web ‘comerzara un proceso de migracién hacia Gestasoft a finales del mes de Julio, en el cual se tiene planeado realizar un procesamiento en paralelo hasta diciembre de 2016, donde Humano Web sara de operacion defiitvamente, por lo tanto, os halazgos u cbservaciones emitidas en el informe, también deten ser tericos en cuenta para su saneamiento en la implementacion del proceso en Gestasot y se sugiere realizer una migracién metidica y dejar la evidencia suiciente para la verficecién y soporte dela misma, TTenlendo en cuenta que no se encuentra formalizado un procedimiento de liquicacion de nomira, que esta actvidad no presenta un { alto nivel de automatizacién y actuaimente requiere la ejecucién fuerte de actvidades y controles manuales, se identfico que el | apiicaivo ost utlizando pare reakzar la liquidacion y caloulo masivo de datos sin que este represente total acercamiento a la liquidacion final de la némina, debido a los ajustes y verficaciones realizados menualmente por el personal Riesgos asociados: Nodtfcaciones no autorizadas Errores en la iquidacion de la nomina Liquidacién y pagos errados de némina,RECOMENDACION Con base en el procedimiento de liquidacién de ndmina, se recomienda configurar en el aplicativo Humano Web las funciones y los controlos necasaris para la lquidacisn confable de la ndmina, dtl forma que el apicatvo so anes y siva como soporte para la eecucion del procedimiento con un alto componente autoratico y por io tanto restringir los ajustes manuales a la nomina solo en caso de Ser estrictamente requeridos y autorzadas por un funcionario de nivel adecuado. HALLAZGO No. 20 Se identficé que después ce la liquidacién de la némina en el aplicativo Humano Web, se requiere en gran medida la realizecion de procesos maruales de verificacion y ajuste respects a los datos procesados, que indican que el sistema no garaniiza un resultado fiable respecto alos datos generados en la liquidacion finaly por lo tanto no se conciba como un aplicativo que bninda un adectiado soporte para el desarrollo del proceso. RESPUESTA DEL GRUPO DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 20 Es preciso acterar que la linuacion ce la némnina antes del mes ce Julio de 2015. se realizaba en el sofware de norina Humano Web pero ingresanda los valores manuales para el caso de bonifcacién por senvicics prestadas, grima de servicios, vacaciones prima de vacaciones, bonificacién por recréasion, etc... y fue desde el mes de julio 2015 que se empezd & proceso de formulacion y parametiizacion en el programa para que liquide automaticamente y se pague en el momento oportuno. Jgualmente, se ha implementado un proceso de revision @ los dates ingresados en Humano Web, como son: la verificacion de feches de vinculecion, fechas de p2gos anteriores, livencies ordinanas, periodos de vecaciones-derecho, paticdos de vacaciones tomadas, periodos de vacaciones pagadas, toda vez que incidon en el proceso liquidacion y pago para la vigoncia 2016, Anora bien, como ustedes © mencioran es neceseri verficer manualmente los calculos que hace Humano Web para detectar el feror de la farmulacien, efectuar las correcciones pertinertes y que la ndmina sea eritida en un 99% automaticamente del sistema. Hasta el momento el sistema Humano Web no suple las necesdlades del area ya que debemos revisar la nomina varias veces antes de efectuar el pago y por tal raz0n 2 Solio el cambio de software que tenga una formulacién esténdar para entidaes publicas, que realise constantemerte actualizacion de norrratividad, que realice las dos iquidaciones de procedimiertes pare retension en la fuente de esalariados y tenga varies opciones de usuari, no solo permisos totales y consulta, CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 20 Se ratifica el hallezgo, por cuanto ol grupo de Talento Humano vatda les afirraciones realizedes respecto al funcionamiento del aplizatio Humana Web y adicionalmente no se envian saportes a revisar que pudiaran modificar el hallazgo % Administracion de la Aplicacion Actualmente para el mentenimiento, soporte y actualizacion del aplcatvo Humano Web se encuentra vigenie el cortrato 334 de 2016 firmado 18 de abn d2 2076 con el proveedor de la aplcacién Soporte Logica LTDA, donde se define como abkgacién de! proveedor realizar e! mantenimiento, sopcr y actualzacién en cuanto a la entrega de nuevas versiones generadas por él. en Cuanto ale actuaizacion en la configuracinn del sistema acorde a la normatvidad vigente y apicable. Sin embargo, en caso de que 461 proceso requiere un nuevo desarrollo o nueva funcionalidad para la elecucién de sus actividades el contralo no incluye la posibildad de gestionar este tino de solicitudes por parte del area usuaria. CLAUSULA PRIMERA OBJETO: Prostar ol servicio des Actualiracion Martenmiania y Sonone CLAUSULA SEGUNDA ALE. Humanos dela entdad CE AL OBJETO: La actuaiizacior conalidades dé la aplicacion para ©! ‘race det Joya Procesos en tos egracién de Humana con otras apicacones, consh % Riesgos asociados Pérdida de integridad de la informacién procesada por el aplicativo, Modificaciones no autonzadas. Errores en la liquidacion de la némina. RECOMENDACION Establecer en el contrato de manienimiento y soporte ce la aplicacion, la opcién de solcitar nuevos desarolos en la herramienta que permita mantenerla alineada a los requerivienios y actividades que componen los procedimientos, de tal forma que la aplcacién sivva como soporte para el desarrolio del quehacer del area y sea un refleo de los requerimientcs funcionales y operacionales del proceso, y que al contrario el procecimiento no requiera adaotarse a una herramienta que no permite el deserrollo automatcn aficiente de sus actividades, HALLAZGO No. 21 En el conirato vigente con el proveedor Soporte Losico LTDA encargado del mantenimiento de la epicacion Humano Web, se | ‘establece el servicio de mantenimiento, soporte y actualizacion en cuanto a la entrege de nuevas versiones generadas por el proveedor con la normatividad vigente y aplicable, sin embargo, no incluye el servicio de cambios en a aplicacion como pe inciusién de nuevas funcionalddades 0 nuevos desarrallos solicitados por el area usuaria de la ESAP, RESPUESTA DEL GRUPO DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 21 La supenisin del contraio con ol proveedor seporte logico Lida. es ejecida por la ofcina do sistemas por lo cual es esa oficina la ue define las obligaciones cantrastuales a ejecutarse por parte del contratsta y a ellos corresponderia prestar el apoyo sistemético » ‘ara generar las mejoras y seguridades en el software de nomina CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 21 Teniendo en cuenta que el aplicativo Humano Web soporta el proceso de Gestion del Talento Humano y que las deti cess |funcionalided de este aplicativo pueden altarar los resultados del mismo mediante el procesamiento de Ia informacion, se aciara que dicha atea es la responsable de gestonar las mejaras pertinentes sobre las hesramientas ‘ecnologicas ultizalas con e! debdo soporte de la Oficina de Sistemas e Informatica, es necesario que las éreas antenicrmente mencionadas acuerden el detalle de los equenimientos en cuanto a los aplicatives requaridos para la ejacucién del proceso de Gestién del Talento Humano y todo lb referente a su funcianaidad y cispanibilkiad y como fa Oficina de Sistemas e Informatica va @ garantizar el debido soporte de la misma Se ratifica el hallazgo, por cuanto zolicatve Humano Web y adconalmer grupe de Talento Humane valida las afrmaciones realizedas respecto at funcionamiento del no se enwian scportes a reuisar que pudieran mod ficar el hallazqo % Seguridad del Sistema Humano Web La administracion de seguridad de la aplicacién Humano Web esté a cargo de un Ingeniero de la Oficina de Sistemas e Informatica y el soporte de ia apiicacion ademas de estar a cargo del proveedor Soporte Logizo LTDA, intemnamente esta asignado a una Ingeniera Contratista, teniendo en cuenta la revision de los accesos privlegios asignados @ cada rol de usuario en la aplicacion Humano Web para ls funcionarios que utlizen el sistem, se identifcd que no se realize una adecuada adminstrecién de accesos alas funciones do la apicacién, ya quo no se asignan los prviegis teniondo en cuenta la funcién y actividades especificas de cada funcionerio dentro del proceso de Geston del Talento Humeno, ni a asignacion de aczesos acorde a una segregacién de funciones (Ver Anexo No. 6) Se idenificd en el archivo generado el 10 de juio de 2016, con el reporte de asignacion de accesos, roles y permisos para los ‘médulos de! aplicativo Humano Web, que existen ocho (8) usverios con rol de administracién oon altos privilegics para larealizacion de actividades, ya que se identifican roles generaies con asignacion acumulativa de permisos y priviagios. % Riesgos asociados Perdida de inlegiidad de la informacién procesada por el apicativo Nodificaciones no autorzadas, ‘Acceso no autorizado al ambionte productive do la aplicaci, Errores en la lquidacion dela némina RECOMENDACION En atencién a las mejores prdcticas para un esquema de seguridad adecuado sobre el sistema que soporta el proceso de Gestion dol Talento Humano se recomienda revisar, dacurentar e implementarajustes al esquema de seguridad informatica, considerando entre otros, los siguientes aspecias: > Se sugiere defnir, documenta, formalizar,implementar y socialzer un provedimiento de Gestion de Usuarios en conjunto con la Oficina de Tecnologia e Informatica, donde se tenga en cuenta la Solicitud de la creacion de la cuenta, la definicibn de roles y perfles para los usuarios de acuerdo a sus furcones dentro de la Entdad y una adecuads aprobacion para la asignaciOn de 'as mismas, ademés de una modifcacién de perl en caso de ser requerido para asi evltar cumulacion de privilegios dentro de los sisteras de informacion > Inectvacién de usuarios de tel forma que las cuentas de los usuarios pertenesientes a funcionarios retirados no permanezcan actives después su salida, con el fin de evitar una utlizacion inadocuada y la imposiblidad ée verifcar a ‘razeblidad de las transacciones realizadas con las mismes, > Restingir eczeso al ambiente productive por parte del proveedor 0 en caso de requerirse el mismo establecer un contol de monioreo acerca de las actividades funcioneles y acceso del proveador dentro del ambiente productivo do la aplcacién 48> Segregacion Funcional y Técnica Realizer la segregacion de funciones y la asignacion de permisos y prvilegios acorde al | rol de administracion del sistema y el administrador tcrico de la aplicacién perteneciente a la Oficina de Sistemas e Informatica, teniendo en cuenta que este no debe toner permisos a realizar trensacciones funcionales dentro de la” apicacion respecta ala lquidacion de la nomina y que los funcionarios de a Ofeina de Talento Humano no deben acceder a realizar la adrinistracion tecnca de ia anicacién i > Realzar un anélisis de segregacion de funciones y configurara los accesos con los privilegios adecuadcs para los | funcionarios del area de Talonto Humano de acuerdo al rol y actividades que cada uno de elles realiza dentro del proceso de Gestion del Talento Hamano > Depurar el listado de accesos @ la aplicacién teniendo en cuenta que hay usuarios que no han ingresado desde hace dos afios y socitar al administrador téonico de la aplisacién que inactive las cuentas que se determinan como no requeridas. HALLAZGO No. 22 Se identfearon ocho (8) usuarios activos en la aplicacién Humano Web, con acceso a la administracién del sistema y a las | funciones de usuario final propias del proceso de Gestion del Talento Humano con acumulacin de privlegios y sin tener en cuenta | ningun tipo de segregacion de funciones respecio a su 10l en el area, acicionalmente de estas ocho (8) cuentas tes (3) no han ingresado alla aplicacion entre el 2014 y 2015 lo que indicaria que no son requeridas en estado activo, RESPUESTA DEL GRUPO DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 22 \ Es responsatildad de la oficina de Sistemas, inicar un estudio de privlegics a cada uno de los usuerios asignados en el sofware Humano, para identificar usuarios que ya no utiizan la aplicacién y establecer roles de acuerdo a las funciones de cada usuario, CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 22 ! Tenierdo en cuenta que el apicativo Humano Web soparta el proceso de Gastion del Talento Humano y que las deticiencias en ta funcionaldad de este apicativo pueden alterar los resultados del mismo mediante el procesamiento de la informacion, se aclara que dicha area es la responsable de gestionar les mejoras pertnentes sobre las herramientas tecnologicas uilizadas con el debido | soporte de la Oficina de Sistemas ¢ Informatica, es necesario que las éreas anteriormente mencionadas acuerden el detalle de los requenmientes en cuanto a los aplicativos requeticas para la ejecucion del proceso de Gestion del Talento Humano y toco lo referente a su funcionalidad y cisponibilidad y como la Oficina de Sistemas e Informatica va a garantzar el debido sogore de la} misma. En cuanto a le esignacién de accescs en la eplcacion el area de Gestion de Telento Humano es quién debe defini los roles} de acuerdo a las funciones de cada cargo en conjunto con la Ofcina de Sistemas e informatica quién se encarga de la configuracién y depuracién de los mismos, estas actvidades basadas en un procedimianto de Gaston de Usuarios centvalizado en la Olona de Sistemas e Informatca que soporte la gestion de usuarios en todas las aplicaciones y platefermas de manera transversal en la Entidad, Se ratifica el hallazgo, por cuanio 0 grupo de Talenio Humano val las afrraciones realizadas respecto al funcionamiento del aplcatwo Humaro Web y adiionaimert, no se envian soportes a revisat cue pudieran mocifcar el Nallazao. ' Parametrizacién de la Aplicacion De acuerdo al paragrafo 6 de la Clausula Séptima de Obigaciones Especifies del Contratista, el proveedor Soporte Légico LTDA dal contrato 334 de 2016 firmado el 18 de abril de 2016, e! proveador es el responsable de generar las versiones de la aplicacion Humano Web y asequrar que estas estén alineadas con la normatividad apicable y vigerte, por'o tanto, ellos definen la formulacion mediante la cual se reaiza el procesamiento de Ics datos masivos en el proceso de la liuidacion de la némina. Sin embargo, se identficé que los funcionarios (Ver tabla anexo No. 6}, tienen acceso « modifcar dcha ormulecién por medio del usuario asignado eee 49yro se identicd un procecimiento, quia 0 instructvo donde se defin la forma como se garantiza que la formuacion 2s la comecta y 52 encuentra autoizade y las actividades y autorzeciones a seguir en caso de requerir un ajuste en ls misma CLAUSULA SEPTIMA OBLIGAcIONE: PECIFICAS DEL CONTRATISTA + 1 ir soBbin ie lox mad software HUMAN! Adicionalmente el apicativo Humano Web no esta enfocado ni disefiado con controles estictos en los campos de ingreso de datos para realizar prohibiciones en el momento del ingreso y procesamiente de cada registro de la iquidacién do la ndmina de la entidad, lun ejemplo de esto es que cuando se ingresan datos 0 se realizan actividades indebidas en el sistema como ingresar lquidacion con sobreendeudamiento,lcuidar funclonaros retirados 0 liqudar novedades ya cerradas entre otras, este no esta arrojando los mensajes de error y bloqueanda la continuacién de los registrcs y procesamiento, sin embargo al final de la liquidacién genera mensajes de ertor y ¢e advertencia sobre actividades que presentan alguna inconsistancia para que estos sean revisados por el operador, obligandole a austa ls registos con mensajes de error lo que na sucade con las advertencias. % Riesgos asociados: Perdda de integiidad de la informacién procesada par el aptcativo, Nodificacianes no autorzadas. Errores en la liquidacion de la némina RECOMENDACION Se sugiere defnir, documentar, formalizar,implamentar y socializer un procedimiento © guia para el cambio en la parernetrizecion de la aplicacion con la defricién del fluo de aprobacién adecuaco, especialmente en cuanto a la mocifcacién de la formulacion para el célcuo en el procesamiento de la Iquidacién de la némina y solar un requerimiento de auste a sistema para que la visualizacén y modifcacién de esta formulacion quede debidamente restringide para el personal desgnado de su revision, actualizacién y aprobacién y que gerantice que cada fquidacién de la némina se esta realzando con base en la normatividad vvgente, 0 que la formulacion disefiada por el proveedor no presenta inconsistencias. Gestonar los ajustes necesarics en la configuracién del aplicav Humaro Web para defini les funciones y 10s contioles de valdacién de daios necesaris para la lquidacién confiable de la nomina, pesmiliendo que sea amigable y brnde al usuario una guia acerca de posibles erores en el procesamiento de la informacién HALLAZGO No. 23 La formulacion que se utiliza como base para la iquidacién de la nérrina no se encuentra sufcientemente restingida y es defriga por el proveeder de soporte dela aplicacién Soporte Légico LTDA, sin que internamente se realice ura verifcacién y aprobacion de la misma y que garantce la vigencia yesiricta configuracién Los controles de validacidn de los campos donde se ingresa infornacibn o se realizan actividades de procesamiento dentro de la 30aplcacién, no generan mensajes ri bloqueos inmediaios o venianilas emergentes con advertencias en caso de ingreso 0 Procesamiento errado de agin registro ingresaco pare la lquidacion de la ndmina que garantce una oportuna correccién y precision de los detos, RESPUESTA DEL GRUPO DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 23 EI Grupo de Gaston de Talerta humana de la ESAP, cuenta con un convratsta de profesién contadora, que tiene dentio de sus blgaciores la responsabilidad de revisar que los valores iquidados dentro de la némina de cada mes correspondan y las novedades generadas por la entdad, y que las formulas defridas dentro del sistema humano, reaicen los celeulo comespondientes ala normatividad aplicable CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 23 Se ratifica el hallazgo, por cuanto e! grupo de Talento Humano informa que se tiene defido un control de revision de los valores liquidados y ‘a formulacion del sistema Humano Web por parte de un contratista del érea, sin embargo no se envian soportss a revisar sobre a ejecucién de dicho control 16. ASPECTOS GENERALES. 16.1 ADMINISTRACION DE RIESGOS de Administracion Publica - ESAP, se establecieron los lineamientos para le Administracion del Rresgo como por parte de la Ata Direccién, mediante la cual se da a conocer la metodologia con las etapes para la | la valoracion, el manejo y el seguimiento 0 monitoreo de 1s riesgos. Asi mismo, se dispuso del aplicativo ISOLUCION, mediante al cual se comunican los resgos esaciados a los procesos o depencencias. La aplicacin de la metodologia | mas la evaluacion de los nesgos, debe permit a a Entac fortelecer su proceso de panfcactn, porque podré definir las medidas de tratamiento mas electivas y determinar la forma mas edecuada para controlario, de moco que se logre disminuir el impacto y la ‘probabilidad de ocurrencia, para asi elcanzer ios objetvos Institucionales. Por lo anterior, la Oficina de Control Interno en su rol de evelvador independiente, adelanto evaluacion al mapa de riesgos para el | proceso de Talento Humano, con el fin de verfcar la stficienca de los riesges, la efectividad de sus controles, asi como de las | ‘acciones encaminadas al fortalecmierte de los mismos, de manera que se proporcione informacion objeliva y razonatle a la Alta | Direccion, acerca del conirol de todos aquellos factores que impidan el logro de os objetivas de! proceso, | verfeaion fue eaizada ala eon de de Resgs en el pores de Taleo Humaro siguies rnnemenae oe spemiase Se i 88 8 “osnsst apm Ulan ie ae Sore IRS eae EET TESLA eeson % Establecimiento del contexto De acuerdo @ la Guia de Administracion de Reesgcs del DAFP, numeral 2, dentro de la identiicacion de jos riesgos se debe cestablecer el contesto del proceso, este debe contener el objetivo de proceso, aleence del proceso, la interrelacion con otros procesos y ol responsable del proceso, % Identificacion de Riesgos De acuerdo con el numeral 2 de la mencioneda Guia, dentro de la identificacién do rissgos, so debon dotorminar las causas, las consacuencias y los eventos con base en el andlisis de contexto del proceso, que pueden afectar el logro de los abjetivos del mismo, de acuerdo a ia matriz de flesgo para el proceso de talento humanos se identificaron los siguientes riesgos: Desactualizacién de las versiones de los sistemas de iniormecion y perdida de informacion del aplicativo establecido para ‘almacenar los soportes de las histories labcrales, Incperunidad e inconsistencia en la informacién necesaria para la realizacién de las actividades de gestion del talento humano, Rotacién del personal genera difcutades para mantener la continuidad de las actividades de los procesos y Desconocimionto de las capacidades de los aplicativos. % Analisis y valoracién de los controles De acuerdo on el numeral 3.2, lierales al, bj, ¢) y d) se debe determiner la naturaleza, dacumentacion, tivo y aplicabildad de 10s Controls enistentes con el objeto de veriicar la efectividad de los mismos y que estos den seguridad razonable frente a los riesgos dol proceso, por lo antorior y observanco la mati2 de riesgo del proceso de talento Huan. HALLAZGO No. 24 A peser de que se realizé un taller de identiicacién de riesgos en donde se establecieran eventos, causas y Consecuencias, dentro de establecimiento del contexto no se tuvieron en cuenta los procedimientos que descrben el accioner del proceso de talento humano y los objetives contenidos all, dichos procedimiontos son: Vinevlacién de personal administrativo y docerte, Formar desarrolas competencias, Desarrolr programas de salud ooupacioral y Evaluecion del desempefo. Lo anterior genera una insufciente identifcacién de los eventos de riesgo de! proceso, pues estos eventos serdn los que potencamente impidan la consecucion de ls objetives proguestos. Se evidenca insuficiencia en la identificacén de nesgos al no establecer Eventos, Causas y Consecuencias a los abelivos ropuesios pare los siguientes procedimientos: Vinculacion de personal administrativo y dovente, Former y desarrolias ‘competencias, Desarrollar programas de salud ocupacionel, Evaluacéon del desemperio.Los controles definides en la matriz no son actividades de verificacion y en su mayoria no mitigan las causas identificadas en el riesgo. Por otra parte 1 defirido como “contioles existentes’ no son actividades recurrentes en los fujos de proveso y los llamados | puntos de control definidos en las caracterizaciones de proceso no se encuentran identificados y/o definidos para la mitigacion de. los resgos del proceso correspondiente, Asi mismo los controles no se encuentran documentados con el resporsable de su eJecucion, su periodicidad de ejecucién, cual es su evidencia y donde se encuentra. RESPUESTA DEL GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No, 24 Atendiendo el Hallazgo evidenciado se informa por parte del Grupo de Gestion del Telento Humano se realz5 la gestion | correspondiente sobre fa actualzacion en el mapa de Riesgcs (Codigo: RE-E-GE-12) el dia 07 de junio de 2016 con el fin de icentfcarriesgos y coniroles. Posterionment la informacion fue remitda por de via correo electonico al enlace de la Sub-Dreccion ‘Administrativa y Financiera ente la Ovicina Asesore de Planeacién y reerviade el 22 de Septiombro a este mismo enlace con et fin de que sea actualizada on o! Sistoma do Gestion de Calidad, Stuacion que pude se evidenciada a centinuacion: CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 24 ! Se ratifica el hallazgo, por ctranto no ‘ue presentada por pate del Grupo de Talento Humane para el levantariento del allazgo, la} mamz de riesgo remitida a la Ciicina Asesora de Planeacion el pasado 22 de septiembre, para su respectva revisién. Esta dependencia hace énfasis en el cumplimiento de fo dispuesto en la Guia do Administracién de Riesgos- DAFP, metodotogia | adopteda por la Escuela Superior do Administracion Publica segin Resolucién 2300 de 2015. Se dabe dar suficencia de los nesgos + identficados, es decir, la idenifcacion sulciente de todos los eventos de resgo que potenciaimente puedan afectar los objetivos | propuesios én los procesos y piocetimientas. De la misma manera, la caracterizecion y decumentecion debida de todos los Ccontioles disefiados para la mitigacion de las causas de les riesgos, or lo antatir los invitamos muy covdialmente a elaborar los respectivos planes de mejoramento para los halezgos mencionados, sin atentes comuncartes que la Oficina de Control Intemo @n su fo! ce asesoramiento se encuentra presta a brindar toda la ayuda ‘que sea necesaria en la elaboracion de dichos, asi como en la metodologia de edmrristracicn de riesgos, todo con una sola causa y a de fomentar el mejoramiento continuo de nuestra insttucion.46.2 INDICADORES DE GESTION La gestion basada en procesos como enfogue basico pare el desartoll de las organizaciones, permite identficer y gestionar diversas actividades relacionadas entre si, lo que proporciona Ics vinculos entre los diferentes procesos que desarrolla la Escuela Superior de Admiristracién Publica, su interaccidn es la que permite crear valor para los usuarios o beneficiarios y dar cumiplimiento a la funcion administrativa de cada una de ellas. Como parte esencial de dicha gestion por procesos, la medion y analsis de resutados permite realizar el control de la gestion y monitorear de manera permanente el desempetic a lo largo de toda la crganizacion; es importante mencionar que dada le concicién de enidad piblica, el manejo de recursos ptblices implica contrler y mejorar su ejacusion en términos de efcacia, ofciencia y efoctivided La presente Auditor se elabora en funcion 2 la evaluacion de la gestion del proceso de Talento Humano, que permite observar la situacin y la tendencia de cambio generada en el proceso, en relacion con el logro de los objetivs y metas previsios, Los indicadores son recenismos que permiton controlar el comportamianto de factores entices on la ejecucion do Ios planes y do los procesos de la entdad, disefiados a parti del Dreccionaiento Estrategico y de ia caractenzacion de los procesos. La metedologia adoptada para la determinacion do los indicadores en los procesos de la Escuela Superior de Adminstracion Publica -ESAP, es la contenida en ‘@ Guia para ‘ Construccién de Indicadores de Gestion -DAFP y en e! Modelo Estandar de Control interno -MEC % Formulacién de los indicadores de Gestion en el proceso de Talento Humano El Manual Técnico del Modelo Estindar de Control Inlemo MECI 2014, en el numeral 1.2.4 indica que deben establecerse indcadores para os programas, planes, proyectos y procesos de ‘a entiad, El capitulo 5 de la Guia en mencién expica la estructura basic frente ala hoja de vida de un indicedor como son Responsabilidad: Debe indicar e! proceso duefio del indicador y por lo tanto los responsables de las azciones que se deriven del irismo, Recursos: Los incicadores deben contener recursos de personal, instrumantos, informétioos, entre ote. Puntos de Lectura: Debe tenarse claro en que punto se llevara a cabo la medicion, al inicio, en una etapa intermecia o al final del proceso, De acuerdo a la caracterizacion del proceso de Talento Humano se observa el siguiente Indicador de proyecto’ ‘Funcionaros capacitados" OBSERVACION La Hoja de vida del indicacor, no cumple con los recusttes indicades en la Guia para la Construccion de Indicacores de Gestion — DAFP, con respecto a la estuctura en cuanto al responsable de su ejecucion, esignacion de recursos, y puntos de lecture, cevidenciandose la inadecueda formulacién del mismo. HALLAZGO No. 25 proceso de talento humano no cuenia con indicadores de proceso que le permita mec los resultados de su gestion frente a fos objetvos tazados. RESPUESTA DEL GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO HALLAZGO No. 25 A rive! del proyecto “Actualizacién dol recurso humano de fa ESAP* a cargo del Grupo de Gestién de Talento Humane. se tienen indicadores de producto y de gestin. los cuales dan cuenta del uso de los recursos de inversién a lo largo de la vigencia, ‘No obstante (9 anterior, lg Oficina de Control imend solcto uncamente la hoja de vida de los indicadores de gesten. razén por la cual no se allegé la informacion relacionarla con ls indicadcres de producto. 34En @ste sentido, nos germitimos incicar que el proyecto para la vigencia 2015 contataa con los siguientes indicadores de producto Ccumplid las siquientes metas * Servidores publicos de la ESAP capacitados, donde la meta anual era de 264 y se capacitaron 251 servidores publicos de la ESAP, es decir que se log el 88.36% de la meta. | «Proyectos de Aprendizaje en Equipos Formulados, donde fa meta era 5 y se logrd el 100%. Parale vigencia 2016 fue reformulato el proyecto de inversion y sus indicadores de preducto fueron modificades por os siguientes: Competencias técnices, comportarentales ¢ institucionales fortlecidas en un 40% para ol 2016. Clima labora y cuturs organ'zacional mejorada en 15% paral 2016 Estandares requeridos en fa gestion del talento humano en el proceso de acreditacian cumpiidos en un 70% para él 2016. Sistema de gestion de segurdad y salud en e trabajo mplerventado, de acuerdo con lo estabiecidos en el Decreto 1443 de 2014 encel 100% para el 2016, Adicionalmente, dentro del Plan de Accibn de la ESAP se reaiiza seguimiento a otros productos del Grupo de Gestion de Talento Humano, donde no solo se encuent‘en incluidos los relativos al proyecto do inversion, eefialados anteriormente, sino también se reaiza seguimiento y medicion 2 otras actividades de la Gestion del Talento Humano: Etaborary Martenar Actualzato el Pian Estrategic de RRHH, cumpido durante el mes de marzo de 2076 Elaborary Mantener Actualzato el Pian Anual de Empleos Vacantes, cumpido durante el mes de febrero ce 2016. Elaborar, Actualizaryelecuare! Plan de Blenestare Incentvos, cumplido durente el mes de enero de 2016 Foimar y capactar e! talento humeno de la ESAP (300 funcionarios publics), cuyo cumplimiento esté diectamente relacionado con la implemertaccon del PIC, + Foimular el PlenInsitucinal de Capacitacén, aprebado durante el mes de julio de 2016. j Implemeniar ol Plan Anual de Capaciacion, cuyas actividades se desartalaran durante los meses de octubre y roviembre de 2016, Es importante indicar que la hoja de vida de los indicadores fue realizada con base en el formato establecido para ello por la ESAP, Y que las mismas estan siendo gjustasias con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeacion CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 25 | Decreto 943 de 2014 | De acuerdo al decreto 943 de 2014 en el cual se actualiza el Modelo Estandar de Control interno -MECI, implementada por la Escvela Superior de Administracién Pablica -ESAP bejo resolucion 2239 de 2015, Indicadores de Gestion son: “el conjunto de mecanismos necesarios para la evakuacién de le gestién de toda entidad piiblica. Se definen como un conjunto de variables cuantitaivas yio cualtatvas sujetas a fa medicién, que permiten observar fa sitvacion y las tendencias de cambio ‘generadas en la entidad, en relacion con el logio de los objetvas y matas previstes. Los Incicadores gon mecerismos que pormiton Controlar al comporterriento de factowes criticos an la ejecucién de los planes, programas, proyectos y de les pracesas de la entidad.” For bo antetior se sobreentiende cue indicadores de gestion incluye los indicadores de proyecto ~ producto que son fomulados por los distintos procesos para el logo de sus objetivos tazados. Por ende no daben difsrenciarse y se debieron incluir en la informacién soporte y evidencia solictada por esta ofcina el pasado 3 de junio de 2016. De otra parte esta Oficina ratifica el nallazgo por cuanto los indicadores de gestién no solo incluyen indicadores de proyecto, como los presentados en Ia respuesta oi hallazgo No. 26, sino también indicadores de proceso que midan la eficienca, eficacia y | 35efectividad del mismo que permitan tomar decisiones para evitzr desviaciones. Los antenores indicadores daben esiar senialados dentio ce le ceraclerizacion del proceso conforme a les tinearnientos dados por la Oficina Asesora de Planeacion y documentados mediante el respectiva formato de hoja de vida de indicadores, Los invitamos muy cordialmente 2 etabarar los respectivos planes de mejpramiento para los hallazgos menconacas, sin atenles comunicarles que Ie Otiona de Control intemo en su ral de asesoramiento s@ encuentra presia 2 brndar toca la ayuda que sea nacesaria en la elaboracion de dohos panes, todo con una sola causa y es la de fomenter e! mejoramiento cortinua de nuestra insiitucion, 16.3 PLAN ESTRATEGICO El Plan Estralegion.del Proceso de Talento Humano es un sistema integrado de gestin, el cual direcciona las acciones para el desarrolo de les planes, programas y proyectos en tiempos detidamente determinades. (De acuerdo 2 lo anterior y tonienco en cuente, que el Desarrollo dal Bienestar de los empleados contribuye al mejoramiento de la clad de vida, como tambien el fortalecimianto de ‘as capacidades en cuanto a conocimientos y habilidades de los servicores en los puestos de trabajo a través de laimplernentacion edecuada y opotuna del Pian Insitucional de Capecitacion, y que son temas misionales dentro del proceso de talento humano, se realzé la verficecion del curnplimiento de ias actividades establecidas en el Pian Estratégico segin les fechas estipuledas que se cumplioron dentro del tiempo de la auditoriarealizada, verificando que hubo incumplimiento de las siguientes actividades ASTNDAEE TEGHA REALEAGONDE LAS Pate eerie ACIMOADES Tanwar d Pagina te Bora Saco ramon Sra [Fara on ira Cain TOO OBSERVACION ‘bien el proceso de Talento Humano cuenta con un Plan Estrategico y que fja sus actividades dentro del Plan de Acsion, se debe dar estricto cumplimiento al desarrollo de las mismes. ASPECTOS/POSITIVOS YiO\FORTALEZAS.. | Grupo de Gestion de Talento Humano es conocedor de cada uno de los procedimientos, se resalta la atencion prestada en el ejercicio de la auditoria y la entrega de la informacion requerida, HALLAZGOS 0 DEBILIDADES © ti HALLAZGO No. 1 Sagin la Resolucion 0974 del 2 de mayo de 2016, la entdad modifica las ‘unciones del Jefe de la Oficina de Control Inter de la entdad, las cuales corresponcian 2 lo establecido en la Ley 87 da 1963 (art 2), como figuraba en la Resolucién 0220 del 10 de marzo de marzo d2 2015. Con ello se esta infrirgiendo lo establecido en la Ley 87 de 1993 y en el Decreto 19 de 2072, Ar. 230 ‘que indice “Funciones de las Oficinas de Control Interna. Las funciones, competencias o responsabiidades de las Oficinas de Contro! interno y de los Jefes de Control Interno 0 quienes hagan sus veces son las doinidas on la Loy 87 do 1993, 0 las loyos quo las susttuyan 0 modifquen. Las Jefes de Control iniemo solo estaran obligados @ prosentar les informes y realizar los 36‘seguimiertos previstos en la Ley, normas con fuerza de Ley y las que le asigne el Presidente de la Republica para los Jeles de | Control interno de le Rema Ejecutiva del Orden Nacional, y los soliitados por os orgenismos de control, fa Contaduria General de | la Nacién y of Consejo Asesor del Gobiemo Nacional en materia de Control interno." Iguaimente, no fue tenido en cuenta lo rmanifestado en el Paragrafo 2, del Art. 7, Decreto 1785 de 2014. (Subrayado nuestro} HALLAZGO No. 02 ‘Se evidencia que no se esta cumpliendo con la normatvidad anteriormente mencionada, ya que, los expedientes de historia laboral. = se encuentran desordenadcs y no conservan la secuencia propia de produccién; es decir, al revisar el expediente el primer | documento no es el que registra la fecha mas antigua y el itimo el que refleja fa mas reciente ‘No todos los documentos de cada Historia Laboral estén folados, las mismas presentan foliacion parcial y no folacion | consecutivamente de 1 a n, independiente del nimero de carpetas, elo puede generar la pédida o ingreso indebida de documentos. En algunos casos las Hojas de vida presentan mala conservacién de los documentos. Por ojomplo, se tiene documentos en papel de fax que con el transcurso del tiempo ya han perdido su legiblidad. Ei formato RE-A-TH-73 Check List Hojas de Vida Funcionarios, en algunos casos no esta complelamente dligenciado, De conformidad con lo establesido en el art. 1 dela Ley 190 de 1995, donde se establece cl formto ico de hoja de vida para las entdades piblicas, determina en el ar. 4 (L,190-1998) "El jefe de la unidad de personal de la ertidad que reciba una soictud de empl, o quien haga sus veces, cispandré de un temino de quince (15) clas pare velar gorque la correspondiente foja de vida reina todos los requisites, Sa ello hubiere lugar, deara constancia escrta de les correspordientes observaciones" A parr de la. | implementacion del SIGEP, mediante el Desreio 2842 de 05 de agosto de 2010, en el at. 11 se establece que... "La informacion | registrada y su actualizacion debe ser veriicada por el jefe de recursos humanos 0 de contratos o quienes hagan sus veces."...: es. | decir el Jefe de personal o quien haga de sus veves en la entidad pica deberd velar y verlicar la \doneidad de la informacion suministrada pores servidores pubiicos Es de recordar que el Decreto 1950 de 1973, en su capitulo Vill, de la Posesion, art. 60, ya hacia referencia del deber de los Jofes de personal de los organismas administrativos o quienes hagan sus veces, de veriicar al cumplimiento de requistos y calidades. HALLAZGO No. 03 Luego de veriicar los expedientes de las historias leborales, se evidencia que las Hojas de Vide de la Funcién Publica de algunos funcionarios no registran firma del Jefe de Personal, o quien haga sus veces, donde se certifique que la informacién suministrada ha sido consiatada frente a los documentos que han sido presentados como soporle, Es de aclarar que este mismo hallazgo se establecié en la auditoria reaiizada por la esta Oficina durante la vigencia 2012. Nediante Resolucién 01918 De 2009, del Ministerio de la Protecsién Social, se establece en ol “Articulo 2°. Modificar el i articulo 47 de la Resolucién 2346 do 2007, el cual quedaré asi: "Articulo 17....En ningun caso, los empleadores podran tener, cconsenvar 0 anexar copia de las evaluaciones médicas ocupacionaies y de la historia clinica ocupacional a la hoje de vida del trabejador.” Esto fue ratificado por La Corte Constitucional en sentoncia T 181 do 1993, donde determind ‘que la entrega de! informe de salud ‘ocupacional a la empress, implica un atropello al derecho a la intimidad, toda vez que los patronos inicamente tienen derecho a la informacion, reerente a las consecuencias de dicho informe sobre la situacion medico ocugacionel del trabejador pare que puedan ‘adopter las medidas que permitan ubcar al trabajador en una labor acorde con su estado de salud." 57HALLAZGO No. 04 En la revisién de las hojas de vida se evidencio que en algunos expedientes de historia laboral se anexan y conservan (os ‘examenes médicos ocupacionales (exdmenes médicos peridscos); as de aclarar que este mismo hllaago se estableco en la auditoria ealizada por la esta Oficina durante ia vigancia 2012 HALLAZGO No. 05 En varias Hojas de Vida se obsensé (se recuorda, Ver Anexo 1): © Ausencia de ios documentos requeridos para tomar posesin, por ello no se evidencié cumplimiento @ lo conternplado en el at49 del Decreto 1950 de 1973; ello corlleva a un incumplimiento con posible incidencia disciplinaria por parte del Jefe de Porsonal o quion haga sus veces de lo establecido en el art. 80 dal Decreto 1950 de 1972. ‘© Faita de la comunieacion escrta de la designacion con indicacion del termino para manifestar si acepta el carco. Falta de la ‘comunicacion escita donde la persona designada manifiesta su aceptacién 0 rechazo a la designacién, dentro de! erming sefialedo ‘ena comunicacibn, conforme ao establecico en el art.44 del Deareto 1950 de 1973. . Ausencia de evidencia de documentos correspordientes a afliacién EPS, aflliacian a pensién, afiliacion a ARL, certficado de examen médico de ingreso, y para e caso de algunos de los servidores ya desvinculados de la ESAP Evaluaciones madicas Ccupacionates de egreso (retro, segin at, 6 ve la Res. 2246 de 2007). + _De-alguna de la informacion referenciada como experiencia laboral no se aporta certifcacién o documento que |o susterte, las fechas relacionadas de expenencia labora no concuerdan con las certficaciones laborales alegadas, = Nose observé copia de los actos administrativos donde se otorga vacaciones, = __Inconsistencias on nombre del funcionario, naturaieza del cargo y ubicacién del cargo en actas de posocién do! mismo servidor pibico, dichas posasiones se realizaron la misma fecha (cia) via skype. igualmente en las actas enuncian que quien certfca e! cumplimiento de los requisites exgdos para el desemmpeto del cargo es la Subdeciora Administratva y Financiera Incampliendo lo establecido en el Art. No.35 del Decreto 1785 del 18 septiembre de 2014, donde se esteblece que esta funcion comesponde a os Jefes de Personal o quienes hagan sus veces, © __ Se evidenco designacion de servidores piblicos en cargos Provsionales como Ditectores Terttoriles (Encargades), cuando son cargos de Libre Nombramiento y Remocin que deben ser provstos de acuerdo a lo establecido en el Pardgrafo de! Ar. 78 do la Ley 489 de 1998 0 en ol inciso tres del Art. 24 de la Ley 909 de 2004. En ninguno de los cascs se contempla los funcionarios ‘Provisionales’ para ser designados. ‘© Mediante Res. 1680 de 14 julio 2016, Se le realiza nombramiento provisional a un servidor pubico que se encuentra en LLecencia de Materricad (Res 0866 de 22atril2016, son 98 dias desde e128 abri al 3 agosto 2016). + Endos casos puntualos, la fecha de ingreso que figura en al aplicatvo Humano no corresponde a la registiada on el acta «de posesion, elo genera un Hallazgo can posible incidencia fiscal, al tener en cuenta que a partir de la fecha de ingreso se genera ago de prestaciones econdmicas + Se evidencid un presunto nombramierto o pososién on un cargo 0 empleo sin el cumplimiento de les requisitos para el efetccio del cargo segiin lo establecido en el Manual de Funcones de la ESAP, en contravia alo establecito en el Decreto 1950 de 1973, art 28, con lo cual se generaria una posible apicacion alo establecdo en el aticuo 5° ae fa Ley 190 de 1995, + Seevidencid y observo, durante el desarollo de ta autitoria que se tlene un servidor pubica reaizando funcones cue no 38son propias del cargo para e! cual se nombrd y posesiond. © Incumplimiento, Decreto 1960 de 1973, art. 25~ Lita. Ari.59, * ___Enasignaci6n de una Prima Técrica, No se evidencié en la Resolucion 0179 del 25 de febrero de 2015, Ni en documentos ‘aneyos a la misma, de manera clara y explicit las razones y los paramettos y ios mecanismos a través de los cuales se evalué la experiencia que la entidad considerd como “altamente califcade” y cue la dilerencia de la experiencia ordinaria obtenica en el ejercicio cierio profesional, para reconocer ‘la Prima Técrica por el crterio de ttuo de estudios de formacion avanzada Y cinco (§) aio de experiencia Altamerte Caliicada’ HALLAZGO No. 06 Se Levanta el Hallazgo, HALLAZGO No. 07 La designacién de algunos de los Caryos Pagador Grado 13, no corresponde a lo establecido para clasiicacion de los empleos de acuerdo 2 la Ley 909 de 2004, Art. 5, Num.2, literal c); por cuanto fueron nombrados o vincuedos como PROVISIONAL y la naturaleza de estos cargos so encuontra dafinidos en la norma citada como de LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION, HALLAZGO No.08 ‘No existo una adecuada planeacién, ni ejecucién en los Planes Institucionalos de Capacitacién - PIC, lo que conlieva a la mala utlizacién de los recursos, como también a las deficiencias en el fortalecimienta de las competencias laorales en los servidores publices. ‘Asi mismo no se tuvo en cuerta la guia metedolbgice emitda por el Depertamento Administrativo de la Funcién Publica en lo quo | concemiente a la fase de aplicacién, tabulacién y andiisis de la encuesta impartida de los afios anteriores en la entidad, etapa importante que identifica las necesidades de los funcionzrios, el cual es un insumo primordial y necesario para la elaboracion de los Planes insttucionales de Gepacitacion, HALLAZGO No. 09 La Escuela Superior de Administracion Publica, viene adoptando el Plan de Bienestar Social, Estimulos e Incentivos desde hace siele aos de acuerdo al elaborado en el ato 2009, sin realizar un estucio adecuado de necesidades acorde a los requerimientos de los servidores, y sin tener en cuenta lo establecido en el Deorelo 1083 de 2015, Titulo 10 articulo 2.2.10.6 Identiicacién de ecesidades y expectatvas en los programas de bienestar, asi como tampoco_ha tenido en cuenta los lineamientos de la cartila cemitda porla DAFP de Sistemas de Estimulos Orientaciones Metodologicas 2012. ‘No se asignan los recursos neoesarios para el desarrollo de las actividades que son propias del plan, incumpliendo lo establecido en el Decreto 1557 de 1998 aiticulo 37. Recursos. Las ertidedes publicas las cuales se aplica este Decreto - Ley deberan apropiar anualmente, on sus respectivos presupusstos, los recursos necesaros para al efectivo cumalimiento de las obligaciones emanadas de los programas de bienastar social o incentivos que se adopten No se estén aplicendo los porcentajes establecidos en los Planes pera la aprobacion de los recursos con respecto a las ‘xonoraciones y awilios estuciantils otorgados. ‘No realiza los respectvos seguimientos que indican los Plan Institucional de bienestar socal, estimulos @ incentivas de la Escuela ‘Superior de Adminisiracién Pablica y el Decteto 1227 de 2005 articuio 85 59HALLAZGO No. 10 No se esta desarrollando adecuadamente el Programa de Salud Ocupacional segun lo establecido con la normatividad vigente, por lo tanto hasta que la ended no implemente e! SG-SST se debe der cumplimiento a lo establecido, Iqualmente, no se cuenta con el Proceso de Gestion de Cambios, ni tampoco se tiene contemplado dentro cel Plan de Trabajo para Ia imolementacion del SST HALLAZGO No, 11 6 evidencio que no se realize soguimionto y control en el recobro de las incapacidades redicadas en las entidades, lgualmente no 2 reporta informacion para efectos de registos contables ni tampoco para contiol de pagos en la tesoreria, lo que genera Incenidumbre en ia informacion registrada en el SIIF, por este concepto. Iqualmente se real entrevista a la Profesional resporsable de la Tesoreria con la fraidad de verficar este procedimiento, evidenciéndose que ro se tiene certeza sobre el valor y | periodo al que correspande estos ingresos que son registrados como “Reintegro Incapacidades Vigencies Anteriores’ HALLAZGO No. 12 Se evidencia que no se esté cumpliendo con la nornatvidad anteriormente mencioneda por cuanto en la muestra tomada (11 funcionaics) se presentan diferencias en la aplicacion de la retancién en la fuenie, asi: Enaro $1 879.000 mayor valor retenido 0 Febrero -$174,000 menor valor retenico y Marzo -$167.000 mero valor etenido. Al no aplicar el precedimiento correcta la Enticad debe realizar devolucion a 1s funsionarios por mayores valores retenicos e iguaimente requerr @ aquellos ‘uncionaiios que les reluvo un menor valor, pare que lo resttuyan en el menor tempo posible, ¢ iguelmerte identifica la incdencia en el pago de las retenciones en la fuente que se realizaron mensuaimente ala DIAN. Hallazgo con presunta incidenciadiscplnaria. HALLAZGO No. 13, Una vez analizada Ia informacibn, se observe inconsistencia en la parte motvada y resclutiva de la Resolucién SC No, 0005 de 6 do enero de 2015, por cuanto se hace referencia a la Resolicon SC No. 2325 de 17 de diciembre de 2015, por medio de la cual se ‘concede vacaciones coleotivas a los funciorarios activos de la Sede Central de la Pianta Global de Personal Administativo de la Escuela Superior de Admiistracién, y no se mencioneron los ecios administrativos por los cuales se concedieron vacaciones a ios funcionarios de las Direcciones Teritoiales. Igualmente so desconoce la delogacién roalizada a los Directores Torrtorcles, en el sentido de ser los responsatles de conceder, interrumpir 0 suspender vacaciones de los funcionarios de cada una de sus respectivas Territotales. HALLAZGO No. 14 Se Levanta el Hallazgo. HALLAZGO No. 15 ‘Se Levanta el Haliazgo. HALLAZGO No. 16 Una ver aralzada la informacién so evidencio incumplimianto an la aplicacién deo nommato respecto a resenacimionto y pago de la Eonifcacion por Servicios Prestados lqualmente inexacttud en la kquidacién la misma generando incertdumbre en la informacion financiera de la Entidad e igualmente alectando econdmicamente a los funcionaros. Hallazgo con presunta incidencia siscipinaria, 60HALLAZGO No. 17 ‘Teniendo en cuenta las observaciones derivadas del procedimiento de Autorizacion de comisiones de servicios y el reconocimie y pago de viticos se evidencio: + Para comisiones al exterior del pals’ Falta de autorizacion por parte del Director Nacional segiin lo establece la Res.089 de 03 febrero de 2015, y falta de revision de la Oficina Asesora Juridica segin art. 11, Res. 1010 de 28 de mayo de 2014, No se deja evidencia de les invitaciones, ni de las autorzaciones emitidas por Presidencie de la Repubica, + Para comisiones al interior dl pais: La tarifa de vidticos diarios utlizada en algunas de las resoluciones no oorresponde a Ia establecida en el Des.231 (12 de febrero de 2016), art.2, de acuerdo @ la asignacion basica mensual del servidor pubic. HALLAZGO No. 18 De las comisiones revisadas se determina posible diferencia a favor de algunos servidores publicos por menor valor liquidado que ‘suman $989.425 00 HALLAZGO No. 19 (De las comisiones revisadas so determina mayores valores cancelados producto de no cerrecta aplicacién del Dec.231 (12 de febrero de 2016), generando mayor valor cancelado por $47 1,639,50, configurando un posible haltazgo fiscal. HALLAZGO No. 20 ‘Se ientiicé que después de la iguidacién de la némina en el aplicativo Humano Web, se requiere en gran medda la realizacién de procesos manuales de verfcacion y aluste respecto a ls datos procesedos, que indican que el sistema no garantiza un resutado fiable respecto alos datos generados en la iquidacién final y por lo tanto no Se conciva como un apicativo que brinda un adecuado soporte para el desarrolo de! proceso, HALLAZGO No. 21 En el contrato vigonto con | proveedor Soporte Lagico LTOA encargado del mantenimiento de la apicacion Humano Web, s2 establece el servicio de mantenimiento, soporte y actualizacon en cuanto a la entrega de nuevas versiones generadas por el proveedor con la normativided vigente y aplicabe, sin embargo, no incluye el servicio de cambios en la aplicacién como pe inclusion de nuevas funcionalidades o nuevos desarrolls solctados por el area usuarra de la ESAP. HALLAZGO No, 22 Se identifearon ocho (8) usuarios activos en la aplcacién Humano Web, con aczeso a la administracion del sistema y a las funciones de usuario fra propias de! proceso de Gestién de! Talento Humano con acumulacion de pivlegos y sin tener en cuenta ningun tipo de segregacion de {unciones respecto a su r0l en el érea, acicionalmente de estas ocho (8) cuentas tres (3) no han ingresado a la aplicacién ente el 2044 y 2045 lo que inicaria que no son requeridas en estado activo. HALLAZGO No. 23, La formulacién que se utiliza como base para la liquidacion de la nomina no se encuentra suficientemente restringida y es definida por el proveedor de sogorte de la alicacién Soporte Logico LTDA, sin que intemamente se realice una verificacién y aprobacién de) fa misma y que garenice la vigencia y estricta conf guracion, 6Los controls de validacion de los campos donde se ingresa informacion o se realzan actividades de procesamiento dentro de la aplcacién, no generan mensajes ni bloquecs inmediatos 0 ventanilas emergentes con advertencias en caso de ingreso 0 procesamiento errado de algin registro ingresado para la liquidacion de la némina que gerentice una oportuna correcsion y precision de los dates, HALLAZGO No. 24 ‘A pesar de que se realizo un taller de identiicacion de riesgos en donde se establecieron eventos, causas y consecuentias, dentro de establecimiento del contexto no se fuvieron en cuenta los procedimientos que desorben el accioner del proceso de talento humaro y los objetivos contenios all, dichos procedimientos son: Vinculacién de personal administrativo y docente, Formar y desarralas competencias, Desarrollar programas de salud ooupacional y Evalacon del desempenio, Lo anterior genera una insufciente ieniffcacién de los eventos de riesgo de! proceso, pues estos eventos seran los que potenciamente impidan la cconsecucion de los abjetives propuestos Se evidencia insuficiencia en la identfcacién de nesgos al no establecer Eventos, Causas y Consecuentias a les objtivos ropuesios para 0s siguientes procedimientos: Vinculacion de personal administraivo y docente, Format y desarrolas Competencias, Deserrolar programs de salud ocupaciona, Evaluacion del desempero. Los coniroles definidos en lz matiz no son actividades de verfcacién y en su mayoria no mitigan tas causas identiicadas en el riesgo. Por otra parte lo defrico como ‘contioles existentes” no son actividades recurrentes en los lyjos de praceso y los llamados puntos de contro defindos en las caracterizaciones de proveso no se encuentran ientiicados ylo definidos para la mitigacion de les riesgos del proceso correspondiente. Asi mismo los controles no se encuentran documentados con el responsable de su e)ecucion, su periodicidad de ejecucién, cuales su evidencia y donde se encuentra HALLAZGO No. 25, proceso de talento humano no cuenta con indicadores de proceso que le permite mecirlos resultados de su geston frente alos Objetvos tazados. “RECOMENDACIONES = x Se sugiere realizar a valdacion y/o modificacion de ser necesario, con respecto a los conocimientos basicos o esenciales para algunos de los cargos correspondientes a los de Profesional Especiaizado Nivel Contral, por cuanto son muy espectficos al usc" de un “software determined" La Oficina de Control intemo hace éniasis en la mejora continua del proceso de evaluacién de desempetto, al observar que en ningin registro con una caificacién menor el 100%, se evidenciaron acciones de mejoramierto propuestas, esto con el fin de ser incluidas en el Plan Anual de Capacitacin de la entidad y lograr aleanzar los cbjeivos insttucionales, tal como lo menciona el aticulo 5, numeral 5 8 incso 3. Acuerdo 137 de 2010. Antes de culminer la vigencia 2016, realizer une revisidn de los vidticos otorgados durante la vigencia a los servidores pilblicos que reciben primas u otros conceptos diferentes a los establecidos en el Art. 2 del Decreto 231 de 2016, con el fn de establecer que no se les haya cancelado mayores valores por liquidacion de viaticos, Con base en el procedimiento de iquidacion de nomina, se recomienda configurar en el apicativo Hummano Web les funciones y los controles necesarios para la iquidacién confiable de la nmin, de al forma que el aplicatvo se alinee y sive como soporte pera la ‘cucién del procedimiento con un alto componente automatco y por lo tanto restingir los ajustes manueles a la némina solo en caso de ser estictamente recueridos y autorizados por un funcionario de nivel adecuado, 02Establecer en el contraio de mantenimiento y soporte de la aplicaciin, la opcién de solicitar ruevos desarrolos en la herramenta que porrita mantenerla alineada a los requerimientos y actividades que componen los procedimientos, de tal forma que la apicacién siva como soporte pata el desartolo del quchacor dal area y sea un refiejo de los requerimiertes funcionales operacionales del procaso, y que al contrario el procedimiento no requere adzptarse 2 una herramienta que ro permite el | desarrollo automatico efciente ce sus actividades. En etencion a las mejores practicas para un esquema de seguridad adecuado sobre el sistema que sopoita el proceso de Gestion dol Talento Humano se recomiende reviser, documeniar ¢ implementar ajusies al esquema de seguridad informatica, considerando ‘ent otros, los siguientes aspectos > Se sugiere defnir, documentar, formalzar, implementar y socialzar un procedimlento de Gestion de Usuarios en conjunto con la Oficina de Tecnologia e Informatica, donde se tenga en cuenta la solcitud de la creacidn de la cuenta, la defnicién de roles y perfies para los usuarios de acuerdo a sus funciones dentro de la Entidad y una adecuada aprobacién para la asignacién de las rrismas, ademas de una rodificacion de perfl en caso de ser recuetido para asi evitar acumulacién de Driviegios dentro de los sistemas de informacion. > Inactivacion de usuarios de tal forma que las cuentas de jos usuarios perteneclentes a funcionarios retirados no permanezcan activas después su salida, con el fin de eviter una utlizacién inadecuada y la imposibiided de verifcar la trazabilidad de las transacciones realzadas con las mismas. > Restringirel acceso al ambiente productivo por parte del proveedor 0 en caso de requenrse el mismo establecer un control de monitoreo acerca de las actividades funcionales y acceso del proveedor dentro del ambiente productivo de la aplicacion. } > Segregecién Funcional y Técnica: Realizer la sagregacin de funciones y la asignecion de permisos y prvlegios acorde al | rol de administracién do! sistama y el administrador tecnico de la aplicacién perteneciente a la Oficina de Sistemas e > Informaiica, teniendo en cuenta que este no debe tener permisos a realizar tansacsiones funconales dentro de la, aplicacion respecto alla iquidacion de fa nomina y que los funcionarics de ia Oficina de Talento Humano no deben acceder | a realizar la administracisn tecnica de la apicacién. i > Realzar un andlisis do sogrogacién de funciones y configurara los accesos con los privlegios adecuados para los funcionarios del area de Talento Humano de acuerdo al roy actividades que cada uno de ellos realize centro del proves, de Gestion del Talento Humaro, > Depurar el istado de accesos « la aplicacién teniendo en cuenta que hay usuarios que no han ingresado desde hace dos afios y solcitar al administrador técnico de la aplicacién que inactive las cuentas que se determinan como no requeridas. Se sugiore definr, documentar, formalzar, mplementar y socialzar un procedimiento 0 guia para el cambio en la paramerizacion de la aplicacion con la defiricién del flujo de aprobacién adecuado, especialmente en cuerto a ‘a modificacién de la formulacion para el calculo en el procesamiento de la liquidacién de la nomina y solcitar un recuerimierto de ajuste al sistema para que la visualizaciéon y modifcacién de esta formulacién quede debidamente restiingida para el personal designado de su revision, sctualizacion y aprobacion y que garartice que cada liquidacion de la némina se esta realizando con base en la normativicad vigente, 0 que la formulacion disenada por el proveedor no presenta inconsistencias Gestionar los ajustes necesarios en a configuracion del apicalivo Humano Web para defini: las funciones y los controles de valdacién de datos necesarios para la iquidacién confable de la némine, permitionco que sea amigable y brinde al usuario una; guia averea de posibles errores en el procesamiento de la informacion, Si bian ol proceso de Talento Humano cuenta con un Plan Estratégico y que fje sus actveades dentro del Plan de Acclon, se debe dar estrico cumplimiento al desarrollo de las misma. 635 SE ARSOP ORME SS! OS © Copia Resolucion 0974 del 2 de mayo de 2016, modificacion al Manuel Especifico de Funciones y Competencias Laborales de le Planta Global de Personal Administrativo de la Escuela Superior de Administracibn Publica -ESAP. Plan Institucional de Capacitacion PIC 2015 Ustado Planta de personal Pian Anual de vacantes Resoluciones de Estimulos e Incentivos: Resolucones ce vateos Contrato del Aplicativo Humano Copia de las Nominas: Copia Pianillas de compensacion, EPS, ARP, Fondos de Pensiones y Fondos de Cesantias OBSERVACIONES'ARAUDITADO: © La informacion solctada para algunos de los procecimientos, no fue entregada oportunamente, igualmente no fue clara, concssa y precisa, PLAN DE MEJORAMIENTO, Shey e Dilgenciar el formato RE-E-GE-19 Plan de Mejoramiento Aucitoria Control intemo, una vez la Oficina de Control interno plasme os halazgas encontrados en la auditoria. Una vez se realice entrega del Formato, el Audtado se compromete a diigenciario en su totalidad y remit @ la Oficina de Control interno a més tardar dentro de los cinco (6) dias siguientes. NOTA: La Accion Corectiva, Descripcién de metas, Unidad de medida de las metas, Dimensién de las metas y fechas cestablecidas, deten ser mecitles, realzables y tendientes a subsanaro corregir el hallazgo, FECHA INFORME: AUDITORES Aa Cristina Contreras D. Adriana Pattio Figueroa Ana Maria Aguire Nubia Pimento de Gomez Camio Mahecha Terese Forero Quintero Septiembre, 20.de 2016 ELABORO REVISO: API Namibre” Euripides Gonzalez Ordonez Caigor deve Gficina Control interno Nombre Jair Solara Padila Cargo. Jefe icra Asesora 05 Planeacion Nombre= Honoris Miguel Henriquez Pinedo Cargo: Directora Nacional (E) Firmas ORIGINAL FIRMADO. Firma: ORIGINAL FIRMADO "Firma: ORIGINAL FIRMADO_ 64