From Subject Sujet Goverment Gouvernement of Canada du Canaca Regional Deputy Commissioners ‘Sous-commissaires régionaux Assistant Commissioner, Correctional Operations and Programs Commissaire adjoint, |_Opérations et programmes correctionnels ACCESS TO LEGAL COUNSEL The purpose of this memorandum is to provide a reminder of the importance of ensuring offenders continue to have reasonable access to legal counsel during the COVID-19 pandemic and to encourage alternative measures to facilitate access, as required Many law firms are working remotely due to COVID-19. This may create accessibility challenges for the Correctional Service of Canada (CSC) and various law firms and advocacy groups; however, there is opportunity to address these challenges collaboratively. In an effort to support ongoing access, CSC is supportive of temporarily using a third party provide call-forwarding services, which will allow offenders telephone access to counsel who are working remotely. Should a law firm request this of an institution and it is assessed by the Institutional Head, in collaboration with the Regional Administrator, Communication and Executive Services (RACES), as a required measure to ensure reasonable access, please accommodate this by: reasonable law firms service to 1, Obtaining the telephone number; third party service's (60175709 er wren 03.01 MEMORANDUM NOTE DE SERVICE (Securiy Classification - Classification de s6curi@ Unclassified Non classifié lou File - Notre reference Your Fie Votre reference eo (613) 943-0499 "APR 0 3 aman ACCES AUX SERVICES D'UN AVOCAT La présente note de service a pour but de rappeler Vimportance de permettre aux délinquants, dans des limites raisonnables, d'avoir acces aux services d'un avocat pendant la pandémie de COVID-19 et d'encourager I'adoption de mesures de rechange pour faciliter cet acces, au besoin En raison de la pandémie de COVID-19, le personnel de nombreux cabinets d’avocats travaille @ distance. Cela risque de causer des problémes d'accessibilité pour le Service correctionnel du Canada (SCC) de méme que pour divers cabinets d'avocats et groupes de défense des droits. Il est toutefois possible d'affronter ces défis de fagon collaborative. Afin de favoriser un accés raisonnable et continu, le SCC appuie les cabinets d'avocats qui ont temporairement recours a un tiers fournisseur de services pour la prestation de services d’acheminement d'appels, ce qui permettra aux délinquants d'avoir accés par téléphone a des avocats qui travaillent distance. Si un cabinet d'avocats présente une telle demande a un établissement, et si le directeur de létablissement, en collaboration avec l'administrateur régional, Communications et Services a la haute direction (ARCSHD), juge quill s'agit d'une mesure nécessaire pour garantir un accés raisonnable, veuillez donner suite & la demande en faisant ce qui suit 1. Obtenir le numéro de téléphone du tiers fournisseur de services; 2 come2. Adding this number to the global suppression list within the intercept system; 3. Adding the number to the institution's ‘Common Access List; and 4. Deactivating the three-way call detection feature for this number. In addition, we could encourage law firms and advocacy groups to share “on call’ schedules on a regular basis, which can be posted in areas accessible to inmates and will provide alternative contact information for counsel and allow offenders timely access and contact Other means to support reasonable access to legal counsel, which includes the sharing of documentation, are 1. Written correspondence, including through regular mail, courier services, and the use of drop boxes at the institution; 2. Facsimile, which will then be delivered to the offender as per inmate mail procedures (Note: in cases where offenders are using fax to send correspondence out of the institution to their counsel, the appropriate costs and completion of Inmate Request to Encumber/Disburse Funds (CSC/SCC Form 0532) will apply); 3. Telephone communication, including the offender's authorized call list and in accordance with — Commissioner's Directive 085, Correspondence and Telephone Communication; and 4. Under exceptional situations, utilizing the closed visiting area for in person visits, if deemed essential and operationally feasible. 2. Ajouter ce numéro a la liste de suppression générale dans le systéme d'interception; 3. Ajouter le numéro a la commune de I'établissement; liste d'acces 4. Désactiver la fonction de détection des appels a trois lignes pour ce numéro. De plus, nous pourrions encourager les cabinets davocats et les groupes de défense des droits communiquer réguligrement leurs calendriers de disponibilité, qui pourraient étre affichés dans des endroits accessibles aux détenus. Les délinquants auraient ainsi acoés a d'autres coordonnées, ce qui leur permettrait de communiquer en temps ‘opportun avec un avocat Voici d'autres moyens de favoriser I'accés, dans des limites raisonnables, aux services d'un avocat, ce qui comprend I'échange de documents 1. Une correspondance écrite, notamment par courrier ordinaire, par services de messagerie et au moyen de boites de dépot a établissement; 2. Une télécopie, qui sera remise au délinquant conformément aux procédures pour le courrier des détenus (remarque : dans les cas ou des délinquants utilisent le télécopieur pour envoyer de la correspondance a leur avocat & Vextérieur de létablissement, les cots pertinents s'appliquent, et il faut remplir une Demande du détenu pour charger/débourser des fonds (formulaire CSC/SCC 0532); 3. Une communication par _téléphone, notamment au moyen de la liste des appels autorisés du délinquant, conformément a la Directive du commissaire 085 Correspondance et_~—« communications téléphoniques; 4. Dans des situations exceptionnelies, Tutilisation de aire des visites sans contact pour les visites en personne, si cela est jugé essential et possible sur le plan opérationnel. 3 oatAs per the Treasury Board Directive on Security Management, encryption must be in place to safeguard confidentiality when data is transmitted across a public network. Any emails leaving the CSC infrastructure and entering @ public network would not have the proper encryption of the data. For this reason, CSC is not presently able to facilitate electronic sharing of documents by way of email; however, CSC will continue to explore ways to securely facilitate electronic information sharing, including through ePost Connect. We encourage you to work collaboratively with law firms and advocacy groups in your area to ensure reasonable access to legal counsel during these challenging times. As part of this, collaboration, we recognize the significant impact of COVID-19 on your day-to-day operations. Law firms and advocacy groups will be encouraged to remain flexible and open to adjustments and alternative solutions, which will allow our offender population to continue to receive reasonable access to counsel. Conformément a la Directive sur la gestion de la sécurité du Conseil du Trésor, des procédures de chiffrement doivent étre mises en place pour préserver la confidentialité lorsque des données sont transmises sur un réseau public. Dans le cas d'un courtiel envoyé depuis I'infrastructure du SCC et par l'intermédiaire d'un réseau public, les données ne seraient pas adéquatement chiffrées, Pour cette raison, le SCC n'est actuellement pas en mesure de faciliter la transmission électronique de documents par courtiel. Toutefois, le SCC continuera d'examiner des moyens de favoriser en toute sécurité 'échange de renseignements par Voie électronique, notamment au moyen du service Connexion poste Nous vous encourageons 2 travailler en collaboration avec les cabinets d'avocats et les groupes de défense des droits de votre région afin de garantir, dans des limites raisonnables, 'acceés aux services d'un avocat en cette période difficile, Dans le contexte de cette collaboration, nous savons que la pandémie de COVID-19 a dimportantes répercussions sur vos activités quotidiennes. Nous encouragerons les cabinets d'avocats et les groupes de défense des droits 2 continuer de faire preuve de souplesse et a rester ouverts aux ajustements et aux solutions de rechange, ce qui permettra & notre population de délinquants de continuer d'avoir accés, dans des limites raisonnables, aux services d'un avocat KL Kevin Snedden