COMO APERFEICOAR E VALORIZAR SEUS DASHBOARDS NO EXCEL 4 Técnicas para vocé aplicar agora Karen Abecia iste Perea enryF aA rd Indice IDENTIDADE VISUAL GRAFICOS MOBELO iecesessderaceeserifeves) eneCheevedened INAVEGABIFIDADE AMIGAVEL 2...) ssetcreessenrtoees, MELHORES GRAFICOS wos. fede cede ice reetheces CONCLEOSA OPK. ose epteene tee odeesaereeticneshepetSacereser - Ola, meu nome é Karen Abecia. Sou uma grande entusiasta em Excel. Nos ultirnos 10 anos tive a oportunidade de desenvolver algumas dezenas de projetos de Dashboards. Ao longo dessa experiéncia notei diversos fatores que levam um projeto em Excel ao sucesso, mas destaco um em especial: a personalizacao. E sobre isso que vou falar neste e-book. A “personalizacao” esta presente na minha vida desde quando era crianc¢a, quando inventava moda com meus artesanatos. Aquela ideia de “mais do mesmo” nunca me agradou muito. Naturalmente essa caracteristica passou a transbordar para diversas dreas, incluindo aprofissional e foi parar nos Dashboards. Conforme fui incrementando e personalizando os projetos percebi que eu conseguia gerar muito mais valor para as pessoas. Passei entdo a investir cada vez mais nessa perspectiva. Entendi que através do layout é possivel conquistar oO interesse de quem assiste e direcionar o foco para o que é prioridader Afinal, quem nao quer visualizar a informacao que precisa com poucos cliques € ainda de quebra consumi-la de maneira 100% visual? Logo, meu objetivo com este e-book é abrir asua mente e mostrar que os Dashboards podem e devem ir muito além do que juntar alguns graficos em uma planilha. Ent&o vou compartilhar o passo a passo cle simples detalhes que vao aperfeicoar e valorizar seus Dashboards e vocé podera aplicar e colher resultados imediatamente.1. /dentidade ” Visual «4 Vocé ja se perguntou quais seriam as melhores cores para utilizar nos seus Dashboards, grdficos, tabelas e objetos? Este 6 um assunto que sempre gera muitas duvidas. Cores. Quais devo usar? Normalmente as pessoas cleixam este importante item de ladopor considerarern como certo “capricho”. Utilizar as cores corretas - sem sombra de duvidas —éum dos itens mais importantes no que diz respeito 4 personalizacao de um painel de indicadores. Pois bem! A técnica que vou compartilhar é muito simples e vocé podera aplicar sem complicagdes logo apds ler. Entdo, méos a obra!e 1. Identidade Visual Sem identidade visual:1. Identidade ” Visual v Sem identidade visual: Com identidade visual: DASHBOARD parti ag | SATION De HOSREDIS TOP1O-FATURAMESTO 6. aise | ame ex1. /dentidade ” Visual «4 A base que nos orientara quanto a identidade visual do Dashboard é o logotipo do empresa Fa¢a o download do logotipo que desejar e insira no PowerPoint. Vocé pode encontré-lo no site, na assinatura do e-mail ou até mesmo solicitando para o devido responsavel da empresa. Como exemple, vou utilizar o logo da minha empresa, a T2T - Talent to Training Talent to Training No caso da T2T as cores s&o: laranja, preto € branco. Mas, calma! Nao sao quaisquer laranjas, pretos e brancos Cada cor tem muitos tons e€ variacdes e precisamos descobrir quais sao.1. Identidade y Visual re Por exemplo, o laranja da T2T é um tom diferente do laranja do banco Itad, que ¢ diferente do laranja da Fanta, que é diferente da Gol Linhas Aéreas e por assim vai Jatent to Training & S Ea E sim, isso faz toda a diferenca. A boa noticia 6 que cada tom de cor tem um cddigo especifico chamado RGB (Red, Green e Blue). Logo, devemos descobrir qual o RGB de cada uma das cores do logotipo. Existem diversas formas de descobrir este codigo e eu vou compartilhar 0 passo a passo de como. eu faco: Como encontrar o RGB do seu logotipo: 1 I Insira o logotipo dentro do PowerPoint, a 2 preenchimento da forma e clique em conta gotas Formatar ©) Preenchimenta da Forma + Cores do Tema Cores P 4) Msis Cores de Preenchimente, (7 Sentai fa) Imagem. Preenchimente de-Conta-gotas adiente Escolha uma cor de preenchir c da janela do aplicative. Pi escolher uma cor fore do aplicative, clique e aracte. Agora apenas encosfe 0 cursor do mouse sobre acor desejada na sua imagem au logotipo e aguarde alguns segundos.1. Identidade y Visual ¥. Y O Powerpoint identificara o RGB dessa cor para que vocé possa usar no Excel. Anote essas referéncias. RGB(255,68,0) Vermelho ene ele icon cRe teen escKe ot coke MMR Acta 2013 do PowerPoint. Caso a sua verséo seja ura Mais an tiga, vocé pode utilizar o conta gotas do Paint como alternativa. Pronto. Agora vocé sabe exatamente quais cores vai utilizar no seu projeto. “Entdo agora toda vez que eu for utilizar alguma dessas Cores €U VOU precisa fazer todo esse processo de novo?” Nao! Isso faria com que vocé perdesse muito tempo toda vez que quiser testar ou editar alguma cor. all 101. /dentidade ” Visual v Nao precisamos perder tempo com coisas que o Excel pode fazer por nés. Um pouco acima eu pedi para vocé anotar os cédigos RGB, chegou a hora de utilizd-los. Nos vamos criar uma paleta de cores padrao. Como criar 0 tema padrdo no seu Excel: Abra o Excel, clique em Layout da Pagina > Cores Vocé deve alterar as cores do énfase 1 ao énfase 6 da seguinte forma. 1 Ye Clique no seletor da cor desejada tntase 6 Hipertink 111. Identidade y Visual re \ Faca isso até preencher as 6 énfases (cores). Depois de criar sua paleta de cores, certifique-se de que em Layout de pagina, a paleta selecionada € a que criamos no passo anterior, clicando uma vez sobre ela. Com essa técnica vocé podera formatar suas células, tabelas, graficos e todos as op¢des que requerem cores com sua paleta de cores automaticamente. Assim, além de economizar tempo, nds acabamos de criar uma identidade visual para 0 nosso projeto. all 121. /dentidade ” Visual O que fazer se o logotipo tem menos de 6 cores Isso normalmente acontece, como vocé viu no logo da T2T. Neste caso criaremos variagées das cores que ja temos.Como o T2T tem 3 cores, vou criar uma variaco para cada uma delas. Por exemplo Para criar uma varia¢ao do laranja, selecione a mesma cor que usou na “énfase” anterior (laranja). Depois clique ern “mais cores” novamente Agora vocé pode alterar o brilho dessa cor, arrastando a seta para cima ou baixo até encontrar uma cor variante da que vocé ja tem no seu logotipo e assim criar mais cores afim de criar uma paleta com as 6 opc¢des de énfase que o Office dispde 152. Graficos Modelo > Como vimos no capitulo anterior, é fundamental definir aidentidade visual do projeto. Agora, imagine que vocé vai criar um painel de indicadores com 5 gréficos ou entaéo que vocé criara diversos projetos diferentes ao longo de sua jornada na empresa. Alem das cores vocé pode e deve formatar os graficos de forma personalizada, alterando as escalas, linhas de grade, inserir rétulos de dados, utilizar as opcdes de formatacao para pintar cada coluna de uma cor, usar uma cor de fundo etc. Aplicar a identidade visual somada essa mesma formata¢ao todas as vezes que tiver um novo grafico levaria um tempo tremendo. Mas como eu costume dizer: Porque perder tempo fazendo algo que o Excel poder fazer sozinho ? Por isso, nds vamos criar um modelo de grafico! 142. Graficos Modelo v Para criar um modelo de grdafico clique dentro do seu grafico formatado com o botao direito do mouse, e escolha > Salvar Como Modelo. Como utilizar o modelo de grafico O modelo te ajudard na cria¢ao de um prdéximo grafico depois de ter um modelo criado como vocé fez no passo anterior. Depois de ter esse novo grafico criado, localize o menu de contexto > Ferrarnentas de Grdfico > Design > Alterar Tipo de Gréfico. Rem es ? fe Tm «Ol itemar Selecionar Alterar Tipo Mover Linha/Coluna Dados — de Grafica Grafico2. Graficos” v Modelo > Qs tipos de grafico do Excel ja aparecem pra vocé nessa tela, mas vamos escolher un modelo de formatacdo prépria. Para isso clique erm modelos. Agora basta escolher o modelo pelo nome de criacdo_ e clicar em OK. Seu grafico seguira o padrao do madelo e vocé poder utilizalo em todos os outros projetos independente da fonte de dados com apenas um clique. 162. Graficos Modelo 2» Com esta técnica vocé ganha mais tempo, produtividade e assim padroniza a formatacao de seus Dashboards. Um ponto fundamental é 0 local de salvamento: néo altere este local, pois 6 nesta pasta que o Office procura os modeles de grafico personalizades. Defina um nome para cada um de seus modelos como por exemplo Colunas_Projeto _DBemonstrativo_financeiro, pizza_analise_projetos; pois o modelo guarda a informacdo nao somente de formatos quanto também do tipo do grafico. Veja o video 17“Ww 3. Navegabilidade é Amigavel « A navegabilidade 6 um dos itens mais importantes aser considerado no desenvolvimento de um Dashboard no Excel. A forma como as pessoas - seja sO vocé ou outros usuarios - navegam pelo Dashboard deve ser amigavel endo deve demandar conhecimentos avancados de Excel Entender do negécio e ter conhecimentos baésicos de informdtica deve ser o suficiente para utilizar seu Dashboard. Neste capitulo eu vou te ensinar desde como criar asegmentagao de dados até como personaliza-la de acorde com a identidade visual ja criada. 18W 3. Navegabilidade Amigavel « 6 Clique em Design > Inserir Segmentacao de Dados. Ent&o, selecione os itens que vocé deseja incluir na segmentacao de dados. Ela depende apenas do clique na sele¢ao escolhida para que os dados sejam visualizados. NVc 3. Navegabilidade” yw é Amigavel 4 ~ Personalizar a Segmentagao de Dados A segmentacao de dados pode ser personalizada em detalhes. Isso pode dar um ar muito diferente e mais profissional nas suas planilhas e dashboards. Vela esse exemplo: [roca | sco fiaors EEE,” GLEE“Ww 3. Navegabilidade é Amigavel « Selecione a sua segmentacao de dados e visualize o menu de contexto > ferramentas de segmentacdo de dados > opcdes. No grupo Estilos de segmentacdo de dados, escolha aopc¢ao Novo estilo de segmentacao de dados. Selecione a sua segmentacdo de dados e visualize o menu de contexto > ferramentas de segmentacdo de dados > op¢des. No grupo Estilos de segmentacao de dados, escolha a op¢cao Novo estilo de segmentacao de dados. 21“Ww 3. Navegabilidade Amigavel sy | 6 Vocé pode formatar até 10 partes de uma segmentacéo de dados. Para cacia uma delas vocé deve clicar em formatar e fazer o ajuste de cores que vocé preferir. Para ver como fazer isso em detalhes, veja esse video que eu gravei.4, Melhores Graficos Criar graficos no Excel é ura tarefa relativamente simples e facil. O verdadeiro desafio é encontrar qual grafico melhor representa cada tipo de andlise. Vocé jd deve ter escutado a expressdo que em alguns casos menos é mais. Graficos é um desses casos, Lembre-se: se 0 gréfico precisar de vocé para decifréo, seu objetivo nao foi alcancado. — No Excel 2016 existern mais de 20 tipos de graficos. Eu vou falar sobre os que, na minha opiniao, sao os mais eficientes e em qual situa¢ao vocé deve usar cada um deles Grafico de Colunas e Barras Podem ser utilizados para representar dados de categorias, por exemplo: | loja, vendedor, filial, produto, regiao, a ma cor, tamanho classe, tipo, departamento, cliente, entre outros E indicado utilizar estes graficos principalmente para representacdes de dados mais extensas, com mais de 5 itens. all 234, Melhores Graficos Grafico de Linhas Uma otima ideia para usar esse grafico é com analise temporal Dia, més, bimestre, trimestre, ano, quinzena, tempo em geral. Com esse tipo de andlise ¢ facil visualizar a evolugago dos seus valores por periocdo. Grdfico de Pizza e Rosca Estes dois tipos de graficos também podem ser utilizados para representar dados de categorias, com a diferenca de que devem ser utilizados para andlises de até 5 itens. Quando os valores de uma pizza ou rosca ultrapassam os 5 itens as fatias tendem a ficar tao pequenas que dificultam a andlise. Use estes graficos para comparar itens como Faturamento de 2 estados; ou ainda para analisar o desempenho de um produto em relacao ao total vendido ou até mesmo em relacao a outro produto,4, Melhores Graficos Quantos itens devo colocar em um grafico O objetivo de um gréfico é resumir informagées para apresentar de forma mais simples e objetiva asua anélise Ura dica simples que pode funcionar para qualquer tipo de grafico é: Se vocé precisar inserir mais de 10 valores em um Unico grafico, repensé esse abjetivo, pols talvez seja melhor criar grupos segmentados, ou mesmo uM mini relatdrio em formato de tabela para fazer essa apresentagao. Exemplo: Uma empresa precisa pontuar seus 50 melhores vendedores num universo de 1000 funcionarios Ao invés de criar um grafico com 50 nomes, crie um relatério com 5 grupos de 10 pessoas. Assim vocé fica com informacées mais simples de serem absorvidas pelo seu expectador.Concluséo ¥— Como vocé pdde ler neste e-book, a forma como a informacao é apresentada faz toda a diferenca no resultado final. Um Dashboard no Excel vai muito além do que simplesmente inserir 2 ou 3 graficos em uma planilha Existe uma longa jornada para criar um verdadeiro painel de indicacdores com layout, navegabilidace e clareza das informagées. Apenas construir as andlises e relatérios com os numeros corretos ndo é 0 suficiente, ou melhor, 6 o minimo. esperedo. Ja a forma como vocé apresenta e possibilita que ndo sé vocé, mas outras pessoas naveguem por um painel de indicadores com poucos cliques e encontre os nuUmeros que deseja de forma 100% visual é o que te tornara uma referéncia no assunto. Espero que este e-book tenha te inspirado e instigado a buscar cada vez mais conteudos e referéncias para aperfeicoar e valorizar seus Dashboards. Entao, m4os 4 obra, invista no layout de seus Dashboards! PS: Eu adoraria receber um print de seu Dashboard antes e outro depois da leitura deste e-book. Envie para contato@t2t.com.brMais sobre A autora Meu nome é Karen Abecia e sou professora e palestrante dos aplicativos do Pacote Office desde 2003. Cai nessa profissao literalmente de paraquedas e descobri @ paixdo por ensinar. Ja gravei mais de 150 video aulas gratuitas em meu canal do YouTube € amo compartilhar conhecimentos que ajudarao em sua jornada. Talent to Training