OE | ADMINISTRACION DE LA. 6 os, | PROCESO GESTION DOCUMENTAL copiGo | GoFLOS Supersatud #’ ee . FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION CIRCULAR EXTERNA NUMERO [ 0087 1 0€0 30 JUN 2017) PARA: ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD (EPS) DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO Y SUBSIDIADO, EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA (EMP) Y SERVICIOS DE AMBULANCIA PREPAGADA (SAP), VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD. DE: SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD. ASUNTO: —INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA IMPLEMENTACION DE MEJORES PRACTICAS ORGANIZACIONALES ~ CODIGO DE CONDUCTA Y DE BUEN GOBIERNO EPS, EMP Y SAP. recua: 30 JUN 2077 1. ANTECEDENTES En virtud de lo establecida en la Ley 1122 de 2007 la Superintendencia Nacional de Salud tiene la responsabilidad de cumplir con los deberes de inspeccién, vigilancia y control en el sentido de "Vigilar que fas instituciones aseguradoras (..,) de! Sistema General de Seguridad Social en Salud adopien y aptiquen (...) un Codigo de Conducta y de Buen Gobierna que oriente la prestacién de fos servicios a su cargo y asegure fa realizacién de Jos fines de fa presente ley” " A su vez, de conformidad con fa sefialade en ta Circular Extema 047 de 2007 y en el numeral 4 de! articulo 6 del Decreto 2462 de 2013, la Superintendencia Nacional de Salud cuenta con facultades para emiti: instrucciones 2 los sujetos vigilados sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones normativas que regulan su actividad, fijar los criterios técnicos y juridicos que faciiien el cumplimiente de tales normas y sefialar los procedimientos para su cabal aplicacién. Asimismo, la Ley 1474 de 2017, en sus articulos 11 y 12, preceptia que corresponde a esta Superintendencia establecer un conjunto de medidas preventivas para evitar freudes y combatir la corrupcién en el sector de la seguridad social en salud, ademas de la creacién de un sistema preventive de practicas riesgosas financieras y de } Literal h, erticuto 40, Czpitule VII “Inspeccién, Vigitancla y Control, Ley 1122 de 2007. on| ADMINISTRAGION DE LA vop,| PROCESO GesTiGN DOCUMENTAL | e CODIGO | GDFLOS rsclu Supe 5 d FORMATO I LAR EXTERNA VERSION gett atenoién en salud det Sistema General de Seguridad Social en Salud, con el fin de elercer ‘sus funciones de inspeccién, vigitancia y control a los sujetos vigilados. Que ef numeral 39 del aiticulo 6 del Decreto 2482 de 2013 establece como funcién de la Superintendencia Nacional de Salud “Adelantar acciones de inspecoién, vigiancia y control para que las instituciones eseguradoras (...} def Sistema General de Seguridad Social en Safud, adopten y apliquen un Cédigo de Conducta y de Buen Gobierno que ariente la prestaci6n de los servicios a su cargo y asegure le realizacién de Jos fines sefiaiados en fa ley" Adicionaimente, el numeral 26 del articulo 21 del Decreto 2462 de 2013 instaura como una de las funciones del Despacho del Superintendente Delegado pera la Supervision Institucional “Ejercer inspeccién y vigilancia para garanlizer que ios sujetos vigilados adopten y apliquen un Cédigo de Conducta y de Buen Gobierno de conformidad con Jo previsto en le fey y en el presente dacreto’ y el numeral 17 dal articulo 22 del mismo Decreto relaciona como una de las funciones de ia Direccién de inspecci6n y Vigilancia paca Enlidades Administradoras de Planes ce Beneficios (EAPB) el “Realizar actividades de inspeccién y vigilancia pare garantizar que fas Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) o las que hagen sus veces, adopten y apliquen un Cédigo de Conducta y de Buen Gobiemo, de conformidad con to previsto en fa ley y fos eriterios y lineamientos establecidos por la Superintendencia” Dicho fo anterior, las buenas practicas de gobiemo y de conducta se reconocen como instrumentos @ ser aplicados para la mitigacién de riesgos en las entidades de derecho piblico y privado que conforman el Sistema General de Seguridad Social de Salud {SGSSS). A nivel intemacional la Organizacién para la Cooperacién y el Desarrollo Econémico (ECD) ha establecido y promovide una serie de principios que deben reviser Jas organizaciones a esie respecto, los cuales son ce aplicacién general en todos los seclores?. Referenciando entre otros aspectos, el garantizar la base de un marco eficaz para el Gobierno Organizacional, los derechos y el trato equitativo para los miembros del Maximo Organo Social, as funciones ciaves de ‘os propietarios. las responsabilidades de la Junta Directiva, fa divulgacién de datos y la transparencia, entre otros*, Asimismo, (a Corporacién Andina de Fomento (CAF), a partir de la crisis financiera mundial del afio 2008, ha rediseriade algunos jineamientos referentes a la arquitectura de control en la que se aborda la gestién de riesgos y ol control interno, y el Gobierno Organizacional para Grupos Empresariales*. 2 OECD. (2004), "White paner” sobre Gobierac Corporative en Amatica Latina, Paris: OECD. 3 OECD. (2015). G2G:OECD Principles of Corporate Governance. Paris: OECD. + CAF. (2013). Lineamientos para un Codigo Latinoamericano de Gobiemo Corporative. Madrid: CAF, 62oe ADMINISTRACION DE LA PROCESO | GESTION DOCUMENTAL coDIGo | GDFLO3 FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION Son diversos los aspectos que conforman ei Gobierno Organizacional y la Etica Empresarial, y condicionan ds una y otra manera la evolucién de una entidad en entornos ‘cambiantes y con alta competencia’. Por ende, es necesario proporcionar herramientas técricas y juridicas que permitan el balance entre la gestién de cada drgeno y el control de dicha gestion. La observancia de principios y buenas practicas por parte de las entidades responsables de! aseguramiento en salud es determinante para el buen desemperio de los sistemas de salud, En Colombia, dada fa competencia regulada y el disefio institucional del SGSSS, el Cédigo de Conducta y de Buen Gobierno adquiere una relevancia atin mayor. La experiencia intemacional demuestra que el majoramiento de fas précticas de buen Gobiemo, asi como de buena condueta, requieren de la accién conjunte de las autoridades guberamentales, ias empresas, los empleadas y los propietarios, mediante la adopcién de Normas con esquemas de autorregulacion’, En consecuencia, dando aplicacién a las disposiciones citadas en precedencia, se imparten las siguientes medidas a las Eniidades Promotoras de Salud (EPS), las Empresas de Medicina Prepagada (EMP) y los Servicios de Ambulancia Prepagada (SAP), en lo relacionade con la implementacién de su Sistema de Gobieno Organizacional y de Conducta, 2, AMBITO DE APLICACION La presente Circular Externa esté dirigica a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) del Régimen Contributivo y Subsidiado incluyendo las EPS indigenas (EPS-I), a las Empresas de Medicina Prepagada (EMP) y a las entidades que suministren Servicios de Ambulancia Prepagada {SAP), vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud Las disposiciones de la presente Circular se ajustaran de forma proporcicnal al interior de la estructura organizacional de cade entidad responsable del asequramiento en salud. En Particular, las responsabilidades atribuidas a jos diferentes drganos de acministracién y vigilancia de la entidad, deberan apiicarse de conformidad con los érganos sociales 0 cargos que se hayan creado para desarrollar las funciones andlogas a jas de la Junta 5 Tirole, J. (2001), Corporate Governance, Econometrica, 61), 1-35. ° Superintendencia Financiera de Colombia, (2014), Circular Externa 028 de 2014. Anexo 1: Céd\go de Mejores Practicas Corporativas de Colombia — Nuevo Codigo Pais. Bogotd, D.C. Superintendencia Financiera de Colombia. OECD. (2013). Supervision and enforcement in Corporate Governance. Paris: OECD. ©| | 1 ADMINISTRACION DE LA é | ¢ | PROCESO GESTION DOCUMENTAL coDIGO GDFLO3 | _ Supersalud 7"? FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION i | L L Directiva, ei Comité de Auditoria o Contraloria Interna, y otros érganos de vigiancia y administracion a los cuales se haga referencia en esta Circular acorde con la figura juridica correspondiente. 3. CODIGO DE CONDUCTA Y DE BUEN GOBIERNO EPS, EMP Y SAP E! Cécigo de Conducta y de Buen Gobiemo EPS, EMP y SAP se define como un conjunto de medidas concretes para las EPS, las EMP y los SAP, en materia de: (i) Maximo Organo Social, (i) Organos de Administracién, (iit) Organos de Control, (iv} Grupos de Interés, (v) Revelacién de Informacién y, (vi) Pautas de Conducta. Lo dispuesto en la presente Circular se entiends sin perjuicio de los requisitos que deben acreditar las personas juridicas piblicas y privadas de las EPS, las EMP y los SAP, establecidos por normas de las autoridades competentes que ceguien la materia La metodologia para diligenciar el Reporte de Implementacién del Cédigo de Condusta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP, se fundamente en el principio “Cumpla 0 Explique’, de manera que, en todos los casos el asegurador deberd indicar si adopt6 o no las medidas al momento del reporte, junto con su justificacién. Los destinatarios de la presente Circular deben dar a conocer esta informacién a los actores del SGSSS, mediante el diligenciamiento y divulgacién bienal cel reporte de implementacion de! Cédigo de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP, cuya finglidad es la revelacién general sobre las practicas de Gobierno Organizacional y de Buena Conducta de cada EPS, EMP y SAP. Dicho reporte, con sus respectivos detalles técnicos, se incorpora a la presente Circular Externa mediante el Anexo Técnico GT0O1 (seccién 4. Anexo Técnico y Reporte de Informacién) El reporte debe ser publicado por la aseguraclora en su pagina web, ser de facil consulta y actuaiizarse con ia misma periodicidad con la que se envia el Anexo Técnico GTOO1 a la Superintendencia Nacional de Salud. E! diigenciamiento de este reporte, de obligatorio cumplimiento, es bienal {cade dos afios) y debe reflejar la situaci6n de la EPS, de la EMP o del SAP, frente a las medidas descritas en el Codigo de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP. coOf : Supersalud ee | ADMINISTRACION DE LA GESTION DOCUMENTAL PROCESO coDIGO | GDFLO3 FORMATO | CIRCULAR EXTERNA VERSION 3.1. Objetivos Esta Circular emite los lineamientos para la implementacién y la ejecucién de las practicas de busn gobierno y de buena conducta empresarial dentro de las entidades responsables del aseguramiento en salud (EPS, EMP y SAP), bajo la inspeccién, vigilancia y controt de la Superintendencia Nacional de Salud, con el fin de lograr @! cumplimiento de los derechos derivados de la alillacién © vinculaciéa de fa poblacién a un plan de benelicios de salud y una mejor prestacién de los servicios, garantizando con elle la proteccién del derecho constitucional a la salud de los usuarios. El Buen Gobierno, también denominado Gobierno Organizacional: ) Properciona un marco sdlido que define derechos y responsabilidades, donde se tiene come propésito alcanzar el Mayor grade de coordinacicn posible entre los intereses del Maximo Organo Social, la Junta © Consejo Directive, los representantes legates y demas administradores’, ii) Brinda un adecuade entorno dentro del cual se relacionan los érganos de gobierno de fa entidad, incluyendo el Revisor Fiscal y los correspondiente drganos de control; y ii) Provee mecanismos que aseguran las buenas practicas en la gestion de la entidad, contribuye a una competitividad responsable, permite un mejor desarrollo institucional y ofrece una mayor eficiencia en el manejo de fos recursos. Por ende, en esta Circular el Gobierno Organizacional se entiende como el conjunto de formas, principios y organes internos a través del cual se ditige, controla y disefia la gestion de una persona Juridica, ya sea de manera individual 0 dentro de un Grupo Empresarial Basados en los pilares de Buen Gobierno planteados por la Corporacién Andina de Fomento, ef Nuevo Cédigo Pals y la Organizacién para la Cooperacién y ef Desarrollo Econémicos (OECD), la presente Circular ensefia unas medidas pertinentes para EPS, EMP y SAP®, que al apticarse serviran para: i. Reconover mejor ios derechos de las diferentes partes interesadas, entre elas, los usuarios del sistema de salud li, Facilitar el ejercicio de los derechos y el trato equitativo @ los miembros del Maximo Organo Social, 7 Superintendencia Financiera ce Colombia, (2010). Decumento Conceptual de Gobierno Carporativo. Delagatura para Riesgos de Conglomerados y Gobierno Corporativo, Subdireccién de Metodologias de Supervision y Analisis de Riesgos; Version 2.0; N-MN-SEG-002. Gaitan, A (2011}. Grupos empresariales y control ce sociedades en Colombia. Bogota, 0.0. Superintengencia de Sociedades ® Estas medidas se actualizsrén cuando se considere necesario y pertinente oi 1 ADMINISTRAGION DE LA \ ms PROCESO GESTION DOCUMENTAL | CODIGO | GDFLO3 i | Supersalud 7”? : an | : FORMATO | CIRCULAR EXTERNA VERSION | 1 ili, Garantizar la revelacién oportuna y precisa de Ia informacion iv. Garantizer la orientacion estratégica, el controt efectivo de la direccién ejecutiva y la responsabilidad de esta frente a ia empresa y a ios miembros del Maxime Organo Social Por otra parte, en la presente Circular los fineamientos de Conducta se definen como un referente formal institucional que versa sobre la conducta profesional y personal que debe tener toda persona con vinculo a una enlidad aseguradora (EPS, EMP 0 SAP), ya sea empleado, Director de la Junta Directiva, contratista o proveedor, entre otros, El objetivo de tener estas pautas basicas de Conducta es enmarcar todo aquello que debe ser considerado como ético “f...) en ef colidiano de las acciones y la forma en que cada sujeto debe encarar la solucién de dilemmas que pongan en juego su capacidad moral”. Su importancia radia en el componente discipiinario al interior de las enticades aseguradoras de servicios de salud en Colombia, La literatura internacionel!® ha mostrado que e! poser unos esténdares de Conducta, fortalece el compromiso personal de cada trabajador sarantizando mejores indicadores en términos de gestién eficiente, eficaz, responsable, Integra y transparente en el dia a dia, Se propende porque la razén misional, de todos y cada uno de los actores del Sistema de Seguridad Social en Salud, vaya encaminada a la existencia y ala adopcién cel Cédigo de Conducta (Etica) y de Buen Gobierno (Gobiemo Organizacional). Esa misién tendtria efectos en ia comunidad que se verian refiejados en un aumento de la confianza y ta legitimidad de las instituciones y del Estado, en el fortalecimiente de los procesos de participacién ciudadana y en el fortalecimiento empresarial de los actores. El desarrollo @ implementacién del Cédigo de Conducta y de Buen Gobierno generaré importantes jinesmentos institucionales, orientaré. de mejor manera al usuario, proporcionard equidad en el trato a las personas pertenecientes a un Grune de Interés que se encuentren en igualdad de condiciones, ertre otros beneficios més. Luego, con base en los |ineamientos otorgados por la presente Circular Externa, las EPS, las EMP y los SAP deberén disefiar, construir, adaotar, consolidar y adoptar su propio Cédigo de Conducta y de Buen Gobierns. ® Ministerio de! Trabajo. (2013), Cédigo de Etica, Bogota, D.C.: Ministerio del Trabajo. ¥ Les, ¥., Choi, J., Moon, 8, & Babin, B. (2014), Codes of ethics, corporate philanthropy, and employee responses. International Journal of Hospitality Management, 38, 97-106. Sennewald, C,, & Baill, C. (2016). Ethics anc! conflicts of interest. En: Sennewald, C,, & Bailie, C {Eds,), Effective Security Management (59-68) (6 Ed). Oxford: Elsevier Inc. @: | ADMINISTRACION DE LA 5 ie PROCESO i GESTION DOCUMENTAL CcODIGO GDFLO3 Supersalud er — | - _ . | i FORMATO | CIRCULAR EXTERNA VERSION 1 Lee _ Este Cédigo debe estar a total disposicién de los propietarios y de la Alta Gerencia de la entidad, asi come de todos sus integrantes, de las autoridades de control y de los usuarios del SGSSS. Este documento debe ser publicado en la pagina web institucional de la aseguradora y ser de facil consulta La documentacién de las practicas de Gobierno Organizacional y de Buena Conducta es ‘necesaria para que las mismas lengan vocacién de permanencia. Los principios y précticas que las entidades aseguradoras adopten, deben estar expresamente plasmados en un documento con el fin de que exisia claridad frente a Ios mismos. Este documento y sus posteriores cambios deben ser aprobados por el Organo de Administracién, previa presentacién ai Maximo Organo Social. Es importante que su modificacién se realice a través de un procedimiente formaimente establecido" 3.2. Definiciones®® Para la aplicacién de la presente Circular Externa se tendrén en cuenta los siguientes conceptos: Alta Gerencia: Personas del mas alto nivel jerarquico en el area administrativa (denominados administradores) u organizecional de la entidad, La Junta Directiva la hace tesponsable del giro ardinario del negocio de la entidad y la encarga de idear, ejecutar y controlar ios objetivos y estrategias de ta misma, También se incluye en la Afta Gerencia el Auditor interno", Arquitectura de Control: Concepto integral que agrupa todo lo retacionado con el ambiente de control, gestién de rlesgos, sistemas ce control interno, informacién, Comunicacién y monitoreo. Permite a ia enticlad contar con una estructura, unas politicas y unos procedimientos ejercides por toda la organizacién (desde ia Junta Directiva y la Alta La adopcion publica y formal del Codigo de Conducta y de Buen Gobierno es consigerada como une buena practica © El aicance ce la definicion dada a los términos estipulades en esta seccin, se limita a su significado en ef Cédige de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP, y en ningun momento pretende reemplazer las definiciones lagales, al tempo que no van en contravia de las mismas, "3 Dado que: la administizes6n y la gestién corperativa son actvicedes compiejas, que demandan la toma de decisiones de forma 2glly eficiente, y exigen unas capacidades determinadas, no deben Ser todos los miembros dei Maximo Crgano Social quienes directamente ejerzan asas funciones. pot lo que normalmente éstos delegan ia administracién de la entidad en la Junta Ditectva, insiancia que 3 su vez delega 2! giro erdinario en jos miembros de Ie Alta Gerencia, estableciendo asi, los tres Niveles claves de gobierno’ propiedad {miembros del Maxime Organe Social), administracion (Junta Directiva u organo equivalente) y giro ordinario (Aka Gerencia),Gerencia, hasta los propios empleados), los cuales pueden proveer una seguridad razonable en relacién con el logro de las objetivos de la empresa Asamblea General: Reunién colectiva de los miembros de! Maximo Organo Social, que puede darse de manera ordinaria o exiraordinaria, segitn lo establece el Codigo de Comercio 0 la norma que regule cada tipo especial de entidad y los estatutos de la entidad Comité de Direccién de EPS: Los Consejos Directives de las Cajas de Compensacion Familiar que operan programas de EPS corstituiran un Comité de Direccion de EPS, integracio por un suconjunte de los miembros del Consejo Directive de ta Caja, ¢ invitados, ‘externos. El Comité de Direccién ce EPS hard las veces de Junta Directiva del programa de salud Conflict de interés: Se considera que existe un conflicto de interés cuando por una situacién de control, influencia directa o indirecta entre entidades, personas naturales 0 Jucidicas; se realicen operaciones, transacciones, decisiones, trasiado de recursos, situaciones de ventaja, mejoramiento en la posicién de mercado, competencia desical, desviaciones de recursos de seguridad social, o cualquier situacién de hecho o de derecho ‘que desequiliore el buen funcionamiento financiero, comercial o de materializacin del riesgo al interior de! sector. Estos desequilibrios tienen su fundamento en un “interés. privado" que motiva a actuar en contravia de sus obligaciones y puede generar un beneficio, personal, comercial o econémico para la parte que incurre en estas conductas. Directores: Son los miembros de la Junta Directiva u érganos equivalentes seguin la figura juridica de que se trate. Empresas off-shore: Empresas creadas en cenlros financieros con un nivel impositive muy bajo. También conocidas como *paraisos fiscales" Grupos de interés: Todas aquellas personas que, por su vinculacién con le entidad, tienen interés en esta, a saber: el publico en generai, miembros del Maximo Organo Social, ‘empleados, proveedores de biones y servicios, aflliados, clientes, usuarios, autoridades econémicas y tributarlas, autoridades de regulacién, inspeccién, vigilancia y control, y otros actores identificades como grupos de interés por ia entidad, si los legase a tener? Grupo Empresarial: Se entiende como la conformacién de grupo empresarial de acuerdo al articulo 28 de fa Ley 222 de 1995, siempre que las categorias de matriz, filial y subsiciaria a las que hace referencia el Cédigo de Comercio para establecer el vinculo de % Freeman, R. (2010). Strategic management: A stekeholder eppreach. Cambridge: Cambridge University Press, @ T — 1 ADMINISTRACION DE LA 1 | PROCESO GESTION DOCUMENTAL copiGo i GDFLO3 Supersolua - an | | FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION |' T 7 ADMINISTRAGION DE LA PROCESO GESTION DOCUMENTAL 7 CODIGO | GDFLOS supersalud # FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION 1 I | b | subordinacién, incluyan a sociedades civiles como las entidades sin dnimo de lucro, asociaciones mutusles, cooperativas y otras entidades propias del sector de fa salud Hallazgo material: Un hecho econémico es material cuando, debido a su naturaleza cuantia, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias de su ‘entomo, puede alterar significativamente las decisiones econémicas de los usuarios de la informacion, Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar en relacién con ei activo total, el pasive total, el pasivo corriente, e! capital de trabajo, el patrimonio o los resultados del ejercicio, segtin corresponda. independiente: Se entiende por independiente, aquella persona que en ningtin caso sea’ - Empleado o directive de la EPS, la EMP o el SAP o de alguna de sus filiales, subsidiarias o controlantes, incluyende auellas personas que hubieren tenido tal calidad durante el afio inmediatamente anterior a la designacian, salvo que se trate de [a reeleccién de una persona independiente. - Miembros del Maximo Organo Social que directamente o en virtud de convenio dirjan, orienten o controlen la mayoria de los derechos de voto de ia entidad o que delerminen le composicién mayoritaria de los érganos de administacién, de direceidn © de control de ta misma. ~ Socio 0 empleado de asociaciones o sociedades que presten servicios de asesoria © consultoria a f@ EPS, ja EMP o el SAP 0 a las entidades que pertenezcan al mismo Grupo Empresarial el cuat forme parte esta, cuando los ingresos por dicho concepto representen para aquellos, el veinte por ciento (20%) o mas de sus ingresos operacionales, - Empleado o directive de una fundacién, asociacién o sociedad que reciba donativos importantes de la EPS, la EMP 0 el SAP. Se consideran donatives importantes aquellos que representen mas del veinte por ciento (20%) del total de donativos recibidos por la respectiva institucian. ~ Administrador de una entidad en cuya Junta Directive participe un Representante Legal (Principal o Supiente) de la EPS, la EMP o el SAP. ~ Persona natural que reciba directamente de la EPS, la EMP 9 el SAP alguna remuneracién diferente a los honorarios como miembro de la Junta Directiva, det Comité de Contraloria Interna 0 de cualquier otro Comité creado por la Junta Directiva Junta Directiva: Es el maximo érgano colegiado encargado de Ia direccién de la entldad ‘Sus miembros se conocen como Directores, Lo aqui dispuesto para la Junta Directiva y sus Directores se entiende dicho para el Consejo de Administracién de las cooperativas y sus consejeros, respectivamente, Para efectos de la presente Circular, en cuanto a las calas de compensacidn familiar, tas disposiciones sobre las Juntas Directivas aplican para los se)PROCESO ADMINISTRAGION DE LA GESTION DOCUMENTAL CODIGO | GOFLO3 5, Supersalud G FORMATO GIRCULAR EXTERNA VERSION 1] Comités de Direccién de EPS, Tal denominacién puede variar seguin la figura juridica de la que se trate, Matriz: Sociedad que ostenta el contro! o el poder de decision sobre otra u otras llamadas filiales (si se trata de un control directo) © subsidiaria (si es por intermedio de sus propias subordinadas). Ver articulo 260 y siguientes del Cédigo de Comercio, el Capitulo V de la Ley 222 de 1995 y demas normas que lo modifiquen o adicionen. Maximo Organo Social: Es el maximo érgano de gobiemo de la enlidad. Es la Asamblea General o quien haga sus veces y puede variar su denominacion segtin la figura juridica de la que se trate. Para esta Circular se ilamardn "miembros del Maximo Organo Social” o “miembros” al accionista, en el caso de una sociedad comercial por acciones, al socio en las sociedades comerciales con cuotas 0 partes de interés, al miembro en una mutual, al cooperado en una ccoperativa, al afilado en caso de una caja de compensacién familiar que cuenta con autorizacién para operar pragramas de salud, 0 por cualquier denominacion que se adopte de acuerdo a la naturalaza juridica de la respectiva entidad. Su principal funcién es velar por el cumplimiento de los objetives misionales de la entidad, mediante la realizacién de Asambleas. que pueden darse de manera ordinaria 0 extraordinaria, segin lo establece el Cédigo de Comercio o la norma que regule cada tipo especial de entidad y los estatutos de la entided Miembro Minoritario: Aqué! miembro del Maximo Organo Social que por su reducida participacién en el capital social o en la propiedad de la entidad no tiene capacidad de controlar directa o indirectamente a la entidad ni de influir en ta toma de decisiones, 0 aquel definido como tal de acuerdo con los estatutos de la entidad o de las normas vigentes. Miembro Significativ: Aquel miembre del Maximo Organo Social que por si solo o en virtud de acuerdo con otros miembros, es titular de derachos de voto que igualan © superan un determinade limite (fijado en el 5% del total de derechos de voto} y cuya participacién tenga una finalidad estable. Miembros: También referenciacdo como miembros dei Maxime Organo Social. Este término 8 utilizado en la presente Circular con el fin de identificar al accionista, en caso de una sociedad comercial por acciones, al socio en las sociedades comerciales con cuotas 0 partes de interés, al miembro en una mutual, al cooperado en una cooperativa, al afifiado en caso de una caja de compensacién familiar que cuenta con autorizacién para operar programas de salud, 0 a cualquier denominaci6n que se adopte de acuerdo a fa naturaleza juridica de la respectiva entidad. eoADMINISTRACION DE LA PROCESO GESTION DOCUMENTAL coDIGO | GDFLO3 Supersalud # a ° _— . FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION 1 Partes Vinculadas: Siguiendo la Norma Internacional de Contabiliiad (NIC) N° 24: “Una parte se considera vinculada con la entidad si dicha parte: (a) directa, 0 indirectamente a través de uno o mas intermediarios: () controia a, es controlada por, 0 esté bajo control connin con, fa entidad (esto inckiye dominantes, dependientes y otras dependientes de ta mnisma dominantes (ii) tiene una participacién en Ja entidad que le otorga influencia Significativa sobre ta misma; (ii) tiene control conjunto sobre fa entidad; (b) es una asociada (segiin se define en fa NIC 28 Inversiones en Entidades Asociadas) de fa entidad: (c} es un negocio conjunto, donde fa entidad es uno de los participes (véase la NIC 31 Intereses en Negocios Conjuntos): (d) es personal clave de ta direccién de fa entidad o de su dominante; (2) es un familiar cercano de una persona que se encuentse en los supuestos (a)o(a): (8) es una entidad sobre fa cual alguna de las personas que se encuentra en fos supuestos (¢) 0 (2) ejerce control, control canjunto o influencia significativa, © bien cuenta, directa 0 indirectamente, con un importante poder de voto; 0 (9) es un plan de prestaciones post-emplea para los trabajedores, ya sean de Ja propia entidad 0 de alguna otra que sea parte vinculada de esta,” Participacién significativa: Se consitleraré participacién significativa en una entidad, aquella equivalente al cinco por ciento (5%) 0 més del capital o de las acciones en circulacién, segiin su naturaleza juriaica Presidente Ejecutivo: Posicién individual dentro de fa entidad que responde ante fa Junta Directiva. Ei Presidente Ejecutivo es el maximo responsable del Giro Ordinario de la entidad y a 6 reportan de forma directa la mayoria de los miembros de la Alta Gerencia. También identificaco como Gerente General, cominmente actia como Representante Legal Principal o Titular de la sociedad. Tal denominacién puede variar segtin la figura juridica de la que se trate. Propuesta de Acuerdo: Texte preparado por la Junta Directiva que acomparia a cada uno de los puntos incluidos en la Agenda de la Asamblea General, La Propuesta de Acuerdo describe literalmente ta cuestién que la Junta Directive somete a la votacién de los miembros del Maximo Organo Social y puede incluir una sugerencia de la Junta Directiva a los miembros sobre el sentido de voto. Bo| ADMINISTRACION DE LA ‘ z>| PROCESO GESTION DOCUMENTAL CODIGO | SDFLO: supersalud #*: Hl oo . | FORMATO | CIRCULAR EXTERNA VERSION Segregacién: Se entiende por segregacién o escisién impropia la operacion mediante la cual una sociedad, que se denomina “segregante’ destina una o varias partes de su patrimonio a la constitucién de una o varias sociedades 0 al aumento de capital de sociedades ya existentes, que se denominarén “beneficiarias”. Como contraprestacién, a seciedad segregante recibe acciones, cuotas o partes de interés en las sociedades beneficiarias Se considerara que un aporte en especie constituye segregacion cuando, como resultado del mismo, se eniregué una linea de negocio, establecimiente de comercio o se produzca tun cambio significativo en el desarrollo del objeto social de la entidad segregante. En este sentido se presume que se ha producido un cambio significativo en el desarrolio det objeto social de la entidad segregante cuando el valor neto de los bienes aportados equivaiga sea superior al veinticinco por ciento (28%) del total del pairimonio de la respectiva sociedad © cuando ios activos aportados generen el treinta por ciento (30%) 0 mas de los ingresos operacionales de ia misma, tomando como base los estados financieros corespondientes al éjercicio inmediatamente anterior. Sistema de Controt Intemno (SCI): Conjunto de principios, procedimientos y mecanismos de verificacién y evaluacién establecidos por fa Junta Directiva u érgano equivalente, la Alta Geiensia y demas funcionarios de una entidad aseguradora det sistema de salud colombiano, para proporcionar un grado de seguridad razonabie en cuanto la cansecucién de los siguientes objetivos: (i) La efectividad, la seguridad y la eficiencia de las operaciones, (ii) La confiabilidad y la transparencia de fa informacién de salud y financiera, (iil) El cumplimiento de las ‘eyes y normas que sean aplicables a Ia entidad, (iv) El salvaguardar los recursos de la entidad, y, (v) El seguimiente y verificacién de jo relacionado con las normas vigentes en materia de garantia de la calidag. E| Sistema de Control Inteno se fundamenta principalmente en las definiciones, principios y metodologias del COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission}, en particular de COSO |, COSO R y COSO Il, les cuales son complementarios. Usuario: Es toca persona natural a la que la entidad le garantiza el acceso a servicios de salud mediante el asegurarniento. @Oe 3 l ADMINISTRACION DE LA 6 é PROCESO GESTION DOCUMENTAT copico | GDFLo3s upersalud 7°] a ; FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION = 1 a i — ee oe i 3.3. MEDIDAS RELACIONADAS CON LAS MEJORES PRACTICAS DE GOBIERNO ORGANIZACIONAL, 3.3.4 MAXIMO ORGANO SOCIAL 3.3.1.4 De los miembros del Maximo Organo Social 3. 3.3.1.1.2, Deber de informaci 1.1.1. Tratamiento equitativo Medida 1. La entided proporciona un trata iguatitario a todos los miembros dei Maximo Organo Social que, dentro de un rango determinedo de participacién ‘en el capital social o en'a propiedad de la entidad, se encuentran en jas mismas Condiciones, sin que ello suponga e! acceso a informacidn privilegiada de unos e los miembros respecto de otros. in general Preambulo: La entidad promueve ef principio general de que la informacién debe ira los miembros del Maximo Organo Sccial y no que éstos tengan que ir a la informacién. Transforma el derecho de éstos a recibir informacion en una obligacion de la entidad de proveeria Para alcanzar este objetivo se contempian las sig ntes medidas Medida 2. La enlidad cuenta con una pagina web corporativa con secciones acerca de los miembros de! Maximo Organo Social, [os Directores de la Junta Directiva, los administradores de la Alta Gerencia y los érganos de control Adicionalmente, tiene otras secciones con el Cédige de Conducta y de Buen Gobierno, las estadislicas descriptivas sobre sus afliados, los servicios prestados y la informacian financiera en los términos propuestos en las medidas dadas en esta Circular en la secoién sobre revelacion de informacion frente al Public. La informacién alli publicada no incluye aquella confidencial de ia entidad o cuya divulgacién puede ser utiizada en detrimento de la misma Medida 3, La entidad cuenta con mecanismos de acceso permanente y uso Gingido exclusivamente a [os miembros del Maximo Organe Social, tales como un vinculo en la web de acceso exclusiva para ellos, una oficina de atencién © relacianes con miembros de! Maximo Organo Social, reuniones informativas periddicas, entre otros, para que puedan expresar sus opiniones o plantear inquietudes 0 sugerencias sobre el desarrollo dela entidad 0 aquellas asociadas 2 su condicién de miembros. De igual manera, la entidad cuenta con un ©: ADMINISTRACION DE LA 6 | a PROCESO GESTION DOCUMENTAL cODIGO : GDFLO3 | supersclud 7 ay FORMATO i CIRCULAR EXTERNA VERSION | 1 conducte regular para la solicitud de informacién clara, oportuna y confiable por parte de los miembros del Maximo Organo Social. 3.3.1.2 De la Asamblea General de los miembros del Maximo Organo Social Medida 4. La entidad tiene un reglamento interno de funcionamiento de la Asamblea General que como minimo abarca los temas de convocatoria y celebracion 3.34.24 Convocato Medida 5, La entidad facilita a los miembros del Maximo Organo Social la toma de decisiones informacias en la Asamblea General, ponienco a su disposicisn, dentro del término de la convocateria, en e{ domicilio social y en una pagina web de acceso restringide a los miembros, ia documentacién necesaria sobre los temas por tratar. Medida 6, La convocaioria a las reuniones del Maximo Organo Social sé realiza, como minimo, con ja antelacién establecida en Ia ley, y contiene, por lo menos: a} El orden del cia, evitando menciones genéricas, b) Ellugar especifice, fecha y hora de la reunién. ¢) Lugar, oportunidad y persona ante quien podra ejerserse el derecho de inspeceién, en los casos en que ia ley lo establece. d) Ei mecanismo utilizado para garantizar que los asociados estén debidamente informados, de los temas a tratar. e) Cuando sea necesario, los posibles candidatos a conformar la Junta Directive, junto con la informacion sobre sus perfiles (experiencia, especialidad, estudios) y ia evaluacién que de ellos se haya hacho seguin los procedimientos previstos para el efecto 3.3.4.2.2 Celebracion Medida 7, Sin perjuicio del derecho que les asiste a los miembros de presentar sus propuestas en las reuniones de Asamblea (ordinarias 0 extraordinarias), en ei orden del dia establecido para aquellas, se desagregan los diferentes asuntos, por tratar de modo que no se confundan con otros, dando al orden de! dia una secuencia légica de temas, salvo aquellos puntos que deban discutirse conjuntamente por tener conexidad entre si, hecho que debera ser advertico, Medida 8, Existen algunos temas de vital importancia que son decididos por la Asambiea General, y no Unicamente por la Junta Directive, entre ellos: @PROCESO | ADMINISTRACIONDELA | GESTION DOCUMENTAL CODIGO | GOFLO3 a Supersalud . FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION 1 ee aL ~ a} Segregacién, fusiones, adquisiciones, escisiones, conversiones, cesiones de activos, pasives, contratos y carteras u otras formas de reorganizacién, disclucién anticipada, renuncia al derecho de preferencia, cambio del domicilio social y mosificacién del objeto social b) La aprobacién de la politica general de remuneracién de la Junta Directiva y la Alta Gerencia, ¢} La aprobacién de la politica de sucesion de fa Junta Directive, d) La adquisicién, venta 0 gravamen de actives esirategicos que a juicio de la Junta Directiva resulten esenciales para el desarrollo de la actividad, o cuando, en la practica, estas operaciones puedan devenir en una modificacién efectiva del objeto social ¢) Estabiecer un proceso de seleccién del Revisor Fiscal y de los érganos de contro! bajo crilerios de independencia e idoneidad f) Establecer y aprobar la politica de creacién de organizaciones subordinadas. Estos temas son incluidos en la convocatoria cuando a ello haya lugar. 3.3.1.2.3 Representacién y Asistencia Medida 9, Sin perjuicio de los limites previstos en el articulo 185 del Cédigo de Comercio o normas que lo modifiquen, sustituyan o eliminen, fa entidad no limita el derecho del miembro a hacerse representar en la Asamblea General, pudiendo delegar su veto en cualquier persona, sea esta miemoro 0 no. Medida 10. La entidad minimiza ¢! uso de delegaciones de voto en blanco, sin instrucciones de voto, promoviendo de manera activa el uso de un madeto estandar de carta de representacién que la propia entidad hace llegar a los convocados © que publica en su pagina web. En el modelo se incluyen los puntos del Orden del Dia y las correspondientes Propuestas de Acuerdo conforme al procedimiento establecido con anterioridad, Aquellas propuestas serén sometidas a la consideracién de fos convocados, con el objetivo de que 2! constituyente, si ast lo estima conveniente, indique, en cada caso, el sentido de su voto a su representante. Medida 14. Fl reglamento de la Asamblea de la entidad exige que los Directores de la Junta Directiva u érgano equivalente y, muy especialmente, los Presicentes de los Comités de la Junta Directiva, asi como el Presidente Ejecutive de 1a entidad, asistan a la Asamblea para responder a las inquietudes 8 los convocados. ooADMINISTRACION DE LA i } PROCESO. GESTION DOCUMENTAL CODIGO {| GDFLO3 | Supersalud 6, - ot FORMATO GIRCULAR EXTERNA VERSION 4 3.3.1.3 De las funciones de! Maximo Organo Social Medida 12, Se tienen como funciones aquellas dispuestas en los estatutos y en ‘el reglamente de funcionamiento de la propia Asamblee General, sin parjuicio de lo dispuesto por la normatividad legal vigente para cada entidad en particular. EI Maximo Organo Social se encarga entre otras actividades de a) Estudiar y aprobar jas reformas de los estatutos b) Velar por el cumplimiento de Jos objetivos de la entidad y sus funciones indelegables, mediante la realizacion de asambleas, que pueden celebrarse de manera ordinaria 0 extraordinaria ¢} Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores 0 representantes legales. 4) Considerar los informes de los admiristradores o det Representante Legal sobre ¢ estado de los negocios sociales, y e! informe dei Revisor Fiscal @} Analizar y aprobar los principios y procedimientos para la seleccion de miembros de la Alta Gerencia y de fa Junta Directiva de la entidad, definicion de funciones y responsabitdades, organizacién, estrategias para la toma de decisiones, evaluacién y rendicion de cuentas. f} Aprobar las politicas para prevencién y control de Riesgos de Lavade de Activos y Financiacién det Terrorismo (SARLAFT). g) Las demas que les sefialen los esiatutes 0 las leyes. 3.3.1.4 Contflictos de interés 3.31.41 Grupos Empresariaies Medida 13. La entidad se compromete a declarar la existencia del Grupo Empresarial, cuando a elo haya lugar, haciendo visible al publico interesaco y a las entidades de control asta situacién, por los medios idénecs. Medida 14. Sin perjuicio de la independencia de cada entidad individual integrada en el Grupo Empresarial y las responsabilidades de sus érganos de administracion, existe una estructura organizacional del Grupo Empresarial que define para los tres (3) niveles de gobierno -Asamblea General, Junta Directive y Alta Gerencia~ los érganos y posiciones individuales clave, asi como las relaciones entre ellos, la cual es pliblica, clara y transparente, y permite Geterminar lineas claras de responsabilidad y comunicacién, y faciita la orientacién estratégica, supervision, control y administracién efectiva del Grupo Empresarialof Supersalud# ADMINISTRACION DE LA | GESTION DOCUMENTAL | VERSION PROCESO FORMATO CIRCULAR EXTERNA Medida 18, Bajo Ja anterior premisa, la entidad matriz y sus subordinadas han definido un marco de referencia de relaciones institucionales a través de la suscripcién de un acuerdo, de caracter puiblico y aprobado por la Junta Directiva de cada una de dichas empresas, que regula: a) L.2 definicién del interés del Grupo Empresarial af que pertenecen, entendido como el interés primario que todas las empresas deben persequir y defencier b) El reconocimiento y aprovechamiento de sinergias entre entidades dei Grupo Empresarial, bajo la premisa de respeto por los miembros minoritarios, ¢) Las respectivas dreas de actividad y eventuales negocios entre ellas. 4) Los servicios comunes prestacos por la matriz, una subordinada y/o por terceros. @) Los criterios o manera de determinar el precio y condiciones de los negocios entre entidades de! Grupo Emprasarial y de ios servicios comunes prestados por alguna de elias o terceros. f) La bdsqueda de la cohesion del Grupo Empresarial, mediante una vision comin y compartida de las posiciones clave de la Arquitectura de Control como contraloria intema (también denominada auditoria interna) y gestion de riesgos. g} La actuacién y coordinacion de los Comités de la Junta Directiva de la matriz y de los Comités que sea conveniente u obligatorio constituir en las Jumias Directivas de las subordinadas. h) Los mecanismos provistos para resolver posibles conflictos de interés entre las empresas. i) La prevision de que cuando se presenten operaciones vinculadas entre una empresa subordinada y su empresa matriz, se aplicar con especial sensibiidad y rigor la politica de administracién de conflicto de interés, para asegurar, entre otras cuestiones, que las operaciones propendan hacia Precios y condiciones de mercado. 3.3.4.2, Resoluci6n de controversias Medida 18, Salvo pare aquellas disputas entre miembros del Méximo Organo Social, o entre miembros del mismo y la entidad o su Junta Directiva, que por atribucién legal expresa deban dirimirse nacesariamente ante la jurisdiccién ordinaria, os estatutos de Ia entidad incluyen mecanismas para la resoiucion de contraversias tales como ei acuerdo directo, Is amigable composicién, la conciliacién ¢ el arbitraje. coDIGO | GDFLO3i ADMINISTRACION DE LA ; 6 : 4 . PROCESO GESTION DOCUMENTAL | coDiGo | GDFLO3 “Supersoud | i | FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION t | | 3.3.2, ORGANOS DE ADMINISTRACION 3.3.2.4 Junta Directiva u érgano equivatente Medica 17. Los Consejos Directivos de las cajas de compensacién familiar que ‘operan programas dé EPS constituyen un Comite de Direccion de EPS. Esta medida aplica dnicamente para las cajas de compensacion familiar 3.3.2.1.1 Responsabilidades Medida 48. Los estatutos de la entidad establecen que la Junta Directiva (u @rgano equivalente) tiene entre sus responsabilidades, ademas de las establecidas en [a ley, al menos las siguientes’ a) Definir a orientacién estratégica de la entidad y su cobertura geogréfica, en el contaxta de la raguiacién que le es aplicable y hacerle seguimiento periddica 'b) Medir y evaluar la calidad de los servicios de salud y de los procesos de atencion al usuario ) Realizar ia pianeacion financiera y la gestion de los recursos necesarios para el cumplimiento de la misiGa de la entidad. ) Aprobar el presupuesto anual y el plan estratégico. ©) Identificar, medir y gestionar las diversas clases de riesgos (de salud, econdmicos, reputacionales, de ‘avaco de actives, entre otros). y establecer {as poiiticas asociadas a su miitigacion 4) Establecer planes de sistemas de informacién para cumplir los objetivos de {a entidad y los requerimientos de las autoridades, los prestadores y los usuarios, y supervisar su impiementacién 9) Verificar e! adecuado funcionamiente del SCI de la entidad, de fas polticas Gel sistema de gestion de riesgos y el cumplimiento e integridad de las politicas contables. h) Hacer la propuesta a la Asamblea General para la designacion del Revisor Fiscal, previo andlisis de experiencia y disponibilidad de tiempo, recursos humanos y recursos técnices necesarios para su labor. 1) Proponer ia politica general de remuneracién de la Junta Directiva y de la Alia Gerencia J) Proponer la politica de sucesién de ia Junta Directiva k) Proponer ios principios y 1os procedimientas para la seleccién de miembros de la Alta Gerencia y de la Junta Directiva de la entidad, la definicion de sus funciones y responsabitidades, la forma de organizarse y deliberar, y las instancias para evaluacién y rendicién de cuentas. 30ot Supersalud oe [ADMINISTRAGION DE LA 6 PROCESO | Gesnon DocuMENTAL coDiGo | GDFLOS po FORMATO | CIRCULAR EXTERNA VERSION 1) La aprobacion del Cédigo de Conducta y de Buen Goblemo. m)Velar por el cumplimfento de las normas de Gobierno Organizacional. n) La aprobacién de las politicas referentes con los sistemas de denuncias anénimas 0 “whistleblowers” 0) Identilicar las Partes Vinculadas. p) Concer y administrar los conflictes de interés entre la entidad y miembros del Maximo Organo Social, miembros de la Junta Directiva (u érgano. equivalente) y la Alta Gerencia, 4) Velar porque el proceso de proposicién y eleccién de ios Directores de la Junta Direstiva se efectie de acuerdo con las formalidades previstas por la entidad 1) Conocer y, en caso de impacto material, aprober las operaciones que la entidad realiza con miembros del Maximo Organo Social significativos, definides de acuerde con la estructura de propiedad de la entidad, 0 representados en la Junta Directiva; con los Directores de la Junta Directiva y otros administradores o con personas a ellos vinculadas (operaciones con Partes Vinculadas), asi como con empresas det Grupo Empresarial al que pertenece, 3.3.2.1.2 Conformacion Medida 19. Dentro de los limites legaies, la Junta Directiva esta conformada Por un numero impar de Directores que sea suficiente para el adecuado desempefio de sus funciones, y que parmita una eficaz administracién y gobierno de la entidad. Mediida 20, La entidad adopta ciertos requisitos, en adicién a los establecidos legalmente, para la designacién de Directores. Los requisitos aluden a la ‘experiencia, conocimiento, formacién académica y destrezas profesionales, para el mejor desarrolto de las funciones de la Junta Directiva. Medica 21. Todo Director de Junta Directiva cuenta con su Carta de Aceptacion, entendiende por esta un documento que firma al ser elegido 0 reelegido y en la que se resumen los compromisos que el nuevo (o reelegido) Director de fa Junta Directiva asume con la entidad. Esta carta, aborda cuestiones tales como: piazo del _nombramiento; deberes y derechos; compromisos estimados de tiempo; programa de induccién; remuneracién: gastos; devolucién de documentos; terminacién de la designacién; palizas de responsabilidad civil de administradores y directives; reuniones estimadas; conflictos de interés; aveptacién de ta normativa interna de la sociedad y sujecién a los principios de la misma (Estatutos, Reglamentos, Codigo deADMINISTRACION DE LA é ® .| PROCESO GESTION DOCUMENTAL CODIGO | GDFLOZ i Supersalud 7" ! FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION Conducta y de Buen Gobierno, entre otros), Al firmar la Carta de Aceptacion se deja constancia del recibo y/o capacitacién sobre su contenido, En el caso de los Directores independientes, la Carta de Aceptacién inoluiré su declaracién de independencia y cumplimiento de los requisites establecides per ta sociedad para integrarse en esta categoria, Medida 22. La entidad identifica e! origen de los distintos Directores de la Junta Directiva de acuerdo con el siguiente esquema a) Directores independientes, quienes, come minimo, cumplen con {os requisites de independencia establecides en la seccién de Definiciones de ta presente Circular, y demas reglamentacién intema expedida por la entidad para considerarlos como tales, independientemente del miembro de! Maximo Organo Social o grupo de miembros que los haya norinado yfo votado. b) Directores petrimoniales, quienes no cuentan con et carécter de independientes y son miembros del Maximo Organo Social, ya sean personas juridicas 0 naturales, o personas expresamente nominadas por un miembro 0 grupo de miembros del Maxime Organo Sccial, para integrar la Junta Directiva, ©) Directores ejecutivos, que son los representantes lagales, miembros de la Alla Gerencia o lideres de la parte asistencial que participan en la gestion ciaria de ta entidad. Medida 23. El Reglamento de la Junta Directiva, estipula que los Directores independientes y patrimoniales son siempre mayoria respecto a los Directores ejecutivos, cuyo numero, en el supuesto de integrarse en |a Junta Directiva, es el minimo necesario para atender fas necesidades de informacion y coordinacién entre la Junta Directiva y la Alta Gerencia de la sociedad Medida 24. En la Junta Diractiva no hay Directores ejecutivos. Medida 25. Ademas de los requisitos de independencia ya previstos anteriormente, ia entidad adopta una definicién de independencia rigurosa, a través de su reglemento de Junta Directiva, ¢ incluye, entre otros requisitos que deben ser evaluados, los siguientes a) Las relaciones 0 vinculos de cualquier naturaleza del candidato a Director independiente con miembros significativos y sus Partes Vinculadas, nacionales y del exterior. 'b) Declaracién de independencia del candidato ante Ia entidad, sus miembros de! Maximo Organo Social y miembros de la Alta Gerencia, instrumentada a través de su Carta de Aceptacién, @of Supersalud T T T T | PROCESO ADMINISTRACION DE LA Bri t GESTION DOGUMENTAL | SODIGO | GDFLO3 | FORMATO CIRCULAR EXTERNA | VERSION ¢) Declaracién de la Junta Directiva, respecto a la independencia del canciciato, donde se expongan los posibles vinculos que puedan estar en contravia con la definicién de indepencencia que haya adoptado la entidad, Medida 26. Si la Junta Directiva se compone de: - 3.4 Directores, ai menos uno (1) es independiente. - 56 Directores, al menos dos (2) son independientes. 9 0 12 Directores, al menos tres {3} son independientes. 13 0 mas Directores, al menos cuatro (4) son independientes. Medida 27. La entidad cuenta con un procedimiento, articulado a través del Comité de Gobierno Orgenizacional u otro que cumpla sus funciones, que permite a la Junta Directiva, a través de su propia dinémica y las conclusiones de las evaluaciones anuales, aicanzar los siguientes objetivos: a) Identificar la composiciin tentativa de perfilas funcionales (asociados a aspects tales como conocimientos y experiencia profesional) que en cada circunstancia se necesitan en la Junta Directiva i. Habra diversidad de perfiles profesicnales, incluyendo al menos Personas con experiencia y conocimiento en salud, asi como en asuntos acministrativos y financieros. b) Identificar fos perfles personales (vincufados con _trayectoria, Feconocimisnto, prestigio, disponibilidad, liderazgo, dinamica de grupo, etc.) més convenientes para ia Junta Directiva. ¢) Evaluar el tiempo y dedicacién necesarios para que puedan desempefiar adecuadamente sus obligaciones. 3.3.2.1.3 Eleccién de Directores Medida 28. La entidad cuenta con un procedimiento intemo para evaluar las incompatibilidades € inhabilidades de cardcter legal y 1 adecuacion del candidato a las necesidades de fa Junta Directiva, a través de la evaluacién de un conjuinto de criterios que deben cumplir los perfiles funcionaies y personales de los candidatos, y la verificacién del cumplimiento de unos requisites cbjetivos para ser Director de Junta Directiva y otros adicionales para ser Director independiente Medida 29. \.a entidad, através ce su normativa interna, considera que ta Junta Directiva, por medio de su Presidente y con al apoyo del Comité de Gobierno Organizacional o quien cumpla sus funciones, es el organo mas adecuado para EDSupersalud &: r T ADMINISTRACION DE LA z7,| PROCESO GESTION DOCUMENTAL conico | GorLos FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION ceniralizar y coordinar con anterioridad @ la Asamblea General el proceso de conformacién del érgano de administracién Medida 30. E! reglamento de la Junta Directiva prevé que ia evaluacion de la idonsidad de los candidatos es una actividad cuya ejecucion es anterior a la realizacién de la Asamblea General, de tal forma que los miembros del Maximo Organo Social dispongan de informacién suficiente (calidades personales, idoneidad, trayectoria, experiencia, integridad, etc.) sobre los candidatos propuestes para integrarla, con la antelacion que permita su adecuada valoracion 3.3.2.1.4 Reglamentos y Declaraciones Medida 31, Al momento de posesionarse los Direstores de la Junta Directiva, éstes hacen una declaracién juramentada de su compromiso de obrar en e! interés general de la entidad y sus afillados, en un ejercicio de maxima transparencia, y no en el interés particular de algtin miembro det Maximo Organe Social o parte interesada Asimismo, todos los Directores deben firmar un documento de confidencialidad con relacién 2 la informacion que se recibe y se discule en cada una de sus reuniones, ‘Medida 32. La Junta Directiva construye el reglemento intemo que regula su erganizacién y funcionamiento, asi como las funciones y responsabilidades de sus Directores, del Presidente y del Secretario de la Junta Directiva, y sus deberes y derechos. Tal reglamento es cifundido entre los miembros del Maximo Organo Social para su aprobacién en Asambiea General y su caracter es vinculante para los Direotores de la Junta Directiva 3.3.2.1.8 Funcionamiento Medida 33. EI Presidente de la Junta Directive con la asistencia del Secretario de la Junta Directiva y del Presidente Ejecutivo de ia entidad prepara un plan de trabajo de ia Junta Directiva para un determinado periodo, herramienta que faclita determinar el nimero razonable de reuniones ordinarias por afio y su duracién estimada Medida 34. La Junta Directiva sesiona minimo cuatro (4) veces por afio. Sufoco esta claramente orlentado a la definicién y seguimiento de la estrategia de la entidad. @_ ! | : ADMINISTRACION DE LA ] | | x ,,, PROCESO | GESTION DOGUMENTAL | CODIGO | GDFLOS | 2 "OL Se: ENT. Supersalud # : | . | FORMATO CIRCULAR EXTERNA | VERSION 1 L I Medida 35. E! Presidente de la Junta Directiva asume, con el concurso del Secretario de la Junta Directiva, la responsabilidad titima de que los miembros. reciban la informacién con antelacién suficiente y que la informacién sea itil, Por Io que en el conjunto de documentos que se ontrega (acta de fa Junta Directiva) debe primar la calidad frente a (a cantidad. Medida 36. Anualmente Ia Junta Directiva evalda la eficacia de su trabajo como ‘Srgane colegiado, la de sus Comités y la de los miembros individualmente considerados, incluyencdo la evaluacién por pares, asi como la razonabilidad de sus normas intemas y la dedicacién y rendimiento de sus Directores, broponiendo, an su caso, las modificaciones a su organizacion y funcionamiento que considere pertinentes, 3.3.2.1.6 Comités Medida 37, Cada uno de los Comités de la Junta Directiva cuenta con libro de actas y un reglamento interno que regula los detalles de su conformacién, las Mmaterias, funciones sobre las que debe trabajar et Comité, y su operativa, prestando especial atencién a log cenales de comunicacién entre los Comités y la Junta Directiva y, en el caso de los Grupos Empresariales, a los mecanismos de relacionamiento y coordinacién entre los Comités de la Junta Directiva de la matriz y los de las empresas subordinadas. Las reuniones y decisiones de cada uno de los Comités de la Junta Directiva constan por escrito en informes 0 actas, los cuales estan a disposicién de la Junta Directiva, autoridades internas y externas de control Medida 38. Los miembros de los diferentes Comités son nombrados por la Junta Directive. Asimismo, este organo designa los Presidentes de cada Comité Medlida 39, Los diferentes Comit (3) vez cada trimestre, de la Junta Directiva sesionan at menos una Medida 40, Todos los Comités de la Junta Direcliva tienen presencia de af menos dos (2) Directores independientes, 3.3.2.1.6.1 Comité de Contraloria Interna Medida 41. EI reglamento de la Junta Directiva crea un Comité de Contraloria Interna. Est conformace por minime dos (2) Directores y un (1) experto externa delegado por ia Junta Directiva, quienes cuentan con conocimientos contables, oDf T T ADMINISTRACION DE LA 6 ' B _| PROCESO OESTION DOCUNENTAL CODIGO | GDFLOS ! Supersalud "| 5 i | FORMATO , CIRCULAR EXTERNA VERSION 1 i i : financieros y de gestién aperativa relacionada con temas de proteccién al usuario. Este Comité apoya la inspeccién y seguimiento de las politicas, procedimientos y controles internos que se establezcan, el anajisis de la ejecucion de las operaciones de fa entidad, ef analisis de las salvedades generadas por el Revisor Fiscal y la revisién periédica de la Arquitectura de Control de la entidad y del sistema de gestién de riesgos. Aunque el Auditor Intero puede asistir a las reuniones, éste no posee poder de voto en el Comite de Contraloria Interna El Comité cuenta con ia libertad para reportar sus hallazgos y revelarios intemamente, y las facilidades suficientes para mantener una comunicacion directa y sin interferencia con el Organo de Administracion existente, Medida 42. Las funciones del Comité de Coniraloria Interna incluyen, al menos: a) Establecer las politicas, criterios y practicas que utilzard fa entidad en la construccidn, revelacién y divuigacién de su informacion financiera y contable, b) Definir mecanismes para consolidar la informacién de los érganos de control de a entidad para la presentacién de la informacién a la Junta Directiva ¢) Proponer para aprobacién de la Junta Direstiva u érgane que haga sus veces, Ja estructura, procedimientos y metodolagias necesarios para el funcionamiento de! SCI 4) Presentarle 2 la Junta Directiva o al érgano que haga sus veoes, las propuestas relacionadas con las responsabilidades y atribuciones asignades a los diferentes cargos y areas respecto de la administracion del SCl, incluyendo ia gastién de riesgos. ) Evaluar la estructura del control interno de ia entidad de forma tal que se pueda establecer si los procecimientos ciseriados protegen razonablemente los activos de la entidad, asi como los de terceros que administre 0 custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones estén siendo adecuadamente autorizadas y registradas f) Establecer planes de auditoria sobre areas tales como atencién al usuario y sistemas de respuesta a los afiliados, g)} Informar a la Junta Directiva u organo equivalente sobre el no cumplimiento de la obligacién de los administradores de suministrar la informacion requerida por los drganos de control para la realizacién de sus funciones. h) Estudier los estadios financieros y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideracién de la Junta Directiva, con base en ia evaluacién no s6lo de les proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los dictamenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las @I ADMINISTRACION DE LA 4 cy | PROCESO CEUNGN DOCUMENTAC cODIGO | GDFLOs Supersatud # i — rn . | FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION 1 _ bl ee evaiuaciones efectuadas por los Comités competentes y demas documentos relacionados con fos mismos. i) Supervisar las funciones y actividades del Departamento de Contraloria intema de la entidad u 6rgano que haga sus veces, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en relacién con las actividades que audita, determinar la existencia de limitaciones que impidan su edecuado desempefio y verificar siel aleance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad. i) Evaluar ios informes de control interno practicados por el Auditor o Contralor interno, u otras instancias de control intemo establecidas legalmente o en fos reglamentos internos, verificando que la administracién haya atencide sus sugerencias y recomendaciones k} Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la Junta Dirsctiva u drganc equivalents, en retacién con el SC }) Solisitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones m)Analizar el funcionamiento de los sistemas de informacién, su confiabilidad 6 integridad para a toma de decisiones. 1) Emitir concepto, mediante un informe escrito, respecio de las posibles operaciones que se planean cslebrar con Partes Vinculadas, para lo cual ceberd verificar que las mismas se realicen en condiciones de mercado. 0) Presentar al Maximo Organo Social, por conducto de la Junta Directiva, los candidates para ocupar ef carge de Revisor Fiscal, sin perjuicto del derecho de los miembros de presentar otros candidatos en la respectiva reunion. En tal sentido, la funcién de! Comité sera recopllar y analizar Ia informacion suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideracién del Maximo Organo Social ios resultados del estudio efectuado. p) Elaborar el informe que a Junta Directiva debera presentar al Maximo Organo Social respecto al funcionamiento de! SCI, el cual deberd incluir entre otros aspectos: 1. Las politicas generales establecidas para la implementacién del SCI de la entidad, li, El proceso utilzado para la revision de la efectividad del SCI, con mencién expresa de ios aspectos relacionados con Ja gestién de Fiesgos iii, Las actividades més relevantes desarrolladas por el Comité de Contraloria Interna, Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas| Supersalu PROCESO ADMINISTRACION DE LA GESTION DOCUMENTAL copico GDFLOS | FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION | 1 aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de ge: v. Las observaciones formuladas por los érganos de supervision y las sancianes impuestas, cuando sea del caso, . Si existe un Departamento de Contraloria Interna o area equivalent, presentar la evaluacién de Ia labor realizada por el misma, incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo deserrollada, ta Independencia de la funcién y los recursos que se tienen asignados. En caso de no existir, sefialar las razones concratas por las cuales no se ha considerado pertinente contar con dicho departamento © area vii. Las demés que le fije la Junta Directiva, en su reglamento interno. Medida 43. En el Comité de Contraloria interna los Direciores independientes son mayoria 3.3.2.1,6.2 Comité de Gobierno Organizacional Medida 44. El reglamente de la Junta Directiva crea un Comité de Gobierno Organizacional. Se conforma por un numer par, igual o mayor a tres (3). de Directores y expertos externos delegados por la Junta Directiva con conocimientos en gobierno organizacional. Este Comité esta encargado de apoyar a la Junta Directiva (o quien haga sus veces) en a Gefinicién de una politica de nombramientos y retribuciones, la garantia de acceso a informacién veraz y oportuna sobre ta entidad. la evaluacién anual de! desemperio de la Junta Directiva, los organs de gestién, caniro| interno y ta monitorizacién de negeciaciones con terceros, entre estos las entidades que hacen parte del mismo Grupo Empresarial (st es el caso). EI Comité de Gobierno Organizacional en ningun momento sustituye la responsabilidad que corresponde a la Junta Directiva y a la Alta Gerencia sobre la direccién estratégica dei talento huriane y su remuneracion. En ial contexto, su responsabilidad quedara limitada a servir de apoye al organo directivo. En el caso de que ia EPS, la EMP 0 e! SAP haga parte de un Grupo Empresarial, este Comité puede ser el mismo para todas jas empresas que lo conforman, siempre y cuando se cumpla a cabalidad con todas las funciones establecidas en la presente Circular Modi la 45. £| Comité de Gobierno Organizacional tiene entre otras funciones, sin limitarse a ellas, apoyar a la Junta Directiva en ios siguientes temas @ |of Supersalud ADMINISTRACION DE LA PROCESO | GESTION DOCUMENTAL #|—— CODIGO | GDFLOS | FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION a) Propender por que los miembros del Maximo Organo Social, ios atiliados y el piblico en general tengan acceso de manera completa, veraz y oportuna a la informacién de fa entidad que deba revelarse. b) Revisar y evaluar la manera en que la Junta Directiva dio cumplimiento a sus deberes durante el periods. c} Monitorear las negociaciones realizadas por Directores de la Junta Directiva con acciones, cuotas o partes de interés de ia entidad © por otras entidades del mismo Grupo Empresarial d) Monitorear las negociaciones realizadas por miembros significativos con terceros, incluidas las entidades que hacen parte del mismo Grupo Empresarial @} Supervisar el cumplimiento de ia politica de remuneracién de los administradores, 1) Revisar el desempefio de Ia Alta Gerencia, entendiendo por ella al Presidente Ejecutivo y a los funcienarios del grado inmediatamente inferior. 4g) Proponer una politica de remuneraciones y salarios para los empleados de la entidad, incluyendo la Alta Gerencia h) Proponer el nombramiento y remocidn del Presidente Ejecutivo, Gerente General o cargo equivaiente, asi como su remuneracion 1) Proponer jos criterios objetivos por los cuales la entidad contrata a sus principales ejecutivos 3.3.2.1.6.3 Comité de Riesgos Medida 46. £1 reglamento de la Junta Directiva crea un Comité de Riesgos Presenta una composician interdisciplinaria que incluye ai menos los siguientes miembros: un (1) profesional con formacién en salud y con conocimientos en epidemiologia, un (1) profesional con formacién en actuaria o economia o matematicas o estadistica, un (1) profesional con formacién en finanzas o economia 0 administracion de empresas con nucleo esencial en finanzas, 0 carreras profesionales afines, y un (1) Director de la Junta Directiva Este Comité esta encargado de liderar la implementacion y desarrollar ef monitoreo de la politica y estrategia de la gestién de riesgos de la entidad. Medida 47, Las funciones del Comité de Riesgos deben incluir, por lo menos las siguientos: a) Establecer estrategias para prevenir y mitigar los riesgos én salud. bb} Identificar, medir, caracterizar, supervisar y anticipar, mediante metodologias adecuadas, los diversos riesgos (de salud, econémicos -incluyendo coberturas © reaseguros-, operatives, de grupo, lavado de activos, ao| ADMINISTRACION DE LA PROCESO) GESTION DOCUMENTAL , cODIGa GDFL08 | | 4 i | FORMATO. CIRCULAR EXTERNA VERSION 4 | J Supersalud'” reputacionales, entre otros) asumidos por la entidad, propios de su gestion enel SGSSS ¢) Establecer medidas prudenciales como la comecta constitucién de reservas técnicas, y velar por la suficiencia palrimonial, Para el caso de fas EPS no indigenas, este Comité debe velar por ef cumplimiento del Capitulo 2 “Condiciones de habilitacién financiera de las EPS* del Decreto Unico Regiamentario del Sector Salud y Proteccisn Social, Decreto 780 de 2016 normas que ‘o sustituyan, adicionen o moxifiquen. ) Supervisar los procesos de atenciéa al usuario y medir y evaluar el funcionamiento del sistema de atencién al usuario (seguiraiento y andlisis de quejas y reclamos, orientacién al usuario, tiempos de espera, etc.) 3.3.2.1.6.4 Comité de Conducta Medida 48. E! reglamento de ta Junta Directiva crea un Comité de Conducta. Se conforma per miembros de la Alta Gerencia y deben ser un nimero impar, igual o mayor a tres (3). Si el tema de discusién implica directamente al Presidente Ejecutivo ( quien haga sus veces) o al Auditor Intern, un numero impar, igual o mayor a tres (3), de Directores de la Junta Directiva acciona como Comité de Conducta, Medida 49. Las funciones de} Comité ge Conducta incluyen al menos las siguientes: a) Constrvir, coerdinar y aplicar estrategias para fortalecer Jos pilares de condusta ética al interior de cada entidad b) Apoyar a la Junta Directiva u organo equivalente en sus funciones de resolucion de contlictos de interés, ¢) Elaborar los programas necesarios para la divulgacién y difusin de los principios y valores éticos de la entidad. ) Crear y apoyar las actividades para la actualizacién del Cédigo de Conducta y de Buen Gobierno, en lo relacionado con temas de Conducta, cuando asi se necesite. Medida 59. El Comité de Conducta construye los lineamientos de tas politicas antrsoborno y anti-corrupcién para la entidad. Asimismo, garantiza su divulgacién de manera constante, completa y precisa Medida §1. Fl Comité de Conducta implements un Programa Empresarial de Cumplimiento Anticorrupeién, de acuerdio a las directrices dadas por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Repliblica de Colombia 0 la Oficina de las Naciones Unidas contra ta Droga y si Delite (UNODC), @: —— 1 . - ADMINISTRACION DE LA PROCESO | G7ETGN DOCUMENTAL capico | GDFLO3 CIRCULAR EXTERNA VERSION 1 Medida 52. Sin perjuicio de los procesos de riesgo identiticados por ef Comité de Conducta, este define politicas claras para prevenir o controlar los siguientes comportamientos'® a) Soborne a funcionarios del Estado o particulares delegados para el ejercicio de funciones publicas™, b) Soborno comercial y otras actividades corruptas adoptadas para el beneficio econémico de la entidad 0 de una persona natural ) Cusiquier alteracion de registros contables para realizar un traude, sobomo u otros actos indebidos. ) Uso de terceras partes, esto es, agentes exteros, consultores y otros, intermediarios en posibles esquemas de soborne €) Riesgo de corrupcién respecto de posibles socios de negooio: Uniones temporales de negocio, consorcios, subsidiarias, fusiones y adquisiciones. f) Pagos monetarios y/o en especie para agilizar procesos y tramites (pages de faciltacién) 9) Donaciones filantrépicas y contribuciones caritativas que tengan por finalidad realizar fraudes al sistema (como descapitalizarse o evitar embargos, entre otros actos), h) Otras dreas de alto riesgo, como contribuciones politicas ilegales, conflictos de interés, compromisos de compensacién, el uso de recursos de la seguridad social en salud para otros fines diferentes a ella, y todas los acuerdos o convenios, asi como as practicas y decisiones concertadas que, directa o indirectamente, tengan gor objeto ‘pedir, restringit o falsear el Juego de fa libre escogencia dentro det sistema general de la seguridad social en salud Esto, en linea con lo dispuesto en ta seccién 3.3.1 del documento’ Secretaria de Transparencia (2016). Guia para empresas en Colombia. ¢Cémo y por qué implementar un Programa Empresarial de Cumplimiento Anticorrupcien?. Bogoté D.C : Presidencia de la Republica. ‘© Por ejemplo, las empresas pnvadas que hacen visitas a nombre de Una entidad de control en virtua de un contrataSupersalud ; ADMINISTRACION DE LA 6 | zzz | PROCESO | Gestion DocUMENTAL CODIGO | GOFLOS | e — FORMATO | CIRCULAR EXTERNA | VERSIO! 1 4 3.3.3 ORGANOS DE CONTROL” 3.3.3.4 Principios Medica 53. La entidad incluye como minimo los siguientes tres principios en los diferentes elementos que constituyan el SCI de manera expresa, documentada y soportada: Auteconiral: Es la capacidad de todos y cada uno de los funcionarios de ia organizacién, independientemente de su nivel jerdrquico para evaluar y controlar su trabajo, orientario a la satisfaccién del derecho a la salud de los afiliados, detectar desviaciones y efeciuar correctivos en el ejercicio y cumpiimiento de sus funciones, asi como para mejorar sus tareas y responsabilidades. En consecuencia, sin perjuicio de la responsabilidad atribulble a los administradores en la definicion de politicas y en la ordenacién del disefic de Ia estructura del SCI, es deber que les corresponds a todos y cada uno de los funcionarios dentro de la organizacion su cumplimiento, quienes por ende, en desarrello de sus funciones y con la aplicacién de procesos operatives apropiados, procuran el sumplimiento de los objetivos trazados por la direccién, en busca de lograr un mejer nivel de calidad en los servicios prestadas, siempre sujetos a los limites por ella establecidos. Autorreguiacién. Se refiere a ta capacidad de la organizacion para desarfollar y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, impiementacion y mejoramiento del SCI, dentro del marco de las disposiciones aplicables. Autogestién: Apunta a ia capacidad de la entidad para interpretar, coordiner, ejecutar y evaluar de manera efectiva, aficiente y eficaz su funcionamiento. Basade en [os principios mencionados, ¢! SCI establece las acciones, los métodos, procedimiantos y mecanismos de prevencién, de control, de evaluacién y de mejoramiento continuo de la entidad que le gesmiten tener una + Esta seocién sigue de cerca los lineamientos dados por ia Circular Extera O14 de 2009 de la ‘Superintendencia Financiera de Colombia, asi como de los estandares planteades por ei COSO. (Committee of Sponsasing Organizations of the Treadway Commission), la Ley SOX {Sarbanes- Onley Act of 2002, Section 404), el Acuerdo de Basilea ll (Base! Commies on Banking Supervision), los COBIT 5 (Control Olyectives for information and related Technotogy) y el IIA (Institute de Auditores Interios de Colombia), @[ | ADMINISTRACION DE LA. PROCESO | GESTION DOCUMENTAL copIGo | GDFLO3 supersaiud # . | ! FORMATO | CIRCULAR EXTERNA VERSION ; 1 ‘seguridad razonable acerca de la consecucién de sus objetivos, cumpliendo las normas que la regulsn. 3.3.3.2. Elementos del Sistema de Control Interno Medida $4, La entidad aseguradora disefia e implementa la esiructura de control interno necesaria para alcanzar los fines ya mencionados, incluyendo por lo menos los siguientes tépicos: (i) Ambiente de conirol, (i) Gestion de tiesgos, (i) Actividades de control, {iv} Informacion y comunicacién, (v) Monitoreo, y (vi) Evaluaciones independiente. 3.3.5.2.4 Ambiente de control Preémbulo: El ambiente de control esté dado por ia implementacién y consolidaciin de una cultura organizacional que fomenta los principios antes sefialados, orientados hacla ei control, procurande el acceso al aseguramiento en salud de manera oportuna, eficaz y con calidad para la preservacién, el mejoramiento y la promocién de la salud. Es el fundamente de todos los demas elementos del SCI, dado que la eficacia del mismo depende de que las entidades cuentten con personal competente e inculuen en toda la organizacian un sentido de integridad y coneientizacién sobre el control. Medida 65. En lo relacionado con el ambiente de control, [a entidad realiza ‘como minimo las siguientes funciones: a) Determinar formalmente, por parte de la Alta Gerengia, los principios basicos que figen Ia entidad, los cuales deben constar en documentos que se divuiguen a toda la organizacién y a grupos de interés. 6) Establecer unos lineamientos de Conducta (inctuidos explicitamente en el Codigo de Conducta y de Buen Gobierno), los cuales deben ser expresamente adoptados por tedos Ios funcionarios de la entidad, ¢) Adoptar los procedimientos que propicien que fos empleados en todos tos niveles de la organizacién cuenten con ios conocimientos, habilidades y conducias necesarios para el desempefio de sus funciones. Para el efecto, as entidades deben contar con politicas y practicas expresas de gestion humana, que incluyan las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus funcionarios, asi como una definicién clara de fos niveles de autoridad ¥ Fesponsabilidad, precisando el alcance y limite de les mismos. La esiructura organizacional debe estar armonizada con el tamafio y naturaleza de las actividades de la entidad, soportando el alcance de! SCI 4d) Establecer unas objetivos ooherentes y realistes, que deben estar alineados con a misién, vision y objetives estratégicos de la entidad y del SGSSS, para oOve 1 1 ADMINISTRACION SE LA 4 t | z . PROCESO GESTION DOCUMENTAL | cODIGO | GDFLO3 | : Supersalud 7 i tt FORMATO | CIRCULAR EXTERNA | VERSION | 1 4 L _ que, a partir de esta definicién, se formule la estrategia y se determinen los correspondientes objetivos operatives. de reporte y de cumplimiente para la organizacion Se entiende por objetivos operativos aquellos que se refieren a la utilizacién eficaz y eficiente de los recursos en las operaciones de Ia entidad. Deben teflejar la razon de ser de las organizacianes y van dirigides a la consecucién del objeto social. Los objetivos de reporte © de informacién consisten en la preparacion y publicacién de informes de gestién en salud y esténdares de resultados en salud, estados financieros y otros informes que divulga la entidad. Los objativos de cumplimiento se refieren a aquellos que pretenden asegurar el cumplimiento por parte de la entidad de las normas legales y los reglamentos que le sean aplicables, Estos tres tipos de objetivos deben ser difundidos por [a Alta Gerencia a todos los niveles de la entidad y actuaiizarse en forma periddica. 3.3.3.2.2 Gestion de riesgos Medida 56. La entidad adelanta come minimo los sigui Tespecto a la gestién de riesgos: tes procedimientos a) Identificar tas amenazas que entrenta ia entidad y fas fuentes de las mismas. b) Autoevaluar los riesgos existentes en sus procesos, identificéndolos, ciasificanotos y priorizandolos a través de un sjercicio de valoracién. teniendo en cuenta los factores propios de su entomo y la naturaleza de su actividad. Las categorias de riesgos incluyen como minimo los riesgos en salud, los riesgos econdmicos™, los riesgos asociacios a procesos operatives de las entidades y el riesgo de lavado de activos y financiacién del terrorism. ¢) Medir la probabllidad de ocurrencia de tos riesgos y su impacto sobre los recursos de la entidad (econémicos, humanos, entre otros), asi como sobre su credibilidad y buen nombre, en caso de materializarse, Este medicién es cuentitativa, sin embargo, en case excepcional de no contar con la suficiente informacion, podra ser cualitativa, ) Identificar y evaluar con criterio conservador, los controles existentes y su éfectividad, mediante un proceso de valoracién realizado con base en la experiencia y un andlisis razonable y objetivo de los eventos ocurridos. #8 Se incluye entre otros, los financieros, de grupo y falias de mercado. ~e| f 1 ADMINISTRACION DE LA | PROCESO GESTION DOCUMENTAL | CODIGO | GDFLO3 i Supersalud” i . FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION 1 €} Construir los mapas de riesgos que resulten pertinentes, los cuales deben ser actualizados periédicamente, permitienco visualizarlos de acuerdo con la ‘vulnetabllidad de la organizacién a los mismos. 4) Implementar, probar y mantener un proceso para administrar \a continuidadt de ia operacién de la entidad, que inluya elementos como: prevencién y atencion de emergencias, administracién de crisis, planes de contingencia para responder a jas fallas @ interrupciones especificas de un sistema o proceso y capacidad de retorno ala operacién normal. 9) Divulgar entre jos funcionarios que intervienen en los procesos respectivos, los mapas de riesgos y las politicas definidas para su administracion h) Gestionar los riesgos en forma integral, aplicando diferentes estrategias que petmitan tlevarlos hacia niveles tolerables, Para cada riesgo se selecciona la alternativa que presente la mejor relacién entre ef beneficio esperado y el costo en que se debe incurtir para su tratamiento. Entre las estrategias posibles se encuentran las de evitar los riesgos, mitigarlos, compartirlos, transferirlos, © aceptarlos, segtin resulte procedente i) Registrar, medir y reportar ios eventos de pérdidas por materializacién de riesgos. TD) Hacer seguimiente a través de los érganos competentes, de acuerdo al campo de accién de cada uno de ellos, estableciendo los reportes 0 acciones de verificacién que [a administracién de la entidad y los jefes de cada organo social consideren pertinentes o les exija la normatividad vigente. k) Definir las acciones correctivas y preventivas derivadas del proceso de seguimiento y evaluacién de los riesgos (planes de mejoramiento) Adicionalmente, las entidades cumplen las instrucciones especiales que en materia de gestion de riesgos imparte la Superintendencia Nacional de Salud y la normatividad vigente en la materia, 3.33.23 Actividades de control Preambulo: Las actividades de control son el desarrollo de las politicas y los procedimientos que deben seguirse para lograr que jas instrucciones de la administracién con relacién a sus controles se cumplan. Las actividades de control son seleccionadas y desarrolladas considerando la relacion beneficio/costo y su potencial de efectividad para mitigar los riesgos que aiecien en forma material el logre de los objetivos de la organizacién. Dichas actividades implican una politica que estabiece lo que debe hacerse y adicionalmente los procedimientos pera llevarla @ cabo. Todas estas actividades deben tener como principal objetivo la determinacién y prevencién de los co| ADMINISTRACION DE LA i cen| PROCESO | GESTION DOCUMENTAL cODIGO : GDFLO3 Supersalud e ' FORMATO | CIRCULAR EXTERNA VERSION 1 fesgos (potenciaies o reales}, errores, fraudes u otras situaciones que afecten © puedan llegar a afectar [a estabilidad y/o el prestigio de la entidad. Medida 57. La entidad adelanta unas actividades de control obligatorias para todas las areas, operaciones y procesos de ‘a entidad, tales como, as siguientes: a) Ravisiones de alto nivel, como son el andlisis de informes y presentaciones. que soficitan los Directores de Junte Direcliva u Organos que hagan sus veces y otros altos directives de la organizacién para efectos de analizar y monitoreer los resultados o ef progreso de la entided hacia el logro de sus ‘objetivos; detectar problemas, tales como deficiencias de control, errores en los informes financieros 0 en los resultados en salud y adoptar ics correctivos nevesarios b) Controles generales, que rigen para todas las aplicaciones de sistemas y ayudan a asegurar su continuidad y aperacién adecuada. Dentro de éstos se incluyen aquellos que se hagan sobre ta administracién de la tecnologia de informacién, su infraestructura, [a administracion de seguridad y la adquisicién, desarrollo y mantenimiente del software, ¢) Controles de aplicacién, los cuales incluyen pasos a través de sistemas tecnolégicos y manuales de procedimientos relacionados. Se ceniran directamente en ja suficiencia, exactitud, autorizacién y validez de la captura y procesamiento de datos. Su principal objetivo es prevenir que los errores se introduzcan en el sistema, asi como detectarlos y corregirlos una vez involucredos en él, Si se disefian correctamente, pueden facilitar el control sobre los datos introducidos en el sistema. 4d) Limitaciones de acceso fisico a las distinias areas de la ocganizacion, y controles de acceso a los sistemas de informacion, de acuerdo con el nivel e riesgo asociade a cada area, teniendo en cuenta tanto la seguridad de los funcionarios de la entidad come de sus bienes, de los activos de terceros que administra y de su informacion. e) Segregacién de funciones. f} Acuerdas de confidencialicias. g) Procedimientos de control aleatorios. hh} Difustén de las actividades de control oSupersalud PROCESO ADMINISTRACION DE LA CODIGO | GDFLOS | ye | GESTION DOCUMENTAL iP \— FORMATO CIRCULAR, ane VERSION i ' | 3.3. 3.2.4 informacion y comunicacién 3.3.3.2.4.1 informacion EP Medida §8. Los sistemas de informacion de la enlidad son funcionales y permiten la direccién y control de la operacién en forma adecuada. Asimismo, ‘manejan tanto Jos datos internos camo aquellos que se reciven del exterior. Tales sistemas garantizan que la informacion cumpla con los criterios de seguridad (confidencialidad, integridad y disponibilidad), calidad (completitud, validez y confiabilidad) y cumplimiento, para lo cual se establecen controles generales y especificos para la entrada, el procesamiento y ia salida de ta informacién, atendiendo su importancia relativa y nivel de riesgo. La entidad adelanta como minimo las siguientes acciones respecto a la gestion de la informacién: a) Identificar Ia informacion que se recibe y su fuente. 'b} Asignar el responsable de cada informacién y tas personas que pueden tener acceso a la misma. €) Disefter formularios yle mecanismos que ayuden a minimizar errores u omisiones en la recopilacion y procesamiento de la informacién, asi come en la elaboracién de informes d) Disefar procedimientos para detectar, reportar y corregir los errores y las Ireeguleridades que puedan presentarse #) Establecer procedimientos que permitan a la entidad retener o reproducir los documentos fuente originales, para facilitar ia recuperacion 0 reconstruccién de datos, asi como para satisfacer requerimientos legales, f) Definir controles para garantizar que los datos y documentos sean preparados por personal autorizado para hacerlo. 9) Implementar controles para proteger adecuadamente la informacién sensible contra acceso o modificacin no autorizads h) Disefiar procedimientos para la administracion del almacenamiento de informacién y sus copias de respaldo. i) Establecer parametros para la entrega de copias, a través de cualquier modalidad (papel, medio magnético, entre otros). i) Clasificar le informacién (en publica, clasificada o reservada, enire otras, segiin corresponda) k) Verificar ia existencia o no de procedimientos de custodia de ia informacién, cuando sea dei caso, y de su eficaciasupersatud ¥ 1) Impiementar mecanismes para evitar el uso de informacién privilegiada, en beneficio propio o de terceros. m)Detectar deficiencias y aplicar acciones de mejoramiento, 1) Cumplir los requerimientos legales y reglamentarios. Medida §9. Ademas de la informacion que se proporciona al publica y a le Superintendencia Nacional de Salud de conformidad con las normas vigentes, se difunde, de acuerdo con lo que los administradores de la entidad consideran pertinente, ia informacién que have posible conduci y controlar la organizacién, sin perjuicio de aquelia que sea de cardcter privilegiado, confidencial 0 reservado, respecte de la cual se adoptan todas jas medidas que resultan necesarias para su proteccién, incluyendo lo relacionado con su almacenamiento. acceso, conservacién, custodia y divulgacién. Medida 60, A la informacién clasificada o sujeta a reserva por disposicién legal, sélo tiene acceso directo ciertas personas (sujetos calificados), en razén de su profesién u oficio, ya que de conocerse podria vulnerarse el derecho a la intimidad de las personas. Los registros individuales que incluyen informacion a nivel de individuas pueden usarse internamente 0 con terceros para fines anaitticos, estadisticos 9 de investigacién siempre y cuando sean debidamente anonimizatios de conformidad con el artioulo 6 de la Ley 1581 de 2012 (0 cualquier norma que fo sustituya, modifique o elimine) Medida 61. A la informacién que se proporcions a esta Superintendencia ta entidad adiciona, sin ser excluyente, la exposicién de las transacciones que se realizan entre las Partes Vinculadas y dentro de su Grupo Empresarial, segin ea el 0380, asi como las relaciones existentes entre unas y otras, siguiend lo dispuesto en este sentido por la Norma Intemacional de Contabilidad (NIC 24), la Ley 222 de 1995 y demas disposiciones que adicionen, modifiquen 0 sustituyan Medida 62. Los adminisiradores de la entidad definen poltticas de seguridad de la informacion, mediante la ejecuoién de un programa que comprende, entre otf0s, el disefio, la implantacién, la divulgacién, la educacién y el mantenimiento de las estrategias y mecanismos para administrar a seguridad de le informacién, lo cual incluye, entre otfos mecanismos, la celebracién de acuerdos de confidencialided’, en aquellos casos en los cuales resuita : - | ADMINISTRACION DE LA 6 PROCESO | GeSTION DOCUMENTAL copico | GDFLOS FORMATO | CIRCULAR EXTERNA VERSION “9 La confidencialidad es uno de los elementos mas importantes de |a seguridad de la informacion y tiene como propésito gerentizar que ella solo pueda ser conocida, consultada y civulgaca por personas autorizadas aOe / Supersaiud T T ! ADMINISTRACION DE LA ; PROCESO GESTION DOCUMENTAL CODIGO | GDFLO3 FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION | i 007 1 indispensable suministrar informacion privilegiada a personas que en condiciones nermales no tienen acceso a la misma 3.3.3.2.4.2 Comunicacion Medida 63. Cada empleado conoce el papel que desempeiia dentro de la organizacién y dentro de! SCt y la forma en la cual las actividades a su cargo estén relacionadas con el trabajo de los demas. Para ei efecto, la entidad dispone de medios para comunicar {a informacién significativa, tanto al interior de la organizaci6n como hacia su exterior. Medida 64, Como parte de una adecuada administracién de la comunicacién, la entidad cuenta cuande menos con los siguientes elementos: a) Canales de comunicacién b} Responsabies de su manejo, ¢) Requisitos de la informacién que se divulga, d) Frecuencia de fa comunicacién, e} Responsabies. f) Destinatarios. g) Controles al proceso de comunicacian, Adicionalmente, los administradores de la entidad adoptan los procedimientos necesarios para garantizar la calidad, oportunidad, veracidad, suficiencia y en generat el cumplimiento de todos fos requisitos que inciden en la credibilidad y utilidad de la informacién que la respective orgenizacién revela al pubtico. 3.3.3.2. Monitoreo Medida 65, La entidad cuenta con un proceso en él que se permite verificar la calidad det control interne a través del tiempo. Se efectéa por medio de la supervision continua que realizan los |efes 9 tideres de cada drea o proceso como parte habitual de su responsabilidad (vicepresidentes, gerentes, directores, etc,, dentro del émbito de ‘a competencia de cada uno de ellos), asi come de las evaluaciones periécicas que realiza el Departamento de Contraloria Interna u érgano equivalente, el Presidente Ejecutive © maximo responsable de la organizacién y otras revisiones dirigidas. Estas evaluaciones estan alineadas con el modelo de seguimiento de la operacién del aseguramiento en salud que define el Ministerio de Salud y Proteccién Social y con los requerimientos de las diferentes entidades requlatorias y de control del SGSSS. Ge' Supersalud | GESTION DOCUMENTAL | e FORMATO | RCO NA VERSION 807 L Las deficiencias de contro! interno son identificadas y comunicadas de manera oportuna a Jas partes responsables de tomar acciones correctivas y, cuando fesullan materiales, se informa también a la Junta Directiva u érgano equivalente 3.3.3.2.6 Evaluaciones independiontes Medida 66, La entidad utiliza empresas de Auditeria Externa para reviser ia efectividad det control interno. Las debilidades resultado de esta evaluacién y sus recomendaciones de mejorarniento, son reportadas de manera ascendente, informando sobre asuntes representatives de manera inmediata al Comité de Contraloria Interna, y haciéndoles seguimiento 3.3.3.3 Areas especiales dentro del Sistema de Control interno Preambulo: E! SCI debe abarcar todas las areas de la organizacién, aplicando para cada una de elias los objetivos, principios, elementos y actividades de control, informacién, comunicacién y otros fundamentos del sistema, No obstante, por su particular importancia se considera pertinente entrar a analizar algunos aspectos del SCI relacionados con las areas de salud, financiera y tecnolégica. 3.3.3.3.1. Control interno en la gestion de salud Medida 67. La entidad implementa los sistemas necesarios para hacer una evaluacion sistematica de la atencién en salud (en los tépicos de accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad), a traves de los procesos de coniraloria, seguimiento, evaluacién, identificacién de problemas y solucién de los mismos, mediante técnicas de auditoria o de autcevaluacion para la calificacién y mejoramiento de la calidad en la atencién en satus. Los representantes legales son responsables de adelantar todas jas acciones necesarias para garantizar la calidad en la prestacién de sus servicios, de conformidad con las normas vigentes en materia de garantia de la calidad, para lo cual disefian procedimientos de control necesarios e incluyen en el informe de gestion que los administradores de la entidad presenten 2 le Asamblea General u organo equivalente, y a fa Junta Directive 0 quien haga sus veces, evaluaciones sobre ef desempefto de los mencionados sistemas, Medida 68. Los representantes legales informan a la Junta Directiva u érgano equivaiente sobre fa impiementacién y desarrollo de las acciones de auditoria para la garantia de la calidad, 1a revision y ef monitoreo de los niveles de GO Screditacion, sobre las medidas que se deben adoptar para la superacién de los 1 ~ | proceso | ADMINISTRACIONDELA | canigg sora | | \ADMINISTRACION DE LA 6 PROCESO GESTION DOCUMENTAL cépIGo | GDFLOs Supersaludl & FORMATO CIRCULAR FxTERWA VERSION 1 _ b807 eventos detectados, sobre los resultados de siniestralidad resultante respecto de la esperada y del mercado, sobre fos eventos de seguridad relevantes y, particularmente, todas las deficiencias encontracas y las medidas adoptadas para superarias 3.3.3.3.1.1 Politicas de gestin en salud Medida 69. La Junta Directiva u érgano equivalente adopta las politicas de gestion en salud orientadas a obtener la mejor calidad, para ello las definen, desarllan, decumentan y comunican, junto con los recursos, procesos, procedimientos, metodologias y controles necesarios para asegurar su cumplimiento, en procure de gerantizar, cuando menos, accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en ta prestacién del servicio. Tales politicas se sefirieren, cuando menos a: a) Definicién de estandares de calidad en la atencion en salud que se pretenden aleanzar ) Estructura y procesos que se implementan para fograr los abjetivos, ¢) Acciones de seguimiento, evaluacién continua y sistematica a los nivales de calidad y a la concordancia entre los resuitados cbtenidos y los estandares planteados, de conformidad con las pautas dadas por el Ministerio de Salud y Proteccién Social y con la normatividad vigente, 4d) Procesos de auditoria interna 0 en el mejor caso aucitoria externa, para evaluar sisteméticamente los procesos de atencion a los usuarios para determiner su nivel ce satisfaccién. Para las EPS esta medida debera tener en cuenta los servicios prestados por parte de las Prestadores de Servicios de Salud, de conformidad con tas normas vigentes sobre garantia de la calidad. €) Disefo de programas para establecer una cultura de calidad en la atencién en salud que incluya programas de capacitacién y entrenamiento de fos funcionarios. 4) Diseio de programas para establecer acciones pedagégicas que tengan por finalidad fomentar la cultura del culdado en fos usuarios 3.3.3.3.2 Control interno en la gestion financiera Medida79.Los representantes legales son los responsables del establecimiento y mantenimiento de adecvados sistemas de revelacién y control de la informacién financiera, por lo cual disefan procedimientos de control sobre la calidad, suficiencia y oportunidad de la misma. Ademas, verificein la Operatividad de ios controles esteblecidos al interior de la correspondiente 60:i Supersatud a | ADMINISTRACION DE LA | 3. | PROCESO | GESTION DOCUMENTAL —_ COPIGO_| GDFLOS | FORMATO | CIRCULAR, EXTERNA i VERSION | | 6207 entidad, ¢ incluyen en el informe de gestién que los administradores presentan @ la Asamblea General u organo equivaiente, ia evaluacion sobre el desempefio de los mencionados sistemas de revelacion y control. Medida 71. Los representantes legales son los responsables de informar ante el Comité de Contraloria Interna o en su defecto a la Junta Directiva u érgano equivalente, todas las deficiencias significativas encontradas en el disefio y ‘operacién de los controles internos que hubieran impedido a la entidad registrar, procesar, resumir y presentar adecuadamente la informacién financiera de la misma, También son los responsables de reportar los casos de fraude que hayan podido efectar la calidad de la informacion financiera, asi como cambios en la metodologia de evaluacién de la misma, 3.3,3,3.2.1 Politicas contables Medida 72. La entidad adopta como minima las siguientes politicas de control contable: a) Supervision de los procesos contables. b) Evaluaciones y suvervisién de los aplicatives, accesos a Ia informacion y archivos, utilizades en los procesos contabies. ¢) Presentaciin de informes de secuimiento. ) Validaciones de calidad de la informacién, revisando que fas transacciones u operaciones sean veraces y estén adecuadamente calculadas y valoradas aplicande principios de medicién y reconocimiento. e) Comparaciones, inventarios y analisis de los actives de la entidad, realizados a través de fuentes intemas y externas. f) Supervision continua de les Sistemas de Informacion 4g} Autorizacién apropiada de tas transacciones por Ios érganas de direccién y administraci6n. h) Auterizacién y contro! de documentos con informacién financiera, i) Autorizaciones y establecimiento de limites en tas diferentes actividades del proceso contable 3.3.3,3.3 Control interno para la gestién de la tecnologia Medida 73. La entidad establece, desarrolla, decumenta y comunica politicas de tecnologia y define las recursos, procesos, procadimientos, metodologias y controles necesarios para asegurar el cumplimiento de las politicas adoptadas. G0| PROCESO | AOMINISTRAGIGN DE LA copiso | GDFLO3 Supersoiud ¥ _ i , FORMATO | CIRCULAR EXTERNA VERSION _ _! UBT 4,3.3.3.3.1 Politicas de tecnologia Medida 74. La entidad cuenta con un plan de infraestructura de tecnologia, que incluye, por lo menos las siguientes varlables: a) Administracién de proyectos de sistemas, b) Administracién de la calidad. ¢) Adquisicién de tecnologia. d) Adquisicién y mantenimiento de software de aplicacién. ) Instalacién y acreditacion de sistemas. f) Administracién de cambios. 9) Administracién de servicios con terceros. h) Administracion, desempetio, capacidad y disponibilicad de la infraestructura tecnologia. ’) Continuidad de! negocio J) Seguridad de los sistemas. k) Capacitacion y entranamiento de usuarios 1) Administracién de los datos. m)Administracién de instalaciones n) Administracién de operaciones de tecnologia y documentacién. Es importante resaltar que la Junta Directiva u érgano equivalente debe conocer y hacer seguimiento @ su desempefio, asi como paricipar activamente en la definicién de sus componentes, objetivos y ajustes, 3 lo largo del tiempo, mediante la determinacién de ias politicas, necesidades y expectativas de la entidad. 3.3.3.4 Responsabitidades dentro del Sistema de Control interno 3.3.3.4.1. Junta Directiva u érgano equivalente @o Medida 75. En adicién a las obligaciones especiales asignadas a este érgano, © ei que haga sus veces en las normas lagales, estatutarias o en reglamentos vigentes de conformidad con la naturaleza juridica de la entidad, en materia de control interno, ta Junta Directiva u organo eauivalente es la instancia responsable d a) Patticipar en ta planeacién estratégica de Ia entidad, aprobaria y hacerle seguimiento, para determinar su ajuste, cuando se requiera. bb) Definir y aprobar fas estrategias y politicas generales relacionadas con el ‘SCI, con fundamento en las recomendaciones de los Comités de la Junta ‘cuando los haya.r — - ADMINISTRACION DE LA | e Proceso AOMINISTRACION DELA cODIGO | GDFLO3 ' . i supersolua A) : | FORMATO CIRCULAR AVS ERNA VERSION © 4 7 _ ¢) Establecer mecanismos de evaluacién formal a la gestién de los administradores y sistemas de remuneracién e indeminizacion atados al cumplimiento de objetives a largo plazo y los niveles de riesgo. 4) Definir claras iineas de responsabilidad y rendicién de cuentas a través de la organizacion 8) Designar a los directivos de las areas encergadas de! SCI, salvo que el régimen legal aplicable a la respectiva entidad establezea una instancia diferente para el efecto ) Adoptar las medidas necesarias para garantizar la independencia del Auditor interne y hacer seguimiento a su cumplimiento 4g) Conover los informes relevantes respecto del SC! que sean presentados por los diferentes érganos de control e impartir las ordenes necesarias para que se adopten las recomendaciones y correctives a que haya lugar. hy Solicitar y estudiar, con la debida anticipacién, toda la informacion retevante que requiera pare contar con la ilustracién suficiente para adoptar responsablemente las decisiones que le corresponden y solicitar asesoria experta, cuando sea necesario 1) Requerir las aclaraciones y formular tas objeciones que considere pertinentes respecto a los asuntos que se sonieten a su consideracién. J}. Aprobar los recursos suficientes para que el SCI cumpla sus objetivos. k) Efectuar seguimiento en sus reuniones ordinarias directamente o a través de informes periddicos que le presenten los Comités de la Junta Directiva, sobre la gestion de estos aspectos en la entidad y las medidas mas relevanies adoptadas para su control, por lo menos catia seis (6) meses, 9 oon una frecuencia mayor si asi resulta procedente. 1) Evaluar las recomendaciones relevantes que formulen los Comités de Junta Directiva cuando los haya, y de fos otros érganos de control internes y externos; adoptar las medidas pertinentes y hacer seguimiento a su cumplimiento, m)Evaluar los estados financieros, con sus notas, antes de que sean presentados al Maximo Organo Social, teniencio en cuenta fos informes y recomendaciones que le presente el Comité de Contraloria Interna. ‘n) Presentar al final de cada ejercicio al Maximo Organo Social un informe sobre el resultado de la evaluacion del SC! y sus actuaciones sobre el particular Todas las decisiones y actuaciones que se producen en desarrollo de las atribuciones antes mencionadas constan por escrito en el acta de fa reunién respectiva y estan debidamente motivadas. La Junta Directiva u érgano equivalente determina la informacion que debe ser divulgada a los diferentes niveles de la organizacién, de acuerdo con ‘o que considera pertinentePROCESO ADMINISTRACION DE LA GESTION DOCUMENTAL GODIGO | GDFLOS supersalud” 7 FORMATO CIRCULAR gens VERSION 1 bu07 3.3.3.4,2 Representante Legal” Medida76.En adicin a las obligaciones especiales asignadas al Representante Legal en otras disposiciones legales, estatutarias 0 en reglamentos, en materia de control interno el Representante Legal es la instancia responsable de: a) Implementar las estrategias y politicas aprobadas por la Junta Directiva u ‘6rgano equivalente en relacién con el SCI. b) Comunicar las politicas y decisiones adoptadas por ia Junta Directiva v ‘érgano equivalente a todos y cada uno de los funcionarios dentro de la entidad, quienes en desarrollo de sus funciones y con la aplicacion de procesos operatives apropiados deben procurar el cumplimiento de los objativos trazados por la direccién, siempre sujetos a os lineamientos por ella establecidos. ¢) Poner en funcionamiento ja estructura, procedimientos y metodologias inherentes al SC!, en desarrollo de las directrices impartidas por fa Junta Directiva, garantizando una adecuada segregacién de funciones y asignacién de responsabilidades, d) Implementar los diferentes informes, protocolos cle comunicacién, sistemas de informacién y demas determinaciones de fa Junta Directiva relacionados con ei SCL @) Fijar jos lineamientos tendientes a crear la cultura organizacional de control, mediante la definicién y puesta en practica de las politicas y los controles suficientes, la divulgacion de les normas éticas y de integridad dentro de la instilucion y fa definicién y aptobacién de canales de comunicacién, de tal forma que el personal de todos los niveles comprenda la importancia del contrat interno ¢ identifique su responsabilidad frente al mismo f)_ Realizar revisiones periddicas al Cédigo de Conducta y de Buen Gobierno. @) Proporcionar a los érganos ce control intemnos y extemos, toda la informacion que requieran para el desarrollo de su labor. h) Proporcionar los recursos que se requieran para el adecuado funcionamiente det SCI, de conformidad con lo autorizado por la Junta Directiva u drgano equivaiente. i) Certificar que los estados financieros y otros informes relevantes para el iblico ne contienen vicios, imprecisiones o errores que impidan conocer fa 790 en su defecto, el Representante Legal Supiente, e! cual reempiaza al Principal en sus ausenoias © cuande haya inhabilidad pare acluar en un caso especifica. poj | : ADMINISTRACION DE LA i a PROCESO. GESTION DOCUMENTAL copigo | GDFLO3 | ) Supersalud ei , ~] FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION i i C807 i verdadera situacién patrimonial o las operaciones de la correspondiente entidad, i) Establecer y mantener adecuados sistemas de revelacién y control de ta informacién de les resultados en salud y de la informacién financiera, para lo cual deberd disefiar procedimientos de control y revelacién para que la informacién sea presentada en forma adecuada. Kk) Establecer mecanismos para la recepaién de denuncias (lineas telefénicas, buzones especiales en el sitio web, entre otros) que faciliten a quienes detecten eventuales itvegularidades ponerias en conocimiento de los 6rganos competentes de la entidad 1) Verificar ta operatividad de los controles establecides al interior de fa entidad ‘m) Incluir en su informe de gestion un aparte independiente en el que se dé a conocer al Maximo Organo Social la evaluacion sobre el desempefio del SCI en cada une de sus elementos, En general, el Representante Legal es el responsable de dirigir ta implementacién de los procedimientos de control y revelacién, verificar su operatividad al interior de la correspondiente entidad y su adecuado funcionamiento, para lo cual demuestra la ejecucién de los controles que le corresponden Medida 77. E| Representante Legal deja conslancia documental de sus actuaciones relacionadas con sus responsabilidades, mediante memerancios, cartas, acias de reuniones o los documentos que resulten pertinentes para el efecto. Acicionalmente, mantiene a disposicién del Auditer Intemo, el Revisor Fiscal y demas érganos de supervision ¢ control ios soportes necesaries para acreditar la correcta implementacién del SCI, en sus diferantes elementos, procesos y prosedimientos, 3.3.3.8 Departamento de Contraloria interna u érgano que cumpla funciones equivalentes Preambulo: La contraloria interna es una actividad que se fundamenta en criterios de independencia y objetividad, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacién, ayudéndola a cumplir sus cbjetivos aportando un enfoque sistemética y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestién, control y gobierno.of 7 ~ T iP | ADMINISTRACION DE LA : ee PROCESO GESTION DOCUMENTAL CODIGO | GDFLO3 Supersaiud 7 ~ | | FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION | a aL aT I En tal sentide y ante la importancia que representa la contraloria (0 ausitoria) interna en ei control y gestién exitosos de una organizacién, ia Superintendencia Nacional de Salud estima necesario que las entidades bajo su supervisién que cuenten con un Auditor Intemo, Contralor, juntas de vigilancia o funcionario que cumpla funciones equivalentes, adopten como referente y cumplan normas y parametros minimos que garanticen el ejercicio profesional e idéneo de la auditoria © contraloria interna, acorde con los estandares y mejores précticas internacionales, Para las entidados a las que va dirigida esta Circular que pertenezcan al sector publico, se admite el enfoque de contraloria interna estableckdo en el Modelo Estandar de Controt Interno (MECI}®. En todo caso, ios Departamentos de Contratoria Interna o quienes hagan sus veces se les recomienda, en lo que no sea contrario a las disposiciones legales aplicables, los lineamientos basicos de la presente Circular. En adicién a lo previsto para el cumplimiento de les exigencias legales sobre garantia de la calidad, cuande a ello haya lugar, se considera come buena practica de gobierno organizacional contar con un area, departamento o dependensia que asuma coma minimo las siguientes medidas. 3.3.3.5. Pautas para el ejercicio de la Contraloria Interna 3.3.3.5.1.1 Objetivo y responsabilidad Medica 78, Los objetivos, la auloridad y fa responsabilidad de fa contraloria Interna estan formalmente definidos en un documento, debidamente aprobado or la Junta Directiva u érgano equivalente, en donde se establece un acuerdo con Ia Alla Gerencia de la entidad respecte de la funcién y responsabilidad de la actividad de coniraloria intema, su posicién dentro de la organizacion y la autorizacion al Auditor Intemo para que tenga acceso a todos los regisiros relevantes para la ejecucién de su labor. Este modelo adootade por el Godiema Nacional para las entidades de! Estado actualmente se rige por e| Decreto 943 de 2014 “Por ei cual se actualiza of Modelo Estandar de Control Interne (MEI), el cual proporciona una estructura para é| control de la estrategia, gestion y evaluacion del desempetio institucional. aw' | ADMINISTRAGION DE LA 5 : | PROCESO | GESTION DOCUMENTAL | CODIGO i GDFLOS | fn FoRMATO | GIRCULAR EXTERNA PD VERSION 01 | D7 3.3.3,5.1.2. Independencia y objetividad , Supersalud Medida 79. La actividad de contraloria intema es independiente, y el Auditor interno es objetivo en el cumplimiento de su trabajo a través de una actitud imparcial y neutral, buscando siempre evitar conflictos de intereses. Independencia u objetivicad del Aucitor Interno en cualquier momento se ve comprometida de hecho 0 en apariencia, los detalies del impedimento se dan. @ conocer por escrito a la Junta Directiva u organo equivalente. (Medida 80, £1 Auditor Interno 0 quien haga sus veces es nombrade por la Junia Directiva u érgano equivalente 3.3.3.5.1.3. Pericia y debido cuidado profesional Medida 81. Tanto el Auditor Interno como su equipo de trabajo retinen los conocimientos, las aptitudes y las competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades. Cuentan con asesoria y asistencia competente para aquellas areas especializadas respecto de las cuales él o Su personal no cuentan con los conacimientos necesarios. El Aucitor Interne cumple su trabajo con e! cuidado y la pericia que se esperan de un especialista razonablemente prudente y competente, 3.3.3.5.1.4. Programa de calidad y cumplimiento Medida 82. E| Auditor Interno desarroila y mantiene un programa de calidad y mejora que cubre todos los aspectos de la actividad de contraloria interna y revisa continuamente su eficacia, Este programa incluye evaluaciones de calidad extemas e internas periédicas y supervisién interna continua. Cada parte del programa esta disefiada para ayudar a {a actividad de contraloria interna a afadir valor y a garantizar que cumpla con las normas aplicables @ esta actividad. Cuando el incumplimiento afecta el alance general o el funcionamiento de la actividad de contraicria interna, se aclara esta situacién a la Alta Gerencia y a la Junta Directiva u érgano competente, informandoles los obstéculos que se presentaron para generar esta situacion. QoPROCESO | GoM TON ROCUMENTEC copico | GoFLos supersalud” ot “yee, FORMATO ; CIRCULAR EKTERNA VERSION 1 a a Oe 3.3.3.5.1.5 Administraci6n de la actividad Medida 83. £1 Auditor Interno gestiona efectivamente la actividad que desarrolia para asegurar que su trabajo esta generando valor agregado a la organizacién, para 'o cual ejerce entre otras, las siguientes actividades: a) Plan anual; Establece anualmente, planes soportados en los objetivos de la entidad, de acuerdo @ las mejores practicas basadas en siesgos, a fin de determinar las prioridades de la actividad de contraloria interna, incluyendo entre otros, ei derivado de las operaciones y relaciones con otras entidades del mismo Grupo Empresarial {si es el caso). Esto lo comunica at Representante Legal y a la Junta Directiva, b) Requerimientos: Deiermina los requerimientos de recursos para el adecuade: ejercicio de su labor y fo comunica al Representante Legal y a la Junta Directiva directamente 0 por conducto del Comité de Contraloria, para la adecuada revisién y aprobacién, También comunica el impacto de cualquier limitacion de recursos. ¢) Politicas: Establece politicas y procedimientos para guiar la actividad de contraloria interna, en pro de asegurar la adecuads ejecucion de acciones contra riesgos. Asimismo, comparte informacién y coordina actividades con los otros érganos de control para lograr una cobertura adecuada y minimizar la duplicacién de estuerzos. 4} Condiciones de los informes: Los informes emitidos por el Auditor Interno son precisos, objetivos, claros, constructivos, completos y oportunos. igualmente, estén debidamente soportades en evidencias suficientes y realizan el seguimiento a las acciones tomadas por la administracién frente a estas comunicaciones. 3.3.3,5.1.6 Funciones Medida 84, La actividad de contratoria interna evalda y contribuye a la mejora de los procesos de gestién de riesgos, control y gobierno de fa entidad, utlizanda un enfoque sistematica y disciplinado, que incluye por lo menos las siguientes funciones a) Gestién de salud: Evalta [a eficacia del sistema de gestion de salud de la entidad para verificar si se estén cumpliendo las politicas y directrices trazadas por la Junta Directiva, b) Sistema de Control Interno: La actividad de contraioria interna asiste a la organizacién en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluaci6n de Ia eficacia y eficiencia de los mismos y promaviendo la mejora co| ADMINISTRACION DE LA i »,| PROCESO GESTION DOCUMENTAL copiGo | GDFLO3 supersalud?’ ; _ VERSION FORMATO | CIRCULAR EXTERNA 6807 continua, sin perjuicio de la autoevaluacién y el autocontrol que corresponden a cada funcionario de la entidad. ¢) Gobierno interno: La actividad de contraloria interna valora y hace las recomendaciones apropiadas para mejorar el proceso de gobierno interno, para lo cual evatda el disemo, implantacién y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organizacién ) El Auditor interno establece un proceso de seguimiento, para supervisar y verificar que las acciones de la direccidn, si llegasen a existir, hayan side efectivamente impiantadas, Este aspecto queda debidamente documentado. } Comunicacién de resultados: EI Auditor Interne comunica ios resultados de su labor, en forma precisa, objetiva, clara, concisa, construstiva, completa y oportuna. Por io menos ai cierre de cada ejercicio, el Auditor interno o quien haga sus veces presenta un informe de su gestién y su evaluacién sobre la eficacia del SCI, incluyendo todos sus elementos. Dicho informe debe contener por lo menos lo siguiente Identificacién de los temas, procesos, areas 0 materias objeto del examen, el periodo y eriterios de evaluacién y la responsabilidad sobre la informacién utiizaca, precisando que la responsabilidad del Auciter Intemo es sefalar los hallazgos y recomendaciones sobre los Sistemas de Control Intemo. ji, Especificacién respecto a que las siguientes evaluaciones se realizaron de acuerdo con ia regulacién, las politicas detinidas por la Junta Direstiva u 6rgano equivalente y las mejores practicas de contraloria sobre el particular: evaluecién de la confiabilidad de los sistemas de informacién contable, financiera y administrativa, evaluacién sobre el funcicnamiento y confiabilidad del Sistema de Control Interno; evaluacién de la calidad y adecuacién de los sistemas establecidos para garantizar ef cumplimiento con las leyes, regulaciones, politicas y procedimientes y evaluacion de la calidad y adecuacién de otros sistemas y procedimientes; andlisis de la estructura organizacional y evaluacién de la adecuacién de los métodos y recursos en relaci6n con su distribucién. Resultados de la evaluacién realizada respecto a la exisiencia, juncionamiento, efactividad, eficacia, confiabilidad y razonabilidad de los Sistemas de Control Interno. iv, Informacion de ia forma en que fueron obtenidas sus evidencias, indicando cual fue ei soporte tecnico de sus conclusiones. v, Indicaciéa sobre las limitaciones encontradas para realizar sus evaluaciones, para tener acceso a informacion u otros eventos que puedan afectar el resultado de las pruebas realizadas y las conclusiones, QO éADMINISTRACION DE LA | i B PROCESO GESTION DOCUMENTAL | cODIGO | GOFLOS Supersalud” _ i (UP | FORMATO | CIRCULAR EXTERNA | VERSION 1 Le ib 6u07 a vi. Relacién de las recomendaciones formuladas sobre deficiencias materiales detecladas, mencionando les criterios generales que se tuvieron en cuenta para determinar la importancia de las mismas. vii, Resultados del seguimiento a Ja impiementacién de las recomendaciones formuladas en informes anteriores. Es de advertir que, si bien resulta viable que la administracién de jas entidades supervisadas contrate externamente la reaiizacién de las actividades propias de la auditoria 0 contraloria, en ningun caso ello implica el trasiado de ia responsabilidad sobre Is aucitoria misma. Es desir, que la administracién de ia entidadl sélo entrega la ejecucién de la labor mas no la responsabilidad misma de la realizacin de la auditoria, la ctial conserva siempre, En tal sentido, la administracién de la entidad debe realizar el direccionamiento, administracién y seguimiento de la activicad realizada por el tercero, sin delegar Ja toma de decisiones, Acicionalmente debe garantizarse el acceso permanente de la administracién y del supervisor a Ia informacion de la auditoria y a los papeles de trabajo, el establecimiento de un plan de contingencias para que no cese Ia labor en caso de algiin problema en ia ejecucién de! contrato, y la independencia entre e! Auditor Interno y Exterma (si existe este citimo), teniendo ‘en cuenta que las dos funciones mencionadas no pueden ser desarrolladas por la misma entidad 0 persona. 3.3.3.6 Organos Externos 3.3.3,6.1 Revisor Fiscal Medida 85. El Revisor Fiscal de la entidad valora los Sistemas de Control Interno y de Gestion de Riesgos impiementados a fin de emitir la opinion a la que se refiere, Para el caso especitico de EPS, se sigue lo pravisto en el articulo 226 de la Ley 100 de 1993 o normas que lo modifiquen, sustituyan o eliminen. EI Revisor Fiscal seleccionado, para poder cumplir con el criterio de independencia, garantiza que sus ingresos provenientes de la EPS, la EMP o el SAP no superan el tres por clento (3%) de sus ingreses totales. De otra parte, cuando la revisoria fiscal es una persona juridica, la EPS, la EMP © el SAP establece su cambio a mas tardar cada § afios, Cuande es persona natural se cambia a mas tardar cada tres afios, eePROCESO ADMINISTRACION DE LA | GESTION DOCUMENTAL CODIGO | GDFLOS Supersalud G ~ ~ \ FORMATO. VERSION ¢ 4 3.3.4 GRUPOS DE INTERES: 3. 4.1 Rendicién de Cuentas 3.3.4.1.1 Frente al Publico Medica 86. En las Audiencias Puiblicas de Rendicion de Cuentas, se dara informacion sobre la gestion integral adelantada por la entidad responsable del aseguramisnto on salud, el manejo presupuestal, financiero y administrative, los avances y logros oblenides como producto de las reuniones concertades con jas asociaciones respectivas y las acciones correctivas tamadas por el ejercicio del proceso veedor. Medida 87. Los compromisos adquiridos por las entidades responsables del aseguramiento en salud y la comunidad a través de las Asociaciones, Ligas 0 Aijanzas de Usuarios, estan regulados por los principios de concertaoién y de amigable composicién y en ningun momento se empiean para interrumpir el notmal desarrollo de la atencién en salud. 3.3.4.1.2 Frente a las Autoridades Locales Medida 88, La EPS realiza convocatorias dirigidas a los Aleakies y Secretarios de Salud de los municipios donde se tienen las principales sedes de [a entidad y para ello sigue, como minima, los siguientes lineamientos: a) Se realiza al menos una (1) ai afio en los departamentos donde se tienen las principales sedes de la enticad. b) Se presenta en detalle los indicadores mas refevantes de sus sistemas de administracion de riesgo en salud y de riesgo financiero, asi como del sistema de atencion al usuario. ¢) Se presenta el perfil de riesgo, estado de salud y satisfaccién con el servicio de la poblacién afiliada al tervitorio de interés. ‘) Se envia con anticipacion a cada uno la informacion desagregada para su respectiva jurisdiccion. ®) A cada reunién asiste, al menos, un Director de la Junta Directive, preferibiemente diferente en cada ocasién. Aquel Director preside la reunion Esta medida aplica unicamente para las Entidades Promotoras de Salud y las Cajas de Compensacién Familiar que operan programas de EPS, gOi | T I ADMINISTRACION DE LA 4 ! ge, PROCESO | GesTiGN DOCUMENTAL GODIGO | GDFLOS | Supersalud” ee — i ! | FORMATO. CIRCULAR EXTERNA VERSION | 4 aa L807 i Medida 89. La Junta Directiva de la entidad designa un interlocutor, miembro de la Alta Gerencia, para atender las relaciones con los Secretarios de Salud sobre’ a) Coordinacion de actividades de salud publica. b) Acceso de |os afiliados a los servicios de salud y calidad de los mismos. ¢) Sistema de atencién al usuario. ) Procedimientos para que estos representantes de las auleridades locales puedan establecer comunicacién con la Junta Directiva coma segunda instancia de dicho interlocutor. Esta medida aplica Unicamente para las Entidades Promotoras de Salud y las Cajas de Compensacién Familiar que operan programas de EPS. 3.3.4.4.3. Frente a sus Paros Medida 90. La entidad realiza anuaimente una convocatoria dirigida a expertos en salud publica, en sistemas de salud, actuarios @ investigadores en epidemiologia con miras a realizar una rendicin de cuentas académica, En esta reunion a) Se presenta en detatie los indicadores mas relevantes de sus sistemas de administracion de riesgo en salud y de riesgo financisro, asi como las mediciones 0 evaluaciones del impacto de sus programas de salud b) A esta reunion asisten los miembros de la Junta Directiva. El Presidente de la Junta presidira la reunion. 3.3.4.1.4 Frente a ta Superintendencia Nacional de Salud Medida 91. La enticad aporta oportunamente a la Superintendencia Nacional de Salud la informacién detallada para que ésta pueda supervisar la integridad y rigor de las metodologias de gestion del riesgo en salud y financiero, el sistema de atencién al usuario y el SCI Asimismo, la entidad cumple a cabalidad con todas las instrucciones emitidas por esta Superintendencia, 3.3.4.2 Transparencia en la Contratacién de Prestadores Medida 92. La entidad tiene un documento, aprobado por acta de la Junta Directiva, que especifica los criterios que aplica para conformar Ja red de prestadores en las zonas donde opera. &i documento considera fos diferentes tives de prestadores y de atencion en salud. E incluye consideraciones ee| ADMINISTRACION DE LA @ PROCESO GESTION DOGUMENTAL coDIGO | GDFLOS Supersalud'?” FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION 1 GO07 cuantitativas, y también cualitativas siempre que estén basadas en criterios objetivos. Medida 93. La eniidad tiene un documento, aprobado por la Junta Directiva, ue especifica Ios criterios con los cuales evalia a los prestadores contratados, y fa forma come los aplica Medida 94. Los presiadores pueden conocer el resultado de sus respectivas evaluaciones. Los resultados tienen en cuenta la suficiencia de informacién médica aportada por el prestador. 3.3.4.3 Transparencia en la Politica de Pagos Medida 95. La entidad tiene un documento, aprobado por la Junta Directiva, que especifica los criterios con los cuales administra Ia liquidez y los plazos de Pagos @ los proveedores (incluyendo los Prestadores}. En caso de que la entidad haga parte de un Grupo Empresarial, no existe discriminacién en contra de proveedores externas al Grupo Empresarial respecte de los plazos de pago. Adicionalmente, la revisoria fiscal se pronuncia ante la Asamblee General respecto del cumpiimiento de esta politica 3.3.4.4 Transparencia en la Politica de Compras Medida 96. La entidad tiene una politica de compras, aprobada por la Junta Directiva, que incluye los criterios y procedimientos, asi como las reas responsables para la adquisicién de bienes y servicios necesarios para la ‘operacién y sus réspectivas atribuciones. Para las categorias de bienes y servicios y las cuantias que la entidad define, hay pluralidad de oferentes y ‘comparacién de ofertas con oriterios predefinidos. Medida 97. La entidad establece procesos abiertos y competitivos para: a) La adquisicién de fos medicamenios ambulatorios e insumos. b) La dispensacion de los medicamentos ambulatorios ¢ insumos. c) La negociacién de precios de los mecicamentos hospitalarios e insumos en fos casos en que sea pertinente. La Junta Directiva es la encargada de aprobar las lérminos de estos process, &oOf | ' Supersalud L. T 1 | ADMINISTRACION DE LA | PROCESO OPTION DOCUMENTAL copico | GDFLOS e 4 —— ; FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION | : . G07 ! 3.3.5 REVELACION DE INFORMACION: 3.3.5.1 Politica General de Revelacién de Informacion Medida98,La Junta Directiva aprueba une politica de revelacién de informacién, en la que se identifica, como minimo, lo siguiente: a) Identifcacin dal area © unidad responsable al interior de la entidad de desarrollar la politica de revelacidn de informacién ») La informacién que se debe revelar. ¢) La forma como se debe revelar esa informacién. d) A quién se debe revelar la informacién, discriminando a miembros del Maximo Organo Sociai, ios ailliados, tas autoridades, [os aportantes y el Pliblico general, entre olros grupos de interés (stakeholders). ©) En Io relacionado con los reportes @ las autoridades. se identifican los responsables de generar los datos incluidos en reportes como la Base de Datos Unica de Aflliados del FOSYGA (BDUA), Registros Individuales de Prestacion de Servicios de Salud (RIPS}, Sistema Nacional de Vigllancia en Salud Piblica (SIVIGILA), Cuenta de Alto Coste, Suficlencia de UPC Estadisticas Vitales y los relacionaclos con la Superintendencia Nacional de Salud, asi como de estableser y aplicar los controles pare garantizar su integridad y oportunidad. Esto sin perjuicio de la responsabilidad que al respacto recae sobre la Junta Directiva y la Alta Gerencia, f) Mecanismos para asegurar la maxima calldad y representatividad de la informacion revelada 9) Procedimiento para la calificacién de la informacién como reservada o confidencial y para eI manejo de esta informacion frente a las exigencies de revelacién de la nomativa vigente 3.3.5.2 Frente alas Autoridades Medida 99, La entidad establece procedimientos pare que la contraloria intema y fa revisoria fiscal hagan una evaluacién independiente y se pronuncien sobre la calidad de los datos en salud que la entidad reporta a las diferentes autoridades (incluyende entre otras RIPS. Suficiencia de UPC, SIVIGILA, Cuenta de Alto Costo y Estadisticas Vitales), y al publico general &| | ADMINISTRACION DE LA | es PROCESO GESTION DOCUMENTAL cOoDIGO GDFLO3 i _ | Supersclud & i | | Formato CIRCULAR EXTERNA VERSION, = ¢ $207 3.3.5.3. Frente al Publico 3.3.5.3.1 Informacién sobre ta entidad Medida 100. La entidad cuenta con une pagina web que contiene informacién retevante de su institucién -preservando el habeas data-, util para cada una de las partes interesadas, que incluye al menos estos vinculos 0 enlaces: 3.3.6.3.1.1 Informacion de la entidad La pagina web cuenta con una seccién “acerca de la entidad” que incluye historia, principales datos, visién y valores, modelo de organizacién, modelo de gobierno y en el caso de Grupos Empresariales las relaciones entre matriz y subordinadas, entre otros temas. 3.3.6.3.1.2 Informacién sobre los miembros o propietarios La pagina web cuenta con una seccién “acerca de los miembros 0 propietarios” donde a) Les sociedades comerciales explican quignes son sus propietarios, sefialande los que tengan al menos el 5% de la propiedad, y sus respectivas participaciones. b) Las cooperativas y mutuales indican el nimero de miembros, discriminando las personas naturales y juridicas. Explican el perfil de las personas naturales afiliadas (estadisticas sobre profesiones u ocupacionas, departamentos o ciudades de residencia, u otros datos que se consideran pertinentes). E identifican ias personas juridicas afiliadas, ¢) Las cajas de compensacién familiar incican el ntimero de empresas afiliadas ¥y Su perfil (por tamario y sector econémica). E identifican ios 10 empleadores mas grandes afiliados a la respectiva caja. 3.3.5.3.1.2 Informacién sobre la administracién La entidad identifica en su pagina web a los miembros de la Junta Directiva (u érgano equivalente), y a los miembros de la Alta Gerencia. En ambos casos se inctuyen los principales datos de sus hojas de vida, sus fechas de nombramiento y se indica si pertenecen o han pertenecido a otras Juntas Directivas.Supersalud | ADMINISTRAGION DE LA 4 ....| PROCESO GESTION DOCUMENTAL cépiso | cDFLos Bp FORMATO , CIRCULAR EXTERNA VERSION A. Le 2207 3.3.5,3.1.4 Informacion sobre los érganos de control La EPS, la EMP o el SAP identifica en su pagina wed la entidad o la persona que dirige el Sistema de Control Interno. Identifica asimismo las entidades o personas que han ejercido la revisoria fiscal en el presente y en el pasado con Sus respectivas fechas. Incluye datos relevantes sobres las calificaciones & idoneidad de quienes ejercen la contraloria interna y la revisoria fiscal. En el caso de fas cooperativas y mutuales los érganos de contro! incluyen las juntas de vigitancia 3.3.5.3.1.5 Informacion sobre los atiliados Estadisticas sobre su ndmero, perfil demografice y distribucion geogréfica. 3.3.5.3.2. Informacién sobre Salud Medida 101. La pagina web de la entidad inciuye informacién sobre las actividades y resultados en salud. Tiene, al menos, datos relevantes sobre: a) Red de servicios contratada y su cobertura geografica, b) Volumen de procedimientos y actividades en selud realizados. €) Informacién sobre la calidad de los servicios, incluyendo indicadores de proceso, asi como de resultados en salud. 4) Activicades de promosién y prevencién de la salud. 3.3.8.3.3. Informacién Financiera Medida 192, La pagina web de la entidad incluye informacion financiera y administrative. Puede incluir presentaciones (de resultados, de operaciones), informes financieros, de gestién, informacin a entes supervisores y noticias significativas, Adicionalmente, incluye al menos ios resultados financieros trimestrates, presentados de manera consistente con los reportes de la entidad a la Superintendencia Nacional de Salud. 3.3.5.4 Frente a los miembros det Maximo Organo Social 3.3.8.4.1 Informe de Gobierno Organizacional Medida 103, La entidad prepara anualmente un Informe de Gobierno Organizacional, de cuyo contenido es responsable la Junta Directiva, previa revision e informe favorable de! Comité de Contraloria Interna, que se presenta Junto con el resto de documentos de cierre de ejer @Supersolud Para las EPS, las EMP y los SAP que hacen parte de Grupos Empresariaiss, e! informe se puede presentar por su sociedad matriz, no obstante, este tene que Incluir la informacion explicita del aseguirador, Medida 104. La estructura del Informe Anual de Gobierno Organizacional ce la entidad esta alineaca con e siguiente esquema: Estructura de ta propiedad de Ja entidad 0 Grupo Empresarial, a) Capital y estructura de la propiedad de la entidad. b) Identidad de los miembros del Maxime Organo Social que cuenten con patticipaciones significativas (participaciones mayores 0 iguales al 5%), cirectas ¢ indirectas. ¢) Informacién de tas acciones de las que directamente (a titulo personal) o indirectamente (a Waves de entidaces u olros vehfculos) sean propictarios los Directores de la Junta Directiva y de los derechos de voto que representen, d) Relaciones de indole familiar, comercial, contractual o societaria que existan entre los titulares de las participaciones significativas en le propiedad o el control de la entidad, 0 entre los titulares de participaciones significativas entre si e} Negociaciones que los Directores de la Junta Directiva, fa Alta Gerencia y demés administradores han realizado con las acciones y los demas valores emitidos por la entidad. f} Sintesis de los acuerdos entre miembros dei Maximo Organe Social de tos. que se tenga conocimiento Q) Acciones propias en podar de la enticiad, Estructura de ta administracién de fa entidad 0 Grupo Empresarial. a) Composicion de la Junta Directiva e identificacién del origen 0 prosedencia de cada uno de los miembros y de los miembros de los Comités constituidos en su seno, Fecha de primer nombramiento y posteriores. b) Hojas de vida de los Directores de la Junta Directiva. ¢) Cambios en la Junta Directiva durante el ejercicio. d} Directores de fa Junta Directiva de la matriz que se integran en las Juntas Directivas de las entidades suberdinadas 0 que ocupan puestos ejecutives en estas (caso de Grupos Empresariales). e) Pollticas aprobadas por la Junta Directiva durante el periodo que se reporta, f) Proceso de nombramiento de los Directores. 4g) Politica de remuneracién de la Junta Directiva. h) Remunerecién de la Junta Directiva y miembros de la Alta Gerencia. 5 7 T : ADMINISTRATION DE LA 1 t PROCESO | GESTION DOCUMENTAL | CODIGO | GDFLO3 FORMATO CIRCULAR EXTERNA i VERSION 1 807 i L| ADMINISTRACION DE LA 6 PROCESO! CE STiON DOGUMENTAL cépico | GDFLOs i FORMATO | Supersalud . VERSION 1 Queérum de la Junta Directive j) Datos de asistencia a |as reuniones de la Junta Directiva y de los Comités. k) Presidente de la Junta Directiva (funciones y temas claves) 1) Secretario de la Junta Directiva (funciones y temas claves). m)Relaciones durante el afio de la Junta Directiva con e! Revisor Fiscal, analistas financieros, baneas de inversién y agencias de calficacién n) Asesoramiento externa recibido por la Junta Directiva. ©) Politica de revelacién de informacién establecida por la Junta Directiva, P) Actividades de los Comités de la Junta Directiva ) Informacion sobre {a realizacién de los procesos de evaluacién de la Junta Diractiva y de la Alta Gerencia, asi como sintesis de fos resultados. Operaciones con partes vinculadas a) Atribuciones de la Junta Directiva sobre este tipo de operaciones y situaciones de conflictos de interés. b) Revelacién de informacién sobre propiedad indirecta, es decir, la revelacién de las diferentes capas de propiedad indirecta y control indirecto, con el fin de identificar Partes Vinculadas que no son evidentes en los propietarios directos o en los miembras del Maximo Organo Social. ¢) Detalle de las operaciones con Partes Vinculacas més relevantes a juicio de |a entidad, inciuidas las operaciones entre entidades del Grupo Empresarial 4d) Conflictos de interés presentados y actuacién de los Directores de la Junta Directiva @} Mecanismos para resolver conilictos de interés entre entidades del mismo Grupo Empresarial y su aplicacién durante el ejercicio. Sistemas de gestion de riesqos de ja entidad 0 Grupo Empresarial a) Explicacién del Sistema de Control interno de la entidad o Grupo Empresarial y Sus modificaciones durante el ejercicio, b) Descripcién de la politica de riesgos y su aplicacién durante el ejercicio, €) Materializacién de riesgos durante el ejercicio. ) Planes de respuesta y supervisién para los principales riesgos. 3.3.5.4.2 Salvedades del Revisor Fiscal Medida 105. De existir salvedades en el informe del Revisor Fiscal, estas y las acciones que la entidad plantea para solventar ta situacién, son objeto de pronunciamiento ante los miembros del Maximo Organo Socia! reunides en Asambiea General, por parte del Presidente del Comité de Contraloria Intema. Cuando ante las salvedades ylo parrafos de énfasis del Revisor Fiscal, fa Junta @1 ADMINISTRACION DE LA 6 I é PROCESO GESTION DOCUMENTAL cODIGO | GDFLO3 Supersaiud ai j FORMATO CIRCE ERNA VERSION | 1 UO7 Directiva considera que debe mantener su criterio, esta posicién es adecuadamente explicada y justificeda mediante informe escrito a la Asamblea General, coneretando el contenido y el aicance de la discrepancia, 3.3.5.5 Partes Vinculadas Medida 106. Las operaciones con o entre Partes Vinculadas, incluidas las operaciones entre empresas dei Grupo Empresarial que, por medio de Parmetros objetives tales como volumen de ia operacién, porcentaje sobre activos, ventas u otros indicadores, sean calificadas como materiales por la entidad, se incluyen con detalie en la informacién financiera publica, asi como !a mancion a la realizacién de operaciones con empresas off-shore 3.3.5.6 Grupos Emprosariales Medida 107. En el caso de Grupos Empresariales, la revelacién de informacion a terceros es integral y transversal, referents al conjunto de empresas, que permita a los terceros extemos formarse una opinion fundada sobre Ia realidad, organizacion, compiejidad, actividad, tamara y modelo de gobierno del Grupo Empresarial 3.4. MEDIDAS DE CONDUCTA Medida 108. La entidad cuenta con unos lineamientos de Conducta que Tecogen todas las disposiciones correspondientes a la gestién ética en el dia a dia de ia organizacién, Estos deben contener los principios, valores y directrices gue, en coherencia con lo dispuesto en esta Circular para el tema de Buen Gobierno, todo empleado de una EPS, una EMP o un SAP, debe tener en ‘cuenta en el ejercicio de sus funciones, Medida 109. Les lineamientos de Conducta estan estructurades como minimo, sobre los siguientes érdenes tematicos a) Las generalidedes de ia empresa (resefia histérica, certificaciones de calidad, etc.) b} Direccionamienio estratégico de la entided, €) Los principios étices. d) Los valores institucionates. ¢) Las politicas a observar para la gestién ética, a nivel de la interaccién con los diferentes grupos de interés, entre la empresa y respecte a los usuarios, entre los funcionarios de la organizacién, en relacién con el manejo de la feot Supersalud a 7 : PROCESO | (OUT ON ROCUMENTAL copico | GDFLOs 1 2 FORMATO | CIRCULAR EXTERNA VERSION _ ia informacion ye} uso de los bienes, asi como en Io que se refiere a la interaccién con actores externos, a sociedad, el Estado, la competencia, el medio ambiente, entre otros. ) Politica anti-soboro y anti-corrupcién de a entidad 9) Principios de responsabilidad social empresarial hh) Los mecanismos para la difusion y socializacién permanente de los lineamientos de Conducta. |) El establecimiento de los procesos e instancias que permitan, a través de indicadores, el control sobre el sistema de gestion ética institucional. Medida 110. Los lineamientos de Conducia establecen pautas de comportamiento relacionadas con: a) La obligacién de informar sobre actuaciones ilegales 0 sospechosas de ios diferentes grupos de interés. 'b) E! compromise con la proteccién y uso adecuado de los actives de la entided., c) Le importancia de colaborar con las autoridades, d) El manejo de la informacién confidencial y privilegiada de le entidad. 4, ANEXO TECNICO Y REPORTE DE INFORMACION 44 GENERALIDADES Para efecto de verificar el cumplimiente normativo, la Superintendencia Nacional de Salud establece el formato de reparte de informacién para los actores aqui mencionados, a través del Anexo Técnico Archivo Tipo GTO01, el cual debe cumplir con as siguientes especificaciones técnicas para el cargue y reporte de la informacién a) Nombre del archivo: NITDVPPANNOFFFFF.EXT, las sintaxis que componen el nomore: del archivo deben estar unidas, sin caracteres de separacién, y en el orden mencionado. Donde: NIT Dv PP ANNO @ Numero de identificacién tributaria de le entidad que ceporta. Digito de verificacién. Periade de corte de la informacién reportada. Este valor siemore sera igual a 90 (PP=90). Afio de corte de la informacién reportada.PROCESO | ADMINISTRACION DE LA | GESTION DOCUMENTAL CODIGO | GDFLO3 207 i supersalua : FORMATO | GIRCULATR RATERNA Para el primerreporte seré 2018, para el segundo reporte 2020, para al tercer reporte 2022, y asi sucesivamente. FFFFF ; ——N&mero de archivo (es decir, FFFFF=GFO001). EXT Extension del archivo en XML b) El Representante Lega! de la entidad aseguredora, sera el responsable del diligenciamiento, asi como de la integralidad y veracidad de la informacién consolidada en las respuestas. Por otra parte, el acceso para la transmisién de la informacién requeriré la firma digital del correspondiente Representante Legal. ¢) La metodologia para diligenciar el Reporte de Implementacién del Cédige de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP, se fundamenta en el principio “Cumpia o Explique’, de manera que, en todos fos casos la entidad aseguradora debera indicar si adopté 0 no fas medidas al momento del reporte. 4) Toda la informacién debe seguir fos principios de transparencia, integralidad y veracidad, por tal razén_no podra contener informacién sesgada, insuficiente, no verificable, 0 cualquier otra que pueda inducir a error 0 confusién, © no permita a los actores del SGSSS hacerse Un juicio funciado y objetivo sobre la entidad aseguradora €) En el contexto de “Cumpia o Exptique’, tal principio exige un pronunciamiente conereto sobre las recomendaciones adoptadas 0 no de! Cédigo de Gonducta y de Buen Gobierno, y permite que las entidades ouedan voluntariamente afladir cualquier otra informacién 0 aclaracién relacionadas con sus practicas de gobiemo organizacional y de buena conducta, en la medida que resulten relevantas para la comprensién de las respuestas. Porello, el espacio destinado en el reporte para la explicacion dela adopeian ‘no de las medidas es de 3.000 caracteres (incluyendo espacios). Tales explicaciones deberan estar redactadas en un lenguaje claro, coherente y preciso f) Cuando la respuesta de cumplimiento sea afirmativa (es decir, que si se adopté Ia medida), la entidad aseguradora debe describir ios mecanisimes formales tales como Estatutos, reglamentos, cédigos u otra normativa interna, a través de los cuales se asegura la implementacién material de una determinada recomendacién, asi como la forma en que se ha llevado a la practica. g) En caso de no haber implementado alguna recomendacién al momento del reporte, la aseguradora (EPS, EMP 0 SAP) esta en la estricta obligacién de explicar las razones para ello, &Oof ADMINISTRACION DE LA 5 PROCESO GESTION DOCUMENTAL CODIGO | GOFLO3 f supersalud’? ‘ ~ ; i FORMATO CIRCULAR EXTERNA VERSION Lo = _ h) En el evento en que por razones legales no le sea posible adoptar la recomendacién, la EPS, la EMP 0 e! SAP debera responder N (No Aplica} ¢ indicar en forma precisa la norma que se lo impide. i) Ademas del reporte sobre la adopoiin o no de les 110 medidas consagradas en el Cédigo de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP, se puede agregar informacién referente a si la entidad aseguradora cuenta con practicas de gobierno organizacional y/o de buena conducta adicionales, complementarias o diferentes a las previstas por el Cédige de Conducta y de Buen Gobierno Para ello, debe inclvit en el Anexo Técnico un Unico (1) registro acicional, diligenciedo ‘como sigue: en ‘nummed! (elemento #1) escribir 111; en ‘respmed' (elemento #2) escribir 1 y en ‘medexo’ (elemento #3) escribir a explicacién sobre prdcticas adicionales, complementarias o distintas a las dispuestas eri las 110 medidas de esta Circular (ser concretos, el espacio limite son 3.000 caracteres incluyendo espacios). i) Todas las EPS, EMP y SAP, deben remitir el reporte a la Superintendencia Nacional de Salud, Asimismo, el reporte debe ser publicado por la aseguradora en su pagina web y debera ser actualizado con la misma periedicidad con la que se reporte a este ente de Inspeccién, vigilancia y controt. 4.2 CONTEXTUALIZACION DE LAS PREGUNTAS Cuando por su naturaleza la EPS, la EMP 0 el SAP no cuente con el érgano especifico al que se refiere la medida sobre la cual se pregunta, se entenderd que la misma hace referencia al érgano que al interior de la entidad sea equivalents o haga sus veces. 4.3 PERIODICIDAD El diligenciamiento dei reporte es bienal, y debe reflejar la situacién de la EPS, de la EMP. © del SAP, frente a las medidas del Cédigo de Conducta y de Buen Gobierno al momento Gel reporte, No obstante, habra un reporte inicial, de linea base, con fecha de corte el 30 de noviembre de 2017 y plazo maximo de reporte el 15 de diciembre de 2017. El segundo reporte de esta Circular Externa tendré fecha de corle ef 30 abril de 2018, con plazo maximo de reporte el 30 de junio de 2018, El siguiente reporte, tendré como fecha de corte el 30 de abril de 2020, con plazo maximo de reporte el 30 de junio de 2020, El cuarto reporte tendra como fecha de carte el 30 de abril de 2022, con plazo maximo de reporte el 30 de junio de 2022; y asi sucesivamente,i . i uw, | PROCESO | ADMINISTRACION DE LA c601GO | GDFLO3 | Supersalud e 5 t | FORMATO | GIRCULAR EXTERNA VERSION 1 | 4.4 ANEXOS TECNICOS ARCHIVO TIPO GTOO1 Reporte de Implementacion del Cédigo de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP TIPO DE ENTIDAD ALA QUE APLICA: Empresas Promotoras de Salud, Empresas de Medicina Prepagada y Servicios de Ambulancia Prepagaca PERIODIGIDAD: Bienal FECHA DE CORTE: Para el reporte inicial es @! 30 de noviembre de 2017. Para los siguientes reportes es el 30 de abit (de 2078, 2020, 2022, FECHA DEL REPORTE: Para el regorte inicial 25 ¢! 15 de diciembre de 2017, Para los siguientes repories es el 30 de junio (de 2018, 2020, 2022, ...). Eiomente erent , , Longin) Registro 4 | taeteador | Atiburo beseipen Logis} Reale | Marre de a | mero do moda do acuerdo! CE one 1 pummes —|ietide | de Conducta y do Buen Gobemo 3 Numésicg TREE Tg eapuna vo" eo cana warn 2 reopmed | 22892989 | Se apunsia ex No se cunple' ext 0 | 1 Almumerien nodes |i reepcna ex No ape err 2 trode [Extecin [rasteanonceatipoanonsct inmate) 2000 | arumies 5. DISPOSICIONES GENERALES 5.1. DEROGATORIAS La presente Circular deroga ol Capitulo Cuarto "Cédigos de Etiea y de Buen Gobierno” del Titulo | “Disposiciones Generales” de la Circular Unica de la Superintendencia Nacional de Salud y todas aquellas disposiciones que le sean contrarias, en lo que respecta a las Enlidades Promotoras de Salud, las Empresas de Medicina Prepagada y las entidades que suministren Servicios de Ambulancia Prepagada, quedando vigente para fos demés tipos de entidades.ADMINISTRAGION DE LA, é | PROCESO GESTION DOGUMENTAT cODIGO | GDFLO3 supersaiud® FORMATO | CIRCULAR EXTERNA | VERSION 1 — 1 ee _- 5.2 VIGENCIA La presente Circular rige a partir de su publicacién y promulgacién, 5.3 CONTROL AL CUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR EXTERNA De conformidad con fo establecido en los articulos 130 y 131 de fa Ley 1438 de 2011, la inobservancia e incumplimiento de las instrucciones impertidas en la presente Circular, dara lugar al inicio de procesos administrativos sancionatorios, sin periuicio de tas responsabilidades disciplinarias, penaies o civiles que ellas conlieven y las sanciones que puedan imponer otras autoridades administrativas. Dado en Bogota, D.C., a los 3.0 JUN 2077 PUBLIQUESE Y CUMPLASE, a! NORMAN JULIO MUNOZ MUNOZ Superintondente-Wacional de Salud Proyecto Oscar Andiés Bepinoka Acuta~ Pofesonal Espeinizad Oleh de Metadologise de SuparsligyAnaiside Rage OF Bane Andrés Przpn rensact ~ isa Ohara de cr ae ‘Suparssien yAnsiss ee Eva Katherine Corrascal Cantily ~ Superintendenie Daleg&as pace fe Superusion fnstitaciongt Oe scout gots tte Sana eee ls Sean eee ets ie See Raa tml Senate by etch Bent Sana: epitaa’ rise Mera Se ete tat nun Suetare Soba tachaar sacar eee settee atten Nae seen Sia ¢ sows Eine Bate iu Gila ene me Ho na SASESHAES Eearemriiemancmang to

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