Tugasan 2: Menulis Esei II (1000 patah perkataan)

Pengurusan dan pelaksanaan majlis yang sempurna bukan sahaja dapat mencapai
matlamat dan objektif sesuatu majlis, tetapi juga dapat mengelakkan pembaziran
masa, kos dan tenaga.

Justeru, majlis yang berjaya adalah hasil daripada pengendalian majlis yang
berkesan serta mematuhi protokol dan etiket yang ditetapkan. Bincangkan.

Jawapan....

 Majlis merupakan perhimpunan awam yang bertujuan perayaan, pendidikan,

sosial, politik, sukan, pemasaran, reunion, kebudayaan dan sebagainya. Majlis juga
boleh didefinisikan sebagai aktiviti yang bersifat rasmi mahupun santai yang telah
disusun atur dan akan dilaksanakan oleh sebuah jawatankuasa bagi mencapai
sesebuah objektif tertentu. Terdapat beberapa jenis majlis iaitu majlis rasmi, majlis
rasmi dan formal, majlis rasmi dan tidak formal, majlis tidak rasmi, majlis tidak rasmi
tetapi formal serta majlis separa rasmi. Demi memastikan kejayaan sesuatu majlis,
pengendalian majlis perlulah berkesan serta mematuhi protokol dan etiket yang
ditetapkan. Perkataan protokol dikatakan berasal daripada perkataan Yunani iaitu
protokollen yang menggabungkan dua kata dasar, protos dan koll. Protos bermaksud
yang pertama manakala koll membawa maksud pelekat. Protokol adalah panduan
yang menentukan bagaimana sesuatu aktiviti patut dilakukan. Etika juga berasal
daripada perkataan Yunani, iaitu ethos yang bermaksud cara, rutin, kebiasaaan, adat
resam dan budi pekerti. Di dalam Islam maksud etika menghampiri dengan apa yang
digariskan di dalam perbicaraan akhlak Islam. Etika adalah suatu aturan yang dicipta
dengan tujuan untuk menjaga hubungan dengan orang lain agar terjalin komunikasi
yang baik dan akrab.

Pengendalian majlis yang berkesan sangat penting bagi mencapai kejayaan

bagi sesuatu majlis. Pengendalian majlis adalah mengenai persediaan yang perlu
dibuat untuk mengendalikan sesuatu majlis. Perkara pertama yang perlu dilakukan
adalah melantik jawatankuasa. Dalam melaksanakan sesuatu majlis, jawatankuasa
adalah penting. Jawatankuasa yang ditubuhkan akan bertanggungjawab dalam
pengendalian dan perjalanan sesuatu majlis rasmi. Jawatankuasa Majlis serta
Urusetianya perlu menjamin kelicinan pentadbiran majlis. Oleh yang demikian
Jawatankuasa Majlis perlu menyediakan Aturcara Pentadbiran Majlis. Selain dari itu
kerja-kerja yang akan dilaksanakan perlu mempunyai proses kerja dan senarai
semak. Jawatankuasa terdiri daripada jawatan pengerusi, timbalan pengerusi,
setiausaha, bendahari dan ahli-ahli. Perlantikan jawatankuasa ini perlu untuk
membahagikan tugas serta melicinkan perancangan dan perjalanan sesuatu majlis.
Antara peranan jawatankuasa ialah menyediakan kertas kerja untuk sesuatu
cadangan pelaksanaan majlis, pengumpulan maklumat dan penyelarasan maklumat
bagi menyediakan kertas konsep, menjadi urus setia mesyuarat dan mendapatkan
laporan mesyuarat, menyelaraskan pelaksanaan sesuatu majlis, memberi khidmat
nasihat kepada jawatankuasa dan melaksanakan semua arahan dan keputusan
jawatankuasa.

Pengedalian majlis boleh dibahagikan kepada tiga bahagian iaitu pra majlis,
semasa majlis dan pasca majlis. Jawatankuasa yang dipertanggungjawabkan perlu
memastikan perancangan dibuat secara teliti semasa pra majlis agar perjalanan
semasa majlis dapat dijalankan dengan jayanya. Samasa majlis sedang
berlangsung, jawatankuasa pelaksanaan perlu memastikan semua perkara yang
terdapat di dalam senarai semak dilaksanakan. Jawatankuasa pelaksana juga perlu
membuat keputusan dengan pantas sekiranya berlaku sesuatu di luar jangkaan.
Tindakan yang dibuat haruslah sesuai dan rasional semasa majlis berjalan. Antara
jawatankuasa yang ada semasa majlis berjalan ialah sambutan tiba dan balik,
penyambut tetamu dan lain-lain. Pasca majlis pula bermula setelah majlis tamat. Ahli
jawatankuasa perlu mengadakan mesyuarat bagi tujuan “post-mortem” atau
penilaian semula. Penilaian semula sangat penting untuk merekodkan segala
perkara yang berkaitan supaya dapat melakukan penambahbaikan dan dapat
menjadi rujukan pada penganjuran majlis yang akan datang. Seterusnya,
mengadakan majlis penghargaan untuk memberi penghargaan atau mengucapkan
terima kasih kepada semua yang terlibat di dalam menjalankan tugas. Akhir sekali,
semua pembayaran perlulah dilangsaikan dengan segera dan lebihan perbelanjaan
dikembalikan semula kepada pihak penganjur.

Protokol didefinisikan sebagai peraturan-peraturan yang telah diterima oleh

semua pihak, sama ada dalam hubungan hariannya dalam masyarakat atau dalam
pelbagai istiadat atau majlis yang rasmi dan yang bukan rasmi. Protokol bertujuan
mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan dan pengendalian majlis,
serta memberi penghormatan yang sewajarnya kepada seseorang.  Amalan-
amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adab berbual, adab makan, adab
berpakaian, adab duduk, berdiri adalah protokol yang kita amalkan. Protokol bagi
suatu majlis amat penting untuk dipatuhi. Hal ini kerana, kita perlu menjaga status
dan kedudukan orang-orang kenamaan. Perkara ini perlu dititik beratkan agar orang-
orang yang berkenaan diberi penghormatan dan pengiktirafan yang sewajarnya.
Selain itu, berinteraksi dengan baik. Dengan cara melakukan interaksi yang baik, kita
dapat menjaga sensitiviti dan perasaan orang yang menghadiri majlis. Seterusnya,
dapat memastikan keutamaan dan penghormatan diberi setimpal dengan jawatan
sorang VIP. Contohnya, jika tetamu VIP yang menghadiri majlis ialah seorang
menteri, maka panggilan yang berhormat adalah setimpal bagi VIP tersebut. Oleh itu,
untuk menjayakan sesuatu majlis protokol merupakan salah satu perkara yang perlu
diambil kira. Etiket sosial juga penting di dalam sebuah majlis yang berjaya. Hal ini
kerana, dengan etiket sosial ini kita dapat mengambarkan betapa murni baiknya
tatacara kita semasa bergaul di dalam suatu majlis. Di samping itu, dengan
mengamalkan etiket sosial di dalam majlis, kita dapat mengelakkan daripada
menyinggung perasaan mana-mana tetamu atau pihak yang hadir di dalam majlis.
Menjaga kemuliaan dan kedudukan seseorang yang menghadiri majlis.
Mengutamakan dan memuliakan tuan rumah atau penganjur majlis.

Akhir sekali, pengacara majlis atau MC (master of ceremony) memainkan

peranan penting dalam sesuatu majlis. Ini Kerana sesebuah majlis rasmi tidak boleh
bermula selagi pengacara majlis belum bersedia. Merekalah orangnya yang akan
membuat pengumuman, serta memberi panduan kepada tetamu yang mengambil
bahagian dalam majlis tersebut. Bukan senang untuk menjadi seorang pengacara
majlis. Ianya memerlukan daya kreativiti, serta kebolehan kita untuk bertutur dengan
lancar dan berkesan. Seseorang pengacara majlis perlulah bijak dalam mengenali
sesuatu majlis samada ianya berbentuk formal, tidak formal ataupun mengikut adat
istiadat. Mereka perlu menyelidik siapa tetamu yang akan datang (mengenali
audiens), untuk memastikan bahasa yang akan digunakan adalah betul. Seterusnya,
mempunyai persediaan dari segi mental, fizikal serta skrip yang lengkap. Seseorang
pengacara tidak boleh datang mengacara majlis dengan mood tidak baik dan
monyok. Terlebih ceria juga tidak digalakkan sama sekali. Sekiranya perlu menjadi
pengacara majlis yang dihadiri oleh golongan VVIP, lenggok bahasa yang digunakan
mestilah betul. Pengacara juga perlu mempunyai intonasi yang lunak dan sedap
didengar dimana ianya merupakan antara kriteria yang penting. Justeru, dalam
menghadapi saat genting seperti ini, pengacara majlis perlu sentiasa sabar agar
majlis dapat berjalan seperti yang telah dirancang sebelumnya. Selain itu,
berpengetahuan tentang Etiket dan Protokol. Seseorang pengacara majlis haruslah
faham tentang segala jenis tatacara imej, adab serta peraturan berprotokol seperti
susunan hormat, susunan tempat duduk, cara berdiri dengan betul, cara berdiri
didepan rostrum, cara berpakaian, cara berbahasa, dan sebagainya. pengacara
majlis juga tidak boleh terlalu gemuruh. Menjadi lumrah semua orang untuk
mempunyai perasaan gemuruh dan ianya terbentuk secara semulajadi. Namun,
ianya haruslah dikawal serta tidak menampakkan gemuruhnya anda ketika sedang
mengacarakan sesuatu majlis.

Kesimpulannya, untuk menjayakan sesuatu majlis jawatankuasa yang

mengendalikan majlis perlulah sentiasa merancang majlis dengan sehabis baik agar
majlis dapat berjalan lancar. Selain itu protokol dan etiket sosial juga perlu dititik
beratkan semasa merancang dan semasa menghadiri majlis supaya dapat
meminimumkan kesilapan semasa majlis berlangsung. Panduan-panduan protokol
dan etiket sosial harus diikuti agar majlis yang kita hadiri tidak diganggu oleh
ketidaksediaan kita dan juga agar tetamu-tetamu lain rasa selesa dengan kehadiran
kita.
RUJUKAN

Zuki bin Ali. (2014). Panduan Pengurusan Majlis & Acara. Kuala Lumpur: Jabatan
Perdan Menteri.

Encik Protokol . (2018). Peranan Pengacara Majlis Amat Penting. Diekses pada (18
Mac 2019).
http://m.utusan.com.my/rencana/forum/peranan-pengacara-majlis-amat-penting-
1.792912

Mohd Faiq Naqiudin. (2017). Aspek Protokol Dalam Pengendalian Majlis Perlu Dititik
Beratkkan. Diakses pada (18 Mac 2019).
http://isma.org.my/v2/aspek-protokol-dalam-pengendalian-majlis-perlu-dititikberatkan