Control de Costos de Alimentos y Bebidas I PDF

CONTROL DE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS | (e) yra ores ICCC mA un CML CTS REGO nace ER UR elec) eM Oe Rese) " Eine es ar ae ia se PE as SR » ay, 4 ieee = >~SERIE TRILLAS TURISMO El avance del turismo en el mundo, pero es- ppecialmente en los paises industrializados del rea occidental, ha propiciado ef surgimiento de estudios descriptivas y analiticas que pre- tenden explicar las caracteristicas esenciales de dicho fendmeno. Este no es solo de indole social y econémica, sino también de carécter cultural, ya que por medio de él, y de una forma agradable, es posible adquirir nuevos conacimientos y obtener experiencia inolvi- ables. La exgencia de analizar,sistematizar y planificar lo referente a la prestacién y el consumo de servicios responde a los requerimientos de crecimiento de este sector. Editorial Trllas, consciente de la trascendencia econémica que reviste para nuestro pais ~y para el resto de América Latina el desarro- lio de la industria turstica, ofrecea sus lectores tna serie de obras orientadas a impulsar esta actividad. Los autores, un destacado equipo de profesionales con gran experiencia en el campo, se proponen cubrir las necesidades de los estu- diantes y profesionales de las carreras de turis- ‘mo en sus niveles técnico y superior, asf como satisfacer la demanda bibliogrfica generada por el érea de capacitacién. Para lograrl, di- sefaron una serie de obras que cubren las ‘reas principales de a actividad turstica,CONTROL DE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS |CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS | Alfredo Youshimatz Nava TRILLAS @Catalogacién en ta fuente Yushmate Nave, Alredo Control de costos de almentos y bebidas |. ~ 2a ed. ~ Maco : Tas, 2006 (reimp. 2010) 166 pi; 24cm, incuye incices (SBN 978.-968-24.7275.6 1. Alimentos - Industria y comerco. 2. Bebidas. 5 Contra de costes. If D- Gal 0681Y392c {C-HFS6B6-FOI6VE2 4277 ‘CONTROL BF COSTOS OF ‘AUMENTOS ¥ BEBIDAS 1 ‘son propiedad elector Finguna parte de ‘tz obra puede ser reproducida 0 vasmtida, medante ningun stema o método,electrénico 0 mecénico (nckuyendh e! fotocopiado, la grabacién (© cualquier sistema de secuperaoin y ‘imacenamento de ivorrmacssn, ‘sn consentimiento por escrio del editor Derechos resensados © 2006, faitonalTtas, 5A. de CV Divisién Acminetratve ‘Au. Rio Churubusco 385, Col Gal Pecro Mara Anaya, CP.03540, Ménco, D. F Tei 56884255, FAX 56041 364 Destin Comercial Calzada ce a Vga 1132 €P.09459, Meco, 0. F Tel, 56350995, FAX 56350870 Tienda e On etrillas.com. mx ‘Miembro de ta Cémara Nacional de 1a Industra Catv) ‘Reg. nim, 158 Primera edieiin HM (SEN 968-15-1575-8) eo) Segunda ecioén 5 San 978.968.26-72756 (Prevera pubcada por EdtotelTilas, 5.8. de C. V) +n) Reimpresién, 2010° Irmpreso en Ménco Printed in Hence_ Tengo la satisfaccién de prologar esta edicién de la obra Covzor ‘cosTos DE ArMeNTos y BeatDAS I, la cual ha sido reformada, de esta area, muy necesario para la “industria de la hospitalidad’. Es oportuno puntualizar que este nuevo trabajo va encaminado s Ia ensefianza-aprendizaje, tanto de profesores y alumnos de dife- niveles de educacién, como de personal que labora en hoteles taurantes; no obstante, puede ser de gran utilidad para quienes deseen conocer més Ia especialidad, toda vez que esta escrito de una manera clara y sencilla cone finde facili Ia nternalizacin de los Ta sedge del turismo se est apuntalando como un pilar de Por ello, este libro es imprescindible para el buen desempeno en area y, por ende, para la también llamada “industria sin chime- , no hay que soslayar que los ingresos generados en Ambito del sector, representan de 50 a 70% del total percibido or los hoteles, los cuales son la columna vertebral de la actividad En 6pocas de austeridad es menester que se optimicen los recur- os de las diversas dreas de una empresa, de tal suerte que la mis- na sea menos vulnerable a los avatares del mundo globalizado. La esente obra ofrece al elemento humano que maneja o manejard 5Jos destinos de esta divisién, los conocimientos fundamentales que Je permitan contribuir con ese equilibrio. Portanto, espero que este trabajo sea un escalén mAs en el exitoso ascenso que el profesor Youshimatz inicié aftos atrés con la publica~ cidn de obras de indudable interés para el sector turistico. Segura- mente, CONTROL DE cosTos DE ALIMENTOS ¥ BEBIDAS I, lograré rebasar los objetivos de la edicién anterior, pues su contenido se ha nutrido con Ja basta experiencia de su autor, a quien envio mis sinceras felicita clones a nombre del gremio hotelero por seguir incrementando los conocimientos que impulsan el dinamismo y profesionalizacién de nuestra querida actividad: el turismo, la industria de la esperanza. Cordialmente Lic, Mrovet, Torruco Marques 6 rectocoSO DE ESTE LIBRO Esta nueva edicién de Conrrot pe costos DE ALIMENTOS ¥ BEBIDAS I, -concibié como un recurso facil de usar para el profesor, as{ como ara él estudiante o lector, pues facilita la planeacién y seguimiento Fe cases y rec tices mesconarion para on clon ie Gate ce efianza-aprendizaje. La presente obra es una creacién del profesor Alfredo Youshi- stz Nava, autor de varios libros para la especializacién de la hote- asf como manuals para diferentes insttucioneseducaivas Cada tema se respalda en el programa de estudios, en el cual se izan los detalles, seguimiento, explicacién, ejemplos y précti- para la materia, lo que hace mds facil cada sesién; ademés, los s podran prepararse anticipadamente y al profesor le facili- Smpatir su e&tedre, ya que ambos conoeerdn y hablardn lsRESPALDOS, Este est disefiado incluso con dibujos, formatos, diagramas, organigramas, etc., con el fin de facilitar el proceso enseflanza-aprendizaje. Se recomienda que, para ampliar sus contenidos, el profesor efecttie acetatos, diapositivas, videos, cintas, hojas de rotafolio, pre- sentaci6n por computadora, proyector de cuerpos opacos, bibliografia especializada, etoétera. ACTIVIDADES EN CLASE, 1. Las actividades serdn determinadas por el profesor y respaldadas utilizando este libro, lo cual acrecentara la participacin del estudiante, ademas de proporcionarle informacién, variedad y actividades, ya sea en forma individual o en grupos, para casos de estudio y prictica, lo que redundaré en beneficios para el estudiante. En cuanto al profesor, le daré pautas para evaluar sus participaciones en clase. 2. Alempezar cada sesién no olvidar la presentacién del objetivo de la misma, para que al terminar se verifique si éste se alcanz6. 3. Enterar a los alumnos acerca de la importancia de preparar la clase, para lo cual deberan repasar en sus casas la tiltima cétedra que se les imparti6. 4. Al principio de la sesién, se levard a cabo un repaso répido de lo visto en la tiltima clase, para reafirmar Io aprendido, verificar dudas, apuntes y participacién por parte del alumno. Se sugiere utilizar el sistema “lluvia de ideas” por ser el més gil PARTICIPACION DE LOS ALUMNOS EN CLASE Se debe animar a los alumnos para que participen activamente encada sesion, teniendo cuidado de ir directamente al tema, minimi- zando las discusiones que no se relacionen con la materia o con la clase. El profesor podra tomar en cuenta esta participacién para efecto de sus calificaciones, considerandola para sus alumnos como una motivacién cuantitativa. Asi, los alumnos podrén participar en la preparacién de la clase, segtin lo sefialado en los respaldos de este libro con los trabajos que el profesor sefiale, ya sea individualmente o en equipos. 8 neomconUSIONES Elfin que se busca con lo anteriormente expuesto es lograr : mayor identificacién del profesor con los alumnos y viceversa, debido aprovechamiento del sistema dle ensefianza-aprendi- En el caso de los lectores particulares que no sean estudian- tomardn en cuenta los conceptos anteriores, pues sirven de ss, tanto para los profesores como para los alumnos.Uso de este libro, 7. Componentes, 7. Respaldos, 8. Actividades en clase, 8. Participacién de los alumnos en clase, 8. Conclu- siones, 9. 1, Introducci6n al estudio del control de costos y su importancia en hoteles y restaurantes ‘Tema 1. Areas de venta de alimentos y bebidas en los hoteles, 19. Tema 2. La importancia del Departamento de alimentos y bebidas como fuente de ingresos en comparacién con el De- partamento de habitaciones, 20. Tema 3. Gréfica para mostrar Jos ingresos o ventas de un hotel y las divisiones que las generan, 21, Tema 4. Consecuencias que se originan en alimentos yy bebidas como principal generador de ingresos en el hotel, en comparacisn con el area de habitaciones, 22, Tema 5. Resu- miendo todo lo visto anteriormente, se podran determinar las conclusiones, 23, Tema 6. Evaluaciones del profesor, 24. Unidad 2. Ubicacién del puesto de contraloria de costos de alimentos y bebidas dentro del organigrama de un hotel ‘Tema 1. Presentacion del organigrama de un hotel tipo para ubicar al Contralor general y al Contralor de alimentos y be- Didas, 27. Unidad 3. El uso del sistema administrativo Hamado ciclo de control ‘Tema 1. F1 ciclo de control, 35. Tema 2. Aplicacién del ciclo de control, 36. Tema 3. Diagrama de flujo del ciclo de control, 37. 15 7 BETUnidad 4, Objetivos del Contralor de alimentos y bebidas y sus funciones diarias, semanales y mensuales 39 ‘Tema 1. Introduccidn a las funciones, 41. Tema 2. Funciones generales del Contralor de alimentos y bebidas, 42. Tema 3. Funciones diarias del Contralor de alimentos y bebidas, 44. ‘Tema 4. Funciones semanales del Contralor de alimentos y bebidas, 47. Tema 5. Funciones mensuales del Contralor de alimentos y bebidas, 48. Unidad 5. Requisicién de mercancias en el almacén 31 ‘Tema 1. Presentacién de un diagrama para mostrar cémo fun- ciona un almacén de hotel para requerir y despachar mercancias, 53. Tema 2. Divisin de los alimentos y bebidas, $4."Tema 3. Requisicién de los productos perecederos, 55. Tema 4, Re- quisicién de los productos no perecederos, 59. Tema 5. Requi- siciones para restaurantes, 63. Unidad 6. Compras 65 ‘Tema 1. Importancia del Departamento de compras en un hotel orestaurante, 68. Tema 2, Organigramas para ubicar el Departa- mento de compras en un hotel o comprador en un restaurante, 68. Tema 3. Caracteristicas del Gerente 0 Jefe de compras, 70. ‘Tema 4. Funciones del comprador, 71. Tema 5. Centralizacién de las compras, 72, Tema 6. Politicas de compras, 73, Tema 7. Especificaciones estindar de compras, 75. Tema 8. Ordenes de compra, 79. Tema 9. Diagrama de flujo que sigue un requerimiento de alimentos y bebidas, 82. Unidad 7. Recepeién de mereancias 8s ‘Tema 1. Recibo de mercancias, 87. Tema 2. Modificaciones en las facturas o remisiones, 91. Tema 3. Reportes diarios de mercancfas recibidas, 93. Unidad 8. Almacenaje de mercancias 99 ‘Tema 1. La importancia de los almacenes como factor determinante en el control de costos en los alimentos y bebidas, 101. ‘Tema 2. Normas por seguir para el comprador para efecto del almacenamiento de los insumos, 103, Tema 3. Temperaturas de las mercancfas, 103. Tema 4. Indicaciones para el almacenaje de productos perecederos, 104. Tema 5. Control de temperaturas en cémaras y aparato de refrigeraci6n y congelacién, para almacenamiento de alimentos, 106. Tema 6. Congelado y descongelado de las carnes, 107. Tema 7. Sistema de control de canes y otros, por medio de etiquetas, 109. Tema 8. Sistemas para el almacenaje de los productos no perecederos, 115. Tema ‘9, Determinacién de claves para las mercanctas, 118. Tema 10, 12 neoxeooowrmace‘Sistemas para el almacenaje de bebidas, 120. Tema 11. Obser- _yaciones sanitarias en el almacén, 121. Tema 12. Procedimien- “tos para los controles del almacén, 122. Tema 13. Registros de ‘los movimientos de mercancfas, 123. 9, Salidas de almacén “Tema 1. La importancia de las salidas del almacén para cono- el costo bruto, 131. Tema 2, Horarios de entrega, 132. Tema Recibo de solicitudes por anticipado, 132. Tema 4. Firmas autorizadas, 133. Tema 5. Formato para el despacho de mer- ‘eancfas, 133. Tema 6. Control numérico del formato, 136. Tema 7. Costeo del formato, 137. Tema 8. Afectacién del kardex 0 ‘sistema y tarjetas de almacén, 137. Tema 9. Libros de costos -auxiliares para concentrar las salidas de almacén, 138, Tema 10. Control de las mercancias de uso inmediato, 140. Tema 11. Prictica, 140. 10. Controles para la produccién de alimentos “Tema 1. Control de produccién diaria en las eocinas, 143. Tema 2. Controles en carnicerfa, 144, Tema 3. Mermas y desperdi- ‘cios, 144, Tema 4, Manejo. adecuado de los sobrantes de pro- duccién, 145, Tema 5, Consumos de alimentos sin control por cel personal de las cocinas, 145. Terna 6, El almacenaje de las " mercancias en la cémara de conservacién o refrigeradores de las cocinas, 146. 11, Reportes diarios de costos de alimentos ‘Tema 1. Importancia de los reportes de costos, 149, Tema 2. Los diferentes reportes de costos diarios, 150, analitico Inovce De conrmeDo 129 141 147 155 187 13Al tratar el tema de alimentos y bebidas, se presenta un conjunto actividades que deberan ser desarrolladas por personas altamen- calificadas en cada una de las divisiones con las que cuenta esta ea, dado que en muchos hoteles es la principal fuente de ingresos upera la que corresponde a otro tipo de ventas, tales como habi- aciones, etc. De ahf la importancia de su manejo en forma eficiente profesional, ya que en caso contrario se mermaran, de manera erable, las utilidades del hotel o empresa, El Departamento de control de costos de alimentos y bebidas es parte vital de la organizaci6n, pues a través de un analisis de costos, 9$ altos ejecutivos podrén tomar decisiones para alcanzar el objeti- go deseado. Para llevar a efecto lo anterior, es necesario contar con an experto en la materia: el Contralor de costos de alimentos y bebidas (CAB), quien llevaré a cabo, en forma de supervision y control, | desarrollo de la operacién de alimentos y bebidas. Con esto se iferentes compafifashoteleras, companias cue mentacién para industrias y hospitales, elaboraci6n de programas cdtedras en universidades, escuelas superiores y especializadas, ;puntes, libros y manuales de hoteles, analiz6 y escogié los temas, 15formatos y sistemas que determinan la metodologia del aprendizaje, asf como lograr una mejor comprensién de este tema. Por tanto, no se pretende que este libro sea suficiente para implan- tar sistemas de control de costos de alimentos y bebidas en un hotel o empresa sino que, con base en é1, se generalice el sistema y sirva como obra de consulta en cuanto a sus formatos, temarios y reco- ‘mendaciones, asi como de base al estructurar o definir un sistema de control de costos de alimentos y bebidas, haciendo notar que es titil consultar el libro Cowrrot ne cosros DE ALIMENTOS ¥ BEBIDAS II, para asi tener un mejor respaldo, ya que éste contiene temas complementa- rios muy interesantes que seran de gran ayuda para los lectores. 16 emoovocssSduccién al estudio del control de costos y su importancia en hoteles y restaurantes Lanecesidad del CAB, dentro dela industria hotelera, sera de acuer- 3con la magnitud del hotel, en cuanto a los servicios con los que éste enta para satisfacer las necesidades y gustos de los huéspedes en el fea de alimentos y bebidas. Enalgunos hoteles, esta actividad a desarrolla el Gerentede alimen- y ae ie Jo cual debera tener los conocimientos necesarios, “Otros hoteles cuentan con una gran variedad de centros de consu- ‘de alimentos y bebidas como son: restaurantes, cafeterias, eventos, bares, centros nocturnos, discotecas, eteétera. __En los casos mencionados la presencia del CAB es indispensable, e 50 necesitara ayudantes para poder llevar a cabo un control efi- profesional de los movimientos para la operacién de alimentos~ CONOCIMIENTOS PREVIOS ‘* Conocer los diferentes departamentos que tiene un hotel chico, ~ mediano y grande, principalmente: alimentos y bebidas. I Areas de venta de alimentos y bebidas en los hoteles. Hoteles chicos Hoteles medianos Hoteles grandes Alimentos Cafeteria o mini Cafeteria Dos CafeteriasHoteles chicos | Hoteles medianos | Hoteles grandes | Alimentos i Restaurante | Ties restaurantes con diferentes especialidades Eventos especiales | Eventos especiales | Room service Room service (24 horas) Bebidas Posible bar (en algunos | Lobby bar casos se concesiona) | Bar ‘Tres bares | Discoteca Dos discotecas Centre nocturno | Dos centros nocturnos Sugerencias 1, Analizar'y concretizar por promedios, las capacidades de habitaciones de cada una de las tres divisiones anteriores, con investi- gaciones en: SECTUR y la Asociacién Mexicana de Hoteles y Mo- teles, asi como las areas de venta con las que cuentan. 2. Hacer notar que mientras més grandes sean los hoteles, las areas de venta de alimentos y bebidas se incrementan para poder satis facer las necesidades de los huéspedes. 3. Insistir al alumno respecto de la importancia de la afluencia a las dreas de venta de clientes que no son huéspedes, es decir, de fuera, lo cual incrementaré en gran forma los ingresos del De- partamento de alimentos y bebidas. Tema 2 Lo importancia del Departamento de alimentos y bebidas como fuente de ingresos en comparacién con el Departamento de habitaciones. En un hotel de 500 habitaciones, sélo podran ingresar las rentas de estas habitaciones, no mais; por tanto, el ingreso esté limitado al niimero de las habitaciones con las que cuenta. 20 unanaos. srmcoucaen at esrunso Dn. cONTRDL DE COSTESélimismo hotel las areas de venta de alimentos podrta decir \\ @) ;no estén tan limitadas como en habitaciones, pues se puede r gente a los bares en caso de que los restaurantes estén llenos, yodrén agregar mesas y sillas; en caso necesario, cabe la posi- de implementar otras areas de venta como son los jardines, yssalones de banquetes pequetios, ademas de aumentar los de operaciones de las Areas, etcétera. Gréfica para mostrar los ingresos © ventas de un hotel y las divi- ‘que las generan, ures 7% Habitaciones 40% 41.1. Representacibn del total de ventas, es decir, 100%. El concepto otros incluye: * Cambio de moneda, * Tintorerfa y lavanderia. '* Otros ingresos, etcétera, Lo anterior nos muestra la posici6n del departamento de Alimen- os y bebidas en cuanto a generador de ingresos, y esto aumenta en oteles mas grandes, ya que contaran con mas areas de venta, es de- alimentos y bebidas. Teas ncaesosoverasoeunora — 21@ Consecuencias que se originan en alimentos y bebidas como principal generador de ingresos en el hotel, en comparacién con el érea de habitaciones, Personal que se emplea como ama de Ilaves, para tener lista la habitacin desocupada para su venta inmediata, I, Camarista, cpor qué? Los alumnos podran aclarar IL. Mantenimiento, gpor qué? _el porqué, de acuerdo con IIL. Supervisora de piso, ¢por qué? sus funciones en cada IV. Roperfa, epor qué? puesto. En cambio, para preparar un platillo fuerte para su venta en un Grea de venta (véase fig. 1.2). ¢Cudnto personal se necesitars? ‘Area reparation Area desersiis Hf ‘Are odminseativa { 3.Cajero. : i chef jecutio. f Lcomprador, 2 Chet deren P Palmacenista 4 Gocinere de mess ra. 5 4. Gocinero de mesa caliente, 5 Cocinero de parla. 6 Cocinero de salsas. 7. Gamnicero. 4 Fanadero, Figura 1.2. Personal que interviene en la preparacién de un platilloruerte. Sugerencias 1. Determinar las funciones generales de cada uno de los puestos anteriores con la participacién de los alurnnos y la coordinaci6n del profesor, tanto de ama de laves como de alimentos. 2. Concientizar al alumno en cuanto a la separaciGn del personal 22 unuoao 1 nermoouocion aL ESTUDIO Del CONTROL DE CosTOS‘4reas dentro de alimentos para, posteriormente, hacer el orde un restaurante. profesor preguntaré qué pasarfa si esa habitacién que se arre- giG, no se vendiera. Los alumnos contestaran sus puntos de vista, jero pensando que tinicamente no le pasaria nada, pues est her éticamente cerrada, ademas de no percibirel ingreso correspon- te. profesor preguntar4 en comparacién, qué pasarfa si el plati- ‘mencionado no se vendiera, Los alumnos intervendran expo- 44) El personal responsable tendr que conservar los materiales que se utilicen en ese platillo para evitar su descomposicién, +) Se podrin reutilizar, ya sea en su estado original o en otra pre- paraci6n: por ejempio, si el platillo contiene papas al homo o papas al vapor, éstas ya no se podrén usar en esa forma para el dia siguiente; el chef en estos casos las convertiré, como suge- rencia, en una crema parmentié, sopa de papa y poro, etcétera. ¢) El profesor enfatizara que los productos no se deberdn tirar, ya que tienen un valor econémico; por tanto, deshacerse de ellos serfa tirar dinero y en control de costos esto no se permite, Cabe mencionar que si en un momento, algdn ingrediente muestra que no esta en buena condicién, se tendré que desechar para evitar algdn problema con los clientes. 4) Eluso, cuidado y buen manejo de dichos productos requiere que el personal responsable sepa cémo darles un buen uso y manejo para evitar tener que desecharlos. Resumiendo todo lo visto anteriormente, se podrén determinar las jones siguientes: a) Controlar, vigilar y supervisar a todo el personal que esta involucrado en el manejo de las mercancfas para evitar malos uusos, sustracciones y desperdicios que se originan al desechar alguno de ellos. b) Determinar sistemas, procedimientos y controles para evi- tarlos. ) Lograr que la operacién de alimentos esté dentro de los pre- ‘supuestos. ras concumonss 23Hasta el momento, solamente nos hemos referido a los alimentos, pero falta lo correspondiente a bebidas, lo que aumenta la com- plejidad y problemstica de supervisar a la gran cantidad de personal involucrado en el manejo, uso y venta de estos dos rubros. Debido a dicha problematica, la hoteleria determina crear el pues to 0 area de Control de castos de alimentos y bebidas para llevar a cabo los objetivos de lograr una operacion sana y redituable del De- partamento de alimentos y bebidas, generador de los mayores ingresos del hotel. Cabe aclarar que en términos casi generales, hasta el momento lo escrito se dirige a hoteles, pero se recordar que estos cuentan con. reas de venta de diferentes tipos y especialidades, de las cuales se podran escoger los que se requiera para el estudio de la industria res- taurantera. Ademis, es mejor exponer en términos macro y asi cada lector o estudiante retomard lo que le interese para su especialidad en forma micro. Tema 6 Evaluaciones del profesor. Es importante recordar la participacién del alumno durante la sesi6n, para verificar el grado de retencién y entendimiento del tema, con el fin de que el profesor se evahie a sf mismo y, en un momento dado, modifique su exposicién y la respalde més ampliamente, ‘La motivacién del alumno es importante para su participacién en clase. Una motivaci6n es que el profesor mencione un puntaje que se daré a cada alumno el cual ayudar en sus calificaciones. En el caso de alumnos no muy dados a participar, se debe alen- tarlos y motivarlos, haciéndoles preguntas directas y simples para facilitar su participacin. 24 eyean merncovocen at estunto om, CONTROL DE COsTOS:Ubicacién del puest# de contraloria de costos de alimentos y bebidas dentro el organigrama de un hotel‘+ Manejo de organigramas de diferentes hoteles. * Importancia de un organigrama en una empresa. * Partes que lo componen. ‘* Definir el sistema staff * Leer este libro. DESARROLLO DE LA UNIDAD Presentacién del organigrama de un hotel tipo para ubicar al Con- or general y al Contralor de alimentos y bebidas. 271, Para situar al Contralor general, al Contralor de alimentos y bebidas yal Jefe de compras y almacén de un hotel tipo (véase fig. 2.1). 2. Determinar en forma somera las funciones del Gerente general y del Subgerente, junto con los alumnos para que sirva, como recordatorio. 3. Analizar el puesto de Contralor general y su importancia dentro de otro tipo de empresas y dentro de los hoteles, acentuan- dosuespecialidad yresponsabilidaden:administraci6n,conta- \( bilidad, economia y finanzas. Cabe sefialar que en la mayoria de las empresas este puesto lo ocupa un, ico 0 rs anu eda ser ce a eG opcién. Dentro de sus funciones, ademas de las antes sefiala- | Rea § = Figura 2.1. Organigrama para ubicar al Contralor general, al Contralor de alimentos \ybebidas y al Jefe de compas y almacén, 28das, esté elaborar los presupuestos de operacién de la empresa con la autorizaci6n del Gerente general; posteriormente, vigilar que nadie se salga de dichos presupuestos en todos los departamentos del hotel, asi como la responsabilidad de sal- vaguardar los activos de la empresa en términos generales. }. Crear el puesto de Contraloria de costos de alimentos y bebidas. Debido a la necesidad y a la especializacién que se requiere, el Contralor general delega esta responsabilidad a un especialista: el Contralor de alimentos y bebidas. En las figuras 2.1 y 2.2 se presentan organigramas de ubicacién dentro dela empresa. Figura 2.2. Detale del Departamento de alimentos y bebidas del organigramea general 2910. . Analizar las funciones del Contralor de alimentos y bebidas (CAB), haciendo referencia de sus responsabilidades de salva- guardar los activos de la empresa respecto de los alimentos y bebidas Gnicamente. Hard un reporte a su jefe inmediato ‘superior, al Contralor general y a la vez informaré de sus movimientos y controles al Gerente de alimentos y bebidas para tomar decisiones. . Hacer mencién de su posicién de staff ante el Gerente de alimentos y bebidas y las éreas de venta del departamenio, lo que significa ser un especialista que asesora, pero no tiene mando directo. Ejemplo: Al revisar las porciones de filete de res en la carnicerfa de un drea de venta, se da cuenta de un error de mas y lo que hace el CAB es reportar a su jefe inmediato superior e informar al Gerente de alimentos y bebidas, para que éste tome decisiones y acciones con el fin de evitar el error en futuras ocasiones. . En el caso de los gerentes departamentales, con excepcién del Gerente de alimentos y bebidas, no hay necesidad de verificar sus funciones ya que, en primer lugar, no correspon- deré a la materia y, en segundo lugar, el alumno los deberé conocer. . Verificar el puesto de Asistente del gerente de alimentos y bebidas. ). Analizar las funciones del Chef ejecutivo y del Jefe de bares, haciendo mencién que estén a cargo del area de elaboracién de alimentos y bebidas, respectivamente, pero aclarando que existe en cada érea de venta un gerente responsable (fig, 2.3). El organigrama de un restaurante corresponde a uno que est dentro del hotel. En el caso de uno que sea independiente, es decis, fuera del hotel, los cambios se harn en el rea administrativa (véanse figs. 2.4 y 2.5). 30 reap 2 umcacion ne ruesto ne coxTHALORIA,‘TEMA 1 mresmiTAciON De oncAMCAAMA DE UNHOTE, — 31 gura 2.3. Organigrama de un restaurante del Departamento de alimentos y e ‘i bidas de un note1 Pastolere) <2 Parrllers « Sracteenend! Snactienand Figura 2.4, Organigrama tipo de un restaurante independiente, Figura 2.5. Organigrama del Departamento de contraloria de costos de alimentos y bebidas 32uss del sistema administrativo llamado ciclo de control(CONOCIMIENTOS. PREVIOS * Saber los puntos basicos del proceso administrativo, * Conocer el significado de la planeacion y sus diferentes tipos. * Saber acerca de la operacién de alimentos y bebidas. a) ‘CAB para realizar sus controles. b) Las divisiones del ciclo de control son las siguientes: 35* Planear. Es decir, determinar los sistemas, procedimientos y tiempos por utilizar, para lograr el objetivo del control de costos. * Comparar. Durante un tiempo determinado se comparan los resultados reales con los planeados. *+ Corregir. Con base en lo anterior, se modificara o enrique- ceré lo planeado; y comenzar asf otra ver el ciclo. c) El profesor ampliard los pasos anteriores con ejemplos, preguntas y conchusiones (fig. 3.1) Figura 3.1. Cicio de control Tema 2D Aplicacién det ciclo de control. Para el Contralor de alimentos y bebidas, el ciclo de control seré de gran ayuda para el logro de los objetivos al llevar a cabo la supervision de: Requisiciones, Recibo de mereancias, Almacenaje. Salidas de almacén Elaboracion de alimentos y bebidas. Ventas. Reportes de costos. SNORE 36 eran uso pet sve aounnsTRaTTVODiagrama de flujo de! ciclo de control, del diagrama. Su creacién es determinante para que el ‘tenga las bases en cuanto al conocimiento de los pasos por ‘para llevar a cabo la contralorfa de costos, indicandole dénde y dénde termina, lo cual evita confusiones y logra unificar diarias, semanales o mensuales. programa de estudios de esta asignatura se basar precisa- se en este diagrama, por lo que el profesor dar4 énfasis en su en- haciendo participar a los alumnos para lograr su aprendi- Figura 3.2. Diagrama de ftjo para el controt de costos. 37Objetivos del Séntralor de alimentos y bebidas y sus funciones diarias, semanales y mensualesSaber acerca del ciclo de control. * Dominar el diagrama de flujo del ciclo de control. Leer y estudiar la bibliografia especifica. I. introducci6n a as funciones, 1. Objetivos del Contralor de costos de alimentos y aa) 4) Llevara efecto el control de costos del Departamento de alimentos y bebidas, por medio de técnicas y procedimientos planeados para estar dentro de los presupuestos de la empresa. 418 b) Por medio de sistemas y procedimientos determinados en las reas de alimentos y bebidas, el Contralor de costos supervi- sard y reportard todos los movimientos de las mercancias dentro de la empresa, con el fin de que estén dentro del presupuesto. 2. Funciones del Contralor de costos de alimentos y bebidas. ‘Cabe aclarar que las funciones que se verén a continuacién son generales y basicas en hoteles, las cuales se podran adaptar para restaurantes o cualquier otro tipo de empresa dedicada a la opera- cién de alimentos o bebidas. Ademas, se podran aumentar o disminuir de acuerdo con las necesidades particulares de cada negocio. Se sefialardn los enunciados tinicamente con el fin de que el profesor los analice de acuerdo con la bibliografia especializada. Las funciones se determinarén por dreas de control, es decir, sepa- rando las de alimentos y las de bebidas. Tema 2 Funciones generales de! Contralor de alimentos y bebidas. Respecto de las funciones basicas para la operacién del Depar- tamento de alimentos y bebidas, la responsabilidad del Contralor es supervisar y controlar cada una de ellas, para un mejor rendimiento, menor gasto y mayor beneficio econémico. A continuacién se hace un andlisis de los pasos que debe seguir el CAB en sus funciones generales, tomando como base el diagrama del ciclo de control (véase fig. 3.1, pag. 36). 1. Requisiciones del almacén. a) Supervisa las necesidades de los almacenes de alimentos y bebidas, de acuerdo con los minimos, maximos y existencias establecidas. 5) Verifica que los formatos de requisicién estén autorizados con las mercancias debidamente determinadas con base en las especificaciones esténdar. 2. Compras. @) Ser responsable de que se leven a efecto las politicas refe- rentes a esta Area, as{ como su objetivo. 42 memos omemosnn comatonInterviene en la realizacién de los estandares de compras. Revisa que las érdenes llenen todos los requisitos y estén debidamente autorizadas para su entrega a los proveedores. Recepcién de las mercancfas. Revisa que las basculas funcionen con exactitud. ) Verifica que las mercancias recibidas estén pesadas, contadas y revisadas adecuadamente. ») Verifica que la mercanefa recibida esté de acuerdo con las 6r- denes de compra en cuanto a cantidad, calidad y precio, aspectos que deberin coincidir con las facturas o remisiones del proveedor. Revisa que las facturas o remisiones estén firmadas y sella- das por el recepcionista al término de su revisién y acepta- cién. ¢) Conbase en las facturas revisaré que los informes de mercancfas recibidas contengan los precios unitarios debidamente calculados, asf como el detalle de cada factura o remision y ‘su totalizacion. 4. Almacenamiento de las mercancfas. 4) Supervisa la adecuada distribucién de los alimentos y bebidas en sus respectivos lugares de almacenamiento. ) Para evitar pérdidas por descomposici6n de mercancias, verifica que estén en las temperaturas adecuadas y que se usen Jas técnicas de conservacién y manejo de las mismas. ) Verifica las técnicas para el congelamiento de las carnes. 4) Revisa que se leven a efecto los controles de las carnes por medio de sus etiquetas de inventarios perpetuos. 5. Despacho de mercancfas. 4) Verifica que los productos del almacén salgan Gnicamente por medio de documentos debidamente autorizados y establecidos, ) Revisa que los despachos de mereancias se hagan dentro de los horarios prefijados. c) Efectia revisiones para que la rotacién de mercancias sea adecuada y se eviten pérdidas. vows rucomscmemusoe common 436. Produccién y elaboracién de alimentos y bebidas. a) Supervisa las porciones, guarniciones y presentacién de los platillos, con base en recetas esténdar. b) Revisa las cmaras de conservacién para verificar silos alimentos se manejan adecuadamente. ¢) Supervisa la elaboracién de platillos con base en los formatos de 6rdenes de produccién. d) Revisa que el carnicero prepare los cortes y porciones previamente determinados. ) Supervisa que los alimentos de los empleados se elaboren segtin lo establecido. f) Verifica en los bares el manejo de las porciones, presenta- cién y elaboracién de las bebidas con base en las recetas estandar. ) Efecttia pruebas de calidad en las botellas de costo alto. 7. Ventas de alimentos y bebidas. 4) Se cerciora de que toda salida de alimentos o bebidas esté amparada por comandas o cheques-comandas debidamente registrados. b) Efecttia 0 supervisa la rotacién de platillos de la carta o mend. ¢) Verifica que las cortesias, consumos de ejecutivos, intercambios y descuentos estén dentro de las normas establecidas. Tema 3 Funciones diarias de! Controlor de alimentos y bebidas. Control de alimentos 1. Coteja facturas de alimentos. Verifica las facturas contra las, 6rdenes de compra, para que ambas coincidan en productos, cantidades y precios unitarios, asf como los totales, 2. Compara los alimentos recibidos con el reporte de mercancias recibidas. La mercancia recibida deberd estar debidamente anotada en el informe con las facturas correspondientes anexadas a él. 3. Revisa los costos unitarios de las facturas. Se supervisan los costos totales de cada producto més impuestos, fletes, ete., ysse dividen entre el niimero de unidades de cada producto. 44 cua ommnvos pet conmmation|. Totaliza los alimentos recibidos, cuadrando el formato. ‘Los costos unitarios se multiplican por el ntmero de unidades, obteniéndose el costo total por producto, éstos se suman para totalizar todos los alimentos recibidos, los cuales debersin coincidir con el total de las facturas o remisiones. 5. Afecta en el kardex o al sistema los alimentos recibidos. De acuerdo con lo recibido, afectaré las tarjetas de kardex, haciéndolo tanto en unidades como en valores y verifican- do el precio unitario. 6. Coteja los precios de la carne recibida con las etiquetas de carne. Las cares tienen un documento adicional que es la etiqueta de carnes. En ésta se verificara el precio unitario del tipo de carne a la que pertenece con la factura o remisin correspondiente que estaré anexada al informe de mercancfa recibida y a su factura. 7. Valora las salidas de almacén. Esto se hace deacuerdo con el precio unitario que existe en las tarjetas de kardex con el sistema, 8. Costea las transferencias entre cocinas. Si por determinada raz6n y en forma eventual, alguna cocina necesita al- ‘iin producio para la elaboracion y el almacén se encontra- ra cerrado por estar fuera de horario, se debera expedir un formato llamado Transferencias entre cocinas previamente autorizado por el Chef ejecutivo. Este formato lo recibir el CAB para costearlo con base en los precios unitarios del kardex, 9, Determina el costo de los alimentos enviados a cocinas. De acuerdo con los productos utilizados en la cocina para la elaboracién de la comida de los empleados, el chef rinde un informe el cual lo manda al CAB, quién costearé o valo- rard con base en los precios unitarios que se encuentren en. el kardex. 10, Control de las etiquetas de carnes. Si sereciben carnes, verifica que las etiquetas tengan los datos correctos de acuerdo con las facturas al informe diario de mercancfas recibi das, y en caso de salidas de carnes, efecttia el movimiento en las etiquetas, ya sea total o parcialmente. 11, Elaboracién de reporte diario de los costos de alimen- - — >) tos. Efecttia la concentracién de todos los movimientos dela Cy operaciénde alimentos enn reporte para definirelcostoneto delovendido, para compararlo con lo planeado y determinar si se logré el objetivo y, en caso contrario, tomar decisiones. ‘wa 3 Funcones pamiasomcommmaicn 45,Control de bebidas iS Coteja facturasrecibidas. Verifica que las facturas oremisio- nes recibidas coincidan con las érdenes de compra, en cuan- to a productos, cantidades, calidades, precios, impuestos € importes totales. Calcula precios unitarios. Con los precios de caja se deter mina el precio por botella, al cual se le agregar lo correspondiente a impuestos, fletes, etcétera. . Totaliza los informes de mercancias recibidas. En el informe de mercanefas recibidas, verifica los totales que deberén. coincidir con la suma de las facturas o remisiones recibidas del dia. . Valora las salidas de almacén de bebidas. Con base en los precios unitarios de las tarjetas del kardex, o del sistema valora los productos enviados a los bares para conocer el costo bruto.. . Determina el costo de las transferencias entre bares. Como el caso de alimentos, es necesario efectuar la valoracién de los traspasos en bares y se costean con base en el kardex o en el sistema. . Costea los alimentos enviados a los bares. En caso de bo- tanas que requieran elaboracién, el CAB valora estos productos con base en la receta esténdar de dichos bocadillos y, cuando no sean claborados, se basaré en las tarjetas del Kardex o en el sistema; para este movimiento utilizar el formato de Transferencias. . Determina el costo de las bebidas enviadas a las cocinas. Cuando alguno de los bares envie determinadas porciones de bebidas o botellas abiertas, el CAB costearé dichos envios de acuerdo con su kardex o sistema, segin el formato de Transferencias. |. Prepara el reporte diario de costos de bebidas. Concen- tra el movimiento de operacién de bebidas en un reporte y asi determina el costo neto de lo vendido, tomando en cuenta la formula siguiente: Costo bruto (CB) menos: Créditos (C) e igual a: Costo neto (CI y con base en las ventas, determina los porcentajes.Determina el comparativo del valor potencial de ventas de bebidas con la venta real. Con base en los consumos y rendimientos de las bebidas y en los precios de venta, determina Jas ventas potenciales y las compara con las ventas reales y asi define las posibles diferencias. Funciones: mnb.. de alimentos y bebidas. trol de alimentos ( 4 . Efectia pruebas de porciones de Verifica que Jas porciones y cortes de carnes, aves, pescados y mariscos, sean las especificadas en las recetas estandar, asf como los rendimientos de los mismos. Verifica la rotacién de los abarrotes en los almacenes. Fi- sicamente revisard que la rotacién de los alimentos sea lle- vada a efecto tomando en cuenta el sistema PEPS (primeras entradas, primeras salidas) Control de bebidas ( D 1. Llevard a efecto pruebas de calidad en las botellas. Ya sea en forma personal o con el respaldo del Jefe de Bares, Maitre Ahétel (jefe de comedor), se efecttian pruebas Fsicas de sabor y calidad, en las botellas empezadas de alto costo que se encuentren dentro de los bares. 2, Revisa en los almacenes los marbetes de las botellas,Fisi- camente verifica que los marbetes estén bien colocados y en buen estado, ya que desde el punto de vista fiscal es bastante importante, pues puede ocasionar graves problemas al hotel. 3. Efectia revisiones en cuanto a la colocacién de las bote- Ilas. Verifica, en los almacenes, que la colocacién de las botellas de vino estén en forma horizontal y a temperaturas adecuadas, sobre todo en los casos de productos de alto consumo. ‘reuas runerowessrmanatsspatcontmaton 47 Sif48 5 Funciones mensuales del Contralor de alimentos y bebidas. Control de alimentos © 1. Toma de inventarios fisicos en almacenes. El CAB supervisa la toma de inventarios fisicos en los almacenes, teniendo cuidado de incluir todos los productos que se tengan en existencia, valordndolos con base en los precios unitarios de Jas tarjetas del kardex o del sistema. 2. Determina las diferencias entre el inventario fisico y el inventario de libros. Tomando los saldos de las tarjetas del kardex o del sistema como base, los compara con las existencias fisicas y si no coinciden, debe investigar el motivo con el fin de que cuadren. 3. Toma de inventarios fisicos en areas de elaboracién y otras. ‘Supervisa que se levanten los inventarios fisicos de las existencias de mercancfa, tanto en las cocinas como en los comedores yen cualquier otra érea en donde haya alimentos, valorando- los con base en el kardex, en el sistema o en recetas estandar, cuando ya estén procesados los alimentos. 4, Determina el reporte mensual de costos. Este reporte es la conclusi6n de las operaciones durante el mes; por tanto, sus resultados se basaran en determinar los costos con base en el sistema de diferencias de inventarios que es el mejor y mis exacto, para lo cual el CAB utilizaré la formula siguiente: El: inventario inicial de todas las areas (almacén, éreas de elaboracién y otros). compras del mes igual a: total de existencias. menos: inventario final de todas las areas. es ek: costo bruto. menos: créditos. resulta: costo neto de lo vendido, mas: 5. Conciliacién de los reportes diarios y mensuales. Para los efectos de una comparacién de resultados entre el reporte mensual y los movimientos acumulados de los reportes diarios, determina las diferencias, y aumentando o disminuyen- do en uno y otro, con el fin de que coincidan, nanan 4 omens nex comreaLonde bebidas ‘Toma de inventarios fisicos en el almacén. Como en el caso de alimentos, el Contralor de alimentos y bebidas supervisa y —— ame, | = Areas de vende alimentos, Areas de venta de bebidas, pap | > deri Paya |= | + [23 net cement Figura 5.1. Secciones que componen un almacéin de hotel alas dreas de venta Tema 2 bivisién de los alimentos y bebidas. wy Para requerir las mercancias en el almacén, primero se tiene que separar los alimentos perecederos y los no perecederos, pues cada uno de ellos tiene sistemas diferentes para requerirlos. Sus definiciones son las siguientes: < ° Productos perecederos. SOirtercancias que tienen una menor duracién de vida y requieren de mayores cuidados para su conser- vacion. Productos no perecederos. Son mercancias que tienen una ayor duracién; por tanto, no requieren de tantos cuidados para conservacién, ‘Sugerencias para rotar los alimentos dentro del almacén: ci Perecederos. 72 horas o mas, tomando en cuenta la lejanta de los centros de abasto, transportacién, tardanza del proveedor, etcétera. S54 onaoap s eaqnscacnene sancancas sh ataperecederos. Durante 15 dias © menos, recordando que mien- tiempo se tengan almacenados los productos, los resul- s seran mas benéficos. elcuadro 5.1 se muestran las divisiones y los tipos de alimen- (principalmente los abarrotes), tal como estan colocados estantes del almacén, Alimentos no perecederos 1, Frutas en almibar 2. Mermeladas 3. Galletas, pastas y duloes 4. Sopas, purés, carnes en lata 5. 6 7, Especias y condimentos 9, Mayonesas y mostazas 10, Chiles enlatados 11. Aceites y grasas | 12. Pescados y mariscos en lata | 13. Vegetales en lata 14, Jugos en lata 0 en frascos | 15, Azticar, sal y harinas 16. Arroz, frijol, eteétera 17. Vinos, licores, cervezas y refrescos Le FD agitalién de lx prociictas paracederon?— @ ‘Todos los dias, tan pronto como se abre el almacén, el Chef eje~ y el Almacenista, verifican las existencias en: almacén, c4- Tuas equiscion petosmocucrosrawcecs 55,maras de conservacién y congelaci6n; esto se hace con base en el formato de Requisicién de frescos, ylo Lista de productos perecederos, 0 en el caso de restaurantes, la Hoja diaria de compras. El uso de cualquiera de los tres formatos anteriores es porque ya vienen impresos todos los productos que se utilizan en el hotel 0 restaurante, ademas de que evitan olvidar algun producto. Sistema para requerir los insumos: 4) El Chef ejecutivo conoce perfectamente lo que se va a produ- cir diariamente en las cocinas del hotel, como son ventas nor males del dia, shows con alimentos, eventos, etoétera. 5) El Almacenista tomard las existencias que hay en el formato correspondiente y el Chef ejecutivo le dictaré al almacenista que anote lo requerido, tomando en cuenta las mercancfas sin rotacién, sobrantes, y de acuerdo con las necesidades de produccién. c) Tan pronto se lena el formato de requisicién de frescos, lo firma el Almacenista y el Chef ejecutivo para que se envfe al Gerente de alimentos y bebidas o al Gerente del restaurante para su revision y autorizacién. d) Inmediatamente después de autorizado, se entrega al departamento de compras o comprador. En la figura 5.2 se muestra lo antes expuesto. Figura 5.2. Sistema para requerir los alimentos perecederos. En la figura 5.3 se presenta el formato de Requisicién de frescos, su descripeién y su distribucién. 56 penny snquascion pe msncaNctAS en nL ALMACEE5.3. Formato de Tequisicin de frescos.Detalles del formato por columnas: 1, Serd la clave de cada producto, segiin el sistema determinado previamente, que puede ser numérico, por letras 0 la combinacién de ambos. 2. Se anotard la base de control, conteo y uso dentro de los almacenes y éreas de produccién. Ejemplo: kilogramo, litro, pieza, manojo, paquete, etcétera. 3. Elnombre del producto, siguiendo el orden de c6mo esté co- locado fisicamente en el almacén, tarjetas de kardex y listas de inventarios. 4, Serd el numero de unidades contadas segin la verificacién fisica. 5. El chef anotaré la cantidad de mercaneias segtin la columna 4.y las necesidades de produccién. 6. Ei comprador anotara el precio de adquisicién que se tenga, segin la dltima compra. 7. Seanotarén las cotizaciones de varios proveedores para compararlas con el de la columna 6. 8. Se anotard el numero de clave o nombre del proveedor que dé el mejor precio, calidad y servicio de acuerdo con las columnas 6 y 7. ¥ 9. Firmas: LX ‘ Almacenista: elabora el formato. | “ Chef: da el visto bueno, Gerente de alimentos y bebidas: autoriza To solicitado. * Jefe de compras: lleva a efecto el proceso de compra. El formato consta de original y dos copias (fig. 5.4). Figura 5.4. Distrivucién del formato, 58Requisicién de los productos no perecederos, Para el requerimiento de abarrotes y bebidas, no es necesario le- inventarios diarios ni que participe el Chef, ya que estos pro- etos se pueden almacenar en mayores cantidades y, para efectos requisicién, se tomard como base el sistema de existencia anente. E! Almacenista efectuar4 inyentarios fisicos cada bY I citermiinar sus necesCdades Bastudoas pera olaen Ga os mdximos que deberdn regir para cada uno de los productos) . eee mayor facilidad, se integra un tercer concepto que se a ‘importante recordar que el inventario de alimentos se debe- tener al nivel més bajo posible, principalmente en lugares ‘donde sea facil su entrega por parte de los proveedores. Para mostrar lo anteriormente dicho, a continuacién se presen- as definiciones de y los ejemplos con cantidades. 1. Minimo. Existencia de mercancias que se tendrén en el alma- ccén para hacer frente a las ventas en un periodo determinado. 2. Stock. Existencia ideal que debers tener el almacén. 3. Méximo. Existencia de mercancfas que tendréel almacén, para hhacer frente a una sobre venta en un periodo determinado. La determinacién de los términos anteriores es la siguiente: Minimo. Con base en las recetas estndar, se verifican los ingre- ntes de cada platillo de cada carta o menti y de acuerdo con a la laridad de éstos se determina un promedio de consumo por 15 Jos cuales se multiplican por cada ingrediente. Posteriormen- ‘hace lo mismo con cada rea de venta se suman todos los con- mos de ese ingrediente, y dara el mtnimo de existencia. Esto se ar con todos los componentes. ‘Como se observard, la determinacién del mfnimo es sumamen- slaborioso, es por eso que la mayorfa de las empresas lo estable- ‘con base en experiencias de consumo en forma genérica, lo que a en modificaciones constantes y permanentes. .. En las cartas 0 ments, se toman en cuenta todas las areas de venta; mis, los altibajos de venta de platillos que puedan presentarse durante etiodo de 15 dias que se va a analizar, pensando que se puede ampliar ste, para un mejor resultado. ‘Tawas nequsicon pe Los mopucresNomauceneos SQ e>Méximo. Con base en el minimo, se saca 50% y se le agrega a a cantidad del minimo, dando ast el maximo. Stock. Es la media del minimo y maximo, es decir, se suman Jas. dos cantidades y se dividen entre 2, Ejemplo con cantidades. Siguiendo las definiciones anteriores. ‘+ Material: chicharos en lata de 375 g marca Herdez. * Minimo: 60. * Stock: 75, © Maximo: 90. Nora: Con este ejemplo se explica que el Almacenista, cuando note que tiene una existencia de 74, es el momento de requerir y se podr acerear al mfnimo, siempre y cuando tenga la certeza de que el proveedor surte de inmediato y no rebasar al minimo. El sistema para requerir los productos no perecederos es el siguiente: / Ab 1. Todos los dias, el almacenista verificard sus existencias, lo cual podré hacer fisicamente segtin sus tarjetas de almacén, kardex o bien solicitarlo a su computadora personal, y de acuerdo con los tres conceptos anteriores es como requiere cada uno de los productos, 2. Siguiendo el ejemplo anterior, si tiene en existencia 74 unidades, debera requerir 16, y si el proveedor entrega de un dia para otro, entonces tal vez esperard a tener en existencia 63 y pedir 27 unidades, que es hasta el maximo, De esta manera esté tomando en cuenta dos conceptos muy importantes que son: a) Tener los inventarios lo més bajo posible. ) Al pedir mas unidades junto con otras, el comprador po- dré adquirir mayor volumen con la consiguiente posibilidad de pedir al proveedor mejores condiciones y precios de compra. Enla figura 5.5 puede verse la manera de requerir los productos, y en la 5.6 se presenta un ejemplo del formato para la requisicion de estas mercancias. 60 ununnn 5 naqunsicion be sancanctas EL ALMACENSura 5.6, Formato de requisiion de abarrotes y bebidas, Detalle del formato por columnas: 1, Enla columna | se anotaré la clave de cada producto, segtin el sistema implementado, ya sea por letras, numérico o com- binado. 2. Enlacolumna seanotaré el nombre del articulo, teniendo cuidado de que el orden que se siga de los productos sea igual az “TMA 4 REQUESIGION DE Los PRODUCTOS NO RIanceneRs = GL* Localizacién fisica de la mercancia en los estantes del almacén. * Tarjetas de kardex. * Listas de inventarios. * Alsistema. 3. Indica la base de control, conteo o manejo del articulo dentro de los almacenes y areas de produccién (litro, lata, paquete, botella, kilogramo, bolsa, etc.) En el caso de las co- lumunas 1, 2 y 3, éstas deberan estar impresas, con el fin de evitar pérdida de tiempo u olvidar algin articulo. 4, Se anota la cantidad de mercancfas necesarias para hacer frente a una determinada venta dentro de un periodo. 5. Es la cantidad de productos necesarios que se deberd tener para hacer frente a una mayor venta dentro de un periodo. 6. Stock es la cantidad ideal de mercancias en existencia en elalmacén, es decir, la cantidad media entre la minima y la maxima. 7. En esta columna se anota la determinacién con base en la cantidad que resulte de restar de la maxima el inventario, teniendo presente que la existencia es el limite inferior. _ 8. Cantidad de unidades que se tenga en el almacén, segan el recuento fisico. 9, Se anota el ultimo precio de adquisicién del producto. 10. En esta columna se anota el proveedor seleccionado para hacer la compra, después de haber comparado las cotizaciones de dos o tres proveedores. 11, Respecto de las firmas, seré como sigue: * Almacenista: elabora el formato. * Gerente de alimentos y bebidas: autoriza lo requerido por elalmacenista. * Jefe de compras: lleva a efecto el proceso de compra. El formato consta de un original y una copia (fig. 5.7). ns aaa } [en | ee tea | ‘ae | Sc cn aos | Figura 5.7. Distrivuciin del formato. 62 5 requisi La hoja diari ntes) es la siguLa hoja diaria de compras para frutas y verduras (para restau- s) es la siguiente: ‘del restaurante 0 razén social ‘Autorizada por: Unidad | Cantidad ‘Artio | Unidad | Cantidad Chile serrano [kg Chile poblano | kg mangjo a golden. re aaa ‘chino ‘valencia ja valencia, jaroja ana macho ano tabasco ia nia ‘lane ‘Verduras yitomate guaje Lechuga orejona Lechogs romana Limeén agrio Nabo | ‘Papa blanca, Persil chino cee, Poro Rabanitoe “Tornate verde Ta ras se or cate Hass mache 'Betabel [arécaliLa hoja diaria de compras para carnes, aves, pescados y mariscos (para restaurantes) es la que se muestra a continuacién: oe Proveedoreleido ‘Artilo | Unidad Nombre 0 razén social de la empresa ae | Fete de res (ceri | impio) Falda de res Hluesos de res Fete decordero_| Piema de cordero Gabo de cerdo Cabeza de pescado Bl proceso de ca [lets de ternera echo de ternera ‘Chuleta ahumada Jamén rebanado ‘Tocino rebanado Selchicha céetel Salchicha de eerdo Pollo wrosticero Pechugas de polle Pave Pato §) ele ale| aleelea ria) lela la) fal fale alae zPeweiore ey eye ey eer ae C&npras El proceso de cece vital para la economia de los hoteles y Departamento de alimentos y bebidas, ya que adquisiciones equivocadas afectan los costos y por ende las utili- ides de la empresa. Es de gran importancia contar con un departamento de Compras iamente preparado, es decir, que el personal conozca las técnicas meétodos modemos de compra y se haga responsable de ver que los luctos de dicho departamento sean utilizados, asf como retroali- ntados constantemente, ya que la eficacia de su funcién es deter- ante en las utilidades de las empresas, Es obligacién del comprador reducir el costo de las adquisiciones, ara lo cual deberé estar al dia en el conocimiento de los nuevos pro- ictos, mejores proveedores, y demas funciones relacionadas. Esto re- \tendra el prestigio de la empresa debido a la confianza por parte ‘os clientes y huéspedes en sus productos de calidad. Cuando el Ejecutivo de compras logra reducir $1.00 en el costo de al- ‘gin producto, produce una utilidad directa de $1.00; en cambio, es nece- Serio aumentar las ventas a $14.00 para lograr la misma utilidad, lo cual demuestra la importancia que se le debe reconocer al departamento de ‘Compras dentro de la organizacién de hoteles o restaurantes.~_ Al terminar esta unidad, el estudiante habrd ~oprendido a: ) Surtir oportunamente los almacenes de alimentos y bebidas. ) Comprar a los precios més bajos sin menoscabo de su calidad, los. mejores productos del mercado. | Mantener los inventarios al nivel més bajo posible, sin obstruir las __necesidades de produccién, Localizar y optar por proveedores que suministren satisfactoria- _ mente las mercancias y mantener buenas relaciones con ellos. Crear e introducir mejores sistemas y procedimientos aunados a __controles adecuados de compras. +) Mantener una inme jorable comunicacién con el Departamento de Control de costos de cimentos y bebidas para estar a tanto de los resultados diarios de los reportes de costos, )Disponer de personal copacitadoy especializado, ademés de crear "sistemas de capacitacin para ellos mismos. CONOCIMIENTOS PREVIOS et ») S * Conocer los requerimientos del almacén. * Realizar visitas a hoteles y restaurantes para verificar el depar. tamento de Compras. Verificar las listas de proveedores. ealizar visitas a proveedores para comparar calidades y precios, © Leer bibliografia referente al tema.Tema J. Amportancia del Departamento de compras en un hotel o restaurante, a) Las compras bien realizadas benefician al costo, esto significa comprar al mejor proveedor que nos brinde la mejor calidad y menor precio posible en el momento oportuno. _—.b) Las compras son parte vital para la economfa de los hoteles yrrestaurantes, ya que adquisiciones mal realizadas afectan FOX) eet iment lon clasts pore coarigg ties too eal de la empresa. En la figura 6.1 se muestra cémo afecta la compra al costo ya Ja utilidad. Figura 6.1, Las ventas 0 ingresos es igual a 100%, Nora: Cuando el comprador logra ahorrar o bajar el precio de adquisicion. en un punto porcentual, el costo baja a 31% y Ia utilidad se incrementa 229% o viceversa, esto ocurre cuando los insumes aumentan su precio en. etmercado, Tema A 2. ongonigramas para ubica él Departamento de compres en un hotel 0 comprador en un restaurante se exponen en las figuras 6.2, 6.3 y 6.4. 68 ume camsChotery Asistente / Figura 6.4, Organigrama de compras de un restaurante. Nor: Los organigramas pueden aumentar o disminuirlos puestos, de acuerdo con las necesidades y los voltimenes de compras. Tema 3. caracteristicas del Gerente o Jefe de compras. Respecto.a ste tema, cada empresa puede definir lo que le parez- cade acuerdo con sus necesidades en cuanto al perfil de este puesto. Acontinuaci6n se da un ejemplo de estas caracteristicas. a) Tener experiencia y capacidad de compras. b) Ser honesto y confiable. (*) c) Poscer inteligencia y buen juici 4) Dominar el arte de la comunicacién y la diplomacia. e) Tener conocimientos profundos de alimentos y bebidas. f) Ser firme en su criterio, pero abierto a los cambios, 8) Poseer conocimnientos de contraloria de costos, administracién y manejo de personal. Nonx: Tanto el profesor como ef alumno, analizarén cada wna de las carac~ teristicas anteriores, ya que es un puesto que se presta a posibles convenios o arreglos particulares entre el comprador y proveedor, ademas de que no cualquier persona puede realizar el proceso de la compra, pues ocasionaria graves problemas para el costo y la utilidad de la empresa. 70 wreoans.courmas@ Funciones del comprador. Se podran determinar de acuerdo al hotel o restaurante, ya que te una gran diversidad de funciones que en un momento dado len desarrollar los encargados de compras. A continuacién se enta una relacién de posibles funciones por desarrollar. A. Funciones 4 1, Reporta al Contralar e informa al Gerente de alimen- bel ‘ontralor de costos y al Chef ejecutivo. 2, Informa a los anteriores de las altas o bajas de proveedores, cambios de precios y condiciones. 3. Dispone de un directorio con los datos, productos, precios, condiciones de pago y de entrega de por lo menos tres proveedores por producto. 4, Visitaré centros de abasto, fabricas, empacadoras, efc., para conocer y estar al tanto de calidades, ofertas, nuevos produe- tos o presentaciones, lo cual coadyuva a las buenas relaciones comerciales. 5. Observa las pollticas dictadas para su Departamento y sugiere ideas para otras. 6. Es responsable de las buenas relaciones interdepartamenta- les dentro de la empresa. B. Funciones especificas: 1. Es responsable de las adquisiciones de alimentos y bebidas. 2. Mantiene los almacenes surtidos y con inventarios justos; sea, a su nivel mas bajo de inversién, ya que el exceso de mercancias almacenadas significa dinero inactivo, que no produce. 3. Programa compras por voltimenes, es decir, por mayoreo, pero sin salirse de los maximos, Dicho de otro modo, adquic- re mas surtido a un sélo proveedor con el fin de conseguir descuentos, mejores precios 0 condiciones con el proveedor: 4. Evita compras momentaneas o de panico, por olvidos. 5. Avisa a las personas correspondientes de cualquier cambio en los precios de los productos o restricciones de los mismos. 6. Es responsable de la seleccién de proveedores y mantiene all dia su directorio. remas runciones pe conprapon = 71.7. Debe observar que las compras se apeguen a las especificaciones esténdar. 8. Selecciona al personal que estar4 a su cargo; asi como de ensefarles los sistemas y politicas de la empresa. 9. Crea programas para el desarrollo de nuevas técnicas 0 sistemas para mejorar las compras. 10, Elabora o supervisa las érdenes de compra en cuanto a especificaciones, cantidades, precios, condiciones de pago y de entrega, asf como las autorizaciones de las personas indicadas, con el fin de evitar confusiones 0 errores con los proveedores, Tema v) BS centreartactn ce ton compres: 17! La centralizaci6n aplicada a las compras dentro de los hoteles y restaurantes es importante para una unidad de trabajo coherente, es decir, se concentrara la autoridad en una persona 0 Departamen- to para que sea responsable del proceso de comprar los alimentos © bebidas de la empresa. Nota: Se est mencionando que el comprador tinicamente se dedique a adquirir alimentos y bebidas, pero obviamente, se puede encargar de otros tipos de materiales y equipos que requiera la empresa. 1, Ventajas de la centralizacion: ‘+ El comprador adquiere un mayor surtido de productos de un solo proveedor, determinando un mayor volumen de compra, Jo cual redundaré en mejores precios y condiciones més favorables para la empresa. + Evita que el proveedor tenga que visitar o tratar a varias per sonas para una posible compra. * Coadyuva a que el comprador se especialice més. + Permite llevar a cabo procedimientos uniformes de compras y tener un mejor control de ellos. + Simplifica los procedimientos y evita el papeleo. + Evita pérdida de tiempo a las personas que, en un momento dado, pudieran intervenir en alguna compra, no siendo su responsabilidad o sin tener los conocimientos para tal funcién. * Los problemas son aclarados en una sola entrevista y por un solo comprador, 72 eomeans commas© Evita la diversidad de opiniones, puntos de vista, criterios y toma de decisiones en la compra de los productos. 2, La descentralizacién de las compras: Esto se refiere a que algunas empresas “repartan” las compras varias personas, las cuales tienen otras responsabilidades o es- ialidades, Ejemplo: a) ElGerente de alimentos y bebidas sera el encargado de comprar las bebidas. 4) El Chef ejecutivo es el responsable de la adquisicién de los productos perecederos. ¢) ElAlmacenista tendré a su Jos abarrotes.o productos no perecederos. a ee Este sistema se adopta por motivo diferentes, como pueden ser: tos econdmicos, es decir, ahorrar el sueldo de un comprador. serfa que la empresa cree que esas personas van a efectuarme- compras por ser especialistas en los productos que les corres- i6 adquirir, etcétera, Las desventajas de este procedimiento serian lo contrario de las vende la centralizacion. 3. Investigacién del tema: El profesor pedira a los alumnos llevar a cabo una investigacién sistema que se utiliza en hoteles y restaurantes, esto es con el fin concientizar al estudiante de las ventajas y desventajas de los sis- . Se sugiere que cada alumno 0 equipo (segtin la decision del fesor) investiguen un minimo de dos hoteles y dos restaurantes. © Politicas de compras. @) Las politicas que se deben observar en el Departamento de ‘compras son las actitudes que regirdn o directrices por se- -guir para poder lograr el objetivo planeado. b) Toda empresa deberd establecer sus politicas, tanto para ella como para cada uno de sus departamentos, con el fin de que va goutncas pecoumas 7374 constituyan elementos de direcci6n, para los jefes y para los empleados de mayor jerarquia, dando como resuitado fluidez en sus operaciones. ¢) La determinacién de las politicas se lleva a cabo en los altos niveles de la direccién de cada hotel o restaurante, y serén particulares. En el caso de cadenas, éstas serdn generales para todos los hoteles o restaurantes y serdn establecidas por los altos ejecutivos corporativos. d) Para poder establecer las politicas de compras, se tomaran. en cuenta las sugerencias de los ejecutivos del departamen- to, con el fin de que sean operables, congruentes y especializadas, dando el visto bueno o aprobacién los altos jefes de Ia corporaci6n o del hotel, en su caso. e) Las politicas estarén sujetas a cambios, modificaciones y cancelaciones, pues deberan mantenerse al dia; de otra manera, con el tiempo resultarian obsoletas. f) Para una mayor comprensién de lo anterior, a continuacion se detallan algunos ejemplos generales de politicas, pero por ningén motivo deberan tomarse como definitivas, ya que ‘inicamente las empresas podran definirlas de acuerdo con sus necesidades. Respecto de los proveedores: 1. Visitar periddicamente las fabricas y establecimientos de los proveedores para estar al dia en cuanto a productos nuevos, ofertas y planes de venta especiales, e informar de ello a los, departamentos correspondientes. 2, Efectuar compras solamente a proveedores altamente reco- nocidos por su seriedad y responsabilidad, por la calidad de sus productos y por sus convenios favorables. 3. Las relaciones con sus proveedores serén puramente comerciales. 4. No se aceptarén obsequios o regalos, salvo que estén autorizados por los altos funcionarios de la empresa. 5, Se podran efectuar compras fordneas, siempre y cuando asi convenga por su mejor precio y calidad aun incluyendo fletes y llamadas telefonicas. 6. Sesolicitaré un mfnimo de tres cotizaciones de diferentes proveedores, con el fin de colocar un pedido. 7. Para todas las compras de productos perecederos se tendrén que tomar como base las especificaciones estndar de compra.Respecto de los pagos: 1, Toda factura deberd estar sellada y firmada por el Almacenis- ta, quien adjuntaré la orden de compra respectiva. 2, Las facturas se recibirn a revisién para su pago posterior. 3. En caso de facturas de pago inmediato, éstas deberan estar autorizadas por el Gerente de compras. Respecto de los almacenes y otros departamentos: 1, Las requisiciones, con los productos debidamente especificados, deber’n estar autorizadas por el Gerente de alimentos y bebidas. 2. Las 6rdenes para compras de urgencia serdn atendidas, pero sin fomentarlas. 3. El comprador deberé revisar las mercancfas recibidas con el fin de comprobar que estén de acuerdo con Jo que se ordend. 4. En caso de cambios de precios, calidades 0 cancelaciones de productos, se avisar de inmediato a las personas involucradas en el manejo de las mercancias, asf como a su jefe inme- dato superior. a 2 7 Especificociones esténdar de a ’ mes hendar: decomp 1. Definicién. Son las caracteristicas concisas de compra de los luctos en cuanto a color, calidad, tamafio, peso, porcién, presen- i6n, cantidad, etc., deseados para lograr una uniformidad para la produccién de los alimentos. 2. Cémo se determinan, Los factores que se especifiquen, debe- ‘ran ser descritos con suficiente claridad y detalle, con el fin de guiar “apropiadamente a todas las personas que tengan necesidad de su uso. 3. Personas que deberan conocer las especificaciones estandar: a) El Gerente de compras 0 compradores. Para que al cotizar y ‘comprar tengan bases bien definidas de los productos. b) El Gerente de alimentos y bebidas. Para que cuando efectie supervisiones directas en los almacenes y cocinas, comprue- be si los productos estan conforme a lo que se ordens. c) El Chef ejecutivo. Para que sus preparaciones, elaboraciones y produccién, siempre sean uniformes y consistentes. ‘TEMA? ESPECFICAGIONES ESTANDAR DEcoMPRAS 7S4) El Contralor de alimentos y bebidas. Quien al efectuar las revisiones fisicas en los almacenes y cocinas, comprobaré que Jas mercanefas tengan la calidad, porcién, cantidad, y presen- tacién determinadas. ©) Elproveedor. Sabré exactamente lo que va a surtir, pues tendra las caracteristicas deseadas de las mercancias. 4. Quiénes deberdn tener copia de las especificaciones. Hy El Gerente de alimentos y bebidas, el Chef ejecutivo, el Contra= lor de costos, el Comprador, el Almacenista y, en un momento dado, el proveedor para que determine si puede surtir los productos. 5. Quiénes intervienen en la elaboracién de las especificaciones. 2) El Chef ejecutivo. Determinaré sus necesidades especificas de cada uno de los productos que intervienen en la prepara- cién de los platillos, segiin las recetas estandar, b) El Contralor de alimentos y bebidas, Se encarga de costear Jos productos y, con base en tales costos, sugiere aumentos, disminuciones 0 posibles cambios en su especificacién, ¢) El Gerente de compras. Con base en sus conocimientos de las mercancfas, proveedores y centros de abasto, podré su- gerir la aceptacién, rechazo o cambio de los productos, en un momento dado, cuyos precios sean demasiado altos o que sean dificiles de adquirir, d) El Gerente de alimentos y bebidas. Como jefe del area y experto, es quien autoriza o modifica, en su caso, lo sugerido por el Chef, el Contralor de alimentos y bebidas y el Gerente de compras. 6. Modificaciones en las especificaciones de compras estandar. Las especificaciones de compras estandar deberdn estar al dia, ¢s decir, actualizadas, pues al momento de algiin cambio en el ment ‘carta, se tendran que determinar las caracteristicas de los nuevos productos, cancelando las obsoletas, lo cual debera ser notificado a las personas indicadas. En el cuadro 6.1 se da el ejemplo de un formato. 76 uwpave comeans @6.1. Algunas especificaciones estndar para productos perecederos. Areiculos Calidad Especificaciones | cantidad de Glete de res | Ganado Hereford | Semilimpia, 20 piezas (segiin sea el caso), envuelta en vita fle, sin exeeso de grasa bone steak Ganado Hereford | Fresco o congelado | 20 piezas (segun sea el caso) en | 026 kg porciones de 400 2 aproximadamente, de 1.5 cm de grueso, Inueso en medio, en forma de T con grasa alrededor y envuelter individualmente en papel vita film Fresco, pieza de 20 piezas 026 kg Maduro para tres. | Caja con dias, de 15 em 25 piezas ‘aproximedamente, sin golpes, superficie sin manchas y firme7. Practica del anterior. El profesor, con los alumnos, podra efectuar pricticas para el desarrollo de especificaciones de los diferentes productos, para lo ‘cual se seguirn los Tineamientos siguientes: a) El alumno deberé tener formatos en blanco. +) Elllenado de! formato se hard con base en especificaciones de ‘mercancias que utilicen los restaurantes u hoteles actualmente. ) Se haré de diferentes productos, y la cantidad sera fijada por el profesor. 4) La préctica podré evaluarse en la misma clase, para lo cual el alumnno expondré su trabajo, para que el grupo y profesor verifiquen los posibles errores 0 aciertos. 2) Esta préctica podré formar parte de una calificacién, segdin Ja determinacién del profesor. En el cuadro 6.2 se presenta un formato con ejemplos de especificaciones. (Cuadro 6.2, Bemplos cle espcifcaciones de compra pars abarrotes, Costa or Rendimiento | porcion |_reparacién | Porcién | en porciones | (S) 0] oar | a ists, deb enw | — i700] one giao [Boia aety [ener | 2006 [tee [oe | 0 aoe Boa det [Domes [3000 [Lire ‘aaa | $00 | 006 ata de 800¢ |Heriez | 25.00 Tata de 900 1 Ea 2000 | i rane €) Elabora el datos del precios, col Anexa a la én, envi rizacion Después se tabilidad. uso de este del proceso olucradas[Hatade 200g |Herdez [13.00 | Gramos 10 | 20 | 06s argos | Lata de 400g [Hersez | 1800 | Gramos 15 26 Jalapenos | Latade 2.9 ig | Herdex | 28.00 |Gramos 20 | 145 :: Las porciones anotadas en el formato anterior pueden variar de rdo con cada receta en que se utilicen estos productos en cada hotel yurante. B Grdenes de compra. Para obtener un mejor control de la adquisicion de merean- , asi como para evitar errores de entrega y condiciones de los , las empresas utilizan la orden de compra, que es un to en el cual quedan por escrito los acuerdos de compra en- Ia empresa y el proveedor. El sistema para su elaboracién es el siguiente: a) Elcompradorrecibe requisiciones de mercancfa del Almace- nista, debidamente requisitadas y autorizadas. ) Solicita cotizaciones a los diferentes proveedores con el fin de escoger al que ofrezca mejor precio, mayor calidad y servicio mas eficiente. ¢) Elabora el formato orden de compra en el cual anotaré los datos del proveedor, detalle de los productos por comprar, ‘precios, condiciones de pago y de entre d) Anexa a la orden de compra la(s) requ ién(es) del alma- én, envidndola al Contralor general, para efectos de la auto- rizacién financiera. e) Después se distribuye al proveedor, al Almacenista y a Con- tabilidad. El uso de este sistema da como resultado una mejor estructu- “racién del proceso de compras y mejora las relaciones entre personas involucradas en dicho proceso (fig. 6.5). roas ceneesnecouna = 79'Vnstrucelones pare ia entrega (20) Comprar (3) Figura 6.5. Ejemplo de! formato: de orden de compra Detalle del formato por conceptos y columnas: 1 2 3. Nombre o raz6n social del hotel o restaurante, domicilios y teléfonos. Nombre o razén social del proveedor, direccién, teléfonos, asi como el nombre del representante 0 conducto por el cual se hizo el acuerdo. Folio con el cual se controlar el formato, Ademés, el proveedor tomard en cuenta este nlimero para todos los tré- mites de entrega y cobro o algtin otro concepto en relacién con la compra. Se anota la fecha en que el comprador elaboré el formato. El comprador anota la fecha en que el proveedor prometi6 entregar la mercancia. Describe la forma de pago en que la empresa se obliga a pagar al proveedor. BO cemane commas7. Se especifica la forma en que debe enviarse la mercanci es decir, flete pagado, en vehiculo del proveedor, de la pro- pia empresa, flete por cobrar, eteétera. 8, Este concepto lo llenara el almacenista al recibir la mercancia. 9. Lo mismo que el anterior. 10. Es la unidad que maneja el almacén o que sirve de base para el manejo del producto. 11. Descripcién del producto por comprar 12. El comprador anota la cantidad de unidades solicitadas. 13. El Almacenista anotara la cantidad real de unidades recibidas. 14. Seré el valor por unidad pactada entre el comprador y el proveedor. 15. El comprador anotaré el resultado de multiplicar la columna 12 por la 14. 16. Seré la suma de los importes de todos los productos orde- nados. 17. En caso de algtin descuento pactado, se anota su importe en este casillero. 18. Se anota el valor del impuesto y tasa determinada correspondiente al tipo de mercancias. 19. Es el resultado de: 16 menos 17 més 18, que serd el valor total de la compra ordenada y que, a la vez, coincidira con el valor de la factura 0 remision que enviaré el proveedor. Enseguida, en la figura 6.6, se puede ver la distribucién del formato. 8 Figura 6.6. Cémo se distribuye el formato. 81Tema ® diagrama de flujo que sigue un requerimiento de alimentos y bebidas. Para una mejor comprensi6n del proceso o mecanismo por se~ guir en la adquisicién de alimentos y bebidas, asi como para el uso adecuado de los formatos involucrados en dicho proceso, en la figura 6.7 se detalla un diagrama de flujo, en el cual estan sefialados objetivamente los pasos que siguen los pedidos de mercancfas, desde su requerimiento en los almacenes, hasta su pago a los proveedores; as{ mismo, se determinan los controles a que estan sometidos dichos pasos o etapas. 9 ‘arn om fo een el Conatized cots por papas | fpr copes y cipnates de, Sesueaypreensessupaes serene nem conse Figura 6.7. Diagrama de fujo que sigue un pedido de alimentos y bebidas. 82Dicho diagrama de flujo puede crecer o disminuir, segtin las ne- ssidadles, sistemas o politicas de cada empresa; como ejemplo de Ja modificaci6n que puede llevarse a efecto es la siguiente: En caso de que algtin hotel no tuviese “auditorfa interna”, el con- de Ay B, después de verificar las mercancfas, facturas o re- jones y compararlas con las érdenes de compra, las pasa direc- jente al Departamento de contabilidad, cuentas por pagar. Cabe recordar que en el 40. control, el Almacenista distribuye facturas o remisiones de la manera siguiente: El original se entrega al proveedor por conducto de su trans- para su cobro posterior, va sea de contado o de crédito. La copia seguird los controles 5o., 60. (en caso de que exista) al 7o., para comparar lo que realmente se recibi6 con el original mntado por el proveedor y, si coinciden, llevar a efecto su liqui: ‘i6n, raunoucamaccnne 83PAN Recepciénéle mercancfas Unodelo elementos parael control de costoseselAlmacén dealimen- y bebidas, ya que de los sisternas de recepcion y almacenamiento, de- iden las primeras medidas destinadas a contener los costos. Es necesario que las zonas de recibo y depésito de los alimentos y “bebidas estén disefiados de manera adecuada para facilitar y agilizar ‘el movimiento de las mercancias. La planeacién de las instalaciones de- ‘beran hacerla especialistas que cuenten con capacidad y experiencia “en el manejo de estas areas. Es importante subrayar que es necesaria una buena iluminacién y entilacién, que este libre de hurnedades; los muros deberan estar recu- tos con materiales que faciliten su limpieza, ademas de que no es- junto a calderas para que tenga temperatura normal. La zona de recepcién, debe ser accesible para los transportes de los sdores; se debe verificar que la distancia que exista entre la zona “de recepcién y la de almacenamiento sea minima, con el fin de no per- “der tiempo en la transportacién o entrega de las mercaderias, Es necesario respetar, como norma, que las zonas de recepci6n y al- ‘macenamiento se mantengan siempre limpias, que las mercancfas sean locadas en orden, por grupos que sean de la misma especie; que tales ordenarnientos faciliten la toma de inventarios, la adecuada rotacién y iservacion de los alimentos almacenados. El buen diserio de las zonas, aunado a los sistemas de control bien jeados y al personal debidamente capacitado, dara como resulta- operaciones de recepcién y almacenamiento eficaces y, por ende, ‘habré menos probabilidades de descomposicién de mercancias por ma- “Ios manejos, lo cual evita posibles pérdidas. En la figura 7.1 se presenta un bosquejo de una zona de recibo y al- .cenamiento, en el cual se tomaron en cuenta los conceptos de distri- bucién de las areas de abarrotes, bebidas, refrigeracién y congelacién, cesarios para un hotel tipo.procedimientos para recibir los alimentos y bebidas con base en las érdenes de compra y especificaciones BY esténdares establecidas, sin cometer errores. e 0 om Al terminar esta unidad, ef alumno manejoré los CONOCIMIENTOS PREVIOS '* Saber el significado, uso y manejo de las especificaciones estan. dares de compra * Enterarse de las ordenes de compra, ‘© Conocer las mercancias, DESARROLLO Dé LA UNIDAD Tema A Recibo de mercancias, Recibir las mercancfas en la empresa, es uno de los elementos importantes para el control de costos. Esto quiere decir que los produc- 871 Estantes, ‘3 Tarja para limpieza de productos. 7. Plataforma para descargar 2. Cajas de madera con tapa para 4 Bascula de plataforma ‘vehiculos de carga. productos a granel como aztcar, §, Béscula. de mesa, 8, Archiveros farina, fifjoles,arroz eteétera. 6. Mesa recepcin de mercancias. 9. Ventana para recibir documentos. Figura 7.1. Eiemplo de un almacén de alimentos y bebidas.Sere i que reciba el Almacenista, ya sea en forma correcta o incorrecta, I firmar la remision o factura, automaticamente los productos se- propiedad de la empresa y no se permiten reclamaciones poste- , con las concebidas consecuencias que esto ocasiona. Para la recepcion de mercancias, en algunos hoteles se designa luna persona para que se encargue exclusivamente de recibirlas, n el fin de que tenga la capacidad y experiencia necesarias, en ‘oal conocimiento de los productos y el manejo de los mismos; otras palabras, deber4 ser un especialista en estos movimientos. otras partes esta funcién se asigna al propio Almacenista, esto, luego, dependera de la magnitud de la empresa. Los procedimientos generales para la recepcién son las siguientes: 4) El recibimiento de la mercanefa debe efectuarse dentro de Jos horarios previamente establecidos, los cuales sern noti- ficados a los proveedores. ) Pedir a los proveedores que facturen por separado las bebidas y los alimentos, para efectos de un mejor control de cada uno de estos productos. ¢) Verificar que los productos vengan acompajiados de original y copia de sus facturas o remisiones correspondientes. d) Revisar que los documentos anteriores estén de acuerdo con lo estipulado en las érdenes de compra. Los procedimientos especificos son: 4) Supervisar que las basculas funcionen correctamente, +b) Revisar que los productos que vengan en piezas se cuenten en forma individual. ) Verificar que las mercancfas sean pesadas en forma neta, es decir, sin envolturas o materiales de empaque. d) Las cajas de los articulos que vengan empacados, deberén abrirse con el fin de comprobar el estado de su contenido, cuanto a posibles faltantes, roturas o golpes que pudieran haber sufrido durante su transporte. e) Comparar las mercancias recibidas con las especificaciones esténdar de compra. f) Marcar la fecha de entrada en todos los productos, con el fin de rotar la mereaneta. 2) En.caso de que exista alguna duda en cuanto a la calidad del producto, se debera consultar con el Chef ejecutivo o can el Jefe de compras. TEMA recto benencanctas §— 89A) Silos productos recibidos se apegan a las 6rdenes de compra ya las especificaciones esténdar, se sellan y firman de conformidad las facturas o remisiones. 4) En caso de que fuera necesario hacer alguna devolucién al proveedor, por motivo de que la mercancfa no coincida con lo ordenado, se deberd elaborar un documento debidamente autorizado, amparado por los productos que se devuelvan, En la figura 7.2 pueden verse los pasos por seguir para recibir Jos insumos en forma adecuada: a) Comparar mercancias con remisid o factura y viceversa. ) Checar que coincidan con la orden de compra. c) Enel casode alguna duda, verificarlasespecificaciones estdnt- dares de compra. d) Si todavia se tienen dudas, en cuanto a calidad sobre todo en productos nuevos, se pedir la ayuda del Chef ejecutivo 0 del Comprador. bce Eepecticnciones { j stander Comprador Remisién o fectura Figura 7.2. Coma lev a cabo ta recepcién de las mercancias 902. Modificaciones en las facturas o remisiones. Bésicamente existen dos sistemas que mas se utilizan, mismos a continuacién se explican: 1. Cuando las facturas o remisiones difieran en cuanto acalidad, \ tidad o precio de lo estipulado en la orden de compra, al momen: de recibir la mercancfa, el Recepcionista o Almacenista debe avi- Ay de inmediato al proveedor, con el fin de acordar la(s) modifica- ‘cion(es) pertinente(s). Para lo cual se encierra con un circulo rojo la ‘eantidad equivocada y al lado se anota lo correcto, también en rojo. Esto se hard tanto en el original que se entrega al proveedor, como en Ja copia que se queda en el Almacén, con la intencién de que Conta- ‘ilidad tenga la cantidad correcta para efectuar el pago. Es preciso evitar tachaduras 0 enmendaduras en las facturas 0 ssemisiones. 2. Nota de crédito. Este documento se elabora cuando la mer- ‘cancia difiere de lo ordenado. Este sistema es el mas usual yel més ‘completo, pues todo queda por escrito y no se corrigen la remisién ‘nila factura. También, en este caso, se avisa al comprador y al pro- ‘veedor para levarlo a efecto. El formato Jo controla el Departa- ‘mento de contabilidad, ya que el Almacenista lo solicitaré cuando sea necesario (fig. 7.3). Detalle del formate por conceptos y columnas: 1. Seanotaelnombre del proveedor a quien se efectia la correc- cion, 2. Se asienta el folio de Ia factura o remisién del proveedor. 3. Fecha en que se elabors la factura 0 remisién, 4. Folio del formato el cual controlaré el Departamento de contabilidad. Fecha en la que se recibié la mercancfa y se labors el formato. 6. Descripcién de la unidad por parte del proveedor y que debe coincidir con lo descrito en la factura, 7. Niimero de unidades que esta afectando la devolucién, 8. Descripcién del PET 9. Se anota cl error 0 causa de la correceién por producto. 10. El precio unitario determinado en la factura o remisi6n. 11. Se anota el valor de los productos como viene en la factura remisi6n, ya sea parcial 0 total. ‘maz mooircacionsseniastactunas — 91.ca 12. El valor de ‘Nombre o razén social de la empresa ser parciale crédito por error en factura © remisic 4 13. Diferencia poser ae = 4 44, Nombre yfi ° | qy[Provesdor [Folio dela nota decrédito |? tones dices 9) [Eola de nena: Sate Hy 45. Nombre yf | cura 0 oa (Fecha de elabora bilidad. } |e [Fact oremisén nim | ~— [Fechadecaboraaiin ee ( 17. Nombre yf visto buena Las correcciones de su factura o remisién son como sigue: 4 48. Importe de = is a ene Ja facturae 1 Raain deta | Precio | Su | Impore 19, Importe de correccén | writario | impore | corgi | Diferencia | 20. Se anota el o oo) ta) | ay | 9 cién. El formato con 3 Reportes di Alrecibir las m con una copil jentes concept @) Se tiene que el Almacent macén por€ Figura 7.3. Ejemplo del formato nota de crédito. 92Sa a a ee te hae ane eae en a a Ne 12. El valor de los productos ya corregidos, los cuales pueden ser parciales o en forma total. 13. Diferencia de las columnas 11 y 12. 14. Nombre y firma del Recepcionista o Almacenista, segtin sea el caso, 15. Nombre y firma del Almacenista o de la persona de Conta- bilidad. 16. Nombre y firma de la persona que firma por el proveedor. 17. Nombre y firma del Contralor de alimentos y bebidas como visto bueno. 18, Importe de una 0 varias correcciones que se efectuaron en la factura o remisién y que deben coincidir con el formato. 19. Importe de la factura remisin sin corregir. 20. Se anota el importe de la anterior, pero con la debida correc- cién. El formato consta de original y tres copias (fig. 7.4).. Figura 7.4. Forma en ia cual est distriuido el formato de la nota de erésito. Tema 3B Reportes diarios de mercancias recibidas. Al recibir las mercancfas correctamente, el Almacenista se que- dar con una copia de la factura o remisiOn que utilizara para los siguientes conceptos: @) Se tiene que elaborar todos los dias un documento en el cual el Almacenista reportaré las mercancfas que entraron al al- macén por compras. Tuas norris cianos ocumcavcusrrcrmas — 93,+b) Importancia del formato. Este control es muy interesante por las informaciones que genera y que son de suma utilidad para el manejo de las mercancfas, tanto en el almacén como en las éreas de claboracién. Las principales son: * Precios unitarios. * Registro de los alimentos recibidos. * Por dia ya la fecha. + Proveedor. * Tipos de alimentos. ‘+ Unidad de manejo interna en almacén y elaboracién. * Acurnulado de compras por dia, parcialmente, totales, et- cétera. €) El hecho de poder determinar la unidad de medici6n interna significa que la mayorfa de los proveedores manejan unidades propias, es decir, por mayoreo, tales como: cajas, bul- tos, etc. A estas mercancias se deberdn hacer los cambios a las unidades que se manejan en la empresa. Ejemplos: Biprovetr fed — in recibir con estas unidades Caja de 48 x 375 de guisantes (0.375 kg cada una (Caja de 12 x 1 deaceite para cocinar | 12 botllas de 1 lira de aceite para : _| cocina. - [ [Balto de azicar refinada 50 kg de azticar refinada [cajade jtomatebola ~~~ 2B ke dejtomate bola Por medio del formato mencionado anteriormente (R. D. de M. 7.5. Reporte! R,) se podra dar el movimiento de entradas a: las tarjetas de control del Almacenista y al kardex o sistema que maneja el Contralor de 3. Se anota: costos vel Amacenista, asi como al Departamento de contabilidad ductos. (véase fig. 7.5). 4, Numero d Detalle del formato por conceptos y columnas: 5. Se anota 6. Sera la 1. Es importante anotar tanto la fecha como el dia, con el fin del hotel: de determinar qué dias de la semana existe mayor 0 me- un litro, nor movimiento de compras, para efectos estadisticos. - Como sit 2, Se lleva un control numérico para evitar posibles extra- t10, bot vvios de una o varias hojas del formato, La numeraci6n sera 8. Esel continua durante el mes o aiio, segtin se establezea, importe 94 wranaoy racarcoN De MaRCANCIAS775. Reporte diario de mercanscias reibidas de alimentos. 3. Se anota el nombre del proveedor que surtié el o los productos. 4, Naimero de la factura 0 remisiGn que ampara el envio. 5. Se anota el ntimero de unidades recibidas, 6. Sera la base de conteo o manejo de los productos, dentro del hotel o restaurante. Ejemplo: lata de 200 g, botella de un litro, kilogramos, paquete, manojo, pieza, etcétera. 7. Como su nombre lo indica, ser4 el precio de cada lata, litro, botella, kilogramo, manojo, etcétera, 8. Esl resultado de multiplicar la columna 5 por la 7. Este importe seré igual al total de la factura correspondiente. ‘rains seromres panos pewmcanciasecemas 95,9.14, Valor de cada uno de estos productos, con el fin de conocer su movimiento de compra. 15. Aqui se anota la suma de cada columna, a partir de la 8 hasta la 14, Para efecto de cuadrar estas cantidades se suman los totales de las columnas 9,10,11,12,13 y 14, que seré igual al total de la columna 8 y que, a la vez, serd el mismo al sumar los importes de las facturas 0 remisiones incluidas en el informe. 16, Cantidades del renglén nimero 17 del dia anterior. En el caso del dia 1o. de cada mes, se anotan las mismas cantidades del renglén nimero 15, ya que se empieza con un nuevo ciclo. 17, Resultado de sumar el renglén 15 y el 16, y sera el importe de las compras parciales y totales efectuadas hasta la fecha. 18, El Almacenista firma como responsable de la elaboracién del informe. TT Este formato consta de original y una copia (fig. 7.6). Figura 7.6, [striouctin del formato. BI wl =| at =| E | | SI a el | | Parael caso de las bebidas, su importancia es la misma que en alli ‘mentos, y se seguiran los mismos pasos para determinar las unidades de medicién o conteo, pues normalmente las bebidas son maneja- das por los proveedores en cajas de 12 botellas en presentaciones de 1 litro y medios litros, en el caso de galones sera de cuatro botellas. Respecto de los refrescos y las cervezas, ya sean en botellas o en Tatas, la unidad sera la misma que maneja la embotelladora o fabri- cante; sin olvidar los tanques de concentrado que se utilizan para las pistolas o dispensers de refrescos para los bares y otras éreas. Ue g 96 tour? asctroon ve umcancnsIgualmente, el formato servird para dar entrada a estos productos, en los registros del Almacenista y del Contralor de costos, ast ‘como para el Departamento de contabilidad. Los cambios que se rea- licen en este formato son tinicamente lo referente al analisis de los. productos como son: licores, vinos de mesa, refrescos y cervezas (Gg.7.7). El profesor podré ordenar précticas en el formato de alimentos yen el de bebidas. Para lo cual pedira a los alumnos traer copias de facturas reales y vaciarlas en los formatos. En caso de no te- -nerlas, el profesor dictaré los productos o elaborar4 en el pizarron algunos ejemplos de las mismas. ‘Nom: El Ilenado de este formato seré igual al de alimentos, Pi ee ‘Nombre o rain social del hotel is Num. im de fas Figura 7.7. Reporte diario de mercancias recibidas de bebidas. 97 remision | Cantidad | Unidad | Precio untaro | porte | Uke | Vieoe de mess | Refesisy cro Ne oe ee wr re age eile* Determinar cudles son los productos perecederos y los no perecederos. + Enterarse acerca de las caracteristicas de cada uno de ellos para determinar el tipo de refrigeracién correspondiente. DESARROLLO DE LA UNIDAD Tema A. Loimportancia de los almacenes como factor determinante en el control de costos en los alimentos y bebidas, 1, Planificaci6n de los almacenes. Actualmente, para determi- narlas reas de almacenamiento en hoteles, es necesaria la interven- 101cién de un experto en el ramo, como un técnico o un licenciado en Estas s hoteleria, ya que un arquitecto no tiene los conocimientos de ope- Para poder det racién especiallizados para esto; lo anteriores con el fin de evitar que su cometido, altima hora se utilice como almacén cualquier 4rea que se tenga, pero sin ninguna planeacién. Tema 2. Los principales indicadores para determinar el area para el almacén de alimentos y bebidas son los siguientes: 2 Normasl tmiento de los it a) Numero de dreas de venta, es decir, cudntos ‘restaurantes, res, salones de banquetes, etcétera. es a) Los prod b) Aforo de cada una de las dreas de venta, & hasta 72 c) Meni o carta de cada drea de alimentos y bebidas. siemprel d) Volumen de ventas esperado. de los ce ) Rotacién de los insumos. dichos tie f) Silos centros de abastecimiento estén cerca o distantes del b) Lascor hotel, restaurante, etcétera. tener los, cién; pues 3. Los espacios destinados para los almacenes deberdn contener u observarse los aspectos siguientes: © Capital] * Costo a) Tener ventilacién adecuada a con aire acondicionado para © Inte evitar temperaturas que vayan en detrimento de los pro- * Mano d ductos, * Mei 4) Supervisar que los productos estén retirados de éreas como calderas, motores, subestaciones eléctricas 0 zonas de alta c) Elestablex temperatura, nado a un ¢) Deberan contener una zona de entrada y salida de transpor- por res tes para descargar, por lo que se recomienda se planee una plataforma para dar rapidez en el descargue (véase ejemplo de un almacén de alimentos y bebidas, pag. 88). d) Tratar de que el almacén esté junto a la zona de descargue, 3 tem Dara evitar pérdida de tiempo para el recibo y almacenaje de los productos. Con anterior ¢) Los muros y pisos deberdn estar recubiertos con material enlos lavable y facil de limpiar. para el contro A) Contener los estantes necesarios, asf como mobiliario o reci- de las me pientes para los productos a granel. Ejemplo: 4g) Esnecesario que dentro de esta frea s¢ encuentren las c&maras de conservacién y dentro de ésta, la cmara de congela- ci6n para evitar pérdida de frio. ‘h) Evitar que penetren los rayos solares que pueden daiiar los productos embotellados enlatados, ya que pueden aumentar su temperatura. @) Las temper los acids d “se inflen”, ‘b) La humeds de las bactel 202 emmene numacowe ve nmacancnsEstas serfan algunas de las normas que se tomarén en cuenta para poder determinar unos buenos almacenes que cumplan con ‘su cometido, 2. Normas por seguir para el comprader para efecto del almacena- “mento de los insumos. 4) Los productos deberan tener una rotacién de: perecederos hasta 72 h y los no perecederos hasta 15 dias. Esto se hace siempre y cuando el hotel o restaurante se encuentre cerca de los centros de abasto. En caso contrario, se aumentan dichos tiempos. b) Las compras de los productos serdn los necesarios para mantener los inventarios bajos, pero sin obstaculizar la produc- ccidn; pues tener mercanefas en exceso significarfa lo siguiente: * Capital inactivo que no produce. * Costo de almacenamiento. * Intereses del capital invertido. ‘+ Mano de obra por manejo de los productos. * Mermas, deterioros y pérdidas de mercancfas. ¢) Elestablecimiento que tenga un buen control de compra aunado a un buen almacenaje, redundaré en mejores costos y por resultado se obtendrin mejores utilidades. Tema 3 Temperaturas de las mercancias, Con anterioridad se hizo referencia a las temperaturas adecuadas en los almacenes, ya que éstas son, sin duda, de gran importan- ‘cia para el control de costos al evitar la descomposicién o deterioro de las mercancias. Ejemplo: 4) Las temperaturas excesivas hacen que se acelere la accién de los acidos de los alimentos enlatados, causando que las latas “se inflen’. 4) La humedad, cuando es abundante, acelera el crecimiento de las bacterias que atraen a los insectos; esto se acrecienta raw tammanasscetacnemcacas 103en los productos deshidratados o secos, y produce su endu- recimiento. ‘Temperaturas aconsejables para los insumos: Cabe mencionar que existen diferentes criterios respecto de las temperaturas ideales, debido a esto, en el cuadro 8.1 se sugieren las siguientes: Cuadro 8.1. Temperaturas ideales. | ‘Mercancias Temperaturas (iaieaoes Tava 26°C Galaga a __| wentiiado ysee0) | 2. Frutas, verduras y vegetales frescos 406°C | 3. Embutidos, huevos, lécteos y derivados | 3a 4°C 4, Carnes, aves, pescados y mariscos 5. Productos precongelados 6. Productos congelados Tema @ Indicaciones para el almacenaje de productos perecederos, Las indicaciones que deben seguirse son las siguientes: Frutas, verduras y vegetales frescos. Requieren de refrigera- ciéna una temperatura de 4 a 6°C. Ademés de la humedad necesaria para conservarlos frescos y con buena presentacién, en caso de que sea necesaria mayor humedad, se aconseja colocar una tela del- gada y himeda sobre estos productos, para evitar que se marchi- ten, encojan o endurezcan. Para los productos que no estén maduros, se debe recordar que Ja refrigeraci6n retarda su proceso de maduracién. En el caso de los, platanos, no se refrigeran, pues ocasionaria que se pongan negros; ‘inicamente se requiere ventilacién. Las papas y cebollas requieren de 10 a 13 °C y estar libres de humedad, pero con ventilacién. ‘Huevos. Requieren de refrigeracién a la temperatura antes di- 104 uneane amacouye ne samcanctas, ademnés de estar limpios y secos; su empaque ayuda a una me- ‘ventilacién entre ellos. Se colocan separados de los productos lores fuertes, pues los absorben facilmente. Mantequilla. Debers estar en refrigeracién y debidamente em- , para evitar la penetracién del aire que puede ocasionar- decoloracién, manchas, sabor rancio u olores inconvenientes. Jo que debe revisarse constantemente su empaque y almace- jiento. ‘Quesos. En el caso de los quesos, se aconseja colocarlos en re- sientes cerrados para evitar escurrimientos o en empaques her ticos, pues esto los protegerd de olores desagradables de otros luctos. Requieren refrigeracién. Pescados y mariscos. Deberdn consumirse de inmediato, ya en caso contrario, no deberén tener més de tres dias posterio- ‘a su compra; ademas, se colocan en hielo frapé o molido para svar Ia frescura, humedad y la temperatura correspondiente. ura que estos productos tengan sus cajas o recipientes espe- ales y que se coloquen retirados de otros materiales. Los cangrejos, langostas, almejas y camarones se deben conser- a la temperatura antes dicha, ademas de mantenerse en hielo ‘molido, como en el caso del pescado; nunca se deben tener a una ;peratura menor de 0°C, para que no se congelen, lo cual no es mnveniente. En el caso de que estén congelados, se recomienda su ‘empaque individual o en pequefias cajas. Para descongelarlos se "sacan del congelador y se introducen en una caja con hielo molido ‘en el refrigerador para que se descongelen por sf solos (no usar ‘otro sistema). Carnes. Estos son productos perecederos y requieren de un cuidado extremo en su manejo, es decir, mantenerlos frescos y en buen estado. Se deben conservar en refrigeracién permanente hasta su claboracién, La temperatura no deberd ser menar-de0%6, ya que esto ocasiona que la superficie de la carne se oscurezca, 0 sea, que se “queme”, como comtinmente se dice. El dea donde se alrmacenen las carnes frescas debe estar aleja- da de los demas productos, ya que pueden absorber los olores y sabores fuertes de otras mercancias. En el caso de los trozos de carne con grasa, éstos deben colocarse en los estantes, con la parte grasosa hacia arriba; si se trata de grandes porciones, éstas se cuel- ‘gan, con el fin de que tengan una mayor ventilacién y asf evitar que se oxiden y arrancien. Cuando se tenga carne molida o picada sin congelar, es decir, ppara su tso inmediato, no debe mantenerse almacenada durante més. romemoeacomsmananacnne — 105 ee)de 24 horas, ya que las probabilidades de deterioro se incrementan, en raz6n de que el producto tiene mayor exposicién, ademas, al picarla o molerla, ya sea en forma manual 0 por medio de alguna maquina, puede adquirir bacterias que aceleran su descom- posicién o la contaminan mas rapidamente. Las cares frescas de cerdo, carnero y ternera deben utilizar- se lo mds rapidamente posible poniendo en Practica el consejo anterior. Tema control de temperaturas en cémaras y aparato de refrigeracién congelacién para almacenamiento de alimentos. Para el control de la temperatura en los productos, se aconseja tener en cuenta lo siguiente; 4) Los productos frescos o perecederos requieren de refrigera- cién para su almacenamiento, con el fin de que se conserven en buen estado y evitar pérdidas por descomposicién. El almacenamiento por refrigeracién requiere de un control en cuanto a la conservaci6n de las temperaturas, pues los cambios de altas y bajas son perjudiciales. 4) El Almacenista tiene la obligacién de llevar un registro diario de temperaturas en las cmaras y aparatos refrigerantes que estén bajo su control. En algunas empresas de esto se encarga el personal de mantenimiento, quienes también llevan una bitacora de las temperaturas. Lo anterior es con objeto de asegurarse de que se mantengan adecuadamente y reducir las posibles pérdidas poralimentos echados a perder. Los alimentos requieren diferentes temperaturas para su conserva- cién (véase cuadro 8.1, pég. 104). ¢) Toda cémara 0 aparato de refrigeracin debera tener un ter- mémetro que esté a la vista, el cual debe indicar la temperatura interna, con el fin de que se verifique en forma constante y permanente que no haya fluctuaciones y detectar a tiempo algiin compresor que funcione de manera irregular para asi efectuar en caso necesario, el cambio de las mercancias a otro aparato 0 camara. En la figura 8.1 se expone un ejemplo del formato. 106 errno n anmcnwenemarcancias 6 congelado Elhechode Sellevard acd os productos * Empaque volver los proFigura 8.1. Manere en la que esté aistribuida el formato. Tema 6 Congelado y descongelado de las carnes. Elhecho de utilizar alimentos congeladosen loshotelesy restaurantes se debe, principalmente, a los siguientes factores: compras por volimenes para obtener mejores precios, planificacién dela pro- duccién, mejor control de las porciones, estandarizacién de la calidad, ahorro en la mano de obra y poder disponer de mercancias cuando éstas escasean en el mercado. Es necesario seguir las reglas que marcan los especialistas para el congelado de las carnes, pues este sistema ocupa un sitio primor- dial en las operaciones modernas en el servicio de los alimentos, ya que son de uso comtin en la mayoria de hoteles y restaurantes. ‘Cabe mencionar que una gran mayoria de la gente piensa que estos productos, al congelarse, desmerecen su calidad, sabor, textu- ray pérdida de sus valores nutritivos y vitamfnicos, pero no es asi, siempre y cuando se usen las técnicas dictadas por especialistas en elramo. Sistema para el congelado de las carnes Se llevard a cabo en tres etapas, segtin los especialistas, para que Jos productos no sufran deterioro alguno: +» Empaque adecuado. * Congelamiento rapido. + Conservacién a temperatura estable, Empaque adecuado. E] material que se use para empacar y/o envolver los productos que se vayan a congelar es de suma impor- ‘Teuas concmano nesconsezaponetascames — 107tancia, éste debe ser a prueba de humedad y sin entradas de aire, es decir, hermético. Los que se emplean con mds frecuencia son: 4) Papel estaiio, siempre y cuando su cierre sea hermético; su. desventaja es que puede romperse facilmente. 1b) Plastico vita film, éste es el que mas se usa, ya que es adhe- rible y su cierre es hermético. Ademés, se prefiere envolver con este material, porque es transparente y de uso mas co- min. Cuando las carnes no son empacadas adecuadamente, sufren quemaduras por congelamiento, lo cual significa que su contenido de grasa tanto superficial como interno se arrancie, que los tejidos se sequen y endurezcan y su color se torne pardo, dando como resultado que al servirse, deje mucho que desear en cuanto a cali dad, tersura, sabor y presentacién, lo que ocasiona pérdidas y costos altos. Congelamiento rapido. Es necesario hacer notar que mientras més répida sea la congelacién de los alimentos, sera mejor el resultado, ya que esto hace que la cristalizacion de los liquidos internos de los productos sea mfnima, y no se efecttien dafios en su interior. Esto significa que los productos que se van a congelar se colocaran en un aparato congelador (no la c4mara), que esté a una temperatura mucho mis baja, tal vez de ~30a —35 °C, o menos. Lo anterior es para acelerar el congelamiento y evitar que sufran cortes y dafios internos. Se elevard la temperatura del aparato y tan pronto esté a 20°C, se sacan las carnes y se meten en la c4- mara congeladora. Cabe aclarar que alguna de las piezas de estas carnes, previamente se les insert un termémetro de aguja para verificar su temperatura interna. Conservacién de temperatura estable. Por ningtin motivo se podré variar la temperatura de la camara, que debera estar entre =18y ~20°C, para lo cual se tendré una vigilancia a base de revisiones periddicas que pueden ser cada tres 0 cuatro horas, esto es en previsién de que la maquina enfriadora fallara por cualquier motivo y ocasionara pérdidas cuantiosas. En muchos hoteles se lleva. una bitécora de temperaturas por parte de mantenimiento. Sistema para el descongelamiento de las carnes El descongelamiento de las cares requiere de ciertas técnicas, las cuales, segtin los expertos, es necesario observar para que los 208 enconos anuncmase ce sancancias Debido a ductos que tiEl método adecuado es el siguiente: 4a) Sacar los productos que tengan més tiempo dentro de la cé- mara, colocarlos en un aparato congelador, que esté.a ~ 18°C. 4 Tan pronto estén en el aparato, se aumenta la temperatura gradualmente durante las 24 horas siguientes, por medio de su regulador de temperatura, hasta llegar ala ideal. Los pe- ritos recomiendan un lapso de 48 horas. b) Lacarne nunca debe descongelarse con agua caliente, dejan- dola ala intemperie, a fuego directo, etc, ya que ocasiona el detrimento del producto. Se recomienda prever las necesidades de produccién, para el descongelamiento de lo necesario, no se debe hacer al momento, oeasionando trastomos en la produccién y, por consecuencia, en la presentacién y calidad ante el comensal. Es importante recordar que no se deben recongelar los productos (cuadro 8.2). Cuadro 8.2. Periodos en los cuales pueden conservarse las carnes congeladas, | Tpos de cames | Periodos de congelacién (en meses) | 1. Resy pollo Gu — 2. Camnero y ternera 6am 3, Cerdo y pavos 3a6 4. Embutidos 1a3 : Estos periodos pueden llevarse a cabo, siempre y cuando se ha- yan seguido los sistemas de congelamiento antes sefialados. Tema sistema de control de canes y otros, por medio de etiquetos, Debido a que las carnes, aves, pescados y mariscos, son los productos que tienen un importante movimiento y son los de mayor rewa7.cermuane commatorcamms — 109valor en los alimentos, es necesario llevar un control especial y estricto. Para lo cual se utilizaré el sistema llamado control por et 4queta de cares, que consiste en los siguientes pasos por seguir: 1. Alrecibir las carnes 0 cualquiera de los productos mencionados, y después de haber sido verificados, pesados y comparados con los estandares de compra, el Almacenista efectuard de inmediato el llenado de la etiqueta de carnes con base en la remision 0 factura (fig. 8.2), sta primera parte a seat al product impor: $327.50 Proveedor: Bachoso | Corte: pollo tipo Esta segunda parte se Peso: 13.100 ig centrega al Contralor de alimentos y bebidas $2500 Importe: $327.50 Fecha de recibido Figura 8.2. Formato de la etiqueta de carnes, 2. La etiqueta esta preimpresa y debidamente foliada y estara bajo el control del Departamento de contabilidad. Se entrega al Al- macenista bajo responsiva, 3. El folio y los seis conceptos restantes son iguales en las dos Partes, y serdin lenadas por el Almacenista. La primera parte la atard al producto, cuidando que no se desprenda; la segunda parte se le enviaré al Contralor de alimentos y bebidas junto a las copias. de las facturas 0 remisiones respectivas. F10 cxcana anencossr ocuancancias 4. Parallena el cual se trata4.Parallenarlas, se tendré cuidado de verificar el tipo de produc- del cual se trata, debido a su consumo 0 requerimiento en las nas; por ejemplo: si llegan 100 pollos, se hacen 10 paquetes de 10 piezas cada tno (cantidad que usualmente se solicita); por tan- , se llenan 10 etiquetas, una para cada paquete, para lo cual se an y se anota el peso, precio unitario e importe, ademas de los ‘conceptos restantes, anoténdolos en las dos partes de la eti- . Esto se hard en cada una de las etiquetas que, al sumarlas, specto de su peso e importe serén iguales a lo que se anote en la misién 0 factura, siendo esto el control de los productos. Este jemplo se podra hacer con otras mercancias; la idea es dar fluidez ‘Almacenista para el surtido de mercancias. Por qué se hicieron paquetes de 10 pollos? Esto se hizo con en Ia experiencia del Almacenista, pues sabe que las cocinas generalmente piden estas cantidades. Cabe sefialar que los paquetes pueden ser de cinco, ocho, 10 0 mas piezas, todo ser basando- se en lo que el Almacenista crea més conveniente, jor: Este sistema se seguiré para otros productos, tales como: carnes por cionadas, filetes de pescado, cafias de filete de res, etc. Para trozos gran- “des de came, se hard una etiqueta por cada picza. Distribucién de las etiquetas Los productos recibidos deberdn estar bien etiquetados, es decir, que la etiqueta esté pegada o amarrada perfectamente con el fin de que no se caiga o se desprenda, pues se perderfa el control de los productos. El Almacenista coloca los productos dentro de la cémara de conservacién o de congelacién, segin sea el caso, teniendo cuidado que lo nuevo esté atrs y lo anterior al frente; es decir, utilizar el sistema PEPS (primeras entradas, primeras salidas). Colocando las etiquetas a la vista En el caso de la segunda parte, se seguir4 el sistema siguiente: a) E} Almacenista anexaré a la(s) copia(s) de la(s) remisi6n(es) o factura(s) correspondiente(s) la(s) etiqueta(s) y éstas las adjuntard al formato: reporte diario de mercanctas recibidas, cuando ya estén debidamente relacionadas en éste. b) El Contralor de alimentos y bebidas recibe del Almacenista el legajo con las copias de las remisiones o facturas, y anexas las etiquetas correspondientes de carnes. rou semuasecommecsecames 111c) El Contralor de alimentos y bebidas al recibirlos, revisa las remisiones o facturas que coincidan en la(s) etiqueta(s) y que estén debidamente relacionadas en el reporte diario de mercancias recibidas. @) Guardaré las etiquetas, ya sea en un tarjetero en un tablero especial que tiene en su oficina, cuidando de seguir la secuencia numérica. En la figura 8.3 puede apreciarse objetivamente la distribucién de la etiqueta: Figura 8.3, COmo se distribuye la etiquera, ) El tablero es donde el CAB coloca las segundas partes de las etiquetas, en el cual objetivamente y de inmediato pueden verse las existencias que se tienen en el almacén (cuadro 8.3). f) Sistema por seguir para el movimiento del tablero, Para efec- to de las entradas de mercanefas, se hard lo que se sugirié anteriormente. 112 oymane aaacens ve wexcavcras Para el caso dPara el caso de las salidas se seguirdn los sistemas siguientes: Cuadro 8.3. Ejemplo del tablero para las etiquetas. ‘Tipo de canes Etiquetas Filete de res Pierna de cerdo Chuleta de cerdo Carnes frias Jamén steer eee eeeeeeeeeeeeees Tocino seesecsees see eeeees Pescados y mariscos Filete de mero | Camarén pacotilla ‘Camarén gigante Aves Pollo Nora: Este tablero estard en la oficina del CAB. Serd del tamafio aproxi- mado de un pizarrén, segtin las necesidades, Del lado izquierdo se anotan todos los tipos de carnes, aves, pescados y mariscos que se tengan, Del Jado derecho se colocan unos pequefios ganchos, donde se colgarain las etiquetas respectivas. Con este tablero el CAB, siempre tendré a la vista las existencias de éstos, y coincidirén con lo que se tiene fisicamente en Jos almacenes. ‘rainy ssteuanccommaotos canes 113Salidas totales de las carnes por pieza o paquete Para comprender mejor este sistema, se da en el ejemplo siguiente: Una cocina requiere 10 kg de jamén, por medio del formato salida de Almacén. El Almacenista, al recibir el formato, revisa que esté debidamente lenado y autorizado. Se traslada a la camara de con- servacién y en el drea de los embutidos revisa en ellos sus etiquetas para sacar el que tiene la fecha mds atrasada, Pesa el producto para ver si corresponde con la etiqueta. Nora: En caso de alguna pequefia variacién con lo que pide la cocina, se anota en el formato salida de almacén la cantidad entregada realmente. EI Almacenista desprende la etiqueta de la pieza y la anexa al formato de salida de almacén y, al término del turno, la envia junto con otras salidas al CAB, quien al recibir el formato, separa ia eti- ‘queta y busca en el tablero la segunda parte segtin el folio; compara. Jas dos partes que coincidan y las junta por medio de una grapa y las guarda en st escritorio para cualquier revisién posterior. Esto significa que del almacén sali6 un producto, y del tablero salié tam- bien, por medio de la etiqueta. 1. Salidas parciales de las carnes o productos. Siguiendo el mismo ejemplo de la pieza de jamén, la cocina solicita Gnicamente 5 kg (la pieza es de 10), el Almacenista hace lo mismo que en el caso anterior para sacar la picza del jamén (sistema PEPS); corta los 5 kg, © sea, la mitad de la pieza y desprende momentaneamente la etiqueta. En la parte posterior de ésta anota los conceptos siguientes: © Folio del formato salida de almacén. * Cantidad entregada (5 kg en este caso). * Fecha de la salida. ‘A continuacién vuelve a colocar la etiqueta en lo que queda de la pieza y la almacena en la cdmara. En el formato de salida de alma- cén, en el renglén en donde est anotado el jamon, el Almacenista escribird el folio de la etiqueta a la cual se le cortaron los 5 kg. Poste- riormente, se envian al CAB y éste, al recibirlas, revisa los formatos yal vera salida del jamén y no encontrar Ia etiqueta y ver el folio de la misma, automaticamente sabe que se trata de una salida parcial. 114 onwane nisnconnn ne mencanctas Enel tablero re posterior | nente la coloca: En este sistema, se lleva en elEn el tablero localiza la etiqueta por medio del folio y anota en la parte posterior los tres conceptos sefialados anteriormente y nueva- mente la coloca en su lugar dentro del tablero. Solamente se podran efectuar de una a dos salidas parciales, pues obviamente no cabrian mis en la parte posterior de la etiqueta. Por lo anterior, se aconseja efectuar paquetes 0 partes de piezas grandes con su respectiva etiqueta tal como se mencioné anteriormente. Conclusién: El CAB, a primera vista y ala mano, mediante el tablero tendra un panorama completo de ias existencias en el alma- cén, ademés de tener toda bajo control, ya que todo debe coincidir. 2. Sistema de control de las etiquetas por medio de un tarjetero, En este sistema, como su nombre lo indica, el manejo de las etiquetas se lleva en el tarjetero con separaciones segiin el tipo de materiales o cortes de las carnes que se tengan en el almacén, inclusive se puede hacer lo mismo que con el tablero. Conclusién: Este sistema no es muy objetivo, pero no requiere el espacio del tablero, y las etiquetas pueden guardarse bajo lave. Tema 8B sistemas para el almacenaje de los productos no perecederos, El rea destinada para estos productos deberd ser la adecuada para almacenar los productos con los inventarios suficientes, sin ex- cesos ni restricciones. Ademés, debersin contar con la temperatura ideal, con la ventilacién adecuada, suficiente iluminacién, limpieza y orden. Debe tener estantes resistentes y adecuados, recipientes de metal, plistico 0 madera con ruedas para guardar los productos a granel como son: harina, arroz, frijol, azticar, sal, etcétera. Los insumos deberdn colocarse por grupos que sean del mismo tipo o similares y posteriormente por su rotacién, es decir, los que salen con mis frecuencia. Otro sistema que también se usa es el den alfabético, pero el que mas se utiliza en los almacenes es el primero, lo cual se analiza a continuacién. Los grupos de mercancias se colocarén en un conjunto de estantes con rétulos para facilitar su localizacién dentro del almacén (cuadro 8.4). auesstousmeananucsre 115Cuadro 8.4. Ejemplo de grupos de mereancias. Producto | Caracteristicas 1, Frutas en almfbar De todas las clases y presentaciones 2, Aceites y grasas De varios tipos y marcas 3. Aceites finos De oliva tipo extra virgen, virgen, etcétera 4, Vinagres Diferentes preparaciones, nacionales | | eimportados 5. Mostazas, mayonesesy | Diferentes marcas y presentaciones | catsup 6. Chiles enlatados Jalapenos, chipotles, gtleros, en rajas, enteros, etcétera 7. Especias y condimentos | De todos los tipos, a granel o en frascos 8, Sopas y cremas Diferentes ingredientes y enlatadas presentaciones | 9, Galletas y pastas Diversas preparaciones y tama‘ios 10. Mermeladas y dulces _| Frutas variadas y presentaciones 11. Productos a granel Harinas, frijol, azticar, etcétera | En el caso 1, de frutas en almfbar, éstas se colocan en la parte superior del estante, los que son mas solicitados y los seguirdn los de menos rotacién, y as{ sucesivamente con los otros grupos. Se aconseja rotular cada divisién del estante con el nombre del articu- Io incluyendo el minimo, stock y maximo. Para el caso de los productos caros o de costo alto, como el ca- viar,el azafran, as{ como las bebidas como el cofiac y otros se guar~ dan en un mueble por separado con chapa 0 candado, esto se hace para un mejor control y cuidado. En el cuadro 8.5 se muestra una relacién de productos no perecederos con periodos o tiempos en que se pueden almacenar. 116 esenaoe amacuve oe uancancias‘Cuadro 8.5. Ejemplos de periodos de almacenamiento de algunos productos no perecederos. T Caractetsticas que Duracin de resentan los productos ‘alimentos en | Duracion en | "por almacenamiento Productos | lugar fresco | refrigeracion innadecuado Observaciones Caféinstantinco [7a 12meses | 3anos | Apslmazamiento,pérdida | Son producidos por de sabor temperaturas alas café mohdo Tat2meses|12018 | Pérdidade sabor (Que tenga ventilacion, y ‘envasado al alto meses esi lejos de productos con sacio lor fuerte ‘Te instantinco érdida de sabor Evita altas temperatura y dnumedad excesiva ruta enlatadas Pérdida de sabor, [No exponerias al sol, ablandamiento © colocaras en higares hhinchazén delalata | ventilados Juges de fruas [6a 9meses |3asos | Pérdidadesabory acidez | El gcido natural de los enlatados o en {jugos reduce la duracSén frascos fen los envanes Vegetales enlatacos | 7a 12 meses |2a3anos | {dem ‘dem Gitomate, ol muy deidos fermentada) Vegetales no dcides | 1 ato 4asios | Ablandamiento, pérdida | No exponerios al sol, de sabor, hinchaz6n de | colocarlasen lugares Jalota ventilados specias, hierbos | ano. 2anos | Pledidadesaboryolor | No dejar destapado molidas, clfrasco, comprar en en rascos ‘pequefas cantidades Vinagres en frascos |2anos | 3attos | Evaporacién yformacién | Porlo general producida ddenata llamada “madre | por almacenamento de vinagre™ inadecuado Margarina mes | 2meses | Sabor rancio, color oscuro | Mantenerse cn nla superficie, moho, | refrigeracion, envuelia, colores extrafos ‘con aluminto, ffece més proteccién ‘cites para 639 meses ‘Sabor ancio,similara | Evitarla solar ensaladas grasa vieja Pastas ‘3 meses ‘Moho, agrictamiento, | El calor ya humedad saborrancio. ‘excesivos forman grietas y al cocinarse se desinlegran Gallas Ta6meses | 4a 12 meses | Se ponen rancias y ‘En ventilacion y un lugar landas. ‘seco. El ablandarnicnto se evita colocdindolas en el Jomo antes de usarlas 117Tema determinacién de claves para las mercancias. La importancia de utilizar las claves consiste en lo siguiente: * Facilitan identificar répidamente cada producto. * Permiten tener conocimiento inmediato de sus caracteristicas. * Evitan describir el producto. * Seutilizan cuando se tiene un sistema de cémputo. Es necesario que todas las personas que van a usar y manejar las claves tengan un conocimiento previo de los conceptos que la integran. En el almacén se pueden etiquetar los estantes con estas claves, siguiendo la misma secuencia que se tienen en el kardex, tarjetas de almacén, sistema y listas de inventarios. Para determinar las claves, es necesario seguir un sistema o pro- cesamiento igual, es decir, uno de los tres que se muestran a conti- nuacién, Enla figura 8.4 se dan algunas sugerencias para determinar las claves, utilizando los sistemas siguientes: * Abase de letras. + Abase de digitos. * Abase de una combinacién de los anteriores. Practica EI profesor podra efectuar una practica con los alumnos, para Jo cual a continuacién se detallan los formatos por utilizar: a) Copias de facturas reales o hechas por ellos mismos. +) Etiquetas de carnes (para llenarlas por paquetes y por piezas completas, c) Reporte diario de mercancias recibidas. d) Tarjetas de almacén (para kardex). Lacantidad de formatos la determinard el profesor, segtin el "tamafio” de la practica, sin olvidar utilizar todo tipo de mercancfas para una mejor apreciacién. 118 wymwos auacawe oe warcancus‘Sears Sail So| atuepeul sanep sei xcuUusaIep eed SeouaIaRNS "y'g ANB 119 sume op olsun '§ Teun uma sean 9 steep 't svpmagey'y f SVOTET wees g : a BESS i a =e hntenniintentnniitnndnlitette A JERS tN ets een AMR DR Dn Zn Pain $$$ $$ sane emeen a aclanhanal hha eset‘Trabajos que deben desarrollar los alumnos para la practica a) Elaborar el reporte diario de mercanctas recibidas, totalizan- do todas las columnas, ademds de cuadrar los totales. 5b) Llevar las etiquetas de carnes por paquetes y por piezas, de acuerdo con las facturas y RDMR. (Reporte Diario de Mer- cancias Recibidas) ©) Elaborarlas tarjetas de kardex, anotando solamente el movimiento de entradas en los movimientos de unidades, precios unitarios (siguiendo el sistema que determine el profesor) ¥ los movimientos de valores de todas las mereancias que entraron. d) Determinar las claves de todos los productos con los tres sistemas. Esta prictica podré formar parte de la calificacién de los alumnos, segtin el criterio del profesor, revisando presentacién, limpieza yla correcta elaboracién de los formatos. Se sugiere se guarde toda la practica em una carpeta, para evitar que se extravie algtin documento, ademds de que se seguirén utilizando para otras practicas. Tema 1@ sistemas para el almacenaje de bebidas. El almacén de bebidas estaré en un area dentro del almacén. general, pero a la vez separado del de alimentos por medio de muros 0 tela de malla de alambre, etc. Dicha area estara cerrada bajo ave, no importando que esté dentro del mismo almacén. Esto es como una medida de precaucién adicional (véase plano de alma- cén en el capitulo 7, pag. 88). Los productos se dividen en: licores, vinos de mesa, cervezas y refrescos. En el primer caso se agruparan por tipos, marcas y tamafio. Ejemplo: + Whiskys: escocés, americano, canadiense y nacional. + Brandys: importados y nacionales. *# Cogiacs: XO, cuatro letras, tres letras, etestera. Asi se seguiré el mismo orden en todos los tipos de licores. Al colocarse en los estantes, éstos deberdin tener un letrero con el nombre de cada producto para evitar que se cambien de lugar. 120 ean a. annceveoeuencancs hos jos, blancos, Jicas, para que Productos se sin olvidar que: posibles plagas Tema i La limpieza que permitira de polvo, bi @) Revisar!Para los vinos de mesa se colocaran y se agruparén en: vinos ro- jos, blancos, rosados y espumosos, nacionales e importados, tanto ‘por pais, regién, como por cosechas. Los anaqueles estaréin dotadios de divisiones de madera o meté- licas, para que las botellas de toclos los vinos se coloquen horizontal- mente. En el caso de los vinos, se deberd seguir el sistema UEPS (Ultimas Entradas Primeras Salidas), principalmente en boiellas de importacién y de costo alto. ‘Respecto de las cervezas, deberdn estar por marca y por capacidad. Los refrescos también deben de estar por marca y sabores en ‘sus respectivas cajas. Para efecto de los envases vacfos de ambos productos se recomienda colocarlos en un lugar anexo al almacén, sin olvidar que deberdn estar siempre limpios y en orden para evitar posibles plagas (véase plano de almacén en el capitulo 7, pag. 88). Tema AD Observaciones sanitarias en el almacén. La limpieza e higiene en las instalaciones son permanentes, lo que permitiré evitar todo tipo de insectos y roedores, acumulacién de polvo, basuras y desperdicios. Se aconseja lo siguiente: a) Revisar constantemente las éreas del almacén para verificar la limpieza y la debida colocacién de los productos. b) Verificar todos los alimentos para detectar cualquier sefial de deteriora, manchas o posibilidad de descomposicién. ¢) Limpiar los articulos, estantes, pisos y muros periédicamente. d) Al terminar de recibir las mercancias, limpiar las basculas, mesa y pisos donde se colocaron los productos. ¢) Lavar los refrigeradores y congeladores con agua y jabon y enjuagar con agua y bicarbonato de sodio. f) Las cémaras de conservaci6n deben lavarse por lo menos cada semana con agua y jabén y agua con bicarbonato. g) Enel caso de las cémaras congeladoras, se lavan cuando se tenga una existencia menor, para colocarse en aparatos de congelacién y entonces descongelarse y efectuar su limpieza total. h) Efectuar, si es posible, contrato con empresas especializadas para realizar periédicamente la fumigacién y revisién cons- nen de posibles plagas. Es mas barato prevenir que com- as. Tema opsenmciones saMITAMAS EEL ALAC = 121a Tema 12 Procedimientos para las contrales del almacén. Respecto del control de las Ilaves, es el siguiente: Es importante llevar un control estricto de las Haves del alma- ‘cén, esto es para evitar toda posibilidad de sustracciones. Para lo cual el Almacenista tendré un respaldo absoluto, ya que ser4 el tinico responsable de las mercancfas que se tienen en el almacén en horas laborables o fuera de ellas, para lo cual se debe sentir seguro del buen manejo de las llaves. De otra manera cualquier persona podria entrar y sacar insumos sin ningtin control. Existiran dos juegos de llaves, uno estard en un sobre sellado en a caja fuerte de la Gerencia general 0 en poder del Contralor general, segin las politicas de la empresa, esto es para el caso de alguna emergencia, y el otro juego es el que utilizara el Almacenista. En alguno de los lugares mencionados, estaré un libro de registro de llaves del almacén, en el que inicialmente el Gerente general autoriza los nombres y firmas de las personas para el uso de las mismas, que por lo general son: ‘+ Almacenista, * Gerente de alimentos y bebidas. * Contralor de alimentos y bebidas. En dicho libro se anotara la fecha y la hora de entrega y recibo de las llaves, asi como el nombre y firma de la persona que las reci- bio y entreg6, que generalmente seré el Almacenista, al empezar y finalizar su turno. Esto quiere decir que las laves nunca salen de la empresa. Enlos hoteles, las llaves, junto con el libro, estaran en la Recep- cién oen Seguridad, pues en estos lugares existe siempre alguna per sona las 24 horas del dia, durante todo el afto que se puede respon sabilizar del control de las llaves y del libro. En el caso de restaurantes, podrén estar en vigilancia. En caso de que algiin area de venta necesitara de urgencia algu- ha mercancfa por efecto de alguna sobreventa no planeada, fuera del horario del almacén, ademas de que ninguna otra area pueda transferirle la mercancia, entonces el Contralor o el Gerente de alimentos y bebidas podran abrir el almacén, pero observando las condiciones siguientes (fig. 8.5): 122 ammo e smpcmave oe wencancas d) Existen‘_ Se solcitara, pr parte dl Chef | Sesolicte ln presencia de tine: { “0 Cantinero del area ‘persona de Seguridad para dar requeriente. a] Gerente de 4 » fedel movimiento, Se requieren. “ “alimentos y bebidas oa CAB * lastaves ala ecepaonyio | (que generalmente son las 5, Seguridad, firmando el personas autorzadas por Se are el almacén y se sacan Gerencia general, para estos ) Tas mercancias solictadasy se casos), la apertura del almacén: > deja el formato para que al dia ‘para lo cual ya se tiene J) siguiente! Almacenista sepa? elaboradoy autorizadoel —¢ qué mercancin sais. Se é formato Salida del almacén. ) entregan las Ilaves y se firma: : { \-Ruevamente ebro sin 4 9 ) _dlvidarse de anotar los horarios 5 cae 5 Figura 8.5. Pasos que deben seguir en caso de urgencia para abrir el almacén Es importante lo siguiente: 4a) Solamente el personal autorizado podra estar dentro del al- macén en el horario correspondiente. b) El almacén podré estar abierto exclusivamente en los horarios que fije la Gerencia general. Tema 13 Resistros de los movimientos de mercancias. Kardex Este registro generalmente lo lleva el Almacenista y, en algunos, el CAB, si es que no se cuenta con computadora. Este es un sistema de control manual que se usa para oficinas, pues requiere de un archivero y otros componentes para un buen manejo y control de las tarjetas que llevan los movimientos de las mereancfas; los componentes son los siguientes: a) Archivero de charolas, que puede variar de tamatio, segiin el nvimero de charolas que se necesiten. b) Porta tarjetas que estan colocadas en las charolas. ¢) Tarjetas en donde se anotarén los movimientos de las mercancias, d) Existen otros accesorios como micas de colores para sefiala- ‘FEwAs ancesaos DE Los wovmamtrospenaacancas — 123mientos en las tarjetas, por ejemplo: cuando esté al méximo Genel stock o cuando ya estén cerca del minimo, eteétera. ) Se utiliza una tarjeta para cada articulo, generalmente abarro~ tes, carnes, pescados, mariscos y aves. En cuanto a las frutas y verduras no es necesario por su rapido movimiento. f) Secolocan en las charolas de igual manera como estan colocados los productos en el almacén o en las c4maras. Esto es para facilitar los inventarios 0 chequeos. Los datos que contienen las tarjetas son los siguientes: + Nombre del producto. © Unidad de medicion (4, kg, lata de X gramaje, piezas, etcétera). » Movimientos de unidades: entradas, salidas y existencia. « Precio unitario, que puede ser: dltimo precio o precio promedio. * Movimientos de valores: debe, haber y saldo en pesos. Nota: El profesor pediré a los alumnos tarjetas de almacén para conocer: Jas y para hacer practicas en ellas. Para afectar las tarjetas del kardex, se necesitan dos formatos: « Para entradas se emplea el reporte diario de mercancias recibidas. * Para salidas se utiliza el formato de salidas de almacén. La importancia del kardex para el CAB es vital, pues con base en éste, podra desarrollar varias funciones importantes para Sus ‘controles, mismos que se mencionan a continuaci6n: 2) Comparar los saldos de las tarjetas con lo que se tiene en el almacén y asf checar lo fisico con. lo registrado. b) Cada fin de mes comparar el inventario fisico que debers ser igual a la existencia de las tarjetas. 6) EI CAB podra costear las salidas de almacén diariamente para la praduccién o sea, el costo bruto. 4) Podré costear los formatos para transferencias entre las areas. @) Con base en el kardex, el CAB podré costear el inventario ff sico de cada mes, etcétera. Como se vera, el kardex es de gran importancia para el CAB, siempre y cuando esté al dia, de otra manera seria obsoleto. 124 necane amacmincoenmcancasAlgunas empresas dotan al CAB, de un sisterna de cémputo, con el cual sustituye todo lo anterior, pero el mecanismo es igual, solamente que es de forma manual, En a figura 8.6 se presentan los gabinetes para kardex. — ar if Figura 8.6. Gabinetes de kardex Estos gabinetes permiten obtener las ventajas siguientes: 4) Tener una concentracién de registros en un gabinete pe- quefio. b) Hay gabinetes verticales y horizontales, con tantas charolas como se requieran, segtin lo que se necesite registrar: c) La facilidad para hacer anotaciones en las tarjetas. d) La posibilidad de quitar las charolas con las tarjetas del gabinete para cuando se tiene que trabajar sobre el escritorio. Estas tarjetas, normalmente las utiliza el Almacenista para controlar los movimientos de los productos con excepcién de frutas y verduras. Estas tarjetas son diferentes a las del kardex, pues tinicamente se lleva el movimiento de unidades, es decir, los productos en sf, sin tener que llevar los precios unitarios y el movimiento en valores. ‘Tews wecistaospe tos womaprrosormcwncas — 125Para manejar las tarjetas, el Almacenista puede utilizar dos sistemas: a) Un tarjetero de metal o de madera. b) Una carpeta de argollas, para que sea manejable y se pueda evar a cualquier parte del almacén. El uso de estas tarjetas es muy facil y no requiere de equipo especial ni de grandes conocimientos. En algunas empresas se cree necesario que en las tarjetas se ‘manejen los precios unitarios de cada producto, en cambio, otras no lo creen titil. Las tarjetas se deben colocar en el tarjetero o en la carpeta de argollas, y se seguiréin los conceptos siguientes: a) Igual a la colocacién de los productos en los estantes dentro del almacén. b) La misma colocacién de las tarjetas del kardex o sistema. c) Sise tienen listas de inventarios, seguirén la misma secuencia en cada renglén. El Almacenista afectaré las tarjetas con base en: * Elreporte diario de mercancias recibidas. * Las salidas de almacén. * Elacta administrativa para dar de baja o alta algun articulo que se determine por los altos ejecutivos. No: No olvidar que se deben afectar diariamente para que estén al dia, de otra manera no tendrén ninguna validez de control. En las figuras 8.7 y 8.8 se dan ejemplos de tarjetas con y sin precio unitario. 126 noone amacosevenercancasFigura 8.7. Tarjera de almacén (A). ‘TOMA REGsTRES DELOS MovauTosDeMencancas — 127Figura 8.8, Tarjeta de amacén (8) 128 umpavs aumacenase vemexcanctas:- Cy) \' ose™ _~_Al terminar esta unidad, el alumno conocerd los controles para las salidas de mercancias del almacén, lio de formats debidamente elaborados y au- A por medio de de y we ‘torizados por personas acreditadas, en horarios con- venientes, adecuados de manera eficiente y sin fallas. [7 Conocnanieros rmevios * Conocer almacenes de restaurantes y hoteles. * Conocimientos basicos del control de los almacenes. * Usar y manejar los formatos de entrada y salida que se utitizan ‘en los almacenes, * Conocer el sistema computarizado o del kardex. DESARROLLO DE LA UNIDAD Tema J. Loimportancia de las slidas de almacén para conocer el costo bruto, 131Al totalizar los formatos de cada dea y determinar el gran total de estos, dara como resultado el valor de la mercancia utilizada para la elaboracién de los alimentos de cada drea de venta y global- mente, es decir, de todas las 4reas que tenga el hotel. En otras palabras, sera ‘cleasta Beutorde to vendido, —— Esnecesario seguir al pie de la letra, en su totalidad, los controles descritos anteriormente, pues cualquier error u omisién que se tenga, dara como resultado que haya equivocaciones en la deter- minacién del costo bruto parcial o global. El Contralorde-eliment(és y bebidas seré el tinico encargado de letersfinar el costo bruto, y es el y responsable ante sus superiores dela informacién correcta, ya que ésta seré la base para tomar decisiones de la operaci6n del Departamento de alimentos y bebidas. No se debe olvidar que para sacar esta informacién es necesario res} oy de costos. Tema 2 Horarios de entrega. Lasentregas de mercanefas, serfn dentro deun horariodetermi- nado por la Gerencia general, el cual ser estricto y fijo, tanto para recibir las mercancias como para entregarlas a las areas de venta, esto se hace debido a que el Almacenista tiene otras obligaciones que efectuar dentro de su rea. Un ejemplo de horario para entre- gas es de 7:00 a 10:00 y de 16:00 a 18:00 horas, Con dichos horarios, las cocinas pueden llevar a buen término ssus producciones, ya que en las mafianas pueden sacar mercancias para terminar los desayunos, asf como sacar lo necesario para la comida y la cena. En el caso de los bares, pueden adquirir sus insumos en la ma- fana para la venta del mediodfa y de la noche, sin ningtin problema. Estos horarios pueden variar y serdn de acuerdo con las necesidades de cada hotel o restaurante, Tema 3 recibo de solicitudes por anticipado. Con el fin de que el Almacenista pueda preparar las mercancias solicitadas por las éreas de venta, por anticipado, y para evitar que los solicitantes tengan que esperar por sus productos y perder tiempo 132 unans saunas oe amacen (Ae) = Por tanto, su par-stock borando su zén en la en formatos. El del bar lo Para las de almacén y dia siguiente de desayunos. un escrito, cancias, para general, son personasvalioso por ambas partes, se les pide a los encargados de los departamentos que entreguen un dia antes sus requisiciones, no importando que estén fuera de los horarios del almacén, como en el caso de los bares; los cuales terminan sus labores en la madrugada y seré en ese momento cuando determinen sus necesidades de bebidas. Por tanto, tendran que efectuar un inventario y de acuerdo con su par-stock requicren lo que les falta, o sea, lo que vendieron, ela- borando su formato de salidas de almacén. Para esto existe un bu- z6n en la entrada del almacén en el cual pueden depositar dichos formatos. El Almacenista podré preparar el pedido y en la tarde los del bar lo recogerdn, Para las cocinas, también podrén efectuar en la noche su salida de almacén y depositarla en el buz6n, para que a las 7:00 horas del dia siguiente se recoja la mercancfa para complementar la venta de desayunos. Tema Firmas autorizadas. El Almacenista debe tener instrucciones precisas por medio de un escrito, acerca de las personas autorizadas para requisitar mercancfas, para lo cual el Gerente general o en su caso el Contralor general, son los encargados de firmar dicho escrito, con copia a las personas responsables de cada area de venta, asi como al Gerente de alimentos y bebidas, Contralor de costos, Chef ejecutivo y Chefs de cada cocina. Para el drea de bebidas, lo tinico que se agrega es el Jefe de bares y el Cantinero encargado de cada uno de los bares, Tema SS Formato par el despacho de mercancias, Toda salida de almacén deber4 estar amparada porun documen- to, es decir, los productos son dinero y, como en el caso de un ban- co, para sacar dinero se necesita un cheque o un documento que ampare la cantidad entregada, pues de otra manera el empleado y la empresa se desfalcan. El almacén, para entregar las mercancias solicitadas para la elaboracién de alimentos y bebidas, requiere de un documento tinico que se llama requisicién de mercancias, pero en el caso de esta edici6n, y por el sistema que se maneja, se llama- 4 salida de almacén, —_—_— ‘TEMAS romMATO nana eLDesmcHo De MERcANCAS = 133 wPor razones obvias no se permiten vales, promesas, etc. Este formato debera estar debidamente llenado y firmado, pues de otra manera no se podran entregar los productos. Por cualquier anomalfa, el almacenista sera responsable, ya que es el custodio de las mercancfas. Dentro de las empresas, éxisten diferentes tipos de formatos, todos, de acuerdo con las necesidades de cada uno de ellas, también les dan el nombre de requisiciones al almacén. Pero en el caso de esta edici6n se le lamar salidas de almacén, Para evitar confusién con la Requisicion del almacén a compras (fig. 9.1). Hlabors Ve fo ‘iorisd Enuegs Recibid 28) 0) 08) 03) 20) eee a ree Figura 9.1. Formato de salida de almacén. Alimentos. 134En la figura 9.2 puede verse la distribucién del formato ‘Figura 9.2. Distribucién del formato. Detalle del formato por conceptos y columnas 1, Se anotaré el nombre del departamento solicitante o el ntimero de la cocina, 2, Sera la fecha en que se utilizar la mercancia, Este dato es vital, pues cualquier equivocacién alteraré el costo del dia. 3. Este sera el control de los formatos para evitar la posible pérdida de alguno de ellos. 4, Estas cuatro columnas las lena el solicitante de acuerdo con sus necesidades. 5. El Almacenista seré 1 que Lene estas dos columnas de acuerdo con lo que realmente va a entregar, 6. El Contralor de alimentos y bebidas Ilena estas dos columnas para costear lo entregado. 7, En esta columna se anotaré la clave del producto, lo cual ya se explicé anteriormente. 8. Como se sabe, serd la base de conteo manejo del produc- to, segtin el Reporte diario de mercancias recibidas. 9. Se anota el detalle del producto. 10. Seré el ntimero de unidades solicitadas. 11, En ésta se anota la unidad del producto que realmente se entrego. 12. Como en el caso anterior, se anota la cantidad real entre- pain pa am ttn adenoma omelet gada. 13. Se aplica el ultimo precio de la unidad, registrado en el kardex. 14, Es el resultado de multiplicar la columna nueve por la 10. TDIAS FORMATO RAR. DESmcHODEDacanctas — 135,15. Es la suma de todas las extensiones de la columna mime- ro Il. 16. Firma de autorizado del subchef o del encargado de la cocina, que es el responsable de elaborar el formato. 17. Da el visto bueno el Chef ejecutivo o Jefe del area. 18. Firma de autorizado del jefe del departamento, que es el Gerente de alimentos y bebidas. 19. Elencargado del almacén firma con base en lo que realmente salié del almmacén. 20. Firma de conformidad la persona que recibe la mercancia. Nora: En algunos hoteles, debido al exceso de trabajo, las personas de- bian firmar en los conceptos 16, 17 y 18, y delegan esa responsabilidad en Jas personas que les siguten en autoridad, como son: * 16. Firma el encargado de la cocina, * 17. Es el Subchef el que da el Vo. Bo. * 18. El Chef ejecutivo es el que autoriza como Jefe del drea. Tema © control numérico del formato. Para llevar la secuencia numérica y evitar que falten formatos, Jo que ocasionaria graves trastornos de control en el almacén yen el costo, se aconseja que no estén foliados esos formatos previamente, pues es normal que se equivoquen al lenarlos y lo més usual y cémodo seria tirarlos a la basura o usarlos para hacer anotaciones, eteétera, ‘Tomando esto en cuenta, asf como otras causas, el control nu- mérico serfa imposible; por lo tanto, se sugiere seguir las observaciones siguientes: 1. El control de este formato es por medio del folio, por tanto, es muy importante evitar que falte alguno, pues ocasionaria graves trastornos en el almacén, ya que faltaria el respaldo de la mercancfa que salié y, ademés, afectarfa al costo, 2. Para controlar el documento, se aconseja evitar que los for matos estén prefoliadas, pues seria complicado controlarlos, ya que se pueden extraviar, destruir, etc., como se dijo anteriormente, lo que ocasionaria el no conseguir una secuencia numérica de todas la 4reas. 136 cnerans saumasnen aLmacty3. El Almacenista, al recibir los formatos y después haberentre- gado las mercancias, al final del turno enumerara todos los formatos con un foliador, al dia siguiente continuard la nu- meracién del dia anterior, y asf se seguiré indefinidamente hasta que se desee cambiaria. Con este sistema el control nu- mérico se podra Hevar a cabo y no habré posibilidades de que falte algiin formato. Tema 7 costeo del formato. Existen dos sistemas que son los mas usuales para el costeo del formato. A continuacién se detallan: 1. Bl Almacenista, después de entregar las mereancfas yde acuerdo con sus tarjetas de almacén con precios unitarios, anota- rien lassalidas de almacén, en cada renglén de productos en- tregados, en la columna de “costo unitario” el costo de cada articulo. Después se le entregaré al CAB para que verifique los precios, y saque los importes y totalice. Con este sistema se verifican dos veces los precios de costo. 2. Eneste sistema, el CAB es el tinico que colocaré los precios unitarios de acuerdo con su kardex o sistema (sin que inter- venga el Almacenista) y determine los importes y posteriormente totalice el formato, Tema B Afectacién del kardex o sistema y tarjetas de olmacén. El kardex o sistema, se afectara de la manera siguiente: El CAB, al costear la salida de almacén, autométicamente afecta la tarjeta dandole salida o baja a la cantidad de articulos correspondientes, as{ como sus respectivos saldos, tanto en los movimientos de unidades, como en la de valores. ‘Todos estos movimientos se hardn en el sistema, segiin el programa que se tenga. E] Almacenista daré el movimiento de salida en sus tarjetas y sacaré los saldos con las copias de la salida del almacén que se le quedan a él. ‘TEMAS APECEAGONDeLKARDex — 137Tema D Libros de costes auxiliares para concentrar las salidas de almacén. EI CAB necesita Hevar una serie de complementos de informa- ci6n con el fin de que sus resultados informativos sean correctos y libres de errores u omisiones, ya que podré compararios entre si, En el caso de las salidas de almacén, llevaré los auxiliares llamados: ) Libro de costos, alimentos, carnes. b) Libro de costos, alimentos, abarrotes. ¢) Libro de costos, alimentos, frescos. Estos auxiliares darn diariamente la informaci6n del costo bru- to, parcial y total de las cocinas 0 areas de venta por tipos de mer cancias, la suma de los tres libros seran los totales de los costos. Ota informacién que se obtiene de estos libros, es: * Compras diarias y acumuladas durante el mes. * Movimientos de las mercancias en los almacenes. # Saldos de los inventarios, segtin los libros. * Importe de los inventarios fisicos, etcétera. Para una mayor comprensién, a continuacién se da un ejemplo del Libro de costos, alimentos, carnes. Cabe mencionar que los dos Testantes serain idénticos en. su presentacién, con excepcién de la columna 6, que dice: Entradas segdn etiquetas, la cual cambiaré a Compras. En la figura 9.3 se presenta el libro de costos de carnes. Figura 9.3. Libro de costos 138La descripcién del formato libro de costos, por conceptos y co- Jurmnas es la siguiente: . Se anota el mes correspondiente al registro. . Corresponde al afio en curso, }. Se registra el dia en que se efecttian las operaciones, se po- drén ocupar varios renglones, segiin sea necesario, aclarando que se utiliza un renglén por cada movimiento, ya sea de entrada o de salida de mercancias o de algan otro concepto. 4. Es el ntimero de cada salida de almacén que se registre durante el dfa, afectando el importe en la cocina correspondiente. . Unicamente el dia 1o. de cada mes, se anotaré el valor del inventario debidamente verificado y determinado del mes préximo pasado. 6. La suma de todos los importes de las etiquetas de carnes elaboradas en el dia, sera lo que se anote en esta columna, misma que debe coincidir con el total de todas las facturas de carnes y del informe de mercancias recibidas en la co- Jumna respectiva. En el caso de los otros dos libros, se haré lo mismo, obviamente, sin tomar en cuenta las etiquetas. 7. Esel resultado de sumar la columna cinco y seis; esta cantidad se anotaré como parte final de los movimientos del dia. } 8. Se asientan los importes de las salidas de almacén por cocinas o areas de venta, en cada libro, seguin el tipo de mercancias, sin desatender el folio de cada uno de los formatos. 9. Serdel total de las salidas parciales. Esta columna se afecta- ré igualmente al final de los movimientos del dia. 10. Este importe resulta de restar el total de la columna ocho menos el total de la nueve; esta cantidad se anota al final del dfa. Este importe sera igual a: existencia fisica en los almacenes, a los saldos de valores que se tienen en el kardex © sistema y al saldo en libros que se lleva en el “informe diario de costos de alimentos y bebidas” (que veremos posteriormente). En caso de no cuadrar, significa error en algdn pase 0 asiento en cualquiera de los conceptos anteriores. 11. El Gltimo dia del mes, se anotard en esta columna el valor del inventario fisico del almacén, en lo que se refiere al tipo de mercancfa de cada libro, es decir, canes, abarrotes y frescos. 12, Se anota el valor de la diferencia de la columna 10 menos Ia 11. Esta columna determina las posibles diferencias de ambos saldos, no olvidando que el saldo en libros sera la ere Tens ubnospecostos amas — 139base correcta de las dos columnas. El CAB, debe verificar e investigar esta diferencia y comunicarla al Contralor general y al Gerente de alimentos y bebidas, con el fin de que éstos tomen decisiones al respecto a los faltantes o sobrantes, en su caso. Posteriormente, el CAB hard las correcciones pertinentes, para determinar el valor correcto del inventario final, que a la vez serd el inicial del siguiente mes. Este resultado serd el que se tome para determinar el informe mensual de costos. Tema 1 contro! de las mercancias de uso inmediato. En las empresas se utilizan tortillas de mafz, pan blanco, pesca dos y mariscos vivos, etc. Estos productos no se almacenan, pasan directamente a las cacinas, pero deben aplicarse todos los procedimientos especificados en la unidad recepcidn de las mercancias es decit, pesar, contar, medit, etc. Antes de que pasen a las areas, la cocina efecttia su salida de almacén que ampare lo recibido. ‘Covcwusiow: Todas las mercancfas que Iegan a 1a empresa deberdin pasar por el almacén para su revision y firma del Almacenista y, posteriormente, alas éreas. Tema UL Prictica. El profesor podré efectuar la préctica de este formato, para lo cual se utilizarén documentos que se emplearon en la practica de Ja unidad anterior. El profesor dictard los articulos que saldran del almacén, tomando en cuenta los que se tienen registrados en las tarjetas del kardex © sistema, haciendo movimientos de lo pedido con lo entregado; ademds, los alumnos costearn, sacarén los importes y totalizarén, los formatos. También dara salidas en las tarjetas del kardex o sis tema, es decir, afectando los movimientos de unidadles y de valores, sin olvidar practicar la numeracién de las salidas de almacén, Esta prictica se podré agregar a la anterior o por separado, para otorgar al alumno un complemento de su calificacién. 140 wows. saumsnenmacer\ Controles para la preduccién de alimentos—~_ Al término de la unidad el alumno manejaré los. ‘controles de produccién para evitar sobrantes, mal uses de mercancias, basindose en las recetas estandar para alcanzar los costes determinados.. CONOCIMIENTOS PREVIOS + Elaborar platillos, Hacer los cortes de carnes. + El trabajo en la carniceria. + Conocer cocinas de restaurantes y hoteles. DESARROLLO DE LA UNIDAD Tema A. contro! de produccién diaria en las cocinas. Cada cocina deber4 tener una planeacién de produceién diaria de los platillos que conforman su carta o menti, esto es para evitar sobrantes de produccién, lo que puede ocasionar mermas, mala 143presentacién e incluso echar a perder determinados materiales, lo cual podria incrementar el costo del dia. La planeacién se hace con base en un diagnéstico diario de pro- duccién que se deriva del formato popularidad de platillos que nos indica dfa a dia cudntos platillos salen de cada uno de ellos, y que se tienen en la carta. Con esta informacién se determinan promedios en un lapso de dos a cuatro semanas para que estén apegados a.una realidad con estos resultados sobre la produccién de cada platillo por cada dia de la semana. Otro control de produccién es utilizar las recetas estandares para poder elaborar los platillos de acuerdo con un potencial. Las recetas estindares se elaboran para determinar los siguientes conceptos, los cuales son vitales para la produccién: @) Ingredientes que intervienen en la preparacién del platillo. b) Cantidad de cada uno de ellos, 0 sea, peso 0 tamafio de la porcion. ¢) Costos de los ingredientes que se utilizan. d) Sistema de preparaci6n de los ingredientes. Tema 2 controles en carniceria, Esta rea es vital para determinar y controlar las porciones que deberén darse en los platillos, basicamente en los fuertes o princi pales, que es donde se utilizan las carnes, aves, pescados y mari cos, productos de costo més alto y, por tanto, més representativos para los costos, El camicero deberd efectuar los cortes de las carnes de acuerdo con la porcién marcada en las recetas esténdares, para lo cual deberé utilizar una béscula de porciones. Posteriormente, envolver- acon vita film. Lo mismo haré con las aves, pescados y mariscos, con el fin de que al prepararlas por otras personas no tendran que preocuparse si las porciones estan correctas 0 no, ademas de facilitar y agilizar la produccién, Tema mo Sera depen Una de las principales causas del incremento del costo son los desperdicios que se hacen de las mercancias. Pues si no existe una 144 cnwan io conmouss sata ta proouccion De AlnaENTTOS: perdicios, aden ‘mos prodensefianza 0 capacitacién adecuada, el personal de cocina no sa- bra la trascendencia de estos para los costos. Basicamente es necesario efectuar los cortes adecuados de cualquier material como son: frutas, verduras, carnes, aves, pescados y mariscos, evitando los desperdicios, ademés de vigilar los rendimientos que se dan en los mis mos productos. @ Manejo adecuado de los sobrantes de produccién. Enel tema 1 se mencioné evitar sobrantes, pero en algunas ocasiones es inevitable debidoa hechos no previstos como lluvia, planto- nes, marchas, etc., que ocurran en la calle del hotel © restaurante, Esto ocasiona que no se venda lo que se tenfa planeado, es entonces cuando se provocan dichos sobrantes. Para los sobrantes se tendré el cuidado necesario para su manejo y evitar que haya mermas y tal vez se echen a perder, para lo cual se deben observar las sugerencias siguientes: 4) Guardar en refrigeracién los materiales en recipientes con tapa. b) Estos productos se deberan usar lo mas pronto posible. Ejem- plo: de la comida para la cena y sino para el siguiente dia, ¢) En caso de que algiin material no se pueda utilizar para el fa siguiente en su estado original, se podré reutilizar en alguna otra presentacién que formara parte de las sugerencias del Chef. ‘Noma: Evitar, por todos los medios, arrojar a la basura los materiales, pues seria tirar dinero de la empresa, Tema So) 5 consumos de alimentos sir rel ids cocinas. Es necesario concientizar al personal de lo que ocasiona el consumo furtivo de alimentos para los costos. Para evitarlo es conveniente darles de comer (comida empleados) en las horas adecuadas para evitar que se les antojen los productos al estar prepardndol sialguna persona qui a 5 no loco- nace o porque se le antoj6, en estos casos el Chef podra darselos y mas consmmospeaumrossescomma — 145tomarlo en cuenta como parte de la comida a cocineros, que es un crédito al costo. Coxctusion: Decir al personal que avisen lo que se coman para tomarlo en cttenta y no hacerlo a escondidas. Tema 6 El clmacenaje de las mercancias en la cémara de conservacién o refrigeradores de las cocinas. Las mereancfas echadas a perder y otros desperdicios es otro de los factores importantes que resultan por no tener el cuidado adecuado para conservar los alimentos en estos espacios. A conti- nuaci6n se dan varias recomendaciones para su seguimiento: 4) Guardar los productos siempre en recipientes con tapa. b) No dejar cortes de carnes, aves, pescados y mariscos sin en- volverlos con vita film, para evitar que se manchen, resequen © tomen olores o sabores de otros productos o simplemente se oxiden. ©) Colocar las frutas y verduras en una parte especial de la camara. d) Por ningiin motivo colocar los alimentos en el piso. €) Revisar constantemente lo que se tiene y sacarlo lo més répi- do posible. f) Sacar lo que entré primero. g) Efectuar limpieza general de la camara una vez por semana. h) Revisar constantemente la temperatura para verificar si existe alguna variaci6n importante apara avisar a Mantenimiento. 4) Sies posible, se colocarén letreros para poder ubicar el lugar donde se pondrin los productos por grupos. El profesor podré programar visitas a las cocinas, cdmaras de conservacién y de congelaci6n de restaurantes y hoteles para que el alumno verifique la realidad con que se expuso en esta unidad, 146 umoap ro.covrmous maaLa recouccioN DE AUMENTES\\ Repértes diarios de* Tener dominio de los formatos Salidas de alrnacén. * Conocimientos absolutos del uso y manejo: de los libros auxiliares de costos, DESARROLLO DE LA UNIDAD Tema J Tmportancia de los reportes de costos. ElContralor de alimentos y bebidas tiene la obligacién de elaborar y presentar en las primeras horas de la mafiana, los reportes de costos, que generalmente se entregan a las personas siguientes: 149* Gerente general. * Contralor general. * Gerente de alimentos y bebidas. * Chef ejecutivo. Recibir oportunamente esta informacién permite a estos ejecutivos conocer los resultados de la operacién del Departamento de alimentos y bebidas; con ésta podran observar los miiltiples factores que afectan los costos, ya sea que suban o bajen, y as{ determinar las estrategias en la operaci6n, con el fin de que las causales se ‘modifiquen de inmediato para poder operar dentro de los parame- tos ideales. Cabe mencionar que el Contralor de alimentos y bebidas tinicamente informa los resultados y sera responsabilidad del jefe del departamento, junto con su personal, tomar las medidas necesarias para estar dentro de los objetivos de control y buen uso de los materiales para generar utilidades a la empresa; asi mismo, es responsabilidad del Gerente de alimentos y bebidas la planeacién de sus. objetivos, como lograrlos, organizar los recursos fisicos y materiales, la coordinacién y control de toda operacién, para estar dentro: del marco fijado por las politicas del hotel. Tema 2 Los diferentes reportes de costos diarios. Existe una gran variedad de formatos para reportar los costos. diarios de la operacién de alimentos y bebidas; éstos se determinan con base en las necesidades de informacién que se requiere en. cada empresa. En términos generales, éstos siguen la misma base estructura, variando Gnicamente la presentacién, ya sea conden- sada 0 analitica, departamental o global. La formula para determinar los costos, en esos reportes es la. siguiente: CB (costo bruto) menos: C (créditos) igual a: CN (costo neto) ycon base en las ventas, se determinan los porcentajes, comparan- dolos con los establecidos y asf puntualizar las posibles diferencias. Las definiciones de costos bruto, créditos, costo neto real yla de- 150 worn 1 seroeres ounios ce costos ne amamos:terminaci6n de los porcentajes con base en las ventas, se explican a continuaci6n: Coste bruto. Es el importe de las mercaneias utilizadas en la preparacién de los alimentos y que fueron enviadas del almacén. Las fuentes de informaci6n son las siguientes: 4) De las salidas de almacén (véase formato en la columna 11 renglén 12, pag. 134). b) De los libros de costos, en las columnas de salidas parciales yrtotal de salidas (este formato ya se revis6). Costos aproximados. Determinar el costo mediante los envios de mercancfas del almacén a las cocinas, produce una cifra aproxima- da, pero no exacta, va que no se utiliza 100% de estos productos, es decir, habré sobrantes en la cocina. Estas cantidades no afectan las cifras del costo en forma considerable, por las razones siguientes: En todas las dreas de preparacién de alimentos, los sobrantes en general son los mismos dia con dfa salvo pequefias excepciones, es decir, cuando por equivocacién se pidiese de més, dando por resultado mayor sobrante y un incremento en el costo de ese dia. Salvo en el caso anterior, el costo promedio “a la fecha” de los costos diarios, dar un resultado mAs equilibrado y apegado a la realidad; por ejemplo, en un dfa se planea equivocadamente el pedido al almacén y se requiere de mas; ese dia existira mas sobrante y el costo se eleva. Al dia siguiente se pide de menos con el fin de utilizar dichos sobrantes, lo cual dard como resultado un costo més bajo, pero en el acumulado del segundo dfa nos daré un cos- to equilibrado o promedio. Créditos. Es el valor de las mercancias a precio de costo toma- das de la cocina, y que no forman parte de las ventas, pero afectan al costo bruto. Dentro de este conjunto estan contemplados los conceptos siguientes: + Alimentos a empleados. ‘* Alimentos a cocineros. + Promociones. * Intercambios. * Cortesias. + Consumos del Gerente general. + Consumos de los ejecutivos. * Consumos de artistas. roa 12. tos purmaeresmeoates oe costes oamos 151.Estos créditos son los més usuales, pero podran aumentar o dis- minuirse, seguin las necesidades del hotel o empresa. De acuerdo conel objetivo, estos consumos afectan directamen- teal costo, ya que no se venden, es decir, son alimentos que se obsequian y, por tanto, se deberan disminuir o acreditar al costo bruto, ya que de otra manera, el resultado seria ficticio en cuanto al costo ineto real. Costo neto real. Resulta de acreditar al costo bruto todos los conceptos de créditos. Este resultado deberé apegarse al costo neto planeado, hasta donde sea posible. Determinacién de los porcentajes con base en las ventas. Esto quiere decir que el importe de las ventas ser4 100% y con base en esto, por medio de una simple regla de 3, se podran determinar Jos porcentajes de costo bruto, créditos y costo neto global. En la figura 11.1 se da un ejemplo de un reporte global de costos de alimentos expreso (rapido e inicial): ener ere pee Se ee ee } ‘Nombre del hotel 0 raz6n social 4 ,, | Feeha @) Dia de la semana (2) rs , ‘Movimientos ; peed) my Ts] ake] f > [entas 8) j { (Costobruta ©, ‘Gomnida a empleados gr) eas it ; ‘ros erates ® f ‘Gosto net real ® of | [contents ein panendo 00) i } Diferencias ay i CCanizalr de Alimentos y Bebidas (13) I Figura 11.1. Reporte global de costos de alimentos expreso. 152Anélisis del formato por columnas: 1, Se anota la fecha correspondiente a la operacién que se estd informando, es decir, del dia anterior al que se elabore ese documento. 2. Se anota el dia de la semana correspondiente, esto es con el fin de facilitar a la persona que recibe este reporte, comparar el resultado de acuerdo con el dia. 3. Serd el detalle de cada uno de los conceptos a informar, tan- to en valores como en porcentajes. 4, Estas columnas se afectarén con el importe y porcentaje de cada uno de los conceptos, tanto en los movimiientos del dia, como en lo referente a lo acumulado en el transcurso del mes. 5. Se anota el importe de las ventas netas. La fuente de infor macién seré cl auditor de ingresos, segiin el informe de in- ‘gresos de alimentos y bebidas. 6. La suma de los totales de las salidas de almacén. 7. Importe de las mercancfas utilizadas en la preparacién de estos alimentos y que el Contralor costeara de acuerdo con el informe enviado por el Chef con el detalle de dichas mercancfas, 8. El costo de los conceptos vistos en el tema 4, sistema B y que se agrupan en este renglén, con excepcién de alimentos a empleados que estan por separado, segiin el punto 7 anterior. 9. Resulta de restar al costo bruto la comida a empleados y otros créditos. 10, Este concepto es la base para determinar si se alcanzé el objetivo al compararlo con el costo neto real, puesto que es. Jo ideal, seguin lo planeado en el presupuesto. 11, El importe de este concepto resulta de comparar el punto 10 con el 9, recordando que el costo neto planeado es la base. Por tanto, el resultado podra ser de mas menos, es decir, si el costo subié o bajé, teniendo en cuenta que lo ideal serfa que ambas cantidades coincidieran. 12. En esta parte se anota el motivo de la diferencia, si es que la hubo y, ademas, cémo evitarla; esto, después de que el Contralor de alimentos y bebidas haya investigado cada uno de los pasos del diagrama de flujo del ciclo de control del tema 3. Twa2.10s prams imomspecososnancs 15313. En la firma del Contralor de alimentos y bebidas, como responsable de la informacién que se esta proporcionando (véa- se en a figura 11.2 cémo se distribuye el formato). Figura 11.2. Distrioucién del formato, 154 conn 12 neortes panos ne costos ne ALTOS.Baez, Sixto, Descripcin de puestos en hoteles, restaurantes y bares, CECSA, México, 1990. Echback, Charles, Administracion de servicios de alimentos, Diana, Méxi- co, 1983. Horwath, Ernest, Contabilidad para hoteles, Diana, México, 1983. Megginson, Len, Administracion, conceptosyapicaciones, CECSA, Méxi co, I ‘Reyes Ponce, Agustin, Administracién moderna, Limusa, México, 1992. Scheel, Adolfo, Enciclopedia de hoteleria y restaurantes, t, 3, EDINTER, Co- lombia, 1990. 155Alimentos importancia del, 24 rea de ventas de divisién de los, 54-55 caracteristicas del, 21 en el diagrama de flujo, 37f cartas 0 mentis y, 59 en los hoteles, 19-20 en hoteles, 19-21, 54f importancia del manejo de, congelados en restaurantes, 15 107 porcentaje de ingresos por, 5 control de, 44-45 proceso de compras de, 66 cotejo de facturas de, 44 produccién y elaboracién de, division de bebidas y, 55 44 en el almacén, rotacién de, Almacén(es) 54 caracterfsticas fisicas del, 87 enviados control de costos y los, 101- a bares, 46 103 acocinas, 45 procedimientos para, 122- nivel del inventario de, 59 123 que se obsequian, 152 de alimentos y bebidas, 53, recibidos, totalizacion de, 45 87-88 reporte diario de diagrama de flujo y, 82f costos de, 45, 149-150 enun hotel, 54f recibidos, 95 de productos Alimentos y bebidas no perecederos, 116-117 ‘rea de venta de, 19-20 perecederos, 104-106 ‘como fuente de ingresos,15 de un hotel, secciones del, principal, 22 54h control de costos de, 15 el CAB y salidas del, 45 almacenes y el, 101-103 Haves del, control de, 122 157observaciones sanitarias en, de venta de bebidas en hotel, 121 Saf politicas respecto a los, 75 salidas de mercancias del, Bar(es) 131 alimentos enviados a los, 46 el CAB y las, 45 manejo de porciones en los, importancia de las, 131- 44 132 transferencia entre, 46 urgencia del, pasos por, 122- Bebidas 123 almacenamiento de, 120-121 y otros departamentos, 75 alimentos y el, 120 Almacenamiento de las mercan- bajo Have el, 120 cfas, 43 rea de ventas en hoteles, 19- contralor de alimentos y be- 20 bidas y, 43 CAB y el control diario de, 46 normas para el comprador —_enviadas a las cocinas, 46 para, 103 formula para costo de, 46 planificaci6n en hoteles del, _reporte diario de costo de, 46 101-102 unidades de medicién de, 96 temperaturas ideales para el, venta real y venta de, 47 104 Almacenista CAB, Véase Contralor de costos aparatos refrigerantes y el, de alimentos y bebidas 106 Camaras de conservacién, 102 existencias en almacén y el, _almacenaje en las, 146 55-56 temperatura en las, 106 mercancias recibidas y el, 93, Carne(s) 97 almacenamiento de las, 105 movimiento de productos y, —_congelado de 125 periodos para el, 109f requisicién de frescos y el, 58 y descongelado, 107-109 Area control de etiquetas de, 45, de almacenamiento 109-115 de alimentos y bebidas, cortes adecuados de las, 145 102 cotejo de precio de la, 45 en hoteles, 101-102 descongelado de, 107-109 de descarga en el almacén, sistema para el, 108-109 88, 102 ‘empacado de las, 107-108 de venta de alimentos etiquetas de, 45, 109-115, caracterfsticas del, 21 frescas, almacén de, 105 cartas 0 mentis y, 59 hoja de compras para, 64 enlos hoteles, 19-20,54f _molida y picada, 105-106 158 mice mmammeosalidas totales de las, 114-115 Cerveza(s) envases vacios de, 121 unidad de medicién, 96 Chef ejecutivo en cocinas del hotel, 56 especificaciones de compras ‘yel, 75-76 existencia en almacén y, 55- 56 funciones del, 30 requisicién de mercancias y €l, 56 transferencia entre cocinas y, 48 Ciclo de control aplicaci6n del, 36 definicién de, 35 diagrama de flujo del, 37, 41 el CAB y el, 37 importancia del, 37 divisiones del, 35-36 Clientes no huéspedes, ingresos de, 20 Cocina(s) bebidas enviadas a las, 46 personal de, y consumo, 145- 146 produccién diaria en, 143 profesor y visita a las, 146 ‘Compra(s) centralizacién de las, 72 ventajas de la, 72-73 de productos perecederos, 74 de un hotel, organigrama de, 69 descentralizacion de las, 73 en el almacén de un hotel, Saf especificaciones estandar de, 75-19 definicin de, 75 determinacién de, 75 modificaciones en, 76 personas en las, 75-76 estructuracién del proceso. de, 79-80 foraneas, caracteristicas de, 4 importancia del departamento de, 68 del proceso de, 66 6rdenes de, 79-81 organigrama del departamen- to de, 69 para abarrotes, especificaciones de, 78 politicas de, caracteristicas de las, 73-74 proceso de la, personal para el, 70 reporte diario de, 93 Comprador, funciones del, 71 Congelado(s) de carnes, reglas para el, 107- 108. ‘empaque para productos, 107- 108: ydescongelado de carnes, 107- 109 Congelamiento rapido, 108 Contralor de costos de alimentos y bebidas (CAB), 15 ciclo de control y el, 35-36 diagrama del, 37 compras y el, 42-43 cotejo de facturas por el, 44 en el organigrama, 28f, 29 en un hotel tipo, 27 especificaciones de compras yel, 76 funciones del, 30, 41-42 159 IworceanazmCo“A ciclo del control y, 37 de lo vendido, 132 Giarias del, 44-45 definicion de, 151 generales, 42 de alimentos y bebidas mensuales del, 48-49 control de, 15, 24 semanales del, 47 de almacén, reporte de, 45 mercancias recibidas por el, de las adquisiciones, 66 44 el CAB yel, bruto, 132 necesidad del, 18 formula para determinar, 150 objetivos del, 41-42 neto real, caracterfsticas, 152 presencia del, 18 promedio ala fecha, 151 recepeién de mercancias yel, Crédito, 151-152 43 definicién de, 151 reportes de costos por el, 149 nota de, 91-93 requisiciones del almacén y el, 42 Departamento responsabilidades del, 30,42 de alimentos y bebidas revisién de costos unitarios control de costos del, 41- del, 44 a2 supervision y el, 36 en el organigrama general, Contralor general 29 en el organigrama, 28 ingresos por el, 20-21 funciones del, 28-29 de compras Contraloria de costos de alimen- caracteristicas del, 66 tos y bebidas, 29 en.un hotel, 68-69 Control(es) en un restaurante, 68-70 CAB y el ciclo de 35-37 importancia del, 66 de produccién, 143 personal del, 66 en cocinas, 143-144 y requisicién de mercan- recetas estindares y, 144 cfas, 56 en carniceria, 144 de control de costos de ali- Control de costos mentos y bebidas, 15 de alimentos y bebidas, 67 de habitaciones, ingresos por almacenes y el, 101-103 el, 20 importancia del, 24 Descongelamiento elementos para el, 86 de carnes, sistema para, 108- importancia del, 19 109 para diagrama de flujo, 35 necesidades de produccién y, y temperatura de mercancias, 109 103, Desperdicios y mermas, 144- Costols) 145 aproximados, 151 Devolucién al proveedor, carac- bruto terfsticas, 90 160 troczaunmcoDiagrama de flujo de alimentos y bebidas, 82- 83 modificaciones en el, 83 para el control de costos, 37 el CAB yel, 37 importancia del, 37 pedido(s) de alimentos y bebidas en, 82f de mercancias en, 82 Elaboracién de alimentos y bebidas, 44 Especificaciones estindar de compras, 75-79 para productos perecederos, 77 Etiqueta(s) colocacién de las, 111-112 de carnes control de, 45, 109-115 formato de la, 110f Henado de la, 110 distribucién de las, 111-113 ejemplo del tablero para, 113 enel almacén, 118 recepcién de productos y, 110 Existencia de productos no perecederos, 59 ‘maxima en el almacén, 59 obtencién de, 60 minima en el almacén, 59 obtencién de, 59 stock de, en el almacén, 59 obtencién de, 60 Facturas costos unitarios de las, 44 de alimentos, cotejo de, 44 de pago inmediato, 75 mereanefas recibidas y, 43 modificaciones en las, 91 para el almacenista, 93 recibidas, cotejo de, 46 revision de las, 43, 75 Firma(s) autorizadas en salidas de al- macén, 133 en requisicién de mercancias, 62 Formato de costo de alimentos expre- 80, 152-154 de nota de crédito, 91, 93 ejemplo de, 92 forma del, 93f de orden de compra, 79-81 detalle del, 80-81 distribucién del, 81 ejemplo del, 80 de reporte diario de mercancfas detalle del, 94-95 distribucién del, 96 de requisicién de frescos, 56- 58 detalles del, 58 distribucién del, 58f de salidas de almacén, 133 alimentos, 134f control numérico del, 136- 137 distribucién del, 135-136 sistema para costeo del, 137 para despacho de mercancfas, 133-136 popularidad de platillos, 144 Fruta(s) almacenamiento de, 104 colocacién de las, 146 Funciones diarias del CAB, 44-47 peuemenmc 161en control de alimentos, 44- 45, 47-43, en control de bebidas, 46-47, 47,49 mensuales del CAB, 48-49 semanales del CAB, 47 Gerente(s) de alimentos y bebidas, 18 asistente del, 30 compras y el, 75-76 en diagrama de flujo, 82 en un hotel, 31 de drea en restaurante, 31 de compras y_especificacio- nes, 75-76 del restaurante independiente, 32 departamentales, 30 Grupos de mercancfas colocacién por, 115 ejemplo de, 116 Habitacién(es) capacidades de, 20 ingresos por, 20 personal en drea de, 22 sin alquilar, 23 Hoja diaria de compras, 56 para carne, 64 para restaurantes, 63 Horarios de entrega de mercanefas, 132 en los bares, 132 Hotel(es) alimentos y bebidas en, 19, 25 almacenamiento en los, 101- 102 compras de un, 69 el CAB en el, 18 ingresos en los, 5, 25 aves de almacén de un, 122 162) moxcanumco organigrama de un, 27 sin auditoria interna, 83 Huevo, almacenaje de, 104-105 Ingrediente, condicién del, 23 Ingresos generados por alimentos y bebidas, 5, 24 Insumos almacenamiento de, 103 necesarios en el almacén, 53 pasos para recibir, 90 sistema de requisicién de, 56 temperaturas para los, 104 Inventario adecuada toma de, 86 final y el CAB, 140 mfnimo, caracterfsticas del, 59 Jefe de bares, funciones del, 30 Kardex afectacién del, 137 componentes del, 123-124 datos del, 124 definicién de, 123 el CAB yel, 45, 124 gabinete del, 125 importancia del, 124 registro de mercancias en el, 123-128 tarjetas del, 124-128 saldo del, 49 yetiquetas, 118 Libros de costos descripcién del formato, 139- 140 salidas del almacén y, 138- 140 Llaves del almacén, 122 de un hotel, 122 ‘MercancfasMercancias almacenamiento de las, 43 claves para las, 118-120 control en adquisicion de, 79 de uso inmediato, control de, 140 despacho de las, 43 desperdicios de las, 144-145 el CAB y recepcién de, 43 enel almacén, 54 pasos en pedidos de, 82 recepcién de en hoteles, 89 especii pasos en la, 90 procedimientos para, 89- 90, recibidas en hoteles, 89 especialistas en, 89 informes de las, 46 registro de movimientos de, 123-128 rotacién de las, 43 solicitudes por anticipado de, 132-133 temperatura de las, 103-104 Minimo caracteristicas del inventario, 59 de existencias, caracterfsticas, 59 determinacién del, caracteristicas, 59 Movimientos de mercancias, registro de, 123-128 Nota de crédito caracterfsticas de una, 91 formato de una, 91, 93 ejemplo de, 92 forma del, 93f Orden de compra como formato, 79 detalle de, 80-81 distribucién de, 81 datos del proveedor en, 79 ejemplo del formato de, 80 en el almacén de un hotel, 54 factura o remisién y, 90 sistema para elaboracién de, 79 a de contralorfa de costos, 32 de alimentos y bebidas, 32 de un restaurante en hotel, 31 tipo de restaurante independiente, 32 Pago(s) de facturas, 82 inmediatos, facturas de, 75 politica de los, 75 Personal en el Area de habitaciones, 22 para manejo de mercancias, 23 para preparacién de platillos, 2 Platillo fuerte sin consumir, 23 Precio(s) de adquisicién y comprador, 68 de costo, mercancias a, 151 unitarios, célculo de los, 46 Presupuesto(s) de operacién de la empresa, 29 para operacién de alimentos, 23 y movimientos de mercan- fas, 42 roiceaamco 163

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