® icontec Internacional ARCHIVO, GENERAL, NORMA TECNICA NTC-ISO COLOMBIANA 30304 2013-1241 INFORMACION Y DOCUMENTACION. SISTEMAS DE GESTION DE REGISTROS. REQUISITOS INFORMATION AND DOCUMENTATION. MANAGEMENT SYSTEMS FOR RECORDS. REDUREMENTS CCORRESPONDENGIA’ asta roma es una adopion inca GOI spec docurerto de {eteanc toma $0 503012014 DESCRIPTORES: inormasn y dcmentacin; gestion orogieros requis Les:01.4020 ‘omone 12237" Boge. DG Tel (TT) BOT Pan ATT) 2220408PROLOGO 1 Insitute Colombiano de Normas Técnicas y Cercacén, ICONTEC, es el erganismo ‘nacional de normalzacién, segin el Decreto 2269 de 1993. CONTEC es una entidad de cardctrprvado, sn dnimo de cro, cuya Misén es fundamental ara bendar soporte y desarrollo al producto y proeccion al consumider. Colabora con el Sector guemamental y poy al sector prvado Sl ale, para lo3forVeralas competivas en en el proceso de Normalizacion Técnica fo de Consuta Publica, este Ultimo IBIANA DE ARCHIVISTAS ‘COOPERATIVA OE el Proyecto se puso a consieracin elas Sulntes empresas: AMERITEC FUNDACION UNIVERSITARIAINPAHU ‘ARCHIVEROS SIN FRONTERAS 4S SETECSA ‘ARIAS CONSULTING GRUPO ASO ‘ASCOLB! INDEPENDIENTE - ADDY ANDREA COLARCHIVOS RODRIGUEZ GOLCIENCIAS. INDEPENDIENTE - ADRIANA ORDONEZ COLEGIO AMERICANO INDEPENDIENTE - ALBA” CLEMENCIA ECOFILM HENAO ECOPETROL INDEPENDIENTE - ALEJANDRA OROZCO ESCUELA SUPERIOR DE LA_INDEPENDIENTE - ALEXANDRA CELIS [ADMINISTRACION PUBLICA -ESAP- AMAINDEPENDIENTE - AMANDA SANCHEZ. INDEPENDIENTE - ANDRES ALEXANDER VEGA INDEPENDIENTE:- ANGELA MARIA RINCON INDEPENDIENTE - ANGELA PINZON. INDEPENDIENTE “ANGELICA ELEJAL INDEPENDIENTE -ANYELA RODRIGUEZ INDEPENDIENTE - AURA RINCON INDEPENDIENTE > AURELIANO HERNANDEZ INDEPENDIENTE -CAMILO ROJAS INDEPENDIENTE - CARLOS ANDRES Muno2 INDEPENDIENTE - CARLOS ANDRES PINO INDEPENDIENTE - CARLOS NEIRON PUENTES INDEPENDIENTE - CESAR ALBEIRO MOTOYA, INDEPENDIENTE - CLARA INES ROMERO INDEPENDIENTE - CLAUDIA CAMACHO, INDEPENDIENTE - DAVID. ANDRES. ‘CORRALES INDEPENDIENTE - DIANA VIVET PRIETO INDEPENDIENTE - EDGAR MAURICIO GONZALEZ INDEPENDIENTE - EDWIN ALONSO SOSSA INDEPENDIENTE - ELVIA MARIA SOLER INDEPENDIENTE - ENNIO PRADA INDEPENDIENTE ESMERALDA QuINTERO INDEPENDIENTE - FRANCISCO SERRATO INDEPENDIENTE - FREDDY JARAMILLO ‘oRozCO. INDEPENDIENTE - FREDDY VELASQUEZ INDEPENDIENTE JAIRO ALEXANDER PENA INDEPENDIENTE - JAVIER IBAN UMARA INDEPENDIENTE - JORGE A MONTOYA G. INDEPENDIENTE - JOSE EFRAIN FORERO INDEPENDIENTE - JOSE LEONARDO CALDERON INDEPENDIENTE - JOSE MAURICIO VARGAS. INDEPENDIENTE - JUAN OTTO MELO INDEPENDIENTE - LEILA PAOLA FONSECA INDEPENDIENTE = LUZ” MARINA RODRIGUEZ INDEPENDIENTE - LUZ MARY VARGAS INDEPENDIENTE -1117 MIREVA GOMEZ INDEPENDIENTE ~ MARIA DEL CARMEN TRILLERAS INDEPENDIENTE - MARIA DORA SUAREZ INDEPENDIENTE - MARIA EUGENIA SANDOVAL. INOEPENDIENTE -MARIA HELENA GOMEZ INDEPENDIENTE - MARIA LUCILA ZAMBRANO INDEPENDIENTE - MARIA COLEDAD RIVEROS INOEPENDIENTE - MARLY YOUE QUINTANA INDEPENDIENTE - MARTHA HELENA ARANGO. INDEPENDIENTE - MARTHA PATRICIA VARGAS MORENO INDEPENDIENTE - MONICA BERNAL INDEPENDIENTE -NANCY GALLO. INDEPENDIENTE -NAVIBE SOACHA INDEPENDIENTE -NELSON SANCHEZ INDEPENDIENTE = NIDA PATRICIA ESPINDOLA INDEPENDIENTE = NINFA MERCEDES NARANJO INDEPENDIENTE -NOHORA YEMD QUTIAN, INDEPENDIENTE -NOHRA PATRICIA VELA INDEPENDIENTE - NUBIA ESPERANZA CORTES, |NOEPENDIENTE -NURIAN OMARA ROMAS INDEPENDIENTE = OSCAR” HERNAN SERRATO INDEPENDIENTE - ROSMY YESENIA VILLAMARIN INDEPENDIENTE-RUBENUID ROMERO INDEPENDIENTE- RUTH SANCHEZ INDEPENDIENTE- SANDRA ELIANA RUIZ INDEPENDIENTE = SANDRA LILIANA RONCANCIO. INDEPENDIENTE- SANDRA SIERRA INDEPENDIENTE- TRINIDAD ROJAS, INDEPENDIENTE - ANNEY LUCIA GARZON INDEPENDIENTE- WILSON SANCHEZ INDEPENDIENTE - YOLANDA RANGEL INSTITUTO. GEOGRAFICO AGUSTIN copazzi INVERSIONES A:OVECO S.A MARQUEZ URIZA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE TRANSPORTE MINISTERIO DEL INTERIOR Y JUSTICIA PASSWORD LTDA PPOLIGIA NACIONAL PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANAPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA SOFTWARE INTEGRADO PROCURADURIAGENERAL OELANACION THOMAS GREG. ‘SECURE DATA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD DEL EXTERNADO 'SENA- DIRECCION GENERAL UNIVERSIDAD MIUTAR NUEVA GRANADA SIOEIN UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, 'GONTEG cuenta con un Cento de Informacion que pone a dspasicén de Js ineresados rnormas interacionale,regionalesy naconalesy otto documttos relacionados DIRECCION DE NORMALIZACIONa eee NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC-SO 30301 CONTENIDO InTRoDUCCION. 4. ALCANCE. 2 REFERENCIAS NORMATIVAS. ‘TERMINOS ¥ DEFINICIONES. 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACION. 44 COMPRENSION DELA ORGANZZACION Y SU CONTEXTO.. 42 REQUISITOS DEL NEGOCIO, REQUISITOS LEGALES Y OTROS... 43. DEFINICION DEL ALCANCE DEL SOR... 5. LDERAZcO. 54 COMPROMISO DE LA DIRECCION. 82° Pouinca, 53 FUNCIONES,RESTONEABILOADES ¥ AUTORIDADES ‘ORGANIZACIONALES... © PLANIFICACION.... 64 ACCIONES PARA TRATAR LOS RIESGOS Y LAS OPORTUNIDADES 52 OBJETIVOS DE LOS REGISTROS Y PLANES PARA ALCANZARLOS 7 soporte, 74 RECURSOS.NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S0 30301 Pagina 7.2. COMPETENCI. 73. TOMA>DE CONCIENCIA Y FORMACION. 74 COMUNICACION.. 75 DOCUMENTACION oa 92 93 10. 104 402 MEJORA CONTINUA, BIBLIOGRAFIA. DOCUMENT DE REFERENCIA a ANEXOS ANEXO A (Normativo) PROCESOS ¥ CONTROLES ..NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC-4SO 30301 ANEXO B (lnormativo) INTERRELACIONES ENTRE NTC4180 9001, NTC4S0O 14001, NTC-ISOEC 27001 YLA NTC-1S0 20304 ANEXO (Informative) LISTA DE VERIFICACION PARA LA AUTOEVALUACION. eas FIGURAS Figura 1. Normas sobre SGR elaboradas por ISOITC 46/SC 11 ‘ynormas ¢ informes técnicos internacionales relacionados . Figura 2 Estructura del SCR.NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4SO 30301 INTRODUCCION El extoorganizacional depende eignficaivamente de Ia implementacén y el mantenimento de un sistema de gestion que este isanado para mejorar contnuamente ol Jeserpeto, al bempo (que so abordan as neceskiades de todas las partes interesadss. Los sistemas de geston ‘rece metodologas para tomar decisiones y gestonar recursos, con el nde lograrlas metas Gelaorganzacon La creacion y 1a gestion de en las actvidades, los procesos y los imejora SGR di 'Y unos objetvos relacionados a baves de revision y mejora, La implomentacin de la poltica y los de los rgises,séicamente basados en los requsios de la organizacin, garantzars la creacon, la gestion y la accesbicad, para aquellos que necesten de informacion confiableyflodina solve las alwidades da negoeo ‘que evidencia tales acvidades, segun se requera. La iplementacion exitosa dala pales y Tos abjetves de Ios registos da como resultado restos y stemas de regstos adecuados ats todos lo propéstos de una orgonizacion, La implementacion do un SGR en une organizaion también garaniza fa transparency a ‘wazabiided de las decsiones tomadas por la crecién responeabe yo reconocimieno del interes pabeo.NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S0 30304 Las normas sobre SGR elaboradas por ISO/TC 46'SC 11 se desarollan en el marco de las 'NSG para que sean compatibles y Compartan elementos y metedcogla can otas NSC. La roma ISO T8480 y otras norma © informe tecnicos infemacionais, tambien desarroladoe por ISOVTC 46/SC 11, son os pancipalesinstrumentos para dsefir, molementa, montorar y Mojorar procesos y coniles de repistes que operan bajo la drecson del SGR cuando a ‘xganizaciones decien implementar la metocooata SCS. NOTA, ea 1S0 1500 ana fama qu cla I mje inp operons La estructura de las normas sobre SGR elaboratas por ISOVTC 46/32 11, bien sea pubicadas ten proceso de elaboracén, se usta en la Figura Estas nomas est destinadas para uso por parte do: = la ata direccién que toma las decisiones relacionadas con el establecimiento y la implementacion de los estemas de gesten dena de su roanieason = las personas responsables de la implementacon del SGR, tals como profesionaes en las reas de gestion de lesgos, audtora, registos, tecnobla de la Informacion segura de infomacin. ISR determina los equisitos para ta gestion de ls registosy as sxpectativas do las patos Interesadas (centes y pares interesadas) y. a raves de los procesos necesaros, produce reglsttos que satofacen ates requisosy expectavas, La Figura 2 presenta la estuctura dol SGR y la relacin con os clontes y las partes intresadasNORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S0 30301 Tomas as ates de etn Naas noes oe y la vansparenea on la tome. ceptable para un contol acecuad det e cocsiones. 43. DEFINICION DEL ALCANCE La oganizacion debe defn y documantar el leance desu SGR. El akance del SGR puede inci a totalidad de fa organtzacin,fincones especifcas de le ‘organizacion, seciones especiicas de la arganizaciino una o ma funcones de un grupo de. ‘organzaciones. Cuando se establece un SGR pare una © més funciones sspecifeas en un grupo de ‘organizaciones, el alcance debe incur las relaciones ene esas las funcones de cada una de las,NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S0 30301 Cuando una oxganizacon subconraa algin proceso que afecte 2 a conformidad con tos requtlos del SGR. la organizacion debe garantza l conto de a proceso. Se debe Kdentfcar (he el contol de los convatistasy fos procesos subconratados estar den del alcance del Ser’ 5. UDERAZGO 54 COMPRONISODELA DIRECCION Lata cirecion debe demostar su compromis = garantizando qu 1 SGR es compat con accion estat de la organizacén, = ntegrando las requstos dl SGR on os procesos del negocio dela oxganizacion, = suminsvando los. recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar ‘ontnuamente el SCR, = comunizande la importancia de un SGR cas y cumpliendo les equistos del SCR, = garantizando que el SGR aleance sus resutatos previstos y uiandoy dando soporte ala meyora continua, NOTA Laren "eget en et noma ce muita amptamete pan apes ciate son ‘ve paral opt cen ensence a peneacen 52 potiica Lata dieccion debe establecer la poltica de resists. Est politica debe se adeouada para os nes de la oganizacén, uministrar el mare para establecer los objetvos relacionados can os regs, incur emproniso de satstocer os rquistos apliables, ~ indir el compromis de a mejra continua del SCR, = sercomunicada deriv def xganizacio, y = estar disponible a as pats inleresadas,segincoresponda La oanzacon dee conserva ia infrmacisn decumentada acerca do politica do regis, La poltica de repstos debe inci los esbategias de ato nivel eaconadas con la eeacin y el Contol de regstos auentos,confales ubizabies capaces de dr soporte @ les tnciones ¥ lee actvidaces de la organizacin y de protege la ilegidad do cidios restos durante al empo que se requeren. Le organizacin debe garantizar que la poltica de regis se comunica implementa en todos log nveles de la organcacen, y a tas las enidades o indivduos (por ejemplo, socos 0 ‘ontatstas) que wabajan con ela a su nombre. aNORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4SO 30301 53. FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES ORGANIZACIONALES 53.4 Generaidades Le atta arecion debe garantizar que lag funciones, as respansablidades y las auoriades ‘elasonadas con la gestion de os rgistos estan cess, sigiadae y comunicadse en toda la ‘crganizacon ya aquoas endades 0 indvidues que Wabsjan cana organizacon 0 9 su nomere La asignacon de responsabildades se debe realizar adecuadanento para todo el personal, en las fucionesy ls nveles pertnentes dentro dea orantacion, on particular la ta Greccon os gorontos de programas, los profesionaies de a gestion documenta, los profesonales de tecnologia deta informacion, los administadores dat sstoma y todos aquetos que crean ‘conten registos come pare de su rabao. 1 sdorazgo para implement 5a un reresentant especificn de la ata ante operaconal especiicn para 1 autodad defndas, lo que neuye »)Teportar a la ata direction sobre la efcaca de SCR para su revisén,incuyendo recomensciones para la mejra,y ©) establecer el vinculo con ls partes externas sobre temas relacionados con el SGR, NOTA Lancers el apasetnn de rcs dl pennant paca ee ees pine ‘eas prism personel mane gapsNORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4SO 30304 6. PLANIFICACION 64 ACCIONES PARA TRATAR LOS RIESGOS Y LAS OPORTUNIDADES La organizacion debe considera os aspects inicados on ol numeral 4:1 y los requis del ‘numeral 42, y determina los fesgos las oportnidades que es necesari aaron el née: 2) garanlzar que et SGR puede aleanzar sus resultados prevists, b)_prevenir efectos no deseados. y ©) determina opotunidedes pare a mejra La erganzacion debe evaluar la necesidad de planiicaracclones para abordar estos riesgcs y oporunisadesy, cuando sea aplcable: = tograre implementa estas aocones on los procosos desu SGR (vaso el numeral 8.1) y = asegurar que fa Informacion estar dlsponible para evalua si las aciones han sido ‘faces (weasel nureval 8.1. 62 OBJETIVOS DE LOS REGISTROS Y LOS PLANES PARA ALCANZARLOS alta dreccén debe garatizar que los objetves de os registro se establecen y se comnican ‘alas funciones los nvelesrlevantes dena dea organzacion. Los objetvos dels raises ceben 2) sereonsistentas con a poliica de epjstes, »)—sermadibles, (ies fact), 2) tomar en consideracin los requis apscabes,y 4) seemonitoreados y acuazados,segun coresponda. Los objeves de los registios se deben derivar de un andlsis de tas actividades de la ‘rganizaciin. Deben defnir ls éreas donde la legion, los regiamenios y oras nomas y buenas prtcas tenen la minima aplcacon para la creacon de registos conectados con lst actidades Los ebjetves de ls regisros dabon tomar en consderacién ol tamafio de la organizacin, la naturaleza de sus actidades, productos y servicios, la ubicacé, las condicones, ol sista |desfadransratve y el entome cultural en el ual uncena. La orgenizacion debe conservar Infomaciin documentada acerca do los objevos de los rogistos ara alcanzar os objetvos dels restos, a erganzacion debe determinar = aun sera responsable, = quesova ahacer,— NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S0 30301 + qué recureos se necestarén, + euindo se termina y + 06M se evalua os reeutacs, 7. SOPORTE 74 RECURSOS Lata crecion debe asgnary mantener los recursos necesares para el SGR. La postin de los recursos inlay a competerte para ejecutar las funciones » ° 12 {a oxganizacn debe garantzar que su personales consciete de 3) ta elevancia impontaneia de sus actividades individuals y dela manera en que elas ‘conten a lgro de los objetivo de SR, 1b) laimportancia de cumptc con la pla y los procesimienos del SGR y on los requsios el sistema de gestion, ©) os aspoctos signiicaves del SGR y los impacts relasonados, reales 0 potencies, ‘asociades oon su taba, as! como de los Benetcos del desempeno mejoredo del pereonal,NORMA TECNICA GOLOMBIANA _ NTC4S0 30301 4) sus funelones y responsabidades en el logr 6e la conformidad con los requsios del SGR.y ©) tas consecuoncia potencies de apatarse de los procedimientosespectons, Le organicacion debe establecer un programa continuo para la fermacin en la reacon y et ‘Conta dfs opis, Los programas paral ormaion en los requis y la practi pars ia ‘eston de los felsvos se deben propordonar todos los nivel del personal de_ ia Siganzacion,nluyende a los conatsias yet personal de otras organceciones, cuando se porinente. Las competenciasy ln desrezasexigidas par las diversas nciones con respecto FEgeston de restos se deben evaliar, entfcar, e incur en los programas de fermacien ‘desarladosy suminsvados pola organizacén. 74 COMUNICAGION La orgonizacin debe estableer, mplementar, documentary mantanerprocediientos para Ia ‘comumacion nama del SCR. yu polfica y cbjotvos dels registos. La comunicacen intema para la implomentacin eloaz del SGR debe Ne las responsabadades, los procedimienios bperasonales yo 0960 a la documentacn. La organizacion debe decir si communica 0 no a otras entiades (por elemple, cuando existe proceese. del negoce compares) aoeca de su SGR. Si la dedsion es comunicar, la Ergeniacion debe establecor los mdi para dha comuniecion. Dependiondo del nivel de Interacson con les partes extemas, por ejemplo, con los contatisas, los cientes y los ‘roveodores la comumeacgn puede tomar la ferma de informacion de ao nivel acerca det SGR {sc objetwos ola dcumentaion de procedimiontos espocoos 1S DOCUMENTACION 754. Ganorlidades La cxganizacn debe documenta su SGR. Est debe incur declaracions atorizadas de: 2) elaeance del SOR )—lapolica ys objets, 6) interdepondenca y las relacones enve el SGR y os ots sstemas de gestion en la ‘organizacion 0 entre las oranizaiones, 4) bs prosedmientos documentads, segin las exigencias de esta norma, 16) documentacin deteminad por la cxganizsion come nocesaria para gaantzar ta planibeacion. operacion y contol eflcapes de sus procesos. NOTA, Ciao al mina procaine peor ems, if Qu pode 2 (tee, reomanaa mpemernd mone NOTA? Leer ce decunantacn ce SR puede dura rian ei = = tama dela rin ipod acta ees cules tinny ‘el acanee ye ead do procera egetn a mga es stumas do poe a RRPUSERSA Selec asa sensor enpesvles io opan,o Baar doaNORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S0 30301 7.52. Control dea documentacion La documentacion que exge el SGR debe estar contolada, Un procedimiento documentade be desert os convoles necesaros para 1) aprobar ia idonedas de la documentacion antes dela pubicacin, 1) revicar,actuaiza y reaprobar la documentacén, ©) garantzar fa identfcacin de los cambios y del eszdo de revision vigente de la ‘Socumentactn, 4) garantzar que ts versiones pornontos de la documentzrion apcabe estén disponibles fenlos punios de us, e 5 + laimpementacin el = fa conservacion de inormacion. ‘fecutado segin los planes, Ls crganizaciin debe controlar los cambios planicados y revsar las consecuencias do los Cambios no intenconados. emprenalendo aceiones para mga walauer efecto asvrso,segn (Snecesdad 82 _DISERO DE LOS PROCESOS DE REGISTROS aa estabecer el SGR, la oranizacion debe disefarprocesos de registos sayin el sguente penNORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4SO 30201 a Con elf de legror etea objetivo, ‘Analzar los procesos de trabajo, con ol fide determinar los requistos para ta ‘reacién y control de registos. en rlacin con las eperasiones contnuas, y para Salefacer a rendieon de Guenias y ls intereses de cvas patos Ineresadas (vease la norma ISO/TR 25122). Evaluar lo vesgos en que se puede inoue debido a la fata do contol de registos auléntcos, confabies y Ulzables de los procesos del negocio dela erganizaion para 1) estimar el nivel de os esgos; 2) determina si los sesgos son aceplables rele a es ceros defndes si requeren gestion ono, 3) Identicary evauarias opciones para la gestion dels resgos. Especfcar los procesos(véace ol Anex0 A, on respecto los process de registos que la orpanizacon debe deepogar) para crear convolar los eqsbos la manera en que Se ‘eben efecuar en los sistemas y escager los Insrumentos eenolgicos que 60 Yan 2 Utz, Las ojevos de etosprocesos deben incurles quiets aspects. 1) creacion 1) determina qu, cusndoy ebm so van a cea y capture los reps para ‘asa proceso dol nagoci, 1) determinr al conten, e cntextoy la nfrmaion de control (metsdats) ‘que se debon incl en ls registro; 13) decide on qué forma y ecructura ser ereadosy capturados los egies y |W) determinar lab teencogias edecuadas para creacén y captura do registro. 2) conto! 1) determina qu informacion de cont (metadats) se debe crear a raves ‘e los procesos de egstosy como se va aconecar con los registos y 8 {gestonar con el paso del tempo. |) estabecer las regia y las condiciones para el uso de los registos en el tempo, |) mantener uizabies los registos en el empo, 1) estableverla deposi autorzada de los registos, y ¥)—eetablecer las condones que se deben wtizar para administra y ‘mantener os sistemas de repstos. fen al Anexo A {Nommatvo), tomando en consideraion los recurs de la orgaizacion, | ‘antedo del egos oe ieegos dentiicado, asi come el enema social y reglamentae 10NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC4S0 30204 83. _IMPLEMENTACION DE LOS SISTEMAS DE REGISTROS La rganizacion debe emprender ls siguientes aceenes: 42) implementa tos procosos do registro en lo sistemas se reistos para satisfaer los ‘bjlves de ls ogists, >) establcer el montoreo requiar del desempeno de los sistemas de regis fen alos Fequstos del neposo y los objetvos deos regres y ©) gestonaria operacn de os sistemas de registos, NOTA nal ert acne ler ehmpo, eacnnkinin egobie, egcbenann, ecm). ee ‘Jose de ape sn can vs scan ep hr ngs rn ‘etna otgeeauomatndey Gey 621 montoreoy la sistemas de rogistos y la ‘rata as tendencias 0 ls resultados dad, y ») conserva la intormaxién documentaca pertnente como evdencia de os resutados. 9.1.3 Para evalur ia efcacia do SOR, la organizacén debe menitorery, cuando sea aplicabl, mediros siguientes aspectos,sogun coresponda 9) {a police de registos para gorantzar que ésta refja as necesidades actuals del negocio y, se actualizainmediatamente despues de taio cambio signicavo en ia organza, ») es ebjetves de ios registos para garaiizar que son consistntes con la polica de regisros, se pueden alcanzar, iguen wend vos yausantan la mejora continu ©) os cambios en et negocio y en es requis legale u tor que afecan al SGR; "NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S0 30301 4) a disponibided @ idoneidad de los recursos, por elemplo, francieres, humanos, de Infaestutura,tcnotoleos, ete; ©) idoneided de la asignacién y datibuciin de funciones, responssbildades ‘eutoridades, 4) el desempeto de las personas con responsabilidad designada en la implementacin, la Bresentacion de informes a promacin dea toma de conciencia acerca del SCR, 9) eldocempei de los rocososy istoras de gists rene a los objetvos; 1h) la donead de a documertacion e nplementacin comectadelos procedimientos para felontol de documentos |) aofcacia dels sistemas de rgitos para lgra los obeivos eratigios, gerenciales y ‘nancleos de la organizaccn vslzando las medidas selecconadss en la implementacion Ge os sistemas de raises |) 2 efcacia det programa de la organizacion para la formacion y a toma de concencia sobre el SGR y la esvatgia de comunicacon, y 1k) Insattacoibn de oe usuarios y tas paras itoresadas. 1 Aneto C (Informative) suminista elemplos de indcadores de eveluscién y medion en forma, RIoAHEUN oy 159 oxoue us ets 8 UPNSE op oetsoud a) vee, VOR0E OSFOIN _ VNVIEWOT09 VOINGBL VIONNORMA TECNICA COLOMBIANA, LISTA DE VERIFICACION PARA LA AUTOEVALUACION ‘atta. sta do wotiacén pura taatoeauacin slate Ses on scan a SG. regent Sets debs rensos? ae 3 ry , ‘a_opencoson he eabeado eo Shoe oo ee lgeton poe tes Fosse do robo ce, on te {torre enge epoca” contaNORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S0 30301 (Continues Teese Verte ‘Adee | Nese (as abn sn mediates y eseteres ot paca or gos? les cjetios_de_bs_regstor ron Fepoonas aes recinar ele Sonescor UE pln ae pomeranian gat ca reapanai fare deter os atebne de lor peor Sato sana sn vepusnenacion 8 espaneicaie eb hae Se esses. "ooqnen a pone! Segre “pees Eien programas nos ce omaabn Tome ascotsenca parses sear 6 [eaten ya pan de ponoracen? Se, teed pr {epoca eplanerian se prooion seat os or mene at Ee Sort i a tbtesee posers Sturt se Fes Eemeaace be a SGR? (Eiste coamertcin etree rdementcn eto dele Set Se mane om xe ee gave fsa eest aoc Seat 3 ‘ool un ofan por easy un 26NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S0 30301 ay mera Vere ‘deca | EET wo | Proxim | apie 93 | gle tan aldo oe roaadon do a hn SOR por In cso y we aveeowio oe 102 | ie sino Ie epanenabn aNORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S0 30301 BIBLIOGRAFIA NTC-180 00012008, Sistemas de Gestion dela Cadac, Requiios, NTC-SO 14001;2004, Sistemas do Gestion Ambient. Requisitos cox Orienteion para eu Use. NTC-1S0 19041, Dretices para a Audtora de los Sistemas de Gestion GTCITR 15489-2, Informacion y Documentacin. Gestén de Documentos. Parte 2, Gul. SO 15489-1, normation and Documentation, Records Management. Pat 1: General. 180 Guide 72, Guidelines for the Justification and evelopment of Management System Standards. 'SOMTR 28122, nfomation and Documentation. Work Process Analysis fr Records, 'SONEC 27001:2006, infomation Technology. Secunly Techniques. Information Secunty ‘Management Systom, RequirementsNORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC1SO 30301, DOCUMENTO DE REFERENCIA INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR _STANDARDZATION. information and Documentation. Management Systems for Recerds. Requienants. Geneva! ISO, 2011, 329 (80 302012011® icontec internacional sosort ‘Sn ar bee fe 215 bebe ua 70-88 Ts 081560 fags cateconeait too: e3eaze ese cute tose ‘uote coma sm ee eouiaes aaa srg teat ast Sats fan 3-Aat sont oie "ioe te ar reo "sh 13 oh toute eros an 92 ‘ian 0.2.7 feo omer 08 Sire ese eres ae ster ncaa eon Sit 16400 faeepateca ‘eathoamon ‘Set cesta Fea ae ‘iret ‘e304 ‘ae om Sha sarsmamen ne Sass amo Cacnbe de Seroeabermes tar ace emer no (ane 23-18. Pea? ts Cama cece. 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