: SISTEMA ESTADISTICO NACIONAL CONSEJO ASESOR NACIONAL DE ESTADISTICA ACUERDO NUMERO (001) DE 2017 or medio del cual se expide y adopta el reglamento de funcionamiento del Consejo Asesor Nacional de Estadistica (CANE) CONSIDERANDO Que el artculo 160 de la Ley 1753 de 2016 cte6 el Sistema Estadistioo Nacional con el objetivo de “suministrar a la sociedad y al Estado, de manera coordinada entre las entidades productores, estadisticas Oficiales nacionales y teritoriales de calidad, con lenguajes y procedimientos comunes respetuosos de los estindares estadisticos intemacionales, que contribuyan a la transparencia, pertinencia, iteroperabiidad, acceso, oportunidad y coherencia de las estadistcas producidas en el pais’. Que el pardgrafo 5 del articulo 160 de la Ley 1753 de 2015 cred el Consejo Asesor Nacional de Estadistica (CANE) como érgano de caracter consultivo del Sistema Estadistico Nacional. Que el Decreto 1743 de 2016, mediante el cual se adicioné el Decreto 1170 de 2015, reglamenté aspectos relacionados con el funcionamiento del Sistema Estadistico Nacional y en su articulo 2.2.3.1.3. reglamenté la compostcién del Consejo Asesor Nacional de Estadistica Que el articulo 2.2:3.1.4. del Decreto 1743 de 2016 establecid las funciones Consejo Asesor Nacional de Estadistica y en el paragrafo tnico del mismo articulo dispone que el Consejo expedira su propio reglamento, RESUELVE Articulo 1. Conformacion de! Consejo Asesor Nacional de Estadistica (CANE). De conformidad con lo establecido en el articulo 2.2.3.1.3. del Decreto 1743 de 2016, el Consejo estaré conformado por: 41) _ElMinistto de Hacienda y Crédito PAblico o un viceministro debidamente delegado; 2) El Gerente General del Banco de la Repdblica o un subgerente debidamente delegado; 3) El Director del Departamento Nacional de Planeaciin o el Subdirector Seotorial 0 el Subdirector Tenitorialy de Inversion Pabica, debidamente delegados por el primero; 4) El Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadistica; 5) El Registrador Nacional de! Estado Civil o un Registrador Delegado debidamente delegado para este fin; 6) Un Gobemador delegado por la Federacién Nacional de Departamentos; 7) Unalcalde delegado por la Asociacion Colombiana de Ciudades Capitales; 8) El Director Ejecutivo del Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnologia; 9) El Contador General de a Nacién; S 4 DANE ‘TODOS PORUN DANE, ENTE RECTOR DEL SEN ® =n rae eqns tucacon Ye. SISTEMA ESTADISTICO NACIONAL 10) Un representante de las universidads elegido por los demas miembros del Consejo Asesor Nacional de Estadistica (CANE), de tema enviada por la Asociacién Colombiana de Universidades (ASCUN) y; 41) Un delegado del Consejo Gremial. Pardgrafo. Los integrantes delegados de cada entidad serén designados mediante Resolucién u otro acto idéneo segin la naturaleza de la entidad. Dicha Resolucion o acto debera ser remitida a la Secretaria Técnica del Consajo. Articulo 2. Funciones del Consejo Asesor Nacional de Estadistica (CANE). De conformidad con lo establecido en el articulo 2.2.3.1.4. y 2.2.3.3.4 del Decreto 1743 de 2016 son funciones de! Consejo: 1. Emir lineamientos generales para la elaboracién de! Plan Estadistioo Nacional y aprobar el mencionado Plan y sus modificaciones. 2. Emir concepto técnico sobre el Cédigo Nacional de Buenas Practicas para las estadistcas oftiales. 3. Emitr directrices que facliten la articulacion entre los miembros del SEN y el cumplimiento de sus obligaciones en concordancia con el articulo 160 de la Ley 1753 de 2015. 4, Fomentar en el Sistema Estadistico Nacional la eficiencia, coherencia y comparabilidad en la produccion y difusion de estadisticas oficiales, asi como el aprovechamiento estadistico de los registros administrativos, 5. _Emitr recomendaciones sobre los requisites que haran parte de las evaluaciones de calidad de las, estadistcas oficiales. 8. Concertar el intercambio de informacion a nivel de microdato de acuerdo con lo establecido en el paragrafo 4 del articulo 160 de la Ley 1753 de 2018. 7. Determinar el procedimiento para el trémite y concertacién del intercambio de la informacién. 8. Expedirsu propio reglamento. Articulo 3. Comité Técnico de Estadistica, De acuerdo con lo establecido en el aticulo 2.2.3.1. del Deereto 1743 de 2016 el Consejo tendra un Comité Técnico de Estadistica cuya funcién sera preparar y reviser los diferentes temas que vayan a ser presentados ante el Consejo. Estara conformado por un representante de cada de una de las entidades que hacen parte del Consejo, Paragrafo. El Comité Técnico de Estadistica, por convocatoria de la Secretaria Técnica, se reuniré previamente a la sesién del Consejo Asesor Nacional de Estadistica el nimero de veces que sea considerado necesario para garantizar la adecuada preparacin de la reunin del CANE. La citacién al primer Comité Técnico de Estadistica preparatorio de la sesién presencial del CANE correspondiente se realizaré al menos siete (7) dias habiles antes de la reunion y deberé estar ‘acompatiada del orden del dia propuesto y los documentos que soporten los temas y solicitudes para discusién del Comité. En caso de ser necesarias més de una reunién de preparacién, las fechas se fiarén dentro de las sesiones del Comité. ¢ TODOS PORUN DANE, ENTE RECTOR Det sen @ MEBPAME NU me connotea. SISTEMA. ESTADISTICO NACIONAL La citacién al primer Comité Técnico de Estadistica preparatorio de una sesion extraordinaria virtual de! CANE se realizara al menos cuatro (4) dias habiles antes de la reuni6n y deberé estar acompafiada de! ‘orden del dia propuesto y los documentos que soporten los temas y solicitudes para discusién del Comité Articulo 4. Sesiones del Consejo Asesor Nacional de Estadistica. De acuerdo con lo establecido en el articulo 2.2.3.1.3. del Decreto 1743 de 2016 el Consejo se reunird minimo 2 veces al afio o extraordinariamente cuando se requiera. El CANE determinara en cada sesién la fecha de la siguiente reuni6n. El CANE serd presidido conforme a lo establecido en el articulo 8 de este reglamento. Las sesiones extraortinarias presenciales se deserrollarn en las mismas condiciones sefialadas para las sesiones ordinarias, conforme al articulo § de este reglamento. De igual forma, el Consejo podra realizar sesiones extraordinaries virtuales, que deberan seguir lo establecido en el articulo 6. El Consejo no podra realizar sesiones ordinarias de forma virtual Pardgrafo, E| Consejo podré invitar a sus reuniones a representantes tanto del sector publica como privado, cuando su presencia sea requerida. Los invtados tendrén voz y podran exponer los aspectos que consideren relevantes en toro a los temas a tratar. Asi mismo, el Consejo podra confomar mesas de trabajo técnicas cuando éstas sean requeridas para la produccion y difusion de estadistcas oficiales. Articulo 5, Sesiones presenciales. Las sesiones del CANE ordinarias 0 extraordinarias que se leven a ccabo de forma presencial contemplaran, por lo menos lo siguiente: A. Convocatoria 1. La convocatoria a las sesiones ordinarias y extraordinarias presenciales seré enviada por la Secretaria Técnica a los integrentes del Consejo y del Comité Técnico de Estadistica, mediante citaci6n escita por correo carficado o electrénico. 2. Lacitaci6n debe contener la fecha, lugar y hora en la que se realizaré la reunin y serd enviada al menos siete (7) dias habiles antes de la sesién a los miembros del Consejo. Adems, debera ser acompafiada de! orden del dia propuesto y los documentos que soporten los temas y solicitudes para discusién y aprobacién del Consejo. 3. Los miembros del Consejo confirmarén, dentro de los dos (2) dias habiles siguientes a la recepcién de la citacién, su asistencia a la sesién respectiva, mediante comunicacion escrta por correo certificado 0 electrénico. B, Doliberacién y toma de decisin: 1. Se dar4 inicio a la sesién presencia, en la fecha, lugar y hora sefialadas en la convocatoria 2. El Presidente del Consejo dara inicio a la sesién sometiendo a aprobacion el orden del dia de acuerdo con lo establecido en el articulo 8 del presente regiamento. Los miembros del Consejo podran solicitar la inclusién de otros asuntos en el orden del dia Unicamente para discusi6n. El 4 TODOS PORUN DANE, ENTE RECTOR DEL sen @ MEPAME Paz cQUOKD cOUEACON wx. SISTEMA ESTADISTICO NACIONAL Presidente debera someter dicha inclusion en el orden del dia, a consideracin y aprobacion de los miembros de! Consejo. 3. Durante el transcurso de ta sesién, la Secretaria Técnica, los miembros de! Consejo y los invitados que asi lo requieran, presentaran los temas y argumentos a tratar y los miembros del Consejo deberén en forma ciara y expresa, manifestar su posicién frente a los asuntos sometidos a su consideracion. 4. Las decisiones serén tomadas de acuerdo con lo establecido en ol articulo 7 del presente reglemento. 5. ElPresidente levantard la sesion presencial 6. La Secretaria Técnica elaboraré el acta de la sesi6n presencial indicando las intervenciones de los miembros ¢ invtados y las decisiones adoptadas.. Paragrafo. Las solicitudes que realicen los miembros del Sistema Estadistion Nacional que requieran ~aprobacién 0 concertacién del Consejo deberén ser enviadas a la Secretaria Técnica con veinte (20) dias habiles de antelacién a la sesién ordinaria o extraordinaria presencial del Consejo Asesor Nacional de Estadistca, Articulo 6. Sesiones virtuales. El Consejo podré realizar sesiones extreordinarias de forma virtual en ‘aquellos casos en que por la naturaleza y urgencia de os asuntos a tratar 0 por la imposibilidad de lograr la ccomparecencia de todos los miembros del Consejo en un mismo lugar y hora, esto sea necesario. Las sesiones que se lleven 2 cabo de forma no presencial deberén regirse por el sigulente procedimiento: A. Convocatoria: 1. Lapeticion de la sesién virtual podré hacerse por al menos uno de los miembros del Consejo a la Secretaria Técnica mediante correo electrénico y porlo menos ocho (8) dias habiles antes de la fecha en la que se requiere hacer la sesién. La solicitud deberd estar acompaftada de los documentos que soporten los temas para discusién y aprobacién del Consejo. La Seoretaria ‘Técnica informara al Presidente del Consejo sobre la soiicitud. 2. El Presidente del Consejo evaluara la solicitud y decidira sobre su aprobacién dentro del dia hab siguiente al recibo de la solictud. Si es aprobada, la Secretaria Técnica convocara la sesién extraordinaria virtual, al menos tres (3) dias habiles antes de la sesin, mediante correo certiicado 0 electrénico a los miembros del Consejo y del Comité Técnico de Estadistica, indicando dia y hora en que iniciard y se levantard la sesién, La citacién deberd estar acompaftada del orden del dia propuesto y los documentos que soporten los temas y solicitudes para discusién y aprobacion del Consejo. Los miembros del Consejo confirmaran, dentro de los dos (2) dias habiles siguientes a la recepcién de la citacién, su participacion en la sesion respectiva, mediante comunicacion escrita por correo certficado o electronic. 4 TODOS PORUN DANE, ENTE RECTOR DEL sen @ MEPAME NUEVO PAIS as conta couckc ¥SISTEMA ESTADISTICO NACIONAL 3. Se dard inicio a la sesion extraordinaria virtual, en la fecha y hora seftaladas en la convocatoria, ‘cuando la Secretaria Técnica mediante correo electronico, declare abierta la sesién y ponga a disposicion de los miembros, el orden del dia. B. Deliberacién y toma de decision: 1. Durante el transcurso de.la sesin, los miembros del Consejo deberan en forma clara y expresa, manifestar su posicin frente a los asuntos sometidos a su consideracion y remitir sus ‘comentarios © decision por el medio electrinico que la Secretaria Técnica haya definido, con copia a todos los integrantes del CANE que confirmaron su participacién en la sesién virtual respeetiva del Consejo. 2, Adoptada la decision, la Secretaria Técnica informara a los integrantes del Consejo las determinaciones aprobadas mediante correo electronicn. 3. Enel acta de la sesion virtual se indicarén las intervenciones de los miembros e invitados y las decisiones adoptadas. El acta de la sesién virtual se aprobaré segin lo establecido en el atticulo 13 de este reglamento. Paragrafo primero, En las sesiones virtuales del Consejo no podrén tratarse la aprobacién y modificaciones del Plan Estadistico Nacional ni las solicitudes de intercambio de informacion a nivel de microdato. Paragrafo segundo. La urgencia de los asuntos a tratar en las sesiones virtuales estaré dada por la imposibiidad de garantizar el cumplimiento de las funciones propias de los miembros del SEN relacionadas con la produccién de estadisticas y que requieran una solucion inmediata, Articulo 7. Quérum y decisiones del Consejo Asesor Nacional de Estadistica (CANE). El Consejo ppodré deliberar con al menos siete (7) de los miembros que lo constituyen entre los cuales deberd estar presente el Presidente, y, segin el asunto de que se trate, tomara decisiones por mayoria simple o por ‘mayoria absoluta de los integrantes asistentes a la sesién asi i. Las decisiones relacionadas con la emisién de lineamientos generale, directrices, conceptos tcnicos, recomendaciones, aprobacién y modificaciones de! Plan Estadistico Nacional y -aprobacion y modificaciones al reglamento se adoptaran por mayoria simple. Ji. La concertacién de las decisiones relacionadas con solicitudes de intercambio de informacion a nivel de microdato, realizadas por los miembros del Sistema Estadistico Nacional, se adoptaran por mayoria absoluta, Paragrafo. En caso de no tener Quorum, la Secretaria Técnica llamara a lista de asistencia de los miembros que se encuentran en la sesién e informard a los miembros del Consejo la fecha para una nueva sesiOn. a4 ‘TODOS POR DANE, ENTE RECTOR DEL SEN ® anrA NUEVO PAIS \- SISTEMA ESTADISTICO NACIONAL Articulo 8. Presidencia del Consejo Asesor Nacional de Estadistica (CANE). El Consejo seré presidido Por un Presidente quien seré elegido por un periodo de un (1) afio de entre los candidatos que se postulen en la sesin en la cual se haga la eleccién. El Presidente sera el candidato que cuente con la mayoria absoluta de votos de los miembros asistentes a la sesién en la que se haga la eleccién. En caso de que solamente se dé una (1) postulacién no se requerira de proceso de votacién y el Unico candidato seré nnombrado como Presidente. Paragrafo. El Presidente del Consejo deberd ser un miembro diferente al Director del Departamento Nacional Administrativo de Estadistica. Articulo 9. Funciones del Presidente. Son funciones del presidente del Consejo: Abr y levantar las sesiones presenciles. lamar a lista y verificar el quérum. Dirgir ls debates y dar la palabra a los miembros que la solcten. Pronunciarse sobre las cuestiones de procedimiento de las sesiones. ‘Someter los asuntos a votacién y proclamar las decisiones. El Presidente podra partcipar en los debates y en las votaciones. Dar la aprobacién para la realizacién de sesiones no presenciales. Suscribir las actas y acuerdos de las sesiones aprobadas por los miembros del Consejo. SNORE Articulo 10, Secretaria Técnica del Consejo Asesor Nacional de Estadistica (CANE). De conformidad on lo establecido en el articulo 2.2.3.1.3, del Decreto 1743 de 2016 la Secretaria Técnica del Consejo sera ejercida por el Departamento Administrativo Nacional de Estadistica (DANE). Articulo 11. Funciones de la Secretaria Técnica. La Secretaria Técnica del Consejo tendra las siguientes funciones: 1, Convocar a las reuniones del Consejo y del Comité Técnico de Estadistica y preparar el orden del dia. 2, Abriry levantar las sesiones virtuales, 3. Coordinar actividades de apoyo que sean necesarias para el desarrollo de las sesiones del Consejo y del Comité Técnico de Estadistica 4, Realizar las funciones de relatoria y conservacién de los documentos generados por el Consejo y «el Comité Técnico de Estadistic. 5, Difundi a todos los miembros de! Consejo las presentaciones, los documentos y demas informacion {que sea presentada en las sesiones. 6, Elaborar las actas correspondientes, y una vez aprobadas hacer seguimiento al cumplimiento de las decisiones, acuerdos y compromisos adquiridos. 7. Elaborar, previa solicitud del Consejo y del Comité Técnico de Estadistica, las comunicaciones que o DANE, ENTE RECTOR DEL SEN @ mpane NUEVO PAIS \w. SISTEMA ESTADISTICO NACIONAL se decida enviar a terceros en desarrollo de sus funciones. 8. Presentar al Consejo las solicitudes de intercambio de informacion de acuerdo con el articulo 2.23.34 del Decreto 1743 de 2016. 9. Publicar los acuerdos donde se consignen las decisions, conceptos y recomendaciones del Consejo a los miembros del SEN. 10. Suscribir las actas y acuerdos de las sesiones aprobadas por los miembros del Consejo 11. Velar por el cumplimiento del presente Reglamento. 12, Las demas que le asigne el Consejo, ‘Articulo 12. Intercambio de informacién estadistica a nivel de microdato. De conformiad con lo establecido en el articulo 2.2,3.3.4 del Decreto 1743 de 2016, las solicitudes de intercambio de informacién confidencial a nivel de microdato seran presentadas por el miembro del SEN solicitante a la Secretaria Técnica. La mencionada solicitud se hara a través del formato que la Secretaria Técnica establezca para tal fn, y que deberd requerir, por lo menos, lo siguiente: 1. Eldetalle sobre la informacién estadistica requerida. 2. Lanecesidad por la cual se requiere a informacion estadistica. 3. Los mecanismos con los que cuenta el solicitante para salvaguardar la confidencialidad y reserva de la informacion. 4, Los beneficios que para el desarrollo estadistico del pais brinda el proyecto en el cual sera utiizada la informacion. 5. Lainformacién de soporte que sea considerada neceseria para justificar la solicitud. La Secretaria Técnica presentara la solicitud al Comité Técnico de Estadistica quien hara recomendaciones al CANE las cuales seran llevadas a la sesion del Consejo en la que se considere la solictud correspondiente. El miembro del SEN solicitante podré ser invitado a la sesién del Comité Técnico de Estadistica para ue pueda presentar mayores detalles sobre la solictud ‘Articulo 13. Actas del Consejo Asesor Nacional de Estadistica (CANE). La Secretaria Técnica del Consejo elaborard, remitira y custodiara el acta de cada sesién. La remision del proyecto de acta sera cenviada a los integrantes del Consejo para su revision y aprobacién dentro de los cinco (6) dias habiles siguientes a la reaizacién de la sesién. Los integrantes del Consejo podran efectuar las observaciones que consideren oportunas o manifestar, por escrilo 0 por medio electronico, que imparten su aprobacién dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes al recibo del proyecto de acta, En ausencia de manifestacién dentro del término sefialado, se entendera impartda la aprobacién del integrante respectivo. ¢ ‘ezPane TODOS PORUN DANE, ENTE RECTOR DEL SEN ® are NUEVO Pais mt cee evccer7 SISTEMA ESTADISTICO NACIONAL En el evento de existr observaciones al proyecto de acta, éstas deben ser atendidas por la Secretaria “Técnica del Consejo dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes al reibo de las mismas y remitidas para consideracin de los integrantes para la posterior suscripcién del acta. En ausencia de manifestacion dentro de los siguientes tres (3) dias hables, se entendera impartda la aprobacion del miembro del Consejo respectvo. El acta aprobada y firmada por el Presidente y la Secretaria Técnica del Consejo serd soporte para expedir los aouerdos Arficulo 14, Acuerdos. Todas las decisiones del Consejo conforme a lo desatto en el articulo 2 del presente reglamento se pubicarén mediante Acuerdo. Este documento sera suscrto por el Presidente y la Secretaria Técnica y expedido dentro de los diez (10) dias hables siguientes a la suscripcién del Acta correspondiente, Articulo 15. Modificacion del reglamento. El presente Reglamento podré ser modificado mediante decision del Consejo, tomada por mayoria absoluta de los representantes asistentes a la sesin, siempre que la propuesta de modificacién haya sido incluida previamente en el orden del dia. Articulo 16. Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacién. ¢ DANE, ENTE RECTOR DEL SEN @ meee NUEVO Pals RY. SISTEMA ESTADISTICO NACIONAL Publiquese, comuniquese y ciimplase, Dada en Bogota D.C. a ls quince (16) dias del mes de marzo de 2017. Firma, - ‘ (Muna va Mn we TZ MAURICIO CARDENAS SANTAMARIA _ MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO PRESIDENTE : CONSEJO ASESOR NACIONAL DE ESTADISTICA SISTEMA ESTADISTICO NACIONAL ‘ANA PAOLA‘ ACOSTA ‘SECRETARIA TECNICA CONSEJO ASESOR NACIONAL DE ESTADISTICA ‘SISTEMA ESTADISTICO NACIONAL Sd DANE, ENTE RECTOR DEL SEN @ Las NUEVO PAIS *