Tugasan :

Kursus: Pengurusan Dalam Seni

Tarikh: 16 April 2020 (Khamis)
Masa: 11.00 pg – 1.00 tgh
Arahan:
 Jawab soalan yang diberi.
 Anda perlu hantar jawapan anda dalam tempoh 2 jam melalui email
group cikgu seni.
 Status kehadiran dirujuk melalui jawapan yang dihantar kepada saya.
dan selepas 2 jam, status kehadiran adalah Lewat.

Soalan
Mesyuarat ialah sebentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam
sesuatu pertubuhan atau program yang bertujuan untuk membuat sesuatu
keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit. Mesyuarat
yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli pertubuhan berkenaan.
a. Perincikan tujuan mengendalikan mesyuarat sebelum sesuatu projek
seni dijalankan.
b. Analisiskan tentang tugas seorang pengarah projek seni.

Disediakan Oleh:
Pn Zainun Bt Hj Abu Bakar
Pensyarah JPSV
a. Perincikan tujuan mengendalikan mesyuarat sebelum sesuatu projek
seni dijalankan.

Secara umumnya, mesyuarat adalah perundingan untuk membincangkan sesuatu

dalam mencapai keputusan dan membolehkan urusan lain berjalan lancar. Mesyuarat juga
adalah satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah organisasi yang menggabungkan idea
untuk mencapai sesuatu matlamat. Justeru, sebelum memulai sesuatu projek seni adalah lebih
baik diadakan satu mesyuarat yang mempunyai tujuan tertentu.

Antara tujuan mesyuarat adalah untuk menjimatkan masa dan mempercepat persiapan kerja.
Sesuatu masalah dapat diselesaikan dalam satu masa yang sama walaupun melibatkan ahli
yang ramai. Hal ini kerana ahli jawatankuasa (AJK) yang ditubuhkan mempunyai peranan
masing-masing sebagai pendukung penting untuk menjayakan sesuatu projek.

Selain itu, mesyuarat bertujuan untuk menyelaraskan pembahagian tugas dengan lebih
sistematik. Hal ini supaya tidak berlaku pertindihan tugas kerana tugas telah diagihkan
mengikut keperluan. Bilangan ahli jawatankuasa dalam suatu bidang kuasa juga hendaklah adil
supaya tidak ahli yang sekadar menumpang dalam jawatankuasa tersebut.

Seterusnya, menyampaikan informasi terkini kepada kakitangan atau AJK. Semua informasi
dan maklumat terkini dapat disampaikan kepada ahli dengan kadar yang pantas dan
mengelakkan kekeliruan maklumat.

Kemudian, mesyuarat juga merupakan platform untuk menggalakkan percambahan idea. Jika
membincangkan sesuatu isu, input atau idea akan diperoleh bukan sahaja dari pihak atasan,
malah boleh juga diperoleh dari pihak bawahan.

Akhir sekali, dengan mengadakan mesyuarat konflik dalam sesebuah organisasi dapat
diselesaikan. Hal ini kerana, konflik dapat diselesaikan dengan cara yang paling baik dan
profesional tanpa melibatkan unsur emosi dan peribadi.
b. Analisiskan tentang tugas seorang pengarah projek seni.

Pengarah projek seni adalah satu tugas penting yang diberikan kepada individu yang
mempunyai kebolehan membuat perubahan dan bertanggungjawab dalam menyelesaikan
masalah. Menjadi pengarah juga adalah lebih penting jika dapat bekerjasama dengan ahli-ahli
jawatankuasa supaya urusan dapat dijalankan dengan licin.

Antara tugas pengarah adalah bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan

dan aktiviti yang akan dilaksanakan untuk suatu projek. Seorang pengarah perlu cakna dan
ambil tahu mengenai tugas ini dari semasa ke semasa supaya tidak ketinggalan maklumat yang
penting. Hal ini kerana penasihat projek akan merujuk kepada pengarah untuk setiap
pengemaskinian maklumat yang diperoleh daripada AJK.

Kemudian, pengarah juga perlu memastikan arahan daripada penasihat program dapat
dijalankan. Pengarah perlu berkomunikasi dengan setiap AJK untuk menjalankan tugas masing-
masing mengikut pelan tindakan yang telah dibuat. Hal ini bagi tiada masalah yang akan
berlaku pada hari kejadian.

Seterusnya, pengarah memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatankuasa dalam
melaksanakan tugas atau aktiviti, Hal ini bagi tidak menimbulkan kekeliruan maklumat yang
diterima seperti pertindanan tugas bagi suatu AJK dengan AJK yang lain ataupun tempoh
persiapan dan perlaksanaan perlu ditetapkan supaya sebarang masalah dapat dielakkan.

Selain itu, pengarah turut menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli
kepada pihak yang berkenaan. Contohnya, terdapat AJK yang musykil dengan sesuatu idea
atau mempunyai pandangan, AJK tersebut lebih selesa untuk menyuarakan kepada pengarah,
maka pengarah akan mengemukakan terus kepada pihak tersebut.

Akhir sekali, pengarah bertanggungjawab menentukan hala tuju projek. Hal ini kerana di akhir
program persepsi orang ramai terhadap sesuatu projek akan tertumpu kepada pengarah projek
yang mempunyai tanggungjawab terhadap projek tersebut. Jika sesuatu pengarah projek tidak
dapat merancang projek dengan teratur impaknya akan memberi kesan kepada nama baik
institusi dan begitu jugalah sebaliknya.