«a I PERTAMINA GAS PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA No. A-002/PG0300/2016-SO PT PERTAMINA GAS SUPPLY CHAIN MANAGEMENTa M PERTAMINAGAS PEDOMAN FUNGS! : SUPPLY CHAINMaNAGEMENT — |NOMOR =: A-n02/eGoso0/2016-So JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA cent | 4 hein ortcbenen1s DAFTAR ISI BABI UMUM A. TUIUAN... B. RUANG LINGKUP. C._ PENGERTIAN.. D. REFERENS!. BAB II PRINSIP, ETIKA DAN KEBUAKAN PENGADAAN BARANG/JASA .. ‘A. PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA. B. _ETIKA PENGADAAN BARANG/JASA....- C. KEBUAKAN UMUM BAB Ill KUALIFIKASI, TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB.... ‘A. KUALIFIKASI PIHAK TERKAIT DALAM PROSES PENGADAAN...... B, TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG.. ‘TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGGUNA, ‘TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGADAAN ‘TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN ‘TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT..... PELAKSANA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA .. PERSVARATAN PENYEDIA BARANG/IASA ...... IV SERTIFIKASI, PRAKUALIFIKASIDAN PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA..... SERTIFIKASI PENYEDIA BARANG/IASA. PRAKUALIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA.. PRAKUALIFIKASI CSMS snes D. PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA .. BAB V SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA.... ‘A. TAHAPAN PROSES PENGADAAN.. B. METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA .....c0- C._ PENGADAAN MENGGUNAKAN APLIKASI PT PERTAMINA GAS E-PROCUREMENT. ° e op PRB ETarmea Ss" PERTAMINAGAS PEDOMAN NOMOR ‘A-002/PG0300/2016-S0| FUNGSI : SUPPLY CHAIN MANAGEMENT REVISI KE ° BERLAKU TMT 31 Oktober 2016 JUDUL :PENGADAAN BARANG DAN JASA | 15) auiany itdar iv D, SWAKELOLA. £, PENGADAAN UNTUK KONDISI KHUSUS. DOKUMEN PENGADAAN DAN PENAWARAN.. METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN.... Zon METODE EVALUASI PENAWARAN se. PENETAPAN PEMENANG .. OWNER ESTIMATE (OE) / HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)... kK. NEGOSIASL.... L. SANGGAHAN PENGADAAN DINYATAKAN GAGAL PROSES ULANG PENGADAAN..... PENGADAAN DINYATAKAN BATAL ...ssenesee PoE PENUNDAAN PROSES PENGADAAN Q. PELAKSANAAN PEKERIAAN MENDAHULU! KONTRAK ..ssossseesnsnneetriens BAB VI PERJANJIAN/KONTRAK... ‘A. PRINSIP KONTRAK... B. SISTEM KONTRAK. C. _ BENTUK DAN DISTRIBUSI DOKUMEN KONTRAK. D. PERSYARATAN KLAUSUL KONTRAK .. E. _ PEKERIAAN TAMBAH/KURANG (ADDENDUM KONTRAK)... BAB VII JAMINAN .... ‘A. JAMINAN TEKNIS / JAMINAN KERJA... B. JAMINAN TEKNIS / JAMINAN KERJA, C. JAMINAN UANG MUKA... D. JAMINAN SANGGAHAN .. E. WARRANTY. F. PENCAIRAN JAMINAN.... BAB VIII PELAKSANAAN PROSES PENGADAAN.... ‘A. PERSIAPAN.a Ss" PERTAMINAGAS. PEDOMAN NOMOR + A-002/PG0300/2016-S0| FUNGSI : SUPPLY CHAIN MANAGEMENT REVISI KE Lo BERLAKU TMT : 31 Oktober 2016 JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA [1147 sian B. PEMILIHAN PENVEDIA BARANG/IASA..... 1. PELELANGAN... 1) Pengumuman.... 2) Sertifikasi dan/atau Prakualifikasi 3) Undangan dan Pengambitan Dokumen Pengadaan. 4) Pemberian Penjelasan.. 5) Penyampaian Dokumen Penawaran 6) Pembukaan Dokumen Penawaran.. 7) Pembukaan Dokumen Penawaran.. 8) Negosiasi Harga Penawaran... 9) Pengusulan Calon Pemenang.. 10) Keputusan Penetapan Pemenany 11) Pengumuman Pemenang Pelelangan.... 12) Sanggahan Peserta Pelelangan. 13) Penunjukan Pemenang. 2, PEMILIHAN LANGSUNG.... 3, PENUNJUKAN LANGSUNG.... 4, PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK ._ PENYUSUNAN KONTRAK UNTUK SURAT PERIANJIAN... D. PENYUSUNAN KONTRAK UNTUK PURCHASE ORDER (Khusus Untuk Barang)... BAB IX PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA ‘A. PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG / JASA eB) B. PENGELOMPOKAN PEMBERIAN PENGHARGAAN DAN SANKSI C._ SISTEM PERHITUNGAN POIN PENGHARGAAN DAN SANKSI PEMBERIAN PENGHARGAAN ..ssereee 9 KOMITE SANKSI...csessossnnnne PEMBERIAN SANKSI G. _ PENGATURAN TERHADAP PENERIMA SANKS.... H. _KOREKSI POIN PENGHARGAAN/PELANGGARAN TERKAIT STATUS SANKSI PENYEDIA BARANG/JASA 85. ss" PERTAMINAGAS PEDOMAN NOMOR + A-002/PG0300/2016-S0| FUNGSI : SUPPLY CHAIN MANAGEMENT REVISIIKE 6 BERLAKU TMT : 31 Oktober 2016 JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA | Ji away ani |. KETERKAITAN PEMBERIAN SANKSI KELOMPOK MERAH DAN KELOMPOK HITAM KEPADA PENYEDIA BARANG/JASA LAIN.. BAB X PENGAWASAN.... ‘A. PENGAWASAN MELEKAT.. B. PENGAWASAN FUNGSIONAL. C._ TINDAK LANJUT PENGAWASAN.... BAB XI PENGADAAN BARANG/JASA YANG TIDAK DIATUR OLEH PEDOMAN INI... ‘A. PENGADAAN BARANG/JASA YANG PROSESNYA BERSIFAT KHUSU! B, PENGADAAN BARANG/JASA DARI SUMBER GLOBAL (GLOBAL SOURCING)....0.nssneneenern 9 C._ PENGADAAN BARANG/JASA OLEH PERWAKILAN LUAR NEGERI BAB XI LAIN LAIN LAMPIRAN eSa M® PERTAMINAGAS PEDOMAN FUNGSI : SUPPLY CHAIN MANAGEMENT — | NOMOR i ae aw JUDUL :PENGADAANBARANG DANJASA | BERAKATMT : 3! Oktober 2016 BABI umum PT Pertamina Gas sebagai badan usaha perlu melakukan Pengadaan Barang/Jasa secara cepat, fleksibel, efisien dan efektif agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian, sehingga diperlukan pedoman pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan tetap memerhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, Kompetitif, transparan, adil dan wajar,serta akuntabel. Optimalisasi proses Pengadaan Barang/!asa perlu dilakukan sebagai upaya peningkatan profit Perusahaan dari aspek penurunan biaya Pengadaan Barang/Jasa dengan tetap menunjang kegiatan operasi Perusahaan dalam kualitas, ketersediaan dan pengiriman, Dalam proses pengadaan barang/jasa, Perusahaan mengupayakan sinergi Pertamina Incorporated dan sinergl BUMN. A. TUJUAN Pedoman ini dimaksudkan untuk menyamakan pola pikir dan pengertian, serta merupakan pedoman pelaksanaanteknis dan administratif yang jelas, sehingga memudahkan bagl para perencana, pelaksana, serta pengawas dalam proses Pengadaan Barang/Jasa, sesuai fungsi, tugas, hak dan kewajiban serta eran masing-masing, dengan tujuan untuk: 1. Memperoleh Barang/Jasa yang dibutuhkan dalam jumlah, kualitas, harga, waktu dan tempat yang, tepat, secara efektif dan efisien dengan persyaratan dan kondisi kontrak yang jelas serta dapat dipertanggungjawabkan; Mendukung penciptaan nilai tambah bagi Perusahaan; Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan; Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme; Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri. Melakukan pembinaan terhadap Penyedia Barang/asa. ag aen B. RUANG LINGKUP Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa ini mengatur antara lain tentang kualifikasi, tugas pokok dan tanggung jawab, sertifikasi, prakualifikasi Penyedia Barang/lasa, sistem Pengadaan Barang/Jasa, Perjanjian kontrak, penilalandan pengawasan, yang pelaksanaannya berlaku untuk Pengadaan Barang/Jasadi lingkungan PT Pertamina Gas yang keseluruhannya diblayal oleh PT Pertamina Gas.1. PERTAMINAGAS PEDOMAN fe NOMOR + A-002/PG0300/2016-SO FUNGSI : SUPPLY CHAIN MANAGEMENT REVISI KE 0 BERLAKU TMT 31 Oktober 2016 JUDUL :PENGADAAN BARANG DAN JASA HALAMAN 2 dari 92 c PENGERTIAN Pengertian ini hanya berlaku untuk pedoman ini, 10. 11. 2. 13. Afiliasi adalah hubungan antara 2 (dua) atau lebih Penyedia Barang/Jasa dimana terdapat 1 (satu) atau lebih pemegang saham mayoritas/pemillk modal mayoritas, anggota Direksi, atau Komisaris yang sama. Approved Brand adalah merek Barang/Jasatertentu yang berkualitas sesual_kebutuhan operasional dan kehandalan peralatan yang dikeluarkan oleh Tim AML; ‘Agen/distributor adalah perusahaan yang mempunyal perjanjlan keagenan dan/atau distributor dengan pabrikan/prinsipal dan/atau Surat Terdaftar sebagai Agen/Distributor pada Departemen Perdagangan; ‘Anak Perusahaan adalah: 1) Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki Pertamina Gas. 2) Perusahaan patungan Pertamina Gas dan BUMN lain dengan jumlah gabungan kepemilikan saham Pertamina Gas dan BUMN lain minimum 90%. ‘Anak Perusahaan BUMN adalah: 1) Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimilikioleh BUMN yangbersangkutan. 2) Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh BUMN lain. 3) Perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham BUMN minimum 90%. BUMNN adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara ‘melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan; Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, bahan setengah jadi, barang jadi/peralatan yang spesifikasinya ditetapkan oleh fungsi pengguna; Barang/Jasa Spesifik adalah Barang/Jasa, yang sifat kebutuhannya hanya dapat dipenuhi oleh 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa; Barang/lasa Tertentu adalah Barang/Jasa, yang sifat kebutuhannya hanya dapat dipenuhi oleh beberapa Penyedia Barang/Jasa secara terbatas; Bidder List adalah daftar Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat kualifikasi dan klasifikasi (bidang dan sub bidang usaha) untuk diundang mengikuti pengadaan; Contractor Safety Management System (CSMS) adalah sistem pengelolaan aspek keselamatan, Kesehatan kerja dan lindungan lingkungan (K3LL) untuk Penyedia Barang/Jasa dalam pelaksanaan pekerjaannya; Dokumen Pengadaan adalah adalah dokumen yang untuk mengikuti proses Pengadaan Barang/Jasa. E-catalog Online Buying adalah pengadaan menggunakan sarana elektronik/teknologi informasi (online), yang pembeliannya dilakukan berdasarkan pemilihan dalam katalog berisi daftar barang beserta harganya yang disediakan dan diupdate oleh Penyedia Barang/Jasa; rikan kepada Penyedia Barang/Jasa K.a s* PERTAMINAGAS PEDOMAN 2 NOMOR + A-002/PG0300/2016-S0| FUNGSI : SUPPLY CHAIN MANAGEMENT REVISIIKE a6 F BERLAKU TMT : 31 Oktober 2016 JUDUL :PENGADAAN BARANG DANJASA | 15) auiany : 3dari 92 14, Fraud adalah suatu tindakan penyimpangan yang sengaja dilakukan atau pembiaran yang dirancang oleh Penyedia Barang/Jasa sendiri maupun bersama dengan pihak lain (Penyedia Barang/Jasa lain atau pekerja PT Pertamina Gas) yang mengakibatkan kerugian (material maupun non-material) bagl PT Pertamina Gas; 15. FTA (Free Trade Agreement) adalah kesepakatan antar negara dikawasan tertentu untuk mewujudkan kawasan perdagangan bebas dengan menghilang kan atau mengurangi hambatan- hambatan perdagangan barang baik tarif ataupun non tarif, peningkatan akses pasar jasa, peraturan dan ketentuan investasi, sekaligus peningkatan aspek kerjasama ekonomi untuk mendorong hubungan perekonomian para negara anggota dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakatnya; 16. Fungsi Pengguna adalah pemllik pekerlaan yang mempunyai wewenang dalam tahapan perencanaan kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa, mengajukan permintaan Barang/Jasa, pengawasan pelaksanaan kontrak (monitor kinerja dan biaya) dan penerimaan jasa. 17. Fungsi Pengadaan adalah unit/satuan kerja dalam Perusahaan yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proses pengadaan (pemilihan Penyedia Barang/Jasa) berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Fungsi Pengguna, juga bertindak sebagai perencana dan penerimauntuk pengadzan material stock item. 18, Fungsi Pooler adalah fungsi/unit/satuankerja yang bertindak sebagai perencana dan/atau pengumpul/coordinator kebutuhan Barang/Jasa tertentu (misal ATK, sarana Tl, tenaga outsourcing, dll) dari Fungst Pengguna; 19. Jasa adalah jasa konstruksi dan jasa Iainnya termasuk jasa konsultans non-konstruksi; 20. Jasa Konstruksi adalah layanan jasa konsultansi perencanaan pekerjaan konstruksi, layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi, dan layanan jasa konsultansi pengawasan pekerjaan konstruksi; 21. Jasa Konsultansi adalah layanan berupa jasa keahlian yang profesional dalam bidangnya dalam rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya tersusun secara sistematis berdasarkan kerangka acuan kerja darl fungsi pengguna; 22. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan selain Pengadaan Barang, Jasa Konstruksi dan Jasa Konsultansi non-konstruksi; 23. Join Procurement adalah proses pengadaan Barang/Jasayang diproses secara bersama-sama oleh 2 {dua) atau lebih Fungsi Pengadaan di fingkungan Perusahaan; 24, Keadaan Darurat adalah keadaan yang apabila tidak segera diambil tindakan dapat mengakibatkan kerugian yang lebih besar bagi Perusahaan, mengganggu kelangsungan operasi Perusahaan, serta membahayakan keselamatan jlwa manusia atau kelestarian lingkungan hidup, ‘yang secara khusus diakibatkan oleh: 1) Terjadinya Keadaan Kahar (force majeure); dan/atau 2) Kendala teknis operasional perusahaan yang terjadi mendadak dan/atau tidakdapat diperkirakan sebelumnya yang berakibat terhentinya aktifitas pekerjaan setempat,a fs" PERTAMINAGAS PEDOMAN NOMOR > A-002/PG0300/2016-S0| FUNGS! : SUPPLY CHAIN MANAGEMENT REVSIE a BERLAKU TMT : 31 Oktober 2016 JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA | 11a) asian avaaeias namun tidak termasuk kondi insurance item material. 25. Komite Sanks! adalah komite ad-hoc yang terdiri dari sekurang-kurangnya Fungsi Pengguna, Fungsi Pengadaan dan Fungsi Hukum yang bertugas untuk memberikan konsultasi dan rekomendasi kepada Pejabat Berwenang atas permasalahan dan sanksi terkait kinerja Penyedia Barang/Jasa yang tidak diatur dalam pedoman ini; 26. Kontrak adalah perikatan antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/lasa yang berisikan hak dan kewajiban dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa dalam bentuk Surat Perjanjian dan/atau Surat Pesanan; 27. Kekayaan Bersih adalah nilai total aktiva dikurangi dengan total kewajiban; 28, Masa Kontrak adalah jangka waktu pelaksanaan pekerjaan termasuk jangka waktu pemeliharaan dan/atau jangka waktu garansi bila ada, atau jangka waktu yang disepakati dan tertuang di dalam kontrak; 29. Material Direct Charge adalah material yang diadakan untuk digunakan dan dibebankan langsung kepada pemakal tanpa dicatat didalam rekening persediaan dan tidak disimpan sebagai persediaan; 30. Material Stock adalah material persediaan, yaitu sejumlah material standar yang diadakan untuk disimpan, dirawat dan dicatat menurut aturan tertentu dalam gudang (warehouse), yang belum dibebankan ke dalam biaya pengusahaan dan disediakanuntuk menjamin kelangsungan kegiatan Perusahaan; 31. Metode Hybrid adalah metoda Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan terpusat menggunakan strategi pengadaan dan kontrak payung (outline agreement) sesuai cakupan kegiatannya, baik secara per-direktorat maupun secara korporat, sedangkan eksekusi pengadaannya tetap dilakukan di fungsi/unit terkait; 32. Owner's Estimate (OE)/ Harga Perhitungan Sendiri (HPS) adalah perkiraan harga yang dikalkulasikan secara keahlian, yang digunakan sebagai acuan dalam menilai kewajaran harga; 33, Perusahaan adalah PT Pertamina Gas 34, Pekerjaan Konstruksi adalah keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan perencanaan dan/atau pelaksanaan beserta pengawasan yang mencakup pekerjean arsitektural, sip, mekanikal, elektrikal, dan tata lingkungan masing-masing beserta kelengkapannya, untuk mewujudkan suatu bangunan atau bentuk fisik lain; 35, Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa yang diperlukan Perusahaan, meliputi_pengadaan barang, jasa konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya yang pembiayaannya tidak menggunakan dana langsung dari APBN/APBD; 36, Penghargaan adalah pemberian apresiasi kepada Penyedia Barang/Jasa yang melakukan prestasi atas pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya dalam pengadaan barang/jasa di lingkungan Pertamina Gas sesual tingkat prestas| yang dilakukan oleh Penyedia Barang/tasa; yang disebabkan tidak tersedianya stock item ataua J PERTAMINAGAS PEDOMAN a“ NOMOR ‘A-002/PG0300/2016-S0| FUNGSI : SUPPLY CHAIN MANAGEMENT REVISIKE a0 5 BERLAKU TMT 31 Oktober 2016 JUDUL : PENGADAAN BARANG DANJASA | 107 aiaany Sani 37. Produk dan Layanan Utama adalah produk dan layanan yang tertuang dalam Anggaran Dasar dan/atau Surat Ijin Usaha Anak Perusahaan atau Perusahaan Terafiliasi PT Pertamina Gas atau BUMN atau Anak Perusahaan BUMN atau Perusahaan Terafiliasi BUMN. Khusus untuk Anak Perusahaan atau Perusahaan terafiliasi Pertamina Gas daftar produk dan layanan utama akan dikeluarkan oleh Fungst SIV; 38, Pejabat Berwenang adalah pejabat sesuai kewenangan yang diatur sesuai Surat Keputusan Pelimpahan Wewenang yang berlaku; 39. Pendapat wajar tanpa pengecualian adalah pendapat auditor yang menyatakan bahwa laporan keuangan disajikan secara wajar, dalam semuahal yang material, posisi keuangan, hasit usaha, perubahan ekuitas dan arus kas telah sesuai dengan prinsip akuntansi berlaku umum di indonesia (Sumber: Standar Profesional Akuntan Publik 2001). 40. Pendiapat wajar dengan pengecualian adalah pendapat auditor yang menyatakan bahwa laporan keuangan menyajikan secara wajar, dalam semua hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas tertentu sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia, kecuali untuk dampak hal -hal yang berhubungan dengan yang dikecualikan. Pendapat dinyatakan bilamana: 1) Ketiadaan bukti kompeten yang cukup atau adanya pembatasan terhadap lingkup au ‘yang mengakibatkan auditor berkesimpulan bahwa ia tidak dapat menyatakan pendapat wajar tanpa pengecualian dan ia berkesimpulan tidak menyatakan tidak memberikan pendapat. 2) Auditor yakin, atas dasar auditnya, bahwa laporan keuangan berisi penyimpangan dari prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia, yang berdampak material, dan ia berkesimpulan untuk tidak menyatakan pendapat tidak wajar (Sumber: Standar Profesional Akuntan Publik 2001). 41. Perusahaan Terafilias! Pertamina Gas adalah Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh Anak Perusahaan Pertamina Gas dan/atau gabungan Anak Perusahaan Pertamina Gas; 42, Penyedia Barang/iasa adalah badan usaha, termasuk BUMN, badan hukum, atau orang perseorangan/subjek hukum yang kegiatan usahanya menyediakan Barang/lasa; 43, Panitia Pengadaan adalah panitia yang dibentuk untuk melaksanakan tahapan proses pengadaan melalui Pelelangan/Pemilihan Langsung; 44, Panitia Sertifikasi adalah panitia yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan evaluasi terhadap kualifikasi dan klasifikasi Penyedia Barang/lasa; 45, Peserta Tender adalah Penyedia barang/jasa yang telah dinyatakan lulus penilaian Kualifikasi oleh Panitia Pengadaan. 46, Poin Pelanggaran adalah poin yang diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa karena melakukan pelanggaran-pelanggaran yang diatur dalam Pedoman ini yang bersifat kumulatif; 47. Poin Penghargaan adalah poin yang diberikan kepada Penyedia Barang/ Jasa karena melakukan prestasi yang diatur dalam Pedoman ini yang bersifat kumulatif; W.