= Y Capitulo 10 Anilisis, disefo y control de formas a e w i ‘4 capaz de: Al término del estudio de este capitulo, usted sera capi GQ Definir el concepto de forma. Slisis de las formas. & Comprender la importancia del analisis d ise formas. Q Conocer el propésito del disefto de 'dentificar el control de formas.irol de formas caiseto y control de FOrMES mans Ss necesidad de las forma ha Hepa a ser un medio comin para ce a Fort “ranma a Actuate Mes al al que TAS PAS de repuesty nal™Mv,, | fas For ar la revolucisn industrial wa | tmnt qe tart el mera» desta dey «| Dos fate non de H nprents¥ Ta expec ig i mera hizo posible las formas Bs on persion repetitive de oii ha EI modelo que guia esta unil Ia forma impresa. Ja segunda formidad y contribuye a la eficiencia eat lela open Definicion de forma Una forma segiin J. Barrios, es: Cuslguier document impreso destinado aque en él se anoten dos, 0 Par yay | ttivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos re Gibbs Meyers define una forma como: Un objeto que tiene impresa informacién estética con espacios en blanco para aseuy informacién variable. | Esta definicién nos revela que en las empresas hay materiales que aunge'y | parezca, no son formas y otros que se consideran como material de oficina y se especificamente formas. Las formas cuestan dinero tanto en su costo intrinseco como en los sueldos y salarios pagados a quienes trabajan diariamente en ellas. Se han hecho muchis encuestas para determinar la relacidn 0 el costo de las formas, hay una importae relaci6n entre lo que se gasta en una forma, y los sueldos y salarios de quienes te bajan con tales formas, Esto debe Hamar la atenci6n hacia la reciente important ue esté cobrando el disefio y control de formularios, si entendemos que cuanto ms alta sea la proporcién de empleados, tanto més se utilizaran formas. Entre los productos mas importantes de oficina se encuentran varias formas B® Henar impresos, cartas e informes, El trabajo de correspondencia es pat &® nt empresa; las comunicaciones por escrito a personas fuera de la empresa, 10 mist Se dentro de ella, son bésicas para la existencia de todo organismo socitl- = ate ea pee no se reconozca asf, una de las piezas de SE ot Eschaton emat de informacién para la administracion es lf ae aes aaa los datos a través de la mayoria de las etap®s nen las empresas, —_——_,__-Z1Nd"-—-—9"”a aay Formas DAFA diversas jy que las entregue e Timproson Se gn pt I qUE Se dseng Ton eh mjenden a ser disefiadas por yay ma Para wlan de Ta Forma con owas OSM Mol de uso 0 retenc' Mas de de fs aprobaci6n y aplicacisn de una form aplic 6 cinientoaprobado, antes de turmarta al eneaessa i ta lvar ‘ s . cargado de formes rapier una importante y detallada labor de andiejesf™™S Pa cue a 8 por parte del an, Las formas impresas son un ingrediente pega para desarrollar un sistema de informaci encualquier organizacién. A menudo const ri, cuando las operaciones Hegan al punto de procedinca pente necesario un método uniforme a fin de registrar informaage es ¢ acon Eanalista de sistemas se preocupa sobre todo del anliss de las formas, de a i si . de sui seo y de su control, debido a que un programa riguroso para las formas puede: abo un pro actie. Esto alista desis clave enc ns €n Cualquier intento serio que se Para la administracién, que sea viable ituye un indicio la madurez de la organi. a + Mejorar la éficiencia del procedimiento de informacién. + Simplificar el adiestramiento de los empleados. + Efectuar un control por parte de la administracién, + Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son insumos del sistema de informacién para la administracién. Eltener conciencia de los principios de andlisis, disefio y control de formas es fun- damental para la estructuraci6n de un sistema de informacién para la administracion, Frincipios para el anélisis de formas que figura en idadoso estudio de 10 Eula e el impreso Eliseo d lew mediant ina forma se prepara i iboye SO I (Gndiss), determinando, a continuaci : | recordar que Ja razén basi- 1 informacion €Xac- -Peymacign esencial pa dtc vibe ser tambien evcient® de equipo para st es titi Al 4 @ I determinar lo que debe figurar en una forma, sir ea se ristencia de ésta es proporciona un me 8) cog Significativa para la toma de decisiote agurrdinar las operaciones de las emprests: 8 UT sito Megane t® ON el potencial humano, el material Y 10 NY Uso,10. Analisis, disefio y control de formas c ta mayorfa de las formas utilizaday bare comprender y Henar, ineficienje, tl de produceion de una forma en blanco se c¢ seer sin especialistas han estimado que el costo de insertar datos en la forma oq. costo de la forma misma. Una atencién seria, py, Sin embargo, la realidad indica « son dificiles de lee mbar, veinte a treinta veces el c Sa stad que debe ir en la forma (andlisis), ayudard a determinar c6mo disponer jg el impreso (disco) y. en esa forma, producird dividendos importantes aj yu, costos y permitir sistemas de informacién més eficientes. El analista de sistemas debe desempeiiar un papel particularmente imponan, el anailisis, el diseiio y el control de formas, debido a que se interesa por g ramiento de la eficiencia general del sistema de informaci6n para la adminis Tiene también preparaci6n a fin de utilizar el mejoramiento de métodos y | ficacién del trabajo y, por lo tanto, puede utilizar sus capacidades de anti, ramiento en el campo de las formas pata contribuir directamente al alea principal objetivo. Unicamente pueden obtenerse formas eficientes mediante un anilisis l6gico yy disefio cuidadoso. La fase del andlisis se enfoca en tres areas especiticas la simp SY mej. nce de 1. Evaluacién de la necesidad de informacién, 2. Determinacién del método mas eficiente para obtener la informacién neces en la forma. 3. Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la informacién Cada analista de sistemas se enfoca a desempefiar su propio tipo de anilss & tal manera que se apegue a su combinacién de conocimientos, experiencia y tle La secuencia que sigue puede servir como guia preliminar, que puede modiius Para adaptarse a la preparacion y personalidad de cada analista de acuerdo cot experiencia y prictica. Procedimientos de analisis de las formas El analisis de las formas debe abarcar los siguientes aspectos: wei 1. Todo programa de revisién de formas debers comenzar por obtenga informaci6n sobre las formas, mediante inventario de fo" tionario y entrevistas a originadores, usuarios y directivos. eon a 2. Alas formas se les asignaran sendas clasificaciones, de aewet ye dad a la que pertenecen, por ejemplo: formas para compris a tabilidad, formas de personal, formas de ventas, E612. soy 3. Dentro de cada una de las actividades, las formas se clasifieth "gis el tipo de funcién al que pertenecen, por ejemplo: solici™ formas de envio, etcétera, rs s ades.facilitar su si para 5B S formas, Parrales. fOFMAS de Oficina y formas nee HM Mje elaborarse una lista de nas de interofic ue anailisis . SIS ue rele; acie! n + ASF Como | ‘cee uns Forma IPO que susttuy ro nximero de for i as que son formas sini ago siguiente a dar en el anilisis de | #1 Panis of cual dcbers entrevistar a guests Hs PrEBUNEAS Siguientes: dl es el objeto de la forma? sita realmente la forma? ise nect (ee requieren t0dos los conceptos que apare 41 {Son necesarias todas las copias? en en la forma? Puede combinarse la forma con otras formas diferentes? §, ;Requieren mejoramiento los procedimientos et 4 cQué redaccién ha de utilizarse en la form? fomalos? 4, ,cémo puede faciitarse la escritura en la forma? | F£Cémo puede faciltarse la transmisién de datos en la forma? it sPuede hacerse algo para mejorar la eficiencia de archiva? IL, jSe han revisado todas las formas existentes? . 11 {Cuil es el costo de las formas de acuerdo con su importancia y use? == | sis aspectos aunque poco numerosos proporcionan tna base para determinar lo ges requiere que vaya en la forma (anlisis) para poder efeetua una especitiasion viidadosa de c6mo debe disponerse la forma (diseio). El andlisis de formas se muestra en la figura 10.1, El anélisis comienza con ls recleccién de informaci6n (antecedentes, inventario de formas, catélogo de formas, munales de procedimientos), enseguida se procede al anélisis de las formas (eva- hundo la necesidad de informaciGn, determinando el método mas efieiente pars dene informaciGn y especificando la secuencia del proceso de informacisn) —__— {10.2 Disefio de formas Js estandarizados mprende fa dis E propésito principal del disefio de formas es suministrar medio’ Fira el eficaz procesamiento de informacion administrativa. Esto co" Posicién de la forma y las especificaciones par realizanla. afc Eldiseno de formas requiere combinar cualidades Prac . comprensién del procesamiento respectivo- eet obeto Banalista no debe perder de vista, para realizar €°% bor, ve 6 ma ea Consiste en registrar y proporcionar informacion; por 8" mento de actividad humana y es influida Por ella. naNeen nae Seu) ap SISNEUY 2) ap oquaiwesar0ud 2) ap uo}2e213!28d83 uptrewUosUt ap ejouanzas BUHN0} ‘aquata\ya Sew OPO 1aP UO!P! seul} ap sguardo ap sisteuv py ua pyesarau UglIeWHOJU eI 9380 uoiewosul ap pepisarau ] ap UO!DEN|EAT ‘SYWUOd 3d SISMYNY = oquaiuiparcid ‘ap sayenuew * sewuos ap 08012329 * sewioy ap OLE AAU! + saquaparaiuy *| ae 102 Osttode tema Lo primero que el analista debe : manualmente, con méquina de sora de alta velocidad: debe archiva en una carpet que pueda influir, Las formas deben estar diseadas de modo que s para proceder corectamente al basarse en ell Menar, leer, procesar y desechar Los datos no deben estar apifiado: éstas deberin contar con el Saber es si se trata de una forn escribir o mediante m Saber si va ‘ade determinado tan 1 para Henarse iquina de tabulaci¢ laci6n o impre- 4 setvir para registro con otr : mao, ear forma; si se racteristicas y cualquier otro, hecho fiieil para quienes las usan las: por lo que necesitan ser ficiles de para facilitar las espacio suficiente para datos. notaciones en las formas. Requisitos elementales Para disefiar una forma 1. Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma. - Debe proporcionar la manera ms facil de anotar y usar los datos en el con- tenido, 3. Debe ayudar a reducir la tendencia al error, 4. Debe tratar de ser econémico en impresisn y papel ciencia del trabajo. -que restrinja la efi- Actitud mental. Toda forma impresiona nuestra vista, esta impresién se debe principalmente a la forma como ha sido diseflada y la forma como ha sido repro- ducida o impresa, ambos aspectos son responsabilidad del analista que diseiia y ori na la impresién. Anotacién y uso de datos. Los titulos deben reflejar claramente qui desea que sea escrito. Si los titulos son largos o se quiere mayor uniformidad en el disefio, se recomienda encasillar la informacién, ejemplo: tarjeta para archivo verti- cal, la forma debe tener espacio justo para anotar los datos, para ello es preciso saber otros detalles; por ejemplo, si se Henara a mano, 0 a maquin: Para rayado horizontal y vertical, se recomienda como norma general usar siem- pre la linea mas delgada que dé el resultado que se busca. s lo que TTARJETA PARA ARCHIVO VERTICAL Nombre Reg, Federal de Causantes Direccién satura] S80 Fecha de nacimiento Nam, reg, SeguroSociat [Peso | stat Control del empleado FORM/P 003, wre} & 10. andlisis, disefio_ y control de formas a Irvin Herman sefiala en forma muy sencilla un patron para seleccionar fa jj requerida, ya sea horizontal o vertical, @ continuacién exponemos una guia, Me ENCABEZADOS SUPERIORES COLUMNARES Horizontal simple Horizontal doble L——__4 INDICACIONES Indicaciones encima de la tinea Relacion de datos para el personal No es recomendable Grado Nombre + Abarcar mas espacio. «+ Causa movimientos ints Domicitio __ __ Ciudad «+ Impide el uso de tabulater. + Dificulta la Lectura, la esrtua Tel. aed on Dificulta la tecture, —_—— y la interpretacion. —— er Te Indicaciones debajo de la linea me amepapam ve Relacién de datos para personal Noes recomend po po to ace na Nombre Grado Ocuita tas ie ia meso" Domiciio Num. serie10.2 Disefio de formas | —_—— pisposicién en casillas Relacién de datos para personal Es recomendable + Ahorra espacio, re Nam, serie + Evita movimiento en vano. Nombre + Ayuda a la lectura, escritura Fonte a, Fa) Taio e interretacien + Da un mejor aspecto. Edad L~ Pex ttature + Introduceién. Es la informacién que prepara la accién inmediata que se va & tomar; generalmente consiste en: el que est hablando, a quién est hablando y ay do, y otras condiciones que dirigen la accién que va a tener lugar en el cuerpo del for- mulario. ; Las formas externas deben llevar el nombre de la empresa y su direcci6n, de pre- ferencia en la parte superior. En cuanto a formas internas, se debe omitir él nombre de la empresa, excepto en aquellas formas que pueden servir de prueba en un juicio. + Cuerpo. Representa la parte principal de la forma y constituye precisamente la accién que tiene lugar después de la introduccién. Por lo general es la parte mas grande de la forma y es preciso un estudio detallado (andlisis) para su uso Sptimo. + Conclusién. Consiste principalmente en espacios para firmas aprobacién u otro dato concluyente que le da validez formal. ‘Aunque no todas las formas contienen estas cinco partes, lo comiin es que al menos haya cierto grupo de datos de carcter introductorio, unos que representen el cuerpo y otros que representan la conclusién de la forma. En general debe haber con- tinuidad y l6gic: Reducir la tendencia al error. Esta directamente relacionada con el disefio y la impresién porque juegan un papel importante los colores usados, el tipo de imprenta, Jas distancias entre las lineas, el tamafio de cada Iinea, el contraste entre los datos estadisticos y los variables. Hay tres factores que intervienen en la eficiencia de los datos variables: Visibilidad de los datos. Es el grado hasta el cual una cosa es perceptible por los ojos. 2. Legibilidad. Es el grado hasta el cual una cosa puede ser leida, particu- larmente la cantidad que de ella se puede leer en un periodo de tiempo. 3. Fatiga visual, Es el grado en el cual los miisculos vist realizar el trabajo de leer. se fatigan al La eficienci ntonces, no puede ser determ por la evaluac ' Bea ane ina forma, entonces, no p rminada por la evaluacié 4e os datos esta ‘0s y los variables separadamente, oor sino que debe ser medida por los de una nueva f 3 Sianeerie a forma ‘si una empress tiene su prop el sistem a ae 1 Provision o j jos plazos de entn destin se debe gna nl cubrir Ar Su elabora de pr . no con: Mpresin de f defycarga afuera. Pero correspond stituyen un inconvenen a Seneraimente &S Mas ripics que ae fain Me normal a 2 5 Spica que sila forma ilizado de proveedor. la - pondenar formas de un Droveedor extern, aye ie Proveedor. ta entr por ejemplo. al encargar forms d extero, hay que eonsiderar Po erparen [a Tesponsab paar taudaciin Be its comida varios px oblema P das de qu las nuevas ldo el comprar» s lenes se del 8 formas estén dispon s aces eee elanto de tiem po je pruebas ¥ Kk Esto significa que las or pe. tempo necesario pars efectuar P ar la prueba, su correccién, | ee , Ja lectura de la prueba gificada, la produccisn y ent Cas 5 ; ; | 6 3 s | \ | Rero- Entrega vacien al + | Pedido Prueba | Aproba-| Prueba | Entrega | con | core ica radas en la yestra un ejemplo de relaciones de tiempo involt rales. Se pueden anticipa 18s repeticione as de entrega cumplan 1 gue las fee La figura anterior ™ ievsion de formas normalizacas y espec! lo. a los proveedores USTIPO ‘como para jan de formas. Todo PY practice Ue ' at as formas impress rol tas formas P las Fequerimientos del sisters de _inliaciones de los programas de adm as de formas est destinado a ic Ulan metas de la empresd. mejorando Y Puestas tie! Los procedinentos nen que estadlecerse sion y co a ) ; ‘as anaplicas | yolumen pas imap para someter sstandose., disefio y control de formas 10. Anélis En el programa de administraci6n de formas deberi prestarse espec las que son de uso repetitive. Puede muy bien no incluirse en los aie administracién de formas las que se usan una sola vez y cuyo mimero e., Por lo general, los procedimientos de aprobacisn excesivamente com van a una reproduccin ampliamente difundida de formas no autorizaday cuando el equipo para obtencién de copias no esti centralizado en un os Mencifg Mentos 4, Minimo, : Hicados empresa De acuerdo con H.L. Wylis, los factores que han contribuide a descuig : dar la administracién y control de formas, pueden ser: 1. Falla en reconocer la verdadera importancia del problema del papeleo por su apares poca importancia comparada con el objetivo: producit. ue 2. Falla en establecer las relaciones necesarias entre el personal de linea y el de aseso para el control del flujo de formas. . " Falla al establecer un programa de control de formas. No siempre basta con el ans, de procedimientos.