DIRECCION DE PROYECTOS EN CINCO FASES PLANEACION EJECUCION 1 2 3 4 5 perwia | PLANEAR | oRGaNzan |controLan | CONCLUI Enunciar | Wentiear | Determinar | Defirir obtener ‘lprotiema | actividades | nocesidades | estio ceptacion Getproyecto | de personal | dedreccin | celeiente Idenitiear | Estimar ectar | Establcer | Realzar Imotasde | tempoy | gorentede | heramientas | entregas proyecto costo proyecto | de contrat Enistrlos | Establocer | Recutaret | Etavorer | Documentar ‘bjelwos | eccuendia de | equpode | iniormos | elproyecto ‘zcivicades | proyecto | dol estado el proyecto el proyecto Determinar | wentfear | Organizaret | Revisaret emi recursos. | actridades | equpodel |} programa cet | Informe tinal proliminares | _ eroa proyecto | proyecto ‘dectiicar | Eserbir Asionar Eni FRalzar lsuposicones |propuesta de | paquetes | cambios revision Vaesgos |" proyecto | databajp | dodrdenes | posteecvcisn| ENTREGAS Panorama +E0T + Cfitrios de lnlormes de Informe nal al proyecto Teclutamiento _ desvacionos Reddo! + Descrpcén de. Intormas de «Informe de proyecto paquelesde estado del «revision trabajo proyecto Ruta sAsignacién —«Informos de cron ‘epaquetes —_asignacién de etrabajo personal + Propuesta de! proyecto Capitulo 5 COMO ESCRIBIR LA PROPUESTA DEL PROYECTO La propvesta del proyecto representa a transicign entre planar (fini, planearyejecutar (organizar, controlar, conclu. Como se ver, es el fundamento en el que descans el elibia del proyecto Ia bas sobre la cual se tomarén tos las dcisones de direccicn. Enestecapfuloseexaminarélapropuestaen deal conespecial atenci6nalas partes «ve I'componeny al empleo de éstas como herramietas de direcci. PROPOSITO. El propésito dela propucsta del proyectos proveet ‘+ Unaexposicién de lanecesidad que sees atendiendo,elenfoque general que seadoptay os beneficioe que se espera eulten, + Una deseripcién completa de las actividades del proyecto, su trayectoria temporal y sus requerimienos, que la gerencia necesita para decidir si el proyecta debe seguir adelante con la fase deejecucién ‘+ Una herramientadinémica que erplearin el gerentey el equipo de proyecto para tomar decisiones alo largo del ciclo de vida de proyecto. + Undocumento de referencia pars contol gerencia. ‘+ Un auxiliar para la instraceiny entrenamiento de los miembros noevos del eauipo. + Undocument informative paraotras personas dela organizaciénque necesiten conocer los detalles dl proyecto,50 cCaptuios Esevidente que la propuestaconstinyee! documenta clavedel proyecto. Esalmismotiempo tuna herramienta para toma de decisiones, control gerencial, enirenamiento e informacion, End exerito para ser comprendido ywtlizado por la alta gerencia, la greneia de proyecto, fos miembros da equipo de proyecto, otros geretes,y profesionales que tienen necesided ‘de estar enterados. En primer ligarse procederéa identifier y deseribir cada uno de Tos elementos de informacion que contiene la propueta. A. coatiuacién se ilusirarf esto con Ia propuesta ‘escita para el proyecto de planeacin dela conferenca dl PGP. FORMATO La figura 5-1 muestra un formato para la propuesta de proyecto. Nombre del proyecto ‘Consist enn uo de dos o tees palabras que identifica el proyecto de manera espe Se eonvierteen el nombre con el que todos podrin refers a Geren de proyecto Es la persona responsable del proyecto En ceros casos, en especial en los proyectos para Cl desurollo de stemasde software de splicacén,elgerente de proyeet ser el gerete de Ta unidad para la cual se realiza el proyecto. De cualquier modo, se tata de In persona responeable de que el proyecto conclye a tempo, denro de presupusto y eonforme a cespecificacién Este es un término de tres partes que identifi la actividad, primero por némero (por lo fsrerl par alimentarlo a un computador), y en segida con wn nombre breve pero [eondptivo,el cual sucle sel formaen que el equipode proyecto y otras partes interesadas St referinn a ella (los nombres como 2.40 no son acepinbles). Es prefeibe elegir un Mombre qu sa corto pero que dga algo respectoa In actividad. «Programa Rétulos sun aren un ejemplo poteior.Proporciona alguna indiacién del rabajo (Gu 20 lovard a cabo en la actividad en cuestin, La trcera pate del término es wna ‘Recrpeisn de a actividad misma, Conssirl en un enuncido especifico y preciso del trabajo por hacer. ‘Come eserbirlapropuesta del proyecto $1 Programa (Con hase en el ani de are del proyecto, se estabecen ls fechas estimadas de inicio 1y eonclasién de cada actvidd, Ins cules pueden vararconforme avanzael proyecto. Se trata dels fechas en las cuales el grente de proyecto estrdpreparado para comenzar yen Ine que espera completar cada aetividad dentro del proyecto. Todas las dems fechas que se ‘establecen en el mismo (por ejemplo, las fechas de inicio yconclsign para las tareas que ‘componen los pequetes de trabajo, las cuales se analizanenelcapflo set) se basan en la suposiién de que Ia fecha de inicio programada ser efecivamente la fecha de aranque. Presupoesto del proyecto En este informe, la informacién de presupuestoaparee al nivel de la actividad. Puede suministarse ademsinformacién detallada en forma de anexos, si ast lo prefiere Ia alta tgerencia. La plneacién de presupuesos tiene tanto de are como de ciencia; para ver esto fon claridad,consdérense las altrativas que siguen. Subestimacién de los cosas dl proyecto. Los directivos pueden poner obstculos ante estimaciones de costs que es parezcan demasiado alta, pro no hay necesidad alguna de se optmista en excoso ni eentisepresionado hasta el punto desubestimar tan slo para coneeguir una reaecién favorable. La ala gerencia suele poner en tela de juicio las ctimaciones, simplemente para ver ss les puede defender. Es comin que los gerentes de proyecto con menos experiencia sean demasiado ‘optimists en cuanto tiempos y costs. En clertos cases posible que se proporcionen ess testmaciones con el finde ser mas competitiva en relaei6n eon otros proyectos que luchan por obtener el apoyo de la gerencia ode los clientes. En algunos casos sedan estimaciones pordehajodeleasttan slo par obtenerelcontrato. No es unaestategia poco comin tratar ‘um proyecto como un alder perdedor» ane la expectatva de que le sigan eos contatos. Sobreestimacién de los costes del proyecto. As{ como la subestimacién tiene sus problemas os tiene también la sobrestimacin. Esta etna potecign contra feasos problemas inesperados, pro, el peligro al sobrestimar es, desde lego, que la gerenci no ‘apruce el proyecto porque los andlisiscostofbenefici sugeren que no seria na buena secisisn. ‘Cémo estimar el presupwesto. La estructura de desglose del trabajo analizada en el ‘epitlo tres, sminstra el punta de partida para caleularel pesupueste del proyecto. Hay52 capitulo Figua 4 INFORME DE DEFICION DE PROYECTO i i Hoo — Trico Fini | Dine | obra] Mats Tempo) ‘Aprobcnpor ‘Come escribir propuesta del proyecto 59 ‘que recordar que Is actividades en el nivel més bajo de Ia EDT son las actividades que fesulan familiares. Ellas, w tres similares, ya se han realizado ants. No solamente estén Aisponbles os estimados de tiempo de actividad: también oestin los costoscorrspondien- tes, Puede ser necesaroapicar tenicas de promten, f como incementos por nflaciGn J ‘0 motives, para obtener un estimado actual time. Como muestra la figura 4-1y ls necesidaes de recursos se estiman ene nivel intermedio de la EDT. Siempre es posible ‘suministrar como respaldoefleulos detallados de costo en forma de anexos 0 apéndics de Ia propuesta. Por lo que se refee a la propuesta misma, ls costo se estiman para cada actividad del nivel mds bao y se acumlan a continuacién siguiendo a jerarqua que dala [EDT que se muestra en a figura 34. La figura 5-2es un formato tipico que se empl para Ja planescin de los requerimients de recusos de na sola ares de proyeeo,y que pede presenarse como un anexo al informe de dfinicién dal proyecto iguaS-1) La figura S- ‘Smuestracl desgloseerdruico del presupuesto completo del proyecto de plancacion de conferencia. stimadosdeingresosy gastos Muchos proyecos tienen que ver con ls ingress. Por ejemplo, proyecto puede implicar la plancacin, desarolloy dstiucién de nuevos productos o servicios, larecoloccién de ‘products o servicios ya exstentes, los cambios a cualguiera de los pasos de wna cadena logtstia(obtencién, manufactur, inventaros, distibucié), oa rexoleiGn de problemas. Estos tienen implicacionesfnanleras, ya ala gerenciarequer nestimacin mas precisa posible del impacto sobre los ingresos y gastos anes de que pueda dares aprobacén, La figura 5-4es una estimacintpieade ingresos y gastos pare proyecta de planeacisn de a conferenci, LISTA DE COMPROBACION DE CONTROL DE CALIDAD DE LA PROPUESTA DEL, PROYECTO, Stone — 1. Expenos y personas con experiencia ayndaron a caleular y revisar el presupuesto de cada sctivida, — 2. Sehnestimado todas ls eategorias de costos para cada actividad (mano de ‘obra, equipo, vies, suministro, et). — 3. Se hicieron esimaciones de todos los costos de recursos intemos antes de evalua a necesiad de utilizar recursos exteroscomo escrbicla propuesta del proyecto 5 Ccaptto 8 ‘texto i ol a mpeg | casos ep swewe0)| “eroakoud 9p aacHHON, ofvavu 30 a13nOwd a0 OLsandnsatd “I co: SORSTSE 22555 om [ ons zis. oes oot | {| See tii | | Site omee,| [ete ren] | pam mete amet come wean rorne aC 4 Ee ee ee lLeme|_s ales (Tara in as jae ea Toth 8 eee | sec ores seas aaaoeee i eo eH eyed sedepeqoxty ed ved opesmdaid | i | : i it 8 | Sextua| ‘onto | peeaweo | vores new. omnooe z 3 é55 Captuios Figuas4 _PRESUPUESTO DEINGRESOS Y GASTOSDELA PLANEACIONDELA (CONFERENCIA PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS DELA CONFERENCIA ANUAL DEL PGP Ingresos Irstfpdones 1100 © $385 nnn nen 68.500 castes Salaros ‘Aria gro 200 Salas tls. 800 eta do salves de eu. etal dos 92818 Gast totes... — iti beta. Indiectos(@ 40% do ls gastos totals). iid neta come escribir ia propussta del proyecto 57 — 4, Las estimaciones de costos som ealistas y conservaoras, = 5. Las estimaciones de eosos son totes para cada actividad; no hay costos autos 0 sorpresas. ENSAYO DEL ACIDO» DE LA PROPUESTA DEL PROYECTO 1. Sehacomparado los presupuestosde todas as actividades y se ha determinado Ins ciserepancias notorias. 2. Elequipocentalde proyectoharevisadolos mods paraestimarpresupuesios _y ha aprobado su consistency objetvide. 3. Se ha extimado los costos ttales del proyecto y used los he aprobado ‘consderando que son razonablemente necesariosy no hay sorpresss, costes ‘cults ni probabiidad de exceders en ells. Parte I! EJECUCION DEL PROYECTO En cuanto el proyecto es aprobadocomienza el verdadero trabajo. En érminos del ciclo de ‘vida dela direoein de proyecto, se ha completado la fasesdeplaneacién yentramos als {aes de ejeenein, Estas dan principio con aformacisn del equipo de proyecto continan ‘om la programacin y aignscion de paquetes de trabajo. Conforme avanza el bajo, el {erente de proyecto hace usode un sistema de informesy controes paramantenere proyecto ‘entr de programa y de presupueso, La ejecucién concluye cuando las. entregas del proyecto han sido aceplades por el liente yao han hecho operativas, y todos ls informes Finals han sido archivados. Los detalles de as fses de eecuciénconstinyen los temas de los préximas cinco captulos.