Parte IL EJECUCION DEL PROYECTO En cuanto pryecto es aprobado comienza el verdadero trabajo. En érminos del ciclo de vida dea diecci de proyectos, seh completado ls fases de planescién y entramos alas fases de ejecuiin Esta dan principio con a formacin del equipo de proyecto ycontinan| ‘con la programci y asignacién de paqutes de tabajo. Conforme avanza el tabs, el _gerente de proyecto haceusodeun sistemadeinformes ycontolespara manienerel proyecto ‘dentro de progama y de presopuesto. La ejecucién coacluye cuando las entegas del ‘proyecto han sido aceptadas por el cliente y se han hecho operativas, y todos los informes finales han sid archivads. Las detalles dels fass de ejeeucién constiuyen los temas de los préximos cisco eaptulosDIRECCION DE PROYECTOS EN CINCO FASES Capitulo 6 PLANEACION EJECUCION 1 2 3 4 5 perwn _| PLANEAR | oRGaNZAR |coNTROLAR | CONCLUIR Enunclar | Identicar | Detorminar | Desir obtener elprosiema | scividades | necesidedes | estio aceptacion Gelproyecto | depersonal | dedrocciin | doicieno identticar | Estar Rectutar | Eetatiocer | Realzar motasdol | tiempoy | gerentede | heramienias | —entregas proyecto costo ‘proyecto | decontot Enistarlos | Estabecer | Rectutera’ | Elaborar | Documentar ‘ebjetwos | secvencia de | equipade | intormes | el proyecto ‘acivieces | proyecto | deiestaao el proyecto al proyecto Deteminar | identcar | Organizaret | Revisar et Emit recursos | actividades | equipo del | programa del | Informe ial preliminares | orlicas Proyecto |” proyecto Ideniticar | Eserbe Asignar Eni Roalzar lsuposiciones | propuesta ce | paquetes | cambios rovsion ‘yeesges | proyecto | dettabajo | de drcenes | postejecucin - ENTREGAS Panorama“ EOT * Criterios de *Inlormas do + Informe nal el proyecto ‘eclutamlento dosviaciones “+Reddel = Desctpciin de. Informes de = Informe de proyecto pagueles de staged! revatn trabajo proyecto ruta ‘ Asignacton + Inormos do cries ‘de paquetes _asignacién de Getratalo personal + Propuesta de! proyecto COMO ORGANIZAR EL EQUIPO DEL PROYECTO Los planes del proyecto y su ejecuisn tendrn éxito so en la medida en que lo tengan el gerente de proyecto yelequipoencargadode ueecucin. La formaciéndeequiposeficaces ‘iene tanto de are como de ciencia. Hay quienes deserben esto como un oficio. ‘Para integra un equipo eficaz, es necesari tomar en consideracinno solamente ls habilidades tfericas del gerentede proyecto y de los miembros del equipo, sno también sus papelesericosy Ia equimica» que exita entre ls personas, La selccién del gerente de proyecto y de It miembros del equipo no puede ser perfects, pues siempre existn isos ‘cuando se toma cualquier decisin referent al personal, En este capitulo: 1. Secreardconciencia acerca dels earacteritcas importantes que deben tenet ‘un zerentey un equipo de proyecto eficaces. 2. Sessminisraré.unalistadecomprobacién que ayude enel proceso de selecién, 3 Se-mperirén pauts para integrarel proyecto como wna organizacién, COMO DETERMINAR LAS NECESIDADES DE PERSONAL: SELECCION DEL GERENTE DE PROYECTO El gereme de proyecto es una de las personas mds importantes dentro del proyecto, Esta persona juega ur papel importante en Ia planeacién y ejecucién del mismo, adem de ser Ta imagen del proyecto ante la organizacién y los grupos extemos. Harold Kerzne (1982) firma qu en ran de que el papel y In esponssbildades del gerente de proyecto son tan ‘importantes, su selecciGn debe ser responsabilidad dela gerencia general. En las grandes organizaciones see asignarse aun grupo ocomité la tareade ayudar a presleccionara los candidatos al gereneia de proyecio, Este comité deberdbasarse en los siguiente puntos+ Utlizarun conjunto de criterios de seleccion que inclna ls especficaciones ‘del producto 0 servicio final y los objetives de wtlidades, ademas de los requisites proesionales. + Contarcon una poiica dretiva proveniente dela gerencia corprativa para eleccionar aun gerente de proyecto + Comprometer ala gerencia corporatva y obtener su apoyo en el proceso de selec. Para quien ocupe una gerencia de proyecto o patcie en la area de contatar a uno, este ‘capftlo puede ayudarl a ordenar8u8 ideas acerca del proceso de selec yorganizacién ‘del gerente de proyecto y del equipo antes de comenzar. EL MOMENTO OPORTUNO El momento apropiado paral selecién de un gerente de proyecto es variable. En grandes corganizaciones, pede nombrérzle como tal después de que Ia alt gerencia ha firmado Ia Srepurotaquedale sfiel de adelante al proyanto, Convene ecordar sta la: «Canto ‘ids promo so involueren en la planescion del proyecto el gerente y el equipo, més Comprometdos estan con sy ejecucign.» (Estes vido también para otros miembros de Trorganizcin cuya perc y recursos ton necesarios para cjecutar el proyecto.) (CRITERIOS DE SELECCION Lame principal dela selecei6n do un gerente de proyecto es nombrar alguien que tenga Iaexperienia,capacided y competenca para lograr que el produciooserviciofinl se planes se Gecutea iempo, dentro de presupnestay conformea las especificaciones. Par llo las “oractersticas predominates den gerente 6 proyecto eficaz pueden resumirseencineo categoria ‘Antecedents y experiencia Liderazgo y habiidad estrattgica Habilidadestéenicas Competence interpersonaVsbilidades de trata con la gente Capacidad gerencial comprobada weeps ‘céme organiaar a quipo dol proyecto 62 1gén conjuno de caractersticas comprendido en una sola de las categorfas anteriores puede justificarpor sf mismo la contratacin de un gerente de proyecto, Las categoria que Fe presentan aq ofrecen un conjuntoequlitrado de caractersticasgeneales para evaluat ‘un eandidato. La lista de comprobacin de control de calidad enlaseleccin del gerente ‘de proyecto que aparece a final del capitulo, ofrece una lita de estas earacteritcas, las cuales se della en seguida Antecedents yeperenca Loe antecedents y abilidades del prospecto para la gerenca do un proyecto deberén ser consistentes con la naturalezay ls ncesidades dels requerimentos del mismo. Se suele decir que «una gota de experiencia vale ms que una tonelada de tora.» Nuevamente, ‘meta consiste ex nombrara alguien que pueda logear que se haga cl trabajo con los medios expesficads. El gerene de proyecto debers contr con una formacineducativa slid, ‘demas de expeiencinencl Sea de proyeetosdeseada. Como ela pita, se debe buscar ‘un candidato qu presente una combinacin aceptable de experiencia conceptval,analtica, ‘operatva y price _Lideraage y hain ertetégicn Elgereatede proyecto es unliderque ayedaa dsc, coordina, controlaryejecutarel plan el proyecto, que mantiene el curso hasta que se eatrega el producto final. Liderazgo y Ibilidad estratgica significan la capacidad para visulizary disefir efectivamente a ‘cimagen global, o toda y cada na de Ins fases dela planeaciény ejecucin de! proyecto, Al mismo tiempo ques trabajaen el detale. Quier decir poder ver el bosque apesar de los ‘eboles. La hablidadextratégic implica también la capocidad para formularse preguntas ‘que dirjan la metay al esltao fins pleneado alo largo dela rtacriiea. Un gerente de [proyecto deber! ser capaz de separir pensamiento planecign y decisionesesratépicas, de Tosaspectosticicosyoperativosdel proyecto. Una vezmds, experiencia yelentrenamien- to oriemado a resultados de los candidtos se hallan ene los mejores indicadores desu ‘apacidad paralaplaneacin yejecucin estratégcas. Habis ins [Ningin erentede proyecto posee todas las habildades tcnica necesarias para lograr que se complete un proyecto complejo. Se busca, sin embargo, una persona que pueda digi ‘evaluary toma decisionesacrtadas acerca dela alterativastcnicas relacionadas con el proyecto, Ast pues, un gerente de proyecto debers tener haiidadestécnicas basadas en4 Captulos conocimientos y entrenamiento, tano en el fea de dominio del proyecto, como en herramientas y hubilidades de direecén do proyectos. Kerzner (1982) af que las habilidadestnicas (yaqut Se concentra en los proyectos relacionados con la ingentets) Ancluyen: + Latecnologfimplicada 1+ Herramientas y éonteas de Ingenieria + Mercados, lines yroquerimientosespeseos. + Aplicaciones del producto + Tendenclasy evolucionestenoldgies. + Relaciones entre eenologas de apoyo. ‘+ Peesonas que forman parte de la comunidad técnica Ccugerauctalantuen cel oye el uot dl mismo detest expe utgua dss es sleatvas yateencomnmcsié oq ovata el 68eo, ‘Gar cntoaniota «pact conto Ser nen Ie mara Scns tonto co cl pres yer wc con are de proteome dlcamgo nc dem pots Lia dsneprobaconqeseaece is vicane pate pce aml vs amas eet completa como part cnoaeat ‘encanto septs hy qe era ques oa pln ‘CompetencainterpersonaViablidade e tat con a gente El gorente de proyecto debe ser capar de + Motivar inspira, anima y entenar + Bscucharactivamentey dary ceibi eroaimentacion signfieatv, + Relacionar sentimientos, necesidades, preocupaciones y cuestiones Inerpersonales de proyecto con y entre ots, de manera afiamativa (nO agrsiva nl subocinada}. + Prevenity resolver conics. + Comunicar decisiones ciel pero l mismo tiempo ser sensible alas necesi- dades de oo. + Ser flexible: desempenar bien verso papees. ‘imo orgenizar el equipo dl proyecto 65 Mintzberg (1972) kdetfeaasgostales como: figurarepresetaiva, enlace, dseminador de informacién, emprendedo,negocidor, solucionador de conficts yasignador doecurss. Entre otros papeles importantes estin el de poltco, vendedor,coneliador de poder, faciiadr,vgiancyconsejeo. Losindlcadore de competenei interpersonal incluyen as recomendaciones de personal de algn proyecto exiloso previo que haya trabajado con 0 ‘ajo las Grdenes del candidato. ‘Capacidad gerensalcomprotada El pasado es ump de Ios mejores indcadores del futwo. La capacidad gerencial resulta cvidente en un historia que revela haber conseguido que el producto o Servicio final se lograra dentro d las resrcciones de presupuesto, tempo yrecusos, Para hacer esto, ut sgetente de proyecto deberd contr con un conocimiento Bisco dels organlzaiones:c6m0 ‘organiza determinarnevesiedes de personal, expesar necesidades dl proyecto, commun ‘arse con todos los niveles de direccin, vincular la meta del proyecto a una masién de ‘empresa, y recompensar y dscplnar los empleados. (Otas reps précics plicable ala bdsqueda de habldades geonclleseflcaces ncruyen Ia Seteeion ae snaiviaos que pueda: + Dirge a emprendedores. ‘+ Emplear recursos del organizacin sin ser exceivamente burocrico, + Relzcionarse leary confortblemente hacia aria, hacia abajo y horizonal- mente en organzaciones grandes. + Concer y acepar el reconocimiento por las areas realizadas.65 Captuios (COMO DETERMINAR LAS NECESIDADES DE PERSONAL: SELECCION DEL EQUIPO DEL PROYECTO Una vez que se ha designado el gerente de proyecto, ste puede ayudar aseeccionar aos rmicmbros del equipo central, La seleccién del equipo del proyecto depende de diversos factores + Lamea y los objetivoséel proyecto ‘+ Lanaturaleza del abajo tfenico que debe Mevarse a cabo. “+ Lashabiidadesnecesais pra reeluar,aignar,dolgar,villr, comunicary ‘ecutar ef trabajo requerido en cada fase del proyecto, + Laisponibitsnd de personal de proyecto ena organizaci6n donde se alojaré ‘icho proyecto (CRITERIOS DESELECCION Paralasclecein del equipo esposibleemplearlosmismocriterosapliadosentadel gerente Ge proyecto, Puede darse menos énfsis Ta capacidad delderargo esratégico y mts ala especalizacin técnica La competenci interpersonal es impomanc, y se puede hacer uso e las mismas caracteratices ya enlistads, dando un menor énfasis a las funciones de ligerangoy figura representatv ‘Como parte del trabajo de consullocsen lec de proyecos eos autores, 52 ht ‘compilado na ita de caracterfsticas de os miembros de un equipo de proyecto qe para los ingeniros en alta tecnologia, cn particular, han dado uenos resultados. Las que siguen esti apayadas en experencas con equips de proyecto independicntemente dela natura era el proyecto: + Compromise con a meta del proyecto y su logt. + Capacided para comunicary compan responsabilidad y poder. + Plexiilidad; ser capaz de cambiar de una actividad a ota, en fonciOn det programa de proyecto y dela necsida. + Competencia cia ‘Come ergnizar el equipo del proyecto 67 + Disposicidn para admit ecores, pelos y ser eoregi. + Oventacion tress. ‘+ Capacidad para comprender y trabajar dentro de peogramas yresticcones de ‘eeursos; ispsici para trabajar tempo extras es necesaro, + Copacida para confaren otros, ayudarlos y recbic ayuda. ‘+ Seajugadoren equipo, no un héoe individuals, + Emprendedor, pero aberto a sugerenctas. + Capscidad para trabajar con dos o mis jets ‘+ Capacida para trabajar sin sistemas de estructura formal y autoridad, y por cesima de elon, + Poseer experiencia y conocimientos de heramientas de dieecién de proyectos ‘COMO ORGANIZAR Y ALOJAR EL PROYECTO. Ahora que el grentey el equipo de proyecto extn lsios para comenzar a trabajar en qué orma van a orsniatse y dénde se van a ubcar? No existe una forma Gptima de organizar ‘unproyecto. Desendiendo dela naturaleza del mismo, losreeusosnecestrios yquiéntendré ‘que comunicare con quién y con qué fecvenci, se detrminarél forma de organizacion yapostlén elproyecto dentro deuna organizacidnms grande. Es posible queel proyecto ‘28 Indepeniecte, o que se est planeando por fuera de una organizacén, En tal caso, la ‘vest es memns complicada, ‘A menudo s stable una cficina de proyecto» (Kerener, 1982), la cual opera el -erente de proyecto. El equipo de proyecto es una eombinactin de la oficina y de fos temples funeonales. EI punio focal donde interacial personal del pry, externa ‘mente con los clieies © internamente con distin unidades de a organizacin, es esta oficina de proyecto Si se debe conetar el proyecto a una organizacién més grande, Meredith y Mant (1989) offeeen is eriteros que siguen para ayudar a determina sv ubicacin:68 caphulos + Enliste por objetivs los principales resultados que busea el proyecto. + Enliste por objetivo las tres eave y localice las unidadesfuncionales de la ‘organizacion que cortesponden a cada area + Deesglose las tareas clave en paquetes de tabao. + Determine cules subsistemas de proyecto se requieren para completar los poquces de trabajo, y cules tabajardn en relaciGnestrecha con otros. + Bnlistelas carateristcas especiales yas suposiciones del proyecto (tenotoass, personal, te). + Biljauna estructura y una ubleacsn con base en el andliss anterior. CCon estas pautas en mente, el gerente de proyecto puede nlonces asignar miembros det equipo a distnts reas funeionales dono de la organizai¢n, con Ta anvencia de os ‘orrespondintes gerenes de rea funelonal, Sin embargo, ll gerente de proyecto decide ‘organizarsu equipo dentro de otras unidades de a rganizacifn, esto deberdhacerse através ‘ela autoridad dee grencia general. Hay que recordar que lo que se busca es hacer que 8 ‘eta del proyectos aleanceatlempo, demo resupuestoy conforme acspecfiaciones; ls organizaién alojamieno del proyecto consttuyen un medio para est fin, y noun fin ens mismos. INo existe una forma fil y establecida para organizar un equipo de proyecto. La Aexibilidd es Ia clave, trabajar dentro y por encima de unidades en Ta organtzacton constitye la noma, LLISTA DE COMPROBACION DE CONTROL DE CALIDAD DE-LA SELECCION DE (GERENTE DEL. PROYECTO Stoo El geente dl proyecto: ‘— 1. Tienesufcieme experiencia en esta drca de proyectos para comprometerse ‘con éxito a conclu! proyecto a lempo, dentro de presupuesto yconforme a especificacion. — 2, Es capaz estratégeamente, de visualizar y conceptalizar el proceso ‘completo del proyecto através de todas sus faxes. ‘Cémo organiza el equipo del proyecto 69 43. Bstéonteamentecompetenteparaayudara dsefaryejecutar un plantotal del proyecto, 4, Desde el punto de vista Interpersonal es capaz y Lene experiencia para Insprar,modvar,oscplinar, resolver confit, negocarntereses en compe tenca y vender el proyecto a os gerentes comporativs y de ot tipo. 5, Demvestralascaractristcas qu sguen: flexible, atomotivado, dnémico, organizado, alert, rpido para aprender, aiodsciplinado, con capacidad cefcaz para escuchar, excelente solucionador de problemas, polico Mb temperamento equlibado, sensible, verso en la poiica, ico, caps de _venderideasy planes, expresarenustsmo,animar,cnrenarcapazdeinteactuar cefiearmenteenfocma verbal no verbal entassladeconsejoyenel taller, opera bien bajo presi, 6, Bemuesra competenci para acuar de maneraeficaz y répidaenlos popes ‘que siguen: figura representativa, Wéer, enlace, vigilante, dseminador de Infeemaci6n, vooero, emprendedor, slucionador de confietos,asgnador de recursos y nogoctador. 7, Demuesr eficacia y experiencia en: comprende interactuar con lentes 1 usuarios finales, tratar con la getencia, contatarnegociacones, todas las {fases dela planeacinesratézice y tenia, elaborarpresupuesos, aque y ssignac recursos, incl y romper relaciones profesionales y personales, comprendereuestonesy problemas complejs de Ta organizacion, de grupo © Jnterpersonales, admitendo erroresy prejuicos, econociendo y encomiando lasaportaciones de tosCcpitto 6 LISTA DE COMPROBACION DE CONTROL DE CALIDAD DELA SELECCION DEL, EQUIPO DEL PROYECTO Sfono Los miembros del equipo de proyecto: “PRUEMA DEL ACIDO» DE — 1. Estén comprometios con la planeacda yelocuclin del proyecto ao largo e todas sus fases. — 2. TenenexprienciatGenicaensu reaespecticaparaayudaraqueel proyecto ‘se concya a tiempo, deniro do presupuesto y conforme a especiticacién. — 3. Entienden y han wtllzado conceptes y herramientas de dieccién de proyectos. — 4, Desdee! punto de vista interpersonal sn capaces de compartir informacisn y habilidades, resolver conflicts de manera conjuna, planear y resolver problemas conotro, escuchar aetlvamente recibir yproporcionarreroaimen- tacidn si ertices,comunicarseafimativamente. — 5. Son eapaces de trabajar con dos 0 mds jfes — 6, Bstén automotivadosy son emprendedores peo no individualistas, = 1. Son exiles. — & Son esponsables y pueden admit errores a igual que logos. — 9. Pveden compartir recompenss fracas. = 10, Extn dspuesis a delega ya que se les deleguenasignaciones de trabajo ‘cambiantes. — 11. Pueden uabafar ben bajo resin y plazos cambiantes. SELECCION DE GERENTE Y EQUIPO DE PROYECTO Et equipo de reel de proyectos est organizado cuando: 1. La gerencia coeporativa general enite polls, procedimienos 0 directives para sleecionafeonrata al geentey aos miembros del equipo de proyecto. 2, Lagerenciacorporativagoncra se mantien informada ydirectamenteactivaen el proceso de seeccion 3. La perencia corporativa general conrata 0 selecciona al gerene y a Ios ‘cémo organiza ol equipo del proyecto. 71 ‘miembros del equipo de proyecto y anuncia tos nombramientos ante la corgaizacin, ‘Se crpaniza y sitia un ealojamlnto» para et proyecto en relacién. con ta corgeizacion més grande, {La grencia cneporativa amancla y apoys la ubicscén en la organizacin y las lines de autor del equipo de proyecto. El gerentey el equipo de proyecto comlenzan a trabajar en 6