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  • Dirección de Proyectos Cap 9

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    Dirección de proyectos Cap 9

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    DIRECCION DE PROYECTOS EN CINCO FASES PLANEACION EJECUCION 1 2 3 4 5 bern | PLANcAR | onGaNzaR | coNTROLAR | CONCLUIA Enunclar | entiicar | Determinar | Define ontener ‘lprotiema | actividades | necesidades | estilo aceptacior elproyecio | deporsonal | dodireccion | delctente iaonttear | Estimar Reuter | Esteblecer | Realzar rmetasdel | tompoy | gerentede | herramientas | enegas proyecto costo proyecto | de control Enjstarlos | Establecer | Recutaret | Elaborar | Dooumontar ‘objets | soovenciade | equpode | informes | etproyecto ‘actividades | proyecto | defestado dol proyecto el proyecto Determinar | enticar | Orpanzaret | Aeviearet | Emir recurses | ectvdades | equipo del | programe del | informe final preiminares | erticas proyecto | proyecto Identicar | Eseabir ‘Asignar Emir Realizar Jsurosicones | propuesta de | paguotes | cambios | revision Yyriesgos |" proyecto | detrabajo | dedrdenes | postejecucin ENTREGAS Panorama + EOT ‘Ctteras de Informes de Informe nal ‘el proyecto recutamiento _ desvleciones “Redel = Deserpcén de «Informes de « Iniorme de Proyecto ——pagueles de estado de! revision trabajo proyecto + Pua ‘asignacion — Informes do crtica epaquoies asignacién de olrabajo personal + Propuesta dot proyecto Capitulo 9 SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DEL PROYECTO [No importa hasta qué grado haya sido completa y precisa la planeacidn siempre habré un cierto nero de events coy resultado no podria habersepreicho o siguira contolado, Yque siempre parecen presentare justo ene] momento mds inoportno, vienen de tres en tres (como suele deere), y parecen amenazarel ito de! proyecto. La verdaderawpruebs del4cido»delashabilidades dun gerente de proyecto conssieensercapazde detecarestos problemas lo suficientementea tiempo como paraadoptarlaacci6ncorectivaadeeuada que mantenga el proyecto dentro de programa y de presupueso, y complearlo dentro de expocficaiones. En cate captalo co idonificarin un cieta némren de informes y heramientss de control de uso comin, cuyo propésio es ayudar al gerene de proyecto y aos gerentes de ‘actividad dar seguimiento al avance del proyecto. También silustrarel empleo de ests herramientas en el proyecto de planeacién dela conferenci, ESTABLECER HERRAMIENTAS DE CONTROL PROPOSITO DE LOS CONTROLES Los conroles esta disevados para dirigirlaatenidn hacia uno o msde los res compone- ‘esprincipalesde un proyeetozniveles de dsempfio, costs yprogramcin deltiemp: es _razones para emplearos son 1 Seguirel svance. 2, Delectardesviaciones del plan. 3. Adopt accion coretivas 96 Capitulo s Seguir el avance I gerente de proyecto necesita tener etablecido un sistema peiddico de informes (pr lo ‘menos mensual que dentifiqueeestao en el ques encuentra cada una de las actividedes ‘el proyeeto, Estos deers resumir el avance del periodo en euestién y también el del proyecto completo, Detector desviaciones respecte dl plan Eneleaso de los proyects grandes (por eemplo, de $0 mis actividades) los informes que sicen que todo va de acuerdo al programa y dentro de presupuesto, aunque son misicepara los do del gerente de proyecto resultan demasiado argos (y aburtids) de leery snttzar. Los informes de excepeionesydesviaciones, lgualquelosinformes réfcos, suminisan informacién paral toma de decsiones gerenial,y lo hacen en wn formato concise Se analizan més adelante, Adopt aeclonescorrectvas, ‘Cuando se presenta una variacién signifcaliva respecto del plan, el paso que sigue comsiste ‘en determinar si se equieraceén coretivay, en sesso ctuaren la forma apropiada. Ea los proyectos eompleos esto hace neceserio examina un cierto ndmero de «qué pas si» terativos. Cuando se prsentan problemas en el proyecto, se hace necesaro reasignar recursos: en los proyectos grandes se requerrf del computador para examina todas las lterativas de reasignacin de recursos y selecionar la mejor. PREPARAR INFORMES DEL ESTADO DEL PROYECTO En esta seoci6n se presenarin, mediante informes del proyecto de planeacién de la conferencia, ejemplos de squélls que siguen Ia pista del avance, detectan desviaciones respecto del plan y sugieren acciones coretvas para reajestar el proyecto dent del programa, Existen tres categoras de informe que os gerenes de proyecto suelen emglear, ‘ada uno contieneinformaciGn diferente especto al estado del proyecto. Se trata los informes de desvicign y de excepeién,y de los dingramas de Gant. ‘Seguimieto dal programa del proyecto. 9 [HERRAMIENTAS PARA EL INFORME DE DESVIACIONES Quiess uno de los informes més sencilos sea ol de desviaiones. Ofrece una imagen instantnea del estado del proyecto (ene periodo actual) ode cunlquera de sus actividdes. ro informa sobre Ia manera en que el proyecto o actividad ha alcanzado ese estado. Los informes destinados a eto limo se analizan en ls secein de herramientas gréfics de informe, Los informes de dsviaclin pueden emplearse para dar a conocer las desviaciones el proyecto (figura9-1)odelaetvidad (figura9-2), Serecomiendauilizarunsélo formato para informar sobre desviaciones, sin imporar de qué recurso del proyecto se tate: presupuesto, mane de obra, tempo, oalgin or crtro de inter (por ejemplo, materiales ‘© equipo), La alta gerenca se sentir muy promo a gusto con un formato consistente para {dos los proyectos as actividades de los mismo. Esto reducté el nmero de preguntas referents interprtaciSnoaclaacin,y,parael grente de proyecto, srdimSsfécil cuando Hegue el momento de efeetarpresetaciones ane Ia ala gerencia, Para cada periodo de informe se ealeulan los recursos totals willeados (por actividad o por tarea dent de una ‘etivida). La comparacién de esas cifras contra el uso de recursos planeado, mediante Céleulo de la desviacin(planead - real), ofrce al geente una medida del estado del proyecto, Seefetdan os mismarcdlevlos paraclusoacumuladoderecursosrealy planeado, Es posible determina encierta modidaalguna indicacion de las endencias en la desviacio- res comparando las desviaciones del periodo con las desviaconesacumulads, aunque los informes grificos que se analizan ms adelante proporeionan mis informacion sobre tendencias ene uso de recursos nivel de actividad y de proyecto, Desviacions poss (Que el programa estéadelantad 0 por debsjo del presupuesto,consiuyen desvisciones posiivas que sn coro misica en los ofos del gereme de proyecto haciendo factible una planeacionrevisida qe hard que el proyecto coneluya antes de lo programado, por bajo Sel presupuesto, oamboscosas Siel gerente del proyecto diigealmismotiempo ors.tiene Inoportunidad de reasignarsecursosde proyecioscondesviacionesposiivashacia proyectos on desviaciones nezaivs. Desvlacones negatvas Estar retrasado respecto al program o sobrepasar el presupuest, por el entrario, no es preisamente musica pars losofdosde! erent de proyeto, stastvacign puede presentarse ‘ebidoa azones fers de! contol del grentede proyecto desu equipo. ndependientemen: ‘Seguimieno del programa del proyecto. 99 wen mes -extopeaaxty 1 i z a ; 3 g s ji - 2 : 2 assq | eu mid nseg | RO | Ue PppgesuodsoL exqwon | osWNN, 3 | mewnvcnnerea | cpamdenetamninona —-. é eno ot — pep WOO ees | peweecopaume | mpreormtepamuon | avQALovY1Z0NpOMASC 3 BNUOSN 2 ep ehoH Bye 20d opeqaidy: Bye od opeogea a § [fe [ow moa [mw [oa [wee | ene | oman i= ‘poped se sande Pony i io oa SH é Bee crpefod jap ewmen | opevoxd jop-aIWON (OLOBAOUd 30 NOOVIASSO 30 SHOINI 100 capitulo 9 ‘e dela abn, el gerente tiene que encontrar formas para comepir ete estado de cosas: ems de identifica la causa de In dsvici6ny eorregil,tendré. que hallar el meso de ‘easignar recureos de atvidades que no pectenecen ala uta critica hacia las que han eeado ladesviaeién negativa. El objetivo consist en ajustar de nuevoel proyecto para que vayade scuerdo con el plan En la mayorta de los casos las desviaciones negativastendrn un impacto sod ks ‘onelusin del proyecto solamente en caso de estar asoeiada a actividades de uta cra; las que exténasociadas con actividades que no se halen sobre la ruta erica sern menos preccupants. En tanta que las desviaciones menos graves consumirén simplemente pate {el tiempo de retardo para esa actividad, as ms graves provocarén un cambio en I ruta crftica, Las desviaciones negativs en costes pueden ser el resultado de factores fuera de control (inerementas de precios por pane de proveedores, mayor costo de combustible, cambios en as leyes scales, descomposturasinesperadas ene equipo, etc). Otras pueden

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